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Capitulo 1 La Administracin, su Ciencia y los Sistemas Administrativos Quiz no existe un rea ms importante en la actividad humana que la de administrar, ya que

la tarea del administrador a todos los niveles y en todo tipo de empresas consiste en crear y mantener un ambiente adecuado en el que los individuos, trabajando en grupo, puedan llevar a cabo funciones y objetivos preestablecidos. En otras palabras, el administrador tiene la responsabilidad de tomar las acciones necesarias que permitan a los individuos hacer mejores contribuciones a los objetivos colectivos. Desde que las personas empezaron a organizarse en grupos para alcanzar objetivos que no podan lograr individualmente, la administracin ha sido fundamental para asegurar la coordinacin de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad depende cada vez ms del esfuerzo de grupo, y en tanto los grupos organizados se han hecho ms grandes, la tarea del administrador ha adquirido mayor importancia. Segn lo han determinado varios autores y administradores, el anlisis del conocimiento administrativo se facilita mediante una organizacin clara y til de ese conocimiento. En este libro se han clasificado las funciones bsicas de los administradores: planeacin, organizacin, direccin y control. As, los conceptos, principios, teoras y tcnicas estn organizados alrededor de estas funciones. Existen otras formas de clasificarlos, pero la que se emplea aqu posee la ventaja de ser completa, divisible en partes suficientes para permitir un anlisis lgico, y prctica en el sentido de que presenta las funciones como las ven los administradores ms perceptivos. Adems, esta clasificacin distingue con claridad las tareas administrativas de las que no los son, como finanzas, produccin y comercializacin, y permiten concentrarse sobre los fundamentos del puesto del administrador como tal. Al estudiar el administrador no debe olvidarse que el ejecutivo no trabaja en el vaco o en un sistema que no es afectado por influencias externas. No se est sugiriendo que la administracin o el administrador sea un sistema cerrado ajeno al ambiente externo. Todo lo contrario. Ya sea que dirijan un gobierno, una compaa, un departamento o una seccin dentro de una organizacin, los administradores siempre deben tener en cuenta las diferentes influencias, tanto internas como externas, que puedan afectar su trabajo en la organizacin. Podra alguien imaginar a un gerente de ventas, por ejemplo, tratando de administrar un grupo de vendedores sin considerar factores internos como la ingeniera de la empresa, la manufactura y publicidad, e influencias externas como las condiciones econmicas, el mercado, el estado de la tecnologa y su influencia sobre el producto, las reglamentaciones gubernamentales, las vastas reas de implicaciones y presiones sociales, as como las actitudes y otros factores personales que los vendedores traen de su ambiente familiar, educativo, etc.? De igual modo, Intentara el presidente de una compaa tomar decisiones sin tener en cuenta la cantidad de influencias tanto internas, como externas de la empresa? Por qu Administrar?

Administrar es esencial para toda cooperacin organizada, as como para cualquier nivel de la organizacin de una empresa. Esta funcin no es exclusiva del presidente de una empresa o del general del ejrcito, sino tambin corresponde al supervisor de almacn o al comandante de brigada. En tanto que debilidad y dificultad pueden aparecer en cualquier nivel administrativo, la direccin efectiva y perceptiva exige que todos aquellos responsables del trabajo de otros, en todos los niveles y en cualquier tipo de empresa, se consideren a s mismos como administradores. En este sentido se usa el trmino en este libro. As el lector no encontrar diferencia fundamental entre gerentes, ejecutivos, administradores o supervisores. Es claro que una situacin determinada podr discrepar mucho entre los diversos niveles de una organizacin o tipos de empresa, el mbito de la autoridad detentada puede variar, los tipos de problemas a resolver podrn presentar muchas diferencias y una persona que desempee una funcin administrativa, tambin podra ser un vendedor, ingeniero o financiero; pero el hecho principal es que, como administradores, todos aquellos que obtienen resultados gracias al establecimiento de un medio ambiente que permita la efectiva realizacin de los esfuerzos de grupo, asumen las mismas funciones.
La Meta de Todos los Administradores.

Los ejecutivos de empresas que no tienen finalidades de lucro dicen, algunas veces, que los altos administradores de empresas no tienen problema, que su meta son las utilidades. Como veremos posteriormente en detalle, la utilidad es slo una medida de excedente de los ingresos sobre los costos. Su funcin es establecer ambientes para que los esfuerzos del grupo permitan que los individuos contribuyan al logro de los objetivos con la mnima cantidad de insumos tales como dinero, tiempo, esfuerzo y materiales. Si alguna vez desean conocer si los esfuerzos de aquellos que estn bajo su responsabilidad son efectivos y eficaces es decir, si estn alcanzando las metas al menor costodeben conocer las metas del grupo. De no ser as, los administradores nunca podrn medir ni su propia efectividad y eficiencia ni la de su grupo. La meta de los administradores como tales es, de manera fundamental, la misma, sean empresas que tienen finalidades de lucro o no.
EL ANLISIS Y LA PRCTICA DE LA ADMINISTRACIN REQUIERE DE UN ENFOQUE DE SISTEMAS.

Ningn libro sobre administracin, y ciertamente ningn administrador prctico, puede ignorar el enfoque de sistemas. Como se seal anteriormente, los administradores eficientes deben tomar siempre en cuenta un vasto nmero de influencias o variables antes de que puedan llevar a cabo su trabajo. La compaa, el departamento o la seccin del administrador, representa un sistema. Un departamento opera dentro del sistema de una compaa. Tanto el departamento como la compaa forman parte de un sistema completo de elementos interactuantes que afectan su desarrollo.

QU SON LOS SISTEMAS?

Los sistemas no son nuevos ni alarmantes en cuanto a sus fundamentos. El trmino sistema, ha sido definido por Oxford English Dicctionary como un conjunto o arreglo de cosas conectadas o interdependientes, para formar una unidad compleja; un entero compuesto de partes dispuestas con orden y de acuerdo a algn esquema o plan. A esto, el Random House Dicctionary of English Language aade como definicin de sistema un arreglo ordenado o comprensivo de hechos, principios, doctrinas o cuestiones similares, en un campo particular del conocimiento o del pensamiento. Una reflexin sobre el pensamiento actual, y ciertamente los captulos posteriores, mostrarn claramente que en este tomo se considera tanto la administracin como sistemas, as como tambin el tratamiento de los conceptos, teoras y tcnicas administrativas. Los administradores prcticos e inteligentes, y muchos escritores con experiencia prctica sobre este tema, estando acostumbrados a ver los problemas y operaciones como una red de partes interrelacionadas que incluyen interacciones diarias con sus medios interno y externo, se sorprenden frecuentemente al encontrar que muchos escritores sobre administracin contemplan al enfoque sistemtico como algo nuevo. Aunque un estudio consciente de los sistemas puede tener algunos elementos nuevos y el nfasis sobre los sistemas ha forzado a los administradores y a los tericos a considerar de una forma ms perceptiva los diferentes elementos interactuantes que afectan a la administracin, un enfoque de sistemas para el pensamiento difcilmente es algo nuevo.
CONCEPTOS BSICOS DE LA TEORA DE SISTEMAS1

Adems de la naturaleza bsica de los sistemas descritos anteriormente, los principales conceptos bsicos incluidos en la teora de sistemas pueden ser resumidos (y en cierto modo, simplificados) de la siguiente manera:
1 El entero no es tan slo la suma de las partes, puesto que el sistema puede ser visualizado como una totalidad. 2 Los sistemas pueden ser considerados como cerrados o abiertos. Un sistema es considerado como abierto si intercambia informacin, energa o material con su medio ambiente, tal y como sucede con los sistemas biolgicos (individuos o animales) o sociales (una compaa). Se le considera como cerrado si no tiene tales interacciones con su medio (como en el caso de un reloj despertador) 3 Para que un sistema sea considerado como tal, debe tener fronteras que lo separen de su medio ambiente. De este modo un reloj despertador, al menos hasta que sea tocado por una persona la cual le de cuerda, representa una frontera que es cerrada y rgida. Podemos definir un sistema social tal como una compaa o un departamento dentro de ella como sistema, pero como puede observarse, las fronteras no son rgidas, impenetrables o cerradas.
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Un buen resumen de la teora de los sistemas puede encontrarse en F.E. Kast y J.E. Rosenzwig, General Theory: Applications for Organization and Management, Academy of Management Journal, vol. 15, No. 4, pp 447-465 (december, 1972). Tambin, en trminos de su aplicacin general a los sistemas sociales, estos conceptos pueden encontrarse en D. Katz y R.L. Kahn, The Social Psychology of Organizations (Nueva York: Jhon Wiley & Sons, Inc., particularmente en los captulos 2-3.

4 Los sistemas fsicos cerrados estn sujetos a entropa tendencia al agotamiento o debilitamiento del sistema; los sistemas abiertos, debido a que reciben insumos de su ambiente, no sufren esta condicin si estos insumos son cuando menos tan grandes como la energa que consumen para lo que producen. En efecto, la mayor parte de los sistemas sociales, como los negocios y los gobiernos, pueden producir una entropa negativa importando ms de su medio ambiente de lo que realmente requieren. 5 De este modo, si un sistema abierto ha de sobrevivir debe al menos alcanzar un estado en el cual consuma suficientes insumos de su medio ambiente para compensar sus productos ms la energa y materiales usados en la operacin del sistema. Los tericos en sistemas se refieren a esta situacin denominndola estado uniforme u homeostasis dinmica, habiendo tomado el trmino homeostasis del proceso biolgico por el cual los organismos mantienen el equilibrio, mediante mecanismos especiales, su masa anatmica, composicin y metabolismo, con los niveles funcionales, y el concepto de dinmica de la idea de que el estado uniforme est constantemente en movimiento. De este modo una compaa no sobrevivir si sus insumos no igualan cuando menos a sus productos. Un negocio creciente y exitoso deber tener, por lgica, ms produccin que insumos. Sin embargo, con el crecimiento, vemos un aumento en el nmero de subsistemas, como pasa cuando se aaden departamentos o divisiones. 6 Como puede verse, si un sistema ha de alcanzar una homeostasis o alguna clase de equilibrio dinmico, debe tener retroalimentacin, un insumo informativo que indique si el sistema est en verdad alcanzando un estado uniforme o est en peligro de destruccin. Como veremos despus, ste es el propsito esencial del control administrativo. 7 Con excepcin del universo total, todos los sistemas son subsistemas. Dicho de otra forma, los sistemas tienen subsistemas y son tambin una parte de un supra sistema; son jerrquicos. Un automvil, por ejemplo, tiene subsistemas tales como el motor, la transmisin y la marcha, y cuando una persona entra en l y lo maneja en la carretera se convierte en un subsistema de un sistema mayor formado por el flujo de trfico. Una compaa o una universidad tienen muchos subsistemas y a la vez son parte de un sistema mayor, tal como una industria o una comunidad. 8 Los sistemas abiertos, y los sistemas sociales en particular, tienden a aumentar su grado de diferencia y elaboracin. En otras palabras el sistema abierto, conforme crece, tiende a volverse ms especializado en sus elementos y a elaborar su estructura, frecuentando, ampliando sus horizontes o creando un nuevo supra sistema con fronteras ms amplias. De este modo, en un negocio en crecimiento vemos una diferencia de preparacin considerable; se crean departamentos ms especializados, y la formulacin del sistema puede llevarse a cabo mediante la adquisicin de fuentes de abastecimiento, la expansin de lneas de productos o la creacin de nuevas oficinas o distritos de ventas. 9 Los tericos en sistemas hacen hincapi que los de naturaleza abierta pueden alcanzar los resultados deseados (homeostasis dinmica o estado uniforme) de diversas maneras mediante un concepto o proceso denominado equifinalidad. En un sistema fsico cerrado, tal como el sistema de la transmisin de un automvil, los elementos reaccionan en trminos de una relacin causa-efecto. En un sistema social, las metas pueden ser alcanzadas con diversos insumos y procesos o mtodos; no hay una forma nica de hacer las cosas, o bien que pueda ser considerada la mejor. Esto no es tan evidente en ninguna otra rea como lo es en la Administracin.

La Administracin y los Sistemas Sociales. El primero en contemplar la Administracin dentro del contexto de sistemas fue el presidente de la New Jersey Bell Telephone Company, Chester I. Barnard. Habiendo escrito hace casi ya cuatro dcadas, Bernard contempl al ejecutivo como componente de una organizacin formal, y a sta ltima como parte de un sistema total cooperativo formado de elementos fsicos, biolgicos, sociales y psicolgicos.2 La inclusin por Barnard de los elementos fsicos y Biolgicos, as como de los sociales y psicolgicos en el sistema en el cual el administrador opera es, quiz, una representacin ms precisa del subsistema administrativo que el de la opinin general de los psiclogos sociales, los cuales conciben a este subsistema nicamente en cuanto a su relacin con el sistema social. Obviamente, la mayor parte de las interacciones de un administrador estn relacionadas con fuerzas o elementos sociales y psicolgicos. Pero es difcil no ver a un administrador interactuando con otros elementos, particularmente con aquellos de carcter fsico tales como dinero, materiales y medios de produccin. Quiz es ms correcto hablar del papel del administrador, como Barnard lo hizo, contemplndolo dentro de un sistema cooperativo total que abarque elementos fsicos (materiales y maquinaria), biolgicos (individuos, seres discretos que respiran y necesitan espacio) y sociales (interacciones, actitudes y creencias de grupo). Estos sistemas pueden encontrarse dentro como fuera de la organizacin o sistema donde opera un administrador. En aos recientes, la importancia sobre la interconexin de los elementos fsicos y sociales en una organizacin ha dado lugar a lo que se denomina sistemas sociotcnicos. Todas las empresas, gobiernos, universidades y otras organizaciones son sistemas sociotcnicos, como lo son tambin sus divisiones o subdivisiones. Algunas veces las relaciones de sistemas son muy ntimas, como en el caso de obreros y sus mquinas, mecangrafos y sus mquinas de escribir, o an profesores de nivel superior y sus salas especiales de conferencias. Algunas veces no son tan ntimas, como en el caso de agentes de ventas y sus oficinas, pero la relacin siempre existe. Existe siempre el peligro de tratar de separar de una forma demasiado cortante el sistema social de los elementos no sociales de un sistema cooperativo total. Como puede verse, cada uno de nosotros est relacionado con muchos sistemas cooperativos o sociotcnicos y stos interactan y se interconectan de tantas y complejas formas que es difcil establecer fronteras alrededor de cualquier actividad o campo de conocimiento. Pero si hemos de progresar mediante el estudio de cualquier campo y la obtencin de un conocimiento til de l, sencillamente no podemos basarnos en todo el universo. Exactamente en este punto estamos en el campo de la administracin. Establecemos fronteras bsicas alrededor del sistema constituido por las funciones del administrador. Estudiamos este campo como un sistema abierto con elementos actuantes e interconectados. Nunca la podremos considerar como un sistema cerrado. Existen sencillamente demasiados elementos y fuerzas importantes y evidentes de otros sistemas que afectan a la administracin que nos imposibilitan considerarla as!
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Op. Cit., p. 65

Equivocaciones Sistema.

al

Contemplar

la

Administracin

Como

un

Cuando se habla de una empresa mercantil o de una universidad como sistema social, o cuando se considera a aquellos que administran cualquier segmento de ellas, no es posible pensar que stas y otras organizaciones, as como sus administradores, no tengan y efecten una interaccin significativa con otros sistemas que las afectan. A la luz de esta verdad evidente es admirable para cualquier administrador o terico encontrar que la teora de la administracin es algunas veces criticada por considerar a una empresa o aun departamento dentro de ella como un sistema cerrado. Por ejemplo, dos psiclogos sociales altamente reconocidos han dicho:
Las teoras tradicionales han tendido a visualizar a la organizacin humana como un sistema cerrado. Esta tendencia ha conducido a hacer caso omiso de los diferentes ambientes organizacionales, as como de la naturaleza de la dependencia organizacional sobre dicho medio. Ha conducido tambin a una sobreconcentracin de los principios del funcionamiento interno de la organizacin con el consecuente fracaso para desarrollar y entender los procesos de retroalimentacin, los cuales son esenciales par la sobrevivencia.3

Ninguna persona interesada en la administracin como practicante, terico o estudiante deber hacer caso omiso de que la naturaleza de sta se identifica con la de un sistema abierto. Ni los objetivos ni los planes pueden, posiblemente, quedar establecidos en el vaco de una compaa cuyo sistema sea cerrado. Los mercados, los reglamentos gubernamentales, los competidores, la tecnologa y muchos otros elementos del medio ambiente de una empresa afectan a los planes y objetivos y no pueden ser ignorados. Igualmente, ningn administrador que tuviese alguna experiencia en el manejo de grupos podra ignorar el hecho de que stos son productos de y estn influenciados por, la totalidad de su medio ambiente cultural. Es verdad que con objeto de establecer un rea del conocimiento y hacerla manejable, la teora de la administracin operacional describe las funciones de los administradores en una empresa o departamento. Pero esta teora nunca puede ignorar el impacto de su medio ambiente. El valor del enfoque de sistemas para la administracin. Decir que los sistemas no son nuevos no quiere decir que el pensamiento de los sistemas modernos y los nuevos enfoques de los sistemas no hayan sido valiosos para la teora y prctica administrativa. La ventaja de enfocar cualquier rea de estudio o cualquier problema como un sistema consiste en que nos capacita para observar las variables y limitaciones crticas y la interaccin entre stas. Obliga a los tericos y practicantes de un rea determinada a estar constantemente conscientes de que un solo elemento, fenmeno o problema no debe ser tratado sin la consideracin de sus consecuencias interaccionantes con otros.
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Katz and Kahn, op. Cit., p. 29

Esto no puede mejor ejemplificado que analizando las funciones de los administradores. Mientras que podamos definir y organizar el conocimiento que se esparce alrededor de las funciones de planeacin, organizacin, integracin, direccin y liderazgo y control, una reflexin momentnea mostrar lo muy entrelazadas que estn estas funciones. Los administradores por ejemplo, planean la estructura de la organizacin, desarrollan programas de integracin de personal y basan los controles sobre los planes. Conforme leamos los captulos siguientes, deberemos tener esto en mente y ver cmo los conceptos bsicos de la teora de sistemas encajan en el anlisis de la administracin. Casi toda la vida es un sistema. Nuestros cuerpos lo son. Tambin nuestras casas y universidades, as como las agencias gubernamentales y los negocios. stos a su vez, estn interconectados con otros sistemas, y cada uno tiene dentro de l un nmero de subsistemas. Nadie puede o debe ignorar la naturaleza sistemtica de los componentes dentro de cualquier compaa, departamento, problema, tcnica o programa. Ciertamente, la teora y prctica de la administracin presentadas en este tomo no lo hacen. La Necesidad de la Teora y Tcnica de la Administracin. El conocimiento de los principios y tcnicas bsicas de la administracin pueden tener un impacto tremendo sobre su prctica, aclarndola y mejorndola. En todos los campos de cooperacin humana la eficiencia de grupo queda muy atrs de la de las mquinas; por eso la aplicacin del conocimiento administrativo promover el progreso humano. Aumentar la Eficiencia. Cuando los principios y tcnicas de la administracin pueden ser desarrollados, probados y aplicados, la eficiencia administrativa necesariamente mejorar. Entonces, el administrador escrupuloso puede tener un desempeo ms efectivo de sus funciones mediante la aplicacin de principios establecidos que puedan contribuir a la solucin de los problemas sin necesidad de tener que comprometerse a una laboriosa investigacin inicial o a la arriesgada prctica de ensayo y error.4 No siempre se aprecia que son solamente fundamentos lo que puede aprenderse de la experiencia y transferirse a nuevas situaciones. La clase de experiencia sobre la cual muchos administradores se basan considerablemente es slo una mezcolanza de problemas y soluciones que existieron en el pasado y nunca fueron duplicados exactamente. Dos situaciones administrativas son raramente idnticas en todos aspectos y los administradores no pueden suponer que las tcnicas aplicables en una situacin funcionaran necesariamente en otra. Sin embargo, si los administradores pueden filtrar su experiencia y buscar y reconocer las relaciones casuales que las fundamenten en diferentes circunstancias, pueden aplicar este conocimiento a la solucin de nuevos problemas.
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Como Urwick lo ha dicho tan claramente: Y no deberamos olvidar que en el campo de la administracin nuestros errores son los ensayos de otros.

En otras palabras, las soluciones se simplifican si son planteadas y tratadas en trminos de fundamentos. El valor de entender la administracin como un esquema conceptual de ideas, principios y tcnicas, radica en que permite ver y entender lo que de otra forma permanecera oculto e inadvertido. La teora y la ciencia pueden resolver problemas futuros que surgen en un medio ambiente de naturaleza dinmica. Cristalizar la naturaleza de la Administracin Una carencia del entendimiento de los conceptos, principios y tcnicas de la administracin hace difcil el anlisis del trabajo administrativo y la capacitacin de administradores. Los fundamentos actan como una lista de verificacin del significado de la administracin. Sin ellos, la capacitacin de administradores depende azarosamente de ensayos y errores. Hasta cierto punto, ste ser el caso en tanto no se haya desarrollado una ciencia adecuada de la administracin. Sin embargo. En los negocios, gobiernos y otras empresas, un considerable volumen de conocimiento administrativo ha llegado ya a tomar forma, y sirve cada vez ms para cristalizar la naturaleza de la administracin y para simplificar la capacitacin y entrenamiento de administradores. Utilizar la Investigacin. Como se seal anteriormente, toda hiptesis puede ser usada como gua para la investigacin. Y s sta es emprendida con miras a elaborar una teora ms profunda o expandir los horizontes del conocimiento, sera muy til para una investigacin fructfera. Alcanzar Metas Sociales. En sentido amplio, la administracin coordina los esfuerzos de los individuos para que los objetivos se traduzcan en logros de carcter social. El desarrollo del conocimiento administrativo, mediante el aumento de la eficiencia en el uso de los recursos materiales y humanos, tendr indudablemente un impacto revolucionario sobre el nivel cultural de la sociedad. Para ilustrar este punto, las naciones con un alto estndar de vida tienden hacia un alto nivel de inteligencia y habilidad en la administracin de sus empresas. Una abundante cantidad de materias primas y un clima poltico favorable han sido factores importantes en trminos de la productividad econmica de Estados Unidos. Igualmente significativa, particularmente en el siglo XX, ha sido la relativamente alta calidad de la administracin.

Administracin Situacional o Contingente.

Para ciertos tericos y escritores sobre la teora de la organizacin, ha habido una muy esparcida tendencia a entender en sentido errneo el enfoque que dan a la administracin aquellos que acentan la importancia de su estudio y fundamentos. Contemplan la teora y los principios como la bsqueda de una nica forma de hacer las cosas. Por ejemplo tan slo en 1970, dos tericos dijeron:
Durante los veinte aos anteriores ha habido una nueva tendencia en el estudio de los fenmenos organizacionales. Este nuevo enfoque se fundamenta en la idea de que el funcionamiento interno de las organizaciones debe estar de acuerdo con las exigencias de la tarea de la organizacin, del medio ambiente externo, de la tecnologa y las necesidades de sus miembros si la organizacin ha de ser eficaz. Ms que buscar la panacea relativa a la nica-mejor forma de organizar bajo todas las condiciones, los investigadores se han dedicado cada vez ms a examinar el funcionamiento de las organizaciones en relacin a las necesidades de sus miembros particulares y a las presiones externas a las cuales han de enfrentarse. Bsicamente, este enfoque parece conducir al desarrollo de una teora de las contingencias de la organizacin, considerando a los estados internos y procesos pertinentes a la empresa, como contingentes sobre los requerimientos externos y necesidades de los miembros.5

De la misma forma, otro escritor, entre muchos, parece ocuparse del hecho de que la teora y ciencia bsicas de la administracin tratan de prescribir la nica-mejor forma de hacer las cosas y no toman en cuenta la situacin. En un interesante libro, el escritor expone lo siguiente:
Ante todo, el situacionalista mantiene que no existe una nica-mejor forma de administrar. Taylor pudo haber tenido razn cuando dijo que exista una nica-mejor forma de ejecutar una tarea fsica de naturaleza repetitiva, pero eso no es aplicable a la planeacin, organizacin, liderazgo, control o toma de decisiones. Diferentes organizaciones, tareas y ambientes competitivos requieren de planes diferentes. Nadie espera que un club social, una corporacin gigantesca o el negocio de una familia estuviesen organizados de la misma forma. En cada uno, el estilo de liderazgo debe estar relacionado con la personalidad del lder y la habilidad, entrenamiento y actitudes de los seguidores. De la misma forma que cada personalidad humana es diferente y cada organizacin es nica, cada posicin o situacin administrativa tambin lo es. Este libro se basa en la premisa principal de que no existe la nica-mejor forma de manejar cualquiera de las funciones administrativas. No existe tal nica-mejor forma para planear ni para dirigir o para organizar un grupo, y ni siquiera para controlar las actividades de una organizacin. Los mejores conceptos y cnicas pueden ser seleccionados nicamente despus de que se conocen y se est consciente de las circunstancias particulares a las cuales uno se enfrenta La estructura terica del conocimiento administrativo ha sido desarrollada bajo la suposicin como dogma fundamental de una nica-mejor forma6
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J. W. Lorsch y P. R. Lawrence, Studies in Organization Design, Homewood, III., The Dorsey Press y Richard D. Irwin, 1970, p.1. 6 Howard M. Carlisie, Situational Management: A contingency Approach to Leadership. New York, AMACOM, American Management Association, 1973, p. 7.

La Teora y Ciencia de la Administracin No Defienden Una nica-mejor Forma Cualquier practicante de, o escritor sobre, administraciny los autores de esta obrase asombraran ante las manifestaciones anteriores. La teora y ciencia de la administracin no defienden a la nica-mejor forma de hacer las cosas a la luz de cada situacin, ms de lo que hacen las ciencias de la astrofsica o de la qumica, las cuales son mucho ms exactas que la administracin. Naturalmente, cada situacin presenta diferencias. Los estados internos y procesos de administracin son contingentes sobre los requerimientos externos y necesidades de los miembros. Por lo tanto, la solucin y prctica real de distintos problemas diferir, dependiendo de las circunstancias. Este punto ya fue analizado en este captulo en relacin con la distincin entre ciencia y arte, y continuar sindolo en algunos subsecuentes. La Administracin Eficaz Situacional o Contingente. es Siempre una Administracin

Nunca ha sido ni ser la tarea de la teora de la ciencia prescribir lo que debe hacerse. La teora y la ciencia constituyen bsicamente una bsqueda de relaciones fundamentales, para la consecucin de tcnicas bsicas y para la organizacin del conocimiento disponible; todo ello, se espera, basado en conceptos claros. Cmo sern stos aplicados en la prctica, depender de la situacin. Nadie esperara que los mdicos dieran a todos sus pacientes penicilina sin considerar su alimentacin. Ni que los ingenieros, aunque aplicasen principios bsicos de fsica y metalurgia, disearan los automviles de la misma forma en la cual de disea un avin, o que los qumicos aplicasen las mismas frmulas para mezclar detergentes o elaboracin de drogas. Pero esperaramos que todos estos profesionales entendieran y emplearan en su trabajo la ciencia y la teora que fundamenta su prctica. De la misma forma, una administracin eficaz es siempre una administracin situacional. El mismo concepto de administracin usado en este tomo el cual incluye establecer ambientes en los cuales los individuos que trabajan en grupos puedan alcanzar objetivos implica esto. El establecerlos presume la aplicacin del conocimiento a un problema prctico con el propsito de obtener los mejores resultados posibles para esa situacin. Esto no quiere decir que el administrador prctico no pueda obtener beneficios al conocer los conceptos, fundamentos, principios, teoras y tcnicas de la administracin. En realidad, esto es lo que el administrar y la administracin son en toda su extensin, la aplicacin del conocimiento a las realidades con la finalidad de alcanzar los resultados deseados.

Captulo 2 Enfoques del Anlisis Administrativo.


Como resultado del extraordinario inters que ha suscitado la administracin en aos recientes, se han desarrollado diversos enfoques para su anlisis. Su variedad y el alto nmero de personas, sobre todo pertenecientes a universidades, que abogan por ellos, han producido mucha confusin en cuanto a qu es la Administracin, qu son la ciencia y la teora de la administracin y cmo debera estudiarse.
Diversos Enfoques para la Administracin

Algunos pueden pensar que no es ms importante que hubiera un enfoque para la administracin de que lo fuera para la psicologa o para la pesca de truchas. Pero nadie puede dudar de la importancia que tiene para los estudiantes y administradores poder clasificar y reconocer los diferentes enfoques de anlisis administrativo. Aun sin considerar a aquellos que se ven forzados a enfrentarse a las confusiones y contradicciones aparentes que han nacido en este campo, la administracin es ya, en si misma, un rea muy difcil. El enfoque adoptado en este tomo podra denominarse operacional,1 puesto que su propsito es analizar la Administracin en trminos de lo que los administradores realmente hacen. Los diversos enfoques para la administracin han sido clasificados aqu, de acuerdo a las siguientes categoras: 1) emprico o de situacin prctica; 2) del comportamiento interpersonal; 3) del comportamiento de grupo; 4) de sistemas sociales cooperativos; 5) de sistemas sociotcnicos; 6) de teora de la decisin; 7) de sistemas; 8) matemtico o de ciencia de la administracin; 9) de contingencia o situacional; 10) de roles administrativos y 11) operacional. En el siguiente sumario los autores no intentan presentar todos los matices de los diferentes patrones de anlisis administrativo, sino ms bien delinear la teora de cada uno.
El Enfoque emprico o de situacin prctica.

El enfoque emprico analiza la administracin a travs de un estudio de la experiencia, algunas veces con el intento de obtener generalizaciones, aunque usualmente no es ms que un instrumento para transferir conocimientos al estudiante. Tpicos de esta escuela son aquellos que ensean la poltica administrativa mediante el estudio y anlisis de casos prcticos y mediante enfoques comparativos Este tipo de enfoque se basa en la premisa de que a travs del estudio de los aciertos y errores de los administradores en casos individuales, y de los planteamientos que sugieren para la resolucin de los problemas especficos, los estudiantes y practicantes llegarn, de alguna manera, a entender y a aprender a aplicar tcnicas efectivas en situaciones comparables.
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Para un estudio del enfoque operacional aplicado a conceptos y anlisis, consltese P.W Bridgman, The logic of modern physics, New york, The Macmillan Company, 1938, pp. 2-32.

Existe un peligro inminente al confiar demasiado en las exigencias pasadas y en una historia no destilada de la resolucin de problemas administrativos por la sencilla razn de que una tcnica encontrada correcta en el pasado puede estar muy lejos de serlo nuevamente para una situacin similar. 2. El enfoque de comportamiento interpersonal Este anlisis se basa en la tesis de que el administrar involucra realizar las cosas, con y mediante individuos; por lo tanto, su estudio debera centrarse sobre las relaciones interpersonales. A veces denominada de relaciones humanas, de liderazgo o de las ciencias del comportamiento, esta escuela ha dado a luz a existentes y nuevos desarrollos en mtodos, tcnicas y teoras de las ciencias sociales relevantes para el estudio de los fenmenos inter e intrapersonales, los que van desde la dinmica de las personalidades de los individuos en un extremo, hasta las relaciones de las culturas en el otro2 En otras palabras, este enfoque se concentra sobre el aspecto humano de la administracin y sobre el principio de que cuando se trabaja para alcanzar objetivos de grupo, las personas deberan entenderse Los tericos de esta rea estn principalmente orientados hacia la psicologa del individuo y sus motivaciones como ser socio-psicolgico. Su acento vara, puesto que existen aquellos que conciben la psicologa como una parte necesaria del trabajo del administrador una herramienta que ayuda a entender y a obtener lo mejor de los individuos respondiendo a sus necesidades y motivaciones y aquellos que suponen el comportamiento psicolgico de los individuos y grupos como el ncleo de la administracin Sera un grave error considerar que el bue liderazgo es insignificante para la buena administracin. Todo lo contrario; como veremos ms adelante, los buenos administradores tienden, por el mismo hecho, a convertirse en buenos lderes. Pero difcilmente puede defenderse la opinin de que el campo del comportamiento interpersonal cubre todo el de la administracin. 3. El Enfoque del comportamiento de grupo Este enfoque est ntimamente relacionado con el del comportamiento interpersonal, y con frecuencia es confundido o entrelazado con l. Incluye a aquellos que conciben la administracin como un estudio de los patrones de comportamiento de grupo. Puede variar desde el estudio de los patrones culturales de pequeos grupos hasta el estudio de la composicin del comportamiento de grandes grupos dentro de una empresa. Este ltimo enfoque es generalmente conocido como estudio del comportamiento de la organizacin, designando con el trmino de organizacin al sistema, de cualquier conjunto de relaciones de grupo dentro de una empresa, una agencia de gobierno, un hospital o en cualquier otra clase de empresa. Pero algunas veces el trmino organizacin se usa, como Barnard lo emple, para designar de cooperacin de dos o ms personas3 y aun el de organizacin formal para aquella que tiene un consiente y deliberado propsito.4
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R.Tennenbaum, I. R. Weschler, y Fred Massarik, Leadership an Organization: A Behavorial Science Approach, New York, McGraw-Hill Book Company, 1961, p. 9. 3 C.I. Barnad, The functions of the executive, Cambridge, Mass. Harvard University Press, 1938. P. 65 4 Ibid., p 4.

Argyris emplea, adems, el trmino organizacin para incluir todo el comportamiento de los particiantes5. Este enfoque ha aportado notables contribuciones a la administracin. El reconocimiento de la empresa organizada como un organismo socialformado a su vez por muchos organismos sociales que estn dentro de l, sujeto a todas las actitudes, hbitos, presiones y conflictos del medio ambiente y cultural de los individuosha sido de utilidad tanto para el administrador terico como para el prctico. 4. El Enfoque de Sistemas Sociales Cooperativos El comportamiento interpersonal y el de grupo, para el estudio de la administracin, se ha concentrado cada vez ms sobre el estudio de las relaciones humanas como sistemas sociales cooperativos. Esto de debe parcialmente a la relativa y reciente tendencia a contemplar toda clase de fenmenos desde el punto de vista de un sistema. Aunque los pioneros de las ciencias del comportamiento mostraron inters por el enfoque de sistemas de las relaciones humanas, el verdadero fue el gran socilogo Vilfredo Pareto. Las investigaciones de Pareto han influido, al parecer, sobre los documentos de escritos modernos, bsicamente a travs de su indudable influencia sobre Chester Barnard. Por ello, sera ms preciso considerar a Barnard como el padre espiritual de la escuela de los sistemas sociales. Se recordar que al buscar explicaciones bsicas del proceso administrativo, este ejecutivo desarroll una teora de la cooperacin basndose en las limitaciones humanas, y la vez una teora de sistemas cooperativos. De estas teoras e investigaciones, Barnard extrajo aquellos elementos de los sistemas que eran nicamente de naturaleza social, y denomin a estas relaciones con el trmino de organizaciones. El concepto de sistemas sociales cooperativos de Barnard gua las investigaciones de muchos cientficos sociales que han contribuido a esta escuela. Por ejemplo, Herbert Simon defini en una ocasin a las organizaciones humanas como sistemas de actividad interdependiente, que incluyen al menos varios grupos primarios y que generalmente se caracterizan, a nivel de conciencia de participantes, por un alto grado de discrecin racional de comportamiento hacia fines de que son objeto de conocimiento comn.6 En aos recientes, Simon y muchos otros tericos parecen haber ampliado este concepto, hasta el grado de aplicarlo a cualquier sistema de interrelaciones o comportamiento de grupos cooperativos que tienen un fin claro y definido y le han otorgado el ttulo general de Teora de la organizacin El enfoque de sistemas sociales cooperativos es verdaderamente significativo para la administracin. Todos los administradores, naturalmente operan en un sistema social. Pero no encontramos administradores en todas las clases y tipos de sistemas sociales cooperativos. Difcilmente alguien pensara que un alboroto callejero o el tumulto de una pandilla estuviese administrado, aunque probablemente exista un lder. Tampoco pensaramos que un grupo cooperativo de automovilistas, los cuales compartieran una autopista principal, estuviera administrado. Por consiguiente, puede concluirse que este enfoque es ms amplio que la administracin y que en la prctica tiende a ignorar muchos conceptos, principios y tcnicas importantes.
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Personality and Organization, New York, Harper & Brothers, 1957, p. 239.

Comments on the Theory of organizations, American Political Science Review, vol. 46, No. 4, december 1952, p. 1130.

5. El enfoque de sistemas sociotcnicos. Una nueva escuela de administracin se ha identificado a s misma como el enfoque de sistemas sociotcnicos. Este enfoque es generalmente atribuido a E.L. Trist, del British Tavistock Institute. En los estudios que Trist y sus asociados realizaron sobre los sistemas de produccin de las minas de carbn en Inglaterra, se descubri que, para resolver los problemas sociales, no es suficiente considerar al sistema social cooperativo.7 En lugar de ello debe estudiarse el sistema tcnico (mtodos y mquinas) y cmo ste afecta y es afectado por el sistema social. En otras palabras, las actitudes personales y el comportamiento de grupo se ven afectados por el sistema tcnico en el cual los individuos trabajan. El enfoque de sistemas sociotcnicos visualiza una organizacin como dos sistemasuno social y uno tecnolgicolos cuales necesariamente interaccionan. Se ha argumentado que la eficacia organizacional y, por lo tanto, la administrativa, deben depender del hecho de considerar no solamente a los individuos y a sus interacciones, sino tambin al medio ambiente tcnico en el cual operan. Esta escuela de pensamiento estudia a los individuos, a los sistemas sociales y tambin a los sistemas tecnolgicos, para asegurarse de que hay armona entre ellos y, en caso de que no hubiera, averiguar si algn cambio en la tecnologa podra producir una ms eficaz unidad operativa. La mayor parte de las investigaciones de los analistas de sistemas socio-tcnicos se ha concentrado sobre la fbrica o sobre otros sistemas de produccin. Por tanto, su orientacin ha tendido principalmente hacia la ingeniera industrial. Tales investigaciones tambin han dado lugar a muchos estudios y anlisis de la influencia que la tecnologa tiene sobre los diversos tipos de organizacin. Aunque esta escuela de pensamiento es reciente, su importancia es cada vez mayor para la literatura administrativa, y ha aportado contribuciones considerables para el campo de la administracin, es de dudarse que muchos administradores experimentados y perceptivos consideren como reciente la idea de que la tecnologa afecta a los individuos, grupos y organizaciones. Al mismo tiempo, como en el caso de cualquier enfoque sistemtico, aun cuando los fundamentos puedan no ser tan asombrosos y nuevos, aquellos anlisis integrados y bien definidos de las interacciones de los sistemas sociales y tcnicos aportan valiosas contribuciones para el conocimiento en el que se apoya la administracin eficaz. sta es una importante rea de investigacin para la administracin, pero no es todo lo que hay en este campo.
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Consltese E.L. Trist K.W. Bamforth. Some Social and Psychological Consequences of the Long/Wall Method of Coal Getting, human relations, Vol. 4. , No. 1, pp. 3-38. Tambin F.E. Emery, Characteristics of socio-technical Systems, London, Tavistock Institute of Human Relations, Document 527, 1959, y A.K. Rice, Productivity and Social Organization: The Ahmedabad Experiment, Tavistock Publications, 1958.

6. El enfoque de teora de la decisin Este enfoque se concentra sobre la decisin racional, la seleccin, entre varias alternativas posibles, de un curso de accin. Los tericos pueden tratar con la decisin en s misma, con las personas o con el grupo organizado que las toma o con un anlisis del proceso. Algunos se limitan esencialmente a la motivacin econmica de la decisin; otros consideran que cualquier cosa que suceda en una empresa es materia de anlisis, y aun otros ms expanden el rea de la teora de la decisin para abarcar los aspectos psicolgicos y sociolgicos y el medio de las decisiones y de las personas que han de tomarlas. Aparentemente, la escuela de la teora de la decisin es una ramificacin de la teora de las selecciones del consumidor, de la cual los economistas se han ocupado durante mucho tiempo. Ha surgido de consideraciones econmicas tales como maximizacin de los servicios, curvas de indiferencia, utilidad marginal y comportamiento econmico bajo riesgos e incertidumbre. Por ello no es sorprendente que la mayora de los miembros de esta escuela sean tericos de la economa. De la misma forma, no es tampoco sorprendente encontrar que el contenido de esta teora est orientado hacia la construccin de modelos matemticos. La escuela de la teora de la decisin ha expandido su horizonte ms all del proceso de evaluacin de alternativas. ste se ha convertido, para muchos, en slo un punto de partida para el examen de la esfera total de la actividad empresarial, incluyendo la naturaleza de la estructura de la organizacin, las reacciones psicolgicas y sociales de los individuos y grupos, el desarrollo de informacin bsica para las decisiones y el anlisis de valores, especialmente la consideracin de stos con respecto a las metas. 7. El enfoque de sistemas. En los ltimos aos, estudiosos y escritores de la administracin han subrayado el enfoque de sistemas en el estudio y anlisis del pensamiento administrativo. Un sistema es esencialmente un conjunto u ordenamiento de cosas interconectadas, o interdependientes, que forman una unidad compleja. stas pueden ser fsicas, como las partes de un motor de un automvil; biolgicas, como los componentes del cuerpo humano, o pueden ser tericas, como sera un conjunto de conceptos, principios, teora y tcnicas en un rea determinada, como la administracin. Todos los sistemas, quiz con excepcin del universo, interactan y son influidos por su medio ambiente, aunque se han definido lmites a los mismos para facilitar su estudio y anlisis. Desde hace tiempo, el uso de la teora y anlisis de sistemas en las ciencias fsicas y biolgicas han dado lugar a la formacin de un cuerpo considerable de conocimientos sobre sistemas. Se encontr que la teora de sistemas se puede aplicar a la teora y ciencia administrativas. Si bien la teora administrativa, como sistema, tiene lmites con el fin de facilitar su estudio, es un sistema abierto a su medio ambiente As, cuando los administradores planean deben tomar en cuenta variables externas como los mercados, la tecnologa, las fuerzas sociales, leyes y reglamentaciones. Cuando disean un sistema organizacional para proporcionar un ambiente adecuado para el desempeo, no pueden evitar la influencia de las

pautas de comportamiento que las personas traen a sus trabajos del ambiente externo a la empresa. Los sistemas tambin juegan una parte importante en el rea de la administracin en s. Existen sistemas de planeacin, sistemas organizacionales y de control. Y dentro de ellos se pueden percibir varios subsistemas, como los de delegacin, redes de planeacin y presupuestacin. Los administradores inteligentes y experimentados como algunos escritores con experiencia prctica, acostumbrados a considerar los problemas y operaciones como una red de elementos interrelacionados con interacciones diarias entre sus compaas y el medio ambiente, se sorprenden cuando escuchan que muchos escritores consideran como algo nuevo el enfoque de sistemas. En realidad, el estudio consciente y el acento en los sistemas han obligado a muchos administradores y acadmicos a considerar con mayor atencin los diferentes elementos interactuantes que afectan la teora y practica administrativas. Pero no se puede considerar como un enfoque nuevo para el estudio del pensamiento administrativo. 8. El enfoque matemtico o ciencia de la administracin. Aunque los mtodos matemticos pueden ser usados por cualquier escuela de la teora de la administracin, nos referiremos aqu a aquellos tericos que conciben la administracin como un sistema de modelos y procesos matemticos. Quiz los ms conocidos de stos sean los investigadores de operaciones, los cuales se han llamado a s mismos Cientficos de la Administracin la creencia de este grupo es que si la administracin, la organizacin, la planeacin o la toma de decisiones es un proceso lgico, puede ser expresado mediante smbolos y relaciones matemticas. El eje de esta escuela es el modelo, puesto que a travs de este instrumento el problema se expresa en sus relaciones bsicas y en trminos de metas seleccionadas. Est, por tanto, ntimamente relacionado con el enfoque de la teora de la decisin puesto que, sobre todo en el rea de la administracin, el objetivo bsico de la aplicacin de las matemticas ha sido desarrollar diversas clases de modelos de decisin. Sin embargo, debido a su cuasi completa absorcin de la administracin por las matemticas (y algunas veces la suposicin extrema de que si no se puede expresar en trminos matemticos, no vale la pena expresarlo), se ha presentado por separado. Aunque el as llamado enfoque de la ciencia de la administracin tiene por objetivo identificar, ampliar, y unificar el conocimiento cientfico perteneciente a la administracin, 8 casi la totalidad de la atencin de la escuela se ha puesto sobre la aplicacin de modelos matemticos y sobre la elegancia en el desarrollo de soluciones matemticas para ciertos problemas administrativos y empresariales. De este modo, como lo han indicado muchos crticos que se encuentran tanto dentro como fuera del nivel de los cientficos de la administracin y entre administradores de negocios, esta estrecha rea difcilmente puede ser llamada ciencia de la administracin.
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Este es el objetivo que ha afirmado el Institute of Management Sciences y va siempre inscrito en la portada de su peridico, Management Sciencie.

No puede haber duda de la gran utilidad del enfoque matemtico para cualquier campo de la investigacin. Obliga al analista a definir el problema o rea problema; permite, convenientemente, la insercin de smbolos en relacin con los datos desconocidos, y su metodologa lgica, desarrollada despus de muchos aos de aplicacin y abstraccin cientfica, proporciona una poderosa arma para resolver y simplificar fenmenos complejos. 9. El enfoque de contingencia o situacional. Un enfoque para la administracin que se ha difundido entre los acadmicos en los ltimos aos es el de contingencia o situacional. En esencia, este criterio subraya el hecho de que lo que hacen los administradores en la prctica depende de una serie de circunstancias (una contingencia o situacin). Conforme a algunos acadmicos, la teora de la contingencia considera no slo las situaciones determinadas sino tambin la influencia de ciertas soluciones sobre pautas de comportamiento de una empresa. Por ejemplo una organizacin estructurada alrededor de las lneas de las funciones operativas, como finanzas, ingeniera, produccin y comercializacin, puede ser ms adecuada para una situacin determinada; sin embargo, los administradores que usan este enfoque pueden considerar que esta forma de organizacin puede estimular la lealtad del grupo hacia la funcin y no hacia la compaa La prctica administrativa, por su propia naturaleza, requiere que los administradores tomen en cuenta la realidad de una situacin determinada cuando aplican la teora o las tcnicas. No es tarea de la ciencia y teora prescribir lo que se debe hacer en una situacin dada. La ciencia y teora administrativas no defienden la mejor manera9 de hacer las cosas en cada situacin, as como tampoco la ciencia de la astrofsica o la mecnica le dicen a un ingeniero cmo disear el mejor instrumento para todo tipo de aplicaciones. La manera e que se apliquen depende naturalmente de la situacin. Esto equivale a decir que existe una ciencia y un arte, que hay teora y prctica. stas son cosas que cualquier administrador experto sabe, como ya se dijo, no se necesita tener mucha experiencia para comprender que el almacn de la esquina no est organizado como la General Motors, o que en la realidad tcnica de la exploracin, produccin y refinamiento del petrleo hace imprcticas las divisiones organizadas autnomamente, como divisin de gasolina, combustible para jets y aceites lubricantes. 10. el enfoque de roles administrativos. Quizs el enfoque ms nuevo en la teora administrativa, que llama la atencin de acadmicos y prcticos, es el de los roles administrativos, popularizado por el profesor Henry Mintzberg, de McGill University.10 Bsicamente este enfoque observa lo que hacen los administradores en la realidad, y a partir de esas observaciones llegan a conclusiones sobre lo que son las actividades administrativas.
Vase Fayol, General and Industrial Management, New york, Pitman Publishing Corporation, 1949, p. 19. The Managers Job: Folklore and Fact, Harvard Busines Review, Vol. 53, No. 4, pp. 49-61 (July-August 1975), y su libro Nature of Managerial Work, New York, Harper & Row, Publishers, Inc. , 1973.
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Si bien varios investigadores estudiaron la labor real de los administradores desde los altos ejecutivos hasta los supervisores de lnea, Mintzberg le ha dado mayor claridad a este enfoque. A travs del estudio sistemtico de las actividades de cinco ejecutivos en jefe se una serie de organizaciones, Mintzberg lleg a la conclusin de que no realizan las funciones administrativas de la clasificacin clsica planeacin, organizacin, coordinacin y control sino otras actividades. De esta investigacin y de otras realizadas por quienes estudiaron lo que realmente hacen los administradores, Mintzberg sostiene que en realidad desempean diez roles. Ellos son: A) Roles interpersonales 1 El rol de figura principal (desempeo de tareas ceremoniales y sociales como el representante de la organizacin) 2 El rol de lder 3 El rol de enlace (en especial con el exterior) B) Roles de informacin 1 El rol de receptor (recibir informacin sobre la operacin de una empresa) 2 El rol de diseminador (pasar informacin a los subordinados) 3 El rol de vocero (transmitir informacin fuera de la organizacin) C) Roles de decisin 1 El rol del empresario 2 El rol de manejador de conflictos 3 El rol de asignador de recursos 4 El rol de negociador (tratar con diferentes personas y grupos de personas) Mintzberg llama folklore a la forma usual de clasificar las funciones administrativas. Como ver ms adelante al tratar el enfoque de la teora operacional, esta teora ha usado funciones administrativas como la planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control como una clasificacin de primer orden de un cuerpo creciente de conocimiento administrativo. Si bien se cree que las funciones son reales, no describen en detalle todas las actividades de los administradores. Si Mintzberg intent anular esta clasificacin primaria (lo cual ha negado en una conversacin con uno de los autores), no podra considerarlo seriamente. En primer lugar, la muestra que us en su investigacin es demasiado pequea para poder llegar a una conclusin tan definitiva. En segundo lugar, cualquier investigador que estudie las actividades reales de los administradores desde altos ejecutivos hasta supervisores advertir que no todo el trabajo que realizan es administrativo. Se puede esperar que incluso los presidentes de grandes compaas pasen parte de su tiempo haciendo relaciones pblicas y con sus accionistas, obteniendo dinero, realizando algunas actividades de comercializacin y dems. En tercer lugar, muchas de las actividades que encontr Mintzberg en realidad son evidencias de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. Por ejemplo, Qu es la asignacin de recursos sino una forma de planear? Del mismo modo, el rol del empresario es con certeza un elemento de toda el rea de planeacin.

Y los roles interpersonales no son ms que evidencias de las actividad de dirigir. Adems, los roles de informacin pueden caber en una serie de reas funcionales. No obstante, observar lo que los administradores hacen en realidad puede tener un valor considerable. Al analizar las actividades, un administrador efectivo puede desear saber cmo entran las actividades y tcnicas en los diferentes campos del conocimiento reflejado por las funciones bsicas del administrador. Sin embargo, los roles que identifica Mintzberg parecen estar incompletos. En donde se encuentran actividades tan importantes como la estructuracin de la organizacin, seleccin y evaluacin de administradores y la determinacin de las estrategias principales? Omisiones de esta naturaleza hacen pensar si los ejecutivos de su muestra eran en realidad gerentes efectivos. El enfoque de los roles administrativos plantea una seria duda sobre si este criterio, al menos como lo interpreta Mintzberg, sera el adecuado para fundamentar una teora de la administracin operacional y prctica.
11. El enfoque operacional

Como se mencion, en este tomo se adopta el criterio del enfoque operacional para la Administracin y, al llevar a cabo tal actividad, se trata de extraer el conocimiento pertinente de la administracin, relacionndolo con el trabajo administrativo, lo que los administradores hacen. Este enfoque es por lo tanto parcialmente eclctico, puesto que rene de todos los enfoques de la administracin aquellos elementos de cada uno que se relacionan con sta y pueden ser ms tiles para los practicantes en cuanto a la comprensin de su trabajo. El alcance del conocimiento de la administracin operacional quiz puede apreciarse mejor observando la figura 2.1. Como este diagrama muestra, la administracin operacional tiene un ncleo de conocimientos, el cual no se encuentra en otra parte. Se forma tambin de otros campos del conocimiento, y adopta dentro de l aquellas partes de estos campos que son especialmente tiles para los administradores. Excluye tambin aquellas reas de la psicologa, sociologa, aplicaciones de sistemas, teora de la decisin, matemticas, procesamiento de informacin, y experiencia comprobada que no son importantes para la administracin. El rea situada dentro del crculo del diagrama indica el campo de la teora y ciencia de la administracin Operacional

Figura 2.1 La teora de la ciencia de la Administracin como un sistema que extrae conocimientos de otras reas del conocimiento organizado. La teora y la ciencia de la administracin operacional son aquella parte del diagrama encerrada en un crculo. Muestra cmo la teora y la ciencia de la administracin operacional tienen un ncleo de ciencia y teora bsicas y cmo extraen de otros campos los conocimientos pertinentes para el entendimiento de la administracin. Se trata entonces, en parte, de una teora y ciencias eclcticas.

Aquellos que adoptan el enfoque operacional esperan hacer a este campo intelectualmente administrable. Los operacionalistas estn conscientes de que una actividad como la administracin, la cual trata con la produccin y el mercadeo de productos que pueden ser desde un pan hasta dinero, religin o servicios gubernamentales, nunca puede ser por completo independiente del mundo fsico, biolgico o cultural. Ms bien reconocen que si se ha de progresar en el estudio y explicacin de cualquier campo, es necesario dividir el conocimiento. Tal como los tericos en sistemas establecen fronteras para analizar y entender un sistema, los operacionalistas intentan establecer fronteras a la administracin. Y, como en el caso de casi todos los sistemas, el medio ambiente fuera de la frontera establecida se inmiscuir e interaccionar con el sistema. En casi todos los campos no hay un sistema hermticamente cerrado. El enfoque operacional considera a la administracin como un cuerpo de conocimientos universalmente aplicables y que puede ser introducido a todos los niveles de administracin y en todo tipo de empresas. Al mismo tiempo, el enfoque reconoce que los problemas reales a los cuales los administradores se enfrentan y los ambientes en los cuales operan, pueden variar entre empresas y niveles, y tambin reconoce que la aplicacin de la ciencia, si es realizada por un administrador prctico-perceptivo, debe tomar esto en cuenta al buscar soluciones prcticas a los problemas. La teora, entonces, se contempla como una forma de organizar el conocimiento y la experiencia de tal forma que la prctica pueda ser mejorada mediante la investigacin, la comprobacin emprica de las tcnicas y principios, y la enseanza de los fundamentos. Forma de Efectuar el Enfoque Operacional Al organizar cualquier campo de conocimientos, se hace necesario un patrn o esquema de clasificacin. Aunque se podran emplear varias clasificaciones de primer orden del conocimiento, es realista para los administradores y til para los estudiosos de la administracin utilizar las funciones de la administracin: planeacin, organizacin, integracin, direccin, liderazgo y control. Habiendo utilizado estas funciones para constituir la estructura bsica conceptual de este libro, la clasificacin de segundo orden consiste en analizar todas estas funciones en esencia, mediante la realizacin de preguntas bsicas referentes a cada una de ellas, stas incluyen: 1) Cul es la naturaleza y el propsito de la funcin?; 2) Cules son las propiedades estructurales de cada una de ellas?; 3) Cmo se lleva cada una de ellas; 4) Cules son los conceptos bsicos aplicables a cada una de ellas?; 5) Cules son los principios y la teora fundamentales en cada rea?; 6) Cules son las tcnicas ms tiles para cada rea?; 7) Cules son las dificultades que se presentan al aplicar conocimientos bsicos a cada funcin?; 8) Cmo puede crearse en cada rea un medio ambiente que permita el desarrollo y la ejecucin?

Las Funciones del Administrador Al clasificar las funciones del administrador se debe distinguir claramente aquellas que pertenecen las operaciones funcionales de la empresa, tales como ventas, produccin, contabilidad, ingeniera y compras. Estas difieren de una empresa a otra, pero las tareas bsicas del administrador como tal son comunes todas. Aunque el desarrollo de una teora y ciencia de la administracin adolece de un acuerdo entre tericos y administradores en cuanto a la clasificacin de las funciones administrativas, ha surgido un patrn general de prctica y terminologa. Al adoptarse aqu y ser empleado por administradores de muchos campos, este patrn evita una terminologa artificial. Tambin se espera que los que usan trminos comunes con significados ordinarios, sern motivados para dar un enfoque, cada vez ms cientfico, a su importante tarea. Planeacin La planeacin es una toma de decisiones; incluye la seleccin de cursos de accin que deben seguir una compaa y cada departamento. Existen varias clases de planes, que van desde los objetivos y propsitos ms generales hasta la accin ms detallada para ordenar un tornillo de acero especial para un instrumento, o para contrata y entrenar trabajadores para lnea de montaje. No existe un plan verdadero hasta que no se toma una decisinun compromiso de recursos humanos, materiales o de reputacinque vaya en una direccin determinada. Antes de tomar la decisin, lo que existe es un estudio, anlisis o propuesta de planeacin, pero no un plan verdadero. Planear es decidir con anticipacin qu se debe hacer, cmo hacerlo, dnde y quin lo har. La planeacin es el puente que va desde el lugar en donde estamos hasta el lugar hasta donde queremos llegar en un futuro deseado. Implica no slo la introduccin de cosas nuevas, sino tambin una innovacin sensible y funcional. Hace posible que sucedan las cosas que de otra manera no sucederan. Las personas tienden a dejar sus acciones libradas al azar y a no dirigirlas, puesto que el futuro es difcil de predecir con exactitud ya que las conjeturas pueden interferir con los mejores planes. Sin embargo, no hay elemento ms importante y fundamental en el establecimiento de un ambiente adecuado para el desempeo que permitir a las personas conocer sus propsitos y objetivos, las tareas que deben realizar y las instrucciones que deben de seguir en el desempeo de sus puestos. Para que el esfuerzo colectivo sea eficaz, las personas deben saber qu es lo que se espera que hagan. Organizacin Los individuos que trabajan en grupos para alcanzar un objetivo deben desempear roles, algo as como las partes que deben representar los actores en el teatro, ya sea que los hayan creado ellos, sean accidentales o definidos y estructurados por alguna persona que quiera asegurar que cada uno contribuya de manera determinada al esfuerzo de grupo. Un rol significa que lo que la persona hace tiene un propsito u objetivo definido. Su actividad est en un rea en la que saben cmo encaja el objetivo de su trabajo en el esfuerzo colectivo, en el que tienen la autoridad necesaria para

realizar la tarea y en la que tienen las herramientas necesarias y la informacin para llevarla a cabo. Esto se puede ver en algo tan simple como acampar en una expedicin de pesca. Cada participante podra hacer lo que quisiera, pero la actividad ser ms efectiva y quedarn menos actividades sin hacer si se asignan una o dos personas para que recojan lea, otras para que traigan agua, otras para prender el fuego y otras para la tarea de cocinar. Organizar es, entonces, la parte de la administracin que comprende el establecimiento de una estructura intencional de papeles para las personas de una empresa. Es intencional en el sentido de asegurar que se han asignado todas las tareas necesarias para lograr los objetivos, y se espera que se asignen a las personas que mejor puedan realizarlas. Qu hubiera ocurrido si estas asignaciones no se hubieran hecho en los programas de enviar hombres a la luna o en el Viking I a Marte?