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La legalización Notarial de Firmas y Documentos (nery Muñoz)

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de la mano de Nery Muñoz En la Edicion No 12 del Instituto de Derecho Notarial encontramos este excelente documento que compartimos con ustedes para un mejor entendimiento y difusión del Derecho Notarial. Pueden encontrarse mas materiales en el siguiente link: http://www.igdnotarial.org.gt/revista.html
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LA LEGALIZACIÓN NOTARIAL DE FIRMAS Y DOCUMENTOS

I. LA LEGALIZACIÓN DE FIRMAS: Nery Roberto Muñoz En principio diremos que el Notario puede legalizar firmas que han sido puestas o reconocidas en su presencia. DEFINICIÓN: Es la fe que da el Notario, de que una firma fue puesta o reconocida ante él, por las personas signatarias, y por consiguiente, deben tenerse como verdaderas, en virtud de la fe pública de la cual está investido el Notario. El acta de legalización de firmas se le denomina y es más conocida como Auténtica, el nombre técnico es Acta de Legalización de Firmas, aunque dentro del acta se da fe de que una firma es auténtica. CONTENIDO: El acta de legalización de firmas debe contener: a) El lugar y la fecha b) Nombre del signatario c) Identificación, si no fuere conocido por el Notario d) Fe de que la firma es auténtica e) Firma nuevamente del signatario f) Las palabras ANTE MI, y g) La firma y sello del Notario FORMALIDADES: El acta de legalización se redacta a continuación de la firma que se legaliza, no importando el papel en que esté escrito el documento, el cual puede ser bond, español, sellado, etc...

INSTITUTO DE DERECHO NOTARIAL GUATEMALTECO
Dirección: 7ª. Ave. 5-36, Zona 2 – Ciudad de Guatemala E-Mail: info@igdnotarial.org.gt Telefax: (502)2254-1172 - 5293-0242 Horario de atención: Lunes –Viernes 8:00 a 13:00 horas

PERSONAS QUE NO SABEN FIRMAR: En caso de que una persona no sepa o no pueda firmar, para efectuar la legalización, debe firmar otra persona a su ruego y la firma de esta persona es la que se legaliza; desde luego siempre queda la impresión digital junto con la firma. ACTA DE LEGALIZACIÓN EN HOJA INDEPENDIENTE: Cuando el acta de legalización, por falta de espacio, no pueda redactarse en la misma hoja en donde aparece la firma, se debe redactar en hoja independiente y debe hacerse relación de ésta en el acta. Así también el Notario debe firmar y sellar las hojas anteriores a la que se encuentra suscrita el acta de legalización y hará constar esa circunstancia. IMPUESTOS: Los impuestos que debe cubrir el Acta de Legalización de firmas son: Un timbre fiscal de veinticinco centavos y un timbre notarial de diez centavos. Como dijimos anteriormente, no importa el papel en que esté escrito el documento, ya que el acta de legalización cubre su propio impuesto; ahora bien, si el documento debe ir en papel sellado, se cubre el impuesto del papel sellado por el documento y los timbres por la auténtica, uno no es excluyente del otro. VALIDEZ: El acta de legalización de firmas tiene plena validez, con respecto al signatario del documento y a la fecha. El acta de legalización, no prejuzga acerca de la validez del documento ni la capacidad ni personería de los firmantes. OBLIGACIONES POSTERIORES: La obligación posterior que nace de la legalización de firmas es la razón que debe tomar el Notario en su propio protocolo, dentro de un término que no debe exceder d9 ocho días. La regulación legal del Acta de Legalización de Firmas - y le toma de razón, se encuentra contenida en los artículos 54 al 59 del Código de Notariado.

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CONSIDERACIONES: La primera consideración que es importante hacer es con respecto a la validez del acta de legalización de firmas. Se dijo que la auténtica no prejuzga acerca de la validez del documento, sin embargo como Notarios debemos abstenernos de legalizar firmas de documentos que contengan actos o negocios en contra de la moral o que vayan en contra de la ley. La Notaria Mercedes Asturias de Castañeda al respecto escribió: "Se acude con frecuencia en el caso de compra venta de lotes de terreno, a celebrar promesas de compra venta, en documentos privados con legalización de firma. El Notario puede aducir que no asume ninguna responsabilidad profesional, por lo que establece el articulo 57 del Código. Sin embargo, considero que el Notario si asume responsabilidad al avalar una negociación en la cual no se cumplen los requisitos en cuanto a la forma que establece la ley, porque precisamente su calidad de profesional del Derecho, le obliga a cumplir con dichos requisitos y al no hacerlo, causa daño a las personas, porque en un momento determinado que pretendan ejercer su derecho de acción se encuentran que el documento privado con firma legalizada no es suficiente para ella, viendo burlados sus derechos ya que no pueden ejercitar ni acción penal, ni civil. Aunque si ha habido mala fe y ánimo doloso. Esta situación ilegal ha permitido que se estafe a muchas personas, por no otorgarse el instrumento público correspondiente, como lo es la escritura pública. El Artículo 1576 del Código Civil, establece que los contratos que se tengan que inscribir o anotarse en los registros, cualquiera que sea su valor, deben constar en Escritura Pública. Por lo tanto el Notario debe estar consciente de ésta y no avalar con su actuación profesional negocios privados que puedan perjudicar a quienes actúan de buena fe y confiados en el conocimiento y responsabilidad del profesional."(1) La segunda consideración es respecto a la capacidad y personería de los firmantes. Si el acta de legalización o auténtica, no prejuzga con respecto a la capacidad, debemos entender que podemos legalizar firmas de personas incapaces, lo cual sería incorrecto y podríamos inducir a error a muchas personas, ya que estos actos quedarán viciados desde su creación.

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Respecto a la personería de los firmantes, en mi opinión, no nos está permitido, acreditar representación dentro del acta de legalización, sino únicamente certificar la autenticidad de la firma de la persona; y si acreditamos la calidad con la que esta persona actúa o representa sería incorrecto. Por último debo referirme a las obligaciones posteriores al acta de legalización de firmas. La única obligación que queda al Notario es tomar razón en su protocolo dentro de un término que no debe exceder de ocho días. (Aunque en la práctica, casi no se cumple). El hecho de legalizar la firma no da facultades al Notario para hacer o dar avisos de los negocios que se han celebrado en los documentos cuyas firmas se legalizan, el Notario ha intervenido en la legislación de firmas, pero no ha autorizado el negocio. Por lo tanto también es incorrecta la práctica de dar avisos, por el hecho de que autenticamos firmas en documentos privados, cuando por ejemplo en compra venta de vehículos, líneas telefónicas, 'títulos de agua, etc., en estos casos nuestra función es de autenticador de firmas únicamente. Para hacer y dar los avisos, estos negocios deben constar en el instrumento público correspondiente, o sea la escritura pública. Cuando notarialmente estamos actuando en la legalización de firmas o auténticas, estamos ejerciendo como si fuéramos Notarios de tipo Sajón y no Notarios pie tipo latino, ya que como ustedes saben el Notario Sajón, es un autenticador de firmas, no interviene en la redacción del documento, no asesora a las partes, solo da fe de la autenticidad de las firmas. Respecto a esta situación el Notario Oscar Barrios Castillo, emitió el siguiente dictamen: "ANTECEDENTES: Un Notario omite tomar razón en su protocolo de un acta de legalización de firma puesta en un documento privado que él autenticó. ¿Invalida esa omisión la totalidad del documento? N°.- En mi opinión el documento privado sigue siendo documento privado aunque la firma que lo calce esté legalizada. De ello se desprende: que haya un documento privado y un acta de legalización de firma, la cual de conformidad con el artículo 57 del Código de Notariado no prejuzga sobre la validez del documento. Por otra parte el artículo 59 del Código de Notariado, impone al Notario, que de cada acta de legalización de firma que efectúe, tome razón en su protocolo, dentro de un término que no exceda de ocho días. Razón que debe constar de los requisitos allí exigidos. Ello es una obligación exclusiva del Notario ajena al documento en sí. La omisión de esa razón constituye una infracción del Notario al mandato legal, que se sanciona con una multa.

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¿Invalida esa omisión solo el acta de legalización? N°.- La omisión de la razón de legalización, constituye una infracción, una falta del Notario. La omisión de esa razón en su propio registro notarial constituye un incumplimiento de sus deberes, tiene sanción imponible al Notario, pero no apareja (no existe ley para ello) la invalidez del acta de legalización de firma. En ninguna ley encontramos que la validez del acta de legalización de firma está sujeta o condicionada a la existencia de la razón en el Protocolo. En Derecho Notarial priva "El Principio de Excepcionalidad" que consiste en que los casos de nulidad de los instrumentos públicos debe ser omisión taxativo en la ley, no permitiéndose aplicaciones analógicas o cualquier medio de interpretación extensivo. La doctrina notarial en esto es unánime. Esa omisión, ¿Sólo hace incurrir al Notario en una falta? En este caso, ¿Cuál sería la sanción a imponer al Notario? La sanción en caso de omisión de la razón de legalización de firma, no está expresada en la ley. Pero está regulada en forma general, en el párrafo primero del artículo 101 del Código de Notariado que dice: "Artículo 101.- Las demás infracciones a que se refiere esta ley serán sancionadas por la Corte Suprema de Justicia, siempre que no constituyan delito, o por el tribunal que conozca, en su caso, pudiendo amonestar o censurar al Notario infractor o imponerle multa, que no exceda de veinticinco quetzales. En caso de reincidencia... etc.-" (2) CONCLUSIONES: A manera de conclusiones diré: 1. Al actuar como Notarios en la legalización de firmas en un documento, debemos tomar en cuenta que el mismo no contenga actos o negocios que vayan en contra de la ley o la moral, de lo contrario debemos abstenernos. 2.- Nunca debemos legalizar firmas en documentos privados, cuando el acto o negocio que contienen deba ir en Escritura Pública. 3.- La única obligación que el Notario tiene después de la legalización de firmas es tomar razón en su protocolo; por lo tanto no estamos facultados para dar avisos del negocio que contiene tal documento privado, lo único auténtico es la firma, lo contenido en el documento puede no serlo.

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4.- Debemos cumplir con la obligación de tomar razón en nuestro protocolo de cada legalización de firmas, aunque no sea exigencia para la validez de la auténtica, es una obligación que nos impone la ley. Si consideramos que la toma de razón es innecesaria, propugnemos por una modificación en la ley de la materia. 5.- En el acta de legalización no debemos acreditar personería, ya que somos responsables únicamente de la firma y de la fecha. Por lo tanto debemos abstenernos de hacerlo. II. LEGALIZACIÓN DE FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS En los tiempos modernos la legalización de fotocopias de documentos se ha vuelto muy usual, por la facilidad de obtener copias exactas de los originales y evitarnos pedir la devolución de documentos que son de gran utilidad para el interesado. Sin embargo, el acto jurídico notarial de legalización de fotocopia de documentos no lo teníamos regulado expresamente. ANTECEDENTES: Hace cuarenta años cuando se promulgó el actual Código de Notariado, no se previó la legalización o autenticación de fotocopia de documentos. Solo se dejó prevista la posibilidad de expedir testimonios por medio de copias fotostáticas o fotográficas. El Notario Maximiliano Araujo, escribió en 1982 con respecto de este tema que: "Es indudable que en los últimos años Guatemala ha entrado de lleno a lo que muchos estudiosos de la Filosofía y de la sociología han dado en llamar "La Cultura de la Tecnología", y sin entrar en detalles sobre si esto es bueno o malo, lo cierto del caso es que nos enfrentamos a un continuo proceso de cambio; y no obstante que una de las características del Derecho es adecuación a la realidad, vemos como las más de las veces no existe la coincidencia deseada, siendo que en esa relación es el Derecho el que va en atraso, así sucede que en los momentos actuales las máquinas reproductoras de documentos o fotocopiadoras, se han convertido en un instrumento útil para algunas de las actividades humanas, y los notarios por la misma razón del ejercicio de su profesión no han quedado al margen de esa práctica. Sin embargo, nos encontramos que ante dicho fenómeno el Notario guatemalteco se encuentra con que las normas que pudieran regular su actividad frente al uso de las máquinas fotocopiadoras son ambiguas en su redacción."(3)

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Con el transcurso del tiempo la práctica de legalizar fotocopias se ha vuelto muy común, además de mucha utilidad; sin embargo se dudaba, cuál era la forma correcta de hacerlo constar. El Notario mencionado, al referirse a las leyes aplicables al uso de la fotocopia dice: "El Código de Notariado de Guatemala, en su artículo primero señala que: "El Notario tiene fe pública para hacer constar y autorizar actos y contratos en que intervengan por disposición de la ley o a requerimiento de parte". Pero sucede y éste es el problema que presentamos hoy, que ante el uso de las máquinas fotocopiadoras el Notario se encuentra únicamente con que después de la disposición general transcrita anteriormente, están los siguientes preceptos ambiguos que le sirven de guía: 1) Lo contenido en el artículo 67 del Código de Notariado que dice: Los testimonios podrán extenderse por medio de copias fotostáticas de los instrumentos, casos en los cuales los testimonios se completarán con una hoja de papel sellado, en la que se asentará la razón final y colocarán los timbres respectivos. 2) Lo contenido en el artículo 178 del Código Procesal Civil y mercantil que dice: "Podrán presentarse toda clase de documentos, así como fotografías, fotostáticas, fotocopias, radiografías, mapas, diagramas, calcos y otros similares." 3) En el Código Procesal Penal, que dio una norma más directa que regula la función del Notario en cuanto a nuestro tema de estudio, y es la que dice en el artículo 475, que cuando se trate de copias, éstas deberán estar debidamente legalizadas. También hay disposiciones internes de instituciones, como lo que sucede con el Registro mercantil, que dice en algunos de sus formularios, que deberán presentarse duplicados de documentos (testimonios por ejemplo) debidamente legalizados." (4) Se utilizaban dos formas de legalizar fotocopias de documentos: a) Redactando en el mismo documento o en la misma hoja de fotocopia, una razón o fórmula, en la cual se expresaba su autenticidad, cubriendo impuesto como si se tratara de una legalización de firmas. b) Por medio de un acta notarial en papel sellado del menor valor, haciendo constar el hecho de que el documento se reprodujo en su presencia como Notario. En este caso se suplía el valor del papel sellado en cada hoja de fotocopia, adhiriéndole un timbre de veinticinco centavos a cada hoja de fotocopia.

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La primera de las formas, o sea redactando en la misma hoja de fotocopia, era incorrecta, ya que el Código de Notariado nos facultaba, antes de la promulgación del Decreto 28-87 del Congreso de la República, para legalizar firmas utilizando esa fórmula, más no para legalizar fotocopias de documentos. La segunda de las formas, o sea mediante Acta Notarial, era la forma correcta, aunque nos llevaba un poco más de tiempo, ya que lo hacíamos en base a lo establecido en el artículo 60 del Código de Notariado, que establece que el Notario, en los actos que intervenga por disposición de la ley o a requerimiento de parte, levantará actas notariales en las que hará constar los hechos que presencie y circunstancias que le consten. Decimos que era la forma correcta, ya que en el Acta Notarial, el profesional hace constar hechos que presencie y circunstancias que le constan, en este caso hacía constar el hecho de que la hoja de fotocopia había sido tomada en su presencia, v esa circunstancia re constaba personalmente. El anterior era el procedimiento Legal. hasta que se emitir; el decreto 28- 87 de el Congreso pie la República, el 14 de mayo le 1987, el cual, fue publicado el 2 de junio de 1987, que reguló que el Notario puede legalizar Fotocopias, fotostáticas y otras reproducciones, siempre que las mismas sean procesadas, copiadas o reproducidas del original, en su presencia. Esta forma ágil y sencilla de legalizar fotocopias era necesaria y llenó un vacío en la legislación notarial guatemalteca. Un aspecto que no debemos descuidar es, que en efecto, las fotocopias que legalicemos se hayan tomado en nuestra presencia, ya que las hojas de fotocopia son fáciles de alterar y si aceptamos que nos lleven las fotocopias, sin tener a la vista el documento original, podemos ser sorprendidos en nuestra fe pública y resultar legalizando una fotocopia que no es fiel de su original, por lo que seríamos responsables del delito de falsedad, al certificar algo que no es cierto. CONCLUSIONES: 1. En la práctica notarial guatemalteca, era necesaria que se regulara en forma expresa como legalizar fotocopias de documentos, evitando con ello, las diferentes formas de hacerlo. 2. La promulgación del Decreto 28-87 del Congreso de la República, regulando una forma ágil y sencilla de legalizar fotocopias, Llenó un vacío en la legislación notarial guatemalteca. 3. Las hojas de fotocopia que legalicemos deben haber sido tomadas en nuestra presencia, para verificar la similitud con el original, ya que de resultar diferentes seríamos responsables de ello.

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