Caso de estudio

Documento para alumnos

Ttulo: Diseo y construccin de un sistema de informacin para el seguimiento de becarios Autor: Autor: Juan D. Velsquez, Robert Cercs rea de investigacin: Tecnologas de informacin

Ao: 2009

Caso: Diseo y construccin de un sistema de informacin para el seguimiento de becarios

Juan D. Velsquez (jvelasqu@dii.uchile.cl) Robert Cercs (rcercos@gmail.com) Universidad de Chile, Departamento de Ingeniera Industrial

Registro Propiedad Intelectual Inscripcin N 185.934

1. Antecedentes generales
BECAS es una prestigiosa institucin que entrega financiamiento a estudiantes (chilenos) para que realicen posgrados locales y extranjeros. Para acceder al programa de financiamiento, los estudiantes deben cumplir con una serie de requisitos. Adems, para mantener el beneficio deben presentar peridicamente un conjunto de antecedentes (papeles) a la institucin, los cuales son evaluados para la continuidad y/o renovacin de la beca por un perodo de tiempo determinado. BECAS maneja alrededor de 1.000 becarios nuevos por ao, a los que elige de una poblacin de alrededor de 5.000 estudiantes. Los antecedentes de los becarios quedan archivados en un krdex. Cada programa de financiamiento tiene su forma de operar; por ejemplo, solicitar documentacin en distintos perodos de tiempo, e informacin diversa a otros programas. Por otro lado, no siempre existe un proceso definido para solicitar informacin para cada programa de financiamiento, ya que eso depende de la beca en cuestin.

2. El problema
BECAS debe revisar si los becarios estn cumpliendo o no con las exigencias consignadas en el contrato de otorgamiento de la beca; es decir, una serie de documentos que deben enviar en fechas previa establecidas, mientras estn estudiando. Por lo tanto, al tener almacenados un montn de papeles en una bodega con todos los becarios existentes, la bsqueda de informacin se torna compleja y demanda una alta inversin de tiempo. A modo de ilustrar la situacin anterior, si un estudiante obtena una beca para estudiar en el extranjero, BECAS no necesariamente estaba en conocimiento de si el becario estaba en el pas donde realizaba el posgrado; es decir, el alumno poda seguir en Chile recibiendo el dinero correspondiente por el solo hecho de figurar como alumno regular en el pas donde se supone est becado. No existe un procedimiento para hacer seguimiento a los becarios de acuerdo al programa de estudio y financiamiento, que fuese factible para todos los casos. En ese contexto, todos los procesos relacionados con las becas a estudiantes, nacionales y extranjeros, representan tanto una preocupacin que demanda un esfuerzo no menor, como tambin una fuerte inversin en recursos para asegurar una adecuada atencin. Por este motivo, el departamento, encargado de administrar los beneficios otorgados

por BECAS, solicit el anlisis, diagnstico y rediseo de los procesos de postulacin, evaluacin y seguimiento de las distintas becas que esta unidad otorga. En el marco de este anlisis, se detectaron debilidades en los siguientes frentes: 1) 2) 3) 4) procesos (postulacin, evaluacin y seguimiento). infraestructura (sistemas y bases de datos). organizacin (dotacin y roles). estrategia (desarrollo de una visin comn y su posterior implantacin).

Como respuesta a las debilidades detectadas en el mbito de los procesos, se propuso la construccin de un sistema de informacin que permita interactuar con los becarios y, de esta manera, poder ejecutar seguimiento y control sobre las becas asignadas. El alcance del sistema comprende el apoyo del proceso desde que el becario firma el contrato hasta que se confecciona un listado de alumnos a quienes se autoriza ejecutar el pago de la beca.

3. Objetivo general del proyecto

Disear, desarrollar e implementar un sistema de seguimiento administrativo y acadmico de becarios, que permita obtener informacin respecto del cumplimiento de los compromisos adquiridos por el becario y sus cambios de estatus para apoyar la operacin interna.

4. Objetivos especficos
Para cumplir el objetivo general, se debe: permitir la entrega en lnea de documentos. mantener un historial de la relacin con el becario. mantener datos actualizados de cada becario. canalizar las peticiones de certificados, permisos, etc. monitorear el desempeo de los becarios en sus respectivos programas. generar un listado fiable de becarios que cumplen con las exigencias estipuladas por contrato.

5. Metodologa de desarrollo del sistema

Para realizar los objetivos propuestos, se trabaj en base a la siguiente metodologa: 1) 2) 3) 4) 5) 6) levantamiento de procesos y requerimientos. diseo detallado de los procesos a apoyar. diseo del modelo de datos. diseo computacional de los diferentes mdulos asociados al sistema. desarrollo e implantacin de la solucin. documentacin de los diseos y desarrollos realizados.

6. Levantamiento de requerimientos
Previo a la construccin de un sistema informtico, se debe realizar un levantamiento de requerimientos funcionales; es decir, cules sern las necesidades de informacin y de procesos de las que se har cargo el sistema. Para lograr lo anterior, hay que considerar que mientras ms precisos y especificados estn los requerimientos, mejor ser el modelamiento del sistema y su posterior programacin en algn lenguaje a determinar.

7. Sistema bien definido

Objetivo general Monitorear el correcto cumplimiento de los requisitos que deben cumplir los becarios para mantener los beneficios otorgados por la beca respectiva. Objetivos especficos Solicitar documentos especficos relacionados con cada beca. Verificar que los becarios sean alumnos regulares de sus respectivos programas. Entregar un listado de becarios autorizados para recibir el pago de su beca; es decir, listar quines cumplen con lo estipulado por contrato. Permitir la explotacin de los datos entregados por los becarios. Establecer una serie de mecanismos de alarma temprana que permita informar a los funcionarios de BECAS acerca de la falta de alguna documentacin de los becarios.

Medio Medio ambiente Est compuesto por: Becarios regulares, jefes de programas de posgrado, proceso de postulacin, tutores, direccin del departamento de becas de BECAS, proceso de ejecucin presupuestaria, rea de operaciones del departamento de becas de BECAS y el departamento jurdico de BECAS. Componentes Las componentes estn dadas por: becarios, jefe de programa, jefe de Unidad de Atencin a Becarios, integrantes de la Unidad de Atencin a Becarios (UAB), auditores pertenecientes al rea de Operaciones y ejecutor de presupuesto. Interrelaciones 1) El becario firma el contrato. 2) La Unidad de Atencin a Becarios (UAB) recibe antecedentes desde el proceso de postulacin y construye una carpeta con sus antecedentes. Dicha carpeta contiene documentos como: el formulario de postulacin, la evaluacin de dicha postulacin, currculum vitae al momento de postular a la beca y documentos relevantes del becario en el transcurso de la beca (notas, certificados, asistencia a congresos, etc.). 3) De acuerdo a cada beca, se asigna un calendario de hitos de control. Para el caso de becas nacionales, se le pide al jefe de programa que entregue informacin respecto del alumno. Para becas internacionales, el becario es el responsable de cumplir con dichos hitos. 4) La UAB verifica que se hayan entregado a tiempo los documentos exigidos por contrato para mantener la beca. En caso contrario, se pone en contacto con el becario para indagar en las razones de no-entrega. 5) El rea de Operaciones efecta una auditora sobre los documentos entregados por los becarios. 6) Se le entrega un listado de los becarios que han cumplido con los requisitos al encargado de la ejecucin presupuestaria, para que efecte el pago correspondiente a la beca. 7) Si ha habido alguna solicitud por parte del becario hacia la UAB, el jefe de la UAB asigna un responsable de cursar dicha solicitud.

8. Especificacin de requerimientos
Representan fundamentalmente las necesidades de informacin que tendrn los usuarios en su operacin diaria con el sistema. La metodologa utilizada para especificar estos requerimientos se bas en el modelamiento de los procesos de negocios involucrados, con consulta a los usuarios del sistema, quienes validaron su operacin. A partir de las necesidades de informacin detectadas, y considerando las condiciones-frontera impuestas al sistema, se identificaron 7 perfiles de usuarios, con sus respectivos privilegios de acceso a los datos de becarios. A continuacin se procedi a modelar los procesos de negocio utilizando la metodologa de Casos de Uso y el lenguaje de representacin UML. Lo anterior permite ir validando directamente, con los usuarios del sistema, las funcionalidades que se desean representar. Se detect la necesidad de considerar los siguientes perfiles de usuario: becario, jefe de programa, jefe Unidad de Atencin a Becarios, usuario Unidad de Atencin a Becarios, usuario Ejecucin Presupuestaria, auditora (usuario rea de Operaciones) y administrador. Cada perfil posee un nmero limitado de posibilidades de interaccin con el sistema. Las actividades que cada usuario puede realizar se observan en la Figura 1.

Becario

Jefe UAB

Usuario UAB

Jefe de programa

Ejecucin presupuestaria

Auditora

Administrador

Actualizar datos Asignacin responsables solicitudes

Consultas historial Entrega de antecedentes Obtener planilla de autorizados a pago Revisin estado de becarios

Mantenimiento

Entrega de documentos

Revisin de antecedentes

Cumplimiento de hitos Envo de mensaje Privilegios usuario UAB Envo de solicitudes Gestin solicitudes Comunicacin con BECAS Obtener planilla de pendientes Revisin documentos

Explotacin de datos

Ingreso de nuevos usuarios

Carga masiva de datos

Figura 1: usuarios del sistema

9. Manejo de datos e informacin

Representa el mtodo a travs del cual se adquieren y mantienen los datos, como tambin los procesos de negocios relacionados con la transformacin de estos en informacin relevante para los usuarios del sistema. Carga de datos: la carga principal de datos ocurre una vez al ao, con el ingreso de los nuevos becarios. Dicha carga se hace con una planilla generada por el sistema de postulacin, que debe ser cargada por el perfil administrador. Generacin de reportes: esto cabe dentro de la explotacin de los datos almacenados en el sistema. La consolidacin de informacin a partir de los datos debe ser efectuada mediante consultas directas a la base de datos hechas por el perfil administrador. Generacin de consultas: el sistema incluye consultas predefinidas para cada perfil de usuario, de acuerdo a los requerimientos de informacin de cada uno. Para requerimientos especficos de informacin, se debe efectuar la consulta respectiva de manera directa a la base de datos.
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10. Modelo de distribucin

El modelo conceptual de distribucin incluye las siguientes localizaciones:

Becario

Departamento de Formacin de RRHH y Becas de Postgrado - BECAS Jefe de programa

Figura 2: modelo conceptual de distribucin

Becario: Becario localizacin externa, el becario entrega documentos e informacin desde cualquier lugar con Internet. rograma: Jefe de programa localizacin externa que, al igual que el becario, entrega documentos e informacin desde cualquier lugar con Internet. osgrado: Departamento de formacin de RRHH y becas de posgrado localizacin fija, lugar donde ocurren todos los procesos restantes del seguimiento.

11. 11. Diagrama de casos de uso

La Figura 3 representa la situacin descrita para el proceso:

Figura 3: sistema de apoyo al seguimiento de becarios

12. Modelos de procesos de negocios

Diagrama de Contexto (Nivel 0)

Figura 4: diagrama de contexto

Inputs 1) Datos de la beca: nombre, descripcin, duracin. 2) Datos del programa de posgrado: nombre, descripcin, institucin, rea, duracin, etc. 3) Datos del becario: antecedentes personales, formacin acadmica, experiencia profesional, experiencia acadmica, distinciones y/o reconocimientos, produccin cientfica, etc. 4) Documentos de desempeo acadmico: carga acadmica, notas, certificado de alumno regular, informe acadmico, etc. 5) Informacin del contrato: fecha, documento del contrato, etc. 6) Registros en el historial: cualquier evento relacionado con el becario (resoluciones, cambios, etc.). 7) Solicitudes del becario.

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Outputs 1) Planilla de becarios autorizados a recibir el pago de su beca. 2) Planilla de becarios pendientes, que incluye a ex-becarios que no terminaron su programa. 3) Detalle del becario: historial, datos personales. 4) Certificado de becario regular y permisos (cuando el becario lo requiera). 5) Listado de solicitudes.

13. Modelo Conceptual

El modelo conceptual representa entidades y relaciones de datos que, posteriormente, se transformarn en tablas en la base de datos. Sirve para distinguir cuales son los datos que se almacenarn y, adems, comprender las relaciones entre las distintas entidades.

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Figura 5: modelo entidad relacin propuesto

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14. Implementacin del Sistema:

Ingreso de usuarios

BECAS

Figura 6: panel de ingreso

Para ingresar, el usuario debe contar con una contrasea y un Rut vlido. El tipo de usuario se determinar a partir de su Rut, por lo que, al entrar, el sistema le mostrar slo las opciones correspondientes a su tipo de usuario y privilegios asociados como tal. ecario Perfil becario

BECAS

Figura 7

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El perfil Becario puede: ver informacin respecto a sus becas; ver el estado de cumplimiento de sus hitos; solicitar certificados; generar otras solicitudes (suspensin, prrroga, etc.); y comunicarse con BECAS (sugerencia, reclamo, etc.). Cabe destacar que este perfil slo puede actualizar sus datos referentes a telfonos, direcciones y correos electrnicos. rograma Perfil jefe de programa

BECAS

Figura 8

El jefe de programa tiene como principal funcin entregar informacin respecto de los becarios nacionales. En ese contexto, l responde encuestas respecto de cada uno de los alumnos de su programa. Adems, puede ver sus encuestas anteriores y actualizar sus datos de contacto.

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Becarios Perfil Unidad de Atencin a Becarios

BECAS

Figura 9

El usuario de la Unidad de Atencin a Becarios es el encargado de cursar todas las solicitudes hechas a travs del sistema. Dichas solicitudes poseen un responsable asignado por el perfil jefe de Unidad de Atencin a Becarios. Por otra parte, tiene acceso al historial de todos los becarios y al listado de becas irregulares. De esta manera, puede gestionar la regularizacin de becarios, entregarles informacin respecto de su estado e ingresar nuevos usuarios al sistema.

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Becarios Perfil jefe Unidad Atencin a Becarios

BECAS

Figura 10

Este perfil es muy similar al del usuario de la Unidad de Atencin a Becarios, con una nica diferencia: puede asignar responsables a cada una de las solicitudes y, de esta manera, hacer un seguimiento de aquellas que no estn siendo cursadas a tiempo. auditor uditor Perfil auditor

BECAS

Figura 11

Este perfil tiene como principal funcin verificar la coherencia entre los documentos entregados y los documentos exigidos. El sistema autoriza automticamente el pago al becario, si este entrega toda la documentacin que exige su contrato. Sin embargo, se

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debe verificar que dichos documentos correspondan efectivamente a lo que se supone que son (ya que, por ejemplo, se podra subir un documento de contenido sin relacin con lo solicitado y el sistema lo aceptara). ejecucin resupuestaria Perfil ejecucin presupuestaria

BECAS

Figura 12

Este perfil ingresa al sistema con el fin de generar el listado de becarios que estn autorizados a pago.

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administrador dministrador Perfil administrador

BECAS

Figura 13

Este perfil posee privilegios para ejecutar mantenimiento de las distintas tablas que sustentan la operacin del sistema (becas, solicitudes, ciudades, instituciones, etc.). De esta manera, si se requiere agregar un nuevo tipo de beca, o bien un programa de posgrado, el administrador puede hacerlo sin necesidad de interactuar directamente con la base de datos.

15. Preguntas
1) Realice el modelamiento BPMN del nuevo sistema de seguimiento al becario. 2) Segn usted, cules cree que fueron las principales dificultades enfrentadas por el equipo a cargo de su desarrollo? 3) Mencione 2 ventajas para BECAS por tener como herramienta un sistema como el descrito, versus la situacin de no tenerlo. 4) Segn la situacin descrita, es necesario un sistema de informacin? 5) Qu mejorara usted del nuevo sistema de seguimiento al becario?

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