CURSO BASICO DE ARCHIVOS APAGN ASIGNATURA: DESCRIPCIN DOCUMENTAL PROFESORA: BEATRIZ MONTOYA VALENZUELA ALUMNA: CARMEN DEL PILAR

MAYTA ARRUNTEGUI

EL INVENTARIO

El inventario es el instrumento descriptivo que describe las unidades de archivamiento o documentales que conforman las series. El inventario es un instrumento primordial de la descripcin realizada por el archivero. Esta descripcin concreta habr de llevarse a cabo de acuerdo a unos criterios y normas establecidos por la Archivstica.

Comprender un fondo documental o una seccin de archivo, y contendr las series. La consideracin tradicional del inventario como simple relacin o listado no le haba atribuido ms que la primera finalidad, concebido el inventario como reflejo material de la organizacin de un fondo documental las funciones segundas prevalecen sobre la primera. Algunas definiciones sobre inventario son por ejemplo la de Aurelio Tanodi el inventario es una descripcin exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo o la de Antonia Heredia es el instrumento que describe todas las series documentales de cada fondo o seccin de archivo, guardando la relacin con su origen y remitiendo la localizacin al nmero de orden de las unidades de instalacin en el depsito. Existen clases de inventarios, aquellos que describen las unidades orgnicas de una seccin mayor indicando sus fechas extremas y la cantidad de unidades de conservacin que tienen por cada una de ellas llamado, otra clasificacin nos indica que por su finalidad se pueden tener: para remisin, es el que confecciona un remitente para adjuntar la documentacin que enva a un receptor. Para eliminacin, se confecciona para dar constancia de la documentacin que se destruye en un expurgo. Para un archivo ya 1

formado, da constancia de la documentacin existente en un archivo. Topogrfico, describe toda la documentacin de un archivo a partir de su ubicacin fsica expresada en la signatura topogrfica, (se sigue la numeracin de los anaqueles y estantes). En conclusin el inventario sirve para describir lo conciso y lo puntual, es el instrumento de descripcin que describe un fondo documental haciendo referencia su localizacin concreta.