DEPARTAMENTO DE COMUNICACIN SOCIAL Manual de procedimientos del departamento de Comunicacin Social del H. Ayuntamiento de Motul 2007-2010. I. Misin.

La Oficina de Comunicacin tiene como Misin la bsqueda de espacios y la produccin de estrategias de comunicacin que permitan a la comunidad conocer y valorar el quehacer del Ayuntamiento en todos sus campos de accin. II. Visin. Se proyecta en el mediano plazo como un rgano dotado de los recursos humanos, tecnolgicos y de infraestructura que le permitan cumplir de la manera ms ptima con sus objetivos, tanto hacia lo interno como a lo externo del Ayuntamiento. Contar con los mecanismos para divulgar ampliamente el quehacer del ayuntamiento en las diferentes reas, y direcciones a la vez con los instrumentos para relacionarse ms gil y estrechamente con los medios de comunicacin local y Estatal que puedan transmitir informacin del Ayuntamiento. III. Objetivo General. Desarrollar e implementar los procesos de comunicacin y divulgacin internos y externos que aseguren el flujo contino de informacin procedente de presidencia, regidores, directores, coordinadores, jefes de departamento, comisarios, y comunidad en general. Posicionar a esta oficina como una de las ms estratgicas en el que hacer del gobierno municipal, que se reconozca su utilidad e importancia. IV. Importancia Estratgica. La comunicacin es fundamental en el desarrollo de cualquier actividad humana, especialmente cuando esta es realizada con el apoyo de los diversos actores de la sociedad que da el soporte necesario para que dicha actividad prospere. Esto es muy importante en el caso de los procesos de trabajo y servicio publico, como lo es el Ayuntamiento. Al trabajar con fondos pblicos se tiene la obligacin de asegurar que todos sus procesos sean transparentes y que toda la informacin que de ellos emana est a disposicin tanto de sus funcionarios como de los tomadores de decisiones, entidades amigas y dems interesados, pero muy especialmente que sea del conocimiento del pueblo.

Manual de procedimientos del departamento de Comunicacin Social del H. Ayuntamiento de Motul 2007-2010.

AGENDA:

Objetivo: Con la finalidad de tener conocimiento general de las actividades, eventos o acciones importantes que realice el ayuntamiento, mediante sus direcciones, coordinaciones y jefes de departamento se deber informar al rea de comunicacin social para su conocimiento siguiendo el siguiente proceso.

1- Recepcin de avisos y solicitudes de eventos en los que se requiere la 2345participacin de la alcaldesa. Recepcin de avisos y solicitudes de eventos en los que se requiere la cobertura de comunicacin social. Solicitar informacin acerca de la actividad, especificar la naturaleza del evento, fecha, lugar y hora en la que se realizar, nombre y cargo del responsable, y/o de la persona asignada al evento. En caso de haber observaciones, tales como la presencia de la alcaldesa o algn otro funcionario, si es un evento municipal o regional, especificar, para tener una mejor visin acerca del evento. Actualizar todos los das la agenda y cortejar con la agenda de Presidencia.

PROCESO DE COBERTURA DE EVENTOS. Objetivo: Con la finalidad de apoyar en la difusin y transparencia de las actividades que se realicen en el ayuntamiento, comunicacin social deber tener conocimiento general de las actividades, eventos o acciones para poder realizar la cobertura correspondiente.

1- Acudir al evento de preferencia antes de que llegue la alcaldesa, realizar lista de 234invitados y ubicar el espacio donde estar la presidenta, ver el orden para saber en que momento intervendr. Tomar notas acerca de las actividades realizadas durante el evento. Tomar fotografas representativas que plasmen grficamente las actividades desarrolladas. Realizar el boletn de la actividad, esto puede estar bajo la responsabilidad del encargados del evento o el director del departamento, mismo que debern pasar al departamento de comunicacin para su revisin, correccin y envi a los medios de comunicacin va Internet. Las fotografas estarn en el banco de fotos, los responsables de cada evento podrn solicitarlas para su respaldo. Comunicacin social recepcionara o elaborar los boletines, para redactarlos como nota informativa y enviarlo a los medios de comunicacin en formato Word y fotografas en formato jpg.

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7- El boletn y fotografas debern enviarse a la adnistradora de la pgina Web del 8ayuntamiento, para su publicacin digital. Dependendiendo del evento, se convocar a los medios de comunicacin.

AVICERO Objetivo: Ser un espacio para avisar a la comunidad Con la finalidad de apoyar en la difusin y transparencia de las actividades que se realicen en el ayuntamiento, comunicacin social deber tener conocimiento general de las actividades, eventos o acciones para poder realizar la cobertura correspondiente.

1- Recepcin de avisos y anuncios impresos tanto de las direcciones del 234Ayuntamiento como de dependencias e empresas externas. Colocar anuncios de forma oportuna (apenas sean recibidos) Fijar firmemente el anuncio o aviso Revisar anuncios y avisos obsoletos, para tener ms espacio para anuncios nuevos y evitar confusiones. PAGINA WEB

1- Hacer Boletn informativo y enviarlo al departamento de informtica

suba a la pgina. RUEDAS DE PRENSA

para que

1- Recepcin de oficio dirigido a la alcaldesa 2- Dicho oficio debe contener el objetivo de la rueda de prensa, los puntos a tratar,
el lugar, hora y fecha; as como toda la informacin que se considere relevante. 3- Convocar a los medios de comunicacin, dependiendo del objetivo y de las especificaciones de la direccin (Por esto, diario de Yucatn o la Voz de Motul) 4- Acudir a la rueda de prensa de forma puntual. 5- Explicar el motivo de la convocacin y los puntos a tratar. 6- Inicio de la rueda de prensa, y desarrollo del programa por parte del director del departamento 7- Sesin de preguntas y respuestas 8- Conclusin de la rueda de prensa 9- En caso de que los medios soliciten algn tipo de informacin proporcionarla. 10Monitoreo de los medios VOCEO

1- Solicitud dirigida a la alcaldesa para su autorizacin 2- Dicha solicitud deber tener claro el mensaje, lugar, das y sector(es)
donde se emitir, as como horas que tardar el voceo

3- Autorizacin de la alcaldesa 4- Grabar el spot o anuncio 5- Entregar y dar nota del voceo
COORDINACIN CON MEDIOS DE COMUNICACIN SOCIAL.

1- Directorio actualizado de todos los corresponsales de los medios de 2comunicacin locales. Avisar eventos mediante: Invitaciones escritas Agenda electrnica, Mensajes por celular llamadas telefnicas. En dicho aviso proporcionar informacin acerca del evento tal como la fecha, el lugar, la hora, el objetivo y responsable directo. Confirmar asistencia de los medios. Proporcionar informacin que sea solicitada despus del desarrollo del evento.

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CONDUCCIN DE EVENTOS.

1- Solicitud dirigida a la alcaldesa, la cual debe contener el objetivo del 23456789evento, la fecha, el lugar, la hora. Determinar la disponibilidad y agendar Recabar los datos acerca de los asistentes, la mesa de presidium e invitados. Preparar el programa de actividades. Redactar el desarrollo del evento Acudir al evento de forma puntual (15 minutos antes del evento) Verificar la asistencia y los integrantes del presidium. Desarrollo del evento. Archivar programa del evento por cualquier duda o para sacar informacin referente al evento.

PLANEACIN Y DESARROLLO DE EVENTOS DE PRESIDENCIA Y COMUNICACIN SOCIAL.

1- Solicitud dirigida a la alcaldesa, la cual debe contener el objetivo del 23456evento, la fecha, el lugar, la hora. Coordinacin con director o rea del Ayuntamiento responsable del evento. De acuerdo a la fecha fijada, la hora y el lugar, avisar a los medios de comunicacin. Determinar si requieren de maestro de ceremonias, en caso de que se requiera realizar el proceso de conduccin de eventos. Redactar discursos, de la alcaldesa y otros solicitantes. Recordar que soliciten el mobiliario a utilizar: Sillas Manteles Presidium Mesas Sonido (grande o chico dependiendo del evento) Micrfonos. Pantallas(en caso de ser necesario) Proyectores Mamparas Llegar una hora antes del inicio del evento segn el programa Coordinar: Distribucin de sillas Distribucin de mesas Lugar en el que se colocar el presidium Colocacin del podium Distribucin de pantallas, proyectores Lugar en el que se colocar el sonido y los micrfonos Realizar pruebas de sonido Distribucin de invitados de presidium 9- Desarrollo del programa 10Cobertura del evento. 11Finalizacin del evento MONITOREO DE MEDIOS Revisar las publicaciones de medios electrnicos e impresos y en la medida de lo posible realizar un archivo con toda esta informacin.

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