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UIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA INGENIERIA INDUSTRIAL TCNICAS DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL MAYO DE 2011 PEREIRA
NOMBRE DE LA EMPRESA COMPAA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1000
1.
NOMBRE DEL PROCESO: PLANEACIN AREA TITULAR: rea Administrativa OBJETIVOS: Crear planes estratgicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compaa para el logro de las metas establecidas
1.4 1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Planes estratgicos aplicados para el logro de las metas establecidas. LIMITES PUNTO INICIAL: Direccionamiento Estratgico
FORMATOS O IMPRESOS: Resumen ejecutivo, Formato de formulacin de proyectos VALOR AGREGADO: Creacin de proyectos innovadores para lograr el xito de la compaa RIESGOS: Fracaso de los proyectos formulados CONTROLES EJERCIDOS: Revisin previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a la compaa, medidor de riesgos
1.10
NOMBRE DE LA EMPRESA
Cdigo:
Administrador
Papelera
Presupuesto
Medios electrnicos
Equipo de apoyo
Equipo tcnico
3.
No. orden
Procedimiento
rea responsable
Responsable
Tiempo Estimado
Usuarios
1 2 3 4
720 horas 720 horas 720 horas 1440 horas 4320 horas
Administracin
Administrador
1440 horas
Interno
4.
SI
Direccionamiento Estratgico Departamento de Planeacin
5
NO
Desea empresa un
la tener futuro
SI Futuro Organizacional
Departamento de Planeacin
organizacional?
NO
SI
Optimizar procesos Departamento de Planeacin
NO
1
5.
Hay ampliar
que los
SI
Ampliacin de mercados
Departamento de Planeacin
mercados?
NO
SI
Liderazgo en el mercado
Departamento de Planeacin
NO
SI
Departamento de Planeacin
Fin
Pgina
basndose en las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la organizacin, determinando sus estrategias operativas con el nico objetivo de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los clientes y accionistas.
2.4
RESULTADOS ESPERADOS: Con la orientacin asignada suplir las necesidades de los clientes y accionistas.
2.5
2.6 2.7
FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulacin de proyectos, Matriz DOFA RIESGOS: Fracaso de proyectos, error en redaccin de la misin, visin u objetivos organizacionales, Error en anlisis externo e interno de la organizacin, Error de seleccin e implementacin de estrategias de la organizacin.
2.8
CONTROLES EJERCIDOS: Revisin adecuada de la misin, visin y objetivos de la empresa, Supervisin de la seleccin e implementacin de las estrategias por alguien que tenga experiencia en el campo, Supervisin y control de los anlisis realizados dentro y fuera de la organizacin. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2520 20
2.9
OBSERVACIONES
No.
Actividad
Responsable
rea
Tiempo
Frecuencia D S M O X
Definicin de la misin
Administrador
Administracin
40 min
Definicin de la visin
Administrador
Administracin
40 min X
Administrador
Administracin
40 min
Anlisis Interno: Las capacidades 5 competitivas, las fortalezas y las debilidades internas
Administrador
Administracin
168 H
Administrador
Administracin
1H
Seleccin de estrategias
Administrador
Administracin
4H X
Implementacin estrategia
Administrador
Administracin
1440 H X
Administrador
Administracin
720 H
Pgina
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Futuro Organizacional 3.2 RESPONSABLE: Administrador 3.3 OBJETIVO: Alcanzar la visin propuesta por la organizacin mediante las estrategias seleccionadas, el
emprendimiento, xito e innovacin de sus productos.
3.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea ms gil, siempre dispuesta a los cambios.
3.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulacin de proyectos 3.7 RIESGOS: Fracaso de las estrategias seleccionadas 3.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin constante de las estrategias seleccionadas para el control de
stas midiendo los riesgos y oportunidades que van surgiendo.
OBSERVACIONES
No.
Actividad
Responsable
rea
Tiempo
Frecuencia D S M O x
Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea ms gil, siempre dispuesta a los cambios. Administrador Administracin
720 H
x Formacin de personal de la 2 organizacin mediante capacitaciones para crear un equipo eficiente. Administrador Administracin 1440 H
Administracin
4320 H
Administrador
Administracin
48 H
Pgina
4.1
4.2
4.3
OBJETIVO: Aplicar las metodologas de optimizacin, las metodologas de ingeniera de software y las consultoras de mejora, para lograr que los procesos sean ms efectivos.
4.4
4.5
LIMITES
PUNTO FINAL: Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecucin del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.
4.6 4.7
FORMATOS O IMPRESOS: Formato de consultora, formato de formulacin de proyectos. RIESGOS: Fracaso a la aplicacin de las metodologas seleccionadas ocasionando prdidas y poco credibilidad en los procesos internos.
4.8
CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin e implementacin de una consultora con reconocimiento que implementen sistemas que ayuden a la organizacin a optimizar los procesos.
4.9
OBSERVACIONES
No.
Actividad
Responsable
rea
Tiempo
Frecuencia D S M O
Identificacin de los procesos que se quieren optimizar. Identicacin de los factores internos y externos que afectan la decisin de optimizar un proceso, con el dueo del proceso y dueos de tareas y reas especficas dentro de la empresa. Identificacin de la variable que se quiere mejorar dentro de un proceso: tiempo, costo o calidad. Aplicacin de reingeniera, buenas prcticas o rediseo del proceso.
Jefe de procesos
Administracin
5H
Jefe de procesos
Administracin
2160 H
Definicin de medidas de rendimiento del nuevo proceso y monitoreo de ste. Jefe de procesos Ejecutar el cambio del proceso con el dueo del proceso y reas transversales afectadas. Ejecutar el conocimiento generado y actualizado en la organizacin a partir de los cambios realizados al proceso optimizado.
X Administracin 720 H
720 H
Valorar el nuevo proceso e identifique Jefe de procesos si la ejecucin del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.
240 H
Pgina
5.2
5.3
OBJETIVO: Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansin de la organizacin dentro del mercado.
5.4
RESULTADOS ESPERADOS: Expansin de la organizacin dentro del mercado mediante la implementacin de estrategias de marketing.
5.5
LIMITES
5.6
5.7
5.8
5.9
OBSERVACIONES
No.
Actividad
Responsable
rea
Tiempo
Frecuencia D S M O X
Jefe de mercados
Administracin
720 H
Jefe de mercados
Administracin
720 H
Diversificacin
Jefe de mercados
Administracin
720 H
Jefe de mercados
Administracin
720 H
Administracin
720 H
Administracin
720 H X
Pgina
6.2
6.3
OBJETIVO: Seleccionar estrategias que permitan que la organizacin sea lder en el mercado.
6.4
RESULTADOS ESPERADOS: Reconocimiento interno y externo de la organizacin mediante la aplicacin de las estrategias seleccionadas.
6.5
LIMITES
PUNTO FINAL: Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a travs de la calidad o de la reputacin que se le asigna mediante tu uso.
6.6
6.7
6.8
6.9
OBSERVACIONES
No.
Actividad
Responsable
rea
Tiempo
Frecuencia D S M O
Jefe de mercados
Administracin
720 H
Jefe de mercados
Administracin 720 H
Jefe de mercados
Administracin 720 H
Expansin de la organizacin desde su estructura y tamao. Vinculacin de la marca con la expectativa cambiante de los clientes
Jefe de mercados
Administracin 720 H
Jefe de mercados
Administracin 720 H
Lograr una alta reputacin y estabilidad de la marca y la organizacin dentro del mercado
Jefe de mercados
Administracin
720 H
Jefe de mercados
Administracin
720 H
Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a travs de la calidad o de la reputacin que se le asigna mediante tu uso.
Jefe de mercados
Administracin
720 H
Pgina
7.2
RESPONSABLE: Administrador
7.3
OBJETIVO: Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros para motivar al personal a trabajar en un entorno cambiante.
7.4
7.5
LIMITES
7.6
7.7
7.8
CONTROLES EJERCIDOS: Motivar al personal las ventajas que tiene el trabajar en un entorno diferente, implementando cosas nuevas e incentivndolos a transformar junto con ellos a la organizacin encaminada al xito.
7.9
OBSERVACIONES
No.
Actividad
Responsable
rea
Tiempo
Frecuencia D S M O
Administrador
Administracin
720 H
X 2 Capacitacin del personal a usar nuevas herramientas implementadas en la organizacin. X 3 Motivacin del personal a transformar sus trabajos con nuevas herramientas. Administracin 4 Innovacin de productos y estrategias Administrador 720 H X Administrador Administracin 720 H Administrador Administracin 720 H
Evaluacin de resultados
Administrador
Administracin
720 H
NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
1. 2. 3. 4. 5.
Pgina
DENOMINACIN DEL CARGO: Administrador REA: Administracin CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de procesos, jefe de mercados. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0
II. OBJETIVO Crear planes estratgicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compaa para el logro de las metas establecidas, Definir la orientacin de los productos y servicios que brinda la empresa al mercado basndose en las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la organizacin, determinando sus estrategias operativas con el nico objetivo de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los clientes y accionistas, Alcanzar la visin propuesta por la organizacin mediante las estrategias seleccionadas, el emprendimiento, xito e innovacin de sus productos, Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros para motivar al personal a trabajar en un entorno cambiante. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Anlisis Externo: Las condiciones de la industria y la competencia Anlisis Interno: Las capacidades competitivas, las fortalezas y las debilidades internas Creacin de la Matriz DOFA. Seleccin de estrategias Implementacin estrategia Anlisis y evaluacin de resultados Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea ms gil, siempre dispuesta a los cambios. Motivacin del personal de la organizacin a trabajar por la organizacin Formacin de personal de la organizacin mediante capacitaciones para crear un equipo eficiente. xito y reconocimiento de la empresa mediante la aplicacin de las estrategias seleccionadas. Planes para el Resultado estratgicos logro de aplicados las metas Futuro Organizacional Procedimientos que involucra Direccionamiento Estratgico
establecidas.
Capacitacin
del
personal
usar
Cursos de administracin, ser graduado en educacin bsica y media, EDUCACIN profesional en ingeniera industrial, economa y finanzas o
2.
HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin
RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin
NIVEL REQUERIDO
V. RESPONSABILIDADES
Encargado de la supervisin de los movimientos de la empresa. Preparacin de informes mensuales y anuales. Manejo de sistemas de informacin Manejo del presupuesto de la organizacin.
VI. ENTORNO DEL CARGO 1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
FRECUENCIA Semanal
2.
PARA QU Supervisar el manejo de la materia prima Supervisar y direccionar el manejo de marketing de la organizacin
NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO DENOMINACIN DEL CARGO: Jefe de procesos 7. REA: Administracin 8. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador 9. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de procesos 10. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0
6.
Pgina
II. OBJETIVO Aplicar las metodologas de optimizacin, las metodologas de ingeniera de software y las consultoras de mejora, para lograr que los procesos sean ms efectivos. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades
Identificacin de los procesos que se quieren optimizar. Identicacin de los factores internos y externos que afectan la decisin de
optimizar un proceso, con el dueo del proceso y dueos de tareas y reas especficas dentro de la empresa.
Identificacin de la variable que se quiere mejorar dentro de un proceso: tiempo, costo o calidad.
Ejecutar el cambio del proceso con el dueo del proceso y reas transversales afectadas.
Ejecutar
el
conocimiento
generado
Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecucin del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.
EDUCACIN EXPERIENCIA
Graduado de educacin bsica y media. Profesional en ingeniera industrial o ingeniera de procesos. Mnimo 2 de aos trabajando en el rea de procesos y procedimientos de una organizacin.
4.
HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin
RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin
NIVEL REQUERIDO
V. RESPONSABILIDADES
Encargado de la parte de procesos y gestin de calidad. Preparacin de informes mensuales y anuales. Manejo de sistemas de informacin Reparticin equivalente de las materias primas, insumos, entre otros.
VI. ENTORNO DEL CARGO 3. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
FRECUENCIA Diario
4.
CON QUIEN
FRECUENCIA
Administrador
Semanal
NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
11. DENOMINACIN DEL CARGO: Jefe de Mercados 12. REA: Administracin 13. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador 14. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de mercados 15. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0
Pgina
II. OBJETIVO Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansin de la organizacin dentro del mercado, Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansin de la organizacin dentro del mercado. Actividades
Creacin de estrategias de penetracin dentro del mercado
III. FUNCIONES DEL CARGO Resultado Expansin de la organizacin dentro del mercado mediante la implementacin de estrategias de marketing.
Liderazgo en el mercado
Diversificacin Creacin de estrategias de competencia y estrategias de ampliacin de mercados Determinacin de las estrategias seleccionadas Determinacin de los objetivos de comercializacin Seleccionar personal con liderazgo en costos Inculcar la diferenciacin de los productos de la organizacin a los clientes. Segmentar el mercado a los que est dirigido la organizacin Expansin de la organizacin desde su estructura y tamao. Vinculacin de la marca con la expectativa cambiante de los clientes Lograr una alta reputacin y estabilidad de la marca y la organizacin dentro del mercado Creacin de estrategias innovadoras a la organizacin para mantenerla en el xito y reconocimiento.
Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a travs de la calidad o de la reputacin que se le asigna mediante tu uso.
Ser graduado de educacin bsica y media, cursos de publicidad y EDUCACIN marketing, profesional en ingeniera industrial con experiencia en mercadeo, profesional de publicidad y mercadeo. EXPERIENCIA Mnimo 1 ao trabajando en trabajos de publicidad y marketing.
6.
HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin
RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin
V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO Encargado de la publicidad y marketing de la organizacin Preparacin de informes mensuales y anuales. Manejo de sistemas de informacin Manejo del presupuesto para la publicidad e imagen de la empresa. VI. ENTORNO DEL CARGO 5. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN
FRECUENCIA
Clientes
lograr que los clientes se sientan atrados por los productos de la empresa.
Diario
6.
CON QUIEN
FRECUENCIA
Administrador
Semanal
NOMBRE DE LA EMPRESA COMPAA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo:
1.
1.10
1.11
1.12
OBJETIVOS: Dar una fijacin mental al consumidor para tener conformidad con los productos o
servicios y as satisfacer sus necesidades y obtener beneficios para todos los miembros de la organizacin.
1.13 RESULTADOS ESPERADOS: Satisfaccin de los clientes a sus necesidades y beneficios para la organizacin.
1.14
LIMITES
1.15 1.16
PUNTO INICIAL: Control de calidad de la materia prima. PUNTO FINAL: Prevencin y control del medio ambiente.
1.17
FORMATOS O IMPRESOS:
1.18
VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte y honestidad con el manejo de la calidad en los productos.
1.19
1.20
CONTROLES EJERCIDOS: Prevencin, control y supervisin de todos los procesos de calidad en la organizacin. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2016
1.21
NOMBRE DE LA EMPRESA
Cdigo:
Jefe de calidad
Materia Prima
Planeacin de sistemas de calidad en los procesos y productos. Calidad en los procesos de la Implementacin de la calidad en la organizacin. Satisfaccin de los clientes internos y externos mediante procesos de calidad.
Maquinaria
Papelera
organizacin
Tecnologa
6.
No. orden
Procedimiento
rea responsable
Responsable
Tiempo Estimado
Usuarios
Produccin
720 horas
Interno
192 horas 2 Inspeccionar la calidad de los productos. Prevencin y control de la seguridad del personal y de los procesos 4 Prevencin en los riesgos asociados con las actividades de la compaa. Administrador Administracin 192 horas Administracin Administrador Produccin Jefe de control de calidad 192 horas
Interno
Interno
Interno
Administracin
Administrador
720 horas
Interno
7.
SI
Departamento de Produccin
NO
SI
NO
Hay que hacer prevencin y control de la seguridad del personal y de los procesos?
SI
Departamento de Administracin
NO
1
Hay
que
hacer de los
Prevencin de los
prevencin riesgos
SI
Departamento de Administracin
asociados
NO
SI
Departamento de Administracin
Fin
Pgina
2.2
2.3
OBJETIVO: Cumplir con los estndares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se sientan satisfechos con los productos.
2.4
2.5
LIMITES
2.6
2.7
PUNTO FINAL: Proceso de transformacin de la materia prima con los nuevos estndares de calidad
2.8
2.9
RIESGOS: Fracaso en la implementacin de los nuevos estndares de calidad a la transformacin de la materia prima
2.10
2.11
OBSERVACIONES
No. 1
rea Produccin
Tiempo 40 min
Frecuencia D S M O X
Produccin
40 min
Revisin y aplicacin de higiene y seguridad en el proceso de transformacin de la materia prima. Jefe de control de calidad
Produccin
160 H X
160 H 4 Mantenimiento e insumos de calidad Jefe de control de calidad 5 Revisin de maquinaria Jefe de control de calidad 6 Manutencin continua de maquinas y herramientas Jefe de control de calidad 720 H 7 Control contino del sistema. Jefe de control de calidad 8 Cumplimiento de las asignaciones del personal. Implementacin de nuevos estndares de calidad. Proceso de transformacin de la materia prima con los nuevos estndares de calidad. Jefe de control de calidad Jefe de control de calidad Jefe de control de calidad Produccin Produccin 720 H 720 H X 720 H X Produccin Produccin 720 H X X X Produccin Produccin 4H Produccin X
10
Pgina
3.
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inspeccionar la calidad de los productos. 3.2 RESPONSABLE: Jefe de control de calidad 3.3 OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios durante la inspeccin de Materia Prima e Insumos. 3.4 RESULTADOS ESPERADOS: Obtener una lista de los pasos necesarios para la inspeccin de las
materias primas, para de esta forma, lograr y tener un proceso ordenado.
3.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Observar cdigo de las materias primas.
3.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de calidad, formato de cdigo de las materias primas. 3.7 RIESGOS: Error al disear una lista de pasos coherentes y especificados para la inspeccin de los
productos de calidad.
3.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin diaria de los pasos especificados para la inspeccin y/o
verificacin de los productos de calidad.
OBSERVACIONES
No. 1
rea Produccin
Tiempo 20 min
Frecuencia D S M O x
Produccin
1H
Produccin
1H
x Realizar una y dos inspecciones de 4 la materia prima Jefe de control de calidad Produccin 4H
Produccin
2H x
Produccin
10 min
Produccin
1H
Produccin
1H
Cdigo:
4.2
RESPONSABLE: Administrador
4.3
OBJETIVO: Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la organizacin.
4.4
RESULTADOS ESPERADOS: Altos niveles de seguridad y control para el personal y los procesos.
4.5
LIMITES
4.6
4.7
RIESGOS: Fallo en los niveles de seguridad hacia el personal y los procesos, riesgos altos tanto para el personal de la empresa como para los procesos de la organizacin.
4.8
CONTROLES EJERCIDOS: Control alto en el tema de la seguridad dentro de la organizacin TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 758
4.9
OBSERVACIONES
No.
Actividad
Responsable
rea
Tiempo
Frecuencia D S M O X
Diagnstico 1
del
proceso
de
Administrador
Administracin
2H
Administrador
Administracin
2H
Administrador
Administracin
2H
Administrador
Administracin
3H
Administrador
Administracin
5H 4H
X X
situacin
actual
en
Administrador
Administracin
Seguridad y salud en el trabajo Administrador 7 Realizacin del estudio de seguridad al nivel de puesto de trabajo y a nivel de los procesos. 8 Implementacin de estndares de alta seguridad para toda la organizacin. Administrador Administracin 720 H X Administracin 20 H X
Pgina
5
5.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevencin de los riesgos asociados con las actividades de la compaa.
5.2
RESPONSABLE: Administrador
5.3
OBJETIVO: Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daos en la empresa, para evitar prdidas, derroche y recursos que estn fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las actividades de servicios o productivas de la empresa
5.4 5.5 RESULTADOS ESPERADOS: Implementacin de un sistema para la prevencin de riesgos de la organizacin evitando prdidas para sta.
5.6
LIMITES
5.7
5.8
5.9
CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin para la aplicacin del sistema. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 30685
5.10
OBSERVACIONES
10
No.
Actividad
Responsable
rea
Tiempo
Frecuencia D S M O
Administrador
Administracin
720 H
Inspecciones de seguridad
Administrador
Administracin
720 H
X X
Observaciones de seguridad 3 Contactos personales o grupales 4 Charlas diarias de cinco minutos 5 Charla integral semanal Administrador Administrador Administrador
Administracin
720 H
Administracin
20 H
X
Administracin 5 min
X
Administracin 168 H
6 Investigacin de accidentes 7
Pgina
6.2
RESPONSABLE: Administrador
6.3
OBJETIVO: Aplicar estrategias para la proteccin del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento de la legislacin y la implementacin de tecnologas ms limpias, que han permitido lograr la reduccin de los impactos ambientales por medio de la prevencin de la contaminacin, apoyados en el mejoramiento continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros.
6.4
RESULTADOS ESPERADOS: Proteccin del medio ambiente mediante la aplicacin de estrategias establecidas por la organizacin.
6.5
LIMITES
PUNTO INICIAL: Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopcin de buenas prcticas en el lavado de equipos y control en los procesos.
PUNTO FINAL: Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Poltica de Calidad Integrada. 6.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos.
6.7
RIESGOS: Fracaso en la implementacin de las estrategias para la proteccin del medio ambiente.
6.8
CONTROLES EJERCIDOS: Estudios sobre las estrategias ms adecuadas a implementar para el cuidado del medio ambiente. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3600
6.9
OBSERVACIONES
11
No. 1
Actividad Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopcin de buenas prcticas en el lavado de equipos y control en los procesos. Ahorro y uso eficiente de energa, buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los consumos de energa trmica y elctrica.
Responsable Administrador
rea Administracin
Tiempo 720 H
Frecuencia D S M O
Administrador
Administracin
720 H
Manejo integral de residuos, mediante la separacin de residuos en la fuente, el control en actividades de limpieza y desinfeccin, y los controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y disminuir su generacin. Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y concentracin de los contaminantes mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales. Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Poltica de Calidad Integrada.
Administrador
Administracin
720 H
Administrador
Administracin
720 H
X
720 H Administrador Administracin
NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
16. DENOMINACIN DEL CARGO: Jefe de calidad 17. REA: Calidad 18. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General, Administrador 19. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de calidad 20. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0
Pgina
II. OBJETIVO Cumplir con los estndares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se sientan satisfechos con los productos y Establecer los pasos necesarios durante la inspeccin de Materia Prima e Insumos. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Recepcin de la materia prima Revisin y control de la materia prima Revisin y aplicacin de higiene y seguridad en el proceso de transformacin de la materia prima. Mantenimiento e insumos de calidad Revisin de maquinaria Manutencin continua de maquinas y herramientas Control contino del sistema. Cumplimiento de las asignaciones del personal. Implementacin de nuevos estndares de calidad. Proceso de transformacin de la materia prima con los nuevos estndares de calidad. Observar primas. cdigo de las materias Resultado Clientes satisfechos gracias a la calidad de los productos. Procedimientos que involucra Control de calidad de materias primas
Inspeccionar la calidad de los productos Obtener una lista de los pasos necesarios para la inspeccin de las materias primas, para de esta
Recepcionar Orden de Compra, Gua y/o Factura. Verificar conformidad de Orden de Compra con Gua o Factura. Realizar una y dos inspecciones de la
materia prima Quitar las materias prima daadas verificadas anteriormente. Solicitar informacin de los productos que se despachara al encargado de seccin de acabado. Determinar en tabla de muestreo el tamao de la muestra. Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.
Graduado de educacin bsica y media. Profesional en ingeniera EDUCACIN industrial, ingeniera de alimentos o administracin de empresas. Especializacin en gestin de calidad. EXPERIENCIA Mnimo 4 aos trabajando en procesos de calidad.
8.
HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin
RASGOS DE PERSONALIDAD
Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin x x x x x x
x x
NIVEL REQUERIDO
V. RESPONSABILIDADES
Alto, tiene todo el manejo de procesos de calidad de los procesos. Medio, debe presentar informes. Baja, solo es responsable de los equipos de su oficina Alta, es responsable del presupuesto que se le d para su rea.
VI. ENTORNO DEL CARGO 7. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
FRECUENCIA Quincenal
8.
FRECUENCIA Mensual
NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
21. DENOMINACIN DEL CARGO: Administrador 22. REA: Administracin 23. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General 24. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de calidad 25. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0
Pgina
II. OBJETIVO Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la organizacin, Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daos en la empresa, para evitar prdidas, derroche y recursos que estn fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las actividades de servicios o productivas de la empresa, Aplicar estrategias para la proteccin del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento de la legislacin y la implementacin de tecnologas ms limpias, que han permitido lograr la reduccin de los impactos ambientales por medio de la prevencin de la contaminacin, apoyados en el mejoramiento continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Diagnstico del proceso de Inspecciones de seguridad Resultado Reunin mensual de anlisis Procedimientos que involucra Altos niveles de seguridad y control para el personal y los procesos.
Observaciones de seguridad
la
organizacin
evitando
prdidas para sta. Charlas diarias de cinco minutos de la accin Charla integral semanal personal y de los
Planificacin preventiva
estrategias establecidas por la Control procesos de Investigacin de accidentes Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopcin de buenas prcticas en el lavado de equipos y control en los procesos. Ahorro y uso eficiente de energa, buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los consumos de energa trmica y elctrica. organizacin.
Diagnstico empresarial
de
la
Realizacin
del
estudio
de
seguridad al nivel de puesto de trabajo y a nivel de los procesos. Manejo integral de residuos, mediante la
organizacin.
separacin de residuos en la fuente, el control en actividades de limpieza y desinfeccin, y los controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y disminuir su generacin. Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y concentracin de los contaminantes mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales. Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Poltica de Calidad Integrada.
EDUCACIN EXPERIENCIA
Graduado de educacin bsica y media. Profesional en ingeniera industrial, o administracin de empresas. Mnimo 4 aos trabajando en reas de administracin.
HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin
RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades
Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin
x x x x x x
NIVEL REQUERIDO
V. RESPONSABILIDADES
Alto, manejo de nmeros. Alto, debe presentar informes al gerente general Alto Alta, es responsable del presupuesto de la organizacin.
VI. ENTORNO DEL CARGO 9. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN
FRECUENCIA
Bancos
Semanal
FRECUENCIA Mensual
NOMBRE DE LA EMPRESA COMPAA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo:
1.
1.1
1.2 1.3
OBJETIVOS: Facilitar la sinergia elemental por el cual se satisface la necesidad de recibir de los trabajadores, abarcando el aspecto econmico y emocional o motivacional. Adems de eso, promover espacios de intercambio e interaccin con otras personas, logrando un equilibrio en las relaciones internas y los aportes de cada quin y responder a la necesidad de participacin de cada trabajador hacia los proyectos.
1.4
RESULTADOS ESPERADOS: Creacin de una dinmica de progreso gracias al compromiso de la persona con el xito de la organizacin.
1.5
LIMITES
1.6
1.7
VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte, honestidad y compromiso con la responsabilidad social empresarial.
1.8
1.9
CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin y orden de informe y proyectos de responsabilidad social que la organizacin debe y tiene que cumplir.
1.10
1.11
NOMBRE DE LA EMPRESA
Cdigo:
Administrador
Sustentabilidad de la organizacin Papelera Procesos de retroalimentacin a nivel interno Gestionamiento responsable de la Tecnologa organizacin Fomentacin de la evaluacin de la organizacin. Fomentacin del ahorro y preocupacin por la educacin en sistemas de control y manejo del presupuesto y de inversiones.
Medios electrnicos
8.
No. orden
Procedimiento
rea responsable
Responsable
Tiempo Estimado
Usuarios
Gestin 1
social
con
los Administracin
Administrador
10 horas
Interno y externo
colaboradores y sus familias Interno y externo Gestin social con la comunidad Realizar informe ambiental Administracin Administracin Administrador Administrador 20 horas 2 horas Interno y externo
2 3
9.
Hay que hacer gestin social con los colaboradores y sus familias?
SI
Departamento de Administracin
NO
SI
Departamento de Administracin
NO SI
Departamento de Administracin
Fin
Pgina
13
No. 1 2
Tiempo D 5H 2H X
Frecuencia S M O X
Fortalecimiento de equipos de trabajo de alto desempeo y comprometidos con los objetivos estratgicos de la organizacin. 3 Implementacin de programas y actividades de crecimiento personal, fortalecimiento de las relaciones familiares, recreacin y entretenimiento de los colaboradores y sus hijos, lo cual, adems, contribuye a la gestin del cambio y a la transformacin organizacional. Generar espacios de reflexin personal y colectiva, facilitando el desarrollo de habilidades artsticas, manuales y aficiones para brindar equilibrio entre la vida laboral, familiar y personal. Propiciar el sano esparcimiento, impulsar actividades para compartir en familia y facilitamos espacios para las prcticas deportivas. Fortalecimiento de la cultura fundamentada en comportamientos seguros de formacin y entrenamiento del personal. Mejoramiento de las condiciones de trabajo identificando las inversiones requeridas para hacerlas ms seguras. Administracin de la labor en Seguridad y Salud Ocupacional, mediante una red interna de colaboradores buscando el mismo fin. Refuerzo del trabajo a travs del reporte oportuno de los incidentes y la implementacin de los planes de accin considerando sta como una actividad de alto impacto para la prevencin de los accidentes. Renovacin de las certificaciones en los sistemas de Gestin de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001, y la certificacin BRC (British Retail Consortium), norma internacional sobre seguridad de alimentos requerida por importantes por los clientes exteriores. Administrador Administracin 2H X Administrador Administracin 1H Administrador Administracin 5H X
Administrador
Administracin
1H
Administrador
Administracin
1H
Administrador
Administracin
2H
Administrador
Administracin
2H
10
NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA 1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo:
Pgina
1.1
1.2
RESPONSABLE: Administrador
1.3
OBJETIVO: Realizar acciones encaminadas a contribuir con el desarrollo social de las regiones del pas, en trminos de educacin, nutricin, generacin de ingresos y emprendimiento, apoyo a la cultura, arte y recreacin.
1.4
RESULTADOS ESPERADOS: xito en las acciones encaminadas por la empresa para la gestin social con la comunidad.
1.5
LIMITES
PUNTO INICIAL: Creacin de escuela de tenderos. PUNTO FINAL: Implementacin del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informticas bsicas, de modo que puedan incorporar las tecnologas informticas de comunicacin a su labor docente, como una herramienta pedaggica que potencia el proceso educativo.
1.6
1.7
RIESGOS: Fallo en las acciones implementadas para la contribucin del desarrollo social.
1.8
CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin, control y orden en la aplicacin de las acciones propuestas por la organizacin. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1449
1.9
OBSERVACIONES
13
No.
Actividad
Responsable
rea
Tiempo
Frecuencia D S M O X
Administrador
Administracin
720 H
X 2 Creacin de escuela de autoservicio Entrega de implementos escolares en zonas afectadas por la violencia, poblaciones de bajos recursos y zonas dedicadas al cultivo del cacao. Implementacin del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informticas bsicas, de modo que puedan incorporar las tecnologas informticas de comunicacin a su labor docente, como una herramienta pedaggica que potencia el proceso educativo. Administrador Administracin 720 H X Administrador Administracin 6H
Administrador
Administracin
3H
NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA 3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo:
Pgina
3.1
3.2
RESPONSABLE: Administrador
3.3
OBJETIVO: Ejecutar un informe ambiental de todos los procesos, tareas, procedimientos, entre otros que se han llevado a cabo en la organizacin.
3.4
RESULTADOS ESPERADOS: Informe ambiental bien elaborado para la presentacin en las reuniones de la junta directiva.
3.5
LIMITES
PUNTO INICIAL: PUNTO FINAL: 3.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, reglamentos establecidos por la organizacin.
3.7
3.8
CONTROLES EJERCIDOS: Revisin del pre informe y del informe antes de ser entregado. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2
3.9
OBSERVACIONES
13
No. 1 2
Tiempo 10 min
Frecuencia D S M O
10 min
Creacin de contenidos.
una
tabla
de
Administrador
Administrador 10 min
4 5 6
NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
26. DENOMINACIN DEL CARGO: Administrador 27. REA: Responsabilidad Social 28. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General 29. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: 30. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0
Pgina
II. OBJETIVO Dar beneficios para que los colaboradores se desarrollen integralmente, los cuales estn comprendidos en el Pacto Colectivo, que estimula y fomenta el uso de procedimientos de concertacin voluntaria, encaminados a reglamentar los beneficios y compromisos conjuntos derivados de la relacin laboral, Realizar acciones encaminadas a contribuir con el desarrollo social de las regiones del pas, en trminos de educacin, nutricin, generacin de ingresos y emprendimiento, apoyo a la cultura, arte y recreacin, Ejecutar un informe ambiental de todos los procesos, tareas, procedimientos, entre otros que se han llevado a cabo en la organizacin. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades
Implementacin de aprendizaje tcnico. metodologas de
Fortalecimiento de equipos de trabajo de alto desempeo y comprometidos con los objetivos estratgicos de la organizacin. Implementacin de programas y actividades de crecimiento personal, fortalecimiento de las relaciones familiares, recreacin y entretenimiento de los colaboradores y sus hijos, lo cual, adems, contribuye a la gestin del cambio y a la transformacin organizacional. Generar espacios de reflexin personal y colectiva, facilitando el desarrollo de habilidades artsticas, manuales y aficiones para brindar equilibrio entre la vida laboral, familiar y personal. Propiciar el sano esparcimiento, impulsar actividades para compartir en familia y facilitamos espacios para las prcticas deportivas. Fortalecimiento de la cultura fundamentada en comportamientos seguros de formacin y entrenamiento del personal. Mejoramiento de las condiciones de trabajo identificando las inversiones requeridas para hacerlas ms seguras. Administracin de la labor en Seguridad y Salud Ocupacional, mediante una red interna de colaboradores buscando el
Resultado Excelentes beneficios, oportunidades de participacin, expresin creativa y crecimiento, y espacios de formacin. xito en las acciones encaminadas por la empresa para la gestin social con la comunidad.
Procedimientos que involucra Gestin social con los colabores y sus familias Gestin social con la comunidad. Realizar informe ambiental.
Informe ambiental bien elaborado para la presentacin en las reuniones de la junta directiva.
mismo fin. Refuerzo del trabajo a travs del reporte oportuno de los incidentes y la implementacin de los planes de accin considerando sta como una actividad de alto impacto para la prevencin de los accidentes. Renovacin de las certificaciones en los sistemas de Gestin de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001, y la certificacin BRC (British Retail Consortium), norma internacional sobre seguridad de alimentos requerida importantes por los clientes exteriores. Creacin de escuela de tenderos Creacin de escuela de autoservicio Entrega de implementos escolares en zonas afectadas por la violencia, poblaciones de bajos recursos y zonas dedicadas al cultivo del cacao. Implementacin del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informticas bsicas, de modo que puedan incorporar las tecnologas informticas de comunicacin a su labor docente, como una herramienta pedaggica que potencia el proceso educativo. Elaboracin de una descripcin sinttica. Elaboracin de un sumario o resumen. Creacin de una tabla de contenidos. Creacin de una lista de tabla. Elaboracin de la introduccin. Descripcin del procedimiento. Explicacin de conclusiones. Anexos los resultados o
EDUCACIN EXPERIENCIA
Graduado de educacin bsica y media. Profesional en ingeniera industrial o administracin de empresas. Mnimo 2 aos trabajando en reas de administracin.
HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin
RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin
NIVEL REQUERIDO
V. RESPONSABILIDADES
VI. ENTORNO DEL CARGO 11. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
FRECUENCIA Mensual
FRECUENCIA Mensual
NOMBRE DE LA EMPRESA COMPAA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo:
2.
1.2
1.5 1.6
OBJETIVOS: Analizar que proveedores, insumos y materia prima es ms rentable para la organizacin y al mismo tiempo de es de mayor calidad para la elaboracin de los productos.
1.7 1.8
LIMITES
1.12
1.13
1.14
1.15
CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los materiales a la hora de ser comprados y ser entregados al departamento de produccin.
1.16
1.17
NOMBRE DE LA EMPRESA
Cdigo:
Compras
Insumos
Calidad en los productos. Fidelizacin de los clientes. Materiales e insumos de alta calidad en los Reconocimiento tanto interno como externo de la organizacin. Excelente competencia en el mercado.
Materia Prima
Papelera
Facturas
Tablillas
proveedores de la organizacin
Cdigo: Responsable Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras 40 min Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras 1H 30 min 1H 10 min 20 min 1H Tiempo Estimado 30 min 20 min Usuarios Interno Interno Interno Interno Interno Interno Interno Interno Interno
Procedimiento Manejo de bases de datos de proveedores Cotizacin de proveedores Anlisis de proveedores Seleccin de proveedores Presupuesto de materiales Fijacin del tamao del lote o pedido a comprar Preparar rdenes de compra Recibir e inspeccionar los materiales Preparacin de informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daos de los materiales Devolucin de materiales.
rea responsable Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10
Compras
Jefe de compras
20 min
Interno
SI
NO
Hay que presupuestas los materiales?
SI
NO SI
Fijacin del tamao del lote o pedido a comprar Departamento de Compras
NO
Preparar rdenes
Hay que preparar rdenes de compra?
de compra
Departamento de Compras
NO
2
SI
Departamento de Compras
NO
de
sobre: calidad,
Hay que preparar informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daos de los materiales?
escasez,
SI
sobrantes daos
y de los
Departamento de Compras
materiales.
NO
Hay que devolver los materiales?
SI
Fin
Pgina
13
No. 1
Responsable Compras
Tiempo 5H
Frecuencia D S M O X
Compras
30 min
Compras
Jefe de compras
2H X
Pgina
2.1 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de cotizaciones. 2.2 RIESGOS: Datos errneos en la cotizacin. 2.3 CONTROLES EJERCIDOS: Orden y revisin de las cotizaciones. 2.4 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 36
OBSERVACIONES
13
No. 1
Actividad Nmero de solicitud de cotizacin a proveedores Fecha en la que se elabora. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotizacin. Clave del material que se solicita. Descripcin del material solicitado Cantidad solicitada. Fecha lmite para que el proveedor conteste. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su nmero y la fecha en la que se expidi. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotizacin, es decir, del encargado de compras.
Responsable Compras
rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras
Tiempo 10 min
Frecuencia D S M O X
2 3
Compras Compras
2 min 2 min
X X
4 5 6 7 8
X X X X X
Compras
1 min
Pgina
OBSERVACIONES
13
No. 1
Actividad Revisin de datos en la base de datos de los proveedores. Anlisis de los datos Anlisis de los proveedores ms convenientes para la empresa
Responsable Compras
Tiempo 10 min
Frecuencia D S M O X
2 3
Compras Compras
20 min 30 min
X X
Pgina
OBSERVACIONES
13
No. 1
Responsable Compras
Tiempo 10 min
Frecuencia D S M O X
Compras
20 min
Pgina
OBSERVACIONES
13
No. 1
Actividad Anlisis de la reparticin del presupuesto para materiales Reparticin del presupuesto para materiales
Responsable Compras
Tiempo 1H
Frecuencia D S M O X
Compras
1H
Pgina
OBSERVACIONES
13
No. 1
Responsable Compras
rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras
Tiempo 5 min
Frecuencia D S M O X
2 3 4 5 6 7
Fecha en la que se elabora Clave del material. Descripcin. Cantidad requerida. Punto de pedido. Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla Firma de la persona que la autoriza.
X X X X X X
Compras
5 min
Pgina
OBSERVACIONES
13
No. 1
Responsable Compras
rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras
Tiempo 5 min
Frecuencia D S M O X
2 3 4
Nombre del proveedor. Fecha en la que se efecta la orden. Hacer referencia a la solicitud de cotizacin a proveedores, indicando su nmero y fecha. Fecha en la que el proveedor deber entregar la mercanca. Condiciones de pago. Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su nmero. Clave del material. Descripcin. Cantidad solicitada. Precio unitario. Importe parcial (precio unitario x unidades). Impuestos. Importe total (importe parcial + impuestos). Firma del encargado de compras. Firma del proveedor.
X X X
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras
5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min
X X X X X X X X X X X X
Pgina
OBSERVACIONES
13
No. 1
Responsable Compras
rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras
Tiempo 5 min
Frecuencia D S M O X
2 3 4 5
Fecha en la que se elabora Descripcin. Inspeccin de los materiales. Firma de la persona que la autoriza.
X X X X
Pgina
OBSERVACIONES
13
No. 1
Actividad Introduccin
Responsable Compras
rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras
Tiempo 20 min
Frecuencia D S M O X
2 3 4
Descripcin Objeto Datos sobre mala calidad, escasez, sobrantes o daos en los materiales Conclusiones
5 min 5 min 1H
X X X
Compras
5 min
Pgina
13
No. 1
Responsable Compras
rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras
Tiempo 10 min
Frecuencia D S M O X
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Datos generales del proveedor. Fecha en la que se efecta la devolucin. Referencia de la nota de recepcin. Clave del material. Descripcin del material. Cantidad. Costo unitario. Importe de la mercanca objeto de la devolucin. Causa de la devolucin. Firma del encargado de compras. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.
Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras
10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min
X X X X X X X X X X X
NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
31. DENOMINACIN DEL CARGO: Jefe de compra 32. REA: Compras 33. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador, Gerente General 34. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de compra 35. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA:
Pgina
II. OBJETIVO Tener un manejo ordenado sobre la bases de datos de los proveedores de la organizacin. Cotizar a los proveedores escogidos para la organizacin. Analizar a los proveedores para la organizacin. Seleccionar a los proveedores para la organizacin. Analizar y repartir adecuadamente el presupuesto que se tiene para materiales. Fijar el tamao de pedido que se va a comprar a los proveedores. Preparar las rdenes de compras despus de haber fijado el tamao requerido. Inspeccionar adecuadamente los materiales que lleguen de los proveedores. Preparar un informe detallado sobre la mala calidad, escasez, sobrantes y daos que hayan tenido los materiales ya sea durante el proceso productivo o en bodega. Devolver materiales en caso de haber alguna inconformidad por parte del encargado de compras. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Nmero de orden de compra. Nombre del proveedor. Fecha en la que se efecta la orden. Hacer referencia a la solicitud de cotizacin a proveedores, indicando su nmero y fecha. Fecha en la que el proveedor deber entregar la mercanca. Condiciones de pago. Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su nmero. Clave del material. Descripcin. Cantidad solicitada. Precio unitario. Importe parcial (precio unitario x unidades). Impuestos. Importe total (importe parcial + impuestos). Firma del encargado de compras. Firma del proveedor. Nmero de inspeccin Fecha en la que se elabora Descripcin. Inspeccin de los materiales. Firma de la persona que la autoriza. Introduccin Descripcin Objeto Datos sobre mala calidad, escasez, Resultado Manejo ordenado de las bases de datos de los proveedores de la empresa. Proveedores cotizados para la organizacin. Proveedores analizados para la organizacin. Proveedores seleccionados para la organizacin. Presupuesto bien repartido para todos los materiales. Pedido a los proveedores para comprarles el lote que se estableci. rdenes de compra preparadas. Materiales inspeccionados de manera correcta. Informe detallado sobre el estado de los materiales. Devolucin de materia prima por daos o inconformidad en el Procedimientos que involucra Manejo de bases de datos de proveedores Cotizacin de proveedores Anlisis de proveedores Seleccin de proveedores Presupuesto de materiales Fijacin del tamao de lote o pedido a comprar Preparar rdenes de compra Recibir e inspeccionar los materiales Preparacin de informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daos de los materiales. Devolucin de materiales.
sobrantes o daos en los materiales Conclusiones Nmero de nota de devolucin. Datos generales del proveedor. Fecha en la que se efecta la devolucin. Referencia de la nota de recepcin. Clave del material. Descripcin del material. Cantidad. Costo unitario. Importe de la mercanca objeto de la devolucin. Causa de la devolucin. Firma del encargado de compras. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla. IV. REQUISITOS DEL CARGO
departamento de compras.
EDUCACIN EXPERIENCIA
Graduado de educacin bsica y media. Profesional en ingeniera industrial. Mnimo 2 aos trabajando en reas de compras.
HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin
RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin
Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin
x x x x x x x
NIVEL REQUERIDO
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO VI. ENTORNO DEL CARGO
FRECUENCIA Mensual
FRECUENCIA Mensual