MANUAL DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS (NACIONAL DE CHOCOLATES)

ALEJANDRA VSQUEZ VALLEJO CDIGO: 1088295563

PROFESORA SANDRA ESTRADA MEJIA

UIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA INGENIERIA INDUSTRIAL TCNICAS DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL MAYO DE 2011 PEREIRA

NOMBRE DE LA EMPRESA COMPAA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1000

1.

IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1 1.2 1.3

NOMBRE DEL PROCESO: PLANEACIN AREA TITULAR: rea Administrativa OBJETIVOS: Crear planes estratgicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compaa para el logro de las metas establecidas

1.4 1.5

RESULTADOS ESPERADOS: Planes estratgicos aplicados para el logro de las metas establecidas. LIMITES PUNTO INICIAL: Direccionamiento Estratgico

PUNTO FINAL: Transformacin del entorno

1.6 1.7 1.8 1.9

FORMATOS O IMPRESOS: Resumen ejecutivo, Formato de formulacin de proyectos VALOR AGREGADO: Creacin de proyectos innovadores para lograr el xito de la compaa RIESGOS: Fracaso de los proyectos formulados CONTROLES EJERCIDOS: Revisin previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a la compaa, medidor de riesgos

1.10

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 9360

NOMBRE DE LA EMPRESA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

Cdigo:

Administrador

Compaa Nacional de Chocolates

1. DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO.
ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS

Papelera

Planeacin de proyectos Innovacin dentro de la organizacin Formulacin de proyectos Implementacin de proyectos

Presupuesto

Medios electrnicos

Equipo de apoyo

Equipo tcnico

3.

DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO. Cdigo: NOMBRE DEL PROCESO

No. orden

Procedimiento

rea responsable

Responsable

Tiempo Estimado

Usuarios

1 2 3 4

Direccionamiento Estratgico Futuro Organizacional Optimizacin de procesos Ampliacin de mercados

Administracin Administracin Administracin Administracin Administracin

Administrador Administrador Jefe de procesos Jefe de mercados Jefe de mercados

720 horas 720 horas 720 horas 1440 horas 4320 horas

Interno Interno Interno Interno Interno

Liderazgo en el mercado Transformacin del entorno

Administracin

Administrador

1440 horas

Interno

4.

DIAGRAMA DE FLUJO NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO

Inicio

Cdigo: AREA RESPONSABLE

Hay que hacer direccionamiento estratgico?

SI
Direccionamiento Estratgico Departamento de Planeacin

5
NO

Desea empresa un

la tener futuro

SI Futuro Organizacional
Departamento de Planeacin

organizacional?

NO

Hay que hacer optimizacin de procesos?

SI
Optimizar procesos Departamento de Planeacin

NO
1

5.

DIAGRAMA DE FLUJO NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO

1

Cdigo: AREA RESPONSABLE

Hay ampliar

que los

SI

Ampliacin de mercados

Departamento de Planeacin

mercados?

NO

Se necesita liderar en el mercado?

SI

Liderazgo en el mercado

Departamento de Planeacin

NO

Hay que transformar el entorno?

SI

Transformacin del entorno

Departamento de Planeacin

Fin

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 2.2 2.3 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Direccionamiento Estratgico RESPONSABLE: Administrador OBJETIVO: Definir la orientacin de los productos y servicios que brinda la empresa al mercado

basndose en las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la organizacin, determinando sus estrategias operativas con el nico objetivo de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los clientes y accionistas.

2.4

RESULTADOS ESPERADOS: Con la orientacin asignada suplir las necesidades de los clientes y accionistas.

2.5

LIMITES PUNTO INICIAL: Definicin de la misin

PUNTO FINAL: Anlisis y evaluacin de resultados

2.6 2.7

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulacin de proyectos, Matriz DOFA RIESGOS: Fracaso de proyectos, error en redaccin de la misin, visin u objetivos organizacionales, Error en anlisis externo e interno de la organizacin, Error de seleccin e implementacin de estrategias de la organizacin.

2.8

CONTROLES EJERCIDOS: Revisin adecuada de la misin, visin y objetivos de la empresa, Supervisin de la seleccin e implementacin de las estrategias por alguien que tenga experiencia en el campo, Supervisin y control de los anlisis realizados dentro y fuera de la organizacin. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2520 20

2.9

OBSERVACIONES

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Pgina

No.

Actividad

Responsable

rea

Tiempo

Frecuencia D S M O X

Definicin de la misin

Administrador

Administracin

40 min

Definicin de la visin

Administrador

Administracin

40 min X

Definicin de los objetivos organizacionales

Administrador

Administracin

40 min

X 4 Anlisis Externo: Las condiciones de la industria y la competencia Administrador Administracin 168 H

Anlisis Interno: Las capacidades 5 competitivas, las fortalezas y las debilidades internas

Administrador

Administracin

168 H

Creacin de la Matriz DOFA.

Administrador

Administracin

1H

Seleccin de estrategias

Administrador

Administracin

4H X

Implementacin estrategia

Administrador

Administracin

1440 H X

Anlisis y evaluacin de resultados

Administrador

Administracin

720 H

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1002

Pgina

IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Futuro Organizacional 3.2 RESPONSABLE: Administrador 3.3 OBJETIVO: Alcanzar la visin propuesta por la organizacin mediante las estrategias seleccionadas, el
emprendimiento, xito e innovacin de sus productos.

3.4 RESULTADOS ESPERADOS: xito y reconocimiento de la empresa mediante la aplicacin de las

estrategias seleccionadas.

3.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea ms gil, siempre dispuesta a los cambios.

PUNTO FINAL: Medicin de los resultados

3.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulacin de proyectos 3.7 RIESGOS: Fracaso de las estrategias seleccionadas 3.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin constante de las estrategias seleccionadas para el control de
stas midiendo los riesgos y oportunidades que van surgiendo.

3.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 6520 H

OBSERVACIONES

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Pgina

No.

Actividad

Responsable

rea

Tiempo

Frecuencia D S M O x

Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea ms gil, siempre dispuesta a los cambios. Administrador Administracin

720 H

x Formacin de personal de la 2 organizacin mediante capacitaciones para crear un equipo eficiente. Administrador Administracin 1440 H

Crear ideas innovadoras, evaluarlas y 3 aplicarlas a la organizacin. Administrador

Administracin

4320 H

Medicin de los resultados

Administrador

Administracin

48 H

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1004

Pgina

4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Optimizacin de procesos

4.2

RESPONSABLE: Jefe de procesos

4.3

OBJETIVO: Aplicar las metodologas de optimizacin, las metodologas de ingeniera de software y las consultoras de mejora, para lograr que los procesos sean ms efectivos.

4.4

RESULTADOS ESPERADOS: Procesos efectivos mediante la implementacin de metodologas y consultoras.

4.5

LIMITES

PUNTO INICIAL: Identificacin de los procesos que se quieren optimizar

PUNTO FINAL: Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecucin del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.

4.6 4.7

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de consultora, formato de formulacin de proyectos. RIESGOS: Fracaso a la aplicacin de las metodologas seleccionadas ocasionando prdidas y poco credibilidad en los procesos internos.

4.8

CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin e implementacin de una consultora con reconocimiento que implementen sistemas que ayuden a la organizacin a optimizar los procesos.

4.9

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 4574 H

OBSERVACIONES

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Pgina

No.

Actividad

Responsable

rea

Tiempo

Frecuencia D S M O

Identificacin de los procesos que se quieren optimizar. Identicacin de los factores internos y externos que afectan la decisin de optimizar un proceso, con el dueo del proceso y dueos de tareas y reas especficas dentro de la empresa. Identificacin de la variable que se quiere mejorar dentro de un proceso: tiempo, costo o calidad. Aplicacin de reingeniera, buenas prcticas o rediseo del proceso.

Jefe de procesos

Administracin

5H

X Jefe de procesos Administracin 6H

3H Jefe de procesos Administracin

Jefe de procesos

Administracin

2160 H

Definicin de medidas de rendimiento del nuevo proceso y monitoreo de ste. Jefe de procesos Ejecutar el cambio del proceso con el dueo del proceso y reas transversales afectadas. Ejecutar el conocimiento generado y actualizado en la organizacin a partir de los cambios realizados al proceso optimizado.

X Administracin 720 H

X Administracin Jefe de procesos 720 H

Administracin Jefe de procesos Administracin

720 H

Valorar el nuevo proceso e identifique Jefe de procesos si la ejecucin del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.

240 H

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1005

Pgina

5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ampliacin de mercados

5.2

RESPONSABLE: Jefe de mercados

5.3

OBJETIVO: Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansin de la organizacin dentro del mercado.

5.4

RESULTADOS ESPERADOS: Expansin de la organizacin dentro del mercado mediante la implementacin de estrategias de marketing.

5.5

LIMITES

PUNTO INICIAL: Creacin de estrategias de penetracin dentro del mercado

PUNTO FINAL: Determinacin de los objetivos de comercializacin

5.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de marketing

5.7

RIESGOS: Error en la seleccin de estrategias, error en la implementacin de estrategias.

5.8

CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin e implementacin de las estrategias para la ampliacin de la empresa.

5.9

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 5040

OBSERVACIONES

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Pgina

No.

Actividad

Responsable

rea

Tiempo

Frecuencia D S M O X

Creacin de estrategias de 1 penetracin dentro del mercado

Jefe de mercados

Administracin

720 H

X 2 Creacin de estrategias de desarrollo del mercado Jefe de mercados Administracin 720 H

Creacin de estrategias de desarrollo de productos o servicios

Jefe de mercados

Administracin

720 H

Diversificacin

Jefe de mercados

Administracin

720 H

Creacin de estrategias de competencia y estrategias de ampliacin de mercados

Jefe de mercados

Administracin

720 H

Determinacin de las estrategias seleccionadas

Jefe de mercados Jefe de mercados

Administracin

720 H

Determinacin de los objetivos de comercializacin

Administracin

720 H X

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1006

Pgina

6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liderazgo en el mercado

6.2

RESPONSABLE: Jefe de mercados

6.3

OBJETIVO: Seleccionar estrategias que permitan que la organizacin sea lder en el mercado.

6.4

RESULTADOS ESPERADOS: Reconocimiento interno y externo de la organizacin mediante la aplicacin de las estrategias seleccionadas.

6.5

LIMITES

PUNTO INICIAL: Seleccionar personal con liderazgo en costos

PUNTO FINAL: Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a travs de la calidad o de la reputacin que se le asigna mediante tu uso.

6.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de estrategias para lograr la estabilidad y liderazgo en el mercado.

6.7

RIESGOS: Fracaso de las estrategias seleccionadas e implementadas.

6.8

CONTROLES EJERCIDOS: Seleccin cautelosa de las estrategias y supervisin de la implementacin de stas.

6.9

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 5760 H

OBSERVACIONES

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Pgina

No.

Actividad

Responsable

rea

Tiempo

Frecuencia D S M O

Seleccionar personal con liderazgo en costos

Jefe de mercados

Administracin

720 H

Inculcar la diferenciacin de los productos de la organizacin a los clientes.

Jefe de mercados

Administracin 720 H

Segmentar el mercado a los que est dirigido la organizacin

Jefe de mercados

Administracin 720 H

Expansin de la organizacin desde su estructura y tamao. Vinculacin de la marca con la expectativa cambiante de los clientes

Jefe de mercados

Administracin 720 H

Jefe de mercados

Administracin 720 H

Lograr una alta reputacin y estabilidad de la marca y la organizacin dentro del mercado

Jefe de mercados

Administracin

720 H

Creacin de estrategias innovadoras a la organizacin para mantenerla en el xito y reconocimiento.

Jefe de mercados

Administracin

720 H

Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a travs de la calidad o de la reputacin que se le asigna mediante tu uso.

Jefe de mercados

Administracin

720 H

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1007

Pgina

7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transformacin del entorno

7.2

RESPONSABLE: Administrador

7.3

OBJETIVO: Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros para motivar al personal a trabajar en un entorno cambiante.

7.4

RESULTADOS ESPERADOS: Motivacin del personal de la organizacin a trabajar por la organizacin.

7.5

LIMITES

PUNTO INICIAL: Implementacin de nuevas tecnologas.

PUNTO FINAL: Evaluacin de resultados

7.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de procesos, Formato de productos.

7.7

RIESGOS: Fracaso de la motivacin del personal a trabajar en un entorno cambiante.

7.8

CONTROLES EJERCIDOS: Motivar al personal las ventajas que tiene el trabajar en un entorno diferente, implementando cosas nuevas e incentivndolos a transformar junto con ellos a la organizacin encaminada al xito.

7.9

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3600 H

OBSERVACIONES

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Pgina

No.

Actividad

Responsable

rea

Tiempo

Frecuencia D S M O

Implementacin de nuevas 1 tecnologas.

Administrador

Administracin

720 H

X 2 Capacitacin del personal a usar nuevas herramientas implementadas en la organizacin. X 3 Motivacin del personal a transformar sus trabajos con nuevas herramientas. Administracin 4 Innovacin de productos y estrategias Administrador 720 H X Administrador Administracin 720 H Administrador Administracin 720 H

Evaluacin de resultados

Administrador

Administracin

720 H

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
1. 2. 3. 4. 5.

Pgina

DENOMINACIN DEL CARGO: Administrador REA: Administracin CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de procesos, jefe de mercados. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0

II. OBJETIVO Crear planes estratgicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compaa para el logro de las metas establecidas, Definir la orientacin de los productos y servicios que brinda la empresa al mercado basndose en las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la organizacin, determinando sus estrategias operativas con el nico objetivo de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los clientes y accionistas, Alcanzar la visin propuesta por la organizacin mediante las estrategias seleccionadas, el emprendimiento, xito e innovacin de sus productos, Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros para motivar al personal a trabajar en un entorno cambiante. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Anlisis Externo: Las condiciones de la industria y la competencia Anlisis Interno: Las capacidades competitivas, las fortalezas y las debilidades internas Creacin de la Matriz DOFA. Seleccin de estrategias Implementacin estrategia Anlisis y evaluacin de resultados Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea ms gil, siempre dispuesta a los cambios. Motivacin del personal de la organizacin a trabajar por la organizacin Formacin de personal de la organizacin mediante capacitaciones para crear un equipo eficiente. xito y reconocimiento de la empresa mediante la aplicacin de las estrategias seleccionadas. Planes para el Resultado estratgicos logro de aplicados las metas Futuro Organizacional Procedimientos que involucra Direccionamiento Estratgico

establecidas.

Con la orientacin asignada suplir las necesidades de los clientes y accionistas.

Transformacin del entorno

Crear ideas innovadoras, evaluarlas y aplicarlas a la organizacin.

Medicin de los resultados Implementacin de nuevas tecnologas.

Capacitacin

del

personal

usar

nuevas herramientas implementadas en la organizacin.

Motivacin del personal a transformar sus trabajos con nuevas herramientas.

Innovacin de productos y estrategias

Evaluacin de resultados IV. REQUISITOS DEL CARGO 1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

Cursos de administracin, ser graduado en educacin bsica y media, EDUCACIN profesional en ingeniera industrial, economa y finanzas o

administracin de empresas. EXPERIENCIA Mnimo 3 aos trabajando en el rea de administracin.

2.

COMPETENCIAS NIVEL REQUERIDO ALTO x x x x x x x x MEDIO BAJO

HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin

RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin

NIVEL REQUERIDO ALTO x x x x x x x x x x MEDIO BAJO

ESFUERZO MENTAL VISUAL FSICO Alto Alto Bajo

NIVEL REQUERIDO

V. RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO

Encargado de la supervisin de los movimientos de la empresa. Preparacin de informes mensuales y anuales. Manejo de sistemas de informacin Manejo del presupuesto de la organizacin.

VI. ENTORNO DEL CARGO 1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN Clientes

PARA QU Ofrecer e incentivar a que compren en la empresa

FRECUENCIA Semanal

2.

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN Jefe de procesos Jefe de mercados

PARA QU Supervisar el manejo de la materia prima Supervisar y direccionar el manejo de marketing de la organizacin

FRECUENCIA Semanal Semanal

VII. CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIN RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS

Alta Bajo Medio Ambiente Ergonmicos

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO DENOMINACIN DEL CARGO: Jefe de procesos 7. REA: Administracin 8. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador 9. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de procesos 10. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0
6.

Pgina

II. OBJETIVO Aplicar las metodologas de optimizacin, las metodologas de ingeniera de software y las consultoras de mejora, para lograr que los procesos sean ms efectivos. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades
Identificacin de los procesos que se quieren optimizar. Identicacin de los factores internos y externos que afectan la decisin de

Resultado Procesos efectivos mediante la implementacin de metodologas y consultoras.

Procedimientos que involucra Optimizacin de procesos

optimizar un proceso, con el dueo del proceso y dueos de tareas y reas especficas dentro de la empresa.

Identificacin de la variable que se quiere mejorar dentro de un proceso: tiempo, costo o calidad.

Aplicacin de reingeniera, buenas prcticas o rediseo del proceso.

Definicin de medidas de rendimiento del nuevo proceso y monitoreo de ste.

Ejecutar el cambio del proceso con el dueo del proceso y reas transversales afectadas.

Ejecutar

el

conocimiento

generado

actualizado en la organizacin a partir de los cambios realizados al proceso optimizado.

Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecucin del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.

IV. REQUISITOS DEL CARGO 3. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIN EXPERIENCIA

Graduado de educacin bsica y media. Profesional en ingeniera industrial o ingeniera de procesos. Mnimo 2 de aos trabajando en el rea de procesos y procedimientos de una organizacin.

4.

COMPETENCIAS NIVEL REQUERIDO ALTO x x x x x x x x MEDIO BAJO

HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin

RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin

NIVEL REQUERIDO ALTO x x x x x x x x x x MEDIO BAJO

ESFUERZO MENTAL VISUAL FSICO Alto Alto Medio

NIVEL REQUERIDO

V. RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO

Encargado de la parte de procesos y gestin de calidad. Preparacin de informes mensuales y anuales. Manejo de sistemas de informacin Reparticin equivalente de las materias primas, insumos, entre otros.

VI. ENTORNO DEL CARGO 3. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN Proveedores

PARA QU Supervisin de la materia prima recibida

FRECUENCIA Diario

4.

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN

PARA QU Informar los movimientos de la materia

FRECUENCIA

Administrador

prima y entregar los informes de gestin de calidad

Semanal

VII. CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIN RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS

Alta Medio Medio Ambiente Ergonmicos

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
11. DENOMINACIN DEL CARGO: Jefe de Mercados 12. REA: Administracin 13. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador 14. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de mercados 15. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0

Pgina

II. OBJETIVO Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansin de la organizacin dentro del mercado, Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansin de la organizacin dentro del mercado. Actividades
Creacin de estrategias de penetracin dentro del mercado

III. FUNCIONES DEL CARGO Resultado Expansin de la organizacin dentro del mercado mediante la implementacin de estrategias de marketing.

Procedimientos que involucra Ampliacin de mercados

Creacin de estrategias de desarrollo del mercado

Liderazgo en el mercado

Creacin de estrategias de desarrollo de productos o servicios

Reconocimiento interno y externo de la organizacin mediante la

Diversificacin Creacin de estrategias de competencia y estrategias de ampliacin de mercados Determinacin de las estrategias seleccionadas Determinacin de los objetivos de comercializacin Seleccionar personal con liderazgo en costos Inculcar la diferenciacin de los productos de la organizacin a los clientes. Segmentar el mercado a los que est dirigido la organizacin Expansin de la organizacin desde su estructura y tamao. Vinculacin de la marca con la expectativa cambiante de los clientes Lograr una alta reputacin y estabilidad de la marca y la organizacin dentro del mercado Creacin de estrategias innovadoras a la organizacin para mantenerla en el xito y reconocimiento.

aplicacin de las estrategias seleccionadas.

Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a travs de la calidad o de la reputacin que se le asigna mediante tu uso.

IV. REQUISITOS DEL CARGO 5. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

Ser graduado de educacin bsica y media, cursos de publicidad y EDUCACIN marketing, profesional en ingeniera industrial con experiencia en mercadeo, profesional de publicidad y mercadeo. EXPERIENCIA Mnimo 1 ao trabajando en trabajos de publicidad y marketing.

6.

COMPETENCIAS NIVEL REQUERIDO ALTO x x x x x x x x MEDIO BAJO

HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin

RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin

NIVEL REQUERIDO ALTO x x x x x x x x x x MEDIO BAJO

ESFUERZO MENTAL VISUAL FSICO

NIVEL REQUERIDO Alto Alto Bajo

V. RESPONSABILIDADES POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO Encargado de la publicidad y marketing de la organizacin Preparacin de informes mensuales y anuales. Manejo de sistemas de informacin Manejo del presupuesto para la publicidad e imagen de la empresa. VI. ENTORNO DEL CARGO 5. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN

PARA QU Por medio de la publicidad e imagen,

FRECUENCIA

Clientes

lograr que los clientes se sientan atrados por los productos de la empresa.

Diario

6.

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN

PARA QU Entrega de informes de todos los

FRECUENCIA

Administrador

movimientos de mercadeo dentro y fuera de la organizacin

Semanal

VII. CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIN RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS

Alta Bajo Medio Ambiente Ergonmicos

NOMBRE DE LA EMPRESA COMPAA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo:

1.

IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.10

NOMBRE DEL PROCESO: CALIDAD

1.11

AREA TITULAR: rea de Produccin

1.12

OBJETIVOS: Dar una fijacin mental al consumidor para tener conformidad con los productos o

servicios y as satisfacer sus necesidades y obtener beneficios para todos los miembros de la organizacin.
1.13 RESULTADOS ESPERADOS: Satisfaccin de los clientes a sus necesidades y beneficios para la organizacin.

1.14

LIMITES

1.15 1.16

PUNTO INICIAL: Control de calidad de la materia prima. PUNTO FINAL: Prevencin y control del medio ambiente.

1.17

FORMATOS O IMPRESOS:

1.18

VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte y honestidad con el manejo de la calidad en los productos.

1.19

RIESGOS: Fracaso en la implementacin de la gestin de calidad a los productos de la empresa.

1.20

CONTROLES EJERCIDOS: Prevencin, control y supervisin de todos los procesos de calidad en la organizacin. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2016

1.21

NOMBRE DE LA EMPRESA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

Cdigo:

Jefe de calidad

Compaa Nacional de Chocolates

2. DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO.
ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS

Materia Prima

Planeacin de sistemas de calidad en los procesos y productos. Calidad en los procesos de la Implementacin de la calidad en la organizacin. Satisfaccin de los clientes internos y externos mediante procesos de calidad.

Maquinaria

Papelera

organizacin

Tecnologa

6.

DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO. Cdigo: NOMBRE DEL PROCESO

No. orden

Procedimiento

rea responsable

Responsable

Tiempo Estimado

Usuarios

Control de calidad de la materia prima.

Produccin

Jefe de control de calidad

720 horas

Interno

192 horas 2 Inspeccionar la calidad de los productos. Prevencin y control de la seguridad del personal y de los procesos 4 Prevencin en los riesgos asociados con las actividades de la compaa. Administrador Administracin 192 horas Administracin Administrador Produccin Jefe de control de calidad 192 horas

Interno

Interno

Interno

Prevencin y control del medio ambiente.

Administracin

Administrador

720 horas

Interno

7.

DIAGRAMA DE FLUJO NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO

Inicio

Cdigo: AREA RESPONSABLE

Hay que hacer control de la materia prima?

SI

Control de la materia prima

Departamento de Produccin

NO

Hay que inspeccionar la calidad de los productos?

SI

Inspeccionar la calidad de los productos

Departamento de Produccin

NO

Hay que hacer prevencin y control de la seguridad del personal y de los procesos?

SI

Prevencin y control de la seguridad del personal y de los procesos

Departamento de Administracin

NO
1

NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO

Cdigo: AREA RESPONSABLE

Hay

que

hacer de los

Prevencin de los

prevencin riesgos

SI

riesgos asociados con las actividades de la compaa

Departamento de Administracin

asociados

con las actividades de la compaa?

NO

Hay que hacer prevencin y control del medio ambiente?

SI

Prevencin y control del medio ambiente

Departamento de Administracin

Fin

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo:

Pgina

2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de calidad de la materia prima.

2.2

RESPONSABLE: Jefe de control de calidad

2.3

OBJETIVO: Cumplir con los estndares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se sientan satisfechos con los productos.

2.4

RESULTADOS ESPERADOS: Clientes satisfechos gracias a la calidad de los productos.

2.5

LIMITES

2.6

PUNTO INICIAL: Recepcin de la materia prima

2.7

PUNTO FINAL: Proceso de transformacin de la materia prima con los nuevos estndares de calidad

2.8

FORMATOS O IMPRESOS: Tarjeta de crdito y tarjetas ATM (Automatic Teller Machine)

2.9

RIESGOS: Fracaso en la implementacin de los nuevos estndares de calidad a la transformacin de la materia prima

2.10

CONTROLES EJERCIDOS: TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 392520

2.11

OBSERVACIONES

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Pgina

No. 1

Actividad Recepcin de la materia prima

Responsable Jefe de control de calidad

rea Produccin

Tiempo 40 min

Frecuencia D S M O X

Revisin y control de la materia prima

Jefe de control de calidad

Produccin

40 min

Revisin y aplicacin de higiene y seguridad en el proceso de transformacin de la materia prima. Jefe de control de calidad

Produccin

160 H X

160 H 4 Mantenimiento e insumos de calidad Jefe de control de calidad 5 Revisin de maquinaria Jefe de control de calidad 6 Manutencin continua de maquinas y herramientas Jefe de control de calidad 720 H 7 Control contino del sistema. Jefe de control de calidad 8 Cumplimiento de las asignaciones del personal. Implementacin de nuevos estndares de calidad. Proceso de transformacin de la materia prima con los nuevos estndares de calidad. Jefe de control de calidad Jefe de control de calidad Jefe de control de calidad Produccin Produccin 720 H 720 H X 720 H X Produccin Produccin 720 H X X X Produccin Produccin 4H Produccin X

10

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo:

Pgina

3.

IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inspeccionar la calidad de los productos. 3.2 RESPONSABLE: Jefe de control de calidad 3.3 OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios durante la inspeccin de Materia Prima e Insumos. 3.4 RESULTADOS ESPERADOS: Obtener una lista de los pasos necesarios para la inspeccin de las
materias primas, para de esta forma, lograr y tener un proceso ordenado.

3.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Observar cdigo de las materias primas.

PUNTO FINAL: Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.

3.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de calidad, formato de cdigo de las materias primas. 3.7 RIESGOS: Error al disear una lista de pasos coherentes y especificados para la inspeccin de los
productos de calidad.

3.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin diaria de los pasos especificados para la inspeccin y/o
verificacin de los productos de calidad.

3.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1030

OBSERVACIONES

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1

Actividad Observar cdigo de las materias primas.

Responsable Jefe de control de calidad

rea Produccin

Tiempo 20 min

Frecuencia D S M O x

Recepcionar Orden de Compra, 2 Gua y/o Factura.

Jefe de control de calidad

Produccin

1H

Verificar conformidad de Orden de 3 Compra con Gua o Factura.

Jefe de control de calidad

Produccin

1H

x Realizar una y dos inspecciones de 4 la materia prima Jefe de control de calidad Produccin 4H

Quitar las materias prima daadas 5 verificadas anteriormente.

Jefe de control de calidad

Produccin

2H x

Solicitar informacin de los 6 productos que se despachara al encargado de seccin de acabado.

Jefe de control de calidad

Produccin

10 min

Determinar en tabla de muestreo el 7 tamao de la muestra.

Jefe de control de calidad

Produccin

1H

Determinar el tipo y cantidad de 8 defectos y anotarlo en formato.

Jefe de control de calidad

Produccin

1H

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

Cdigo:

4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevencin y control de la seguridad del personal y de los procesos.

4.2

RESPONSABLE: Administrador

4.3

OBJETIVO: Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la organizacin.

4.4

RESULTADOS ESPERADOS: Altos niveles de seguridad y control para el personal y los procesos.

4.5

LIMITES

PUNTO INICIAL: Diagnstico del proceso de prevencin de riesgo laboral

PUNTO FINAL: Implementacin de estndares de alta seguridad para toda la organizacin.

4.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de seguridad, formatos de personal, formatos de procesos.

4.7

RIESGOS: Fallo en los niveles de seguridad hacia el personal y los procesos, riesgos altos tanto para el personal de la empresa como para los procesos de la organizacin.

4.8

CONTROLES EJERCIDOS: Control alto en el tema de la seguridad dentro de la organizacin TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 758

4.9

OBSERVACIONES

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Pgina

No.

Actividad

Responsable

rea

Tiempo

Frecuencia D S M O X

Diagnstico 1

del

proceso

de

Administrador

Administracin

2H

prevencin de riesgo laboral

Diagnstico de nivel del proceso

Administrador

Administracin

2H

Diagnstico a nivel de puesto de trabajo

Administrador

Administracin

2H

Planificacin de la accin preventiva

Administrador

Administracin

3H

Control de personal y de los procesos Diagnstico empresarial de materia la de

Administrador

Administracin

5H 4H

X X

situacin

actual

en

Administrador

Administracin

Seguridad y salud en el trabajo Administrador 7 Realizacin del estudio de seguridad al nivel de puesto de trabajo y a nivel de los procesos. 8 Implementacin de estndares de alta seguridad para toda la organizacin. Administrador Administracin 720 H X Administracin 20 H X

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo:

Pgina

5
5.1

IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevencin de los riesgos asociados con las actividades de la compaa.

5.2

RESPONSABLE: Administrador

5.3

OBJETIVO: Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daos en la empresa, para evitar prdidas, derroche y recursos que estn fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las actividades de servicios o productivas de la empresa

5.4 5.5 RESULTADOS ESPERADOS: Implementacin de un sistema para la prevencin de riesgos de la organizacin evitando prdidas para sta.

5.6

LIMITES

PUNTO INICIAL: Reunin mensual de anlisis

PUNTO FINAL: Investigacin de accidentes

5.7

FORMATOS O IMPRESOS: Sistemas GEMA

5.8

RIESGOS: Error o fracaso al implementar el sistema GEMA.

5.9

CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin para la aplicacin del sistema. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 30685

5.10

OBSERVACIONES

10

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Pgina

No.

Actividad

Responsable

rea

Tiempo

Frecuencia D S M O

Reunin mensual de anlisis

Administrador

Administracin

720 H

Inspecciones de seguridad

Administrador

Administracin

720 H

X X

Observaciones de seguridad 3 Contactos personales o grupales 4 Charlas diarias de cinco minutos 5 Charla integral semanal Administrador Administrador Administrador

Administracin

720 H

Administracin

20 H

X
Administracin 5 min

X
Administracin 168 H

6 Investigacin de accidentes 7

Administrador Administracin Administrador 720 H

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo:

Pgina

6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevencin y control del medio ambiente.

6.2

RESPONSABLE: Administrador

6.3

OBJETIVO: Aplicar estrategias para la proteccin del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento de la legislacin y la implementacin de tecnologas ms limpias, que han permitido lograr la reduccin de los impactos ambientales por medio de la prevencin de la contaminacin, apoyados en el mejoramiento continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros.

6.4

RESULTADOS ESPERADOS: Proteccin del medio ambiente mediante la aplicacin de estrategias establecidas por la organizacin.

6.5

LIMITES

PUNTO INICIAL: Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopcin de buenas prcticas en el lavado de equipos y control en los procesos.

PUNTO FINAL: Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Poltica de Calidad Integrada. 6.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos.

6.7

RIESGOS: Fracaso en la implementacin de las estrategias para la proteccin del medio ambiente.

6.8

CONTROLES EJERCIDOS: Estudios sobre las estrategias ms adecuadas a implementar para el cuidado del medio ambiente. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3600

6.9

OBSERVACIONES

11

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Pgina

No. 1

Actividad Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopcin de buenas prcticas en el lavado de equipos y control en los procesos. Ahorro y uso eficiente de energa, buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los consumos de energa trmica y elctrica.

Responsable Administrador

rea Administracin

Tiempo 720 H

Frecuencia D S M O

Administrador

Administracin

720 H

Manejo integral de residuos, mediante la separacin de residuos en la fuente, el control en actividades de limpieza y desinfeccin, y los controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y disminuir su generacin. Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y concentracin de los contaminantes mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales. Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Poltica de Calidad Integrada.

Administrador

Administracin

720 H

Administrador

Administracin

720 H

X
720 H Administrador Administracin

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
16. DENOMINACIN DEL CARGO: Jefe de calidad 17. REA: Calidad 18. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General, Administrador 19. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de calidad 20. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0

Pgina

II. OBJETIVO Cumplir con los estndares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se sientan satisfechos con los productos y Establecer los pasos necesarios durante la inspeccin de Materia Prima e Insumos. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Recepcin de la materia prima Revisin y control de la materia prima Revisin y aplicacin de higiene y seguridad en el proceso de transformacin de la materia prima. Mantenimiento e insumos de calidad Revisin de maquinaria Manutencin continua de maquinas y herramientas Control contino del sistema. Cumplimiento de las asignaciones del personal. Implementacin de nuevos estndares de calidad. Proceso de transformacin de la materia prima con los nuevos estndares de calidad. Observar primas. cdigo de las materias Resultado Clientes satisfechos gracias a la calidad de los productos. Procedimientos que involucra Control de calidad de materias primas

Inspeccionar la calidad de los productos Obtener una lista de los pasos necesarios para la inspeccin de las materias primas, para de esta

forma, lograr y tener un proceso ordenado.

Recepcionar Orden de Compra, Gua y/o Factura. Verificar conformidad de Orden de Compra con Gua o Factura. Realizar una y dos inspecciones de la

materia prima Quitar las materias prima daadas verificadas anteriormente. Solicitar informacin de los productos que se despachara al encargado de seccin de acabado. Determinar en tabla de muestreo el tamao de la muestra. Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.

IV. REQUISITOS DEL CARGO 7. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

Graduado de educacin bsica y media. Profesional en ingeniera EDUCACIN industrial, ingeniera de alimentos o administracin de empresas. Especializacin en gestin de calidad. EXPERIENCIA Mnimo 4 aos trabajando en procesos de calidad.

8.

COMPETENCIAS NIVEL REQUERIDO ALTO x x x x x x x x MEDIO BAJO

HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin

RASGOS DE PERSONALIDAD

NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO BAJO

Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin x x x x x x

x x

ESFUERZO MENTAL VISUAL FSICO Alto Medio Bajo

NIVEL REQUERIDO

V. RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO

Alto, tiene todo el manejo de procesos de calidad de los procesos. Medio, debe presentar informes. Baja, solo es responsable de los equipos de su oficina Alta, es responsable del presupuesto que se le d para su rea.

VI. ENTORNO DEL CARGO 7. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN Proveedores

PARA QU Recepcin, entrega y/o devolucin de materias primas.

FRECUENCIA Quincenal

8.

RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN Administrador

PARA QU Entrega de informes de presupuesto, de facturas, de materias primas, entre otros.

FRECUENCIA Mensual

VII. CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIN RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS

Alta Media Medio Ambiente Ergonmicos

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
21. DENOMINACIN DEL CARGO: Administrador 22. REA: Administracin 23. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General 24. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de calidad 25. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0

Pgina

II. OBJETIVO Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la organizacin, Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daos en la empresa, para evitar prdidas, derroche y recursos que estn fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las actividades de servicios o productivas de la empresa, Aplicar estrategias para la proteccin del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento de la legislacin y la implementacin de tecnologas ms limpias, que han permitido lograr la reduccin de los impactos ambientales por medio de la prevencin de la contaminacin, apoyados en el mejoramiento continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Diagnstico del proceso de Inspecciones de seguridad Resultado Reunin mensual de anlisis Procedimientos que involucra Altos niveles de seguridad y control para el personal y los procesos.

prevencin de riesgo laboral

Diagnstico de nivel del proceso

Observaciones de seguridad

Implementacin de un sistema para la prevencin de riesgos de

Diagnstico a nivel de puesto de trabajo

Contactos personales o grupales

la

organizacin

evitando

prdidas para sta. Charlas diarias de cinco minutos de la accin Charla integral semanal personal y de los

Planificacin preventiva

Proteccin del medio ambiente mediante la aplicacin de

estrategias establecidas por la Control procesos de Investigacin de accidentes Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopcin de buenas prcticas en el lavado de equipos y control en los procesos. Ahorro y uso eficiente de energa, buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los consumos de energa trmica y elctrica. organizacin.

Diagnstico empresarial

de

la

situacin actual en materia de Seguridad y salud en el trabajo

Realizacin

del

estudio

de

seguridad al nivel de puesto de trabajo y a nivel de los procesos. Manejo integral de residuos, mediante la

Implementacin de estndares de alta seguridad para toda la

organizacin.

separacin de residuos en la fuente, el control en actividades de limpieza y desinfeccin, y los controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y disminuir su generacin. Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y concentracin de los contaminantes mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales. Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Poltica de Calidad Integrada.

IV. REQUISITOS DEL CARGO 9. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIN EXPERIENCIA

Graduado de educacin bsica y media. Profesional en ingeniera industrial, o administracin de empresas. Mnimo 4 aos trabajando en reas de administracin.

10. COMPETENCIAS NIVEL REQUERIDO ALTO x x x x x x x x MEDIO BAJO

HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin

RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades

NIVEL REQUERIDO ALTO MEDIO x x x x BAJO

Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin

x x x x x x

ESFUERZO MENTAL VISUAL FSICO Alto Alto Bajo

NIVEL REQUERIDO

V. RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO

Alto, manejo de nmeros. Alto, debe presentar informes al gerente general Alto Alta, es responsable del presupuesto de la organizacin.

VI. ENTORNO DEL CARGO 9. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN

PARA QU Manejo de facturas, manejo de

FRECUENCIA

Bancos

impuestos de la organizacin, entre otros.

Semanal

10. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN Jefe de calidad

PARA QU Revisin de informes, revisin de materia prima

FRECUENCIA Mensual

VII. CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIN RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS

Alta Baja Medio Ambiente Ergonmicos

NOMBRE DE LA EMPRESA COMPAA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo:

1.

IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1

NOMBRE DEL PROCESO: RESPONSABILIDAD SOCIAL

1.2 1.3

AREA TITULAR: rea de Administracin

OBJETIVOS: Facilitar la sinergia elemental por el cual se satisface la necesidad de recibir de los trabajadores, abarcando el aspecto econmico y emocional o motivacional. Adems de eso, promover espacios de intercambio e interaccin con otras personas, logrando un equilibrio en las relaciones internas y los aportes de cada quin y responder a la necesidad de participacin de cada trabajador hacia los proyectos.

1.4

RESULTADOS ESPERADOS: Creacin de una dinmica de progreso gracias al compromiso de la persona con el xito de la organizacin.

1.5

LIMITES

PUNTO INICIAL: Gestin social con los colaboradores y sus familias.

PUNTO FINAL: Realizar informe ambiental.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, formato de informes mensuales y anuales.

1.7

VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte, honestidad y compromiso con la responsabilidad social empresarial.

1.8

RIESGOS: Fallo de trabajo RSE.

1.9

CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin y orden de informe y proyectos de responsabilidad social que la organizacin debe y tiene que cumplir.

1.10

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 32

1.11

MARCO LEGAL: Responsabilidad legal impuesta por la legislacin.

NOMBRE DE LA EMPRESA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

Cdigo:

Administrador

Compaa Nacional de Chocolates

3. DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO.
ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS

Sustentabilidad de la organizacin Papelera Procesos de retroalimentacin a nivel interno Gestionamiento responsable de la Tecnologa organizacin Fomentacin de la evaluacin de la organizacin. Fomentacin del ahorro y preocupacin por la educacin en sistemas de control y manejo del presupuesto y de inversiones.

Medios electrnicos

8.

DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO. NOMBRE DEL PROCESO Cdigo:

No. orden

Procedimiento

rea responsable

Responsable

Tiempo Estimado

Usuarios

Gestin 1

social

con

los Administracin

Administrador

10 horas

Interno y externo

colaboradores y sus familias Interno y externo Gestin social con la comunidad Realizar informe ambiental Administracin Administracin Administrador Administrador 20 horas 2 horas Interno y externo

2 3

9.

DIAGRAMA DE FLUJO NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO

Inicio

Cdigo: AREA RESPONSABLE

Hay que hacer gestin social con los colaboradores y sus familias?

SI

Gestin social con los colaboradores y sus familias

Departamento de Administracin

NO

Hay que hacer gestin social con la comunidad?

SI

Gestin social con la comunidad

Departamento de Administracin

NO SI
Departamento de Administracin

Hay que realizar un informe ambiental?

Realizar informe ambiental

Fin

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestin social con los colaboradores y sus familias 2.2 RESPONSABLE: Administrador 2.3 OBJETIVO: Dar beneficios para que los colaboradores se desarrollen integralmente, los cuales estn comprendidos en el Pacto Colectivo, que estimula y fomenta el uso de procedimientos de concertacin voluntaria, encaminados a reglamentar los beneficios y compromisos conjuntos derivados de la relacin laboral. 2.4 RESULTADOS ESPERADOS: Excelentes beneficios, oportunidades de participacin, expresin creativa y crecimiento, y espacios de formacin. 2.5 LIMITES PUNTO INICIAL: Implementacin de metodologas de aprendizaje tcnico. PUNTO FINAL: Renovacin de las certificaciones en los sistemas de Gestin de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001, y la certificacin BRC (British Retail Consortium), norma internacional sobre seguridad de alimentos requerida por importantes clientes en el exterior. 2.6 FORMATOS O IMPRESOS: Certificaciones, formato de proyectos, reglamentos organizacionales, normas ISO. 2.7 RIESGOS: Enfatizar los beneficios a costa de sacrificar los impactos de las acciones sobre la sociedad y dems grupos relacionados, velar por la responsabilidad hacia fuera en desmedro de las condiciones de los grupos de inters internos, distorsin sobre los beneficios a los trabajadores en detrimento de las iniciativas realizadas hacia fuera, el avanzar estrategias de RSE sin fomentar el compromiso individual y sin desarrollar competencias internas asociadas con ese desafo, desvincular la prctica de la RSE de un comportamiento tico que fomente el modelaje y el contagio de la empresa y gastar ms dinero en promocionar lo que se hace que en lo que realmente se presupuesta para los programas especficos de la responsabilidad social. 2.8 CONTROLES EJERCIDOS: Orden, control y supervisin de la aplicacin de programas de RSE. 2.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 19 OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1 2

Actividad Implementacin de aprendizaje tcnico. metodologas de

Responsable Administrador Administrador

rea Administracin Administracin

Tiempo D 5H 2H X

Frecuencia S M O X

Fortalecimiento de equipos de trabajo de alto desempeo y comprometidos con los objetivos estratgicos de la organizacin. 3 Implementacin de programas y actividades de crecimiento personal, fortalecimiento de las relaciones familiares, recreacin y entretenimiento de los colaboradores y sus hijos, lo cual, adems, contribuye a la gestin del cambio y a la transformacin organizacional. Generar espacios de reflexin personal y colectiva, facilitando el desarrollo de habilidades artsticas, manuales y aficiones para brindar equilibrio entre la vida laboral, familiar y personal. Propiciar el sano esparcimiento, impulsar actividades para compartir en familia y facilitamos espacios para las prcticas deportivas. Fortalecimiento de la cultura fundamentada en comportamientos seguros de formacin y entrenamiento del personal. Mejoramiento de las condiciones de trabajo identificando las inversiones requeridas para hacerlas ms seguras. Administracin de la labor en Seguridad y Salud Ocupacional, mediante una red interna de colaboradores buscando el mismo fin. Refuerzo del trabajo a travs del reporte oportuno de los incidentes y la implementacin de los planes de accin considerando sta como una actividad de alto impacto para la prevencin de los accidentes. Renovacin de las certificaciones en los sistemas de Gestin de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001, y la certificacin BRC (British Retail Consortium), norma internacional sobre seguridad de alimentos requerida por importantes por los clientes exteriores. Administrador Administracin 2H X Administrador Administracin 1H Administrador Administracin 5H X

Administrador

Administracin

1H

Administrador

Administracin

1H

Administrador

Administracin

2H

Administrador

Administracin

2H

10

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA 1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo:

Pgina

1.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestin social con la comunidad.

1.2

RESPONSABLE: Administrador

1.3

OBJETIVO: Realizar acciones encaminadas a contribuir con el desarrollo social de las regiones del pas, en trminos de educacin, nutricin, generacin de ingresos y emprendimiento, apoyo a la cultura, arte y recreacin.

1.4

RESULTADOS ESPERADOS: xito en las acciones encaminadas por la empresa para la gestin social con la comunidad.

1.5

LIMITES

PUNTO INICIAL: Creacin de escuela de tenderos. PUNTO FINAL: Implementacin del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informticas bsicas, de modo que puedan incorporar las tecnologas informticas de comunicacin a su labor docente, como una herramienta pedaggica que potencia el proceso educativo.

1.6

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, reglamentos establecidos por la organizacin.

1.7

RIESGOS: Fallo en las acciones implementadas para la contribucin del desarrollo social.

1.8

CONTROLES EJERCIDOS: Supervisin, control y orden en la aplicacin de las acciones propuestas por la organizacin. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1449

1.9

OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No.

Actividad

Responsable

rea

Tiempo

Frecuencia D S M O X

Creacin de escuela de tenderos

Administrador

Administracin

720 H

X 2 Creacin de escuela de autoservicio Entrega de implementos escolares en zonas afectadas por la violencia, poblaciones de bajos recursos y zonas dedicadas al cultivo del cacao. Implementacin del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informticas bsicas, de modo que puedan incorporar las tecnologas informticas de comunicacin a su labor docente, como una herramienta pedaggica que potencia el proceso educativo. Administrador Administracin 720 H X Administrador Administracin 6H

Administrador

Administracin

3H

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA 3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO Cdigo:

Pgina

3.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar informe ambiental.

3.2

RESPONSABLE: Administrador

3.3

OBJETIVO: Ejecutar un informe ambiental de todos los procesos, tareas, procedimientos, entre otros que se han llevado a cabo en la organizacin.

3.4

RESULTADOS ESPERADOS: Informe ambiental bien elaborado para la presentacin en las reuniones de la junta directiva.

3.5

LIMITES

PUNTO INICIAL: PUNTO FINAL: 3.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, reglamentos establecidos por la organizacin.

3.7

RIESGOS: Datos errneos en el informe, informe incompleto o mal elaborado.

3.8

CONTROLES EJERCIDOS: Revisin del pre informe y del informe antes de ser entregado. TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2

3.9

OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1 2

Actividad Elaboracin de una descripcin sinttica. Elaboracin de un sumario o resumen.

Responsable Administrador Administrador.

rea Administrador Administrador

Tiempo 10 min

Frecuencia D S M O

10 min

Creacin de contenidos.

una

tabla

de

Administrador

Administrador 10 min

4 5 6

Creacin de una lista de tabla. Elaboracin de la introduccin. Descripcin del procedimiento.

Administrador Administrador Administrador

Administracin Administrador Administrador

10 min 20 min 30 min

Explicacin de los resultados o conclusiones. Anexos

20 min Administrador Administrador Administrador Administrador 10 min

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
26. DENOMINACIN DEL CARGO: Administrador 27. REA: Responsabilidad Social 28. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General 29. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: 30. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA: 0

Pgina

II. OBJETIVO Dar beneficios para que los colaboradores se desarrollen integralmente, los cuales estn comprendidos en el Pacto Colectivo, que estimula y fomenta el uso de procedimientos de concertacin voluntaria, encaminados a reglamentar los beneficios y compromisos conjuntos derivados de la relacin laboral, Realizar acciones encaminadas a contribuir con el desarrollo social de las regiones del pas, en trminos de educacin, nutricin, generacin de ingresos y emprendimiento, apoyo a la cultura, arte y recreacin, Ejecutar un informe ambiental de todos los procesos, tareas, procedimientos, entre otros que se han llevado a cabo en la organizacin. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades
Implementacin de aprendizaje tcnico. metodologas de

Fortalecimiento de equipos de trabajo de alto desempeo y comprometidos con los objetivos estratgicos de la organizacin. Implementacin de programas y actividades de crecimiento personal, fortalecimiento de las relaciones familiares, recreacin y entretenimiento de los colaboradores y sus hijos, lo cual, adems, contribuye a la gestin del cambio y a la transformacin organizacional. Generar espacios de reflexin personal y colectiva, facilitando el desarrollo de habilidades artsticas, manuales y aficiones para brindar equilibrio entre la vida laboral, familiar y personal. Propiciar el sano esparcimiento, impulsar actividades para compartir en familia y facilitamos espacios para las prcticas deportivas. Fortalecimiento de la cultura fundamentada en comportamientos seguros de formacin y entrenamiento del personal. Mejoramiento de las condiciones de trabajo identificando las inversiones requeridas para hacerlas ms seguras. Administracin de la labor en Seguridad y Salud Ocupacional, mediante una red interna de colaboradores buscando el

Resultado Excelentes beneficios, oportunidades de participacin, expresin creativa y crecimiento, y espacios de formacin. xito en las acciones encaminadas por la empresa para la gestin social con la comunidad.

Procedimientos que involucra Gestin social con los colabores y sus familias Gestin social con la comunidad. Realizar informe ambiental.

Informe ambiental bien elaborado para la presentacin en las reuniones de la junta directiva.

mismo fin. Refuerzo del trabajo a travs del reporte oportuno de los incidentes y la implementacin de los planes de accin considerando sta como una actividad de alto impacto para la prevencin de los accidentes. Renovacin de las certificaciones en los sistemas de Gestin de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001, y la certificacin BRC (British Retail Consortium), norma internacional sobre seguridad de alimentos requerida importantes por los clientes exteriores. Creacin de escuela de tenderos Creacin de escuela de autoservicio Entrega de implementos escolares en zonas afectadas por la violencia, poblaciones de bajos recursos y zonas dedicadas al cultivo del cacao. Implementacin del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informticas bsicas, de modo que puedan incorporar las tecnologas informticas de comunicacin a su labor docente, como una herramienta pedaggica que potencia el proceso educativo. Elaboracin de una descripcin sinttica. Elaboracin de un sumario o resumen. Creacin de una tabla de contenidos. Creacin de una lista de tabla. Elaboracin de la introduccin. Descripcin del procedimiento. Explicacin de conclusiones. Anexos los resultados o

IV. REQUISITOS DEL CARGO 11. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIN EXPERIENCIA

Graduado de educacin bsica y media. Profesional en ingeniera industrial o administracin de empresas. Mnimo 2 aos trabajando en reas de administracin.

12. COMPETENCIAS NIVEL REQUERIDO ALTO x x x x x x x x MEDIO BAJO

HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin

RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin

NIVEL REQUERIDO ALTO x x x x x x x x x x MEDIO BAJO

ESFUERZO MENTAL VISUAL FSICO Alto Alto Bajo

NIVEL REQUERIDO

V. RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO

Alto Alto Medio Medio

VI. ENTORNO DEL CARGO 11. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN Bancos

PARA QU Pago de impuestos, pago de servicios, entre otros

FRECUENCIA Mensual

12. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN Gerente General

PARA QU Entrega de informe ambiental.

FRECUENCIA Mensual

VII. CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIN RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS

Alta Media Medio Ambiente Ergonmicos

NOMBRE DE LA EMPRESA COMPAA NACIONAL DE CHOCOLATES MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo:

2.

IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.2

NOMBRE DEL PROCESO: COMPRAS

1.5 1.6

AREA TITULAR: rea de Compras

OBJETIVOS: Analizar que proveedores, insumos y materia prima es ms rentable para la organizacin y al mismo tiempo de es de mayor calidad para la elaboracin de los productos.

1.7 1.8

RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores confiables para la organizacin.

LIMITES

PUNTO INICIAL: Manejo de bases de datos de proveedores

PUNTO FINAL: Devolucin de materiales

1.12

FORMATOS O IMPRESOS: Formato de materiales, cdigo de materiales, formatos de compra.

1.13

VALOR AGREGADO: Productos elaborados de alta calidad para los clientes.

1.14

RIESGOS: Incumplimiento de los proveedores, dao en los materiales o insumos.

1.15

CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los materiales a la hora de ser comprados y ser entregados al departamento de produccin.

1.16

TIEMPO TOTAL EMPLEADO:

1.17

MARCO LEGAL: Ley 1231 del 2008

NOMBRE DE LA EMPRESA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

Cdigo:

Compras

Compaa Nacional de Chocolates

4. DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO.
ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS

Insumos

Calidad en los productos. Fidelizacin de los clientes. Materiales e insumos de alta calidad en los Reconocimiento tanto interno como externo de la organizacin. Excelente competencia en el mercado.

Materia Prima

Papelera

Facturas

productos mediante el anlisis de

Tablillas

proveedores de la organizacin

10. DESCRIPCIN ESPECFICA DEL PROCESO. NOMBRE DEL PROCESO

No. orden

Cdigo: Responsable Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras 40 min Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras 1H 30 min 1H 10 min 20 min 1H Tiempo Estimado 30 min 20 min Usuarios Interno Interno Interno Interno Interno Interno Interno Interno Interno

Procedimiento Manejo de bases de datos de proveedores Cotizacin de proveedores Anlisis de proveedores Seleccin de proveedores Presupuesto de materiales Fijacin del tamao del lote o pedido a comprar Preparar rdenes de compra Recibir e inspeccionar los materiales Preparacin de informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daos de los materiales Devolucin de materiales.

rea responsable Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Compras

Jefe de compras

20 min

Interno

11. DIAGRAMA DE FLUJO: NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO

1

Cdigo: AREA RESPONSABLE

Hay que seleccionar los proveedores?

SI

Seleccin de proveedores Departamento de Compras

NO
Hay que presupuestas los materiales?

SI

Presupuesto de materiales Departamento de Compras

NO SI
Fijacin del tamao del lote o pedido a comprar Departamento de Compras

Hay que fijar el tamao del lote o pedido a comprar?

NO
Preparar rdenes
Hay que preparar rdenes de compra?

de compra

Departamento de Compras

NO
2

NOMBRE DEL PROCESO PROCEDIMIENTO

2

Cdigo: AREA RESPONSABLE

Hay que recibir e inspeccionar los materiales?

SI

Recibir e inspeccionar los materiales

Departamento de Compras

NO

Preparacin informes mala

de

sobre: calidad,

Hay que preparar informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daos de los materiales?

escasez,

SI

sobrantes daos

y de los

Departamento de Compras

materiales.

NO
Hay que devolver los materiales?

SI

Devolucin de materiales Departamento de Compras

Fin

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

3. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.10 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de bases de datos de proveedores 2.11 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.12 OBJETIVO: Tener un manejo ordenado sobre la bases de datos de los proveedores de la organizacin. 2.13 RESULTADOS ESPERADOS: Manejo ordenado de las bases de datos de los proveedores de la empresa. 2.14 LIMITES PUNTO INICIAL: Preparacin en programas como Excel. PUNTO FINAL: Manejo ordenado de los datos y facturas de los proveedores 2.15 FORMATOS O IMPRESOS: Sistemas de informacin, Excel. 2.16 RIESGOS: Datos errneos en la base de datos. 2.17 CONTROLES EJERCIDOS: Orden, control y supervisin de la base de datos. 2.18 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 730 OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1

Actividad Preparacin en programas como Excel.

Responsable Compras

rea Jefe de compras Jefe de compras

Tiempo 5H

Frecuencia D S M O X

2 Conocimiento de los proveedores de la organizacin.

Compras

30 min

Manejo ordenado de los datos y facturas de los proveedores.

Compras

Jefe de compras

2H X

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

4. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.19 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotizacin de proveedores 2.20 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.21 OBJETIVO: Cotizar a los proveedores escogidos para la organizacin. 2.22 RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores cotizados para la organizacin. 2.23 LIMITES PUNTO INICIAL: Nmero de solicitud de cotizacin a proveedores PUNTO FINAL: Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotizacin, es decir,

del encargado de compras.

2.1 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de cotizaciones. 2.2 RIESGOS: Datos errneos en la cotizacin. 2.3 CONTROLES EJERCIDOS: Orden y revisin de las cotizaciones. 2.4 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 36

OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1

Actividad Nmero de solicitud de cotizacin a proveedores Fecha en la que se elabora. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotizacin. Clave del material que se solicita. Descripcin del material solicitado Cantidad solicitada. Fecha lmite para que el proveedor conteste. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su nmero y la fecha en la que se expidi. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotizacin, es decir, del encargado de compras.

Responsable Compras

rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

Tiempo 10 min

Frecuencia D S M O X

2 3

Compras Compras

2 min 2 min

X X

4 5 6 7 8

Compras Compras Compras Compras Compras

3 min 5 min 5 min 5 min 5 min

X X X X X

Compras

1 min

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

5. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.24 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Anlisis de proveedores 2.25 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.26 OBJETIVO: Analizar a los proveedores para la organizacin. 2.27 RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores analizados para la organizacin. 2.28 LIMITES PUNTO INICIAL: Revisin de datos en la base de datos de los proveedores. PUNTO FINAL: Anlisis de los proveedores ms convenientes para la empresa 2.5 FORMATOS O IMPRESOS: 2.6 RIESGOS: Mal anlisis de los proveedores. 2.7 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin cautelosa de los datos. 2.8 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1 H

OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1

Actividad Revisin de datos en la base de datos de los proveedores. Anlisis de los datos Anlisis de los proveedores ms convenientes para la empresa

Responsable Compras

rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

Tiempo 10 min

Frecuencia D S M O X

2 3

Compras Compras

20 min 30 min

X X

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

6. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.29 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin de proveedores 2.30 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.31 OBJETIVO: Seleccionar a los proveedores para la organizacin. 2.32 RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores seleccionados para la organizacin. 2.33 LIMITES PUNTO INICIAL: Bsqueda de los proveedores PUNTO FINAL: Seleccin de los proveedores. 2.9 FORMATOS O IMPRESOS: 2.10 RIESGOS: Seleccin equivocada de los proveedores. 2.11 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de los proveedores. 2.12 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 30

OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1

Actividad Bsqueda de los proveedores

Responsable Compras

rea Jefe de compras Jefe de compras

Tiempo 10 min

Frecuencia D S M O X

Seleccin de los proveedores.

Compras

20 min

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

7. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.34 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Presupuesto de materiales 2.35 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.36 OBJETIVO: Analizar y repartir adecuadamente el presupuesto que se tiene para materiales. 2.37 RESULTADOS ESPERADOS: Presupuesto bien repartido para todos los materiales. 2.38 LIMITES PUNTO INICIAL: Anlisis de la reparticin del presupuesto para materiales PUNTO FINAL: Reparticin del presupuesto para materiales 2.13 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de materiales, formato de presupuesto. 2.14 RIESGOS: Reparticin equivocada del presupuesto para materiales. 2.15 CONTROLES EJERCIDOS: Anlisis detallado de la reparticin del presupuesto para materia prima. 2.16 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2 H

OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1

Actividad Anlisis de la reparticin del presupuesto para materiales Reparticin del presupuesto para materiales

Responsable Compras

rea Jefe de compras Jefe de compras

Tiempo 1H

Frecuencia D S M O X

Compras

1H

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

8. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.39 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijacin del lote o pedido a comprar 2.40 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.41 OBJETIVO: Fijar el tamao de pedido que se va a comprar a los proveedores. 2.42 RESULTADOS ESPERADOS: Pedido a los proveedores para comprarles el lote que se estableci. 2.43 LIMITES PUNTO INICIAL: Nmero de solicitud. PUNTO FINAL: Firma de la persona que la autoriza. 2.17 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de compras 2.18 RIESGOS: Mal fijacin de tamao de pedido que se va a comprar. 2.19 CONTROLES EJERCIDOS: Anlisis de cunto volumen se necesita comprar. 2.20 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 4 H

OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1

Actividad Nmero de solicitud.

Responsable Compras

rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

Tiempo 5 min

Frecuencia D S M O X

2 3 4 5 6 7

Fecha en la que se elabora Clave del material. Descripcin. Cantidad requerida. Punto de pedido. Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla Firma de la persona que la autoriza.

Compras Compras Compras Compras Compras Compras

5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min

X X X X X X

Compras

5 min

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

9. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.44 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Preparar rdenes de compra 2.45 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.46 OBJETIVO: Preparar las rdenes de compras despus de haber fijado el tamao requerido. 2.47 RESULTADOS ESPERADOS: rdenes de compra preparadas. 2.48 LIMITES PUNTO INICIAL: Nmero de orden de compra. PUNTO FINAL: Firma del proveedor. 2.21 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de orden de compra. 2.22 RIESGOS: Mal elaboracin de la orden de compra. 2.23 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin de las rdenes de compra. 2.24 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1 20

OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1

Actividad Nmero de orden de compra.

Responsable Compras

rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

Tiempo 5 min

Frecuencia D S M O X

2 3 4

Nombre del proveedor. Fecha en la que se efecta la orden. Hacer referencia a la solicitud de cotizacin a proveedores, indicando su nmero y fecha. Fecha en la que el proveedor deber entregar la mercanca. Condiciones de pago. Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su nmero. Clave del material. Descripcin. Cantidad solicitada. Precio unitario. Importe parcial (precio unitario x unidades). Impuestos. Importe total (importe parcial + impuestos). Firma del encargado de compras. Firma del proveedor.

Compras Compras Compras

5 min 5 min 5 min

X X X

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras

5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min 5 min

X X X X X X X X X X X X

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

10. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.49 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recibir e inspeccionar los materiales. 2.50 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.51 OBJETIVO: Inspeccionar adecuadamente los materiales que lleguen de los proveedores. 2.52 RESULTADOS ESPERADOS: Materiales inspeccionados de manera correcta. 2.53 LIMITES PUNTO INICIAL: Nmero de inspeccin PUNTO FINAL: Firma de la persona que la autoriza. 2.25 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de inspeccin. 2.26 RIESGOS: Recibir materiales daados. 2.27 CONTROLES EJERCIDOS: Inspeccionar de manera adecuada y cautelosa cada uno de los materiales. 2.28 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 50 min

OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1

Actividad Nmero de inspeccin

Responsable Compras

rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

Tiempo 5 min

Frecuencia D S M O X

2 3 4 5

Fecha en la que se elabora Descripcin. Inspeccin de los materiales. Firma de la persona que la autoriza.

Compras Compras Compras Compras

5 min 5 min 30 min 5 min

X X X X

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

11. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.54 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Preparacin de informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daos de los materiales. 2.55 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.56 OBJETIVO: Preparar un informe detallado sobre la mala calidad, escasez, sobrantes y daos que hayan tenido los materiales ya sea durante el proceso productivo o en bodega. 2.57 RESULTADOS ESPERADOS: Informe detallado sobre el estado de los materiales, 2.58 LIMITES PUNTO INICIAL: Introduccin PUNTO FINAL: Conclusiones 2.29 FORMATOS O IMPRESOS: Informes. 2.30 RIESGOS: Elaboracin mala del informe, datos errneos. 2.31 CONTROLES EJERCIDOS: Revisin del informe. 2.32 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 135

OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1

Actividad Introduccin

Responsable Compras

rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

Tiempo 20 min

Frecuencia D S M O X

2 3 4

Descripcin Objeto Datos sobre mala calidad, escasez, sobrantes o daos en los materiales Conclusiones

Compras Compras Compras

5 min 5 min 1H

X X X

Compras

5 min

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA Cdigo: 1001

Pgina

12. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.59 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Devolucin de materiales. 2.60 RESPONSABLE: Jefe de compras 2.61 OBJETIVO: Devolver materiales en caso de haber alguna inconformidad por parte del encargado de compras. 2.62 RESULTADOS ESPERADOS: Devolucin de materia prima por daos o inconformidad en el departamento de compras. 2.63 LIMITES PUNTO INICIAL: Nmero de nota de devolucin. PUNTO FINAL: Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla. 2.33 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de devolucin. 2.34 RIESGOS: Devoluciones mal hechas. 2.35 CONTROLES EJERCIDOS: Control y supervisin de la devolucin de materia prima. 2.36 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: OBSERVACIONES

13

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Cdigo: Pgina

No. 1

Actividad Nmero de nota de devolucin.

Responsable Compras

rea Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras Jefe de compras

Tiempo 10 min

Frecuencia D S M O X

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Datos generales del proveedor. Fecha en la que se efecta la devolucin. Referencia de la nota de recepcin. Clave del material. Descripcin del material. Cantidad. Costo unitario. Importe de la mercanca objeto de la devolucin. Causa de la devolucin. Firma del encargado de compras. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.

Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras

10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min

X X X X X X X X X X X

NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS AREA I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
31. DENOMINACIN DEL CARGO: Jefe de compra 32. REA: Compras 33. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador, Gerente General 34. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de compra 35. NMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIN DENTRO DEL REA:

Pgina

II. OBJETIVO Tener un manejo ordenado sobre la bases de datos de los proveedores de la organizacin. Cotizar a los proveedores escogidos para la organizacin. Analizar a los proveedores para la organizacin. Seleccionar a los proveedores para la organizacin. Analizar y repartir adecuadamente el presupuesto que se tiene para materiales. Fijar el tamao de pedido que se va a comprar a los proveedores. Preparar las rdenes de compras despus de haber fijado el tamao requerido. Inspeccionar adecuadamente los materiales que lleguen de los proveedores. Preparar un informe detallado sobre la mala calidad, escasez, sobrantes y daos que hayan tenido los materiales ya sea durante el proceso productivo o en bodega. Devolver materiales en caso de haber alguna inconformidad por parte del encargado de compras. III. FUNCIONES DEL CARGO Actividades Nmero de orden de compra. Nombre del proveedor. Fecha en la que se efecta la orden. Hacer referencia a la solicitud de cotizacin a proveedores, indicando su nmero y fecha. Fecha en la que el proveedor deber entregar la mercanca. Condiciones de pago. Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su nmero. Clave del material. Descripcin. Cantidad solicitada. Precio unitario. Importe parcial (precio unitario x unidades). Impuestos. Importe total (importe parcial + impuestos). Firma del encargado de compras. Firma del proveedor. Nmero de inspeccin Fecha en la que se elabora Descripcin. Inspeccin de los materiales. Firma de la persona que la autoriza. Introduccin Descripcin Objeto Datos sobre mala calidad, escasez, Resultado Manejo ordenado de las bases de datos de los proveedores de la empresa. Proveedores cotizados para la organizacin. Proveedores analizados para la organizacin. Proveedores seleccionados para la organizacin. Presupuesto bien repartido para todos los materiales. Pedido a los proveedores para comprarles el lote que se estableci. rdenes de compra preparadas. Materiales inspeccionados de manera correcta. Informe detallado sobre el estado de los materiales. Devolucin de materia prima por daos o inconformidad en el Procedimientos que involucra Manejo de bases de datos de proveedores Cotizacin de proveedores Anlisis de proveedores Seleccin de proveedores Presupuesto de materiales Fijacin del tamao de lote o pedido a comprar Preparar rdenes de compra Recibir e inspeccionar los materiales Preparacin de informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daos de los materiales. Devolucin de materiales.

sobrantes o daos en los materiales Conclusiones Nmero de nota de devolucin. Datos generales del proveedor. Fecha en la que se efecta la devolucin. Referencia de la nota de recepcin. Clave del material. Descripcin del material. Cantidad. Costo unitario. Importe de la mercanca objeto de la devolucin. Causa de la devolucin. Firma del encargado de compras. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla. IV. REQUISITOS DEL CARGO

departamento de compras.

13. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIN EXPERIENCIA

Graduado de educacin bsica y media. Profesional en ingeniera industrial. Mnimo 2 aos trabajando en reas de compras.

14. COMPETENCIAS NIVEL REQUERIDO ALTO x x x x x x x x MEDIO BAJO

HABILIDAD Fluidez verbal Fluidez escrita Capacidad analtica Liderazgo y direccin del personal Elaboracin de informes Toma de decisiones Razonamiento numrico Manejo de equipos y programas de computacin

RASGOS DE PERSONALIDAD Creatividad e innovacin Compromiso y motivacin hacia resultados Adaptacin a cambios del entorno y la organizacin

NIVEL REQUERIDO ALTO x x x MEDIO BAJO

Orden en el desarrollo de las actividades Buenas relaciones interpersonales Puntualidad Trabajo en equipo Inters por la calidad Actitud de servicio al cliente Deseo de superacin

x x x x x x x

ESFUERZO MENTAL VISUAL FSICO Alto Alto Bajo

NIVEL REQUERIDO

V. RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIN POR ARCHIVOS Y REGISTROS POR BIENES POR DINERO VI. ENTORNO DEL CARGO

Alto Alto Alto Alto

13. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN Proveedores

PARA QU Recibo, inspeccin y devolucin de materiales.

FRECUENCIA Mensual

14. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN Administrador

PARA QU Entrega de informe de compras.

FRECUENCIA Mensual

VII. CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIN RUIDO ESPACIO TEMPERATURA RIESGOS

Alta Bajo Medio Ambiente Ergonmicos