Almacn General Hospital Ruiz y Pez Fases del proceso de recepcin de materiales.

Las personas encargadas del almacn elaboran un formato de fallas semanal de cada insumo faltante dentro del almacn, estas fallas son enviadas al departamento de compras, el cual realiza un proceso de licitacin con los proveedores donde son escogidos tres de los cuales escoge uno, al cual seguidamente se le realiza el pedido de los insumos que se requieren. Hecho el pedido se procede al tiempo de espera para la recepcin de la mercanca, una vez transcurrido este tiempo llegan los materiales, son recibidos por las personas encargadas las cuales son: 1. Representantes del departamento de compras. 2. Control interno. 3. Encargados del almacn. 4. Y en algunos casos especiales representantes de la oficina de bienes nacionales. En el proceso de recepcin se verifica que el pedido realizado al proveedor sea correcto, y que coincida con las cantidades que refleja la factura emitida por ellos. Esto se hace mediante un proceso de conteo tomando en cuenta las cantidades y cualidades. Recepcin de materiales de forma cuantitativa. Aqu se realiza un proceso de conteo del material, tomando en cuenta la cantidad de piezas para as constatar que coinciden con las solicitadas. Conteo de piezas: realizan el proceso de conteo por piezas, en presencia de un representante de la oficina de control interno y del supervisor en jefe del almacn, contndolas en un espacio fsico correspondiente.

Pesaje de piezas: el proceso del pesaje de piezas no lo realizan pues, los insumos con los que trabaja el almacn ya vienen embalados y pesados. Informacin que viene reflejada de forma impresa en la caja. Recepcin cualitativa. La recepcin cualitativa tambin es realizada por ellos. Pues toman en cuenta los siguientes aspectos: 1. La marca del producto (como por ejemplo; las gasas en rollo que se requieren tienen que ser de la marca Gaesca). 2. Especificacin del volumen. 3. Peso y calidad del mismo. 4. Manufactura de fabricacin del producto (procedencia de fabricacin). En caso de que los insumos no cuenten con las cualidades requeridas el producto es devuelto al proveedor.

Recepcin de materiales especiales: al momento de recibir materiales especiales, se tienen presente ciertas normas a seguir para hacerlo, a su vez se cuenta con la presencia de una persona especializada que este capacitada para recibir estos materiales. Un ejemplo de esto puede ser: se recibe un bien nacional llmese camilla, para este proceso de recepcin se debe contar con la presencia de un representante de bienes nacionales, esto es con el fin de constatar que el material cuente con las caractersticas y especificaciones requeridas. Procedimientos y formularios implicados en el proceso de recepcin. En el proceso de recepcin ellos cuentan con ciertos formatos y procedimientos.

Procedimientos de recepcin: el proveedor presenta una nota de entrega de la mercanca solicitada al departamento de compras, despus se realiza un acta de recepcin, la cual elabora un representante de la oficina de control interno, luego se recibe la mercanca y se procede a su ingreso y a las tarjetas internas del almacn correspondiente a cada artculo. En caso de ser un bien nacional el que se va a recibir, entonces la oficina de bienes nacionales es quien se encarga de levantar el acta de recepcin de la mercanca para luego proceder a recibir los insumos solicitados. Entregas totales: en cuanto a las entregas totales se realiza con factura instantnea y con pago al contado. Situacin que en esta organizacin no ocurre, ya que se le recibe el pedido al proveedor y posteriormente se establece tiempo de pago para ser cancelado el pedido. En caso de faltantes, se le concede al proveedor un plazo de tiempo correspondiente a una (1) semana, para que este realice la entrega del resto del pedido. El faltante es notificado al proveedor por escrito sealando las cantidades y caractersticas del producto faltante. En caso de sobrantes, (cosa que no es comn que ocurra) se le notifica al instante al proveedor para que retire su mercanca. En este proceso se prosigue a levantar un acta la cual contenga la cantidad exacta de la mercanca que se devuelve junto con las caractersticas correspondientes de la misma tales como marca, peso, tamao, entre otras.

Importancia de las tcnicas de clasificacin y codificacin de los materiales en almacn.

Este proceso dentro de un almacn es importante ya que de esta manera podemos ubicar de forma ms rpida mediante caractersticas, numeracin, etc. Los insumos que se manejan dentro del almacn.

Almacenaje definitivo: una vez que se realizan todos los procesos anteriormente sealados, se procede a situar la mercanca a los lugares correspondientes dentro del almacn para su posterior distribucin en los servicios que lo requieran. Designacin: el material es clasificado por estructura, nombre,

numeracin, entre otros. Para as designarlos de forma mas eficaz a los servicios que lo requieran, mediante una planilla de solicitud, donde el servicio solicitante seala de forma especifica las caractersticas y cantidades de los insumos que ellos requieren. Identificacin: se identifican de acuerdo a la marca del producto y tipo a cual corresponde. Clasificacin: su clasificacin se realiza de acuerdo a la talla, nmero y volumen. Tal es el caso de los guantes, pues se tienen guantes estriles que vienen en cajas de 50 pares, en tallas de 6, 6.5, 7, 7.5, 8, 8.5 y los guantes descartables que vienen en cajas de 100 guantes sueltos en tallas S, M y L. Codificacin: las codificaciones las realiza el departamento de bienes nacionales, a los insumos como entre camillas, otros. escritorios, Estos son sillas, artculos aires que acondicionados, computadoras,

permanecen dentro del almacn pero son controladas de forma rigurosa por este departamento. Ubicacin: son ubicados dentro del almacn de forma ordenada, en anaqueles debidamente identificados, para hacer ms sencilla su ubicacin al momento de ser despachados a los servicios.

Explicar los procedimientos administrativos empleados en el proceso de despacho de materiales. Los servicios que requieran de los insumos para ejercer sus labores diarias, en caso de no contar con algunos insumos dentro del servicio, deben solicitarlos al depsito o almacn general de esta institucin. La cual se debe hacer de la forma siguiente: Requisicin: se debe elaborar una requisicin original y tres copias, identificando el nombre del servicio que esta elaborando el proceso de pedido, all mismo debe colocar la fecha en que se solicita, la cantidad del material solicitado, existencia del mismo en el servicio, descripcin del material requerido, firma y sello del jefe del servicio solicitante, entre otros. Luego se enva al almacn general el cual es despachada y el servicio designa a una persona especfica para que retire el material y lo lleve al lugar de requerimiento. Dndole ingreso al respectivo deposito de dicho servicio, y en las tarjetas internas de control. Crdito de material devuelto: en caso de que el servicio solicitante requiera devolver un material que all sido dado en forma de adelanto, se realiza una solicitud junto con un memorndum sealando la mercanca que esta devolviendo o pagando, as como la cantidad y caractersticas del mismo. Transporte y entrega: despachada la mercanca, los encargados del almacn general avisan para que ellos enven al encargado de retirar el material, generalmente esto lo hace el jefe del servicio, un camillero y el depositario de ese servicio. Por lo que el almacn general no realiza traslado de insumo a ningn servicio a menos que se requiera.

HOSPITAL UNIVERSITARIO RUIZ Y PAEZ. ALMACEN GENERAL. HOJA DE INVENTARIO. SOLICITUD DE MATERIALES. N Partida Descripci n Unidad de medida Consumo Existencia Cantidad del mes solicitada

HOSPITAL UNIVERSITARIUO RUIZ Y PAEZ.

SERVICIO: ______________________________________________________

DESCRIPCION:__________________________________________________ _ FECHA TURNO UBICACION ENTRADA SALIDA EXISTENCIA

INTRODUCCION El proceso de Recepcin de Materiales de un Almacn se realiza de forma Cuantitativa la cual es la parte numrica y por pieza y Cualitativa que es la

ptica visual, calidad, marca, etc. Tambin lo ms importante es la codificacin o sea la Ubicacin y localizacin de los productos en el almacn. Para basarnos en la parte practica de las fases del proceso de recepcin de materiales, formularios implicados, tcnica de clasificacin, codificacin, identificacin de los materiales, el proceso de solicitud y entre otros procesos que realiza el almacn general del hospital universitario Ruiz y Pez para demostrar que tienen un buen control de inventario dentro del almacn Al momento de buscar la informacin fuimos atendidos por uno de los trabajadores que se llama Frank Gonzlez.

CONCLUSION

Todos y cada uno de los procesos antes mencionados son de gran importancia para el buen manejo y funcionamiento de cualquier institucin sea de la rama que sea, todos de una forma u otra tienen congruencia y tienen que ver el uno con el otro, las organizaciones y empresas permanentemente se encuentran en una constante lucha por ser cada vez ms competitivas, lo que ha generado que las personas que las conforman sean eficientes y capaces de dar mucho de s para el bienestar de la organizacin o empresa. El objetivo es aplicar todo el conocimiento de esta materia a una organizacin en este caso el Hospital Universitario Ruiz y Pez.; ya que este es uno de los hospitales ms importantes del Estado. El cual tiene sus insumos en anaqueles de forma ordena, poseen sistema de codificacin, mantiene un registro interno, tienen un traslado interno de materiales mediante carruchas .

Repblica Bolivariana De Venezuela Ministerio de educacin, cultura y deporte Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Acadmico Administracin de empresas y Contadura Pblica Semestre: VI Seccin: 1

Profesor: Julicza Sols

Integrantes: Abarca, Oriana Almeida, Eudievans Hernndez, Jean Sampaio, Andrea Suarez, Estefana

Ciudad Bolvar, Junio de 2010