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MATERIAL DE LECTURA N 1 PRESUPUESTOS Definicin: Un presupuesto es la previsin de gastos e ingresos para un determinado lapso, por lo general un ao.

Permite a las empresas, gobiernos, organizaciones privadas y familias establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en dficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentar un supervit (los ingresos superan a los gastos). En el mbito del comercio es tambin un documento o informe que detalla el costo que tendr un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a l y no puede cobrarlo si el cliente acepta el servicio. El presupuesto se puede cobrar o no en caso de no ser aceptado. Es un Plan de accin expresado en trminos y valores financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo criterios, condiciones previstas, sobre todo en estimaciones programadas en actividades operativas financieras y resultados que aplicar una empresa en un perodo determinado. Tambin se dice que el presupuesto es una herramienta de planificacin, coordinacin y control de funciones que presenta en trminos cuantitativos las actividades a ser realizadas por una organizacin con el fin de dar el uso ms productivo a sus recursos. Para alcanzar determinadas metas. Principios de la Presupuestacin Los Presupuestos se basan en los siguientes principios: Principios de Previsin Son tres: 1. Predictibilidad, 2. Determinacin cuantitativa 3. Objetivo. Principios de Planeacin Se destacan: 1 Previsin 2. Costeabilidad 3. Flexibilidad 4. Unidad

5. Confianza 6. Participacin 7. Oportunidad 8. Contabilidad por reas de responsabilidad. Principios de Organizacin Son: 1. Orden 2. Comunicacin. Principios de Direccin Se destacan: 1. Autoridad 2. Coordinacin. Principios de Control Son: 1. 2. 3. 4. Reconocimiento Excepcin Normas Conciencia

Clasificacin Por tipo de empresa Presupuesto Pblico Presupuesto Privado Presupuesto Mixto

Por el Tiempo Presupuesto a corto plazo (1, 2, 3, 4 meses) Presupuesto a mediano plazo (6 meses a 1 ao) Presupuesto a largo plazo (+ de 1 ao)

Por la Formas Presupuestos Fijos Presupuestos Flexibles

Por el Reflejo de los Presupuestos en los Estados Financieros Presupuestos Financieros Presupuestos de Resultado Presupuestos de Costo

Importancia de los Presupuestos 1. 2. 3. 4. 5. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del presupuesto.

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Funciones de los presupuestos La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin. 3

Objetivos Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

Finalidades de los presupuestos Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin. Lograr los resultados de las operaciones peridicas.

Ventajas que brindan los Presupuestos

Cada miembro de la empresa pensar en la consecucin de metas especficas mediante la ejecucin responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas. La direccin de la organizacin realiza un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hbito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones. De manera peridica se replantean las polticas si despus de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Ayuda a la planeacin adecuada de los costos de produccin. Se logra optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de al empresa, dado el costo de los mismos. Es el sistema ms adecuado para establecer "costos promedios" y permite su comparacin con los costos reales, mide le eficiencia de la administracin en el anlisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.

Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

Desventajas

Sus datos al ser estimados estarn sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron. Es slo una herramienta de la gerencia. "Un plan presupuestario se disea para que sirva de gua a la administracin y no para que la suplante". Su implantacin y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrn despus del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecucin est plenamente convencido de las necesidades del mismo.

Limitaciones

Estn basados en estimaciones. Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan. Su ejecucin no es automtica, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia. Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin. Es una herramienta que sirve a la administracin para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella. El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organizacin. Debe establecerse con la plena participacin de los individuos responsables de su realizacin, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada. La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.

Motivos del fracaso del presupuesto

Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.

Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin.

Bibliografa Ral Crdenas Npoles Presupuestos Teora y Prctica Segunda Edicin Edicin Mc Graw Hill Presupuesto Enfoque Moderno de Planeacin y Control de Recursos. Edicin MEGRAW MALL

Burbano R., Jorge E.