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PLAN DE IMPLEMENTACIN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA

INTRODUCCIN
Un plan de acciones de mejora surge como resultado de un proceso previo de anlisis y reflexin entorno a la realidad de una titulacin, centro, o servicio determinado, es decir, mediante un proceso de autoevaluacin. Mediante dicho proceso de autoevaluacin, la organizacin conoce su situacin real con respecto al modelo propuesto, determinando cules son sus fortalezas, cules son sus debilidades y dimanando de tal anlisis, resultan propuestas de mejora, lo que constituye el elemento de partida para la realizacin del plan de acciones de mejora. El plan de acciones de mejora se constituye en un objetivo del proceso de mejora continua y en l, se recogen y formalizan los objetivos de mejora y las correspondientes actuaciones dirigidas a fortalecer los puntos fuertes y resolver los puntos dbiles de manera priorizada y temporalizada. Por ello, la elaboracin de dicho plan requiere el respaldo y la implicacin de todos los responsables que, de una u otra forma, tengan relacin con la unidad objeto de anlisis. Un plan de acciones de mejora permite: - Repensar la unidad para adaptarse a los nuevos cambios que presenta el contexto. - Definir los objetivos que se quieren alcanzar a corto y medio plazo. - Establecer prioridades en las lneas de actuacin. - Incrementar la eficiencia en la gestin. - Motivar a la comunidad universitaria a mejorar el nivel de calidad. Para que un plan de acciones de mejora resulte eficaz, las acciones de mejora propuestas deben ser consensuadas, coherentes con la estrategia de la institucin en la que se integran, viables y operativizadas, es decir, deben estar lo ms detalladas posible, de forma que antes de poner en marcha la propia accin de mejora, se conozca qu tareas va a conllevar dicha accin, quin es el responsable de las mismas, en qu perodo aproximado se va a llevar a cabo, qu recursos van a ser necesarios, etc. Las principales virtudes de los planes de acciones de mejora son: - Flexibilidad: no es un mtodo cerrado y prefijado, facilita variaciones y adaptaciones. - Utilidad: es un instrumento til y eficaz para el logro de los objetivos fijados y para mantener la razn de ser de la organizacin. No obstante, los planes de acciones de mejora tambin tienen algunos riesgos, tales como: - Dar ms peso a los procesos de planificacin y desarrollo que a los resultados deseados. - Considerarlos como un fin y no como un medio para la mejora

continua. En este sentido, es aconsejable priorizar las acciones de mejora empezando por las acciones ms viables y sencillas de llevar a cabo. El Plan de Acciones de Mejora Un plan de acciones de mejora es un conjunto de actuaciones, con indicacin de etapas o acciones, responsables, fechas previstas, recursos necesarios y mtodo o indicadores de seguimiento, resultante de un diagnstico estructurado de una unidad, en el que se han detectado debilidades y fortalezas de la misma, cuyo objetivo es la mejora continua de dicha unidad.

El concepto de unidad es amplio y puede hacer referencia, por un lado, a una entidad organizativa como sera la propia universidad, un centro, un servicio o bien una titulacin. En este sentido, en los ltimos aos se ha considerado la titulacin universitaria como la principal unidad de evaluacin, pero conviene tener presente que los procesos de evaluacin institucional se estn haciendo extensivos a los servicios o procesos que tengan carcter instrumental (por ejemplo, el servicio de Bibliotecas, las Oficinas de Relaciones Internacionales, etc.). La variedad de posibles unidades a evaluar hace que los planes de acciones de mejora puedan presentar igualmente rasgos diferenciales.

El plan de acciones de mejora pretende dar credibilidad al proceso de evaluacin y no debe ser un objetivo en s mismo, es decir, un proceso burocrtico, que no arraigue o que se vuelva repetitivo, sino que debe ser una herramienta realmente enfocada hacia la accin, y para ello, hay que evitar que se convierta en un gran documento formalista o, simplemente, en una declaracin de buenas intenciones. Por esta razn, los planes de acciones de mejoras deben ser concretos, realistas, con una clara asignacin de responsabilidades y con unos precisos mecanismos de ejecucin y de seguimiento; necesitan unas condiciones de actuacin y un seguimiento peridico que permita realizar las reasignaciones de recursos y responsabilidades, deben estar enmarcados en una adecuada poltica de comunicacin interna, que informe de la finalidad del proceso, de su progresivo desarrollo y de los resultados alcanzados y sobre todo, deben converger con los planes generales de la universidad, con los planes sectoriales y con las polticas determinadas por los rganos de gobierno de la universidad.

Las Acciones de Mejora


La accin de mejora se define como aquella actuacin o conjunto de actuaciones con las que se prev resolver una de las reas de mejora determinadas en el proceso de reflexin interna de la unidad. Una vez que la unidad evaluada ha realizado su autoevaluacin, conoce las principales fortalezas y debilidades en relacin al entorno que la envuelve. En este documento de reflexin ya han quedado identificadas las reas de mejora teniendo en cuenta que, para ello se deben superar las debilidades encontradas apoyndose en sus principales fortalezas. Una vez se han identificado las principales reas de mejora y se conocen las causas del problema, se ha de designar un responsable de llevarlas a cabo, las fases que se van a seguir, sus indicadores de seguimiento y fijar el perodo de tiempo para su consecucin.

Para resultar eficaces, las acciones de mejora propuestas en el plan deben ser: Consensuadas: La autoevaluacin de la unidad se ha realizado bajo el consenso y la participacin, por lo cual parece razonable que las propuestas de actuacin tambin tengan que ser debatidas y consensuadas. Coherentes: Una propuesta de mejora debe guardar coherencia con el diagnstico realizado en la autoevaluacin. Operativizadas: Las acciones de mejora deben estar estructuradas: Esto es, tienen que identificarse los objetivos clave que las unidades consideran prioritarios y tienen que instrumentalizarse por medio de un conjunto de acciones concretas, con unos determinados recursos, si fuesen necesarios, y responsables para llevar a cabo su ejecucin. Adems, se debe establecer un sistema de indicadores que sirvan para valorar el cumplimiento de las acciones programadas y su seguimiento. Realistas y Viables: Las acciones que se formulen tienen que ser viables en el contexto en el que se plantean para poder cumplir los objetivos programados. Acotadas, tanto en tiempo como en grado de cumplimiento. Flexibles: susceptibles de modificacin ante contingencias no previstas sin apartarse del enfoque inicial. Obligatorias: existir voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario para su consecucin

IMPLEMENTACIN DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA


5.1. Fase 1: Constitucin Del Equipo De Trabajo/Comit De Calidad En la elaboracin del plan de acciones de mejora tienen que ser llamados a participar los distintos colectivos implicados. Ahora bien, la responsabilidad final de la elaboracin, desarrollo y seguimiento recae en los mximos rganos de direccin de la unidad. El equipo de trabajo es el encargado de impulsar y facilitar la consecucin del plan de acciones de mejora. Por lo tanto, la seleccin y constitucin del mismo es de gran importancia. Elaborar la memoria de desarrollo del plan de acciones de mejora. Tras la constitucin del equipo de trabajo, su coordinador, informar a los dems miembros acerca de sus funciones y proceder al reparto de tareas entre los mismos.

Fase 2: Planificacin Para conseguir la mxima eficiencia en el proceso, se ha de realizar una doble planificacin, es decir, por un lado una planificacin general del plan de acciones de mejora y por otro lado, una planificacin detallada de cada accin de mejora.

Fase 3: Desarrollo La fase de desarrollo variar en funcin de la accin de mejora que se est llevando a cabo, aunque en la mayor parte de los casos el esquema a seguir es el siguiente:

SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA


El seguimiento y la revisin peridica son procesos diferenciados pero a la vez coordinados. El seguimiento a travs de indicadores permite obtener informacin sobre el grado de logro de los objetivos del plan, los recursos utilizados para ejecutar las acciones, as como las incidencias detectadas a lo largo del proceso de implantacin del plan y puede ser interno o externo. Los objetivos del seguimiento interno son: - Rendir cuentas del estado de ejecucin del plan de acciones de mejora a todas las partes comprometidas. - Proporcionar informacin para la revisin peridica del plan de acciones de mejora. - Proporcionar informacin para la elaboracin de la memoria de desarrollo del plan de acciones de mejora.
Un indicador o punto de control es una expresin cualitativa o cuantitativa

para comprobar el grado de consecucin de los objetivos fijados previamente.

Seguimiento Externo: Adems del seguimiento interno, es aconsejable que la universidad realice un seguimiento externo del plan de acciones de mejora otorgndole as un carcter ms formalista y garantizando la puesta en marcha del mismo. Los objetivos del seguimiento externo son: a) Fomentar la implantacin de los planes de acciones de mejoras derivados de los procesos de evaluacin institucional. b) Velar por el adecuado desarrollo de las acciones de mejora segn lo planificado. c) Conocer las incidencias detectadas en el proceso de implementacin de las acciones de mejora. d) Ayudar a solventar las dudas e incidencias surgidas a lo largo del proceso de implementacin. e) Hacer una reflexin en el seno del servicio, al equipo de gobierno y otras estructuras implicadas, que permita seguir adelante con el proceso de mejora. Adems, el seguimiento permite consolidar la cultura de la calidad, conocer la satisfaccin de los ejecutores y receptores de las mejoras y asegurar la continuidad de la evaluacin y la mejora.

ELABORACIN DE LA MEMORIA DE DESARROLLO DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA


Los planes de acciones de mejora tienen una duracin variable en funcin de la complejidad de las acciones que quieran acometerse. No obstante, y a pesar de que el plan de acciones de mejora no se haya finalizado en su

totalidad, se elaborar una memoria de desarrollo de acuerdo con el protocolo anexado a la presente gua. Dicha memoria, ser entregada al SEI/EIZ antes del plazo indicado en la convocatoria anual. La elaboracin de la memoria recaer en el coordinador del plan de acciones de mejora, informado en todo momento por los responsables de las diferentes acciones de mejora, y teniendo en consideracin las fichas de seguimiento cumplimentadas por los mismos. La memoria de desarrollo tendr una extensin mxima de 30 pginas (anexos no incluidos) y recoger los siguientes puntos (ms informacin en el protocolo de elaboracin de la memoria): 1. Introduccin: equipo humano, seleccin del equipo y planificacin del trabajo. 2. Desarrollo del plan de acciones de mejora: fases de desarrollo seguidas, resultados obtenidos e indicadores, incidencias y dificultades encontradas. 3. Valoracin global: valoracin de cada accin de mejora y valoracin global del plan de acciones de mejora en su conjunto. 4. Breve memoria econmica: balance de gastos por accin de mejora y gastos totales. 5. Anexo: incluir como anexo las fichas 2 a 5 cumplimentadas.