QU ES UN FLUJOGRAMA ?

Flujograma o diagrama de flujo

Consiste en representar grficamente hechos, situaciones movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos. Nos servir para entender ms fcilmente el funcionamiento de nuestras OIRS, considerando sus diferentes pasos, los actores que participan de l y los tiempos involucrados.
Caractersticas fundamentales Sinttico: debe quedar resumido en una hoja para que sea prctico Simbolizado: la simbologa adecuada evita anotaciones excesivas Da una forma visible: Nos permite observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.
* OJO Nos permite ver las cargas de trabajo y las responsabilidades

Usos de un Flujograma
1. Refleja las actividades asignadas por una o varias oficinas. 2. Enumera las tareas realizadas por cada empleado para el logro de la actividad. 3. Recoge en forma completa y detallada los pasos que incluye un procedimiento. 4. Documenta los procedimientos en un diagrama mediante figuras. 5. Evala si el trabajo realizado responde a los objetivos de la unidad. 6. Garantiza el uso efectivo de los recursos humanos, fiscales y fsicos.

Simbologa de los flujogramas

Lmites

Identifica el inicio y el fin de un proceso

Operacin (acciones)

Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y quien la ejecuta se registra al interior del rectngulo

documento

Simboliza el documento resultante de la operacin respectiva, en su interior se anota el nombre que corresponda
Varios documentos o copias

Varios documentos

Simbologa de los flujogramas

PUNTO DE TOMA DE DECISIONES

si

no

TOMA DE DECISIONES: Punto del proceso donde se debe tomar una decisin. La pregunta se escribe dentro del rombo. 2 flechas que salen del rombo muestran la direccin del proceso, en funcin de la respuesta real.

ARCHIVO DEFINITIVO DE UN DOCUMENTO

SENTIDO DEL FLUJO, indica el sentido y la secuencia de las temas del proceso

Sugerencias para hacer un flujograma

1. Hacer un Flujograma borrador entre el Operador OIRS y encargado de Participacin. (Flujograma del proceso de gestin de 1 reclamo en el CES).
(*Se sugiere aprovechar la ocasin para revisar tambin los procedimientos frente a una felicitacin y una sugerencia).

2. Convocar una reunin interna con la mayor cantidad de funcionarios o representantes de las diferentes unidades o servicios. 3. Trabajar en conjunto el Flujograma borrador, y sancionarlo en dicha reunin