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I
Ex islc::n muchas n1zones para una pla 11 iIil'c cin e1I idados;] dd e .lu de I proyecto; para
COllIl:nh r. si u<;[cd los C('l"tn qlli7 pierda l!I l rabajo. nles poder comentarl o
porq lit: 110 t'st,l en pi hic ic'lll Cllmpt i 11 va Un buen rl,m comprende la idenl i fi 'acin dt' la.!
fuentes de suministros y mateJiales yesta In "csIIgaCIl)lIlUiuuosa;, egura que los co tO! S n
reallslas Elllhjeli\l) pl;n ipnl de un buen prt! UpUl''iI) UIISISlt' en supe vi (r lo gasl s eje
IIn pn)l, celO men! rns se I ni en prugrcso v c\ tar los gas los e ccsi \'0.'1
Lit" int.' ,lclIIUlk::. l'1I t:l prc$u['luestosicmpre son illl'vllllhle,' . pt.:ro no (,kIh,:n el e m..,ecUcrl 'ia
l'
de un t rahaj , 1 lIIsu ficil' nl e eH el plun onginal El ohjdi vo scrtan realista como sea po i QLe
A lIsh,:d k es illlposihle estil1lar el ti su prc) eelO mientras no tiempo durar,
ya l'I reLlgln m}s costosu st:!ni qu IJcmpo durarn la. labores; por lo u. su
t!:; ructura de Id di\ si 'n del trab jo y la programacin el proyecto COIIIO punlo JI.! partida
para de, arrollar su presupuesto del pe yecto.
ompon nlc, tpi os d l eo, 10
La bor
Gastos globales
Material e
Sumi nistros
Alquil er de equi pos
Gast os administrat i vos y generales
Gananci a (si es apl icable)
Definicin de los componentes del l',osLo
{,/TIJ()1". Salar i( :-. a 1 do el persol1dllrabapndll J i re l' en proyec tu
p OI l'lli 'l11 pO i nwrtido
(,(/l fOI gfoj;ofes de i mpuestos. uhre la" ll llIinas y hl' ndi u o'
SUp lcJll ll l:1 u s fl 'u' l odos los qU lrab.ljan dirl' l.Jfllt:llIl' ell el pro. ec l o pur el
IICl1lpn in crti d(J. akul dJos '>cflcrallllente lOll lO un pllrcenl ;qe del costo de l a lahlH
dirccl ,
M ufo iolcs . eo l u de los I 'nglol1c.' U1 111pl ad() ptH J.,u Usll CII el pro) indll)'\.:ndn
lllaL! 'ra, Ill nlu, al: l n, l' I;l\ Ih, tornillo, r '1I I ILhes.. t uercas y pi ntu ra
.-\/quilo }cl'1jui/ 1o.1 CClslll l'1 alquilcrJe lo., 'tjui poscomo andamios. compresor\.'.
gras, l1I otoniveladoras, call1iones. ere., usado,> en el proyecto
Ga.\lo\ odll1illi.HrmlIH.\' gdll..l'IIJ! "lo 10 dt' 1.1 adlluni Ira il'ln l'!
re p. Ido: por ejt!l1lpl . Ll mpra . L e retan L. 1 d 1
dcui c..ul al prll) ellO. Cak ul.H1o 'ni..' m un f. n ('1
pi l) 1
GOI/Cll/ c io: En un pru) ecto p. ril obtener g.anancia.1 recompen', a la compall il por
hab r terminado}' l proyecto con xi( . Calculada general mente e mo un porcel1laje
del costo del proye lo .
_______________________________________________________________________-J
l.
Una vez identifi cado'; los (id::':0 !C)) di \ Id,do.:! ;.'f1 subutl :daJI:! ', '!'
ull a hoia de pJ. a lic,ar b ': Leo.a de : co:[c: de: p< .'e,(' rn: l.
<luc esi mur el C(sto de ti na II bun !dad Se i ir,) 1: i St ccmtratn a te, ;;';1':1' f'2
c-n este el co ;; tr, ilYluye pcncr 1:1 ) ubuniJa,J en Oflcr1J. .... k ;!ir :il cClIHra ti st, U'... l
el pre"' io co nt r Jl:1d dj i1l' ) su co .t o
ki . k
1Il1
,
{ ~ d " . , I t
\ ~ 2 r- mllll (ratlOn (e pnl)'CC os
ASIGNACIN DE RESPON itBILIDADES
La dctemlinacin de qUin Jt:hc 'er r 'sr n. atlle de terminar cada subun idad o r as de un
proyect o dche h:lcl.'r. e tan pron to como sea pmible. de ni Jo que todo'> puedan parti cipar en
la pland'icacin. lall t \l dc In:- ca lendari\). k Irabaj ) cOlTlll dc lo. prc::<;upuc.:;to. sta
participaci '11 Ile\ a "'un mayor tnpe por a ,Ibarcl pro)'eCll1 dcntr k IDs lmites de tiempo
y di n '1'0 .
El l1 mnl) tk personJ . comprend ida en un proyeclo vara segn su luma )' alcance. No
todos 1)$ pI' 'Lt) tienen di !' rente personas rara 'ad. una de l. subunitla les .
ParJ hacer Cl lll Cj or uso posihlc de sus [ce rsos a l dccidi r q uilSn 's el respollsahk un:a la parte
de u proyeClo, ample 'u punto de vi la para Incluir tambin a los ' ulKol1lralisl.l. y
dcparlamenl os \ . servicios. :1. e m a los miembros dd grupo de l proyecto.
NO TEMA. A LA RESPONOJABILIDAD
Admini,tmdn de proyecto
CONTROL DEL DESAl{RO'LLO DEL TRABAJO
El conlr I(!s la acti\dad Gntral durante la pUeSlJ en pr ljea un pm) elo. La henoal l ienLa
de mayor illl(1nrt ne ia en c. le pr leeso es el plan que dt;sarrull para definir lo Ires
parmt!tr de I proyecto: las eo peci n acionc. , ell"1 le Ildari) de tr bajo ye I pre. UpUl'st tDS
f nllan el e lindar con d cual hay que medir In ejcC\lCil)IL El control cllmprenJe (res pa o
lo ESlable er el e tndar
20 upervi. al' la ejecucin
Jo Tomar un accin rrecli\Oa
1. El e tablecimiento del Uindar:]
El estndar para el proye te . e lij en la e pecifica iones detallada del proyecto creada.
durante la fase de la planificacin. El adminisrradordel pr ye to dchecl nsultaruln l3ntemenLt:
esta especificaci nes y e lar seguro de que el grupo del pro)ecL(J tambin la Ull
el proyecto se desva de us especifi aciones n hahr garanta Igun de: que I
x it prcvisl en los e ludio de viabilidad llegue a con"t:rlir:')e I!n realidad: el p du l
resultado del proyect no cumplir con el estndar de eje u ino
Exi te un cierto nmero de herramientas di ponibles para ayudar a los admint lrad oreo a
controlar los proyectos asegurarse de que se cumplan como es debido l pJ r 'l ctr ,
definidos de calidad, durac in y presupuesto. Durante laclapa de planific< cin lo diagrall1a.
de Gantt o PERT son henoa mientas muy tiles para seguir de cerca Cl mo va la medida de
tiempo del proyecto en relacin con los planes.
En las prximas pginas describiremos cuatro diagramas adicionales muy para el
control del proy clo:
..
Diagramas de ident ificacin de los plinto de control
Diagrama de control del proyecto
Diagramas de hech s importantes
Diagramas de control del presupuesto
de pro)"ct'tos O' -/
Diagramas de idcnlilicacin de ,PTOIIIS d control
na lcll i ca qUt.: hci lila cl.: ( li tro I de un pmyec!n j 11 \'erll r algLn I ie tl1pO en pensar qu PuL:de
suceder de malo denlro le cualquiera de lo In.:. padmeln1$ Despus idenlillq le cundo y
cmo lIS1 ,ti aberqu' ha) algo que no llIarch.;] como Jehid( y qu hara riMa e lITcgil
el prohlclll;l, si Ikgaru a ,>uccc!t:;r. ESlO k <1) udar .lll1inillliLJl las cee - que puede ser loma lo
por y le a!torrar;1 ticlIlp J pw'a tu. El diagrama lit' identifica en de 10<;
plin tos de [unlrnl c,> una fcil de te. LJllll r es to informaci6n
Ejelllplu de 110 diagrama de idcntifi -acin de los puntos de control
O ,QU PUEDE PA ,CMO Y CUANDO (,QU HARJA
DE CONTROL DE MALO? L.O . ABR'? SJ SUCEDE'!
Calidad 'Ir tm(ilYo de {(Js art t:st1 /IOS :::tr tri prcu"ollar [l e.rso ') !i.7 ;erqllese vu elva
esl l rfI.'.6'1j ' le (o ,('-'faJo na[/IIi. fl t f cala et apa l eC Q hacer er I ra{jajo
proyulo
mafficd/()
oslu. 'L [ cos/o 'uJ{<fll iu h aCUS {os colll rll los 1'ri /llUO, busrnr
sr{iun/lal po({n'a e'F u .5C de cumpra otros prolleelorl'-.i !J
(uego cOl/sitIera r
ma le nafeJ
al ternativos

Puntualidad 'El' tiempo pam compre tar _<;Ir. uf'avi.rar de ce rca er :Bus car mane ras
crLllrquiu _w Drmidrf pora esa rror(o actua( con tra
(
para mejorar (a
c;>,J:eerse dpran ificad' ca[ertario e tra.{j ajoJ eficiencia !f trata d
g al Lar tiempo el!
pasos posteriores,
autom ano er
trabajo en tiempo
e{JraOrlfinCl110 si er
presupuesto Ca
permi te
QAdministracin de proyectos
Diagramas de control del prlJyccto
,J
El diagrama de control del proye to es otro herramienta muy titil que utilila el presuput! Lo
y los plane de I s calendario de Lrabajo en un informe rpido ' obre el t.:stado del proyecl ;
c mpara lo act ual con I planificado, calcula la variaciones n cLla una de las subunid, dc.
lcm'nadas y /leva la variacin acumulativa pum tod el proyt!clO
l
Para preparar un clicgranu\ de conlrol del proyecl( consullt' !J. estructura la diVisin dd
lrabajo y enumere lodas las subunidade del proyecto LUCgl) , use el ca1t.:ndario de lrabajo
para hacer una lista del ticmpo planificado para Lompbar 1..'" la ubunidad y utilice t.:I
,
presupuest para listar el costo esperado de cadn una.
Segn se completa cada subunldad, regisl[t! d tiemp\' )- actuales Calcule la.
variacione. y acarree un tolal acumulativo.
Esta t niea pue e poner,>t: fcilmente en un fonn<l[l1 tk hl .i
peu.mal. Alguno pr )ccto er'.Jllde, 131 \el puedan .. re
infomle utilizando) dat) del o I del akn . ti J
por el de conlablhd d mput3nz j de I mp ia
A CONTINUACION DAMOS UN EJEMPLO
..

Administracin de 55)
U' gramHs de hechos impor tantl'
,1
El di agra m J> hec hos impOl1JIll C pre t.'nta un am lia del calcndano de lrab jo. y
fech.. s de onl rol de un proyeclo. li ' tando los evell l)S clave. que pueJen iden tiftcar e
c1arallPnlc por Ol r , a que requ ieren su aprohaci'n antes el pr yecto pucJa seguir
adelame . Si e lo se hace 1cntc. el prl Jt:dO no prc.. en \aJ Illuclm. hecho. i mportanks ;
deb lo a e. la ral l a de dl:tal le.. el tk hechos importanles n( e muy til durante la
fa<;c de plani /l cac ' n. q Ul' es cU;1!Hlo . <: neceSl la IIl tl) infufll1Lcin: sio emhargo. es
particul armenle Li til durante la fa. e de l a pU la en prctica por4ut' prop'JrLlona un resumen
concl del desarn:>11 o del proyect o
Ejemplo de un diagrama de hecho: importante
HECHO IMPORTANTE TERMINACI
I LANIFICADA
rERMINA 't N
ACTUAL
t'nnin.l,-i'n tk lo
' ir l e-n lOs
2. Tenni naci' n del encuadre
3. Term inaci n d I x l ri or
4 . Terminacin d I a lambrad
el ' ctli co
5. Instalaci n de la calefacci n
y aire acondi cionado
6. Termi nacin del in teri or
Agosto S
Ag ro 10
Agosto 25
Agosto 20
Ago to 25
Sepliembre 22
A g to 2
Agosto 7
Administracin de proyectos
Diagramas \le contr ,1 del prcsu puesto
Lo diagramas de e Iltr)1 del prc. upu 'sto 011. p)r lo general. de dos tipos Uno, es ulla lista
de las subunidudes de un proye to c( mparando 101 co lI)s a (uale.'I con el prc'>upue. to; SOIl
emejanle. al) di, gram.ls de. control del proyecto. que hel11th vi-,to antes. y pueden 'cr
generados el mano o por computadora El olro comi . te 'n un grfico de los costos
presupuc'tado.' en 'olllparacin con los acluaks. Pueden U',m.e tanl I s grficos de harra
1 como los lineales. Los grlic sde barras relacionan por lo general los ec)sIos presupuestadu:
I
con lo. actua le s por subunidades, micntr, sqlll: lo grMi os lineak" rda wnan I Se) ' LO' del
I
proyect
I

..'
SI , ,000
16.500
15,000
!3.500
12,000
10, 500
9,000
7,500
6,000
4,500
3,000
1.500
O
aculllulado. y planifica lo. con los costos aC11I3k. durante 1111 perndl) de ltelllpo.
Ejemplo de un diagnu1I3 de cuntrol d I presupuc lo
Lcnea Sllll.i PIe IIpUL' In
L nea de PUIlOS' Actua l
.1
/
Juli o 1 Julio 15 Julio 31 Ago. 15 Agot. 31 Sepl. 15 Sepl30
Tiempo
Administracin de prOYCClosY' 57
2. Supervisin de la cjecu 'in J
El centro del pfllCe!\O dc cuntrol c. la up'n i ' i 'n Jcllrabajo en desMrollo; esta e'i la mHl
qlle LISIe I tiene para saber 4u es In lue e<;t;l ' uccdiendo, e -!no lo actual se compara 00 lo
planificad) Con una supcni . i n efectiva tI tcd podr sJber si se requiere accin
correctiva y cundo se necesita Alguna<; rorlllas corri 'nlt:. de ni ntenerse 3.1 Jel
desan'oflo J'I proye 10 son
R visiones peri has del d sarrollo
Compro bacion es
Auditoras
La in 'pe cin es probablemente la r n11a ms comn de supervisar la de un
proyeoto y puede efectuarse tanto por inspectores adiestrados como por el admi nisLrador cid
proyecl Vayaal rea dond se est llevando a cabo el trabajo y observe qu es lo que e
sucediendo. La inspeccin s una manera efectiva de ver si se e. tn cump-J iendo bs
specificaciones del proyeclO, y tambin de versi hay gastos inne e ario si nQ se e Implen
las medida d segUlidad en Las inspecciones deben in anun i pre io
y sin l TI r un patrn de tiemp dctemlnado; in embargo. tambin dc:l>en cr franctls y
direotaS. Haga preguntas y escuche las explicaciones que le den,
Las re\' isiones peridicas del desarroUo sOll .la comunicaci nes nlre J admini trador del
proyecto y los responsables d dislintas Las revisiones peridica pueden
hac r e en gru po o indi vidualmente y bien freote a frenle o por telfono; tambin pueden
pr.esentarse infonne por escrilo. Las peridica ' ocurren habitualmente denlrO de
un cal ndari o de trabaj fijo diaria o semanalmenk o de acuerdo e n la terminacin d las
subunidades del proyecto. A estas revisiones planificadas por lo general se suman otras
propuestas por el ad ministrador del proyecto o por la persona responsable del
trabajo. (A c ntinuacin pr entamo algunas nonna.s para ef cruar las revIsiones del
desarrollo.)
. 1
Supervisin de la ejecucin ( 'onlinuacin)'
"
cOmprOI.Hlcionc. cunstiLU)'t!/1 otra manera dl: \'I'crific r la calidaLl del pro1ccl () . Por Il
general. cil:rW prueba. esln C5cnla efl la ... e 'ptx.ificaeil1nes p.lra confil1llar SI . e cslci
akal1zand{ la calidad lkscada. Alguna ' pruebas lpi :41 - <; ni) ' en<;;I)'m de prcsi ll nt's o
re, islcllcia de los compol1 'IHes llIednicos
La auditora puede h. Ct:r eduranl ellmnSClIrslJ dd proyecto. a comoal oncllIirsc. SICl ld o
,1Igulla<; de las reas cOlllunes sujetas a una audlLora d manlenimiento de los librls de
clInlabilicJad. 1\)" rrocedinllenlo p,ua ckcluar hL COll1rru,>, las ulcJI las de . cguriU..lu. lus
pro edimiclIlo. de 111ant.llimienlo y la autoridad para ekcluclr Los; uJilon.:s d 'hen
CAre11 011 l fe.l J!:; I pw)' eCLn que , l!sl v por lo gcueral. no :on miembros
O pus de I.!xur l inar cui lad{h<llllcIIlC el :irt:a n?\ i .lJa ..,' c"..:nhe un
des ' rl cndo n del 'dk lo 411 C <;l! enlnnlrt' y , dtalan In las que!'>c de Vlan dc la
r litic< IljJua, I() 'j pro cdil lli cllln.., 'jdlh '( lrnerli:Jk razlllwhk"
lS A UDI TORlA S PUEDEN SER EFECTIVAS
de- proyecto 61
3. en.,
-\ medida que l proyecto v desuLTollndose y upervisa su ejecucin, habr veces en
que lo realizado no acu (do con lo planes. esto significa que hay que adoptar una
accin correcttva; in embar,,:> . 110 se apresure, porque a cel;! algun<.l._. deficIencias se
conigen por s ruisrnas . No es realista esperar un eguro e import Ilte da tras da;
a veces estar demorado y otras veces estar adelanlao; pero eoun bien planificado
lo ms probable es que usted lo termine a tiempo y dentro del presupuesto.
Cuando la caLidaano e lde acuerdo on lo cspeci fi cado , lo aco tumbrado e vol verlo a hacer
de acuerdo con los planes; sin embar00' algunos casos esto necesk'1 examinarse ms de
cerca. POI ejempl . si el trabaj o o el mateial exceden las especificaciones. quiz tenga que
aceptarlos . Si son ins uficientes, tendr que considerar cunto se dewan d lo especificado
y si las deficiencias harn que el proyecto fracase al evaluarse u ejecucin. Quiz la decisin
final sea volver a hacer todo el trabajo. pero sta no es una salida aULOmticu.
Cuando el proyect comienza a retrasarse en relacin con su calendario de Lrabajos, exi ten
tres alLemativas que pueden corregir el problema. La primera es estudiar el trabajo'que queda
por hacer y decidir si en los prximos pasos a dar se puede recobrar el tiempo perdde . Si esto
no es posible, considere dar algn tipo de incentivo si el proyecto se completa a tiempo. Tal
vez dicho incentivo estara justificado si se compara este gasto con las posibles prdidas
causa as por una terminacin tarda. Finalmente. considere emplear ms 'recursos; esto
w.llbin ser ms o to o, pero a lo mejor compensa de las prdidas cau adas por la demora
en la terminacin, ..
Cuando el proyecto comienza a excederse del presupuesto, considereel trabajo que queda por
hacer y si los gastos excesivos se pueden recuperaren lo que queda por hacer. Si esto no fuera
posible, tome en consideracin reducir el alcance del proyecto u obtener ms fondos de su
cliente.