Guia Nucleos Ejecutores Foncodes

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GUA PARA LA CONFORMACIN Y GESTIN DE LOS NCLEOS EJECUTORES

Decreto de urgencia N 085-2009
_____________________________________________________ Gua para la conformacin y Gestin de Ncleos Ejecutores www.pcm.gob.pe/sd www.pcm.gob.pe/nuecleosejecutores nucelosejecutores@pcm.gob.pe
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NDICE
INTRODUCCIN I. Aspectos generales 1.1 1.2 1.3 1.4 Qu finalidad tiene la gua? Qu base legal sustenta a los Ncleos Ejecutores? Cules son las lneas de intervencin de los Ncleos Ejecutores? Qu entidades se encargan del financiamiento? 5 6 6 6 7 8 9 9 11 11 13 13 14 14 15 17 18 19 20 20 21 23 24 26 30
II.- NCLEOS EJECUTORES 2.1 Qu es Ncleo Ejecutor?
III.- ASPECTOS PROCEDIMENTALES 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 Cules son las actividades previas al reconocimiento de los ncleos ejecutores? Participacin de la comunidad Prohibiciones que deben tener en cuenta los miembros del Ncleo Ejecutor Cambios de los (as) representantes del Ncleo Ejecutor Sanciones a los representantes del Ncleo Ejecutor Pasos para el reconocimiento del ncleo ejecutor Qu es el Convenio? Cmo procede la autorizacin y el manejo de fondos? Quines se encargan del monitoreo y de la supervisin de los proyectos? Quin es el proyectista? Cul es el proceso de ejecucin del PIP y del MI? Cmo se procede al concluir la obra? Cmo se realizar la liquidacin del Convenio?
III.- ANEXOS Formato N 1: Acta de Asamblea General de Constitucin del Ncleo Ejecutor Formato N 2: Solicitud para celebrar convenio para la ejecucin del Proyecto de Inversin Pblica o de Mantenimiento de Infraestructura.
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INTRODUCCIN
Los Ncleos Ejecutores fueron creados por FONCODES en el ao 1991, mediante Decreto Legislativo 657 y Decreto Ley 26157. FONCODES ha desarrollado ms de 54,000 proyectos de inversin social, mediante la utilizacin de la modalidad de ncleo ejecutor, principalmente en zonas rurales. Hace ms de 18 aos que la modalidad de intervencin del Ncleo Ejecutor ha permitido a las comunidades rurales del pas participar en la priorizacin y ejecucin de sus Pequeos Proyectos de Inversin (caminos rurales, aulas, postas mdicas, agua y desage, pequeas obras de infraestructura econmica, entre otras) con resultados positivos en el proceso de lucha para la superacin de la pobreza. El Ncleo Ejecutor como organizacin y modalidad de ejecucin ha sido replicado por entidades pblicas as como por otros Fondos de Inversin Social de Latinoamrica y del mundo. Asimismo ha recibido reconocimiento por parte de organismos cooperantes (BID- BM) y por empresas consultoras privadas en sus diversas evaluaciones. La experiencia recogida y el reconocimiento tanto nacional como internacional (BID, BM, RED LAC) de la modalidad del Ncleo Ejecutor ha permitido su validacin como Poltica Pblica la que se plasma en el Decreto de Urgencia N 085-2009.
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I.- ASPECTOS GENERALES

1.1 Qu finalidad tiene la gua?
La presente gua tiene por finalidad proveer conformacin y gestin de los Ncleos Ejecutores 2009) en el proceso de ejecucin de Proyectos Mantenimiento de Infraestructura (MI) a travs Ejecutores. orientacin para la (Decreto de Urgencia de Inversin Pblica de la modalidad de correcta N 085(PIP) y Ncleos
La gua est dirigida a los Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, y entidades del Gobierno Nacional as como a las comunidades campesinas y nativas, asentamientos humanos, rondas campesinas, comits de gestin local, comits de autodefensa, y organizaciones de licenciados de las FFAA y policiales, entre otros.
Aplicacin y cumplimiento
Esta gua es de aplicacin de los Ncleos Ejecutores conformados para tal fin, as como por los Gobiernos Locales, Gobiernos Regionales y las entidades pblicas pertenecientes al Gobierno Nacional, acorde con lo dispuesto con el Decreto de Urgencia N 085-2009, para financiar la ejecucin de Proyectos de Inversin Pblica (PIP) y Mantenimiento de Infraestructura (MI) a travs de Ncleos Ejecutores.
1.2 Qu base legal sustenta a los Ncleos Ejecutores?

La conformacin, reconocimiento y funcionamiento de los Ncleos Ejecutores se rige de acuerdo a las siguientes normas legales:
La Ley N 29030, que autoriza a las Municipalidades a financiar obras bajo la modalidad de organismos representativos de la comunidad.
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El Decreto de Urgencia N 085-2009, publicado con el 09 de agosto del 2009, dicta medidas extraordinarias y urgentes para que los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales destinen recursos durante los aos fiscales 2009 y 2010, para financiar la ejecucin de Proyectos de Inversin Pblica y Mantenimiento de Infraestructura (MI) bajo la modalidad de Ncleos Ejecutores. La medida alcanza tambin a las Entidades del Gobierno Nacional.
La Resolucin de la Secretara de Descentralizacin N 040-2009-PCM/SD, establece que la constitucin del Registro Nacional de Ncleos Ejecutores que estar a cargo de la Secretara de Descentralizacin.
1.3 Cules son las lneas de intervencin de los Ncleos Ejecutores?

Los Ncleos Ejecutores podrn ejecutar proyectos de inversin pblica (PIP), de ser el caso, o de mantenimiento de infraestructuras (MI) en las siguientes lneas de inversin de infraestructura social, econmica y productiva: Saneamiento Agua potable Mini presas Pequeos sistemas de riego Trochas carrozables (reparacin o apertura) Puentes Muros de contencin Energa elctrica Educacin Salud Otros proyectos de inversin pblica o mantenimiento de infraestructura
Los proyectos se ejecutarn mediante la consignacin de convenios suscritos con las entidades pblicas (Artculo 8 del Decreto de Urgencia n 085-2009).
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1.4 Qu entidades se encargan del financiamiento?

Las Entidades Pblicas son las encargadas de financiar los Proyectos de Inversin Pblica (PIP) y el Mantenimiento de Infraestructura (MI). Las entidades pblicas que financian son: Los Gobiernos Locales Los Gobiernos Regionales
Los Gobiernos Nacional
Algunas consideraciones:
Para financiar los proyectos de inversin pblica (PIP) y el mantenimiento de infraestructura (MI), las entidades pblicas toman en cuenta lo siguiente: 1. Los recursos que financien los PIP o MI (por parte de las Entidades Pblicas) estarn sujetos a lo establecido en el artculo 2 y Segunda Disposicin Transitoria del Decreto de Urgencia N 085-2009. 2. El monto mximo a financiar por cada PIP o MI, ser de cien (100) Unidades Impositivas Tributarias (UIT), cuyo monto para el presente ejercicio fiscal ser de Trescientos Cincuenta y Cinco Mil nuevos soles (S/. 355, 000.00). Durante el ao 2010 el monto se ajustar a la UIT vigente para dicho periodo. En los casos de PIP, dicho monto corresponder al determinado por la declaratoria de viabilidad o sus modificaciones, de acuerdo a la normativa del Sistema Nacional de Inversin Pblica. 3. El monto ser desembolsado en una cuenta corriente a nombre del Ncleo Ejecutor, de acuerdo al cronograma de desembolsos previsto en el Convenio. 4. Los fondos sern solicitados y requeridos por los Ncleos Ejecutores a la Entidad Pblica correspondiente, de acuerdo al cronograma de desembolsos.
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II.- NCLEOS EJECUTORES

2.1 Qu es un Ncleo Ejecutor?
Se denomina Ncleo Ejecutor a toda institucin u organismo que representa a una comunidad organizada y que recibe financiamiento para la ejecucin de proyectos de inversin pblica (PIP) o mantenimiento de infraestructura (MI).
Conformacin del Ncleo Ejecutor

El Ncleo Ejecutor est conformado por no menos de cien personas que habitan en una determinada localidad rural o urbana y que se encuentra en situacin de pobreza y extrema pobreza. As tenemos: Comunidades campesinas y nativas. Asentamientos humanos rurales y urbanos. Rondas campesinas. Comits de autodefensa y de gestin local. Organizaciones de licenciados de las FFAA y policiales. Otros.
Representantes del Ncleo Ejecutor

El Ncleo Ejecutor est representado por: El El El El (la) (la) (la) (la) presidente (a) secretario (a) tesorero (a) veedor (a). El veedor o la veedora es la persona que representa a la Entidad Pblica (Gobierno Regional, Gobierno Local o entidad del Gobierno Nacional) que financia el proyecto de inversin pblica (PIP) o el mantenimiento de infraestructura (MI).
El Decreto de Urgencia 085 no excluye la participacin de los jvenes y observa la constitucin de Ncleos Ejecutores Juveniles.
__________________________________________________________________________ Ncleos Ejecutores Juveniles

Los Ncleos Ejecutores Juveniles estn integrados por jvenes de 18 a 29 aos de edad. Sus mbitos de accin sern las zonas urbanas marginales o comunidades rurales o nativas en situacin de pobreza. Su reconocimiento y funcionamiento se regir de acuerdo a lo establecido en el Decreto de Urgencia 085.
Tengamos presente:
Los Ncleos Ejecutores a que se refiere el Decreto de Urgencia N 085-2009, sern de carcter temporal y tendrn capacidad jurdica para realizar toda accin necesaria previa y durante la ejecucin de la obra o mantenimiento de la infraestructura. Los Ncleos Ejecutores podrn intervenir en procedimientos administrativos y procesos judiciales (a travs de sus representantes), rigindose por las normas del mbito privado. Los Proyectos de Inversin Pblica a que se refieren estas disposiciones, se sujetarn a las normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica SNIP correspondiente a un Proyecto de Inversin Pblica Menor (PIP menor), cuando corresponda.
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III.- ASPECTOS PROCEDIMENTALES
3.1 Cules son las actividades previas al reconocimiento de los ncleos ejecutores?
Las actividades previas al reconocimiento del Ncleo Ejecutor son:
a.
Convocatoria y difusin
b. Taller de sensibilizacin c. Asamblea de constitucin del ncleo ejecutor

A continuacin detallamos estas actividades:
a. Convocatoria y difusin
Las autoridades de las comunidades campesinas, nativas, rondas campesinas, asentamientos humanos rurales o urbanos, comits de gestin local y cualquier otra organizacin social de base que promueva un beneficio social para su comunidad, podr convocar a la poblacin en general, con la finalidad de difundir las ventajas de agruparse en Ncleos Ejecutores y participar en la ejecucin de proyectos de Inversin Pblica Menor (PIP Menor) o en Mantenimiento de Infraestructura MI, en beneficio de su localidad.
El nmero de pobladores participantes no deber ser menos de cien residentes.
b. Taller de sensibilizacin
Las autoridades comunales podrn, en coordinacin con la Entidad Pblica, realizar talleres de sensibilizacin con participacin de la poblacin, a fin de dar a conocer los objetivos, ventajas y los beneficios de organizarse en Ncleos Ejecutores para la ejecucin de Proyectos de Inversin Pblica (PIP) y del Mantenimiento de Infraestructura (MI) en beneficio de su comunidad.
__________________________________________________________________________ c. Asamblea de constitucin del ncleo ejecutor

Los Ncleos Ejecutores convocarn a una asamblea general de la comunidad, en donde se elegir en forma democrtica a sus representantes. Los asistentes en la Asamblea General proponen sus candidatos a los cargos legalmente establecidos. Los cargos de los representantes del Ncleo Ejecutor son: Presidente, Secretario y Tesorero, y sern elegidos por lo menos con el voto a favor de la mitad ms uno del nmero de personas que integran el Ncleo Ejecutor. Los requisitos para ser elegidos representantes del Ncleo Ejecutor son los siguientes: Ser residente de la localidad en la que se constituye el Ncleo Ejecutor, como mnimo durante los dos ltimos aos consecutivos o por ese mismo plazo alternadamente durante los ltimos cuatro aos hasta la actualidad. No tener parentesco en primer o segundo grado de consanguinidad con los otros directivos del Ncleo Ejecutor ni con el Veedor de la entidad pblica. No tener antecedentes penales.
El Veedor es designado por la Entidad Pblica (Regional, Local o Nacional) que financia el PIP o el MI, cuando comunique que la solicitud ha procedido. Se firmar Acta de Asamblea General de Constitucin del Ncleo Ejecutor en original (1) y tantas copias como resulten necesarias. Se identificarn a los representantes del Ncleo Ejecutor, as como el Proyecto de Inversin Pblica Menor (PIP Menor) o el Mantenimiento de Infraestructura, a ser presentado a la Entidad Pblica (Gobierno Regional, Gobierno Local o Gobierno Nacional) que va a financiar la obra.
Tengamos presente:
El veedor es el representante del Gobierno Regional, Gobierno Local o entidad del Gobierno Nacional encargado de monitorear al Ncleo Ejecutor y hacer seguimiento del correcto uso de los recursos pblicos.
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3.2 Cmo participa la comunidad?

La comunidad participa de la siguiente manera: Organizndose en Ncleo Ejecutor. Eligiendo sus representantes en el Ncleo Ejecutor. Aportando mano de obra no calificada mediante faenas comunales, recursos financieros u otros aportes, conforme se acuerde en el Convenio. Cediendo el terreno en donde se construir la obra o gestionando y obteniendo las autorizaciones que requiera la intervencin por mantenimiento de infraestructura, conforme se acuerde en el Convenio. En ambos casos se debe acreditar documentadamente la libre disponibilidad de las zonas de intervencin y las autorizaciones respectivas. Proporcionando los materiales necesarios del lugar (troncos, adobes, piedras, arena, agregados, etc.), conforme se acuerde en el Convenio. Interviniendo en las asambleas comunales y controlando el desempeo del Ncleo Ejecutor y el buen uso de los recursos pblicos por sus representantes.
3.3
A qu prohibiciones estn sujetos los miembros del Ncleo Ejecutor?
Los miembros del Ncleo Ejecutor estn sujetos a las siguientes prohibiciones: Usar los fondos para fines personales y asuntos ajenos al Proyecto de Inversin Pblica o Mantenimiento de Infraestructura. Delegar el manejo de las cuentas y documentos que las sustentan. Suscribir cheques sin tener autorizacin. Pagar montos diferentes de los autorizados. Realizar pagos sin la autorizacin correspondiente. Modificar las caractersticas del proyecto o mantenimiento de infraestructura sin la autorizacin de la Entidad Pblica que aporta el financiamiento.
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3.4
Pueden ser cambiados los (as) representantes del Ncleo Ejecutor?
S. El Presidente, Secretario y Tesorero del Ncleo Ejecutor sern cambiados por la Asamblea General del Ncleo Ejecutor, por los siguientes motivos: Renuncia irrevocable en forma escrita. Fallecimiento. Cambio de domicilio a un lugar diferente del mbito del Convenio. Tener parentesco en primer o segundo grado de consanguinidad con los otros directivos del Ncleo Ejecutor o con el Veedor de la entidad pblica. Tener antecedentes penales. Incumplimiento o ineficiencia en sus funciones.
3.5 Qu sanciones pueden aplicarse representantes del Ncleo Ejecutor?
los
A los representantes del Ncleo Ejecutor que incumplan cualquiera de las condiciones del Convenio y sus anexos, se les aplicar las siguientes sanciones: La Asamblea General deber destituir al representante que haya cometido falta o delito debidamente comprobado. La Entidad Pblica o la Comunidad podr denunciar en el fuero correspondiente a quien presuntamente cometa delito. Se denunciar penalmente cuando presuntamente se utilice el dinero del Ncleo Ejecutor en asuntos ajenos al Proyecto o Mantenimiento de Infraestructura, o cuando presuntamente se utilice el dinero en beneficio personal o de uno o ms terceros. Incumplimiento o ineficiencia en sus funciones.
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3.6 Cules son los pasos del reconocimiento del ncleo ejecutor
2. Evaluacin de la procedencia o improcedencia 1. Presentacin de solicitud para celebrar convenio 4. Constitucin del Ncleo Ejecutor 3. Suscripcin del convenio
Para lograr el reconocimiento del ncleo ejecutor, hay que seguir los siguientes pasos:
PASO 1: Presentacin de la solicitud para celebrar convenio

Los Ncleos Ejecutores presentarn una solicitud para celebrar el Convenio para la Ejecucin del PIP o de MI a la Entidad Pblica (Local, Regional o Nacional). A esta solicitud se le adjuntar el Acta de Asamblea General de Constitucin del Ncleo Ejecutor donde se sealar el Proyecto de Inversin Pblica Menor (PIP Menor) o Mantenimiento de Infraestructura en el que se ha previsto aplicar fondos en esta modalidad.
PASO 2: Evaluacin de la procedencia o improcedencia

La Entidad Pblica (local, regional o nacional), segn el caso, deber evaluar la procedencia o improcedencia de la solicitud y comunicar a los interesados el resultado de su evaluacin en los plazos que corresponda. En los siguientes casos, el plazo ser de quince das hbiles: Cuando el Gobierno Local no est incorporado al Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP).
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Cuando la solicitud presentada indique un Proyecto de Inversin Pblica (PIP) que cuente con Declaratoria de Viabilidad. Cuando la solicitud presentada indique la intervencin en Mantenimiento de Infraestructura (MI). En caso la Entidad Pblica est incorporada al Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP) y la solicitud del Ncleo Ejecutor indique un PIP que no cuenta con el estudio de pre inversin respectivo, se realizarn los siguientes pasos: La Entidad Pblica formular el Perfil Simplificado (Formato SNIP 04). Posteriormente, se evaluar el PIP (Formato SNIP 06), y, en caso corresponda, se declarar la viabilidad del mismo (Formato SNIP 09) de acuerdo a lo establecido en la normativa del Sistema Nacional de Inversin Pblica, previo a la firma del Convenio. En caso el PIP sea rechazado, deber comunicarse la improcedencia de la solicitud al Ncleo Ejecutor. Tengamos presente: En todos los casos, la comunicacin de procedencia o improcedencia de la solicitud al Ncleo Ejecutor, se sustentar en el Acuerdo de Consejo Regional o Acuerdo de Concejo Municipal, segn corresponda, adoptado por el Gobierno Regional o Gobierno Local.
PASO 3: Suscripcin del convenio

El reconocimiento del Ncleo Ejecutor se efectuar mediante la suscripcin del Convenio, el cual se realizar en un plazo mximo de cinco (5) das hbiles contados a partir de la comunicacin de la procedencia de la solicitud.
PASO 4: Constitucin del Ncleo Ejecutor

La Entidad Pblica correspondiente, comunicar a la Presidencia del Consejo de Ministros PCM dentro de los diez (10) das hbiles de suscrito el respectivo Convenio, los Ncleo Ejecutores constituidos, acompaando relacin de sus miembros, para su incorporacin en el Registro Nacional de Ncleos Ejecutores, conforme a la Resolucin de Secretara de Descentralizacin N 040-2009-PCM/SD.
Aprobada la solicitud de suscripcin de Convenio por la Entidad Pblica, se suscribir el Convenio en un plazo mximo de cinco (5) das 14 hbiles.
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3.7 Qu es el Convenio?
El Convenio es el instrumento de acuerdo formal entre el Ncleo Ejecutor y la Entidad Pblica. Por este instrumento se asume el compromiso de financiar la totalidad o parte del costo del Proyecto de Inversin Pblica o del Mantenimiento de Infraestructura y en su caso, los aportes monetarios o no monetarios de la comunidad que conforma el Ncleo Ejecutor a ese propsito. Dicho Convenio debe precisar el detalle de los montos correspondientes a los gastos que constituyen el presupuesto de la obra y el financiamiento del proyecto. El Convenio deber especificar los aportes de mano de obra, terrenos o materiales locales u otros aportes no monetarios por parte de la comunidad. Luego de la declaratoria de viabilidad, aprobar los estudios definitivos o expediente tcnico del Proyecto de Inversin Pblica, que elabore el Ncleo Ejecutor a travs de un Proyectista, segn corresponda conforme al Convenio. Los Trminos de Referencia del Proyectista sern establecidos por la entidad pblica que suscribe el Convenio.
3.8 Cmo procede la autorizacin y el manejo de fondos?

Se llevar a cabo los siguientes pasos:
PASO1
Se realiza el clculo del 6% a ser transferido a la Ncleos Ejecutores, la Entidad Pblica deber tomar en cuenta los saldos disponibles que resulten despus de haber proyectado la ejecucin del gasto al 31 de diciembre de 2009 en proyectos de inversin, de acuerdo con el siguiente ejemplo:
Proyectos de Inversin
PIM (a)
Saldo disponible Ejecucin al Ejecucin Ejecucin proyectado al 31 31 de julio proyectada agosto - proyectada al 31 de diciembre 2009 diciembre 2009 diciembre 2009 2009 (b) (c) d=(b+c) e=(a-d) 50 000 30 000 80 000 20 000
Posible monto a Transferir a los Ncleos ejecutores 6% del saldo f=6% de (e) 1 200
Proyecto
100 000
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Efectuar las modificaciones presupuestales conforme a lo sealado en el artculo 2 del Decreto de Urgencia N 085-2009 (para cuyo efecto utilizar el Componente 3.206470 Transferencias a Ncleos Ejecutores y la Meta 40472 Transferencias a Ncleos Ejecutores1).
PASO 2
La Entidad Pblica abrir una cuenta corriente en el Banco de la Nacin a nombre del Ncleo Ejecutor y depositar en ella los recursos para la ejecucin del PIP de ser el caso o MI establecido en el Convenio. Los documentos que se presentarn al Banco de la Nacin para dicha apertura son los siguientes2: a. Carta firmada por el titular del pliego o por el funcionario facultado, con indicacin de los nombres de los responsables del manejo de la cuenta del Ncleo Ejecutor. b. Copia del Acta de la Asamblea General de Constitucin del Ncleo Ejecutor. c. Copia del Convenio. d. Copia legalizada, por Notario o por Juez de Paz de la localidad correspondiente, de los Documentos Nacionales de Identidad de los responsables del manejo de la Cuenta Corriente.
PASO 3
Culminada la ejecucin del Proyecto de Inversin Pblica Menor o la intervencin en Mantenimiento de Infraestructura, los recursos no ejecutados por el Ncleo Ejecutor sern devueltos a la Entidad Pblica de origen de los fondos, en la oportunidad que se suscriba el Acta de Terminacin. La Entidad Pblica depositar los fondos devueltos por el Ncleo Ejecutor a las cuentas bancarias (segn la fuente de financiamiento que se haya utilizado para el financiamiento del proyecto3). El incumplimiento a esta disposicin genera responsabilidades previstas en la Ley. Una vez concluido el plazo para la presentacin del Informe de Liquidacin Final por parte de los Ncleos Ejecutores, la Entidad Pblica instruir al Banco de la Nacin la cancelacin de las cuentas corrientes de los Ncleos Ejecutores.
1 2
Informacin indicada por el Ministerio de Economa y Finanzas. Informacin indicada por el Banco de la Nacin. 3 Informacin indicada por el Ministerio de Economa y Finanzas. _____________________________________________________ Gua para la conformacin y Gestin de Ncleos Ejecutores www.pcm.gob.pe/sd www.pcm.gob.pe/nuecleosejecutores nucelosejecutores@pcm.gob.pe
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Tengamos presente:
La Entidad Pblica proveedora de financiamiento a los Ncleos Ejecutores, en caso de presumirse irregularidades en el manejo de los recursos, queda facultada a bloquear la cuenta y/o transferir los fondos del Ncleo Ejecutor a la cuenta bancaria de la fuente de financiamiento con cargo a la cual se efectu el desembolso de los citados fondos.
3.9 Quines se encargan del supervisin de los proyectos?
monitoreo
de
la
Las Entidades Pblicas que financien este tipo de proyectos debern establecer los mecanismos de monitoreo y supervisin pertinentes que garanticen el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos y de ser el caso, proponer los correctivos que se estimen convenientes.
3.10 Quin es el proyectista?

El Proyectista es quien elabora los estudios definitivos o expediente tcnico del Proyecto de Inversin Pblica. Los Trminos de Referencia del Proyectista, son establecidos por la entidad pblica que suscribe el Convenio.
3.11 Cul es el proceso de ejecucin del PIP y del MI?

Para el proceso de ejecucin del PIP o del MI, previa conformidad de la Entidad Pblica, se deber contratar un Inspector Residente y un Supervisor. Los trminos de referencia de ambos sern establecidos por la entidad pblica que lo financia. Para el caso de proyectos de inversin pblica. Se deber contar con la autorizacin de ejecucin, compromiso de operacin y mantenimiento del PIP MENOR proveniente de la entidad pblica que recibir la transferencia del activo, cuando esta entidad no sea la que celebre el convenio.
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Quin es el Inspector Residente? El Inspector Residente es el profesional que ha sido seleccionado para ejercer la direccin tcnica del PIP o MI de acuerdo al expediente tcnico o Estudio Definitivo aprobado, apoyar al Ncleo Ejecutor en la ejecucin del PIP o MI. Es responsable de la calidad de la obra y conjuntamente con los representantes del Ncleo Ejecutor, de la correcta y transparente utilizacin de los gastos de obra, de acuerdo a los trminos del Convenio. Funciones del Inspector Residente Las funciones del Inspector Residente se encuentran estipuladas en el Convenio y los Trminos de Referencia de su contrato, sus funciones son las siguientes: Implementar y verificar las medidas de control y mitigacin ambiental, en aquellos convenios con dicho componente, de conformidad al presupuesto aprobado y las normas de gestin ambiental aplicables. Verificar el cumplimiento de la implementacin de las medidas de seguridad en obra. Quin es el Supervisor? El Supervisor es el profesional que ha sido seleccionado para que supervise la ejecucin tcnica, es el encargado de cautelar el cumplimiento de las actividades establecidas en el Convenio, el expediente tcnico o estudio definitivo y los Trminos de Referencia de su Contrato. Funciones del Supervisor El Supervisor tiene las siguientes funciones: Recibir y revisar toda la documentacin que le presente el Ncleo Ejecutor y/o el Inspector Residente, emitiendo opinin sobre el asunto y tramitando su presentacin al Gobierno Regional, Local o a la entidad pblica del Gobierno Nacional, en un plazo mximo de siete (7) das calendario, contados a partir de su recepcin. Tomar acciones inmediatas, si detecta que cualquiera de los miembros representantes del Ncleo Ejecutor o el Inspector Residente evidencien incumplimiento de sus obligaciones, o incurran en algn otro hecho que contravenga las condiciones del Convenio o est interfiriendo con la oportuna y correcta ejecucin de los trabajos. Para ello se recomienda que el Supervisor de Obra mantenga coordinacin permanente con el Veedor.
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Solicitar la convocatoria y/o participar en las Asambleas Generales del Ncleo Ejecutor, cuando sea necesario (esto es, cuando se presuman irregularidades en la ejecucin, solicitud para el cambio de profesionales, modificacin o paralizacin de los trabajos, etc.). Su participacin deber limitarse a ser estrictamente informativa, y receptiva ante las decisiones que adopte la poblacin. Qu es el Cuaderno de Obra? El Cuaderno de Obra es el libro donde se registran las principales incidencias ocurridas en el proyecto de inversin pblica o mantenimiento de infraestructura, tales como: El inicio de los trabajos con la firma y conformidad de los representantes del Ncleo Ejecutor y autoridades que estuvieran presentes. Los avances de los trabajos hasta su terminacin. Paralizaciones en la obra. Solicitudes de modificacin del Convenio. Consultas. Respuestas del Inspector Residente y Supervisor. En general, todo lo relacionado con el personal, equipo, materiales, plazo, etc., que se encuentre relacionado con el proyecto de inversin pblica o mantenimiento de infraestructura. Responsable de la custodia del Cuaderno de Obra La custodia del Cuaderno de Obra es responsabilidad del Inspector Residente. Los representantes directivos del Ncleo Ejecutor debern adquirir el Cuaderno, y legalizarlo ante un Notario Pblico, o en su defecto ante el Juez de Paz de la jurisdiccin correspondiente, antes del inicio del PIP o MI. Las hojas debern ser debidamente foliadas; tendrn un original y tres (3) copias desglosables, que se distribuir de la siguiente manera: El original para el Expediente de Liquidacin Una copia para el Supervisor Una copia para el Inspector Residente Una copia para el Ncleo Ejecutor
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Encargado del llenado del Cuaderno de Obra El llenado del Cuaderno debe ser efectuado solo por el Inspector Residente y el Supervisor, quienes se harn responsables de lo siguiente: El primer asiento corresponde a la transcripcin del Acta de Entrega del Terreno, de ser el caso. Cerrar (dar por terminado), mediante anotacin expresa, el Cuaderno al trmino del PIP o MI. El Inspector Residente lo solicita mediante anotacin expresa el trmino de la obra y el Supervisor dar su conformidad y proceder al cierre del mismo.
3.12 Cmo se procede al concluir la obra?

Una vez concluida la obra, de acuerdo al Expediente Tcnico y modificaciones aprobadas, se proceder de la siguiente manera:
a. El Inspector Residente consignar este hecho en el Cuaderno de Obra, con la

fecha correspondiente y solicitar el pronunciamiento del Supervisor.
b. De existir observaciones del Supervisor, stas debern ser totalmente
levantadas en el plazo indicado por el Supervisor, el que no podr exceder a quince (15) das calendarios.
c. Luego que el Supervisor certifique en el Cuaderno de Obra su conformidad a

la obra ejecutada, se har lo siguiente: Suscribir el Acta de Terminacin de Obra, con participacin del Veedor y otros representantes de la Entidad Pblica financiadora del proyecto, segn sta lo haya determinado, y los representantes del Ncleo Ejecutor: el Inspector Residente y el Supervisor. Convocar, conjuntamente con los representantes del Ncleo Ejecutor, a una Asamblea General de beneficiarios para presentar la Rendicin de Cuentas Final y se suscribir el Acta de Rendicin de Cuentas Final. El Acta de Rendicin de Cuentas Final es el documento en el que constar el conocimiento y conformidad a la inversin realizada en la obra.
La valorizacin final del Proyecto de Inversin Pblica o Mantenimiento de Infraestructura reflejar los trabajos realmente ejecutados (incluyendo modificaciones, adicionales, y deductivos, los cuales solo podrn realizarse previas modificaciones al Convenio).
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Tengamos presente:
El Inspector Residente deber elaborar la Memoria Descriptiva Valorizada, la Valorizacin Final, el Inventario Fsico valorizado cuando corresponda, as como los planos de replanteo de la Obra y todos los documentos que se precisen para la transferencia en propiedad de la obra.
3.13 Cmo se realizar la liquidacin del Convenio?

A la terminacin total de los trabajos, los representantes del Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente debern presentar al Supervisor, la documentacin sustentatoria para proceder a la liquidacin del Convenio. La liquidacin del Convenio se sustenta en: La obra fsica ejecutada, reflejada en la valorizacin final. La Rendicin Final de Cuentas Qu es la rendicin de cuentas? La rendicin de cuentas es el acto administrativo que permite demostrar con documentos sustentatorios emitidos con arreglo a Ley, la correcta utilizacin de fondos por el Ncleo Ejecutor. La sustentacin de los mencionados gastos se efectuar mediante comprobantes de pago autorizados por la SUNAT y excepcionalmente con Declaracin Jurada cuando no se puede obtener Comprobantes de Pago debidamente aprobados por los responsables que acreditan la prestacin de los bienes y servicios. Encargado de la rendicin de cuentas La documentacin sustentatoria de los gastos estar a cargo del Ncleo Ejecutor, una vez liquidado el Convenio la documentacin sustentatoria ser derivada al Archivo Central de la Entidad Pblica que financi el Convenio para su custodia hasta la liquidacin y transferencia de obra a favor de la Comunidad. La Entidad Pblica que desembolse financiamiento a favor de los Ncleos Ejecutores elaborar una Directiva4 de procedimientos de control interno que asegure la transparencia en la asignacin de recursos, as como en las rendiciones de cuentas.
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En la Directiva, la Entidad Pblica deber precisar el monto y los casos en que se aceptar la Declaracin Jurada.
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Tengamos presente:
Los Representantes del Ncleo Ejecutor, el Inspector Residente y el Supervisor, harn entrega formal de la obra al Gobierno Regional, Gobierno Local o Entidad Pblica que se har cargo de la operacin y mantenimiento. Estas entidades de ser el caso, suscribirn el Acta de Transferencia en Propiedad con los representantes de la comunidad.
Disposiciones complementarias y finales El Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social MIMDES, a travs del Fondo de Cooperacin para el Desarrollo Social FONCODES, y toda entidad pblica que disponga de personal tcnico-profesional idneo podr brindar capacitacin y asistencia tcnica a aquellos Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales o cualquier otra Institucin Pblica que aplique la modalidad de Ncleo Ejecutor.
Responsabilidad Los Ncleos Ejecutores y las entidades pblicas (regionales, locales o nacionales), segn sea el caso, y de acuerdo a sus competencias, ser responsable por el cumplimiento de la presente Gua. Asimismo, la Presidencia del Consejo de Ministros PCM, as como la Contralora General de la Repblica CGR velarn por la transparencia y buen uso de los recursos asignados bajo esta modalidad.
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IV.- ANEXOS
Formato N 1:
Acta de Asamblea General de Constitucin del Ncleo Ejecutor
En la (el) Localidad5 de...................................................................., Centro Poblado ...., del Distrito de ......................................................................de la Provincia de..........................................................................., del Departamento de ..........................................., siendo las........horas del da......de.....................de 20....., se reunieron los pobladores para realizar una Asamblea con la finalidad de tratar los siguientes temas: AGENDA: 1. Definicin de la necesidad urgente de ejecutar el Proyecto.. ............................................ o del Proyecto Alternativo .......................................................... en el marco del Plan de Desarrollo Local Concertado e incluido en el Acta de Acuerdos de Seleccin de Proyectos, de ser el caso. Constitucin del Ncleo Ejecutor y eleccin de sus Representante. Presentacin del Acta de Constitucin a la Entidad Pblica (Gobierno Local /Gobierno Regional / Gobierno Nacional). Aprobacin del aporte comunal al Proyecto.que ser asumido por el Ncleo Ejecutor. Aprobacin de los compromisos para el Proyecto/ que asumir el Ncleo Ejecutor
2. 3. 4. 5.
Con la asistencia de.......varones y........mujeres mayores de edad con un total de 6 pobladores de la Localidad de......................................, se procedi a realizar la Asamblea, arribndose a los siguientes acuerdos: ACUERDOS: 1. Se define la necesidad urgente de gestionar y ejecutar el Proyecto ......................... ........................................................... Constituirse en Ncleo Ejecutor, eligiendo a sus representantes, los seores:
2.
5 6
Como localidad se denomina tambin a: Anexo, Casero, Asentamiento Humano u otras denominaciones afines. Se deber contar con un mnimo de 100 personas de la localidad.
23
__________________________________________________________________________
CARGO* Presidente/a Tesorero/a Secretario/a ** * Se recomienda que al menos uno de los integrantes sea mujer. APELLIDOS Y NOMBRES D.N.I. N VOTOS
** El Veedor ser designado por la Entidad Pblica (Gobierno Local / Gobierno Regional / Gobierno Nacional), mediante Acuerdo de Concejo, Resolucin de Alcalda, Acuerdo Regional, o Resolucin Autoritativa, segn sea el caso. Dicho documento deber ser remitido por la Entidad Pblica al Ncleo Ejecutor, con la comunicacin de la procedencia de la Solicitud para celebrar Convenio que ste haya presentado ante la misma. 3. Hacer entrega de la presente Acta a la Entidad Pblica Correspondiente (Gobierno Local / Gobierno Regional /Gobierno Nacional) .. 4. Aportar al desarrollo del Proyecto con: Mano de obra no calificada ...........................................% (segn relacin) Un local seguro ubicado en ..para ser usado como almacn de la obra. Otros............................................................................. 5. Compromisos: a. Los Representantes del Ncleo Ejecutor se comprometen a asistir a las sesiones de capacitacin y a realizar las Asambleas necesarias para informar acerca de la marcha del Proyecto y otros temas relacionados con el mismo. b. De realizarse el Proyecto, los beneficiarios se comprometen a velar por el funcionamiento regular del servicio instalado sin daar el medio ambiente, colaborando con la administracin, operacin y mantenimiento del mismo y/o pagando por el servicio a la concesionaria o Empresa Local en los casos que se requiera. c. Poner a disposicin del Proyecto el terreno necesario para su ejecucin o las autorizaciones necesarias para realizar la intervencin en Mantenimiento de Infraestructura, con caractersticas adecuadas a la naturaleza del mismo y que sea de libre disponibilidad y por lo tanto, no podr ser de objeto de reclamos por terceros. 6. El domicilio legal del Ncleo Ejecutor es: .......................................................................................................
24
__________________________________________________________________________
Siendo las .......... horas del da ................del mes de........................................ el Secretario del Ncleo Ejecutor da lectura a los acuerdos del Acta, y despus de ser aprobada por mayora/ unanimidad con . Votos a favor, se da por concluida y levantada la presente Asamblea, firmando, en seal de conformidad, los presentes.
--------------------------------------PRESIDENTE NCLEO EJECUTOR Nombres y Apellidos DNI
------------------------------------------TESORERO NCLEO EJECUTOR Nombres y Apellidos DNI
---------------------------------------------------SECRETARIO NCLEO EJECUTOR Nombres y Apellidos DNI Los que a continuacin suscriben, manifiestan su conformidad con los acuerdos de la Asamblea General de conformacin del Ncleo Ejecutor: ............................................................................................................. N 1 2 3 4 5 APELLIDOS Y NOMBRES D.N.I FIRMA O HUELLA DIGITAL
100 Ms de 100
25
__________________________________________________________________________
Formato N 2:
Solicitud para celebrar convenio para la ejecucin del Proyecto de Inversin Pblica o de Mantenimiento de Infraestructura
Fecha (Lugar, da, mes, ao)
Seor Presidente Regional / Alcalde de la Municipalidad/ Titular de entidad del Gobierno Nacional _______________________________________________________________ Ciudad de ______________________________________________________ ASUNTO: ________ Solicitud para celebrar ejecucin del Proyecto: Convenio de Financiamiento para la ____
(Nombre completo)
Tengo el agrado de dirigirme a usted para solicitar en nombre del Ncleo Ejecutor constituido por Acta de Asamblea General, que consta adjunta, localizada en:______________________________ ________________________________ (Departamento, Provincia, Distrito, Centro Poblado, Localidad), la suscripcin del Convenio de Financiamiento para la ejecucin del Proyecto de la referencia, en el marco del Decreto de Urgencia N 085-2009. La_____________________________________________________________ (Comunidad o grupo organizado) ha designado como representantes del Ncleo Ejecutor, para efecto de las relaciones con la Entidad Pblica a su cargo, a los seores: ___________________ Presidente Nombres, DNI, direccin _____________________ Secretario (Nombre, DNI, direccin) Esta designacin consta en el Acta _______________ que se acompaa. (da, mes, ao) de Asamblea General de fecha ___________________ Tesorero (Nombre, DNI, direccin)
Atentamente, Presidente del Ncleo Ejecutor DNI N

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GUA PARA LA CONFORMACIN Y GESTIN DE LOS NCLEOS EJECUTORES

II.- NCLEOS EJECUTORES 2.1 Qu es Ncleo Ejecutor?

I.- ASPECTOS GENERALES

1.2 Qu base legal sustenta a los Ncleos Ejecutores?

1.3 Cules son las lneas de intervencin de los Ncleos Ejecutores?

1.4 Qu entidades se encargan del financiamiento?

Los Gobiernos Nacional

II.- NCLEOS EJECUTORES

Conformacin del Ncleo Ejecutor

Representantes del Ncleo Ejecutor

__________________________________________________________________________ Ncleos Ejecutores Juveniles

III.- ASPECTOS PROCEDIMENTALES

b. Taller de sensibilizacin c. Asamblea de constitucin del ncleo ejecutor

El nmero de pobladores participantes no deber ser menos de cien residentes.

__________________________________________________________________________ c. Asamblea de constitucin del ncleo ejecutor

3.2 Cmo participa la comunidad?

A qu prohibiciones estn sujetos los miembros del Ncleo Ejecutor?

Pueden ser cambiados los (as) representantes del Ncleo Ejecutor?

3.5 Qu sanciones pueden aplicarse representantes del Ncleo Ejecutor?

PASO 1: Presentacin de la solicitud para celebrar convenio

PASO 2: Evaluacin de la procedencia o improcedencia

PASO 3: Suscripcin del convenio

PASO 4: Constitucin del Ncleo Ejecutor

3.8 Cmo procede la autorizacin y el manejo de fondos?

3.9 Quines se encargan del supervisin de los proyectos?

3.10 Quin es el proyectista?

3.11 Cul es el proceso de ejecucin del PIP y del MI?

3.12 Cmo se procede al concluir la obra?

a. El Inspector Residente consignar este hecho en el Cuaderno de Obra, con la

b. De existir observaciones del Supervisor, stas debern ser totalmente

c. Luego que el Supervisor certifique en el Cuaderno de Obra su conformidad a

3.13 Cmo se realizar la liquidacin del Convenio?

--------------------------------------PRESIDENTE NCLEO EJECUTOR Nombres y Apellidos DNI

------------------------------------------TESORERO NCLEO EJECUTOR Nombres y Apellidos DNI

Atentamente, Presidente del Ncleo Ejecutor DNI N

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