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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL PRCTICA PROFESIONAL

NORMALIZACIN DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE BIENES, OBRAS Y/O SERVICIOS EN LA EMPRESA BSICA SOCIALISTA DE TUBOS SIN COSTURA C. A.

CORTS MNDEZ, BEATRIZ

CIUDAD GUAYANA, MARZO DE 2010VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL PRCTICA PROFESIONAL

NORMALIZACIN DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE BIENES, OBRAS Y/O SERVICIOS EN LA EMPRESA BSICA SOCIALISTA DE TUBOS SIN COSTURA C. A.

CIUDAD GU

AYBRIL UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL PRCTICA PROFESIONAL

NORMALIZACIN DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE BIENES, OBRAS Y/O SERVICIOS EN LA EMPRESA BSICA SOCIALISTA DE TUBOS SIN COSTURA C. A.

Br. Beatriz Corts M. Trabajo que se presenta para cumplir con un de requisito la de

aprobacin

Prctica

Profesional ante el Departamento de Ingeniera Industrial.

ING. IVN TURMERO MSc TUTOR ACADMICO

ING. LUIS CUMANA TUTOR INDUSTRIAL

CIUDAD GUAYANA, MARZO DE 2010

Corts Mndez, Beatriz Normalizacin del proceso de contratacin de bienes, obras y/o servicios en la Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura C. A. 2010 68 Pginas. Prctica Profesional Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre Vice-Rectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniera Industrial. Tutor Acadmico: Ing. Ivn Turmero MSc Tutor Industrial: Ing. Luis Cumana Captulos: I El Problema. II La Empresa. III Marco Terico. IV Marco Metodolgico. V Situacin Actual. VI Anlisis y Resultados, Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografa. Contiene un CD con: Manual de normas y procedimiento del proceso de contratacin de bienes, obras y/o servicios y formatos utilizados en el proceso.

NDICE GENERAL

Pp.
LISTA DE CUADROS, GRAFICOS Y FIGURAS LISTA DE APNDICES Y ANEXOS DEDICATORIA AGRADECIMIENTO RESUMEN INTRDUCCIN CAPTULO I EL PROBLEMA 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1.1. Antecedentes 1.1.2. Formulacin del problema 1.2. ALCANCE 1.3. DELIMITACIN 1.4. LIMITACIONES 1.5. JUSTIFICACIN 1.6. OBJETIVOS 1.6.1. Objetivo general 1.6.2. Objetivos especficos CAPTULO II LA EMPRESA 2.1. OBJETO O RAZN SOCIAL 2.2. MISIN 2.3. VISIN 2.4. PRINCIPIOS Y VALORES 2.5. POLTICAS Y ESTRATEGIAS 2.6. DISEO DE LA ORGANIZACIN 2.7. CAPACIDAD DE PRODUCCIN PREVISTA 2.7.1. Suministro de acero vii viii ix x xi 1 3 3 3 3 4 5 5 5 6 6 6 7 8 8 8 8 9 9 9 10 12 12

iv

2.7.2. Planta Laminadora. 2.7.3. Planta Terminadora CAPTULO III MARCO TEORICO 3.1. DEFINICIN DE MANUAL. 3.2. OBJETIVOS DE LOS MANUALES 3.3. TCNICAS DE ELABORACIN DE LOS MANUALES 3.4. TIPOS DE MANUALES 3.4.1. Manual de Organizacin 3.4.2. Manual de Polticas 3.4.3. Manual de procedimientos y normas 3.4.4. Manual del especialista 3.4.5. Manual del empleado 3.4.6. Manual de Propsito mltiple 3.4.7. Manual de la calidad 3.5. VENTAJAS DE LOS MANUALES 3.6. LIMITACIONES AL NO UTILIZAR MANUALES 3.7. BENEFICIOS DE LOS MANUALES 3.8. PROCEDIMIENTOS 3.9. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS 3.10. IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS 3.11. CARACTERSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS 3.12. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 3.13. OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 3.14. CONFORMACIN DEL MANUAL 3.15. DIAGRAMA DE FLUJO 3.15.1. Caractersticas que deben poseer los Flujogramas 3.15.2. Simbologa de elaboracin de diagramas de flujo CAPITULO IV MARCO METODOLOGICO 4.1. TIPO DE INVESTIGACIN 4.2. DISEO DE LA INVESTIGACIN

13 15 17 17 17 18 18 19 19 19 19 19 20 20 20 20 21 21 22 22 23 23 24 24 25 29 29 30 32 32 32 33

4.3. POBLACIN Y MUESTRA 4.4. TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS 4.5. RECURSOS 4.6. METODOLOGA CAPITULO V SITUACION ACTUAL 5.1. DIAGNSTICO GENERAL 5.2. DIAGNSTICO ACTUAL DE LAS ATVIDADES REALIZADAS EN CUANTO AL PROCESO DE CONTRACIN DE BIENES, OBRAS O SERVICIOS CAPITULO VI ANALISIS Y DISCUSIN DE RESULTADOS 6.1. INDICADORES CLAVES DEL PROCESO 6.2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE BIENES, OBRA O SERVICIOS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS APNDICES ANEXOS

33 33 34 34 36 36 36

37

40 40 40 45 47 49 50 52 54

vi

LISTA DE CUADROS, GRAFICOS Y FIGURAS


Pp. CUADRO 2.1 CUADRO 6.1 CUADRO 6.2 CUADRO 6.3 CUADRO 6.4 FIGURA 2.1 FIGURA 2.2 FIGURA 2.3 FIGURA 2.4 FIGURA 2.5 FIGURA 2.6 Posicin Macro de la E.B.S de Tubos Sin Costura,C.A. Valor actual de Indicadores de gestin IPA Valor actual de Indicadores de gestin IPDT Valor actual de Indicadores de gestin IPDD Valor actual de Indicadores de evaluacin IEC Organigrama de la EBS Tubos Sin Costura, C.A. Maqueta del proyecto Tubos Sin Costura, C.A. Acera de palanquilla SIDOR Flujo de Materiales Proyectado Ubicaciones relativas de las Plantas Caracterizacin de la utilizacin de los productos de la EBS Tubos Sin Costura Modalidades de Contratacin de la Ley de Contrataciones Pblicas Variacin porcentual de los indicadores de gestin rbol de Causas 10 40 41 41 42 11 12 13 14 15 16

GRAFICO 5.1 GARFICO 6.1 GRAFICO 6.2

37 42 43

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LISTA DE APNDICES Y ANEXOS

Pg. APNDICES A ANEXO A Manual de normas y procedimientos proceso de contratacin de bienes, obras y/o servicios Memoria fotogrfica Planta de Tubos Sin Costura (etapa preoperativa) 52 54

viii

DEDICATORIA

A Cristo, mi mejor amigo, al Espritu Santo mi gua, a Dios Padre que me cubre con su infinito amor.

A mis padres, Cndida y Pablo quien con su ejemplo me ha motivado a conquistar mis sueos, siendo su esfuerzo inagotable y su amor lo que ha marcado el rumbo de mi vida, por eso le dedico este informe.

A mi hija, Candrisbet precioso regalo de Dios que con su sonrisa hace de mi vida plena de felicidad y gratitud.

A mis hermanas Socorro, Mara y Yajaira, quienes siempre me han apoyado y con su cario me impulsan a seguir adelante.

A mi esposo, Carlos Zamora quien siempre ha estado ah apoyndome y compartiendo cada segundo de su vida con mucho amor.

Con todo mi cario, esto es para ustedes

ix

AGRADECIMIENTOS

A Dios padre todopoderoso, por permitirme vivir, lograr mis metas y alcanzar la felicidad junto a mis seres queridos, quienes siempre han estado a mi lado dndome su amor. Gracias mama, pap, hermanas, mi bella dulzura, hija, y a mi esposo en especial tesoro.

A la UNEXPO, mi casa de estudios y a la EBS Tubos Sin Costura C.A., por brindarme los conocimientos y las oportunidades para mi formacin profesional.

A mis tutores, Ing. Ivn Turmero e Ing. Luis Cumana por su valiosa asistencia y orientacin.

A todo el personal que labora en EBS Tubos Sin Costura C.A., especialmente a, Ing. Carlos Castellano, Ing. Cesar Sifontes, Ing. Rosendo Garca, Lic. Juan C Rodrguez, T.S.U Shelesca Prez y Luis Sarramera por su gran colaboracin y apoyo para la realizacin de este trabajo.

A mis amigos, en especial a Litzabeth C, Christian C y Jess C por su apoyo incondicional.

A todos, Muchas Gracias!

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICERRECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL PRCTICA PROFESIONAL DE GRADO NORMALIZACIN DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE BIENES, OBRAS Y/O SERVICIOS PARA LA EMPRESA BSICA SOCIALISTA DE TUBOS SIN COSTURA C. A. Autora: Br. Corts Mndez, Beatriz. Tutor Acadmico: Ing. Ivn Turmero. Tutor Industrial: Ing. Luis Cumana RESUMEN

La investigacin realizada en la Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura, C.A. estuvo enfocada en el diseo de un Manual de Normas y procedimientos para el proceso de contratacin de bienes, obras y/o servicios. Para ello se realiz un anlisis de las actividades que se efectan en la Gerencia de Logstica, Gerencia de Planificacin y Control de Gestin, Gerencia de Proyectos y Tecnologa, Consultora Jurdica y la Junta Directiva, unidades vinculadas al proceso de contratacin. La metodologa utilizada para el desarrollo de la investigacin fue de tipo campo-descriptiva, exploratoria y aplicada, apoyada en tcnicas como la observacin directa y la entrevista no estructurada. Con la informacin obtenida se logr crear una herramienta de apoyo, orientada a un mejor conocimiento de uno de los procesos ms importante dentro de la empresa en su etapa pre-operativa como lo es el Proceso de Contratacin de Bienes, Obras y/o Servicios. PALABRAS CLAVES: Manual de Procedimientos, Contratacin, Procesos, Bienes, Obras, Servicios.

xi

INTRODUCCIN

En la actualidad, la globalizacin y el desarrollo de nuevas tecnologas llevan a las empresas al mejoramiento continuo de sus procesos administrativos y operativos, lo que hace necesario el uso de herramientas que establezcan los lineamientos en el desarrollo de cada actividad. Todos estos factores son fundamentales para el posicionamiento de una organizacin en el medio competitivo.

En bsqueda de una constante mejora tcnica y aseguramiento de la calidad, en la Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura, C.A. surge la necesidad de establecer herramientas que regulen sus procedimientos, siendo el proceso de contratacin uno de los ms importantes, dado que esta se encuentra en etapa de construccin. Dada esta situacin, a travs de la presente investigacin se ha planteado normalizar el proceso de contratacin de bienes, obras y/o servicios, el cual involucra las gerencias de Planificacin y Control de Gestin, Logstica, Proyecto y Tecnologa, al igual que a la Consultora Jurdica y a la Junta Directiva de la empresa.

Con la normalizacin de los procesos se busca una definicin clara de los procedimientos, normas y leyes que deben ser consideradas al ejecutar una contratacin de algn bien, obra y/o servicio, permitiendo as que la gestin administrativa y la toma de decisiones no queden supeditadas a improvisaciones.

Es importante destacar que la normalizacin de los procesos contribuye a mejorar la eficacia y eficiencia de las actividades que se ejecutan en la organizacin, lo que permitir contar con un manual para obtener informacin rpida y oportuna al momento de realizar una contratacin y a su vez facilitar el aprendizaje del personal. 1

La investigacin se realizo mediante la observacin directa del proceso, la revisin documental y entrevistas no estructuradas, realizadas al personal involucrado en el proceso, con la finalidad de recopilar toda la informacin necesaria para elaborar el manual de normas y procedimientos.

El desarrollo del trabajo se presenta a travs de la siguiente estructura: Captulo I: Se expone el problema. Captulo II: Aspectos sobre las generalidades de la empresa. Captulo III: Se presenta el marco terico. Captulo IV: Se plantea el diseo metodolgico utilizado para llevar a cabo el estudio. Captulo V: Se presenta la situacin actual. Captulo VI: Se presentan los anlisis y resultados de la investigacin. Finalmente se presentan conclusiones, recomendaciones, referencias bibliogrficas y anexos.

CAPTULO I

EL PROBLEMA

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1.1. Antecedentes

La Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura, C.A., fue creada para llevar a cabo la construccin y puesta en marcha de la planta de tubos sin costura, la cual consta de una lnea de laminacin y una lnea terminadora o de acabado con el objeto de abastecer la demanda de la industria Petrolera. En este sentido y orientada a desarrollar la innovacin tecnolgica para alcanzar la soberana industrial, con la participacin de Empresas de Produccin Social, Cooperativas y Pymes, generando un desarrollo industrial estratgico; busca un constante mejoramiento tcnico y aseguramiento de la calidad, sin embargo, no cuenta con herramientas que orienten y faciliten el acceso a la informacin, mediante cursos de accin cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la organizacin.

Esta situacin es palpable en diferentes areas de la empresa; en donde se puede observar la carencia de manuales que permiten plasmar informacin clara, sencilla y concreta de los procedimientos que se ejecutan, lo cual incide de manera notoria en la realizacin eficaz de las labores.

1.1.2. Formulacin del problema

A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnolgicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeo mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de un proceso. As pues la documentacin y entre ellos los manuales de procedimientos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reduccin de errores, normalizacin de los procesos y para el cumplimiento de las polticas y niveles de calidad, facilitando la capacitacin de nuevos empleados.

La Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura, C.A., tiene como objeto la fabricacin de tuberas de acero sin costura de diferentes dimetros y caractersticas. Esta empresa se encuentra en etapa de construccin en la cual, adems de todos los procesos tcnicos, s genera un gran porcentaje de contrataciones ya sea de bienes, obras y/o servicios para los proyectos de inversin y para el uso general de las diferentes unidades. Para lo cual, no se cuenta con un manual que permita conocer las normas, lineamientos, leyes y procedimientos que se deben llevar a cabo para las contracciones de los mismos.

Dada esta situacin se propone establecer un sistema de normalizacin del proceso de contrataciones, es decir, de manera ms especfica, se estar realizando el anlisis de los diferentes procesos con el propsito de obtener datos esenciales del mismo que posteriormente sern utilizados para establecer las normativas y procedimientos.

1.2. ALCANCE

La realizacin de este proyecto abarca

desde la revisin e

identificacin de los procesos que se generan durante la contratacin de bienes, obras y/o servicios hasta la normalizacin de estos. Permitiendo de esta manera registrar las normativas, leyes y procedimientos en un manual orientado a un mejor conocimiento de uno de los procesos ms importantes y que involucra a las gerencias de proyecto y tecnologa, Gerencia de Planificacin y Control de Gestin, logstica, Consultora Jurdica y a la junta directiva de la empresa.

1.3. DELIMITACIN

El presente trabajo ser llevado a cabo en las instalaciones de La Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura, C.A., ubicada en la Zona Industrial Matanzas Edificio Administrativo EBS de Tubos Sin Costura, Lote 5 SIDOR, Puerto Ordaz, Estado Bolvar. El manual de procedimientos aplicar solo al proceso de contratacin interviene en l. y con ello al personal operativo que

1.4 LIMITACIONES

La disponibilidad de la informacin suministrada que constituir la base de datos para la definicin de los procedimientos que se llevan a cabo para realizar las contrataciones de bienes, obras y/o servicios, as como la falta de material de apoyo fsico para la realizacin de dicho manual. Adems, la disponibilidad escasa de tiempo por parte de los trabajadores de la empresa para atender los requerimientos en cuanto a las entrevistas necesarias para el desarrollo de dicho estudio.

1.5 JUSTIFICACIN

En nuestros das, es un requisito de suma importancia que las empresas de gran tamao posean varios manuales de procesos. La verdadera orientacin consiste en establecer una gua de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobacin del conjunto de instrumentos

administrativos y tcnicos, estableciendo la obligatoriedad del uso a travs de un manual, ya que la buena elaboracin y difusin de los objetivos, polticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del mbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos enmarcados en el desarrollo del Modelo Productivo Socialista

Lo interesante del manual de los procedimientos de contratacin es que se busca a que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia de las

actividades que se ejecutan en las diferentes reas de la organizacin en cuanto a la contratacin de bienes, obras y/o servicios.

As mismo, para los departamentos de Proyecto y Tecnologa, Gerencia de Planificacin y Control de Gestin, Logstica y Consultora Jurdica es indispensable, ya que le permitir contar con una herramienta para obtener informacin rpida y oportuna a la hora de realizar una contratacin.

1.6 OBJETIVOS

1.6.1. Objetivo general

Normalizar el proceso de contratacin de bienes, obras y/o servicios en la Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura C.A.

1.6.2. Objetivos especficos

Realizar un diagnostico y evaluar la situacin actual respecto a la existencia o necesidad de manuales de normas y procedimientos en las reas administrativas de la empresa. Identificar los procedimientos requeridos para realizar las

contrataciones. Recabar y analizar la informacin en las diferentes reas del proceso de contratacin. Identificar las normas, lineamientos y leyes relacionados con el proceso de contratacin. Definir indicadores del proceso de contratacin. Elaborar el manual de normas y procedimientos del proceso de contratacin.

CAPTULO II

LA EMPRESA

2.1. OBJETO O RAZN SOCIAL

La Empresa de Produccin Social de Tubos Sin Costura, C.A., creada segn Decreto N 4.194, de fecha 26 de diciembre 2005, tiene como objeto la fabricacin de tubos de acero sin costura de diferentes dimetros y caractersticas, para ser suministrados a la industria petrolera e industria nacional como productos de alto valor agregado, que permitir el desarrollo del pas.

La Empresa Bsica Socialista

de Tubos Sin Costura, C.A., es una

Empresa tutelada por la Compaa Nacional de Industrias Bsicas (CONIBA), la cual a su vez est adscrita al Ministerio del Poder Popular para las Industrias Bsicas y Minera (MPPIBAM). En este sentido, la misin, visin, polticas y lineamientos estratgicos de la Empresa estn vinculados directamente al marco poltico y conceptual del Ministerio del Poder Popular para las Industrias Bsicas y Minera.

2.2. MISIN

Producir Tubos de Acero sin Costura para abastecer a la Industria Petrolera, Petroqumica, Gasfera y Manufacturera Nacional, con la participacin de Empresas de Produccin Social, Cooperativas y Pymes,

vinculadas directamente con el desarrollo del Modelo Productivo Socialista, donde una parte de las ganancias obtenidas sern retribuidas, para satisfacer las necesidades a las comunidades de su entorno.

2.3. VISIN

Ser una empresa altamente productiva, lder en la regin que desarrolla la innovacin tecnolgica para alcanzar la soberana industrial, orientada al ms alto nivel de compromiso con el nuevo modelo de produccin socialista.

2.4. PRINCIPIOS Y VALORES

La Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura, C.A., est comprometida con un conjunto de principios y valores inscritos en el socialismo del siglo XXI, que se destacan a continuacin:

1. Responsabilidad y disciplina: Esta empresa est comprometida con los deberes y obligaciones que exige la comunidad y el Pas. 2. Honestidad: Se refiere a la moral de la actuacin en el trabajo, la comunidad y la familia. 3. tica: compromiso en la refundacin tica y moral de la nacin venezolana, bajo los principios de la justicia social, la equidad y la solidaridad entre los seres humanos y las instituciones de la Repblica. 4. Respeto: Promocin de la tolerancia entre compaeros de trabajo, las comunidades del entorno, dentro de un marco de mutuo cumplimiento de los deberes y derechos.

2.5. POLTICAS Y ESTRATEGIAS

La Compaa Nacional de Industrias Bsicas (CONIBA), establece las 9

polticas y estrategias, entre ellas: personal, administrativas, compras, sistemas de gestin, financieras, para todas las Empresas Bsicas

Socialistas, en el marco del modelo productivo socialista.

2.6. DISEO DE LA ORGANIZACIN

Mediante Decreto Presidencial se designan el Presidente, Directores Principales y Directores Suplentes de la Junta Directiva de la Empresa

Bsica Socialista de Tubos Sin Costura, C.A., Ver cuadro n 2.1

Presidente Ingeniero Ramn Caizalez Directores Principales: Ingeniera Susana Manzano Ingeniero Alwinson Querales Ingeniero Eduardo Samn Ingeniera Yajaira Briceo (+)
Fuente: EBS Tubos sin costura Cuadro N 2.1 Posicin Macro de la E.B.S de Tubos sin Costura C.A.

Directores Suplentes: Economista Ramn Key Licenciada Carme Velsquez Ingeniera Maria Zambrano Ingeniero Manuel Gonzlez

La Junta Directiva de la Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura C.A., aprob la organizacin bsica de funcionamiento de la empresa, la cual fue ratificada por la Compaa Nacional de Industrias Bsicas. Ver figura n 2.1

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Fuente: EBS Tubos sin costura Figura N 2.1 Organigrama de la EBS Tubos Sin Costura

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2.7. CAPACIDAD DE PRODUCCIN PREVISTA

El Proyecto de Tubos sin Costura (Ver figura n2.2), desarrollado por la Empresa Bsica de Tubos sin Costura consta de:

Suministro del Acero a travs de la Acera de Palanquillas de SIDOR Construccin y montaje de una Planta Laminadora. Construccin y montaje de una Planta Terminadora.

Fuente: Gerencia de Proyectos. EBS Tubos sin costura C.A. Figura N 2.2 Maqueta del proyecto Tubos Sin Costura

2.7.1. Suministro de acero

El nuevo proyecto de la Planta de Tubos tiene una capacidad de 465.000 t/ao de tubos laminados y requiere del suministro de 535.000 t/ao de acero. La ampliacin y modernizacin de la Acera Elctrica de

Palanquillas de Sidor que consiste en la instalacin de un quinto horno, Una estacin de tratamiento Metalrgico Secundario, y una Lnea de Colada Continua de Redondos, incrementar la produccin de acero lquido de Sidor 12

en 900.00tm/ao y podr suministrar las 535.000 tm/ao de barras redondas requeridas para la Nueva Planta de Tubos y un excedente para otros proyectos. (Ver figura n2.3)

Fuente: SIDOR. Figura N 2.3 Acera de palanquilla SIDOR

2.7.2. Planta Laminadora.

La tecnologa seleccionada para la Planta de Laminacin, fue la del Laminador Continuo a Mandril Retenido de Calidad Fina (Fine Quality Mill), con cinco bastidores de laminacin y tres rodillos por bastidor, Esta tecnologa permite la fabricacin de grandes volmenes de tubera, (Mayores a 300.000 tm/ao), con una gran precisin dimensional y excelente calidad en dimetros desde 23/8 hasta 13 3/8. La capacidad de produccin fue diseada para una produccin de

450.000 tm/ao de tubos laminados y 15.000 tm/ao de prefabricados para acoples. (Ver figura n2.4)

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El contrato para el Suministro de equipos, Tecnologas, Entrenamiento y Supervisin del Montaje, fue otorgado mediante Licitacin Internacional a la empresa Italiana Danieli Centro Tube.

Fuente: Gerencia de Proyectos. EBS Tubos sin costura C.A. Figura N 2.4 Flujo de Materiales Proyectado

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2.7.3. Planta Terminadora

La Planta Terminadora adjunta a la Planta de Laminacin tendr una capacidad de 200.000 tm/ao, las restantes 250.000 toneladas sern terminadas en cuatro plantas terminadoras adicionales a instalarse en 4 regiones del Pas. (Ver figura n2.5) La Planta Terminadora, cuya buena pro la obtuvo la empresa Italiana SMS-INNSE tendr una capacidad de 200.000 t/ao, para hacer el

Tratamiento Trmico (Normalizado, Temple y Revenido); inspeccin y acabado de tubos.

TRUJILLO PLANTA TERMINADORA 80.000 t/ao TUBERA DE REVESTIMIENTO Y DE LINEA

ANZOATEGUI PLANTA TERMINADORA 55.000 t/ao TUBERA DE PRODUCCION Y DE LINEA ACOPLES 1.000.000 Pzas/ao

DELTA AMACURO PLANTA TERMINADORA 80.000 t/ao TUBERA DE REVESTIMIENTO Y DE LINEA

BARINAS PLANTA TERMINADORA 80.000 t/ao TUBERA DE REVESTIMIENTO Y DE LINEA

GUAYANA PLANTA TERMINADORA

LINEA Y TUBING 55.000 t/ao


PLANTA LAMINACION 450.000 t/ao + 15.000 t/ao de Prefabricados

CASING 100.000 t/ao

Fuente: Gerencia de Proyectos. EBS Tubos sin costura C.A. Figura N 2.5 Ubicaciones Relativas de las Plantas

La Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura, de acuerdo a su programa de produccin, alcanzara una produccin de Tuberas de

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Revestimiento (Casing), Produccin(Tubing), y de Lnea(Line Pipe), (Ver figura N 2.6), segn la distribucin: Tuberas de Revestimiento (Casing)4 hasta 10 3/4:295.000 tm/ao Tuberas de Produccin (Tubing)2 3/8 hasta 4 : Tuberas de Lnea (Line Pipe) -- 2 3/8 hasta 10 : .Acoples 2 3/8 hasta 10 : 70.000 tm/ao 85.000 tm/ao 5.000 tm/ao

Fuente: Gerencia de Proyectos. EBS Tubos sin costura C.A.

Figura N 2.6 Caracterizacin de la utilizacin de los productos de la EBS Tubos Sin Costura

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CAPTULO III

MARCO TERICO

En el desarrollo de este captulo se expone la recopilacin de informacin referente a la revisin literaria, las definiciones de trminos clave y bases que enmarcan al estudio.

3.1. DEFINICIN DE MANUAL.

Documento elaborado sistemticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea conjunta

separadamente. Con el propsito de ampliar y dar claridad a la definicin, citamos algunos conceptos de diferentes autores. Duhat Kizatus Miguel A. Lo define como: Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo. Continolo G. Lo conceptualiza como: Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo.

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3.2. OBJETIVOS DE LOS MANUALES.

Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicacin de las polticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especializacin del manual.

Para Gonzlez M. Define los siguientes objetivos:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin (manual de organizacin). Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organizacin) Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin (manual de procedimientos). Precisar la secuencia lgica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos). Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos) Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un rea especfica (manual por funcin especfica). Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporacin al organismo (manuales

administrativos). Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales (manuales administrativos).

3.3. TCNICAS DE ELABORACIN DE LOS MANUALES.

Existen tres tcnicas para la elaboracin de los manuales, los cuales son descritos a continuacin: 18

1. Verificar los puntos o asuntos que sern abordados: En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual. 2. Detallar cada uno de los asuntos: En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar cmo se realiza el trabajo aclarando la forma en que el servicio es realizado. 3. Elaborar una norma que deber ser incluida en el manual: Est ultima tcnica deber explicar l porque, el cmo, quien lo hace, para qu deber ser redactado en forma clara y sencilla.

3.4. TIPOS DE MANUALES.

3.4.1 Manual de Organizacin. El manual de organizacin describe la organizacin formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

3.4.2 Manual de Polticas. El manual de polticas contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.

3.4.3 Manual de procedimientos y normas. El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin

3.4.4 Manual del especialista.- El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones.

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3.4.5 Manual del empleado. El manual del empleado contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.

3.4.6 Manual de Propsito mltiple. El manual de propsitos mltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y mantenimiento.

3.4.7 Manual de la calidad. Siguiendo la norma ISO 9000:2000 apartado 3.7.4. es un documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una organizacin.

3.5. VENTAJAS DE LOS MANUALES

Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las siguientes:

1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil reunir. 2. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. 3. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a qu nivel alcanza la decisin o ejecucin. 20

4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. 5. Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. 6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 7. Facilitan el control por parte de los supervisores delegadas al existir de las tareas

3.6. LIMITACIONES AL NO UTILIZAR MANUALES.

Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.

3.7. BENEFICIOS DE LOS MANUALES.

Flujo de informacin administrativa. Gua de trabajo a ejecutar. Coordinacin de actividades. Uniformidad en la interpretacin y aplicacin de normas. Revisin constante y mejoramiento de las normas, procedimientos y controles. Simplifica el trabajo como anlisis de tiempo.

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3.8. PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. El mtodo detalla la forma exacta de cmo ejecutar una actividad previamente establecida.

Tanto los procedimientos como los mtodos estn ntimamente ligados. Los primeros determinan el orden lgico que se debe seguir en una serie de actividades; y los mtodos, indican como efectuar dichas actividades. Los procedimientos son importantes porque determinan el orden lgico que deben seguir las actividades; promueve la eficiencia y especializacin; delimitan responsabilidades y evitan duplicidades; determinan como deben ejecutarse las actividades, y tambin cuando y quien debe realizarlas; son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente. Segn Melinkoff, R (1990), Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminucin de errores.

Siguiendo la norma ISO 9000:2000 apartado 3.4.5. Un procedimiento es forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso. Es importante destacar que los procedimientos no tienen porque estar documentados.

3.9. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Gmez F. (1993) seala que: El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero. 22

3.10. IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS

El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organizacin, aunque, como sera de esperar, se vuelven cada vez ms rigurosos en los niveles bajos, ms que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la accin, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo. Segn Biegler J. (1980) Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor funcin en cuanto a las actividades dentro de la organizacin.

3.11. CARACTERSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Mellinkoff, procedimientos:

(op.cit)

describe

las

siguientes

caractersticas

de

No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada situacin en particular. Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicacin continua y sistemtica. Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes caractersticas de procedimientos:

Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

23

Por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se refiere especficamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo. Por no ser una actividad especfica. Una actividad especfica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.

3.12. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Para Gmez. (Op.cit) define que: Son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la informacin bsica referente al

funcionamiento de las unidades administrativas; Adems facilitan la actuacin de los elementos humanos que colaboran en la obtencin de los objetivos y el desarrollo de las funciones.

3.13. OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Segn Gmez. Los manuales de procedimientos en su calidad de instrumento administrativo tienen como objetivo:

1. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.

2. Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

3. Facilitar las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su vigilancia.

4. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. 24

5. Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones

3.14. CONFORMACIN DEL MANUAL

Este documento debe incorporar la siguiente informacin:

1.-Identificacin Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.

2.- ndice o contenido

Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.

3.-Prlogo y/o introduccin

Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.

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4.-Objetivos de los procedimientos

Explicacin

del

propsito

que

se

pretende

cumplir

con

los

procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditora; facilitar las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.

5.- reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos

Esfera de accin que cubren los procedimientos.

6.-Responsables

Unidades

administrativas

y/o

puestos

que

intervienen

en

los

procedimientos en cualquiera de sus fases

7.-Polticas o normas de operacin

En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. 26

A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores.

8.- Concepto (s)

Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual.

9.-Procedimiento (descripcin de las operaciones).

Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente

27

codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.

10.- Formulario de impresos.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices.

En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.

11.- Diagramas de flujo.

Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados. 12.- Glosario de trminos.

Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de

28

apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos

3.15. DIAGRAMA DE FLUJO

El Diagrama de Flujo Flujograma, consiste en expresar grficamente las distintas operaciones que componen un proceso o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

Su

importancia

reside

en

que

ayuda

designar

cualquier

representacin grfica de un procedimiento o parte de este, el flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de informacin de un procedimiento.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de mtodos y sistemas, ya que permiten la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo est equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

3.15.1. Caractersticas que deben poseer los Flujogramas

Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos. 29

Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

3.15.2. Simbologa de elaboracin de diagramas de flujo

Documento: cualquier documento (cheques, facturas de comprar o ventas, etc.)

Proceso manual: cualquier operacin manual, como la preparacin de una factura de venta o la conciliacin de un extracto financiero.

Proceso: cualquier operacin, bien sea realizada manualmente, mecnicamente o por computador. Con frecuencia, se utiliza tambin con el smbolo del proceso manual.

Almacenamiento fuera de lnea: un archivo u otra


4

ayuda de almacenamiento para documentos o registros de computador.

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Lneas de Flujo: lneas que indican un flujo direccional de documentos. Normalmente hacia abajo o hacia la derecha, a menos que las flechas indiquen lo contrario. Anotacin: utilizada para hacer comentarios

explicativos, como una secuencia de archivo (por fecha, en orden alfabtico, etc.)

Conector: salida hacia, o entrada desde, otra parte del


A

diagrama de flujo. Se utiliza para evitar un cruce excesivo de lneas de flujo. Los conectores de salida y de entrada contienen claves de letras o nmeros.

Conector entre diferente pginas: indica la fuente o el destino de renglones que ingresan o salen del diagrama de flujo.

Entrada / Salida: utilizado para ubicar un conector de otra pgina, para indicar informacin que ingresa o sale del diagrama de flujo.

N o

Decisin: indica cursos de accin alternos como resultado de una decisin de s o no.

31

CAPTULO IV

MARCO METODOLGICO

En este captulo se explica el diseo metodolgico utilizado para el desarrollo del estudio a travs de la definicin del tipo de investigacin realizada, la muestra con la que se trabaj y los instrumentos usados. Por ltimo se expone el procedimiento desarrollado para la conformacin del manual de procedimientos para la contratacin de Bienes, Obras y/o Servicios.

4.1. TIPO DE INVESTIGACIN.

El tipo de investigacin a realizar es de manera proyectiva, el cual abarca los siguientes tipos de investigacin:

Exploratoria: Debido a que es necesario indagar, explorar y escudriar, la situacin actual la empresa respecto a la normalizacin de los procesos administrativos.

Descriptiva y Explicativa: Debido a que los datos obtenidos sern revisados y clasificados, lo cual permitir describir, conocer y registrar las activides ejecutadas para realizar una contratacion.

Aplicada: Porque su objetivo es lograr establecer la normalizacin del proceso de contrataciones de bienes, obras y servicios para el mejoramiento

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de la problemtica que presenta la empresa y as alcanzar una optimizacin de los procesos.

4.2. DISEO DE LA INVESTIGACIN.

Segn el contexto y la fuente podramos decir que:

El diseo de la investigacin concuerda con un diseo de campo, debido a que los datos de inters se recogen de manera directa de la realidad, constituyendo un proceso sistemtico, riguroso y racional de recoleccin, anlisis y presentacin de datos. Se dice tambin que es de campo porque se tiene contacto directo con el personal de la empresa en estudio, basndose en entrevistas no estructuradas a dicho personal y por observacin directa.

4.3. POBLACIN Y MUESTRA.

Para la realizacin de este estudio se tomo como poblacin todos los procesos que se desarrollan y personal que se desempea durante todo el proceso de contratacin en la E.B.S TUBOS SIN COSTURA C.A. Para los objetivos de este estudio, la muestra es igual a la poblacin tomada.

4.4. TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS.

Observacin Directa: Es el registro visual que permiti evidenciar y visualizar de cerca la problemtica que acarrea a la empresa, debido al hecho de la carencia de un manual de procedimientos para la realizacin de contrataciones de bienes, obras o servicios.

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Entrevistas no estructurada: Es la comunicacin establecida entre el investigador y el sujeto de estudio, en donde se llevaron a cabo conversaciones abiertas con todo el personal interno que labora en las gerencias de proyectos y tecnologa, logstica, planificacin y control de gestin, y con el asesor jurdico. Esto con el fin de conocer y estudiar la informacin obtenida y poder canalizar y detectar todo lo referente al proceso de contratacin. Ya que, esta tcnica permite explorar o indagar en la medida que el investigador estime pertinente. Revisin Documental: La revisin de la documentacin existente sobre el tema a estudiar nos permite aportar un enfoque terico y metodolgico, adems de dar los elementos que ayudaran a comprender mejor el problema de investigacin planteado. Se realiz la revisin de documentos con la informacin bsica de la empresa, al igual de varios manuales que no fueron culminados y por ende no fueron aprobados, adems de la Ley de Contrataciones Pblicas y su reglamento, que brindaron los lineamientos y pautas a seguir para la elaboracin del manual de Normas y Procedimientos del Proceso de Contratacin de Bienes, Obras o Servicios.

4.5. RECURSOS

Material: Se utilizaron papel, lpiz, borradores, equipos de computacin, cmara fotogrfica, etc. Humanos: Se utilizo la ayuda por parte del personal de la empresa. Software: En la elaboracin de esta investigacin se utilizaron los programas del paquete de datos Microsoft Office.

4.6. METODOLOGA

Reconocimiento de las instalaciones de la E.B.S Tubos sin costura y 34

sus funciones. Indagacin de la situacin actual de la empresa, registrando los problemas observados. Recoleccin y anlisis de la informacin en las diferentes reas del proceso. Identificacin de las normas, lineamientos y leyes relacionados con el proceso. Elaboracin del manual de normas y procedimientos del proceso de contratacin.

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CAPTULO V

SITUACIN ACTUAL

5.1. DIAGNSTICO GENERAL

La Empresa Bsica de Tubos Sin Costura C.A. fue creada con el objeto de Producir Tubos de Acero sin Costura para abastecer a la Industria Petrolera, Petroqumica, Gasfera y Manufacturera Nacional, generando un desarrollo industrial estratgico requerido por la principal industria de los hidrocarburos en Venezuela (PDVSA).

Esta empresa

se

encuentra en etapa preoperativa en la cual, s

genera un gran porcentaje de contrataciones ya sea de bienes, obras y/o servicios, para lo cual, se cuenta con los Lineamientos Generales dependientes de MPPIBAM, en el marco del modelo productivo socialista, mas no as de un manual especifico que permita conocer las normas y procedimientos que se deben llevar a cabo para las contracciones de los mismos.

Hasta ahora en la empresa se haban hecho algunos intentos de disear manuales de procedimientos en las reas administrativas, estos comprendidos por los procesos de contrataciones, gastos por caja chica, anticipo y rendicin de gastos de viajes y de las modificaciones presupuestarias, sin embargo no se elaboraron en su totalidad y por ende no fueron revisados ni aprobados por los niveles correspondientes, quedando

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archivados y actualmente desactualizados.

Adems, en las reas de proyecto y tecnologa existen manuales de operaciones y mantenimiento de los equipos que se hallan en los almacenes, adems de planos y especificaciones del proyecto de Tubos sin Costura original, los cuales han sido utilizados como tal y/o se le han hecho las adecuaciones tecnolgicas para disponer de una de las Plantas ms modernas en la Fabricacin de Tubos Sin Costura.

La EBS de Tubos Sin Costura C.A. cuenta con diversas unidades funcionales en su estructura organizativa, estas unidades funcionan de manera eficaz mas no eficiente ya que no se cuenta con ningn tipo de instrumento que normalice sus actividades, debido a que es una empresa que tiene poco tiempo en funcionamiento, y aun cuando se cumplen las metas de la empresa sigue existiendo la posibilidad de aumentar la efectividad de los trabajadores, lo que persigue la meta del mejoramiento continuo con la implementacin de manuales de normas y procedimientos.

5.2. DIAGNSTICO ACTUAL DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN CUANTO AL PROCESO SERVICIOS. DE CONTRACIN DE BIENES, OBRAS Y/O

Actualmente el proceso de contratacin se realiza basndose en lo contemplado en la Ley de Contrataciones Pblicas y su reglamento, no existiendo un procedimiento detallado de cmo se efecta el proceso.

El proceso

involucra a las unidades de Proyectos y Tecnologa,

Planificacin y Control de Gestin, Logstica, Consultora Jurdica y a la Junta Directiva de la empresa; notndose fallas en cuanto a la entrega de documentos y comunicaciones formales al inicio del proceso, como lo son la 37

solicitud de pedidos y los cmputos mtricos, de igual modo durante la entrega de documentos entre las reas involucradas, lo cual ocasiona desconocimiento de la ubicacin de los mismos y por ende retrasos en el proceso.

El proceso inicia con la necesidad de la realizacin de una obra, prestacin de un servicio o adquisicin de algn bien, continuando con la elaboracin de especificaciones tcnicas y estimacin de costos, para luego establecer la modalidad de contratacin (ver grfico 5.1) y mediante acto motivado de la comisin de contrataciones dar inicio al proceso de contratacin de un ente para su ejecucin, el cual debe ser autorizado por la junta directiva de la empresa.

Los valores se ajustan al valor de la unidad tributaria

Fuente: Elaboracin propia Grfico N 5.1 Modalidades de Contratacin de la Ley de Contrataciones Pblicas

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Desde entonces inician una serie de pasos para poder adjudicar una empresa, para lo cual existe un Comit de Evaluacin de Empresas, un Comit Tcnico de Evaluacin de Ofertas y la Comisin de Contrataciones que evalan los aspectos tcnicos, financieros y legales para la recomendacin de contratistas ante la Junta Directiva, para luego, una vez seleccionada la empresa proceder a la Firma del contrato y el posterior seguimiento del mismo por medio del Ingeniero Inspector y la Unidad de Administracin de Contratos .

Todo este proceso genera documentos y registros que deben ser archivados en expedientes como lo establece la Ley de Contrataciones Pblicas y su reglamento. Esto se realiza, pero no en su totalidad al termino del proceso, debido a la falta de oficios y documentos que no son entregados a tiempo a la Gerencia Logstica, unidad encargada de dirigir el proceso, lo cual se torna perjudicial para la empresa al momento de una auditoria.

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CAPTULO VI

ANLISIS Y DISCUSIN DE RESULTADOS

En este captulo se muestran los anlisis y resultados obtenidos, que ayudaron al diseo de indicadores del proceso y la creacin del manual de normas y procedimientos para el proceso de contratacin de bienes, obras y/o servicios, el cual ser utilizado por la Gerencia de Proyectos y Tecnologa, Gerencia de Planificacin y Control de Gestin, Gerencia de Logstica, Junta Directiva y la Consultora Jurdica de la Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura, C.A.

6.1. INDICADORES CLAVES DEL PROCESO

Uno de los factores determinantes para que todo proceso se lleve a cabo con xito, es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestin de los mismos.

Actualmente, la empresas tienen grandes vacos en la medicin del desempeo de las actividades logsticas de contratacin de bienes, obras o servicios .Todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, all radica el xito de cualquier operacin. El adecuado uso y aplicacin de estos indicadores y mejoramiento continuo en los procesos logsticos de contratacin de la empresa, sern una base de generacin de ventajas sostenibles.

Con el objetivo de medir el nivel de contrataciones culminadas o

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adjudicadas, as como los procesos dados por terminados y declarados desiertos durante un periodo de un ao, adems de medir el nivel de calificacin de las contratistas, se disearon los siguientes indicadores, con la utilizacin del numero de procesos realizados en el ao 2009 :

6.1.1. Indicadores de gestin

ndice de procesos adjudicados

Objetivos: Medir el porcentaje anual de contratos adjudicados con relacin al nmero total de procesos realizados (Ver Cuadro N 6.1)

EXPRESIN MATEMTICA
IPA: Procesos adjudicados Total de procesos
Fuente: Elaboracin propia
X 100

RESULTADO 70%

Cuadro N 6.1 Valor actual de Indicadores de gestin IPA

Basndonos en un umbral del 100% de eficiencia en los procesos de contratacin, se observa una diferencia significativa que causa prdidas de tiempo y acarrean costos. Esto debido en su mayora por las empresas invitadas a participar en el proceso, ya que no cumplen con los requisitos o sus ofertas no son aptas y por cusas que pueden comprometer a la empresa.

ndice de procesos dados por terminados

Objetivos: Medir el porcentaje anual de procesos interrumpidos por distintas causas con relacin al nmero total de procesos realizados (Ver Cuadro N 6.2)

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EXPRESIN MATEMTICA
IPDT: Procesos dados por terminados Total de procesos
Fuente: Elaboracin propia
X 100

RESULTADO 18%

Cuadro N 6.2 Valor actual de Indicadores de gestin IPDT

Se observa un nivel de procesos dados por terminado relativamente alto, debido a la existencia de causas que pueden comprometer los intereses de la organizacin

ndice de procesos declarados desiertos

Objetivos: Medir el porcentaje anual de procesos en los cuales no hubo una oferta apta o simplemente no se presentaron ofertas (ver cuadro N 6.3).

EXPRESIN MATEMTICA
IPDD: Procesos declarados desiertos X100 Total de procesos
Fuente: Elaboracin propia

RESULTADO 12%

Cuadro N 6.3 Valor actual de Indicadores de gestin IPDD

El ndice es bajo indicando que existen cada vez ms empresas aptas y certificadas que ocupan la agenda de la organizacin.

Dados estos indicadores se logra determinar la variacin porcentual de los status de los procesos de contratacin durante el ao 2009 (Ver Grfico N 6.1), cuyo anlisis es importante con objeto de determinar las fallas o causas que produjeron estas desviaciones al logro del objetivo de adjudicar todos los procesos. (Ver Grfico N 6.2) 42

PROCESOS DE CONTRATACIN REALIZADOS EN EL AO 2009


12% 70% Adjudicado Proceso Dado Por Terminado Proceso Declarado Desierto

18%

Fuente: Elaboracin propia Grfico N 6.1 Variacin porcentual de los indicadores de gestin

6.1.2. Indicador de evaluacin de contratistas

ndice de evaluacin de contratistas

Objetivos: Verificar y medir eficazmente que las contratistas cumplan con los requisitos exigidos por la empresa asociando esto a su clasificacin (ver cuadro N 6.4).

EXPRESIN MATEMTICA
IEC: Empresas Calificadas X100 Empresas Evaluadas
Fuente: Elaboracin propia

RESULTADO 20%

Cuadro N 6.4 Valor actual de Indicadores de evaluacin IEC

El ndice es bajo indicando que existen un gran nmero de empresas que no cumplieron con los requisitos y que no se encuentran capacitadas

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legales, tcnica y financieramente para continuar en los procesos de contratacin de bienes, obras o servicios en ese momento.

Ninguna oferta fue presentada.

Todas las ofertas resultaron rechazadas o los oferentes descalificados Se justifico que de continuar el procedimiento podra causarse perjuicio a la empresa. Por los oferentes beneficiaron no mantener la oferta , negarse a firmar el contrato.

Fueron Decalarados Desiertos

Procesos no Adjudicados

Por no suministrar garantias o ser anulada la adjudicacion por dar informacion falsa

Modificacines de especificaciones tcnicas

Modificacines de las condiciones de contratacin

Fueron Dados por Terminados


Disminucin de la disponibilidad presupuestaria.

Cualquier otra causa que pueda comprometer los intereses de la organizacin Fuente (Elaboracin Propia) Grfico N 6.2 rbol de Causas

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6.2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE BIENES, OBRA O SERVICIOS. Se elabor el documento denominado Manual de normas y procedimientos del proceso de contratacin de Bienes, Obras o Servicios (ver Apndice A).

El manual cumple con un formato estndar para la elaboracin de Manuales establecido por el Ministerio del Poder Popular para las Industrias Bsicas y Minera. El Manual de Normas y Procedimientos posee la siguiente estructura:

Portada. Objetivo Alcance Base legal Unidades que intervienen Definiciones de trminos Normas generales del proceso de contratacin Descripcin del procedimiento Diagrama de Flujo Anexos

Para la creacin de este manual se contaron con herramientas de recoleccin de datos e informacin como lo fueron: la observacin directa de los procesos y la entrevista con el personal, adems de contar con la

elaboracin de diagramas de flujo del proceso, todo esto con el fin de desarrollar un manual que garantice la calidad y confiabilidad de los procedimientos y que permita conocer aspectos detallados de la ejecucin

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del proceso de contratacin, el cual es uno de los procesos ms importantes dentro de la organizacin en su etapa pre-operativa.

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CONCLUSIONES

Por medio de la observacin directa y el trabajo de campo realizado, se pudieron estudiar y evaluar los procedimientos utilizados para efectuar las diferentes actividades dentro de la Empresa Bsica Socialista de Tubos Sin Costura C.A. referente al proceso de Contratacin de Bienes, Obras y/o Servicios.

Las conclusiones obtenidas a partir del anlisis de los resultados fueron las siguientes:

1. Por medio del trabajo de investigacin se pudo conocer tanto las actividades como las funciones que realiza el personal en las diferentes reas que abarca proceso de Contratacin de Bienes, Obras y/o Servicios.

2. El diseo de indicadores permiti conocer el porcentaje de eficiencia del proceso, para de esta manera determinar las causas y lograr minimizarlas.

3. Tambin se pudo analizar los procedimientos y todas las actividades que se desarrollan en el proceso pudiendo conocer las posibles irregularidades que se presentan en el.

4. A travs de las tcnicas utilizadas se pudo elaborar el manual de normas y procedimientos del proceso de Contratacin de Bienes, Obras y/o Servicios, con el fin de permitir que las actividades y pasos se desarrollen de manera eficiente y dentro de las exigencias de la Ley de Contrataciones Pblicas y su reglamento, para as lograr el control y la efectividad del proceso. 47

5. El uso de diagramas de flujo, en los procedimientos, ayuda a establecer claramente todos los pasos a seguir y su unidad responsable.

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RECOMENDACIONES

En funcin de los resultados y conclusiones que se obtuvieron con el desarrollo del informe y el cumplimiento de los objetivos, se recomiendan las siguientes acciones:

1. Implementar el Manual de Normas y Procedimientos, de forma que se estandarice la rutina de trabajo empleada por el personal involucrado en el proceso de contratacin de bienes, obras y/o servicios.

2. Distribuir el Manual de Normas y Procedimientos a todo el personal

adscrito a las gerencias involucradas con el proceso y de este modo minimizar la incertidumbre existente sobre la metodologa de trabajo aplicada para el proceso de contratacin. 3. Programar revisiones peridicas del manual de manera que no pierda vigencia en el tiempo. 4. Continuar con la elaboracin de la documentacin en las diferentes reas de la empresa.

5. Evaluar la carga de responsabilidad de los puestos establecidos, a

manera de distribuir de forma equitativa el desenvolvimiento de las funciones y responsabilidades. 6. Implantar un sistema de control de gestin, que optimice los procesos y siente las bases para la mejora continua mediante el uso de indicadores y su continua actualizacin.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

BIBLIOGRAFA

CHIAVENATO, Idalberto. Administracin, Proceso Administrativo. (2001). Mxico: McGraw - Hill Interamericana de Mxico, S.A. (3 ed.) GACETA OFICIAL EXTRAORDINARIA N 36.860 de fecha 30 de diciembre de 1.999. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. GACETA OFICIAL n 39.165 de fecha 24 de abril de 2009. Ley de Reforma Parcial del Decreto N 5.929 con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Pblicas. Venezuela. GACETA OFICIAL n 39.181 de fecha 19 de mayo de 2009. Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas. Venezuela. GERENCIA DE PLANIFICACIN Y CONTROL DE GESTIN (2009). Informe anual de Gestin. Puerto Ordaz-Venezuela. HERNANDEZ, S. ROBERTO. (2003). Metodologa de la

Investigacin. Mxico. 3era Edicin. McGraw-Hill/Interamericana Editores, S.A. ROBBINS, STEPHEN P. (1994). Administracin teora y prctica. (4 Ed.) Mxico: Prentice - Hall Hispanoamericana, S.A. ROJAS N, ROSA. (1996). Orientaciones Practicas para la Elaboracin de Informes de Investigacin. Puerto Ordaz-

Venezuela. Editorial UNEXPO, 1ra Edicin.

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REFERENCIAS ELECTRNICAS

[URL 1] Gestipolis [Pgina Web en lnea]. Disponible: http://www.gestiopolis.com/ [Consulta: Diciembre 2009].

[URL 2] Monografas [Pgina Web en lnea]. Disponible: http://www.monografias.com/ [Consulta: Diciembre 2009].

[URL 3] Ministerio del Poder Popular para las Industrias Bsicas y Minera [Pgina Web en lnea]. Disponible: http://www.mibam.gob.ve [Consulta: Diciembre 2009].

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APNDICES

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APNDICES A
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE CONTRATACIN DE BIENES, OBRAS Y/O SERVICIOS

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ANEXOS

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ANEXO A.- MEMORIA FOTOGRFICA PLANTA DE TUBOS SIN COSTURA (ETAPA PREOPERATIVA)

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