La factura electrnica

Qu es una factura electrnica? Es un documento digital que sustituye a la factura tradicional y que tiene un valor legal idntico al de sta. Se admite cualquier formato de archivo (PDF, XLS, DOC, XML ETC) pero debe contener la misma informacin legalmente exigida a la factura papel y estar firmada digitalmente con certificados reconocidos. Importante! Si no tiene una firma electrnica avanzada no es una factura electrnica vlida. Su uso evita los costes de consumo de papel, manipulacin y envo y adems ahorra tiempo ya que su recepcin es inmediata. El receptor de la factura electrnica puede conservarla tal y como le ha sido transmitida, en un soporte electromagntico u ptico o puede imprimirla en cuyo caso debe incluir los datos de la propia factura y de emisin y la firma electrnica. Que se necesita? Evidentemente tanto el emisor como el receptor deben contar con un equipo informtico con conexin a Internet para poder enviarlas y recibirlas telemticamente. El receptor de la factura debe aceptar explcitamente que se le enven las facturas en formato electrnico y debe disponer de los medios necesarios para verificar la validez de la firma y la identidad del emisor. La factura debe enviarse al destinatario por medios electrnicos: correo electrnico, medios pticos, CD, EDI, etc. La factura debe firmarse con un certificado electrnico de identificacin admitido por la Agencia Tributaria La factura debe conservarse por medios electrnicos durante todo el perodo de prescripcin del IVA y los plazos establecidos por el cdigo de comercio, es decir, 6 aos. Ventajas: Optimizacin de sus procesos administrativos, mejora de la accesibilidad a la informacin, contribucin a polticas de conservacin medioambiental y desarrollo sostenible, reduccin de costes en emisin y recepcin, ahorro de espacio y gestin ms rpida de archivo, seguridad y confidencialidad.