Prctica de administracin

30/Septiembre/2011

Administracin Manuales: Un manual es la coleccin sistemtica de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas. TIPOS DE MANUALES: Manual de bienvenida, Manual de polticas, Manual de descripcin de puestos, Manual de normas y procedimientos, Manual de Calidad. Tipos de autoridad Segn Reyes Ponce, suelen distinguirse cuatro tipos de autoridad, las dos primeras son de ndole jurdica, forman la autoridad propiamente dicha; las dos ltimas forman la autoridad normal que dan el prestigio, los conocimientos, etc. Autoridad Formal: es aquella que se recibe de un jefe para ser ejercida sobre otras personas o colaboradores. Esta debe constituir forzosamente una cadena de mando que, en ltima instancia, descansa en la persona (fsica o moral) de quien se derive toda la autoridad de la organizacin. Esta a su vez se puede dividir en: Autoridad Lineal: es el derecho de tomar decisiones y dar rdenes relacionas con actividades operacionales (finanzas, ventas) ejecutadas por los subordinados. Autoridad Funcional: es la que no tiene influencia sobre individuos o unidades orgnicas fuera de las propias reas directas de mando. La autoridad operativa: es aquella que no se ejerce directamente sobre subalternos, sino ms bien da facultad para decidir sobre determinadas acciones, por ejemplo, autoridad para comprobar, para cerrar una venta. Autoridad tcnica: es aquella que se tiene en razn del prestigio y la capacidad que dan ciertos conocimientos tericos o prcticos en determinada materia. Es la autoridad del profesionista, del tcnico o del experto. Es, por lo tanto, lo que bsicamente l personal de asesora. Autoridad personal: es aquella que poseen ciertas personas por sus cualidades morales, sociales, psicolgicas, etc., y que les dan influencia sobre las dems, aun sin haber recibido autoridad formal. Es el caso del liderazgo, que se origina en la personalidad del individuo.

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Tramos de control. Michael A. Hitt (2005) en su libro Administracion menciona que se entiende por Tramos de control, el nmero de empleados que se reportan a un supervisor determinado Jerarquas Patrn de una estructura organizativa que consta de varios niveles, en cuya cima se encuentra el gerente (o gerentes) de mayor nivel, responsable de las operaciones de toda la organizacin; los administradores de menor rango se ubican en los diversos estratos descendentes de la organizacin. Segn Finch Stoner las jerarquas se pueden dividir en dos en altas y planas; Jerarquas altas; estructuras de la organizacin que se caracterizan por un tramo corto de control administrativo y por muchos niveles jerrquicos. Jerarquas planas; estructuras organizativas que se caracterizan por tramos amplios de control administrativo y pocos niveles jerrquicos. Entendemos por puesto de trabajo a aquello que es tanto metafrico como concretamente el espacio que ocupa un una empresa, institucin o entidad desarrollando algn tipo de actividad o empleo con la cual puede ganarse la vida ya que recibe por ella un salario o sueldo especfico. El puesto de trabajo es tambin lo que se ofrece y por lo que uno busca en los clasificados. Actividades: Conjunto de acciones planificadas llevadas a cabo por docentes y estudiantes, dentro o fuera del aula, de carcter individual o grupal, que tiene como finalidad alcanzar los objetivos y finalidades de la enseanza. El trmino tarea se emplea para designar a aquella obra y trabajo que generalmente demanda de parte de quien lo lleva a cabo cierto esfuerzo y que se realizara durante un tiempo limitado, es decir, existe un tiempo limitado para su realizacin.

Tipos de Organigramas: Basndome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organizacin de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introduccin a la Administracin de Organizaciones"), pongo a consideracin del lector la siguiente
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clasificacin de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su mbito, 4) por su contenido y 5) por su presentacin o disposicin grfica. 1. POR SU NATURALEZA: Este organigramas:
o

grupo

se

divide

en

tres tipos

de

Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman [2]. Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin [2]. Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino mesoadministrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado [2]. grupo se divide en cuatro tipos de

o o

2. POR SU FINALIDAD: Este organigramas:

o

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no especializadas [3].Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones [3]. Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3]. Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3]. Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin [3].

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3. POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

o

Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2]. Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin [2]. Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este organigramas:

o

grupo

se

divide

en

tres tipos

de

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general [2]. Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].

5. POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
o

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de

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organizacin

recomiendan

su

empleo

[2].

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente [2].

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base [2].

De Bloque: Son una variante de los particularidad de integrar un mayor nmero ms reducidos. Por su cobertura, permiten ubicadas en los ltimos

verticales y tienen la de unidades en espacios que aparezcan unidades niveles jerrquicos

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, osea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras.

Duplicidad de mando Tomando como referencia lo mencionado por Reyes Ponce en su libro Administracion de empresas: teora y prctica (pp184, p6), podemos asumir que duplicidad de mando, es la falta de precisin en las funciones, autoridad y responsabilidad que corresponden a cada jefe en cada uno de los niveles, cuando aparece la duplicidad de mando, es muy comn que se d lo que se conoce como fuga de responsabilidad.

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Duplicidad de funciones Citando a la real academia de la lengua podemos definir a duplicidad como calidad de doble y a funcin como actividad propia de un organismo, un rgano o clula. Tomando estos conceptos como base se tratara de dar una definicin lgica de duplicidad de funciones, ya que no encontr una definicin exacta de lo que es. Se puede entender a la duplicidad de funciones como la actividad que realizan dos individuos, organismos o clulas al mismo tiempo, pero sin influir una en la otra. Los tipos de y descripciones de puestos Las descripciones genricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia especficas. Proporcionan una visin general de una categora de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categora. Descripcin genrica Para redactar una descripcin genrica, deben analizarse una cantidad de puestos para hallar sus denominadores comunes. Por ejemplo, una descripcin genrica de "Contador Mayor" incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional. No abarca las funciones especficas --cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especializacin en el libro mayor-- o las unidades organizacionales menores dentro del Departamento Contable del que depende el puesto. Un ejemplo de descripcin de puestos genrica se observa abajo.. La forma genrica se utiliza sobre todo para lo siguiente:

Formulacin de programas de capacitacin Designaciones Planificacin organizacional Formulacin de pautas del desempeo Planificacin de la mano de obra Estudios de salarios

Las descripciones de puestos especficas Las descripciones de puesto especficas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relacin con otros puestos especificas dentro de las ms pequeas unidades organizacionales. Por ejemplo~ el puesto especifico de "Contador a cargo del libro mayor" debe identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable.

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Expone el tipo de sistemas contables utilizados el tipo y frecuencia de los partes financieros que deben confeccionarse y los lmites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales, geogrficos o de otro tipo, de la compaa. Abajo aparece un ejemplo de descripciones de puestos especficas. Especificacin de puesto Se define como el resumen de las cualidades personales, caractersticas, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo. Elementos que estn contenidos eb una especificacin de puesto a partir de la prctica actual de trabajo:

Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo Educacin pertinente Experiencia pertinente Esferas concretas de experiencia y Aptitudes manuales o mentales Aptitudes sociales o de accin recproca Exigencias de viajes Horas y horarios de trabajo Condiciones ambientales peligrosas o duras

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