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Técnicas documentales de archivo. Ordenación y clasificación de los documentos de archivo

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La estructura formal es la que está prevista en el ma-
nual de organización y representada gráficamente en el
organigrama. Normalmente nos da pautas de clasifica-
ción documental, aun cuando esta estructura no es fiel a
la realidad.

Apenas se aplica el organigrama sobre la organiza-
ción, se manifiesta una serie de relaciones no previstas
pero sí necesarias, entre niveles diferentes de la estruc-
tura, de modo que la estructura original se vea modifica-
da en la práctica, con superposiciones y estratos subya-
centes, aun cuando no se refleja en su representación
gráfica, el organigrama, creándose prácticamente otra
estructura superpuesta a la original, que se optó por lla-

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mar estructura informal. La estructura informal es más
real y útil que la formal, obedece mejor a la tradición ad-
ministrativa de la misma institución y va modificando a
la estructura formal hasta conformar una estructura mu-
cho más real que la concebida anteriormente, así va mar-
cando la evolución institucional, esta evolución es de
sumo interés y debe figurar en los conocimientos de los
archiveros a fin de conformar la procedencia adecuada
de los documentos.
El organigrama oficial refleja normalmente la estruc-
tura formal, pero, en la actualidad se elabora un socio-
grama donde se refleja la estructura informal, donde se
presentan las superposiciones más comunes, a saber:
– Superposición de las decisiones,
– Superposición de las comunicaciones,
– Superposición de la autoridad funcional, y
– Superposición de los centros de poder.

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