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Tcnicas documentales de archivo

Ordenacin y clasificacin de los documentos de archivo

Vctor Hugo Arvalo Jordn

Ordenacin y clasificacin de los documentos de archivo

Tcnicas documentales de archivo

Vctor Hugo Arvalo Jordn

Ordenacin y clasificacin de los documentos de archivo

Tcnicas documentales de archivo

Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicacin, incluido el diseo de la cubierta, puede reproducirse, almacenarse o transmitirse de ninguna forma, ni por ningn medio, sea ste elctrico, qumico, ptico, de grabacin o de fotocopia, sin la previa autorizacin escrita por parte del autor.

2003 por Vctor Hugo Arvalo Jordn Primera edicin virtual y en papel, Ediciones del Sur, octubre de 2003. Impreso en Buenos Aires. Hecho el depsito que marca la ley 11723 ISBN 987-20868-4-2 Distribucin gratuita Vistenos y disfrute de ms libros gratis en: http://www.edicionesdelsur.com

NDICE

OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO ............................................ NOCIONES GENERALES .............................................................. Archivos: tcnica y ciencia ............................................... Conceptos del documento ................................................. Documentos privados ................................................... Documentos pblicos .................................................... Documentos administrativos ....................................... Documentos judiciales ................................................. Documentos diplomticos ............................................. Documentos heurstico-histricos ................................ Documentos autnticos ................................................ Documentos ejecutivos ................................................. Archivala ........................................................................ INCORPORACIN DE CONOCIMIENTOS ............................................ Los principios ................................................................... Unidades de ordenacin ............................................... Principio de procedencia y de orden original ................ Los conceptos ................................................................... Concepto de ordenacin ................................................ Concepto de clasificacin .............................................. Niveles jerrquicos ..................................................

11 12 16 18 19 19 20 21 22 23 26 26 27 31 31 41 49 55 57 70 75

Clasificacin decimal Dewey .................................... Clasificacin documental LC (Library of Congress) .. Taxonoma ....................................................................... Necesidad de una clasificacin ................................. Especie o tipo documental? ..................................... Designacin de un tipo documental ......................... Clasificacin jerrquica ........................................... Filogenia .................................................................. Sistema tradicional de clasificacin ......................... Metodologas alternativas ........................................ Taxonoma diplomtica ............................................ Taxonoma y Sistemtica. Clasificacin de los organismos ................................................................ La Sistemtica ............................................................. El uso de los nombres tipolgicos ................................. Sistema de clasificacin ............................................... FORMACIN DE LOS ARCHIVOS .................................................... El ciclo vital de los documentos ........................................ Traslado y transferencia .............................................. Fase activa ............................................................... Fase administrativa ................................................. Fase intermedia ....................................................... Fase de conservacin permanente ........................... Fase tecnolgica ....................................................... Sistemas de informacin en el ciclo vital de los documentos ................................................................... LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO ............. Caracteres externos ......................................................... Clase y tipo documental ............................................... Clasificacin de los documentos diplomticos .......... Documentos pblicos: regios ................................ Documentos pblicos pontificios .......................... Documentos privados ........................................... Contenedor o formato ................................................... Cantidad ....................................................................... Soporte o forma ............................................................ Minutas ....................................................................

76 78 80 81 81 82 83 83 84 84 85 85 86 87 89 91 92 96 103 105 105 107 108 111 119 119 120 129 130 130 131 131 133 134 137

Documentos originales ............................................. Categoras intermedias ............................................ Copias ....................................................................... Caracteres internos .......................................................... Entidad productora ...................................................... Fecha y lugar de produccin ........................................ Orgenes funcionales .................................................... Contenido sustantivo .................................................... CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO ............................. Conceptos generales ......................................................... Sistemas ........................................................................... Teora general de sistemas .............................................. Empresas y organismos de servicio en la teora de sistemas ........................................................................ Clasificacin de sistemas ................................................. Sistemas fsicos y abstractos ....................................... Naturales y elaborados ................................................ Tcnicos y civiles o sociales .......................................... Abiertos y cerrados ...................................................... Sistema de produccin ................................................. Clasificacin de los sistemas de servicio por su proceso ... Clasificacin de los sistemas de servicio por sus fines ..... CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS ............................................... Archivos audiovisuales ..................................................... Archivos cartogrficos ...................................................... Archivos impresos ............................................................ Archivos legibles a mquina ............................................ Archivos pblicos ............................................................. Archivos administrativos ................................................. Archivos eventuales ......................................................... Archivos centrales ............................................................ Archivos intermedios ....................................................... Archivos de conservacin permanente o histricos .......... Archivos generales ........................................................... Archivos privados ............................................................. Archivos particulares ....................................................... Archivos econmicos ........................................................ Archivos eclesisticos .......................................................

138 140 140 141 142 143 144 146 148 148 148 149 152 153 154 154 154 154 155 155 156 157 157 157 158 158 159 162 162 162 163 164 164 164 166 166 166

El Archivo del Vaticano .................................................... Archivos secretos ............................................................. Archivos vivos .................................................................. Archivos muertos ............................................................. ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA .................................................... Tendencias de las organizaciones ..................................... Evolucin de las organizaciones ....................................... Concepto de estructura .................................................... Criterios para comprender la estructura ......................... La delegacin ............................................................... La departamentalizacin ............................................. La descentralizacin .................................................... Estructura formal e informal ...................................... Tipos de departamentalizacin ......................................... Departamentalizacin por funciones ............................ Departamentalizacin por servicios ............................. Departamentalizacin por rea geogrfica ................... Departamentalizacin por tipo usuarios ...................... Departamentos staff y de servicios .............................. DIAGRAMAS ............................................................................. Propsito de los diagramas .............................................. Flujogramas ................................................................. Organigramas .............................................................. Estructura orgnica ......................................................... Comunicacin ............................................................... Anlisis ........................................................................ Limitaciones .................................................................... Modelos de organigramas ................................................. Principales formas de organigrama ................................. Diagramacin ............................................................... Codificacin de los cargos del diagrama ........................... Tipos de diagrama de estructura ..................................... Relevamiento de la informacin ....................................... LA ADMINISTRACIN EN LA ORDENACIN Y CLASIFICACIN .............. Generalidades ................................................................... Las actividades ................................................................ Actividades de planificacin .........................................

167 168 168 169 170 171 172 173 175 175 175 176 176 177 177 178 179 179 179 181 182 182 183 183 186 188 190 191 193 195 201 202 204 207 207 218 221

Actividades polticas ..................................................... Actividades de decisin ................................................. Actividades de influencia ............................................. Actividades de informacin .......................................... Actividades operativas ................................................. Actividades de control .................................................. Actividades de fomento ................................................. Actividades de servicio ................................................. Actividades de coordinacin ......................................... IDENTIFICACIN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES .......................... Aproximacin a una metodologa archivstica ................. Precisin de conceptos ...................................................... Hiptesis ...................................................................... Teora ........................................................................... Leyes ............................................................................ Operativa del mtodo ................................................... Los mtodos documentales ............................................... Anlisis de los tipos documentales ............................... Determinacin del tipo de informacin que se desea obtener ...................................................................... Las unidades documentales ......................................... Divisin de los fondos en unidades documentales ........ Identificacin de los fondos documentales ........................ Mtodo de identificacin de fondos ............................... Identificacin de la entidad productora ........................ Identificacin de los orgenes funcionales .................... Identificacin del tipo documental ............................... Identificacin del documento ........................................ Especificaciones o requerimientos documentales ......... Delimitacin del concepto de serie documental ............ El mtodo sistmico ......................................................... El modelo sistmico .......................................................... El contexto ....................................................................... Organizacin del fondo documental ................................. La ordenacin de las unidades mayores ........................... Los grupos documentales ................................................. Las colecciones de manuscritos ........................................ La ordenacin de las unidades intermedias ..................... Series documentales .....................................................

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Formacin de la serie documental ............................... Ordenacin de las series .............................................. Series de manuscritos ...................................................... El mtodo interrogativo .................................................... Determinacin de la obtencin de datos ........................... Forma de obtener los datos .............................................. La entrevista .................................................................... Sistema de entrevistas ..................................................... Limitaciones .................................................................... Sistema de consultas ........................................................ Sistema de encuestas ....................................................... Encuesta y cuestionario ................................................... Clasificacin de los cuestionarios ..................................... Preparacin de formularios .............................................. El formulario .................................................................... El mtodo del test .............................................................

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BIBLIOGRAFA CONSULTADA ........................................................ 293

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OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO

Conocer y aplicar correctamente la terminologa archivstica. Conocer y comprender los mtodos y procedimientos administrativos. Distinguir los tipos documentales que producen las entidades. Perfeccionar el vocabulario profesional y los conceptos empleados por la Archivologa en el marco de la ordenacin y clasificacin en sus distintos niveles. Conocer los distintos elementos que intervienen en la clasificacin documental. Conocer los principios archivsticos. Distinguir las distintas unidades documentales. Adquirir elementos de juicio sobre la labor que debe realizar el archivero como consejero de la organizacin de documentos activos para efectivizar el servicio.

NOCIONES GENERALES

LA EXISTENCIA de archivos y de algunas de sus tcnicas actuales data de pocas remotas. Los archivos comenzaron a formarse prcticamente desde la aparicin de las escrituras. Los egipcios, predecesores de muchos conocimientos de la actualidad, los sumerios y los macedonios, en el florecimiento de sus respectivas civilizaciones detalle a considerar, se vieron en la necesidad de crear depsitos dedicados a la conservacin de los documentos. Este fenmeno, de carcter netamente social, considerado como una constante en la historia de la humanidad, permite aseverar que la formacin de los archivos responde a una necesidad explcita. En la medida que aumenta el nmero de la poblacin, se requiere de una memoria ms amplia que d testimonio de todos sus acontecimientos, sociales en primera instancia, que posteriormente pueden convertirse en histricos. Esta aseveracin nos lleva a manifestar, con justa razn, que en los grados de civilizacin superior, es decir, bajo determinadas condiciones como la existencia de todo

un contexto jurdico-cultural, se establecen como determinantes para la formacin de archivos. La Archivologa como ciencia en formacin es relativamente moderna, surge como una tcnica emprica para dar arreglo y conservacin de los archivos.1 La configuracin como ciencia independiente y como ciencia auxiliar de la Historia, es reciente. Fueron muchos los archiveros preocupados por este desarrollo, sustentado en la misma necesidad de informacin de las instituciones y sus administraciones. Algunos hitos son reconocidos, como la difusin del manual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, que se editara en 1898. La Archivologa, que se diferencia conceptualmente de la Archivstica, por la aplicacin de tecnologa moderna, se vio forzada a asimilar conocimientos de la Diplomtica, Paleografa, Biblioteconoma, Historia y finalmente Administracin, colaborando en su desarrollo, pero al mismo tiempo creando una dependencia inclusive del lenguaje de sus fuentes. El desarrollo de los archivos administrativos lograr, en cierta forma, buscar menos dependencia de la influencia negativa de la Historia y la Biblioteconoma sobre los archivos. La Archivologa tiene alcances demasiado amplios, lo que, al momento de la formacin de profesionales, presenta variadas opciones de aplicacin, pero bsicamente pueden citarse: Definicin de la misma y establecimiento de su campo de estudio, lo que conforma todo un cuerpo terico permanentemente actualizado. Anlisis de su objeto, mtodo y finalidad.
1 Antonia Heredia Herrera: Archivstica General - Teora y Prctica, Diputacin Provincial de Sevilla, 1991.

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Elaboracin, estudio y aplicacin de los principios relacionados a sus actividades como profesin. Gestin de documentos y administracin de archivos a lo largo del ciclo vital de los documentos Estudio de la evolucin de la prctica archivstica en todos sus campos. Bibliografa y formacin profesional. Consideracin de las instalaciones, conservacin material, reproduccin en todas sus variantes y con toda su problemtica. La Archivologa requiere entonces para el logro de sus fines, el auxilio de otras ciencias: Diplomtica, Paleografa, Cronologa, Sigilografa, Historia institucional, Derecho administrativo, Administracin, Arquitectura, Restauracin, Reproduccin, Qumica, Biologa e Informtica. A la Archivologa la podemos considerar sin muchas vueltas como una ciencia de las clasificaciones, porque en cada uno de sus aspectos o captulos, clasifica previamente sus conocimientos y los aplica a los distintos contenidos que participan de su saber.2 A la necesidad explcita de la formacin de los documentos y de su posterior centralizacin en archivos, desde la antigedad, podemos clasificarla en dos cualidades: La cualidad testimonial: de las decisiones jerrquicas, sean de realeza o no, se petrifican para su conservacin permanente, constituyndose en memoria de las actividades de determinado ejercicio administrativo, poltico o simplemente de poder. La cualidad de constancia: efecta evidencia sobre la propiedad o un derecho adquirido, producto de una
2 Consideramos que el lector ha ledo previamente, el contexto terico de la Archivologa.

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cultura intelectual en desarrollo; que permite conceptuar los valores de bienes y propiedad, los mismos que al ser registrados en un documento, cobran valor legal y de requisito para demostrar ante herederos y comerciantes, la acreditacin de la propiedad como tal. Son los aspectos que determinan el estado jurdico, la organizacin del gobierno que hace prevalecer ese estado de derecho. Lo evidente es que en la antigedad existieron depsitos documentales, con un nombre u otro, y se modificaron los soportes documentales acorde con el desarrollo tecnolgico del momento. La aparicin y desarrollo de la escritura originan la necesidad de un depsito con propsitos especficos: reunir, ordenar, conservar y recuperar la informacin celosamente guardada. Paralelamente con el desarrollo de la escritura, se conforman varias clases de documentos, que contribuyen al conocimiento diplomtico, y permiten posteriormente la aparicin de la Paleografa. Con el nacimiento de la imprenta, se distinguen fehacientemente los documentos librarios y se diferencian de documentos administrativos por la finalidad de su creacin y su esencia. Los documentos librarios encierran pensamientos, por decirlo as, mientras que los administrativos eran fruto de una accin o decisin. Los descubrimientos continuos realizados por la Arqueologa contribuyen aportando datos de inters sobre esta rama del saber. Es as que en las excavaciones realizadas en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, se descubren continuamente tablillas de arcilla, aun cuando no manifiestan un orden perceptible. Se comprueba la existencia de cantidades documentarias, generalmente ubicadas en los palacios reales o en los templos, estos ltimos son considerados como los repositorios ms 15

antiguos donde se conservaron las notas de los sacerdotes sobre asuntos oficiales y sobre la administracin de los bienes pertenecientes al templo, lgicamente que existieron documentos sobre asuntos seculares. Los palacios reales o de magistrados allegados al rey conservaban los diplomas, leyes y dems textos, escritos unas veces en piedra, otras en madera, metal, cera, papiro, y ms tarde en pergamino y papel. Es decir, efectuamos una clasificacin de los soportes documentales en soportes blandos y duros, atendiendo a la naturaleza intrnseca del soporte. Los archivos constituyen, definitivamente, el depsito natural donde se conservan primero y luego son consultadas, todas las series de escritos llamados de accin, acto, hecho, actuacin; o de decisin, resolucin, determinacin.

ARCHIVOS: TCNICA Y CIENCIA


Los archivos resguardan documentos que difieren en la apreciacin de su valor con el transcurso del tiempo, sometindose generalmente a la investigacin histrica. Estos documentos pueden ser diferentes en su significado, pero mantienen informacin de una organicidad. Los archivos son esencialmente orgnicos. El desarrollo de la investigacin en la Sociologa, al igual que en la Historia econmica, cobraron importancia al finalizar la Segunda Guerra Mundial, lo que oblig a prestar una mayor atencin de la organizacin de los archivos, asimismo se comprende que los documentos encierran un valor incalculable en investigaciones de Etnologa, Diplomtica, Paleografa (hoy Grafstica).

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Se modifica enormemente el inters por los documentos en el transcurso del anterior siglo, lo que permite un amplio desarrollo de las tcnicas documentales. Esto nos lleva a la conclusin de que todo archivo debe estar preparado para el servicio de investigacin, y no slo en la consulta eventual de documentos administrativos, sino para facilitar informacin continua que permita adquirir un mayor conocimiento en el campo cientfico o, como en el caso de las actuaciones administrativas, tomar decisiones acertadas. Esto compromete a quienes hasta ahora, en forma idnea, se hicieron cargo de los archivos; se establece entonces que la funcin bsica de todo archivero es permitir el acceso a los documentos. Para llegar a esta conclusin, se ha desarrollado una serie de experiencias hasta conformar el conocimiento actual, que es slo el comienzo. El acceso a los documentos se lograba slo por los medios descriptivos. La ordenacin y clasificacin es un proceso aplicado muy recientemente. Las necesidades de informacin adecuada en la toma de decisiones permiten aplicar un conjunto de tcnicas que, aglomeradas bajo una misma direccin, conforman un saber, an naciente, pero que desarrolla en la medida en que la sociedad demanda un mayor conocimiento social. La Archivologa surge necesariamente. El conocimiento sobre los archivos tiene modificaciones continuas; se habla de archivos pblicos, privados eclesisticos, de archivos administrativos, econmicos e histricos. Clasificamos a los archivos por sus fines concretos, por los soportes que contienen o por el aspecto legal que los sustentan. El papel de los archivos desorganizados no favorece la perduracin de los documentos, ni permite una adecuada seleccin documental. La ordenacin documental de los archivos se convierte en una tcnica que adecua el control para el archivero. 17

La dinmica documental hace necesario un estudio sobre su comportamiento, se establecen principios, de acuerdo a estos permanentes anlisis, existen estudios paralelos sobre el comportamiento de la informacin contenida en los documentos; se generan investigaciones al respecto, la Archivologa alcanza el nivel de ciencia y se engloba en las Ciencias de la Documentacin.

CONCEPTOS DEL DOCUMENTO


El documento es la materia prima de nuestros estudios, el objeto formal de la Archivologa y de las Ciencias de la Documentacin. Archivsticamente hablando, significa cualquier escrito o imagen impregnado en un soporte relativo, sirve para suministrar o conservar la informacin. Es ambiguo hablar del documento sin su contexto, su definicin vara de acuerdo con la ciencia o disciplina que lo estudia. Se define el documento como cualquier soporte de cualquier ndole que contiene informacin de inters para una determinada materia.3 Al decir soporte se especifica como papel, cinta magnetofnica, tela, papiro, pergamino, etc., cualquier objeto que, en su contenido, guarda un signo determinado como informacin que deber ser extrada por quien o quienes se interesen. Si bien podemos realizar una clasificacin del documento por sus soportes, nos interesa ms por su objetividad.4
3 Manuel Vzquez: La ordenacin en la metodologa archivstica, en Revista del Archivo General de la Nacin, vol. 8, Buenos Aires, 1979, ao VIII, p. 17. 4 Ver objetivacin del documento en Vctor Hugo Arvalo Jordn: Teora, fundamentos y prctica de la Archivologa, editorial virtual elibro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.

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Documentos privados El adjetivo privado se refiere a lo que se ejecuta en confianza o en familia, sin ceremonia ni formalidad, que est reservado a una sola persona o a un pequeo grupo de personas, por oposicin a pblico. Como acto particular y personal de cada uno. Desde el punto de vista de la economa, se considera un sector privado al sector de la economa de un pas generado por las empresas, las economas domsticas e instituciones privadas con fines de lucro. El criterio que separa al sector pblico y al privado de la economa es la naturaleza de las decisiones econmicas. Es decir, se considera que pertenecen al sector pblico las instituciones cuyas decisiones son adoptadas por una autoridad centralizada y al sector privado aquellas cuyas decisiones estn condicionadas por el mercado. Por un lado existen empresas de titularidad pblica que se rigen por el mercado (sus decisiones se adoptan a partir de la lgica del mercado) y otras empresas de titularidad pblica combinan en su gestin las decisiones de carcter pblico con aquellas que emanan de la lgica del mercado. El documento privado, entonces, es el producido por entidades privadas y particulares. Tambin se interpreta como el redactado por partes interesadas, con testigos o sin ellos, pero sin intervencin de notario o funcionario pblico que le d fe o autoridad. Documentos pblicos El adjetivo pblico es bastante ambiguo en sus significados, pero en trminos generales nos dice perteneciente o relativo a toda la comunidad, por oposicin a privado. Desde el punto de vista econmico y poltico, 19

se habla del sector pblico, como el conjunto de actividades econmicas en las que el Estado participa o ejerce un control directo de la gestin. El documento pblico es entonces el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario pblico competente para acreditar algn hecho, la manifestacin de una o varias voluntades y la fecha en que se producen.5 Documento producido por entidades pblicas o estatales. Documentos administrativos Los provenientes de la autoridad administrativa o los autorizados por ella. Cualquiera relacionado con la administracin pblica. El de carcter privado, desde que se incorpora a un expediente o a actuaciones de ndole administrativa. El relacionado con la administracin, gestin econmica y organizacin de los asuntos privados. A efectos registrales, los que, por reunir autenticidad y proceder de autoridades o funcionarios pblicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como admisible y eficaz titulacin.6 La enorme variedad de los documentos administrativos nos llevan aun a una nueva clasificacin, que podemos resumir sin agotar el tema. El trmino administracin implica la accin y efecto de administrar. Esta accin se interpreta como un conjunto de actos de gestin y disposicin ejecutados sobre un patrimonio.
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa Hispanoamericana. Teoras y Principios, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, UNC, Direccin General de Publicidad, Crdoba. 1 parte, 3 reimpresin, 1979, p. 42. 6 Luis Piazzali: Documentos, conceptos, definiciones, Santa Fe, 1977.
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Documentos administrativos pblicos: se sustentan en la gestin de los intereses pblicos, realizada por los organismos competentes y el conjunto de organismos encargados de cumplir esta funcin. Documentos administrativos eclesisticos: son los emanados del poder ejecutivo de la Iglesia, que comprende una dimensin espiritual, referente a las jerarquas, jurisdiccin, etc., y una dimensin temporal, referida a la gestin de bienes y servicios. Documentos administrativos militares: parten de la administracin pblica del Estado que se ocupa de gestionar todos los asuntos militares. Documentos administrativos diocesanos: derivados de una dicesis, que tiene a su cargo la recaudacin de los ingresos o de las rentas de una dicesis y su empleo en los gastos de la misma. Documentos administrativos centrales: derivados de la administracin central, o el conjunto de rganos superiores de la administracin pblica. Documentos administrativos autnomos: provenientes de la administracin autnoma, constituida por los rganos administrativos de las distintas comunidades autnomas que componen el Estado y la administracin local. Sector de la administracin pblica integrado por los entes menores de carcter territorial, como son las provincias, los municipios, etc. Documentos judiciales Por el adjetivo judicial se entiende todo lo perteneciente o relativo al juicio, a la administracin de justicia o a la judicatura. Judicatura como ejercicio de juzgar. Por lo tanto, los documentos se refieren a Cualquiera de las resoluciones de los jueces o magistrados de las ju21

risdicciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autos y providencias. Los que forman parte de autos, aun provenientes de una parte y otro interesado que la causa o requerido de ella. Las comunicaciones a las partes y a terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones, edictos, las diversas formas documentales de relaciones jerrquicas y con otras jurisdicciones o autoridades; suplicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, rdenes y despachos y oficios diversos. A los efectos de los registros de la propiedad, los que cumplen la funcin de titularidad que en los actos y contratos inscriptos o inscribibles se requiere.7 Podemos apreciar, definiciones para el trmino documento de acuerdo con la ciencia disciplina o punto de vista diplomtico, histrico y documentalista. Documentos diplomticos Un testimonio escrito, redactado en forma determinada, sobre los hechos o precedentes de naturaleza jurdica, que tiene por fin darle fuerza probatoria.8 El documento diplomtico requiere tres aspectos esenciales: Ser producido en una entidad organizada, por consiguiente, ser producto de una actividad. Haber sido realizado, redactado, elaborado, con determinadas frmulas internas que caracterizan directamente su contenido y haber cumplido con formas externas determinadas. Tratar sobre un hecho jurdico o negocio.

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Luis Piazzali: op. cit. Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit, p. 18.

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Documentos heurstico-histricos Escritos, con existencia propia e independiente, mediante los cuales quedan garantizados los hechos jurdicos, con arreglo a formas determinadas que cambian segn la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que estos testimonios escritos resultan idneos para el cumplimiento de fines jurdicos.9 Desde el punto de vista documentalista, tenemos la definicin del FID citada anteriormente. Amat Noguera lo considera: Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable para transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos.10 Para Couture de Troismonts es toda base material de conocimiento susceptible de emplearse para la consulta, el estudio o como elemento de prueba. Es simultneamente un soporte, un conocimiento y un testimonio.11 En concordancia con estas definiciones dadas, comprendemos entonces que el documento es la base de partida, no slo para la Archivologa, sino para las Ciencias de la Documentacin. Resumiendo, observamos que todas las definiciones de alguna u otra manera contienen tres elementos: Un elemento de carcter probatorio. Un elemento tangible, soporte. Un elemento informativo. que nos dan un concepto aproximado del documento.
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa, op. cit., p. 19. Ibdem. 11 Roberto Couture de Troismonts: Manual de tcnicas en documentacin, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7.
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Un concepto muy amplio por cierto, porque todo, en realidad, todo lo que existe es un documento. Si observamos un pedazo de tiza, y sabemos cmo obtener un determinado tipo de informacin, veremos que el pedazo de tiza nos da continuamente informacin, primero por el color, la forma nos dar un concepto de trabajo, un concepto de cultura, sus componentes qumicos son otro tipo de informacin. Los archiveros prefieren delimitar el concepto, encerrndolo en aquellos documentos producidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a limitar los elementos que son propios de un archivo. En descripcin, cuando se estudian los caracteres internos y externos del documento, esencialmente se consideran dos aspectos diferentes: La forma. El contenido. Al hablar de caracteres externos lo hacemos entonces de la forma, los datos evidentes, como lo califican algunos autores. Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su contenido, los datos latentes.

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DOCUMENTO (docere)

(Emilia Currs) Su forma dato evidente Objeto fsico Carcter probatorio Finalidad informativa Proyeccin histrica Hacia su mundo exterior Ordenar Archivar Clasificar Inventariar Catalogar Informatizar Multi-media Objeto fsico Su forma - Dato evidente Finalidad informativa - Su contenido - Dato latente Carcter probatorio Proyeccin histrica - Mundo exterior

Su contenido dato latente

FID

Cualquier soporte de cualquier ndole que contiene informacion de inters para una determinada materia.

Cuadro 1. Documento.

Estos aspectos son determinantes de la ordenacin y la clasificacin en la Archivologa, as tenemos que los documentos se ordenan por su forma y se clasifican por su contenido. De acuerdo al sistema elegido.

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Documentos autnticos Se clasifican en cuatro grupos principales: 1) Documento autntico pontificio: que son traducidos, interpretados, testimoniados, legalizados por los obispos de las respectivas dicesis. 2) Documentos autnticos otorgados en el extranjero: que exigen la legalizacin de acuerdo a convenios entre pases o de acuerdo con el derecho internacional. 3) Documentos autnticos no redactados en castellano: que debern ser traducidos por funcionarios autorizados. 4) Documentos autnticos por s mismos: que no necesitan requisitos y autentificacin ni legislacin alguna. Documentos ejecutivos Es el instrumento, ttulo o pieza documental que conlleva ejecucin que se presenta para efectividad de la obligacin que contenga en su texto.

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DOCUMENTO (fenmeno) Hecho (Causa - efecto) Componente Mental Componente Material Sentido Administrativo Sentido Histrico Certifica: Testimonia: Acciones Historia Funciones Educacin Actividades Investigacin Tareas Usuario Tcnicas del Archivo Tcnicas Documentarias Clasificacin Clasificacin Ordenacin Catalogacin Descripcin Indizacin Seleccin Anlisis Tratamiento informtico Tratamiento Multimedia Informacin Relativa ----- Perpetua

Cuadro 2. Documento como fenmeno.

ARCHIVALA
En varias oportunidades nos referimos a este trmino utilizado por el Dr. Aurelio Tanodi en su mentado Manual de Archivologa. El contenido esencial ineludible, de los archivos como secciones o instituciones, es la Archivala, que muchos tratadistas identifican con el 27

archivo. Nos parece ms conveniente, delimitar los dos trminos. La palabra archivala no ha recibido todava, su carta de ciudadana en la lengua castellana, la usan en Mxico especialmente el Dr. Carrera Stampa, y nos adherimos por completo a su empleo por su practicidad, claridad y fuerza expresiva.12 El vocablo archivala fue introducido por T. Schellemberg en Mxico, en alemn archivaliem es utilizado como plural, archivale como singular, en holands archivala, en ingls archivalia, como masa de documentos preservadas en un archivo.13 De acuerdo con su origen, la archivala sera los documentos de un archivo, pero tal afirmacin no es tan fcil de comprender. Veamos la definicin: Por archivala entendemos todo material escrito, grfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprgrafos, sonoro, audiovisual (pelculas) proveniente de una entidad, producido o recibido en funcin de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumpli su funcin inmediata que origin su creacin, y se conserva con fines administrativos, jurdicos y cientficos o culturales.14-15 Lgicamente podemos pensar que este trmino puede facilitarnos algunos aspectos de la Archivologa, pero su interpretacin depende del punto de vista desde el que lo tratemos. Veamos: En la segunda fase de formacin de los archivos presentadas por el Dr. Tanodi, se habla de archivala verdadera como la documentacin que cumple algunos requisitos:
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit., p. 15. Ibdem. 14 dem. 15 Por su importancia este ttulo lo extractamos de Teora, fundamentos y prctica de la archivologa del mismo autor.
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Que ha cumplido su funcin inmediata. Que ya no sirve para la tramitacin completa. Que ha pasado al archivo administrativo. El problema se presenta para denominar a los documentos de la primera fase, gestacin y gestin de los documentos, archivala en potencia, como concepto est muy bien, pero cmo llamamos a esta etapa? Posteriormente pasa la documentacin a convertirse en fuentes, sin dejar de ser archivala. Por otro lado, Manuel Vzquez, nos dice de la archivala como objeto de la Archivologa, aclaremos antes que aqu habra una superposicin de trminos, el objeto de la archivologa es el archivo, el objeto del archivo sera la archivala, entonces, siempre de acuerdo a la postura de Vzquez, la archivala sera el objeto formal de la Archivologa; volviendo al tema, nos dice: Esta palabra con el correr de los aos no ha hecho sino aumentar su necesidad y debe ser adoptada, por dos razones: l) Quienes no usan la palabra archivala han de definir la palabra archivo como el edificio o institucin y como los documentos que contienen creando un equivocismo que es pobreza y dificulta el entendimiento de textos. 2) Con el auge de la disciplina documentacin, la palabra documento, documentacin ha dejado de ser patrimonio de los archiveros y necesitamos hacer la precisin documento de archivo y evitar la palabra documentacin. Entonces la palabra archivala es la justa, la indiscutiblemente archivstica.16 Los trminos documento y documentacin no dejan de ser patrimonio de los archiveros, porque no han sido
16 Manuel Vzquez: La ordenacin en la metodologa archivstica, en Revista General del Archivo de la Nacin, vol. 8, ao VIII, Buenos Aires, 1979, p. 17.

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patrimonio completamente, por su misma ambigedad el documento podra ser patrimonio de todas las ciencias y disciplinas que se relacionan con su estudio, como Ciencias de la Documentacin y de la Informacin, Historia, Paleografa, etc. Pero el principal problema es cuando deja de ser archivala en potencia y pasa a ser archivala verdadera. Aparentemente la archivala comienza cuando el documento ingresa definitivamente en un archivo, sea ste como seccin de la entidad productora o el archivo intermedio. Resultara ms interesante denominar archivera a los documentos del archivo sin discriminar las etapas, as podemos hablar de la archivera como se habla de librera para la bibliotecologa. No altera entonces ninguno de nuestros conceptos sobre el documento, el archivo y la Archivologa, el hecho de adoptar el trmino archivera. Por otro lado, se corre el riesgo de disminuir las atribuciones del archivo moderno, al hablar de archivera, en un concepto limitado por las etapas del ciclo vital del documento. El archivero puede interpretar que su papel slo le corresponde a la archivera, dejando de intervenir en su gnesis y trmite, lo que en la actualidad sera un retroceso en sus funciones.

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INCORPORACIN DE CONOCIMIENTOS

LOS PRINCIPIOS
ES UN error pensar que el archivero debe mantenerse al margen de toda actividad administrativa, esperando slo los documentos que han de llegar para su resguardo y conservacin. Anna Szlejcher comenta que El archivero empieza a actuar desde el momento de la creacin de papeles, hasta donde le sea posible desarrollar su accin, por consiguiente, deber preocuparse de las condiciones en que llegarn al archivo los documentos, as como de aquellas condiciones en que se efectuar el trnsito de los mismos desde la etapa administrativa a la etapa histrica. Sera deseable, por ello, la instauracin de reglas o procedimientos para asegurar la participacin del archivo desde la elaboracin de los legajos de documentos hasta el momento de su archivo.17 El problema receptar la documentacin no es tan sencillo, requiere de una serie de actividades y conoci17

p. 4.

Ana Szlejcher: Organizacin de archivos vivos, Crdoba, CIDA, 1975,

mientos que permiten una adecuada recepcin documental. Vicenta Corts Alonso distingue dos aspectos en la recepcin: uno activo y uno pasivo. Recepcin activa, es decir, aquella que debe ser estimulada y normalizada. El principio de esta actividad debe tender a la participacin en el proceso mismo de la produccin documental, a fin de que el nacimiento y trmite, la normalizacin de la tipologa documental, la normativa sobre la vigencia de los documentos y la programacin de los expurgos, as como la recogida de los fondos, se haga de una manera sistemtica y peridica. Estas actuaciones previas, por su carcter especfico y tcnico, son de exclusiva competencia de los archiveros, quienes a su vez deben estar en ntimo contacto con los administradores productores de la documentacin por un lado, y con los consultantes clientes de esa documentacin por otro, para solucionar los difciles problemas de la perdurabilidad de los papeles, que hoy se producen en cantidades enormes.18 La recepcin entonces no se limita a un simple esperar a que la documentacin llegue por inercia propia al archivo. Necesariamente el archivero tiene que estar compenetrado en las necesidades de servicio que requiere una administracin en cuanto a la documentacin se refiere. Asimismo debe participar en los procesos de creacin documental, en su tipologa, evitando inclusive la duplicidad de documentos que contengan igual informacin. La recepcin pasiva se refiere sobre todo a la entrega de documentos a un sector determinado para los trmites.
Vicenta Corts Alonzo: Archivos: funcin y exigencias, en Revista del Archivo General de la Nacin, vol. 6, ao VI, Buenos Aires, 1977, p. 9.
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Lamentablemente no existen criterios uniformes a este respecto, debido sobre todo a esa idea que se tiene de que el archivo debe permanecer inactivo como un depsito de papeles. De ser as, la ordenacin y la clasificacin no se justifican como conocimiento archivstico. La mayora de los sistemas administrativos consideran a las oficinas receptoras de documentacin en trmite a un nivel dependiente de secretara general, administracin, inclusive, separndolas y colocndolas muchas veces por encima del archivo, sustentndose con una legislacin y un manual de procedimientos, pero sin criterios tcnicos que permitan un eficaz desenvolvimiento. Las unidades receptoras cumplen la funcin de contacto del archivo con la administracin y con el usuario. Sus funciones esenciales son la atencin del pblico en general, usuarios, terceros, a las distintas unidades administrativas de la institucin que generan al archivo, a los investigadores en general y si la naturaleza del archivo permite la difusin de sus contenidos, es substancial en el campo educativo. Es un campo no muy explotado por la teora de los archivos. Las unidades receptoras en la Argentina son propiamente las mesas de entradas y salidas, encargadas de todas las cuestiones de trmite, entrega de fondos (con inventario), comprobacin de inventarios con los fondos documentales, registros de entrada. La participacin del archivero viene a mano por el hecho de que para aplicar los principios, debe conocer la procedencia de ellos y establecer as las distintas tareas que le corresponde. Tampoco debera sorprendernos encontrarnos con mensajes como Ordenar y clasificar no son operaciones exclusivas de los bibliotecarios. Todos ordenamos peri-

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dicamente libros o fotos. La clasificacin es un acto mental que practicamos a diario casi sin darnos cuenta, de tan natural como es: cuando seleccionamos tomates en la tienda del mercado o cuando observamos pasar los transentes, repartimos instintivamente estos objetos en distintas categoras que corresponden a nuestra clasificacin personal. Sin embardo, no sentimos la necesidad de recurrir a un lenguaje de clasificacin.19 Desde el punto de vista archivstico, hablar de ordenacin, clasificacin, es dirigirnos directamente al establecimiento de los principios archivsticos. Papritz se cuenta entre los primeros archivistas que se interesaron en los sistemas modernos de archivos holandeses, por lo cual se ocup de los principios que regiran el orden de los documentos en los archivos, considerando que la ordenacin cronolgica o numrica fue abandonada, para realizar un sistema de archivos por materia, imitando una prctica alemana establecida.20 As mismo, el profesor H.O. Meisner aseguraba que slo haba dos principios de ordenacin, el de procedencia y el de pertinencia, de los cuales todas las dems formas de ordenamiento son variaciones. Van Der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Hardenberg llegan a otra conclusin en Nederlandse archieftarminologie (Terminologa archivstica holandesa).21 Los holandeses le atribuyeron un significado limitado al trmino procedencia. S. Muller define a este trmino en 1908 como: El principio de procedencia (herkomstbeginsel) es el mtodo de ordenamiento de archi19 Jacques Maniez: Los lenguajes documentales y de clasificacin. Concepcin, construccin y utilizacin en los sistemas documentales, Madrid, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 1993, p. 19. 20 Hernn Hardenberg: Algunas reflexiones sobre los principios para el ordenamiento de archivos, Der Archivar, 16, 1963, pp. 113-118. 21 Ibdem.

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vos de acuerdo con el cual todo documento se lleva al grupo de archivos y a la seccin del grupo a la que perteneca el grupo cuando el grupo era an un organismo vivo.22 Pero debemos comprender que este principio se refiere solamente a los documentos individuales. Los grupos de archivos tienen un orden interno. As, parece contraproducente anunciar un principio de orden original, considerando que todo documento administrativo nace con un orden determinado, que no debe ser afectado. Por esta misma razn, Muller menciona la seccin a la cual perteneci originalmente el documento. El procedimiento archivstico parte de su misma historia, seala el origen de los papeles que encierra. La clasificacin constituye un destacado mtodo documental escalonando desde las grandes agrupaciones de documentos hasta la pieza simple. La pieza documental est constituida por la mnima unidad documental, sea el documento, expediente, o la pieza documental en algunos casos, como unidad indivisible. Las primeras agrupaciones reunidas en atencin a su origen, son los fondos integrados por documentos procedentes de una institucin o administracin importante que tiene una organizacin, funciones y fines conocidos y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la segunda categora de las divisiones: Cada uno de estos grupos quedar constituido por los documentos producidos por las grandes divisiones de la institucin que constituyen las divisiones encargadas de las diversas funciones desarrolladas para la consecucin del fin o fines encomendados.

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Hernn Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

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Las series estn integradas por otras unidades menores: los tipos documentales, entendiendo como tales no slo el papel, singular, sino la pieza, que constituye un todo que no puede ser separado porque las partes que lo integran tienen sentido en cuanto estn unidas al conjunto, como sucede con el expediente. Sobre el trmino coleccin es necesario precisar que en algunos textos, en lengua espaola, y en algunas traducciones, la palabra coleccin es usada impropiamente, al emplearse como sinnimo de fondo archivstico. Se trata de una acepcin del trmino, introducida desde hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario aclarar el significado. Observa Sir Hilary Jenkinson: Yo querra que la palabra coleccin fuese prohibida en el vocabulario archivstico, solamente para establecer este importante hecho; es decir que los archivos no son coleccionados.23 Y Antonia Heredia precisa: La idea de coleccin es ajena al archivo.24-25 Las colecciones de documentos se consideran de todos modos, como agrupaciones artificiales de papeles (hablamos de archivos) que deben su formacin a causas distintas a la actividad administrativa de una entidad o
Hilary Jenkinson: The Englis Archivist: a new profession. Lecture for a new course in archive administration delivered at University College, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Seledted Writings of Sir Hilary Jenkinson, Editors Roger H. Ellis and Peter Waine, Gloucester, Alan Sutton, 1980, pp. 236-259. En la cfr., p. 238. Citado en Elio Lodolini: El problema fundamental de la Archivstica: la naturaleza y la ordenacin del archivo, en: IRARGI, Revista de Archivstica, Administracin de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, ao I, N I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29. 24 Antonia Heredia Herrera: op. cit., p. 101. Citado en Elio Lodolini: El problema fundamental de la Archivstica: la naturaleza y la ordenacin del archivo, en: IRARGI, Revista de Archivstica, Administracin de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, ao I, N I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29. 25 Elio Lodolini: El problema fundamental..., op. cit.
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individuo y que, de procedencia o carcter miscelneo, obedecen a otras razones, como ser coleccionismo, investigacin, y hasta hobby. Y que de alguna forma se encuentran depositadas en los archivos. Las colecciones denominadas particulares, que pertenecen a personas con cierto renombre pblico o cuya profesin les obliga a generar, recibir y documentarse, bien pueden ser consideradas orgnicas, en virtud de que cuentan con status jurdico. Pese a que los documentos pueden clasificarse desde distintos puntos de vista, sea de acuerdo a la entidad, dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme tambin a las distintas disciplinas cientficas, temtica administrativa, etc., hacemos nfasis en una clasificacin que agrupe a los documentos de una organizacin de acuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e informacin que implica el desempeo de cada una de ellas. Un archivo no puede estar ordenado ni descrito de cualquier manera. No puede estar ordenado ni descrito, desde luego, de la manera que se ocurra subjetivamente al archivista, pues de ah se seguira el peligro de cambiar una y otra vez de sistema, pues los puntos de vista son por esencia variables si son subjetivos, y un archivo en esas condiciones nunca estar realmente organizado.26 De ah nuestro inters de conocer algunos principios, sobre todo el principio de procedencia, aplicado con mucho entusiasmo. La Nederlandse archiefterminologie dice: El principio de procedencia es el principio por el cual todo documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio original.
Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenacin y la descripcin archivsticas en Amrica Latina, Crdoba, Argentina, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, 1978, p. 5.
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Acostumbrados a recibir sin analizar las consecuencias, podramos sorprendernos que Muller, Feith y Fruin mencionan superficialmente la divisin de grupos en los archivos (respect des fonds), pero s encontraremos una nocin definida como el principio de destino, sealando que es su destino y no el contenido sustantivo del documento, lo que determina el lugar que se le asigna en el grupo de archivo. Se define entonces as: El principio de destino es el principio por el cual todo documento debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destin de acuerdo con su naturaleza. Para comprenderlos mejor, los holandeses establecen para diferenciar que el principio de destino constituye una operacin activa, dedicado a documentos particulares; en trminos estrictos, compondran una coleccin, o produccin personal de documentos que por razones histricas, pueden ser conservados en los archivos. Mientras que el principio de procedencia es slo una derivacin o cualidad pasiva que se ocupa de todos los documentos producidos por una entidad productora. Esto nos lleva a pensar que mantener el orden original de la entidad productora, se convierte en un requisito para la aplicacin del principio de procedencia. Pero, para mejorar nuestra visin o confusin, depende del ngulo visor del archivero, se menciona tambin en la Terminologa archivstica holandesa el principio de estructura archivstica (structuurbeginsel): El principio de la estructura archivstica es el principio por el cual un grupo de archivos es un todo, es la estructura tericamente determinada que no debe ser alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este grupo de archivos. Generalmente el principio de procedencia se entiende por este principio.

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Para estos principios obtenidos hasta ahora, siempre existe la condicin de restaurar el orden original, dado que por tendencia natural, los documentos llegan al archivo por partidas, porque molestan en alguna oficina, porque no hay ms espacio, lo que implica desorden; hay que ordenar. La condicin de restaurar o restablecer el orden interno impuesto por la entidad productora se denomina principio de restitucin (restauratiebaginsel): es el principio por el cual, cuando se reordena un grupo de archivo en primer lugar, se debe restablecer el orden que ya exista en ese grupo; despus pueden introducirse las mejoras de acuerdo con las principales ideas subyacentes de ese orden. Este principio genera interpretaciones confusas que nos llevan a pensar en el principio de pertenencia y en el principio de la estructura administrativa, citado en los Principios de la tecnologa archivstica alemana, (Grundzge einer deutschen archivteminologie) y descrito como Regulierendes registraturprinzip (Principio regulador de archivo).27 En el sentido anteriormente sealado consideramos la clasificacin como un proceso que consiste en agrupar dentro de una misma categora a todos los documentos cuyos caracteres, datos, informacin contenida, son apreciablemente similares como para justificar la exigencia de demanda de informacin en cuanto a conocimiento, experiencias y contenidos sustantivos. Una vez que todos los documentos estn clasificados, naturalmente estamos en condiciones de conocer los distintos tipos documentales existentes en la institucin. La ordenacin y la clasificacin en el archivo y en la Archivologa son prcticas fundamentales y tienen ca27

Hernn Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

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ractersticas propias de esta ciencia; permiten dar un orden natural a los documentos, bsicamente son tres los elementos que se consideran para una clasificacin archivstica.28 El primer elemento a considerar es el acto, hecho o accin, a que los documentos se refieren, es considerado como la unidad bsica de la clasificacin, las acciones, efecto de hacer, se efectan para lograr un objetivo, claro y especfico para cada organizacin o entidad. El acto es considerado como la manifestacin de la voluntad humana en su interregno social, es el hecho voluntario que tiene la capacidad de crear, modificar o extinguir relaciones de derecho, generando de esta forma documentos con la validez legal que le sustenta. La accin puede no tener sentido, pero el acto siempre tiene un sentido, sutil diferencia que nos permite enfocar distintos aspectos de la clasificacin. Los actos son componentes intrnsecos de las actividades encaminadas al logro de una funcin. El acto es la facultad de obrar el conjunto de las operaciones o tareas propias de una persona o entidad. Las tareas, debemos recordarlas para comprender algunos de los principios, suelen llamarse administrativamente actuaciones. Las actividades crean los documentos de archivo; los documentos no son creados con miras al archivo ni con la idea de que futuros investigadores de historia buscarn en esos papeles la sustancia histrica, los documentos son creados por determinadas necesidades de comunicacin. La funcin es la responsabilidad asignada a cada dependencia de una organizacin. Es la capacidad de ac28 Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos, principios y tcnicas, La Habana, Cuba, Instituto Panamericano de Geografa e Historia, Publicaciones del Comit de Archivos de la Comisin de Historia, 1985, pp. 82-94.

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cin de un ser, apropiada a su condicin natural o destinada por el hombre, es la accin y ejercicio natural de un empleo u oficio. Para las instituciones del Estado, las funciones estn enmarcadas en un decreto, cuando no, en un reglamento interno o manual de funciones que cubre la gama de acciones y que el archivero est en la obligacin de conocer. A cada funcin le corresponde una serie de actividades y a cada actividad una serie de actos. Las actividades a su vez se subdividen en sustantivas y facilitativas. Actividades sustantivas: son las actividades de fundamento, las labores tcnicas o profesionales propias de determinados organismos, estas actividades son especficas y relacionadas con las funciones institucionales. Actividades facilitativas: son las actividades de apoyo, estn ms relacionadas con las actividades internas de la institucin. El segundo elemento a considerar es la estructura orgnica de la entidad productora. Los documentos reflejan en s organicidad, puesto que el remitente da su situacin, su ubicacin dentro del organismo en el que se desarrolla. La clasificacin entonces respetar esa organicidad institucional. Para lograr una buena comprensin de la clasificacin es conveniente que el archivero efecte un estudio del organigrama de la institucin a la que pertenece, as podr delimitar las funciones y actividades con mayor claridad. Unidades de ordenacin Cuando hablamos de la estructura orgnica, establecemos las unidades documentales aplicables a las estruc41

turas. Schellemberg efecta una divisin que se acomoda a las exigencias de la clasificacin, primero las divide en unidades mayores, intermedias y menores. Unidades mayores. En esta divisin se toman en cuenta los fondos, los grupos documentales, las colecciones y las secciones. Los fondos documentales son todos los documentos correspondientes a una institucin o instituciones de acuerdo con las necesidades de clasificacin de cada archivo. Los grupos documentales corresponden propiamente a las funciones generales de la institucin, los factores de formacin se deben principalmente a los orgenes administrativos, a la cantidad de documentos. Las colecciones derivan de particulares que efectan donativos documentales a los archivos. Las secciones son empleadas como auxiliares de subdivisin, sobre todo cuando la entidad productora de documentos es muy amplia en sus funciones. Corresponde aclarar que las secciones corresponden al mtodo espaol de clasificacin. Unidades intermedias. En esta divisin se toma en cuenta los subgrupos documentales, subsecciones y series. Los subgrupos son unidades que se forman de acuerdo a las actividades y se acomodan dentro de los grupos, obedecen esencialmente a la estructura orgnica de la institucin generadora. Las subsecciones, tomadas tambin del mtodo espaol, en la misma forma que en los grupos o unidades mayores, se emplean para auxiliar las divisiones en casos de documentacin demasiado amplia o abundante. Las series corresponden a las unidades intermedias, bsicamente es la materia prima del archivo, son con42

juntos documentales del mismo tipo, que tratan el mismo tema, originados por las actividades, por consiguiente se ordenan en consecuencia a estos factores. Unidades pequeas. Propiamente son las piezas documentales. Se trata de documentos aislados, agregados de documentos que deben ordenarse procurando darle siempre un lugar de acuerdo a las actividades, o bien de acuerdo al orden que se le impuso cuando estaba en el trmite o el orden original. El tercer elemento a considerar es el orden interno. Puede encontrarse con la divisin por asuntos y dentro de los asuntos por materias (principalmente para la descripcin). Debemos tomar en cuenta que la clasificacin por asuntos, si se ha comprendido bien lo referente a las actividades, ser fcil, pero posiblemente encontremos materias que sean generales a toda la institucin pero que se desenvuelven de manera separada en cada actividad, para estos casos se sugiere que la clasificacin por materias se efecte en los auxiliares descriptivos y no en la ordenacin, por la sencilla razn de que al efectuarse en la ordenacin, alterara la organicidad documental y en un caso dado, podra ser motivo de extravo de los documentos aludidos. Bien, volviendo al tema de los principios, nos encontramos tambin con la definicin del principio de estructura administrativa tal como se da en la terminologa archivstica alemana; combina dos conceptos en la terminologa holandesa. Se da el caso de que el orden de los documentos en el archivo corresponde no slo a las funciones de la entidad productora del documento sino tambin a su organigrama. En Holanda y en otros pases, existen instituciones en las cuales el orden de los documentos se establece bajo normas de trmite, disponiendo sus flujos de acuerdo a las funciones, sin tener 43

en cuenta la organizacin de los cargos y sus tareas especiales. Es correcto entonces que se enuncien el principio funcional (funvtioneelbeginsel) y el principio de organizacin (organisatiebaginsel), de los cuales slo el ltimo puede traducirse como el principio de estructura administrativa: El principio funcional es el principio por el cual las divisiones, tanto en la creacin como en el ordenamiento de un grupo de archivo, se destina por la subdivisin de la tarea de la agencia o la persona que origina o cree en un grupo de archivo.29 Este principio es bsicamente diferente del principio de pertinencia, el orden, en el primer caso, se establece objetivamente en las funciones de la entidad productora, en el segundo caso, el orden se basa en una divisin terica. S puede llegar a nivelarse con el principio de orden original. Pero continuando con esta variedad de principios, observamos que el principio de estructura administrativa se define como El principio de organizacin es el principio por el cual tanto en la creacin como en el reordenamiento de un grupo de archivo, los subgrupos se derivan tanto de la organizacin de la agencia creadora como de la organizacin de la administracin de la agencia. Este principio, como podemos observar, nos da la pauta de ser el antecesor del principio de procedencia, no lo consideramos as con el principio de pertinencia. El principio de pertinencia (pertinentiebeginsel) es el principio por el cual tanto en la creacin como en el reordenamiento de los grupos de archivo, los tems deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales pertenecen, sin tener en cuenta su destino ni su procedencia. Consideramos que este principio nos sirve slo como aclaratorio de los otros principios, es decir comprende29

Hernn Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

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mos mejor los otros principios cuando conocemos ambos enunciados, pero en la aplicacin es prcticamente inaceptable, puesto que volveramos a los archivos fabricados por historiadores, es decir, netamente temticos. Hemos observado que no existe uno o dos principios, sino varios. Tomamos la escuela holandesa para este estudio de modo que podamos comprender que existe una amplia creatividad sobre el tema de los principios. De estos principios, los de estructura y restitucin de archivos se han sustentado por mucho tiempo. Podemos apreciar que el problema de establecer un orden documental en los archivos es una preocupacin permanente, no resuelta an, pero que este camino prcticamente se detiene en los pases de habla hispana con la aceptacin general del principio de procedencia, dada su fcil comprensin y aplicacin a los estamentos tericos. Los inicios del principio de procedencia (trmino admitido como inadecuado porque no enfatiza la diferencia con el respeto de fondos30 ), se orientan a Max Lehmann como el autor de The Regulations of July 1, 1881 las cuales en el Privy State Archives prescriben: respeto para cada orden original y para cada designacin original. La discusin se origina cuando se dice que las Regulaciones de 1881 fueron bosquejadas por Max Lehmann y adoptadas en una conferencia de funcionarios del Privy State Archives, presidida por su director, Heinrich von Sybel Director de los Archivos Estatales Prusianos (1875 hasta 1895), quien dio sancin oficial y autoriz su aplicacin. Es a Meinecke a quien se le debe algo
Ernst Posner: Max Lehmann y el origen del principio de procedencia, Archives and the public interest: selected essays by Ernst Posner, Washington DC, K. Munden, 1967, pp. 36-44.
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de la informacin sobre los orgenes del principio de procedencia.31 El principio de procedencia tal como lo conocemos, deviene del respect pour les fonds enunciado en los reglamentos que ministro de Instruccin Pblica de Francia, Guizot, promulg en 1839. El respeto de los fondos consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza, provenientes de una administracin, de un establecimiento, o de una persona natural o moral determinadas.32 Esa palabra procedencia como sello de calidad de los archivos ha dado a la archivstica una posicin superior en las mentes tanto de algunos historiadores como de los archivistas.33 Tanto la clasificacin como la ordenacin deben respetar la naturaleza orgnica de la institucin. La ordenacin no es y no puede ser subjetiva, obedece a factores preestablecidos por el mismo organismo, asimismo tiene dos principios que encierran en s toda la problemtica de la ordenacin. Podemos apreciar entonces que el principio de procedencia crea algunas confusiones terminolgicas, sobre todo cuando se habla en trminos de archivstica. El Dr. Gunnar Mendoza nos advierte de esta situacin: pero lo que el principio establece no es la procedencia literal
31 Friedrich Meinecke: Erlebtes, 1862-1901, pp 137-148, Leipzig, 1941. Cit. en E. Posner: Max Lehmann..., op. cit. 32 Michel Duchein: El respeto de los fondos en archivstica: principios tericos y problemas prcticos, Gazette des archives, 97, 1977, pp. 71-96. 33 L.J. Cappon: Principios bsicos los manuscritos histricos como documentos: algunas definiciones y su aplicacin, Institute of Early American, History and Culture, The American Archivist, 19/2, 1956, pp. 101110.

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sino archivstica.34 Por medio de este principio se establece que los documentos deben agruparse de acuerdo a la procedencia, que se la considera no como del lugar en que nace el documento, sino ms bien el lugar donde ha sido archivado, donde ha concluido sus fines primarios. Para evitar este tipo de interpretaciones, se considera necesario dividir el principio en dos conceptos, sin alterar su esencia. Denominamos entonces principio de procedencia al lugar donde se origina el documento, y principio de pertenencia, al lugar donde el documento ha continuado su trmite y ha cumplido sus fines. En la ordenacin tenemos entonces la entidad productora, y la entidad de pertenencia. Un individuo efecta un reclamo sobre cobro indebido a la renta. El documento sigue su trmite en las dependencias de la renta hasta que emane una resolucin, sea sta positiva o negativa, el principio de procedencia ser entonces el individuo, que al gestionar el reclamo ha dado movimiento a una serie de funcionarios relacionados por sus actividades con la naturaleza del reclamo, pero este individuo no se lleva el expediente, el expediente con la resolucin se queda en la institucin donde fue gestionado, encontramos entonces el principio de pertenencia. Naturalmente este documento pertenece al archivo de la renta. Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos matices, el principio del respeto de los fondos, o principio de procedencia es admitido universalmente como la base de la archivstica terica y prctica. Ciertamente ha dado lugar a ciertas crticas, pero generalmente recaen sobre tales o cuales aplicaciones, y no sobre el principio mis34 Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenacin..., op. cit., p. 7. Cit. en Vctor Hugo Arvalo Jordn, Teora, fundamentos..., op. cit., p. 190.

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mo. Con pleno derecho se puede esperar que nunca ms ser objeto de discusin fundamental35 , porque constituye una adquisicin definitiva de la archivstica.36 Personalmente consideramos que an nos queda por descubrir mejores resultados e interpretaciones sobre este tema. En su formulacin actual el principio de procedencia establece que los documentos deben agruparse en el archivo, de acuerdo con las entidades de procedencia aplicada a los documentos acaba adquiriendo una condicin equvoca. As, una nota enviada por el Presidente de la Repblica al ministerio de Relaciones Exteriores debera agruparse entre los documentos de la Presidencia de la Repblica pues de all procede literalmente; pero lo que el principio establece no es la procedencia literal sino la archivstica.37 El principio de orden original establece que la documentacin debe conservarse en el orden que recibi durante su funcin administrativa. Es mucho ms simple manejarse con este principio, porque en realidad contiene a varios principios de los estudiados, pero, de acuerdo a la tradicin administrativa de cada lugar, debe ser interpretado acorde a las necesidades de cada institucin. Establecemos entonces una generalidad para todos los archivos, que la documentacin debe ordenarse respetando la pertenencia natural y el orden en el cual se produjo.

Destacado en negritas por el autor. Michel Duchein: El respeto de los fondos..., op. cit. 37 Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenacin..., op. cit.
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Principio de procedencia y de orden original En la actualidad, todo proceso archivstico se sustenta en los principios de procedencia (PP) y orden original (OO), lo que nos permite hablar de una metodologa archivstica. Estos principios conforman todo un sistema para preservar y organizar los documentos de acuerdo con su funcin inicial y ordenacin. Uno de los hitos de este procedimiento puede considerarse a la centralizacin del primer archivo de carcter nacional realizado en Francia en 1794, que se enfrenta con organizar archivos recibidos de los distintos departamentos que conforman la divisin poltica de Francia. Entre 1839 y 1841 se adopta la prctica del principio de respect des fonds que es una de las formas originales de lo que sera el principio de procedencia. Como observamos en anteriores prrafos, este principio trata de establecer que los documentos de un departamento deben conservarse en su integridad, evitando fraccionarse y dispersarse, pero este principio pero no establece an el orden que debe mantenerse dentro de cada departamento. Posteriormente, los archiveros alemanes, en 1881, enunciaron la ordenacin archivstica combinando el principio de procedencia con el del orden original, manteniendo la estructura original del archivo donde se crearon los documentos. Continuaron con el trabajo los holandeses Samuel Muller, J.A. Feith y R. Fruin, en 1898, en su Manual de archivos, enunciando las dos normas fundamentales. La primera: una coleccin archivstica conforma un todo orgnico, derivado de una fuente u oficina creadora comn. La segunda: el orden archivstico original y toda la estructura no es un resultado casual, sino 49

una consecuencia lgica de la organizacin, de un cuerpo administrativo, cuyas funciones producen los documentos. La procedencia da importancia a la entidad creadora de los documentos en vez de a quien los conserva, a la relacin recproca entre los documentos y quienes los crearon. Esto nos lleva a comprender dos aspectos primordiales archivsticos: los documentos en s y el entorno en el que fueron creados. Debemos aclarar que la aceptacin del orden creador no es sustituto de un sistema de clasificacin, sino que la clasificacin est sujeta a estos principios o a los principios que se adopten. Michel Duchein expresa que sin el principio de procedencia toda tarea archivstica es arbitraria, inexacta y subjetiva, por la sencilla razn de que todos los documentos pueden ser clasificados temticamente de dos o tres maneras. El principio de procedencia, juntamente con el del orden original, facilitan la organizacin archivstica y descripcin de los fondos documentales. Schellemberg nos hace comprender con mucha facilidad, que es clara la informacin que revelan los documentos en su relacin con sus funciones de origen. El principio del orden original. Los alemanes formularon que los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad de la dependencia que los cre. Tericamente el orden original debe ser retenido si satisface las condiciones: Preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes. Proveer informacin acerca de la creacin y uso de los documentos o sobre las actividades que testimonian. 50

Agregar valor a los archivos al ser una evidencia objetiva de una actividad determinada. La cuestin de la automatizacin de documentos nos recuerda que el orden original est basado en la presuncin de que la estructura general de los documentos de una reparticin puede y debe reflejar su estructura organizacional. El principio de procedencia y el de orden original conforman un sistema de organizacin coherente para los archivos.38 Cuando decimos que la descripcin es una tcnica documental empleada en los archivos, a fin de conocer el contenido y la ubicacin de los documentos, comprendemos que existen una serie de actividades que tienen una sola finalidad, revelar la ndole del contenido documental, pero cuando hablamos de ordenacin y clasificacin, nos referimos a dos tcnicas a emplear, aparentemente distintas, lo cual se manifiesta en expresiones de poca comprensin al nombrar a esta etapa en el trabajo archivstico, es decir, hablamos de dos trminos semejantes en apariencia pero distintos en su aplicacin. Esta situacin genera dudas fundamentadas, conlleva problemas de definicin y comprensin; ambos trminos tienen un alcance similar, son genricos en su concepto, y sirven a un mismo fin: ordenar y clasificar, se utiliza, se recomienda, pero queda an por discutir qu se quiere decir cuando hablamos de ordenacin y clasificacin documental. Ni ordenar es clasificar, ni clasificar es ordenar, cuando vemos una definicin que enuncie ordenar es clasificar o lo contrario, cuando veamos que dicen clasificar es la accin de ordenar, es evidente que no estn muy
38 Fredric M. Miller: Ordenacin y descripcin de archivos y manuscritos, Washington, OEA. 1994, cap. 3.

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claros los conceptos. Independiente de que obviamos un principio de la lgica, la que enuncia que una cosa no puede ser otra en el mismo tiempo y espacio. Los conceptos de ordenacin y clasificacin, con algunas variantes, se pueden ver en distintos apuntes y tratados. Esas variantes hacen ms valedero el enunciado de estos principios, puesto que no tienen la rigidez matemtica, pero s la flexibilidad suficiente como para no salir del margen dispuesto por la definicin. Inclusive se habla de ambos indistintamente, como si se trataran de sinnimos. Lo importante es que hay una constante que quiere resolver este problema, que no es el nico, en Archivologa. Erminda Bobone, quien fuera profesora de la Escuela de Archiveros de Crdoba, escribe refirindose al orden de los trminos, es decir, primero se clasifica luego se ordena, orden seguido por algunos docentes en la materia: Veamos cmo se produce tal anterioridad en el caso de los archivos histricos y en el de archivos administrativos. En los primeros pueden a su vez presentarse dos casos: que la documentacin est organizada de antiguo, bien, mal, o regular, y el archivero por lo que respecta a la clasificacin slo ha de llevar a cabo una crtica seria reclasificando desde fuera sin alterar lo establecido, o que la documentacin est totalmente desorganizada y entonces tras el estudio de los organismos que reflejan la documentacin, sus atribuciones, funciones y actividades, reconstruir y plasmar la organizacin de los fondos. En el caso de archivos administrativos, la clasificacin viene dada, encauzada por la misma produccin del documento: es un proceso natural. Al formarse los expe52

dientes dentro de la entidad productora nacen orgnicamente cumpliendo sus funciones administrativas. Tericamente el archivero integrar los documentos dentro de las clases o grupos que ya estn determinados por la misma actividad del organismo de donde proceden. En ambos casos la ordenacin seguir a la clasificacin.39 En estas breves palabras, hemos cruzado todas las definiciones holandesas y alemanas. Cuando observamos definiciones que dan por sentado que los documentos se clasifican por materias, es de pensar que dicha persona es bibliotecaria, y quiere abordar el tema desde su experiencia; debemos comprender entonces que en lugar de materias, los archiveros hablamos de asuntos, salvo que nos estemos refiriendo a informacin cientfica contenida en los documentos, pero eso prcticamente y por el momento, es una exquisitez de los archivos. Y aun as, incluyendo el trmino materias, la metodologa tan variada sobre estos dos trminos hace al tema muy confuso en la actualidad. La cuestin es si consideramos ambos trminos como se presentan, aplicando letra muerta como pretenden muchos, o incorporamos otros trminos que compliquen ms la situacin. Es cierto que pueden surgir algunos trminos ms propicios a los archiveros, sobre todo para aquellos que quieren huir de la influencia de la bibliotecologa. Debemos comprender que una terminologa similar puede ser utilizada considerando que su significado ha de cambiar de acuerdo al contexto en cual se desarrolla. De ah que algunos archiveros prefieren hablar slo de ordenacin y no de clasificacin, otros buscan apo39 Erminda Bobone de Ninci: Clasificacin, en Archivstica. Curso Bsico, Major, Crdoba, Argentina, 1981, pp. 21-24.

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yo cientfico para comprender el trmino clasificacin, inclusive podemos observar una tercera alternativa, en la que se quiere hablar solamente de organizacin de los archivos, este trmino contribuye a aumentar el estado indefinido de lo que pretendemos todos. Theodoro Schellemberg nos marca las pautas de estos trminos en su libro Archivos modernos.40 El problema del ordenamiento de archivos en sus aspectos tericos e histricos ha sido de gran inters para los archivistas de varios pases y las lneas generales de un desarrollo que culmin en el famoso principio de procedencia fueron ejecutadas convincentemente.41 Lo que ha recibido menos atencin son los rumbos del pensamiento histrico que ayudaron a perfilar la teora de archivos, las circunstancias bajo las cuales la idea terica se tradujo en accin, y no pocos fueron los hombres que ayudaron a liberar la profesin de archivos de la influencia de ideas ajenas a sus tareas.42 Ordenar y clasificar son dos tcnicas, perfectamente diferenciadas y esenciales, dentro de las cada vez ms complejas tareas que desempean los archiveros. A fin de no extendernos ms, analicemos cada definicin, para ver si podemos acercarnos a una realidad. Primero entonces la ordenacin y luego la clasificacin, y para aquellos entusiastas, analizaremos la diferencia con organizacin.
Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos..., op. cit., pp. 358. Contribuy al Indian Archives (enero-junio 1950) citado por: Ernst Posner: Max Lehmann..., op. cit., en: La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos: el prontuario del RAMP. Recopilado por Meter Waine con la asistencia de un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos, Programa General de Informacin y UNISIST, Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura, Pars, diciembre de 1985. 42 Ernst Posner: Max Lehmann..., op. cit., en: La administracin moderna..., op. cit.
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LOS CONCEPTOS
Arrastramos permanentemente problemas de lenguaje, tratamos de extraer significados adecuados a vocablos comunes, que acarrean conceptos equivocados: decimos archivstica en lugar de archivologa, conceptualmente son diferentes, uno habla de tcnicas aplicadas, y el otro de generalidades y teora; decimos documentacin en lugar de documentos, cuando a la hora de interpretar, son diferentes. La documentacin es informacin procesada. La expresin ms generalizada la proporciona la Federacin Internacional de Documentacin: el trmino documentacin se refiere a la creacin, transmisin, coleccin, clasificacin y uso de documentos; los documentos pueden definirse en forma amplia como un documento registrado en cualquier formato.43 De acuerdo con esta definicin, la documentacin tiene un carcter universal que abarca todo conocimiento, sin importar el medio y la forma en que se encuentre registrado y los mtodos para implementar su uso. Si el alcance de la documentacin es tan amplio que requiere alguna delimitacin para propsitos prcticos, tambin comprende una progresin lgica de actividades, familiares al archivista orientada hacia el uso de documentos.44 Los documentos son productos de las distintas actividades en las instituciones, estas actividades responden a procedimientos administrativos; la institucin que los origina los consulta peridicamente de acuerdo a sus

American Documentation, I: 3 (1950), citado por L.J. Cappon. Principios bsicos los manuscritos histricos como documentos: algunas definiciones y su aplicacin, The American Archivist, 19/2, 1956, pp. 101-110, en La administracin moderna..., op. cit. 44 L.J. Cappon: Principios bsicos los manuscritos histricos... op. cit.
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necesidades de informacin, razn por la que le interesa conservar su informacin. De ah la urgencia de generar procedimientos, tcnicas y mtodos, que permitan localizar los documentos requeridos en un tiempo mnimo. Por ello que se recomienda que los documentos deben estar debidamente clasificados y dentro de su clase convenientemente ordenada.45 Este concepto est de acuerdo con la opinin de Bobone: Quiz para alcanzar la imagen diferencial entre una y otra actividad, podemos acudir a dos verbos que nos den una impronta clara. La clasificacin va unida a la idea de separar, la ordenacin a la de unir.46 Es aceptado por todos los archiveros que utilizan estos trminos en su bagaje cultural y curricular, que clasificar es separar, dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo estableciendo una unidad de acuerdo a determinados aspectos o caracteres, principalmente considerando la data, cronolgica; el alfabeto, alfabtico, o el nmero, numrico. Una consideracin ms puede ayudarnos a marcar las diferencias: la clasificacin es aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de ese fondo, pero la ordenacin ha de realizarse sobre los documentos de cada serie y dentro de las unidades de instalacin. No tendra razn de ser el ordenar cronolgicamente todos los documentos de un archivo.47 Analicemos cada concepto.

Erminda Bobone de Ninci: Clasificacin, op. cit. Ibdem. 47 dem.


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Concepto de ordenacin Relativo a orden, establecer un orden, tambin se dice ordenanza, en cambio orden vemos que etimolgicamente deriva del vocablo latino ordo, -inis, ste a su vez deriva del vocablo griego, orths, recto. El Diccionario de la Real Academia Espaola seala a esta palabra como ambigua, o sea, de ambos gneros, la orden como el orden, indistintamente, excepto en los significados de mandato, orden de caballera y coro de ngeles, en que la da como femenina; sin embargo, actualmente, en el lenguaje corriente est cristalizado el uso del masculino en unos casos y el femenino en otros, segn se anota en cada acepcin. Cuando se usa la acepcin masculina (en; por) tenemos la manera de estar colocadas las cosas o de sucederse en el espacio o en el tiempo, cuando est sujeta a una regla o norma. La clase de regla o norma puede expresarse con un adjetivo o complemento aplicado a orden: Colocaron por orden de fecha. Las fichas estn en orden alfabtico. Parece que todos los archiveros se limitan a admitir esta acepcin, lisa y llanamente, pero analicemos otros conceptos sobre el mismo vocablo. Circunstancia de estar o de suceder o hacerse las cosas de un conjunto cada una en el sitio o momento que le corresponde: Los expedientes estn en orden. El depsito est en orden. Examinaremos (los documentos) por orden de asuntos. Organizacin. Circunstancia de marchar un asunto o funcionar una cosa con regularidad y coordinacin: En este archivo no hay orden: cada uno trabaja cuando le parece. Normalidad. Circunstancia de no estar alterada la vida o la marcha de una colectividad o una reunin de 57

personas por alborotos, rias, indisciplina, etc.: Cuando se restableci el orden, el orador continu su discurso. Refirindose al gnero de vida que se hace, regularidad, buena distribucin del tiempo, falta de vicios o excesos. El Diccionario de la Real Academia Espaola seala como: (masc. y fem.) Relacin o respecto de una cosa a otra. (masc.; historia natural) Cada grupo taxonmico de los que integran una clase, los cuales, a su vez, estn constituidos por varias familias. (V. clasificar). Aqu observamos un concepto mejor logrado del trmino. (fem.; frecuentem. en pl.) Orden sagrada: Haber recibido [Tener] rdenes. Natural. Manera de existir u ocurrir las cosas conforme a las leyes de la naturaleza. Pblica. Situacin de un pas en relacin con la sumisin por parte de los ciudadanos a lo establecido por las autoridades. Religiosa. Instituto religioso formado por personas que viven en comunidad en conventos o monasterios, sometidas a una regla. Y mucho ms que no colocamos aqu, porque nos da una idea de cmo se usa el vocablo y porque nos resulta tan ambiguo a la hora de aplicar la ordenacin en el archivo. Bien, veamos la parte no literal sino conceptual de este trmino, y lgicamente, mucho ms profunda. Orden es un trmino que involucra las nociones de disposicin o correlacin entre partes, regidas por algn principio o regla. Este concepto es vlido en la Archivologa, porque a travs de la ordenacin establecemos los principios de procedencia y de orden original, que analizaremos con ms detalle. A su vez, esta nocin puede tomarse de varias maneras. Si se hace hincapi en la disposicin de las distintas partes segn su esencia o su ser, se habla de un ordo essendi de tipo ontolgico, que fue la nocin predominante en el mundo antiguo 58

y medieval, donde el orden se entenda como contrapuesto a caos, e implicaba que lo ordenado est sometido a regla, medida y razn, de forma que aquello que es ordenado sucede segn una cierta necesidad. Tambin nos es comprensible esta definicin, sobre todo cuando hablamos que nos contraponemos al caos. La ordenacin y la clasificacin son dos ramas de un mismo trabajo, ambos estn muy ligados, la ordenacin es la materializacin de la clasificacin, al mismo tiempo es el paso ineludible a la descripcin. En la clasificacin se observa una relacin de continente y contenido en concordancia con la definicin de Archivologa; continente y contenido en cuanto a una accin que encierra funciones, stas a su vez encierran actividades. Los fundamentos de la ordenacin no contradicen en absoluto estas nociones. Ordenar es dar utilidad a la documentacin, permitir que su informacin sea recuperable, es obtener fsicamente los contenidos del documento, agrupar los documentos de una forma racional, primero ordenar y agrupar los documentos individuales enmarcados en las actividades para convertirlos en unidades inteligibles y de acuerdo con las funciones desarrolladas, luego agrupar estas unidades relacionadas entre s, dentro del contexto de la administracin que genera documentos, de modo que reflejen las acciones de la entidad. Si contenemos esta unidad entre las tres tcnicas: la clasificacin, la ordenacin y la descripcin, la identidad archivstica del documento se mantiene definida, como consecuencia, nos da los propsitos del archivo y de la entidad. Si hemos ordenado adecuadamente la documentacin, nos responde de inmediato el fondo de origen, porque necesariamente los documentos pertenecientes a un determinado organismo productor estn reunidos en un 59

determinado lugar. La actividad especfica determina los puestos que estarn dentro de la clasificacin, ordenados por funciones y actividades. El tipo documental define la ubicacin del documento. La ordenacin est sujeta a los factores de formacin del archivo, es decir, se dar una primera fase, fuera del archivo, donde los papeles sueltos sern ordenados de acuerdo a las necesidades primarias del documento. En esta fase se da una pre-clasificacin. Esta ordenacin, llammosla primaria, estar de acuerdo con las actividades del organismo o institucin. Luego se presenta la segunda fase, cuando el documento ha cumplido determinados fines pero constituye an un elemento de consulta, la ordenacin ser la misma, por consiguiente en esta etapa se sigue denominndola primaria. Posteriormente los documentos son transferidos a una fase intermedia, esto sucede cuando han cumplido exhaustivamente sus objetivos; la ordenacin continuar en esta fase a la primaria, pero por su volumen los documentos estarn ordenados por acciones, por sus respectivas funciones y actividades que constituyen los hechos generadores del documento, llammosla en este aspecto ordenacin secundaria. Por el nmero de orden ms que de importancia, esta ordenacin permanecer en la fase histrica, donde los documentos han sido seleccionados por sus valores y necesidades de consulta. En la ordenacin primaria, es posible que el documento est en diferentes lugares, sea que stos han sido reproducidos por copias carbnicas, copias legalizadas, fotocopias o cualquier sistema reprgrafo. Una resolucin, circular, disposiciones de tipo general, normas administrativas, pueden estar en los archivos eventuales donde se desarrollan actividades similares o relacionadas con estos tipos documentales; pero en la ordenacin secun60

daria, el documento no puede estar materialmente sino en un solo punto del espacio. La multiplicidad del documento se realizar a travs de los auxiliares descriptivos. Ordenar, en primera instancia, significa poner orden, concierto y buena disposicin, encaminar o dirigir hacia un fin. Como consecuencia la ordenacin es, siempre en primera instancia, la colocacin de las cosas en el lugar que les corresponde, o como la regla que debe observarse para hacer las cosas. En el terreno estrictamente filosfico la primera nocin de orden surgi con el pensamiento de Anaximandro, quien concibe el proceso del devenir a partir de su concepcin del peiron (ausencia de limites y de determinaciones). Lo concibe como un proceso ordenado que sigue la seriacin del tiempo, y del que se puede dar razn en tanto que es pensado por el logos. Tambin en este sentido, el orden puede aparecer prximo al logos de Herclito entendido como ley eterna. Mientras que para los atomistas Leucipo y Demcrito, el orden del cosmos se poda explicar por la conjuncin de los tomos en el vaco segn el contacto (el giro y la confirmacin se vincularan a la posicin y la figura o esquema, respectivamente), para Anaxgoras, tal como afirma Aristteles, la teora de los cuatro elementos (tierra, aire, agua y fuego) no era suficiente para dar explicacin del orden del mundo, como tampoco lo era atribuirlo al mero azar, por ello postul la necesidad de un nous que explicase dicha ordenacin. El enfoque plenamente ontolgico de la nocin de orden se da con Platn, quien entiende la nocin de orden como adecuacin a la idea: una cosa est ordenada cuando corresponde a su idea, segn la teora de la participacin. De esta manera, la relacin que Platn estable61

ca entre mundo sensible y mundo inteligible, quedaba como relacin de subordinacin de lo inferior a lo superior. Desde una perspectiva distinta, Aristteles concibe el orden como una de las clases de la medida (Categoras, 8, 8b), o como una relacin de las partes respecto del espacio o del tiempo, cuya forma fundamental es la de antes-despus (Metafsica, 1018b 26). Esta relacin de precedencia o de consecuencia, a su vez, tiene su manifestacin ms acabada en la de orden causal: el efecto no puede preceder a la causa. De esta manera, el orden es entendido como seriacin o sucesin coherente regida por una ley, que puede ser la de causalidad, por ejemplo, aunque muchas otras series no causales tambin estn ordenadas (series geomtricas, orden numrico, etc.). El orden, como disposicin o arreglo, es segn Aristteles, una de las formas o clases de la medida, sta debe entenderse sin embargo, en sentido ontolgico es decir, del ser en general, y no slo como arreglo especial de cosas entre s o de las partes entre s de una cosa. Por eso Aristteles vincula el orden, en tanto disposicin, con el hbito y supone que la diferencia fundamental entre ambos reside en la menor permanencia del primero. Esto no lleva a una conclusin ms adecuada, es decir que podemos afirmar que el orden es una determinada relacin recproca de las partes. Creemos que se comprende mejor al decir que el trabajo archivstico sobre los documentos es restablecer esa relacin original de las partes. Esta conceptuacin de la relacin de las partes se le atribuye a San Agustn y tambin a Santo Toms, aun cuando estos dos autores no conciban siempre del mismo modo la nocin del orden. Alejndonos un poco de nuestra realidad, analizamos a San Agustn, nada ms que con la finalidad de ver qu sacamos en limpio de este trmino tan especial, Para 62

San Agustn, el orden es uno de los atributos que hace que lo creado por Dios sea bueno. Dios ha creado las cosas segn forma, medida, y orden. El orden es una perfeccin. Desde el punto de vista metafsico, el orden es la subordinacin de lo inferior a lo superior, de lo creado al Creador. Supone una jerarqua ontolgica.48 Consideremos estos prrafos con mayor detenimiento. El orden presupone que tiene el mismo nivel que la forma y medida, lo cual no siempre habla del orden numrico ni cosa parecida, pero s nos habla de la subordinacin de lo inferior a lo superior. Podramos vislumbrar algo de lo que se dice clasificacin, pero sin llegar a ese nivel, pero tenemos otra pauta, slo ontolgicamente, lo cual nos da de lleno que orden es mucho ms genrico y de alcances ms amplios que clasificacin, aun cuando en la prctica, la clasificacin es ms manuable, por lo que podemos interpretar que es correcta la postura de quienes dicen ordenacin y clasificacin. En ese orden de cosas. Para aclarar mejor estas consideraciones, reconocemos que son netamente tericas, pero debemos tener fundamentos adecuados para hablar en la prctica archivstica, a fin de no tener ni transmitir conocimientos confusos. De acuerdo con Maimnides, la naturaleza no tiene inteligencia ordenadora, esta organizacin emana de un principio intelectual y es obra de un ser que ha impreso esas facultades en todo lo que posee una facultad natural. Otra pauta que nos da este prrafo es que la ordenacin es una facultad bajo determinados principios intelectuales.
Jos Ferrater Mora: Diccionario de Filosofa abreviado, texto preparado por Eduardo Garca Belsunce y Ezequiel de Olasso, Buenos Aires, Sudamericana, 1975, pp. 315-317.
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Santo Toms nos habla de cierta relacin recproca de las partes, presupone la jerarqua ontolgica de San Agustn. En Santo Toms la nocin de orden se complica con la de sitio. Incluye algn modo del antes y del despus. El orden sera entonces la disposicin de una pluralidad de cosas u objetos de acuerdo con la anterioridad y la posterioridad, en virtud de un principio. Consideramos aqu que ya estamos hablando de terrenos conocidos, la pluralidad de cosas puede relacionarse con la pluralidad de documentos, de acuerdo con la anterioridad y posterioridad, lo que justifica el sitio, podemos relacionarla perfectamente con los principios de orden original y de procedencia, lo cual ya justifica la frase en virtud de un principio; pero veamos, el orden es la relacin de las partes respecto a un espacio, para los modernos pensadores el espacio es la primera imagen que suscita la palabra orden, est en la concepcin clsica vinculada y aun subordinada a la relacin respecto a la clase a la cual pertenecen las partes y, en ltimo trmino, respecto a la idea. En todo caso, parece haber una referencia notoria entre la concepcin antigua del orden y muchas de las concepciones, modernas. Nuestra obligacin no es decir ordenar es colocar los expedientes en orden numrico, as de simple, al contrario, nuestra mayor concepcin del orden nos ayuda en forma permanente a lograr un fundamento adecuado para nuestro trabajo. Evitemos por una concepcin inadecuada de los conceptos, las susceptibilidad y posibilidad que se presenta de efectuar la pregunta, si es necesario este paso de ordenar, clasificar, si la descripcin lo resuelve todo. Es cierto, puede darse esa posibilidad, ms an con la aparicin de los ordenadores y su aplicacin a grandes volmenes de documen-

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tos, pero, es escoger el camino ms largo, tortuoso e inseguro. El concepto moderno del orden se refiere a una relacin de realidades entre s (este concepto puede ser base del tipo documental): el concepto medieval se refiere a una relacin completamente distinta de la cosa real con su idea. En la poca moderna, el orden sufre un proceso de desontologizacin y de cuantificacin que lo convierte en una disposicin geomtrica y numrica y, desde luego, a partir del predominio del anlisis, reducible siempre a la ltima (numrica). En algunos casos, el orden dentro del pensamiento moderno, es entendido nuevamente en un sentido muy aproximado al griego y al medieval. Para Leibniz, que el mundo est ordenado significa que est primariamente jerarquizado, ontolgicamente, por supuesto. Hay orden porque hay un principio de ordenacin segn el cual, cada cosa est en su lugar. Lo bueno de Leibniz es que el orden no slo subyace en lo ontolgico, sino que es fundamento de todas las dems series de orden, como el fsico, el matemtico, etc. Leibniz trata de unir el pensamiento tradicional con el moderno: el orden es una jerarqua, pero tambin una serie, o en ltima instancia, es una jerarqua porque es una serie, y toda serie es de algn modo, jerrquica. Lo que podra llamarse desontologizacin de la idea de orden en la Edad Moderna, no equivale a decir que en toda esa poca la idea de orden es independiente de la jerarqua ontolgica. Hay excepciones. Muchos pensadores modernos siguen teniendo en cuenta la idea del orden como orden del ser. Con la tendencia de subrayar las cuestiones del conocimiento frente a las cuestiones sobre la realidad, parece como si el orden fuera ms bien un orden del conocer. Se insiste en el orden natural tra65

tando de evitar el sobrenatural. Este aspecto del estudio del orden no nos aleja de nuestra realidad, porque requerimos de ese orden para tener un conocimiento real y concreto de todo lo que poseemos y podemos administrar adecuadamente o bien posteriormente, clasificar. El orden en suma, parece residir en las cosas mismas en cuanto son conocidas, de ah el paso de la idea de orden a la regularidad y uniformidad de la naturaleza. Ahora bien, en lo que nos corresponde a la nocin primaria de orden, exclusivamente formal, diremos que el orden es definido como la disposicin de un conjunto de entidades, ejemplos de ordenacin de conjuntos de entidades son: el orden de los nmeros naturales, el orden de los puntos de una lnea. Aparentemente, ste es el aspecto esencial que muchos archiveros prefieren tomar para organizar los documentos depositados en el archivo. De un modo ms formal el orden es definido como la relacin entre miembros de una clase, segn la cual unos miembros preceden a otros. Los miembros son llamados con frecuencia elementos, se dice entonces que hay orden entre los elementos de un conjunto. Estaramos hablando de los fundamentos de la clasificacin, pero como un suborden dentro del orden, lo cual justificara la tendencia de hablar como ordenacin y clasificacin y no viceversa como se pretende explicar. Pero seguimos con nuestro anlisis para que no nos queden dudas de lo que decimos. Si, en cambio, se entiende el orden desde la perspectiva de los criterios de ordenacin de las cosas conocidas, entonces se trata del ordo cognoscendi de naturaleza gnoseolgica, que es la que predomina desde la modernidad. Corresponde al estudio terico sobre el comportamiento de la informacin en las instituciones, adems, si se tiende a pensar el orden como disposicin de 66

partes, se concibe el orden como una propiedad espacial. En cambio, tambin puede pensarse una ordenacin meramente temporal o cronolgica. En el primer caso, el orden es de tipo geomtrico; en el segundo, de tipo numrico. En ambos casos, lo ordenado se halla sometido igualmente a una razn, pero en el sentido de la razn matemtica (entendida como proporcin). En el mundo antiguo, como hemos dicho, se tiende a comprender la nocin de orden de manera ontolgica como opuesta a caos. Por ello, segn los primeros sistemas filosficos, el caos deviene cosmos que originalmente significa orden, porque est sometido al logos, que expresa regla, medida y razn, y por ello puede entenderse racionalmente. Desde esta perspectiva el orden es condicin de inteligibilidad de lo existente, ya que implica legalidad (sometido a ley) y, por tanto, necesidad y regularidad. Al parecer esta primitiva nocin surgi como una extrapolacin o proyeccin del pensamiento social: una sociedad es justa y racional cuando est ordenada segn leyes. As, originariamente la nocin de orden cosmolgico deriva de la de orden social. Ntese que esta terminologa es de raigambre jurdica, pues tanto ley, como cosmos orden son trminos surgidos de este mbito del pensamiento. Desde este punto de vista, la nocin de orden estar presidida por la de subordinacin, e implicar una jerarquizacin. De esta manera, lo ordenado ser lo jerarquizado segn cierto principio. En el pensamiento cristiano de orientacin platnica se interpret la nocin de orden como subordinacin de lo inferior a lo superior, en el sentido de subordinacin de todo lo creado al creador. San Agustn afirmaba que Dios crea segn forma, medida y orden, de manera 67

que lo creado est ordenado porque se adecua a los planes de la providencia, y est regulado por las ideas ejemplares o arquetpicas que estn en Dios. Desde esta perspectiva, lo opuesto al orden ya no ser propiamente el caos (en el sentido originario de lo abierto), sino el desorden. A travs de este proceso, la nocin de orden, surgida ya en sus inicios como proyeccin del orden social sobre la naturaleza-cosmos, vuelve de nuevo como orden social, pero revestida de su nuevo carcter cosmolgico, e interpretada teolgicamente. Santo Toms, ms vinculado a la tradicin aristotlica, concibe el orden como la disposicin regulada por un principio de una pluralidad de cosas de acuerdo con lo anterior y posterior. No obstante, esta nocin sigue dando especial importancia a la relacin de subordinacin dentro de la clase a la que pertenecen las partes ordenadas, de manera que, en cierta forma, sigue siendo entendida como una relacin de subordinacin a la idea. Por ello, para el pensamiento medieval, incluso una entidad aislada puede ser ordenada si se corresponde con los designios de Dios. En el pensamiento moderno se tendi ms bien a reinterpretar la nocin aristotlica de orden entendido como seriacin regulada causalmente. Esta es la concepcin que sustentan Spinoza y Leibniz, e incluso el mismo Kant, quien incluso considera que el orden causal determina el orden temporal (razn por la cual el tiempo es irreversible). Pero en los pensadores modernos la nocin de orden tiende a entenderse ms bien como una relacin de realidades entre s, ms que una relacin respecto de una idea. Con ello se desontologiza esta nocin, que tiende a entenderse en su aspecto cuantificable, y se tiende a sustituir la antigua nocin de ordo essendi por la de ordo cognoscendi. 68

Especial importancia reviste la concepcin de Bergson, para quien el orden es un cierto acuerdo entre el sujeto y el objeto: es el espritu que se encuentra de nuevo en las cosas. Pero esto puede darse en dos direcciones opuestas que dan lugar a dos tipos de orden: por una parte el orden inerte, matemtico, fsico o automtico y, por otra, el orden vital, el orden querido u orden de los fines, relacionados, respectivamente, con la espacialidad y con la duracin. (Vemos que el orden vital corresponde a nuestros estudios). La inteligencia afirma Bergson, se reconoce en el orden geomtrico o fsicomatemtico, pero ello es debido a que la misma ciencia (de carcter convencional segn Bergson) est organizada sobre la aceptacin previa del orden geomtrico, fruto de la espacializacin de la inteligencia y del olvido de la duracin pura. Pero ninguna complicacin matemtica es capaz de introducir autntica novedad ni creacin en el mundo, y esta tendencia negativa es la que expresan las leyes particulares del mundo fsico, incapaces de aprehender el segundo tipo de orden: el orden vital. Bergson critica tambin la idea negativa de desorden (entendida como ausencia de orden), y seala que tal idea es fruto de una confusin entre los dos tipos de orden mencionados. Estas consideraciones son fundamentales dice Bergson para la elaboracin de la teora del conocimiento, cuyo problema fundamental es el de averiguar cmo es posible la ciencia, es decir, por qu hay orden en las cosas. La investigacin ha de permitir deshacer los falsos problemas derivados de una mala comprensin de las nociones de orden contingente, de desorden y de azar. Adems de la distincin propuesta por Bergson, en la actualidad suele distinguirse entre diversos tipos de rdenes: 69

Orden matemtico, ciencia en la que el orden se define a travs de una relacin didica R, y se consideran diversos tipos de rdenes, de manera que una clase puede estar parcialmente ordenada, ordenada, o poseer un orden denso (ver continuidad). Orden lgico (el del encadenamiento de las proposiciones o juicios segn las reglas de un clculo deductivo, por ejemplo). Orden fsico y cosmolgico, donde, vinculado a los conceptos de la teora de la informacin, el orden aparece como entropa negativa o neguentropa, y se relaciona con la nocin de flecha del tiempo. Este aspecto es desarrollado en el anlisis gnoseolgico del conocimiento histrico.49 Orden biolgico, definido por la teora de la evolucin. Orden tico (segn normas y principios). Orden social (segn leyes, instituciones y coacciones que preservan y permiten la continuidad de un grupo social), etc.50 Concepto de clasificacin La clasificacin es la agrupacin de los elementos de un conjunto en subconjuntos, clases o conceptos clasificatorios que lo dividen de forma disyuntiva y exhaustiva. Clasificar es, por tanto, dividir en grupos de forma tal que: ningn grupo sea vaco,
Vctor Hugo Arvalo Jordn: Apuntes para la introduccin a la metodologa gnoseolgica de la historia, editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos Aires, octubre 2002. 50 Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filosofa en CD-ROM, Barcelona, Herder, 1996.
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ningn elemento pertenezca a ms de un grupo y la suma de los elementos de todos los grupos equivalga a la extensin total del conjunto. Entonces se dice que los conceptos clasificatorios constituyen una particin de un conjunto. Clasificacin se considera a la accin y efecto de clasificar. Escuetamente, clasificar, es (por, segn, atendiendo a) dividir un conjunto de cosas en clases. Asignar una cosa a una determinada clase o grupo. Clase como cada grupo o divisin que resulta de repartir o suponer repartidas las cosas de un conjunto poniendo juntas las que tienen el mismo valor o ciertas caractersticas comunes. En la clasificacin es que entendemos al grupo taxonmico de objetos, intermedio entre el tipo y el orden. La Taxonoma es la ciencia que tiene por objeto la nomenclatura y clasificacin de las cosas, en Archivologa la aplicamos en principio a los documentos activos. El grupo o taxn en la jerarqua se encuentra por debajo de un concepto general ms amplio que el grupo (fondo), y por encima de orden, familia, gnero y especie. Las clases pueden ser divididas en subclases o agrupadas en superclases (seccin, subseccin). Las unidades que se incluyen en una clase comparten ciertas caractersticas que indican un origen comn (trmite), y que no estn presentes en otras unidades. Por ejemplo, los comprobantes de pago pertenecen a la clase de los documentos contables, que agrupa a todos los documentos que presentan caractersticas de manejo contable y que representan cifras y de dinero. Cuando tocamos el trmino clase, en su concepto lgico, se define como una serie, grupo, coleccin, conjunto de entidades (denominados miembros), que poseen por lo menos una caracterstica comn. 71

La nocin de clase ha sido confundida muchas veces con la nocin de todo. Esa confusin debe evitarse, pues de lo contrario se corre el riesgo de equiparar una entidad concreta con una entidad abstracta, aun cuando los elementos (miembros) de que se componen, sean entidades concretas. Clase del latn classis, grupo, es un conjunto de cosas que poseen la misma propiedad, o caracterstica, o conjunto de cosas a que se aplica un trmino con igual sentido. Normalmente se equipara clase con predicado, aunque propiamente ste es la intencin de un trmino y clase la extensin del mismo. Por lo mismo, si clase se define por su extensin, se tiene en cuenta el nmero de miembros o elementos que pertenecen a ella y, si se define intencionalmente, se consideran las caractersticas que han de tener los elementos o miembros para pertenecer a una clase y no a otra. Prcticamente vemos en la definicin dos propiedades importantes para la clasificacin, las caractersticas, que como gua apuntan generalmente a los caracteres internos y externos de los documentos, y la cantidad que hace al volumen documental; estos factores son determinantes que nos obligan a planificar la clasificacin. Propiamente, la clase se define como la extensin de un predicado, o como el conjunto de objetos que hacen verdadera una funcin de proposicin. As, el conjunto de documentos a que se aplica el predicado decreto constituye la clase de documentos legales; o bien el conjunto de objetos que puede llenar el lugar vaco de la funcin ______es decreto constituye la clase de decretos. Para que un documento sea objeto de clasificacin, ese objeto debe ser independiente en s mismo, es decir, no se puede clasificar aquello que depende de otra naturaleza que es clasificada en otro aspecto. 72

Reunir tales objetos es abstraer, y la operacin realizada se simboliza mediante el operador de abstraccin, que simboliza la clase de todos los x tales que son decretos. Las clases equivalen a lo que la tradicin ha llamado predicables, en la lgica de Aristteles; la misma silogstica aristotlica puede considerarse una lgica de clases. Intuitivamente, clase es lo mismo que conjunto, si bien esta ltima nocin pertenece ms al campo de las matemticas. Pero esta identificacin entre ambas nociones ha dado origen a paradojas; de ellas, la ms famosa es la paradoja de Russell sobre si la clase de todas las clases es o no miembro de s misma. Para evitar estas paradojas, Zermelo propuso la distincin entre conjunto y clase, Russell su teora de los tipos, y Poincar la nocin de impredicable. De estas teoras se desprende que las clases no pueden ser miembros de otras clases.51 En Archivologa, podemos denominar clasificacin a la identificacin, denominacin y agrupamiento de documentos en un sistema establecido. Las numerosas formas de documentos que existen deben ser nombradas y organizadas de manera ordenada, de modo que los archiveros puedan estar seguros de que conocen el organismo exacto que es objeto de estudio. La definicin de los grupos de documentos se basa en la seleccin de caractersticas importantes, o rasgos compartidos, responsables de que los tipos documentales de cada grupo sean semejantes entre s, y diferentes de los de otros grupos. Los mtodos actuales de la clasificacin tienden a reunir los grupos en categoras, de modo que stas reflejen los procesos discursivos que subyacen bajo las simi51

Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario..., op. cit.

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litudes y diferencias que existen entre los organismos. Dichas categoras forman un tipo de pirmide, o jerarqua, donde los distintos niveles representan los diferentes grados de relacin sustentados en el desarrollo de los trmites y los objetivos de los mismos; esto nos acercara a un proceso metodolgico de investigacin con caractersticas netamente archivsticas. Queda mucho por desarrollar y comprender sobre estos temas. La jerarqua se extiende en sentido ascendente a lo largo de varias unidades documentales, cada una constituida por caractersticas individuales estrechamente relacionadas, hasta unos pocos grupos, cada uno de los cuales rene un gran nmero de conjuntos, entre muchos de los cuales slo existe una relacin distante. Para conseguir que los mtodos de la clasificacin se correspondan lo ms exactamente posible con la naturaleza de los documentos, los archiveros han examinado y comparado los caracteres internos y externos de los documentos (CIED), el ciclo vital de los documentos (CVD), obtenidos y adaptados estos documentos de la Diplomtica, y que nos permiten analizar el comportamiento de la informacin de tantos documentos como es posible. Una clasificacin normalizada nos permitira lograr un tesauro universal sobre la produccin documental; queda abierta la iniciativa. Todas las ramas de la Archivologa contribuyen a dichos estudios, pero las especialidades que estn implicadas directamente en los problemas de la clasificacin son la Taxonoma y la Sistemtica. Aunque las dos disciplinas se superponen, la Taxonoma est ms centrada en la nomenclatura (denominacin) y el establecimiento de los sistemas jerarquizados, y la Sistemtica en las relaciones administrativas encuadradas en patrones administrativos. 74

Niveles jerrquicos Los archiveros clasifican a los documentos en el nivel bsico de tipo documental, otro trmino conceptualmente discutible, que es la nica categora de esta ndole que puede ser considerada real en la institucin. Las categoras superiores son reuniones de grupos de tipos documentales. Una serie est compuesta por tipos documentales que comparten muchas caractersticas importantes. Adems, en los organismos con representacin de otras entidades, las series estn formadas por tipos documentales entremezcladas, que de forma ideal no pueden tener series correctamente identificadas con ninguna otra, o las caractersticas son ms bien de una coleccin propiamente dicha, para estos casos optamos por denominarlos cuerpos descriptivos. Las series que no se cruzan con otras, pero estn claramente relacionadas entre s por compartir caractersticas importantes en su funcin, se agrupan en un subgrupo. Cada serie recibe los nombres del tipo documental dominante, por lo que no requiere mayores complicaciones. Para construir la clasificacin jerrquica, se agrupan dos o ms documentos en series, las series en subgrupos, los subgrupos en grupos, los grupos en fondos. Los grupos de documentos incluidos en estas categoras principales, en cualquier nivel de jerarqua, reciben el nombre de taxones, y cada taxn recibe una definicin que abarca las caractersticas ms importantes compartidas por todos los miembros de un taxn. En todas las clasificaciones cientficas, menos en la archivstica, para permitir una subdivisin mayor, se pueden aadir los prefijos sub- y super- a cualquier categora. Aparentemente, no aplicamos a la clasificacin archivstica considerando la abstraccin de la naturaleza 75

de aquello que clasificamos, vale decir, sub-fondo, significara una categora menor de fondo? Pero analicemos si es adecuado decir que un super-fondo est compuesto de dos fondos, suena raro, pero comprendemos que super-fondo tiene que corresponder a un ministerio o dependencia de gobierno muy grande o a alguna institucin internacional que forma fondos con cada pas en el cual realiza operaciones. Tampoco se ve hasta ahora, en clasificaciones complejas, la utilizacin de categoras intermedias especiales como seccin y sub-seccin, quedamos apretados a las unidades analizadas hasta el momento. Habamos propuesto en 1982, la incorporacin de estos dos trminos, sigue vigente esta idea. En cualquier nivel, un taxn indica una base comn. Todos sus miembros se han desarrollado a partir de un antecesor comn, que fue la motivacin de generar un trmite. Hablamos de taxones simples, pero, en los casos en los que en un taxn determinado confluyen dos o ms miembros que tienen caractersticas en comn pero que derivan en fondos diferentes, se dice que el taxn es compuesto o complejo. Generalmente se intenta dividir y redefinir el taxn de modo que se obtengan taxones simples. La clasificacin de los documentos activos est basada en niveles de la organizacin institucional. Clasificacin decimal Dewey La clasificacin decimal Dewey es un mtodo clasificatorio cuyo fin es la catalogacin de libros y otros materiales propios de la Biblioteconoma. Fue desarrollado por el educador estadounidense Melvil Dewey (1851-1931). Mediante este sistema de clasificacin, las materias de los libros se dividen en diez categoras principales,

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cada una de las cuales es sealada por un nmero mltiplo de 100. La primera clase, 000-099, engloba obras generales como enciclopedias, peridicos y revistas; 100-199 hace referencia a la filosofa y a la psicologa; 200-299, a religin y mitologa; 300-399, a las ciencias sociales; 400-499, a lenguaje; 500-599, a ciencias puras; 600-699, a tecnologa; 700-799, a artes (tambin deportes y ocio); 800-899, a literatura; y 900-999 comprende historia, geografa, biografas y viajes. Cada clase principal est dividida en diez subclases, cada una de las cuales, a su vez, se divide con nmeros individuales, indicando otra subdivisin menor. Otra divisin especfica indica la localizacin geogrfica, el perodo cronolgico o la forma del material, que son sealados por nmeros decimales que siguen al tercer dgito. El esquema de esta clasificacin fue publicado por Dewey en 1876 en un pequeo folleto de 42 pginas; sin embargo, en 1979 apareci la ltima de las 19 revisiones de su Clasificacin decimal e ndice relativo en tres volmenes. Aunque es utilizado en las bibliotecas de todo el mundo, el sistema de clasificacin que utiliza la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos ha sido adoptado tambin por algunas bibliotecas, principalmente norteamericanas, aparentemente resulta ser ms prctico para las colecciones especializadas que cuentan con un gran nmero de volmenes. Es prcticamente intil aplicar a los documentos de archivos, por mucho que se fuerce el empleo de estas normas. 77

Clasificacin documental LC (Library of Congress) La clasificacin documental LC (Library of Congress), es un mtodo clasificatorio con la finalidad de catalogar los libros y otros materiales documentales, en Biblioteconoma, ideado por la direccin de la Biblioteca del Congreso en la ciudad de Washington. En este sistema de clasificacin (comnmente llamado LC por Library of Congress), todo conocimiento est dividido en 21 clases indicadas ms o menos arbitrariamente con maysculas en el cuadro de la siguiente pgina. Dentro de cada una de estas clases, el material est dispuesto desde las consideraciones generales hasta los aspectos especficos, y de la teora a las aplicaciones prcticas; los temas especficos estn indicados por combinaciones de maysculas y el ms concreto por tres nmeros. El esquema de clasificacin se revisa continuamente. De manera diferente al sistema de clasificacin decimal de Dewey, el sistema LC indica aspectos especficos de un tema sin sealizaciones numricas. Por ejemplo: N (bellas artes), NA arquitectura, NB escultura, ND pintura, ND813 pintura espaola ND813Gt Francisco de Goya y Lucientes. NK decoracin. Dada su flexibilidad, el mtodo LC est particularmente indicado para las necesidades de colecciones, de bibliotecas especiales y de las grandes bibliotecas en general.

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A B C D E, F G H J K L M N P Q R S T U V Z

General Works Philosophy; Religion History: Auxiliary Sciences Universal History American History Geography; Antropology Social Sciences Political Science Law Education Music Fine Arts Languaje and Literature Science Medicine Agriculture Technology Military Science Naval Science Bibliography and Library Sciences

Trabajos Generales Filosofa; Religin Historia: Auxiliar de ciencias Historia Universal Historia Americana Geografa, Antropologa Ciencias Sociales Ciencias Polticas Leyes Educacin Msica Bellas Artes Lenguaje y Literatura Ciencias Medicina Agricultura Tecnologa Ciencias Militares Ciencias Navales Bibliografa y Ciencias Librarias

Cuadro 3. Clasificacin documental LC

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TAXONOMA
Composicin con las races del griego taxis, ordenacin, derivado de tasso, ordenar, disponer, y nomos, ley. La taxonoma se ocupa de la clasificacin de los objetos y seres naturales. Si tomramos en cuenta los tipos documentales creados en todos los mbitos institucionales de nuestro planeta, sera casi imposible lograr conocerlos a todos. La taxonoma puede auxiliarnos en el sentido de que nos permite categorizar, ordenar, describir, clasificar a todos los documentos generados en una institucin, teniendo como la unidad de una clasificacin a los documentos. Aristteles clasificaba a las instituciones vivas en tres reinos; Carlos Linneo los clasific en tres categoras rigindose por la creacin divina y dndole prioridad al hombre. Los mltiples avances tecnolgicos nos permiten obtener conceptos cada vez ms complejos, logrando profundizar la taxonoma a travs de diferentes metodologas. Entendemos entonces que la Taxonoma es la ciencia que estudia la clasificacin de los elementos. Las primeras clasificaciones de los archivos eran artificiales, debido a los escasos conocimientos sobre la estructura de las instituciones o la importancia que revestan estos estudios sobre la ordenacin y clasificacin de los documentos. Debemos considerar, sin embargo, que estas clasificaciones artificiales han servido como material de partida para una clasificacin basada en las relaciones existentes entre las divisiones orgnicas de las instituciones.

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Necesidad de una clasificacin La mayora de las personas tienen un conocimiento limitado del mundo documental. Circunscrito a su esfera de intereses personales o que los relacionan principalmente con entidades que influencian sus propias vidas. Ms all de la variedad de documentos comunes, algunos nos interesan particularmente, siendo prcticamente muy limitado nuestro conocimiento sobre los tipos documentales y sus mltiples nombres y categoras. Los archiveros, sin embargo, se enfrentan con la tarea de identificar, estudiar, e intercambiar sistemticamente informacin de la vasta diversidad de instituciones. Para cumplir con esta meta, requerimos disponer de un sistema para nombrar a todas las instituciones para as agruparlas en formas ordenadas y lgicas. El problema de elaborar un sistema es inmensamente complicado y comienza con la unidad bsica de la clasificacin de los documentos. Especie o tipo documental? Especie en latn significa tipo, la diferencia se presenta cuando llegamos a las aplicaciones del trmino; tipo documental es un trmino que se aplica originalmente a documentos vivos, mientras que tipo no necesariamente, puede aplicarse tambin a entidades. Podemos hablar de tipos de entidades o instituciones, o tipos de archivos, as como tipos documentales. Los tipos documentales son unidades naturalmente formadas en el transcurso de las actividades administrativas, semejantes, real o potencialmente entre s y que se distinguen de otros tipos documentales por sus caractersticas. Para propsitos prcticos, un tipo documental es una categora en la que se ubica una informacin especfica 81

que se ajusta a ciertos criterios bastante rgidos concernientes a su estructura y caractersticas internas, reproducidos en actividades semejantes. Designacin de un tipo documental En la actualidad no existen sistemas de nomenclatura ideados para los tipos documentales. El nombre de un documento se genera en la institucin con fines de guardar informacin relativa a la funcin propia del documento. Lo que s podemos observar es que existen nombres ms bien de carcter genrico que especfico, como cartas; esta denominacin disminuye su ambigedad cuando hablamos de cartas recibidas, es decir algunos nombres tienen genricos y algn epteto especfico, sea adjetivo o modificador. El nombre del gnero siempre se escribe primero por ejemplo comprobantes (gnero) de pago (epteto). Puede usarse el genrico cartas slo cuando uno se refiere a los tipos documentales del grupo entero que constituye a ese gnero. Los eptetos especficos por s solos carecen de sentido, considerando que tipos documentales diferentes en gneros diferentes pueden tener el mismo epteto. Por ejemplo, comprobantes de depsito y cheques de depsito tienen distintas finalidades e informacin. El epteto solo no nos entrega informacin. Los nombres tambin pueden ser descriptivos, por la forma o parecido que tengan con otro tipo documental. Estos binomios son una herramienta necesaria para que haya una comunicacin clara e inequvoca entre los archiveros. Cuando se usan diferentes idiomas los problemas de comunicacin seran insalvables sin un sistema

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de nomenclatura universalmente reconocido y aceptado por los archiveros. Clasificacin jerrquica El objetivo fundamental de los archiveros es percibir el orden en la diversidad de la creacin documental por medio de la taxonoma. La taxonoma es un sistema jerrquico que consiste en formar grupos dentro de grupos. En este sistema cada grupo se denomina taxn y el nivel que se le asigna se llama categora. As podemos hablar de categoras: tipo documental, subgrupo, grupo etc. y como cualquier taxonomista, podemos aadir otras categoras: secciones, subsecciones, etc. Filogenia Si clasificamos a las instituciones segn sus caractersticas morfolgicas y organizativas, este sistema de clasificacin se denominara estructural, y nos permitira acercarnos a la actualidad de los diagramas institucionales u organigramas. Inicialmente, si clasificamos a las categoras institucionales como si fueran etiquetas, cada una de stas debera estar asignada y normalizada en un contexto correspondiente, de modo que cuando todos estos contextos estn completos se comprender, recin, la diversidad institucional. Este sistema funciona mientras las categoras son estticas e inmutables; al aceptar que las categoras no evolucionan, esta forma de clasificacin parece inadecuada. La filogenia estudia las relaciones evolutivas con la incorporacin de informacin histrica, es como la crnica de la evolucin de las categoras.

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Independientemente del mtodo en que se estudie la filogenia, sta es nica, las categoras siempre marcan niveles conocidos, los genricos y los especficos. Sistema tradicional de clasificacin El actual sistema de clasificacin se basa en los siguientes pasos: 1) Al organismo a clasificar se le asigna un taxn por medio de sus caractersticas internas marcadas en los organigramas, conformando categoras de acuerdo a los niveles de responsabilidad y funcionalidad. 2) Se prueba si estas similitudes dentro las categoras son homologas. Se tienen en cuenta las responsabilidades compartidas, cuando sea posible. 3) Se comparan varias etapas de sus ciclos de produccin documental y patrones del desarrollo documental. Metodologas alternativas Una vez que queda clara la divisin de las unidades documentales, a causa de las dudas que puedan surgir por los mtodos tradicionales se aplican opcionalmente tanto la metodologa inductiva como la deductiva. El mtodo inductivo nos permite partir de las unidades documentales ms pequeas, considerando sus caractersticas externas e internas, desarrollando hacia las unidades mayores. La diferencia entre homologa y analoga no se tiene en cuenta. El mtodo deductivo estudia las relaciones documentales a partir de lo genrico, es decir del fondo documental, estableciendo las categoras comprendidas por analoga, con los distintos niveles organizativos. La excesiva simplificacin de caractersticas en realidad no es tan sencilla y discreta. 84

Taxonoma diplomtica Gracias a los estudios diplomticos de los documentos se pueden determinar las similitudes y diferencias entre cartas, informes, o memorandos, contenidos de informacin y estructuras de datos importantes. Observamos en primera instancia que para lograr resultados adecuados a las circunstancias, la creacin de una nomenclatura tipolgica documental, con carcter universal, sera un gran aporte ya que se considera un lenguaje universal en donde todos podemos comprender y reconocer a los diferentes tipos documentales. A travs de la taxonoma podemos clasificar a la gran variedad de instituciones. Taxonoma y Sistemtica. Clasificacin de los organismos El ciclo vital de los documentos es el estudio de la evolucin documental, desde su gestacin, trmite, resolucin, hasta su seleccin, es particularmente til para dividir los documentos en grupos porque revela cmo estn emparentados cronolgica y morfolgicamente entre s. La clasificacin de los documentos atendiendo a su origen se denomina taxonoma (taxis = orden, rango). La Taxonoma es la rama de la Archivologa que se ocupa de la clasificacin de los documentos activos, y su tendencia actual es realizar clasificaciones naturales, en cambio la Sistemtica clasifica a los documentos activos en diferentes categoras taxonmicas. Los taxnomos utilizan las relaciones de grado para crear grupos. Aunque los esquemas de clasificacin son por necesidad un tanto arbitrarios, es probable que representen el rbol organizado de las diversas formas administrativas actua85

les. Cada documento pertenece a un grupo determinado. El grupo es considerado como una categora taxonmica mayor. Las otras categoras pueden verse en los subgrupos, series y documentos, siendo la unidad por excelencia la pieza documental. El documento, para nuestro propsito, est conformado como una unidad documental, una sola resolucin. Las dems categoras estn conformadas por estas unidades documentales, cuyas cualidades son bsicamente los principios archivsticos; en consecuencia los caracteres internos y externos permiten su agrupacin en cada categora. De acuerdo con la postura de Schellemberg, los expedientes son unidades de conservacin que encierran un asunto especfico, lo que los hace proclives a pertenecer a alguna de las categoras, agrupndolos por esa cualidad principal que sera el asunto. Entonces se puede decir que la Taxonoma es un mtodo que estudia la clasificacin de documentos activos. Es probable que el primer estudio serio sobre estos aspectos de la clasificacin que contemplamos, consistiera en el intento de catalogarlas. Las primeras clasificaciones apriorsticas eran subjetivas y artificiales, debido a los escasos conocimientos sobre la estructura documental. Estas categoras simples sirvieron, no obstante, como material de partida para una clasificacin basada en las relaciones existentes entre los distintos niveles de los organismos. La Sistemtica Como mencionamos antes, la Sistemtica es el estudio de las relaciones entre los organismos. Estos conceptos vertidos hasta ahora, nos permiten comprender mejor la labor de la clasificacin, considerando que no 86

existen frmulas para resolver este trabajo sino que se sustenta en un conjunto de conocimientos propios del archivero. As, comprende algunos elementos genricos que obligan a conformar o considerar ms como grupos de series. En consecuencia, con la clasificacin se procur cumplir dos funciones distintas: proveer mtodos tiles para describir los documentos y reflejar el curso, a veces errtico, de los cambios evolutivos del trmite. En la actualidad se discute si ambas funciones son compatibles o no. El sistema de clasificacin permite hacer generalizaciones, ya que hay informacin almacenada en la clasificacin de todo tipo documental. Se puede observar que al progresar hacia abajo desde el fondo hacia la serie, aumentan los detalles, yendo de lo general a lo particular. En suma, la clasificacin jerrquica es muy til para almacenar informacin y recuperarla. Como mencionamos antes, a la serie se la puede considerar una realidad organizativa, pero las otras categoras slo existen mediante la abstraccin. El uso de los nombres tipolgicos Las distintas administraciones institucionales determinan la presencia de gran diversidad de series documentales, y tradiciones administrativas de distinta ndole, lo que da lugar a que los nombres que reciben los tipos documentales dependan del lenguaje que en dichas regiones se usa. La multiplicidad de nombres representa y ha de representar durante mucho tiempo un verdadero problema para los archiveros, pero en la medida que la profesin se extiende, se comprende mejor que despus de la clasificacin, se debe pensar en una nomenclatura uniforme. La ordenacin primero desde el punto de vista 87

que tomamos, y la clasificacin despus, induce a los estudiosos a pensar en una forma ms prctica de denominarlos. Por otro lado, se debe pensar que la clasificacin de los archivos es muy particular tanto en su estudio como en su aplicacin, de ah el inters de incorporar adecuadamente la taxonoma y la sistemtica. Es evidente que uno de los fines de la nomenclatura es dar un nombre que sea reconocido por todos los archiveros y que resulte nico, universal y distinto a cada taxn. Los decretos considerados como tipologa, son emanados en todas partes del mundo, su nivel de resolucin depende de la forma de gobierno del lugar. Pero al pensar en los nombres de las series, que son innumerables, se comprende que la aplicacin de una nomenclatura presente dificultades. Los problemas principales que se intenta resolver en las regulaciones de nomenclatura provienen de los siguientes hechos: De que autores diferentes hayan dado el mismo nombre a series que son distintas en lugares distintos. A esto se le llama homonimia. De que un mismo tipo documental haya sido descrito por autores diferentes, recibiendo distintos nombres, a esto se le llama sinonimia. De que en las descripciones de muchos autores, sobre todo de los ms antiguos, resulte difcil reconocer tipos documentales que ellos citaban. Esto se da sobre todo en Europa, de aqu la necesidad de establecer tipos representativos al estilo Schellemberg. De que diversos autores han podido tener un concepto distinto, desde el punto de vista taxonmico, de una clasificacin determinada, generalmente por la extensin o dimensin de la institucin. Y, finalmente, de que la nomenclatura debe disciplinar algunos aspectos que hacen a la ordenacin y cla88

sificacin, apuntando a convertirla en principios universales, convirtindose en un mero instrumento al servicio de la taxonoma, pero sin interferir con ella. Cualquier modificacin del status cognoscitivo y cualquier incorporacin sobre el mismo, por cualquier autor, entra en competencia con los dems, de tal manera que cumplidos los requisitos tcnicos indispensables es un criterio de utilidad. Ahora bien, la nomenclatura ha de ser unvoca, por lo cual entre todos los nombres posibles para una tipologa documental, slo debe prevalecer uno, que es vlido (criterio de validez). En general el nombre ms antiguo es el que prevalece (criterio de prioridad). Sistema de clasificacin Desde sus orgenes, el hombre se plantea la necesidad de ordenar todo lo que le rodea con la finalidad de ubicar a cada objeto en donde le corresponde. Esta necesidad condujo al establecimiento de las clasificaciones de las cosas. Los distintos sistemas de clasificacin han sido diseados con el afn de ordenar en forma adecuada. Como ejemplo de clasificaciones podemos citar: el orden alfabtico de las palabras de un diccionario enciclopdico o la clasificacin de un conjunto de monedas de acuerdo a su tamao, su fecha de acuacin o el tipo de metal. Es importante sealar que por lo comn los sistemas de clasificacin obedecen a tres aspectos generales: 1) Se toma en consideracin su utilidad. 2) Se consideran las semejanzas existentes entre los objetos, lo que permite ordenarlos y relacionarlos en grupos de individuos de las mismas caractersticas, 3) Debido a que la valoracin es de carcter individual, ningn sistema puede ser considerado perfecto, 89

porque interviene en gran medida la subjetividad del taxnomo (cientfico que estudia las clasificaciones cientficas) A estos aspectos se les conoce como criterios extrnsecos, a diferencia de los que toman en consideracin cuestiones de estructura y utilidad, llamados criterios intrnsecos. El hombre ha sido un clasificador desde tiempos remotos. Sin duda alguna, incluso los habitantes de las cavernas dieron nombres a las plantas y animales y los agruparon como tiles y peligrosos, como Aristteles, ya que l intent agrupar toda la naturaleza en una forma lgica. Originalmente la clasificacin es natural, aplicada a la naturaleza misma, as la Zoologa fue el campo de todos los mdicos y la Botnica estuvo relacionada con el estudio de las plantas y hierbas importantes para la prctica mdica. A partir de esos primeros trabajos, se elaboraron esquemas naturales de clasificacin basados en similitudes entre los organismos. Con el desarrollo de la sistematizacin, en la clasificacin para los objetos no naturales, o sea aquellos fabricados o modificados por el hombre, se considera el contexto cultural. Observamos entonces que para la ordenacin y la clasificacin, es indispensable tener algunos conocimientos bsicos, a saber: 1) de la administracin y su organizacin, 2) de los sistemas en su contexto terico, 3) del ciclo vital de los documentos, 4) de los caracteres internos y externos de los documentos, para lograr una adecuada aplicacin de los principios archivsticos, bsicamente los de orden original y el principio de procedencia. Veamos cada uno de estos puntos.

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FORMACIN DE LOS ARCHIVOS

EL CICLO vital de los documentos es un parangn con la naturaleza; puesto que se ocupa de la gestacin, nacimiento, vida, muerte, fenmenos que se observan tambin en los documentos. Al hacer la comparacin, generamos conceptos como gestacin del documento, en el momento de que se disea; nacimiento, cuando es creado; vida, tiempo de utilidad que presta y muerte, cuando cierto tipo de documentos son expurgados al comprobarse su inutilidad. Algunos sostienen que el archivero debe ocuparse de la vida y muerte del documento y all termina su funcin, otros autores sostienen que el archivero debe preocuparse desde el nacimiento en la que tiene injerencia directa, y aun los hay que sostienen que el archivero debe preocuparse desde la gestacin del documento. En el momento de crear un nuevo tipo documental, es necesario consultar al archivero, para no repetir informacin. Su injerencia tiene que ser desde la gestacin.

Decimos muerte del documento por destruccin premeditada; cuando esto no sucede tenemos el traslado a un archivo intermedio o histrico, transferencia a un archivo eventual, o su conservacin permanente, si el documento es aprobado para su conservacin. Todo archivo es autntico, hasta que se demuestre lo contrario, no se forman archivos fuera de un organismo, no se inventan archivos, no se crean slo porque s. Esta autenticidad est representada por una serie de fases que van determinando sus caractersticas propias, estudiadas desde el punto de vista del ciclo vital de los documentos, que consiste en el tiempo de vida y permanencia de los documentos, desde su concepcin hasta su destino final.
Ser viviente Muerte Ciclo vital Gestacin Nacimiento Vida X Documento Destruccin Traslado Transferencia Conservacin permanente Cuadro 4: Ciclo vital de los documentos.

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS


Algunos autores consideran ms bien como las tres edades de los documentos. El problema es que estas tres edades son ms bien decisivas y no se puede incorporar ninguna otra, consideramos, entonces, que la expresin ciclo vital de los documentos es ms acertada, porque nos permite analizar a los documentos en sus distintas acepciones a lo largo de su vida.

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Normalmente, como personas civiles estamos acostumbrados a tratar con archivos cercanos a nuestros intereses, cuando realizamos algn trmite necesario, nos acercamos a un archivo si queremos extraer informacin, pero difcilmente percibimos que los documentos son permanente removidos de sus sitios, cumpliendo determinados requisitos, trmites y traslados hasta su estacionamiento definitivo. Menos an, vemos cmo los archiveros continan realizando una labor con los que fueron nuestros papeles, aun ms all de lo que nuestros intereses sobreviven, no sabemos que los archiveros determinan la categorizacin de los archivos en los cuales reposarn los documentos cumpliendo cada una de sus edades o ciclos. Los archivos de la Antigedad y la Edad Media distinguen, perfectamente los documentos caducados de los documentos que sirven al propsito de la entidad productora, pero no los clasifican ni los separan en depsitos distintos. Con el desarrollo de las teoras econmicas y la formacin de los estados modernos, se considera a los archivos depositados como un problema muy engorroso ante el incremento documental, es cuando el inters se centra en la informacin que contiene para el estudio del pasado inmediato (utilidad histrica) y se toma conciencia de que para algunas personas era su certificado de propiedad (utilidad legal). Es evidente que en el lapso de una generacin, las cosas han evolucionado notablemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la mayor parte de los pases europeos, fieles a la concepcin que lentamente se haba elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de acuerdo en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, historiadores y en considerar sus depsitos como centros de conservacin de fondos de ar93

chivo de valor permanente al servicio de la investigacin histrica.52 Consideremos que para las regiones de habla hispana, el concepto de archivo como depsito de documentos tramitado, relacionado a su origen, organizado por series, estableciendo perpetuidad de los documentos, servicio de consulta, instalacin en lugares seguros y adecuados, surge como consecuencia de las ordenanzas de 1588, en el Archivo de la Corona de Castilla, situado en el castillo de Simancas por Carlos I. En el siglo XVIII se crea el Archivo General de Indias, con la particularidad de reunir documentos concernientes a las colonias espaolas de Amrica y Filipinas, teniendo como objetivo el servicio de consulta para redactar la historia de Amrica, segn el deseo de Carlos III. Esto nos permite entender la existencia de dos clases de archivos, los administrativos, mejor comprendidos por Norteamrica, y un buen nmero de pases americanos, que procuran tener una administracin eficiente, y los histricos, mejor comprendido por europeos, gracias a su desarrollo histrico desde el cristianismo. En la medida que crece la poblacin, el incremento de la produccin documental se hace incontrolable, los archivos no se abastecen del tiempo necesario para recibir, ordenar, describir y servir los documentos que la entidad productora demanda del tratamiento adecuado del enorme caudal de informacin que produce, por lo que no puede atender el otro aspecto, el histrico, adems pierde importancia y perspectiva dado que los empleaRobert Henri Bautier: La administracin moderna de los archivos y la gestin de los documentos: el prontuario RAMP. La funcin de los archivos, la misin de los archivos y las tareas de los archivistas, recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo de CIA, Programa General de Informacin y UNISIST, UNESCO, Pars, 1985.
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dos de las administraciones no son historiadores ni comprenden ese enfoque, como para estar preparando los documentos para aquellos que requieren informacin para reconstruir el pasado. En estas condiciones cabra preguntarse si no se hallaba prximo a un divorcio entre dos concepciones del oficio del archivista; entre la del archivista historiador, ajeno a la administracin, y la del archivista administrador sin verdadera perspectiva histrica.53 La creacin de archivos intermedios parece ser una solucin, constituyen un depsito documental entre administrativos e histricos, los documentos all depositados an pertenecen a sus dueos originales, mientras que una vez transferidos al histrico, se transforman en patrimonio de la sociedad que los cre. Se origina as todo un contexto sobre el patrimonio documental de la sociedad moderna. En estos aspectos contemplados, el documento de nuestro trmite pas por varias etapas que constituyen su ciclo de vida, tanto la informacin que contiene, como su soporte, al unsono. Tal como lo determinan los principios de unificacin se conforma el ciclo vital de los documentos, no puede haber desde este punto de vista, un ciclo vital de la informacin, as de simple, ni un ciclo vital de los documentos, por separado, puesto que uno sin el otro, informacin y soporte, dejan de ser automticamente; para comprender esta situacin nos remitimos a los principios enunciados en la Teora de los archivos.54

Robert Henri Bautier: La administracin moderna..., op. cit. Vctor Hugo Arvalo Jordn: Teora, fundamentos..., op. cit., pp50-53.
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Traslado y transferencia Los traslados y las transferencias son acciones semejantes desde el punto de vista archivstico, encaminadas a mover los documentos de un mbito o rea a otro, la diferencia radica en la razn legal de cada uno. Se trasladan los documentos de un archivo eventual, que puede ser la oficina productora, al archivo central de la misma institucin o a un archivo intermedio, estos documentos normalmente son trasladados atendiendo a estas dos razones: Terminaron los objetivos de su trmite. Se cumpli su plazo precaucional. La entidad productora es duea de los documentos, ejerce sus derechos sobre tales y no requiere ninguna condicin para acceder y consultar a sus documentos propios. La entidad, en concordancia con las leyes del lugar, puede establecer restricciones para la consulta de sus documentos. Se transfieren los documentos de un archivo eventual, que puede ser la oficina productora, o de un archivo central de la misma institucin o de un archivo intermedio, a un archivo histrico, donde permanecern definitiva e indefinidamente. Estos documentos normalmente son transferidos atendiendo a: Terminaron los objetivos de su creacin en la institucin que los gener. Su consulta es prcticamente nula. Se cumpli su plazo precaucional en el archivo central de la institucin. Resulta incmodo conservarlo al no ser utilizado. Al efectuarse la transferencia, la entidad productora no es ms la duea de los documentos, es el archivo general o en algunos casos el archivo histrico, quienes ejer96

cen derechos sobre los documentos ingresados a su dominio, por lo tanto se dictamina cules han de ser los requisitos para acceder y consultar a los documentos transferidos, que se convierten en patrimonio cultural. En ambos casos, las responsabilidades del traslado o de la transferencia son decisiones y acciones tomadas por cuenta del productor de los documentos. Las responsabilidades se extienden en muchos casos hasta el archivo intermedio, y en su ausencia, hasta el archivo de conservacin permanente. Los traslados y las transferencias, previo el consenso del envo, el trabajo de organizarlo, se realiza en la entidad u oficina productora de los documentos, el archivo de recepcin incorpora los documentos a los fondos u otras unidades documentales del archivo, es decir, al conjunto organizado de los documentos. Estos aspectos nos dan entonces determinadas pautas sobre la formacin de los archivos y el ciclo vital de los documentos. As tenemos que algunos autores estudian estos aspectos clasificando bsicamente tres etapas que podemos definir como bsicas, y a lo largo de su anlisis van generando nuevos conceptos sobre su desarrollo. En el Manual de Archivologa Hispanoamericana, Aurelio Tanodi sostiene y hace distincin de tres fases: Pre-archivstica, archivstica, y fase histrica la ltima etapa; comparte de esta opinin Elio Lodolini. Ciclo vital del documento, segn los conceptos de Aurelio Tanodi, Elio Lodolini e Ives Protin 1) Fase pre-archivstica. 2) Fase administrativa. 3) Fase histrica.

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Resumimos para entender el contenido de estas fases: Fase primera: llamada tambin pre-archivstica. Esta fase comprendera lo que definimos como: recepcin, adquisicin, reunin de documentos, y trmite. Para Tanodi sera la archivala en potencia dentro de la entidad productora.55 Los documentos son elaborados en la entidad o recibidos para el cumplimiento de un determinado trmite o comunicacin. La recepcin se realiza en las mesas de entradas o alguna oficina destinada a este fin que, en la mayora de los casos, se ocupa de registrar los pasos adecuados del trmite que se realiza. El autor del Manual introduce un trmino, archivala que estudiamos con detenimiento. Por Archivala entendemos todo el material escrito, grfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprgrafo56 , sonoro, audiovisual (pelculas) proveniente de una entidad, producido o recibido, en funcin de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumpli su funcin inmediata que origin su creacin, y se conserva con fines administrativos, jurdicos y cientficos y culturales.57
Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit., p. 8. El trmino reprgrafo lo usamos por analoga con la palabra francesa rprographe, sinnimo de reproducteur, o inglesa reprographe, sinnimo de reproducer. Vide: Formation du personnel pour la reproduction et la selection de documents, y training of personnel for document reproduction and selection, Publicaciones de la UNESCO, agosto 1955, 81 F y E, p. 1. Abarca la reproduccin de documentos escritos y grficos: fotografas, cliss, microfilme, microfichas. Vide: Aurelio Tanodi, op. cit. 57 Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit., p. 15.
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Es comprensible la intencin de definir a los documentos del archivo en forma identificable, estamos plenamente de acuerdo con ese aspecto, es necesario tener en cuenta que los libros y las libreras son trminos especficos de la Bibliotecologa, y es conveniente que la Archivologa comprenda un lenguaje propio. El problema es el trmino mismo. Por la definicin que se le da a archivala, es fcil de entender que algunos tratadistas la confundan con los archivos. Primero debemos tener en claro que los archivos hacen a la Archivologa como la documentos hacen a la Diplomtica, lo que se busca con el trmino archivala es lo que hace al archivo. La palabra Archivala no ha recibido, todava, su carta de ciudadana en la lengua castellana58 es conveniente entonces que los lingistas, lejos de la influencia de los entusiastas de siempre, analicen la palabra en su aceptacin adecuada, posiblemente sea archivera un trmino acertado. Archivale y archivalien, son singular y plural en alemn, en ingls es archivalia al igual que en italiano. Fase segunda: denominada por Tanodi archivala verdadera, se produce cuando los documentos cumplieron su objetivo inmediato, o los fines para los cuales han sido creados. En esta fase los documentos cumplieron su trmite; pero, se conservan por un tiempo prudencial en los archivos de las entidades productoras, para fines de consulta, formacin de precedentes, antecedentes o posteriores reclamos que surjan, se utilizan tambin como antecedentes o precedentes, cumplen necesidades administrativas. La consulta es espordica. Fase tercera: los documentos se transforman en fuentes de consulta para los fines prcticos, cientficos y cul58

Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit., p. 15.

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turales, generalmente se guardan en los archivos histricos o los correctamente denominados archivos generales. Sobre estas tres fases estamos de acuerdo, pero es necesario considerar que los comportamientos del archivero abarcan todas las fases del documento, no solamente a la fase administrativa o histrica, sino que es de injerencia archivstica la determinacin de los caracteres y formulacin de informacin de los documentos. La prctica profesional entonces abarca todo el ciclo vital de los documentos y no slo una vez cumplidos sus objetivos para los cuales han sido creados.59 Posteriormente encontramos el ciclo vital de los documentos sealando las fases pre-archivsticas, administrativas e histricas, en los trabajos efectuados por Manuel Vzquez. Este autor habla tambin de las tres fases, pero hace una acotacin: a la fase pre-archivstica la divide en dos momentos de gestacin, y de trmite. En la fase administrativa habla de un momento de vigencia y de un momento de plazo precaucional. Y a la fase histrica la deja en esa situacin, porque luego de la finalizacin de la vigencia comienza la etapa para el investigador. Ciclo vital del documento, concepto de Manuel Vzquez 1) Fase pre-archivstica 2) Fase administrativa Momento Momento Momento Momento cional de de de de gestacin trmite vigencia plazo precau-

3) Fase histrica
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Aurelio Tanodi: Manual de Archivologa..., op. cit., p. 15.

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Posteriormente, Manuel Vzquez, modifica los momentos: Ciclo vital del documento, concepto de Manuel Vzquez 1) Fase o edad administrativa Momento de planificacin del tipo documental Momento de tramitacin 2) Fase o edad administrativa Momento de vigencia Momento de plazo precaucional 3) Fase o edad permanente o histrica60 Como podemos apreciar en el cuadro, Manuel Vzquez modifica los momentos de planificacin del tipo documental, y tramitacin, en la fase pre-archivstica y de vigencia y plazo precaucional en la fase administrativa. Gunnar Mendoza habla de tres etapas pero modifica una primera como activa: la vida del documento. Una inactiva la etapa de seleccin documental y una tercera : etapa de conservacin permanente. Ciclo vital del documento, segn los conceptos de Gunnar Mendoza 1) Fase activa 2) Fase inactiva 3) Conservacin permanente
60 Manuel Vzquez Murillo: Cmo seleccionar documentos de archivo, Crdoba, Argentina, Sidera, 2002, p. 45.

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Es necesario observar que en algunos textos se hace referencia a archivos activos, pasivos, inactivos, vivos o muertos, porque se refieren al momento de vida del documento que est trabajando. La fase activa es cuando el documento se produce y, por el valor de su contenido sustantivo, posibilita y facilita el cumplimiento de las funciones, actividades y trmites de los individuos y de las entidades. Consideramos que esta denominacin es ms natural desde el punto de vista de los documentos mismos, que se encuentran en plena actividad institucional. La fase inactiva o de transicin, segn el mismo autor, es considerada cuando los documentos han perdido su valor activo, y han cumplido los trmites actuales, consecuentemente deben ser evaluados para identificar los valores vigentes de su informacin. La fase de conservacin permanente se produce cuando el documento es reconocido por los valores de la informacin contenida, por consiguiente se preserva en archivos de carcter permanente o histricos como comnmente se los designa. Esta denominacin es ms correcta que la histrica, respeta mejor los valores informativos de los documentos, que no son slo histricos, y despega un poco esa dependencia de aquellos que consideran a los archivos como estados histricos ms que administrativos, de ah que muchos historiadores no estn de acuerdo con esta denominacin. Schatz realiza una intercalacin, una edad intermedia del documento, la misma que tiene una sub-clasificacin de acuerdo a la consulta que se efecta, una primaria frecuente, primaria eventual, y por ltimo secundaria.

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Ciclo vital del documento, concepto de Schatz Fase administrativa Edad intermedia Fase histrica

Primaria frecuente Primaria eventual Secundaria

Schatz concepta el CVD como una fase netamente administrativa, del cual se desprende una edad intermedia, con la subdivisin de primaria frecuente, primaria eventual y secundaria, para luego conformarse la fase histrica, este modelo, visto desde el punto administrativo, es uno de los ms acertados, considerando que el grueso de los profesionales archiveros trabajan en la administracin y apenas una minora en los archivos histricos. As mismo, los archivos intermedios constituyen una solucin en muchos lugares, para evitar la acumulacin excesiva en los repositorios administrativos. Hacemos un repaso de lo aqu expuesto, sin pretender ser exhaustivos con los distintos anlisis presentados por otros autores no menos prestigiosos. Consideramos entonces este resumen del CVD: Fase activa Llamada tambin pre-archivstica, archivala o archivera en potencia, que conserva los momentos de gestacin y de trmite, propuestos acertadamente por Manuel Vzquez y que comprende un amplio espectro de la formacin de los archivos; pero, aadimos el momento de gestin, para considerar adecuadamente la gestin de recursos, como una estrategia de la entidad que considera y evala la importancia de la relacin individual frente a las relaciones colectivas entre directivos y tra103

bajadores. La gestin de recursos se refiere a la actividad que seala la importancia del compromiso activo de todos los participantes de la entidad, inclusive y prioritariamente los usuarios. La gestin implica tomar una serie de medidas entre las que cabe destacar: El compromiso general con los objetivos institucionales. El anlisis retributivo en funcin de la productividad de cada sector de produccin documental. El trato adecuado a las tres reas que conforman al archivo, al personal, al pblico y a los documentos. Una formacin profesional continuada. Y la vinculacin de la actividad archivstica a todos los sectores relativos a la organizacin de la actividad como la produccin documental. La clave de la gestin de recursos permite considerar a las comunicaciones como transporte de conocimiento, por consiguiente, para superar un estado deficiente es necesario que la comunicacin fluya del nivel superior al nivel inferior y viceversa. No bastan breves reuniones ni transmisin de rdenes. Hay que documentarlas, los documentos as producidos no slo obedecen a trmites muchas veces intiles, y en los archivos bien organizados se sabe cun intiles son, la participacin activa de todos los sectores requiere la creacin de grupos de capacitacin y reflexin para solucionar problemas. Esto apunta a un mejor control de calidad de los bienes y servicios de los archivos, y porque no, de la misma institucin. Esa participacin permite que la empresa aproveche al mximo la preparacin de los sectores interesados incluyendo a los usuarios, as como sus iniciativas. 104

Las organizaciones que administran en buena forma la gestin de recursos prestan especial cuidado a la seleccin de personal y a la formacin profesional (hablamos de formacin profesional idnea). Cada vez ms la demanda de conocimientos es mayor, as son mejor vistos los empleados que pueden ocupar diferentes puestos y adaptarse a cambios permanentes. Estos aspectos generan documentos aparentemente confusos, que al momento de la clasificacin deben ser debidamente comprendidos.61 Fase administrativa Con la cual coinciden un nmero indeterminado de autores, sobre todo aquellos que comprenden que la labor de los archiveros en las reas de administracin son numerosas, las competencias son profesionalmente responsables, y muchos aspectos que hacen al desarrollo de las instituciones y a la vida cotidiana se manifiestan en este perodo. Respetamos el momento de vigencia, relativo a vigente, que est en vigor y el momento del plazo precaucional, que se otorga a los documentos para decantar sus valores informativos. Fase intermedia Comprendemos la formacin de los archivos intermedios y la enorme importancia que stos tienen porque son los encargados de analizar los verdaderos valores de los documentos para otras ramas cientficas tambin. Aadimos el momento simbitico, durante el cual se produce la simbiosis (del griego, symbioun, vivir juntos),
61 Gestin de recursos humanos, Enciclopedia Microsoft Encarta 2000. 1993-1999 Microsoft Corporation.

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en los documentos al obtener una interdependencia de dos organismos administrativos diferentes, los de la entidad productora y los del archivo de conservacin permanente. Se suele denominar mutualismo al tipo de simbiosis en la cual los organismos administrativos cooperantes, o simbiontes, obtienen un beneficio mutuo. Aadimos tambin el momento de anlisis que prcticamente es el anlisis de contenido, como tcnica de investigacin emprica elaborada en el mbito de la comunicacin. Despus de la dcada del 20 y la apoteosis de las tcnicas de propaganda durante las dos guerras mundiales, la investigacin social siente la necesidad de contar con mtodos empricos de anlisis de los contenidos informativos que garanticen la absoluta objetividad de los resultados. La finalidad del anlisis del contenido es, segn la definicin del socilogo estadounidense Bernard Berelson, la de proporcionar una descripcin objetiva, cuantitativa y sistemtica del contenido manifiesto de la comunicacin. Algo muy necesario en la descripcin de los documentos. El procedimiento consiste en la descomposicin de la unidad comunicativa, en nuestro caso el documento, en elementos cada vez ms simples, individualizados por medio de criterios sistemticos y empricamente verificables. Hasta aqu no nos sorprende puesto que la Diplomtica se ocupa de ello. Esos elementos se clasifican segn categoras representativas del tema elegido, las cuales se convierten a su vez en variables que se someten a un clculo estadstico. Se obtiene as un cuadro de los elementos lxicos que predominan en el texto dado, cuyas frecuencias y relaciones recprocas, valoradas es-

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tadsticamente, permiten evidenciar el contenido explcito de cualquier forma de comunicacin. Las crticas que recibe esta tcnica de investigacin se pueden centrarse, sobre todo, en su modo de individualizar las categoras descriptivas e interpretativas, que para el analista del contenido se pueden establecer a priori, mientras que para el semilogo, por ejemplo, derivan de las relaciones internas que se producen entre los elementos constitutivos del texto mismo. Por otro lado, el inters por el contenido manifiesto de la comunicacin excluye variables importantes, como los aspectos no verbales, el contexto en el que se produce el intercambio comunicativo, el trabajo de descodificacin del receptor; sobre todo para nuestro anlisis, el contexto institucional donde se desarrolla el documento, etc. En los ltimos aos, las tcnicas de investigacin han alcanzado un gran desarrollo y se han perfeccionado gracias a los avances del software, programas que permiten utilizar categoras descriptivas mucho ms complejas, capaces de considerar y valorar los aspectos lingsticos y las relaciones del texto analizado.62 Este momento nos lleva entonces a realizar un trabajo ms complejo, amplio, en los archivos. Muchos autores elaboraron las normas de descripcin tratando de cumplir con estos anlisis. Fase de conservacin permanente Va a ser muy difcil que los archivos se liberen del trmino histrico y, con justa razn, el gran porcentaje de informacin que contienen los archivos de esta cate62 Anlisis de contenido, Enciclopedia Microsoft Encarta 2000. 1993-1999 Microsoft Corporation.

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gora, sirven a la Historia, debido a la gran influencia de ejercieron en el pasado, en la formacin de los archivos, pero los archivos modernos sirven a otras formas de conocimiento, como la Literatura, el Derecho, la Sociologa por decir slo algunos aspectos, por lo que sera mejor hablar de archivos de conservacin permanente, ms adecuado a una funcin de carcter netamente archivstico. Algunos archiveros as lo comprendieron. Aadimos el momento de investigacin, no obstante la opinin de Ernest Nagel cuando se refiere a las ciencias sociales: Sin duda, las leyes o generalizaciones concernientes a fenmenos sociales que ha brindado la investigacin social de la actualidad tienen un mbito de aplicacin mucho ms restringido, estn formuladas de manera mucho menos precisa y slo son aceptables como fcticamente correctas si se las considera limitadas por un nmero mucho mayor de reservas y excepciones tcitas que la mayora de las leyes comnmente citadas de las ciencias fsicas.63 Dados los largos perodos y pruebas a los que fueron sometidos los documentos con el uso cotidiano se incorpora tambin el momento de la conservacin y restauracin. Fase tecnolgica El impresionante desarrollo de la tecnologa y sus mltiples aplicaciones a los archivos, nos obligan a hablar de la Documtica, aplicada a los momentos informtico y multimedia. El concepto denominado tecnologa apropiada, conveniente o intermedia se acepta como alternativa a los problemas tecnolgicos de las naciones
Ernest Nagel: La estructura de la ciencia, Buenos Aires, Paids, Buenos Aires, 1981, pp. 405-406. Textos de Diccionario Herder de filosofa.
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industrializadas y, lo que es ms importante, como solucin al problema del desequilibrio social provocado por la transferencia de tecnologas avanzadas a pases en vas de desarrollo. Se dice que el carcter arrollador de la tecnologa moderna amenaza a ciertos valores, como la calidad de vida, la libertad de eleccin, el sentido humano de la medida y la igualdad de oportunidades ante la justicia y la creatividad individual. Los defensores de este punto de vista proponen un sistema de valores en el que las personas reconozcan que los recursos de la Tierra son limitados y que la vida humana debe reestructurarse alrededor del compromiso de controlar el crecimiento de la industria, el tamao de las ciudades y el uso de la energa. Esto ha de incidir, y ya lo hace, sobre la produccin de informacin en variados soportes, en su mayora de carcter tecnolgico. La restauracin y la renovacin de los recursos naturales son los principales objetivos tecnolgicos. Esta postura influye en la clasificacin de los soportes documentales de los archivos; dados los recursos muy grandes y acelerados que se emplean en la fabricacin del papel, las tecnologas buscan reemplazar los soportes con otros que tengan mayores cualidades de tiempo de acceso y espacio, aparentemente podran atentar contra la clasificacin, por lo que se convierte en un tema de anlisis que dejamos abierto a los especialistas. Adems, se ha argumentado que, como la sociedad moderna ya no vive en la poca industrial del siglo XIX y principios del XX, la sociedad postindustrial es ya una realidad. Las redes complejas, posibles gracias a la electrnica avanzada, harn obsoletas las instituciones de los gobiernos nacionalistas, las corporaciones multinacionales y las ciudades superpobladas; estos campos son dignos de anlisis en la temtica de la clasificacin. 109

La tecnologa ha sido siempre un medio importante para crear entornos fsicos y humanos nuevos. Slo durante el siglo XX se hizo necesario preguntar si la tecnologa destruira total o parcialmente la civilizacin creada por el ser humano. A lo largo del siglo XX la tecnologa se extendi desde Europa y Estados Unidos a otras naciones importantes como Japn y la antigua Unin Sovitica, pero en ningn caso lo hizo a todos los pases del mundo. Muchos de los pases de los denominados en vas de desarrollo no han experimentado nunca el sistema de redes de informacin, y les llevar an bastante tiempo comprender esta situacin. Paradjicamente millones de personas disponen de la tecnologa ms bsica que se trata de extender a instituciones incrementando los costos de consumo de una forma alarmante y aumentando su propia dependencia y pobreza. El entusiasmo de los archivos nos lleva tambin de la mano a situaciones como sta. La introduccin de la tecnologa occidental ha derivado a menudo en una dependencia demasiado grande de los productos occidentales. Para la poblacin de los pases en vas de desarrollo, que depende de la agricultura de subsistencia, tiene poca relevancia este tipo de tecnologas. En los ltimos aos, grupos de ayuda occidentales han intentado desarrollar tecnologas apropiadas, usando las tcnicas y materiales de los pueblos indgenas.64 Por ltimo, incorporamos el momento de difusin. Se da la situacin de poder publicar sobre todos los auxiliares descriptivos, principalmente alentando la investigacin y salvaguardando derechos sobre documentos y archiveros que se toman el trabajo de realizar una serie de descripciones documentales.
64 Tecnologa, Enciclopedia Microsoft Encarta 2000. 19931999 Microsoft Corporation.

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Ciclo vital del documento Resumen 1) Fase pre-archivstica Momento de gestacin Momento de trmite 2) Fase administrativa Momento de vigencia. Momento de plazo precaucional 3) Fase intermedia Momento simbitico Momento de anlisis 4) Fase de conservacin Momento de investigacin permanente Momento de la conservacin y restauracin 5) Fase tecnolgica Momento informtico Momento multimedia Momento de difusin

SISTEMAS DE INFORMACIN EN EL CICLO


VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Al enfocar el tema del ciclo vital de los documentos, hemos llegado a una conclusin sobre las etapas y los momentos durante la vida-proceso de los documentos, lo cual nos facilita mucho el concepto de informacin requerida en cada una de estas etapas. Analizando toda esta situacin podemos tomar en cuenta anteriores experiencias y desarrollar un modelo del CVD. Realizamos entonces una categorizacin de la siguiente forma: Primera fase. Denominada pre-archivstica, (Tanodi, Lodolini, Protin), activa (Mendoza), en esta fase se

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generan los momentos de gestacin y trmite, aqu observamos el problema de la dimensin temporal, que nos facilita analizar los alcances de la informacin contenida en los documentos con relacin al tiempo, y la dimensin espacial nos da una pauta de los alcances de la informacin, dentro del inters por la recuperacin de la informacin. Conviene aclarar que tomamos esta situacin considerando los principios de procedencia y de orden original que se manifiestan en esta etapa, y que estudiaremos con ms detenimiento en prximos ttulos. En esta fase generalmente se manifiesta la entidad de origen donde es creado el documento, justificando su momento de gestacin y posteriormente, las necesidades del momento de trmite, estipulado por Vzquez. En esta etapa o fase, pueden desarrollarse documentos de entidades no siempre originales, sino derivadas en otros dominios. Dimensin espacial: constituida por los lmites legales y de influencia de la institucin. En esta etapa, los documentos y la informacin tienen una dependencia directa de la entidad productora, consecuentemente una vinculacin vertical a los sistemas de informacin del organismo, siendo sus repositorios o infraestructuras de base los archivos eventuales. Al realizar la descripcin, se debe tener en cuenta quines han de requerir inmediatamente la informacin. Como repetimos hasta el cansancio, las operaciones, acciones, trmites etc. estn vinculados a los lmites de la organizacin. 1) Tiene una dependencia directa de la entidad productora. 2) Vinculacin vertical a los sistemas de informacin organizacional. 3) Infraestructura de base (archivos eventuales).

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Dimensin temporal: constituida por las series de carcter estadstico, se observa en esta etapa una actividad pragmtica de la institucin y una preocupacin consuetudinaria, por tomar decisiones sobre temas del da. Series temporales de carcter estadstico. 1) Actividad pragmtica. 2.) Preocupacin consuetudinaria. Esta etapa se denomina tambin fase de produccin de documentos y estara compuesta por los elementos siguientes: Diseo y gestin de formularios. Preparacin y gestin de la correspondencia. Gestin de informes y directrices. Fomento de sistemas de gestin de la informacin. Aplicacin de la tecnologa moderna a dichos procesos. Segunda fase. Considerada como la de mayor actividad informativa, esta etapa es la denominada administrativa por Tanodi, Lodolini, Protin; inactiva por Gunnar Mendoza, y considerada la edad intermedia por Schatz. Segn Manuel Vzquez se consideran los momentos de vigencia y de plazo precaucional. Como principal caracterstica de esta etapa se observa un desarrollo sectorial referido a grupos sociales interactuantes, lo cual permite la formacin de ciclos de comunicacin entrelazados, como consecuencia de los inters de carcter social y los de la institucin que entran en juego, el requerimiento de informacin en esta etapa es masivo. Se observa que la entidad productora trabaja relacionada con el ncleo social que le rodea y sirve para la entidad social que demanda la informacin. Los auxiliares descriptivos generalmente tienen un carcter de reserva o acceso. Dimensin espacial: est constituida por los mbitos de influencia de la institucin sobre los grupos in113

teractuantes, como consecuencia esta dimensin ser mucho ms extensa que la anterior. La dimensin espacial se cualifica y cuantifica en funcin de los objetivos, del sentido direccional de la entidad, sobre la formulacin de objetivos y la adopcin de decisiones. Dimensin temporal: ingresa en el intercambio de la influencia del medio social, para lo cual la institucin realiza una recogida de datos mediante algunas actividades principales como la orientacin del trmite, determinacin de identidad de la entidad productora en funcin del medio social, consecuentemente, la distribucin de informacin de carcter escrito u oral cumple con las funciones de difusin y comunicacin. Durante el desarrollo de esta etapa, internamente la institucin realiza una codificacin de series o tipos documentales determinados y requiere, adems, informacin de los trmites y sectores de control. Se incorporan las tcnicas propias del archivo: ordenacin, clasificacin y descripcin, y podramos decir una preseleccin sin llegar a una seleccin cientficamente fundamentada. Se cumple entonces la certificacin de las acciones, funciones, actividades y tareas institucionales. Esta etapa podemos llamarla tambin fase de utilizacin y conservacin de los documentos y abarca los aspectos siguientes: Creacin y mejoramiento de los sistemas de archivos y de recuperacin de datos. Gestin de registros. Gestin del correo y las telecomunicaciones. Seleccin y manejo de mquinas copiadoras. Anlisis de sistemas. Produccin y mantenimiento de programas de documentos vitales, funcionamiento de centros de docu-

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mentacin y aplicacin, cuando proceda, de la automatizacin y la reprografa a dichos procesos.65 Tercera fase. Denominada histrica por Tanodi, Lodolini y Protin o de conservacin permanente por Gunnar Mendoza. Incorporamos en esta etapa el momento simbitico donde empieza la decantacin de los valores, de acuerdo al tipo de informacin obtenida y de acuerdo a los valores primarios tenemos: administrativos, legales, contables, cientficos, y los valores secundarios: evidenciables, informativos. Tambin se incorpora en esta etapa el momento de la investigacin; modificndose los grados de accesibilidad que permitan a los investigadores acceder libremente a los documentos para sus respectivas investigaciones. Dimensin espacial: constituida por el manejo de informacin incorporada al subconjunto de saber acumulado por el grupo social; por efecto de la decantacin de valores, la informacin se convierte en especializada. Esta etapa requiere de un proceso de actualizacin de la informacin por eliminacin, por integracin al conjunto del saber acumulado y una vez elaborados los procesos ingresamos a una fase de procesamiento de la informacin, o lo que podramos dar en llamar a una informacin refinada. Lgicamente que esto nos lleva un anlisis de recuperacin de la informacin.
65 James B. Rhoads: La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin, un estudio del RAMP, Pars, Unesco, 1989.

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Dimensin temporal: constituida por un sistema dinmico y coordinado, porque el investigador se encontrar trabajando continuamente con est informacin. La fase de disposicin de los documentos abarca: La identificacin y descripcin de las series de documentos. El establecimiento de programas de retencin y disposicin de documentos. La evaluacin y eliminacin de documentos. La transferencia de documentos de valor permanente a los archivos.66 Cuarta fase. Histrica, Tanodi, Lodolini, Protin, conservacin permanente, Mendoza. Momentos investigacin y conservacin y restauracin. Dimensin espacial: subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualizacin por eliminacin y por integracin. Proceso de recuperacin. mbito de sociedades intermedias e investigacin especializada u objetiva. Grados de accesibilidad. Dimensin temporal: Recuperacin de los procesos humanos pasados. Quinta fase. Denominada informolgica, considerando la incorporacin de medios tecnolgicos avanzados. Agregamos el momento de difusin, la informacin se suma al mbito social; los procesos seran una entrada de la informacin, un tratamiento fsico, un almacenamiento y un procesamiento de esa informacin por su vuelta a clasificacin y ordenacin, y finalmente una de salida que sera el mismo momento de difusin. Tal como habamos anticipado en anteriores captulos, se incorpora el momento telemtico, al ser la informacin difundida por los medios tecnolgicos de comunicacin.
66

James B. Rhoads: La funcin de la gestin..., op. cit.

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Primera Prefase archivstica Activa Momentos Dimensin espacial

Tanodi, Lodolini, Protin

Mendoza Gestacin y trmite (Vzquez) Limites de la organizacin 1) Dependencia directa de la entidad productora. 2) Vinculacin vertical a los sistemas de informacin organizacional. 3) Infraestructura de base (archivos eventuales). Dimensin Series temporales de carcter temporal estadstico. 1) Actividad pragmtica. 2) Preocupacin consuetudinaria. Segunda Administrativa Tanodi, Lodolini, Protin fase Inactiva Mendoza Sectoriales Grupos sociales interactuantes, ciclos de comunicacin entrelazados. Momentos Vigencia y de plazo precaucional (Vzquez) Dimensin mbitos de influencia: 1) Sentido espacial administrativo. 2) Formulacin de objetivos. 3) Adopcin de decisiones. Dimensin Influencia del medio ambiente social. temporal Recoleccin de datos: 1) Orientacin del trmite. 2) Determinacin de identidad. 3) Distribucin de informacin escrita y oral. 4) Codificacin clasificatoria. 5) Informacin de trmite y sector de control. 6) Certificacin de actos, acciones, funciones, actividades, tareas. Tcnicas de archivo: clasificacin, ordenacin, descripcin, preseleccin. Tercera Intermedia Schatz, Arvalo fase Momentos Simbitico y anlisis documental (Arvalo) Primario frecuente, primario eventual, secundarios (Schatz)

Cuadro 5. Sistemas de informacin en el ciclo vital del documento.

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Dimensin espacial Dimensin temporal

Cuarta fase

Histrica Conservacin permanente Momentos Dimensin espacial

mbitos de influencia: 1) Reformulacin de objetivos. 2) Asentamiento institucional. Decantacin de valores: Primarios: 1) Administrativos. 2) Legales. 3) Contables. Fiscales. 4) Cientficos. Secundarios: 1) Evidenciables. 2) Informativos. Tanodi, Lodolini, Protin Mendoza, Arvalo Investigacin y conservacin y restauracin. Subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualizacin por eliminacin y por integracin. Proceso de recuperacin. mbito de sociedades intermedias e investigacin especializada u objetiva. Grados de accesibilidad Recuperacin de los procesos humanos pasados. Sistema dinmico y coordinado. Arvalo Informtico, multimedia. Difusin. Funcin de entrada, tratamiento fsico de la informacin, funcin de almacenamiento, funcin de procesamiento. Funcin de salida. Reprografa, mbito social en general, distribucin de informacin cualificada.

Dimensin temporal Quinta fase Tecnolgica Momento Dimensin espacial Dimensin temporal

Cuadro 5 (cont.). Sistemas de informacin en el ciclo vital del documento.

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LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO

EL ANLISIS de los caracteres internos y externos de los documentos, constituye un paso necesario para la comprensin de los documentos de modo que nos permitan clasificarlos y describirlos en forma adecuada, podra considerarse como el anlisis diplomtico moderno.

CARACTERES EXTERNOS
Los caracteres externos consisten en las distintas propiedades que conforman la apariencia y estructura fsica del documento, como ser color, tamao, grosor, etc.; son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de lo que trata el documento. Es decir, que la parte fsica nos da una idea aproximada sobre el contenido documental que tratamos, si es un formulario, plano, mapa, nota, carta, oficio, etc.; forma, tamao, color, etc. son seas particulares del documento, agilizan la identificacin visual-

mente relacionada a la funcin que se realiza y nos dan pautas aproximadas de sus contenidos. De acuerdo con la clasificacin de Theodore R. Schellemberg tenemos: Clase y tipo documental El mismo Schellemberg, nos sugiere que para determinar este carcter fsico, debemos respondernos a la pregunta qu clase de documento es ste? La clase es un orden. Este orden se manifiesta como una determinada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado, calidad u oficio. Se establece entonces un orden en que, de acuerdo a determinadas condiciones intrnsecas o calidades, se consideran comprendidos diferentes sujetos u objetos. La clase corresponde a un grupo taxonmico que abarca varios rdenes con muchos caracteres comunes. La clase conforma un grupo de cualidades que se integran, caracterizadas por la homogeneidad de condiciones de forma y materia. Cuando se habla de vdeos, estamos generalizando una clase que se separa de los expedientes. A. gattung, klasse, vorlesung, lehrstunde; F. classe; I. class; It. classe; P. classe. El tipo documental es un modelo o ejemplar, representativo de cosa figurada. Figura o talle de un documento. Clase como naturaleza misma de los documentos. Cada uno de los grandes grupos taxonmicos en que se pueden dividir las unidades documentales archivsticas. Al hablar de clase y tipo, nos estamos refiriendo a la forma en que se nos presenta a primera vista el documento; referente a la clase documental disponemos de una variedad amplia con la incorporacin de la tecnologa en la administracin, as tenemos, sin ser exhaustivos: documentos textuales, manuscritos, cartogrficos, 120

grficos, de imagen, fotogrficos, cinticos, legibles por mquina, microfilme, etc. En cuanto a la tipologa documental, ha generado una serie de estudios sobre el tema; as tenemos impreso, formulario, carta, informe o memorando, etc. La Tipologa se convierte en una rama de la Archivologa que se dedica al estudio de los tipos documentales. Tiene por objeto clasificar determinadas creaciones segn su forma, y establecer entre ellas relaciones segn las afinidades de sus sistemas escriturales, morfolgicos, sintcticos, etc., estudia los diversos tipos documentales teniendo en cuenta sus caractersticas morfolgicas e interpretacin de los caracteres. Hoy se tiende a la prctica de una tipologa documental rigurosamente analtica, que excluye de sus presupuestos toda consideracin subjetiva del objeto. Se pretende con ello llegar a clasificaciones o tipificaciones definidas segn modelos de validez universal. Las dimensiones, el peso, la coloracin, etc., otorgan a las tipologas analticas un alto grado de objetividad. La tipologa efecta el anlisis de una caracterologa, y se basa en tres rasgos del carcter: creacin, actividad, y utilidad para definir los tipos documentales. La clase establece en cierta forma una clasificacin para la ordenacin documental, lgicamente al momento de ordenar documentos, no vamos a mezclar planos y mapas con pelculas o discos. El tipo documental, contrariamente a lo que se piensa, se caracteriza por sus propiedades extrnsecas, como puede ser el color, el tamao, la forma. Por ejemplo una tarjeta de kardex y un decreto tiene sus caractersticas plenamente diferenciadas a las de un cheque bancario. 121

Generalmente cada oficina tiene un modelo preestablecido para determinar la categora del documento. Si es carta lo ms probable es que el tamao del papel sea reducido; si es informe suele ser una hoja ms grande que la de carta; si es memorando adopta un tamao que se reduce a la mitad de la hoja oficio, etc. Para estos fines algunos pases establecen normas generales para toda la administracin pblica cuando no para la privada inclusive, en la Argentina IRAM determina las normas por tamaos, para aplicar posteriormente a determinados tipos documentales. Por ejemplo: Norma A-4, serie bsica. La diversidad de tipos documentales que se presentan al archivero, es consecuencia de las diversas actividades de la entidad pero debemos recordar que existen tipos documentales sino iguales, por lo menos semejantes en distintas reas de una institucin, citamos el ejemplo de cartas, que generan todos los sectores, lo cual es conveniente tener en cuenta al momento de realizar la ordenacin, la clasificacin y, como consecuencia, la descripcin. Los tipos documentales en algunos aspectos, tendran la categora de lenguaje estructurado, para la formacin de tesauros. Algunos tipos documentales son especializados, de ah que se generan formularios propios para cada institucin. Para facilitar la descripcin, los tipos documentales pueden dividirse en grandes grupos. Schellemberg clasifica los tipos documentales en grandes grupos, los tipos documentales comunes, personales, de actividades financieras y judiciales, asuntos gubernamentales, que caracterizamos a grosso modo. Tipos documentales comunes: son aquellos que se producen en todas las actividades, sean stas judiciales, econmicas, gubernamentales, etc. Por lo general sirven 122

de comunicacin entre personas e instituciones. Los ms conocidos son los de correspondencia, actas, informes, memorandos, notas y telegramas. Tipos documentales personales: son ms utilizados en un archivo histrico, son documentos producidos por las personas en sus actividades de carcter personal. Toda persona, produce y acumula documentos, desde el documento de identidad hasta los recibos de compras, desde el certificado de nacimiento, los documentos personales, hasta los de entidades encargadas del cobro de impuestos y servicios, se acumulan en los archivos personales de todo ciudadano. Podemos efectuar una pequea clasificacin para este tipo de documentos: Documentos familiares: Bancarios. De salud. Seguros. Vivienda. Documentos fiscales: De locomocin. De trabajo. A su vez, por experiencia generalizada, cada uno de estos clasificadores poseen varios tipos documentales, podemos considerar los ms comunes:

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Clasificador

Documento Libreta de casamiento Certificado de nacimiento Declaracin de sucesin Sentencia de divorcio

Conservacin

Orden original

Familiares

Permanente

Registro Civil

Permanente

Registro Civil Tribunales

Permanente

Permanente

Tribunales /Reg. Civil Banco

Bancarios

Extracto de cuenta bancaria Extracto de tarjetas Recibo pago de prstamos Pagars Boletas de depsito y extraccin

5 aos Segn contrato 3 aos de la fecha de vencimiento 3 aos de la fecha de vencimiento 30 das de acreditado 10 aos

Entidad emisora Entidad otorgante Entidad otorgante Banco Entidad de salud Entidad de salud Entidad de salud

Salud

Comp. pago. Hosp. Clnica Anlisis, radiografas Cuotas mdicas, Ob. Soc.

Permanente

10 aos

Cuadro 6. Tipos documentales personales.

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Clasificador

Documento Seguro. Contratos Primas Contrato de alquiler Comprobante de pago alquiler Reglamento de copropiedad Resumen de expensas Recibo de expensas Titulo de propiedad Actas de consorcio Documento por mejoras

Conservacin Fecha de vencimiento de pliza Un ao d. vencimiento ltima cuota Hasta la entrega propiedad 10 aos Hasta la venta de propiedad Durante propiedad 10 aos Hasta su venta Hasta su venta 10 aos /garanta 10 aos

Orden original Compaa aseguradora Compaa aseguradora Locador /inmobiliaria Locador /inmobiliaria Escribana

Vivienda

Administrador

Administrador Colegio de Escribanos Administrador

Locador

Recibos servicios

Gas

Empresa gas

Luz

10 aos

Empresa luz

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

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Clasificador

Documento

Conservacin

Orden original Empresa telfono Empresa Obras Sanitarias Municipalidad Colegio de Escribanos Comercio

Telfono

10 aos

Tasas

Obras Sanitarias

10 aos

Municipalidad

10 aos Hasta vencimiento

Hipoteca

Garanta Hasta electrodomsticos vencimiento Fisco Comp. de pago impuestos Permiso de conducir Tarjeta verde Recibo de patente Trabajo Diploma de estudio Matricula profesional Contrato de trabajo 5 aos Hasta vencimiento Mientras sea titular 10 aos

Banco Div. Trnsito Municipal Registro de la Propiedad Dir. Rentas Entidad de educacin Entidad otorgante Entidad otorgante

Automotores

Permanente

Permanente

Permanente

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

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Clasificador

Documento

Conservacin

Orden original Entidad otorgante Caja o empleador Caja correspondiente Empresa

Recibo de sueldo Aportes jubilatorios Solicitud de pensin Constancia remuneracin Constancia de prestaciones

10 aos

Permanente

Permanente

Permanente

Permanente

Empresa

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

Los tipos documentales personales generan cierto malestar en la clasificacin porque corresponden a una persona jurdica, bajo determinadas circunstancias que no son institucionales. V.gr.: los investigadores, los historiadores, intelectuales, escritores, etc., generan documentacin particular; en el momento de realizar la clasificacin pueden plantear interrogantes al no tener tipificaciones sobre algunos documentos propios de cada autor, no obstante, algunos trabajos son factibles de clasificar rpidamente, sobre todo cuando se trata de cartas, correspondencia, en general; el problema se presenta cuando se encuentran recortes de diarios, revistas, artculos, memorias, lbumes, biografas, discursos, apuntes, ensayos, genealoga, etc. Tipos documentales financieros y judiciales: tal como su nombre lo indica, son aquellos que se producen 127

gracias a la actividad econmica de una institucin y dentro de los judiciales, aquellos que se producen como consecuencia de juicios, procesos, apelaciones, etc. propios de las actividades de tribunales. En los documentos financieros, es necesario tener un conocimiento bsico sobre las actividades y lxico empleado, a fin de dar el tipo documental ms acertado posible a la realidad. En la administracin moderna un buen nmero de los tipos documentales son formularios impresos, como recibos, comprobantes de ingresos, asientos diarios, etc., lo cual facilita en cierta manera la identificacin rpida del tipo documental. No ocurre lo mismo con los tipos documentales judiciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamientos judiciales que se presentan, adems de que en la ejecucin judicial se producen diferentes tipos dentro de un mismo expediente. Tipos documentales de asuntos gubernamentales: en la administracin moderna es el Estado el que provee mayor cantidad de documentacin, debido sobre todo a la gran diversidad y magnitud de actividades que efecta el gobierno a travs de sus organismos adyacentes. Asimismo originan tipos documentales muy especializados, dando lugar a gran variedad de formularios sobre actividades complejas. Deducimos entonces que el tipo documental, al ser claramente identificado por el archivero, est dando tambin a conocer la informacin generalizada de su contenido.67

Manuel Vzquez: Auxiliares Descriptivos I (Inventario y Gua), Crdoba, Argentina, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, CIDA, 1978, p. 5.
67

128

Clasificacin de los documentos diplomticos De acuerdo con el trmino clase, y slo como para lograr una comprensin adecuada de la aplicacin de este trmino que no debe confundirse con la ordenacin y clasificacin en los archivos, sino que estamos encarando slo una propiedad o carcter de los documentos, incorporamos este estudio de clasificacin de los documentos diplomticos. Se han ensayado numerosas clasificaciones de documentos, justificando algunos criterios, veamos algunas: Rolandino de Passeggieri divide teniendo en cuenta el contenido (contenido sustantivo desde el punto de vista archivstico) de los documentos en: originales; copias (que pueden, a su vez, ser imitativas, autgrafas y autnticas); abreviaturas o minutas.
Originales Imitativas Documentos Copias Minutas Autgrafas Autnticas Abreviaturas

Cuadro 7. Clasificacin de los documentos diplomticos, segn Rolandino de Passeggieri.

Elio Lodolini en una clasificacin muy simple, divide los documentos en: diplomas; libelus; carta; noticia. Siquel y Roncier en documento real o apndix; documentos confirmativos; reescritos (no copias sino documentos rehechos). La clasificacin tipolgica de De Paoli es ms comprensible para los objetivos de nuestro estudio, puesto que nos acerca mucho mejor al concepto de los tipos documentales: 129

Documentos pblicos: regios Preceptum: utilizado mayormente por los reyes longobardos, merovingios y en las cancilleras imperiales. Privilegium: franquicia otorgada por los soberanos. Se confunde a menudo con el precepto. Mundiburdium: es una clase especial de documentos propios de la Edad Media. Pactum: documento o contrato del Estado o soberano con particulares, conviniendo condiciones sobre un negocio o acuerdo comn. Carta: conocidas tambin como cartas pueblas o fueros juzgos. Tienen su origen en la famosa carta de Juan sin Tierra a los seores. Son tambin concesiones otorgadas, generalmente a las abadas, iglesias, corporaciones, etc. Podan ser impresas o darse a conocer por bandos. En el primer caso eran llamadas cartas-patentes. Mandatum: similar a la carta, se utiliz en asuntos administrativos. Se clasificaba en generales y particulares, segn la extensin de las facultades que otorgaban el dador del documento. Documentos pblicos pontificios Emanados de la cancillera pontificia. El corriente y antiguo es la bula, nombre proveniente del sello que lo validaba, que era en forma de bola. Tambin fueron usadas por emperadores romanos y reyes merovingios. En ellas se escriban los actos ms solemnes de la vida pblica: sucesiones dinsticas, pactos de paz, actos de gobierno, etc. En el pontificado la bula ms antigua es la otorgada en el ao 1155 por Adriano IV. El sello de las bulas lleva el anillo del pescador y el monograma papal, de cera rosada.

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Divisin: por su contenido se dividen en bulas mayores o de privilegios, que son para los grandes acontecimientos, y bulas menores o letras, son las ms comunes. Segn quien las clasifica, pueden ser: Bulas consistoriales: que provee el Papa con todos los cardenales. Bulas intermedias: otorgadas por el Papa antes de ser proclamado. Bulas no consistoriales: otorgadas por el secretario-canciller con anuencia del Pontfice. Breves: documentos de puo y letra del Papa. Autgrafos. Se redactan en latn. Documentos privados Testamentos: siguiendo el Cdigo Civil (art. 3607): Es un acto escrito, celebrado con las solemnidades de ley, por lo cual una persona dispone del todo o parte de sus bienes para despus de su muerte. Donaciones: utilizadas en la Edad Media, generalmente a favor de las iglesias, monasterios, etc.; y en la poca colonial, testamentos y mandas. Permutas: generalmente fueron utilizadas entre monasterios. Libros, cuadros, esculturas, documentos, etc. Ventas, censos, arrendamientos: referidos exclusivamente a documentos de carcter agrario. Tenan frmulas especiales. Contenedor o formato El formato considera la estructura de un documento de archivo que define la forma en que se guarda, principalmente por sus caractersticas de tamao y textura.

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Schellemberg lo denomina formato y as se establece en algunos institutos de enseanza archivstica. Nuestra intencin de emplear en cambio contenedor, es evitar confusiones entre formato y forma, acercndose ms a su significado que es la manera en que son reunidos los tipos documentales al ser producidos. El formato apunta al tamao. Contenedor se refiere a recipiente, algo que contiene, en nuestro caso, los documentos. El contenedor, de acuerdo con su forma fsica y modo de operacin, lleva distintos nombres o nominaciones generales que estn de acuerdo con su propia naturaleza. Theodore R. Schellemberg designa tres grupos: l) Volmenes: este trmino es tambin bibliotecolgico. Se denomina volmenes cuando los documentos pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto de un libro. Se denomina tambin libro. Es necesario aclarar qu clase de volumen es, por ejemplo: libro de cuentas, libro mayor, libro copiador, libro de actas, etc., y si fueran de un solo tipo documental especificar si es un empaste o un cuaderno. 2) Unidades archivables: lo consideramos como el ms comn dentro de la administracin pblica, puesto que se trata de determinadas estructuras fsicas que permiten colocar los documentos referentes a un solo asunto. Es necesario tambin aclarar qu clase de unidad es, si se trata de carpeta, legajo, expediente, archivador de palanca, folder, etc. 3) Unidades ordenadas deliberadamente: a estas unidades Schellemberg las denomina series de determinada ordenacin. Si hablamos de series confundimos con la clasificacin general, es preferible llamarlas unidades ordenadas; sera lo que en terminologa inglesa se denomina files que obedecen a un orden determinado 132

por las actividades mismas. Este orden puede ser alfabtico, numrico, etc. Cantidad La cantidad es una cualidad o propiedad de lo que puede medirse o numerarse, o de lo que es capaz de aumento o disminucin. A. menge, quantitt; F. quantit; I. quantity; It. quantit; P. quantidade. Hablamos archivsticamente de determinado nmero de unidades documentales. Fue Aristteles quien hizo de la cantidad un gnero supremo (categora) del ser, atribuible a un trmino como respuesta a la pregunta cunto? e inseparable del concepto de divisibilidad. Kant le otorg significacin trascendental (como condicin de toda experiencia posible) y la relacion con los juicios universal, particular y singular. Para Hegel, como cualidad convertida en negativa, es determinacin segunda del ser como tal o cualitativo. Por ltimo, para Engels y para el materialismo dialctico, su alteracin es lo que modifica la cualidad. En la descripcin es muy importante saber la cantidad puesto que nos orienta acerca del espacio que ocupa la documentacin; nos da un clculo aproximado del crecimiento documental anual y nos permite prever el espacio necesario que se requerira tanto en el propio archivo administrativo como en los archivos intermedio e histrico al efectuarse el traslado o la transferencia. Es necesario verificar si la documentacin est colocada de canto o acostada. Si la documentacin est de canto se mide longitudinalmente y paralela al horizonte o al piso; si la documentacin est acostada, se mide perpendicularmente al horizonte o al piso, indicando en la descripcin la totalidad de documentos en metros li133

neales; as mismo es necesario determinar la cantidad exacta de volmenes y unidades archivables o de conservacin. Soporte o forma La forma es la figura exterior de la materia. Pero la acepcin que ms nos interesa es como el molde en que se vaca y forma alguna cosa, lo cual nos acerca ms al contenedor. Forma suele aceptarse como seudnimo de formato, lo cual se presta a confusin de conceptos. La forma tambin nos acerca al concepto de la formalidad. A. form, gestalt; F. forme; I. form, shape, fashion; It. forma; P. forma. Theodore R. Schellemberg habla de forma, lo cual confunde fcilmente con el formato, de ah que es preferible cambiar la denominacin de forma por la de soporte, puesto que el soporte contiene a la informacin, vale decir si est en original o si est reprografiado (copias, multicopias, fotocopias, etc.) todas las variedades de reproduccin del original. Tendremos entonces un soporte original o soporte reprografiado. El soporte ms bien se concepta como apoyo o sostn de informacin, como cualquier medio sobre el que pueden almacenarse datos, es decir, una memoria para datos. Puede consistir en cintas o discos magnticos, soportes perforados (ficha o cinta) o formularios de marcas pticas, papel, pergamino, papiro, metales, etc. A. sttze; F. support; I. support; It. supporto, sostegno; P. suporte. En este punto es necesario hablar un poco del contenido del tipo documental, ya que tendramos que separarlo en grandes grupos para describirlo, es decir, es necesario verificar si es el original o la copia la que se encuentra en el archivo. Si es copia tambin es necesa134

rio aclarar si esa copia es de carbnico, si es copia a mquina (recopilacin), si es fotocopia del original, si es fotocopia de copia, si es microfilmada, etc. Los documentos de archivo, producidos en el marco legal de una actividad administrativa, despus de todo un proceso administrativo, y luego archivstico, se convierten en testimonios, considerados como fuentes de estado de derecho, de identidad, y pueden tambin, obedecer a intereses privados y particulares; son muchas las razones por las cuales los documentos pueden presentar problemas de origen o nacimiento, acorde a los intereses de quienes los crean. Esto se observa con mayor claridad en los tribunales de justicia, donde la intencionalidad de un documento se planifica en razn de un estado de derecho. Durante el trmite, los documentos originales pueden sufrir cambios, modificando su transmisin y objetivo, de modo que se presentan versiones sobre un mismo tema, o deformaciones, modificaciones del sentido original en el cual fue concebido; en todo caso las modificaciones son intencionales, reestructurando e interpretando los textos en su presentacin. As mismo, estos documentos fueron concebidos con un nmero determinado de copias, que se agotan en las distintas presentaciones del trmite. Es necesario entonces sacar nuevas copias de estos documentos, por ejemplo la partida de nacimiento, que figura en una enorme variedad de trmites, para lo que se requiere copias legalizadas para cada caso que se presente; hoy en da estas copias no son tan problemticas, debido a los avances tecnolgicos que nos permiten obtener una multitud de copias, legalizarlas con facilidad tal que abusamos de estos trmites, pero algunas dcadas atrs, estos documentos se duplicaban por procedimientos ms rsticos, y sufran alteraciones por 135

la cantidad de copias que se obtenan en un lapso de tiempo prolongado, con modificaciones interpretativas, interpolaciones y transformaciones. Es aqu donde se consideran los conocimientos adicionales sobre Diplomtica y Paleografa de los archiveros; hablamos de soporte y de forma, de la tradicin documental de la Diplomtica, un equivalente al ciclo vital de los documentos actuales. La tradicin diplomtica corresponde en nuestros tiempos modernos al trmite, y las diversas maneras de transmisin de sus significados, considerando los diferentes sucesos y accidentes de los documentos a travs del tiempo, desde su nacimiento hasta llegar a los archivos de conservacin permanente. Estamos hablando del ciclo vital de los documentos. El conocimiento preciso del ciclo vital de los documentos ayuda al archivero en sus tareas de identificacin de fondos. El conocimiento de los distintos trmites marca el grado de relacin existente entre los documentos, y establece un control de los documentos originales y copias. Todos los trmites que se efectan manifiestan dos aspectos nicos sobre la forma documental, los documentos son archivados en forma de original, o en forma de copias. Y hablando de clasificacin, se establecen tambin algunas categoras sobre la relacin entre el original y las distintas formas de copias, as tenemos: Minutas Originales: a) nico: autgrafo hetergrafo b) Mltiple (duplicados, triplicados...) 136

Categoras intermedias: a) Ampliaciones o seudo-originales b) Renovaciones o neo-originales c) Inserciones: confirmaciones vidimus Copias: a) Autgrafas b) Certificadas o autnticas c) Figuradas d) Libres o simples e) En cdices diplomticos: registros cartularios Estos aspectos, han sido tratados en el contexto de la Diplomtica, coincidiendo con la sistematizacin del francs Alain de Board68 que manifiesta, resumiendo, que todo documento puede ser clasificado en uno de estos tres grupos: minuta, original y copia. Minutas Las minutas son consideradas en tiempos modernos como las notas grises o borradores, bocetos, escritos preparatorios, su nombre se debe a que son muy breves. Tal es as que de estas notas nacern los documentos considerados como originales. Ya en las leyes de Justiniano se distinguieron perfectamente los trminos scheda (que significa apunte) e instrumentum in mundum redactum (documento puesto en limpio). De modo que las minutas

Alain de Board: Manual de Diplomatique Francaise et Pontificale, Paris, Diplomatique Gnral, 1929.
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son notas que contienen los datos esenciales para la redaccin definitiva del documento.69 A nivel notarial, originalmente las minutas se abocetaban en la cara ms spera del documento, pars pili, conocidas como notas al dorso del documento, mientras que en la cara ms lisa, pars munda, se redactaba el documento mismo, esta prctica desapareci cuando dichas anotaciones se efectuaban en libros aparte. Desde el punto de vista archivstico, se debe tener en cuenta que las minutas, notas grises, bocetos, carecen de valor jurdico y que son proyectos que no siempre terminaron en un original. Lgicamente, podemos afirmar que una minuta se convierte en original slo con aadirle la firma del autor. Es conveniente, sin embargo, guardar todas esas notas, respetando los principios archivsticos, supuestamente y haciendo constar en la descripcin. Documentos originales La aplicacin del trmino original aplicado al documento como adjetivo, se usaba en los tiempos de la escritura capital y uncial en Roma, otorgndole ms bien un significado de autenticidad, esta autenticidad no se ve en las copias. Esta situacin se prolonga hasta la Edad Media, emplendose el trmino authenticum para los originales. Sin muchas vueltas, consideramos documentos originales los efectuados por voluntad propia de sus autores. Realizados en forma primigenia, como primera escritura, perfecta y acabada, permitiendo obtener de ellos las copias necesarias. Intrnsecamente en el original se manifiestan en forma correcta las caractersticas internas y
69 Manuel Romero Tallafigo: La tradicin documental. Originales y copias, en: Archivstica. Curso Bsico, Major, Crdoba, Argentina, 1981.

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externas de los documentos que estudiamos archivsticamente, aparte que algunas caractersticas no archivsticas como incisiones, signos especiales, sellos... que no se presentan en la minuta ni en las copias, de la misma forma como se presenta en el original. Autgrafos y hetergrafos: cuando hablamos del trmino original, cabe pensar que, estrictamente hablando, slo podramos clasificar a los documentos en olgrafos, holgrafos o autgrafos, este ltimo del griego autgraphos, por ser stos los nicos que intelectual y escrituralmente, dado que es escrito de puo y letra, surgen del autor. En la actualidad, consideremos original a aquellos que intelectualmente proceden de un autor, aun cuando escrituralmente no sea as; a estos documentos se los denomina como hetergrafos. Originales mltiples: es frecuente en el mundo moderno la redaccin de documentos cuyo contenido sustantivo implica requerimientos y obligaciones a los fines determinados por las actividades administrativas. As, tenemos un autor y mltiples destinatarios de las distintas circulares que se distribuyen en instituciones muy grandes o multinacionales. En algunas instituciones se presentan requerimientos de cautela y seguridad y de conservacin, lo cual hace que se multipliquen los originales. En este sentido, casi todos los diplomatistas acuerdan en que estas categoras escapan a toda definicin jurdica, pues son originales en plenitud dispositiva o probativa.70

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Manuel Romero Tallafigo: La tradicin documental..., op. cit.

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Categoras intermedias Ampliaciones o pseudo-originales: no corresponde a los originales mltiples, considerando que se modific su fecha de elaboracin, faccionamiento; en trminos reales se trata de un duplicado, que conserva todos los atributos del original, por lo tanto revestido de autenticidad y fidelidad. Renovaciones o neo-originales: es una sustitucin del documento original, en fecha posterior, autenticado en forma legal, para suplirlo por necesidades manifiestas tales como nuevos trmites, prdidas, o destruccin. Inserciones: se da slo cuando el texto de un documento es reproducido e incluido en otro documento, teniendo este resultado caractersticas y esencia propias. Confirmaciones: diplomtica y legalmente son documentos jurdicos que reiteran relaciones econmicas, personales, concesiones y disposiciones, consignadas en documentos anteriores, con el fin de renovar su fuerza o vigencia legal. Son particularmente estudiados en el CVD porque incluyen documentos anteriores, que sirvieron como precedentes. Vidimus o vistas: considranse a las transcripciones autnticas de un documento, hechas bajo la garanta de una autoridad constituida. Constituyen un acto jurdico nuevo, y no tienen por objeto la reedicin del documento que se copia. Copias Designadas en latn como exemplum, sumptum, translatum... Se realizan con dos finalidades claras: reproducir originales existentes y sustituir originales perdidos. Al igual que a los originales, podemos clasificar a las copias de la siguiente forma:

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Copias autgrafas: son las hechas por la misma mano del autor del original sea olgrafo o hetergrafo. Son en su creacin muy cercanas al original, pero distintas en su aspecto, del original. Copias certificadas: son aquellas que al ser legalizadas en forma pblica, se avala su fidelidad por una autoridad distinta a la del autor. Legalmente surten los mismos efectos que el original. Copias figuradas: el copista o copiador reproduce el texto y los caracteres de los documentos, caracteres grficos, suscripciones, signos, marcas, sellos, contemporneos del documento original. En la actualidad hablamos de fotocopias, que no tienen valor probatorio dentro del mbito del Derecho. Copias libres: son documentos cuya fidelidad no responde ninguna autoridad legalmente creble, se reproducen slo caracteres internos, contenido sustantivo, fechas. Las copias en auxiliares descriptivos: los registros en los auxiliares descriptivos son asientos de documentos. Son fuente de indudable valor para la investigacin.

CARACTERES INTERNOS
Los caracteres internos se refieren ms al contenido del documento, pero hacer una descripcin del contenido de cada documento resultara una labor pesada e innecesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir aquellos caracteres comunes en todos los documentos y que a su vez indiquen una referencia documental que nos permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar descriptivo. As tenemos que las propiedades principales 141

de todo documento son: la entidad productora, los orgenes funcionales, la fecha y lugar de produccin (denominada tambin datacin) y el contenido sustantivo. Entidad productora Todo documento es producto de una actividad, es decir no hay documento sin accin mediante, por lo tanto todo documento refleja una accin. Consecuentemente, existe siempre una entidad que acciona, y como producto de esa actividad surge el testimonio, el documento. La entidad productora tiene vital importancia en la Archivologa, puesto que determina la procedencia del documento. La procedencia es el origen, o el principio, toda existencia se sujeta a una procedencia, para nosotros es el punto de salida de un documento. A. provenienz, herkunft; F. provenance; I. provenience, origin; It. procedenza; P. procedencia. Es conveniente caracterizar a la procedencia, si es pblica, privada, religiosa, militar, etc. La entidad productora y la procedencia del documento son conceptos correspondientes y sinnimos. El principio de procedencia indica de dnde proviene el documento y legalmente a dnde pertenece. Sobre este concepto existen problemas de interpretacin, para evitarlos se realiza un anlisis de la procedencia y la pertenencia. Schellemberg habla de la procedencia con carcter archivstico, por ejemplo un expediente ser archivado donde se resuelve y archiva y no siempre donde se tramita. Entonces el principio de procedencia es donde nace, donde se origina el documento, y el principio de pertenencia a donde pertenece, donde queda naturalmente el documento. 142

El archivo determina el principio de procedencia y le otorga ubicacin, razn por la cual hay que tener en claro la diferencia de conceptos. La entidad productora determina la procedencia. Gunnar Mendoza nos hace una clara exposicin sobre este principio. La procedencia literal sera la del lugar donde nace el documento; la archivstica es el lugar al cual pertenece el documento. La entidad productora debe ser necesariamente descrita en cualquier unidad documental. Alude directamente a la persona jurdica, es decir, el documento puede ser producido tanto por una persona como por una institucin. Si es institucin puede dividirse en dos grandes grupos: pblicas y privadas. Al determinar la entidad productora tambin limitamos el campo del contenido, porque cada institucin tiene sus propias funciones. Si la entidad productora es una persona, al describir hay que procurar tener en cuenta la actividad que desempea esta persona en la sociedad, lgicamente que esto nos dar una pauta del contenido documental sin necesidad de leerlo todo. Cuando no est claro el origen de un documento, tampoco queda claro su valor y su sentido. Para fines prcticos no es suficiente el nombre de la institucin productora sino que es preciso poner el nombre del departamento y la oficina que produjeron el documento. Hay que asentar un nmero de escalones como mnimo, escogiendo un trmino medio. Fecha y lugar de produccin Todo documento vlido lleva necesariamente la fecha, aun cuando no todos llevan el lugar. Se llama tambin data, de ah el nombre de datacin, nota del tiempo 143

y lugar en que se hace u ocurre una cosa. A. datum; F. date; I. date; It. data; P. data. En algunos casos no hace falta escribir el lugar porque es fcilmente deducible, o se presume. El lugar es el sitio donde ocurre, sucede, se efecta algo. A. ort, stelle, platz; F. lieu, endroit; I. place; It. luogo; P. lugar. As tenemos que los documentos que sirven para efectuar un trmite interno de una institucin, no llevan membrete, muchas veces descuidan este detalle. La fecha y el lugar son las coordenadas del nacimiento del documento. La fecha y lugar de produccin, ms conocido como datacin, nos dan una pauta del cundo y el dnde, que tambin son descriptores de la ubicacin. El cundo nos da un orden cronolgico, generalmente es la datacin la que nos da indicio del principio del orden original de los documentos, es decir, en qu orden fueron creados los documentos, que hay que respetar. En los documentos jurdicos cobran enorme importancia, lo mismo que para las investigaciones, permiten determinar el tiempo de validez del documento, y cuando la clasificacin as lo requiera, permite el ordenamiento cronolgico. Un documento puede tener varias fechas. Normalmente se usa la ltima fecha, porque es la de la resolucin final. Fechas topes: se usan para la descripcin, son la primera y la ltima fecha de una serie documental o de una unidad de conservacin. Orgenes funcionales Consisten en la funcin o actividad por la cual se produce el documento; distinguimos dos clases de funciones o actividades:

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Facilitativas: cuando las actividades se abocan a facilitar los trmites, meramente burocrticas. Sustantivas: cuando las actividades hacen a los fines. Cuando se realizan las labores descriptivas es necesario especificar la funcin o actividad a la que se refiere el documento. Schellemberg llama origen funcional, que est relacionado con el tipo documental y con el nombre de la serie. El origen funcional es equivalente al contenido sustantivo, cuando el auxiliar descriptivo tiene como unidad de asiento la serie. Cuando cada asiento es una serie completa, el origen funcional es el contenido sustantivo. En cambio cuando es una unidad documental simple, no se usa origen funcional. En la prctica lo vamos a utilizar pocas veces. Los orgenes funcionales cobran una importancia vital para el archivero, puesto que determinan la funcin administrativa que motiva la documentacin, al mismo tiempo que nos indican la causa por la cual fueron producidos. La causa generalmente nos da la importancia del documento, lo que nos hace suponer que un documento por felicitacin de cumpleaos no cumple la misma funcin ni tiene la misma importancia que un informe de actividades. Cuando no es muy claro el origen del documento, tampoco queda claro su valor y sentido. Al describir hay que tomar en cuenta esto. Muchas veces no es suficiente el nombre de la institucin productora, sino que es necesario poner el nombre del departamento y oficina que produjeron el documento. La funcin es bastante genrica para especificar las labores que desempea una institucin para el logro de

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sus objetivos, para ser ms especficos denominamos actividades, y ms especficamente acciones. El trmino trmite enumerado por Schellemberg es as mismo genrico, puesto que anuncia una serie de pasos que sigue un determinado documento para lograr una resolucin. Estos trminos de funciones, actividades, acciones y trmites son aplicables a toda administracin y a toda persona jurdica, puesto que la constancia es el documento mismo. Contenido sustantivo Argumento, tema, extracto, su nombre mismo lo indica, es el contenido substancial por el cual ha sido necesario producir el documento, a este contenido se lo denomina asunto o tema principal. En la administracin moderna se procura que este contenido sea lo ms preciso posible en la relacin con las actividades de cada institucin. Se utiliza en la descripcin cuando se realiza documento por documento, cuando se elaboran auxiliares descriptivos como el inventario analtico y el catlogo. El contenido sustantivo es el carcter ms amplio, contiene temas de personas, lugares, cosas, fenmena; al decir personas limitamos un poco con personas jurdicamente constituidas. Al querer hacer un inventario por persona tendremos una gran cantidad de informacin sobre personas. Esto da una pauta de la validez del documento, mediante los valores primarios del documento, sobre la importancia de ciertos de estos factores sobre los dems. No hablamos de temas, no los archivamos por tema, dado que es una cuestin ms bibliotecolgica. En el archivo casi no se usa el tema, ste se encuentra ms que todo en el tipo documental ya que ste nos da ya una idea ca146

bal del tema. El tema por lo general puede referirse a las personas jurdicas y sus acciones, a los lugares, a las cosas y a la fenmena. Personas: al hablar de personas nos referimos a la persona jurdica, es decir, que puede ser una persona como una institucin. As mismo stas pueden ser pblicas y privadas, como habamos mencionado anteriormente. Lugares: se refiere generalmente a regiones geogrficas, as mismo pueden incluirse dependencias de distintos lugares de la misma institucin. Al describir, es preferible siempre partir de lo general a lo particular, es decir regiones, pases, provincias, municipios, pueblos, ciudades, villas, etc. Cosas: encierra en su concepto objetos materiales. Se subdividirn en dos grupos: los artificiales, en los que interviene la mano del hombre, los mismos que se subdividirn de acuerdo con las especialidades a que corresponden (si hablamos de automviles, tractores, maquinarias, generalizaremos como mecnica; si hablamos de puentes, caminos, represas, consideraremos como ingeniera, etc.) y las cosas naturales que a su vez se subdividirn de acuerdo con los reinos de la naturaleza: minerales, vegetales y animales. Fenmena: se refiere sobre todo a las mltiples manifestaciones fenomenolgicas, como consecuencia de una organizacin social, tales como polticos, econmicos, sociales, religiosos, cientficos, militares, etc. Los perodos cronolgicos son comunes en todo el contenido sustantivo, pudiendo describirse por eras, siglos, dcadas, aos, meses o das.

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CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO

CONCEPTOS GENERALES
PARA comprender mejor la ordenacin y sobre todo la clasificacin es necesario contar primero con algunos conocimientos sobre los sistemas, la administracin y sus estructuras, sin agotar el tema, sealamos algunos conceptos bsicos, caso contrario, este trabajo se extendera mucho.

SISTEMAS
El concepto de sistemas se comprende mucho mejor conociendo el trabajo administrativo. El sistema es un conjunto de objetos unidos entre s con un fin comn. Es el sistema que proporciona una estructura, el que nos permite visualizar factores relacionales externos e internos. Los sistemas aplicados a las operaciones de las instituciones y empresas son necesariamente complejos, los conceptos de sistemas ayudan a resolver algunas de

esas complejidades, al mismo tiempo que ayudan a la gerencia o a la jefatura a conocer la naturaleza de los problemas complejos, y con ello, trabajar en un ambiente conocido. Un sistema es un todo organizado, un conjunto o combinacin de cosas o partes que forman un todo unitario, un conjunto de elementos interrelacionados con un objetivo en comn. La palabra sistema implica plan, mtodo, orden, arreglo. Lo contrario al sistema es caos. Una situacin catica administrativa se produce cuando todo puede depender de cualquier cosa. Dado que dos de las mayores metas de la ciencia y de la investigacin en cualquier rea temtica son la explicacin y la produccin, la condicin catica no puede ser tolerada. Es de inters general desarrollar conjuntos de conocimientos que puedan ser organizados dentro de un todo complejo, razn por la cual la Archivologa contribuye con la sistematizacin de sus documentos y la informacin de stos.

TEORA GENERAL DE SISTEMAS


La teora general de sistemas se ocupa del desarrollo de un marco terico sistemtico para describir las relaciones generales de un mundo emprico. La teora trata de relacionar conocimientos de distinta naturaleza, de integrar y desarrollar estudios interdisciplinarios. Esto nos lleva a considerar que en el seno de la teora general de sistemas, se encuentras inmersas varias teoras, tales como la teora de la organizacin, que abar149

cara a la Economa, Administracin, Sociologa, Ingeniera, Psicologa, Fisiologa y Antropologa; la teora de la informacin, la investigacin operativa, la ciberntica, etc. Como un preludio a la clasificacin primero archivstica, y luego documental, exploramos una jerarqua de niveles modificada a la que presentara Kenneth Boulding en su libro Teora General de Sistemas, el esqueleto de la ciencia. Primer nivel: o nivel de las estructuras, es el de la estructura esttica. Constituye la geografa y la anatoma del universo. Se requiere de una adecuada y muy precisa descripcin de esas estructuras, considerndose como el principio de los conocimientos tericos organizados en cualquier campo. Segundo nivel: o el nivel de la precisin, es el de la estructura dinmica simple con economa de movimientos, slo los necesarios y predeterminados. El sistema solar es, por supuesto, el ejemplo adecuado. Considera la estructura terica de la fsica; la qumica e inclusive la economa, tienen su lugar en esta categora. Tercer nivel: o sistema ciberntico, es el de la estructura del equilibrio, en este nivel consideramos principalmente la transmisin e interpretacin de informacin como parte esencial del sistema. El modelo homeosttico, de tanta importancia en la fisiologa, es un ejemplo de mecanismo ciberntico que existe en el mundo emprico del bilogo y del cientfico social. Cuarto nivel: o sistema abierto, es el de la estructura autorregulada. En este nivel se diferencia la vida de lo inerte; se le puede denominar tambin el nivel de la clula.

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Quinto nivel: o sistema gentico asociativo; la estructura vegetal; est caracterizado por la planta y domina al mundo emprico del botnico. Sexto nivel: o sistema gentico: la estructura animal; caracterizado por una movilidad incrementada, conducta teleolgica y conocimiento de su existencia. En este nivel se dan los receptores biolgicos de informacin especializados como ser los ojos, odos, etc. que conducen al incremento de captar mayor informacin; esto contribuye a un mayor desarrollo del sistema nervioso, y del cerebro como ltima instancia. El cerebro se constituye como organizador de entrada de informacin dentro de la estructura de conocimiento. Sptimo nivel: o el sistema humano; del ser humano individual considerado como un sistema. Presupone al hombre como poseedor de una conciencia. Su imagen, adems de ser ms compleja, se ubica por encima de los animales, tiene una cualidad autorreflexiva, el hombre no solamente sabe, sino que est consciente de lo que sabe. Esta propiedad es probablemente consecuente al fenmeno del lenguaje y del simbolismo. Es la capacidad para hablar, la habilidad de producir, absorber e interpretar smbolos, lo que lo diferencia claramente de sus congneres menos desarrollados. Octavo nivel: o el sistema social; las organizaciones sociales constituyen una estructura de organizacin. En este nivel se relacionan los contenidos y significados de los mensajes de la naturaleza, las dimensiones de los sistemas de valores, las transcripciones de la historia, la simbolizacin sutil del arte, la msica y la poesa y la gama compleja de las emociones humanas. Noveno nivel: o los sistemas trascendentales. Existen los absolutos, los esenciales, los inconocibles, y ellos

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tambin exhiben una estructura sistemtica y de relacin.

EMPRESAS Y ORGANISMOS DE SERVICIO EN


LA TEORA DE SISTEMAS

Un organismo es un sistema abierto, mantiene su estado constante, mientras que la materia y energa que consume mantienen un cambio continuo; es el equilibrio dinmico. Un organismo vivo es un sistema definido. La organizacin de los servicios es un sistema creado por el hombre, que tiene una interaccin dinmica con su medio ambiente clientes, competidores, organizaciones, proveedores, gobierno y muchas otras entidades. La organizacin del servicio es un sistema de partes interrelacionadas que trabajan en forma asociada con objeto de lograr un nmero de metas, tanto las de la organizacin, como las de los participantes individuales. El propsito de la teora de sistemas dirigidos a los servicios es desarrollar un objetivo y un medio ambiente comprensible para la toma de decisiones. Aplicamos nuestros conocimientos de sistemas a las instituciones: Sistema de servicio: es un conjunto de objetos y/o seres vivientes que se relacionan entre s para procesar distintas actividades, realizadas en el marco de empresas y administraciones y cuidar determinados intereses o satisfacer necesidades tanto de entidades como del pblico en general, y cuyos fines se encuentran definidos por el objetivo del sistema. Se utiliza un lenguaje especfico para sus distintos procesos: Retroalimentacin: consiste en analizar el estado de los servicios, y comparar con un criterio preesta152

blecido por los objetivos del sistema. Debemos recordar que el fin ultimo de la Archivologa es precisamente el servicio, esta funcin nos permite tomar acciones correctivas segn el resultado de las comparaciones efectuadas. Ruido en el sistema: se considera as cuando existe una deficiencia por mal funcionamiento del sistema. Este ruido puede ser producido por los componentes del sistema o por factores ajenos al sistema. Estabilidad del sistema: es la propiedad para resistir perturbaciones, que en casos extremos evitan el cumplimiento del objetivo. Ambiente del sistema: es el medio en que se encuentra inmerso el sistema y lo relaciona con todo aquello que lo rodea, pudiendo influir en su funcionamiento. Parmetro en el sistema: nombre genrico atribuido a las principales caractersticas del sistema. Subsistema: son los sistemas que componen un sistema total.

CLASIFICACIN DE SISTEMAS
Si bien en Teora, fundamentos y prctica de la Archivologa hicimos un anlisis de los sistemas, nos es conveniente conocerlos, por las distintas formas naturales que pueden adoptar las estructuras y para que podamos realizar los taxones clasificatorios con mayor comprensin de este fenmeno. Podemos clasificarlos en: a) Fsicos y abstractos. b) Naturales y elaborados. c) Abiertos y cerrados. d) Tcnicos y civiles o sociales. e) Por proceso. 153

Sistemas fsicos y abstractos Los sistemas fsicos son aquellos sistemas que existen fsicamente. Los sistemas abstractos son aquellos que slo existen en forma conceptual o en la mente de alguien. Naturales y elaborados Los naturales son aquellos sistemas elaborados por la naturaleza. Los elaborados son los realizados por la actividad del hombre. Tcnicos y civiles o sociales Los sistemas tcnicos son los que integran y aplican la tecnologa para alcanzar una meta. Los sistemas civiles o sociales tienen como finalidad la satisfaccin de un objetivo social. Abiertos y cerrados Los sistemas abiertos son aquellos donde es muy difcil predecir su comportamiento. La retroalimentacin existente no es controlable y en algunos casos es subjetiva. Los sistemas cerrados son aquellos que tienen objetivos, actividades, relaciones claramente determinados por lo que el control, retroalimentacin y pronstico pueden ser establecidos de manera precisa y objetiva.

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Sistema de produccin El sistema por proceso es aquel en el que por medio de un proceso comn se elaboran todos los productos. El sistema por rdenes es aquel donde un conjunto de actividades diferentes sigue un proceso especial.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE


SERVICIO POR SU PROCESO

Los sistemas de servicio continuos son aquellos en los que las actividades se estandarizan en cuanto a las rutas y los flujos en razn de convertirse en una rutina. En consecuencia, se adopta un conjunto homogneo de procesos y de secuencia de procesos. Los servicios intermitentes son aquellos que flexibilizan a las instituciones para manejar una gran variedad de servicios. El costo total de cada servicio es relativamente alto; en consecuencia los costos de servicios son ms altos que los de un sistema continuo. Los sistemas modulares hacen posible contar con una gran variedad de servicios relativamente altos y al mismo tiempo con una baja variedad de componentes y actividades. Los sistemas de servicio por proyectos son a travs de una serie de fases; en este tipo de sistemas existe una secuencia de operaciones, todas las tareas u operaciones individuales deben realizarse en una secuencia tal que contribuya a los objetivos finales del proyecto. Los proyectos se caracterizan por el alto costo y por la dificultad que representa la planificacin y control administrativo.

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CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE


SERVICIO POR SUS FINES

Primarios: estn sujetos a factores indeterminados por lo tanto suelen convertirse en precedentes de otras actividades. Secundarios: son los sistemas de transformacin y de carcter cultural. Estos sistemas funcionan como continuos e intermitentes dependiendo de las necesidades y de la demanda de la sociedad. La caracterstica del servicio de transformacin es una gran divisin del trabajo aplicado a un buen sector de la poblacin. Terciarios: engloban todo el sistema de servicios.

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CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS

EXISTE en la actualidad una tendencia a ordenar los archivos por la naturaleza y funcin de las instituciones que generan documentos y por la naturaleza de los soportes documentales contenidos. Veamos algunos: Archivos audiovisuales: el trmino audiovisual es un adjetivo que se refiere de forma conjunta al odo y a la vista. Dcese de los mtodos de enseanza que utilizan las grabaciones acsticas acompaadas de imgenes. En la comunicacin social llmanse a los medios de comunicacin que combinan imagen y sonido, as como a sus tcnicas y obras. Medios audiovisuales por excelencia son la televisin, el cine y el vdeo. Por lo tanto los archivos audiovisuales son aquellos que conservan documentos en forma grfica y/o auditiva. Archivos cartogrficos: el trmino cartografa hace referencia a la tcnica y arte que tiene como finalidad la elaboracin, edicin y publicacin de mapas, como resultado de la observacin directa o del empleo de documentacin. Los archivos cartogrficos conservan los documentos que contienen informacin geogrfica en forma

grfica, fotogrfica, fotogramtrica, mapas, cartas, planos, incluyendo documentos textuales anexos. Archivos impresos: aplicado a aquellos que conservan material impreso, formularios, e inclusive los realizados por ordenadores. Archivos legibles a mquina: sector especializado que contiene informacin codificada, grabada en soportes magnticos, cintas, tarjetas perforadas, o documentos producidos en el transcurso de un proceso electrnico, en esta categora se toman en cuenta tambin algunos documentos reproducidos como los microfilmes. En esta clasificacin pueden incluirse cuantos archivos pueden crearse de acuerdo con la clase de documentos que contienen. Por la naturaleza de las instituciones que generan sus archivos, tendramos una clasificacin tradicional y general, en la que podemos apreciar algunos aspectos: De acuerdo con el punto de vista legal tendremos los archivos: Privados. Pblicos. Particulares. Eclesisticos. De acuerdo con la naturaleza de la informacin tendremos archivos: Secretos. Cerrados. Abiertos. Por el aspecto jurisdiccional de los archivos tendremos archivos: Nacionales. Provinciales. Municipales.

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Comunales. Por el carcter de la entidad productora tendremos archivos: Vivos. Muertos. Activos. Inactivos. La clasificacin puede prolongarse indefinidamente en este sentido, de todas formas nos damos una idea de contenido de esta clasificacin: Archivos pblicos: considerados los ms importantes, son aquellos archivos que se forman en las distintas unidades de la administracin pblica. La administracin pblica presenta una enorme complejidad de operaciones y de distinta intensidad de trabajo; bajo estas actividades se crean los documentos, que una vez cumplidos los fines que motivaron su creacin, se archivan. Existe una relacin paralela entre el desarrollo de la administracin y el incremento del volumen documental de los archivos, inclusive de la creacin de archivos eventuales, estos documentos, recalcamos, encierran documentos valiosos con contenidos de inters social, patrimonial y econmico-financiero. En toda forma estructural de la administracin pblica, correctamente llevada, existen unidades y dotaciones especializadas para las tareas del archivo. En la Argentina, el decreto 10.975 de 1958, designa niveles jerrquicos de la administracin pblica nacional, a las direcciones, departamentos, divisin, seccin, oficina. La asignacin a los archivos ms frecuente es la divisin, si bien algunos organismos designan seccin y departamentos, de acuerdo con la importancia que se le otorga a los documentos. 159

Las funciones que comnmente se asignan a los archivos en los manuales de organizacin, reflejan poca participacin de archiveros profesionales, citando actividades como: Fiscalizar y mantener el archivo. Dirigir el funcionamiento del archivo. Ejecutar el servicio del archivo. Atender el archivo. Efectuar el archivo. Supervisar el archivo. Llevar el archivo. Estas funciones son comprendidas como tales por los organizadores de los manuales, debilitando la importancia del quehacer archivstico de las entidades pblicas, donde an se tiene el concepto antiguo de que al archivo le corresponden situaciones de pasividad, como un repositorio inactivo donde se acumulan papeles que hay que guardar sin saber para qu. Con el transcurso de los aos los documentos se acumulan y aumentan su volumen considerablemente. La carencia de recursos econmicos, humanos, y el poco inters que despiertan para su conservacin, otorga va libre para que se efecten expurgos indiscriminados, perdindose documentos con informacin de valor inestimable tanto para la administracin como para los investigadores de las ramas sociales. Los servicios del microfilme, impactantes por la publicidad que le dieron, al igual que los servicios informticos, por la buena promocin que tienen en los comercios, han demostrado que son ineficaces para cubrir muchas de las necesidades de los archivos: sobre todo el desarrollo de la informtica, tiende a superar los trabajos realizados en los microfilmes, pero result ms nefasto para los documentos de archivo. 160

Slo hay dos formas de conservar los archivos en la actualidad: en papel o en microfichas. Las tcnicas de microfilme se prestan mejor para archivos de conservacin permanente, al considerar que el servicio de informacin puede recuperar parte de las inversiones efectuadas; por su naturaleza, algunos documentos requieren de una copia de seguridad confiable. Es necesario comprender que decimos archivos pblicos, tomando el sentido pblico en cuanto a la naturaleza de la entidad como organizacin, no por la atencin que se pudiera brindar al pblico. Se aplica a los archivos que corresponden a entidades jurdicamente de servicio pblico, ubicadas en distintos niveles de los poderes pblicos. Los archivos pblicos han cobrado mayor importancia, considerando que son los nicos que tienen preocupacin por la conservacin de sus documentos, porque el sistema as les exige, y adems sus documentos reflejan la realidad poltica y social de un sector importante de la sociedad, con una continuidad y permanencia de las instituciones, mayores que las de carcter privado. Recurdese que indicamos, en alguna oportunidad, que los archivos son el ndice de desarrollo de cada pas. Lgico, en las tribus no se ven archivos. El Dr. Tanodi subdivide a los archivos pblicos en: Archivos nacionales, correspondientes a una nacin. Provinciales, para los sistemas polticos federales y correspondientes jurisdiccionalmente a una provincia. Municipales, correspondientes al municipio. Tambin considera: Organizaciones autrquicas. Autnomas.

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Semiautnomas, para algunos tipos de legislacin, correspondientes a entidades en las cuales el Estado interviene con capitales y acciones. En los archivos pblicos existen tambin sub-divisiones: Archivos administrativos: considerados esencialmente aquellos archivos que se encuentran fsica y funcionalmente en la entidad productora de documentos, son parte orgnica de las instituciones que los crearon y sirven directamente a esas instituciones y sus reas de influencia, usuarios, o quienes utilizan los servicios de estas entidades. Generalmente estos archivos se encuentran en diversos locales, de acuerdo a las necesidades de cada organismo; se los denomina archivos eventuales, prearchivos, archivos descentralizados, etc., permanecen mientras prestan los servicios a los cuales han sido conformados, creados. Posteriormente, sea por una reglamentacin o en forma consuetudinaria, se trasladan a los archivos denominados centrales, generales, pero siempre bajo la tutela y dependencia de la entidad productora. Los archivos administrativos pueden clasificarse en dos tipos: Archivos eventuales. Archivos centrales. Archivos eventuales: son aquellos que se forman al reunirse los documentos en reas administrativas donde se desempean actividades relacionadas con sus actuaciones. Archivos centrales: son aquellos que se forman por la reunin de documentos en reas donde se centralizan los archivos eventuales y que permanecen por necesidades de las entidades productoras.

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Archivos intermedios: son denominados tambin depsitos, archivos semimuertos, semiactivos, archivos provisionales, pre-archivage para los franceses, limbo para los ingleses, record-center para los norteamericanos, inclusive irnicamente se los denomina purgatorios. Los archivos intermedios renen en sus depsitos los documentos administrativos, brindando servicio tanto de almacenaje como de informacin que resulta espordica en estos casos. En estos archivos se decantan los valores documentales, producindose la simbiosis administracin-ciencia. Los documentos analizados y expurgados, son trasladados del archivo intermedio al histrico. Los archivos intermedios tienen como ventajas: Permiten una relacin adecuada y profesional entre archivos y profesionales. Despejan en las entidades productoras, los documentos que concluyeron su etapa de trmite y han cumplido los objetivos por los cuales fueron creados. El archivo intermedio tiene como funcin principal: Reunir, conservar, ordenar y describir la Archivala proveniente de los ministerios y dependencias del Poder Ejecutivo, descentralizadas o no, que cuentan con la antigedad de 15 a 30 aos y que hayan resuelto trasladarle por ser material de consulta infrecuente.71 Coordinan el traslado y transferencia de los documentos del Poder Ejecutivo. Preservan documentos de valor temporal, logrando de esta forma una solucin econmica para los archivos propietarios de los documentos.
Decreto N 2232 (Santa Fe, 7 de agosto de 1982), cap. III, art. 7 del Reglamento para el funcionamiento del archivo general, de los archivos Jurisdiccionales y sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo Provincial.
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Organizan la clasificacin, preservndola en su integridad, de acuerdo a las distintas procedencias. Decantan y seleccionan documentos de acuerdo a criterios modernos. Archivos de conservacin permanente o histricos: al estudiar Teora, fundamentos y prctica de la Archivologa, observamos que el hombre es esencialmente histrico; pero la historia no funciona sin documentos que acrediten los acontecimientos del pasado, los archivos histricos renen los testimonios del pasado, que permiten reconstruir a la historia con la precisin de los hechos en el tiempo y el espacio. Archivos generales: es un archivo territorial o de una unidad territorial, sea nacional, provincial, municipal. Administra y orienta los objetivos archivsticos de todos los archivos de su sector. Es en los archivos generales donde el archivero logra la interpretacin del estado de los documentos logrando una sntesis a travs de la exposicin de las tcnicas descriptivas, aparte de que tiene los recursos formativos de la Paleografa, la Diplomtica y la Cronologa. Archivos privados: trmino aplicado a los archivos que corresponden a entidades jurdicamente privadas. Se conoce y se habla muy poco sobre estos archivos, dado el carcter reservado que tienen. La iniciativa del desarrollo de la Archivologa nace en las necesidades que se presentan en el sector pblico, el inters de los archivos privados se manifiesta recin en los ltimos tiempos, pero siempre con la reserva caracterstica de stos. Es necesario destacar la importancia que tienen los archivos privados, no slo en el sentido informativo, sino tambin histrico de cada regin o pas. Los gobiernos son los primeros que deberan comprender esta importancia, considerndolos como patrimonio regional o na164

cional. La conservacin de estos archivos es indispensable, por el hecho de que abren insospechados campos de estudio, sobre todo en las distintas ramas de la economa, como historia econmica, anlisis y teora econmica, abarcando una gama de experiencias que colaboran con el desarrollo de los pueblos. En los pases del Este europeo la situacin ofrece un panorama distinto. En la mayora de estos pases existen archivos centrales econmicos que no slo reciben documentacin oficial sino tambin documentacin de empresas privadas progresivamente nacionalizadas. En el rea de las nacionalizaciones la legislacin ha reglamentado la conservacin y la remesa de archivos de empresas, equiparndola a los archivos pblicos. La concentracin de archivos tiene sus propias consecuencias, aun hablando de pases desarrollados, el principal problema que se presenta es el volumen documental, lo cual obliga muchas veces al Estado, como es el caso de Hungra y la Repblica Democrtica Alemana, a tomar medidas adecuadas, en este caso obligando a las empresas a conservar sus propios archivos bajo la inspeccin de los funcionarios de los archivos pblicos. Los archivos privados estn expuestos a prdidas permanentes; generalmente a una institucin de carcter privado no le preocupa la cultura en s, sino como medio de anlisis de mercado, no est en sus fines el mejorar la situacin cultural (salvo que sea una empresa netamente cultural). Queda tambin la posibilidad de que puede existir informacin reservada a los fines de la empresa o en casos extremos, informacin que compromete a la empresa desde el punto de vista fiscal y legal. La perdurabilidad de la institucin privada se limita, normalmente a tres o cuatro generaciones. No tienen la continuidad y perdurabilidad como la pueden tener 165

las instituciones pblicas. Sus documentos, por una falta de reglamentacin adecuada se pierde. Archivos particulares: trmino aplicado genricamente a los documentos de personalidades relevantes en lo social o referido a archivos familiares; son documentos de poca escala, se denominan coleccin de documentos. Estas colecciones, por su contenido, ofrecen variados temas a investigadores, escritores y estudiosos de determinadas personalidades, los archivos los obtiene por donacin o por adquisicin. Archivos econmicos: se denominan as a los archivos privados en los pases europeos, se emplea este nombre por el contenido de los documentos que son de inters para la historia econmica. Archivos eclesisticos: el trmino se aplica a los archivos que corresponden o son propiedad de sociedades religiosas; esencialmente catlicos. La Iglesia catlica es una sociedad civil universal con una jerarqua de tipo monrquico. Una gran mayora de los pases sostienen el credo catlico y cristiano, tambin consideramos que en la mayora de los pases existen leyes sobre la libertad de cultos. El inters por los archivos eclesisticos existe porque la Iglesia ha sostenido por mucho tiempo, registros de matrimonios, bautismos, nacimientos, defunciones, o bien libros especiales como el Statu animorum, donde registraban a las familias catlicas sobre las cuales se tena jurisdiccin. Se ha presentado en algunas oportunidades la posibilidad de que se efecten microfilmaciones sobre estos archivos. Un ejemplo lo dieron los mormones, que efectuaron microfilmaciones de aquellos archivos que les permitieron, con la finalidad de sellar la familia, que las personas supieran de donde provenan; este culto, le da 166

importancia a la genealoga, materiales de censos, listas de personas, etc. De acuerdo con la organizacin de la Iglesia catlica, los archivos adquieren denominaciones similares a lo que sucede con los archivos pblicos; as tenemos archivos parroquiales, de dicesis, progresivamente hasta llegar al Archivo del Vaticano. El Archivo Vaticano, considerado como el archivo sino el ms importante, por lo menos el ms famoso del mundo, merece una especial atencin porque fue el que mejor se custodi y organiz. Es el ms importante con fondos valiosos por su informacin con aproximadamente 10.000 volmenes de documentos. Con cerca de cincuenta kilmetros de estanteras, llenas de libros, pergaminos (Sala de pergaminos), y manuscritos de una importancia histrica muy rica, Listas de pecados, promesas, indulgencias, exenciones especiales de la ley eclesistica, acta de consistorio, actas de cnclaves a partir del siglo XV, informes camarlengos, documentos sobre la Inquisicin, informes sobre los mongoles en el siglo XIII, monografas sobre el xodo papal a Avin, 4.837 registros de guerras, levantamientos y disturbios civiles. Existen normas sobre documentos cuyo valor se decantar con el tiempo hasta transformarse en informacin histrica, algunos documentos estn vedados por el lapso de cien aos, mientras que otros lo estarn por tres siglos. En cuanto a los registros de peticiones, se puede hablar de siete mil volmenes de peticiones de toda clase de gracias y favores eclesisticos a lo largo de quinientos aos, tipos documentales como splicas de reyes o anulaciones hasta la Sala Miscelnea, llena de quince armarios con documentos sobre historia poltica y religiosa primitiva, bustas (legajos) de correspondencia personal de quienes se destacaron en la historia, o los tipos 167

documentales avvisi, informes de nuncios a la curia, que se remontan hasta la Edad Media. Dentro de su organizacin, en un octavo lugar se clasifican las colecciones; con este rtulo se seala todo lo que se aade al Archivo Vaticano. Otro aspecto interesante de la organizacin del Archivo Vaticano, es la jerarqua del responsable de estos archivos, slo puede ser un cardenal, colaborado por un prefecto de los archivos y un archivero mayor. Sobre la clasificacin del Archivo Vaticano, podemos decir que se efecta en su mayora por epgrafes, guardados en los armadi (armarios), con ndices confeccionados en base a claves del alfabeto griego; otros documentos se conservan en los fondi (fondos) registrados en ndices onomsticos. Los documentos y la biblioteca de la familia Chigi y de los Borghese, (miembros de la corte papal durante siglos) que fueron trasladados a los recintos papales al comenzar la Segunda Guerra Mundial, est bien catalogada y clasificada. El grueso de los documentos lo constituyen las bibliotecas, documentos del clero, ms de 100.000 documentos en pergamino, que proceden de los monasterios. Slo del Vaticano hay alrededor de 687 ndices. Al hablar del Archivo Vaticano, observamos tambin una clasificacin de los archivos por el grado de acceso a los documentos, como ser: Archivos secretos: trmino aplicado a los archivos que contienen documentos de carcter confidencial, secreto, reservado; estos archivos generalmente son militares, industriales y policiales. Archivos vivos: denominacin aplicada a aquellos archivos cuya entidad productora existe y contina produciendo documentacin, se los denomina tambin archivos activos o archivos abiertos. 168

Archivos muertos: denominacin aplicada a aquellos archivos cuya entidad productora dej de existir y por consiguiente de producir documentacin, v.gr. los archivos de los virreinatos, casas de contratacin, etc., se los denomina tambin archivos inactivos o archivos cerrados.

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ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA

SE DICE organizacin a toda accin y efecto de organizar. Al conjunto organizado de personas de cierta actividad. Las concepciones organicistas son de tipo holstico, e interpretan el conjunto de la sociedad comportndose como una totalidad organizada en la que cada una de las partes remite al todo que es quien las dota de sentido, a la vez que es irreductible a la mera suma de ellas. Organizar es una funcin administrativa que comprende dos procesos bsicos: 1) El desarrollo del marco estructural para la institucin, y 2) La definicin de las relaciones administrativas y operativas. Las ventajas de una buena organizacin proporcionan un marco ntegro en el cual el personal puede actuar unido, en vez de hacerlo unos contra otros. El tipo de organizacin puede facilitar u obstaculizar el logro de los objetivos de la empresa. La organizacin proporciona comunicaciones eficientes y efectivas.

Reduce la duplicacin del trabajo al mnimo. Los empleados conocen las rutas o redes de mando en la institucin. El conocer los tipos de puestos en la organizacin y la escala de promocin tambin ayuda a los empleados a determinar sus opciones profesionales.

TENDENCIAS DE LAS ORGANIZACIONES


Aun cuando la organizacin es una importante funcin administrativa, ciertas tendencias aumentan la importancia de esta actividad. 1) Crecimiento en el tamao de muchas organizaciones: debido a factores tales como mercadotecnia y fusiones en masa, muchas firmas han crecido tanto hasta el punto de que sus servicios se cuentan por millones; los gerentes de estas empresas no pueden conocer los detalles de todo el servicio, por lo que deben confiar en una buena organizacin. 2) Diversificacin de las lneas de productos: las grandes instituciones tienen grandes divisiones dedicadas a la produccin de muchos y diferentes servicios, algunos de los cuales slo estn remotamente relacionados unos con otros o no se relacionan. Por lo tanto, la integracin efectiva de estas actividades descansa en una buena organizacin. 3) La especializacin: aun cuando los especialistas pueden hacer un trabajo ms efectivo que los genricos, suelen enfrentarse a la falta de entendimiento de las actividades de otros especialistas, esta situacin conduce hacia la organizacin profesional. 4) La actualizacin tecnolgica: por el rpido cambio que se experimenta en el ambiente tecnolgico, al171

gunos productos resultan obsoletos. Esta situacin requiere habilidad para reaccionar rpidamente. Puede distinguirse un organicismo epistemolgico, que sustenta que a la sociedad puede entendrsela como si de organismos se tratasen. En este ltimo caso la comparacin con un organismo es solamente concebido como un modelo heurstico y no como una descripcin de lo real. En sociologa, algunos autores, como Comte, Spencer o Durkheim, han sido considerados como organicistas sociales, ya que han entendido a la sociedad como si de un organismo se tratase, en el sentido antes explicado, y remarcando siempre que se trata solamente de una mera analoga. En cierta forma, la filosofa de la historia de Spengler o de Toynbee puede tambin relacionarse con el organicismo. La organizacin es una unidad social deliberadamente constituida para alcanzar fines preestablecidos. De esta manera, dentro de este concepto de organizacin incluimos a las empresas, hospitales, iglesias, ejrcitos, universidades, etc.72 Las organizaciones son la razn de ser de los objetivos propuestos, aun cuando sucede generalmente que, una vez formadas las organizaciones adquieren necesidades de subsistencia y expansin que modifican los fines originalmente establecidos.

EVOLUCIN DE LAS ORGANIZACIONES


En la ltima mitad del siglo anterior, en todos los pases desarrollados se present el fenmeno organicista,
Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filosofa en CD-ROM, op. cit.
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justificando la conversin de la sociedad en un conjunto de instituciones. Bajo el justificativo que todo trasciende al amparo de una institucin, todas las tareas sociales, de servicio o de produccin, se confan hoy a organizaciones, diseadas en lo posible a perpetuidad y dirigidas por sus propias administraciones. El Estado se achica en aras del desarrollo de las grandes organizaciones, de modo que el desempeo de la sociedad moderna, o incluso la supervivencia de cada individuo, depende cada vez ms del desempeo de estas instituciones.

CONCEPTO DE ESTRUCTURA
Del vocablo latino structura, derivado de strere es la disposicin en sentido de orden. Manera general, a veces especificada con un adjetivo, de estar colocadas las partes de una cosa. Considerada tambin como una ordenacin de elementos segn una ley que determina sus relaciones, que suele denominarse ley de composicin. Este concepto nos acerca tanto a la ordenacin como la clasificacin. Las caractersticas fundamentales de una estructura son, tal como las describe Piaget, la totalidad, las transformaciones y el autoajuste. Como totalidades, las estructuras son sistemas que no se originan por simple acumulacin de elementos, pero que no se definen suficientemente, entendindolas confusamente como totalidades que representan algo ms que la mera adicin de sus componentes, por lo que deben definirse exactamente como totalidades resultantes de las relaciones establecidas por su ley de composicin. Las transformaciones definen tambin a las estructuras porque hay que entenderlas, debido a la ley que esta173

blece relaciones entre sus elementos, como un sistema cuya actividad es estructurarse a s mismo (estructura estructurante). Son, por ltimo, una actividad autorreguladora, o sistemas de autoajuste, porque tal actividad de transformacin no se orienta ms que a producir nuevos elementos de la misma estructura y slo dentro de ella (estructura estructurada). Estas caractersticas se aplican con plena propiedad a las estructuras de diversas clases.73 La estructura es un subsistema de la organizacin. Esto nos lleva a la conclusin de que toda organizacin tiene un subsistema estructural, un subsistema de comunicaciones, o un subsistema de informacin, con lo que se demuestra que la estructura es una parte de la organizacin. Es lo que se llama el esqueleto o las relaciones jerrquicas de la organizacin. Este esqueleto, nos orienta en la determinacin del principio de procedencia archivstico que analizamos en captulo aparte. Debemos comprender que la prctica misma nos lleva a diferencias sutiles entre la estructura representada y la organizacin, lo que nos da pautas de que no estamos hablando de lo mismo. Existen determinadas estructuras o formas adoptadas por las organizaciones, para representar visualmente sus formas administrativas y organizativas, consideradas buenas o malas, y que aparecen explicadas en el manual de organizacin.

73 Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filosofa en CD-ROM, op. cit.

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CRITERIOS PARA COMPRENDER LA


ESTRUCTURA

Nos preocupa conocer estos criterios, porque nos ayudan a comprender mejor la clasificacin de los documentos en los archivos. Cuando analizamos la funcin de organizar comprobaremos la relacin entre las divisiones del trabajo y las unidades documentales. La delegacin La divisin del trabajo se realiza mediante el proceso de la delegacin de funciones, poderes y tareas, esto implica retener en niveles superiores lo ms importante, para ir bajando de niveles y delegando cada vez cosas de menor importancia. Lo que se retiene en los niveles de mayor jerarqua es lo ms importante, lo que se delega son las tareas, la autoridad, la responsabilidad y la decisin. Cuando hablamos de la delegacin de tareas y de autoridad, estamos hablando de la departamentalizacin. Cuando hablamos de la delegacin de decisin se habla de la descentralizacin. La departamentalizacin Es un proceso en el cual los niveles superiores, ante la cantidad de tareas y magnitud de responsabilidades, distribuyen tareas, en niveles inmediatos, agrupndolas con criterios homogneos.

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La descentralizacin Significa delegar autoridad para la toma de decisiones. No son slo tareas de rutina sino tambin, la posibilidad de que el subalterno tome decisiones no rutinarias pero que estn al alcance de sus funciones y nivel. Ninguna persona, por preparada que est, tiene capacidad para supervisar ms de un determinado nmero de personas. Tampoco se puede determinar una cantidad estndar que se pueda controlar, Cualquier cifra sera arbitraria considerando la capacidad de quien controla, la colaboracin de los controlados, la magnitud de los problemas a resolver y la actividad de que se trate. Se puede departamentalizar de acuerdo a distintos criterios de homogeneidad, generando diversos tipos de estructuras acorde al uso de autoridad que en las mismas se realicen. De all surgen los modelos tpicos de estructura: lineal, funcional, etc. Estructura formal e informal La estructura formal es la que est prevista en el manual de organizacin y representada grficamente en el organigrama. Normalmente nos da pautas de clasificacin documental, aun cuando esta estructura no es fiel a la realidad. Apenas se aplica el organigrama sobre la organizacin, se manifiesta una serie de relaciones no previstas pero s necesarias, entre niveles diferentes de la estructura, de modo que la estructura original se vea modificada en la prctica, con superposiciones y estratos subyacentes, aun cuando no se refleja en su representacin grfica, el organigrama, crendose prcticamente otra estructura superpuesta a la original, que se opt por lla176

mar estructura informal. La estructura informal es ms real y til que la formal, obedece mejor a la tradicin administrativa de la misma institucin y va modificando a la estructura formal hasta conformar una estructura mucho ms real que la concebida anteriormente, as va marcando la evolucin institucional, esta evolucin es de sumo inters y debe figurar en los conocimientos de los archiveros a fin de conformar la procedencia adecuada de los documentos. El organigrama oficial refleja normalmente la estructura formal, pero, en la actualidad se elabora un sociograma donde se refleja la estructura informal, donde se presentan las superposiciones ms comunes, a saber: Superposicin de las decisiones, Superposicin de las comunicaciones, Superposicin de la autoridad funcional, y Superposicin de los centros de poder.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN
Departamentalizacin por funciones Hay una cierta variedad de interpretaciones respecto al trmino funcin. Deriva del latn functio, que a su vez deriva de fungi, cumplir, orden de fungible. Desempear, tener, asignar, atribuir, corresponder. Accin o servicio que corresponde a una cosa cualquiera: La funcin de la fuerza pblica es mantener el orden. Actividad o papel desempeados por alguien en un cargo, oficio o profesin; se usa ms en plural que en singular.

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Actividad particular de cada rgano o sistema de un organismo. Acto organizado, que constituye un espectculo de cualquier clase. Las estructuras de tipo funcional tienden a complementar el concepto a travs de la imagen, puede sealarse como funcin en un departamento estrictamente administrativo, puede tomarse como funcin todas las tareas similares abocadas a un solo fin. Puede ser fundamento de funcin, tambin, la trascendencia de una actividad, v.gr. rea de investigacin y desarrollo. En todos los casos en que se aplica un modelo por funciones, se est teniendo en cuenta el beneficio que brinda este tipo de estructura, a la clasificacin de la produccin documental, es decir, apuntamos a la especializacin. En lo que se refiere a niveles superiores de organizacin, existe una tendencia marcada en favor de la departamentalizacin por funciones. De acuerdo al volumen de funciones de una institucin, puede resultar beneficioso concentrar en un solo sector, todo el personal que utiliza recursos similares. Esto facilita tambin la clasificacin documental. Departamentalizacin por servicios Este modelo permite la mayor coordinacin de todas las actividades relacionadas con el servicio predeterminado para cada institucin, lgicamente, debemos considerar el inconveniente que pueda presentarse, que el sector se especialice y se asle del resto de la organizacin.

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Departamentalizacin por rea geogrfica Con actividades dispersas geogrficamente. Se prefiere aplicar un modelo de departamentalizacin que permita revertir las desventajas que significan las distancias en cuanto a coordinacin, comunicaciones y control. En realidad, todos estos modelos facilitan enormemente los trabajos clasificatorios de los documentos. Departamentalizacin por tipo usuarios Se aplica a la actividad de atencin al publico. La ventaja de este modelo, debe buscarse en relacin con la mayor especializacin, la mayor coordinacin entre las actividades afines, la mejor supervisin y la optimizacin que en consecuencia se puede lograr. Departamentos staff y de servicios Observamos distintos tipos de departamentalizacin, no en un anlisis exhaustivo, sino en una aproximacin al problema de definir cules son los departamentos responsables por la ejecucin de las operaciones principales y cules son los departamentos cuya actividad ha de ser secundaria desde el punto de vista de la produccin documental. La caracterstica de las unidades auxiliares o de servicio es la de facilitar la tarea de los departamentos principales mediante la extensin y prestacin de un servicio. Cuando se llega a la conclusin de que las actividades de un nivel han sido rebasadas por su multiplicidad 179

y cantidad, debe ineludiblemente asignarse parte de esas tareas a algn subordinado; as se introduce el concepto de la descentralizacin por va de la delegacin. Delegar es autorizar de una persona a otra, para que obre en representacin suya en algn asunto. La simple delegacin implica la creacin de unidades con autoridad dentro de la estructura jerrquica descendente de la organizacin. Por lo delicado de la naturaleza de las decisiones, puede que no se quiera delegar y mantener una mayor centralizacin, en lugar de compartir las tareas verticalmente (hacia abajo) en la estructura, se puede hacer en forma horizontal (hacia el costado), en una funcin, que en este caso se denomina staff. Este staff puede ser un individuo o todo un departamento. Este mencin de hacia abajo y hacia el costado, hace particular referencia a las tcnicas de dibujo de estructura, como veremos ms adelante. Tambin tiene que ver con la idea de que el staff rara vez llega a tener responsabilidad en forma directa por la direccin y control de las operaciones, sino que su tarea es colaborar con el ejecutivo, desarrollando tareas que muchas veces ste no tiene ni el tiempo ni la capacidad para hacer. El staff presenta generalmente caractersticas de ser altamente especializado. Para encauzar esta gran flexibilidad y para asegurar la coherencia y coordinacin de su accionar con el resto de la organizacin, su tarea est limitada a recomendar y a asesorar a su respectivo nivel ejecutivo, siendo ste el nico autorizado a tomar decisiones.

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DIAGRAMAS

LOS SISTEMAS, sea cual fuere su naturaleza, tienen un factor comn determinante a todos, y condicionante a su efectividad: la relacin. La relacin representa la causalidad que vincula los componentes y que otorga sentido e individualidad, real o aparente, dentro del conjunto. Da lugar a la organizacin de las partes, cuyas leyes son estudiadas por ngulos distintos. Generando, invariablemente, procesos de informacin y comunicacin. Los sistemas administrativos nos interesan desde el punto de vista archivstico, porque nos permiten aplicar y comprender los principios archivsticos. La descripcin de los elementos que constituyen las organizaciones, son de relaciones muy complejas, y el anlisis ms minucioso no es necesariamente una forma de explicarla o interpretarla; al observar un diagrama, comprendemos mucho mas rpidamente esa complejidad.

PROPSITO DE LOS DIAGRAMAS


En la administracin de las instituciones es comn e imprescindible la utilizacin de diagramas como medio de comunicacin que facilita mucho la comprensin organizativa. El trmino diagrama proviene del griego digramma, de grapho, dibujar; que significa grfico. Es la representacin mediante un dibujo geomtrico de un fenmeno o una ley. Se emplea para representar estructuras, secuencia de procedimientos, procesos, recorridos, programas, etc. La utilidad y ventajas del empleo de los diagramas salta a la vista: Nos permite una descripcin clara y simple. Son fciles de proyectar y actualizar. Permiten comparaciones fciles entre dos o ms sistemas diferentes por su temporalidad, espacialidad e identidad. Localizan eficazmente incoherencias, errores, saturacin de zonas, tendencias y deficiencias en los hechos que se representan. Son adecuados para la representacin de relaciones complejas. Son un medio eficaz de anlisis y comunicacin. Reducen el espacio de expresin utilizando smbolos convencionales. Flujogramas Llamado tambin diagrama de flujos, conforma la representacin grfica de la ruta y la secuencia de las operaciones que integran un procedimiento, considerando las unidades o personas, formas, materiales y trmites que conciernen a su realizacin. 182

Los flujogramas, al describir grficamente procesos y procedimientos, hacen posible una comprensin rpida de ellos. No slo es til para el anlisis, sino que es un medio rpido para informar, en especial, a los funcionarios y empleados acerca de los diversos cursos de accin de un proceso administrativo. Organigramas El organigrama es la representacin grfica de la estructura, total o parcial, de una organizacin. Representa la forma en que se relacionan sus componentes. Tambin se la conoce como: Organograma. Grfico de organizacin. Pirmide de funciones. Diagrama de organizacin. Diagrama de estructura. El organigrama es un elemento constitutivo de toda organizacin; describe: Funciones. Tareas. Responsabilidades. Niveles de ejecucin.

ESTRUCTURA ORGNICA
Los organigramas presentan dos clases de informacin sobre la estructura organizativa: comunicacin y anlisis.

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DIRECCIN GRAL. DE ADMINISTRACION - SECCIONAL DE O. & M. DIAGRAMA DE MOSP PROCEDIMIENTOS TRMITE - Expedientes de obras de restauracin y conservacin de caminos UNIDADES DE TRMITE REPARTICION - Dir. Prov. de Vialidad MINISTERIO De Obras y Servicios Pblicos RELEVO - Mario Meneghini FECHA 2/6/72 Vigente propuesto ORIGEN - Dpto. Conservacin INICIADO TIEMPO TOTAL DESTINO - Secc. Archivo General TERMINADO Tiempo Opera- Trans- Inspec- Arch. Archivo Paso DESCRIPCION cin porte cin tran. N 10 d. 1 Dpto. Conservacin prepara proyecto de obra 1 d. 2 Mesa de Entrada otorga nro. de expediente 1 d. 3 Eleva proyecto con los pliegos de especificaciones y presupuesto oficial 2 d. 4 Efecta la reserva de fondos, afectando al presupuesto vigente 1 d. 5 Aprueba el proyecto

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Cuadro 8. Diagrama de procedimientos.

DIRECCIN GRAL. DE ADMINISTRACION - SECCIONAL DE O. & M. DIAGRAMA DE MOSP PROCEDIMIENTOS TRMITE - Expedientes de obras de restauracin y conservacin de caminos UNIDADES DE TRMITE REPARTICION - Dir. Prov. de Vialidad MINISTERIO De Obras y Servicios Pblicos RELEVO - Mario Meneghini FECHA 2/6/72 Vigente propuesto ORIGEN - Dpto. Conservacin INICIADO TIEMPO TOTAL DESTINO - Secc. Archivo General TERMINADO 10 d. 6 Se efecta licitacin privada o concurso de precios 2 d. 7 Se adjudica la obra por resolucin 8 El expte. permanece en el archivo vivo del dpto. de donde es retirado y devuelto a cada paso siguiente 2 d. 9 Efecta el replanteo de la obra 1 d. 10 Se realiza la inspeccin de la obra 1 d. 11 Se confecciona el certificado de pago

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Cuadro 8 (cont.). Diagrama de procedimientos.

Comunicacin Como herramienta de comunicacin el organigrama se utiliza: Para dar a conocer a cada una de las partes componentes de la estructura, la posicin que ocupan y sus relaciones. Para dar a conocer y comprender, el estado global de la estructura, o de sus distintos componentes. Permite comprender sobre las posibilidades de cada persona para ascender o trasladarse a otras posiciones de la organizacin. Facilita a los profesionales y especialistas que se incorporan a la institucin, entidad u organismo, para tomar contacto con la organizacin, y aplicar sus conocimientos sobre la estructura lograda. ste es el aspecto que realmente nos interesa desde el punto de vista de la Archivologa, puesto que el archivero, profesional, efectuar un anlisis completo del organigrama, para separar o clasificar los documentos por medio de la formacin de las unidades mayores, intermedias y menores, al mismo tiempo que le permite detectar las unidades productoras y receptoras de documentos. Informar a interesados en la organizacin el estado en que se encuentra estructurada. Entre los interesados citamos a: Instituciones bancarias. Instituciones financieras. Proveedores. Accionistas. Deudores. Consultores.

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Junta Superior Direccin Ejecutiva Administracin General Control Interno Divisin de Personal Asesora Jurdica

Secretara General

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Divisin de Estudios

Departamento de Planificacin

Departamento Operaciones y Puerto

Departamento de Finanzas

Divisin de Proces. Datos

Divisin de Infraestructura

Divisin de Operaciones

Divisin de Puertos

Divisin de Liquidacin

Divisin Cob. Tarifas y Costos

Divisin de Contabilidad

Divisin de Administracin

Cuadro 9. Organigrama institucional.

Anlisis Se efecta desde distintos ngulos, de acuerdo con la caracterstica del profesional que lo realiza. Los organigramas permiten detectar las fallas de estructura, sea en las dificultades de diseo, sea a simple vista. Principalmente se pueden detectar: Fallas de control interno. Si bien los organigramas no son una solucin, constituyen una herramienta muy til para detectar cuando se asignan funciones incompatibles a determinados puestos o cargos. Fragmentacin estructural inadecuada. Pueden darse situaciones en las que a un cargo le asignan funciones que corresponden a otros niveles, pero, dada su ambigedad, se obliga a lugares no correspondientes, atentando contra los criterios de organizacin. Mltiples unidades de mando. Cuando dos o ms puestos controlan o supervisan un mismo cargo. Esta situacin genera igualmente una relacin de dependencia confusa al no estar definida la relacin de autoridad; puede generar tambin situaciones de subordinacin unitaria, sobre todo cuando de un cargo depende slo un subordinado del cual a su vez dependen uno o varios cargos, esta situacin se presenta en los niveles ms elevados. Superposicin de funciones. Se presenta cuando dos o ms cargos tienen asignada responsabilidades por igual o similar funcin. Designacin confusa de funciones. Al igual que las categoras o nombre de cargos. Esta situacin complica y genera estados como: confusin sobre el tipo de autoridad asignada al cargo, sea lineal, asesora, funcional. Lgicamente se relaciona con o es similar a la indefinicin de los niveles, que se presenta cuando no est clara la posicin que el cargo tiene en jerarqua, remuneracin, etc. 188

Departamento de Finanzas

Divisin de Liquidacin

Divisin de Cobr. Tarif. Costos

Divisin de Contabilidad

Divisin de Administracin

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Seccin Presupuesto

Seccin Cobranzas

Seccin Activo Fijo

Seccin Suministros

Cuadro 10. Diagrama de departamento.

Inadecuada asignacin de niveles. Situacin que se presenta cuando una posicin tiene asignado un nivel no acorde con otros niveles de la organizacin. Lo cual puede producir tambin una estructura desequilibrada, sobre todo se presenta cuando un rea tiene exceso de niveles o personas con respecto a otra. Alcance de control excesivamente amplio. Se presenta cuando a un cargo se le asigna un excesivo nmero de subordinados, disminuyendo la supervisin eficaz.

LIMITACIONES
La principal limitacin de los organigramas est en su propia naturaleza, al ser una representacin grfica simplificada. La simplicidad es una limitacin que se asume con el riesgo de que la informacin de la estructura sea incompleta. Los organigramas representan en forma parcial a la estructura de la organizacin, consiguientemente no incluye cierto tipo de informacin tal como: Representacin de lneas de autoridad funcional. Secretaras. Grado de descentralizacin estructural. Oficinas productoras de documentos. Oficinas receptoras de documentos, salvo nombres especficos como mesa de entradas o archivos. Por consiguiente, el archivero debe realizar previamente la etapa de anlisis documental, con la finalidad de comprender mejor el organigrama de acuerdo a su especialidad. Otra limitacin consiste en la permanente actualizacin. Cualquier cambio en la estructura transforma en obsoleto o histrico el diagrama vigente. De seguir uti190

lizando el anterior, se distorsiona la comunicacin. Para el archivero, las permanentes actualizaciones suelen ser un problema en los esquemas clasificatorios o en la elaboracin de las tablas de clasificacin, pero al mismo tiempo significa de utilidad tener todos los organigramas secuencialmente ordenados, permitiendo no slo interpretar la historia de la institucin, sino mantener un sistema de archivos acorde con la temporalidad de los documentos.

MODELOS DE ORGANIGRAMAS
Existen diferentes formas de representacin grfica de los organigramas. Se utilizan de acuerdo con las necesidades y costumbres de la institucin. Las ms usuales, segn la norma AFNOR (Association Francaise de Normalisation) son: Vertical. Horizontal. Circular. Semicircular. Lineal. La forma de representacin vertical se considera la ms conocida por ser de interpretacin simple y con mayores posibilidades de informacin expuesta.

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DEG

SCG

INTERNO

AGENCIAS

SUPERINTENDENCIAS

Cuadro 11. Diagrama circular y relacional.

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PRINCIPALES FORMAS DE ORGANIGRAMA


La distribucin formal y sobre todo perfectible de funciones y misiones puede traducirse grficamente en el organigrama. Existe una multitud de configuraciones posibles y son tan variadas como tipos de organizaciones hay. A nivel prctico se las clasifica en tres grandes familias: Funcional: nombre adoptado por contener las grandes funciones de la gestin; enfoca horizontalmente un flujo integrado en unidades especializadas: concepcin produccin - venta, en algunos casos; concepcin - operaciones - servicios, en otros casos. Se fundamenta en los principios de especializacin de las divisiones bajo una determinada centralizacin de decisiones tomadas en niveles de ejecucin. Presenta la ventaja de favorecer la auditoria de los responsables de cada divisin; cuando stas son de una cantidad razonable, se convierten en pesadas, lentas, poco eficaces en una multiplicidad de productos o servicios. La cualidad de este tipo de organigramas es que permiten ser utilizadas por pequeas y medianas instituciones, productoras o de servicios especficos, como son los archivos, las bibliotecas y los museos, con un solo canal de distribucin con direccin polivalente. Los archivos de este tipo de instituciones suelen ser eventuales y centrales, es decir, algunas divisiones, de acuerdo a sus funciones, suelen tener archivos eventuales o provisorios, los cuales posteriormente son depositados en un archivo central. Divisional: nombre adoptado por la segmentacin estratgica; estructura racionalmente la coexistencia de distintos flujos integrados. Organiza la actividad por productos, mercados, clientela o actividad estratgica, so193

bre todo cuando se trata de mltiples servicios. Se adapta a instituciones con distintas extensiones por sus variados productos, con varias redes de distribucin diferenciadas. Desconcentra las decisiones, extendiendo responsabilidades a cada encargado de divisin que se desempea como administrador polivalente. Es problemtico para un archivero cuando este tipo de estructuras presenta un organigrama divisional realizado sobre una administracin por objetivos y que desemboca en una lgica de centro de ganancias; estas instituciones, en cada unidad poseen un grado de autonoma de gestin y un seguimiento analtico de los resultados financieros. Suelen darse exageraciones, que lgicamente, al restarle importancia los archivos, generan caos informativo para toda la institucin, es conveniente entonces, efectuar controles y servicios documentales en archivos centrales que figuren en el organigrama dentro de lo que sera un estado mayor y crear archivos eventuales en las divisiones relativamente autnomas. Matricial: una unificacin de funciones y segmentos estratgicos; estructura el equilibrio entre cada misin y el conjunto de medios comunes a los que recurren. La situacin de estos organigramas es que responden a dos lgicas cruzadas: una de especialidades o funciones, como finanzas, comercial, produccin; y, otra de mbitos o programas de actividades. Lograr el equilibrio entre integracin-diferenciacin es bastante complejo al momento de elaborar las tablas de clasificacin, donde debern reflejarse las actividades diferenciadas con mltiples interdependencias. El archivero debe comprender entonces que frente a un medio inquieto donde las instituciones tienen un ritmo de cambio ms frecuente y en menor tiempo, se requiere una gran flexibilidad de las tablas de clasifica194

cin y, lgicamente, los archivos tendrn otro ritmo de trabajo para cubrir las necesidades de informacin. El organigrama matricial requiere de un creciente esfuerzo en sus procesos de informacin, y es donde se comprende mejor que la coordinacin y regulacin de la informacin se ubica en el centro de la organizacin. Diagramacin Simbologa: para llevar a cabo los organigramas es preciso conocer algunas normas y convenciones sobre la diagramacin. Esencialmente se utilizan dos elementos: rectngulos y lneas. Lneas: las lneas se emplean para sealar la relacin de autoridad o jerarqua existentes. Las relaciones de staff y de autoridad funcional se disean con lneas de puntos o de trazo partido. Se trazan (1 mm de grosor) exclusivamente en sentido vertical u horizontal, de modo que los puntos de unin, con rectngulos o con lneas, formen un ngulo rectngulo, (90 grados). Las lneas oblicuas son excepcionales. Deben partir del punto medio del lado inferior o base del rectngulo de mayor nivel y unir al punto medio del lado izquierdo, derecho o superior del rectngulo de menor nivel.

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FONDO

SECCIN DE FONDO

SECCIN DE FONDO

SECCIN DE FONDO

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EXPEDIENTE UNIDAD DOCUMENTAL

SERIE

SERIE

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EXPEDIENTE

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EXPEDIENTE

UNIDAD DOCUMENTAL Cuadro 12. Diagrama clasificatorio.

Rectngulos: los rectngulos se emplean para representar: cargos, funciones, categoras, personas, de acuerdo al tipo de organigrama a representar. Los rectngulos se disean en posicin horizontal, utilizando trazo fino (0,5 mm). Su tamao se relaciona con la importancia de la posicin que representa. Distribucin de los rectngulos: las relaciones de autoridad y dependencia entre las representaciones concretadas por los rectngulos, son sealadas por su distribucin espacial. Los distintos niveles del dibujo marcan las relaciones, indicando que el rectngulo superior cumple una posicin con autoridad sobre la sealada en un nivel inferior. La distribucin horizontal se grafica al mismo nivel de las posiciones que tienen igualdad de jerarqua en la estructura. Contenido de los rectngulos: de acuerdo con la informacin establecida en los rectngulos, los organigramas se clasifican en: a) Organigramas funcionales, que indican en sus rectngulos el nombre de los cargos o funciones. b) Organigramas personales, que indican en sus rectngulos el nombre de personas. c) Organigramas mixtos, cuya variedad indica en sus rectngulos la informacin de cargos, funciones y personas. d) Organigramas complejos, cuyo contenido en los rectngulos, presenta informacin sobre: Funciones. 197

Cargo. Cdigo del cargo. Nmero del tem presupuestario. Nmero de personas que se desempean en la misma dependencia. Tamao de los rectngulos: la uniformidad representativa y simbologa de los organigramas, que generalmente cubren necesidades de expresin convencional para los distintos niveles estructurales de la organizacin, se conforma convencionalmente (norma nomolgica) relativizando los tamaos de los rectngulos a la informacin contenida. Resumimos: 1) Organigramas cuyos rectngulos contienen el nombre del cargo o funcin y/o persona. En este tipo de grfico el tamao del rectngulo ms pequeo no puede ser menor de dos centmetros de base por uno de alto. Los rectngulos indicadores de cargos inmediatos superiores y progresivamente aumentarn un centmetro de base y/o medio centmetro de alto por cada nivel. 2) Organigramas cuyos rectngulos contienen el nombre del cargo, cdigo, nmero del tem presupuestario y nmero de personas contenidas en relacin de dependencia del cargo. En estos organigramas se incrementa la altura medio centmetro agregando el espacio para la informacin adicional. En el diseo, se opta por marcar el medio centmetro con una lnea ms fina que la del rectngulo, lgicamente que estar divida en una, dos, tres partes, preferente pero no necesariamente iguales, estas divisiones sern utilizadas para agregar la informacin establecida.

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Para las posiciones staff se utilizan rectngulos iguales a los empleados al nivel inmediato inferior de la posicin asesorada, en algunos casos se utilizan crculos. Distancia entre rectngulos: toda representacin grfica requiere de una armona visual, lo cual no obliga, en el caso del organigrama, a mantener distancias proporcionales entre los rectngulos componentes del organigrama. El objetivo de las distancias es el de lograr espacios que resalten la ubicacin de las posiciones estructurales. Para conseguir esa simetra, se establece que la distancia vertical entre rectngulos de niveles inmediatos es igual a la altura del rectngulo superior. La separacin horizontal est determinada por la cantidad de rectngulos que se diagraman a una misma altura y del espacio disponible en la hoja de papel. Slo como sugerencia, la separacin no debe ser menor a la mitad del ancho de los rectngulos correspondientes al nivel. Caracterstica de la hoja de diagrama: se utiliza hojas normalizadas de diagramacin bajo las siguientes caractersticas: Tamao de la hoja: 420 x 297 mm IRAM (Instituto Argentino de Racionalizacin de Materiales); norma 3001 Formato A3. Marco exterior tomando las siguientes medidas de los bordes de la pgina: Marco superior: 9 mm Marco derecho: 10 mm Marco inferior: 8 mm Marco izquierdo: 30 mm Cuadro de identificacin: ubicado en el vrtice superior derecho o en el lugar que no perjudique la construccin del organigrama, independientemente de que

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es bueno ver la esttica del grfico, empleando los siguientes datos: (10 x 3 cm).

Nombre de la institucin rea relevada Fecha Realizada por

Cdigo

Cuadro 13. Cuadro de identificacin.

En el vrtice superior izquierdo o en el lugar que no perjudique la visin del diagrama, se ubica el cuadro del mismo tamao que el anterior empleado para aclarar la simbologa utilizada en el grfico, cuando esto es necesario. El diseo del organigrama se extiende hasta medio centmetro de las lneas internas. Lneas gua del impreso: generalmente contienen: 55 lneas horizontales a medio cm cada una (56 filas). 37 lneas verticales a 1 cm cada una (38 columnas). Estas lneas de diagrama, lneas de dibujo, lneas de pautado, segn criterios empleados para la cuadrcula, permiten un rpido diseo de los rectngulos y lneas del organigrama. Extensin del diagrama: diagramas cuya extensin no permite su dibujo en la hoja normal. Por razones de manipuleo del documento, el enorme volumen de divisiones que pueden contener algunas empresas o instituciones, las dimensiones reducidas del papel, constituyen buenos motivos para dividir en dos o ms partes el grfico del organigrama.

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Para relacionar cada una de las partes divididas en el grfico, se utilizan conectores con un nmero de cdigo asignado a los respectivos grficos. Diagramas de sectores de la organizacin: cuando se realizan estudios pormenorizados de algunos sectores de la estructura organizativa, es conveniente realizar representaciones grficas limitadas a sectores afectados. Para comprender esta situacin en el grfico, las lneas que vinculan el sector con los restantes se dibujan con trazo partido. Simplicidad: para lograr una simplicidad del diseo, que por su misma naturaleza lo es, se recomienda evitar: Entrecruzamiento de lneas. Utilizacin de varios colores. Sombreado de los rectngulos. Informacin que no corresponde a la estructura. Utilizacin de otros smbolos que no sean convencionales. Tipografa que dificulta la lectura. Equilibrio: condicin de todo diseo en la distribucin de sus elementos componentes y que su acabado sea equilibrado y simtrico, sin que por ello se tergiverse la realidad que se quiere representar.

CODIFICACIN DE LOS CARGOS DEL


DIAGRAMA

Algunas instituciones asignan en sus organigramas un nmero codificado en cada puesto, misin o funcin representada. De modo que sus dgitos permiten una rpida identificacin del puesto o funcin.

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Las posiciones staff se codifican con el mismo nmero que ha sido asignado a la posicin que asesoran.

TIPOS DE DIAGRAMA DE ESTRUCTURA


Los organigramas tienen como principal objetivo evidenciar algunos aspectos de la estructura y subsidiariamente, suministrar informacin especfica. Con esa intencionalidad se enfatizan generalmente: Funciones. Jerarqua de los cargos. Categora de los empleados. Nombre de las personas que ocupan los cargos. Categoras de sueldos asignados a los cargos. Cuenta presupuestaria asignada al cargo. Cantidad de puestos que dependen del cargo. Combinaciones de los puntos anteriores. Al ser convencional la simbologa que se utiliza, vara muy poco de una institucin a otra, significando en todos los casos, informacin de relacin, bsicamente de autoridad y dependencia. Conviene entonces diferenciar dos expresiones principales: Informacin que se coloca dentro de los rectngulos. Niveles ocupados por rectngulos de acuerdo con el propsito del organigrama. Organigrama de jerarqua de cargos: son los organigramas que manifiestan las jerarquas de los cargos en la estructura organizativa. Se auxilia con una lnea vertical en el margen izquierdo de la hoja grfica; cada nivel representa una jerarqua. En el rectngulo normalmente se indica la denominacin del cargo.

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Organigrama de categora del personal: son organigramas que manifiestan la categora que corresponden al personal que ocupa los cargos. No siempre existe una relacin adecuada entre la categora del cargo y la categora del escalafn. Organigramas del nombre del personal: son organigramas que muestran nombres de personas en sus cargos respectivos de la estructura, respetando las relaciones de dependencia. Organigrama funcional: son los organigramas que representan las funciones de la institucin, muy utilizados, por ser prcticos y sencillos en su informacin. El diseo est determinado por la naturaleza especfica de las funciones y por los recursos humanos con que cuenta la organizacin. Comprendemos fcilmente que por su utilidad en el anlisis de la asignacin de tareas, el grado de especializacin y la separacin de funciones, es de suma utilidad para los archiveros para cumplir sus labores documentales. Organigrama por categora de sueldos: si bien estos organigramas presentan innumerables beneficios desde el punto de vista de la administracin y las finanzas de la institucin, al efectuar una poltica de remuneraciones y tener una visin global de la misma, no reciben mucha atencin del archivero. Estos organigramas generalmente se encuentran insertados en algn organigrama citado. Organigrama de cuenta presupuestaria: el presupuesto, como registro de toda la informacin de la institucin, se transforma en una herramienta eficaz de planeamiento y control, razn por la cual se crea el organigrama de cuenta presupuestaria, asignada al cargo, indicado numricamente la cuenta presupuestaria. 203

Organigrama de dotacin de personal: tambin es til como instrumento de anlisis. Visualiza la cantidad de personas que dependen de cada posicin de la estructura. Organigramas mixtos: las necesidades de informacin de la institucin son complejas, lo que obliga a realizar combinaciones entre organigramas, siempre logrando equilibrio entre informacin y simplicidad de lectura. Para cumplir estos propsitos se presentan algunas combinaciones: Organigrama de jerarqua del cargo, cdigo del cargo, cuenta presupuestaria y nmero de personas de dependencia. Es el que mejor se adapta a las necesidades de informacin de una organizacin, razn por la cual su uso en la Archivstica es muy bien considerado. Organigrama de categora y nombre de los empleados. Organigrama de jerarqua del cargo y nombre de la persona que ocupa el mismo. Organigrama de categora de sueldos y nombre de la persona. Organigrama de jerarqua del cargo y categora de sueldos.

RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIN
La consulta del organigrama requiere de toda la informacin para que podamos realizar una tabla de clasificacin adecuada. Los medios habituales en la recoleccin de informacin, tal como lo anunciamos en Anlisis documental de tcnicas documentales, son la entrevista y el cuestionario.

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Para los cuestionarios, se suministran dos modelos perfectibles que utilizaremos para tener una idea aproximada en los archivos.
RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA Datos personales Apellidos-Nombres Antigedad empresa Cargo Antigedad cargo Ubicacin de su lugar de trabajo Calle: ........................................................................................................ Localidad: ........................................ Piso: ................................................. Oficina N: ..................................... Telfono: ...................... Interno: .......... Mail to: .................................... Horario de trabajo: .................................................................................. Supervisin Quin es su jefe inmediato superior? Nombre Cargo Quines supervisan sus tareas? Nombre Cargo Tipo de supervisin

Indique personas supervisadas directamente por usted (aunque no dependan de usted) Nombre Cargo Tipo de supervisin

Comisiones: Forma parte de alguna comisin o grupo de trabajo? En caso afirmativo, indique: Denominacin Propsitos Integrantes

Cuadro 14. Relevamiento de la estructura.

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Otra forma sera: Cuestionario de relevamiento de estructura Apellido y nombre. Denominacin del cargo que ocupa. Jerarqua en el escalafn. Jerarqua del cargo. Quin es su jefe inmediato superior. Apellido y nombre. Denominacin del cargo. Jerarqua en el escalafn. Jerarqua del cargo. Tipo de supervisin. Existen otras personas que lo supervisan directamente, le dan rdenes, instrucciones, etc.? Para cada uno: Quines son sus subordinados directos? Para cada uno: Existen otras personas sobre las cuales ejerce algn tipo de supervisin, de rdenes, instrucciones, controla, etc.? Para cada uno: Funciones de la dependencia. Tareas que usted lleva a cabo. Nmero de cuenta presupuestaria asignada a su cargo. Tipo de relaciones de comunicacin que usted mantiene con otros sectores de la organizacin.

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LA ADMINISTRACIN EN LA ORDENACIN Y CLASIFICACIN

GENERALIDADES
EN TODOS los aspectos de nuestro trabajo, hablamos constantemente de la entidad productora, de archivos privados, formados en entidades privadas; archivos pblicos, originados en entidades pblicas, etc. En todas ellas, como factor comn, se habla de la administracin. Uno de los grandes cuerpos de conocimientos del bagaje cientfico de la Archivologa, es la administracin. Es un fin primordial, desde el punto de vista archivstico, servir de memoria a la administracin que genera su propia informacin; sin el cumplimiento de esta premisa, los archivos adquieren un sinsentido, pierden objetividad. Corresponde entonces tomar algunos conceptos que nos permitan comprender el papel que desempean los archivos con relacin a la administracin en general. Etimolgicamente, la palabra administracin proviene del vocablo latn ministrare, que significa servir, y de la preposicin ad, que significa hacia. Su sentido es bas-

tante amplio, se emplea como accin de administrar, empleo de administrador, servir para el cumplimiento de un fin, gobernar, regir, cuidar, ciencia del gobierno de un estado, equipo de gobierno de un pas, o como la accin del gobierno para cuidar los intereses pblicos. La administracin es la disciplina que estudia a las organizaciones y que tiene como objetivo lograr el mximo aprovechamiento de los recursos para lograr beneficios.74 La administracin es una metodologa para gobernar y dirigir las organizaciones mediante sistemas de planeamiento, ejecucin y control.75 Administracin es un sistema de principios y leyes jurdicas y tcnicas, con autonoma, que permiten dirigir y coordinar la actividad de un grupo humano hacia objetivos comunes.76 El inters archivolgico por la administracin radica en que sta crea y genera documentos y al mismo tiempo requiere del servicio informativo del archivo que a su vez funciona como memoria de la institucin. Una buena administracin hace posible que el Estado alcance su fin principal, que es el bien comn. Y es una de las razones por la cual sus archivos, a diferencia de los particulares o privados, perduran a travs del tiempo, logrando mayor continuidad y consistencia. Los archivos que son producto de la administracin pblica adquieren mayor importancia por su contenido histrico y por el valor informativo de los documentos, considerados como un bosque de pequeas realidades.
74 Leonardo Cota. D.: Administracin de Empresas, Buenos Aires, El Ateneo, 1998, 4 edicin, 35 pp., p. 4. 75 Alicia Barroso de Vega y Ana Mara Liporace: Administracin de empresas, Buenos Aires, Plus Ultra, 1992, 115 pp., p. 16. 76 E. Garca Apolinar: Administracin de empresas 4, Buenos Aires, Saint Claire, 1991, 145 pp., p. 7.

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Existen numerosas definiciones sobre administracin, Guillermo Fernndez sostiene que es la coordinacin de los esfuerzos de los integrantes del grupo para lograr los fines de la institucin, as como Scott y Mitchel definen la administracin es esencialmente la instrumentacin humana que activa a las organizaciones y controla su curso. Los administradores infunden los valores humanos y las aptitudes administrativas que son necesarias para equilibrar la especializacin y la coordinacin de modo que la organizacin pueda realizar de manera ptima los objetivos para los cuales se cre. Bernardo Kliksberg nos dice que la administracin es un conjunto de conocimientos referentes a las organizaciones, integrado por nociones atinentes a la explicacin cientfica de su comportamiento y nociones atinentes a su tecnologa de conduccin. Observamos entonces que la administracin se refiere a la accin de coordinar los esfuerzos y la distribucin de actividades, especializacin y coordinacin, con el fin de lograr objetivos; toda administracin est orientada hacia el hacer. El conocimiento cientfico de la organizacin tiende a descubrir los comportamientos regulares y dinmica de las actividades, una de las razones esenciales en la que en toda planificacin por insignificante que sea, debe incluirse la capacitacin del personal, sobre todo de archivo, que es bastante ignorado, y por otro lado la actualizacin de conocimientos cuando existen profesionales en el rea. Jorge Hermida nos dice que la administracin es una ciencia que tiene un objeto de estudio que son las organizaciones, que trata de lograr su explicacin y comprensin y la bsqueda de sus porqus. Tambin existe una tcnica de la administracin, que cuenta con un instru209

mental conformado por reglas, normas y procedimientos que permiten conducir una organizacin, hacer operativo su comportamiento y transformar su realidad. Schellemberg asigna los fines del archivo con relacin al gobierno y a su administracin como: Fines oficiales: son los servicios que presta el gobierno, como memoria de un Estado, como preservador del patrimonio, y como elemento de continuidad en los actos administrativos, antecedentes documentales, permitiendo adoptar resoluciones y resolver problemas merced a los antecedentes documentales depositados en el seno de todo gobierno. As mismo los archivos permiten una orientacin cientfica y no improvisada para la conduccin del presente. Fines culturales: se manifiestan en relacin a los elementos que son ndice del grado de civilizacin de un pas, en la medida en que un gobierno se ocupa de ellos. stos nos hacen pensar en la obligacin tanto del gobierno como de sus gobernados, de cuidar el patrimonio documental. Fines civiles: se manifiestan a travs de la relacin que existe entre el gobierno y gobernados, los archivos se constituyen en prueba de los derechos civiles y garantas de los individuos. As mismo constituyen un elemento probatorio de las relaciones de gobierno entre s y de los gobernados entre s, crendose un juego mutuo de garantas respaldadas por los documentos conservados en los archivos. Analizamos en forma general algunos aspectos de la administracin para entender los fines del archivo y los elementos bsicos para una buena comprensin de la ordenacin y la clasificacin: la administracin (sobre todo en la administracin pblica) puede ser considerada desde dos puntos de vista generales: 210

Administracin subjetiva u orgnica: considerada como un complejo de personas y cosas que tienden a una finalidad. Administracin objetiva o material: como actividad encaminada a la satisfaccin de las necesidades pblicas. Las herramientas y procedimientos tendentes a mejorar el funcionamiento en su conjunto, podremos agruparlos como funciones: Planeamiento. Organizacin. Personal. Direccin. Control. Para una clasificacin adecuada, conviene entonces aclarar las diferencias existentes entre lo que se llamara el conocimiento cientfico de la organizacin y el uso efectivo de la tecnologa. Es decir, no basta un conocimiento adecuado de la conduccin y de la tecnologa existente, sino tambin el uso eficaz que se le d. Graficamos: Administracin Estudio cientfico de la organizacin Nociones sobre tecnologa de conduccin Gestin Lo que s es necesario aclarar es que delimitamos el estudio de la administracin slo en aquello que es concerniente al conocimiento del archivero, pero no debe 211

mos olvidar que la administracin es mucho ms amplia en su sentido y en su contenido. Tanto la administracin como la Archivstica se encuentran abocadas a la bsqueda de principios y universalizacin de los que posee, de modo que exista un grado de uniformidad en el empleo de estos principios, de los que podemos sealar algunos indicadores: 1) El principio de correlatividad de la organizacin, como totalidad en que sus partes componentes se encuentran ntimamente relacionadas, donde una modificacin de una de sus partes componentes, afecta a la totalidad; comprendemos entonces que un mejoramiento de los sistemas de trmite y archivo ha de beneficiar terminantemente a toda la institucin. Es lamentable que muchos administradores olviden este detalle, y permitan que los archivos se empantanen hasta el extremo que se convierten en un obstculo. 2) El principio de interactuacin: toda institucin interacta con el medio en el cual se encuentra insertada, por consiguiente las circunstancias polticas, econmicas y sociales afectan su desenvolvimiento. 3) El principio de racionalidad es aplicable y obligatoriamente en los archivos, comprendido como el empleo mnimo de los recursos para la obtencin de mxima calidad en los resultados. 4) El personal administrativo debe tener alternativas para lograr su desarrollo y capacitacin, sobre los temas que ataen al documento, teniendo como contrapartida al servicio que pierde calidad y eficacia. 5) Toda institucin debe avanzar en el sentido de su desarrollo y crecimiento mejorando permanentemente su servicio hacia los usuarios en general. Considerando estos puntos como indicadores de principios, podemos formular entonces una mayor efectivi212

dad de la organizacin. Tomemos los indicadores de Richard Beckharde: Considerando a la organizacin total, compuesta por sus partes e individuos, realiza su trabajo en relacin con los objetivos y planes elaborados anteladamente. Los documentos han de reflejar en ese sentido su organizacin e instalacin en el archivo. La funcin es determinante de la forma como se encaran los objetivos de la clasificacin. La comunicacin no debe distorsionarse bajo ningn aspecto burocrtico. Y debe reflejarse claramente en los documentos. Se realizan esfuerzos por tratar situaciones conflictivas como problemas a los que pueden aplicarse mtodos de solucin de lo general a lo particular. Si bien no es un principio, debera darse en la optimizacin de la organizacin, el intercambio de ideas acerca de tareas y actividades, sobre todo de los archivos, disminuyendo los conflictos personales, y dando a conocer la importancia general de los documentos en el contexto de la institucin. Toda institucin tiene dos circuitos de interaccin: uno interno, propio de la institucin y uno externo, propio de la sociedad circundante. Las labores archivsticas compensan a ambos y se refleja en su organizacin. Existen estrategias para acrecentar el valor compartido, siendo apoyado por niveles superiores, manteniendo siempre la integridad de los objetivos. Esto se refleja a travs de la organizacin de la institucin. Toda organizacin se orienta creando mecanismos de retroalimentacin de informacin para asimilar experiencias pasadas. Tenemos la misma situacin con el trmino institucin, referido a los rganos constitucionales del poder 213

soberano de una nacin; se emplea tambin como sinnimo de entidad, organismo, ente, etc.; pero su concepto en la actualidad es muy amplio, generalmente se concepta al conjunto de reglas, fijadas a una determinada sociedad, en el campo sociolgico, se puede considerar a la institucin el reconocimiento del acuerdo social, consolidado por leyes propias, es decir, producidas en las condiciones de quienes pueden producirlas y actualizarlas. En cada institucin participan personas que provienen de una realidad socio-cultural transmitida posteriormente en las costumbres institucionales y plasmadas en cierta forma sobre los documentos, que se convierten en portadores de significacin propia, manifestando su vivencia de la realidad. No es slo tecnicismo el ordenar y clasificar los documentos, sino una comprensin ms acertada de la importancia de los documentos. Toda institucin se encuentra inserta en una realidad socio-institucional ms amplia, donde existen otras instituciones, con las cuales se producen relaciones caractersticas del medio. El intercambio de informacin optimizada permite una mayor comprensin de la administracin y del comportamiento de la informacin. Las actividades humanas, caracterizas como propias del hombre, tienden a ritualizarse e institucionalizarse; aportando esa realidad a una cada vez ms compleja, recibiendo de las dems contenidos significativos. Durkheim considera a las instituciones como cosas, donde la sociologa tiene que constatar las leyes que regulan el comportamiento, las convenciones especficas. La dinmica est condicionada por el devenir histrico. En la bsqueda permanente de responder a los requerimientos del acontecer, imperativo de actualidad y apertura al futuro, la institucin contexta la realidad.

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Generando las condiciones de constituirse en espacio vital de encuentro humano, Constituirse en un agente de transformacin de la realidad. Definir el sentido institucional como servicio a la institucin. Administrar, al decir de Herbert Simon, se concepta a grosso modo como el arte de conseguir que se hagan las cosas. Lo que nos induce a: Eleccin o decisin de lo que se ha de hacer. Generar normas de coordinacin en las actividades que se desarrollan por un grupo de personas. Dilucidar mtodos y procedimientos encaminados a lograr una accin eficiente. Esta actividad es la sumatoria de decidir y hacer, desde el punto de vista de la teora de la toma de decisiones. Pero debemos decir que por administracin no slo se reconoce una actividad, sino tambin a aquella ciencia social que estudia la transformacin y cambio de las organizaciones para el logro de sus fines en forma eficiente; y por ltimo tambin administracin suele denominarse a un cargo jerrquico dentro de la estructura organizativa de una institucin. Desde el punto de vista archivstico, analizamos en primer lugar a la ciencia administrativa; su evolucin y sus escuelas; luego abordamos el estudio de la actividad administrativa y sus funciones, de donde establecemos los aspectos principales de la clasificacin, para finalmente tratar la teora de la organizacin, as podemos comprender cmo se desenvuelve la informacin dentro de una estructura organizativa. La administracin en sentido orgnico: est conformada por los rganos pblicos existentes, partiendo de la divisin de poderes, formulada por Montesquieu, 215

que delimita al Estado en tres poderes pblicos que se avalan recprocamente, garantizando la libertad ciudadana. El poder ejecutivo fue el que mayormente desarroll la administracin, por lo que subordina al Estado por un conjunto amplio de servicios al bien comn. En sentido subjetivo u orgnico, se entiende tambin a los entes dotados de personera jurdica existentes en toda la sociedad organizada al amparo del Estado que tiene por finalidad la satisfaccin de las necesidades colectivas. Estos entes constituyen la llamada administracin indirecta, que se subdivide en dos clases diferentes: Administracin indirecta de carcter total o territorial: como dice su nombre, el territorio es un elemento indispensable para su existencia, tomando la caracterstica de total por cuanto persigue la necesidad de satisfaccin de la multiplicidad de necesidades pblicas de la colectividad. Esta administracin se hace ms patente en los gobiernos federales, compuestos de administraciones locales como son las provinciales, municipales, de comunas, etc. Administracin indirecta de carcter no territorial: persigue la satisfaccin de necesidades concretas y determinadas; esta forma de administracin es llamada administracin institucional. Administracin en el sentido objetivo: considerada como el conjunto de actividades realizadas por el Estado dentro de una sociedad polticamente organizada; el concepto de administracin surgir de acuerdo con los fines que se establece el gobierno. Algunas particularidades se pueden observar: La administracin objetiva es una actividad compartida con el Estado, esto no quiere decir que la administracin sea independiente con el Estado, sino en cuanto a actividad cumplen funciones de bien pblico. 216

Establece su carcter de subordinacin a la funcin legislativa y poltica. La administracin objetiva tiene un sentido concreto y es de carcter continuo y sin interrupcin. La administracin objetiva tiene por finalidad satisfacer necesidades pblicas que no pueden ser cumplidas por particulares. La administracin objetiva fundamentalmente acta a travs de los servicios pblicos. La funcin de la administracin no es un fin en s misma, sino un medio para el logro de objetivos del bien pblico. Veamos qu sucede con los archivos en relacin a las actividades administrativas. En cuanto a la administracin en sentido orgnico, los tres poderes generan documentos. En la administracin de carcter total, los archivos persiguen la satisfaccin de necesidades colectivas, sentidas a travs del requerimiento de informacin y de la administracin correcta de los documentos que prestan las instituciones y secciones de archivos, persiguen cubrir las necesidades concretas y determinadas. En cuanto a la administracin objetiva, el archivo es una actividad dentro de una sociedad polticamente organizada, compartida con el Estado y el servicio del Estado. En los pases federales, cada unidad territorial adquiere una legislacin propia pero sin rebasar el marco general del Estado. En la administracin no territorial, los servicios que prestan las instituciones y secciones de archivos, persiguen cubrir las necesidades concretas y determinadas. La funcin archivstica tiene un carcter de subordinacin a la legislacin, poltica y a la funcin administra217

tiva, lo que la diferencia completamente de la bibliotecologa. Las actividades archivsticas tienen un sentido concreto, de carcter continuo, y sin interrupciones. As observamos que en la administracin desaparecen algunos sectores de actividad que generan documentos, pero el archivo contina sus funciones mientras la administracin perdura, y con buen criterio, sobrevive a la institucin, prestando servicios continuamente. La funcin archivstica como entidad pblica, tiene como objetivos satisfacer necesidades concretas que no pueden ser cumplidas por particulares, por el mismo hecho de que su contenido corresponde a las actividades pblicas. La funcin archivstica no es un fin en s misma, sino un medio para el logro de objetivos de bien pblico.

LAS ACTIVIDADES
Las actividades que desarrolla la administracin, que son de inters para los archivos para el logro de sus fines, se pueden clasificar en pocos grupos. Recprocamente, ante las actividades de la administracin, se tienen las responsabilidades, sustentadas por la responsabilidad civil que posee toda administracin para con los administrados, constituyndose en defensa de la sociedad ante el aumento creciente de poder y prerrogativas que goza el Estado y gobierno que administra. En el aspecto administrativo, debemos tener en cuenta la agrupacin de actividades que nos permita comprender mejor los objetivos de la clasificacin. Si bien se pueden agrupar de distintas formas a las actividades, las ms conocidas y experimentadas son las 218

realizadas en torno a las funciones de la institucin; este aspecto, permite a la ordenacin y clasificacin, investigacin por medio, definir y explicar las finalidades de un servicio de archivos. Se utilizan materias propias de la Archivologa, necesarias en el conocimiento de quien es responsable de la administracin del archivo, sobre ordenacin, clasificacin, descripcin, conservacin de los documentos, estas tcnicas permiten aclarar cmo y por qu se manipulan los documentos, puesto que son caractersticas propias de las necesidades de cada una de las instituciones. Al mismo tiempo permite analizar la existencia de documentos innecesarios y la participacin del archivo en la vida administrativa o en un simple depsito documental; incluye en este aspecto responder si el archivo proporciona los documentos o la informacin requerida. La agrupacin de actividades puede realizarse por reas, tenemos el ejemplo de que en muchas instituciones el archivo se encuentra dividido en distintos locales y bajo distintos responsables, lo que puede afectar el trabajo de la ordenacin y clasificacin. Una adecuada planificacin debe contemplar estas situaciones, sea mediante la centralizacin documental adecuada, o la categorizacin de un archivo responsable de todo el trabajo documental. Tambin pueden agruparse las actividades por el tipo de usuarios, que es lo que ocurre generalmente con los archivos generales. Hablamos de archivos generales como modelo de aquellos archivos que se componen por un archivo intermedio o administrativo, destinado a la atencin de usuarios del poder ejecutivo, y por un archivo de conservacin permanente, destinado a la atencin de investigadores.

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En la actualidad, se tiene en cuenta que los archivos no slo contienen informacin para los investigadores, la multiplicidad de temas que se tratan en las instituciones oficiales nos permiten hablar acertadamente de que los archivos contienen informacin cientfica, y en la actualidad, se hace ms patente este tipo de investigaciones, debiendo el archivo, prepararse para este aspecto. Otra forma de agrupar las actividades es segn los procesos por medio de equipos especializados, as tenemos actividades de reprografa, fotocopias, microfilme, etc., o actividades de proceso informtico, etc. Comprendiendo las diferentes formas de agrupar las actividades, es necesario realizar un anlisis antes de lanzarlo en un plan de clasificacin determinado, teniendo en cuenta que en un futuro cercano, la institucin puede tener acceso a determinadas tecnologas, es entonces recomendable: 1) Emplear personas que desempean actividades smiles con las que se plantean en el plan. 2) El personal debe tener inters por lo que realmente hace, aun con el riesgo de convertir a las actividades en algo rutinario. 3) La naturaleza de las tareas deben ser claras, independientes de otros sectores de la institucin. 4) Es necesario en forma permanente realizar un control y verificacin de las actividades. Las actividades que desarrollan la administracin pblica y el archivo, para el logro de sus fines, se puede resumir en los siguientes grupos. De planificacin. Polticas. De decisin. De influencia. De informacin. 220

Operativas. De control. De fomento. De servicio.

Actividades de planificacin Planificar consiste en predeterminar qu haremos, cmo lo haremos, cundo lo haremos y dnde lo haremos. En el qu, cmo, cundo, dnde, estn considerados los elementos fundamentales de la planificacin. La planificacin se sustenta en el establecimiento de objetivos y en una determinacin de polticas y planes de accin para concretar con xito los objetivos propuestos. La fijacin de objetivos: en toda organizacin se crean mltiples objetivos y se categorizan de acuerdo a sus prioridades, formando toda una cadena de fines a medios. Cada objetivo se caracteriza porque, una vez logrado, sirve como medio para lograr un fin ms amplio, convirtindose en un nuevo medio para lograr un nuevo objetivo, formando estructuras de categoras, condicionados todos a un logro comn a la finalidad institucional. Los objetivos son varios, pero se encuentran ordenados en forma lgica (segn las jerarquas participantes). No todos los objetivos pueden optimizarse. Porque corresponden a una rutina, son objetivos que facilitan el logro de otros objetivos. Todos los hombres y todas las organizaciones tienen recursos escasos, tales como dinero, tiempo y capacidad. Eso quiere decir que el hombre no puede lograr todos los objetivos que quiere. 221

Actividades polticas Son aquellas que tienden a la formulacin de conductas para el logro de objetivos comunes, no se posibilita una organizacin que carezca de objetivos. Determinacin de polticas: toda poltica es una conducta y una decisin predeterminada ante situaciones y problemas que se han de presentar en forma consuetudinaria. Al establecer una poltica se est dando una solucin por anticipado al problema que se va a presentar en el futuro. Muchas de estas polticas se implementan con un trmite, que tiene como fin salvaguardar valores determinados que afectan a los fines de la institucin. Actividades de decisin Son aquellas que conducen a la seleccin de las acciones a seguir. Son las actividades ms complejas, por lo que dedicaremos mayor atencin a este aspecto. Los pasos bsicos para la toma de decisiones, se pueden considerar: Informacin: adecuada y especifica para la buena conduccin del problema. Wilensky nos aclara que Se entiende por informacin (intelligence), las cuestiones, intuiciones, hiptesis y pruebas que resultan tiles para determinar una poltica.77 Inteligencia: como aptitud y calidad en la localizacin y establecimiento de relaciones del problema y de la oportunidad para decidir.

77 Harold L. Wilensky: Organizational intelligence: knowledge and policy in government and industry. New York, Basic Books, 1967.

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Anlisis: como distincin y separacin de los distintos problemas y examen de las distintas alternativas, determinacin de las consecuencias. Seleccin: como eleccin de mejores alternativas que puedan dar mayores resultados. En las tres primeras fases, la informacin juega un papel trascendental, por la actualizacin que se tiene del problema y del comportamiento de las variables. Por lo tanto es necesario tener en cuenta que la informacin tiene que ser de alta calidad. En el cuarto paso se produce la decisin, la seleccin que se realiza de acuerdo a criterios que responden a objetivos determinados. La toma de decisiones es por su esencia una actividad constante del ser humano que se realiza en todos los aspectos de su vida. Las decisiones se toman en forma intuitiva, emprica y como producto de la actividad intelectiva. Decisiones programadas. Cuando la persona toma una decisin rememora una respuesta basada en la experiencia, que ha sido elaborada anteriormente, tiene una decisin programada. Basada generalmente en: Operacionalidad de los objetivos. Repetibilidad de la situacin. Certidumbre de los resultados. Toda incitacin es considerada como: Reunin de factores de produccin, as en la institucin encontramos recursos humanos y materiales que se combinan para alcanzar objetivos determinados. El resultado de las decisiones que se toman respecto a las alternativas presentadas, se trasluce en la eficiencia de la utilizacin de los recursos disponibles. Naturaleza y trabajo bajo una organizacin o direccin para prosecucin de determinadas satisfacciones. 223

En toda institucin existe una direccin que integra los diferentes recursos, dirige, coordina y controla para el logro del fin propuesto. Servicios que la institucin requiere. La actividad de la institucin crece en complejidad aumentando la presin competitiva y requerimientos legales o de otro orden que impone el cuerpo social. La direccin de actividad emprica pasa a ser una tcnica compleja, involucrando especialidades en diferentes aspectos. Es la calidad la que condiciona o determina la cualidad de los resultados y permite una gestin satisfactoria de la administracin. En las instituciones pequeas las decisiones se encuentran generalmente centralizadas en un individuo; en las instituciones grandes hablamos de la resultante de las decisiones del conjunto de individuos que tienen facultades para tal efecto, situacin que da origen a la aplicacin de tcnicas de comunicacin para lograr la coordinacin. El elemento humano dentro de la institucin se reparte las tareas a realizar por grupos homogneos que constituyen funciones y se establecen diferentes niveles o jerarquas a efecto de poder actuar en forma eficiente. La naturaleza de la actividad de las personas en los diferentes niveles vara en cuanto a la proporcin que dedican a labores de planificacin, supervisin y control y ejecucin de tareas concretas como manejo de recursos materiales. En la medida que ascienden los niveles de la pirmide organizacional, las decisiones varan en cuanto a su naturaleza, alcance e importancia respecto a los fines de la empresa. Este aspecto es esencial para la clasificacin y la seleccin de los documentos producidos en cada nivel. 224

El planificador de los sistemas de gestin y archivos debe tener en cuenta el cuestionario: Qu se hace en la institucin? Qu se hace para que los niveles de ejecucin puedan tomar mejores decisiones? Es todo lo que puede hacer el archivo? Cuando hablamos de las actividades polticas, normalmente nos referimos a dos tipos de decisiones: Decisiones de rutina. Decisiones de poltica. Decisiones de rutina: son las ms frecuentes y repetitivas, no afectan considerablemente la suerte de la organizacin. Generan documentos de carcter facilitativo. Estas decisiones se toman en cualquier nivel de la institucin. Decisiones de poltica: son las que toman los niveles especficos para este fin, son de trascendencia para la organizacin. Generan documentos sustantivos, que hacen a la vida de la institucin. Algunas decisiones de poltica se transforman en decisiones de rutina, establecindose el procedimiento para adecuar determinadas situaciones que se presentarn en el futuro. As como existen categoras en los objetivos, en las polticas empresariales concurren los estratos jerrquicos. Actividades de influencia Son las actividades de un determinado sector institucional que afectan el comportamiento de otro. Aparecen variables humanas de poder y orientacin. El poder de la persona puede ser: Normativo: como conjunto de reglas, que se otorga bajo algunos requisitos constituidos y regulados por la legislacin y reglamentacin de la institucin. 225

Remunerativo: otorgado como contrato o convenio, sobre la base del intercambio de la institucin hacia el individuo. Coercitivo: otorgado mediante el uso de medidas de contencin, retencin, presin sobre el individuo. Actividades de informacin Referidas a la obtencin de los elementos de juicio necesarios para toda decisin y comunicacin. Los archivos se fundamentan por la necesidad del trabajo administrativo, que cumple su ejercicio en base a la informacin. Se distinguen algunas categorizaciones como: Dato: documento, testimonio, necesario para llegar al conocimiento o relacin con el hecho. Registro: dato compilado sobre determinado soporte. Informacin propiamente dicha: dato asentado, procesado y apto para ser utilizado. La informacin para ser comprendida en su totalidad tiene algunas cualidades: Claridad: en cuanto a que su exposicin tiene que ser comprensible, inteligible para el utilizador. Oportunidad: por la inmediatez de su recuperacin. Seguridad: de modo que, utilizando la misma informacin en circunstancias smiles, se obtengan resultados semejantes cuando no iguales. Validez: la informacin debe representar la realidad. Comprende en s misma: Lgica coherente de los datos. Conformidad con los documentos resguardados. Conformidad con los conocimientos adquiridos. 226

Capacidad de prediccin. Adecuacin: la informacin debe ser acorde con los hechos y la realidad y representar en sus datos esa evidencia. Precisin de alcance: la informacin debe ser acorde con los objetivos de su necesidad.78 El nivel ejecutivo es el centro del sistema de comunicaciones. Recibe informes, integra datos y toma decisiones sobre la base de la informacin suministrada. La informacin es necesaria entonces para: Determinacin de objetivos. Control. Innovacin. Concluimos: Toda decisin requiere informacin. El ejecutivo depende de los subordinados y de la informacin para el logro de sus objetivos. Los archivos seleccionan y transmiten informacin relevante. Actividades operativas Consideradas como unas de las ms complejas por la enorme variedad de acciones y actos que requieren para el logro de los objetivos de la institucin. Es la columna vertebral de toda entidad, al desarrollarse todo el trabajo que sustenta la razn de ser de cada servicio institucional.

78

Harold L. Wilensky: Organizational intellligence..., op. cit.

227

Actividades de control Denominadas tambin de gobierno, de polica; son aquellas actividades que despliega en el ejercicio de sus potestades para garantizar la paz social y el orden pblico. El archivo, si bien no es una actividad de polica efecta un control sobre la documentacin producida por la institucin de acuerdo con su jurisdiccin otorgada. Es una de las funciones de direccin, por lo que el ejercicio del mando implica el control. H. Fayol deca que el control consiste en verificar si todo est de acuerdo con el plan adoptado, las instrucciones cursadas y los principios establecidos. Tiene por objeto poner en manifiesto debilidades y errores al objeto de rectificarlos y evitar que se repitan. Acta sobre todo: cosas, personas y acciones. En los procesos administrativos hay proyectos, planes, programas, objetivos y metas, que no pueden ser llevados a cabo por una sola persona, para tal efecto, existen principios de delegacin de funciones; conforme a los criterios de la divisin de trabajo, se asignan deberes y responsabilidades en cada una de las unidades de la institucin. Son factores que nos permiten comprender cmo debemos efectuar la clasificacin. El control debe revisar en forma peridica y permanente, el cumplimiento de los planes, de las funciones delegadas y los deberes y responsabilidades. Esto nos permite verificar y realizar ajustes o correctivos. Los procesos de control pueden clasificarse de la siguiente forma: Control formal: se ejerce para verificar si las actuaciones de la institucin se encuadran en las disposiciones legales, reglamentos y regulaciones en general;

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se enfatizan los procedimientos o de forma, ms que de las cuestiones de fondo. Esta clase de control, en el mbito de la administracin pblica, est regulado por disposiciones del derecho en general, del derecho pblico, constitucional y administrativo, adems de los reglamentos internos. Estos controles pueden ser ejercidos por unidades internas o externas de la propia institucin. Control de gestin: constituye un tipo de control tcnico sobre las acciones emergentes de los objetivos y metas previstas en un plan. Este tipo de control se da generalmente en unidades de planificacin, o en oficinas responsables de la aplicacin de mtodos de control de gestin. Estas unidades recogen informacin de las unidades ejecutoras y operativas, con el fin de verificarla. Control por retroalimentacin: una caracterstica esencial de cualquier sistema es que su diseo refleja el esfuerzo de controlar y regular las interrelaciones de sus elementos componentes. Se utilizan los trminos realimentacin (feedback) y control de realimentacin (feedback control) para expresar los aspectos reguladores de los sistemas. Un sistema puede disearse como de control por circuito abierto o control por circuito cerrado. Un sistema de control de circuito abierto no ofrece el control riguroso provisto por el circuito cerrado. Un sistema de circuito cerrado, por otra parte, realiza todo esto. Actividades de fomento Que tienen por finalidad promover las actividades particulares que satisfacen las necesidades pblicas o son de utilidad general. En los archivos se plantean los 229

aspectos econmicos, sobre costos de la informacin, costos de mantenimiento de los documentos, conservacin, restauracin, etc., con los consiguientes beneficios de fomento en cuanto a los objetivos de investigacin y educacin. Actividades de servicio Destinadas a proporcionar utilidad a particulares, condicionadas a razones de inters pblico. En la mayora de los pases desarrollados existe una estrecha relacin entre archivos, investigadores y educandos. Al hablar de actividades de servicio pblico, el archivo se consustancia fcilmente al comprender que sus funciones, ante todo, constituyen un servicio a la institucin, por cuanto encierra el patrimonio de la sociedad que lo genera. Recprocamente, ante las actividades de la administracin, se tienen las responsabilidades, basadas propiamente en la responsabilidad civil que tiene toda administracin pblica para con los administrados, constituyndose en una defensa de estos ltimos ante el aumento creciente de poder y prerrogativas que tienen la institucin y el gobierno que administra. Actividades de coordinacin Esta funcin se encuentra en todas las etapas del ciclo administrativo. Es una orientacin de los recursos y esfuerzos, unificados a un propsito o finalidad especfica. Para lograr una coordinacin eficiente es necesario prestar atencin a la comunicacin. Sistema de comunicacin: la comunicacin obedece a una decisin traducida a un mensaje legible en el 230

marco de un determinado ambiente. El mensaje es codificado convencionalmente, evitando errores de interpretacin. Para transmitir un mensaje, se requiere un elemento transmisor o de emisin, un canal y un receptor. Si no se usa un cdigo uniforme puede llegar a variar la accin por un problema semntico en la interpretacin del mensaje.

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IDENTIFICACIN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

LA INVESTIGACIN archivstica se ha convertido en una realidad a partir de la sistematizacin de las tareas documentales, stas se complementaron como profesin, apoyadas por la universidad en general, que otorga su respaldo cientfico y doctrinal necesario para establecerse definitivamente como ciencia. Los trabajos realizados hasta la fecha nos llevan a considerar una metodologa archivstica que permite el tratamiento universal de los fondos documentales desde su creacin, hasta su depsito definitivo en los archivos de conservacin permanente.

APROXIMACIN A UNA METODOLOGA


ARCHIVSTICA

Entendemos por mtodo, al orden que se sigue en el conocimiento metdico, para hallar la verdad y ensearla, es una forma de obrar o de hacer una cosa, lo cual da pie para considerarla como el conjunto de acciones o de

procedimientos ms adecuados para alcanzar objetivos determinados. El mtodo, en su modo genrico, deriva del griego mthodos, bsqueda, investigacin, palabra compuesta por met: hacia, y ods: va, camino; segn la etimologa entonces, es el camino que debe ser recorrido para llegar a un punto o resultado, o modo de hacer una cosa. En general, es la manera de proceder racional para lograr un fin determinado, no slo escogiendo los medios convenientes, sino tambin ponindolos en prctica segn un orden razonado, adecuado y consecuente, que se expresa mediante reglas o normas que pueden ser principios. Este prrafo habla perfectamente del papel de la ordenacin y de la clasificacin en el campo de la Archivologa, por la cual podemos considerarla perfectamente como un mtodo, debido a su proceder racional, utilizando principios adecuados para lograr un orden adecuado de la informacin. El fin u objetivo que se quiere obtener, mediante un mtodo, no ha de ser necesariamente cientfico, pero una de las caractersticas fundamentales del conocimiento cientfico es que se trata de un conocimiento metodolgico. Por lo general, los mtodos se aplican a actividades susceptibles de ser divididas en etapas o momentos diversificables. Mtodo y racionalidad se hallan estrechamente interrelacionados, por cuanto todo mtodo es una manera de aplicar la racionalidad, pero a su vez la racionalidad misma puede definirse como el mtodo de justificar adecuadamente nuestras creencias, para evitar lo ms posible los errores, si se trata de la racionalidad terica, o de adoptar los medios adecuados a los fines perseguidos, si se trata de la racionalidad prctica.

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La cuestin fundamental que plantea todo mtodo es que no se trata simplemente de una manera til y razonable de averiguar o conseguir algo, sino que el hecho de adoptar un mtodo concreto determina ya aquello mismo que puede averiguarse o conseguirse. Del mtodo hay que decir lo mismo que se afirma del conocimiento en general: que modifica aquello mismo que intenta conocerse. En algunas corrientes filosficas y en determinados autores particulares, el mtodo se manifiesta parte sustancial de su sistema. As, el mtodo socrtico es, no slo de ncleo de la actividad filosfica de Scrates, sino hasta el inicio de la filosofa occidental; la duda metdica se identifica con el pensamiento de Descartes; el mtodo trascendental de Kant no es sino el contenido de su Crtica de la razn pura; el mtodo dialctico es la marca de identidad del idealismo de Hegel y de la interpretacin de la vida humana de Marx; el mtodo fenomenolgico caracteriza igualmente a la filosofa de Husserl y al existencialismo de Sartre. La actual filosofa de la ciencia, superadas de algn modo muchas de las anteriores discusiones sobre el mtodo cientfico, pone de relieve el pluralismo de los mtodos empleados en las diversas ciencias. En cambio la metodologa se refiere al conocimiento de procedimientos e instrumentos. As la metodologa archivstica se compone de los procedimientos (mtodos), ordenacin y clasificacin, descripcin y seleccin, sean stos de mera apreciacin lgica como tcnica o prctica, pero perfectibles en base a principios cuyos enunciados se caracterizan por su aceptacin universal. La ciencia archivstica emplea, al igual que todas las ciencias, los mtodos lgicos bsicos: deductivo (ordenacin y clasificacin para dar un ejemplo), inductivo (descripcin por ejemplo) y analgico (ciclo vital de los documen234

tos) y sus derivados: analtico (caracteres de lo documentos) y sinttico (seleccin), que conforman todo proceso de razonamiento. La teora archivstica elabora y manifiesta los marcos conceptuales, las formulaciones, los anlisis epistemolgicos cuando los hay, las reglas convenidas o normalizadas, para el tratamiento de las hiptesis, las explicaciones conceptuales mediante elaboracin de una terminologa comn y apropiada a los conocimientos que se practican. La prctica, origen de todos saberes, proporciona la experiencia sobre la cual acta el anlisis riguroso y aplica normas que surgen, como resultado de las especulaciones tericas. Entendemos por metodologa, en general, la ciencia del mtodo, o el estudio terico de los mtodos que se usan en las diversas ciencias. Ms propiamente, no sobre el objeto que tratamos, sino sobre el modo como tratamos a este objeto, y sobre los procedimientos de la investigacin cientfica. Se la ha considerado parte de la lgica o de la epistemologa; en realidad se aproxima mucho a esta ltima, as como a la filosofa de la ciencia o a la teora de la ciencia, pero puede distinguirse de ellas por un enfoque ms centrado sobre las tcnicas y los procedimientos de investigacin que sobre los problemas lgicos y epistemolgicos. Se discute acerca de la metodologa propia de las ciencias sociales, ciencias histricas, o ciencias del espritu en general: segn algunos, les incumbe un mtodo que las distinga de las ciencias empricas tradicionales, y segn otros, el mtodo ha de ser para toda ciencia el mismo. Esto forma parte de una disputa ms amplia, la denominada methodenstreit (controversia sobre los mtodos), surgida primeramente a finales del siglo XIX, en Alemania, entre ciencias de la naturaleza y ciencias del es235

pritu; Dilthey sostuvo el carcter propio y diferencial de estas ltimas, que deban recurrir a mtodos histricos, sobre todo la comprensin y la hermenutica. La polmica se reanud en los aos 60, tambin en Alemania, entre Popper y Adorno, y otros. Popper sostena la idea positivista de la unidad del mtodo entre las ciencias sociales y naturales o de la teora unificada del mtodo que enuncia que toda ciencia ha de fundamentarse en la crtica de teoras o en la refutacin de conjeturas. Mientras que la escuela de Francfort, o los autores de la teora crtica sostenan la peculiaridad del mtodo de las ciencias sociales: el mtodo depende tambin de la cosa a la que se aplica y, si sta es la sociedad, ha de comprender, entre otras peculiaridades, la experiencia de sus contradicciones y su carcter de totalidad; por tanto, el mtodo no puede ser el mismo que el de las ciencias de la naturaleza. Metodologa enfocada a la accin archivstica. Se aplica al quehacer de las prcticas archivsticas, sea para establecer formas o disear secuencias para obtener el conocimiento del hecho archivstico, o para alcanzar resultados. La metodologa de la accin, del acto, o del acto proyectual79 est destinada a formular planes en el quehacer archivstico, sea para el conocimiento de las estructuras organizativas en s, o como un hecho archivstico propio de su acervo; sean stos de hechos, sucesos, procesos o fenmenos, que suceden en su interior. No por ello debemos ignorar de los hechos que acontecen en su contexto de actuacin con una finalidad ms que explicativa, descriptiva; o, en ltima instancia, para llevar a
79 Vctor Hugo Arvalo Jordn: El acto proyectual de los archivos, editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.

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cabo el logro de objetivos o resultados inherentes al quehacer de la direccin y del gobierno. El mtodo hipottico-deductivo es aplicable al conocimiento que se ocupa del mundo social. Parte de la concepcin de Karl B. Popper, que enuncia que las ciencias empricas son sistemas de teoras. Esas teoras surgen de la experiencia, Las necesidades, una vez manifiestas y expuestas, son las que determinan los principios y las prcticas, doctrinarias o disciplinarias inicialmente, cientficas posteriormente, creando tcnicas que pasan por las largas fases de elaboracin en los diferentes medios que se desarrollan, recibiendo mtodos nuevos, concebidos para almacenar conocimientos y que requieren ser estudiados minuciosamente80 estos conocimientos son aceptados no por un mero capricho ni simpatas, sino porque no existe una confrontacin con la realidad que las desmienta. Las hiptesis se sustentan en la formacin de cadenas deductivas y van conformando teoras explicativas de la realidad.

PRECISIN DE CONCEPTOS
Hiptesis Se estudia en epistemologa, proviene del griego hypthesis, del verbo hypotthemi, poner debajo: propuesta, suposicin. Es una suposicin, o un supuesto, con miras a explicar algo. Referida a la ciencia, es una generalizacin o enunciado general que, en principio, supone
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138.

Vctor Hugo Arvalo Jordn: Teora, fundamentos..., op. cit., p.

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una interpretacin de determinados hechos, y que adoptamos transitoriamente como verdadera mientras la sometemos a confirmacin o refutacin. En expresin de Carl G. Hempel, son conjeturas felices sobre las conexiones que se establecen entre los fenmenos que estudiamos. No toda hiptesis cientfica es una generalizacin: hay hiptesis particulares, como lo fue en su da la Tierra gira en torno al Sol, o la del descubrimiento del planeta Neptuno por las irregularidades en la rbita de Urano. No siempre queda clara la distincin entre una hiptesis y una teora o una ley y, dado que la finalidad de una hiptesis es patrocinar una investigacin, el mejor modo de entenderla es situndola en el contexto global de las teoras cientficas. Una teora es una recapitulacin de varias leyes en forma de conjunto de enunciados que mantienen unas determinadas relaciones lgicas de deducibilidad; una ley es una hiptesis que, sometida a contrastacin, ha sido confirmada; una hiptesis es una explicacin transitoria con la que se trabaja en espera de someterla a contrastacin; un enunciado de observacin o enunciado protocolario es el enunciado que describe una experiencia, del cual puede probarse que es verdadero o falso. Se verifica una hiptesis, derivando de ella consecuencias lgicas esto es, enunciados de observacin o protocolarios que, puestas a prueba, confirman inductivamente la hiptesis, en caso de resultar verdaderos, o refutan la hiptesis, en caso de resultar falsos. El falsacionismo de Popper plantea su propia manera de entender la formulacin y la contrastacin de hiptesis.81 Para facilitar los conceptos, consideremos a
81 Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filosofa en CD-ROM, op. cit.

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todo enunciado que se adopta como verdadero con el fin de analizar sus consecuencias hasta aceptarlo como premisa, suposicin o un presupuesto fenomenolgico o desecharlo como opuesto a la realidad. Teora Derivado del griego theoria, que significa ceremonia religiosa o contemplacin. En sentido amplio, es el enunciado que aporta un conocimiento que est ms all de los datos o hechos que se perciben de una forma inmediata; conjetura o hiptesis meramente especulativa que nada tiene que ver con la prctica, con la observacin o con la verificacin; tambin campo amplio de estudio, filosfico o no, como la teora de las ideas de Platn, la teora de la sociedad o la teora del conocimiento. El sentido etimolgico del trmino est presente en los grandes autores de la antigedad, como Platn y Aristteles, quienes entienden el conocimiento en general, respectivamente, como contemplacin de las ideas o como saber contemplativo y actividad intelectual superior del hombre. Con la presencia, en la poca moderna, de las ciencias empricas, una teora es preferentemente una teora cientfica, o sea, un conjunto de enunciados, hiptesis y leyes sobre un aspecto de la realidad, que establecen entre s relaciones de deducibilidad y cuyas ltimas afirmaciones son enunciados de observacin, y cuyo concepto se relaciona intrnsecamente con los de ley e hiptesis. Sin embargo, las teoras no se limitan al mbito de las ciencias empricas, sino que abarcan cualquier campo del saber y debe decirse que, en principio, todo el conocimiento humano es terico, porque todo conocimiento va ms all de los simples hechos conocidos en 239

un momento dado; tambin hay teoras puramente lgicas o matemticas. La teora es el aspecto sustancial del conocimiento, tanto del cientfico como del no cientfico. En la ciencia actual el inters se centra en las teoras, y no en la experiencia por s misma, o en los datos o las observaciones; datos y observaciones se obtienen en funcin de la teora, y aun todo dato se considera que lleva una carga de teora. Popper ha contribuido de un modo en especial, en particular con su obra La lgica de la investigacin cientfica (1934), a que ltimamente se haya dado una importancia peculiar a la teora en la metodologa de las ciencias: las ciencias son sistemas de teoras y la misma epistemologa es el estudio de las teoras. De aqu que la filosofa de la ciencia, o teora del conocimiento cientfico, sea una reflexin de segundo grado, no ya sobre hechos ni siquiera sobre generalizaciones de hechos, sino sobre teoras, que Popper interpreta como un sistema de conjeturas y refutaciones: redes de mallas cada vez ms finas, con las que se intenta captar, comprender y dominar la realidad.82 Entre los requisitos que debe satisfacer la teora se cuentan: 1) Debe tener consistencia lgica; no debe existir en sus enunciados hiptesis contradictorias. 2) Las hiptesis fundamentales o principios deben ser independientes, es decir, ninguna de ellas debe ser deducida a partir de las dems. 3) No debe contener hiptesis inescrutables. La teora se constituye entonces por una serie de hiptesis hilvanadas a una realidad. Existe toda una clasi82 Jordi Corts Morato y Antoni Martnez Riu: Diccionario de filosofa en CD-ROM, op. cit.

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ficacin de las hiptesis que no hacen a nuestro estudio, en forma resumida podemos observar: Las hiptesis fundamentales: consideradas de un alto nivel del conocimientos, como hiptesis madres, de las cuales deriva gran parte del resto de las hiptesis de un determinado conocimiento. Las hiptesis fundamentales son opuestas a las de nivel mnimo que son generalizaciones inmediatas; y entre ambas opuestas se consideran las hiptesis de nivel medio. Estn tambin las hiptesis extremales que suponen que distintos elementos externos al fenmeno analizado, podran incidir sobre l si permanecen constantes; estn tambin las hiptesis inescrutables, son de tal naturaleza que las consecuencias que se deducen de la teora considerndolas, igual serian deducibles de ella sin su existencia; es decir que son superfluas, un sistema terico genuino no debe contenerlas; y las hiptesis ad hoc que pertenecen a la teora, se agregan para explicar un resultado. Leyes Se admite en general que son hiptesis de alto nivel, con mucho poder refutativo y con poder predictivo. Proviene del vocablo latino lex, legis: ley o proyecto de ley, que a su vez viene de legere: reunir, escoger y tambin leer; en griego, nomos. En sus diversos sentidos, se refiere fundamentalmente al mbito jurdico, moral y cientfico. Nos interesa el aspecto cientfico que con frecuencia equivale a una ley de la naturaleza, es la descripcin contrastada de las regularidades que se observan en los fenmenos naturales. Las leyes cientficas o de la naturaleza se expresan mediante enunciados descriptivos, con los que se seala simplemente lo que es o sucede; 241

estas leyes expresan necesidad y universalidad. Las leyes de la naturaleza, son de cumplimiento y observancia necesarios y universales. Operativa del mtodo Para lograr una aplicacin adecuada del mtodo hipottico-deductivo podramos sealar tres pasos importantes: 1) Formulacin de las hiptesis iniciales: stas devienen de la experiencia, y de la repeticin de los hechos. 2) Deduccin de nuevos enunciados: de nivel prcticamente bsico y como consecuencia de las hiptesis iniciales. 3) Control: que permite analizar los enunciados, comparados con la experiencia y obtencin de nuevas conclusiones. Debemos tomar en cuenta, en forma general que la operativa del mtodo hipottico-deductivo, como cualquier mtodo cientfico, correctamente expresado, y sobre todo, evitando un autoritarismo del conocimiento, no acepta la existencia de principios absolutos. As los principios de la Archivstica, que son sugeridos por la prctica, deben soportar la prueba de la experiencia. Pero, aun as, tendrn siempre un carcter provisorio. Dada esta situacin, los elementos de prueba empricos, en s, establecen la hiptesis, consustanciados en s mismos. La hiptesis es una consecuencia lgica de los elementos de prueba, por lo que ninguna hiptesis es probada por sus casos favorables. Esto significa que los elementos de prueba empricos hacen que sea razonable aceptar la hiptesis, sobre todo cuando no existen casos contrarios conocidos que prueben que una hiptesis es falsa o se la pueda refutar. 242

El mtodo hipottico-deductivo plantea una impugnacin directa a la licitud de la induccin como procedimiento de la ciencia. Si bien es comprensible lo forzado que implica aceptar este mtodo, no debe por ello amilanarnos sobre el objetivo principal del trabajo archivstico. Existen rutinas, las rutinas conforman mtodos, no siempre nomolgicos, sino ms bien de experiencia, y todo lo que atae a las ciencias sociales son conocimientos acontecidos o de experiencia. As nos plantea Popper, cuando expresa que no se justifica la inferencia de enunciados universales a partir de enunciados singulares, por ms numerosos que stos sean; lo mismo que nos dice Wisdom: La induccin no existe como mtodo, por cuanto no hay un mecanismo racional para pasar de premisas observacionales a una generalizacin inductiva. Entendemos entonces, de acuerdo a lo expuesto anteriormente por los autores, que cualquiera que fuere el nmero de experiencias observadas respecto a una determinada relacin causal, no es bice de ser cierta, porque pueden llegar a darse experiencias contrarias, esto nos obliga a pensar que las conclusiones vlidas para un nmero indeterminado de experiencias slo son relativas. Lo que quiere decir que la verificacin de la hiptesis se limita a las conclusiones extradas de conjuntos de experiencias observadas, considerando que tampoco ningn nmero de observaciones permiten dar por verificada una hiptesis, por cuanto pueden producirse siempre observaciones que la refuten. La ciencia archivstica consta de un conjunto de teoras que pretenden explicar distintos aspectos del comportamiento de los documentos de distinta naturaleza y origen. Existen algunas pautas de aplicacin del mtodo hipottico-deductivo sobre el fenmeno archivstico: 243

1) La obtencin de datos: basado en la observacin en lo que concierne a las organizaciones a quienes presta servicio. 2) La formulacin de la hiptesis inicial: la deduccin de hiptesis sucesivas y la elaboracin definitiva de teoras explicativas del comportamiento documental. 3) El anlisis metdico de las hiptesis propuestas: considerando el comportamiento concreto de los documentos. 4) La reflexin y transmisin de los conocimientos: logrados con las distintas hiptesis elaboradas y propuestas respecto a las organizaciones documentales, desde distintos enfoques como el histrico, psicolgico, sociolgico, etc.

LOS MTODOS DOCUMENTALES


Se consideran mtodos documentales, a las tcnicas, herramientas, instrumentos que se emplean, como constitutivos de una actividad destinada a obtener toda la informacin posible, acerca de los distintos aspectos inherentes a la organizacin. Para realizar cualquier trabajo de un fondo, sea la ordenacin, clasificacin, descripcin, seleccin, es necesario que ste est previamente identificado, se presenta la situacin que podemos identificar un fondo y no describirlo, no podemos describir nada sin previa identificacin, de ah que incluyramos en nuestros trabajos de descripcin, la etapa de identificacin desde la primera edicin de las tcnicas documentales.83 La identiVctor Hugo Arvalo Jordn: Tcnicas documentales de archivo. La descripcin archivstica, editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.
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ficacin es parte del anlisis documental, conjunto de tareas que deben efectuar los archiveros, a partir de la cual se sentarn las bases para proceder a una correcta valoracin y descripcin del fondo documental. El breve anlisis que sigue, como un mnimo requisito de todo archivo, est enfocado en funcin de los aspectos ms problemticos de las tcnicas documentales, consistente en la evaluacin documental: una tcnica de la Archivologa intensamente demandada en la actualidad y sobre todo en nuestro medio. Esta afirmacin surge de la necesidad de determinar el valor y la importancia relativa de cada uno de los documentos existentes en las entidades productoras, como fundamento terico y prctico para viabilizar la configuracin de un sistema de informacin y seleccin documental equilibrado, destinado a cubrir las exigencias de cada institucin. De acuerdo a la clasificacin de los archivos que pretendemos normalizar, a fin de evitar errores de lenguaje, consideramos que es al archivo intermedio a quien directamente le corresponde de forma plena y exclusiva la identificacin de fondos, y su valoracin, cuando de los fondos se trata, pero cuando se trata de otras unidades documentales, con el asesoramiento del archivo intermedio, son los archivos centrales, los que efectan la identificacin y valoracin de las unidades intermedias. De esa forma es ms factible y perfectible el control de las series documentales desde el mismo momento su produccin. Debemos suponer que es obligacin del archivo intermedio, velar, asesorar y revisar permanentemente para una correcta valoracin documental, de los archivos del sistema, as como su intervencin en los traslados y transferencias de sus fondos a otros archivos del 245

sistema. Tanto la identificacin como la valoracin, se deben realizar ineludiblemente sobre fondos administrativos. La etapa de anlisis documental no es lo mismo que la evaluacin documental que generalmente se utiliza para la seleccin; el anlisis podra ser ms metodolgico en la medida que comprendamos su naturaleza, y nos permita entender mejor la naturaleza de la informacin de los documentos, En el anlisis documental se determinan los componentes de un documento, stos pueden ser: Las tareas o actividades que los producen. Los conocimientos que encierran o representan. Las responsabilidades que conllevan. La informacin contenida. La estructura fsica del documento. Esta etapa se efecta mediante observacin y estudio, y constituye la base fundamental para lograr una evaluacin real del valor informativo de los documentos, por cuanto es imposible medir o valorar un trabajo sin conocer previamente qu es y en qu se diferencia de los dems. Un programa de evaluacin de documentos, en el que no se consulte el anlisis documental con la importancia y atencin requeridas, no puede producir resultados aceptables, aun cuando las etapas que sigan sean efectuadas con mejores tcnicas. No se puede buscar perfeccionismo en la valoracin misma de los contenidos documentales, adoptando mtodos de alta especializacin sin la base del anlisis; el contenido de las actividades no se conoce o es conocido slo superficialmente. En este sentido, el anlisis documental es un medio de obtener informacin real sobre cada uno de los documentos para posterior elaboracin de auxiliares descriptivos.

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Pero la importancia del anlisis documental va ms all del proporcionar informacin para la evaluacin de documentos. Es una prctica que debe establecerse en cualquier archivo que desee desarrollar un sistema adecuado y eficaz de informacin. En efecto, los diversos factores que estudiaremos a los largo del presente trabajo, derivan en gran medida del hecho de que estas prcticas se basan en datos objetivos de los documentos, los cuales pueden ser utilizados para facilitar y mejorar procedimientos de tramitacin y de seleccin documental. Justamente, el proceso de anlisis es un proceso de conocimiento de los componentes de cada documento en particular en su puesto de trabajo, se obtienen tambin datos que sirven para analizar la estructura administrativa, evidencia organizativa, y si existe claridad en las lneas de comunicacin al efectuarse un trmite, si los procesos son racionales o existe un entorpecimiento, si existe duplicidad de documentos con el consiguiente resultado de duplicidad de esfuerzos, o si las cargas de informacin estn mal distribuidas. La atencin del archivero est dirigida a la unicidad, la individualidad de actividades orgnicas, interesan por su importancia dentro de la evolucin institucional del hombre en sus actividades como ser institucional, al seleccionar las actividades y agruparlas formamos un todo complejo. Estamos interesados en las actividades comunes, en el modo en que las actividades se repiten, nuestro propsito es lograr generalizaciones o hiptesis concernientes a las actividades institucionales. Escogemos las actividades, a partir de la importancia de su individualidad dentro de un modo complejo, por lo que tiene de comn con los dems y la sntesis no es un complejo nico, sino una generalizacin. El archivero 247

est interesado en la calidad, individualidad, unicidad para lograr una adecuada aplicacin de las tcnicas documentales que hacen a su metodologa. El tema del estudio de los archiveros es el desarrollo de los actos humanos en el marco de las instituciones, resultado de miles de actos individuales. Individualmente, estas acciones no pertenecen al dominio de los archivos, se toman en consideracin nicamente los actos que tienen relacin con los movimientos e intereses de las instituciones. Se trata de la investigacin descriptiva que comporta la narracin e interpretacin de los datos. 1) La necesidad de informacin (decisin, conocimiento): surge al tomar conciencia de la conveniencia de buscar datos sobre determinado tema. 2) Anlisis del problema (acto, actividad): cules son los materiales e informacin adecuados sobre determinado tema o problema, y cmo puede organizarse para su utilizacin? 3) La hiptesis (fundamento descriptivo): es un conglomerado de conclusiones tentativas sobre tendencias informativas, y sobre tipos y fuentes de origen de datos obtenibles, junto con procedimientos planeados de antemano para recopilarlos y clasificarlos. 4) La evidencia (anlisis documental): tentativamente se elabora en trminos de la evidencia sobre el valor de las mismas y a la luz de sus deducciones como materia de lectura documental. 5) Comprobacin experimental (servicio en la institucin): el contenido del curso, clasificado, se somete ahora a comprobacin experimental, como rama organizada de un programa descriptivo. 6) Evaluacin para necesidades futuras (servicio en el entorno social): en esta fase se llega a la aprecia248

cin final, basada en la comprobacin experimental del valor del material compilado, decidindose si constituye materia para darle un curso permanente. Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un orden definido y una secuencia en el trabajo. Es necesario tener un conocimiento profundo sobre la produccin documental de la institucin para encontrar problemas definidos, esta secuencia aparece como resultado de la experiencia personal o como sugerencia de quienes requieren del acopio y reordenacin del material, y se convierte en un esfuerzo centralizado en funcin de las necesidades aceptadas provisionalmente. La crtica documental trata del valor de los documentos que se obtienen para su anlisis y aplicacin. Adquiere juicios sobre circunstancias de su origen, mediante el anlisis de los caracteres internos, y por comparacin con similares u otros documentos asequibles. El examen textual descubre las modificaciones que se producen en los documentos. La crtica documental es esencial. Logra el juicio definitivo sobre el significado de los datos reunidos, interpreta las exposiciones que brotan del anlisis textual. La finalidad es averiguar las actividades verdaderas. Los esbozos del cuadro clasificatorio y del auxiliar descriptivo elegido toman forma al iniciarse la experiencia reflexiva por parte del archivero. Se preparan listas de ttulos y encabezamientos de los taxones y de los auxiliares. stos se han sometido a constante revisin en el transcurso de todas las fases reflexivas antecedentes, y adquieren forma definitiva.

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Anlisis de los tipos documentales Al estudiar los caracteres externos, hemos mencionado que el carcter fsico consiste en la forma en la que se nos presenta el documento a primera vista, pero al efectuar un anlisis ingresamos a una etapa en la cual se determinan, mediante la observacin y el estudio, los distintos modos de informacin que componen el documento, para constituir un sistema archivstico propio de la organizacin, conociendo previamente qu es esa informacin y en qu se diferencia de las dems. El anlisis documental es un proceso de conocimiento de la informacin de cada documento, se obtienen datos que sirven para analizar la estructura organizativa respecto al cumplimiento de ciertos principios fundamentales: Si existe claridad en las diferentes lneas de comunicacin. Si los trmites diseados son racionales o si hay entorpecimiento (generalmente burocrtico), Si existen procedimientos definidos para la estructuracin del documento, Si hay duplicidad de los documentos con el consiguiente sobre-esfuerzo administrativo, etc... Algunos aspectos entonces deben ser observados para lograr los resultados del anlisis. Determinacin del tipo de informacin que se desea obtener El tipo y detalle de informacin que se desea depende de la utilizacin que se quiere dar de ella. Si el objeto es obtener informacin para efectos de evaluacin, se deben estudiar aquellos datos en los que reflejan el conte250

nido de los documentos, sus derivaciones, requerimientos y otras caractersticas que permitan medir su importancia relativa, importancia relativa en cuanto a la utilidad que puede brindar la informacin. Si se desea utilizar el anlisis para aspectos de organizacin y tramitacin, es decir, una completa gestin, habr que detallar en mayor grado la informacin sobre los contenidos y componentes del documento y su relacin con los otros documentos, relacin de contenido, de lugar y distribucin en las organizaciones, en los trmites y en el archivo. Los objetivos perseguidos por el anlisis influyen tambin por la cantidad del grupo de documentos que se debe analizar. Si se desea obtener informacin ms detallada para efectos de investigacin, de la misma organizacin que los genera, se estima conveniente analizar todos los tipos documentales, lo cual es indispensable para la evaluacin considerando que no puede obviarse el estudio analtico de aquellos documentos que son funcionalmente ubicados a los ya analizados. No est de ms tratar de obtener el mximo de informacin sobre las unidades documentales, ya que un conocimiento superficial de ellas, o de las que se consideran representativas dentro del grupo documental, puede inducir a falsear su contenido por excluir otras caractersticas importantes. Cuando se desechan algunos aspectos en la etapa de anlisis es porque se est completamente seguro de que la informacin contenida en ellas estar representada por otros tipos documentales de similares caractersticas. Una forma adecuada de conocer la informacin global sobre un determinado tipo documental, se desprende del conocimiento del organigrama y sus funciones, puesto que cada sector encarado en el organigrama tie251

ne un determinado nmero de actividades esenciales a desarrollar; de esta manera podemos claramente especificar que las oficinas de personal emitirn siempre documentos relacionados con la admisin, conducta y retiro de empleados como base fundamental; nunca una oficina de personal ha de realizar labores de contabilidad, de ah que esa oficina emitir documentacin especializada, que puede denominarse de acuerdo a su mismo contenido. Por ejemplo: solicitudes de trabajo, admisiones de personal, multas por inasistencias, etc., son documentos tpicos, cuyo contenido ser siempre de caractersticas similares cuando no idnticas. Estos documentos suelen formar las series dentro de esa funcin, se comprender tambin que la ordenacin de tipos documentales corresponde ms a un manejo interno de los asuntos de la organizacin. Siempre que sea posible y sin tener que alargar mucho esta etapa, se deben estudiar todos los pasos que tienen en el organigrama. Deducimos que se deben estudiar todas las unidades documentales en relacin a las actividades de cada organismo, especialmente en aquellas entidades productoras de documentos que no han realizado anteriormente este tipo de investigaciones y en las cuales se observa poca claridad, tanto en las tareas mismas que generan documentos, como tambin en la suficiencia de los documentos. En general, los datos bsicos que se deben obtener del anlisis documental se pueden agrupar en: Identificacin documental. Especificaciones o requerimientos documentales. Descripcin documental. Evaluacin del rendimiento informativo.

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Las unidades documentales Hasta el momento empleamos una terminologa que muchas veces nos puede parecer un poco molesta entender, si no estamos tan involucrados en la problemtica archivstica. Las unidades documentales nos hablan sobre todo del volumen documental, pero estn relacionadas estructuralmente con la entidad productora. Se trata de reunir, ordenar, en el sentido lato, los documentos pertenecientes a una entidad o a varias de ellas, para formar unidades homogneas que conformarn primeramente las series, acorde con la informacin que tenemos de la estructura y funcionamiento de la entidad que produjo los documentos. Un desafo cotidiano se cumple cuando el archivero se encuentra ante un montn de papeles que deben ser ordenados y clasificados, y debe determinar si es un fondo o varios, un grupo o una coleccin, entonces hay que empezar con la laboriosa investigacin, se debe obtener un conocimiento general del sentido, naturaleza esencial y estructura general antes de tratar las partes. Hablamos de la ordenacin que debe partir del conocimiento y comprensin total del fondo. Divisin de los fondos en unidades documentales Todo trabajo de ordenacin y clasificacin se sostiene en el mtodo sistemtico, que apunta a la divisin de un todo en sus partes. El anlisis consiste precisamente en dividir en unidades que se identifiquen por sus propiedades, as distinguimos cada una de las partes separadamente y comprendemos sus relaciones entre s y con el todo. 253

El fondo corresponde a todos los documentos producidos y recibidos por una entidad, este fondo, se divide en grupos, los grupos son equivalentes a las colecciones en algunos casos, y stos a su vez pueden dividirse en partes que estn relacionadas entre s, que llamamos subgrupos, los subgrupos estn conformados por las series. Las series se componen de tipos documentales, y llegamos a la unidad ms pequea que se llama pieza documental. Es trabajo archivstico entonces identificar las unidades y fijar los lmites donde inicia y finaliza cada una de ellas. Distinguimos entonces tres grupos de unidades documentales de diversos tamaos: Las unidades mayores, que consisten en los fondos y los grupos y las colecciones de papeles, esto ltimo incluye los papeles de personas as como los de organismos privados. Las unidades intermedias, formadas por los subgrupos y las series; el trmino serie se emplea aqu en el mismo sentido que los archiveros ingleses utilizan el trmino clase, lo cual nos aproxima indirectamente a la idea de clasificacin. Las unidades menores, formadas por los tipos documentales y las piezas documentales, documentos simples o compuestos, reunidos en volmenes, carpetas, legajos, etc. La pieza documental se interpreta como un documento suelto, aislado, que no est incorporado fsicamente a otros documentos; o bien, como un conjunto de documentos reunidos fsicamente para formar una unidad distinta y separada tal como un volumen, un expediente o una carpeta.

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IDENTIFICACIN DE LOS FONDOS


DOCUMENTALES

La identificacin es una voz femenina, derivada de identificar, de significado deducible. Consiste en comprobar que una persona o cosa es la misma conocida en otras circunstancias o de la que se poseen ciertos datos. Tambin se interpreta como establecer la identidad de una persona o cosa. Y por ltimo, por comparacin, considerar o presentar como idnticas dos o ms cosas. Desde el punto de vista archivstico, establecemos que la identificacin es la actividad que se realiza en los archivos, sea por medio de la averiguacin, investigacin y sistematizacin, que permite establecer la identidad de los documentos, series, grupos y fondos, considerando sus categoras administrativas y archivsticas dando consistencia natural a la estructura de un fondo. La identificacin la planteamos en nuestro medio en 1991, como un captulo necesario para las tareas de descripcin conformando parte del programa documental.84 Posteriormente se utiliz en la ctedra de Ordenacin y Clasificacin. Esta necesidad brota en forma natural, ubicndose perfectamente dentro de las tareas archivsticas. La identificacin en sus distintas categoras, constituye entonces una de las primeras actividades en la metodologa archivstica. Consideremos que es una actividad de tipo intelectual que consiste en la investigacin de la entidad productora y su relacin con el tipo documental. Logramos una secuencia:

84 Vctor Hugo Arvalo Jordn: Tcnicas documentales de archivo. La descripcin archivstica, op. cit.

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1) Permite conocer a la entidad productora de los documentos. 2) Su evolucin orgnica. 3) Competencias administrativas. 4) Tipos documentales en los que se materializan. 5) Procedimiento administrativo. 6) Disposiciones que afectan al trmite. 7) Elementos imprescindibles para la delimitacin de la serie documental. La identificacin documental nos dara como resultado las bases para realizar la organizacin del fondo, aplicando el mtodo sistmico, se establece un cuadro de clasificacin, permitiendo ordenar las series documentales, sentando las bases para su posterior valoracin y descripcin. Mtodo de identificacin de fondos Para el empleo de este mtodo, es necesario tener conocimiento de por lo menos tres aspectos principales: los caracteres de los documentos, el ciclo vital de los documentos y los principios de la ordenacin y clasificacin. El conocimiento adecuado del principio de procedencia nos permite varias tareas dentro de esta actividad. Primero, identificamos a la entidad productora. Segundo, y a continuacin identificamos el elemento funcional o los orgenes funcionales. Tercero, determinamos sus tipos documentales. Cuarto, con toda esta informacin procedemos a organizar el fondo. La informacin obtenida a cada paso debemos volcarla en documentos distintos como: ndices de organismos. 256

ndices de tipos documentales. Organigramas. Y los necesarios que nos ayudarn posteriormente cuando nos aboquemos a la actividad de la valoracin. Identificacin de la entidad productora La entidad productora, que estudiamos en los caracteres de los documentos es aquella que, en el ejercicio de sus funciones, genera documentos propios del archivo. Para la identificacin de la entidad productora debemos analizar el trayecto histrico de esta entidad, y esto lo logramos a travs de los documentos legales de la misma entidad o de la legislacin. Para ello consultaremos primero en la misma entidad para que nos brinde una orientacin, y luego verificaremos los datos mediante los boletines oficiales, sumarios y repertorios legislativos. Cada rea geogrfica tiene su forma adecuada de dar a conocer sus leyes. Se pueden presentar situaciones en las cuales debemos utilizar nuestros conocimientos y formacin para resolver: 1) Perodos en los que se presentan lagunas para determinar la estructura de las instituciones. 2) Legislacin, reglamentacin, normativa que no aparece publicada en rganos habilitados para este fin, por lo que hay que recurrir a los documentos internos de carcter legal. En esta etapa podemos encontrarnos con: Instituciones histricas: es necesario estudiar: Los documentos propios. Las publicaciones sobre el funcionamiento de la institucin.

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La informacin aportada por las disciplinas auxiliares de la Archivstica. Instituciones familiares: consideradas as para facilitar nuestro lenguaje y estudio. Es necesario estudiar: Los rboles genealgicos. Los diferentes estudios herldicos y nobiliarios con que pueda contar la familia. Documentos conservados en otros archivos, como los parroquiales, de protocolos, judiciales, etc. Toda la informacin que hayamos logrado reunir, debemos organizarla en distintos documentos, como: 1) Auxiliares descriptivos de instituciones: esto responde a la magnitud del trabajo y del archivo que realiza el trabajo de identificacin, pueden utilizarse fichas de ndices, fichas catalogrficas, o respetando mejor la tradicin archivstica, realizar un inventario institucional. Si se tratara slo de una institucin, es conveniente tener todos los datos en la misma forma, considerando que podemos utilizarlos posteriormente para elaborar las guas. Es lgico pensar que estos datos deben estructurarse jerrquicamente de modo que nos permita un seguimiento adecuado de las distintas modificaciones de las unidades administrativas. Requerimos entonces la siguiente informacin: Nombre y siglas de la entidad. Fechas extremas de la vigencia de la entidad. Competencias atribuidas a dicha entidad. Disposiciones legales que modificaron la estructura de la entidad. Relaciones de dependencia.

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Entidades, instituciones, organismos que precedieron, sucedieron, generaron, dividieron, en el desarrollo de sus fines. Relacin de series producidas por la entidad en el cumplimiento de sus actividades. 2) Repertorio de organigramas: si la entidad no tiene en sus archivos, los organigramas y presupuestos, con la informacin recopilada se proceder a elaborar los diferentes organigramas que permitan conocer, de una forma grfica, los cambios en la estructura de la entidad, en el perodo de vida que investiguemos. No debe sorprendernos que los organigramas suelen ser diferentes a los que originalmente se disearon, en la prctica se modifican las relaciones institucionales sin que se perciba en el diagrama de funciones. Una vez lograda la reconstruccin, se procede buscar las normas de aprobacin de cada reorganizacin, lo cual nos dar las fechas correctas de los cambios sufridos por la entidad. 3) Repertorio legislativo: se forma en la medida que se elaboran las fichas de recogida de informacin, este instrumento debe tener como mnimo los siguientes datos: Entidad afectada por la norma. Resumen del contenido de la norma. Fecha de promulgacin. Tipo de norma. Antecedente de la entidad. Sucesor de la entidad. Identificacin de los orgenes funcionales En las actividades realizadas para identificacin de los grupos documentales, realizamos un acopio de do259

cumentos relativos a la legislacin, reglamentacin y normalizacin de la entidad que estudiamos, estos documentos nos orientarn sobre los orgenes funcionales. Son las funciones las que producen la estructuracin de las entidades, lo que constituye su verdadera razn de ser. Las funciones permanecen en el tiempo. Las funciones han de determinar entonces los orgenes, es decir, acercarnos a las oficinas mismas donde se producen los documentos, conformando as, la naturaleza de las series documentales. Identificacin del tipo documental La definicin del tipo documental se ha simplificado desde la enunciacin de Schellemberg sobre el tipo documental. Entendemos que una misma actividad puede producir un mismo tipo documental, por lo tanto las actividades producen documentos en el desarrollo de sus objetivos, algunas de estas actividades, rutinarias, han de producir siempre la misma unidad documental cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos, al que optamos por denominar tipo documental. El tipo documental es el factor determinante para la denominacin de la serie, llegando a confundir a ambos en el ejercicio archivstico. Es en este momento cuando procederemos a analizar los caracteres externos e internos de los documentos. El trmino tipo documental se adapt a nuevos conceptos, debido a su complejidad expuesta. En la actualidad se utilizan los conceptos de tipo documental simple para denominar a la unidad documental simple, aquella que generalmente se realiza para comunicaciones internas, y tipo documental compuesto, conocido ms bien como expediente, que es el conjunto de documentos pro260

ducidos por una oficina para la resolucin de un asunto, generalmente los expedientes estn regulados por normas de procedimiento, perdiendo as, su verdadera naturaleza y sentido el trmino tipo documental. Identificacin del documento Los datos ms significativos del documento son los siguientes: Denominacin: es decir, el nombre con el cual es conocido el documento dentro de la organizacin administrativa. Cuando este nombre es muy genrico o ambiguo, como por ejemplo informes, si bien podemos comprender qu actividad contiene el documento, no podemos determinar con exactitud a qu tipo de informe se refiere, conviene aclarar, sea especificando el informe o sea incluyendo la entidad productora, as obtenemos informes laborales o bien informes de auditoria, lo cual nos aproxima mucho ms a un sector de realidad en la administracin. Conviene entonces indagar sobre las denominaciones conocidas para poder llegar a normalizarlas y darles su verdadero sentido dentro de la ordenacin y la descripcin. Cdigos, claves: algunas instituciones modernas han adoptado el sistema de enumerar documentos en la medida que stos son producidos, crendose cdigos alfanumricos para este fin, estos elementos son escritos en el Protocolo Inicial, por ejemplo: DEJ 123/99, indica que la nota corresponde a la Direccin Ejecutiva (DEJ) y su nmero de orden es el 123, el ao de gestin es 1999. Este tipo de notacin facilita enormemente la ordenacin de documentos, ya que los mismos se acumulan por la oficina que los produce y el orden en que son producidos, al mismo tiempo que estos documentos conservan 261

un orden cronolgico (principio del orden original), puesto que en la medida que se producen los documentos, sus fechas son consecuentes, pudiendo separarse por gestiones o en forma peridica al renovarse la numeracin, lo que generalmente se efecta con la renovacin del ao o la gestin de un determinado ejecutivo de la institucin. Ubicacin administrativa: dentro de la organizacin se establece su ubicacin, tanto de origen como de almacenamiento, esto tambin determina la importancia de los documentos por su origen jerrquico. Dependencia: el documento ha sido creado en una oficina que depende de una unidad mayor, por consiguiente su informacin puede ser complementaria o de relacin a esa jerarqua, su informacin no siempre puede considerarse como completa; esta relacin de dependencia merece un estudio ms profundo dentro de la organizacin de la misma, en lo posible, normalizando los documentos y sus alcances de informacin contenida. Generalmente ste nos sirve en la clasificacin. Por ejemplo, si en la clasificacin hemos determinado varios grupos: econmico, operativo o de organizacin y mtodos, una nota emitida por contabilidad depender del grupo econmico y no del operacional. Nombre y cargo del firmante: cuando se quiere obtener una sofisticacin en los archivos y sobre todo cuando se trata de documentos de importancia, es necesario describir los nombres de los que intervienen y firman; generalmente con el fin de establecer responsabilidades, e incluso porque el usuario o consultante demanda informacin teniendo como nico dato el nombre de la persona que firm el documento.

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Especificaciones o requerimientos documentales Esta parte del anlisis consulta diversos datos complementarios, pero lo esencial es para la evaluacin de documentos por las caractersticas que se registran. Tenemos: Formacin del documento: las caractersticas que se requieren para fijar la informacin. Distribucin de las reas de informacin esencial y complementaria y reas de referencia. Para apreciar estos requerimientos, se debe obtener informacin sobre diversos tipos documentales para evitar duplicidad de esfuerzos y datos. Tambin se debe consultar sobre las acciones o actividades que han de generar al documento y que implican un determinado grado de normalizacin. Experiencias anteriores: corresponde averiguar si anteriormente se han efectuado diseos similares de documentos y si dieron algunos resultados satisfactorios, es necesario tambin conocer experiencias anteriores producidas y que se dejaron de producir a raz de la eliminacin de algunos sectores dentro de las institucin, propio de la dinmica administrativa. Responsabilidades: conviene determinar el grado de responsabilidades que encierra el documento y establecer las responsabilidades de informacin, es decir, en lo posible, instituir una escala de responsabilidades del tipo de informacin que pueden suministrar los auxiliares descriptivos, y el tipo de usuarios que puede consultar estos documentos. Habilitacin documental: todo escrito es habilitado al ser firmado, el estudio comprender entonces, la adecuacin de la habilitacin, establecindose escalas en este sentido, algunos documentos posiblemente sean 263

habilitados como certificacin por un archivero, otros requerirn la habilitacin del escribano para tener validez, esta habilitacin tendr necesariamente una estrecha relacin con las responsabilidades que encierra la documentacin del archivo. Exigencias documentales: la continua creacin de documentos impone que stos tengan contenidos mnimos para su identificacin, como ser, denominacin de la entidad productora, datacin, etc. Es conveniente un estudio en este sentido, de modo que en la ordenacin permita agruparlos por sus funciones y en la descripcin pueda utilizarse este tipo de informacin. Con la finalidad de dar seguridad sobre el anlisis efectuado, es necesario detallar adicionalmente datos como los siguientes: 1) Fecha en que se efectu el anlisis documental, ya que los contenidos estudiados pueden variar considerablemente con el transcurso del tiempo. 2) Identificacin del archivero analista que efectu el anlisis, a fin de recurrir a l en caso de dudas. 3) Detallar los nombres de quienes fueran consultados al realizar el anlisis, y de los superiores inmediatos que respaldan la realidad de los datos obtenidos. Los tres elementos de estudio empleados, identificacin, especificaciones y descripcin, constituyen las secciones principales del anlisis, permiten conocer a fondo los elementos principales que componen cada unidad documental, siempre y cuando la investigacin se efecte en forma detenida y se obtenga la informacin posible.

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IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO DENOMINACIN CDIGOS, CLAVES UBICACIN ADMINISTRATIVA DEPENDENCIA 1 2 3 4 NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES FORMACIN DEL DOCUMENTO EXPERIENCIAS ANTERIORES RESPONSABILIDADES HABILITACIN DOCUMENTAL EXIGENCIAS DOCUMENTALES l) Fecha en que se efectu el anlisis documental 2) Identificacin del archivero analista 3) Detallar los nombres de quienes fueran consultados DESCRIPCIN
Cuadro 15. Identificacin del documento.

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Delimitacin del concepto de serie documental La serie es el conjunto de documentos producidos bajo un mismo origen funcional, desarrollo de una misma funcin y finalidad, y cuyo trmite ha sido realizado como un solo tipo documental. Para identificar a las series se tiene que dar en forma adecuada una misma entidad productora, que desempea una misma funcin y compone un mismo tipo documental. La modificacin de uno elemento, cambia definitivamente a la serie. Como regla general el nombre de la serie deriva del nombre del tipo documental, y el nombre del tipo documental es el objetivo y el asunto del documento inicial o la actividad que se realiza. Con todos estos datos, como lo hicimos anteriormente, con los fondos, formaremos el repertorio general de series. Sin ser exhaustivos los datos que incluiremos sern: Tipo documental. Entidad productora. Funcin. Fechas extremas. Legislacin que afecte al trmite de la serie. Documentos bsicos que componen el expediente. Antecedente de la serie. Continuacin de la serie. Signaturas del archivo.

EL MTODO SISTMICO
Este mtodo responde a la necesidad de lograr una configuracin de aquellas realidades hacia las cuales

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apunta el inters del investigador-archivero, que traiga aparejada la concurrencia interdisciplinaria. Esto contribuye a superar inconvenientes derivados de aplicar enfoques multidisciplinarios. El mtodo sistmico se convierte en un adecuado instrumento de ordenacin, en la percepcin de los fenmenos, una manera de observar la realidad fsica de la organizacin institucional.

EL MODELO SISTMICO
El mtodo sistmico se sustenta en la composicin de modelos, stos se constituyen en un medio adecuado para construir, precisar esquemas representativos de la realidad. El modelo sistmico cumple cuatro funciones bsicas: La organizativa: consiste en la capacidad de ordenar y relacionar datos desarticulados, mostrar similitudes o conexiones que no fueron percibidas por otros mtodos. La heurstica: que lleva al descubrimiento de nuevos hechos y nuevos mtodos. La predictiva: consiste en observar pautas de distribucin de datos conocidos, proyectar provisionalmente una pauta similar hacia cierto sector de lo estudiado, sobre el cual no contamos an con datos de primera mano. La de medicin o mensurativa: que asume distintas formas segn la naturaleza de aquello que estudie. Bsicamente para los intereses archivsticos, estos modelos son considerados como descriptivos.

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EL CONTEXTO
De vital importancia para la Archivstica moderna, la expresin contexto, denominado tambin ambiente, entorno o medio, designa al universo que rodea al sistema manteniendo las relaciones de mutua incidencia. As consideramos contexto suprasistmico por estar constituido por el sistema del cual depende el de referencia. Caso claro es el de los archivos dentro de las instituciones. El contexto especfico est constituido por los destinatarios del producto del sistema; en nuestro caso, los usuarios, investigadores y sociedad ntegra.

ORGANIZACIN DEL FONDO DOCUMENTAL


El resultado inmediato de la fase de identificacin se traduce como conocimiento adecuado de los elementos que constituyen cada serie documental, lo que permite establecer los criterios para la clasificacin. La identificacin del fondo y de todos sus componentes es una tarea intelectual, no fsica, puesto que aplica el mtodo sistemtico a las series documentales dentro del cuadro de clasificacin, redundado en beneficio del trabajo. Repetimos que la clasificacin no es un trabajo fsico, por lo tanto no requiere movimiento de fondos dentro del depsito. La localizacin de los documentos corresponde a una aplicacin de las signaturas, tarea descriptiva. De acuerdo a nuestras observaciones, disponemos del repertorio de series documentales, las funciones, los organigramas y los apuntes que sealan la evolucin orgnica de la entidad productora. Con esta informacin ela268

boramos un cuadro terico de clasificacin, que utilizaremos como punto de partida para enfrentarnos a los documentos. Decimos cuadro terico, considerando que no es el definitivo, porque en la medida que estudiemos a fondo la documentacin, este cuadro se convertir en una realidad. El cuadro terico es el punto de partida, el cuadro definitivo ser el que ponga de manifiesto todas y cada una de las caractersticas del fondo estudiado. Apelamos entonces a la sabidura de Schellemberg, quien establece tres tipos de clasificacin segn se atienda a la estructura orgnica, a las acciones o a los asuntos, diferencindose por tanto tres sistemas: Clasificacin orgnica: es la que agrupa las series documentales atendiendo a la estructura del organismo. Clasificacin funcional: mucho ms difcil de aplicar, organiza el fondo atendiendo a las funciones que desarrolla el organismo. Clasificacin por materias: atiende al contenido sustantivo de los documentos, slo es recomendable efectuarla en los auxiliares descriptivos cuando se tiene un fichaje exclusivo para esto. La adopcin de un sistema de clasificacin depende de la naturaleza del fondo. As, si tenemos el fondo documental de un organismo que no ha sufrido modificaciones perceptibles en su estructura, aplicamos un cuadro de clasificacin orgnico, que reflejar a la estructura del organismo. Si tenemos un fondo documental de un organismo que ha sufrido modificaciones, ser aconsejable la utilizacin de un cuadro de clasificacin funcional. No olvidemos que las funciones son ms estables a travs del tiempo.

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Una vez clasificado el fondo, se procede a establecer en el cuadro, las series de acuerdo a su jerarqua, es aqu cuando comprendemos que la ordenacin es slo la aplicacin del orden original en que fueron producindose los documentos. Slo en el caso de las colecciones y fondos muy desorganizados adoptaremos criterios de ordenacin: cronolgica, alfabtica, etc.

LA ORDENACIN DE LAS UNIDADES


MAYORES

Nos referimos a unidades mayores cuando hablamos de grupos documentales y colecciones de manuscritos. El trmino grupos documentales se emplea para designar a los documentos originados en la divisin del trabajo de las entidades productoras, que son generalmente de carcter pblico. El trmino colecciones de manuscritos se refiere a los documentos que se originan en entidades productoras, generalmente de carcter privado.

LOS GRUPOS DOCUMENTALES


La idea de dividir los documentos en varios grupos responde a los fines administrativos dentro de las instituciones y archivsticamente hablando, es la condicin implcita del principio de procedencia. Segn la definicin de Jenkinson el grupo documental est compuesto de los documentos resultante de las actividades de una dependencia que haya sido un organismo ntegro, capaz de tratar independientemente sin ayuda o autoridad exterior, todos los aspectos de cualquier asunto que normalmente se le presente. 270

Factores de la formacin del grupo documental: el factor principal y casi nico para dividir los documentos en grupos es su procedencia. Respetndose este principio, no es necesario involucrar trminos de maximilizacin ni minimalizacin, como lo expresan algunos autores. Los lmites de un grupo documental deben ser identificados y definidos de acuerdo con el origen del grupo en una entidad productora. Los documentos que forman los grupos deben tener ciertas caractersticas comunes que dan unidad o cohesin al grupo documental. Los grupos son unidades integrales que pueden administrarse separadamente. El aspecto que debe subrayarse de la definicin de Jenkinson es el de que la dependencia gubernamental debe tener un carcter bien definido para que los documentos que all se originan sean claramente separables de los de las otras dependencias. Ocasionalmente es deseable establecer grupos documentales a base de sus funciones en lugar de los orgenes administrativos, pero es preferible en lo posible, evitar esta tentacin. Otro factor que tambin merece atencin al establecerse un grupo documental es la cantidad de documentos. Ordenacin de los grupos documentales: normalmente deben ordenarse de acuerdo con los siguientes principios: Los grupos documentales deben conservarse como unidades ntegras. La creacin de los grupos documentales est basada en la lgica de que la documentacin en cada grupo debe conservarse junta sin mezclarse con la de otro grupo. 271

Los grupos documentales deben ordenarse de acuerdo con las relaciones administrativas o funcionales que tienen entre s. Siempre que sea prctico el mtodo administrativo es el preferido para ordenar los grupos documentales. Los grupos deben ordenarse de acuerdo con su nivel jerrquico dentro de la entidad productora. Al igual que la aplicacin en los fondos, cuando la organizacin administrativa es muy compleja para determinar sus reas de trabajo, es preferible clasificar por el mtodo funcional. En el mtodo funcional, el orden que se impone a los grupos documentales refleja las relaciones funcionales de las dependencias que los produjeron. Los grupos documentales establecidos para una sucesin de dependencias funcionalmente relacionadas entre s, deben ordenarse de modo que quede reflejado el desenvolvimiento de la entidad productora. Los grupos documentales pueden ordenarse en sucesin cronolgica; de modo que el grupo o dependencia antecesora sea colocada antes que la dependencia sucesora.

LAS COLECCIONES DE MANUSCRITOS


El trmino coleccin debe definirse claramente cuando se emplea para indicar un grupo dado de documentos. Proviene del latn collectio, -onis, derivado, como collecta, de collgere, y ste de lgere, leer. Es el conjunto de cosas de la misma clase reunidas por alguien subjetivamente, por gusto o curiosidad. La hecha con cosas unidas arbitrariamente y no por una relacin natural existente entre ellas. 272

El trmino se emplea para designar a los documentos que se originan en una fuente dada, sin tener en cuenta su forma fsica o la manera en que fueron producidos o acumulados. El trmino se emplea en la Duke University Library para referirse a cualquier conjunto de papeles que constituyen una unidad ntegra por estar relacionados con una persona, una familia, una institucin o corporacin. Las colecciones de papeles se dividen por la manera que fueron reunidas: Las colecciones orgnicas: se aplica al conjunto de documentos que se forman en el curso normal de los negocios o la vida de las entidades particulares, sean individuos o corporaciones. Estas colecciones tienen caractersticas definidas. Comnmente cada una deriva de una sola fuente, y son producidas contemporneamente con las acciones de que tratan. Las colecciones artificiales: son reunidas despus de que han ocurrido las acciones a que se refieren y no contemporneamente con ellas; usualmente derivan de muchas fuentes y no de una sola. Formacin de las colecciones de manuscritos: el primer factor, como en el caso de los grupos documentales, es la procedencia de los documentos. La coleccin esta compuesta normalmente por documentos reunidos por determinados intereses. Son adquisiciones de una persona, familia, un grupo de familias relacionadas o de entidades privadas tales como empresas comerciales, iglesias, universidades. Otro factor es la cantidad de documentos. La cantidad de documentos que puede ser administrada como una coleccin es difcil de precisar y el nmero de documentos que constituye una coleccin vara en diversos repositorios de manuscritos. 273

LA ORDENACIN DE LAS UNIDADES


INTERMEDIAS

Los subgrupos documentales. El trmino subgrupo se emplea para designar las unidades archivsticas dentro de los grupos documentales establecidos bsicamente por la organizacin de la estructura orgnica o de las funciones de la oficina y origen. El subgrupo est integrado por numerosas series. Formacin del subgrupo 1) Orgenes administrativos: normalmente una dependencia para la cual se ha establecido un grupo documental, puede ser subdividida en varias pequeas unidades administrativas. Los documentos procedentes de tales entidades administrativas menores se consideran como un subgrupo dentro del grupo documental. Cuando una dependencia tiene oficinas (sucursales) en varias regiones del pas, la documentacin procedente de cada una de las oficinas regionales, puede ser considerada como un subgrupo. 2) Orgenes funcionales: repetimos lo dicho para los fondos y para los grupos, pero con mayor frecuencia, las dependencias son reorganizadas de modo que la identidad administrativa de los documentos producidos por las oficinas menores suprimidas queda obscurecida. Cuando se presentan estas situaciones, los documentos referentes a una de las principales funciones de la dependencia, pueden ser considerados como un subgrupo. Ordenacin de los subgrupos: de acuerdo a lo observado en el anterior acpite, los subgrupos se ordenan de acuerdo a las relaciones administrativas que existen entre s. Esto puede lograrse colocando los subgrupos de acuerdo con el nivel administrativo que ocupa cada 274

uno de ellos dentro de la dependencia. Tambin pueden ordenarse de acuerdo con las relaciones funcionales que tienen entre s. Esto es acorde a la eleccin que se tome para la formacin de los subgrupos. Series documentales En los Estados Unidos el trmino serie se aplica a conjuntos de documentos del mismo tipo documental, al igual que en Europa. Adems, se atribuye tambin a todo el conjunto de documentos que est organizado de acuerdo con el mismo sistema de ordenacin sin tener en cuenta si los documentos son del mismo o de diferentes tipos documentales. En su sentido amplio, el trmino serie incluye hasta los conjuntos de documentos desordenados pero que tienen entre s la caracterstica comn de tratar del mismo tema o actividad. Formacin de la serie documental Al subdividir un grupo documental en las partes que lo constituyen, el factor que se toma en cuenta es la ordenacin de los documentos dentro del grupo, que, como dijimos antes, si se respeta el principio del orden original, viene predeterminado en su formacin. Otro factor que influye en la formacin de las series son los tipos documentales, carcter externo, que alude ms a la funcin del documento que a su mismo formato. Una gran mayora de las series se integran de tres extensas clases fsicas: documentos audiovisuales, cartogrficos y textuales, los mismos que se subdividen en distintos tipos documentales. Pero lo ms seguro para la series y su unidad de composicin, los tipos documentales, consiste en la ntima 275

relacin con un tema o actividad; en el marco de una misma actividad produce generalmente un mismo tipo documental. Este factor se toma en cuenta incluso cuando las series no pueden formarse en base a los otros factores citados anteriormente. Si se diera la situacin de que los documentos no pueden dividirse en series en razn de su ordenacin o tipo documental, el conjunto de documentos puede ser designado como una serie en base a otras caractersticas comunes o cohesivas que tienen entre s. Estas caractersticas comunes pueden ser que los documentos traten del mismo tema o actividad. Ordenacin de las series Las series se ordenan de acuerdo al orden original, que manifiesta estar de acuerdo con las relaciones administrativas que tienen entre s. Este mtodo sugiere que las series sean ordenadas de modo que reflejen el nivel administrativo que la oficina de origen ocupa dentro de la dependencia o para que queden reflejadas las relaciones jerrquicas de la estructura. Lo mismo que para las otras unidades documentales, siempre queda el mtodo de emergencia que es el de ordenar las series funcionalmente. Bajo este mtodo las series quedan ordenadas de acuerdo con las funciones que dieron origen a los documentos.

SERIES DE MANUSCRITOS
Las series de manuscritos son aquellas que integran las colecciones generalmente de papeles privados.

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La idea de dividir una coleccin en las partes que la constituyen en base a tipo documentales o de acuerdo con un tema o actividad, es ajeno al modo de pensar de los conservadores de las colecciones de manuscritos del siglo pasado.

EL MTODO INTERROGATIVO
Forma de conocimiento, ms precisamente de indagacin cientfica.

DETERMINACIN DE LA OBTENCIN DE
DATOS

Tericamente el contenido de un documento se puede conocer por la informacin que proporcionan las distintas unidades generadoras de documentos y lo que estuviera detallado en los manuales de procedimientos que deberan existir en toda institucin. Si se tuviera la certeza de que las entidades productoras conocen perfectamente los documentos que generan, y los manuales fueran suficientemente detallados como para facilitar la aplicacin de las tcnicas documentales de archivo, los archiveros que efectan el anlisis podran realizar sus actividades en sus propios lugares de trabajo, dndose slo el trabajo de ordenar adecuadamente la informacin. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporcionar datos fidedignos sobre la documentacin, hacindose necesario recurrir a los propios redactores de documentos quienes mejor conocen su trabajo y las razones por las cuales generan la documentacin.

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Esta forma de participacin, del archivero con los emisores de documentos, permite una obtencin de conocimiento real y constituye una forma efectiva de accin en conjunto, lo cual facilita enormemente el proceso de anlisis y evaluacin y asegura al archivero que su trabajo ser ponderado de acuerdo a la informacin suministrada por el mismo. De esta forma no hay motivo para alegar que hubo desconocimiento o error en la determinacin de caractersticas del documento. Como en este tipo de investigacin predominan juicios humanos, especialmente cuando los trabajos estudiados requieren un mayor conocimiento, se recomienda recurrir a jerarquas ms elevadas, quienes con un criterio ms amplio de las actividades que desempean, pueden modificar algunos aspectos de la informacin suministrada por los empleados. En los archivos administrativos, la conformidad, tanto de las secciones productoras de documentos como de sus jerarquas y los archiveros, resulta esencial para asegurar una informacin correcta, asimismo sirve de camino para interesar y facilitar su cooperacin en las restantes etapas del proceso de anlisis y evaluacin.

FORMA DE OBTENER LOS DATOS


Bsicamente se pueden emplear tres formas de obtener la informacin relativa a los contenidos documentales. a) Sistema de entrevistas. b) Sistema de consultas. c) Sistema de encuestas. Estos sistemas pueden tener factores negativos y positivos, pero cuando se rene la informacin de los tres 278

sistemas, observaremos que tenemos una informacin lo suficientemente abundante como para realizar el anlisis lo ms cercano a la realidad.

LA ENTREVISTA
El mtodo de la entrevista, interview en ingls, tiene una adecuada aplicacin en los estudios sociolgicos en casi todas sus especialidades. Se considera a la entrevista como un mtodo para conocer, por medio de preguntas convenientemente fundadas y articuladas, efectuadas en una relacin interpersonal, respecto de lo que una persona sabe sobre los seres, las cosas y los acontecimientos. En Archivologa la entrevista tiene dos aspectos que la hacen ms agradable: Primero: se usa en la investigacin. Segundo: es la materializacin de la actividad para la identificacin de los documentos y los servicios que prestan. Este segundo aspecto, permite adems, comunicaciones directas con todos los niveles jerrquicos de la institucin. El mtodo interrogativo se utiliza: 1) En la administracin documental se emplea la entrevista como un mtodo que permite obtener informacin sobre los rasgos inherentes a los documentos, de la cualidad de cada uno, a fin de evaluar su utilidad y poder formular aspectos como la seleccin, traslados y transferencias. 2) En los relevamientos documentales que se realizan para diagnsticos y descripcin de la entidad productora o de sus partes. Se puede determinar los objetivos o misiones asignadas, funciones o actividades, pro279

cedimientos, atribuciones y obligaciones que el diagrama de estructuras no nos comunica. 3) Para investigar causas y efectos de anomalas documentales, sean estructurales o funcionales, y recabar opiniones sobre posibles soluciones.

SISTEMA DE ENTREVISTAS
Consiste en obtener los datos relativos al documento, su procedencia, su utilidad, las responsabilidades que encierra, su plazo de vigencia, sus objetivos, los valores de sus contenidos, etc.; las entrevistas y cuestionarios merecen algunas consideraciones. La entrevista es una conversacin entre dos personas de las cuales una es el entrevistador y otra el entrevistado. Casi todas las entrevistas tienen por finalidad obtener alguna informacin. Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigidas, o no dirigidas. La diferencia es que en esta ltima la iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto que, en la primera, se ha preparado de antemano un cuestionario o serie de preguntas. Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer lugar, que el entrevistador debe poseer un cierto conocimiento de la persona del entrevistado, sus dotes y cualidades, sus actuaciones, para poder moverse con comodidad. En segundo lugar, que la entrevista provoca problemas. A veces el entrevistado rehsa responder, falsea la verdad o se deja llevar por impresiones errneas. Adems, el lenguaje de la entrevista debe ser atendible y a travs de l el entrevistador debe ganarse la confianza del entrevistado. 280

Finalmente, el entrevistador no debe dejar traslucir sus impresiones personales o ideas que puedan inducir por determinados caminos al entrevistado y que no son realmente los propios. Se entrevista directamente, en su puesto de trabajo, a la persona que tiene mayor conocimiento sobre los documentos que se elaboran en su sector; en un despacho de asesora legal, no entrevistaremos a la secretaria, que slo recopila la informacin que ha sido elaborada por el asesor; entrevistaremos entonces al asesor y le interrogaremos sobre los documentos, todo aquello que nos interesa saber para poder efectuar una aplicacin de las tcnicas documentales adecuada. Posteriormente, verificaremos todos los datos obtenidos, procurando generalizarlos a fin de que los auxiliares descriptivos sean lo ms uniformes posible. Para facilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizan formularios diseados ex profeso, y en algunos casos, se elaboran guas escritas para tener la seguridad que se considerarn todos los aspectos que interesen al archivo. La entrevista se complementa con la observacin directa del trabajo del sector entrevistado para lograr una comprensin del empleo de la documentacin y de qu forma pueden los auxiliares descriptivos, facilitar las actividades de ese sector. Para que la entrevista proporcione los resultados esperados, es necesario que el entrevistador est capacitado, tanto en los contenidos de la Archivologa como en los contenidos del sector entrevistado, sea este sector una seccin determinada de la administracin, cuando los archivos son administrativos, sea el sector un cuerpo de investigadores, cuando el archivo es de conservacin permanente.

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Esta capacitacin del entrevistador permite no detenerse en detalles que pueden no significar nada para los objetivos de las tcnicas documentales. Por ltimo, es conveniente informar al personal que proporciona los datos, de las facilidades que pueden brindarnos el anlisis documental y de todos aquellos datos que soliciten y contribuyan a lograr una mayor cooperacin.

LIMITACIONES
Las personas entrevistadas, por distintas causas, puedan distorsionar la informacin que suministran, sea en forma total o parcial. En el mtodo de la entrevista ello hace necesario la programacin de las preguntas, previndose, adems, algunas que permitan repasar y profundizar las respuestas obtenidas por medio de otras. Otra limitacin que podemos prevenir es que las personas entrevistadas no se encuentren autorizadas para suministrar la informacin deseada o que no deseen hacerlo. Para tener en cuenta: 1) El objetivo de la entrevista debe ser claro en todos sus aspectos. 2) Una vez obtenido los resultados de la entrevista, el archivero debe indagar, por otros medios, cuestiones relacionadas con los documentos. 3) La entrevista debe ser objetiva, precisa, de corta duracin. 4) El tema motivo de la entrevista debe ser dado a conocer con anterioridad, de modo que permita al entrevistado preparar sus respuestas.

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5)Se debe escuchar al entrevistado, sin apremiarlo ni discutir. No se deben dar consejos, recomendaciones ni recriminar sobre sus actos o modos de pensar.

SISTEMA DE CONSULTAS
Consiste en obtener los datos relativos a la utilidad del documento, mediante consultas efectuadas en el mismo archivo, a quienes le interesan utilizar sus servicios, ms categricamente a los usuarios. Estas consultas van dirigidas a resolver los problemas que puedan presentarse sobre la forma o formas en que son solicitados los documentos, de modo que los auxiliares descriptivos tengan opciones, es decir, los usuarios no siempre se acercan a consultar con un nombre determinado del tipo documental, o desconocen los contenidos de determinados tipos documentales, las opciones permitirn entonces al consultante adecuarse y enterarse de si lo que busca es realmente un determinado tipo documental o bien puede encontrar en otros documentos, informacin que le permita desarrollar su conocimiento y trabajo con mayor eficacia. Este sistema tiene mucho en comn con el sistema de entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugar de la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.

SISTEMA DE ENCUESTAS
En este sistema, las entidades productoras describen su trabajo con relacin al documento, respondiendo a las preguntas que se les formulen en cuestionarios elaborados para este fin. 283

El cuestionario es una prctica de investigacin que consiste en un sistema de preguntas que tiene por finalidad obtener datos. Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradas o abiertas. Las primeras son cuando se debe contestar, exclusivamente con un s o un no cuando se someten varias alternativas de respuestas entre las que el entrevistado debe responder. En los otros abiertos la respuesta queda librada al entrevistado. Se recomienda que en todo diseo de cuestionario se ponga especial atencin en el contenido, el vocabulario y la secuencia de las preguntas de los cuestionarios. Referente al contenido hay que pensar si la pregunta es necesaria, si requiere otros apoyos para contestarla, si puede hacerlo, etc. En lo que se relaciona con el vocabulario, si es inteligible si realmente pregunta lo que queremos, si expresa las posibles alternativas pensadas. En lo que se refiere a la secuencia, es conveniente que se parta de lo general a lo particular, de lo trivial a lo importante. Con un orden lgico que no distorsione respuestas y que no se produzca la llamada contaminacin. Se entiende por tal la influencia que el orden de preguntas puede ejercer en las respuestas del informante. Si bien es cierto que este sistema puede proporcionar informacin ms ordenada y meditada, requiere por lo general, aclaraciones y comprobaciones, por lo que a menudo se deben complementar con las entrevistas, prolongndose en el tiempo empleado para esta etapa.

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ENCUESTA Y CUESTIONARIO
El mtodo de la encuesta prescinde de la relacin personal para efectuar la indagacin en un cuestionario escrito. El cuestionario es el instrumento bsico para esta actividad. En la investigacin archivstica es el medio idneo para el anlisis estructural, que es lo que realmente nos interesa. El anlisis estructural es til para obtener informacin objetiva, referida a cargos, funciones, cantidad de personal, objetivos, etc. La aplicacin del cuestionario permite la realizacin de los censos documentales. El cuestionario es un tipo documental que se compone de un listado de preguntas, convenientemente elaboradas, que permitan obtener la mayor cantidad de informacin respecto de una cuestin determinada. La principal restriccin reside en que mediante el cuestionario, sin contacto personal significativo, no es posible alcanzar la profundidad interrogativa, propia de la entrevista. En la preparacin del cuestionario se deben tomar algunas precauciones: 1) El cuestionario debe ser redactado con claridad y precisin, utilizando un lenguaje comn y accesible. 2) Se deben efectuar preguntas que estn relacionadas directamente con el tema y objeto investigados. 3) Se deben desechar las preguntas cuya respuesta tenemos segura, salvo que quisiramos formarnos una opinin. 4) Se deben incluir preguntas de comprobacin, para cotejar respuestas con los resultados obtenidos por otras fuentes.

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5) La extensin del cuestionario debe ser lo ms breve posible, y las preguntas los ms simples posible. La fiabilidad del cuestionario reside en la exactitud de la informacin obtenida. Todos los resultados deben ser procesados, a efecto de alcanzar un conocimiento verdadero.

CLASIFICACIN DE LOS CUESTIONARIOS


a) Segn la forma para su llenado. Presencial: cuando el encuestador est presente y anota las respuestas que da el encuestado. No presencial: cuando el encuestador no est presente y el encuestado responde escribiendo sobre el formulario. b) Segn el tipo de preguntas. 1) Preguntas de aspectos concretos y objetivos, tales como: cuntos aos tiene usted en el archivo?, cunto gana?, etc. 2) Preguntas cuya respuesta se debe averiguar, por qu, cmo o para qu se hace tal o cual cosa. Por ejemplo: por qu eligi este tipo de trabajo?, cmo se hace la clasificacin en su trabajo?, para qu realiza la descripcin de este tipo documental? 3) Las preguntas apuntan a obtener una opinin personal del encuestado, qu piensa acerca de un tema, lo cual incluye preguntar por qu, cmo o para qu hara tal o cual cosa. c) Segn lo que se quiere conocer. Son las que nos interesan desde el punto de vista archivstico, los cuestionarios estn destinados a conocer y describir estructuras; funciones y tareas; objetivos; atri-

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buciones, deberes y dems caractersticas de los cargos; etc.

PREPARACIN DE FORMULARIOS
Cualquiera de los sistemas citados anteriormente requiere de formularios que permitan la recogida de datos en forma ordenada y comprensible para quienes los utilicen posteriormente. Por ello es necesario prestar una atencin esmerada al diseo de los formularios que faciliten estas tareas. En caso de efectuar las encuestas, es fundamental presentar preguntas claras y directas y que los formularios sean fcilmente manejables por quienes han de responder. En algunos puntos del cuestionario, ser necesario incluir aclaraciones, instrucciones y oraciones explicativas, para facilitar la comprensin del contenido del formulario y de lo que se quiere obtener con l. Al disear los formularios, para poder efectuar una buena labor de anlisis documental, se deben considerar los siguientes aspectos: 1) Los espacios destinados a las caractersticas del documento, deben ser lo suficiente amplios o ampliables, para facilitar la anotacin de un mximo de datos. 2) Sistematizar en forma ordenada las preguntas que se realicen. 3) Reservar secciones especiales para anotar datos complementarios que no requieren de amplias descripciones. 4) Tratndose de anlisis a los efectos de la evaluacin de documentos, consultar todos los datos necesa-

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rios para este proceso y en la forma ms fcilmente utilizable para su estudio. 5) Es conveniente considerar cules sern las caractersticas de los campos de informacin que van a interesar, y consultar las preguntas necesarias para estos requerimientos. Las caractersticas se analizarn posteriormente. La preparacin de los formularios deber hacerse con anticipacin, con el objeto de someter los proyectos a sucesivos ensayos antes de poner en marcha el programa.

EL FORMULARIO
Para nuestros fines, el formulario es un instrumento de comunicacin impreso que contiene preguntas con respecto a una serie de asuntos, que es necesario responder o explicar para hacer o solicitar algo. La solicitud: es un cuestionario a ser respondido por quienes requieren algo y que por lo general inician un trmite o proceso administrativo. La declaracin: es otro tipo documental por el cual se responde a una requisitoria.

EL MTODO DEL TEST


Este mtodo se considera como un aporte de la psicologa, posteriormente, dada su facilidad de respuestas, se utilizaron con otros fines distintos a los de la medicin de capacidades de los individuos, administrativamente, desde sus primeras aplicaciones, se orientaron a la seleccin de personal.

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El test es considerado como un mtodo para determinar realidades, en nuestro caso, un complemento de la entrevista. Se debe remarcar que en la elaboracin de un test se requiere un especial cuidado, sobre todo objetividad, y sus caractersticas deben hacerlo confiable y vlido. Entendemos por confiabilidad a la precisin de la medicin, conciso, simple. Entendemos por validez la relacin de capacidad para determinar de la conducta en funcin de determinada actividad, en otros trminos, que sea un indicador representativo del rendimiento.

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