Universidad Nacional del Altiplano Prof.

: William Parillo Mamani

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS CON MS PROJECT Sesin

OBJETIVOS
Uso de MS-Project para administrar proyectos Instalacin de Microsoft Project 2000

Inicie MS-Project 2000

Lista de Tareas Conceptos Bsicos Empezar un nuevo proyecto Ingresar la informacin bsica del proyecto Establezca propiedades del archivo del proyecto activo Escriba una tarea en el Diagrama de Gantt Hitos Duracin de una tarea Dependencias entre las tareas Trabajar con tareas Guardar o abrir un proyecto Cuestionario Caso a resolver

USO DE MS PROJECT PARA ADMINISTRAR PROYECTOS Definicin de un Proyecto

El Instituto de Administracin de Proyectos (PMI) define un proyecto como sigue: Un Proyecto es un conjunto de actividades nico que tiene una fecha definida de inicio y una duracin dirigidas a lograr objetivos definidos y utiliza recursos finitos o infinitos. Las partes importantes de esta definicin son: 1 2 3 El proyecto tiene un objetivo nico. El proyecto tiene una fecha de inicio, duracin y una fecha de trmino definidas. Tiene una duracin temporal en lugar de duracin fija.

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -1-

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ATRIBUTOS DE UN PROYECTO
Un proyecto es un intento por lograr un objetivo especifico mediante un juego nico de tareas interrelacionados y el uso efectivo de los recursos. Los atributos siguientes ayudan a definir un proyecto: Un proyecto: Tiene un objetivo bien definido Un resultado, producto o entregable es el objetivo a lograr. Un proyecto se define en trminos de: Alcance Programa Costo Calidad A satisfaccin del cliente Se lleva a cabo mediante una Un nmero de tareas no repetitivas que es necesario realizar en un serie de tareas interdependientes cierto orden con el fin de lograr el objetivo del proyecto Utiliza varios recursos para Los recursos pueden incluir personas, organizaciones, equipos, realizar tareas materiales, e instalaciones. Tiene un marco de tiempo Tiene una fecha de inicio y de termino, en la cual se ha debido lograr especifico o tiempo limitado un objetivo Puede ser intento nico Algunos proyectos son nicos porque solo se hacen una vez. Otros proyectos son nicos puesto que tienen caractersticas especificas que lo hacen diferentes a otros similares. Tiene un cliente El cliente es una entidad que proporciona los fondos necesarios para el logro del proyecto Incluye un grado de Existen variables externas y aun externas que no se pueden controlar y incertidumbre que pueden producir un grado de incertidumbre en cada actividad, se puede usar @Risk o Cristal Ball para calcular el riesgo incorporado a cada tarea

INSTALACION DE MICROSOFT PROJECT 2000

Ms Project 2000 incluye Ms Project Central y requiere para instalarlo software de redes especial. Antes de instalar MS-Project 2000 deber contar con los siguientes requerimientos mnimos: Sistema Operativo Microsoft Windows 95 o Posterior Microsoft Windows NT 3.51 con Service Pack o Posterior

Espacio Disponible en Disco Duro: Tipo de Instalacin Tpica Completa Workstation Administrativa Tamao en Mega bites (Mb) 21.0 34.7 15.1 70.6

INSTALE O QUITE MICROSOFT PROJECT 2000

La instalacin es automtica. Si instal Microsoft Project desde un servidor de archivos de la red o desde una carpeta compartida, ejecute esa copia del programa de instalacin. 1 2 Cierre todos los programas. Haga clic en el botn Inicio de Windows, seale Configuracin y haga clic en Panel de control.

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Haga doble clic en el icono

Agregar o quitar programas.

Haga clic en Microsoft Project en la ficha Instalar o desinstalar y, a continuacin, haga clic en Agregar o quitar. Siga las instrucciones que se indican en pantalla.

Notas: Si instal Microsoft Project desde un CD-ROM y ha asignado a la unidad de CD-ROM una nueva letra de unidad desde que instal Microsoft Project, vuelva a ejecutar el programa de instalacin desde el CD-ROM. Si est ejecutando archivos de Microsoft Project desde un CD ROM, debe desinstalar el programa e instalarlo de nuevo desde el CD ROM. Para agregar o quitar componentes de Microsoft Project en Windows NT Workstation 3.51, ejecute el programa de instalacin de Microsoft Project igual que cuando instal Microsoft Project por primera vez y, a continuacin, siga las instrucciones que aparecern en pantalla. OBSERVACIN: Algunas versiones tienen archivos dll incompatibles con Office, pueden ocurrir dos situaciones: Una vez instalado Ms Project 2000, s l inicia y se cierra inmediatamente, la otra dificultad es que Ms Project 2000 funcione bien pero Office no funcione. La solucin es consultar a Microsoft, quien en Internet tiene una solucin, otra solucin es desinstalar Ms Project 2000 y volverlo a instalar en una carpeta diferente para que no se mezclen los archivos dll. En el segundo caso se debe hacer los mismo pero adems deber volver a instalar Office.

Importante: Si tiene acceso a un mdem y no registr en Microsoft Project cuando realiz la instalacin, puede registrar el programa repitiendo la instalacin. Si no tiene acceso a un mdem o si est ejecutando Windows NT Workstation, rellene y enve por correo la tarjeta de registro que se incluye con el programa. Las ventajas son mltiples: Acceso a informacin en lnea, soporte tcnico, folletos y cuando quiera una nueva versin obtendr descuentos.

INICIE MS-PROJECT 2000

Existen varias formas de usar Ms-Project 2000: Doble clic en el Icono de Ms-Project

2000 Clic en Inicio, Programas, Ms-Project 2000

Ms-Project muestra dos ventanas, a la izquierda la hoja de Ms-Project 2000 y la derecha una ventana de ayuda que se muestra a continuacin: El rea de la derecha est constituida por la lista de tareas y la carta de Gantt, que est compuesta de las partes siguientes: Barra de Windows ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -3-

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani Barra de Mens Barra de Iconos Lista de Tareas Barra de Gantt

BARRA DE TTULO MICROSOFT PROJECT La barra de ttulo muestra el ttulo del programa o del proyecto actual. Las barras de ttulo estn situadas en la parte superior de las ventanas.

Arrastre la barra de ttulo para mover la ventana. Tambin puede hacer clic en Mover en el men Control, o presionar CTRL. + F7 y usar las teclas de direccin para mover la ventana. Slo es posible mover una ventana si el tamao de sta es menor que el tamao natural. Una barra de ttulo puede contener los siguientes botones: Botn Maximizar. Botn Minimizar. Botn Restaurar. Botn Cerrar. El nombre del programa. El nombre del proyecto actual.

BARRA DE DIVISIN La barra de divisin divide la vista de seccin nica horizontalmente para crear una vista combinada, cierra la vista combinada para crear una vista de seccin nica o modifica el tamao de las partes verticales de una vista. La siguiente imagen muestra la barra de divisin y el cuadro de divisin:

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Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani Barra de divisin horizontal Arrastre el cuadro de divisin hacia arriba o hacia abajo para mover la barra de divisin, o presione MAYSCULAS + F6 y use las teclas de direccin para ajustar la divisin entre las dos vistas. Puede hacer clic en Dividir en el men Ventana. Si divide una vista de tareas se mostrar la vista Formulario de tareas en la seccin inferior; si divide una vista de recursos se mostrar la vista Formulario de recursos en la seccin inferior. En las vistas combinadas, la vista de la seccin inferior muestra informacin de las tareas o recursos seleccionados en la seccin superior.

Barra de divisin vertical Las vistas Diagrama de Gantt, Grfico de recursos y Uso de recursos disponen de una barra de divisin o barra separadora vertical. En la vista Diagrama de Gantt, la barra de divisin separa la parte de la tabla y la del diagrama. En la vista Grfico de Recursos, la barra de divisin separa la leyenda y el grfico. En la vista Uso de Recursos, la barra de divisin separa la tabla y el diagrama. Barra de Mens La Barra de Mens empieza con icono que sirve para abrir, restaurar y cerrar el proyecto, luego los comandos que empiezan en Archivo, y termina en Ventana, seguido de "?" Que es el comando de ayuda de Ms Project. Luego los conos de abrir, restaurar y cerrar el proyecto. Barras de Iconos Las Barras de Iconos: Normalmente son la Barra estndar, la Barra de formatos, adems hay otras barras, como las de Seguimiento y Visual Basic, las cuales podemos poner o quitar a voluntad, si desea mostrar otras barras use el comando Ver -- Barras de Herramientas y clic en la barra que quiere que se muestra en la vista.

Importante Los conos son imgenes grficas de los comandos, se puede personalizar las barras quitando los conos o colocando los conos que no estn visibles Arrastre la barra de divisin vertical hacia la izquierda o hacia la derecha para moverla, o presione MAYSCULAS +F6 y use las teclas de direccin para ajustar las secciones vertical y horizontal. LISTA DE TAREAS La vista Hoja de tareas muestra informacin acerca de cada tarea (como el nombre, la duracin de la tarea, las fechas de comienzo y de fin) en un formato similar al de las hojas de clculo. La vista Hoja de tareas puede utilizarse para: Crear rpidamente una lista de tareas e informacin acerca de las mismas en los casos en los que no sea necesario ver grficamente la informacin en el transcurso del tiempo.

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -5-

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Establecer dependencias de tareas secuenciales mediante la vinculacin de tareas. Al vincular las tareas, puede observar el modo en el que un cambio en la duracin de una de ellas afecta a las fechas de comienzo y de fin de otras tareas, as como a la fecha de fin del proyecto. Asignar personal y otros recursos a las tareas. Analizar los progresos comparando las fechas de comienzo y de fin previstas con las reales, comprobando adems el progreso de cada tarea.

Para que la vista Hoja de tareas se adapte exactamente a la medida de sus necesidades, puede personalizarla o crear una nueva versin personalizada. Al guardar el proyecto, la vista personalizada quedar guardada con el archivo del proyecto. Para personalizar la vista Hoja de tareas, puede: Cambiar la informacin que se muestra en pantalla. Dar formato a informacin especfica para resaltarla. Por ejemplo, puede aplicar formato de texto negrita a una fecha de fin importante o asignar una fuente diferente a un recurso sobre asignado. Aplicar formato a una categora de informacin para distinguirla del resto. Por ejemplo, puede aplicar el formato de cursiva a todas las tareas de resumen, el formato de negrita a todas las tareas hito e incrementar el tamao de todos los ttulos de columnas. Cambiar las lneas horizontales y verticales, denominadas cuadrculas, para mejorar la legibilidad o claridad de la vista Hoja de tareas. Por ejemplo, puede especificar diseos y colores de lnea diferentes para las cuadrculas de columna, fila y ttulo.

Crear una vista combinada para la vista Hoja de tareas con el fin de mostrar informacin adicional acerca de las tareas o acerca de los recursos asignados a las tareas. ABRIR Y CERRAR UNA VISTA EN LA SECCIN INFERIOR Puede revisar informacin del proyecto de dos formas distintas a la vez abriendo una segunda vista en la seccin inferior. Por ejemplo, mientras revisa la informacin de todo el proyecto en el Diagrama de Gantt, puede abrir el Formulario de tareas en la seccin inferior para ver informacin especfica de la tarea seleccionada. La seccin inferior de las vistas combinadas slo muestra informacin de las tareas o recursos que se encuentren seleccionados en la seccin superior. 1. 2. 3. 4. En el men Ventana, haga clic en Dividir. Haga clic en cualquier punto de la seccin inferior. En la Barra de vistas, haga clic en la vista que desee que aparezca en la seccin inferior. Para cerrar la vista, haga clic en Quitar divisin en el men Ventana.

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Para utilizar una vista que no est en la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas; a continuacin, haga clic en la vista que desee utilizar de la lista Vistas y despus en Aplicar. Sugerencia Si la vista que desea abrir en la seccin inferior se encuentra en la lista Barra de vistas, puede abrirla rpidamente presionando la tecla MAYS y haciendo clic en la vista que desee de la Barra de vistas. Para cerrar la vista de la seccin inferior, presione la tecla MAYS y haga clic en la vista de seccin nica (en la Barra de vistas) que desee mostrar. Los detalles de un formulario constan de columnas, objetos o notas, como se muestra en el ejemplo que aparece a continuacin. Cada columna muestra un campo de informacin diferente, como Nombre de recurso y Unidades. Para mostrar diferentes tipos de informacin de recursos en un formulario, seale Detalles en el men Formato y, a continuacin, haga clic en los detalles que desee. CONCEPTOS BSICOS Predecesoras Es una cuyo comienzo o fin determina el comienzo o fin de otra tarea llamada predecesora, debe haber por lo menos una tarea predecesora, salvo la tarea inicial. Es una tarea que no puede comenzar o finalizar hasta que otra tarea comience o finalice. Una tarea debe tener por lo menos una sucesora, salvo la tarea final. Es el retrazo o adelanto que puede existir entre tareas que tienen una relacin de dependencia.

Sucesoras

Posposicin

Comienzo Adelantado Es la fecha mas temprana en que una tarea puede comenzar, basada en las fechas de comienzo mas tempranas de las tareas predecesores y sucesoras. Finalizacin Adelantada Es la fecha mas temprana en que una tarea podra finalizar, basada en las fechas mas tempranas de finalizacin de las predecesoras y sucesoras. Comienzo Tardo Finalizacin Tarda Es la fecha mas temprana en que una tarea puede comenzar sin causar retraso en la finalizacin del proyecto. Es la fecha ms tarda en que una tarea puede finalizar sin causar retraso en el proyecto, basada en las fechas ms tardas de finalizacin, de las predecesoras y sucesoras Es una tarea que debe ser completada de acuerdo a la programacin para no causar retraso en la fecha de finalizacin del proyecto. Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de afectar las fechas de comienzo de otras tareas. Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar la fecha de finalizacin del proyecto.

Tarea Crtica Demora permisible Demora Total

MTODO DE LA RUTA CRITICA (CPM) Y LA TCNICA DE EVALUACIN DE PROYECTOS (PERT) ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -7-

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani CPM y PERT son tcnicas que son la base terica para la forma en que Ms Project 2000 calcula un proyecto. Anteriormente a los programas de informtica para calcular proyectos se usaba CPM y PERT con calculadora y dibujando los diagramas Gantt y Pert. Ambas tcnicas nacieron con las dos guerras mundiales en un esfuerzo mancomunado de los catedrticos de las facultades de ingeniera y matemticas y los militares para solucionar el problema crtico de ubicar recursos escasos en determinados lugares donde el enemigo tenia recursos en poca cantidad y no donde estuvieran en notable ventaja, en las fechas precisas y a un costo mnimo de perdida de recursos. Los elementos bsicos del CPM y PERT son un diagrama y una ruta crtica. El diagrama es un modelo del proyecto en conjunto, creado uniendo flechas que representan actividades especificas que deben realizarse. El tiempo requerido para realizar cada actividad se usa para determinar la ruta crtica, la cual es la cadena ms larga (o cadenas) desde el principio del proyecto hasta su terminacin. PROCESO DE LA ADMINISTRACIN DEL PROYECTO El proceso de la Administracin de Proyectos significa planear el trabajo y despus trabajar el plan. El entrenador de la seleccin dedica tiempo a preparar planes exclusivamente para el partido que se juega en 15 das, luego el equipo los ejecuta para lograr el objetivo. En forma similar, la administracin de proyectos incluye primero establecer un plan y despus llevar a cabo ese plan, para lograr un objetivo. El esfuerzo principal en la administracin de un proyecto tiene que estar centrado en establecer un Plan de lnea de base, que proporcione un Plan de ruta para indicar como se lograra el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, este plan incluye: DEFINIR CON CLARIDAD EL OBJETIVO DEL PROYECTO DIVIDIR Y SUB DIVIDIR EL ALCANCE DEL PROYECTO EN PAQUETES DE TRABAJO DEFINIR LAS ACTIVIDADES ESPECIFICAS PRESENTAR GRFICAMENTE LAS ACTIVIDADES HACER UN ESTIMADO DE TIEMPO DE LA DURACIN PARA COMPLETAR UNA ACTIVIDAD HACER UN ESTIMADO DE COSTOS PARA CADA ACTIVIDAD La definicin tiene que ser aceptada por el cliente y la persona u organizacin que realizara el proyecto Usar una estructura EDT, es un rbol jerrquico de partidas de trabajo, logradas o producidas por el equipo del proyecto

Actividades necesarias que se deben realizar en los paquetes del proyecto para lograr los objetivos. Usa de la Carta de Gantt y el Diagrama de Redes o PERT, para mostrar la interdependencia entre las actividades Se determina la duracin de la actividad , se determina el tipo de recursos que requiere cada actividad para terminar la actividad dentro del tiempo fijado para concluirla.. El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad Los costos pueden ser variables (Proporcionales a la duracin de la actividad, dependen del volumen de recursos usados, relacin inversa) y fijos (Se asignan a las actividades, no dependen del uso de los recursos) CALCULAR EL PROGRAMA Y EL Determinar si el proyecto se puede terminar dentro del tiempo PRESUPUESTO DEL PROYECTO requerido y dentro de los fondos asignados y los recursos asignados al proyecto. Se debe establecer un Plan de lnea de base. Cambiar la manera de programar de Microsoft PROJECT Microsoft Project tiene en cuenta muchos factores cuando establece las fechas de comienzo y de fin (como las delimitaciones que se hayan establecido en las fechas, las dependencias de otras tareas y la duracin de la tarea) La duracin de la tarea es decisiva. La fecha de fin del proyecto est determinada por la fecha lmite de fin de todas sus tareas. Estas fechas de fin se vern afectadas por lo que tarden las tareas en completarse. La duracin de cada tarea estar determinada por la disponibilidad de los recursos y, lo que es ms importante, por la frmula

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II -8-

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani

Duracin = Trabajo / Recursos.

Si se asignan recursos, Microsoft Project utiliza esta frmula como la base de la programacin. QU SIGNIFICA TRABAJO, DURACIN Y RECURSOS? TEMA Duracin Trabajo Recursos SIGNIFICA Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea est realizada. Es la cantidad de esfuerzo que los recursos dedican a la tarea. Por ejemplo, si dos pintores trabajan en una tarea dos das de 8 horas, el trabajo total en la tarea ser de 32 horas. El trabajo funciona como un tipo de estimacin persona-hora. A efectos de programacin, son personas o equipamiento asignados a la tarea y la cantidad de tiempo que son asignados a ella, tanto si trabajan a tiempo completo, a tiempo parcial u horas extra.

Forma de Planificar
Inicialmente, se estima la duracin de una tarea y se le asignan recursos. Despus, si cambia las asignaciones de recursos o las estimaciones de trabajo, Microsoft Project calcula una nueva duracin utilizando la frmula. Por ejemplo, si asigna dos pintores para trabajar durante dos das de 8 horas en una tarea, define el trabajo inicial en 32 horas y la duracin inicial en 2 das. Si decide que los pintores han de trabajar la mitad del tiempo en la tarea, Microsoft Project calcula la nueva duracin dividiendo las 32 horas de trabajo que estim originalmente entre los dos recursos que trabajan media jornada. La duracin pasa a ser de 4 das. COMPRENDA EL DIAGRAMA DE GANTT La vista Diagrama de Gantt muestra informacin bsica de tareas en columnas y un grfico de barras. Debido a que el Diagrama de Gantt facilita la visin de la programacin de las tareas, son muchas las personas que utilizan esta vista para crear el plan inicial, ver la programacin y hacer ajustes en el plan. Si necesita personalizar el Diagrama de Gantt para adaptarlo a las normas de la organizacin o para resaltar informacin, el Asistente para diagramas de Gantt le permite hacerlo rpidamente. La vista Diagrama de Gantt se compone de una hoja a la izquierda y de un grfico de barras a la derecha. Cada fila de la hoja muestra, de manera predeterminada, el nombre y la duracin de una tarea del proyecto. Cambiando el tamao de la hoja o desplazndose en ella, se puede ver ms informacin acerca de cada tarea. En la parte superior del grfico existe una lnea de tiempo. Debajo de ella hay barras que representan la tarea correspondiente de la hoja. La ubicacin de una barra de tarea en la lnea de tiempo muestra cundo comienza y finaliza la tarea correspondiente. La longitud de la barra indica la duracin de la tarea. A medida que cambia informacin en la hoja, la barra de tarea cambia para reflejar los cambios realizados en la tarea. EMPEZAR UN NUEVO PROYECTO El primer paso para crear una programacin consiste en abrir un nuevo archivo e ingresar la fecha de comienzo o fin del proyecto, as como el resto de la informacin general del proyecto. Si no escribe una fecha de comienzo o de fin, Microsoft Project utilizar la fecha actual como fecha de comienzo. Haga clic en Nuevo. Escriba una fecha de comienzo o de fin. Para especificar una fecha de comienzo, escriba la fecha en la que desea iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo.

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Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani Para escribir una fecha de finalizacin, haga clic en Fecha de fin de proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, escriba la fecha de terminacin del proyecto en el cuadro Fecha de fin.

Sugerencia Si los planes del proyecto cambian, puede modificar la informacin en cualquier momento haciendo clic en Informacin del proyecto en el men Proyecto. Por ejemplo, si se pospone la fecha de comienzo del proyecto porque es preciso contratar a un nuevo administrador, elija Informacin del proyecto para cambiar la fecha de comienzo en cuanto disponga de esa informacin. INGRESAR LA INFORMACIN BASICA DEL PROYECTO Las dos operaciones bsicas de documentacin del proyecto: La informacin y el ingreso de las propiedades del proyecto,. Para ingresar la informacin hacer clic en el comando Proyecto Informacin del proyecto, al hacerlo mostrara la caja de dialogo siguiente:

La informacin que hay que ingresar es la siguiente: INFORMACIN Fecha de Comienzo DESCRIPCIN Sirve para ingresar la fecha de inicio del proyecto, coincide con la fecha de hoy, y se encuentra activada. Ms Project 2000 lo usa para calcular la fecha de fin de proyecto. Fecha de Fin Sirve para ingresar la fecha de fin del proyecto, coincide con la fecha de hoy, Ms Project 2000 lo usa para calcular la fecha de inicio del proyecto Programar a partir de Muestra una lista desplegable con las opciones de Fecha de Comienzo del Proyecto y Fecha de Fin del proyecto. Fecha actual Es la fecha de hoy, si no es deber modificarla en el panel de control Fecha de estado Sirve para acumular los datos e identificar el trabajo completado. Si no se especifica otra fecha por defecto es la fecha de hoy. Calendario Sirve para determinar el calendario base que se utiliza en el proyecto, las opciones de la lista son: estndar, 24 horas y, turno de noche. Prioridad El campo de Prioridad mantiene opciones el nivel de importancia asignado a una tarea que a su vez indica como una tarea puede retrasarse o puede partirse durante la nivelacin del recurso. La prioridad nivela rango de 0 1000. La prioridad ms baja es 0. La prioridad predefinida es 500. Esas tareas con una prioridad de 1000 tienen el efecto de "no Nivela," significando que Microsoft Project nunca retrazara o partir esta tarea cuando se nivelan las tareas que tienen recursos sobre asignados. Esta gama amplia permite la ms gran flexibilidad al nivelar.

Establezca las propiedades del archivo del proyecto activo

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 10 -

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani En el men Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuacin, haga clic en la ficha Resumen. Escriba la informacin que desee en el cuadro de propiedades, cuyo detalle se explica a continuacin: Las propiedades de archivo no se asocian con el archivo hasta que se guarda.

Titulo Asunto Autor Responsable Organizacin Categora Palabra clave Comentarios Base del Hipervnculo

Escriba el nombre del proyecto Explique el objetivo del proyecto Es la persona responsable del ingreso y mantenimiento de la informacin Es generalmente el Gerente o Administrador del proyecto Es el nombre de la empresa propietaria del proyecto Es el tipo de proyecto (Perfil, Prefactibilidad, Factibilidad, Ingeniera de Detalle Es la clave o contrasea del proyecto, al momento de guardarlo Es un campo memo, permite almacenar informacin sobre el seguimiento del proyecto. Es la direccin URL del Proyecto, para que pueda ser vinculada desde otras aplicaciones.

PROYECTO SANTA PATRICIA Este proyecto va a ser desarrollado a travs del curso. Le han encargado el diseo de un Centro Comercial en Surco. El contrato se firmara el 1 de Diciembre del 2001 y legalmente el plazo corre a partir de esa fecha, se depositara en una cuenta corriente el 50% del valor del contrato el 15 de diciembre del 2001, Sebastin ser el Administrador del proyecto, tiene una empresa llamada Microproyectos S.A. , la categora es Pre factibilidad, deber guardar el proyecto con la clave Camila. El proyecto debe terminar antes del 28 de Febrero del 2002. El proyecto deber usar una direccin para ser enviado a Espaa con el hipervnculo siguiente:Jmnajar@esan.edu.pe. Procedimiento para crear el Proyecto Santa Patricia Clic en Proyecto -- Informacin del Proyecto, llene los datos que se indican a continuacin y luego clic en el botn Aceptar.

ESCRIBA UNA TAREA EN EL DIAGRAMA DE GANTT ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 11 -

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani Puede crear rpidamente una lista de tareas de la programacin escribiendo tareas en el campo Nombre de tarea. Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que constituyen la base sobre la que se construye la programacin. Puede que le resulte ms fcil escribir las tareas en el orden en el que cree que se van a realizar.

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En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea.

3 Presione la tecla ENTER. Sugerencia Microsoft Project permite utilizar un esquema para organizar la programacin a medida que se van especificando las tareas, aunque tambin puede esperar hasta haber definido todas las tareas del proyecto. Al crear un esquema de la programacin del proyecto se simplifica su organizacin, de forma que resulta ms sencillo crear, administrar y mantener el proyecto. Para obtener informacin sobre el trabajo con tareas en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Proyecto Santa Patricia. Practique el ingreso de tareas en el Proyecto Santa Patricia La lista de tareas es la siguiente:
ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Nombre INICIO METRADOS ESTUDIO DE MERCADO FINANCIAMIENTO PRESUPUESTO ESTUDIOS ECONOMICOS DISEO COSTOS Y PRESUPUESTO INFORME ECONOMICO INFORME TECNICO FINAL Duracin 0d 18d 20d 10d 15d 15d 10d 3d 16d 17d 0d Predecesores 1 1 1 2 3 3 6 8 5; 7; 8. 4; 9; 10. Recursos INGENIERO CIVIL ECONOMISTA GERENTE FINANCIERO ECONOMISTA ECONOMISTA ARQUITECTO; DIBUJANTE ECONOMISTA ECONOMISTA INGENIERO CIVIL

Ingrese el nombre de la tarea, la duracin y los predecesores, los ID son automticos, en la duracin solo ingrese la cantidad, la "d" de da se agrega por defecto, otra unidad de duracin puede ser la siguiente: Duracin en Minutos Hora Semana Abreviatura m h s

Cuando termine de ingresar los datos, la lista de tareas quedar tal como se muestra a continuacin:

Hitos
______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 12 -

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani Un hito es una tarea sin duracin (cero das) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programacin, como la finalizacin de una fase importante. Si escribe una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de hito en el diagrama de Gantt al comienzo de ese da. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 1. En el campo Duracin de la tarea que desee cambiar, escriba 0 das. 2. Presione la tecla ENTER. Sugerencia Tambin puede marcar una tarea como hito sin cambiar la duracin. Haga clic en Informacin de la tarea, haga clic en la ficha Avanzado y, a continuacin, active la casilla Marcar la tarea como hito.

Duracin de una Tarea

Cuando se especifica una tarea, Microsoft Project asigna automticamente una duracin de un da a la tarea. Puede cambiar la duracin de la tarea para representar de forma ms precisa el tiempo que llevar. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Duracin de la tarea que desee cambiar, escriba la duracin que desee. 3. Presione la tecla ENTER. Sugerencia Para programar las tareas de forma ms eficaz, especifique una duracin para cada tarea y deje que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin automticamente. Nota Las delimitaciones pueden impedir que las tareas se vuelvan a programar al redistribuir automticamente el proyecto. Puede escribir una fecha de comienzo o de fin y dejar que Microsoft Project calcule la duracin de la tarea de forma automtica, pero se aplicar la delimitacin No comenzar antes del o bien No finalizar antes del a la tarea.

Dependencias entre las Tareas

Naturaleza de las dependencias entre las tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea "Contactar servicios de abastecimiento" debe concluir antes del comienzo de la tarea "Decidir mens". Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:
Dependencia entre tareas Fin a comienzo (FC) Ejemplo Descripcin La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A) La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A) La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A) La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A)

Comienzo a comienzo (CC) Fin a fin (FF) Comienzo a fin (CF)

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 13 -

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani POSPOSICIN Cantidad de tiempo que se ha retrasado una tarea respecto a su plan previsto original. La posposicin es la diferencia entre la fecha de comienzo o de fin programada para una tarea y la fecha de comienzo o de fin prevista. La posposicin se puede producir cuando se ha establecido un plan previsto y las fechas reales definidas ms tarde para las tareas son posteriores a las fechas previstas, o las duraciones reales requieren ms tiempo que las previstas. CAMBIAR UN VNCULO DE TAREA 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Haga doble clic en la lnea de vnculo de las tareas que desee cambiar.

3. En el cuadro Tipo, haga clic en el vnculo entre tareas que desee. Sugerencia Una simple vinculacin de tipo fin a comienzo no funciona en todos los casos. Microsoft Project proporciona otros tipos de vnculos entre tareas para que pueda definir el proyecto de manera realista. Por ejemplo, si dos tareas precisan comenzar al mismo tiempo, puede crear un vnculo de tipo comienzo a comienzo. Si las tareas deben finalizar al mismo tiempo, utilice un vnculo de fin a fin.

TRABAJAR CON TAREAS

INSERTAR TAREAS

Suele suceder que terminada una parte del proyecto se requiera intercalar una nueva tarea o que falte una tarea en una ubicacin especifica, para los cual se debe seguir el procedimiento siguiente:
1. Ubicarse debajo de la tarea a insertar con el puntero del mouse. 2. Hacer clic en el comando Insertar Tarea 3. Se mostrara una tarea en blanco, lista para ingresar los datos Importante: Si el proyecto esta esquematizado, al insertar una nueva tarea, esta toma el nivel de esquema que le corresponda dentro de la estructura WBS.

SELECCIONAR TAREAS

Cuando hay que seleccionar varias tareas para que tengan un formato similar o sean afectados por la accin de un comando especifico se debe seleccionar las tareas siguiendo el procedimiento siguiente:
PARA SELECCIONAR TAREAS CONTIGUAS:

Con el puntero del mouse ubicado en la primera tarea arrastrar el mouse hacia abajo, el rea quedara sombreada, tal como se muestra a continuacin:

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 14 -

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani

PARA SELECCIONAR TAREAS QUE NO SON CONTIGUAS Presionar al mismo tiempo la tecla Control y el puntero del mouse en cada una de las tareas a seleccionar, las cuales quedaran sombreadas, tal como se muestra a continuacin:

PARA SELECCIONAR UNA TAREA COMPLETA Cuando el formato o la accin que s efectuar debe afectar a toda la tarea, deber hacer clic en el nmero que identifica a la tarea, tal como se muestra a continuacin:

PARA SELECCIONAR UNA COLUMNA Cuando se quiere seleccionar una columna, en este caso la de nombres de las tareas, se hace clic en el titulo de la columna, quedando seleccionada la columna como se muestra a continuacin:

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 15 -

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani PARA SELECCIONAR TODAS LAS TAREAS DE UN PROYECTO Cuando se quiere seleccionar todas las tareas de un proyecto, se deber hacer clic en el botn de hoja (a la izquierda de la columna i y sobre l ID 1), como se muestra a continuacin:

ESCRIBA UNA TAREA REPETITIVA Microsoft Project permite escribir y cambiar fcilmente las tareas repetitivas. Puede definir una tarea para que se produzca diaria, semanal, mensual o anualmente. Asimismo, puede especificar la duracin de cada tarea, el momento en que se producir y las veces que se repetir (un perodo de tiempo o el nmero especfico de apariciones)

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila sobre la que desea insertar una tarea repetitiva. 3. En el men Insertar, haga clic en Tarea repetitiva. 4. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea. 5. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de la tarea. 6. En "Esto sucede", seleccione el intervalo en el que se debe repetir la tarea. La opcin en la que haga clic determinar si se muestran las opciones Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente. 7. En Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique la frecuencia de la tarea. 8. En Plazo, escriba una fecha en el cuadro Desde y otra fecha en el cuadro Hasta, o bien escriba el nmero de veces que la tarea se realizar en el cuadro Repetir. Si no escribe una fecha en el cuadro Desde, Microsoft Project utilizar la fecha de comienzo. Nota Las tareas se vuelven a numerar automticamente despus de insertar una tarea. Ejemplo de Tarea Repetitiva:

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ELIMINE UNA TAREA 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee eliminar. 3. En el men Edicin, elija Eliminar tarea. Sugerencia Para recuperar una tarea eliminada inmediatamente despus de su eliminacin, haga clic en Deshacer. Nota Si elimina una tarea de resumen, tambin se eliminarn todas sus sub tareas. Despus de eliminar una tarea, Microsoft Project vuelve a numerar automticamente las tareas restantes.

Divida una tarea

Se puede dividir una tarea de forma que se interrumpa y se reanude ms adelante en la programacin. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2.

Haga clic en Dividir tarea.

Desplace el puntero sobre la barra de tareas que desee dividir y, a continuacin, haga clic en la barra de tareas donde desee que tenga lugar la divisin. Sugerencia Puede crear una divisin mayor haciendo clic en la barra de tareas y arrastrndola a la derecha. Nota Si arrastra una parte de una tarea dividida de forma que entre en contacto con otra parte, la divisin desaparecer. Agregue una nota a una tarea Puede incluir notas con cada tarea para realizar un seguimiento de las suposiciones y otros datos de utilidad. Las notas pueden resultar muy tiles para recordar las expectativas que haba cuando se defini la tarea por primera vez. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee agregar una nota.

3.

Haga clic en Notas de tareas.

4. En el cuadro Notas, escriba el ______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 17 -

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani contenido de la nota.

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 18 -

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Guardar o Abrir un Proyecto

Para guardar o abrir un proyecto hacer clic en Archivo (File) y luego en Abrir (Open) o guardar (Save) y que aparecer en el cuadro de dilogo Abrir y Guardar que se muestra a continuacin:

La primera vez que se abre el cuadro de dilogo Abrir y Guardar como (men Archivo) despus de iniciar Microsoft Project, la carpeta Mis documentos se muestra como la carpeta predeterminada cuyo contenido aparecer en el cuadro de dilogo. Mis documentos es la carpeta de trabajo predeterminada para cada programa de Office que instale. La carpeta Mis documentos est ubicada en el directorio raz. El directorio Personal es un subdirectorio del directorio de Windows NT Workstation. Estas carpetas son un buen lugar de almacenamiento para los documentos, libros, presentaciones, bases de datos y otros archivos con los que est trabajando. Si todava no ha cambiado la carpeta de trabajo predeterminada para ningn programa, puede hacerlo para todos los programas de Office y para el botn y comando Abrir documento de Office, cambiando el nombre de la carpeta Mis Documentos, moviendo la carpeta a otra ubicacin, o ambas cosas. El botn ODBC (las siglas corresponden a "Open Data Base Connectivity") le permite conectarse a un origen de datos que tiene un DSN de archivo. Son orgenes de datos basados en archivos que pueden ser compartidos entre todos los usuarios que tengan instalados los mismos controladores y, por tanto, tienen acceso a la base de datos. Esto sirve para que los datos del archivo pueda ser bajados a una base de datos tipo DBMF tal como Access. Proyecto Santa Patricia. Deber guardar el proyecto para lo cual deber hacer lo siguiente: Con el Explorador de Windows deber verificar si existe en el disco F una carpeta llamada "Microsoft Project 2000", si no existe deber crearla Escoja "Archivo, Guardar Como" Digite en el campo Nombre de Archivo ("File Name") Cambie en el campo Guardar en ("Save In") la carpeta existente por la carpeta "Microsoft Project 2000". Clic en el botn "Aceptar"

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 19 -

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani Al guardar un proyecto hay que tener en cuenta los datos siguientes: Save in (Guardar en ) Hacer clic en la carpeta, se abrir la lista desplegada de carpetas y luego hacer clic en la carpeta donde guardar el archivo Escriba un nombre largo (hasta 250 caracteres)

File name: (Nombre del archivo) Save as type (Guardar como tipo) Guardar el archivo como tipo de proyecto, por defecto es Project: Las mas interesantes son: plantilla, pagina Web y como base de datos Access.

Icono Icono Icono Icono Icono Para mostrar el detalle en que muestran los archivos, se presenta la lista desplegada siguiente:

Para subir un nivel en el rbol de carpetas Para guardar en Favoritos Para borrar un archivo Para crear una carpeta, ubicarla en una carpeta y ponerle un nombre

Icono Herramientas Para administrar la operacin con archivos, se presenta la lista desplegada siguiente Que sirve para Borrar, Renombrar, aadir a favoritos, mostrar un mapa de la red, las propiedades del archivo actual y las opciones generales que se detallan a continuacin

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 20 -

Universidad Nacional del Altiplano Prof. : William Parillo Mamani OPCIONES PARA GUARDAR Las opciones para guardar archivos son las siguientes:

Crear siempre una copia de seguridad Proteccin Password Write Proteccin Password Read recomended only

Si hace un clic en el cuadro de check, se obtiene una segunda copia con extensin BAK. Para no compartir el archivo actual, escribir una palabra clave que deber repetir. Para compartir el archivo actual, pero que no se pueda modificar su contenido, escribir una palabra clave que deber repetir. Recomendar para lectura solamente.

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CUESTIONARIO El objeto de hacer este cuestionario es que revise su manual e investigue usando el comando "?, Contenido e ndice". Para que sirve la fecha de estado en la ventana de "Informacin del Proyecto" Para que sirve el Hipervnculo en las propiedades de un proyecto Describa el contenido de la Lista de Tareas en el Diagrama de Gantt Como funciona una tarea repetitiva y en casos se puede usar Cual es el procedimiento para dividir una tarea Grabar el archivo del caso # 1 de esta sesin, con una copia de Seguridad y la contrasea Paty, de modo que no pueda ser corregido pero si ledo por otros usuarios, explique como lo va ha hacer.

Nota: El cuestionario debe ser entregado a la siguiente clase por escrito. En algunos casos puede usar el mtodo de imprimir pantalla (Print Screen), si no lo conoce pida al profesor que se lo explique.

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CASO PARA RESOLVER NORMAS PARA LA SOLUCION DE CASOS 1. El trabajo es personal 2. El trabajo debe contener la Carta de Gantt y Pert 3. El trabajo deber ser entregado impreso, en limpio y encuadernado 4. El trabajo deber ser explicado a la clase, al inicio de la sesin, durante 3 minutos, el alumno ser elegido por sorteo.

CASO PARA RESOLVER CASO CABINAS DE INTERNET Microproyectos S.A. debe planificar la instalacin de 20 cabinas para Internet, el proyecto debe empezar en Agosto 1, acumulando los datos a partir de Julio 15. El proyecto se llama Instalacin de cabinas para Internet, el objetivo es Diseo de la instalacin de 20 cabinas para Internet, el autor es Ud. , el Administrador del proyecto es el profesor. La empresa es la institucin donde trabajan. El tipo de proyecto es Perfil, la palabra clave es Cabina. La Url es su direccin de Correo. Debe imprimir la carta de Gantt y el Diagrama Pert, as como responder por escrito las preguntas siguientes: Cundo termina el proyecto? Cuntos das dura el proyecto? Hay tareas que estn colgadas (Todas las tareas en Pert deben tener por lo menos una fecha de entrada y una flecha de salida.
Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Nombre de la Tarea INICIO DISEO CONCEPTUAL COSTOS METRADOS PRESUPUESTOS FIN DISEO CONCEPTUAL DOCUMENTACION CALENDARIO LISTADO DE TAREAS DURACION PREDECESORES DISEO GANTT PLANEAMIENTO TERMINADO FIN Duracin Predecesores 0 das 10 das 1 15 das 2 9 das 2 14 das 4 0 das 3,5 9 horas 6 11 horas 7 8 horas 6 7 horas 6 8 horas 10 4 horas 8,9 9 horas 0 horas 11,12 13

______________________________________________________________________________________ Fuente: ESAN Curso: Investigacin Operativa II - 23 -