UNIDAD 2 CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO La función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las

actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se llevan a cabo, por lo tanto un buen administrador requiere de un sistema de control eficaz, porque sin éste las actividades de la empresa quedarían al azar, en este sentido el control implica la medición de los acontecimientos de acuerdo a las normas establecidas por la organización y la corrección de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado. Para el desarrollo de la presente unidad se han estructurado tres partes que justamente vienen a ser los elementos del costo, materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación. 2.1 Control de los Materiales En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas. La acumulación de costos de los materiales en un producto es una de las responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben decidir cómo tratar los costos de adquisición y manipulación de materiales, en cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y recepción de éstos. Los modelos para el control de los materiales desempeñan un papel importante, la planificación de las adquisiciones, programación y distribución de los materiales, garantizan que los departamentos productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin técnicas de planificación y control, existiría una gran ineficacia, dado que el inventario podría aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia. 2.1.1. Significado e importancia del control de materiales En un negocio de manufactura, la actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito. El ciclo de producción de una empresa incluirá el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos métodos o sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se colocan en producción, para ello utilizan funciones de control y administración de inventarios, asientos contables, formatos y documentos para registrar las operaciones. Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos de control interno, entre los cuales se mencionan controles de: autorización, procesamiento y clasificación, verificación, evaluación y salvaguarda física. Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se estén cumpliendo políticas adecuadas

reprocesamiento. registros y asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor. Es necesario. clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo del caso. así como la integridad de los sistemas de procesamiento. Los objetivos de procesamiento tratan de aquellos controles que aseguran el correcto reconocimiento. La utilización de medios y soportes documentales constituyen las vías que un contador de costos debe emplear si pretende llegar a controlar el componente directo del costo del material. La segunda etapa a estudiar es en relación a la entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos productivos y de servicios. recepción.2. robos u obsolescencia. la cual representa la etapa de compra de materiales. de igual forma el acceso a los registros y comprobantes. en este sentido se puede mencionar chequeo periódico de los saldos de inventario de materiales para su comparación con las cuentas mayores auxiliares de materiales. Los objetivos de salvaguarda física hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios. la inversión en materia prima o materiales representa una porción considerable de todos los costos de producción. Los objetivos de verificación señalan los controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan. se podrían mencionar los niveles de inventario a mantener.1. Sin embargo. recepción. Compra. como ejemplo se puede mencionar: calcular y registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso de materiales. clasificación. que el material sea cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de que se deteriore. sufra mermas por daños. registro e informe de las transacciones ocurridas. En este sentido. almacenes y procedimientos. el empleo de registros y asientos que generen información oportuna y veraz sobre los costos para uso de la gerencia. almacenamiento. 2. almacenamiento y entrega de materiales El ciclo funcional del control de los materiales varía de una empresa a otra de acuerdo a su estructura organizativa o a las necesidades de control de las mismas.3. esto se logra permitiendo el acceso a los almacenes únicamente a las personas autorizadas. registros. de igual forma se detallarán los formularios o modelos impresos que establezcan responsabilidades. a través del uso de formularios impresos. un control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la compra.Asignatura: Costos establecidas por la administración. El control de los materiales se establece mediante la organización funcional y la asignación de responsabilidades. método de valuación de inventarios. a los formatos. los ajustes de inventarios.1. 2. Ciclo del control de los materiales En una empresa manufacturera. por lo tanto. en la mayoría de las empresas este control se asigna a Página | 2 . hasta que los productos terminados ingresan en el almacén respectivo.

los materiales son recibidos por el área de recepción.Asignatura: Costos cinco actividades o funciones que deben desarrollarse en forma sistemática. Por otra parte contabilidad procede a registrar el asiento contable de la operación de compra. El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o factura. se determinan los requerimientos de materiales para cumplir con la misma. Se compara las cantidades necesarias con las existencias de almacén permitiendo de esta manera establecer las compras de materiales que deben realizarse. el cual elabora el informe de recepción y envía los materiales al área de almacén. en aquellos casos que sea necesario. quien se encarga de pedir cotizaciones. planeación y distribución de la producción. El almacenista chequea los materiales recibidos. lógica y secuencial para alcanzar su objetivo. La solicitud emitida es recibida por el departamento de compras. afectando la cuenta o cuentas mayores involucradas y las cuentas auxiliares respectivas. procede a colocarlo en sitios adecuados y le da entrada en el kardex de cada material. una vez recibidas las cotizaciones se selecciona la más conveniente para la empresa. de acuerdo al proveedor elegido se emite la orden de compra para autorizar al proveedor la entrega de dichos materiales. Contabilización de las transacciones relacionadas con los materiales. El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente manera: Una vez que se ha programado la producción. Esta planificación permite un mayor control de los materiales al autorizar al almacén a efectuar la solicitud de compras de los materiales que se requieren para asegurar la continuidad en el proceso productivo programado. La solicitud de compra es emitida por el encargado de Almacén de Materiales. Estas actividades son:      Ingeniería. Página | 3 . Recepción e inspección de materiales. Almacenamiento y entrega de materiales. Compra de materiales.

haciendo un resumen periódico de las mismas. indicando en este resumen los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos y/o suministros de fábrica. procede a la elaboración del asiento contable. Una vez clasificados los materiales. Página | 4 . Por otra parte contabilidad de costos recibe las diferentes requisiciones. afectando las cuentas mayores y auxiliares respectivas.. el jefe de almacén procede a chequear las existencias e identifica los materiales solicitados y procede a entregarlos.Asignatura: Costos El control del Uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales al almacén. utilizando para ello el formato denominado Requisición de Materiales.

Asignatura: Costos A continuación se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales. Ingeniería. b) Especificar los materiales a comprar. Recepción e inspección de los materiales Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepción e inspección de los materiales se encuentran: a) Recibir el material con la respectiva orden de entrega. Página | 5 . en la etapa de la compra y uso de materiales. d) Verificar y aprobar las facturas de los proveedores. existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este departamento. planeación y distribución de la producción. planeación y distribución de la producción En las empresas que tienen gran volumen de producción o que sus procesos productivos son muy complejos existe un departamento de ingeniería. d) Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos. Las actividades que realiza el departamento de ingeniería. c) Elaborar y emitir la orden de compra. Compra de materiales Para realizar la compra de materiales se utilizan comúnmente dos formatos: la Requisición o Solicitud de Compra y la Orden de Compra. d) Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones. c) Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos. b) Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra. o en su defecto. b) Solicitar cotizaciones de los proveedores. El departamento de compras tiene las siguientes funciones: a) Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales. planeación y distribución de la producción son las siguientes: a) Diseñar el producto. c) Verificar la cantidad y calidad del material.

c) Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex). Entre las especificaciones que debe incluir la solicitud. lo completa en los ítems de costo unitario y costo total. b) Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar. f) Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al método de valuación. El formulario usado para el control de la recepción de los materiales es el Informe de Recepción. protección y salida de los materiales bajo su custodia. g) Preparar las Solicitudes de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales establecidos o cualquier otro método de reposición del inventario. Almacenamiento y entrega de los materiales para el consumo En algunas empresas pequeñas el almacén puede ser un anexo del departamento de recepción y la persona encargada. El encargado del departamento de almacén es responsable del adecuado almacenamiento. por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades: a) Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra. dependiendo de la estructura organizativa de la empresa. cantidad de artículos solicitados. fecha de entrega. Requisición o Solicitud de Compra. Es un documento elaborado por el departamento de almacén u otro que requiera el material. no recibir el material. i) Preparar informes de almacén para el departamento de costos. tanto de la recepción como almacenamiento de los materiales. preparar el formulario Informe de Recepción. g) Si el material cumple con las especificaciones. emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras. nombre de la persona o departamento que hace la solicitud. debe ser igualmente devueltos al proveedor. los cuales se describirán posteriormente. d) Recibir el formulario Solicitud o Requisición de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales. f) Si se presentan irregularidades. Página | 6 . e) Enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formulario de solicitud. se encuentran: el número de requisición.Asignatura: Costos e) Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro. En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacén y transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos. puede ser la misma. en estas circunstancias se elabora la Orden de Devolución de Compras. Modelos e informes utilizados para la compra de los materiales Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de la compra de materiales son: a. Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de materiales y salidas al almacén son: el Informe de Recepción y la Requisición de materiales respectivamente. h) Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos. fecha de pedido. mediante el cual se solicita al departamento de compras que adquiera determinado material o suministro.

Orden de Compra. número de catálogo. Es un modelo que se prepara en el departamento de compras autorizando al proveedor seleccionado el despacho de los materiales especificados de acuerdo con los términos establecidos y en la fecha y lugar convenidos. fecha de entrega. Solicitud de Compra b. costo por unidad y total. Orden de Compra Página | 7 . nombre y dirección del proveedor. términos de la entrega y de pago. descripción. cantidad de artículos solicitados.Asignatura: Costos identificación del número de catálogo. costo total de la orden y la firma autorizada. descripción del artículo y firma autorizada. número de la orden de compra. Debe incluir los siguientes aspectos: nombre y dirección de la empresa que hace el pedido. fecha del pedido.

El Informe de Recepción generalmente debe incluir el nombre del proveedor. descripción de los artículos. Informe de Recepción d. las diferencias con la orden de compra si existiesen y la firma autorizada. número de la orden de compra. código del material. Tarjetas de Kardex o mayor auxiliar de Control de Materiales. Es un registro en el cual se anotan las cantidades y costos de los materiales recibidos.Asignatura: Costos c. las cantidades y costos de los materiales entregados y las cantidades y costos de los materiales en existencias. fecha en que el pedido es recibido. Los materiales que no sean satisfactorios deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el Informe de Recepción debe indicar la cantidad realmente aceptada. Informe de Recepción es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales recibidos. cantidad recibida. Tarjeta de Control de Materiales Página | 8 .

fecha de entrega. Informe de Materiales Devueltos tiene el efecto inverso de una Requisición de Materiales y muestra los materiales que se devuelven al almacén. para lo cual se requiere de un formato denominado Informe de Materiales Devueltos que sirve para reintegrar los materiales que se regresan al almacén. identificación del departamento que devuelve los materiales. a. Los datos más importantes que debe incluir este informe son: fecha y número de la devolución. Es una orden por escrito que elabora el departamento que requiere de algún material y se presenta al almacenista para que entregue determinados materiales especificados para uso del departamento solicitante. Su formato es semejante a la requisición. firma de la persona que autoriza la requisición. el costo unitario y costo total de los materiales devueltos. Requisición de Materiales Modelos e informes usados en actividades no rutinarias (devoluciones) Algunas veces producción o cualquier departamento solicitante devuelve materiales al almacén. entre otros. equivocaciones en el despacho. bien sea porque hubo excedente. firma de la persona que autoriza la devolución. firma de la persona que devuelve los materiales y firma de la persona que la recibe en el almacén. la cantidad y descripción de los materiales. identificación del departamento que solicita el material o el número de la orden. Página | 9 .Asignatura: Costos Modelos e informes utilizados para la entrega de los materiales e. firma de la persona que despacha los materiales y firma de la persona que recibe. defectos en los materiales. el costo unitario y costo total del material despachado. Este formulario debe incluir: fecha y número de la requisición. Requisición o Solicitud de Materiales. la cantidad y descripción del material.

número de la orden de compra o de la factura a la cual pertenece el material devuelto. entre otras. Orden de Devolución de Compras Página | 10 . b.Asignatura: Costos Informe de Material Devuelto De igual manera. material con defectos. entre las que se pueden mencionar: material no solicitado. En este caso se emite o elabora el formulario de Devoluciones en compras. cantidad devuelta. el nombre del proveedor. Orden de Devolución de Compras es un formulario que indica los materiales que deben ser devueltos al proveedor. Este formato debe llevar impreso el número y fecha de la devolución. se realizan devoluciones de materiales al proveedor. por distintas razones. descripción de los artículos. las observaciones correspondiente y la firma autorizada. código del material.

Para un comerciante. Es un sistema que no requiere de un registro continuo de cambios en el inventario. este método significa un registro continuo de adiciones y reducciones de mercancías para su reventa.Asignatura: Costos 2. El costo de los materiales usados en el periodo se determina restando el inventario final de materiales de los materiales disponibles para usar durante el periodo. Cuando se emplean éste método deben mantenerse tarjetas de registro del libro mayor auxiliar a fin de contabilizar los inventarios de materiales. Sistema de Inventario periódico En un sistema de inventario periódico las compras más el inventario inicial es igual a los materiales disponibles para usar durante un periodo. Así en el método de inventario perpetuo. se determinan por su conteo físico. producción en proceso. y productos terminados. tanto el costo de los materiales usados como el costo del inventario final de materiales pueden determinarse directamente después de cada transacción o movimiento. de la siguiente manera: (+) (=) (-) (=) Inventario Inicial de materias primas Compras Materiales disponibles para usar Inventario final de materiales (con base en un conteo físico) Costo de los materiales empleados 100 200 300 50 250 Nótese que con éste método. No pueden calcularse con precisión los costos de materiales directos utilizados o los costos de productos vendidos hasta la terminación de los inventarios. Para determinar el inventario final de materiales. se calcula de manera indirecta como un residuo. y se restan de la suma de inventario inicial. b. debe realizarse un conteo físico de los materiales todavía disponibles al final del periodo. Página | 11 . Sistemas de control de inventarios a.1. compras y otros costos de compra. Para el fabricante este método significa un registro continuo de adiciones y reducción de materiales directos. el costeo de los materiales usados no se determina directamente.4. Con esta información puede calcularse un costo acumulativo de productos vendidos o consumidos. Sistema de Inventario perpetuo Bajo éste sistema se requiere un registro continuo (“tiempo real”) de adiciones y reducciones de inventarios.

mensual o anual (Ponderado o Móvil) Identificación específica Inventario al detalle o por menor Existencias básicas El costo de la existencia debe incluir los costos de compra. mensual o anual (ponderado o móvil) Con este método lo que se hace es determinar un promedio. e. Primeras Salidas PEPS Promedio diario. costos de transformación y otros costos en que se ha incurrido para poner las existencias en su ubicación y condición actuales. Identificación específica Cada artículo vendido/consumido y cada unidad que queda en el inventario están individualmente identificadas. a. d. Promedio diario. Quedando de esta manera un saldo final de inventario que corresponde a las existencias adquiridas recientemente. para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes.5. Primeras Salidas PEPS Este método de valuación de Existencias se basa en el principio de que las existencias más antiguas en stock son las primeras en ser vendidas o consumidas. Primeras Entradas. 1. Actividades Investigar en qué consiste los métodos de valuación de Inventario al detalle o por menor y Existencias básicas. en su artículo 62º. Primeras entradas.1. como los de la nueva compra. El TUO de La Ley del Impuesto a la Renta. DS Nº 179-2004-EF del 08/12/2004. c.Asignatura: Costos El uso del método de inventario perpetuo también requiere un conteo físico al menos una vez al año para verificar la validez de los registros y/o revisar algún posible error o pérdida producidos por robo o daño. Métodos de valuación de inventarios. establece que los métodos de valuación de existencias aceptados tributariamente y a los cuales pueden optar las empresas de acuerdo a la actividad que desarrollen son: a. Cuando se utiliza un sistema de inventario perpetuo se debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios. b. sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras. b. Página | 12 . c.

estos residuos son invendibles y no generan ningún beneficio económico. o como mercancía defectuosa.1. mano de obra y costos indirectos de fabricación. en un proceso de fabricación. Mermas y Desmedros. evapora.Asignatura: Costos 1. Unidades Dañadas. el humo. 21º del DS Nº 122-94-EF del 21/09/1994 RLIR. Los costos de reproceso pueden considerarse como costo del producto si son por causas normales de procesos eficientes. se debe considerar lo que estipula el inciso c) del Art. en el volumen. Material de desecho Materias primas que quedan del proceso de producción. Página | 13 . competente y colegiado por el organismo técnico competente. Para reparar las unidades pueden ser necesarios costos adicionales de materiales directos. Ejemplo los gases. éstas se sacan de la producción y no se realiza ningún trabajo adicional en ellas. Merma Pérdida física. el polvo. En caso contrario. Material de Desecho y Material de desperdicio. Cuando se encuentran unidades dañadas. Material que se pierde. Tratamiento tributario: Para que sea aceptado como un gasto deducible para el Impuesto a la Renta. Desmedro Pérdida de orden cualitativo e irrecuperable de las existencias. no se admitirá la deducción. o que constituye un residuo sin ningún valor mesurable de recuperación. ocasionada por causas inherentes a su naturaleza o al proceso productivo. el contribuyente deberá acreditar las mermas mediante un “informe técnico” emitido por un profesional independiente. Dicho informe deberá contener por lo menos la metodología empleada y las pruebas realizadas. Material de desperdicio Aquella parte de las materias primas que queda después de la producción y que no tiene uso adicional ni valor de reventa. Unidades Defectuosas Unidades que no cumplen con los estándares de producción y que deben procesarse adicionalmente para poder venderlas como unidades buenas. haciéndolas inutilizables para los fines a los que estaban destinados. por el contario si son anormales se registran como pérdidas. éstas no pueden volver a emplearse en la producción para el mismo propósito pero es posible utilizarlas para un proceso de producción o propósito diferente o venderse a terceras personas por un valor nominal. Unidades Defectuosas. peso o cantidad de las existencias.6. “Cuando la SUNAT lo requiera.”. Unidades Dañadas Unidades que no cumplen con los estándares de producción y que se venden por su valor residual o se descartan.

siempre que se comunique previamente a la SUNAT en un plazo no menor de seis (6) días hábiles anteriores a la fecha en que se llevará a cabo la destrucción de los referidos bienes. “Tratándose de los desmedros de existencias. Dicha entidad podrá designar a un funcionario para presenciar dicho acto. a falta de aquél. la SUNAT aceptará como prueba la destrucción de las existencias efectuadas ante un Notario Público o Juez de Paz.Asignatura: Costos Tratamiento tributario: inciso c) del Art. también podrá establecer procedimientos alternativos o complementarios a los indicados. 21º del DS Nº 122-94-EF del 21/09/1994 RLIR. tomando en consideración la naturaleza de las existencias o la actividad de la empresa” Página | 14 .

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