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Control de Materiales

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UNIDAD 2 CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO La función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las

actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se llevan a cabo, por lo tanto un buen administrador requiere de un sistema de control eficaz, porque sin éste las actividades de la empresa quedarían al azar, en este sentido el control implica la medición de los acontecimientos de acuerdo a las normas establecidas por la organización y la corrección de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado. Para el desarrollo de la presente unidad se han estructurado tres partes que justamente vienen a ser los elementos del costo, materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación. 2.1 Control de los Materiales En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas. La acumulación de costos de los materiales en un producto es una de las responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben decidir cómo tratar los costos de adquisición y manipulación de materiales, en cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y recepción de éstos. Los modelos para el control de los materiales desempeñan un papel importante, la planificación de las adquisiciones, programación y distribución de los materiales, garantizan que los departamentos productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin técnicas de planificación y control, existiría una gran ineficacia, dado que el inventario podría aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia. 2.1.1. Significado e importancia del control de materiales En un negocio de manufactura, la actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito. El ciclo de producción de una empresa incluirá el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos métodos o sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se colocan en producción, para ello utilizan funciones de control y administración de inventarios, asientos contables, formatos y documentos para registrar las operaciones. Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos de control interno, entre los cuales se mencionan controles de: autorización, procesamiento y clasificación, verificación, evaluación y salvaguarda física. Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se estén cumpliendo políticas adecuadas

Los objetivos de verificación señalan los controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan. por lo tanto.2. la inversión en materia prima o materiales representa una porción considerable de todos los costos de producción. un control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la compra. hasta que los productos terminados ingresan en el almacén respectivo. Los objetivos de salvaguarda física hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios. La segunda etapa a estudiar es en relación a la entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos productivos y de servicios. Los objetivos de procesamiento tratan de aquellos controles que aseguran el correcto reconocimiento. almacenamiento. así como la integridad de los sistemas de procesamiento. reprocesamiento. Es necesario. la cual representa la etapa de compra de materiales. a través del uso de formularios impresos. sufra mermas por daños. método de valuación de inventarios. recepción. El control de los materiales se establece mediante la organización funcional y la asignación de responsabilidades. En este sentido. a los formatos. el empleo de registros y asientos que generen información oportuna y veraz sobre los costos para uso de la gerencia. almacenes y procedimientos. 2. de igual forma se detallarán los formularios o modelos impresos que establezcan responsabilidades.1. 2. clasificación. en la mayoría de las empresas este control se asigna a Página | 2 . que el material sea cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de que se deteriore. esto se logra permitiendo el acceso a los almacenes únicamente a las personas autorizadas. se podrían mencionar los niveles de inventario a mantener. Sin embargo. registros.1. almacenamiento y entrega de materiales El ciclo funcional del control de los materiales varía de una empresa a otra de acuerdo a su estructura organizativa o a las necesidades de control de las mismas. como ejemplo se puede mencionar: calcular y registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso de materiales. de igual forma el acceso a los registros y comprobantes. clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo del caso. recepción.3. en este sentido se puede mencionar chequeo periódico de los saldos de inventario de materiales para su comparación con las cuentas mayores auxiliares de materiales. los ajustes de inventarios. Compra. Ciclo del control de los materiales En una empresa manufacturera. registros y asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor. registro e informe de las transacciones ocurridas. La utilización de medios y soportes documentales constituyen las vías que un contador de costos debe emplear si pretende llegar a controlar el componente directo del costo del material.Asignatura: Costos establecidas por la administración. robos u obsolescencia.

Almacenamiento y entrega de materiales. planeación y distribución de la producción. lógica y secuencial para alcanzar su objetivo. El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente manera: Una vez que se ha programado la producción. Estas actividades son:      Ingeniería. quien se encarga de pedir cotizaciones. se determinan los requerimientos de materiales para cumplir con la misma. Página | 3 . Recepción e inspección de materiales. El almacenista chequea los materiales recibidos. Se compara las cantidades necesarias con las existencias de almacén permitiendo de esta manera establecer las compras de materiales que deben realizarse. Esta planificación permite un mayor control de los materiales al autorizar al almacén a efectuar la solicitud de compras de los materiales que se requieren para asegurar la continuidad en el proceso productivo programado. de acuerdo al proveedor elegido se emite la orden de compra para autorizar al proveedor la entrega de dichos materiales. El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o factura. Compra de materiales. La solicitud emitida es recibida por el departamento de compras. Por otra parte contabilidad procede a registrar el asiento contable de la operación de compra. afectando la cuenta o cuentas mayores involucradas y las cuentas auxiliares respectivas. procede a colocarlo en sitios adecuados y le da entrada en el kardex de cada material. una vez recibidas las cotizaciones se selecciona la más conveniente para la empresa. Contabilización de las transacciones relacionadas con los materiales. los materiales son recibidos por el área de recepción. en aquellos casos que sea necesario.Asignatura: Costos cinco actividades o funciones que deben desarrollarse en forma sistemática. el cual elabora el informe de recepción y envía los materiales al área de almacén. La solicitud de compra es emitida por el encargado de Almacén de Materiales.

procede a la elaboración del asiento contable. haciendo un resumen periódico de las mismas. el jefe de almacén procede a chequear las existencias e identifica los materiales solicitados y procede a entregarlos. afectando las cuentas mayores y auxiliares respectivas.Asignatura: Costos El control del Uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales al almacén.. Página | 4 . indicando en este resumen los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos y/o suministros de fábrica. utilizando para ello el formato denominado Requisición de Materiales. Por otra parte contabilidad de costos recibe las diferentes requisiciones. Una vez clasificados los materiales.

b) Solicitar cotizaciones de los proveedores. d) Verificar y aprobar las facturas de los proveedores. d) Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos. planeación y distribución de la producción. b) Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra. El departamento de compras tiene las siguientes funciones: a) Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales. planeación y distribución de la producción son las siguientes: a) Diseñar el producto.Asignatura: Costos A continuación se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales. en la etapa de la compra y uso de materiales. b) Especificar los materiales a comprar. Ingeniería. Página | 5 . Recepción e inspección de los materiales Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepción e inspección de los materiales se encuentran: a) Recibir el material con la respectiva orden de entrega. d) Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones. existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniería. Compra de materiales Para realizar la compra de materiales se utilizan comúnmente dos formatos: la Requisición o Solicitud de Compra y la Orden de Compra. c) Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos. o en su defecto. c) Elaborar y emitir la orden de compra. planeación y distribución de la producción En las empresas que tienen gran volumen de producción o que sus procesos productivos son muy complejos existe un departamento de ingeniería. c) Verificar la cantidad y calidad del material.

Asignatura: Costos e) Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro. dependiendo de la estructura organizativa de la empresa. f) Si se presentan irregularidades. fecha de pedido. Es un documento elaborado por el departamento de almacén u otro que requiera el material. protección y salida de los materiales bajo su custodia. d) Recibir el formulario Solicitud o Requisición de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales. en estas circunstancias se elabora la Orden de Devolución de Compras. Modelos e informes utilizados para la compra de los materiales Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de la compra de materiales son: a. mediante el cual se solicita al departamento de compras que adquiera determinado material o suministro. por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades: a) Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra. f) Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al método de valuación. c) Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex). i) Preparar informes de almacén para el departamento de costos. Almacenamiento y entrega de los materiales para el consumo En algunas empresas pequeñas el almacén puede ser un anexo del departamento de recepción y la persona encargada. b) Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar. nombre de la persona o departamento que hace la solicitud. debe ser igualmente devueltos al proveedor. En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacén y transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos. g) Si el material cumple con las especificaciones. g) Preparar las Solicitudes de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales establecidos o cualquier otro método de reposición del inventario. El formulario usado para el control de la recepción de los materiales es el Informe de Recepción. no recibir el material. puede ser la misma. Página | 6 . Entre las especificaciones que debe incluir la solicitud. Requisición o Solicitud de Compra. tanto de la recepción como almacenamiento de los materiales. fecha de entrega. Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de materiales y salidas al almacén son: el Informe de Recepción y la Requisición de materiales respectivamente. lo completa en los ítems de costo unitario y costo total. emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras. h) Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos. los cuales se describirán posteriormente. e) Enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formulario de solicitud. cantidad de artículos solicitados. El encargado del departamento de almacén es responsable del adecuado almacenamiento. preparar el formulario Informe de Recepción. se encuentran: el número de requisición.

nombre y dirección del proveedor. Orden de Compra. fecha del pedido. Orden de Compra Página | 7 . número de la orden de compra. descripción del artículo y firma autorizada. fecha de entrega. Debe incluir los siguientes aspectos: nombre y dirección de la empresa que hace el pedido. Es un modelo que se prepara en el departamento de compras autorizando al proveedor seleccionado el despacho de los materiales especificados de acuerdo con los términos establecidos y en la fecha y lugar convenidos. Solicitud de Compra b. términos de la entrega y de pago. costo total de la orden y la firma autorizada. descripción.Asignatura: Costos identificación del número de catálogo. costo por unidad y total. cantidad de artículos solicitados. número de catálogo.

cantidad recibida. Informe de Recepción es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales recibidos. número de la orden de compra. descripción de los artículos. fecha en que el pedido es recibido. Es un registro en el cual se anotan las cantidades y costos de los materiales recibidos. El Informe de Recepción generalmente debe incluir el nombre del proveedor. las diferencias con la orden de compra si existiesen y la firma autorizada. las cantidades y costos de los materiales entregados y las cantidades y costos de los materiales en existencias. Los materiales que no sean satisfactorios deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el Informe de Recepción debe indicar la cantidad realmente aceptada. Tarjetas de Kardex o mayor auxiliar de Control de Materiales.Asignatura: Costos c. Informe de Recepción d. código del material. Tarjeta de Control de Materiales Página | 8 .

firma de la persona que autoriza la requisición. fecha de entrega. el costo unitario y costo total de los materiales devueltos. Es una orden por escrito que elabora el departamento que requiere de algún material y se presenta al almacenista para que entregue determinados materiales especificados para uso del departamento solicitante. firma de la persona que despacha los materiales y firma de la persona que recibe. la cantidad y descripción de los materiales. Los datos más importantes que debe incluir este informe son: fecha y número de la devolución. para lo cual se requiere de un formato denominado Informe de Materiales Devueltos que sirve para reintegrar los materiales que se regresan al almacén. bien sea porque hubo excedente. Requisición o Solicitud de Materiales. defectos en los materiales. el costo unitario y costo total del material despachado. Este formulario debe incluir: fecha y número de la requisición. Su formato es semejante a la requisición. identificación del departamento que devuelve los materiales. firma de la persona que devuelve los materiales y firma de la persona que la recibe en el almacén. Página | 9 . identificación del departamento que solicita el material o el número de la orden. firma de la persona que autoriza la devolución. Informe de Materiales Devueltos tiene el efecto inverso de una Requisición de Materiales y muestra los materiales que se devuelven al almacén.Asignatura: Costos Modelos e informes utilizados para la entrega de los materiales e. a. entre otros. la cantidad y descripción del material. equivocaciones en el despacho. Requisición de Materiales Modelos e informes usados en actividades no rutinarias (devoluciones) Algunas veces producción o cualquier departamento solicitante devuelve materiales al almacén.

En este caso se emite o elabora el formulario de Devoluciones en compras. Orden de Devolución de Compras es un formulario que indica los materiales que deben ser devueltos al proveedor. b. las observaciones correspondiente y la firma autorizada. se realizan devoluciones de materiales al proveedor. Orden de Devolución de Compras Página | 10 . cantidad devuelta.Asignatura: Costos Informe de Material Devuelto De igual manera. el nombre del proveedor. número de la orden de compra o de la factura a la cual pertenece el material devuelto. código del material. entre otras. descripción de los artículos. Este formato debe llevar impreso el número y fecha de la devolución. material con defectos. por distintas razones. entre las que se pueden mencionar: material no solicitado.

Sistema de Inventario perpetuo Bajo éste sistema se requiere un registro continuo (“tiempo real”) de adiciones y reducciones de inventarios. el costeo de los materiales usados no se determina directamente. No pueden calcularse con precisión los costos de materiales directos utilizados o los costos de productos vendidos hasta la terminación de los inventarios. b. El costo de los materiales usados en el periodo se determina restando el inventario final de materiales de los materiales disponibles para usar durante el periodo. Es un sistema que no requiere de un registro continuo de cambios en el inventario. este método significa un registro continuo de adiciones y reducciones de mercancías para su reventa. Sistemas de control de inventarios a. se determinan por su conteo físico.1. tanto el costo de los materiales usados como el costo del inventario final de materiales pueden determinarse directamente después de cada transacción o movimiento. Cuando se emplean éste método deben mantenerse tarjetas de registro del libro mayor auxiliar a fin de contabilizar los inventarios de materiales. de la siguiente manera: (+) (=) (-) (=) Inventario Inicial de materias primas Compras Materiales disponibles para usar Inventario final de materiales (con base en un conteo físico) Costo de los materiales empleados 100 200 300 50 250 Nótese que con éste método. Para un comerciante. Para el fabricante este método significa un registro continuo de adiciones y reducción de materiales directos. Para determinar el inventario final de materiales. producción en proceso. Así en el método de inventario perpetuo. debe realizarse un conteo físico de los materiales todavía disponibles al final del periodo. se calcula de manera indirecta como un residuo.4. compras y otros costos de compra. y productos terminados.Asignatura: Costos 2. Página | 11 . Con esta información puede calcularse un costo acumulativo de productos vendidos o consumidos. Sistema de Inventario periódico En un sistema de inventario periódico las compras más el inventario inicial es igual a los materiales disponibles para usar durante un periodo. y se restan de la suma de inventario inicial.

Primeras Entradas. para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes. Quedando de esta manera un saldo final de inventario que corresponde a las existencias adquiridas recientemente. Primeras entradas. Primeras Salidas PEPS Promedio diario. DS Nº 179-2004-EF del 08/12/2004.Asignatura: Costos El uso del método de inventario perpetuo también requiere un conteo físico al menos una vez al año para verificar la validez de los registros y/o revisar algún posible error o pérdida producidos por robo o daño. establece que los métodos de valuación de existencias aceptados tributariamente y a los cuales pueden optar las empresas de acuerdo a la actividad que desarrollen son: a. Cuando se utiliza un sistema de inventario perpetuo se debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios. 1. Promedio diario. El TUO de La Ley del Impuesto a la Renta. a. e. c. sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras. Página | 12 . b. Métodos de valuación de inventarios. d. mensual o anual (ponderado o móvil) Con este método lo que se hace es determinar un promedio. en su artículo 62º. b. Primeras Salidas PEPS Este método de valuación de Existencias se basa en el principio de que las existencias más antiguas en stock son las primeras en ser vendidas o consumidas. Actividades Investigar en qué consiste los métodos de valuación de Inventario al detalle o por menor y Existencias básicas. como los de la nueva compra. c. mensual o anual (Ponderado o Móvil) Identificación específica Inventario al detalle o por menor Existencias básicas El costo de la existencia debe incluir los costos de compra.1. Identificación específica Cada artículo vendido/consumido y cada unidad que queda en el inventario están individualmente identificadas. costos de transformación y otros costos en que se ha incurrido para poner las existencias en su ubicación y condición actuales.5.

éstas se sacan de la producción y no se realiza ningún trabajo adicional en ellas. Página | 13 . mano de obra y costos indirectos de fabricación. Dicho informe deberá contener por lo menos la metodología empleada y las pruebas realizadas. Material de desperdicio Aquella parte de las materias primas que queda después de la producción y que no tiene uso adicional ni valor de reventa. peso o cantidad de las existencias. Mermas y Desmedros. Material que se pierde. se debe considerar lo que estipula el inciso c) del Art. evapora. competente y colegiado por el organismo técnico competente. Unidades Dañadas Unidades que no cumplen con los estándares de producción y que se venden por su valor residual o se descartan. o que constituye un residuo sin ningún valor mesurable de recuperación. por el contario si son anormales se registran como pérdidas.Asignatura: Costos 1. no se admitirá la deducción. estos residuos son invendibles y no generan ningún beneficio económico. el polvo. el humo. Unidades Defectuosas Unidades que no cumplen con los estándares de producción y que deben procesarse adicionalmente para poder venderlas como unidades buenas. en el volumen. Los costos de reproceso pueden considerarse como costo del producto si son por causas normales de procesos eficientes.6. Para reparar las unidades pueden ser necesarios costos adicionales de materiales directos. Cuando se encuentran unidades dañadas. Desmedro Pérdida de orden cualitativo e irrecuperable de las existencias. Material de desecho Materias primas que quedan del proceso de producción. “Cuando la SUNAT lo requiera. Merma Pérdida física. éstas no pueden volver a emplearse en la producción para el mismo propósito pero es posible utilizarlas para un proceso de producción o propósito diferente o venderse a terceras personas por un valor nominal. o como mercancía defectuosa. Ejemplo los gases. Material de Desecho y Material de desperdicio.1. en un proceso de fabricación. Unidades Defectuosas. En caso contrario. 21º del DS Nº 122-94-EF del 21/09/1994 RLIR. haciéndolas inutilizables para los fines a los que estaban destinados. el contribuyente deberá acreditar las mermas mediante un “informe técnico” emitido por un profesional independiente. Tratamiento tributario: Para que sea aceptado como un gasto deducible para el Impuesto a la Renta.”. Unidades Dañadas. ocasionada por causas inherentes a su naturaleza o al proceso productivo.

también podrá establecer procedimientos alternativos o complementarios a los indicados. a falta de aquél. 21º del DS Nº 122-94-EF del 21/09/1994 RLIR.Asignatura: Costos Tratamiento tributario: inciso c) del Art. la SUNAT aceptará como prueba la destrucción de las existencias efectuadas ante un Notario Público o Juez de Paz. siempre que se comunique previamente a la SUNAT en un plazo no menor de seis (6) días hábiles anteriores a la fecha en que se llevará a cabo la destrucción de los referidos bienes. Dicha entidad podrá designar a un funcionario para presenciar dicho acto. “Tratándose de los desmedros de existencias. tomando en consideración la naturaleza de las existencias o la actividad de la empresa” Página | 14 .

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