INDICE

1. LOS DEPARTAMENTOS DE UN HOTEL
1.1 DIRECCIÓN DE PERSONAL
1.1.1 ORGANIGRAMA DE PERSONAL página 1 3 3 3 3 3 4 4 4 4 5

1.2 DIRECCIÓN DE DIVISIÓN CUARTOS
1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8

Reservaciones Valet Parking Concierge Recepción Teléfonos Ama de llaves Seguridad ORGANIGRAMA DE DIVISIÓN CUARTOS

1.3 DIRECCIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

1.3.1 Compras 1.3.2 Almacén 1.3.3 Cocina 1.3.4 Stewarding 1.3.5 Restaurantes 1.3.6 Lobby Bar 1.3.7 Banquetes 1.3.8 Room Service 1.3.9 Servibar 1.3.10 ORGANIGRAMA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 8 9 9 10

1.4 DEPARTAMENTO DE ANIMACIÓN HOTELERA 1.5 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1.5.1 ORGANIGRAMA DE CONTABILIDAD

1.6. DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO E INGENIERÍA
1.6.1 ORGANIGRAMA DE INGENIERÍA

10 11 11 12

1.7. DEPARTAMENTO DE VENTAS Y GRUPOS Y CONVENCIONES
1.7.1 ORGANIGRAMA DE VENTAS

experiencia). sistemas). idiomas. servir y perfeccionar el recurso humano. otros hoteles. Elaborar las descripciones de puestos en donde se especifican las funciones del puesto a desempeñar. asociaciones. Las principales actividades que se llevan a cabo en este departamento son: A. Selección de personal. escuelas de turismo. 3. bolsas de trabajo en Internet. Es un departamento estratégico sobretodo en la hotelería en la que el éxito depende del servicio brindado por el personal. está conformado generalmente por las siguientes direcciones: Director General General Director Director de Personal Human Ressources Director División Cuartos Rooms Division Director Director de Alimentos y Bebidas Food & Beverage Director Director Contralor Chief Accountant Or Controller Director de Ingeniería Chief Engineer Director de Ventas Marketing & Sales Director 1. Requisición de personal por parte del jefe de departamento respectivo. El proceso a seguir es el siguiente: 1.1 LOS DEPARTAMENTOS DE UN HOTEL Como se había visto en clases pasadas.1 DIRECCIÓN DE PERSONAL Este departamento tiene el deber de escoger. el perfil del puesto (edad. sexo. Reclutamiento: es el proceso mediante el cual se atrae a los candidatos (recepción de solicitudes) para el puesto que el hotel requiere. Comité en el seno del cual se toman las decisiones y se definen los planes de acción. el Comité Ejecutivo de un hotel. gente a su cargo). los requerimientos que cubrir para ocupar el puesto (escolaridad. etc… 2 . estado civil) los recursos con los que se cuenta para desempeñar la labor (equipo. 2. anuncios en periódicos. las relaciones de trabajo (jefe inmediato. material. b) Externas: a través de agencias de empleo. Existen 2 fuentes de reclutamiento: a) Internas: promoviendo a las personas que ya laboran dentro del hotel.

los días y lugares de pago. Contratación: en esta etapa el trabajador firma su contrato. entre otros. 10. Inducción: es el proceso para familiarizar al empleado de nuevo ingreso con la empresa y con sus nuevos compañeros. D. se llama a los anteriores trabajos para obtener referencias del candidato de preferencia por escrito o vía telefónica. Entrevista: es el primer filtro que tiene el candidato y el objetivo es aclarar con el candidato los datos asentados en la solicitud y verificar si reúne los requisitos del perfil del puesto. etc… 7. el reglamento interno. Clima Organizacional: consiste en lograr que haya un clima de armonía en las relaciones del hotel con sus empleados. en el caso de las mujeres verificar si están embarazadas.4. verificar si tiene enfermedades contagiosas. festejo de cumpleaños) E. Planeación de la cantidad de personal: prever la contratación de personal eventual por la variación en la ocupación de un hotel muy a parte del personal de planta. Evaluación. las normas de seguridad. Sueldos y salarios: el hotel debe de contar con una estructura que internamente sea equitativa y motivadora y que hacia el exterior sea competitiva y que vaya de acuerdo con el desempeño del personal que ocupa cada cargo. Entrevista con jefe de departamento: conduce la entrevista final y toma una decisión. el servicio de cafetería y de casilleros. Hacer que lo que piensa la Dirección llegue a los empleados y viceversa. B. capacitación. Verificación de referencias: si el candidato pasa el filtro de entrevista. Algunas prestaciones son: 3 . comisiones por ventas. de conocimiento de alimentos y bebidas. se le da de alta en el Seguro Social. su credencial de empleado. sobre el organigrama. Se definen los sueldos y se lleva a cabo el proceso para pago de nóminas. En algunos casos se contrata una empresa externa para encargarse de los programas de capacitación. Una de las funciones principales es promover la capacitación continua para todos los trabajadores. Los estudios deben de ser pagados por el hotel. Asimismo RH debe de buscar formas de motivación que pueden ser económicas (bono de puntualidad. 6. de contabilidad. se le entrega su tarjeta para checar. 9. F. Pruebas psicológicas y pruebas de preselección si el puesto los requiere como son: inglés. empleado del mes. C. premio económico al empleado del mes) y no económicas (ascensos a otros puestos. permisos con goce de sueldo. Examen médico: previo a dar el empleo el seleccionado debe someterse a un examen médico con el objeto de conocer su estado general de salud. 8. se le entrega su uniforme (en caso de usar). Vigilar las armoniosas relaciones de trabajo. Generalmente se da en un curso mediante el cual se informa al empleado sobre la misión y visión de la empresa. viajes a otros hoteles. La decisión final se toma en conjunto con el Director de RH. Debe de enviar un comentario a Recursos Humanos indicando porqué no es apto o porqué si. desempeño y motivación: RH debe de llevar a cabo con cierta periodicidad evaluaciones de desempeño en donde el jefe inmediato retroalimenta el trabajo del empleado informándole acerca de lo que hace bien y sobre cuáles son sus áreas de oportunidad de mejora. obtener indicios de que el trabajador es alcohólico o drogadicto. los servicios del hotel así como se realiza un recorrido por todo el hotel. Prestaciones: uno de los mayores atractivos para atraer buenos candidatos es contar con un buen paquete de prestaciones independiente del salario. fiestas. de asistencia. Capacitación. 5. G.

2. transporte del hotel. cafetería de empleados.2. seguro de vida. se elaboran reservaciones de espectáculos. Valet Parking: Departamento que se encarga de recoger el auto del huésped y llevarlo a estacionar así como del cobro del servicio de estacionamiento de acuerdo a las políticas del hotel (algunas veces solo se cobra a los que no son huéspedes). Relaciones con el sindicato: el Gerente o Director de RH debe de mantener una excelente relación con los sindicatos en donde existe un contrato colectivo. tarjeta de crédito para garantizar la reservación. estacionamiento.2 DIRECCIÓN DE DIVISIÓN CUARTOS o DIRECCIÓN DE OPERACIONES Esta dirección está conformada por aquellos departamentos que tienen relación con la parte de habitaciones de un hotel y son: 1. de personas. son los encargados de mostrar las habitaciones si el recepcionista se los pide así como en algunos hoteles de hacer la entrega del periódico en las habitaciones. vales de despensa. hospedaje. seguro de gastos médicos mayores. A este departamento también pertenece el portero quien se encarga de abrir la puerta del auto a los huéspedes al momento de su llegada y de su salida.3 4 .1 ORGANIGRAMA DE PERSONAL Director de Recursos Humanos Asistente Gerente de Reclutamiento y Selección Gerente de Capacitación Gerente de Nómina 1. 1. entre otros. boletos de avión. lavandería. descuentos o convenios con otras empresas.2.2 1.vacaciones. Los datos básicos para generar una reservación son: nombre de la persona que reserva y nombre al que quedará la reservación. Asimismo en este departamento se guarda el equipaje de los huéspedes.1. 1. fecha de llegada y salida. fumar o no fumar. tele. H. Concierge: Es el departamento conocido como botones que está a cargo de un Chief Concierge. transportación. excursiones. caja de ahorro. no. Las personas que laboran en este departamento deben de tener el dominio de otro idioma así como tener aptitud de venta. restaurantes. caja de seguridad entre otros.1 Reservaciones: En este departamento se reciben las llamadas para realizar reservaciones de habitaciones así como se monitorean las reservaciones que llegan a través de correo electrónico o por la página web. tipo de cama. Forman parte de este departamento los botones o bell boys quienes además de hacerse cargo de llevar el equipaje y acompañar a los huéspedes a las habitaciones para mostrarles el funcionamiento del aire acondicionado. Los acuerdos siempre se harán entre RH y los líderes sindicales.

servibar o Impresión de reportes o Resolución de conflictos o Check out o cierre de la cuenta del huésped o La auditoria nocturna – turno de 23 hrs. escaleras y ventanas. restaurantes y salones públicos. entre otros. pasillos y vestíbulos. hacer un doblez especial en la cama.6 1. a 7 hrs. En este departamento se realizan las siguientes actividades: o Enlace de llamadas de larga distancia y locales. El jefe de este departamento debe de elaborar en conjunto con los jefes de departamento de todas las áreas del hotel.2.2. Tiene a su cargo una serie de camaristas. o Recados telefónicos o En algunos hoteles aquí se toman las comandas de room service. papelería de habitaciones. oficinas. blancos) o Papeleo (reportes) o Lavandería y tintorería (tanto de blancos de habitaciones y A&B. como de uniformes y de ropa de clientes) o Cortesía nocturna ( cerrar cortinas. los huéspedes y a sus pertenencias en todas las áreas del hotel.2. o Solicitud y control del abastecimiento y equipo necesario (amenidades.7 5 .(cargo de rentas a habitaciones. un programa de seguridad que incluya los siguientes aspectos: o Políticas de entrada y salida de personal y de objetos o Prevención y combate de incendios o Calderas y fogoneros o Alarmas e Iluminación en las áreas o Procedimientos autorizados para el personal o Prevención de robos a huéspedes y empleados o Protección a cajeros 1. prender lámpara de noche. El trato que el huésped reciba en este departamento es de vital importancia porque aquí solicitará servicios desde el momento de su llegada hasta su salida. Generalmente se manejan 2 turnos de 7 a 15 hrs. y de 15 a 23 hrs. Ama de Llaves o House keeping: la definición de ama de llaves es la persona que realiza o supervisa el trabajo del mantenimiento de la casa.4 Recepción o Front Desk: Es el centro de operaciones del hotel. ropa de cama. mozos de piso y personal para el lavado y planchado tanto de ropa de huéspedes como de blancos (toallas.1.5 1. Las labores más importantes de este departamento son: o limpieza y mantenimiento de habitaciones. tienda de regalos. o Cargos a la cuenta de los huéspedes por concepto de llamadas telefónicas o Llamadas de despertador o Servicio de información: horarios de servicios del hotel.objetos olvidados Seguridad o Loss Prevention: se encarga de brindar seguridad a los empleados. clima. En este departamento se llevan a cabo los siguientes procesos: o Asignación de habitaciones (lo hace el Rooms Controller) o Registro de los huéspedes (check in) o Cambio de divisas o Reimpresión de llaves y cambios de habitaciones o Control de las cuentas de los huéspedes o Cargo de consumos a las cuentas de los huéspedes tales como lavandería. equipos de limpieza.2. elaboración de informes. reportes de ingresos de centros de consumo) Teléfonos: como su nombre lo dice se encarga del servicio de comunicación de los huéspedes. chocolate o dulce) o Lost & Found. mantelería).

o o o o Seguros Asesor jurídico (en caso de robos. incendios) Primeros auxilios – enfermería Ubicación y monitoreo del circuito cerrado de vigilancia (a excepción de en baños y habitaciones) 6 . accidentes.

2.1.8 ORGANIGRAMA DE DIVISÓN CUARTOS Director de División Cuartos Asistente Ama de llaves Gerente de Seguridad Agentes de Seguridad Jefe de Lavandería y Tintorería Jefe de Valets Valets Marcadora de ropa Lavador Planchador de lavandería Lavador y Planchador de Tintorería Gerente de Front office Gerente de Recepción Gerente de Reservaciones Chief Concierge Gerente de Teléfonos Concierge Portero Botones Gerente de Valet Parking Estacionadores Asistente Jefe de áreas públicas Supervisoras Supervisores (Rooms Controller) Agentes de reservaciones Telefonistas Camaristas Mozos de Áreas Públicas Cajeras Recepcionista s Auditor Nocturno 7 .

El mesero es quien atiende la mesa y el garrotero quien apoya en el servicio al mesero sacando los muertos y trayéndole los platillos de cocina. Restaurantes: son las áreas en donde se lleva a cabo el servicio de alimentos y bebidas. Lobby bar: la operación de las bebidas en general se realiza bajo la supervisión de un gerente de bar. Este departamento se encarga de solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores buscando calidad y buen precio. Es aquí en donde los encargados de las diferentes cocinas deberán entregar sus requisiciones para obtener la materia prima. Este gerente entre sus funciones tiene la de programar el personal y cerciorarse de que se cuente con todo el material necesario para la operación. programación de personal entre otras. A cargo de la parte operativa del restaurante se encuentra el o los capitanes quienes tienen a su cargo un cierto número de meseros y entre sus funciones destaca el tomar la orden. Cocina: es el área de preparación de alimentos.4 1. panadería.6 8 .3. cocina fría. pastelería.3. color entre otras indicadas por el Chef Ejecutivo. verificar las cuentas y supervisar el trabajo de los meseros. asignar mesas. Stewarding: es conocida también como el área de lavaloza. sugerir los vinos ideales para un buen maridaje así como en catar y servir el vino. se ocupan de la limpieza general de las cocinas. ocuparse de costos de alimentos así como determinar las compras para sus áreas. En este departamento se realizan los inventarios físicos cada fin de mes. El trabajo en esta área consiste en llevar a cabo la limpieza de todo el equipo utilizado para la preparación y servicio de los alimentos y bebidas y resurtir el equipo limpio a sus áreas de almacenaje. etc… Este departamento está a cargo de un Chef Ejecutivo quien entre sus labores se ocupa de elaboración y variación de los menús. A su cargo tiene los taberneros o bar tenders quienes se ocupan de la preparación y servicio en barra de las bebidas.1.3. acompañar al cliente a su mesa y entregar la carta o menú.5 1.3. servicio que puede ser a la carta o tipo buffet. Como responsable de este departamento se encuentra el Chief Steward quien coordina y supervisa el trabajo de los stewards. Generalmente existe un Jefe de Almacén y almacenistas que se encargan del acomodo y rotación de la mercancía.3.2 1.3 1. Generalmente existe un gerente de restaurante encargado de las funciones administrativas como son distribución de propinas. Asimismo. se encarga de realizar las compras y supervisar la recepción de la mercancía verificando que en efecto cumpla con las especificaciones. persona con un amplio conocimiento sobre vinos cuyo trabajo consiste en seleccionar y elaborar la carta de vinos. Entre los departamentos que la conforman están: 1. Asimismo existe una posición de host o hostess cuyas funciones principales son tomar reservaciones. calidad. Generalmente se cuenta con servicio de bebidas a la 1.3. cocina caliente.1 Compras: es el departamento que con base en las especificaciones de tamaño. En algunos restaurantes existe la figura del sommelier. Almacén: es el departamento que se encarga de la distribución de todos los productos que llegan a compras en los diferentes almacenes. Aunque en general existen divisiones en la cocina como pueden ser: carnicería. La cocina principal es el centro de toda la división de alimentos.3 DIRECCIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Esta dirección está conformada por aquellos departamentos que tienen como objetivo suministrar alimentos y bebidas y proporcionar el servicio de los mismos.

En algunos hoteles además de servir los banquetes en sus salones tienen servicio de catering a domicilio. Es indispensable que todas las áreas del hotel tengan conocimiento de todos los eventos que tienen lugar en el hotel. reuniones de trabajo. En el afán de planear y dar un servicio más eficiente a la demanda de desayunos. Generalmente al momento de realizar el check-out del cliente. desayunos. Banquetes o Catering: este departamento se ocupa de la preparación y servicio de alimentos y bebidas en salones de banquetes así como de toda la logística de los eventos. En algunos hoteles. alimenticia. organización. montadores y encargados del equipo audiovisual.8 1. eventos sociales. Sin embargo.(ver página 11) Room Service: como su nombre lo indica es el servicio de alimentos y bebidas en las habitaciones de los huéspedes. Las formas indican la orden y la hora del servicio y se colocan en la manija de las habitaciones (conocidos como candados) de donde es recogida en las primeras horas de la mañana. supervisión y cobro de un evento. Minibar o Servibar: Departamento a cargo de resurtir el contenido de los minibares que se encuentran en las habitaciones así como de verificar diariamente el consumo para reportarlo a recepción y se realice el cargo correspondiente a la habitación del huésped. en ocasiones de alta ocupación se puede recurrir a personal de otras áreas de A&B o a personal eventual.1. Para evitar que el cliente trate con personas distintas en cada ocasión. cocteles. dentro de la estructura del departamento de banquetes se encuentra la figura del gerente de grupos y convenciones que se explica en el departamento de ventas. etc… A cargo de este departamento generalmente está una Directora de Banquetes quien se ocupa de cuestiones administrativas como presupuestos y en ocasiones de algunas cuentas clave para el hotel. Puesto que la demanda de este servicio varía de acuerdo a la ocupación del hotel. seguros. 1.9 9 . Las órdenes se llevan en ocasiones en carritos de servicio y en otras ocasiones únicamente con charolas. cocina que se utiliza específicamente para la producción de banquetes.7 mesa por lo que también se tienen en la estructura meseros para llevar a cabo esta labor. muchas órdenes siguen siendo transmitidas por teléfono por lo que es necesario contar con toma órdenes. Entendiendo por evento desde un servicio de café (coffee break) hasta una cena de gala.3. A su cargo tendrá una serie de Gerentes o Ejecutivas de Banquetes encargadas de la venta. En muchas ocasiones existe en los hoteles una cocina específica para banquetes a cargo de un Chef de Banquetes. se acostumbra dividirse las cuentas de clientes de acuerdo a su giro o segmento (industria farmacéutica. Las horas pico para room service son en la mañana para el servicio de desayunos.3. en recepción se le pregunta acerca de sus últimos consumos de minibar y se indica por radio al departamento de minibar para que algún surtidor se desplace a corroborar el consumo. etc…) A cargo de la operación de los eventos se encuentra el capitán de banquetes quien supervisa el trabajo de los meseros. desfiles de modas. los hoteles han colocado en las habitaciones formas para ordenar el desayuno anticipadamente. un cajero al igual que con personal de supervisión (gerente) y servicio (meseros).3.

1. C Pasteleros Capitanes Meseros Meseros Garroteros Supervisor de montajes Montadores Audiovisual 10 . Gerente de Room Service Toma órdenes Cajero Meseros Chief Steward Chef Ejecutivo servibar) Gerente de Banquetes Ejecutivas de cuenta Gerente de Restaurantes Stewards o lava lozas Sous-chef Chef Pastelero Bar tenders Meseros Capitanes Host o Hostess Sommelier Cocineros A. B.10 ORGANIGRAMA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Director de Alimentos y Bebidas Asistente de A&B F&B Assistant Gerente de Bares (lobby bar.3.

carreras) o Deportes (football. Generalmente existe un gerente o supervisor de animación quien cuenta con el apoyo de una serie de animadores quienes se encargan de organizar: o Concursos (bingo. que todos se sientan integrados: niños. este departamento también se encuentra a cargo del gimnasio.5 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD La mayoría de las funciones de este departamento son técnicas. creativa. se divide en cuatro categorías: o Ingresos: a cargo del auditor nocturno quien se encarga por la noche de realizar el cierre de ingresos por división y por departamento. líder. juegos de mesa. los animadores comparten los alimentos con los huéspedes. El trabajo de este departamento a cargo de un Contralor General. Aquí se registran aquellas cuentas por pagar (proveedores que dan crédito. organizar y realizar actividades que permitan la comunicación y sociabilización de todos los huéspedes. carismática. salsa. Su principal función es planificar. facilidad de comunicación. 1. Gran turismo.1. aquaerobics. Generalmente a través de flyers en recepción o paneles de avisos se informan a los huéspedes de las actividades culturales y recreativas que se llevarán a cabo indicando el horario y área en la que de desarrollará la actividad. sin miedo escénico y con conocimiento de idiomas (mínimo inglés). kayak) o Shows nocturnos o Tours a discotecas para los jóvenes o Fogatadas Asimismo en los hoteles all inclusive. jóvenes. 11 . belly dancing) o Deportes acuáticos (snorkel. Este departamento como tal existe en hoteles 5 estrellas. Con esta información al siguiente día se puede conocer el ingreso por división cuartos y por alimentos y bebidas y en específico por algún departamento de cualquiera de las 2 divisiones antes citadas. castillos de arena) o Clases (aerobics. Aquí también se registran aquellas cuentas por cobrar. pago de comisiones a agencias de viajes). volleyball) o Actividades para niños (pintura. spa y club de niños. Por el tipo de actividades que se realizan en este departamento. adultos y personas de la tercera edad. organizada. El objetivo de este departamento es hacerle al huésped más agradable y divertida su estancia. En algunos hoteles. hoteles All Inclusive y más frecuentemente en destinos de playa. se busca que el animador sea una persona joven. o Egresos: como su nombre lo indica se refiere a todos aquellos pagos a proveedores por concepto de compras hechas por el hotel.4 DEPARTAMENTO DE ANIMACIÓN HOTELERA Este departamento en muchas ocasiones depende directamente del área de alimentos y bebidas porque muchas de las actividades organizadas tienen lugar en las áreas en las que se ofrecen A&B como son las orillas de las albercas o en los salones de banquetes.

electricistas. 12 . El jefe de mantenimiento elabora el programa de mantenimiento preventivo. egresos. para llevar a cabo esta actividad tiene una estrecha relación con el departamento de recursos humanos. Existen 3 tipos de mantenimiento: o Mantenimiento preventivo: se realiza en el equipo con el fin de evitar las reparaciones urgentes. Su principal función consiste en evitar las quejas de los huéspedes y los frecuentes reportes de equipo fuera de funcionamiento mediante la implantación de sistemas y programas de mantenimiento. operadores de calderas. el año en curso hasta la fecha con el año anterior hasta la fecha o el trimestre.o Nómina: se refiere a la preparación y el pago de sueldos y salarios. cheques. alberqueros. Por citar algunos pueden existir: jardineros. de restaurantes. Este es un puesto que no tiene contacto con el cliente sino que recibe estos pagos por parte de los cajeros de los diferentes departamentos (recepcionistas. etc… que ingresan al hotel por concepto de diferentes pagos que es el Cajero General. las cuales ocasionan pérdidas a la empresa y molestias a los clientes. plomeros.5. Los puestos dependerán del tipo de hotel y número de habitaciones. etc…) 1. se elaborarán informes estadísticos necesarios para el buen funcionamiento del hotel como son: comparaciones de periodos de habitaciones y alimentos y bebidas tanto en dólares como en porcentajes. carpinteros. o Informes estadísticos: una vez que se preparan los estados financieros con la información antes mencionada (ingresos.6 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO O INGENIERÍA Este departamento se encarga de tener el equipo y el edificio del hotel en óptimas condiciones para su adecuado funcionamiento. room service.1 ORGANIGRAMA DE CONTABILIDAD Contralor Asistente Caja General Auditor Nocturno Crédito y Cobranza (Cuentas por cobrar) Cuentas por pagar Encargado de Nómina 1. nómina). La comparación más común es del mes corriente con el mismo mes del año anterior. bares. Existe un puesto estratégico quien se encarga del manejo del efectivo. vouchers.

13 . una convención (grupo+eventos). computadoras. fumigación. agencias de viajes o banquetes.1 ORGANIGRAMA DE INGENIERÍA Director de Ingeniería o Jefe de Mantenimiento Asistente Supervisores de Mantenimiento Electricistas. Por revisión cuando se realiza un recorrido de rutina y se detecta una falla. etc. según las temporadas (alta.o Mantenimiento correctivo: puede ser por reporte o revisión. Pintores. Ejemplos de este tipo de mantenimiento son: aire acondicionado. 1. Deben de establecerse ciertas políticas de ventas como parámetros para los ejecutivos de ventas y entre estos podemos citar: o o Las tarifas que se pueden asignar trátese de un grupo (10 o más habitaciones). Este departamento está encabezado por un Director de Ventas siendo éste responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas subáreas en las que se divide la función de ventas. calderas. instalaciones y servicios del hotel así como en ocasiones de eventos que complementan la estadía de los huéspedes.7 DEPARTAMENTO DE VENTAS Y GRUPOS Y CONVENCIONES El departamento de ventas concentra sus esfuerzos principalmente en asegurar ventas de habitaciones. 1. Por reporte cuando algún departamento detecta una falla da aviso a mantenimiento levantando un reporte. baja). o Mantenimiento contratado: cuando el hotel no cuenta con el equipo ni personal necesario para realizar un tipo específico de mantenimiento y se debe de contratar a una empresa o persona física para hacerlo. A su cargo puede tener Gerencias enfocadas a venta de grupos y a venta de convenciones quienes a su vez tienen a su cargo una serie de ejecutivos de ventas que se encargan de buscar clientes para el hotel y cuyo trabajo está generalmente en la calle visitando clientes prospecto así como cerrando contratos. elevadores. Plomeros. En estos casos el jefe de mantenimiento supervisa a los contratistas y verifica que realicen los trabajos con respecto a lo estipulado por contrato. La capacidad de los grupos que serán aceptados en ciertas temporadas del año.6. Es muy importante que los ejecutivos detecten a la persona que en la empresa es quien realiza las reservaciones y quien toma las decisiones de hospedaje de sus empleados.

sin embargo su función está orientada en mayor medida a las ventas. A este departamento también pertenece un Gerente o Director de Relaciones Públicas que se hace responsable de proveer la imagen del hotel.1 ORGANIGRAMA DE VENTAS Director de Ventas Asistente Gerente de Relaciones Públicas Gerente de Ventas de Convenciones Gerente de Ventas Grupales Gerente de Mercadotecnia Ejecutivos de ventas Ejecutivos de Ventas 14 . paquetes y los públicos a los cuales se dirigirán los esfuerzos de mercadotecnia. flyers. productos promocionales. Esta persona entre sus funciones tiene el ocuparse de los clientes VIP’S así como buscar espacios en periódicos locales u otras publicaciones para presentar el hotel. En este departamento también se organizan los viajes de familiarización o fam trips para aquellos contactos que potencialmente traerán un grupo a mi hotel y que desean probar las instalaciones y servicios. eventos para los contactos de ventas. papelería. fiestas de beneficencia. etc… Por último también existe una figura a cargo de verificar el enfoque de la mercadotecnia que maneja el equipo de ventas como son promociones. El director de relaciones públicas junto con el gerente general es responsable también de ciertas funciones sociales como pueden ser desayunos ofrecidos a prensa. se encuentra un gerente de grupos y convenciones que se encarga de la operación y seguimiento de todas las necesidades del grupo desde que se lleva a cabo del cierre del contrato con algún(a) ejecutivo(a) de ventas hasta el cobro de la cuenta pasando por cuidar todos los detalles y requerimientos del grupo durante su estadía en el hotel. El pago de comisiones. Los requisitos como listas de alojamiento. Asimismo en algunos hoteles dentro de la estructura de ventas.o o o o Importe de los depósitos por anticipado que se deben de recibir y en qué intervalos. 1. Este gerente debe de mantener informados a los distintos departamentos del hotel de la visita de los grupos así como del rol que cada departamento va a jugar durante la estadía del grupo. desfiles de modas.7. preasignación de habitaciones El número de cuartos que se darán en cortesía a los grupos dependiendo del número de habitaciones reservadas. Esta persona normalmente no está subordinada al Director de Ventas (razón por la cual aparece punteada en el organigrama) sino al gerente general.

15 .

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