Diseo de un sistema automatizado para el control del proceso de inscripcin de la Escuela Tcnica

Andrs David Jimnez - andresrambo16@hotmail.com

1. Planteamiento del problema. 2. Objetivos de la investigacin. 3. Justificacin. 4. Antecedentes Histricos. 5. Bases tericas. 6. Trminos bsicos de la investigacin. 7. Fundamentacin Legal. 8. Tipo y diseo de la investigacin. 9. Poblacin y muestra. 10. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos. 11. Descripcin del instrumento 12. Procedimiento Seguido por los Investigadores para el Desarrollo del Trabajo. 13. Anlisis de resultados conclusiones y recomendaciones. 14. Bibliografa. 15. Anexos

Diseo de un sistema automatizado para el control del proceso de inscripcin de la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana Rmulo Gallegos

Planteamiento del problema.

Con el transcurso del tiempo la tecnologa avanza, las empresas se sienten en la necesidad de adquirir tecnologa para el mejoramiento de sus sistemas y a las vez sus procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y as obtener una adaptacin paralela de condiciones con las empresas lderes del mercado. Tomando en cuenta que en el mundo, en pases industrializados y desarrollados existen sistemas automatizados mucho mas avanzados que le permiten un eficaz desenvolvimiento y desempeo de sus actividades rutinarias para facilitar a las mismas, es el caso de EEUU y de CHINA que estn a la vanguardia de la tecnologa con respecto a la automatizacin de la informacin (base de datos, registro, red mundial) ya que gracias a su desarrollo estos van al comps de la innovacin de las tecnologas en la informtica. Por lo anteriormente expresado el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la informtica, tal vez la palabra clave es la comunicacin, pues el hombre ha sido capaz de comunicarse ms fcilmente con un deseo interminable, que se puede decir, no se ha realizado del todo pero va encaminado hacia l, es un hecho que las computadoras liberan al hombre de las abrumadoras tareas de efectuar rutinas masivas y le permite emplear su inteligencia en tareas ms estimulantes e interesantes. Por lo tanto las computadoras son ms que un cerebro de alta velocidad, se ha convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas. En esta era se ha observado una gran innovacin y desarrollo de tecnologas de la informacin que ha permitido la evolucin de computadores que son capaces de producir sistemas de informacin a la sociedad con apartes a los distintos sectores econmicos, sociales, polticos, educativos, entre otros. Debido a esto los procesos rutinarios en forma manual procesan informacin lenta, llevarla a un sistema automatizado garantiza un mejor trato de informacin. Segn esto los avances tecnolgicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de produccin de bienes la potencia y las posibilidades de este aparato (Computador) han cambiado profundamente tanto en su concepcin como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la funcin de un computador se reduce a tratar la informacin que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos. Como sucede en la mayora de los campos tcnicos, la tecnologa de la informacin se refiere a los medios colectivos para reunir, y luego almacenar para procesar, la motivacin para conseguirlo, disminuir costos y funciones especializadas y enfocada a la eficiencia operacional, asimismo es un gran apoyo en las investigaciones que abarque la gestin de la organizacin, sea transformado en un instrumento arma estratgica que tiene un carcter de cambio en forma sustancial que redefina la naturaleza del objetivo, creando

uno nuevo donde antes no exista, o cambiar el objetivo de modo radical con ventajas competitivas. As mismo la diseminacin de la tecnologa significa que las operaciones cotidianas de casi toda la organizacin se vuelven cada vez ms diferentes del funcionamiento adecuado de est tecnologa. El grado de esta dependencia es difcil de discern en un principio, a medida que organizaciones y las personas van ajustndose a las nuevas tecnologas, los procedimientos y sistema manuales va dejando de manera sutil y paulatina de tener cualquier importancia prctica. Sin embargo en el caso de Venezuela la tecnologa avanza lentamente pues no le puede llevar el ritmo a otros pases ya industrializados que llevan un paso mas rpido, pero a pesar de eso Venezuela no se queda atrs en cuanto a tecnologa ya que nuevas generaciones de venezolanos muestran inters que este pas debe llevarle el mismo o mejor paso al de otros pases para que instituciones publicas como privadas sean mas eficaces, eficientes, y a consecuencia contribuir a que el pas se desarrolle. En tiempos pasados, se discutan las dificultades planteadas por los sistemas de informacin se refera a las personas, no a la tecnologa de la informacin, luego se ha intentado despertar el inters ante las posibilidades que ella brinda tambin formular que se ha desmotado y que se puede resolver la mayora de los problemas tcnicos, pero para quienes comprenden que la innovacin basada en la tecnologa es al fin un proceso social, cuando, muchos aos ms tarde, se examinan las predicciones hechas con referencias al cambio tecnolgico, resulta impresionante su penetracin y la incorporacin de la tecnologa de la informacin a la vida cotidiana pues al fin, su influencia en el hombre no se ha hecho esperar y el ser humano a tomado amplia conciencia de la profunda alteracin que la utilizacin no slo de computador sino del conjunto de tcnicas de tratamiento de la informacin derivada de su uso ha llevado a construir los retos del futuro. Sin embargo en el municipio Maracaibo la tecnologa a permitido que instituciones como la UNEFA, LUZ, y otras universidades tengan un confiable sistema automatizado de PRE-inscripcin e inscripcin de estudiantes va Internet y llevando un registro de cada uno de ellos gracias a una gran base de datos que hace mucho mas rpido y menos trabajoso para el personal de llevar todo manualmente y a consecuencia de retraso de las actividades normales de la institucin o de perdida, duplicacin de papeleo del estudiante al la hora de inscripcin. En vista de esto sale a la luz la automatizacin del proceso de inscripcin para evitar dichos problemas. Por otro lado en las instituciones publicas de educacin media del municipio Maracaibo tras una breve investigacin se encontr que todava no existe un sistema de registro automatizado de proceso de inscripcin es el caso del

liceos como Octavio Hernndez, U don Prez, Alonso Pacheco y otras. La ausencia de tecnologa informtica no es solo a nivel municipal si no tambin a regional y nacional. Se observ actualmente la falta de tecnologa en la E.T.C.R Rmulo Gallegos demuestra lo ineficaz del proceso de inscripcin, funcionando en forma manual y originando alto grado de desorganizacin, lentitud en la realizacin de reportes, duplicacin de inscripciones y demora en la entrega del carnet, en el proceso que a su vez ocasiona agotamiento del personal. En vista de que la escuela tcnica actualmente cuenta con un nmero de matriculas de superior a las 1077 alumnos, debido a lo peculiar de su enseanza tcnica, influyendo de manera directa el provocar el insuficiente e incompetente desarrollo de las inscripciones, retomando el normal desempeo de las actividades de otros departamentos dependientes del proceso, hasta el punto de iniciarles en el transcurso del periodo escolar. Las seccionales encargadas de coordinar gran parte de las inscripciones se le acumulan demasiado trabajo, para manipular los requisitos y llevar fichas que se pueden prestar a la prdida y alteracin, al igual que organizarlos en ficheros. En las seccionales se va a tomar la funcin de: Planificar y controlar la inscripcin por curso y seccin del plantel, pues es lento y desorganizado, requiere de varios das para realizarlo. El objetivo que persiguen las seccionales en cuanto a inscripcin es: inscribir una gran cantidad de alumnos en poco tiempo con el sistema manual y tradicional que llevan, el proceso de inscripcin se adapta a la necesidad del alumnado y va a depender de una serie de autorizaciones, no lo puede lograr porque tiene muy poco tiempo para la gran cantidad de alumnos con que cuenta el centro educativo ocasionando que el sistema sea lento, desorganizado y poco confiable ya que se presta a que algunas ocasiones se pierdan los datos arrojados y/o duplicarse, esto ocasiona mucho espacio dentro de los archivos. El proceso de inscripcin se lleva de forma manual, donde se verifica la totalidad de los documentos, se recolectan los datos a travs de una ficha denominada libro de vida con el fin de crear expedientes del alumno y se la anexan los documentos exigidos (partida de nacimiento, certificado de salud, certificado de notas, cdula de identidad, 4 fotografas). En conclusin al lograr implementar este sistema del proceso de inscripciones automatizado no solo la E.T.C.R Rmulo Gallegos ser pioneros en tener tecnologa de control del registro de alumnos de la institucin si no tambin ser mas eficaz, el proceso ser mas rpido, seguro, amigable y por supuesto menos trabajo para el personal del plantel, ya que se ahorraran todos los problemas que da el antiguo sistema de inscripcin.

Entre las dificultades que presenta este proceso se pueden mencionar: Los alumnos no se ubican correctamente, el trabajo se torna demasiado pesado, se congestiona la institucin durante el proceso, el carnet no es entregado al instante como prueba que ha sido inscrito, la manipulacin del libro de vida es muy frgil, algunas de las actividades hechas por la institucin se atrasan, la informacin se procesa muy lenta, todas estas dificultades repercuten en las diferentes reas con la que cuenta la institucin. Esto conlleva a que las reas que se ven afectadas son: el Departamento de Evaluacin, pues su trabajo durante estos das es acelerado y congestionado debido a que se hacen inmensas columnas para proceder a la inscripcin, y esto ocasiona: Ineficiencia en el proceso, el personal trabaja demasiadas horas extras, las solvencias no tienen hora fija de entrega, aparte de eso tienen que realizar su trabajo habitual, congestiona rama tcnica, porque los alumnos que van a (recuperar) reparar no tiene mencin lo que ocasiona un descontrol, donde ubican a estos en las menciones con poco alumnado, este proceso de inscripcin involucra a todo el centro educativo, pues con esta informacin permite trabajar a varios departamentos. Como se puede ver por estas diversas razones es necesario un cambio, a travs de un sistema automatizado que evite y controle, la duplicacin y prdida de documentos y que agilice el proceso de inscripcin de tal manera que sea confiable, seguro y amigable. Segn lo expuesto trabajo se plantean la siguiente interrogante: Cules sern las ventajas que traera la automatizacin del proceso de inscripcin de la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana "Rmulo Gallegos en el Periodo escolar 2008-2009?

Objetivos de la investigacin.

A continuacin se presentan los objetivos que se pretenden lograr con el siguiente estudio. Objetivo General. Establecer la automatizacin del proceso de inscripcin que controle, registre de manera segura, precisa y eficiente la informacin del alumno inscrito en la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana "Rmulo Gallegos".

Objetivos Especficos.

Describir el proceso de inscripcin en la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana "Rmulo Gallegos". Determinar las ventajas y desventajas automatizacin de los formatos manuales de inscripcin que traera para la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana "Rmulo Gallegos" Fijar las normativas y polticas de seguridad a utilizar, para el desarrollo del sistema automatizado en la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana "Rmulo Gallegos".

Justificacin.

Debido a la problemtica que genera el uso de un sistema manual para el control de de inscripcin como lo es la lentitud del proceso, la falta de seguridad en los datos y el descontrol, la implementacin de un sistema de informtico que controle el proceso de registro e inscripcin en el departamento administrativo de la "E.T.C.R Rmulo Gallegos". El hecho de cambiar el sistema manual de inscripcin , por un sistema automatizado, representa una evolucin notable en el sistema, ya que sern sustituidos los archivadores y los procesos manuales de llenados de fichas y consulta por un sistema global encargado del almacenamiento y bsqueda de toda la informacin vinculada en el proceso de registro de alumnos, aminorando notablemente la carga que representa para personal administrativo . Por lo anteriormente expresado se ha conseguido un total apoyo a la idea de implantar un sistema automatizado de inscripcin. Todo el personal se siente partidario por hacer realidad un proyecto que traera un soporte tcnico confiable y acorde a los avances de la era tecnolgica de la informacin. Las personas que laboran en la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana "Rmulo Gallegos" en el departamento administrativo docente durante este complicado proceso, exige un cambio que englobe la exigencia de la nueva era, esto nos da mas fuerza para continuar y a fin conseguir su implantacin. Por lo tanto este estudio es muy importante para esta Institucin ya que seremos pioneros en implementar este tipo de sistema automatizado en educacin bsica as mismo buscar por ello el crecimiento, desarrollo tecnolgico escolar que la unidad educativa demuestra a sus alumnos la calidad de su funcionamiento publico en la comunidad. Desde el punto de vista metodolgico todas las tcnicas de esta investigacin le servir a trabajos o tesis futuras la cual ser uno de nuestros objetivos ya que como esta institucin ser pionera en implementar un sistema

automatizado de informacin en la parte del proceso de inscripcin, la idea es que otros sigan nuestros pasos para que este tipo de sistema se implemente en otros liceos, y como consecuencia el desarrollo notable de tecnologas en la educacin bsica y diversificada.

Delimitacin. La presente investigacin se realizo en un lapso de 5 meses desde octubre del 2008 hasta marzo del 2009. Este proyecto beneficia a la comunidad del la parroquia Olegario Villalobos del municipio Maracaibo 2 especficamente en la E.T.C.R Rmulo Gallegos la cual posee una poblacin que representa todo el personal administrativo de la institucin que consta de unos 20 coordinadores y directivos. Lnea de la investigacin. El presente trabajo o investigacin esta dentro del estudio de la informtica, es decir, la automatizacin de la informacin.

Marco terico. Son difciles algunos segmentos de las sociedades que no hayan visto afectado, de alguna forma, por el manejo de la informacin. De hecho, durante la historia se ha tenido la necesidad de usar distintos sistemas de informacin para ejecutar las labores.

Antecedentes Histricos.

Para Naranjo (1998), en su trabajo de grado titulado Diseo de un Sistema de Informacin Gerencial que sirva de apoyo en la Toma de Decisiones de la Alta Gerencia del Grupo Qumico, plante como objetivo general proponer un sistema automatizado que permitiera el manejo de la informacin en forma grfica y resumida para dar apoyo a la toma de decisiones por parte de la alta gerencia del grupo qumico para mejorar el manejo del negocio, el cual para lograr su objetivo estudi el funcionamiento del sistema actual que posean (sus debilidades y fortalezas, los requerimientos de la informacin por parte de la gerencia, las reas que formaran parte del sistema de apoyo gerencial, donde recomend al finalizar el diseo del sistema de informacin gerencial, su implantacin con la finalidad de que la alta gerencia cuenta con una herramienta poderosa en el manejo de la informacin, sugerencia que se

relaciona con el desarrollo de la investigacin planteada, ya que con la implantacin de una proceso automatizado, los investigadores pretenden mejorar, el mecanismo del control de la informacin, a objeto de obtener una verificacin rpida de la data, sobre determinadas operaciones que le permitan aplicar oportunamente de controles administrativos en pro de la organizacin y el servicio al cliente. Ahora bien, Quintero (2006), realiz una investigacin titulada "Implantacin de un Nuevo Sistema de Control de Inventarios e Investigacin Acerca de los Resultados de su Aplicacin", plantendose como objetivo general, estudiar y realizar el Sistema de Control de Investigacin de la empresa y aplicar ajuste, correcciones y adaptaciones que sean necesarias para garantizar el acuerdo abastecimiento, logran llegar a la siguiente conclusin: Un sistema de control de inventarios diseados especialmente paras las necesidades de la empresa constituye un factor esencial en las polticas de produccin y venta as como en las proyecciones funcionales, puesto que permite garantizar el adecuado, suficiente y oportuno suministro de materia prima para la produccin con el mnimo posible de inversin esttica en los inventarios que lo supone y significa ahorro de dinero y racionalidad de la produccin. El software de monitoreo fue desarrollado en el lenguaje Visual Basic 5.0 para realizar una interfaces basadas en Windows 95. la filosofa del proyecto es que el sistema pueda ser utilizado por cualquier persona, tanto en su parte de configuracin como en su parte de monitoreo, para no tener necesidad de contratar personas especializadas en los equipos del sistema para su configuracin y establecimiento en el nodo; se utiliz una librera llamada Powertcp para el manejo del protocolo SNMP bajo TCP/IP y el Sistema esta en la capacidad de agregar, remover y configurar cada nodo. Ahora bien Quintero habla de software de desarrollo como es el visual Basic bueno este se relaciona directamente con el proyecto planteado ya que este se trata de el diseo de un sistema automatizado el cual va a ser creado en un software de diseo o de desarrollo en el ambiente Windows. De igual manera, Bauza (2004), realiz una investigacin titulada Sistema IABN (Instituto Autnomo Biblioteca Nacional), ella fue de tipo estructural o de sistema, en donde se propuso el desarrollo de un modelo operativo factible, adems, esto permiti elaborar un instrumento para un sistema operativo viable, con el objetivo de solucionar problemas de procedimientos y normas, as como de tipo practico por medio de la cual se garantizaba un servicio que prestamos con la calidad que (IABN) brinda a toda la nacin. Los datos fueron obtenidos a travs del cuestionario diagnosticado, estos fueron basados en una matriz de doble entrada y expresados en trminos porcentuales por medio de

procedimientos estadsticos. Este trabajo propona una base de datos que fuera dirigida a facilitar el servicio de prstamos centralizados de libros y otros documentos. Tambin se tiene en la tesis de grado realizado por Ercolino en el ao 2005, que llev por ttulo el diseo y manejo de un sistema de monitoreo y control remoto para los nodos de telecomunicaciones que conforman la red de servicios de Impsat S.A. de la Universidad Metropolitana tiene como objetivo principal, establecer un sistema que sea capaz de monitorear los equipos de potencia del nodo y adems algunas variables externas necesarias, para el buen funcionamiento de este. Adems se propuso un esquema de potencia robusto a las fallas as como tambin el diseo del sistema de monitoreo necesario para llevar un control sobre los nodos, tanto en la parte de tipos de potencia tanto en la parte de variables fsicas necesarias. Segn lo expuesto es fcil percibir la relacin de estos antecedentes de esta investigacin ya que nos hablan de sistemas automatizados que llevan un control de un proceso especfico de un sistema que se realiza manualmente que es lo que pasa en la E.T.C.R. Rmulo Gallegos con el proceso de inscripcin.

Bases tericas.

Garca M. (2004) En su obra introduccin informtica la informtica es la ciencia que estudia el tratamiento automtico irracional de la informacin. Entre las principales funciones de la informtica destacan las siguientes: a) el desarrollo de las maquinas b) el desarrollo d nuevos mtodos de trabajo c) la construccin de aplicaciones informticas d) mejorar los mtodos y aplicaciones existentes. Pg. 1 Fernndez S. (2005) En su obra introduccin informtica; expresa que el termino software informtico se utiliza para nombrar al conjunto de elementos necesarios para la relacin de aplicaciones, y que la informacin es el elementos a tratar y se define como todo aquello que te permita adquirir cualquier tipo de conocimiento por tanto existir informacin cuando se da a conocer algo que se conoce, los datos una vez procesados. Pg. 2 Desde el punto de vista informtico, el elemento fsico utilizado para el tratamiento de los datos y obtencin de la informacin en el proceso de inscripcin de la escuela tcnica comercial robinsoniana Rmulo Gallegos para un buen control en el sistema es necesario la Computadora (ordenador) que es la maquina compuesta de elementos fsicos de tipo electrnico, capaz realizar una variedad de trabajos a gran velocidad y con gran precisin siempre que se le den las instrucciones adecuadas.

Trminos bsicos de la investigacin.

Sistema: Conjunto de dos o ms elementos de cualquier clase interrelacionados entre s, que puede dividirse en partes o subsistemas. Un sistema, debe considerarse como un todo puede dividirse en partes o subsistemas. Estos subsistemas son sistemas ms pequeos que tienen las siguientes propiedades: Cada subsistema tiene un efecto sobre el sistema. Toda parte del sistema es afectada por lo menos alguna otra parte, por lo tanto, ninguna parte debe influir independientemente sobre es todo. l todo no puede ser descompuesto en subconjuntos independientes. Un sistema de informacin proporciona informacin para la toma de decisiones en la resolucin de problemas dentro de una organizacin. (Microsoft Encarta, 1998). Sistema de Informacin: Es un sistema que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones. El sistema de informacin dentro de una organizacin juega el papel anlogo al del sistema nervioso de un animal. Incluido en el sistema estn los componentes que ejecutan funciones tales como: la percepcin, clasificacin, transmisin, almacenamiento, recuperacin, transformacin. Su propsito primordial es proporcionar informacin para la toma de decisiones y la coordinacin. En el sentido ms amplio el sistema de informacin incluye todos los componentes envueltos en la toma de decisiones, coordinacin y advertencia tanto humanas como automticas. Objetivo del sistema de informacin. Proporciona informacin para la toma de decisiones y solucin de problemas, actividades que son vitales y obligatorias en cualquier tipo de organizacin y que permite controlar y dirigir su existencia, operacin y destino. Sistema de Informacin Administrativo. Un sistema de informacin es todo un proceso, por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones, que se informarn a la Gerencia y dems personas interesadas en la organizacin: con el deliberado propsito de orientar la toma de las decisiones. Funciones de un Sistema de Informacin. Los Sistemas de Informacin difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos elementos estn determinados por el propsito u objetivo del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organizacin. A pesar de las diferencias que puedan existir entre distintos sistemas de informacin, en todos ellos se pueden encontrar un conjunto de funciones.

Estos trminos de sistemas tienen que ver directamente con la investigacin planteada ya que esta habla acerca de estos como conceptos bsicos para que podamos comprender como funciona el sistema (a) Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones que tienen lugar durante la realizacin de actividades en la organizacin, (b)Definicin de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados, por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organizacin de almacenamiento adecuada (base de datos o archivos); un mtodo que facilite su almacenamiento, actualizacin y acceso; y un dispositivo apropiado de almacenamiento (discos, cintas, disquetes, etc.), ( c) Mantenimiento de Archivos: Los archivos o base de datos del sistema deben mantenerse actualizados. Las operaciones bsicas de mantenimiento son la insercin. La modificacin y la eliminacin de datos en los medios de almacenamiento, (d) Generacin de Reportes: La realizacin de estas funciones es esencial para el sistema de informacin, ella se encarga de producir la informacin requerida y transmitirla a los puntos o centros de informacin que la soliciten. (Monografas .com./sistema/32de/18informacin/). Anlisis de los Sistemas : Tomando como base un lenguaje de programacin orientados a eventos, que soporta conceptos del paradigma Orientado a objeto. Proporciona una excelente plataforma de desarrollo de aplicaciones rpidas, donde se puede crear aplicaciones bajo el ambiente Windows facilitando el desarrollo e implementacin de programas bajo entorno grfico, donde el usuario decide que hacer a travs de eventos (Clic, Doble clic, Soltar o presionar una tecla, etc.), los cuales generan una comunicacin por medio de mens, colores, sonido, animacin, videos y otros y lo cual permite disear aplicaciones grficas con sonido, animacin, videos y otros elementos de multimedia. (www.monografas.com, Guerrero C. 2004) Lenguaje de Programacin: Los lenguajes utilizados para escribir programas de computadoras que puedan ser entendidos por ellas se denominan lenguajes de programacin. Tambin se dice que un programa es un conjunto de rdenes o instrucciones que resuelven un problema especfico basado en un lenguaje de programacin. Los lenguajes de programacin se clasifican segn su base desarrollo y su uso en a) Lenguaje basado en clculos numricos en lo que se mencionan el Fortan, Maple, Matlab y Algol, b) Lenguajes para Negocios como Cobol, c) Lenguajes para la inteligencia Artificial como Prolog, Adal, Lisp y Logo y d) lenguajes para sistemas como C y el ensamblador. (Bonnet, 1992). Tambin se pueden clasificar en tres grandes categoras: a) Mquinas, b) Bajo nivel y Alto nivel.

a) Los Lenguajes Mquina: Son aquellos cuya instruccin son directamente entendibles por la computadora y no necesitan traduccin posterior para que la UCP, pueda entender y ejecutar el programa. La programacin en lenguaje mquina es difcil, por ello se necesitan lenguajes que permitan simplificar este proceso. Los lenguajes de bajo nivel han sido diseados para ese fin. b) Los Lenguajes de Programacin de Alto Nivel: Son los mas utilizados como lenguajes de Programacin, en los que las instrucciones o sentencias a la computadora son escritas con palabras similares a los lenguajes humanos ejemplos de estos lenguajes de alto nivel son (C y Ada, BASIC, COBOL, SNOBOL, LISP Y PROLOG, APL Y FORTAN, PASCAL.) en general lenguaje ingls, como lo es el caso de Visual Basic, lo que facilita la escritura y la fcil compresin por el programador. En el sistema se utilizara el siguiente lenguaje, en sus seis versiones, Visual Basic ha pasado de ser el lenguaje de programacin ms simple de Microsoft Windows a un entorno de desarrollo sumamente complejo, capaz de proporcionar cualquier tipo de aplicacin, desde las utilidades ms sencillas a grandes aplicaciones cliente / servidor para "n" usuarios. (Bonnet, 1992). Seguridad de un sistema automatizado. La seguridad de un sistema tiene mltiples facetas, incluyendo desde aspectos tales como proteccin ante posibles daos fsicos de los datos (fuegos, terremotos, etc.) hasta el acceso indebido a los mismos (intrusos, fallos de confidencialidad, etc.) los ataques contra la confidencialidad, la integridad o la disponibilidad de un sistema. En el caso de un sistema informtico hay varios electos susceptibles de sufrir dichos ataques, no siendo suficiente proteger solo alguno de ellos o protegerlos parcialmente. El hardware, el software y los datos de un sistema informtico pueden sufrir ataques internos o externos al sistema. Por lo tanto, la seguridad debe tener en cuenta eventos externos provenientes del entorno en que opera el sistema. De nada sirve tener mecanismos de proteccin interna muy buenos, si el sistema o si no existe una poltica de salvaguarda de datos ante la rotura de un disco. (Microsoft Encarta, 2004).

Fundamentacin Legal.

Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela. Articulo 108: Los medios de comunicacin social, pblicos y privados, deben contribuir a la formacin ciudadana. El estado garantizar servicios

pblicos, de radio, Televisin, Redes de Bibliotecas y de informtica, con el fin de permitir el acceso universal a la informacin, los centros educativos deben incorporar el conocimiento y aplicacin de las nuevas tecnologas a su innovacin, segn los requisitos que establezca la ley. Articulo 110: El estado reconocer el inters publico de la ciencia, la tecnologa, el conocimiento, la innovacin y sus aplicaciones, los servicios de informacin necesaria por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo econmico, social y poltico del pas, as como para la seguridad y soberana nacional, para el fomento y desarrollo de esas actividades, el estado destinara recursos suficientes y crear el sistema nacional de los principios ticos y legales que deben mejorar las actividades de investigacin cientfica, humanstica y tecnolgica. Estos artculos hablan de que el estado debe reconocer el inters social de la tecnologa y la innovacin, y sobre los medios de comunicacin que tienen que ver mucho con la presente investigacin ya que interviene la tecnologa y comunicacin y esta el control automatizado de la informacin. Ley orgnica de ciencias y tecnologa. Articulo 03: Forma parte del sistema nacional de ciencias y tecnologa e innovacin, las instituciones publicas o privadas que generen o desarrollen conocimientos cientficos y tecnolgicos, como procesos de innovacin y las personas que se dediquen a la planificacin, administracin, ejecucin y aplicacin de actividades que posibiliten la vinculacin efectiva entre la ciencia y tecnologa y la sociedad. Este artculo respalda a la investigacin ya que apoya el desarrollo de los conocimientos cientficos y tecnolgicos en la administracin, aplicacin de actividades en este caso el control del proceso de inscripcin que tiene que ver con la tecnologa de la informtica y la comunidad.

Marco Metodolgico. La finalidad de este captulo es establecer el nivel de profundidad que se busca mediante el conocimiento propuesto, as como la forma de acceder a la informacin referente al estudio. Para cumplir con tal fin, el primer aspecto a definir debe ser el tipo y diseo de la investigacin, se escoge la poblacin y muestra, se relacionan las tcnicas e instrumentos, seguidamente se describe el procedimiento seguido por los investigadores para la realizacin del trabajo con el respectivo cronograma de actividades.

Tipo y diseo de la investigacin.

Son diversos los tipos de investigacin existentes, especialmente por que los estudios de la materia suelen presentar propuestas diferentes al respecto. Sin embargo, existen algunas concepciones generalmente aceptadas por la mayora de los investigadores metodolgicos. Dentro de esa categora se ubica el proyecto factible, el cual consiste en investigar, elaborar y desarrollar "(...) una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formacin de polticas, programas, tecnologas, mtodos o procesos". (USM, 2001, Pg.45). Este trabajo est orientado hacia una investigacin de campo. Segn Sabino (1.992); una investigacin de campo es aquella que se refiere a los modelos a emplear cuando los datos de inters se recogen en forma directa de la realidad, durante el trabajo concreto del investigador y sus equipos. Estos datos obtenidos directamente de la experiencia emprica, denominacin que alude el hecho que son datos de primera, originales, productos de una investigacin en curso, sin la intermediacin de ninguna naturaleza. De igual manera Balestrini (1.997), tambin seala que la utilizacin de este tipo de investigacin de campo permite recoger datos de inters de forma directa de la existencia mediante un tangible, a partir de la experiencia prctica adquirida, producto del aporte personal de la investigacin en curso. (Belestrini, 1997, Pg.137). A partir de la investigacin de campo se origin un proyecto factible, ya que este est dirigido a la automatizacin del proceso de inscripcin de la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana "Rmulo Gallegos". A objeto de mejorar la eficiencia de los procesos realizados en el departamento docente administrativo, y optimizar la calidad de servicio al cliente. Tambin consiste en la elaboracin que consiste en la elaboracin de la propuesta de un modelo operativo variable o una solucin factible a un problema de tipo prctico para satisfacer las necesidades de una institucin o grupo social, puede referirse la formulacin de polticas, programas, tecnologas, mtodos o procesos. El proyecto factible comprende: procedimiento metodolgico, actividades y recursos necesarios para su ejecucin, anlisis y conclusiones sobre la vida y realizacin del Proyecto, y en el caso de su desarrollo, la ejecucin de la propuesta y la evaluacin tanto del proceso como de resultados". El diseo de investigacin se cataloga por no experimental ya que no hay manipulacin de variables, la accin de las variables se toman de la realidad y el investigador no interviene en ello, este diseo se observa desde el punto de vista transaccional, ya que permite el nivel de profundizar las variables en un

nico momento en el tiempo del tema investigado; as como a partir de datos que pueden ser obtenidos de otras fuentes disponibles. (Balestrini, 1997).

Poblacin y muestra.

Una poblacin est determinada por sus caractersticas definitorias. Por lo tanto, el conjunto de elementos que posea esta caracterstica se denomina poblacin o universo. Poblacin es la totalidad del fenmeno a estudiar, donde las unidades poseen una caracterstica comn, que se estudia y da origen a los datos de la investigacin, es decir, una poblacin es un conjunto de todas las cosas que concuerden con una serie determinada de especificaciones. Un censo, por ejemplo, es el recuento de todos los elementos de una poblacin. (USM, 2001, Pg.45). Desde el punto de vista estadstico, una poblacin o universo de estudio puede estar referido a cualquier conjunto de sus elementos de los cuales se pretende indagar y conocer sus caractersticas, o una de ellas, y para el cual sern validas las conclusiones obtenidas en la investigacin (Belestrini, 1997, Pg.137). La poblacin que ser beneficiada por este trabajo ha sido el personal administrativo el plantel, que van desde secretarias, orientadoras, jefes de seccional, y directivos del ciclo profesional experimental que constan de un total de veinte (20) personas. Por otra parte, cuando se seleccionan algunos elementos con la intencin de averiguar algo sobre una poblacin determinada, este grupo de elementos es denominado muestra. Por supuesto, la intencin de toda investigacin es que lo que el resultado obtenido en la muestra sea cierto para la poblacin en su conjunto. La exactitud de la informacin recolectada depende, en gran manera, de la forma en que fue seleccionada la muestra. Sin embargo, existen casos en lo que no es posible medir cada uno de los individuos de una poblacin. En esta ocasin, se toma una muestra representativa de la misma. La muestra descansa en el principio de que las partes representan al todo y, por lo tanto, refleja las caractersticas que definen la poblacin de la que fue extrada, lo cual es indicativo de su representatividad. Por lo tanto, la validez de la generalizacin depende de la validez y tamao de la muestra (Balestrini, 1997). Para que la muestra seleccionada sea realmente representativa de la realidad que busca reflejar, los estratos en los cuales se divide la poblacin a encuestar deben ser respetados. En el caso de la Escuela Tcnica Comercial Robinsionana "Rmulo Gallegos" cuenta, como ya se indic con veinte (20)

integrantes, de los cuales veinte 20 se tomar como muestra. Esta se considera no probabilsticas ya que van a depender del investigador y realizar el estudio y los anlisis de la informacin recolectada, el cual est representado de acuerdo a los parmetros establecidos en la investigacin. La muestra final queda como se expone en el cuadro presentado a continuacin: Cuadro N 1 y 2 Poblacin Seleccionada y la muestra final de esta en la Escuela Tcnica Comercial Robinsionana "Rmulo Gallegos". Cuadro N 1 Distribucin de la poblacin. |ETCR Rmulo Gallegos | |Personal Administrativo (direccin) | |Secretarias |Orientadoras | |Jefes de seccionales | |Coordinadora de biblioteca | |Total |20 |6 |4 |4 |2 | |N Coordinadores |4 |

(Segn el departamento de Control de estudio de la ETCR Rmulo Gallegos, 2009)

Cuadro N 2 Distribucin de la Muestra. |ETCR Rmulo Gallegos | |Personal Administrativo (direccin) | |Secretarias |Orientadoras | |6 |4 |N Coordinadores |4 |

|Jefes de seccionales | |Coordinadora de biblioteca | |Total |20

|4 |2 |

Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos.

Las tcnicas de recoleccin de datos son aquellas que permiten obtener todos los datos necesarios para realizar la investigacin del problema que est en estudio mediante la utilizacin de instrumentos que se disearn de acuerdo a la tcnica a seguir. Segn Tamayo (1998) las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos: (...) son la expresin operativa del diseo de la investigacin, la especificacin concreta de cmo se har la investigacin. Se incluye aqu: (a) Si la investigacin ser con base en lecturas, encuestas, anlisis de documentos u observaciones directas de los hechos; b) Los pasos que darn y, posiblemente; c) Las instrucciones para quin habr de recoger los datos. (Pg.182). la recoleccin de los datos depende en gran parte del tipo de investigacin y del problema planteado para la misma, y puede incluir elementos como las fichas bibliogrfica, la observacin, entrevistas, cuestionarios, paneles de informacin, listas de cotejos y otros. En su obra, Sabino (1986) afirma que los instrumentos de recoleccin de datos son recursos de los cuales se vale el investigador para conocer el fenmeno o problemtica a estudiar y obtener la informacin necesaria de la misma. Aclara tambin que en cada instrumento puede observarse dos (2) aspectos diferentes: La forma del instrumento se refiere al tipo de aproximacin establecemos con el emprico, a las tcnicas que utilizamos para esta tarea (...) en cuanto al contenido este queda expresado en las especificacin de los datos concretos que necesitamos conseguir; se realiza, por lo tanto en una series de tems que no son otras cosa que los indicadores bajo la forma de preguntas, de elementos a observar, etc. De este modo, el instrumento sintetiza en si toda la labor previa de investigacin: resume los aportes del marco terico al seleccionar datos que corresponde a los indicadores y por lo tanto, a las variables concepto utilizados; pero tambin expresa todo lo que tiene de especficamente de emprico nuestro objeto de estudio, pues sintetiza, a travs

de las tcnica de recoleccin que emplea el diseo concreto escogido para el trabajo (Pg.129 y 130). Es de gran importancia utilizar los instrumentos correctos para asegurarse de obtener la informacin relevante a fin de solucionar correctamente el problema mediante el estudio de los datos verdaderamente relevantes. Considerando que esta investigacin se encuentra centrada a la conformacin de un sistema automatizado de inscripcin para la Escuela Tcnica Comercial Robinsionana "Rmulo Gallegos". Bajo un enfoque de calidad de servicio; se estima hacer la recoleccin de los datos a partir de la interpretacin de procesos que se llevan a cabo en la Escuela Tcnica Comercial Robinsionana "Rmulo Gallegos". Existen dos mtodos principales de recoleccin de datos a continuacin: el mtodo directo el cual el investigador procede a recolectar los datos directamente de la fuente primaria de informacin y el medio indirecto, en el cual la informacin llega al investigador a travs de personas o medios cercanos a la fuente primaria que le brinda los datos necesarios para realizar la investigacin. Para la presente investigacin a de utilizarse el mtodo directo ya que al tratarse de un proyecto factible con diseo de campo resulta imprescindible la presencia de los investigadores en la fuente primaria a fin de garantizar la obtencin de todos aquellos datos de importancia para la resolucin efectiva del problema. Para la obtencin de la informacin proviene directamente de la realidad estudiada, se utiliz la observacin cientfica, mediante la utilizacin de una hoja de Registro, que permiti a los investigadores percibir la realidad actualmente existente en la Escuela Tcnica Comercial Robinsionana "Rmulo Gallegos en el departamento docente administrativo. En el caso tratado en este proyecto la valides de esta tcnica viene dada adems por su evidente ventaja al permitir comprender sin intermediaciones los aspectos relevantes de la problemtica examinada, por el hecho de que la presencia de los investigadores no altera los procedimientos aplicados en este caso.

Descripcin del instrumento

| | |Sistema Automatizado |

|Sistema automatizado |62

|S |38

|CS |22

|Control del proceso de inscripcin |65 |

|49

|8

Resultados del instrumento (encuesta). Cuadro N 3 Frecuencia Absoluta.

Cuadro N 4 Frecuencia Porcentual. |Variable/Alternativa Nunca | |Sistema Automatizado 18% | |Siempre |51% |Casi Siempre |31% |40% | | |

|Control del proceso de inscripcin |53% 7% |

Grafico N1 [pic]

De acuerdo con los datos que se obtuvieron con este instrumento se encontr que una mayora del 51% siempre a utilizado un sistema automatizado, y cree que este, si se implanta, permitir que el proceso de inscripcin sea mas rpido y seguro, mientras que un 31% casi siempre a utilizado un sistema automatizado y un 22% nunca esta segura de que un sistema automatizado agilizara de manera eficiente y efectiva el proceso de inscripcin de la institucin. Claro esta que con estos resultados y el anlisis de estos es de constar que el personal administrativo en su mayora apoya la idea de implantar un sistema automatizado. [pic]Grafico N2 En la segunda variable los tems del cuestionario dieron resultados donde se encontr que un 65% de la muestra poblacional siempre esta de acuerdo completamente en que la institucin debe estar a la vanguardia de la tecnologa otro 40% casi siempre lo esta, mientras que solo un 7% nunca esta de acuerdo talvez porque no tiene alguna experiencia con sistemas informticos en el rea administrativa y no creen en estos sistemas pero estn dispuesto a recibir asesora para hacer el cambio necesario para que el proceso

sea mucho mas rpido con un sistema automatizado, pero lo importante es que un mayora estadstica apoya este proyecto ya que saben que un sistema de este tipo revolucionara, agilizara el proceso que es muy importante en la institucin y muy trabajoso para el personal administrativo.

Conclusiones. El proceso de inscripcin de la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana "Rmulo Gallegos" se lleva de forma manual esto conlleva a proponer un sistema automatizado de inscripcin del alumnado. Bajo este enfoque el proceso que tiene lugar cuando un representante tramite una operacin de inscripcin del alumno, y as mismo toda la dinmica que conlleva el control de requisitos solicitados y recibidos de la respectiva solicitud. Y paralelamente, tomando como base su orientacin a la mejora de la calidad del servicio, disear un Sistema automatizado de Inscripcin, que contribuya a agilizar el flujo de la informacin involucrada a lo largo del proceso de inscripcin, y por ende que permita un manejo ms ptimo del tiempo destinado a las auditorias, bsqueda de informacin y documentos, todo ello en aras de adecuarse a las tendencias y exigencias que impone continuamente el mercado, garantizando as, su competitividad u supervivencia. Las ventajas que trae el sistema automatizado de inscripcin, ofrece una gran velocidad en el procesamiento y manejo de datos trayendo consigo tambin la agilidad de generar reportes en muy poco tiempo y asimismo facilita las auditorias, evitando perdida de tiempo, datos, evitando la duplicacin de inscripciones, ofreciendo seguridad de los datos, brindando una interfaz amigable entre el usuario y el sistema. Se determino que el personal administrativo no tiene el conocimiento terico y practico de sistemas automatizados y tal vez existe un temor al cambio a raz de eso, pero sin embargo estn motivados ha que se les de un taller para que aprendan a desenvolverse con el programa ya que conocen las ventajas que un sistema automatizado trae. Entre las desventajas se encontr que este sistema podra ser atacado por virus informticos, lo que genera la posible perdida de informacin valiosa, descontrol de la informacin, errores en el sistema y fallas en el funcionamiento del equipo.

Recomendaciones.

A travs de la presente investigacin los autores sienten la relevancia de automatizar el proceso de inscripcin en la Escuela Tcnica Comercial Robinsoniana "Rmulo Gallegos". Entre las principales recomendaciones derivadas de la investigacin emprendida y la propuesta presentada, los autores establecieron las siguientes: a) Implantacin de sistemas automatizados de inscripcin que puedan agilizar los procesos manuales, b) Actualizacin de Sistemas Operativos en algunas mquinas que permitan el manejo del Sistema Automatizado de Inscripcin, c) Es recomendable disear un plan de seguridad y respaldo, que permita rescatar los datos en caso de cualquier eventualidad, d) Asesoramiento a los usuarios en el manejo o requerimiento del Sistema Automatizado de Inscripcin.

Bibliografa.

Garca M. Ao 2004. Introduccin a la informtica Editorial Mc Graw Hill. Pgs.2-5 Fernndez S. Ao 2005. introduccin a la informtica Editorial Mc Graw Hill. Pgs.2-5 Korn, A. Ao 1973. Metodologa de la Investigacin. Ediciones COBO. Pgs. 2225. Hernndez, F. Y Baptista, J. Ao 1996. Sntesis de la Investigacin. Ediciones Eneva. Pgs. 96-97. Diccionario de Informtica. Ao 2001,2003. Ediciones Larousse, S.A. Pgs. 150. CUAM. Ao 2005. Gua para la Elaboracin y Presentacin del Trabajo Especial de Grado. Bonnet, P. Ao 1992. Programacin Estructurada. Editorial Pretice may. Pgs. 83-89. Balestrini, R. Ao 1997. Tcnica de la Investigacin. Editorial Mc Graw Hill. Pg 45-67, 100-137. Tamayo, C. Ao 1998. Estadstica General. Editorial Mc Graw Hill. Pag. 182. SABINO, C El proceso de Investigacin. Editorial Panapo. Caracas 1992, Pgs. 898. http://www.monografas.com/trabajos13/adies/adies.shtml,2004/

http://www.monografas.com/Guerrero C, 2003/ gttp://www.monografas.com/computacin/lenguajedeprogramacin, 2003/

ANEXOS

PANTALLAS DEL SOFTWARE [pic] [pic]

[pic] [pic]

|Instrumento dirigido al personal Administrativo | |ITEMS / ALTERNATIVAS Siempre |Casi Siempre|Nunca | |

|Sistema Automatizado | | | | |1 |Posee dominio sobre un sistema automatizado? | | | | |2 |Ejecuta programas informticos con frecuencia? | | | | | 3 |Presenta problemas al utilizar un sistema automatizado? | | | | |4 |Favorece a la institucin el cambio del sistema manual de inscripcin por uno automatizado? | | | | |5 |Acepta todas las ventajas que un sistema automatizado ofrece? | | | | |6 |Un sistema automatizado agilizar, controlar de manera eficaz, eficiente y segura el proceso de inscripcin de la institucin? | | | | |/ |Control del proceso de Inscripcin | | | | |7 |Admite que el proceso actual de inscripcin es ineficaz, lento e inseguro? | | | | |8 |El proceso manual de inscripcin actual acumula trabajo excesivo al personal administrativo? | | | | | 9 |Confa en un sistema informtico que controle el proceso de inscripcin y matricula de los alumnos de la institucin? | | | | |10 |Establece el criterio de que la que la institucin debe estar a la vanguardia de la tecnologa?

| | | | |11 |Coordina directa o indirectamente el proceso de inscripcin de la institucin? | | | | |12 |Apoya la idea de sustituir el sistema de inscripcin manual por uno automatizado? | | | | | Agradecimientos Se le da un cordial agradecimiento al profesor Hosman Salamanca el tutor de contenido que ayudo mucho en la investigacin ya que aclaro muchas dudas que el equipo de autores tenia. Tambin se le agradece al profesor Dougles que a pesar de no ser el tutor oficial de contenido se mostro muy servicial al ayudar al equipo de investigadores con el trabajo de grado al igual que la profesora Daniela Osmay que aporto las normas APA para que la investigacin se diera,

Autores: Vctor Balza Vctor Corzo Andrs David Jimnez andresrambo16@hotmail.com Arianna Ortega Joel Reyes Tutor: Hosman Salamanca Repblica Bolivariana de Venezuela. Ministerio del Poder Popular para la Educacin. E.T.C.R. Rmulo Gallegos. Maracaibo, 27 de marzo del 2009