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11/03/2011

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Unidad 01 GMail, el correo de Google

El correo de Google es la puerta de entrada al resto de herramientas. En esta unidad aprenderás a crear una cuenta de correo en GMail (si es que no dispones ya de una o prefieres crear una nueva para el curso), conocerás las operaciones básicas para redactar, enviar y recibir mensajes, aprenderás a organizar los mensajes de correo con etiquetas, a crear reglas de correo y tendrás toda la información para configurar adecuadamente tu cuenta en GMail para aprovechar al máximo sus múltiples funcionalidades.

INTRODUCCIÓN ...........................................................................................................................4 GMail: EL CORREO DE GOOGLE ..................................................................................................4 TU CUENTA DE GMail ..................................................................................................................5 INFORMACIÓN DE LA CUENTA: CONFIGURACIÓN...................................................................10 PESTAÑA CONFIGURACIÓN: CUENTAS E IMPORTACIÓN ........................................................12 PESTAÑA CONFIGURACIÓN: ETIQUETAS .................................................................................13 PESTAÑA CONFIGURACIÓN: FILTROS ......................................................................................13 PESTAÑA CONFIGURACIÓN DE REENVIO Y CORREO POP IMAP .............................................15 PESTAÑA CONFIGURACIÓN DE CHAT ......................................................................................16 PESTAÑA CONFIGURACIÓN DE CLIPS DE LA WEB ..................................................................16 PESTAÑA CONFIGURACIÓN DE LABS ......................................................................................17 PESTAÑA CONFIGURACIÓN DE TEMAS ....................................................................................17 TUS MENSAJES .........................................................................................................................18 1. Redactar mensaje ..................................................................................................................18 2. Enviar mensajes.....................................................................................................................19 3. Reenviar mensaje ..................................................................................................................19 4. Límite de envíos .....................................................................................................................19 5. Envío de archivos adjuntos ....................................................................................................20 6. Lectura ...................................................................................................................................20 7. Conversaciones ......................................................................................................................20 8. Eliminar el spam ....................................................................................................................21 9. Archivos adjuntos ...................................................................................................................21 10. Eliminar correo ....................................................................................................................23 11. Búsqueda .............................................................................................................................23 12. Tus contactos .......................................................................................................................24 BUENAS PRÁCTICAS EN EL CORREO ELECTRÓNICO ..............................................................26

Tiempo estimado: 3 horas

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Unidad 01

GMail, el correo del Google

INTRODUCCIÓN
El objetivo de este curso es enseñar a utilizar las herramientas más importantes de Google: el correo electrónico GMail, el calendario-dietario Google Calendar y la suite ofimática Google Docs. También vamos a conocer algunas herramientas que pueden ser de mucha utilidad en nuestro trabajo diario: Google Reader, Google Maps, iGoogle, Grupos Google, Picassa, Google Sites, Google Talk y Google Books. Todas estas herramientas son gratuitas, fáciles de usar y aprovechan toda la potencia de la tecnología desarrollada por Google. Vamos a profundizar especialmente en un grupo de aplicaciones que nos permiten disponer de una completa suite ofimática en cualquier sitio que nos encontremos y de los documentos que hayamos guardado en la plataforma de Google. Para acceder a estas herramientas es necesario disponer de una cuenta de correo electrónico en GMail. Esta cuenta de correo es mucho más que eso, es una potente herramienta, accesible desde cualquier lugar, con gran capacidad de almacenamiento que puede ser usada como copia de seguridad. Las ventajas que ofrecen las aplicaciones de Google frente al software tradicional son principalmente estas cuatro: • • • • Son servicios completamente gratuitos. Permiten el trabajo de varias personas en el mismo documento, es decir, son herramientas colaborativas. No hay que instalar ni mantener nada en el ordenador. Son accesibles a través de dispositivos móviles.

Para acceder a todos estos servicios web solamente hace falta el navegador, tener una cuenta en GMail y una conexión a Internet. Al ser el navegador la plataforma para acceder a estos servicios también se analizan algunos complementos para el navegador Firefox que facilitan el flujo de trabajo con estos servicios.

GMAIL: EL CORREO DE GOOGLE

GMail en un servicio de correo electrónico gratuito ofrecido por la compañía Google que puede ser utilizado desde el navegador de internet y en clientes de correo como Thunderbird, Outlook Express o Apple Mail. También es accesible desde teléfonos móviles. Las principales características de GMail son: • • • • • Ofrece una gran capacidad de almacenamiento (más de 7GB y Google afirma que esta cifra irá en aumento) Sistema de etiquetas en sustitución de las carpetas tradicionales. Buen filtro anti-spam. Disponible para dispositivos móviles. Soportado por la mayoría de los navegadores.

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TU CUENTA DE GMAIL
Para crear una cuenta en GMail puedes hacer dos cosas: Desde la página de Google hacer clic en GMail

O bien escribiendo esta dirección URL en tu navegador: http://www.google.com/GMail Ambos caminos te conducen a la página de entrada en GMail

Cuando tengas una cuenta de correo en GMail, ésta será la página de entrada. El procedimiento de entrada a tu cuenta es el habitual: escribir tu nombre de usuario y contraseña en los campos correspondientes. Si marcas el cuadro “No cerrar sesión”, la próxima vez que intentes acceder a tu cuenta de correo, irás directamente a ella. Ni que decir tiene, que esta opción no es recomendable activarla cuando estés en un ordenador de uso compartido o público. Si aún no tienes una cuenta de correo en GMail debes de hacer clic en el botón “Crear una cuenta del cuadro de abajo. Esa acción te llevará a un formulario en el que debes de rellenar todos los campos.

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GMail, el correo del Google

Una de las cosas más interesantes de GMail es que es completamente gratuito. Aunque hay servicios para empresas que son de pago, para un uso personal es completamente gratuito. Podemos estar tranquilos respecto a la seguridad de nuestros datos en Google. Sabiendo esto, podemos proceder a completar el formulario de registro. Lo más complicado es elegir una dirección de correo electrónico. Ha sido tal el éxito de GMail que para encontrar una dirección de correo electrónico a nuestra medida hay que comprobar la disponibilidad varias veces o aceptar alguna de las direcciones que el programa nos propone. En el campo de debajo de la dirección de correo hay que poner una contraseña. El programa se va a encargar de decirnos la potencia de nuestra contraseña. Hay que procurar no poner contraseñas demasiado obvias, mezclando mayúsculas y minúsculas, con algún número, etc. Tenemos la opción de poner una pregunta de seguridad, o crear nuestra propia pregunta de seguridad, por si en algún momento olvidamos nuestra contraseña y hay que volver a pedirla, introducir una dirección de correo alternativa y, finalmente, escribir una palabra de verificación para que

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el servidor de Google compruebe que es una persona la que trata de crear la cuenta de correo. Cuando completes todos los datos pulsas en el botón “Acepto. Crear mi cuenta” y ya tienes una cuenta lista para usar.

Esta pantalla nos confirma que la cuenta ya está creada. Basta con pulsar en el enlace “Quiero acceder a mi cuenta” para que aparezca la pantalla principal de GMail.

Desde esta pantalla inicial vas a administrar tu cuenta de correo. Desde aquí puedes leer tus mensajes de correo, redactar un mensaje nuevo, eliminar un mensaje que no te interesa, marcar los mensajes de correo no deseado como spam, etc. Como en la mayoría de los programas de correo, los mensajes no leídos aparecen en negrita. Haciendo clic sobre el mensaje se abre en la misma ventana y lo puedes leer. Para volver a la bandeja de entrada solamente tienes que hacer clic sobre el enlace Recibidos del menú que hay en la barra lateral a la izquierda de la ventana. Este menú te muestra una serie de opciones de uso frecuente. Desde el botón Redactar podrás crear un mensaje nuevo.

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Debajo de ese botón puedes ver resaltada la etiqueta Recibidos, es decir la bandeja de entrada de GMail. Más abajo hay otras etiquetas que GMail utiliza para clasificar los mensajes de correo. Teniendo en cuenta que GMail ofrece una gran capacidad de almacenamiento, la tendencia va a ser la de no borrar nada. De modo que cuando tengas muchos mensajes de correo y quieras buscar algún mensaje en concreto deberás de pensar en alguna manera de organizar los mensajes. GMail dispone de varios sistemas para tenerlo todo organizado. El más importante es de las etiquetas. Las etiquetas funcionan igual que las carpetas del sistema operativo o las tradicionales carpetas de cartón que se usan en las oficinas. Por defecto, el sistema tiene creadas una serie de etiquetas (Importante, Enviados, Borradores, etc.) pero tú puedes crear todas las etiquetas que te interese. En el ejemplo yo he creado las etiquetas “Facturas” y “Viaje” que puedes ver relacionadas en la imagen de la columna lateral de GMail que aparece en la captura de pantalla anterior. Imagínate que estás organizando un viaje y quieres tener todos los mensajes relacionados con el viaje, agrupados en un solo sitio para poder consultarlos cuando lo necesites.

Para crear la etiqueta Viaje puedes proceder de dos maneras distintas. La primera es con el mensaje abierto en modo lectura haces clic en el menú desplegable Etiquetas y seleccionas la opción Crear nueva. En el centro de la pantalla aparece esta ventana:

Solamente tienes que escribir el nombre de la etiqueta y hacer clic en el botón Crear Tienes la posibilidad de anidar varias etiquetas. Esto quiere decir que puedes tener una etiqueta general, por ejemplo Viaje, y dentro de ella otras etiquetas, por ejemplo Facturas, en la que guardes todo lo relacionado con las facturas del viaje. El otro sistema para crear etiquetas es desde la ventana general de GMail, seleccionas el mensaje haciendo clic en el cuadrito de la izquierda y después hace clic en el menú desplegable Etiquetas que te lleva a la misma ventana de Etiqueta Nueva.

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Cada vez que hagas clic en el nombre de una etiqueta, en la ventana de correo te aparecerán todos los mensajes que hayas etiquetado con esa etiqueta. Estas etiquetas se personalizar todo lo que quieras. Haciendo clic sobre la flecha hacia abajo de la derecha se abre una ventana desde la que puedes modificar una serie de parámetros, como el color, si se muestra o no, si hay o no hay mensajes sin leer, etc. También puedes eliminar el color, seleccionar la combinación de color de etiqueta y texto que te apetezca, seleccionar un color personalizado, etc. GMail ofrece otro sistema para organizar los mensajes más rápido y sencillo. Se trata de utilizar una serie de elementos gráficos predefinidos por el sistema. Si seleccionas un mensaje y haces clic en el cuadradito con el signo + o el del signo – etiquetas el mensaje como importante o irrelevante. Los mensajes así marcados van directamente a la etiqueta Importante. Igualmente puedes hacer clic en la estrella que hay junto al cuadrado de selección. Esos mensajes se pueden encontrar en la etiqueta Destacados.

Cuando haces clic en el botón Archivar de esta barra superior con un mensaje seleccionado, el mensaje desaparece de la etiqueta Recibidos y pasa a la Etiqueta Todos. La etiqueta Todos no se muestra por defecto, por lo que cuando quieras ver el contenido de esa carpeta tendrás que hacer clic en la etiqueta “X más” que aparece al final de la lista. (La letra X representa el número que aparecerá en función de las etiquetas que tengas creadas, en mi caso es el 6) Al hacer clic en esa etiqueta se muestran todas las etiquetas que no se muestran por defecto. Si crees que necesitas que alguna de esas etiquetas se muestre permanentemente en la parte de arriba, basta con que la arrastres hasta el sitio deseado.

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INFORMACIÓN DE LA CUENTA: CONFIGURACIÓN
Una vez que tienes la cuenta creada puedes modificar algunos parámetros tales el idioma en el que se presenta, la contraseña, la respuesta automática a determinados mensajes y algunos otros detalles que vamos a ver más adelante. Para acceder al área en el que podemos modificar esos detalles hay que hacer clic en el icono que tiene forma de rueda que hay junto a tu nombre de usuario de GMail y después hacer clic en Configuración del correo.

La pantalla de configuración tiene varias pestañas desde las que se puede acceder a las diferentes secciones.

En la pestaña General puedes cambiar diversos parámetros, la mayoría de ellos bastante obvios: • • • Las preferencias de idioma Tamaño máximo de la página: muestra el número de mensajes por página Combinaciones de teclas: permiten la gestión de mensajes sin tener que usar el ratón. Para activar o desactivar estas combinaciones de teclas haz clic en Configuración y selecciona la opción que desees junto a la combinación de teclas. Solamente funcionan con teclados estándar de 101/102 teclas y con teclados PS/2 Mi imagen: permite mostrar una imagen (fotografía o avatar) que el usuario verá cuando se desplace con el ratón por encima de un mensaje tuyo.

Para insertar o cambiar una imagen hay que seguir los siguientes pasos: • • • • En la sección Mi imagen haz clic en Seleccionar una imagen, Aparecerá la ventana subir una imagen Al hacer clic en Examinar puedes desplazarte hasta el archivo que desees utilizar, tiene que ser un archivo .jpg, .gif o .png Haz clic en el botón Abrir Utiliza el ratón para mover el marco de selección a la parte de la imagen que te interese. Puedes arrastrar desde la esquinas para aumentar la selección.

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• • • • •

Finalmente, haz clic en aplicar los cambios. Puedes mostrar esa imagen a todos los usuarios a los que envíes correo o solamente a aquellos que con los que puedes chatear.

Mostrar imágenes de los contactos: te permite ver o no las imágenes de tus contactos. Firma: te permite poner una firma al pie de todos tus mensajes. Indicadores de nivel personal: por defecto está desactivado pero permite mostrar una serie de indicadores junto a los mensajes enviados a una cuenta personal o a una lista de distribución. Fragmentos: si está activado se muestran fragmentos del mensaje como en la búsqueda web de Google. Respuesta automática: permite enviar una respuesta automática a los mensajes entrantes. Resulta muy interesante cuando vas a estar de vacaciones o no vas a tener acceso al correo electrónico durante cierto tiempo. Si un contacto te envía varios mensajes, esa respuesta se envía una vez cada cuatro días para recordarle al contacto la situación. Codificación de los mensajes salientes: esto solamente tienes que activarlo en el caso de que tus contactos no vean bien tus mensajes. Es recomendable utilizar “UTF-8” (Unicode) para todos los mensajes salientes. Se trata de un sistema de codificación estándar aceptado por muchos clientes de correo electrónico. Archivos adjuntos: permite seleccionar el modo en el que se adjuntan archivos a un mensaje: de uno en uno o varios al mismo tiempo.

• •

Si has realizado algún cambio tienes que hacer clic en el botón guardar cambios, ya que si no lo haces los cambios se pierden.

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PESTAÑA CONFIGURACIÓN: CUENTAS E IMPORTACIÓN
En esta pestaña podemos cambiar nuestra información personal a la hora de enviar mensajes como el nombre que aparece, recibir mensajes de otras cuentas, información sobre el espacio disponible, vincularla a un domino, y cambiar la contraseña y la pregunta de seguridad.

Desde el primer apartado puedes cambiar la contraseña, cambiar las opciones de recuperación de contraseña (pregunta de seguridad, recibir contraseña por SMS, añadir cuenta, etc.) En el segundo apartado puedes importar tus mensajes desde otra cuenta de correo. Seguidamente puedes cambiar las opciones de envío de correo, como cambiar el nombre que aparece en los mensajes o seleccionar otra cuenta para enviar los mensajes. En los siguientes apartados puedes conceder acceso a tu cuenta a otras personas y añadir espacio adicional a la cuenta (aunque Google afirma que ese espacio va a seguir creciendo) ¿Se puede cambiar el nombre de usuario? No se puede cambiar el nombre de usuario una vez que se ha creado la cuenta, pero existen varias formas de cambiar el modo en el que se muestra el nombre de usuario. Si quieres utilizar una versión de tu nombre de usuario con puntos, no es necesario cambiar nada. Si tu nombre de usuario es miusuario@GMail.com los mensajes enviados a mi.usuario@GMail. com o m.i.u.s.u.a.r.i.o@GMail.com se recibirán en tu carpeta de Recibidos.

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PESTAÑA CONFIGURACIÓN: ETIQUETAS
En esta pestaña podemos gestionar tanto las etiquetas que vienen predefinidas por Google, como las que creemos mientras usamos el programa. También se pueden crear etiquetas desde esta pestaña.

Las etiquetas sirven para organizar la bandeja de recibidos. Su uso no afecta a los mensajes y si eliminamos una etiqueta no se suprimen los mensajes que hayan sido etiquetados. En la parte de arriba se muestran las etiquetas que el sistema tiene predefinidas y haciendo clic en el enlace que aparece activo las puedes mostrar en el menú lateral u ocultarlas. En la parte de abajo aparecen las etiquetas que tu hayas creado y se gestionan del mismo modo que las de arriba.

PESTAÑA CONFIGURACIÓN: FILTROS
Los filtros en GMail permiten administrar los flujos de mensajes entrantes. Mediante un filtro puedes etiquetar, archivar, eliminar, destacar o reenviar automáticamente un mensaje, en función de cualquier combinación de palabras clave, remitente, destinatario, etc.

Puedes acceder a filtros desde cualquier página de GMail haciendo clic en el enlace Crear un filtro que se encuentra justo al lado del botón Buscar en la Web de la parte superior izquierda, o bien desde esta pestaña. Como aún no he creado ningún filtro la única opción que aparece es Crear un filtro nuevo.

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Al hacer clic sobre ese enlace aparece la ventana de creación de filtro:

En esta ventana puedes establecer los criterios que ha de reunir el mensaje. Puedes hacer una búsqueda de pruebas para ver que mensajes de tu bandeja de recibidos concuerdan con el/los criterio elegido. Cuando tengas los criterios que necesites haz clic en Paso siguiente.

En esta ventana puedes seleccionar una o varias opciones de la lista. Estas acciones se aplicaran a los mensajes cuyos criterios de filtrado coincidan con los criterios que has introducido en la ventana anterior en el orden en que se muestran las acciones. Por ejemplo, puedes reenviar un mensaje determinado a una cuenta de correo y después suprimirlo. Si quieres aplicar el filtro a los mensajes que ya tienes en Recibidos tienes que marcar la casilla Aplicar a las X conversaciones siguientes. Para finalizar haz clic en Crear un filtro. También se puede crear un filtro a partir de un mensaje situado en la etiqueta Recibidos. Para ello abre el mensaje y haz clic en el menú desplegable junto a Responder.

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Selecciona la opción Filtrar mensajes como éste y se abrirá la ventana de criterios de filtrado. Puedes editar o eliminar filtros existentes desde cualquier página de GMail haciendo clic en el enlace Configuración de esquina superior derecha y en la nueva ventana seleccionando la pestaña Filtros.

En esta ventana tienes que localizar el filtro que quieres modificar o suprimir y con los enlaces de la derecha puedes realizar la operación que te interese. Puedes crear tantos filtros como quieras, pero solamente puedes crear 20 filtros que reenvíen correo a otras direcciones.

PESTAÑA CONFIGURACIÓN DE REENVIO Y CORREO POP IMAP
Esta opción nos sirve para recibir los mensajes de esta cuenta de GMail en nuestro cliente de correo habitual como Apple Mail, Thunderbird u Outlook Express. Si lo habilitas puedes tener una copia de los mensajes de GMail en tu propio ordenador y tener una copia en los servidores de Google.

Las opciones que están disponibles en esta ventana son bastante intuitivas. En el apartado Reenvío, el botón Añadir dirección de reenvío permite añadir una cuenta de correo para reenviar los mensajes. Esta opción reenvía todos los mensajes, por lo que si solamente quieres reenviar algunos mensajes es más interesante crear un filtro de correo.

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En el apartado Descargar correo POP (Post Office Protocol) tienes la opción de descargar los mensajes de correo a un cliente de correo (Apple Mail, Thunderbird, Outlook Express, etc.) Por defecto esta opción está Habilitada por lo que solamente tienes que configurar tu cliente de correo. Los datos para la configuración del cliente de correo los puedes obtener haciendo clic en el enlace Mas información y seleccionando el cliente de correo de tu interés de la lista que te muestra. Más abajo tienes la opción Acceso IMAP (Internet Message Access Protocol) que ofrece una funcionalidad similar al correo POP pero que permite la bidireccionalidad de comunicaciones entre el cliente de correo y GMail, de modo que las acciones que implementes en el cliente de correo se transmiten a GMail, por ejemplo, si en el cliente de correo envías un mensaje a una carpeta llamada Viajes, GMail etiquetará ese mensaje con la etiqueta Viajes.

PESTAÑA CONFIGURACIÓN DE CHAT
Las funciones de chat de GMail te permiten chatear, hablar y hacer video conferencias con personas desde tu cuenta, ya que estás conectado a Google Talk, red constituida por usuarios de Google que pueden usar el servicio de mensajería instantánea Google Talk. Las funciones de chat y videoconferencia de GMail y la aplicación descargable Google Talk son muy similares en cuanto a funcionalidad. Si quieres hacer llamadas de voz gratuitas en la red Google Talk, antes tienes que descargar la aplicación Google Talk, gratuita.

PESTAÑA CONFIGURACIÓN DE CLIPS DE LA WEB
Los Clips en la Web muestran titulares de noticias, entradas de blogs, RSS, enlaces patrocinados (publicidad), etc. y se pueden ver justo encima de Recibidos.

Recuadrado en rojo, puedes ver que cada clip muestra el origen, cuando se publicó y un enlace para acceder a la noticia completa o a la página que lo contiene. Puedes desplazarte por los clips haciendo clic en la flecha que apunta hacia la derecha o hacia la izquierda. En la pestaña de configuración de Clips puedes modificar, añadir o eliminar los Clips que aparecen.

Y si no te apetece verlos puedes quitarlos simplemente deseleccionando la casilla “Mostrar mis Clips de la Web por encima de recibidos”.

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PESTAÑA CONFIGURACIÓN DE LABS
Gmail Labs te permite probar algunas funciones experimentales de GMail. Son funcionalidades que aún no están implantadas y están ahí simplemente para que las pruebes si te apetece. Si lo vas a hacer es interesante que sepas que: • • • Pueden presentar problemas en cualquier momento De la misma manera, puede que desaparezcan temporalmente O puede que funcionen tan bien que se conviertan en funciones habituales.

PESTAÑA CONFIGURACIÓN DE TEMAS
Los temas te permiten personalizar es aspecto de tu cuenta de GMail.

Para seleccionar un tema solamente tienes que hacer clic en la miniatura del que más te guste.

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TUS MENSAJES
Una vez que has visto cómo configurar el correo de GMail vas a ver cómo utilizar las funciones básicas de cualquier programa de correo. Para acceder a tu cuenta de correo en GMail solamente tienes que ir a http://mail.google.es e introducir tu usuario y contraseña en la ventana de identificación.

Ésta es la ventana principal de GMail.

1. Redactar mensaje
Desde la página principal de GMail hay que hacer clic en Redactar para acceder a la pantalla del editor de mensajes.

En esta pantalla se pueden completar los campos típicos de cualquier programa de correo electrónico: Para, Añadir CC, Añadir CCO y Asunto, además de un icono para Adjuntar un archivo. Las opciones Añadir CC y Añadir CCO envían una copia del mensaje a otro destinatario de correo electrónico; la diferencia es que con la opción Añadir CC el destinatario del campo Para puede ver la dirección de correo del que recibe la copia y con la opción Añadir CCO el destinatario del campo Para no puede ver la dirección del que recibe la copia.

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También tienes una serie de iconos que te permiten dar formato al texto del mensaje.

2. Enviar mensajes
Todo lo que escribas se guardará como borrador. Cuando hayas terminado el mensaje al hacer clic en Enviar GMail enviará el mensaje a su destinatario o destinatarios. En el caso de que no hayas escrito o seleccionado un destinatario te advertirá de ello. Aunque GMail guarda como borrador todo lo que vas escribiendo, también puedes guardarlo haciendo clic en Guardar ahora. Lo recuperarás haciendo clic en Borradores, en el lateral izquierdo de cualquier página de GMail. Si quieres borrar un borrador tienes que hacer clic en Descartar.

3. Reenviar mensaje
Cuando respondes a un mensaje que te han enviado, la respuesta se queda junto al mensaje respondido. Al conjunto de mensajes recibidos y sus respuestas correspondientes GMail lo considera una conversación. Para reenviar un mensaje tienes que abrir la conversación correspondiente y seleccionar el mensaje que deseas reenviar. Después haces clic sobre el enlace Reenviar de la parte inferior del mensaje. En el campo Para tienes que introducir, al menos una dirección de correo electrónico. El reenvío de mensajes se puede hacer a varias direcciones de correo electrónico utilizando las opciones Añadir CC y Añadir CCO. Si el mensaje contiene archivos adjuntos y no quieres reenviarlos, tienes que desmarcar la casilla de verificación que hay debajo del campo Asunto. Una vez que hayas completado estos pasos deberás de pulsar el botón Enviar. Si lo que quieres es enviar una conversación completa, debes de abrir la conversación y haciendo clic en la flecha que hay junto a responder abrir el menú desplegable y seleccionar de este menú la opción Reenviar.

Si envías una conversación completa se añadirán todos los mensajes que contenga en un solo mensaje. Cada uno de ellos se marcará claramente y se clasificarán por orden cronológico.

4. Límite de envíos
Para evitar el uso inadecuado del correo y luchar contra el spam, GMail deshabilitará la cuenta si envías un mensaje a más de 500 destinatarios o una gran cantidad de mensajes no se pueden entregar. La cuenta se rehabilitará en 24 horas.

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5. Envío de archivos adjuntos
Para añadir un archivo adjunto a un mensaje que estás redactando tienes que seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Hacer clic en Adjuntar un archivo debajo del campo del asunto. Examinar tus archivos y seleccionar el o los archivos que quieres adjuntar. Hacer clic en abrir.

Para eliminar un archivo que has adjuntado tienes que desmarcar la casilla de verificación al lado del archivo. No es posible enviar archivos ejecutables (.exe) ni mensajes superiores a 20 Mb.

PRÁCTICA 1
Antes de continuar, intenta poner en práctica lo que has aprendido. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Crea una cuenta en GMail (en el caso de que no la tengas o no quieras utilizar la que ya tienes para las actividades del curso) Abre la cuenta y redacta un mensaje con el contenido que desees. Ajusta el mensaje con el formato que prefieras. Selecciona el destinatario del mensaje. Envía una copia del mensaje a otro destinatario usando la opción Añadir CC Incluye un archivo adjunto.

6. Lectura
GMail muestra el total la barra de título del vos cada dos minutos y fox también muestra el de mensajes sin leer navegador. El servicio actualiza el recuento si total de mensajes sin junto a la etiqueta comprueba si hay es necesario. En el leer en la pestaña Recibidos y en mensajes nuenavegador Firecorrespondiente.

También hay miniprogramas (widget) para Windows Vista y OSX que avisan de la recepción de correo GMail sin tener abierto el navegador. El más usado se llama Google Notifier y está desarrollado por Google. URL para Mac: http://toolbar.google.com/gmail-helper/notifier_mac.html URL para Windows: http://toolbar.google.com/gmail-helper/notifier_windows.html

7. Conversaciones
GMail agrupa todas las respuestas con sus respectivos mensajes originales para formar una conversación. En otros sistemas de correo electrónico las respuestas aparecen como nuevos mensajes de correo, lo que obliga a revisar todo el correo para seguir una conversación. En la imagen puedes ver una conversación que tiene 6 mensajes en total. Al abrir una conversación los mensajes se muestran estructurados uno encima de otro. Para ver todos los mensajes de una conversación simplemente haz clic en Mostrar todos.

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8. Eliminar el spam
El spam es el correo no deseado. GMail tiene un excelente filtro anti-spam pero en ocasiones hay que “ayudarle” a distinguir los mensajes no deseados. Para eliminar mensajes de correo no deseados de Recibidos tienes que seleccionar los mensajes no deseados y hacer clic en Marcar como spam. El mensaje o mensajes seleccionados son automáticamente etiquetados como spam.

Para eliminar permanentemente el spam tienes que hacer clic sobre la etiqueta Spam de la barra lateral en la izquierda y seleccionar los mensajes que quieres eliminar. Después clic en Suprimir definitivamente. También puedes eliminar todos los mensajes de spam haciendo clic en Suprimir todos los mensajes spam ahora.

Si al abrir la etiqueta spam encuentras algún mensaje que no es spam tienes que seleccionarlo y hacer clic en el botón No es spam en la parte superior del mensaje. y el mensaje se vuelve automáticamente a mensajes recibidos. Si observas que reiteradamente algunos mensajes son clasificados como spam puedes evitarlo añadiendo a tu libreta de direcciones los remitentes de esos mensajes.

9. Archivos adjuntos
En GMail puedes enviar y recibir archivos adjuntos de hasta 20 Megabytes (20 MB) de tamaño. Los archivos adjuntos pueden visualizarse de diferentes maneras. • Puedes verlos en su formato original abriendo: 1. 2. El mensaje que contiene el adjunto. Haz clic en Descargar en la parte inferior del mensaje.

3. 4.

Puedes elegir entre Abrir o Guardar Si seleccionas la opción Abrir, el archivo se abre en una ventana nueva, si seleccionas Guardar se abre una ventana del administrador de archivos para que selecciones el lugar en el que vas a guardar el archivo.

También puedes hacer clic en Ver, una alternativa rápida y sencilla sin tener que instalar

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ningún programa para ver determinados archivos. Los tipos de archivos que GMail permite visualizar son: .pdf, .doc, .xls, ..ppt, .rtf, .sxw, .sxc, .sxi, .sdw, .sdc, .sdd y .wml Cuando un mensaje contiene varios archivos adjuntos, GMail nos ofrece la posibilidad de descargarlos o visualizarlos todos juntos.

Descargar todos los archivos adjuntos nos permite descargar todos los archivos adjuntos en un solo archivo .zip que más tarde podemos descomprimir en nuestro ordenador, o Ver todas las imágenes nos permite ver las imágenes en una nueva ventana del navegador. Cuando el contenido de un mensaje es un archivo .mp3, GMail nos da la opción de reproducirlo sin necesidad de descargarlo.

Al hacer clic en Reproducir, se abre un reproductor en una ventana nueva.

Algunos archivos adjuntos son bloqueados por GMail para impedir la posible ejecución de virus. Por este motivo GMail no permite el envío de archivos ejecutables, incluso si van comprimidos, los devuelve automáticamente.

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10. Eliminar correo
GMail te permite suprimir un mensaje único o una conversación completa. En cualquier caso, si suprimes un mensaje, éste va a la papelera. Una vez allí, podrás suprimirlo de forma permanente o espera a que GMail lo suprima transcurridos 30 días. Si desear conservar un mensaje o una conversación completa fuera de Recibidos, lo mejor que puedes hacer es Archivarla. Los mensajes archivados van a la etiqueta Todos. Para suprimir una conversación completa, selecciona o abre el mensaje y haz clic en Eliminar este mensaje. Para suprimir un solo mensaje de una conversación, tienes que abrir la conversación y buscar el mensaje que quieres suprimir. Después haces clic sobre la flecha que despliega el menú junto a Responder.

Selecciona la opción Eliminar este mensaje. Si eliminas un mensaje o una conversación e inmediatamente te das cuenta de que realmente lo querías conservar, solamente tienes que hacer clic en Deshacer enla barra amarilla que te indicar la operación realizada.

11. Búsqueda
Cuando tengas muchos mensajes en Recibidos y tengas que buscar un mensaje concreto, podrás usar la búsqueda de GMail de la misma manera que utilizas la búsqueda en Google, introduciendo una o varias palabras que aparezcan en cualquier parte del mensaje. Por ejemplo, si queremos que nos muestre todos los mensajes que contengan la palabra “facturas” escribimos la palabra en el campo de búsqueda y hacemos clic en Buscar. GMail mostrará todos los mensajes que reúnan la condición de búsqueda y al abrir el mensaje mostrará las coincidencias resaltadas en amarillo.

Para una búsqueda con más criterios de búsqueda tienes que hacer clic en Opciones de búsqueda que admite búsquedas más complejas.

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Aquí puedes utilizar varios criterios de búsqueda simultáneamente. Gmail no reconoce caracteres de búsqueda especiales como los corchetes, paréntesis, símbolos de moneda, el símbolo de unión, almohadillas y asteriscos. No reconoce tampoco coincidencias parciales o similares, por lo que una búsqueda de campo encontrará campo, pero no campos, camposanto o capom.

12. Tus contactos
Mis contactos es un sitio en el que guardar, importar o ver toda la información de tus contactos que sea relevante para ti. También puedes crear tus propios grupos de contactos para enviar mensajes de correo electrónico a varias personas al mismo tiempo.

Para crear un contacto solamente tienes hacer clic en el botón Contacto nuevo y completar los campos que creas conveniente.

Para finalizar haz clic en el botón Guardar ahora de la esquina superior derecha. Las direcciones de correo electrónico se añaden automáticamente a tus contactos cada vez que utilices las funciones Responder, Responder a todos o Reenviar para enviar mensajes de correo electrónico que no se encuentren en tu lista de contactos. Igualmente, cuando eliminas una marca de spam en un mensaje clasificado como spam, la dirección del remitente se añade automáticamente a tu lista de contactos. Para editar un contacto solamente tienes que hacer clic sobre el nombre del contacto y modificar los detalles que desees. Para eliminarlo tienes que seleccionar el contacto en la casilla de verifi-

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cación de la izquierda y abrir el menú desplegable de Más acciones. Para eliminar el contacto tienes que seleccionar Eliminar contacto. Crear un grupo es tan sencillo como hacer clic en el enlace Grupo nuevo y escribir el nombre del grupo en la ventana que aparece a continuación.

Para agregar un contacto a un grupo tienes que hacer clic en la flecha junto a Grupo para desplegar el menú y hacer clic en la casilla del grupo al que quieras enviar el contacto. Un contacto puede estar en varios grupos al mismo tiempo.

En el ejemplo de arriba, el contacto señalado está en el grupo Mis contactos y si quiero añadirlo al grupo Economía solamente tendré que marcar la casilla. Para eliminar un contacto de un grupo hay que desmarcar la casilla del grupo del que lo quieras eliminar. GMail permite importar contactos desde otros programas de correo como Yahoo, Hotmail o la libreta de direcciones de Outlook. Importar contacto no es difícil, pero tienes que seguir una serie de pasos. Exportar los contactos en formato .CSV, la mayoría de las libretas de direcciones se pueden exportar de esta manera. Cuando dispongas de un archivo .CSV puedes importarlo a GMail haciendo clic sobre el enlace importar contactos y seleccionando el archivo .CSV que has creado anteriormente en el campo correspondiente.

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GMail, el correo del Google

BUENAS PRÁCTICAS EN EL CORREO ELECTRÓNICO
A la hora de utilizar el correo electrónico hay que tener siempre en cuenta una serie de consideraciones, lo que llamaríamos “buenas prácticas” que nos permitan trabajar de manera más eficiente con el correo electrónico. En realidad se trata de utilizar racionalmente esta plataforma. Entre lo que consideramos “buenas prácticas” tendríamos: 1. Evitar escribir todo el mensaje con letras mayúsculas. Igual que cuando hablamos por teléfono no lo hacemos gritando, escribir todo el mensaje con letras mayúsculas, además de hacerlo menos legible, en Internet se interpreta como si estuvieses gritando a una persona. Contestar todos los mensajes. Nos hemos acostumbrado a no contestar los mensajes de correo electrónico. No se trata de contestar simplemente con un gracias, que es algo que solamente genera ruido, se trata de dar a entender a nuestro interlocutor que hemos recibido su mensaje. GMail no cuenta con un sistema que permita saber si un destinatario ha recibido un mensaje que se ha enviado, por lo que responder es una opción interesante. No poner las direcciones de todos los destinatarios en el campo “Para” del mensaje. Si vamos a enviar un mensaje a varios destinatarios es preferible colocar un destinatario en el campo “Para” y poner al resto en el campo CC o CCO. Es muy probable que todas esas direcciones de correo electrónico acaben en alguna base de datos de spammer y con lo molesto que resulta el correo electrónico no deseado lo menos que podemos hacer es ponérselo difícil a los que lo propagan. Utilizar los emoticonos para matizar nuestros mensajes. Ya que en el lenguaje escrito resulta bastante complicado transmitir al interlocutor nuestro estado de ánimo, resulta interesante utilizar estos elementos gráficos para matizar nuestras palabras. Utilizar el corrector ortográfico. Parece bastante obvio, pero un mensaje de correo electrónico no debe de contener faltas de ortografía. GMail facilita un buen corrector ortográfico que nos ayuda en esa tarea. No utilizar demasiadas abreviaturas ni el lenguaje de los mensajes de móviles. GMail va guardando regularmente los mensajes que escribimos, por lo que en el caso de un mensaje muy largo podemos guardarlo y volver a editarlo en cualquier momento. Así nos aseguramos siempre de enviar un mensaje perfecto. Además de estos consejos, cualquier otro que te dicte tu sentido común de modo que tu comunicación con el correo electrónico sea lo más correcta y amigable que sea posible.

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