Gestin del Portafolio de Proyectos, Alineando el Negocio

Ronald Saboro Grupo Sinergia Omar Quesada Biznet Corp

Gestin del Portafolio de Proyectos Ronald Saboro / Omar Quesada

San Jos, 8 de Setiembre, 2006

Sobre el presentador. Ingeniero en Computacin y Mster en Administracin. Cuenta con ms de 15 aos de experiencia profesional en el rea de tecnologa de informacin, 10 de los cuales se han enfocado especficamente en la ejecucin de proyectos. En Grupo Sinergia, se ha dedicado al desarrollo e implementacin de procesos de alineamiento estratgico de proyectos y a la direccin de proyectos crticos. Es certificado PMP por el PMI desde el 2001 y "Seminar Leader in Project Management" por Cadence Management Corporation, de Portland, Oregon.

Ronald Saboro Gerente de Consultora Grupo Sinergia

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Sobre el presentador. Director de Proyectos y Arquitecto de Negocio. Su experiencia de 12 aos en el mercado est compuesta de reconocidos proyectos en reas como seguridad de la informacin, infraestructura, arquitectura de plataformas tecnolgicas y soluciones de alta disponibilidad en organizaciones gubernamentales y sector privado. Su especializacin esta en administracin de proyectos, evaluacin y optimizacin de procesos en reas de Tecnologas de Informacin e implementacin de modelos de mejores prcticas en Tecnologas de Informacin tales como CobiT e ITIL.

Omar Quesada Enterprise Architect Biznet Corp

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Introduccin o antecedentes Millones de dlares invertidos en proyectos vs optimizacin de estas decisiones. Decidir donde invertir el dinero y esfuerzo para maximizar el valor de negocio, se convierte en un dilema organizacional debido a las restricciones inherentes al esquema empresarial. Estudios recientes indican que con prcticas en Gestin de Portafolio, las empresas han logrado :
De 10-25% de reduccin de costos, liberando capital para nuevas inversiones. De 5-40% de incremento en retornos (IRR, NPV, EBIT) con el mismo presupuesto. De 5-15% de mejoras en la utilizacin de los recursos.
Gartner Group, 2005

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Agenda 1. Visin Global y Definiciones.(10 min) 2. Estndar de Gestin de Portafolios / Visin PMI.(25 min) 3. Simulacin Dirigida (Ejercicio Prctico). (45 min) 4. Demostracin del uso de Herramientas. (35 min) 5. Conclusiones (5 min)

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Objetivos Los objetivos de esta presentacin son : Motivar a las organizaciones hacia la utilizacin de metodologas efectivas para la optimizacin del rendimiento de los portafolios de proyectos. Incorporar prcticas para minimizar la direccin empresarial fragmentada. Complementar el uso de mtodos de gestin de proyectos con estrategias de gestin de portafolios.

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Visin Global y Definiciones Qu es un Portafolio? Tcnica usada para explorar oportunidades de inversin (de capital) con el objetivo de sensibilizar esas oportunidades para maximizar el valor de la inversin.
Meta Group, 2005

Un portafolio debe reflejar la intencin y direccin estratgica de una organizacin o individuo:

es donde se identifican las prioridades, se toman las decisiones de inversin y se asignan los recursos.

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Visin Global y Definiciones Qu es un Portafolio de Proyectos? Es una coleccin de proyectos/programas y otro tipo de labor el cual es agrupado para facilitar el manejo efectivo del trabajo orientado a conseguir las metas estratgicas de negocio.
The Standard for Portfolio Management,PMI. 2006

Un portafolio de proyectos debe contestar lo siguiente:

Cules son los mejores proyectos para implementar tomando en cuenta un presupuesto y las capacidades organizacionales? Se est obteniendo lo mejor de nuestro potencial portafolio de proyectos? Estamos sobre-invirtiendo en TI?

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Visin Global y Definiciones Qu es la Gestin de Portafolio? Es el manejo centralizado de uno o ms portafolios y envuelve la identificacin, priorizacin, autorizacin, gestin y control de proyectos, programas y otros trabajos relacionados, para alcanzar las metas estratgicas de negocio
The Standard for Portfolio Management,PMI. 2006

Es una herramienta de soporte a la toma de decisiones usado por los ejecutivos para balancear de forma continua los riesgos y beneficios de un portafolio. El portafolio debe proveer claridad en las variables y mtricas que se usarn para la evaluacin del mismo.

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Gestin de Proyectos vs Gestin de Portafolios

Gestin de Proyectos: Mtricas de beneficio financiero insuficientes Ms iniciativas que recursos. Esfuerzos redundantes, dependientes y conflictivos Silo de ineficiencias (Ocuyectos) Gestin de Portafolios : Alineamiento con la estrategia Proceso de direccin consistente Aprobaciones con base en las restricciones de recursos Visibilidad agregada y medicin de realizacin de beneficios

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Gestin de Proyectos vs Gestin de Portafolios

La Gestin de Portafolio habilita a la organizacin a identificar y seleccionar las inversiones que maximizarn el valor de negocio

Capacidad para Identificar el Potencial Valor de Negocio (Gestin de Portafolio)

100%

Gestin de Portafolio

25 % Valor Perdido

75% Valor Realizado (promedio actual de la compaa)

Gestin de Proyectos

La Gestin de Proyectos habilita a la organizacin para entregar exitosamente las oportunidades de negocio seleccionadas

0%
Capacidad para Realizar el Potencial de Valor de Negocio (Gestin de Proyectos)

100%

Chamberlain, Makleff & Iovino. 2006

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Aplicacin de la Gestin de Portafolios

Proyectos de TI Programas de Negocio y Gastos de Capital Proyectos de Mantenimiento Procesos y eficiencia Organizacional
15%

40%

32%

19%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%
UMT. 2006

40%

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Gestin de Portafolio y el Proceso Empresarial

The Standard for Portfolio Management,PMI. 2006

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Gestin de Portafolio y el Proceso Empresarial

Los componentes del Portafolio deben ser revisados y validados en relacin con los siguientes aspectos:
Alineamiento de los componentes con la estrategia corporativa Viabilidad de los componentes basada en indicadores Valor y relacin con los componentes de otro portafolio Recursos disponibles y prioridades del portafolio Adiciones y eliminaciones de componentes del portafolio

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Gestin de Portafolio y el Proceso Empresarial

Un ciclo de vida tpico de un portafolio inicia con la introduccin o actualizacin del plan estratgico del cual se derivan los factores determinantes.
Delineacin de cules componentes constituyen un portafolio particular (ej. proyectos, programas) Definicin de las categoras estratgicas que deben ser apoyadas por los componentes Identificar el valor de negocio y criterios de riesgos que se usaran para evaluar los componentes Determinar la capacidad de recursos de la organizacin para la seleccin y priorizacin de componentes

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Gestin de Portafolio y el Proceso Empresarial Actividades asociadas a la Gestin de Portafolio

Establecer las reglas y protocolos del portafolio Priorizacin de componentes Decisiones de inversin Planificacin de recursos Manejo de restricciones Anlisis de Riesgo y de Escenarios Optimizacin de la Capacidad Balanceo de portafolio para asegurar un mix de componentes Reportes de estado y proyecciones Re-ordenamiento, postergacin o cancelacin de componentes Monitoreo de la realizacin de beneficios.

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Estndar de Gestin de Portafolios

The Standard for Portfolio Management,PMI. 2006

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Estndar de Gestin de Portafolios

Inventario de las nuevas iniciativas que deben ser incluidas en el portafolio

Ordenamiento de los componentes de cada categora con base en criterios de priorizacin y definir cuales son los de ms alta prioridad. Obtener indicadores de rendimiento y reportarlos de forma peridica, para la revisin del portafolio, con la idea de asegurar tanto el alineamiento con la estrategia de negocios como la utilizacin efectiva de recursos.

Se agrupan los componentes segn las categoras estratgicas o conductores de negocio definidos, con esto se busca que los componentes tengan los mismo objetivos y la misma base de medicin. Se busca seleccionar la mezcla ptima de componentes para alcanzar los resultados esperados de negocio. Incluye los anlisis anteriores (con nuevos criterios y mtricas) ms el manejo de restricciones de negocio.

Se establece el modelo de evaluacin del portafolio basado en pesos y criterios generados a partir de la informacin del alto nivel descrita en los planes.

Se habilita o prepara el proceso de gestin de portafolio para responder a cambios en la estrategia.

Aplicacin del modelo de evaluacin para definir, con base en las capacidades disponibles, los componentes con mayor valor de negocio.

Se formaliza y comunica el resultado del portafolio optimizado y se asignan los recursos financieros y humanos ya sea para el desarrollo de Casos de Negocio o para la ejecucin de los componentes seleccionados.

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Metodologa de Gestin de Portafolios

Gestin de Portafolio es una disciplina de administracin que ayuda a las organizaciones a alcanzar el mximo valor de un portafolio a travs de un proceso continuo de evaluacin y manejo de inversiones contra un conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPIs) y objetivos estratgicos de negocio

Crear Conductores de Negocio Indicadores (KPIs) Casos de Negocio Alineamiento Costo/beneficio Justificacin de Inversin (ROI, NPV, etc.)

Seleccionar Priorizacin de conductores Priorizacin de Proyectos Anlisis de Restricciones Optimizacin del Portafolio Gobernabilidad de la seleccin del portafolio

Planificar Planificacin de Capacidad Optimizacin de calendarios Decisin sobre las fuentes Goberabilidad del calendario del Portafolio Comunicacin Organizacional

Gestionar Monitoreo de la creacin de valor del portafolio Reportes de Proyectos Seguimiento Realizacin del beneficio (post implementacin)

Chamberlain, Makleff & Iovino. 2006

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Simulacin Dirigida La Simulacin pretende establecer de forma controlada, un acercamiento prctico a un proceso de gestin de portafolio a travs del cual:
Se validen los conceptos vistos en la presentacin Se genere familiaridad con el ciclo de vida de la Gestin de Portafolios Se plante un primer acercamiento con herramientas y tcnicas para la identificacin de conductores de negocio y esquemas de priorizacin Se sensibilice al participante con los desafos reales a los que el nivel ejecutivo se debe enfrenta Se analicen las dificultades que se pueden presentar sin el apoyo de algn tipo de automatizacin.

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Demostracin de Herramientas Tres mdulos en Portfolio Server que permiten estructurar el valor de su Estrategia de Negocio
Proceso de Gobernabilidad del Portafolio
Crear
MS Portfolio Builder

Seleccionar
MS Portfolio Optimizer

Gestionar
MS Portfolio Dashboard

Nuevas iniciativas / Casos de negocio Procesos disponibles a travs de Workflows

Alineamiento del Portafolio con la Estrategia del Negocio Priorizacin y Seleccin

Seguimiento en marcha y monitoreo de Indicadores Integracin con Project Server

Visibilidad, gobernabilidad y reportes a nivel de Portafolio

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Conclusiones Conclusin 1
La tendencia a incorporar prcticas de Gestin de Portafolio va en aumento acelerado.

Conclusin 2
La Gestin de Portafolio proporciona mtricas, adicionales a las financieras, para la buena direccin del negocio.

Conclusin 3
La Gestin de Portafolio brinda a la empresa la habilidad de ajustar y realinear sus presupuestos con las necesidades del negocio ms de una vez al ao.

Conclusin 4
Ayuda a entender los conceptos y la relacin entre valor, costo y prcticas de operaciones en marcha.

Conclusin 5
El manejo efectivo de un Portafolio de Proyecto requiere de herramientas automatizadas.

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Informacin de contacto Ronald Saboro. Grupo Sinergia Email: rsaborio@sinergiagroup.com Sitio web: www.sinergiagroup.com Telfono: (506)220-0440. Omar Quesada. Biznet Corp. Email: oquesada@biznetcorp.net Sitio web: www.biznetcorp.net Telfono: (506)253-1157.

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Preguntas y Respuestas.

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Muchas gracias por su atencin!

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