CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS

TEMA:

MODELO DE DATOS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

CURSO DOCENTE INTEGRANTES : : : Control de Calidad de Software Ing. Richart ESCOBEDO QUISPE Wilfredo ANCA CISNEROS Juan CARRASCO PALOMINO 2011-II

SEMESTRE

ANDAHUAYLAS PER 2011

PRESENTACIN
El presente trabajo se pone a consideracin del docente, compaeros del curso de Control de Calidad de Software, compaeros de la Carrera Profesional de Ingeniera de Sistemas de la Universidad Nacional Jos Mara Arguedas de Andahuaylas, y dems interesados.

El presente trabajo surgi debido a que cuando se realiza un sistema o aplicacin informtica para una determinada empresa u organizacin siempre se tiene que realizar el modelo de datos, por ello las empresas encargadas de desarrollar sistemas informticos u otras personas dedicadas a la creacin de software realizan de manera independiente un modelo de datos de acuerdo a su parecer o capacidad de abstraccin para las diferentes aplicaciones a desarrollar.

Sin embargo se debe seguir estndares para la creacin de software, ms especficamente en este trabajo se orienta al modelamiento de datos estndar para los Sistemas de Contabilidad y Presupuesto, esto con la finalidad de facilitar el trabajo de modelamiento de la base de datos y tener un modelo de datos bien desarrollado y validado por profesionales expertos, adems de ser adaptable a todo tipo de organizacin claro est de acuerdo a su requerimientos.

DEDICATORIA

A nuestros padres quienes nos apoyan diaria e incansablemente, en esta etapa de formacin profesional.

ndice
RESUMEN ..............................................................................................................................................8 ABSTRACT ............................................................................................................................................9 INTRODUCCION ................................................................................................................................ 10 CAPITULO I......................................................................................................................................... 12 CONTABILIDAD ................................................................................................................................. 12 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. CUENTAS Y TIPOS DEL LIBRO MAYOR ................................................................. 13 ENTIDAD CUENTA LIBRO MAYOR ........................................................................... 13 ENTIDAD TIPO CUENTA DEL LIBRO MAYOR ........................................................ 14 ENTIDAD CUENTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACION...................... 15 ENTIDAD PERIODO CONTABLE ............................................................................... 16 DEFINICIN DE TRANSACCIONES DE CONTABILIDAD .................................... 17

1.8. LAS TRANSACCIONES COMERCIALES VERSUS LAS TRANSACCIONES CONTABLES............................................................................................................................... 19 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. ENTIDAD TRANSACCION CONTABLE..................................................................... 20 LAS TRANSACCIONES CONTABLES Y SUS PARTES RELACIONADAS .... 22 DETALLES DE TRANSACCIONES CONTABLES ............................................... 23 DETALLE DE LAS TRANSACCIONES .................................................................. 23 ENTIDAD DETALLE TRANSACCION .................................................................... 26

1.14. LAS RELACIONES ENTRE LOS DETALLES DE LAS TRANSACCIN CONTABLES............................................................................................................................... 26 1.15. 1.16. 1.17. SALDOS DE CUENTAS Y TRANSACCIONES..................................................... 28 CUENTAS AUXILIARES ........................................................................................... 31 LA DEPRECIACIN DE ACTIVOS ......................................................................... 32

CAPITULO II ....................................................................................................................................... 35 PRESUPUESTO............................................................................................................................. 35 4

2.1. PARTIDA PRESUPUESTARIA ........................................................................................ 37 2.2. PRESUPUESTO DE ESTADOS ...................................................................................... 37 2.3. REVISIN DEL PRESUPUESTO .................................................................................... 38 2.4. ESCENARIOS DE PRESUPUESTO ............................................................................... 43 2.5 EL USO Y LAS FUENTES DE LAS CANTIDADES PRESUPUESTADAS ................ 46 2.6 COMPROMISOS CON CARGO A PRESUPUESTOS .................................................. 48 2.7 RELACIN CON EL PRESUPUESTO GENERAL DE CONTABILIDAD ................... 49 2.8 ARTCULOS PRESUPUESTADO Y GENERAL LEDGER CUENTAS ....................... 51 CAPITULO III ...................................................................................................................................... 52 APLICACIONES ................................................................................................................................. 52 BIBLIOGRAFA ................................................................................................................................... 53 CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 54 RECOMENDACIONES...................................................................................................................... 54

ndice de Figuras

Figura 1. Cuadro de cuentas de las organizaciones internas. ............................................................... 13 Figura 2. Las transacciones contables. .................................................................................................. 19 Figura 3. Detalle de las transacciones contables. ................................................................................. 25 Figura 4. Detalle las transacciones contables con los saldos de cuentas.............................................. 30 Figura 5. Cuentas del Libro Mayor y asociaciones Auxiliares del Libro Mayor. .................................... 32 Figura 6. Depreciacin de activos.......................................................................................................... 33 Figura 7. Definicin De Presupuesto ..................................................................................................... 36 Figura 9. Revisiones de Presupuestos ................................................................................................... 40 Figura 10. Revisin Del Presupuesto ..................................................................................................... 42 Figura 11. Escenario del Presupuesto ................................................................................................... 45 Figura 12. Las Asignaciones Presupuestarias. ....................................................................................... 47 Figura 13. Presupuesto Relacin con El Libro Mayor General. ............................................................ 50

ndice de Tablas

ndice de Tablas

Tabla 1. Cuentas del Libro Mayor.......................................................................................................... 15 Tabla 2. Cuentas del Libro Mayor de la Organizacion ......................................................................... 17 Tabla 3. Transaccin Contable ............................................................................................................. 23 Tabla 4. Detalle de transacciones ......................................................................................................... 24 Tabla 5. Detalle de Transacciones Relacionadas ................................................................................... 28 Tabla 6. Mtodo de Depreciacin de activos fijos ................................................................................ 34 Tabla 7. Los datos del Presupuesto ....................................................................................................... 36 Tabla 8. Partida Presupuestaria ............................................................................................................ 38 Tabla 9. Presupuesto de Estado ............................................................................................................ 39 Tabla 10. Impacto de Revisin del Presupuesto ................................................................................... 41 Tabla 11. Revisin Del Presupuesto ..................................................................................................... 43 Tabla 12. Escenarios Del Presupuesto................................................................................................... 46 Tabla 13. Contabilidad General de Presupuesto Referencia Externa ................................................... 51

RESUMEN
El presente trata de contribuir en la mejora del modelamiento de datos para los sistemas de informacin, en este trabajo se brinda especial atencin al modelo de datos para Sistemas de Informacin de Contabilidad y Presupuesto, tratando de manejar de una manera estandarizada el modelo entidad relacin y sus caractersticas para modelar la base de datos, de estos dos aspectos fundamentales en una empresa; la contabilidad y el presupuesto.

El modelo de datos de contabilidad, trata sobre el libro mayor que abarca las cuentas contables, las transacciones internas (depreciacin, capitalizacin, amortizacin) y las transacciones externas (obligaciones con bancos, proveedores y otros).

En el modelo de datos de presupuesto, trata sobre escenarios presupuestarios, estados, revisiones, periodos.

Este modelo complementa la contabilidad con el presupuesto, para el buen manejo de los datos financieros de la empresa, con la finalidad de hacer proyecciones, toma de decisiones, a partir de un modelo de datos bien elaborado.

Estos modelos son referenciales o gua para una organizacin, sin embargo se debe adecuar el modelo de acuerdo a las necesidades de una organizacin.

ABSTRACT
This is contributing to the improvement of data modeling for information systems, this paper gives special attention to the data model for Information Systems Accounting and Budget, trying to manage in a standardized manner and entity relationship model characteristics to model database, these two fundamental aspects of a company, the accounting and budget.

The accounting data model, deals with the general ledger accounts covering accounting, internal transactions (depreciation, capitalization, amortization) and external transactions (borrowings from banks, suppliers, and others).

In the model of budget data, is about budget scenarios, states, revisions periods.

This model complements the budget accounting for the proper management of the company's financial data, in order to make projections, decision making, from a welldesigned data model.

These models are for information or guidance to an organization, but must adapt the model according to the needs of an organization.

INTRODUCCION
La creacin y/o desarrollo de Software, es un trabajo que conlleva responsabilidad coordinada y profesional, para la obtencin de un producto de calidad, en esto se ve involucrado el modelo de datos con el que trabajar la aplicacin informtica.

Ms especficamente en las organizaciones es necesario contar con un Sistema de Contabilidad, es ms es una de las primeras aplicaciones que se adquiere, sin embargo esta es muy fundamental ya que est encargada de las operaciones contables y que tienen ver con el dinero que circula en la empresa, por ello que se le debe prestar especial atencin durante la creacin de este software.

Muchas de las empresas o personas que desarrollan productos informticos, hacen sus modelos de datos de acuerdo a su punto de vista, uno mejores que otros, pero se debe trabajar de acuerdo a estndares que permitan crear productos que sean compatibles, entendibles, modificables, interoperables, sobre todo confiables.

Por ello el propsito de este trabajo es presentar un Modelo de Datos para los Sistemas Informticos de Contabilidad y Presupuesto, basado en el Libro The Data Model Resource Book Volumen 1, que recopila los diversos modelos de datos de las organizaciones, y que funcionan y han sido probados en diversas empresas del mundo.

La contabilidad es la que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas, con la finalidad de servir en la toma de decisiones, presentando informacin que ha sido registrada en todas sus actividades comerciales de manera ordenada.

El presupuesto es el clculo anticipado de los ingresos y gastos de una empresa, persona, oficina, gobierno, entre otros, expresado en valores y trminos financieros.

En el desarrollo del trabajo se hablar sobre entidades en el modelo de datos, que es una representacin del mundo real con existencia independiente, y se diferencia unvocamente de otro objeto o cosa, por ejemplo un auto aunque sean de la misma marca se diferencian por la placa, modelo.

10

Las entidades estn representadas por un rectngulo, estas entidades tienen un nombre que lo identifica, estn compuestos por atributos (caractersticas que lo identifican), tienes tres tipos de atributos llave primaria que est representado por un #, atributo obligatorio esta precedido por un *, y los campos opcionales 0, tambin existen relaciones entre una y otra entidad segn corresponda.

Este trabajo est compuesto de II Captulos: El I capitulo trata sobre el modelo de datos para Contabilidad, que describe las cuentas del libro mayor, las transacciones contables: internas y externas, el saldo de cuentas, depreciacin de los activos, todos estos apartados detallados con sus modelos de datos explicados.

El II Capitulo contempla lo referente al modelo de datos de Presupuesto, que muestra cmo se relacionan las diferentes entidades que corresponden a los presupuestos.

Al final se muestra el modelo de datos integrado de Contabilidad y Presupuesto, y que este puede ser adaptado de acuerdo a los requerimientos de una organizacin.

11

CAPITULO I
CONTABILIDAD
Muchas de las funciones de contabilidad son muy similares en todas las empresas. Las empresas necesitan registrar sus operaciones, estas operaciones para cada una de las organizaciones reas internas, plan de cuentas, informe sobre los resultados de sus operaciones comerciales.

1.1.

PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD ORGANIZACIONES INTERNAS

PARA

LAS

En general, el primer paso en la creacin de un sistema de contabilidad es la determinacin de un plan de cuentas contables de cada organizacin. Segn se puede definir una Cuenta como instrumento contable que sirve para representar, valorar y registrar los cambios de valor que se producen en un elemento patrimonial1. Por lo que la cuenta contable el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho econmico realizado por una empresa. El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenacin sistemtica de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable, que la empresa va a utilizar para el seguimiento de sus actividades empresariales a efectos contables.

La cuenta contable representa a las transacciones contables, por ejemplo, cuenta de "caja" o una cuenta de "gastos de suministros", cuenta de "efectivo". Cada cuenta del libro mayor se puede clasificar en uno y slo un tipo de cuenta del libro mayor para especificar el tipo de cuenta (por ejemplo, "activo" o "pasivo").

Cada Organizacin Interna pueden usar muchas cuentas del libro mayor, y cada cuenta del libro mayor puede estar asociado con ms de una organizacin interna.

Contabilidad Bsica, 2008, Espaa, Pg. 25.

12

Cada organizacin interna debe establecer el perodo contable para los informes de sus actividades comerciales estos pueden ser: "ao fiscal", "ao calendario", "trimestre fiscal," y as sucesivamente.

Figura 1. Cuadro de cuentas de las organizaciones internas.

1.2.

CUENTAS Y TIPOS DEL LIBRO MAYOR

Las cuentas contables son los mecanismos para clasificar los tipos de transacciones similares con el propsito de unir la informacin financiera.

1.3.

ENTIDAD CUENTA LIBRO MAYOR

La clave para la entidad CUENTA LIBRO MAYOR en este modelo es el general ID CUENTA LIBRO MAYOR y se llena con un nmero nico sin significado.

13

La clave puede comenzar con un componente de la organizacin, seguidamente tiene una parte sub-organizacin, y luego tiene el tipo de cuenta, y tambin un nmero que representa la cuenta. Un ejemplo de esta estructura es ABC100 ID-200-A-101, donde "ABC100" representa a la organizacin, "200" representa una divisin especfica, "A" corresponde a los activos, y "101" representa la cuenta de "efectivo".

El campo NOMBRE identifica el nombre de la cuenta que se utilizar a efectos de notificacin en los estados financieros. Los nombres de cuenta del libro mayor pueden ser: "efectivo", "cuentas por cobrar", "documentos por pagar", o "gastos de publicidad."

El atributo de DESCRIPCIN proporciona una definicin detrs de la cuenta para asegurarse de que se entienda correctamente.

Muchos otros sistemas de contabilidad asignan una tecla de acceso significativo o nemotecnia para la identificacin de la cuenta del libro mayor para que las cuentas sean fciles de identificar.

1.4.

ENTIDAD TIPO CUENTA DEL LIBRO MAYOR

La entidad TIPO CUENTA DEL LIBRO MAYOR identifica la clasificacin de las cuentas del libro mayor. Clasificaciones vlidas son "activos", "pasivos", "patrimonio neto", "ingresos" y "gastos". Esta informacin provee un mecanismo para agrupar la informacin en los estados financieros. Las cuentas "activo", "pasivo" y "patrimonio neto", junto con las cuentas asociadas al libro mayor general, se utilizan generalmente para el balance de la organizacin. Los "ingresos" y las categoras de "gastos" se utilizan generalmente para la cuenta de resultados.

La Tabla 1 muestra ejemplos de cuenta del libro mayor junto con el tipo asociado a cada cuenta.

ID CUENTA LM 110 Efectivo Cantidades lquidas de dinero NOMBRE DESCRIPCIN

TIPO DE CUENTA DE LM Activos 14

disponible 120 Cuentas por cobrar Documentos por Pagar Cantidad total de dinero adeudado por todas las fuentes Las cantidades adeudadas en forma de pagars por escrito contractual Identifica la diferencia entre activos y pasivos que los propietarios han ganado Los montos de los ingresos acumulados durante un perodo debido a los intereses devengados Costos debido a todos los anuncios en peridicos, revistas, etc. Los gastos de los suministros necesarios para la compra de la oficina Tabla 1. Cuentas del Libro Mayor Gastos Gastos Ingresos Patrimonio neto Pasivos Activos

240

300

Resultados Acumulados

420

Ingresos por Intereses

520

Gastos de Publicidad Gastos

530

suministros de oficina

1.5.

ENTIDAD CUENTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACION

Ahora que las cuentas contables se han establecido, tienen que estar relacionados con las organizaciones internas que los utilizan para la presentacin de informes.

Cada ORGANIZACIN INTERNA puede tener muchas cuentas contables asociados a ella. Cada cuenta del libro mayor se puede reutilizar para satisfacer las necesidades de muchas organizaciones internas.

La entidad CUENTA DEL LIBRO muestra las cuentas del libro que utilizan las organizaciones internas.

Los atributos de la entidad CUENTA DEL LIBRO MAYOR, FECHA INICIO y FECHA Fin indican que cuentas contables se han aadido a la tabla ORGANIZACIN INTERNA de las cuentas y por qu perodo de tiempo sern vlidos. 15

Por ejemplo, las operaciones contables se referirn a esta entidad, lo que permite el mantenimiento de todas las transacciones para un balance o una cuenta en particular la cuenta de resultados.

1.6.

ENTIDAD PERIODO CONTABLE

La entidad PERIODO CONTABLE indica los perodos de tiempo que la organizacin utiliza para sus informes financieros, esto puede ser la definicin de un ao fiscal, trimestre fiscal, el mes fiscal, ao calendario, mes calendario, o cualquier otro perodo de tiempo que est disponible en el TIPO DE PERODO.

El campo NUM PERIODO CONTABLE identifica el nmero relativo del perodo contable. Por ejemplo, si hay 12 perodos contables en un ao, el campo NUM PERIOD CONT vara de "1" al "12" para este tipo de perodo. Si el periodo fuera dividido en cuartas partes o trimestres entonces vara de "1" al "4". Los atributos de FECHA INICIO y FECHA FIN definen el perodo de tiempo para cada instancia.

Cada perodo contable puede estar dentro de uno y slo un perodo contable, como se muestra en la relacin recursiva.

La Tabla 2 muestra ejemplos de la lista de cuentas de la Corporacin ABC y ABC Subsidiario.

Tenga en cuenta que se utilizan muchas cuentas contables dentro de las dos organizaciones, algunas cuentas son diferentes.

Por ejemplo, ABC Corporation tiene una cuenta "Gastos de Feria", mientras que la filial no tiene esta consideracin, ya que no participa en ferias comerciales.

16

ORGAN INTERNA

FECHA INI PER CONT 1 Ene 2001

FECHA FIN PER CONT 31 Dic 2001 TIPO PER

FECHA TIPO CUENTA LM CUENTA LIBRO MAYOR FECHA INICIO LIBRO MAYOR FIN LIBRO MAYOR Ao Fiscal Activos Dinero en Efectivo Cuentas por cobrar Pasivos Patrimonio neto Ingresos Gastos Documentos por pagar Utilidades Retenidas 01 Ene 1995 01 Ene 1995 01 Ene 1995 01 Ene 1995

ABC Corporation

Los ingresos por intereses 01 Ene 1995 Gastos de Marketing Gastos de Publicidad Gastos de Feria Materiales de Oficina 01 Ene 1995 01 Ene 1997 01 Ene 1997 01 Ene 1997 01 Ene 1997 01 Ene 1997 01 Ene 1997 01 Ene 1997 31 Dic 1996

ABC Filial

1 Ene 2001

31 Dic 2001

Ao fiscal Activos

Dinero en efectivo Cuentas por cobrar

Pasivos Patrimonio neto Ingresos Gastos

Documentos por pagar Utilidades Retenidas

Los ingresos por intereses 01 Ene 1997 Gastos de Marketing Materiales de Oficina 01 Ene 1997 01 Ene 1997

Tabla 2. Cuentas del Libro Mayor de la Organizacion Tambin, observe que cada organizacin tiene sus perodos fiscales del ejercicio contable asociado a l (fecha de inicio y fecha de fin del periodo contable). Las dos organizaciones han demostrado el mismo periodo del ao fiscal, sin embargo, es posible que las organizaciones internas dentro de la misma empresa puedan tener diferentes perodos contables.

1.7.

DEFINICIN DE TRANSACCIONES DE CONTABILIDAD

La Figura 2 Ofrece la primera parte del modelo de datos de la transaccin de contabilidad.

La entidad TRANSACCION CONTABLE es un supertipo que abarca todas las transacciones que afectan los estados financieros de la empresa. La CTA TRANS INTERNA incluye tales 17

como la DEPRECIACION, CAPITALIZACION, AMORTIZACION, ITEM VARIANZA, OTRAS CTAS TRANS INTERNA y otros de acuerdo a la posicin financiera de la organizacin interna.

Las transacciones contables tambin pueden ser CTA TRANS EXTERNA que involucran tanto CTA TRANS OBLIGACION o CTA TRANS PAGO hecho.

Cada CTA TRANS PAGO representa o bien un CTA TRANS RECIBO de los dineros que entran o un CTA TRANS DESEMBOLSO de dinero que sale. Cada operacin contable puede estar relacionada con su operacin comercial que la origin. As, la CTA TRANS VENTAS debe su origen a partir de cada caso FACTURA, cada CTA TRANS PAGO se origina a partir de una instancia de pago, y cada elemento CTA TRANS VARIANZA debe su origen a partir de una instancia ITEM INVENTARIO DE VARIANZA que muestra los ajustes de inventario.

La relacin de TRANSACCION CONTABLE a TIPO TRANSACCION CONTABLE proporciona un determinado nivel bajo de la categorizacin de cada transaccin. Los tipos pueden incluir detalles adicionales de los subtipos como "Recibo de Pago por Venta de Activos" o "El desembolso de pago para la Orden de Compra".

18

Figura 2. Las transacciones contables.

1.8.

LAS TRANSACCIONES COMERCIALES VERSUS LAS TRANSACCIONES CONTABLES

Cada TRANSACCION CONTABLE puede tener su origen en una transaccin comercial correspondiente, que es una transaccin a travs del modelo de datos de la empresa que afecta a la situacin financiera de la organizacin.

19

El modelo muestra algunas de estas relaciones de transaccin correspondiente de negocios, y tambin puede haber muchos otros dependiendo de la naturaleza de la organizacin, as por ejemplo cada factura puede ser publicada a travs de TRANS CONT VENTAS, y cada pago corresponde a un TRANS CONT PAGO.

Son cada una de estas transacciones comerciales como una factura en realidad una entidad independiente vinculada a una operacin contable, o en realidad son un subtipo de una transaccin contable.

Las transacciones comerciales y las transacciones contables parecen ser las la misma cosa, ya que tienen una relacin uno a uno y que representan la misma cosa: una transaccin que afecta a los libros de la empresa. Por otro lado, puede haber una diferencia de tiempo entre la operacin comercial y la operacin contable. Por ejemplo: Una factura puede ser mantenida por la empresa a pesar de que, en un momento determinado, puede que no haya una transaccin relacionada con la contabilidad, ya que an no ha sido publicado. Por otra parte, la factura puede tener un estado de "pendiente de aprobacin de administrador" por lo tanto, es posible mantenerla como una factura, pero no como una transaccin contable. Por lo tanto, el modelo de datos muestra que cada una de las transacciones de negocio es una entidad independiente de las operaciones contables correspondientes.

1.9.

ENTIDAD TRANSACCION CONTABLE

Cada instancia de TRANSACCION CONTABLE representa una entrada del trabajo diario en trminos de contabilidad. A continuacin se muestran los campos de esta entidad:

ID TRANSACCIN identifica la transaccin en particular. La FECHA TRANSACCIN es la fecha en que ocurri la transaccin. La FECHA ENTRADA es la fecha en que se hizo la entrada en el sistema. En el atributo DESCRIPCIN describen los detalles detrs de la transaccin.

En Contabilidad se refieren a dos tipos principales de transacciones:

20

TRANS CONT INTERNA.- Son las transacciones de ajuste que afectan slo a los libros internos de la organizacin que se ve afectada. TRANS CONT EXTERNA.- Son las transacciones que involucran transacciones con una partida que es externa a la empresa (bancos, autoridades fiscales, calificadoras, etc.).

Los subtipos de la Entidad TRANSACCION CONTABLE

revelan ejemplos de TRANS

CONT INTERNA tales como la DEPRECIACION, CAPITALIZACION, AMORTIZACION, TRANS CONT VARIACION ARTICULOS, y OTRAS CTA INTERNA que afectan la posicin financiera de la organizacin interna.

Del mismo modo el subtipo TRANS CONT OBLIGACION se divide en varios otros subtipos que representan diferentes formas de dinero de la partida debido a otra partida.

Un subtipo de OBLIGACIN es una NOTA. Puede ser un PAGARE, donde la organizacin interna debe dinero, o un documento por cobrar, dinero que se le debe a la organizacin.

Otro subtipo es NOTA DE CREDITO, que es una transaccin en la que se da crdito de una parte a otra parte. Tributos por pagar que es una obligacin de pago de los impuestos a las agencias gubernamentales.

La entidad TRANS CONT VENTA representa la obligacin de pagar por los productos vendidos.

La sub entidad TRANS CONT PAGO representa colecciones de los dineros recibidos por una organizacin interna (TRANS CONT RECIBO), o el pago de los dineros enviados por una organizacin interna (TRANS CONT DESEMBOLSO). Un pago hecho a partir de una organizacin interna a otra organizacin interna de los resultados en dos casos TRANS CONT PAGO, una organizacin interna registrar un recibo, y la otra organizacin interna registrar un desembolso.

21

1.10. LAS TRANSACCIONES CONTABLES Y SUS PARTES RELACIONADAS

La TRANS CONT INTERNA identifica las transacciones que sirven como ajustes a los libros de una organizacin interna. Porque no hay una sola organizacin involucradas en la transaccin, existe una relacin nica con una ORGANIZACIN INTERNA.

En el modelo el subtipo TRANS CONT EXTERNA a dos partes: TRANS CONT OBLIGACION representa una transaccin en que una parte ha reconocido que le debe dinero a otra parte. Por lo tanto, se dan las relaciones de y para identificar las partes involucradas en ambos lados de una transaccin. TRANS CONT PAGO representa una transaccin en la que una de las partes paga un tercero; por lo tanto, tambin se refiere a dos partes. La Tabla 3 ofrece ejemplos de varios tipos de transacciones contables. La primera fila (ID de transaccin 32389) es un ejemplo de una transaccin interna que registra un gasto de depreciacin de un equipo. Slo una parte de la organizacin interna se ve afectada al cual pertenece ese pedazo de equipo, ABC Corporation. El resto de las operaciones de varios tipos de transacciones con el exterior que implican "a" la partida y "de" la partida. Por ejemplo, transaccin 39776 describe un recibo (pago de entrada) para pagar 700 dlares adeudados por la empresa ACME a ABC Corporation.

ID TRANS 32389

A PARTIDA

DE PARTIDA ABC Corporation

FECHA DE TRANS Ene 1,2000 May 31,2000 Jun 2000

MONTO TRANS $200

TIPO TRANS

DESCRIPCION La depreciacin de grabador pluma Importe facturado por

Depreciacin

38948

ACME Company

ABC Corporation ACME Company

$900

Factura Comprobante de pago de facturas

39776

ABC Corp.

13, $700

El pago de la factura

45783

ACME Company

ABC Corporation ACME Company

Jul 2, 2000 $200

La nota de crdito De crdito a la factura # Pago realizado en la cuenta con la factura en la mente Pago devuelto por los dineros depositados en

45894

ABC Corp.

Aug 2000

13, $300

Comprobante de pago de facturas

46325

ACME Company

ABC Corporation

Oct 10,2000

-$300

Comprobante de pago de facturas

22

ninguna factura 47874 ABC Corp. Johnson Recycling Oct 2000 11, $1200 Comprobante de pago de la venta de activos El pago recibido por la venta de grabador pluma

Tabla 3. Transaccin Contable

1.11. DETALLES DE TRANSACCIONES CONTABLES

La Figura 3 se suma a un modelo de contabilidad de las transacciones anteriores, aadiendo el detalle de las transacciones de dbito y de crdito para las entradas de la transaccin de contabilidad, as como los detalles de las transacciones a las cuentas del libro mayor de las organizaciones. Cada TRANSACCION CONTABLE se divide en numerosos DETALLES DE TRANSACCIN que representan los cargos y las entradas de crdito para la transaccin. Cada tarjeta de dbito o abono afectar a una de las cuentas de la organizacin interna y por lo tanto, est relacionada con una CUENTA DEL LIBRO MAYOR, que es una cuenta contable de una ORGANIZACION INTERNA.

1.12. DETALLE DE LAS TRANSACCIONES

Como se muestra en la figura 3, cada TRANSACCIN CONTABLE debe estar compuesto por uno o ms DETALLES DE TRANSACCION, que muestran cmo cada parte de la transaccin afecta a una especfica de la entidad CUENTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACIN.

De acuerdo con los principios de contabilidad de doble entrada, cada transaccin tiene al menos dos registros de detalle, una tarjeta de dbito y un crdito.

Por ejemplo, una TRANSACCIN CONTABLE del tipo FACTURA puede resultar en dos instancias de DETALLE DE TRANSACCION: un dbito en la cuenta del libro mayor general "cuentas por cobrar" (que muestra que el dinero se debe) y un crdito a la cuenta del libro mayor "ingresos" (que muestra que los ingresos se reconocen).

ID TRAN S

DESCRIPCION TRANSACCION

TRANS DETALLE ID SEC 1 $ 200 MONTO

DEBITO

CUENTA

LIBRO

MAYOR

/CREDITO ORGANIZACION Dbito Gastos de depreciacin (ABC

32389 Depreciacin del

23

equipo

Corporation) Depreciacin acumulada de los 2 $ 200 Crdito equipos (ABC Corporation) Cuentas 1 2 $ 900 $ 900 Dbito Crdito Corporation) Ingresos (ABC Corporation) Dinero 1 $ 882 Dbito en efectivo (ABC por cobrar (ABC

38948

Importe facturado por

39776

El pago de la factura

Corporation) Descuento de gastos (ABC

2 3 El pago recibido 47874 por la venta de grabador pluma 1

$ 18 $ 900

Dbito Crdito

Corporation) cuentas por cobrar

Dinero $ 1000 Dbito

en

efectivo

(ABC

Corporation) Depreciacin acumulada (ABC

2 3

$ 200 $ 800

Dbito Crdito

Corporation) Activo (ABC Corporation) Ganancias de capital (ABC

$ 400

Crdito

Corporation)

Tabla 4. Detalle de transacciones

24

Figura 3. Detalle de las transacciones contables.

25

1.13. ENTIDAD DETALLE TRANSACCION

El ID de la TRANSACCION y el ID SEC DETALLE TRANS identifican de forma nica el detalle de las transacciones, ya que es un registro de detalle que rompe la transaccin contable. El campo FLAG DEBITO/CREDITO indica si el detalle de la transaccin se enva como un cargo o abono a la cuenta del libro mayor general correspondiente. El MONTO indica la cantidad de la porcin de la transaccin.

Muchos diseos de base de datos ponen en prctica la bandera de dbito/crdito como un signo positivo o negativo en el campo de cantidad para que las funciones aritmtica puede ser fcilmente utilizado para compensar los dbitos y crditos.

Una operacin contable tiene al menos dos registros de detalle de transacciones. Sin embargo en muchos casos, una transaccin contable puede tener ms de dos entradas de detalle.

Considere la posibilidad de la tercera operacin en la Tabla 4, por ejemplo: La operacin con ID TRANSACCION 39776, esta operacin fue el pago de una factura con un descuento del 2 % que se da por pago adelantado. La operacin result en tres registros de detalle, un crdito para liquidar las cuentas por cobrar de $ 900, un incremento efectivo de $ 882, y un descuento del gasto de $ 18.

1.14. LAS RELACIONES ENTRE LOS DETALLES DE LAS TRANSACCIN CONTABLES

Las empresas tienen que responder a preguntas sobre las relaciones entre ciertas transacciones. Por ejemplo: Qu facturas se han pagado a travs de cul de los pagos, y que facturas estn pendientes? Qu facturas se han reducido a travs de notas de crdito emitidas a los clientes? Qu pagos fueron enviados posteriormente o nuevamente a la partida de origen debido a que no se corresponda con la factura o el importe adeudado (anulados)? 26

La relacin recursiva en todo detalle de transacciones proporciona la capacidad de seguimiento de los detalles de la contabilidad de transacciones estn asociados con otros detalles de la transaccin. Utilizando esta relacin recursiva, el modelo puede proporcionar la informacin para responder a las preguntas anteriores.

La tabla 5 muestra cmo el modelo puede ser utilizado para relacionar las transacciones contables diferentes entre s. Un tipo muy comn de transaccin relacionada es lo de los pagos que se hacen en contra de que las facturas.

ID TRANSACCION 38948 muestra que $ 900 es por cuentas por cobrar. La transaccin siguiente se muestra (39776) es un pago que se aplica a la factura. En la ltima columna, de ID Transacciones Asociados y el ID de TRANS DETALLE SEC, representa la relacin recursiva de detalle de la transaccin a otro detalle de la transaccin. En este caso, se identifica que el crdito a las cuentas por cobrar es especficamente en relacin con las transacciones 38948, que era el original de la factura que se pag.

ID

DESCRIPC

ID

SEC MONTO

DEBITO/ CREDITO

ORGANIZATION ACCOUNT

GL ID

TRANS

TRANS TRAN

DETALL TRANS

ASOCIAD Y ID SEC DET TRANS

38948

Importe facturado 1 por 2

$900

Dbito

Cuentas

por

cobrar

(ABC Corporation) $900 Crdito Ingresos Corporation) (ABC

39776

El

pago

de

la 1

$882

Dbito

Dinero

en

efectivo

factura 2 $18 Dbito

(ABC Corporation) Descuento de gastos (ABC Corporation) 3 $900 Crdito Cuentas por cobrar 38948, 1

(ABC Corporation) 50984 Importe facturado 1 por 2 $1000 Crdito $1000 Dbito Cuentas por cobrar

(ABC Corporation) Ingresos Corporation) (ABC

27

50999

Importe facturado 1 por 2

$2000

Dbito

Cuentas

por

cobrar

(ABC Corporation) $2000 Crdito Ingresos Corporation) (ABC

60985

El

pago

de

la 1

$3000

Dbito

Dinero

en

efectivo

factura 2 $1000 Crdito

(ABC Corporation) Cuentas por cobrar 50984, 1

(ABC Corporation) 3 $2000 Crdito Cuentas por cobrar 50999, 1

(ABC Corporation)

Tabla 5. Detalle de Transacciones Relacionadas Este modelo puede adaptarse a cualquier tipo de relacin que se produce en las transacciones contables. Por ejemplo, puede proporcionar la informacin para mantener las notas de crdito que reducen la cantidad de factura (obligaciones relativas a otras obligaciones), la devolucin de los pagos (pagos relacionados con otros pagos), los pagos parciales se aplica a las facturas (pagos de las obligaciones), y venta de equipos depreciados se aplica a la transaccin de compra original (pagos relacionados con los pagos y las transacciones internas, es decir, la depreciacin).

1.15. SALDOS DE CUENTAS Y TRANSACCIONES

En este caso cada detalle de transacciones est relacionado con la CTA LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACIN, como lo es en el modelo anterior, o debe estar relacionada con una entidad que almacena los saldos de la cuenta de cada perodo contable.

Hay un fuerte argumento para modelar el saldo de la cuenta como una entidad. Despus de todo, los estados financieros y otra informacin financiera es ms probable que se base en los saldos de cuenta, por lo que se trata de una pieza crtica de informacin.

Por otra parte, gerentes con frecuencia desean ver el saldo de una cuenta contable en particular, en general por un perodo sin necesidad de mirar hacia arriba de las operaciones vinculadas, asimismo las operaciones vinculadas pueden ser archivadas para saldos de las cuentas de aos anteriores. 28

El modelo de la figura 5, no muestra el saldo de la cuenta, ya sea como una entidad o un atributo, porque la informacin del saldo de cuentas se obtiene de las transacciones que afectan a la cuenta cada vez que los datos obtenidos se incluyeron en un modelo de datos, no hay informacin redundante. Cuando hay informacin redundante en un sistema de modelado, los problemas de sincronizacin de datos pueden perjudicar la exactitud de los datos respecto de los saldos de cuenta, se puede argumentar que la informacin no cambia mucho despus de que termine el periodo por lo que no es muy grave un problema de sincronizacin de datos. Ajustes retroactivos contables de perodos anteriores podran complicar las cosas y hacer que el almacenamiento de los saldos de las cuentas sea un modelo lgico imprudente.

Ciertamente, en la implementacin fsica de este modelo lgico, puede ser una buena idea para incluir los saldos de cuentas por perodos de tiempo diferentes. Los administradores, sin duda, necesitan un acceso rpido a esta informacin, y el diseo fsico no debera tener que buscar a travs de las transacciones asociadas con la cuenta del libro mayor general para determinar el saldo de la cuenta.

Por lo tanto, La figura 5 muestra un modelo alternativo, que incluye informacin de la cuenta de balance. Este modelo de datos que representan un diseo de base de datos es muy prctico para fines de la aplicacin

La figura 5 muestra que la CTA BALANCE DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACION se ha insertado entre el DETALLE TRANSACCION y la CTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACIN. Esto permite el acceso directo a la cantidad de atributos crticos del saldo en la CTA BALANCE DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACIN, que almacena el saldo actual de la CTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZAICON para un PERIODO CONTABLE determinado.

29

Figura 4. Detalle las transacciones contables con los saldos de cuentas.

30

1.16. CUENTAS AUXILIARES

En contabilidad, las organizaciones suelen tener libros auxiliares para comprobar el estado de las cuentas especficas. Puede haber una "cuentas por cobrar", que es Cuenta del Libro Mayor para demostrar cunto se le debe a la empresa. Esta cuenta puede estar compuesta por cuentas por cobrar de las cuentas auxiliares del libro mayor que muestra los importes adeudados y pagados por cada factura de los clientes o de otra parte que le debe dinero-

El libro mayor de cuentas para representar a los diversos productos o categoras de productos tambin pueden ser capturados por separado las cuentas de contabilidad general y juntan en una cuenta de ingreso del producto en general.

Figura 8.4 proporciona un modelo de datos para capturar los requisitos de informacin de los libros auxiliares.

El diagrama tiene una relacin recursiva que muestra que cada CUENTA DEL LIBRO MAYOR DE LA ORGANIZACIN puede comprender una o ms CUENTA DEL LIBRO MAYOR DE OTRAS ORGANIZACIONES.

La cuenta padre del libro mayor representa una cuenta, tales como cuentas por pagar o cuentas por cobrar. El compuesto de la relacin recursiva se refiere a las cuentas del libro mayor auxiliares asociadas, y que cada uno debe mantener informacin sobre un cliente especfico, proveedor, producto o categora de productos.

Las Cuentas Contables del Libro Mayor pueden estar relacionadas con determinados productos, a fin de rastrear los ingresos producidos por un producto especfico, o, si hay una gran cantidad de productos entonces las cuentas contables pueden estar relacionados con las categoras de productos.

Por lo tanto, el modelo podra mostrar las relaciones de las partes como un suplente, una estructura ms genrica, en vez de unir a las funciones especficas del CLIENTE y / o PROVEEDOR.

31

Figura 5. Cuentas del Libro Mayor y asociaciones Auxiliares del Libro Mayor.

1.17. LA DEPRECIACIN DE ACTIVOS

Entidades adicionales se utilizan para determinar cmo ciertas operaciones contables se calculan. El medio por el cual se calcula un tipo comn de transaccin interna, es decir, la depreciacin.

Como se muestra en la Figura 8.5, cada transaccin de la DEPRECIACIN es especficamente para uno y un nico activo, pueden depreciarse utilizando MTODOS DE DEPRECIACIN. El mtodo de depreciacin mismo puede ser utilizado para amortizar ms de un activo fijo, y un activo fijo puede tener ms de un mtodo de depreciacin durante el tiempo porque el mtodo de un activo fijo de depreciacin puede cambiar. Por lo tanto, la

32

entidad METODO DE DEPRECIACION DE ACTIVOS se utiliz el mtodo de depreciacin en cada activo fijo durante varios perodos de tiempo.

Figura 6. Depreciacin de activos. ENTIDAD METODO DE DEPRECIACION tiene un atributo descripcin que especifica el tipo de amortizacin, como "amortizacin lineal" o "doble depreciacin de saldo decreciente". Tambin se describe la frmula para calcular la depreciacin. En este ejemplo, el grabador pluma usado "doble saldo decreciente" como un mtodo para el ao 1999; a partir de 2000, comenz a utilizar la "depreciacin lineal" mtodo de depreciacin. Aunque puede ser muy interesante para describir las frmulas detrs de estos mtodos de depreciacin (de una variedad muy selecta).

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DESCRIPCIN ARTICULO MTODO DEPRECIACIN bolgrafo grabador

FORMULA METODO DEPRECIACION

FECHA INICIO

FECHA FIN

Depreciacin de (El costo de compra - El costo doble decreciente saldo de recuperacin) * (1 /vida til 1 enero estimada en aos de los de 1999 activos) * 2 Depreciacin en Depreciacin en lnea recta lnea recta (El costo de compra - El costo de recuperacin)/vida til 1 enero de 2000

31 diciembre de 1999

estimada en aos de los activos

Tabla 6. Mtodo de Depreciacin de activos fijos

34

CAPITULO II

PRESUPUESTO
Uno de los aspectos de control financiero es el presupuesto. Figura 8 ilustra un conjunto de modelo datos que proporciona informacin sobre los presupuestos que se establecen para supervisar y/o planificar el gasto de dinero. Cada presupuesto puede ser un presupuesto operativo para partidas de tipo gasto o de un presupuesto de capital para los activos fijos y los elementos a largo plazo.

El tipo de presupuesto permite la flexibilidad necesaria para clasificar otros tipos de presupuestos de acuerdo a las necesidades de la organizacin. La entidad PRESUPUESTO describe la informacin sobre las cantidades de dinero necesarias para un grupo de gastos artculos durante un perodo determinado de tiempo. El PERODO DE TIEMPO ESTNDAR mantiene posibles perodos de tiempo para que los presupuestos puedan ser reservados. Cada presupuesto puede tener muchas partes que tienen diferentes funciones de partidas presupuestarias y diversos ejercicios estados a travs del tiempo. Cada presupuesto deber estar compuesto por uno o ms partidas presupuestarias. Cada uno de ellos es descrito por un TIPO DE ELEMENTO DEL PRESUPUESTO que describen los elementos presupuestados. Las PARTIDAS PRESUPUESTARIAS podrn ser recursivamente relacionadas con otras partidas presupuestarias, teniendo en cuenta una jerarqua de paquetes acumulativos de partida presupuestaria. En la Figura 8 tiene una entidad PRESUPUESTO que se describe la informacin clave sobre los presupuestos. Un presupuesto se identifica por un identificador de presupuesto. La relacin PERIODO DE TIEMPO ESTNDAR identifica el perodo de tiempo durante el cual se aplica el presupuesto, incluyendo a partir de la fecha y hasta la fecha de ese perodo La entidad TIPO DE PERODO identifica cada perodo de tiempo definido. Los tipos de periodos ms comunes son: "mes", "trimestre", o "ao". El atributo de descripcin describe el presupuesto a un nivel alto.

35

Tabla 7. Los datos del Presupuesto

Figura 7. Definicin De Presupuesto

36

En la Tabla 7. Muestra ejemplos de la informacin de la entidad PRESUPUESTO. Presupuesto ID 29839 representa el presupuesto anual de 2001 presentado por la comercializacin departamento de ABC Corporacin para sus gastos de comercializacin. Presupuesto ID 38576 es un presupuesto mensual, para junio de 2002, del departamento de administracin de la Corporacin ABC para sus gastos de oficina previsto. Presupuesto ID 39.908 es un presupuesto de capital para la compra de mquinas de fabricacin en 2001. Tenga en cuenta que los presupuestos estn definidos por las partes individuales que pueden ser departamentos, las divisiones, las organizaciones, o cualquiera que sea la estructura organizativa de la empresa a utilizar. El presupuesto debe ser definida en el nivel ms bajo en las organizaciones, lo que permite a la empresa la capacidad de rodar a las cantidades presupuestadas para los diferentes niveles.

2.1. PARTIDA PRESUPUESTARIA

Cada presupuesto deber estar compuesto por uno o ms partidas presupuestarias, que almacenan los detalles exactos de lo que se presupuest. El atributo DE CANTIDAD define la cantidad total de fondos requeridos para el elemento en el perodo de tiempo. El atributo OBJETIVO O FIN se establezca por qu los elementos son necesarios. El atributo de la JUSTIFICACIN se describe por qu la cantidad presupuestada de dinero debe ser gastado.

Cada partida presupuestaria es descrita por un tipo de elemento comn de presupuesto para que las descripciones de partida presupuestaria se puedan reutilizar. Las partidas presupuestarias podrn estar compuestos de otras partidas presupuestarias a travs de la relacin recursiva alrededor PARTIDA PRESUPUESTARIA. La Tabla 8. Proporciona dos ejemplos sencillos de las partidas presupuestarias dentro de los presupuestos descritos en la seccin anterior.

2.2. PRESUPUESTO DE ESTADOS

Cada presupuesto general, se mueve a travs de varias etapas como se desarrolla el proceso presupuestario. El presupuesto se crea normalmente en una fecha determinada, revisado, presentado para su aprobacin, a continuacin, aceptado, rechazado o devuelto al remitente para las modificaciones. 37

Tabla 8. Partida Presupuestaria La figura 8 muestra que cada presupuesto tiene uno o ms estados de Presupuesto a travs del tiempo, cada uno de los cuales se describe por un tipo de estado del presupuesto, que es otro subtipo del Tipo Estado. Esta estructura proporciona para el seguimiento de la historia de un presupuesto a travs de sus distintas etapas. Tabla 9. Muestra ejemplos de estados de presupuesto. Tenga en cuenta que el 15 de noviembre, cuando el presupuesto fue enviado de vuelta al remitente de las modificaciones, se cre la necesidad de una nueva revisin del presupuesto.

2.3. REVISIN DEL PRESUPUESTO

Cada presupuesto por lo general pasan por un proceso mediante el cual varias revisiones presupuestarias se crean para un presupuesto. La figura 9 ofrece dos alternativas de cmo la informacin de revisin presupuestaria se puede almacenar, dependiendo de las necesidades de la empresa. Si la empresa no necesita realizar un seguimiento de cada cambio en un presupuesto y si considera que cada revisin de un presupuesto de un presupuesto totalmente nuevo, el modelo superior va a funcionar.

38

Si la empresa quiere seguir los cambios en cada elemento presupuestado en el tiempo, el modelo de fondo que se necesita.

Tabla 9. Presupuesto de Estado El modelo superior de la figura 9. Slo demuestra que las revisiones del presupuesto, simplemente puede ser manejado para crear y mantener un presupuesto totalmente nueva cada vez que se necesitaba una revisin. El presupuesto de edad puede estar relacionado con el prximo presupuesto a travs de la relacin recursiva alrededor PRESUPUESTO. Si bien este modelo es muy simple, la desventaja es que todo el presupuesto tiene que ser regrabado, a pesar de que muchas de las partidas presupuestarias pueden ser coherentes a partir de una revisin a la siguiente. Adems, este modelo no har un seguimiento de la historia de los cambios que se hicieron a partir de una revisin del presupuesto para el siguiente. Este modelo est diseado para organizaciones con relativamente simple los presupuestos y necesidades y presupuesto. El modelo inferior de la Figura 9 muestra que cada presupuesto puede tener una o ms revisiones presupuestarias a lo largo del tiempo, que puede afectar muchas partes del presupuesto. Cada presupuesto se compone de una o ms partidas presupuestarias, cada una de ellas puede verse afectada por uno o ms impactos de revisin presupuestaria Cada revisin del presupuesto puede afectar a ms de una partida presupuestaria y viceversa, lo que resulta en la relacin de varios a varios entre las partidas presupuestarias

39

y Revisiones presupuestarias, resuelto por el impacto de revisin presupuestaria, que es una entidad asociativa. El atributo de la cantidad revisada de impacto en el presupuesto revisin mantiene la reduccin o aumento en la cantidad de un elemento en el presupuesto.

El complemento indicador de eliminacin muestra que las partidas presupuestarias se han aadido o eliminado de acuerdo con la revisin del presupuesto. El atributo de la razn revisin demuestra por qu cada elemento de presupuesto deba ser cambiado. Dado que los presupuestos pueden pasar por muchas revisiones o versiones, la entidad revisin presupuestaria es utilizada para mantener cada revisin en su totalidad.

Cada revisin presupuestaria es identificado nicamente por el ID del presupuesto y la revisin siguientes que especifica la versin del presupuesto.

Tabla 8.10 muestra ejemplos de la informacin en la entidad de revisin del presupuesto. Este ejemplo muestra que el presupuesto de 29.839 tenido dos revisiones, 1.1 y 1.2.

Figura 9. Revisiones de Presupuestos 40

El presupuesto inicial fue revisado posteriormente por la revisin 1.1. Revisin 1.1 consisti en cambios a los artculos 2 y 3 y aadir un elemento de publicidad en Internet. Esto demuestra que una revisin del presupuesto puede afectar a ms de una partida presupuestaria. Revisin 1.2 que se necesitaba para ajustar el presupuesto de publicidad directa una vez ms, mostrando que la partida presupuestaria misma puede verse afectada por ms de una REVISIN DEL PRESUPUESTO. En este ejemplo, lo que confirma la necesidad de una relacin de muchos a muchos, se ha contabilizado aplicando la revisin del presupuesto entidad IMPACT, que almacena los cambios en las partidas presupuestarias. Con esta estructura, tanto en la historia actual y el cambio del presupuesto se puede mantener y acceder a ella.

Tabla 10. Impacto de Revisin del Presupuesto En el proceso presupuestario que varias personas pueden estar involucrados en la revisin de un presupuesto para su aprobacin. Dependiendo del grado de formalidad en el proceso presupuestario de la empresa, puede haber una necesidad de seguimiento de los resultados de cada revisin del presupuesto.

41

La revisin del presupuesto, el partido y Revisin del Presupuesto las entidades tipo de resultado en la figura 10 proporcionan para el seguimiento de las partes involucradas en las revisiones del presupuesto, as como los resultados del proceso de revisin del presupuesto. La revisin del presupuesto de la entidad proporciona la informacin acerca de los partidas que estn involucradas en el proceso de revisin a travs de la relacin de la revisin del presupuesto para la fiesta. La fecha de revisin identifica cuando participaban en la revisin el atributo de comentario permite que cualquier opinin personal acerca de la revisin que se documenta. La decisin de cada persona con respecto a la revisin del presupuesto se indica a travs de la relacin con el tipo de presupuesto resultado de la revisin. Es el proceso de revisin del presupuesto en relacin con la entidad del presupuesto o la revisin del presupuesto, aunque cada revisin puede ser revisado, cada revisin presupuestaria es en realidad una parte del presupuesto y por lo tanto incluidos en el proceso de revisin.

Figura 10. Revisin Del Presupuesto

42

Hay tanto, la revisin del presupuesto est relacionada con el presupuesto, que puede incluir uno o ms revisiones del presupuesto. Tabla 11. ilustra la informacin que pueda ser incluida en el proceso de revisin del presupuesto. El ejemplo proporciona informacin sobre las personas involucradas en el proceso de revisin del presupuesto y de sus observaciones y conclusiones. Esta informacin sirve como informacin de apoyo acerca de los exmenes del presupuesto y en ltima instancia, podra afectar el estado del presupuesto, que se defini en la figura 8 Uno puede pensar que la revisin del presupuesto de la entidad est relacionada con el estado del presupuesto, porque el resultado de las revisiones puede afectar el estado de revisin del presupuesto. En realidad, no hay realmente una relacin directa entre los datos de estas entidades porque las crticas y los estados de cada uno existen independientemente de un presupuesto. La empresa, sin embargo, puede mantener las reglas de negocio para determinar qu resultados de la revisin constituira pasar de un estado a otro.

Tabla 11. Revisin Del Presupuesto

2.4. ESCENARIOS DE PRESUPUESTO

Partidas presupuestarias a menudo tienen diferentes figuras relacionadas con ellos sobre la base de varios escenarios. 43

Por ejemplo, puede haber diferentes fondos asignados a un elemento presupuestado en funcin de si las condiciones del mercado son excelentes, regulares o malas. El modelo de datos se necesita una forma de mostrar lo que la cantidad presupuestada es de los elementos en diferentes condiciones o escenarios. Figura 11. Proporciona un modelo que permite que las variaciones en los montos presupuestados sobre la base de escenarios presupuestarios diferentes. Cada escenario de presupuesto tiene una descripcin que almacena el tipo de escenario como "condicin excelente mercado", "pobres condiciones de mercado", "peor de los casos", "mejor de los casos", "importante acuerdo firmado", "no importante acuerdo firmado." Esto permite mantener mltiples cifras presupuestadas sobre la base de estas condiciones. Cada partida presupuestaria o presupuesto puede tener varias aplicaciones escenario presupuestario, que almacenan ya sea un cambio de cantidad o un porcentaje de variacin para cada escenario presupuestario. Esto significa que estas cantidades o porcentajes se pueden aplicar de manera uniforme en todo el presupuesto (si es que est relacionado con el presupuesto) o puede variar para cada elemento de presupuesto (si est relacionado a la partida presupuestaria) -El cambio de cantidad o porcentaje de cambio mantiene o bien el monto en dlares del cambio o el porcentaje del cambio que se aplica a cada cantidad partida presupuestaria, que variar en funcin de la situacin presupuestaria en particular. Por ejemplo, no puede ser de $ 10.000 ms en el presupuesto elemento de "marketing" si la descripcin del escenario presupuestario es "las condiciones de mercado excelente", pero no ser - $ 5.000 para la partida presupuestaria lo mismo con un escenario presupuestario de "malas condiciones del mercado." El escenario de presupuesto regla el porcentaje de cambio estndar o cambiar la cantidad con la que aumenta o disminuye las cantidades o porcentajes para los tipos estndar PARTIDA PRESUPUESTARIA. Estas reglas pueden ser los montos o porcentajes predeterminados vinculados a la ESCENARIO PARTIDA PRESUPUESTARIA, sin embargo, pueden ser diferentes de los valores de los elementos especficos del presupuesto, porque ms podra ser conocido en tiempo de presupuestos.

44

Figura 11. Escenario del Presupuesto La Tabla 12 proporciona un ejemplo de los valores que pueden estar en los escenarios de presupuesto. La tabla muestra que los montos presupuestados elemento pueden variar en funcin de diferentes escenarios. La "feria" El presupuesto es de $ 20.000, sin embargo las estructuras de datos proporcionan un presupuesto 20 por ciento ms alto si hay buenas condiciones de comercializacin y un 20 por ciento menor si las malas condiciones de comercializacin. Esto implica que el presupuesto sigue siendo de $ 20.000 y no se cambia en las condiciones de comercializacin promedio. El escenario presupuestario norma de porcentaje columna cambio representa el aumento o disminucin sugerido para el tipo de partida presupuestaria. El presupuesto para el cambio ESCENARIO APPLICATION porcentaje representa el porcentaje de cambio real que se utiliza para el presupuesto especfico. El ejemplo que sigue muestra que la regla se utiliz para definir los cambios en los escenarios de todas las partidas presupuestarias con excepcin de las ferias comerciales en "condiciones de comercializacin de los pobres", donde se especifica el presupuesto -20 por ciento en lugar del porcentaje sugerido -15.

45

2.5 EL USO Y LAS FUENTES DE LAS CANTIDADES PRESUPUESTADAS

Ahora que los presupuestos se han creado, cmo hace el seguimiento de la organizacin si los compromisos financieros del presupuesto adecuado apropiado para ellos y controlar lo que los compromisos y los gastos se han hecho a cada uno por ciento del presupuesto

Tabla 12. Escenarios Del Presupuesto artculo? Algunas transacciones, tales como las necesidades, pedidos y pagos, puede ser necesario en relacin con partidas presupuestarias a fin de supervisar el uso continuo de los presupuestos. Los siguientes modelos pueden ser utilizados para rastrear los presupuestos de gastos (los usos de los montos presupuestados) o para seguir los ingresos presupuestarios (las fuentes de las cantidades presupuestadas).

46

Figura 12 ofrece un modelo de datos para responder a estas preguntas. Cada posicin de pedido podr ser autorizada y asignados a travs de una partida presupuestaria especfica. Esta relacin establece cules son los compromisos (y las cantidades en dlares) se han realizado a diferentes partidas presupuestarias. Un requisito puede ser financiado a travs de muchas partidas presupuestarias (y viceversa) a travs de la entidad ASIGNACIN PRESUPUESTARIA requerimientos. Esta relacin proporciona informacin sobre la circulacin y necesidades para el uso de los presupuestos. La relacin de muchos a muchos entre el pago y PARTIDA PRESUPUESTARIA se resuelve mediante el uso de una entidad de pago de presupuesto de la asignacin. El PAGO registros DOTACIN PRESUPUESTARIA tanto los desembolsos y los recibos con las partidas presupuestarias, pero slo para los desembolsos que no tienen un orden que corresponde asociados con ellos. Para los desembolsos que tienen una orden de compra

Figura 12. Las Asignaciones Presupuestarias.

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La relacin entre la posicin de pedido y PARTIDA PRESUPUESTARIA registra el compromiso de fondos con cargo al presupuesto para determinar el pago del dinero (que es el siguiente paso ms all del compromiso) de los desembolsos que tienen una orden de compra, la asignacin del presupuesto el pago no se utiliza porque el presupuesto asignacin de partida se pueden derivar de las relaciones del pago con el producto comprado correspondiente al pedido de la orden de compra. Las dos secciones siguientes describen el modelo de la figura 12, que ilustra la forma de seguimiento de los compromisos frente a lo presupuestado, como por ejemplo hacer un pedido, as como los pagos a los presupuestos, como el desembolso de fondos.

2.6 COMPROMISOS CON CARGO A PRESUPUESTOS

La mayora de las empresas que participan en el presupuesto estn interesados en dos tipos de comparaciones con el presupuesto: lo que existe el compromiso en contra de una partida presupuestaria, y lo que se ha gastado en contra de una partida presupuestaria. En esta seccin se aborda la informacin necesaria para monitorear los compromisos frente a un presupuesto. Despus de un presupuesto es aprobado, las empresas estn interesadas en el seguimiento de los compromisos frente a un presupuesto. Un elemento en una orden de compra puede establecer un compromiso en contra de una partida presupuestaria. Por lo tanto, en la figura 12, el modelo de datos pone de manifiesto que cada posicin de pedido se pueden asignar a una y slo una partida presupuestaria. La posicin de pedido ser generalmente de una orden de compra, sin embargo, para los presupuestos de los ingresos del mismo modelo tambin puede ser utilizado para las rdenes de venta. Por ejemplo, un elemento de orden de compra por 20 "Pens Johnson Elite" se puede registrar en la partida presupuestaria de un departamento de administracin a favor de "material de oficina." Se puede concluir que cada elemento de orden de compra para un producto especfico y que cada producto se corresponde con una partida presupuestaria concreta. Esto como resultado un producto de la relacin PARTIDA PRESUPUESTARIA lugar de la posicin de pedido a la partida presupuestaria. Aunque esto puede funcionar en algunas circunstancias, la asignacin de un compromiso es muy dependiente de la situacin particular y por lo general no se puede generalizar.

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Considere la compra de una computadora personal (PC). En una orden de compra, el PC se utiliza para un proyecto de desarrollo de sistemas y est ligada a la partida presupuestaria para ese proyecto. En otro orden de compra de un PC, el PC es de un particular empleado y puede ser asignado a un elemento de equipo presupuesto del equipo. Por lo tanto, en lugar de realizar las asignaciones presupuestarias basadas en el producto que se orden, la posicin de pedido determina la asignacin de una partida presupuestaria a fin de que las circunstancias individuales puedan ser acomodadas. Partidas del presupuesto tambin se puede utilizar para proporcionar financiacin a los requisitos para determinar si los requisitos realmente se pueden aplicar.

En otras palabras, antes de comprometerse a un requisito, puede haber una necesidad de asignarlo a una partida presupuestaria con el fin de determinar si hay suficiente dinero en el presupuesto para este artculo. El costo del requisito de ser necesaria la asignacin de una o ms partidas del presupuesto. Figura 12 muestra que cada requisito puede ser asignado a partidas presupuestarias muchos y que uno PARTIDA PRESUPUESTARIA puede ser utilizado para financiar ms de un requisito. Por lo tanto, esta relacin de muchos a muchos se resuelve con la asignacin de entidad presupuestaria REQUISITO. El atributo de cantidad se utiliza para almacenar la informacin de asignacin de dlares a fin de que las necesidades totales para cualquier elemento dado se puedan calcular fcilmente.

2.7 RELACIN CON EL PRESUPUESTO GENERAL DE CONTABILIDAD

Los presupuestos son usados para fines distintos a cuentas contables. Los presupuestos se utilizan para supervisar los desembolsos, cuentas contables se utilizan para informar los resultados financieros de una empresa. Los jefes de departamento pueden definir las partidas presupuestarias de cualquier forma que les ayuda a controlar los costos. Contadores categorizar su plan de cuentas para satisfacer las necesidades fiscales y de diversas necesidades de informacin financiera. Por lo tanto, las partidas presupuestarias no se corresponden directamente con las cuentas del libro mayor. Es muy til (y, a veces es necesario) para poder atar las partidas presupuestarias a las cuentas del libro mayor. Una empresa lo desea, puede ver la cantidad que se presupuest y gast de una cuenta especfica de la contabilidad general, tales como "gastos de marketing." 49

La figura 13 muestra un modelo de datos que relaciona los tipos de partida presupuestaria a las cuentas del libro mayor. Cada tipo de elemento PRESUPUESTO puede estar relacionado con muchas cuentas de contabilidad, y viceversa. Por lo tanto, el GL PRESUPUESTO entidad XREF resuelve la relacin de muchos a muchos. Tabla 14 muestra ejemplos de las relaciones entre partidas del presupuesto y las cuentas de contabilidad general. El primer ejemplo ilustra una situacin que los contadores el amor! Cuando un jefe de departamento utiliza el nombre del libro de la cuenta general para fines de presupuestacin, la partida presupuestaria ("materiales de oficina") tiene una. Uno a uno con las de la cuenta de mayor ("gastos de oficina suministros") El segundo ejemplo ilustrado por la segunda y tercera filas en la tabla 14, muestra que muchos tipos de elementos de presupuesto puede corresponder a una sola cuenta del libro mayor general (esto sigue siendo fcil para los contadores para realizar el seguimiento y auditora). Las partidas presupuestarias se han creado para un puesto de director de ventas y por un representante de ventas. Estos son asignados a una cuenta contable denominada "gastos de salarios." El tercer ejemplo es el ms complejo y requiere ms trabajo por parte de la empresa para mantener correctamente. Las filas cuarta y quinta de la tabla

Figura 13. Presupuesto Relacin con El Libro Mayor General. 50

Tabla 13. Contabilidad General de Presupuesto Referencia Externa

2.8 ARTCULOS PRESUPUESTADO Y GENERAL LEDGER CUENTAS

El modelo anterior se mostr que hay asignaciones estndar de los tipos de partida presupuestaria a las cuentas del libro mayor. Otro de los requisitos de informacin comn es mostrar las cifras presupuestadas, ya que en comparacin con las cuentas del libro mayor. Por ejemplo, es posible que los presupuestos para ciertas clasificaciones de los gastos, la amortizacin, los ingresos proyectados, o por cualquier otra cuenta del libro mayor. El modelo de la figura 13 puede ser utilizado para determinar el monto presupuestado para cada cuenta del libro mayor general. Cada partida presupuestaria es de un tipo de elemento que se relaciona con PRESUPUESTO una o ms cuentas de contabilidad (a travs de GL PRESUPUESTO XREF), que a su vez se relaciona con la cuenta de la organizacin GL, por lo tanto, atar la cantidad partida presupuestaria a la cuenta general especfica para una organizacin. Esta relacin transversal es complejo por el hecho de que puede haber muchos-a-muchos entre cuentas de contabilidad y presupuestos. Si siempre hay una correspondencia uno-auno, el modelo podra ser cambiado para poner en una relacin uno-a-uno entre la cuenta de mayor y TIPO DE PARTIDA PRESUPUESTARIA lugar de la asociativa XREF GL PRESUPUESTO. Por otra parte, con una relacin uno a uno, se podra mostrar lo presupuestado como un campo en la cuenta de Contabilidad ORGANIZACIN, en lugar de Presupuesto y estructuras PARTIDA PRESUPUESTARIA, si no hay necesidad de almacenar la informacin del presupuesto. 51

CAPITULO III

APLICACIONES

El modelo de datos de Contabilidad y Presupuesto, se puede establecer en cualquier organizacin que lleve contabilidad, ya que este modelo de datos es de propsito general.

Asimismo tambin se puede establecer en las instituciones pblicas como: Gobiernos Regionales, Municipalidades, UGELs (Unidad de Gestin Educativa Local) y otras. Porque estas manejan dinero del estado, y por lo tanto deben tener un control riguroso de sus actividades contables, y de presupuesto.

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BIBLIOGRAFA Len Silverston, The Data Model Resource Book, A Library of Universal Data Models for All Enterprises Volumen 1, Edicin Revisada, Willey, 2001.

Contabilidad Bsica, 2008, Espaa.

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CONCLUSIONES El tener un modelo de datos aceptado por personas en diferentes organizaciones, hace que no se pierda el tiempo en crear un modelo que podra funcionar bien en un solo caso, la idea es obtener un producto estndar para reutilizarlo y beneficiarse no solo la empresa que desarrolla, sino que tambin la organizacin que adquiera ese producto, puesto que va a ser un producto de alguna manera estndar, que ser manejable por diferentes profesionales, y esto ayudar a la mejorar del sistema, interoperabilidad, fiabilidad, correctitud, y dems atributos que hacen que un software sea de calidad.

Hay muchos sistemas de contabilidad y presupuestos. En este trabajo se ha incluido los modelos de datos para establecer planes de cuentas de las organizaciones internas, las transacciones de contabilidad, sistema los presupuestos, las revisiones presupuestario rcord, mantener escenarios presupuestarios, mantener el

presupuesto, revisar la informacin del proceso, los compromisos de registro y la asignacin de presupuestos, as como tambin los presupuestos de referencias cruzadas a las cuentas del libro mayor.

RECOMENDACIONES Las empresas que desarrollan software deben optar por utilizar modelos de datos que han sido probados, y que funcionan correctamente, sin embargo se debe adecuar estos modelos de acuerdos a los requerimientos y necesidades de las organizaciones que los soliciten.

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