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Planear y Organizar

Administrar la Inversin en TI

PO5

DESCRIPCIN DEL PROCESO.


P05. Administrar la Inversin en TI.
Establecer y mantener un marco de trabajo para administrar los programas de inversin en TI que abarquen costos, beneficios, prioridades dentro del presupuesto, un proceso presupuestal formal y administracin contra ese presupuesto. Los interesados (stakeholders) son consultados para identificar y controlar los costos y beneficios totales dentro del contexto de los planes estratgicos y tcticos de TI, y tomar medidas correctivas segn sean necesarias. El proceso fomenta la asociacin entre TI y los interesados del negocio, facilita el uso efectivo y eficiente de recursos de TI, y brinda transparencia y responsabilidad dentro del costo total de la propiedad, la materializacin de los beneficios del negocio y el retorno sobre las inversiones en TI.

Planear y Organizar
Adquirir e Implementar
Entregar y Dar Soporte Control sobre el proceso TI de Administrar la Inversin en TI Que satisface el requerimiento del negocio de TI para Mejorar de forma continua y demostrable la rentabilidad de TI y su contribucin a la rentabilidad del negocio con servicios integrados y estandarizados que satisfagan las expectativas del usuario. Enfocndose en Decisiones de portafolio e inversin en TI efectivas y eficientes, y el establecimiento y seguimiento de presupuestos de TI de acuerdo a la estrategia de TI y a las decisiones de inversin. Se logra con El pronstico y la asignacin de presupuestos La definicin de criterios formales de inversin (retorno de inversin -ROI, periodo de reintegro, valor presente neto -NPV) La medicin y evaluacin del valor del negocio en comparacin con el pronstico Y se mide con El porcentaje de reduccin en el costo unitario del servicio de TI Porcentaje del valor de la desviacin respecto al presupuesto en comparacin con el presupuesto total Porcentaje de gasto de TI expresado en impulsores de valor del negocio (Ej. Incremento en ventas / servicios debidos a la mejora en conectividad Monitorear y Evaluar

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Administrar la Inversin en TI

OBJETIVOS DECONTROL
P05. Administrar la Inversin en TI.
PO5.1 Marco de Trabajo para la Administracin Financiera
Establecer y mantener un marco de trabajo financiero para administrar las inversiones y el costo de los activos y servicios de TI a travs del portafolios de inversiones ha bilitadas por TI, casos de negocio y presupuestos de TI.

PO5.2 Prioridades Den tro del Presupuesto de TI


Implementar un proceso de toma de decisiones para dar prioridades a la asignacin de recursos a TI para operacion es, proyectos y mantenimiento, para maximi zar la contribucin de TI a optimizar el retorno del portafolio empresarial de programas de inversin en TI y otros servicios y activos de TI

PO5.3 Proceso Presupuestal


Establecer un proceso para elaborar y administrar un presupuesto que refleje las prioridades establecidas en el portafolio e de programas de inversin e n TI, incluyendo los costos recurrentes de operar y mantener la infraestructura actual. El proceso debe dar soporte al desarrollo de un pres upuesto general de TI as como al desarrollo de presupuestos para programas individuales, con nfasis especial en los componentes de TI de esos programas. El proceso debe permitir la revisin, el refinamiento y la aprobacin constantes del presupuesto general y de los presupuestos de programas individuales mpresarial

PO5.4 Administracin de Costos de TI


Implementar un proceso de administracin de costos que compare los costo s reales con los presupuestados. Los costos se deben monitorear y reporta r. Cuando existan desviaciones, stas se deben identificar de forma oportuna y el impacto de esas desviaciones sobre los programas se debe evaluar y, junto con el patrocinador del negocio para estos programas, se debern tomar las medidas correctivas apropiadas y, en caso de ser necesario, el caso de negocio del programa de inversin se deber actualizar.

PO5.5 Administracin de Beneficios


Implementar un proceso de monitoreo de beneficios. La contribucin esperada de TI a los resultados del negocio, ya sea como un componente de programas de inversin en TI o como parte de un soporte operativo regular, se debe identificar, acordar, monitorear y reportar. Los reportes se deben revisar y, donde existan oportunidades para mejorar la contribucin de TI, se deben definir y tomar las medidas apropiadas. Siempre que l os cambios en la contribucin de TI tengan impacto en el programa, o cuando los cambios a otros proyectos relacionados impacten al programa, el caso de negocio deber ser actualizado.

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PO5

DIRECTRICES GERENCIALES
P05. Administrar la Inversin en TI.
Desde Entradas
PO1 Planes estratgicos y tcticos de TI, portafolios de proyectos y servicios PO3 Requerimientos de infraestructura PO10 Portafolio de proyectos de TI actualizado AI1 Informacin sobre el desempeo y la capacidad AI7 Revisiones post-implantacin DS3 Plan de desempeo y de capacidad (requerimientos) DS6 Finanzas de TI ME4 Resultados esperados de las inversiones en el negocio habilitadas por TI

Salidas Hacia
Reportes de costo / beneficio Presupuestos de TI DS6 Portafolio actualizado de servicios de TI Portafolio actualizado de proyectos de TI PO1 AI2 DS6 ME1 ME4

DS1 PO10

Matriz RACI

Funciones

Metas y Mt

ricas Facilitar la toma de decisiones de Establecer y hacer seguimiento a


presupuesto de TI de acuerdo a la estrategia de TI y a las decisiones de inversin en TI beneficios de TI inversin y portafolio de TI l

Mejorar la rentabil

Asegurarse de la tr pa ans rencia y del Asegurarse de que T


entendimiento de los co estrategias, polticas y ni servicios de TI stos, beneficios, veles de

idad de TI y su contribucin a las utilidades de la empresa.

Definir criterios formales de inversin Pronostico y asignacin de presupuestos Medicin y evaluacin del valor para el
negocio en comparacin con el pronstico (ROI, periodo de reintegro, NPV)

Optimizar costos de TI y maximizar los

I demuestre una calidad de servicio rentable, m ejora continua y disposicin para cambi os futuros

% de inversiones en TI que exceden o % de impulsores de valor de TI con


satisfacen los beneficios predefinidos para el negocio equivalencia en los impulsores de valor del negocio

# de desviaciones respecto al % de valor de desviacin del presupuesto % de reduccin del costo unitario de los % de inversiones en TI que generan los
beneficios predefinidos servicios de TI prestados en comparacin con el presupuesto total presupuesto

% de proyectos con beneficios definidos % de servicios costeados de TI % de proyectos con revisin post-proyecto Frecuencia de reporte de beneficios % de proyectos donde la informacin de
desempeo (desempeo de costos, desempeo de cronogramas y perfil de riesgos) se encuentre disponible por adelantado

% de gasto de TI expresado en impulsores


de valor del negocio (Ej. incremento en ventas debido a una mejor conectividad).

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Administrar la Inversin en TI

MODELO DE MADUREZ
P05. Administrar la Inversin en TI.
La administracin del proceso de Administrar la inversin en TI qu e satisfaga el requerimiento de negocio de TI de mejorar de forma constante y demostrable la rentabilidad de TI y su contribucin a la utilidad del negocio con servicios integrados y estndar que satisfagan las expectativas del usuario final es: 0 No Existente cuando No existe conciencia de la importancia de la seleccin y presupuesto de las inversiones en TI. No existe seguimiento o monitoreo de las inversiones y gastos de TI. 1 Inicial / Ad Hoc cuando La organizacin reconoce la nece sidad de administrar la inversin en TI, aunque esta necesidad se comunica de manera inconsistente. La asignacin de responsabilidades de seleccin de inversiones en TI y de desarrollo de presupuestos se hace de una forma ad hoc. Existen implantaciones aisladas de seleccin y presupuesto de inversiones en TI, con documentacin informal. Las inversiones en TI se justifican de una forma ad hoc. Se toman decisiones presupuestales enfocadas de modo reactivo y operativo. 2 Repetible pero Intuitivo cuando Existe un entendimiento implcito de la necesidad de seleccionar y presupuestar las inv ersiones en TI. La necesidad de un proceso de seleccin y presupuesto se comunica. El cu mplimiento depende de la iniciativa de individuos dentro de la organizacin. Surgen tcnicas comunes para desarrollar componentes del presupuesto de TI. Se toman decisiones presupuestales reactivas y tcticas. 3 Definido cuando Las polticas y los procesos para inversiones y presupuestos estn definidas, documentadas y comunicadas y cubren temas clave de negocio y de tecnologa. El presupuesto de TI est alineado con los planes estratgicos de TI y con los planes del negoci o. Los procesos de seleccin de inversiones en TI y de presupuestos estn formalizados, documentados y comunicados. Surge el entrenamiento formal aunque todava se basa de modo principal en iniciativas individuales. Ocurre la aprobacin formal de la seleccin de inversiones en TI y presupuestos. El personal de TI cuenta con la experiencia y habilidades necesarias para desarrollar el presupuesto de TI y recomendar inversiones apropiadas en TI. 4 Administrado y Medible cuando La responsabilidad y la rendicin de cuentas por la seleccin y presupuestos de inversione s se asignan a un individuo especfico. Las diferencias en el presupuesto se identifican y se resuelven. Se realizan anlisis formales de costos que cubren los costos directos e indirectos de las operaciones existentes, as como propuestas de inversiones, considerando todos los costos a lo largo del ciclo completo de vida. Se usa un proceso de presupuestos proactivo y estndar. El impacto en los costos operativos y de desarrollo debidos a cambios en hardware y software, hasta cambios en integracin de sistemas y recursos humanos de TI, se reconoce en los planes de inversin. Los beneficios y los retornos se calculan en trminos financieros y no financieros. 5 Optimizado cuando Se utilizan las buenas prcticas de la industria para evaluar los costos por comparacin (benchmark) e identificar la efectividad de las inversiones. Se utiliza el anlisis de los avances tecnolgicos en el proceso de seleccin y presupuesto de inversiones. El proceso de administracin de inversiones se mejora de forma continua con base en las lecciones aprendidas provenientes del anlisis del desempeo real de las inversiones. Las decisiones de inversiones incluyen las tendencias de mejora de precio/desempeo. Se investigan y evalan formalmente las alternativas de financiamiento dentro del contexto de la estructura de capital existente en la organizacin, mediante el uso de mtodos formales de evaluacin. Existe la identificacin proactiva de varianzas. Se incluye un anlisis de los costos y beneficios a largo plazo del ciclo de vida total en la toma de decisiones de inversin.

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