El Sistema Integral de Gestin Empresarial, una herramienta til para el mejoramiento contino de la empresa cubana.

Ldice Ruiz Sierra y Mario Reinoso Prez Centro de Estudios y Servicios Ambientales de Villa Clara, Cuba (Artculo publicado en la Revista Semanal El Directivo al Da Ao VII, No. 4, Enero de 2009, con ISSN: 1813-3231) RESUMEN En el presente trabajo se exponen los resultados alcanzados en la integracin de los Sistemas de Gestin, a partir de la implementacin del Sistema de Gestin Ambiental y su posterior integracin a los de Calidad y Seguridad y Salud del Trabajo ya previamente implementados. Teniendo en cuenta que el principal objetivo de cualquier sistema de gestin empresarial es la bsqueda de la mejora contina. Trabajar estos sistemas de forma independiente resulta una tarea complicada, debido al excesivo nmero de procedimientos que obliga a hacer actividades similares, por lo que su integracin conlleva a una mayor simplicidad y eficiencia de la gestin empresarial y por tanto en unas mejores condiciones de competitividad, considerndose su implementacin en una necesidad de hoy y una obligacin de maana. La experiencia prctica de los autores en el asesoramiento a una empresa estatal, utilizada como caso de estudio, ha permitido presentar para su discusin y anlisis una propuesta metodolgico-procedimental para este proceso de integracin. Los procedimientos seguidos estn basados en la metodologa Investigacin Accin- Participacin (IAP), as como el modelo Deming (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). Se identificaron como impactos preliminares, la reduccin del tiempo, de los procedimientos, aumento de la imagen de la empresa y mayor satisfaccin de los clientes, disminucin de los impactos ambientales y de los riesgos laborales, aumento de la concientizacin de los trabajadores y disminucin de los costos. Se concluye que la Integracin de los Sistemas de Gestin, es una herramienta til para el mejoramiento continuo y la propuesta metodolgica permite optimizar el proceso de implementacin. Palabras clave: Gestin, Integracin, Medio Ambiente

Introduccin. Hoy en da las empresas se encuentran inmersas en un proceso continuo de cambios, dado fundamentalmente por el desarrollo tecnolgico alcanzado, as como por los nuevos sistemas de gestin que optimizan sus procesos, con un aprovechamiento eficaz de los recursos, en busca de un fin comn, la Excelencia Empresarial. Ante tal panorama, las empresas se obligan a estar ms preparadas, en virtud de afrontar condiciones cada vez ms competitivas en los mercados, deben mantenerse en perfeccionamiento continuo apoyadas en metodologas y mtodos de innovacin que coadyuven a hacer ms eficientes sus procesos productivos y alcanzar las expectativas de los clientes (Nava, 2005). Actualmente se trabajan con varios modelos de gestin que las empresas estn adoptando como referencia, sometidos a estandarizacin o normalizacin. Entre estos se encuentran el de calidad, segn las ISO 9000, considerados como gua; el de medio ambiente basado en las ISO 14000, desarrolladas a semejanza de las primeras, y un nuevo marco reglamentario sobre prevencin de riesgos laborales, segn OSHAS 18000, inspirado en principios bsicos de calidad, como la mejora continua y la integracin de la accin preventiva en la actividad de la empresa, lo cual no es una exigencia, sino una necesidad para dar respuesta a los requerimientos que la persona tiene en su mbito laboral, garantizndole unas condiciones de trabajo dignas, y potenciado su desarrollo profesional. El objetivo de cualquier sistema de gestin empresarial, ya sea de calidad, gestin medioambiental o de prevencin de riesgos laborales, es proporcionar garantas del cumplimiento de las polticas de las especificaciones, normativas y legislativas, y proceder a la mejora continua de un sistema bien estructurado, as como permitir que este cumplimiento sea demostrable a otras instituciones mediante la documentacin y los registros adecuados (Fernndez, 2005). Hasta ahora, las empresas han dado respuesta a este problema optando por la implementacin de sistemas de gestin independientes, siendo esta una tarea complicada, debido al excesivo nmero de procedimientos, que obliga a hacer actividades similares, lo que ocasionan mas problemas que soluciones. Por lo que hace necesario intentar unificar esfuerzos en una sola direccin: la integracin de los tres sistemas. Estos deberan redundar necesariamente en una mayor simplicidad y eficiencia de la gestin empresarial y por tanto en unas mejores condiciones de competitividad, considerndose su implementacin en una necesidad de hoy y una obligacin de maana. La empresa cubana debe enfrentar todos estos retos, como requisito de competitividad que deber ser sostenible, tanto hacia su interior, como hacia su entorno, haciendo valer la responsabilidad social que asume por su desempeo. Teniendo en cuenta que an en estos momentos en nuestro pas no se han registrado certificaciones de Sistemas Integrales de Gestin (SIG), s se ha logrado determinado grado de avance en algunas organizaciones, las cuales han integrado varios de sus sistemas, en tanto otras estn inmersas en este proceso. El objetivo del presente trabajo es poner a consideracin de la comunidad cientfica y acadmica una propuesta metodolgica-procedimental para optimizar el proceso de implementacin del Sistema Integrado de Gestin Empresarial (SIGE). Materiales y Mtodos Para el desarrollo de este trabajo se tom como caso de estudio una empresa estatal, con una amplia experiencia en el trabajo de gestin empresarial, siendo sta La Gerencia Territorial de SEPSA de Villa Clara. Esta entidad tiene certificado desde 2005 su Sistema de Gestin de la Calidad por la NC ISO 9001/2001, y se encuentra inmersa en el Perfeccionamiento Empresarial y en la implantacin del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud del Trabajo. Todo este proceso va dirigido a lograr la mxima eficacia y eficiencia en su gestin integral, teniendo en cuenta las actuales exigencias del entorno, tanto nacional como internacional. La metodologa utilizada est basada fundamentalmente en la triada investigacin-accinparticipacin (IAP) propuesta por Kart (1992) quien introdujo el trmino investigacin-accin, lo cual trasciende hasta nuestros das.

En la IAP que en este caso se pretende desarrollar en una empresa, se tiene en cuenta a los individuos (trabajadores) y su relacin con el medio fsico y social generando procesos liberadores. Se vincula el proceso de investigacin con las modificaciones de la realidad social en estudio, mediante la orientacin cientfica y la construccin cooperada del conocimiento, el proceso de subversin de determinadas problemticas a partir de la participacin conjunta profesional investigador y la poblacin. Se busca la unidad entre la teora y la prctica, entre el decir y el hacer, posibilitando el desarrollo de un pensamiento creativo mediante el aprender haciendo, incluyendo la utilizacin de diferentes mtodos y tcnicas de intervencin para llegar a las necesidades, malestares y demandas en la empresa, lo cual conlleva a una produccin y elaboracin de conocimientos en acciones compartidas por investigadores e investigados, a un aprendizaje de conjunto (Alonso, 2004). El Ciclo Deming, es una de las herramientas vitales para asegurar el mejoramiento continuo. Deming (1989), destac la importancia de la constante interaccin entre investigacin, diseo, produccin y ventas en la conduccin de los negocios de la empresa o compaa. El Ciclo Deming, al que las normas se refiere como PHVA, consta de las siguientes etapas: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. Planificar: Establecer los objetivos y determinar los mtodos y procesos para conseguir resultados acordes a la poltica que se mantengan. Hacer: Poner en funcionamiento los mtodos y procesos. Verificar: Comprobar que se cumplan los procesos establecidos respecto a la poltica, los objetivos, las metas y los requisitos legales y otros requisitos que la organizacin suscriba e informar sobre los resultados. Actuar: Tomar medidas respecto a los resultados de la verificacin para mejorar continuamente el desempeo del sistema de gestin. La metodologa que se propone es flexible, puede estar sujeta a cambios. La misma consta de cuatro etapas, que comienza con la creacin del grupo de trabajo y la recopilacin de informacin preliminar y termina con la implementacin del Sistema de Gestin Integral. Resultados y Discusin En la siguiente figura se exponen la propuesta metodolgica-procedimental y cada una de sus etapas. I Etapa Constitucin del equipo de trabajo. Recopilacin de la informacin preliminar.

V Etapa Implantacin del Sistema Integrado de Gestin

II Etapa Diagnstico Ambiental

III Etapa Desarrollo del plan de medidas emergentes

IV Etapa Diseo del sistema integrado. Definicin de la poltica. Diseo del Sistema Integrado de Gestin

Actividades necesarias para el diagnstico. Preparacin del equipo de trabajo. Definicin de la metodologa a utilizar. Identificacin y evaluacin de los aspectos e impactos ambientales. Identificacin de los documentos regulatorios.

En la I Etapa se selecciona el equipo de trabajo y personal encargado de dirigir cada uno de los sistemas. En la estructura organizativa y en la asignacin de responsabilidades de un sistema altamente integrado de gestin, debe reflejarse la jerarqua establecida a todos los niveles para desarrollar, implementar, y mantener, cada una de las ramas que afectan a cada rea particular de gestin. Debido a ello, es conveniente que la organizacin designe a una persona con suficiente autoridad y que se responsabilice de coordinar la implantacin y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestin, de forma que dicha persona rinda cuentas a la Direccin de la organizacin. A dicho equipo de trabajo es necesario realizar una preparacin dirigida a brindar informacin sobre la temtica a trabajar. La recopilacin de la informacin, tiene como objetivo analizar el funcionamiento de los sistemas que se implantan, realizar un levantamiento de toda la informacin con que cuenta la empresa para llevar a cabo la implantacin del sistema integrado, procesos que se llevan a cabo, procedimientos mediante los cuales se ejecuta las actividades y las tareas, los recursos con los cuales se dispone, s como la identificacin de los requisitos legales y su cumplimiento. Tambin se realizar una visita preliminar a todas las instalaciones y determinar el alcance del sistema, y los resultados deseados. En esta etapa se debe establecer el programa de trabajo, con sus tareas y acciones, el orden de procedencia en el tiempo, recursos necesarios (humanos, materiales y econmicos), responsables de la ejecucin de cada tarea y plazos estimados para ellos. La II Etapa consiste en el desarrollo del Diagnstico Ambiental, segn la metodologa (CITMA 2006), para identificar y evaluar los aspectos e impactos significativos de las actividades, productos o servicios. Luego son ponderados en funcin del mtodo dado por la Gua para la implementacin de la ISO 14001 y se identifican los impactos significativos. Para la realizacin de dicho diagnstico fueron utilizados un conjunto de mtodos y tcnicas bsicos, los cuales estn estructurados en las tres fuentes principales de obtencin de la informacin (Alonso y col, 2004): Coleccin y anlisis de datos primarios, la observacin, encuesta y entrevistas. Coleccin y anlisis de datos primarios: Es analizado el desempeo bsico de la entidad. Dentro de los documentos analizados en esta investigacin se encuentran, planes, instrucciones e informes, todos estos emitidos por la entidad objeto de dicha investigacin. La observacin directa: Es planificada, y se lleva a cabo en las vistas a las diferentes reas de la empresa y observado cada uno de los procesos. La encuesta: Tiene como objetivo conocer la percepcin de los trabajadores sobre la problemtica ambiental con la cual se relacionan. Es tomada una muestra representativa teniendo en cuenta el total de trabajadores de la empresa y que abarque todas las reas y esferas. Entrevista semi-abierta y grupal: Su objetivo principal es la bsqueda de informacin y adems conocer aspectos de la conducta (opiniones, sentimientos, comportamientos).

En esta segunda etapa tambin se entrena al equipo de trabajo en los siguientes aspectos: Identificacin y evaluacin de los aspectos e impactos ambientales, segn las actividades a lo largo del proceso productivo y/o servicios. Identificacin y evaluacin de los documentos regulatorios de medio ambiente de acuerdo a: Control de entrada y salida, residuos (gestin interna de los residuos peligrosos, envases, residuos urbanos, recogida selectiva), consumo de agua, consumo de energa, almacenamiento de materia prima, productos qumicos y residuos, control de almacenes, contaminacin acstica (nivel sonoro desde el punto de vista de seguridad de los trabajadores), y gestin de riesgos (Identificacin de riesgos y Plan de emergencias, Medidas de seguridad y Cobertura de riesgos). La III Etapa es la realizacin del plan de medidas emergentes como resultado del Diagnstico Ambiental, en l se valoran los recursos necesarios para conseguir estos objetivos, asignando responsabilidades y estableciendo presupuestos de material, tecnologa y personal. En la IV Etapa se realiza el diseo del sistema integrado. Se comienza con el desarrollo de un trabajo grupal (miembros del equipo de trabajo) y definir la primera propuesta de la poltica integrada, para sta se trabajar con la tormenta de ideas. Posteriormente sta ser discutida, aprobada o no por la alta Direccin de la Empresa. Para la formulacin de la poltica se imparte un adiestramiento con un equipo consultor de cmo hacerla y los elementos de partida que se deben tener en cuenta. La elaboracin y redaccin de la misma es competencia del equipo de trabajo seleccionado en la empresa.

Luego de haberse elaborado y aprobado la poltica integrada se realiza una capacitacin al grupo de trabajo para el diseo, que tiene en cuenta los principios y compromisos establecidos en la poltica, para luego establecer los objetivos, metas, indicadores de medicin, acciones, responsables, recursos y fecha de cumplimiento. Tambin en esta etapa se elaboran toda la documentacin necesaria para la implantacin. En la V Etapa se lleva acabo la implantacin del sistema, su objetivo es la ejecucin de las actividades programadas, seguimiento y control de las posibles desviaciones. Posteriormente en una etapa superior y un periodo de tiempo la empresa podra estar en condiciones de solicitar su certificacin. En la siguiente matriz se resume los impactos preliminares, derivados de la implementacin del SIGE y de la aplicacin de la propuesta metodolgica-procedimental en la empresa SEPSA. Impactos Reduccin del tiempo para la implementacin del SIGE Reduccin del nmero de procedimientos establecidos respecto aquellos requeridos cuando los sistemas se implantan por separado. Aumento de la imagen de la entidad ante sus clientes y la comunidad Aumento del grado de satisfaccin de los clientes. Mejoramiento del cumplimiento de la legislacin aplicable a la entidad. Disminucin de los impactos ambientales asociados al objeto social de la entidad Disminucin de los riesgos y accidentes laborales Incremento del grado concientizacin, sensibilizacin y sentido de pertenencia de los trabajadores Disminucin de los costos y actividades asociados al proceso de implementacin. Conclusiones En virtud de los resultados anteriores, la implementacin del Sistema Integrado de Gestin Empresarial deviene una herramienta til para asegurar el mejoramiento continuo de la empresa cubana, sobre todo en lo concerniente a la gestin de la calidad, la proteccin del medio ambiente y la salud y seguridad laboral. La propuesta metodolgica-procedimental permite optimizar el proceso de implementacin del SIGE, con una reduccin significativa del tiempo, las actividades y los procedimientos, en comparacin con los requeridos cuando estos sistemas se implantan por separado. Bibliografa. Deming, W.E. 1989. Calidad, productividad y competitividad: la salida de la crisis. Ediciones Daz de Santos, Madrid. 230p. Fernndez, R. 2005. Sistemas de Gestin de la calidad, ambiente y prevencin de riesgos laborales. Su integracin. Editorial Club Universitario. 172p. Feyre, J, Prez, A, Rivero, R, Romero, E. y Riera, C.M. 2004. El Autodesarrollo Comunitario. Centro de Estudios Comunitarios. Universidad Central Marta Abreu de Las Villas. Editorial Feijo. 151p. Kart, L. 1992. La investigacin accin participativa. Inicios y desarrollos. Editor Popular O.E.I Espaa. 100p. MCITMA (Ministerio de Ciencia, Tecnologa y Medio Ambiente). 2006. Metodologa para la ejecucin de los Diagnsticos Ambientales y la verificacin del cumplimiento de los indicadores establecidos en la Resolucin CITMA 136/2004 para la obtencin del Reconocimiento Ambiental Nacional. Nava, V.M. 2005. Qu es la Calidad? Conceptos, gurs y modelos fundamentales. Editorial LIMUSA. 184p. ONN (Oficina Nacional de Normalizacin). 2000. Gua para la implementacin de la NC-ISO 14001. Oficina Nacional de Normalizacin. Ministerio de Ciencia Tecnologa y Medio Ambiente. La Habana, 49p. Magnitud A menos de un ao 50 % Alto Alto Significativo Significativo Significativo Alto Moderado