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Manual de Procedimiento Para Los Procesos de Registro y Admisiones2

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UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y ADMISIONES.

(Versión 2 para revisión definitiva)

Santiago de los Caballeros, R. D.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y ADMISIONES. ADMISIONES El proceso de Admisión consiste en aceptar el ingreso de un participante en un programa curricular regular ofrecido por la Universidad, tomando en consideración las condiciones académicas del participante. Los documentos para admitir a un participante en un programa curricular regular, están establecidos en el artículo 56 del Reglamento Académico. Cuando un participante formaliza su inscripción en la unidad de Admisiones, todos los documentos depositados pasan a ser propiedad de la Institución; la información recabada tiene un carácter estrictamente confidencial y solo tienen acceso a ella las autoridades de Registro y Admisiones, el (la) Rector(a) y los Vicerrectores. La Dirección de Registro y Admisiones podrá entregar al (los) participante, copia certificada de los documentos depositados, pero nunca los originales. Los requisitos para admitir a un participante a cualquier programa curricular regular, están establecidos en el artículo 38 de los Estatutos de la Universidad. La Unidad de Admisiones sólo podrá asignar un número de matrícula al participante. La Unidad de Admisiones velará para que ningún participante pueda matricularse en más de una carrera simultáneamente, tal como lo establece el artículo 39 de los Estatutos de la Universidad. Proceso de admisión de un participante nuevo
1. Dar la bienvenida, ofrecerle información los programas de

Licenciatura y Maestrías que se ofertan y sobre los requisitos de admisión.
2. Se le entrega el formulario de Admisión. 3.

Se verifica la autenticidad de los documentos depositados por el participante (acta de nacimiento, certificación de bachiller, record

se procede a formalizar la inscripción. Cuando se le digita la información al participante en el sistema informático.  El criterio de organización con relación a cada uno de los documentos contenidos en el expediente de cada participante activo y retirado es el siguiente:  Del lado izquierdo se colocan los documentos de admisión. Cada uno de estos expedientes tiene los documentos siguientes:  Formulario de admisión. ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES Criterios de Organización de los Expedientes Los expedientes de los participantes activos y retirados se organizan por matrículas y por año en orden ascendente. 5. fotos. récord de notas. dándole la información de lugar para el manejo de la misma. 4. Si todo está correcto se acepta la documentación depositada por el participante y se le da admisión al programa curricular solicitado. 8. 6. este automáticamente le asigna la matrícula. copia de cédula. certificación de Bachiller y Certificado Médico. copia de cédula). de la siguiente manera:  Certificado médico  Récord de notas de Bachiller . junto con el formulario de admisión debidamente lleno. cambios. Se asienta la matrícula en el libro de récords. Se elabora el carnet. hojas de selección. Se le entrega la hoja de selección al nuevo participante. inclusiones y retiros de asignaturas y prueba académica. acta de nacimiento. 9. 7. y luego se procede a hacerle la seleccionan de las asignaturas y se imprime hoja de pago. Además récord de notas cuatrimestral.de notas. comenzando de abajo hacia arriba. Si el nuevo solicitante cumple con todos los requisitos para la admisión.

según las fechas los siguientes documentos:  Todas las copias. Criterio de organización de los egresados. hojas de selección. copia de cédula o pasaporte.  Acta de nacimiento Certificada  Récord de notas cuatrimestrales Si el participante es transferido sin graduarse:       Certificado médico Copias documentos de bachiller Récord de notas legalizado por la SEESCYT Acta de nacimiento Formulario de admisión. prueba académica. dada de baja. fotos y capia de cédula. acta de nacimiento certificada y traducida al español por un intérprete judicial. Si el participante es graduado:  Certificado médico  Copias documentos de bachiller  Récord de notas y copia de título o certificación de grado. Récord de notas cuatrimestrales. récord de notas y certificación de Bachiller legalizado por la oficina consular dominicana acreditada en el país de estudios y Certificado Médico. Certificación de Bachiller. cambios. .  Récord de notas cuatrimestrales. fotos y capia de cédula. Si el participante es extranjero debe tener: Formulario de admisión. formularios de retiros. legalizados por la SEESCYT  Acta de nacimiento  Formulario de admisión. comunicaciones. inclusiones. Además los documentos de bachiller deben estar validados por la Secretaría de Estado de Educación y traducidos al español por un intérprete judicial. Del lado derecho. fotos. en forma ascendente se colocara.

copia de la certificación de grado. Al momento de realizar la reinscripción de asignaturas el participante debe cumplir cabalmente con los correquisitos de las asignaturas que los tengan. Párrafo Cuando un participante curse una asignatura sin haber aprobado previamente el prerrequisito de la misma.Los expedientes de los egresados se organizan por escuela y luego por matrícula. Cada una de las escuelas tiene un color que la identifica: Ciencias jurídicas y políticas Idiomas Psicología Educación Negocios Ciencia y Tecnología Post-grado Rojo Azul Amarillo Negro Verde Blanco Hueso Crema Los documentos contenidos en los expedientes de los egresados siguen el mismo orden de los participantes activos y retirados. Procedimiento para la debaja por pre-requisitos: . Es importante destacar que cada expediente de egresado está identificado. folio y libro con que fue registrado. pero difieren en que estos contienen en el lado derecho copias de los documentos de egresado de la UAPA (copia de título. en la fecha establecida en el calendario académico. copia de récord de notas general). se le dará de baja. por su número de título. además da la matrícula. nombre y carrera. Registro le retirará le asignatura cursada sin haber aprobado dicho prerrequisito. Se denomina prerrequisito a una(s) asignatura(s) cuyo(s) contenido(s) deben ser aprobados por el participante antes de cursar la asignatura con la que se relaciona. REINSCRIPCIÓN Y REINGRESO Se denomina pre-matrícula a la preselección de asignaturas que hace un participante para el cuatrimestre siguiente al que cursa. Para que un participante pueda preseleccionar una asignatura es necesario que este cursando o haya cursado el(los) prerrequisito(s). PROCESOS OPERATIVOS DE REGISTRO PRE-MATRICULA.

Se denomina reinscripción a la formalización en el Departamento de Tesorería de las asignaturas pre-matriculadas por el participante para ser cursadas en el cuatrimestre siguiente. tendrá un recargo cuyo monto será fijado por disposición administrativa. según lo establecido en el artículo 25 del Reglamento Académico. Para el proceso de prematricula la Dirección de Registro y Admisiones colocará la oferta de las asignaturas con los horarios.  Se revisa la verificación de pensum con cada volante cuatrimestral y hoja de selección de cada reinscripción realizada por los participantes cada cuatrimestre. tanto física como en el sistema académico. Párrafo El cupo mínimo para dejar abierto un grupo de manera regular es de 15 participantes. así como el procedimiento a seguir para realizarla.  Se imprime el récord de verificación de pensum. Párrafo I: Cuando un participante realice su reinscripción fuera del período establecido. El Departamento de Registro y Admisiones debe velar porque la cantidad de asignaturas que un participante inscriba en un cuatrimestre no exceda el . en los murales de los recintos. El Departamento de Registro y Admisiones debe garantizar que la reinscripción se realice cada cuatrimestre en la fecha establecida en el calendario académico.  Si se detecta que el participante ha violado un pre-requisito por no haber cumplido con lo establecido en el artículo 27 del Reglamento de Registro y Admisiones. Párrafo Se denomina correquisito a una asignatura que debe ser cursada simultáneamente a otra cuyos contenidos complementa. La reinscripción será oficial sólo cuando el participante realice en dicho departamento el pago correspondiente.  Se le informa al participante de manera personal y por escrito de dicha violación. en Internet y otros medios con cinco (5) días de anticipación a la fecha de inicio de la prematricula.  Al confirmar si existe violación de pre-requisitos se procede a hacer la debaja. Se solicita el expediente académico a la unidad de archivo.

Párrafo La Vicerrectoría Académica deberá responder por escrito en un plazo no mayor de 48 horas e informar su decisión a Registro Requisitos para la apertura de un grupo especial. para que estos a su vez contacten a los participantes.  El director de Escuela debe enviar dicha solicitud a registro para revisión.  Se solicita a la unidad de archivo el (los) expedientes de los participantes que solicitaron asignaturas. también debes poner lo de los prerrequisitos El participante que demande cursar una asignatura que no esté en la programación regular del cuatrimestre. ( artículos 76.  Debe llenar el formulario de solicitud con todo lo requerido.  Se le imprime un récord de verificación de pensum para la revisión y con esto verificar si cumple con los requisitos. ya sea como una carga extraordinaria o como grupo especial. y si no es posible abrir el grupo en el horario solicitado.  Se les envían los resultados a la Vicerrectoría Académica para su aprobación. porque la misma no esta en la programación del cuatrimestre a cursar.77 y 78). deberá hacerlo por escrito a la Vicerrectoría Académica.  Para la apertura de las materias especiales se debe coordinar con la dirección de escuela en cuanto a la disponibilidad de facilitadores en el horario solicitado y con el departamento de Registro y Admisiones la disponibilidad de Aulas. vía el (la) director(a) de la escuela. .límite establecido en su pensum y en el Reglamento Académico.  Se les informa a la Dirección de Escuela si el (los) grupos o asignaturas fueron aprobados. Procedimiento para autorización de asignaturas  Las solicitudes deben hacerse con tres semanas de anticipación al inicio de cada bimestre.  El participante se dirige a la escuela a solicitar la o (las) materia (s). a más tardar tres semanas antes de inicio del bimestre.  Se debe coordinar con el solicitante en que otro horario estaría dispuesto cursarla siempre y cuando ya hayan coordinado el director de Escuela y Registro.  Se llenar un formulario donde se le colocan las materias incrustas en el cuatrimestre y las que le faltan.

este pasa al Archivo de los Retirados. El (los) solicitantes deben hacer un pago extra por el costo del grupo especial. Párrafo II El costo del reingreso administrativa. El participante deberá solicitar por escrito en la Dirección de Registro y Admisiones el reingreso a una determinada carrera en la fecha establecida en el calendario académico. o se le ha dado de baja por no completar su expediente en el tiempo indicado. luego de estar retirado por uno o más cuatrimestres. archiva los documentos que trae el participante y el .  Pasar a Registro con autorización de Contabilidad o comprobante de pago a llenar formulario de Solicitud de Reingreso.  Pasar por Contabilidad a verificar que no tenga deuda pendiente. Se denomina reingreso a la reincorporación de un participante a la Universidad. Párrafo I Cuando un participante solicita reingreso y no ejerce en el período establecido por la Institución el derecho a reinscribirse en el cuatrimestre para el cual lo solicitó. Si el participante quiere reingresar de nuevo debe dar los siguientes pasos. será fijado mediante disposición Procedimiento para realizar un reingreso Cuando un participante se ha retirado de la universidad por uno o más cuatrimestres. este derecho prescribe automáticamente y dicho participante deberá solicitarlo de nuevo. quien lo aprobara o no de acuerdo con lo establecido en el artículo 104 del Reglamento Académico y la resolución 8-2004 del Consejo Académico. en caso de tenerla debe pasar a Caja a saldarla. le da una respuesta escrita de acuerdo con lo establecido en el artículo 104 del Reglamento Académico y la resolución 8-2004 del Consejo Académico.  Si le al participante le faltan documentos en su expediente debe traerlo antes de activarlo en el sistema académico. Registro cancela el Formulario De Baja por no completar en el plazo indicado los documentos. cupo monto es asignado por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera.  Registro revisa su expediente académico y en un plazo de 8 días laborables.  Cuando el participante completa su expediente. vuelve a caja a pagar el derecho a reingreso y luego lo deposita en Registro.

Se coloca el expediente en el Archivo de los Participantes Activos. vigilando que esos procesos se realicen de acuerdo a lo establecido en el artículo 99 del Reglamento Académico.  Cuando el participante se le hace el reingreso en el sistema académico se habilita para hacer la prematricula y reinscribirse en el tiempo establecido por Registro. Se denomina inclusión de asignatura(s) cuando un participante inscrito. después de reinscribirse. Se denomina cambio de asignatura y/o grupo al proceso que ocurre cuando un participante. el cual debe hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante las primeras cinco semanas de docencia o hasta un día antes de la sexta facilitación y debe contar con la autorización del Director de la Escuela que administra la carrera que cursa el participante. Se denomina retiro del cuatrimestre a la situación que se da cuando el participante decide retirar todas las asignaturas que inscribió. siempre que no exceda el límite establecido en el artículo 76 del Reglamento Académico. solicita añadir una o más asignaturas a su carga académica. modificado por la resolución 10-2004 del Consejo Académico. cambios. La inclusión y/o cambios de asignaturas deben hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante la primera semana de docencia o hasta el día antes de la segunda facilitación. CAMBIOS Y RETIROS……. Se denomina retiro de asignaturas a la situación que se da cuando el participante decide retirar una o más asignaturas inscritas en un cuatrimestre. retiros de asignaturas y de cuatrimestre. La Unidad de Registro es la responsable de realizar los procesos de inclusión.Formulario de Solicitud de Reingreso debidamente lleno. INCLUSIÓN. solicita cambiar una asignatura por otra y/o de un grupo a otro en horario y fecha diferente. .  Finalmente paga en tesorería la reinscripción y este automáticamente se activa. el cual debe hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante las tres primeras semanas de facilitación o hasta un día antes de la cuarta facilitación.

00 de recargo. lo cual debe solicitar por escrito a la Dirección de Registro y Admisiones donde está inscrito en el período establecido en el calendario académico. . Se llena en formulario de transferencia anexando la documentación original del participante y se firma por las autoridades competentes. 1. TRANSFERENCIA Y CAMBIO DE CARRERA Se denomina transferencia al proceso que tiene lugar cuando un participante solicita cambiar de un recinto de la Universidad a otro. pasar por caja a pagar la reinscripción el día asignado a la carrera que cursa. conlleva el pago de las asignaturas inscritas. 2. 3) Con esas hojas junto al comprobante de saldo del cuatrimestre que esta cursado.Párrafo El retiro de asignaturas y/o cuatrimestre después del periodo establecido para cada caso. darle a terminar e imprimir la hoja de pago dos veces. Verificar que su hoja de selección esté sellada por Caja. Registro revisa el expediente del solicitante para verificar que esté completo y que no tenga deuda en caja. Para aquellos participantes que no realicen reinscripción en el período establecido por Registro. Verificar en el período establecido por Registro la prematrícula hecha por internet para ver los si todos los grupos seccionados están abiertos y si alguno está cerrado cambiarlo por otro . 4. 3. Pasos correspondientes a seguir para el participante reinscribirse: 1) Es necesario tener sus documentos completos. El participante solicita por escrito la transferencia a Registro del recinto donde está actualmente indicando la razón de la misma. se reinscriban en fecha tardía pagando $300. Pasos para la transferencia de recinto. 2.

Se deja copia del expediente para dejarlo en archivo del recinto donde está matriculado. Pasar por Registro con el formulario de cambio de carrera firmado y sellado por el director de Escuela. Preparar transferencia con la documentación original y enviarlo al recinto de destino. El director de escuela es responsable de estudiar la solicitud del cambio de carrera de acuerdo a lo establecido en el artículo107 del Reglamento Académico y remitirlo a las entidades correspondientes. . Procedimientos cambio de carrera Se denomina cambio de carrera a la situación que se da cuando un participante solicita cambiar de una carrera a otra dentro de la Universidad o cuando quede separado de una carrera por una de las causas establecidas en el artículo 96 del Reglamento Académico.4. necesite orientación vocacional u otros. 5. indicando el motivo del cambio. Registro procede a realizar al cambio de carrera en el sistema informático y se archiva la hoja en el expediente académico. 6. Inscribir las asignaturas en el sistema académico del recinto donde va la transferencia. 3. El director de Escuela lo remitirá al Departamento de Orientación. El Departamento de Registro y Admisiones es el responsable de realizar los procesos de transferencia y cambios de carrera. 6. en un período de por lo menos cuatro semanas antes del período lectivo. Pasar a caja a pagar la solicitud de cambio. Pasos para el cambio de carrera 1. 5. Debe hacerse por escrito al director de escuela. vigilando que los mismos se realicen en las fechas establecidas en el calendario académico. Depositar en Registro el formulario con que pagó el cambio. Escuela que administra su carrera. en los casos que el participante esté en baja académica. Párrafo: el costo del cambio de carrera será fijado por disposición administrativa. El participante debe hacer la solicitud por escrito al Director de la 2. 4.

Párrafo. cuyos requisitos están establecidos en el artículo 49 del reglamento Académico. El participante puede hacer la prematrícula del próximo cuatrimestre para la nueva carrera. La convalidación de cada asignatura tiene un costo que será fijado por disposición administrativa. CONVALIDACIÓN. El director de escuela es al responsable de realizar la convalidación en el tiempo establecido en el artículo 43 del Reglamento Académico y remitir a la Dirección de Registro y Admisiones y Vicerrectoría Académica para fines de revisión y firma. independientemente de la clave. Se denomina colación a la aprobación mediante examen de una o más asignaturas de las establecidas en el plan de estudios de la Universidad. El participante debe solicitar la convalidación al director de su escuela durante los tres primeros meses de su ingreso ala Universidad. Se denomina equivalencia a la validación de asignaturas aprobadas en la Universidad y que estan contenidas en el pensun de la nueva carrera a la que ingresa el participante. 47 y 48 del Reglamento Académico. nombre y prerrequisitos de la asignatura si el contenido es el mismo. Ciencia y Tecnología (SEESCYT). COLACIÓN Y EQUIVALENCIA.7. Se denomina convalidación a la validación de asignaturas aprobadas en Instituciones de Educación Superior reconocidas por la Secretaría de Estado de Educación Superior. anexando copia del record de notas legalizado por la SEESCYT y el programa de la asignatura a convalidar. aplicación y corrección de del examen de la (s) asignatura(s) que el participante solicita aprobar mediante la colación y luego remite el resultado al Departamento de Registro y Admisiones para fines de revisión y registro en el sistema. según la establecido en el articulo 50 del Reglamento Académico. El director d escuela es el responsable de la elaboración. . . Los requisitos para realizar la convalidación están establecidos en los artículos 44. 45.

nunca podrá ser inferior al total de los créditos de las asignaturas propias del pensum de la UAPA. Nota: El número total de créditos a ser convalidado y acreditado a un participante procedente de otra institución del nivel superior. colación y equivalencia de asignaturas. El Departamento de Registro y Admisiones es responsable de oficializar los procesos de convalidación. legalizado por la Secretaría de Estado de Educación Superior. Requisitos que se debe cumplir para convalidación: - Tener igual o mayor número de créditos que la asignatura ofrecida a través del pensum de la UAPA. firma y registro en el sistema.El director de escuela es el responsable de realizar la validación y remitirla al Departamento de Registro y Admisiones para fines de revisión. Que la calificación mínima alcanzada por el participante sea equivalente a 80 puntos. Para que la Universidad pueda realizar la convalidación todo participante interesado deberá presentar los documentos siguientes: a) Récord de notas de la Universidad de procedencia. . y en B en aquellos casos en que la exprese literalmente. Pasos para hacer convalidación: El participante debe solicitar la convalidación al director de escuela que administra la carrera que va a cursar durante los tres primeros meses de su ingreso a la universidad. ciencia y Tecnología (SEESCYT). vigilando que los mismos se realicen de acuerdo a lo establecido en el capitulo VI del Reglamento Académico. Que el programa respectivo de la asignatura contenga cuando menos el ochenta por ciento (80%) de los contenidos del programa de la UAPA. en caso de que el récord esté expresado numéricamente. b) Programas de las asignaturas a ser convalidadas. anexando de la universidad de procedencia copia del record de notas legalizado por la (SEESCYT) y un programa de cada asignatura a convalidar.

luego se pasa a Registro para los mismos fines. Se divide el total de puntos por el total de créditos. Para calcular el índice cuatrimestral se multiplica el número de créditos de cada asignaturas cursada por el valor de la calificación obtenida en la misma. Los demás se obtiene haciendo el procedimiento de la misma manera. tomando en cuenta todas las asignaturas cursadas hasta el momento del cálculo. calculándose. CALCULO DEL INDICE Es importante que cada participante pueda calcular el índice académico de cada cuatrimestre de modo que pueda realizar el esfuerzo académico necesario para evitar caer a prueba académica. Letra Puntos A B C D F 4 3 2 1 0 . Otra forma es. que en el primer cuatrimestre el índice cuatrimestral es el mismo índice acumulado y en el siguiente para obtenerlo se suma el índice cuatrimestral con el índice acumulado anterior y el resultado se divide entre dos para obtener el índice acumulado del cuatrimestre. se sigue un proceso análogo. Para calcular el índice acumulado. incluyendo los reprobados. se encuentra el número de puntos obtenidos en ese cuatrimestre y el total de créditos cursados. Luego. de esta forma. con lo que se obtiene el índice cuatrimestral. Se registra la convalidación en el sistema. con el recibo de pago se le da una copia de la convalidación al participante y el original se archiva en el expediente.- El director realiza la convalidación de acuerdo a los requisitos establecidos y después la pasa a Vice-Rectoría Académica para fines de revisión y firma. El participante debe pagar el monto establecido por cada asignatura convalidada. el número de puntos alcanzados en cada asignatura.

excepto el primer cuatrimestre. Párrafo I Cuando un participante cae a prueba académica por primera vez.0. según lo estable el artículo 95 del Reglamento académico Un participante supera la prueba académica cuando el promedio del índice cuatrimestral y acumulado es de 2. Párrafo IV Cuando un participante cae a prueba académica por tercera vez consecutiva debe cambiar de carrera. Cuando un participante alcanza un índice cuatrimestral y acumulado menor de 2. Párrafo II Cuando un participante cae a prueba académica por segunda vez consecutiva. SUSPENSION PARCIAL Y DEFINITIVA: La condición académica de los participantes se determina tomando en cuenta su índice cuatrimestral y su condición académica del cuatrimestre anterior. se le autoriza la reinscripción para el cuatrimestre a cursar y debe llenar un formulario comprometiéndose a mantener su índice académico por encima de 2. tal y como lo establece el acápite a del artículo 96 del Reglamento Académico.PRUEBA ACADEMICA. si superó dicha prueba. Párrafo III Si el participante supera la segunda prueba académica consecutiva. El Departamento de Registro y Admisiones es responsable de notificar al participante cuando está a prueba académica. cae a prueba académica. .0. excepto en el primer cuatrimestre. al reinscribirse debe llenar un formulario donde se compromete a subir su índice en el cuatrimestre a cursar. no podrá reinscribirse hasta tanto se verifique.0 ó más.

y se inscribe en el mismo. 2. El participante solicita el (los) documento (s) académico (s). Se recibe el formulario de solicitud conjuntamente con el recibo de pago y se le indica la fecha de entrega. Verificar con hoja de selección y los record de notas los cuatrimestres cursados en la universidad por el participante. Elaborar el documento con la información extraída del expediente del participante. el departamento de registro puede ir preparando el expediente para graduación. Se saca copia al documento para el expediente del participante. 6. Se procede a la revisión final del documento. de acuerdo al tiempo establecido por la institución. Se le indica que debe depositarlo después de hacer el pago. la certificación de bachiller y cedula de identidad. . 3. 3. está completa. a la firma y sello de la autoridad académica autorizada. Revisar expediente. 6. Procedimientos para expedir documentos académicos 1. 2. Se entrega al participante el documento previamente solicitado y al recibo de pago se le pone la fecha que fue entregado dicho documento. 4. Después que un participante solicita monográfico. 4. Se revisa si la documentación del participante.Un participante queda separado(a)por (4) cuatro años de la Universidad cuando se encuentra en una de las situaciones contempladas en el artículo 97 del Reglamento Académico. Se le entrega formulario de solicitud para que lo llene y luego se autoriza al pago del mismo en caja. Verificar formularios de solicitud de documento(s) académico(s). 5. Procedimientos para solicitar documentos académicos en Registro Los pasos a seguir 1. 5. PROCEDIMIENTO PARA PREPARAR LA GRADUACION Los pasos a seguir para preparar un participante a graduación. verificar que correspondan nombres y apellidos del acta de nacimiento del participante con los del record de notas.

La calificación mínima para aprobar el monográfico es de 70 puntos. también debe hacerse en datos del participante. De autorizar a un participante a pagar la graduación sin haber terminado de resolver el problema. con el conocimiento de que se le retendrán el título y la carta de grado hasta que entregue los documentos corregidos.Después de haber confirmado con el reporte de la nota de monográfico. A cada expediente cuando se trabaja para cursar monográfico debe aprobársele la admisión. La aprobación de la admisión permitirá que los participantes salgan en todos los listados de graduación. Los datos que arrastra el sistema para generar cualquier listado de graduación son del campo de DATOS DEL PARTICIPANTE. se puede ir haciendo una lista provisional de los graduandos. no puede inscribirlo excepto aquello que se le detecta cualquier irregularidad con los datos personales y se les da un plazo para completar. Para cursar el monográfico todo participante debe tener completo su expediente. de no ser así no saldrán hasta que se las aprueben. de no ser así. Pero. . siempre teniendo en cuenta que si está incompleto ó reprueba la monografía ese participante no debe incluirse en el listado aunque este sea provisional. por lo que de no verificarse en ambos campos se generará un título con error. Para solicitar la graduación todos los participantes deben llenar un formulario y presentar en Registro el recibo de entrega de la pasta y dos CD en la dirección de su Escuela y el recibo de la donación del libro en la biblioteca. Con el listado provisional de graduación o con el de la nota de monográfico se piden los expediente al archivo para dar última la revisión a los documentos y con este verificar en el sistema los datos de cada participante en admisión y en datos de participantes. debe ser con una previa autorización del Director de Registro y Admisiones. Si se hace un cambio en admisión. Se debe sacar el expediente hasta tanto le completen la calificaciones o lo curse de nuevo. al solicitar la graduación ya debe tener resuelta su situación.

00 = Summa Cum Laude Como política institucional. se va asentando en ese listado como control de los honores encontrados y al mismo tiempo se le coloca en la parte frontal de cada record los puntos alcanzados y el honor obtenido. se imprime el récord de notas general de cada participante. Tipo de honor y puntuación 3. para determinar el honor alcanzado. Ejemplo: 824/193 = 3.  No haber sido separado por indisciplina.86 a 4.50 a 3. Para obtener honores un participante no debe tener:  No debe tener 3 C  2 cuatrimestre con menos de 8 créditos. En el listado que digitación imprime con las notas de monográfico.65 = Cum Laude 3.85 = Magna Cum Laude 3.78 MCL estos se hace para si el participante viene y reclama tener a mano de donde se obtuvo la información. cada vez que se verifica si un participante tiene honor. en cada graduación se le premia con una placa y un anillo a un graduando por Escuela.Después de haber validado los documentos y verificado la calificación se prepara el listado para enviar a caja sacando TODO EL QUE NO CUMPLA CON LOS REQUISISTOS. aunque haya hecho cambio de carrera. sin tener la necesidad de tener que sumar nuevamente. Pasos para la graduación Una vez digitada la nota de monográfico se solicita a digitación una copia de cada acta. excepto el monográfico  no haber reprobado ninguna asignatura. . Como determinar el honor alcanzado?  Se suman todos los puntos obtenidos de cada participante y se dividen entre los créditos de la carrera.66 a 3.

Al mismo tiempo. antes de cerrar el proceso de graduación. se le envía un listado a Vicerrectoría Académica con los nombres de cada unos de los participantes por escuela con el tipo de honor y puntuación alcanzado. si lo hay. para que la misma proceda hacer la solicitud. que será el que tendrá a cargo el discurso de agradecimiento a nombre de todos los participantes. Después de confirmar que todos hayan pagado se procede a generar el listado por provincias.Después de revisar cada récord. para enviar a la editora por correo electrónico para el programa de graduandos. se organizan por carrera y por escuela y se saca el que tuvo mayor índice de cada escuela y de todas la escuela de elige el de mayor índice. por esta opción es que se le digitan los honores a los participantes meritorios. Para crear la graduación: Control de Egresados     Datos de Graduación Agregar número de graduación correspondiente Llenar los datos correspondientes con el libro de egresado a mano Insertar Pasos para agregar un participante a la lista: Datos graduandos     Matrícula Número de graduación Carrera Insertar En esta misma opción se puede eliminar un participante que no se vaya a graduar. Después de haber verificado todos los documentos y calificaciones se procede a crear la graduación e insertar a los participantes. el cual se envía a Word y se hacen los ajuste de lugar. Para solicitar los anillos. Este programa viene enumerado por escuela y carrera y en el .

 Revisarlo con el listado de graduandos  Pasarlo a Director de Registro para la firma con su respectivo listado . (El listado de la Editora es el que se usa para los asientos) Pasos para cerrar la graduación: Antes de cerrar la graduación. se debe verificar muy bien que:  Los datos de cada participante estén correctamente digitados  Que haya realizado el pago en caja  La cantidad real de graduandos. ya sea de menos ó demás va alterar los títulos según el libro.mismo orden se enumerarán las sillas para el desfile. para modificar en datos de graduación o sea donde se crea la misma. Si se cierra y por descuido hay que hacer cambio. y así se generen los títulos a graduar. Nota: cualquier número mal colocado. Procesos  Cierre graduación. además que el error solo subsanará por base de datos según los técnicos. el sistema no lo permitirá. se imprime un listado según el libro y se imprimen en ese orden. ejemplo 1800  Ejecutar Para imprimir los títulos. (con 3 o más nombre para reducirlo) Después de imprimir los títulos deben colocársele el sello dorado en el centro de las firmas del Rector y Vicerrectoría Académica. Por lo que habrá que acudir al Departamento CUISE. Pasos para imprimir títulos: Reportes  Impresión de diplomas delante  Impresión de diplomas detrás  Para los nombres largos se elige la opción impresión de diplomas nombres largos. que sea la que corresponde  Número de graduación.

el que debe abrirse en Word.  Impresión de labels para la carpeta de graduación (solo con la matrícula. Pasos para la impresión de label de las carpetas de los títulos: Número de graduación. carrera y número de título y folio).  Listado de graduandos con provincias Con este listado se genera el programa de la Editora. para que eliminine las matrículas y se generen los números correspondientes. cuya firma estas colocada en la parte atrás del título)  Luego llevarlo a la vicerrectoría Académica para la firma y esta lo pasará a la rectoría. Luego sellarlo (sello seco en el sello dorado y el gomígrafo encima de la firma del Director de Registro y Admisiones. nombre y carrera)  Impresión de labels para archivo (Con el nombre. siempre y cuando se hayan insertado todas las matrículas que solicitaron graduación. Opciones dentro de Reportes  Listado de Egresados No en uso  Listado de Egresados (Uso externo) No en uso  Listado de graduandos Con este listado se verifican quienes han pagado.  Impresión certificación de Grado No habilitado  Impresión certificación de Grado (papel timbrado) No habilitado . con la carta de grado.  Sacar copia de ambos lados  Insertarlo en cada carpeta.  Organizarlos para la entrega con el programa.

Funciones Secretaria de Registro     Hacer comunicaciones de Registro. Cumplir con el tiempo establecido para la entrega de documentos solicitados.  Listado de graduandos para directores de escuelas Es el listado que se usa para que los Directores de Escuela llamen a los participantes en día de la graduación.  Impresión de labels de egresados para archivo Labels con el nombre y apellido.  Listado de graduandos según libro Es el listado donde se encuentran los números de título y folio que se generaron para cada participante. título obtenido. título obtenido.  Impresión de labels de graduandos Labels para la carpeta de los títulos con nombre y apellido. Este debe imprimirse para la firma de los títulos y para enviar a la SEESCYT con acuse de recibo. El cual debe se colocado en la parte frontal de la carpeta para su mejor identificación. número de título. Certificaciones de estudios y de grado. carrera y matrícula. Este listado esta por Escuela y carrera con sus respectivos honores. Preparar Récord de Notas. . folio y a la firma del Director de Registro y Admisiones. Enviar Documentos a la SEESCYT. carrera y número de título y folio. según el libro de egresado para su organización el archivo de egresados. fecha de graduación y firma de las autoridades correspondientes. con el nombre del participante.  Impresión de diplomas nombres largos (delante) Para imprimir títulos con más de dos nombres  Impresión de diplomas (detrás) Para imprimir la certificación del título. Impresión récord de notas No habilitado  Impresión de diplomas (delante) Para imprimir el nombre del participante.

controles de evaluaciones y reportes de calificaciones. colocar cinta adhesiva a las calificaciones y archivarla. el control de evaluación debidamente lleno de acuerdo a los criterios de evaluación y los trabajos finales de los participantes.  Mantener actualizada la información del sistema. Funciones Encargado(a) de Digitación.  Sacar récords de notas cuatrimestrales de cada participante.  Recibir y Revisar las calificaciones y listados de asistencia.  Digitar Programación cuatrimestral. pre-matrícula.  Imprimir programación por mes para Directores de carreras. Además. Deben ser entregadas a Registro a más tardar 72 horas hábiles a partir de la fecha oficial del examen final (Artículo 78 Reglamentos Académicos de la UAPA).  Revisar notas con el facilitador. Estos controles proveen espacio para consignar la nota final y su equivalencia.  Mantener actualizada toda la información en el sistema.  Publicar una copia de las calificaciones finales. . los controles de las calificaciones finales. junto a las calificaciones finales deben entregar el listado de asistencia firmado cada semana. Para reportar las calificaciones finales. PROCESOS PARA ENTREGAR A REGISTRO DE CALIFICACIONES FINALES. a través del Bedel. Nota: Además todas las funciones secretariales. listado de asistencia y control de evaluación. Registro remite a los facilitadores. Funciones de los Digitadores  Digitar calificaciones finales. Mantener y organizar en archivo todas las correspondencias enviadas y recibidas de Registro.  Suplir con los materiales necesarios al Departamento. etc.  Archivar calificaciones finales.  Preparar listas de asistencia.  Hacer retiros y cambios.  Dar de baja a materias que hayan reprobado el(los) pre-requisito(s).

para mayor seguridad y confiabilidad. tanto del reporte de calificaciones manuscrito como impreso para su constancia y archivo. Proceso para entrega de las Calificaciones Finales:  El facilitador entrega en Digitación la lista de asistencia. solicitar revisión de calificación. si lo cree pertinente. dirigiéndola al facilitador que impartió la asignatura en cuestión por vía del Director de .. y se sella. prueba cuatrimestral y el control de calificaciones finales. el facilitador verifica que la calificaciones digitadas en el computador se corresponden con las que él otorgó. Finalmente en digitación se sacan las copias necesarias.El participante debe de hacer por escrito la solicitud.  Se le coloca cinta adhesiva a las calificaciones.  Una persona de Digitación lo recibe. Se pide al facilitador que la firme y ponga la fecha de entrega. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. . De esta manera. identifica los trabajos.  Se procesan las calificaciones finales en el computador y se imprime el reporte.  Luego se le entrega al facilitador una copia sellada.Estos controles de calificaciones finales. de manera que pueda. Se le entrega la copia sellada y el original se anexa al manuscrito para fines de archivo. trabajos finales. En caso de error. para publicar en los murales del recinto dichas calificaciones. revisa la lista de asistencia para detectar cualquier error en las calificaciones finales. dejando solo las matrículas con su calificación correspondiente. se hacen los arreglos correspondientes en el computador y se imprime de nuevo la validación en original y copia.La persona de Digitación lee en voz alta las calificaciones que figuran en la hoja impresa mientras el facilitador lee las del acta. Registro lo distribuye en la última semana de clases. SOLICITUD DE REVISION DE CALIFICACION FINAL Una copia del control de calificación final se publica para que el participante conozca su evaluación en esa asignatura.

es una calificación provisional que se da a un participante cuyo trabajo en una asignatura o actividad curricular dada ha sido suficiente. DAR DE BAJA A ASIGNATURAS POR PRE-REQUISITOS Luego que se hace la publicación de calificaciones finales.. Una copia de este se le envía al participante y el original se archiva en las calificaciones correspondiente al cuatrimestre. CALIFICACIONES INCOMPLETAS La calificación incompleta. comunicará el cambio a la Dirección de Registro con un formulario de Reporte de Solicitud de Revisión que llena el facilitador con el visto bueno de director de la escuela. en un plazo de 5 días después de la publicación oficial de las calificaciones.Escuela o Departamento que administra la asignatura. el Director de Escuela o Departamento. por el facilitador a cargo de la gerencia de la misma. 3. pero aún le falta por cumplir algún requisito para su aprobación final. Una copia de este se le envía al participante y el original se archiva en el acta de calificaciones. 4. 2. se elabora un listado de todos los participantes que hallan reprobado y obtenido .El resultado de la revisión le será comunicado por escrito al solicitante por la misma vía que fue enviada.En caso de que la revisión de una calificación final produzca un cambio en la misma.. La posposición del cumplimiento de este requisito tiene que haber sido autorizada debidamente en el acta de calificación final de la asignatura o actividad en cuestión. El requisito tendrá que ser satisfecho por el cursante dentro de los 7 días que siguen a la publicación oficial de la nota por Registro y el facilitador tendrá 3 días para completar la calificación llenando un formulario de calificación incompleta en Registro.. En caso de que el cursante no satisfaga el requisito en este tiempo recibirá una “F” automáticamente.El facilitador de la asignatura junto el Director de la Escuela o Departamento que la administra procede hacer la revisión de la calificación final.

total de créditos cursados e índice académico acumulado. puntos ganados. se genera el informe cuatrimestral correspondiente a cada participante inscrito en la Universidad. en caso de serlo se le envía un formulario lleno dándole de baja a la asignatura y una copia se le archiva en su expediente. apellidos.calificaciones incompletas. A través de estos datos se determina la condición académica del participante. créditos cursados. fecha en que fue generado. con la finalidad de que los que tengan asignaturas reprobadas se revisen para verificar que la asignatura que le continúa no es pre-requisito. nombres y carrera del participante. copia para el expediente en el archivo. condición del cuatrimestre. índice cuatrimestral. total de puntos acumulados. el informe de calificaciones cuatrimestral ofrece las siguientes informaciones: período académico al que corresponde. . La Unidad de Digitación se encarga de su control y distribución: original para el participante. matrícula. INFORME CUATRIMESTRAL DE CALIFICACIONES DE CADA PARTICIPANTE Una vez procesadas todas las calificaciones durante el cuatrimestre. Además de las calificaciones obtenidas en las diferentes asignaturas cursadas en el período académico al que corresponde. Estas últimas informaciones se completará a medida que se actualice en el sistema nuevo las informaciones.

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