UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y ADMISIONES.

(Versión 2 para revisión definitiva)

Santiago de los Caballeros, R. D.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y ADMISIONES. ADMISIONES El proceso de Admisión consiste en aceptar el ingreso de un participante en un programa curricular regular ofrecido por la Universidad, tomando en consideración las condiciones académicas del participante. Los documentos para admitir a un participante en un programa curricular regular, están establecidos en el artículo 56 del Reglamento Académico. Cuando un participante formaliza su inscripción en la unidad de Admisiones, todos los documentos depositados pasan a ser propiedad de la Institución; la información recabada tiene un carácter estrictamente confidencial y solo tienen acceso a ella las autoridades de Registro y Admisiones, el (la) Rector(a) y los Vicerrectores. La Dirección de Registro y Admisiones podrá entregar al (los) participante, copia certificada de los documentos depositados, pero nunca los originales. Los requisitos para admitir a un participante a cualquier programa curricular regular, están establecidos en el artículo 38 de los Estatutos de la Universidad. La Unidad de Admisiones sólo podrá asignar un número de matrícula al participante. La Unidad de Admisiones velará para que ningún participante pueda matricularse en más de una carrera simultáneamente, tal como lo establece el artículo 39 de los Estatutos de la Universidad. Proceso de admisión de un participante nuevo
1. Dar la bienvenida, ofrecerle información los programas de

Licenciatura y Maestrías que se ofertan y sobre los requisitos de admisión.
2. Se le entrega el formulario de Admisión. 3.

Se verifica la autenticidad de los documentos depositados por el participante (acta de nacimiento, certificación de bachiller, record

Si todo está correcto se acepta la documentación depositada por el participante y se le da admisión al programa curricular solicitado.de notas. hojas de selección. certificación de Bachiller y Certificado Médico. Se asienta la matrícula en el libro de récords. 7. Se elabora el carnet. ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES Criterios de Organización de los Expedientes Los expedientes de los participantes activos y retirados se organizan por matrículas y por año en orden ascendente. de la siguiente manera:  Certificado médico  Récord de notas de Bachiller . récord de notas. copia de cédula). 4. Cada uno de estos expedientes tiene los documentos siguientes:  Formulario de admisión. Además récord de notas cuatrimestral. Si el nuevo solicitante cumple con todos los requisitos para la admisión. 8. y luego se procede a hacerle la seleccionan de las asignaturas y se imprime hoja de pago. inclusiones y retiros de asignaturas y prueba académica. cambios. Se le entrega la hoja de selección al nuevo participante. 9. se procede a formalizar la inscripción. dándole la información de lugar para el manejo de la misma. comenzando de abajo hacia arriba. Cuando se le digita la información al participante en el sistema informático. 6. este automáticamente le asigna la matrícula.  El criterio de organización con relación a cada uno de los documentos contenidos en el expediente de cada participante activo y retirado es el siguiente:  Del lado izquierdo se colocan los documentos de admisión. fotos. 5. acta de nacimiento. junto con el formulario de admisión debidamente lleno. copia de cédula.

legalizados por la SEESCYT  Acta de nacimiento  Formulario de admisión. prueba académica. Récord de notas cuatrimestrales.  Acta de nacimiento Certificada  Récord de notas cuatrimestrales Si el participante es transferido sin graduarse:       Certificado médico Copias documentos de bachiller Récord de notas legalizado por la SEESCYT Acta de nacimiento Formulario de admisión. Criterio de organización de los egresados. copia de cédula o pasaporte. Si el participante es extranjero debe tener: Formulario de admisión. inclusiones. récord de notas y certificación de Bachiller legalizado por la oficina consular dominicana acreditada en el país de estudios y Certificado Médico. fotos y capia de cédula. hojas de selección. Además los documentos de bachiller deben estar validados por la Secretaría de Estado de Educación y traducidos al español por un intérprete judicial. según las fechas los siguientes documentos:  Todas las copias. Del lado derecho. en forma ascendente se colocara. Si el participante es graduado:  Certificado médico  Copias documentos de bachiller  Récord de notas y copia de título o certificación de grado.  Récord de notas cuatrimestrales. fotos y capia de cédula. acta de nacimiento certificada y traducida al español por un intérprete judicial. . fotos. formularios de retiros. Certificación de Bachiller. cambios. comunicaciones. dada de baja.

además da la matrícula. nombre y carrera. Procedimiento para la debaja por pre-requisitos: . Es importante destacar que cada expediente de egresado está identificado. PROCESOS OPERATIVOS DE REGISTRO PRE-MATRICULA. Cada una de las escuelas tiene un color que la identifica: Ciencias jurídicas y políticas Idiomas Psicología Educación Negocios Ciencia y Tecnología Post-grado Rojo Azul Amarillo Negro Verde Blanco Hueso Crema Los documentos contenidos en los expedientes de los egresados siguen el mismo orden de los participantes activos y retirados. se le dará de baja. Registro le retirará le asignatura cursada sin haber aprobado dicho prerrequisito. Al momento de realizar la reinscripción de asignaturas el participante debe cumplir cabalmente con los correquisitos de las asignaturas que los tengan. Para que un participante pueda preseleccionar una asignatura es necesario que este cursando o haya cursado el(los) prerrequisito(s).Los expedientes de los egresados se organizan por escuela y luego por matrícula. copia de la certificación de grado. Párrafo Cuando un participante curse una asignatura sin haber aprobado previamente el prerrequisito de la misma. por su número de título. folio y libro con que fue registrado. copia de récord de notas general). pero difieren en que estos contienen en el lado derecho copias de los documentos de egresado de la UAPA (copia de título. Se denomina prerrequisito a una(s) asignatura(s) cuyo(s) contenido(s) deben ser aprobados por el participante antes de cursar la asignatura con la que se relaciona. en la fecha establecida en el calendario académico. REINSCRIPCIÓN Y REINGRESO Se denomina pre-matrícula a la preselección de asignaturas que hace un participante para el cuatrimestre siguiente al que cursa.

Párrafo I: Cuando un participante realice su reinscripción fuera del período establecido. Párrafo Se denomina correquisito a una asignatura que debe ser cursada simultáneamente a otra cuyos contenidos complementa. tendrá un recargo cuyo monto será fijado por disposición administrativa. Se solicita el expediente académico a la unidad de archivo.  Se revisa la verificación de pensum con cada volante cuatrimestral y hoja de selección de cada reinscripción realizada por los participantes cada cuatrimestre. así como el procedimiento a seguir para realizarla. El Departamento de Registro y Admisiones debe velar porque la cantidad de asignaturas que un participante inscriba en un cuatrimestre no exceda el . Para el proceso de prematricula la Dirección de Registro y Admisiones colocará la oferta de las asignaturas con los horarios. Se denomina reinscripción a la formalización en el Departamento de Tesorería de las asignaturas pre-matriculadas por el participante para ser cursadas en el cuatrimestre siguiente. Párrafo El cupo mínimo para dejar abierto un grupo de manera regular es de 15 participantes. en Internet y otros medios con cinco (5) días de anticipación a la fecha de inicio de la prematricula.  Al confirmar si existe violación de pre-requisitos se procede a hacer la debaja.  Se le informa al participante de manera personal y por escrito de dicha violación. La reinscripción será oficial sólo cuando el participante realice en dicho departamento el pago correspondiente. tanto física como en el sistema académico. en los murales de los recintos. según lo establecido en el artículo 25 del Reglamento Académico. El Departamento de Registro y Admisiones debe garantizar que la reinscripción se realice cada cuatrimestre en la fecha establecida en el calendario académico.  Si se detecta que el participante ha violado un pre-requisito por no haber cumplido con lo establecido en el artículo 27 del Reglamento de Registro y Admisiones.  Se imprime el récord de verificación de pensum.

y si no es posible abrir el grupo en el horario solicitado.  Se llenar un formulario donde se le colocan las materias incrustas en el cuatrimestre y las que le faltan. deberá hacerlo por escrito a la Vicerrectoría Académica.  Se solicita a la unidad de archivo el (los) expedientes de los participantes que solicitaron asignaturas. a más tardar tres semanas antes de inicio del bimestre. ( artículos 76. para que estos a su vez contacten a los participantes. . porque la misma no esta en la programación del cuatrimestre a cursar.  Se debe coordinar con el solicitante en que otro horario estaría dispuesto cursarla siempre y cuando ya hayan coordinado el director de Escuela y Registro.  Para la apertura de las materias especiales se debe coordinar con la dirección de escuela en cuanto a la disponibilidad de facilitadores en el horario solicitado y con el departamento de Registro y Admisiones la disponibilidad de Aulas.  El director de Escuela debe enviar dicha solicitud a registro para revisión. también debes poner lo de los prerrequisitos El participante que demande cursar una asignatura que no esté en la programación regular del cuatrimestre.77 y 78).  Se les envían los resultados a la Vicerrectoría Académica para su aprobación.  Debe llenar el formulario de solicitud con todo lo requerido. Procedimiento para autorización de asignaturas  Las solicitudes deben hacerse con tres semanas de anticipación al inicio de cada bimestre.  El participante se dirige a la escuela a solicitar la o (las) materia (s). ya sea como una carga extraordinaria o como grupo especial.  Se les informa a la Dirección de Escuela si el (los) grupos o asignaturas fueron aprobados.límite establecido en su pensum y en el Reglamento Académico. Párrafo La Vicerrectoría Académica deberá responder por escrito en un plazo no mayor de 48 horas e informar su decisión a Registro Requisitos para la apertura de un grupo especial.  Se le imprime un récord de verificación de pensum para la revisión y con esto verificar si cumple con los requisitos. vía el (la) director(a) de la escuela.

o se le ha dado de baja por no completar su expediente en el tiempo indicado. archiva los documentos que trae el participante y el .  Si le al participante le faltan documentos en su expediente debe traerlo antes de activarlo en el sistema académico. en caso de tenerla debe pasar a Caja a saldarla.  Cuando el participante completa su expediente. Si el participante quiere reingresar de nuevo debe dar los siguientes pasos. El participante deberá solicitar por escrito en la Dirección de Registro y Admisiones el reingreso a una determinada carrera en la fecha establecida en el calendario académico. luego de estar retirado por uno o más cuatrimestres. El (los) solicitantes deben hacer un pago extra por el costo del grupo especial. Se denomina reingreso a la reincorporación de un participante a la Universidad. cupo monto es asignado por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. le da una respuesta escrita de acuerdo con lo establecido en el artículo 104 del Reglamento Académico y la resolución 8-2004 del Consejo Académico.  Pasar por Contabilidad a verificar que no tenga deuda pendiente. será fijado mediante disposición Procedimiento para realizar un reingreso Cuando un participante se ha retirado de la universidad por uno o más cuatrimestres. Párrafo II El costo del reingreso administrativa.  Pasar a Registro con autorización de Contabilidad o comprobante de pago a llenar formulario de Solicitud de Reingreso. quien lo aprobara o no de acuerdo con lo establecido en el artículo 104 del Reglamento Académico y la resolución 8-2004 del Consejo Académico.  Registro revisa su expediente académico y en un plazo de 8 días laborables. vuelve a caja a pagar el derecho a reingreso y luego lo deposita en Registro. Registro cancela el Formulario De Baja por no completar en el plazo indicado los documentos. este derecho prescribe automáticamente y dicho participante deberá solicitarlo de nuevo. Párrafo I Cuando un participante solicita reingreso y no ejerce en el período establecido por la Institución el derecho a reinscribirse en el cuatrimestre para el cual lo solicitó. este pasa al Archivo de los Retirados.

retiros de asignaturas y de cuatrimestre. Se denomina retiro del cuatrimestre a la situación que se da cuando el participante decide retirar todas las asignaturas que inscribió. solicita añadir una o más asignaturas a su carga académica. el cual debe hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante las tres primeras semanas de facilitación o hasta un día antes de la cuarta facilitación. cambios. CAMBIOS Y RETIROS……. Se denomina inclusión de asignatura(s) cuando un participante inscrito. después de reinscribirse. La Unidad de Registro es la responsable de realizar los procesos de inclusión. Se denomina cambio de asignatura y/o grupo al proceso que ocurre cuando un participante. Se coloca el expediente en el Archivo de los Participantes Activos.  Finalmente paga en tesorería la reinscripción y este automáticamente se activa. siempre que no exceda el límite establecido en el artículo 76 del Reglamento Académico.Formulario de Solicitud de Reingreso debidamente lleno. solicita cambiar una asignatura por otra y/o de un grupo a otro en horario y fecha diferente.  Cuando el participante se le hace el reingreso en el sistema académico se habilita para hacer la prematricula y reinscribirse en el tiempo establecido por Registro. La inclusión y/o cambios de asignaturas deben hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante la primera semana de docencia o hasta el día antes de la segunda facilitación. vigilando que esos procesos se realicen de acuerdo a lo establecido en el artículo 99 del Reglamento Académico. modificado por la resolución 10-2004 del Consejo Académico. Se denomina retiro de asignaturas a la situación que se da cuando el participante decide retirar una o más asignaturas inscritas en un cuatrimestre. el cual debe hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante las primeras cinco semanas de docencia o hasta un día antes de la sexta facilitación y debe contar con la autorización del Director de la Escuela que administra la carrera que cursa el participante. INCLUSIÓN. .

Pasos para la transferencia de recinto. Para aquellos participantes que no realicen reinscripción en el período establecido por Registro. Verificar en el período establecido por Registro la prematrícula hecha por internet para ver los si todos los grupos seccionados están abiertos y si alguno está cerrado cambiarlo por otro .Párrafo El retiro de asignaturas y/o cuatrimestre después del periodo establecido para cada caso. 4. 1. Pasos correspondientes a seguir para el participante reinscribirse: 1) Es necesario tener sus documentos completos. Registro revisa el expediente del solicitante para verificar que esté completo y que no tenga deuda en caja. se reinscriban en fecha tardía pagando $300. 3) Con esas hojas junto al comprobante de saldo del cuatrimestre que esta cursado. Se llena en formulario de transferencia anexando la documentación original del participante y se firma por las autoridades competentes. pasar por caja a pagar la reinscripción el día asignado a la carrera que cursa. 2. El participante solicita por escrito la transferencia a Registro del recinto donde está actualmente indicando la razón de la misma. conlleva el pago de las asignaturas inscritas. TRANSFERENCIA Y CAMBIO DE CARRERA Se denomina transferencia al proceso que tiene lugar cuando un participante solicita cambiar de un recinto de la Universidad a otro. Verificar que su hoja de selección esté sellada por Caja. 2. lo cual debe solicitar por escrito a la Dirección de Registro y Admisiones donde está inscrito en el período establecido en el calendario académico.00 de recargo. darle a terminar e imprimir la hoja de pago dos veces. . 3.

necesite orientación vocacional u otros. vigilando que los mismos se realicen en las fechas establecidas en el calendario académico. 6. Pasar a caja a pagar la solicitud de cambio.4. El director de Escuela lo remitirá al Departamento de Orientación. Párrafo: el costo del cambio de carrera será fijado por disposición administrativa. en un período de por lo menos cuatro semanas antes del período lectivo. en los casos que el participante esté en baja académica. 5. indicando el motivo del cambio. 3. Inscribir las asignaturas en el sistema académico del recinto donde va la transferencia. El director de escuela es responsable de estudiar la solicitud del cambio de carrera de acuerdo a lo establecido en el artículo107 del Reglamento Académico y remitirlo a las entidades correspondientes. Debe hacerse por escrito al director de escuela. El participante debe hacer la solicitud por escrito al Director de la 2. Pasar por Registro con el formulario de cambio de carrera firmado y sellado por el director de Escuela. Escuela que administra su carrera. El Departamento de Registro y Admisiones es el responsable de realizar los procesos de transferencia y cambios de carrera. 4. 6. . Registro procede a realizar al cambio de carrera en el sistema informático y se archiva la hoja en el expediente académico. Depositar en Registro el formulario con que pagó el cambio. Procedimientos cambio de carrera Se denomina cambio de carrera a la situación que se da cuando un participante solicita cambiar de una carrera a otra dentro de la Universidad o cuando quede separado de una carrera por una de las causas establecidas en el artículo 96 del Reglamento Académico. 5. Pasos para el cambio de carrera 1. Se deja copia del expediente para dejarlo en archivo del recinto donde está matriculado. Preparar transferencia con la documentación original y enviarlo al recinto de destino.

47 y 48 del Reglamento Académico. Párrafo. Ciencia y Tecnología (SEESCYT). La convalidación de cada asignatura tiene un costo que será fijado por disposición administrativa. aplicación y corrección de del examen de la (s) asignatura(s) que el participante solicita aprobar mediante la colación y luego remite el resultado al Departamento de Registro y Admisiones para fines de revisión y registro en el sistema. El director de escuela es al responsable de realizar la convalidación en el tiempo establecido en el artículo 43 del Reglamento Académico y remitir a la Dirección de Registro y Admisiones y Vicerrectoría Académica para fines de revisión y firma. Se denomina colación a la aprobación mediante examen de una o más asignaturas de las establecidas en el plan de estudios de la Universidad. Se denomina convalidación a la validación de asignaturas aprobadas en Instituciones de Educación Superior reconocidas por la Secretaría de Estado de Educación Superior. cuyos requisitos están establecidos en el artículo 49 del reglamento Académico. COLACIÓN Y EQUIVALENCIA. Los requisitos para realizar la convalidación están establecidos en los artículos 44. independientemente de la clave. El participante puede hacer la prematrícula del próximo cuatrimestre para la nueva carrera. según la establecido en el articulo 50 del Reglamento Académico. El participante debe solicitar la convalidación al director de su escuela durante los tres primeros meses de su ingreso ala Universidad. 45.7. nombre y prerrequisitos de la asignatura si el contenido es el mismo. El director d escuela es el responsable de la elaboración. anexando copia del record de notas legalizado por la SEESCYT y el programa de la asignatura a convalidar. CONVALIDACIÓN. Se denomina equivalencia a la validación de asignaturas aprobadas en la Universidad y que estan contenidas en el pensun de la nueva carrera a la que ingresa el participante. . .

vigilando que los mismos se realicen de acuerdo a lo establecido en el capitulo VI del Reglamento Académico. El Departamento de Registro y Admisiones es responsable de oficializar los procesos de convalidación. Pasos para hacer convalidación: El participante debe solicitar la convalidación al director de escuela que administra la carrera que va a cursar durante los tres primeros meses de su ingreso a la universidad. Que la calificación mínima alcanzada por el participante sea equivalente a 80 puntos. .El director de escuela es el responsable de realizar la validación y remitirla al Departamento de Registro y Admisiones para fines de revisión. firma y registro en el sistema. Requisitos que se debe cumplir para convalidación: - Tener igual o mayor número de créditos que la asignatura ofrecida a través del pensum de la UAPA. nunca podrá ser inferior al total de los créditos de las asignaturas propias del pensum de la UAPA. anexando de la universidad de procedencia copia del record de notas legalizado por la (SEESCYT) y un programa de cada asignatura a convalidar. colación y equivalencia de asignaturas. ciencia y Tecnología (SEESCYT). Que el programa respectivo de la asignatura contenga cuando menos el ochenta por ciento (80%) de los contenidos del programa de la UAPA. legalizado por la Secretaría de Estado de Educación Superior. y en B en aquellos casos en que la exprese literalmente. Nota: El número total de créditos a ser convalidado y acreditado a un participante procedente de otra institución del nivel superior. en caso de que el récord esté expresado numéricamente. b) Programas de las asignaturas a ser convalidadas. Para que la Universidad pueda realizar la convalidación todo participante interesado deberá presentar los documentos siguientes: a) Récord de notas de la Universidad de procedencia.

se sigue un proceso análogo. luego se pasa a Registro para los mismos fines.- El director realiza la convalidación de acuerdo a los requisitos establecidos y después la pasa a Vice-Rectoría Académica para fines de revisión y firma. Otra forma es. tomando en cuenta todas las asignaturas cursadas hasta el momento del cálculo. incluyendo los reprobados. el número de puntos alcanzados en cada asignatura. Se registra la convalidación en el sistema. Letra Puntos A B C D F 4 3 2 1 0 . que en el primer cuatrimestre el índice cuatrimestral es el mismo índice acumulado y en el siguiente para obtenerlo se suma el índice cuatrimestral con el índice acumulado anterior y el resultado se divide entre dos para obtener el índice acumulado del cuatrimestre. Para calcular el índice cuatrimestral se multiplica el número de créditos de cada asignaturas cursada por el valor de la calificación obtenida en la misma. Para calcular el índice acumulado. calculándose. se encuentra el número de puntos obtenidos en ese cuatrimestre y el total de créditos cursados. Luego. Se divide el total de puntos por el total de créditos. con el recibo de pago se le da una copia de la convalidación al participante y el original se archiva en el expediente. El participante debe pagar el monto establecido por cada asignatura convalidada. con lo que se obtiene el índice cuatrimestral. CALCULO DEL INDICE Es importante que cada participante pueda calcular el índice académico de cada cuatrimestre de modo que pueda realizar el esfuerzo académico necesario para evitar caer a prueba académica. de esta forma. Los demás se obtiene haciendo el procedimiento de la misma manera.

0. según lo estable el artículo 95 del Reglamento académico Un participante supera la prueba académica cuando el promedio del índice cuatrimestral y acumulado es de 2.PRUEBA ACADEMICA. si superó dicha prueba. El Departamento de Registro y Admisiones es responsable de notificar al participante cuando está a prueba académica. al reinscribirse debe llenar un formulario donde se compromete a subir su índice en el cuatrimestre a cursar. tal y como lo establece el acápite a del artículo 96 del Reglamento Académico.0. no podrá reinscribirse hasta tanto se verifique.0 ó más. Párrafo IV Cuando un participante cae a prueba académica por tercera vez consecutiva debe cambiar de carrera. Párrafo I Cuando un participante cae a prueba académica por primera vez. Párrafo III Si el participante supera la segunda prueba académica consecutiva. cae a prueba académica. Cuando un participante alcanza un índice cuatrimestral y acumulado menor de 2. . SUSPENSION PARCIAL Y DEFINITIVA: La condición académica de los participantes se determina tomando en cuenta su índice cuatrimestral y su condición académica del cuatrimestre anterior. Párrafo II Cuando un participante cae a prueba académica por segunda vez consecutiva. excepto el primer cuatrimestre. se le autoriza la reinscripción para el cuatrimestre a cursar y debe llenar un formulario comprometiéndose a mantener su índice académico por encima de 2. excepto en el primer cuatrimestre.

5. Se recibe el formulario de solicitud conjuntamente con el recibo de pago y se le indica la fecha de entrega. está completa. 2. Procedimientos para solicitar documentos académicos en Registro Los pasos a seguir 1. Se procede a la revisión final del documento. Procedimientos para expedir documentos académicos 1. 4. Se saca copia al documento para el expediente del participante. Revisar expediente. y se inscribe en el mismo. Se entrega al participante el documento previamente solicitado y al recibo de pago se le pone la fecha que fue entregado dicho documento. El participante solicita el (los) documento (s) académico (s). el departamento de registro puede ir preparando el expediente para graduación. Se le indica que debe depositarlo después de hacer el pago. la certificación de bachiller y cedula de identidad. PROCEDIMIENTO PARA PREPARAR LA GRADUACION Los pasos a seguir para preparar un participante a graduación. de acuerdo al tiempo establecido por la institución. 2. Se le entrega formulario de solicitud para que lo llene y luego se autoriza al pago del mismo en caja. 3. . Verificar con hoja de selección y los record de notas los cuatrimestres cursados en la universidad por el participante. Verificar formularios de solicitud de documento(s) académico(s). a la firma y sello de la autoridad académica autorizada. Después que un participante solicita monográfico. 4. 5. 6. Se revisa si la documentación del participante. 3. 6. Elaborar el documento con la información extraída del expediente del participante.Un participante queda separado(a)por (4) cuatro años de la Universidad cuando se encuentra en una de las situaciones contempladas en el artículo 97 del Reglamento Académico. verificar que correspondan nombres y apellidos del acta de nacimiento del participante con los del record de notas.

con el conocimiento de que se le retendrán el título y la carta de grado hasta que entregue los documentos corregidos.Después de haber confirmado con el reporte de la nota de monográfico. . de no ser así no saldrán hasta que se las aprueben. de no ser así. por lo que de no verificarse en ambos campos se generará un título con error. A cada expediente cuando se trabaja para cursar monográfico debe aprobársele la admisión. también debe hacerse en datos del participante. debe ser con una previa autorización del Director de Registro y Admisiones. De autorizar a un participante a pagar la graduación sin haber terminado de resolver el problema. Si se hace un cambio en admisión. La aprobación de la admisión permitirá que los participantes salgan en todos los listados de graduación. al solicitar la graduación ya debe tener resuelta su situación. Se debe sacar el expediente hasta tanto le completen la calificaciones o lo curse de nuevo. Para cursar el monográfico todo participante debe tener completo su expediente. Pero. siempre teniendo en cuenta que si está incompleto ó reprueba la monografía ese participante no debe incluirse en el listado aunque este sea provisional. La calificación mínima para aprobar el monográfico es de 70 puntos. Con el listado provisional de graduación o con el de la nota de monográfico se piden los expediente al archivo para dar última la revisión a los documentos y con este verificar en el sistema los datos de cada participante en admisión y en datos de participantes. Los datos que arrastra el sistema para generar cualquier listado de graduación son del campo de DATOS DEL PARTICIPANTE. se puede ir haciendo una lista provisional de los graduandos. no puede inscribirlo excepto aquello que se le detecta cualquier irregularidad con los datos personales y se les da un plazo para completar. Para solicitar la graduación todos los participantes deben llenar un formulario y presentar en Registro el recibo de entrega de la pasta y dos CD en la dirección de su Escuela y el recibo de la donación del libro en la biblioteca.

.Después de haber validado los documentos y verificado la calificación se prepara el listado para enviar a caja sacando TODO EL QUE NO CUMPLA CON LOS REQUISISTOS. Tipo de honor y puntuación 3. Como determinar el honor alcanzado?  Se suman todos los puntos obtenidos de cada participante y se dividen entre los créditos de la carrera. aunque haya hecho cambio de carrera. en cada graduación se le premia con una placa y un anillo a un graduando por Escuela. excepto el monográfico  no haber reprobado ninguna asignatura. se va asentando en ese listado como control de los honores encontrados y al mismo tiempo se le coloca en la parte frontal de cada record los puntos alcanzados y el honor obtenido.85 = Magna Cum Laude 3. Ejemplo: 824/193 = 3. para determinar el honor alcanzado.  No haber sido separado por indisciplina.66 a 3. cada vez que se verifica si un participante tiene honor.00 = Summa Cum Laude Como política institucional. Pasos para la graduación Una vez digitada la nota de monográfico se solicita a digitación una copia de cada acta. sin tener la necesidad de tener que sumar nuevamente. En el listado que digitación imprime con las notas de monográfico.65 = Cum Laude 3.78 MCL estos se hace para si el participante viene y reclama tener a mano de donde se obtuvo la información.86 a 4. se imprime el récord de notas general de cada participante. Para obtener honores un participante no debe tener:  No debe tener 3 C  2 cuatrimestre con menos de 8 créditos.50 a 3.

Al mismo tiempo. Para crear la graduación: Control de Egresados     Datos de Graduación Agregar número de graduación correspondiente Llenar los datos correspondientes con el libro de egresado a mano Insertar Pasos para agregar un participante a la lista: Datos graduandos     Matrícula Número de graduación Carrera Insertar En esta misma opción se puede eliminar un participante que no se vaya a graduar. Después de confirmar que todos hayan pagado se procede a generar el listado por provincias. para enviar a la editora por correo electrónico para el programa de graduandos. si lo hay. Después de haber verificado todos los documentos y calificaciones se procede a crear la graduación e insertar a los participantes. que será el que tendrá a cargo el discurso de agradecimiento a nombre de todos los participantes. Este programa viene enumerado por escuela y carrera y en el . se organizan por carrera y por escuela y se saca el que tuvo mayor índice de cada escuela y de todas la escuela de elige el de mayor índice. Para solicitar los anillos. el cual se envía a Word y se hacen los ajuste de lugar. antes de cerrar el proceso de graduación. para que la misma proceda hacer la solicitud. se le envía un listado a Vicerrectoría Académica con los nombres de cada unos de los participantes por escuela con el tipo de honor y puntuación alcanzado.Después de revisar cada récord. por esta opción es que se le digitan los honores a los participantes meritorios.

(con 3 o más nombre para reducirlo) Después de imprimir los títulos deben colocársele el sello dorado en el centro de las firmas del Rector y Vicerrectoría Académica. (El listado de la Editora es el que se usa para los asientos) Pasos para cerrar la graduación: Antes de cerrar la graduación. además que el error solo subsanará por base de datos según los técnicos. Pasos para imprimir títulos: Reportes  Impresión de diplomas delante  Impresión de diplomas detrás  Para los nombres largos se elige la opción impresión de diplomas nombres largos. que sea la que corresponde  Número de graduación. y así se generen los títulos a graduar. para modificar en datos de graduación o sea donde se crea la misma. el sistema no lo permitirá.  Revisarlo con el listado de graduandos  Pasarlo a Director de Registro para la firma con su respectivo listado . Si se cierra y por descuido hay que hacer cambio. se imprime un listado según el libro y se imprimen en ese orden. se debe verificar muy bien que:  Los datos de cada participante estén correctamente digitados  Que haya realizado el pago en caja  La cantidad real de graduandos. Procesos  Cierre graduación. ya sea de menos ó demás va alterar los títulos según el libro. Nota: cualquier número mal colocado.mismo orden se enumerarán las sillas para el desfile. ejemplo 1800  Ejecutar Para imprimir los títulos. Por lo que habrá que acudir al Departamento CUISE.

 Organizarlos para la entrega con el programa. el que debe abrirse en Word. siempre y cuando se hayan insertado todas las matrículas que solicitaron graduación.  Listado de graduandos con provincias Con este listado se genera el programa de la Editora.  Sacar copia de ambos lados  Insertarlo en cada carpeta. para que eliminine las matrículas y se generen los números correspondientes. Opciones dentro de Reportes  Listado de Egresados No en uso  Listado de Egresados (Uso externo) No en uso  Listado de graduandos Con este listado se verifican quienes han pagado.  Impresión de labels para la carpeta de graduación (solo con la matrícula. Pasos para la impresión de label de las carpetas de los títulos: Número de graduación. nombre y carrera)  Impresión de labels para archivo (Con el nombre. Luego sellarlo (sello seco en el sello dorado y el gomígrafo encima de la firma del Director de Registro y Admisiones. cuya firma estas colocada en la parte atrás del título)  Luego llevarlo a la vicerrectoría Académica para la firma y esta lo pasará a la rectoría. carrera y número de título y folio). con la carta de grado.  Impresión certificación de Grado No habilitado  Impresión certificación de Grado (papel timbrado) No habilitado .

. según el libro de egresado para su organización el archivo de egresados. Este debe imprimirse para la firma de los títulos y para enviar a la SEESCYT con acuse de recibo.  Impresión de diplomas nombres largos (delante) Para imprimir títulos con más de dos nombres  Impresión de diplomas (detrás) Para imprimir la certificación del título. Funciones Secretaria de Registro     Hacer comunicaciones de Registro. Este listado esta por Escuela y carrera con sus respectivos honores. título obtenido. número de título. Enviar Documentos a la SEESCYT.  Impresión de labels de graduandos Labels para la carpeta de los títulos con nombre y apellido. carrera y número de título y folio. título obtenido.  Listado de graduandos según libro Es el listado donde se encuentran los números de título y folio que se generaron para cada participante. Preparar Récord de Notas. Certificaciones de estudios y de grado. fecha de graduación y firma de las autoridades correspondientes. El cual debe se colocado en la parte frontal de la carpeta para su mejor identificación. Impresión récord de notas No habilitado  Impresión de diplomas (delante) Para imprimir el nombre del participante. carrera y matrícula.  Listado de graduandos para directores de escuelas Es el listado que se usa para que los Directores de Escuela llamen a los participantes en día de la graduación. folio y a la firma del Director de Registro y Admisiones. Cumplir con el tiempo establecido para la entrega de documentos solicitados. con el nombre del participante.  Impresión de labels de egresados para archivo Labels con el nombre y apellido.

 Publicar una copia de las calificaciones finales.  Digitar Programación cuatrimestral.  Mantener actualizada la información del sistema. a través del Bedel. Deben ser entregadas a Registro a más tardar 72 horas hábiles a partir de la fecha oficial del examen final (Artículo 78 Reglamentos Académicos de la UAPA). Mantener y organizar en archivo todas las correspondencias enviadas y recibidas de Registro. controles de evaluaciones y reportes de calificaciones.  Preparar listas de asistencia. Además.  Imprimir programación por mes para Directores de carreras.  Recibir y Revisar las calificaciones y listados de asistencia. junto a las calificaciones finales deben entregar el listado de asistencia firmado cada semana.  Hacer retiros y cambios. el control de evaluación debidamente lleno de acuerdo a los criterios de evaluación y los trabajos finales de los participantes.  Dar de baja a materias que hayan reprobado el(los) pre-requisito(s).  Sacar récords de notas cuatrimestrales de cada participante. Estos controles proveen espacio para consignar la nota final y su equivalencia. etc. Nota: Además todas las funciones secretariales. Para reportar las calificaciones finales. colocar cinta adhesiva a las calificaciones y archivarla.  Suplir con los materiales necesarios al Departamento. listado de asistencia y control de evaluación.  Archivar calificaciones finales. los controles de las calificaciones finales. Registro remite a los facilitadores. PROCESOS PARA ENTREGAR A REGISTRO DE CALIFICACIONES FINALES. Funciones Encargado(a) de Digitación.  Revisar notas con el facilitador. . pre-matrícula.  Mantener actualizada toda la información en el sistema. Funciones de los Digitadores  Digitar calificaciones finales.

solicitar revisión de calificación. dejando solo las matrículas con su calificación correspondiente. De esta manera.  Una persona de Digitación lo recibe. si lo cree pertinente. trabajos finales. para mayor seguridad y confiabilidad. . Finalmente en digitación se sacan las copias necesarias. SOLICITUD DE REVISION DE CALIFICACION FINAL Una copia del control de calificación final se publica para que el participante conozca su evaluación en esa asignatura. se hacen los arreglos correspondientes en el computador y se imprime de nuevo la validación en original y copia.La persona de Digitación lee en voz alta las calificaciones que figuran en la hoja impresa mientras el facilitador lee las del acta. tanto del reporte de calificaciones manuscrito como impreso para su constancia y archivo. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Registro lo distribuye en la última semana de clases.. revisa la lista de asistencia para detectar cualquier error en las calificaciones finales. Se le entrega la copia sellada y el original se anexa al manuscrito para fines de archivo.  Se procesan las calificaciones finales en el computador y se imprime el reporte. para publicar en los murales del recinto dichas calificaciones. el facilitador verifica que la calificaciones digitadas en el computador se corresponden con las que él otorgó. En caso de error. Se pide al facilitador que la firme y ponga la fecha de entrega. Proceso para entrega de las Calificaciones Finales:  El facilitador entrega en Digitación la lista de asistencia. identifica los trabajos. prueba cuatrimestral y el control de calificaciones finales. de manera que pueda.  Se le coloca cinta adhesiva a las calificaciones.El participante debe de hacer por escrito la solicitud. y se sella.Estos controles de calificaciones finales.  Luego se le entrega al facilitador una copia sellada. dirigiéndola al facilitador que impartió la asignatura en cuestión por vía del Director de .

es una calificación provisional que se da a un participante cuyo trabajo en una asignatura o actividad curricular dada ha sido suficiente.En caso de que la revisión de una calificación final produzca un cambio en la misma. La posposición del cumplimiento de este requisito tiene que haber sido autorizada debidamente en el acta de calificación final de la asignatura o actividad en cuestión. 4. 3. pero aún le falta por cumplir algún requisito para su aprobación final. Una copia de este se le envía al participante y el original se archiva en el acta de calificaciones. DAR DE BAJA A ASIGNATURAS POR PRE-REQUISITOS Luego que se hace la publicación de calificaciones finales... En caso de que el cursante no satisfaga el requisito en este tiempo recibirá una “F” automáticamente.. por el facilitador a cargo de la gerencia de la misma. El requisito tendrá que ser satisfecho por el cursante dentro de los 7 días que siguen a la publicación oficial de la nota por Registro y el facilitador tendrá 3 días para completar la calificación llenando un formulario de calificación incompleta en Registro.El resultado de la revisión le será comunicado por escrito al solicitante por la misma vía que fue enviada. Una copia de este se le envía al participante y el original se archiva en las calificaciones correspondiente al cuatrimestre. 2. CALIFICACIONES INCOMPLETAS La calificación incompleta.Escuela o Departamento que administra la asignatura.El facilitador de la asignatura junto el Director de la Escuela o Departamento que la administra procede hacer la revisión de la calificación final. comunicará el cambio a la Dirección de Registro con un formulario de Reporte de Solicitud de Revisión que llena el facilitador con el visto bueno de director de la escuela. el Director de Escuela o Departamento. en un plazo de 5 días después de la publicación oficial de las calificaciones. se elabora un listado de todos los participantes que hallan reprobado y obtenido .

condición del cuatrimestre. índice cuatrimestral. puntos ganados. total de puntos acumulados. apellidos. INFORME CUATRIMESTRAL DE CALIFICACIONES DE CADA PARTICIPANTE Una vez procesadas todas las calificaciones durante el cuatrimestre. el informe de calificaciones cuatrimestral ofrece las siguientes informaciones: período académico al que corresponde. La Unidad de Digitación se encarga de su control y distribución: original para el participante. con la finalidad de que los que tengan asignaturas reprobadas se revisen para verificar que la asignatura que le continúa no es pre-requisito. matrícula. créditos cursados. A través de estos datos se determina la condición académica del participante. nombres y carrera del participante. copia para el expediente en el archivo. en caso de serlo se le envía un formulario lleno dándole de baja a la asignatura y una copia se le archiva en su expediente. Además de las calificaciones obtenidas en las diferentes asignaturas cursadas en el período académico al que corresponde. total de créditos cursados e índice académico acumulado. se genera el informe cuatrimestral correspondiente a cada participante inscrito en la Universidad. fecha en que fue generado. Estas últimas informaciones se completará a medida que se actualice en el sistema nuevo las informaciones. .calificaciones incompletas.

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