UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y ADMISIONES.

(Versión 2 para revisión definitiva)

Santiago de los Caballeros, R. D.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y ADMISIONES. ADMISIONES El proceso de Admisión consiste en aceptar el ingreso de un participante en un programa curricular regular ofrecido por la Universidad, tomando en consideración las condiciones académicas del participante. Los documentos para admitir a un participante en un programa curricular regular, están establecidos en el artículo 56 del Reglamento Académico. Cuando un participante formaliza su inscripción en la unidad de Admisiones, todos los documentos depositados pasan a ser propiedad de la Institución; la información recabada tiene un carácter estrictamente confidencial y solo tienen acceso a ella las autoridades de Registro y Admisiones, el (la) Rector(a) y los Vicerrectores. La Dirección de Registro y Admisiones podrá entregar al (los) participante, copia certificada de los documentos depositados, pero nunca los originales. Los requisitos para admitir a un participante a cualquier programa curricular regular, están establecidos en el artículo 38 de los Estatutos de la Universidad. La Unidad de Admisiones sólo podrá asignar un número de matrícula al participante. La Unidad de Admisiones velará para que ningún participante pueda matricularse en más de una carrera simultáneamente, tal como lo establece el artículo 39 de los Estatutos de la Universidad. Proceso de admisión de un participante nuevo
1. Dar la bienvenida, ofrecerle información los programas de

Licenciatura y Maestrías que se ofertan y sobre los requisitos de admisión.
2. Se le entrega el formulario de Admisión. 3.

Se verifica la autenticidad de los documentos depositados por el participante (acta de nacimiento, certificación de bachiller, record

hojas de selección. Se le entrega la hoja de selección al nuevo participante. acta de nacimiento. cambios. certificación de Bachiller y Certificado Médico. 6. copia de cédula). Si el nuevo solicitante cumple con todos los requisitos para la admisión. este automáticamente le asigna la matrícula. se procede a formalizar la inscripción. Si todo está correcto se acepta la documentación depositada por el participante y se le da admisión al programa curricular solicitado. 5. de la siguiente manera:  Certificado médico  Récord de notas de Bachiller . junto con el formulario de admisión debidamente lleno. Se elabora el carnet.  El criterio de organización con relación a cada uno de los documentos contenidos en el expediente de cada participante activo y retirado es el siguiente:  Del lado izquierdo se colocan los documentos de admisión. Cuando se le digita la información al participante en el sistema informático. récord de notas. y luego se procede a hacerle la seleccionan de las asignaturas y se imprime hoja de pago. copia de cédula. 9. dándole la información de lugar para el manejo de la misma. Se asienta la matrícula en el libro de récords. ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES Criterios de Organización de los Expedientes Los expedientes de los participantes activos y retirados se organizan por matrículas y por año en orden ascendente. 7. 8. Cada uno de estos expedientes tiene los documentos siguientes:  Formulario de admisión. 4.de notas. fotos. Además récord de notas cuatrimestral. comenzando de abajo hacia arriba. inclusiones y retiros de asignaturas y prueba académica.

Si el participante es graduado:  Certificado médico  Copias documentos de bachiller  Récord de notas y copia de título o certificación de grado. Certificación de Bachiller. dada de baja. en forma ascendente se colocara. acta de nacimiento certificada y traducida al español por un intérprete judicial. Del lado derecho. fotos y capia de cédula. fotos y capia de cédula. según las fechas los siguientes documentos:  Todas las copias. comunicaciones. Además los documentos de bachiller deben estar validados por la Secretaría de Estado de Educación y traducidos al español por un intérprete judicial. récord de notas y certificación de Bachiller legalizado por la oficina consular dominicana acreditada en el país de estudios y Certificado Médico. Criterio de organización de los egresados. fotos. inclusiones. cambios.  Récord de notas cuatrimestrales. legalizados por la SEESCYT  Acta de nacimiento  Formulario de admisión. formularios de retiros. hojas de selección. Si el participante es extranjero debe tener: Formulario de admisión. prueba académica.  Acta de nacimiento Certificada  Récord de notas cuatrimestrales Si el participante es transferido sin graduarse:       Certificado médico Copias documentos de bachiller Récord de notas legalizado por la SEESCYT Acta de nacimiento Formulario de admisión. . Récord de notas cuatrimestrales. copia de cédula o pasaporte.

Procedimiento para la debaja por pre-requisitos: . Registro le retirará le asignatura cursada sin haber aprobado dicho prerrequisito. Al momento de realizar la reinscripción de asignaturas el participante debe cumplir cabalmente con los correquisitos de las asignaturas que los tengan. Para que un participante pueda preseleccionar una asignatura es necesario que este cursando o haya cursado el(los) prerrequisito(s).Los expedientes de los egresados se organizan por escuela y luego por matrícula. pero difieren en que estos contienen en el lado derecho copias de los documentos de egresado de la UAPA (copia de título. además da la matrícula. PROCESOS OPERATIVOS DE REGISTRO PRE-MATRICULA. Es importante destacar que cada expediente de egresado está identificado. REINSCRIPCIÓN Y REINGRESO Se denomina pre-matrícula a la preselección de asignaturas que hace un participante para el cuatrimestre siguiente al que cursa. folio y libro con que fue registrado. en la fecha establecida en el calendario académico. nombre y carrera. copia de la certificación de grado. Cada una de las escuelas tiene un color que la identifica: Ciencias jurídicas y políticas Idiomas Psicología Educación Negocios Ciencia y Tecnología Post-grado Rojo Azul Amarillo Negro Verde Blanco Hueso Crema Los documentos contenidos en los expedientes de los egresados siguen el mismo orden de los participantes activos y retirados. copia de récord de notas general). se le dará de baja. Se denomina prerrequisito a una(s) asignatura(s) cuyo(s) contenido(s) deben ser aprobados por el participante antes de cursar la asignatura con la que se relaciona. Párrafo Cuando un participante curse una asignatura sin haber aprobado previamente el prerrequisito de la misma. por su número de título.

 Se solicita el expediente académico a la unidad de archivo.  Se revisa la verificación de pensum con cada volante cuatrimestral y hoja de selección de cada reinscripción realizada por los participantes cada cuatrimestre. así como el procedimiento a seguir para realizarla. en Internet y otros medios con cinco (5) días de anticipación a la fecha de inicio de la prematricula. tanto física como en el sistema académico. en los murales de los recintos.  Al confirmar si existe violación de pre-requisitos se procede a hacer la debaja. Párrafo El cupo mínimo para dejar abierto un grupo de manera regular es de 15 participantes. La reinscripción será oficial sólo cuando el participante realice en dicho departamento el pago correspondiente.  Si se detecta que el participante ha violado un pre-requisito por no haber cumplido con lo establecido en el artículo 27 del Reglamento de Registro y Admisiones. El Departamento de Registro y Admisiones debe velar porque la cantidad de asignaturas que un participante inscriba en un cuatrimestre no exceda el .  Se le informa al participante de manera personal y por escrito de dicha violación. Párrafo I: Cuando un participante realice su reinscripción fuera del período establecido. El Departamento de Registro y Admisiones debe garantizar que la reinscripción se realice cada cuatrimestre en la fecha establecida en el calendario académico. según lo establecido en el artículo 25 del Reglamento Académico. tendrá un recargo cuyo monto será fijado por disposición administrativa. Se denomina reinscripción a la formalización en el Departamento de Tesorería de las asignaturas pre-matriculadas por el participante para ser cursadas en el cuatrimestre siguiente.  Se imprime el récord de verificación de pensum. Para el proceso de prematricula la Dirección de Registro y Admisiones colocará la oferta de las asignaturas con los horarios. Párrafo Se denomina correquisito a una asignatura que debe ser cursada simultáneamente a otra cuyos contenidos complementa.

. porque la misma no esta en la programación del cuatrimestre a cursar. a más tardar tres semanas antes de inicio del bimestre.límite establecido en su pensum y en el Reglamento Académico.  Se llenar un formulario donde se le colocan las materias incrustas en el cuatrimestre y las que le faltan. ( artículos 76. Procedimiento para autorización de asignaturas  Las solicitudes deben hacerse con tres semanas de anticipación al inicio de cada bimestre.  Se solicita a la unidad de archivo el (los) expedientes de los participantes que solicitaron asignaturas.  Para la apertura de las materias especiales se debe coordinar con la dirección de escuela en cuanto a la disponibilidad de facilitadores en el horario solicitado y con el departamento de Registro y Admisiones la disponibilidad de Aulas. y si no es posible abrir el grupo en el horario solicitado.  Se les informa a la Dirección de Escuela si el (los) grupos o asignaturas fueron aprobados. también debes poner lo de los prerrequisitos El participante que demande cursar una asignatura que no esté en la programación regular del cuatrimestre.  Debe llenar el formulario de solicitud con todo lo requerido.77 y 78). Párrafo La Vicerrectoría Académica deberá responder por escrito en un plazo no mayor de 48 horas e informar su decisión a Registro Requisitos para la apertura de un grupo especial. ya sea como una carga extraordinaria o como grupo especial.  El director de Escuela debe enviar dicha solicitud a registro para revisión. para que estos a su vez contacten a los participantes.  Se le imprime un récord de verificación de pensum para la revisión y con esto verificar si cumple con los requisitos. deberá hacerlo por escrito a la Vicerrectoría Académica.  Se debe coordinar con el solicitante en que otro horario estaría dispuesto cursarla siempre y cuando ya hayan coordinado el director de Escuela y Registro.  El participante se dirige a la escuela a solicitar la o (las) materia (s).  Se les envían los resultados a la Vicerrectoría Académica para su aprobación. vía el (la) director(a) de la escuela.

este pasa al Archivo de los Retirados. Si el participante quiere reingresar de nuevo debe dar los siguientes pasos. en caso de tenerla debe pasar a Caja a saldarla. El participante deberá solicitar por escrito en la Dirección de Registro y Admisiones el reingreso a una determinada carrera en la fecha establecida en el calendario académico.  Cuando el participante completa su expediente. o se le ha dado de baja por no completar su expediente en el tiempo indicado. este derecho prescribe automáticamente y dicho participante deberá solicitarlo de nuevo. le da una respuesta escrita de acuerdo con lo establecido en el artículo 104 del Reglamento Académico y la resolución 8-2004 del Consejo Académico. vuelve a caja a pagar el derecho a reingreso y luego lo deposita en Registro.  Pasar por Contabilidad a verificar que no tenga deuda pendiente. Se denomina reingreso a la reincorporación de un participante a la Universidad. Registro cancela el Formulario De Baja por no completar en el plazo indicado los documentos.  Registro revisa su expediente académico y en un plazo de 8 días laborables. Párrafo II El costo del reingreso administrativa.  Pasar a Registro con autorización de Contabilidad o comprobante de pago a llenar formulario de Solicitud de Reingreso. cupo monto es asignado por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. será fijado mediante disposición Procedimiento para realizar un reingreso Cuando un participante se ha retirado de la universidad por uno o más cuatrimestres. Párrafo I Cuando un participante solicita reingreso y no ejerce en el período establecido por la Institución el derecho a reinscribirse en el cuatrimestre para el cual lo solicitó.  Si le al participante le faltan documentos en su expediente debe traerlo antes de activarlo en el sistema académico. luego de estar retirado por uno o más cuatrimestres. archiva los documentos que trae el participante y el . El (los) solicitantes deben hacer un pago extra por el costo del grupo especial. quien lo aprobara o no de acuerdo con lo establecido en el artículo 104 del Reglamento Académico y la resolución 8-2004 del Consejo Académico.

Se denomina retiro de asignaturas a la situación que se da cuando el participante decide retirar una o más asignaturas inscritas en un cuatrimestre. solicita cambiar una asignatura por otra y/o de un grupo a otro en horario y fecha diferente. Se denomina inclusión de asignatura(s) cuando un participante inscrito.Formulario de Solicitud de Reingreso debidamente lleno. cambios. el cual debe hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante las primeras cinco semanas de docencia o hasta un día antes de la sexta facilitación y debe contar con la autorización del Director de la Escuela que administra la carrera que cursa el participante. el cual debe hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante las tres primeras semanas de facilitación o hasta un día antes de la cuarta facilitación. INCLUSIÓN. vigilando que esos procesos se realicen de acuerdo a lo establecido en el artículo 99 del Reglamento Académico. modificado por la resolución 10-2004 del Consejo Académico. . CAMBIOS Y RETIROS……. retiros de asignaturas y de cuatrimestre. después de reinscribirse. siempre que no exceda el límite establecido en el artículo 76 del Reglamento Académico. La Unidad de Registro es la responsable de realizar los procesos de inclusión.  Finalmente paga en tesorería la reinscripción y este automáticamente se activa. Se denomina retiro del cuatrimestre a la situación que se da cuando el participante decide retirar todas las asignaturas que inscribió. Se coloca el expediente en el Archivo de los Participantes Activos. Se denomina cambio de asignatura y/o grupo al proceso que ocurre cuando un participante. La inclusión y/o cambios de asignaturas deben hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante la primera semana de docencia o hasta el día antes de la segunda facilitación.  Cuando el participante se le hace el reingreso en el sistema académico se habilita para hacer la prematricula y reinscribirse en el tiempo establecido por Registro. solicita añadir una o más asignaturas a su carga académica.

2. Registro revisa el expediente del solicitante para verificar que esté completo y que no tenga deuda en caja. El participante solicita por escrito la transferencia a Registro del recinto donde está actualmente indicando la razón de la misma.00 de recargo. darle a terminar e imprimir la hoja de pago dos veces.Párrafo El retiro de asignaturas y/o cuatrimestre después del periodo establecido para cada caso. . se reinscriban en fecha tardía pagando $300. Para aquellos participantes que no realicen reinscripción en el período establecido por Registro. Se llena en formulario de transferencia anexando la documentación original del participante y se firma por las autoridades competentes. Pasos para la transferencia de recinto. conlleva el pago de las asignaturas inscritas. 3) Con esas hojas junto al comprobante de saldo del cuatrimestre que esta cursado. 2. 3. Verificar que su hoja de selección esté sellada por Caja. pasar por caja a pagar la reinscripción el día asignado a la carrera que cursa. TRANSFERENCIA Y CAMBIO DE CARRERA Se denomina transferencia al proceso que tiene lugar cuando un participante solicita cambiar de un recinto de la Universidad a otro. lo cual debe solicitar por escrito a la Dirección de Registro y Admisiones donde está inscrito en el período establecido en el calendario académico. Pasos correspondientes a seguir para el participante reinscribirse: 1) Es necesario tener sus documentos completos. 1. Verificar en el período establecido por Registro la prematrícula hecha por internet para ver los si todos los grupos seccionados están abiertos y si alguno está cerrado cambiarlo por otro . 4.

Preparar transferencia con la documentación original y enviarlo al recinto de destino. El Departamento de Registro y Admisiones es el responsable de realizar los procesos de transferencia y cambios de carrera. 6. Debe hacerse por escrito al director de escuela. Pasos para el cambio de carrera 1. 4. El director de escuela es responsable de estudiar la solicitud del cambio de carrera de acuerdo a lo establecido en el artículo107 del Reglamento Académico y remitirlo a las entidades correspondientes. El director de Escuela lo remitirá al Departamento de Orientación. El participante debe hacer la solicitud por escrito al Director de la 2. vigilando que los mismos se realicen en las fechas establecidas en el calendario académico. Pasar por Registro con el formulario de cambio de carrera firmado y sellado por el director de Escuela. 5. Depositar en Registro el formulario con que pagó el cambio. Pasar a caja a pagar la solicitud de cambio. en los casos que el participante esté en baja académica. . en un período de por lo menos cuatro semanas antes del período lectivo. indicando el motivo del cambio. Párrafo: el costo del cambio de carrera será fijado por disposición administrativa. Inscribir las asignaturas en el sistema académico del recinto donde va la transferencia. necesite orientación vocacional u otros.4. Procedimientos cambio de carrera Se denomina cambio de carrera a la situación que se da cuando un participante solicita cambiar de una carrera a otra dentro de la Universidad o cuando quede separado de una carrera por una de las causas establecidas en el artículo 96 del Reglamento Académico. Registro procede a realizar al cambio de carrera en el sistema informático y se archiva la hoja en el expediente académico. 5. Escuela que administra su carrera. 6. Se deja copia del expediente para dejarlo en archivo del recinto donde está matriculado. 3.

Se denomina equivalencia a la validación de asignaturas aprobadas en la Universidad y que estan contenidas en el pensun de la nueva carrera a la que ingresa el participante. La convalidación de cada asignatura tiene un costo que será fijado por disposición administrativa. Se denomina convalidación a la validación de asignaturas aprobadas en Instituciones de Educación Superior reconocidas por la Secretaría de Estado de Educación Superior. .7. El participante puede hacer la prematrícula del próximo cuatrimestre para la nueva carrera. . El director d escuela es el responsable de la elaboración. Párrafo. anexando copia del record de notas legalizado por la SEESCYT y el programa de la asignatura a convalidar. COLACIÓN Y EQUIVALENCIA. El director de escuela es al responsable de realizar la convalidación en el tiempo establecido en el artículo 43 del Reglamento Académico y remitir a la Dirección de Registro y Admisiones y Vicerrectoría Académica para fines de revisión y firma. cuyos requisitos están establecidos en el artículo 49 del reglamento Académico. Se denomina colación a la aprobación mediante examen de una o más asignaturas de las establecidas en el plan de estudios de la Universidad. nombre y prerrequisitos de la asignatura si el contenido es el mismo. CONVALIDACIÓN. aplicación y corrección de del examen de la (s) asignatura(s) que el participante solicita aprobar mediante la colación y luego remite el resultado al Departamento de Registro y Admisiones para fines de revisión y registro en el sistema. El participante debe solicitar la convalidación al director de su escuela durante los tres primeros meses de su ingreso ala Universidad. Los requisitos para realizar la convalidación están establecidos en los artículos 44. Ciencia y Tecnología (SEESCYT). 45. según la establecido en el articulo 50 del Reglamento Académico. independientemente de la clave. 47 y 48 del Reglamento Académico.

firma y registro en el sistema. Pasos para hacer convalidación: El participante debe solicitar la convalidación al director de escuela que administra la carrera que va a cursar durante los tres primeros meses de su ingreso a la universidad. b) Programas de las asignaturas a ser convalidadas.El director de escuela es el responsable de realizar la validación y remitirla al Departamento de Registro y Admisiones para fines de revisión. Requisitos que se debe cumplir para convalidación: - Tener igual o mayor número de créditos que la asignatura ofrecida a través del pensum de la UAPA. Que la calificación mínima alcanzada por el participante sea equivalente a 80 puntos. Que el programa respectivo de la asignatura contenga cuando menos el ochenta por ciento (80%) de los contenidos del programa de la UAPA. en caso de que el récord esté expresado numéricamente. legalizado por la Secretaría de Estado de Educación Superior. anexando de la universidad de procedencia copia del record de notas legalizado por la (SEESCYT) y un programa de cada asignatura a convalidar. Nota: El número total de créditos a ser convalidado y acreditado a un participante procedente de otra institución del nivel superior. colación y equivalencia de asignaturas. El Departamento de Registro y Admisiones es responsable de oficializar los procesos de convalidación. ciencia y Tecnología (SEESCYT). Para que la Universidad pueda realizar la convalidación todo participante interesado deberá presentar los documentos siguientes: a) Récord de notas de la Universidad de procedencia. . vigilando que los mismos se realicen de acuerdo a lo establecido en el capitulo VI del Reglamento Académico. nunca podrá ser inferior al total de los créditos de las asignaturas propias del pensum de la UAPA. y en B en aquellos casos en que la exprese literalmente.

tomando en cuenta todas las asignaturas cursadas hasta el momento del cálculo. con el recibo de pago se le da una copia de la convalidación al participante y el original se archiva en el expediente. Los demás se obtiene haciendo el procedimiento de la misma manera. El participante debe pagar el monto establecido por cada asignatura convalidada. Para calcular el índice acumulado. Se divide el total de puntos por el total de créditos. CALCULO DEL INDICE Es importante que cada participante pueda calcular el índice académico de cada cuatrimestre de modo que pueda realizar el esfuerzo académico necesario para evitar caer a prueba académica. Luego. Letra Puntos A B C D F 4 3 2 1 0 . Para calcular el índice cuatrimestral se multiplica el número de créditos de cada asignaturas cursada por el valor de la calificación obtenida en la misma. luego se pasa a Registro para los mismos fines. calculándose. se encuentra el número de puntos obtenidos en ese cuatrimestre y el total de créditos cursados. con lo que se obtiene el índice cuatrimestral. Se registra la convalidación en el sistema. Otra forma es. el número de puntos alcanzados en cada asignatura.- El director realiza la convalidación de acuerdo a los requisitos establecidos y después la pasa a Vice-Rectoría Académica para fines de revisión y firma. se sigue un proceso análogo. de esta forma. que en el primer cuatrimestre el índice cuatrimestral es el mismo índice acumulado y en el siguiente para obtenerlo se suma el índice cuatrimestral con el índice acumulado anterior y el resultado se divide entre dos para obtener el índice acumulado del cuatrimestre. incluyendo los reprobados.

si superó dicha prueba. según lo estable el artículo 95 del Reglamento académico Un participante supera la prueba académica cuando el promedio del índice cuatrimestral y acumulado es de 2.0.0 ó más. excepto en el primer cuatrimestre. al reinscribirse debe llenar un formulario donde se compromete a subir su índice en el cuatrimestre a cursar. Párrafo III Si el participante supera la segunda prueba académica consecutiva. no podrá reinscribirse hasta tanto se verifique. tal y como lo establece el acápite a del artículo 96 del Reglamento Académico. Párrafo II Cuando un participante cae a prueba académica por segunda vez consecutiva. SUSPENSION PARCIAL Y DEFINITIVA: La condición académica de los participantes se determina tomando en cuenta su índice cuatrimestral y su condición académica del cuatrimestre anterior.PRUEBA ACADEMICA. El Departamento de Registro y Admisiones es responsable de notificar al participante cuando está a prueba académica. se le autoriza la reinscripción para el cuatrimestre a cursar y debe llenar un formulario comprometiéndose a mantener su índice académico por encima de 2. . cae a prueba académica. excepto el primer cuatrimestre. Párrafo I Cuando un participante cae a prueba académica por primera vez.0. Párrafo IV Cuando un participante cae a prueba académica por tercera vez consecutiva debe cambiar de carrera. Cuando un participante alcanza un índice cuatrimestral y acumulado menor de 2.

El participante solicita el (los) documento (s) académico (s). 2. 6. está completa. Se le indica que debe depositarlo después de hacer el pago. de acuerdo al tiempo establecido por la institución. 5. Se recibe el formulario de solicitud conjuntamente con el recibo de pago y se le indica la fecha de entrega. y se inscribe en el mismo. 4. Revisar expediente. 2. 6. Se entrega al participante el documento previamente solicitado y al recibo de pago se le pone la fecha que fue entregado dicho documento.Un participante queda separado(a)por (4) cuatro años de la Universidad cuando se encuentra en una de las situaciones contempladas en el artículo 97 del Reglamento Académico. Procedimientos para solicitar documentos académicos en Registro Los pasos a seguir 1. Elaborar el documento con la información extraída del expediente del participante. PROCEDIMIENTO PARA PREPARAR LA GRADUACION Los pasos a seguir para preparar un participante a graduación. 5. 3. el departamento de registro puede ir preparando el expediente para graduación. Se revisa si la documentación del participante. a la firma y sello de la autoridad académica autorizada. Se le entrega formulario de solicitud para que lo llene y luego se autoriza al pago del mismo en caja. Verificar con hoja de selección y los record de notas los cuatrimestres cursados en la universidad por el participante. Después que un participante solicita monográfico. Procedimientos para expedir documentos académicos 1. 3. la certificación de bachiller y cedula de identidad. Se procede a la revisión final del documento. . verificar que correspondan nombres y apellidos del acta de nacimiento del participante con los del record de notas. Se saca copia al documento para el expediente del participante. Verificar formularios de solicitud de documento(s) académico(s). 4.

Para cursar el monográfico todo participante debe tener completo su expediente. De autorizar a un participante a pagar la graduación sin haber terminado de resolver el problema. A cada expediente cuando se trabaja para cursar monográfico debe aprobársele la admisión. La calificación mínima para aprobar el monográfico es de 70 puntos. Se debe sacar el expediente hasta tanto le completen la calificaciones o lo curse de nuevo. no puede inscribirlo excepto aquello que se le detecta cualquier irregularidad con los datos personales y se les da un plazo para completar. debe ser con una previa autorización del Director de Registro y Admisiones. Si se hace un cambio en admisión. al solicitar la graduación ya debe tener resuelta su situación. se puede ir haciendo una lista provisional de los graduandos. Con el listado provisional de graduación o con el de la nota de monográfico se piden los expediente al archivo para dar última la revisión a los documentos y con este verificar en el sistema los datos de cada participante en admisión y en datos de participantes. Pero.Después de haber confirmado con el reporte de la nota de monográfico. Para solicitar la graduación todos los participantes deben llenar un formulario y presentar en Registro el recibo de entrega de la pasta y dos CD en la dirección de su Escuela y el recibo de la donación del libro en la biblioteca. La aprobación de la admisión permitirá que los participantes salgan en todos los listados de graduación. Los datos que arrastra el sistema para generar cualquier listado de graduación son del campo de DATOS DEL PARTICIPANTE. de no ser así no saldrán hasta que se las aprueben. también debe hacerse en datos del participante. . de no ser así. siempre teniendo en cuenta que si está incompleto ó reprueba la monografía ese participante no debe incluirse en el listado aunque este sea provisional. con el conocimiento de que se le retendrán el título y la carta de grado hasta que entregue los documentos corregidos. por lo que de no verificarse en ambos campos se generará un título con error.

Ejemplo: 824/193 = 3. para determinar el honor alcanzado.Después de haber validado los documentos y verificado la calificación se prepara el listado para enviar a caja sacando TODO EL QUE NO CUMPLA CON LOS REQUISISTOS. En el listado que digitación imprime con las notas de monográfico.00 = Summa Cum Laude Como política institucional. Como determinar el honor alcanzado?  Se suman todos los puntos obtenidos de cada participante y se dividen entre los créditos de la carrera. cada vez que se verifica si un participante tiene honor. .85 = Magna Cum Laude 3.65 = Cum Laude 3.50 a 3. aunque haya hecho cambio de carrera.  No haber sido separado por indisciplina. Pasos para la graduación Una vez digitada la nota de monográfico se solicita a digitación una copia de cada acta. sin tener la necesidad de tener que sumar nuevamente.66 a 3. Tipo de honor y puntuación 3. Para obtener honores un participante no debe tener:  No debe tener 3 C  2 cuatrimestre con menos de 8 créditos. se imprime el récord de notas general de cada participante.78 MCL estos se hace para si el participante viene y reclama tener a mano de donde se obtuvo la información. excepto el monográfico  no haber reprobado ninguna asignatura.86 a 4. en cada graduación se le premia con una placa y un anillo a un graduando por Escuela. se va asentando en ese listado como control de los honores encontrados y al mismo tiempo se le coloca en la parte frontal de cada record los puntos alcanzados y el honor obtenido.

el cual se envía a Word y se hacen los ajuste de lugar. Para solicitar los anillos. Después de confirmar que todos hayan pagado se procede a generar el listado por provincias. Este programa viene enumerado por escuela y carrera y en el . se organizan por carrera y por escuela y se saca el que tuvo mayor índice de cada escuela y de todas la escuela de elige el de mayor índice. para que la misma proceda hacer la solicitud. antes de cerrar el proceso de graduación. si lo hay. Para crear la graduación: Control de Egresados     Datos de Graduación Agregar número de graduación correspondiente Llenar los datos correspondientes con el libro de egresado a mano Insertar Pasos para agregar un participante a la lista: Datos graduandos     Matrícula Número de graduación Carrera Insertar En esta misma opción se puede eliminar un participante que no se vaya a graduar. que será el que tendrá a cargo el discurso de agradecimiento a nombre de todos los participantes. Al mismo tiempo. por esta opción es que se le digitan los honores a los participantes meritorios. se le envía un listado a Vicerrectoría Académica con los nombres de cada unos de los participantes por escuela con el tipo de honor y puntuación alcanzado.Después de revisar cada récord. para enviar a la editora por correo electrónico para el programa de graduandos. Después de haber verificado todos los documentos y calificaciones se procede a crear la graduación e insertar a los participantes.

ejemplo 1800  Ejecutar Para imprimir los títulos. se imprime un listado según el libro y se imprimen en ese orden. para modificar en datos de graduación o sea donde se crea la misma. el sistema no lo permitirá. Procesos  Cierre graduación. (con 3 o más nombre para reducirlo) Después de imprimir los títulos deben colocársele el sello dorado en el centro de las firmas del Rector y Vicerrectoría Académica. Por lo que habrá que acudir al Departamento CUISE. se debe verificar muy bien que:  Los datos de cada participante estén correctamente digitados  Que haya realizado el pago en caja  La cantidad real de graduandos. Nota: cualquier número mal colocado. Pasos para imprimir títulos: Reportes  Impresión de diplomas delante  Impresión de diplomas detrás  Para los nombres largos se elige la opción impresión de diplomas nombres largos. Si se cierra y por descuido hay que hacer cambio. además que el error solo subsanará por base de datos según los técnicos. (El listado de la Editora es el que se usa para los asientos) Pasos para cerrar la graduación: Antes de cerrar la graduación. y así se generen los títulos a graduar.mismo orden se enumerarán las sillas para el desfile. que sea la que corresponde  Número de graduación.  Revisarlo con el listado de graduandos  Pasarlo a Director de Registro para la firma con su respectivo listado . ya sea de menos ó demás va alterar los títulos según el libro.

cuya firma estas colocada en la parte atrás del título)  Luego llevarlo a la vicerrectoría Académica para la firma y esta lo pasará a la rectoría.  Impresión certificación de Grado No habilitado  Impresión certificación de Grado (papel timbrado) No habilitado . para que eliminine las matrículas y se generen los números correspondientes. nombre y carrera)  Impresión de labels para archivo (Con el nombre. Opciones dentro de Reportes  Listado de Egresados No en uso  Listado de Egresados (Uso externo) No en uso  Listado de graduandos Con este listado se verifican quienes han pagado. Luego sellarlo (sello seco en el sello dorado y el gomígrafo encima de la firma del Director de Registro y Admisiones.  Organizarlos para la entrega con el programa. con la carta de grado. siempre y cuando se hayan insertado todas las matrículas que solicitaron graduación. Pasos para la impresión de label de las carpetas de los títulos: Número de graduación. carrera y número de título y folio).  Sacar copia de ambos lados  Insertarlo en cada carpeta.  Impresión de labels para la carpeta de graduación (solo con la matrícula.  Listado de graduandos con provincias Con este listado se genera el programa de la Editora. el que debe abrirse en Word.

título obtenido. título obtenido. según el libro de egresado para su organización el archivo de egresados.  Listado de graduandos para directores de escuelas Es el listado que se usa para que los Directores de Escuela llamen a los participantes en día de la graduación. Preparar Récord de Notas. carrera y matrícula. Impresión récord de notas No habilitado  Impresión de diplomas (delante) Para imprimir el nombre del participante. número de título. Este debe imprimirse para la firma de los títulos y para enviar a la SEESCYT con acuse de recibo. con el nombre del participante. carrera y número de título y folio. folio y a la firma del Director de Registro y Admisiones. Funciones Secretaria de Registro     Hacer comunicaciones de Registro.  Listado de graduandos según libro Es el listado donde se encuentran los números de título y folio que se generaron para cada participante. Certificaciones de estudios y de grado. fecha de graduación y firma de las autoridades correspondientes.  Impresión de diplomas nombres largos (delante) Para imprimir títulos con más de dos nombres  Impresión de diplomas (detrás) Para imprimir la certificación del título.  Impresión de labels de graduandos Labels para la carpeta de los títulos con nombre y apellido. Este listado esta por Escuela y carrera con sus respectivos honores. Enviar Documentos a la SEESCYT.  Impresión de labels de egresados para archivo Labels con el nombre y apellido. . El cual debe se colocado en la parte frontal de la carpeta para su mejor identificación. Cumplir con el tiempo establecido para la entrega de documentos solicitados.

Deben ser entregadas a Registro a más tardar 72 horas hábiles a partir de la fecha oficial del examen final (Artículo 78 Reglamentos Académicos de la UAPA). los controles de las calificaciones finales.  Revisar notas con el facilitador. Registro remite a los facilitadores.  Hacer retiros y cambios. Estos controles proveen espacio para consignar la nota final y su equivalencia.  Preparar listas de asistencia. pre-matrícula. Funciones Encargado(a) de Digitación.  Suplir con los materiales necesarios al Departamento. Funciones de los Digitadores  Digitar calificaciones finales.  Sacar récords de notas cuatrimestrales de cada participante.  Publicar una copia de las calificaciones finales. junto a las calificaciones finales deben entregar el listado de asistencia firmado cada semana. Además. . a través del Bedel. controles de evaluaciones y reportes de calificaciones.  Mantener actualizada la información del sistema. colocar cinta adhesiva a las calificaciones y archivarla.  Mantener actualizada toda la información en el sistema. listado de asistencia y control de evaluación.  Imprimir programación por mes para Directores de carreras.  Dar de baja a materias que hayan reprobado el(los) pre-requisito(s). Nota: Además todas las funciones secretariales.  Archivar calificaciones finales.  Digitar Programación cuatrimestral. PROCESOS PARA ENTREGAR A REGISTRO DE CALIFICACIONES FINALES. Mantener y organizar en archivo todas las correspondencias enviadas y recibidas de Registro. el control de evaluación debidamente lleno de acuerdo a los criterios de evaluación y los trabajos finales de los participantes. etc. Para reportar las calificaciones finales.  Recibir y Revisar las calificaciones y listados de asistencia.

trabajos finales. el facilitador verifica que la calificaciones digitadas en el computador se corresponden con las que él otorgó.El participante debe de hacer por escrito la solicitud. . Los pasos a seguir son los siguientes: 1.  Una persona de Digitación lo recibe. SOLICITUD DE REVISION DE CALIFICACION FINAL Una copia del control de calificación final se publica para que el participante conozca su evaluación en esa asignatura. de manera que pueda.La persona de Digitación lee en voz alta las calificaciones que figuran en la hoja impresa mientras el facilitador lee las del acta. revisa la lista de asistencia para detectar cualquier error en las calificaciones finales. Se le entrega la copia sellada y el original se anexa al manuscrito para fines de archivo. se hacen los arreglos correspondientes en el computador y se imprime de nuevo la validación en original y copia. Registro lo distribuye en la última semana de clases. Proceso para entrega de las Calificaciones Finales:  El facilitador entrega en Digitación la lista de asistencia.Estos controles de calificaciones finales.. dejando solo las matrículas con su calificación correspondiente. De esta manera. y se sella.  Luego se le entrega al facilitador una copia sellada. identifica los trabajos. Se pide al facilitador que la firme y ponga la fecha de entrega. dirigiéndola al facilitador que impartió la asignatura en cuestión por vía del Director de .  Se le coloca cinta adhesiva a las calificaciones. En caso de error. tanto del reporte de calificaciones manuscrito como impreso para su constancia y archivo. Finalmente en digitación se sacan las copias necesarias. si lo cree pertinente. solicitar revisión de calificación. para mayor seguridad y confiabilidad.  Se procesan las calificaciones finales en el computador y se imprime el reporte. prueba cuatrimestral y el control de calificaciones finales. para publicar en los murales del recinto dichas calificaciones.

. 3. el Director de Escuela o Departamento. CALIFICACIONES INCOMPLETAS La calificación incompleta. es una calificación provisional que se da a un participante cuyo trabajo en una asignatura o actividad curricular dada ha sido suficiente. En caso de que el cursante no satisfaga el requisito en este tiempo recibirá una “F” automáticamente. por el facilitador a cargo de la gerencia de la misma.El facilitador de la asignatura junto el Director de la Escuela o Departamento que la administra procede hacer la revisión de la calificación final. 2. DAR DE BAJA A ASIGNATURAS POR PRE-REQUISITOS Luego que se hace la publicación de calificaciones finales.El resultado de la revisión le será comunicado por escrito al solicitante por la misma vía que fue enviada.. El requisito tendrá que ser satisfecho por el cursante dentro de los 7 días que siguen a la publicación oficial de la nota por Registro y el facilitador tendrá 3 días para completar la calificación llenando un formulario de calificación incompleta en Registro. se elabora un listado de todos los participantes que hallan reprobado y obtenido . pero aún le falta por cumplir algún requisito para su aprobación final. La posposición del cumplimiento de este requisito tiene que haber sido autorizada debidamente en el acta de calificación final de la asignatura o actividad en cuestión. Una copia de este se le envía al participante y el original se archiva en el acta de calificaciones.En caso de que la revisión de una calificación final produzca un cambio en la misma.Escuela o Departamento que administra la asignatura. Una copia de este se le envía al participante y el original se archiva en las calificaciones correspondiente al cuatrimestre.. 4. comunicará el cambio a la Dirección de Registro con un formulario de Reporte de Solicitud de Revisión que llena el facilitador con el visto bueno de director de la escuela. en un plazo de 5 días después de la publicación oficial de las calificaciones.

Estas últimas informaciones se completará a medida que se actualice en el sistema nuevo las informaciones. INFORME CUATRIMESTRAL DE CALIFICACIONES DE CADA PARTICIPANTE Una vez procesadas todas las calificaciones durante el cuatrimestre.calificaciones incompletas. copia para el expediente en el archivo. condición del cuatrimestre. total de créditos cursados e índice académico acumulado. el informe de calificaciones cuatrimestral ofrece las siguientes informaciones: período académico al que corresponde. nombres y carrera del participante. puntos ganados. La Unidad de Digitación se encarga de su control y distribución: original para el participante. con la finalidad de que los que tengan asignaturas reprobadas se revisen para verificar que la asignatura que le continúa no es pre-requisito. fecha en que fue generado. se genera el informe cuatrimestral correspondiente a cada participante inscrito en la Universidad. matrícula. apellidos. Además de las calificaciones obtenidas en las diferentes asignaturas cursadas en el período académico al que corresponde. A través de estos datos se determina la condición académica del participante. total de puntos acumulados. créditos cursados. . en caso de serlo se le envía un formulario lleno dándole de baja a la asignatura y una copia se le archiva en su expediente. índice cuatrimestral.

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