UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y ADMISIONES.

(Versión 2 para revisión definitiva)

Santiago de los Caballeros, R. D.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y ADMISIONES. ADMISIONES El proceso de Admisión consiste en aceptar el ingreso de un participante en un programa curricular regular ofrecido por la Universidad, tomando en consideración las condiciones académicas del participante. Los documentos para admitir a un participante en un programa curricular regular, están establecidos en el artículo 56 del Reglamento Académico. Cuando un participante formaliza su inscripción en la unidad de Admisiones, todos los documentos depositados pasan a ser propiedad de la Institución; la información recabada tiene un carácter estrictamente confidencial y solo tienen acceso a ella las autoridades de Registro y Admisiones, el (la) Rector(a) y los Vicerrectores. La Dirección de Registro y Admisiones podrá entregar al (los) participante, copia certificada de los documentos depositados, pero nunca los originales. Los requisitos para admitir a un participante a cualquier programa curricular regular, están establecidos en el artículo 38 de los Estatutos de la Universidad. La Unidad de Admisiones sólo podrá asignar un número de matrícula al participante. La Unidad de Admisiones velará para que ningún participante pueda matricularse en más de una carrera simultáneamente, tal como lo establece el artículo 39 de los Estatutos de la Universidad. Proceso de admisión de un participante nuevo
1. Dar la bienvenida, ofrecerle información los programas de

Licenciatura y Maestrías que se ofertan y sobre los requisitos de admisión.
2. Se le entrega el formulario de Admisión. 3.

Se verifica la autenticidad de los documentos depositados por el participante (acta de nacimiento, certificación de bachiller, record

este automáticamente le asigna la matrícula. Cuando se le digita la información al participante en el sistema informático. Si todo está correcto se acepta la documentación depositada por el participante y se le da admisión al programa curricular solicitado. 7. 6. 8. acta de nacimiento. Se asienta la matrícula en el libro de récords. comenzando de abajo hacia arriba. Se le entrega la hoja de selección al nuevo participante. 4. inclusiones y retiros de asignaturas y prueba académica. Si el nuevo solicitante cumple con todos los requisitos para la admisión. Cada uno de estos expedientes tiene los documentos siguientes:  Formulario de admisión. de la siguiente manera:  Certificado médico  Récord de notas de Bachiller . Se elabora el carnet. dándole la información de lugar para el manejo de la misma. hojas de selección.  El criterio de organización con relación a cada uno de los documentos contenidos en el expediente de cada participante activo y retirado es el siguiente:  Del lado izquierdo se colocan los documentos de admisión. y luego se procede a hacerle la seleccionan de las asignaturas y se imprime hoja de pago. certificación de Bachiller y Certificado Médico. récord de notas. junto con el formulario de admisión debidamente lleno. Además récord de notas cuatrimestral. cambios. 9. fotos.de notas. 5. copia de cédula). copia de cédula. se procede a formalizar la inscripción. ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES Criterios de Organización de los Expedientes Los expedientes de los participantes activos y retirados se organizan por matrículas y por año en orden ascendente.

formularios de retiros. Si el participante es graduado:  Certificado médico  Copias documentos de bachiller  Récord de notas y copia de título o certificación de grado. fotos. Además los documentos de bachiller deben estar validados por la Secretaría de Estado de Educación y traducidos al español por un intérprete judicial. Certificación de Bachiller. legalizados por la SEESCYT  Acta de nacimiento  Formulario de admisión. Récord de notas cuatrimestrales.  Acta de nacimiento Certificada  Récord de notas cuatrimestrales Si el participante es transferido sin graduarse:       Certificado médico Copias documentos de bachiller Récord de notas legalizado por la SEESCYT Acta de nacimiento Formulario de admisión. inclusiones. récord de notas y certificación de Bachiller legalizado por la oficina consular dominicana acreditada en el país de estudios y Certificado Médico. prueba académica. hojas de selección. fotos y capia de cédula. en forma ascendente se colocara. comunicaciones. copia de cédula o pasaporte. Si el participante es extranjero debe tener: Formulario de admisión. según las fechas los siguientes documentos:  Todas las copias. acta de nacimiento certificada y traducida al español por un intérprete judicial. Criterio de organización de los egresados. cambios. fotos y capia de cédula. . Del lado derecho. dada de baja.  Récord de notas cuatrimestrales.

Es importante destacar que cada expediente de egresado está identificado. Se denomina prerrequisito a una(s) asignatura(s) cuyo(s) contenido(s) deben ser aprobados por el participante antes de cursar la asignatura con la que se relaciona. Para que un participante pueda preseleccionar una asignatura es necesario que este cursando o haya cursado el(los) prerrequisito(s). Cada una de las escuelas tiene un color que la identifica: Ciencias jurídicas y políticas Idiomas Psicología Educación Negocios Ciencia y Tecnología Post-grado Rojo Azul Amarillo Negro Verde Blanco Hueso Crema Los documentos contenidos en los expedientes de los egresados siguen el mismo orden de los participantes activos y retirados. pero difieren en que estos contienen en el lado derecho copias de los documentos de egresado de la UAPA (copia de título. PROCESOS OPERATIVOS DE REGISTRO PRE-MATRICULA. nombre y carrera. Registro le retirará le asignatura cursada sin haber aprobado dicho prerrequisito. REINSCRIPCIÓN Y REINGRESO Se denomina pre-matrícula a la preselección de asignaturas que hace un participante para el cuatrimestre siguiente al que cursa. folio y libro con que fue registrado. además da la matrícula.Los expedientes de los egresados se organizan por escuela y luego por matrícula. Al momento de realizar la reinscripción de asignaturas el participante debe cumplir cabalmente con los correquisitos de las asignaturas que los tengan. copia de la certificación de grado. se le dará de baja. Procedimiento para la debaja por pre-requisitos: . Párrafo Cuando un participante curse una asignatura sin haber aprobado previamente el prerrequisito de la misma. en la fecha establecida en el calendario académico. copia de récord de notas general). por su número de título.

en Internet y otros medios con cinco (5) días de anticipación a la fecha de inicio de la prematricula. Se denomina reinscripción a la formalización en el Departamento de Tesorería de las asignaturas pre-matriculadas por el participante para ser cursadas en el cuatrimestre siguiente. Se solicita el expediente académico a la unidad de archivo. según lo establecido en el artículo 25 del Reglamento Académico. así como el procedimiento a seguir para realizarla. Párrafo Se denomina correquisito a una asignatura que debe ser cursada simultáneamente a otra cuyos contenidos complementa. El Departamento de Registro y Admisiones debe garantizar que la reinscripción se realice cada cuatrimestre en la fecha establecida en el calendario académico.  Se le informa al participante de manera personal y por escrito de dicha violación.  Si se detecta que el participante ha violado un pre-requisito por no haber cumplido con lo establecido en el artículo 27 del Reglamento de Registro y Admisiones. Párrafo El cupo mínimo para dejar abierto un grupo de manera regular es de 15 participantes. La reinscripción será oficial sólo cuando el participante realice en dicho departamento el pago correspondiente. en los murales de los recintos.  Se revisa la verificación de pensum con cada volante cuatrimestral y hoja de selección de cada reinscripción realizada por los participantes cada cuatrimestre. El Departamento de Registro y Admisiones debe velar porque la cantidad de asignaturas que un participante inscriba en un cuatrimestre no exceda el . Para el proceso de prematricula la Dirección de Registro y Admisiones colocará la oferta de las asignaturas con los horarios.  Se imprime el récord de verificación de pensum. tanto física como en el sistema académico. tendrá un recargo cuyo monto será fijado por disposición administrativa. Párrafo I: Cuando un participante realice su reinscripción fuera del período establecido.  Al confirmar si existe violación de pre-requisitos se procede a hacer la debaja.

 Se le imprime un récord de verificación de pensum para la revisión y con esto verificar si cumple con los requisitos. ( artículos 76.  Para la apertura de las materias especiales se debe coordinar con la dirección de escuela en cuanto a la disponibilidad de facilitadores en el horario solicitado y con el departamento de Registro y Admisiones la disponibilidad de Aulas. también debes poner lo de los prerrequisitos El participante que demande cursar una asignatura que no esté en la programación regular del cuatrimestre.  Se llenar un formulario donde se le colocan las materias incrustas en el cuatrimestre y las que le faltan. Procedimiento para autorización de asignaturas  Las solicitudes deben hacerse con tres semanas de anticipación al inicio de cada bimestre. porque la misma no esta en la programación del cuatrimestre a cursar. Párrafo La Vicerrectoría Académica deberá responder por escrito en un plazo no mayor de 48 horas e informar su decisión a Registro Requisitos para la apertura de un grupo especial.  Se solicita a la unidad de archivo el (los) expedientes de los participantes que solicitaron asignaturas.77 y 78). deberá hacerlo por escrito a la Vicerrectoría Académica.  Se les envían los resultados a la Vicerrectoría Académica para su aprobación. vía el (la) director(a) de la escuela. ya sea como una carga extraordinaria o como grupo especial.  El director de Escuela debe enviar dicha solicitud a registro para revisión. a más tardar tres semanas antes de inicio del bimestre. para que estos a su vez contacten a los participantes. .límite establecido en su pensum y en el Reglamento Académico. y si no es posible abrir el grupo en el horario solicitado.  El participante se dirige a la escuela a solicitar la o (las) materia (s).  Debe llenar el formulario de solicitud con todo lo requerido.  Se debe coordinar con el solicitante en que otro horario estaría dispuesto cursarla siempre y cuando ya hayan coordinado el director de Escuela y Registro.  Se les informa a la Dirección de Escuela si el (los) grupos o asignaturas fueron aprobados.

Párrafo II El costo del reingreso administrativa. vuelve a caja a pagar el derecho a reingreso y luego lo deposita en Registro. cupo monto es asignado por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. archiva los documentos que trae el participante y el . le da una respuesta escrita de acuerdo con lo establecido en el artículo 104 del Reglamento Académico y la resolución 8-2004 del Consejo Académico.  Si le al participante le faltan documentos en su expediente debe traerlo antes de activarlo en el sistema académico. este derecho prescribe automáticamente y dicho participante deberá solicitarlo de nuevo. El (los) solicitantes deben hacer un pago extra por el costo del grupo especial. Párrafo I Cuando un participante solicita reingreso y no ejerce en el período establecido por la Institución el derecho a reinscribirse en el cuatrimestre para el cual lo solicitó. luego de estar retirado por uno o más cuatrimestres.  Registro revisa su expediente académico y en un plazo de 8 días laborables. Si el participante quiere reingresar de nuevo debe dar los siguientes pasos. quien lo aprobara o no de acuerdo con lo establecido en el artículo 104 del Reglamento Académico y la resolución 8-2004 del Consejo Académico.  Pasar a Registro con autorización de Contabilidad o comprobante de pago a llenar formulario de Solicitud de Reingreso. será fijado mediante disposición Procedimiento para realizar un reingreso Cuando un participante se ha retirado de la universidad por uno o más cuatrimestres. El participante deberá solicitar por escrito en la Dirección de Registro y Admisiones el reingreso a una determinada carrera en la fecha establecida en el calendario académico. o se le ha dado de baja por no completar su expediente en el tiempo indicado. Registro cancela el Formulario De Baja por no completar en el plazo indicado los documentos. en caso de tenerla debe pasar a Caja a saldarla.  Pasar por Contabilidad a verificar que no tenga deuda pendiente. Se denomina reingreso a la reincorporación de un participante a la Universidad.  Cuando el participante completa su expediente. este pasa al Archivo de los Retirados.

La inclusión y/o cambios de asignaturas deben hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante la primera semana de docencia o hasta el día antes de la segunda facilitación. Se denomina retiro de asignaturas a la situación que se da cuando el participante decide retirar una o más asignaturas inscritas en un cuatrimestre. vigilando que esos procesos se realicen de acuerdo a lo establecido en el artículo 99 del Reglamento Académico. el cual debe hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante las primeras cinco semanas de docencia o hasta un día antes de la sexta facilitación y debe contar con la autorización del Director de la Escuela que administra la carrera que cursa el participante. retiros de asignaturas y de cuatrimestre. cambios. solicita cambiar una asignatura por otra y/o de un grupo a otro en horario y fecha diferente. Se denomina cambio de asignatura y/o grupo al proceso que ocurre cuando un participante. INCLUSIÓN.  Finalmente paga en tesorería la reinscripción y este automáticamente se activa. La Unidad de Registro es la responsable de realizar los procesos de inclusión. CAMBIOS Y RETIROS……. siempre que no exceda el límite establecido en el artículo 76 del Reglamento Académico. el cual debe hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante las tres primeras semanas de facilitación o hasta un día antes de la cuarta facilitación. solicita añadir una o más asignaturas a su carga académica. después de reinscribirse. modificado por la resolución 10-2004 del Consejo Académico. . Se denomina inclusión de asignatura(s) cuando un participante inscrito.  Cuando el participante se le hace el reingreso en el sistema académico se habilita para hacer la prematricula y reinscribirse en el tiempo establecido por Registro. Se coloca el expediente en el Archivo de los Participantes Activos. Se denomina retiro del cuatrimestre a la situación que se da cuando el participante decide retirar todas las asignaturas que inscribió.Formulario de Solicitud de Reingreso debidamente lleno.

.00 de recargo. se reinscriban en fecha tardía pagando $300. 2. Registro revisa el expediente del solicitante para verificar que esté completo y que no tenga deuda en caja. Pasos correspondientes a seguir para el participante reinscribirse: 1) Es necesario tener sus documentos completos. lo cual debe solicitar por escrito a la Dirección de Registro y Admisiones donde está inscrito en el período establecido en el calendario académico. Para aquellos participantes que no realicen reinscripción en el período establecido por Registro. darle a terminar e imprimir la hoja de pago dos veces. El participante solicita por escrito la transferencia a Registro del recinto donde está actualmente indicando la razón de la misma. Pasos para la transferencia de recinto. TRANSFERENCIA Y CAMBIO DE CARRERA Se denomina transferencia al proceso que tiene lugar cuando un participante solicita cambiar de un recinto de la Universidad a otro.Párrafo El retiro de asignaturas y/o cuatrimestre después del periodo establecido para cada caso. 3. Verificar que su hoja de selección esté sellada por Caja. Se llena en formulario de transferencia anexando la documentación original del participante y se firma por las autoridades competentes. 1. conlleva el pago de las asignaturas inscritas. 3) Con esas hojas junto al comprobante de saldo del cuatrimestre que esta cursado. 4. Verificar en el período establecido por Registro la prematrícula hecha por internet para ver los si todos los grupos seccionados están abiertos y si alguno está cerrado cambiarlo por otro . pasar por caja a pagar la reinscripción el día asignado a la carrera que cursa. 2.

4. indicando el motivo del cambio. Párrafo: el costo del cambio de carrera será fijado por disposición administrativa. vigilando que los mismos se realicen en las fechas establecidas en el calendario académico. Escuela que administra su carrera. Registro procede a realizar al cambio de carrera en el sistema informático y se archiva la hoja en el expediente académico. 6. Procedimientos cambio de carrera Se denomina cambio de carrera a la situación que se da cuando un participante solicita cambiar de una carrera a otra dentro de la Universidad o cuando quede separado de una carrera por una de las causas establecidas en el artículo 96 del Reglamento Académico. 4. Depositar en Registro el formulario con que pagó el cambio. 5. El director de escuela es responsable de estudiar la solicitud del cambio de carrera de acuerdo a lo establecido en el artículo107 del Reglamento Académico y remitirlo a las entidades correspondientes. Preparar transferencia con la documentación original y enviarlo al recinto de destino. . El director de Escuela lo remitirá al Departamento de Orientación. Pasar a caja a pagar la solicitud de cambio. El Departamento de Registro y Admisiones es el responsable de realizar los procesos de transferencia y cambios de carrera. Pasos para el cambio de carrera 1. 6. Pasar por Registro con el formulario de cambio de carrera firmado y sellado por el director de Escuela. Inscribir las asignaturas en el sistema académico del recinto donde va la transferencia. necesite orientación vocacional u otros. en un período de por lo menos cuatro semanas antes del período lectivo. El participante debe hacer la solicitud por escrito al Director de la 2. Se deja copia del expediente para dejarlo en archivo del recinto donde está matriculado. en los casos que el participante esté en baja académica. 5. Debe hacerse por escrito al director de escuela. 3.

COLACIÓN Y EQUIVALENCIA. independientemente de la clave. CONVALIDACIÓN. Ciencia y Tecnología (SEESCYT). El participante puede hacer la prematrícula del próximo cuatrimestre para la nueva carrera.7. . . nombre y prerrequisitos de la asignatura si el contenido es el mismo. 47 y 48 del Reglamento Académico. cuyos requisitos están establecidos en el artículo 49 del reglamento Académico. El director de escuela es al responsable de realizar la convalidación en el tiempo establecido en el artículo 43 del Reglamento Académico y remitir a la Dirección de Registro y Admisiones y Vicerrectoría Académica para fines de revisión y firma. aplicación y corrección de del examen de la (s) asignatura(s) que el participante solicita aprobar mediante la colación y luego remite el resultado al Departamento de Registro y Admisiones para fines de revisión y registro en el sistema. La convalidación de cada asignatura tiene un costo que será fijado por disposición administrativa. Los requisitos para realizar la convalidación están establecidos en los artículos 44. 45. Se denomina equivalencia a la validación de asignaturas aprobadas en la Universidad y que estan contenidas en el pensun de la nueva carrera a la que ingresa el participante. Se denomina convalidación a la validación de asignaturas aprobadas en Instituciones de Educación Superior reconocidas por la Secretaría de Estado de Educación Superior. El participante debe solicitar la convalidación al director de su escuela durante los tres primeros meses de su ingreso ala Universidad. Se denomina colación a la aprobación mediante examen de una o más asignaturas de las establecidas en el plan de estudios de la Universidad. anexando copia del record de notas legalizado por la SEESCYT y el programa de la asignatura a convalidar. según la establecido en el articulo 50 del Reglamento Académico. Párrafo. El director d escuela es el responsable de la elaboración.

. ciencia y Tecnología (SEESCYT). Pasos para hacer convalidación: El participante debe solicitar la convalidación al director de escuela que administra la carrera que va a cursar durante los tres primeros meses de su ingreso a la universidad. El Departamento de Registro y Admisiones es responsable de oficializar los procesos de convalidación. Que la calificación mínima alcanzada por el participante sea equivalente a 80 puntos. en caso de que el récord esté expresado numéricamente. y en B en aquellos casos en que la exprese literalmente. Para que la Universidad pueda realizar la convalidación todo participante interesado deberá presentar los documentos siguientes: a) Récord de notas de la Universidad de procedencia. vigilando que los mismos se realicen de acuerdo a lo establecido en el capitulo VI del Reglamento Académico. Que el programa respectivo de la asignatura contenga cuando menos el ochenta por ciento (80%) de los contenidos del programa de la UAPA. b) Programas de las asignaturas a ser convalidadas. Requisitos que se debe cumplir para convalidación: - Tener igual o mayor número de créditos que la asignatura ofrecida a través del pensum de la UAPA. anexando de la universidad de procedencia copia del record de notas legalizado por la (SEESCYT) y un programa de cada asignatura a convalidar. Nota: El número total de créditos a ser convalidado y acreditado a un participante procedente de otra institución del nivel superior. firma y registro en el sistema.El director de escuela es el responsable de realizar la validación y remitirla al Departamento de Registro y Admisiones para fines de revisión. colación y equivalencia de asignaturas. nunca podrá ser inferior al total de los créditos de las asignaturas propias del pensum de la UAPA. legalizado por la Secretaría de Estado de Educación Superior.

- El director realiza la convalidación de acuerdo a los requisitos establecidos y después la pasa a Vice-Rectoría Académica para fines de revisión y firma. Otra forma es. tomando en cuenta todas las asignaturas cursadas hasta el momento del cálculo. de esta forma. Luego. que en el primer cuatrimestre el índice cuatrimestral es el mismo índice acumulado y en el siguiente para obtenerlo se suma el índice cuatrimestral con el índice acumulado anterior y el resultado se divide entre dos para obtener el índice acumulado del cuatrimestre. luego se pasa a Registro para los mismos fines. Para calcular el índice cuatrimestral se multiplica el número de créditos de cada asignaturas cursada por el valor de la calificación obtenida en la misma. incluyendo los reprobados. se encuentra el número de puntos obtenidos en ese cuatrimestre y el total de créditos cursados. Se divide el total de puntos por el total de créditos. CALCULO DEL INDICE Es importante que cada participante pueda calcular el índice académico de cada cuatrimestre de modo que pueda realizar el esfuerzo académico necesario para evitar caer a prueba académica. se sigue un proceso análogo. El participante debe pagar el monto establecido por cada asignatura convalidada. con el recibo de pago se le da una copia de la convalidación al participante y el original se archiva en el expediente. el número de puntos alcanzados en cada asignatura. Se registra la convalidación en el sistema. Los demás se obtiene haciendo el procedimiento de la misma manera. calculándose. Para calcular el índice acumulado. con lo que se obtiene el índice cuatrimestral. Letra Puntos A B C D F 4 3 2 1 0 .

Párrafo I Cuando un participante cae a prueba académica por primera vez.0. se le autoriza la reinscripción para el cuatrimestre a cursar y debe llenar un formulario comprometiéndose a mantener su índice académico por encima de 2. El Departamento de Registro y Admisiones es responsable de notificar al participante cuando está a prueba académica. Cuando un participante alcanza un índice cuatrimestral y acumulado menor de 2. Párrafo II Cuando un participante cae a prueba académica por segunda vez consecutiva. excepto en el primer cuatrimestre. SUSPENSION PARCIAL Y DEFINITIVA: La condición académica de los participantes se determina tomando en cuenta su índice cuatrimestral y su condición académica del cuatrimestre anterior. según lo estable el artículo 95 del Reglamento académico Un participante supera la prueba académica cuando el promedio del índice cuatrimestral y acumulado es de 2. excepto el primer cuatrimestre. no podrá reinscribirse hasta tanto se verifique. al reinscribirse debe llenar un formulario donde se compromete a subir su índice en el cuatrimestre a cursar.0. si superó dicha prueba. Párrafo III Si el participante supera la segunda prueba académica consecutiva. cae a prueba académica.PRUEBA ACADEMICA. . Párrafo IV Cuando un participante cae a prueba académica por tercera vez consecutiva debe cambiar de carrera.0 ó más. tal y como lo establece el acápite a del artículo 96 del Reglamento Académico.

verificar que correspondan nombres y apellidos del acta de nacimiento del participante con los del record de notas. Procedimientos para solicitar documentos académicos en Registro Los pasos a seguir 1. Revisar expediente. 3. 2. está completa. 5.Un participante queda separado(a)por (4) cuatro años de la Universidad cuando se encuentra en una de las situaciones contempladas en el artículo 97 del Reglamento Académico. de acuerdo al tiempo establecido por la institución. Se le entrega formulario de solicitud para que lo llene y luego se autoriza al pago del mismo en caja. el departamento de registro puede ir preparando el expediente para graduación. El participante solicita el (los) documento (s) académico (s). 4. 5. 6. Después que un participante solicita monográfico. y se inscribe en el mismo. Se recibe el formulario de solicitud conjuntamente con el recibo de pago y se le indica la fecha de entrega. a la firma y sello de la autoridad académica autorizada. la certificación de bachiller y cedula de identidad. . Se entrega al participante el documento previamente solicitado y al recibo de pago se le pone la fecha que fue entregado dicho documento. 6. Verificar formularios de solicitud de documento(s) académico(s). Verificar con hoja de selección y los record de notas los cuatrimestres cursados en la universidad por el participante. 4. 3. Se procede a la revisión final del documento. Se le indica que debe depositarlo después de hacer el pago. Se revisa si la documentación del participante. 2. Procedimientos para expedir documentos académicos 1. Se saca copia al documento para el expediente del participante. PROCEDIMIENTO PARA PREPARAR LA GRADUACION Los pasos a seguir para preparar un participante a graduación. Elaborar el documento con la información extraída del expediente del participante.

La calificación mínima para aprobar el monográfico es de 70 puntos. Para solicitar la graduación todos los participantes deben llenar un formulario y presentar en Registro el recibo de entrega de la pasta y dos CD en la dirección de su Escuela y el recibo de la donación del libro en la biblioteca. se puede ir haciendo una lista provisional de los graduandos. con el conocimiento de que se le retendrán el título y la carta de grado hasta que entregue los documentos corregidos. Para cursar el monográfico todo participante debe tener completo su expediente. debe ser con una previa autorización del Director de Registro y Admisiones. La aprobación de la admisión permitirá que los participantes salgan en todos los listados de graduación. Pero. por lo que de no verificarse en ambos campos se generará un título con error. no puede inscribirlo excepto aquello que se le detecta cualquier irregularidad con los datos personales y se les da un plazo para completar. de no ser así.Después de haber confirmado con el reporte de la nota de monográfico. al solicitar la graduación ya debe tener resuelta su situación. también debe hacerse en datos del participante. Con el listado provisional de graduación o con el de la nota de monográfico se piden los expediente al archivo para dar última la revisión a los documentos y con este verificar en el sistema los datos de cada participante en admisión y en datos de participantes. Se debe sacar el expediente hasta tanto le completen la calificaciones o lo curse de nuevo. A cada expediente cuando se trabaja para cursar monográfico debe aprobársele la admisión. siempre teniendo en cuenta que si está incompleto ó reprueba la monografía ese participante no debe incluirse en el listado aunque este sea provisional. De autorizar a un participante a pagar la graduación sin haber terminado de resolver el problema. Los datos que arrastra el sistema para generar cualquier listado de graduación son del campo de DATOS DEL PARTICIPANTE. de no ser así no saldrán hasta que se las aprueben. Si se hace un cambio en admisión. .

Ejemplo: 824/193 = 3. cada vez que se verifica si un participante tiene honor. En el listado que digitación imprime con las notas de monográfico. Como determinar el honor alcanzado?  Se suman todos los puntos obtenidos de cada participante y se dividen entre los créditos de la carrera.65 = Cum Laude 3.85 = Magna Cum Laude 3. Tipo de honor y puntuación 3.66 a 3.86 a 4. excepto el monográfico  no haber reprobado ninguna asignatura.  No haber sido separado por indisciplina. para determinar el honor alcanzado. se imprime el récord de notas general de cada participante. se va asentando en ese listado como control de los honores encontrados y al mismo tiempo se le coloca en la parte frontal de cada record los puntos alcanzados y el honor obtenido.50 a 3. sin tener la necesidad de tener que sumar nuevamente.Después de haber validado los documentos y verificado la calificación se prepara el listado para enviar a caja sacando TODO EL QUE NO CUMPLA CON LOS REQUISISTOS. Para obtener honores un participante no debe tener:  No debe tener 3 C  2 cuatrimestre con menos de 8 créditos. aunque haya hecho cambio de carrera. Pasos para la graduación Una vez digitada la nota de monográfico se solicita a digitación una copia de cada acta.00 = Summa Cum Laude Como política institucional. en cada graduación se le premia con una placa y un anillo a un graduando por Escuela. .78 MCL estos se hace para si el participante viene y reclama tener a mano de donde se obtuvo la información.

Para crear la graduación: Control de Egresados     Datos de Graduación Agregar número de graduación correspondiente Llenar los datos correspondientes con el libro de egresado a mano Insertar Pasos para agregar un participante a la lista: Datos graduandos     Matrícula Número de graduación Carrera Insertar En esta misma opción se puede eliminar un participante que no se vaya a graduar. si lo hay. Después de confirmar que todos hayan pagado se procede a generar el listado por provincias. para que la misma proceda hacer la solicitud. por esta opción es que se le digitan los honores a los participantes meritorios. se organizan por carrera y por escuela y se saca el que tuvo mayor índice de cada escuela y de todas la escuela de elige el de mayor índice. Para solicitar los anillos. para enviar a la editora por correo electrónico para el programa de graduandos. Después de haber verificado todos los documentos y calificaciones se procede a crear la graduación e insertar a los participantes. se le envía un listado a Vicerrectoría Académica con los nombres de cada unos de los participantes por escuela con el tipo de honor y puntuación alcanzado. el cual se envía a Word y se hacen los ajuste de lugar. antes de cerrar el proceso de graduación.Después de revisar cada récord. que será el que tendrá a cargo el discurso de agradecimiento a nombre de todos los participantes. Este programa viene enumerado por escuela y carrera y en el . Al mismo tiempo.

el sistema no lo permitirá. Pasos para imprimir títulos: Reportes  Impresión de diplomas delante  Impresión de diplomas detrás  Para los nombres largos se elige la opción impresión de diplomas nombres largos. que sea la que corresponde  Número de graduación.mismo orden se enumerarán las sillas para el desfile. Si se cierra y por descuido hay que hacer cambio.  Revisarlo con el listado de graduandos  Pasarlo a Director de Registro para la firma con su respectivo listado . (con 3 o más nombre para reducirlo) Después de imprimir los títulos deben colocársele el sello dorado en el centro de las firmas del Rector y Vicerrectoría Académica. además que el error solo subsanará por base de datos según los técnicos. se imprime un listado según el libro y se imprimen en ese orden. (El listado de la Editora es el que se usa para los asientos) Pasos para cerrar la graduación: Antes de cerrar la graduación. se debe verificar muy bien que:  Los datos de cada participante estén correctamente digitados  Que haya realizado el pago en caja  La cantidad real de graduandos. para modificar en datos de graduación o sea donde se crea la misma. ejemplo 1800  Ejecutar Para imprimir los títulos. y así se generen los títulos a graduar. Por lo que habrá que acudir al Departamento CUISE. Nota: cualquier número mal colocado. ya sea de menos ó demás va alterar los títulos según el libro. Procesos  Cierre graduación.

el que debe abrirse en Word.  Listado de graduandos con provincias Con este listado se genera el programa de la Editora. con la carta de grado.  Organizarlos para la entrega con el programa. siempre y cuando se hayan insertado todas las matrículas que solicitaron graduación. carrera y número de título y folio). Pasos para la impresión de label de las carpetas de los títulos: Número de graduación. Luego sellarlo (sello seco en el sello dorado y el gomígrafo encima de la firma del Director de Registro y Admisiones.  Impresión certificación de Grado No habilitado  Impresión certificación de Grado (papel timbrado) No habilitado .  Impresión de labels para la carpeta de graduación (solo con la matrícula. cuya firma estas colocada en la parte atrás del título)  Luego llevarlo a la vicerrectoría Académica para la firma y esta lo pasará a la rectoría. Opciones dentro de Reportes  Listado de Egresados No en uso  Listado de Egresados (Uso externo) No en uso  Listado de graduandos Con este listado se verifican quienes han pagado. para que eliminine las matrículas y se generen los números correspondientes.  Sacar copia de ambos lados  Insertarlo en cada carpeta. nombre y carrera)  Impresión de labels para archivo (Con el nombre.

Certificaciones de estudios y de grado.  Impresión de diplomas nombres largos (delante) Para imprimir títulos con más de dos nombres  Impresión de diplomas (detrás) Para imprimir la certificación del título. título obtenido. Enviar Documentos a la SEESCYT.  Listado de graduandos para directores de escuelas Es el listado que se usa para que los Directores de Escuela llamen a los participantes en día de la graduación.  Impresión de labels de graduandos Labels para la carpeta de los títulos con nombre y apellido. Este debe imprimirse para la firma de los títulos y para enviar a la SEESCYT con acuse de recibo. Este listado esta por Escuela y carrera con sus respectivos honores.  Listado de graduandos según libro Es el listado donde se encuentran los números de título y folio que se generaron para cada participante.  Impresión de labels de egresados para archivo Labels con el nombre y apellido. Cumplir con el tiempo establecido para la entrega de documentos solicitados. carrera y número de título y folio. según el libro de egresado para su organización el archivo de egresados. Funciones Secretaria de Registro     Hacer comunicaciones de Registro. . número de título. Preparar Récord de Notas. fecha de graduación y firma de las autoridades correspondientes. título obtenido. carrera y matrícula. con el nombre del participante. El cual debe se colocado en la parte frontal de la carpeta para su mejor identificación. Impresión récord de notas No habilitado  Impresión de diplomas (delante) Para imprimir el nombre del participante. folio y a la firma del Director de Registro y Admisiones.

 Preparar listas de asistencia.  Revisar notas con el facilitador. controles de evaluaciones y reportes de calificaciones. .  Dar de baja a materias que hayan reprobado el(los) pre-requisito(s). PROCESOS PARA ENTREGAR A REGISTRO DE CALIFICACIONES FINALES. pre-matrícula. Además.  Publicar una copia de las calificaciones finales.  Sacar récords de notas cuatrimestrales de cada participante. Nota: Además todas las funciones secretariales.  Hacer retiros y cambios. listado de asistencia y control de evaluación.  Digitar Programación cuatrimestral.  Mantener actualizada toda la información en el sistema. Funciones de los Digitadores  Digitar calificaciones finales. a través del Bedel. Estos controles proveen espacio para consignar la nota final y su equivalencia.  Imprimir programación por mes para Directores de carreras.  Archivar calificaciones finales. Deben ser entregadas a Registro a más tardar 72 horas hábiles a partir de la fecha oficial del examen final (Artículo 78 Reglamentos Académicos de la UAPA). los controles de las calificaciones finales. junto a las calificaciones finales deben entregar el listado de asistencia firmado cada semana.  Suplir con los materiales necesarios al Departamento. Registro remite a los facilitadores. Para reportar las calificaciones finales. Mantener y organizar en archivo todas las correspondencias enviadas y recibidas de Registro. colocar cinta adhesiva a las calificaciones y archivarla. etc.  Mantener actualizada la información del sistema.  Recibir y Revisar las calificaciones y listados de asistencia. Funciones Encargado(a) de Digitación. el control de evaluación debidamente lleno de acuerdo a los criterios de evaluación y los trabajos finales de los participantes.

La persona de Digitación lee en voz alta las calificaciones que figuran en la hoja impresa mientras el facilitador lee las del acta. tanto del reporte de calificaciones manuscrito como impreso para su constancia y archivo. solicitar revisión de calificación. prueba cuatrimestral y el control de calificaciones finales. Registro lo distribuye en la última semana de clases. identifica los trabajos. Se le entrega la copia sellada y el original se anexa al manuscrito para fines de archivo. Se pide al facilitador que la firme y ponga la fecha de entrega. SOLICITUD DE REVISION DE CALIFICACION FINAL Una copia del control de calificación final se publica para que el participante conozca su evaluación en esa asignatura. se hacen los arreglos correspondientes en el computador y se imprime de nuevo la validación en original y copia.  Se le coloca cinta adhesiva a las calificaciones. . Finalmente en digitación se sacan las copias necesarias. En caso de error.Estos controles de calificaciones finales. revisa la lista de asistencia para detectar cualquier error en las calificaciones finales. para mayor seguridad y confiabilidad. trabajos finales. el facilitador verifica que la calificaciones digitadas en el computador se corresponden con las que él otorgó. Proceso para entrega de las Calificaciones Finales:  El facilitador entrega en Digitación la lista de asistencia.  Luego se le entrega al facilitador una copia sellada. si lo cree pertinente. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. de manera que pueda. y se sella.  Se procesan las calificaciones finales en el computador y se imprime el reporte. para publicar en los murales del recinto dichas calificaciones.. dirigiéndola al facilitador que impartió la asignatura en cuestión por vía del Director de .  Una persona de Digitación lo recibe. dejando solo las matrículas con su calificación correspondiente.El participante debe de hacer por escrito la solicitud. De esta manera.

Escuela o Departamento que administra la asignatura. el Director de Escuela o Departamento. en un plazo de 5 días después de la publicación oficial de las calificaciones. CALIFICACIONES INCOMPLETAS La calificación incompleta. El requisito tendrá que ser satisfecho por el cursante dentro de los 7 días que siguen a la publicación oficial de la nota por Registro y el facilitador tendrá 3 días para completar la calificación llenando un formulario de calificación incompleta en Registro. Una copia de este se le envía al participante y el original se archiva en las calificaciones correspondiente al cuatrimestre.El resultado de la revisión le será comunicado por escrito al solicitante por la misma vía que fue enviada. es una calificación provisional que se da a un participante cuyo trabajo en una asignatura o actividad curricular dada ha sido suficiente. se elabora un listado de todos los participantes que hallan reprobado y obtenido . comunicará el cambio a la Dirección de Registro con un formulario de Reporte de Solicitud de Revisión que llena el facilitador con el visto bueno de director de la escuela. 2. 3.En caso de que la revisión de una calificación final produzca un cambio en la misma.. pero aún le falta por cumplir algún requisito para su aprobación final. Una copia de este se le envía al participante y el original se archiva en el acta de calificaciones. DAR DE BAJA A ASIGNATURAS POR PRE-REQUISITOS Luego que se hace la publicación de calificaciones finales.El facilitador de la asignatura junto el Director de la Escuela o Departamento que la administra procede hacer la revisión de la calificación final... por el facilitador a cargo de la gerencia de la misma. En caso de que el cursante no satisfaga el requisito en este tiempo recibirá una “F” automáticamente. La posposición del cumplimiento de este requisito tiene que haber sido autorizada debidamente en el acta de calificación final de la asignatura o actividad en cuestión. 4.

Además de las calificaciones obtenidas en las diferentes asignaturas cursadas en el período académico al que corresponde. A través de estos datos se determina la condición académica del participante. con la finalidad de que los que tengan asignaturas reprobadas se revisen para verificar que la asignatura que le continúa no es pre-requisito. se genera el informe cuatrimestral correspondiente a cada participante inscrito en la Universidad. total de créditos cursados e índice académico acumulado. copia para el expediente en el archivo. Estas últimas informaciones se completará a medida que se actualice en el sistema nuevo las informaciones. matrícula. nombres y carrera del participante. créditos cursados. total de puntos acumulados. La Unidad de Digitación se encarga de su control y distribución: original para el participante. en caso de serlo se le envía un formulario lleno dándole de baja a la asignatura y una copia se le archiva en su expediente. INFORME CUATRIMESTRAL DE CALIFICACIONES DE CADA PARTICIPANTE Una vez procesadas todas las calificaciones durante el cuatrimestre. índice cuatrimestral. fecha en que fue generado.calificaciones incompletas. puntos ganados. condición del cuatrimestre. apellidos. el informe de calificaciones cuatrimestral ofrece las siguientes informaciones: período académico al que corresponde. .

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