OBJETIVOS

Facilitar el planteamiento y ejecucin de todo tipo de estudio o

investigacin que se aplique a una organizacin de trabajo, con la razonable seguridad de haber incluido los principales elementos de juicio que se requieren para tal fin

Establecer un marco general permita modo

de referencia metodolgico

que

identificar claramente los factores bajo estudio y ms racional posible utilizando las tcnicas ms

analizar en forma ordenada y sistemtica sus componentes del

adecuadas

ETAPAS DE LA METODOLOGA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

VISON DEL ESTUDIO

PLANEACIN DEL ESTUDIO RECOPILACIN DE DATOS

ANLISIS DE DATOS

FORMULACIN DE RECOMENDACIONES

IMPLANTACIN

EVALUACIN

VISIN DEL ESTUDIO

Aproximacin a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar la naturaleza y objeto de un estudio

PERCEPCIN DE LA IDEA
CONCEPCIN EXMEN PRELIMINAR FORMULACIN DE PREGUNTAS (dimension el estudio)

DEPURACIN DE LA IDEA
ORGANIZACIN EXTRAPOLACIN
RETROALIMENTACN

VISIN DEL ESTUDIO

APROXIMACIN A CONCEPTOS EVOLUCIN DE UNA IDEA (naturaleza, alcance, requerimientos y expectativas)

CONSOLIDACIN DE LA IDEA
ESTRUCTURACIN REGISTRO EXPOSICIN

PLANEACIN DEL ESTUDIO

Precisar la naturaleza y alcance del estudio, es decir, establecer los trminos de referencia para orientar su ejecucin

DETERMINACIN DEL FACTOR DE ESTUDIO FUENTES DE ESTUDIO DEFINICIN DEL OBJETIVO INVESTIGACIN PRELIMINAR

PREPARACIN DEL PROYECTO

AUTORIZACIN INTEGRACIN DEL GRUPO

Determinacin del factor de estudio

Identificacin del elemento o variables que deben someterse a estudio

Fuentes de estudio
Internas: rgano de gobierno, niveles de la Organizacin, unidades de mejoramiento administrativo, comisiones, comits y grupos de trabajo

Externas:
Normativas, organizaciones anlogas, organizaciones lderes, proveedores, clientes y usuarios

Definicin del objetivo de estudio

Determinacin del objetivo en funcin de la situacin administrativa y resultados que espera la organizacin

Investigacin preliminar Determinacin de necesidades Jerarquizacin de prioridades Nivel tcnico de necesidades Estimacin de recursos Revisin de informacin normativa, del campo de trabajo y de otras organizaciones

Preparacin del proyecto de estudio

Integracin del documento de partida para iniciar el estudio
Componentes: Propuesta tcnica Programa de trabajo

Propuesta tcnica

Antecedentes: recuento de todos los estudios preparados con anterioridad Naturaleza: tipo de estudio que se pretende realizar Justificacin: demostracin de la necesidad de llevar a cabo el estudio Objetivo: logros que se pretenden alcanzar Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecucin Resultados: beneficios que se espera obtener Alcance: rea de aplicacin del estudio en cuanto ubicacin fsica Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios Costo: estimacin global y especifica de recursos financieros que demanda Estrategia: ruta fundamental que orientara los cursos de accin y asignacin de recursos Informacin complementaria: material e investigaciones de apoyo

Programa de trabajo Identificacin: nombre del estudio Responsable(s): unidad o grupo a su cargo de su implementacin. rea(s): universo bajo estudio Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas Actividades: pasos especficos para captar la informacin Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes. Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo Reportes de avance: seguimiento de las acciones. Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances

Autorizacin para realizar el estudio Integracin del grupo de estudio Capacitacin del grupo

RECOPILACIN DE DATOS

Percepcin de hechos y captacin de los elementos que permiten conocer lo que realmente sucede en la organizacin

REQUISITOS BSICOS QUE DEBEN REUNIR ACTITUD DEL GRUPO RESPONSABLE TCNICAS DE RECOPILACIN INTEGRACIN DE LA INFORMACIN

Requisitos que deben reunir los datos

Para que los datos aporten elementos de decisin, tienen que ser:
Especficos Completos Correctos Congruentes Susceptibles de validar

Tcnicas de recopilacin de datos

La eleccin de tcnicas para la recopilacin de los datos tiene que ser acorde con las caractersticas y necesidades del estudio Las tcnicas que se pueden emplear son:

Investigacin documental Observacin directa Consulta a sistemas de informacin Entrevista Cuestionario

Integracin de la informacin
Resguardo Archivos fuente Creacin de directorios, subdirectorios y archivos Preparacin de bases de datos Combinacin de recursos

Clasificacin de la informacin

Antecedentes Informacin historica y normativa

Situacin actual Objetivos, recursos presupuestales, normas y polticas, funciones, procedimientos, equipo normatividad, infraestructura tecnolgica, condiciones de trabajo, relaciones con el entorno

ANLISIS DE LOS DATOS

Proceso de anlisis o examen crtico de los datos, para precisar las causas que llevaron a emprender un estudio y ponderar las posibles alternativas de accin para su solucin

NATURALEZA Y PROPSITO DEL ANLISIS PROCEDIMIENTO TCNICAS E INSTRUMENTOS FORMULACIN DEL DIAGNSTICO

Naturaleza
Divisin o separacin de los componentes del estudio para conocer su naturaleza, caractersticas y origen, sin perder de vista su interrelacin e interdependencia

Propsito

Establecer las bases para desarrollar alternativas de solucin consistentes

Procedimiento de anlisis
Secuencia de pasos: Conocer el hecho Describirlo Descomponerlo Examinarlo crticamente Ordenar cada elemento Definir relaciones entre los elementos Identificar y explicar su comportamiento

TCNICAS DEL ANLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES

NOMBRE DE LA TCNICA
ANLISIS DE SISTEMAS

APLICACIN
Proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras a un sistema. Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo u objener el mayor valor posible de acuerdo con la inversin realizada.

ANLISIS DE COSTO-BENEFICIO
ANLISIS DE ESTRUCTURAS

Exmen detallado de la estructura de una organizacin para conocer sus componentes, caractersticas representativas y comportamiento, con el fin de obtener elementos de juicio para optimizar su funcionamiento. Enfoque que visualiza los riesgos y las probabilidades de una situacin como incertidumbre o acontecimientos fortuitos, al trazar en forma de un rbol los puntos de decisin, los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de accin. Examen completo y constructivo de la estructura de una organizacin, de sus medios de operacin, empleo de recursos, mtodos de control y proceso de toma de decisiones

RBOL DE DECISIN

AUDITORA ADMINISTRATIVA

TCNICAS DEL ANLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES

NOMBRE DE LA TCNICA
BENCHMARKING

APLICACIN
Proceso sistemtico y continuo de evaluacin de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizacines que son reconocidas como lderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales. Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organizacin en forma sistemtica para mejorar su funcionamiento en todos los niveles. Proceso a travs del cual las organizaciones redisean sus sistemas de informacin, de organizacin, formas de trabajar en equipo y los medios por los que dialogan entre s y con los clientes o usuarios, para lograr mejoras sustanciales en su desempeo. Revisin y/o ajuste de una organizacin con el propsito de hacerla ms funcional y productiva. Proceso a travs del cual los niveles de decisin de una organizacin, identifican objetivos comunes, definen reas de responsabilidad en trminos de resultados esperados y usan esos objetivos como guas para su operacin.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

REINGENIERA ORGANIZACIONAL

k
REORGANIZACIN

ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS

TCNICAS DEL ANLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES

NOMBRE DE LA TCNICA
AUTOEVALUACIN

APLICACIN
Proceso a travs del cual los integrantes de una organizacin identifican, valoran y comparan sus avances en relacin con las metas y objetivos preestablecidos durante un perodo especfico. Anlisis que permite precisar la situacin y alternativa de cambio para un producto, proyecto, sistema y/o servicio de una organizacin tomando en cuenta su medio ambiente. Mtodo orientado a elevar en forma consistente la calidad de los procesos, productos y servicios de una organizacin, previendo el error y haciendo un hbito la mejora constante, con el propsito de satisfacer las necesidades y expectativas de clientes y/o usuarios. Investigacin tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos a corto, mediano yu largo plazos, considerando factores tales como la oportunidad, exactitud, precisin y costo de la informacin a obtenerse, y sobre todo, el efecto que ella tiene en los distintos niveles jerrquicos.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

CONTROL TOTAL DE CALIDAD

ESTUDIO DE VIABILIDAD

TCNICAS DEL ANLISIS ADMINISTRATIVO CUANTITATIVAS

NOMBRE DE LA TCNICA
ANLISIS DE SERIES DE TIEMPO

APLICACIN
Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos, produccin, rotacin de personal, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades de tiempo homogneas. Determinacin del grado de influencia o repercusin mutua entre dos o ms variables.

CORRELACIN

MODELOS DE INVENTARIO MODELOS DE INTEGRADOS DE PRODUCCIN

Especificacin de cundo y qu cantidad de inventarios deben tenerse.

Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la produccin y los inventarios.

MUESTREO

Sirve para inferir informacin acerca de un universo de estudio, a partir del estudio de una parte representativa del mismo.

TCNICAS DEL ANLISIS ADMINISTRATIVO CUANTITATIVAS

NOMBRE DE LA TCNICA
NMEROS NDICES

APLICACIN
Para medir con respecto a una base inicial las fluctuaciones en volumen de operaciones, errores, costos, ausencias y otras variables en un perodo determinado con fines de control, comprobando la validez y confiabilidad de la informacin. Asignacin de recursos escasos de una manera ptima en relacin a un objetivo, generalmente su finalidad es minimizar costos y maximizar los beneficios. Utilizada para imitar una operacin o un mtodo antes de su ejecucin real, reproduciendo situaciones difciles o incosteables de experimentar en la prctica. Se emplea para resolver problemas que poseen varias fases interrelacionadas, donde se debe adoptar una decisin adecuada para cada una de estas, sin perderse de vista el objetivo ltimo que se pretende alcanzar, solamente cuando el efecto de cada decisin se ha determinado se toma una decisin final. Optimizacin de distribuciones en condiciones de aglomeracin, en la que se cuida los puntos de estrangulamiento o tiempos de espera, esto es, las demoras verificadas en algn punto de servicio.

PROGRAMACIN LINEAL

SIMULACIN

PROGRAMACIN DINMICA

TEORA DE COLAS O DE LNEAS DE ESPERA

TCNICAS DEL ANLISIS ADMINISTRATIVO CUANTITATIVAS

NOMBRE DE LA TCNICA

APLICACIN

TEORA DE LOS GRAFOS

De sta se derivan las tcnicas de planeacin y programacin por redes (CPM, PERT, etc.) tanto el PERT(Program Evaluation Review Technique) como el CPM (Critical Path Method) y el RAMPS (Resource Allocation an Multi Project Scheduling) son diagramas que buscan identificar la trayectoria crtica para planear y programar en forma grficay cuantitativa la secuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto.

TEORA DE LAS DECISIONES

Seleccin del mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable.

TEORA DE LOS JUEGOS

Determinacin de la estrategia ptima en una situacin de competencia.

Formulacin del diagnstico

Preparacin de un documento que consigne los elementos ms significativos de la composicin y funcionamiento de la estructura
Informacin base: Marco global de anlisis Antecedentes Normatividad Objetivos y funciones Estructura orgnica Anlisis de congruencia programacinorganizacin-operacin Sistemas de apoyo administrativo

FORMULACIN DE RECOMENDACIONES
Preparacin de propuestas concretas de accin, evaluando sus ventajas y desventajas

CONSIDERACIONES PREVIAS PREPARACIN DE RECOMENDACIONES ELABORACIN DEL INFORME PRESENTACIN DE RESULTADOS

Consideraciones previas
No perder de vista el objetivo del estudio Tomar en cuenta restricciones normativas Considerar experiencias anteriores Explorar diferentes caminos Ponderar soluciones excesivamente complejas Dar preferencia a recomendaciones viables Aprovechar toda la ayuda posible

Tipos de recomendaciones De:

Mantenimiento Eliminacin Adicin Combinacin Fusin Modificacin Simplificacin Intercambio

Elaboracin del informe

Para la entrega de resultados es necesario redactar un informe que fundamente los resultados obtenidos y facilite el proceso de toma de decisiones
El informe deber constar de:
Introduccin Anlisis de la estructura organizacional Diagnstico de la situacin actual Propuesta de mejoramiento Estrategia de implantacin Medidas de seguimiento, control y evaluacin Apndices o anexos

Presentacin del informe

Al titular de la organizacin Al rgano de gobierno

A los niveles directivos

A otros niveles jerrquicos A grupos de filiacin, corporativos o sectoriales

IMPLANTACIN

Transformacin los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones especficas

PROGRAMA DE IMPLANTACIN INTEGRACIN DE RECURSOS EJECUCIN DEL PROGRAMA ACCIONES DE APOYO

Programa de implantacin
Fases: Preparacin del programa Integracin de recursos Ejecucin del programa Condiciones: Tipo de estudio Alcance Recursos Nivel de desarrollo tecnolgico Nivel tcnico del personal

MODELO DE RED DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLANTACIN DE UN ESTUDIO ORGANIZACIONAL

FORMULACIN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN DETERMINAR LA NECESIDAD DE RECURSOS HUMANOS MATERIALES Y TECNOLGICOS 2 3 CAMPAA DE DIFUSIN Y SENSIBILIZACIN

1 INICIO

DEFINIR LAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA DE IMPLANTACIN

ELABORACIN DE DOCUMENTACI N TCNICA DE APOYO

RECLUTAMIENT O Y SELECCIN DEL PERSONAL

CAPACITACIN DEL PERSONAL 6 7

AJUSTES A LA DOCUMENTACI N TCNICA DE APOYO 8

IMPLANTACIN PRELIMINAR Y ADECUACIONES

FUNCIONAMIEN TO NORMAL 10 11

EVALUACIN Y MEDIDAS CORRECTIVAS

12 FIN

OBTENCIN DE RECURSOS

Mtodos de implantacin
Mtodo instantneo Mtodo del proyecto piloto Mtodo de implantacin en paralelo Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas Combinacin de mtodos

Integracin de recursos

Acopio de los recursos estimados para poner en marcha el proyecto Fundamentacin tcnica y normativa Seleccin y capacitacin de personal

Ejecucin del programa

Instrumentacin del mtodo seleccionado Comunicacin y orientacin

Acciones de apoyo a la implantacin

Vinculacin con aspectos sustantivos Atencin a la resisitencia al cambio Involucramiento del personal Campaas de difusin y sensibilizacin

EVALUACIN

Comprobacin del impacto de los cambios e innovaciones instrumentados

MECANISMOS DE INFORMACIN SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES MEDICIN DE RESULTADOS

Mecanismos de informacin

Establecimiento de mecanismos de flujo de informacin para la implantacin y deteccin de desviaciones

Seguimiento de las acciones

Acciones programadas: Responsable(s), productos y/o servicios, aspectos organizacionales, perodo de realizacin, porcentaje de avance, costo, apoyos y soportes utilizados, porcentaje de eficiencia e interaccin con el entorno Acciones no programadas: Desviaciones, causas, consecuencias, alternativas de solucin, acciones correctivas, y calendario de aplicacin

Medicin de resultados

Anlisis cuantitativo y cualitativo del desarrollo global del estudio

Variables significativas:

Logro de los fines propuestos Consecuencias de las medidas propuestas Beneficios obtenidos Ventajas competitivas Anlisis de costo-beneficio Planteamientos estratgicos observados Repercusiones en el medio ambiente