Está en la página 1de 30

Alexander Siniscalchi Julio 2005

Introduccin Este documento est adaptado al curso de Word que se dicta a estudiantes que se inician con poco o ningn conocimiento de las herramientas del procesamiento de textos, tambin para aquellas personas que han aprendido Word sin un instructor y requieren mejorar las tcnicas de su uso. A continuacin se describe una gua prctica para recordar como se ejecutan las acciones comnmente utilizadas en este programa. Parte del texto e imgenes insertadas en este documento fueron tomadas del sitio Web mencionado mas adelante en la referencia. Los cambios realizados fueron para adaptarlo al curso que se dicta en el saln de clases. Abrir e iniciar el programa Word Para iniciar Word es posible realizarlo de varias maneras, una de ellas es: Desde el men Inicio. Al men Inicio se accede desde el botn ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde ah se pueden arrancar prcticamente todos los programas que estn instalados en la computadora. Al colocar el puntero y hacer clic sobre el botn se muestra el men Inicio. Al hacer clic sobre el elemento Todos los programas; se desplegar una lista con los programas que hay instalados en el PC. En la imagen hay un ejemplo de una lista con programas, en el que aparece el elemento Microsoft Word. Para abrirlo y ejecutarlo se hace clic sobre l.

Alexander Siniscalchi Julio 2005

El primer documento Al abrir Word aparece una pantalla inicial como la que se ve a continuacin:

En la parte superior est, en color azul, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Como hemos arrancado Word sin decirle sobre qu documento queremos trabajar, nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Al escribir un texto hay que hacerlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegue al final de la lnea, observar como salta automticamente de lnea. (La tecla INTRO tambin se llama ENTER. En el teclado de la imagen se llama "ent") Observe que hay una pequea barra vertical parpadeante que va avanzando segn va escribiendo, se llama Cursor, y sirve para saber dnde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos.

Alexander Siniscalchi Julio 2005

Elementos de la ventana inicial

La barra de mens. Desde los mens de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word.

La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Alexander Siniscalchi Julio 2005

El ratn Operaciones: Clic, es la operacin ms usual consiste en pulsar una vez el botn principal. Doble clic, consiste en pulsar dos veces el botn principal. Las dos pulsaciones han de ser bastante rpidas. Arrastrar y soltar, consiste en pulsar con el botn principal sobre una palabra o icono y, sin soltar el botn, mover el ratn a otro lugar, y entonces soltar el botn. Ver como la palabra o el icono ha sido arrastrado a ese lugar. Puede probar seleccionando una palabra con doble clic, y luego arrastrarla a otra lnea. En Word tambin se usa arrastrar y soltar para seleccionar una parte del texto. Coloque el puntero delante de la primera letra que quiere seleccionar y arrastre hasta la ltima letra que quiere seleccionar, aunque sea en otra lnea, arrastre y suelte. Clic en el botn secundario. Normalmente aparece un men contextual con las opciones ms utilizadas segn la situacin en que nos encontremos en cada momento. Por ejemplo, si tenemos seleccionada una tabla, aparecern las opciones ms usadas en el manejo de las tablas. Ratn con rueda. Estos ratones permiten desplazarse por un documento o pgina Web moviendo la rueda. Tambin permiten, al pulsar sobre la rueda entrar en un modo especial que hace que nos desplacemos por las pginas del documento solo moviendo el ratn. Punteros del ratn: Normal. El aspecto normal del puntero del ratn es una flecha puede tomar estas otras formas: , pero

Ocupado. Tiene la forma de un reloj de arena. La computadora est procesando y no permite hacer ninguna otra operacin hasta que no acabe la actual. Texto. Cuando estamos en un lugar en el que es posible escribir texto toma esta forma. Cursor. Tiene esta forma . El cursor se encuentra en el punto de insercin que es el lugar donde se insertar la prxima letra que escribamos. El cursor se va desplazando solo segn vamos introduciendo texto, pero tambin se
Alexander Siniscalchi Julio 2005

puede desplazar con las teclas de las flechas del teclado, y tambin al hacer clic con el ratn se coloca en la posicin donde est el puntero. Los mens contextuales Los mens contextuales o emergentes son los mens que se despliegan haciendo clic con el botn derecho del ratn. Segn la situacin o contexto donde se encuentre el puntero del ratn al hacer clic aparecern unas opciones u otras en el men contextual. Por ejemplo, si hacemos clic con el botn derecho en la zona de un documento en la que hay texto normal y corriente aparecer el men contextual que ve aqu.

Desplazarse por un documento Con el ratn. Desplazar el puntero del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el cursor se colocar en ese lugar. Con las teclas de direccin.

Alexander Siniscalchi Julio 2005

Mediante las Barras de desplazamiento. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento. Podemos desplazarnos de las siguientes formas: - Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. - Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo movamos. - Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o tringulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos. - Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una pgina arriba/abajo. Las barras de desplazamiento horizontal permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.

Seleccionar Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qu parte del texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque est en contraste, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado. Ratn. Para seleccionar mediante ratn hay dos mtodos: Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn, mover el cursor hasta el final de la seleccin. Observaremos como lo seleccionado aparece en contraste.
Alexander Siniscalchi Julio 2005

Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedar seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la lnea completa quedar seleccionada; si hacemos doble clic, el prrafo completo quedar seleccionado. Si hacemos tres veces clic el documento completo quedar seleccionado. Guardar. Guardar como Puede utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del men Archivo (o el icono de la barra estndar) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrar un cuadro de dilogo como el que ve a continuacin que permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. Al utilizar el comando Guardar no se abrir ningn cuadro de dialogo, simplemente se guardarn en su actual ubicacin los cambios que haya efectuado en el documento. Sin embargo, si utiliza el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrir el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.

Alexander Siniscalchi Julio 2005

En la parte central de este cuadro de dilogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos. Para guardar un archivo debe tener en cuenta estos dos campos del cuadro de dilogo: - Guardar en - Nombre del archivo Veamos cmo rellenarlos: Guardar en, aqu debe indicar la carpeta o directorio dentro del cual va a guardar el documento. Por defecto aparecer la carpeta predeterminada Mis documentos, si quiere guardar su archivo en otra carpeta debe buscarla y hacer doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar en. Si la carpeta que busca no es una de las que se muestran en el cuadro de dilogo puede buscarla mediante el icono que le lleva a la carpeta de nivel inmediatamente superior. Para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic en una carpeta. Presionando en el botn con el tringulo ( o dentro del campo Guardar en) puede visualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel en que nos encontramos hacia arriba. Para ir a una carpeta de esta estructura, o a otra unidad, basta con hacer clic sobre ella. Mediante el icono carpeta anterior. volvemos a la

Tambin puede crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se crear dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en. Nombre del archivo, escriba el nombre que quiere darle a su documento.
Alexander Siniscalchi Julio 2005

Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento, en el caso de la imagen de esta pgina aparece "El da amaneci triste". Si no quiere utilizar este nombre empiece a escribir otro nombre, sin hacer clic, y automticamente se borrar. Si quiere modificarlo haga clic sobre l.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de dilogo como el que se muestra. Hay que elegir una de las tres opciones. 1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo que estamos guardando. 2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando. 3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos guardando al que ya exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo. Despus de guardar un documento, ste contina en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con l. Abrir un documento Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de abrirlo. Para ello hacemos clic en el icono Abrir, similar a la que vemos aqu. aparecer una ventana

Alexander Siniscalchi Julio 2005 10

Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana basta seleccionarlo haciendo clic sobre l (veremos como su nombre cambia de color) y luego pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms rpida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre l. Inmediatamente el documento aparecer en nuestra pantalla.

Cerrar Word Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo de la esquina superior derecha de la pantalla o en clic en el icono cerrar el men Archivo elegir Salir. Deshacer y rehacer Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea y recuperar lo anterior. Deshacer. Para deshacer la ultima accin realizada, pulsar el icono deshacer, la barra estndar. de

Alexander Siniscalchi Julio 2005 11

Las ltimas acciones realizadas. Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del aparecer una lista con las icono deshacer, ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres acciones. La lista nos indica de forma abreviada cules son las diferentes acciones que podemos deshacer. Rehacer. Utilizando el icono Rehacer, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la accin porque pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que s queda mejor en cursiva podemos rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva. Copiar, cortar y pegar Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar el siguiente mtodo: Mediante el ratn y los iconos de la barra estndar: Seleccionar el elemento (carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar , colocar el cursor en el punto

de destino y hacer clic en el icono pegar. Copiar formato En la barra estndar tenemos disponible el icono para copiar formato Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces. Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato,
Alexander Siniscalchi Julio 2005 12

ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato. En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato carcter como el formato prrafo. Puede ser til copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento con varios ttulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos ttulos bastara con hacerlo en el primer ttulo y luego copiar el formato a los dems ttulos del documento. Formato de un texto Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones tpicas de formato que slo afectan a la forma en cmo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto. En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos. 1. Formato carcter. Afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc.. 2. Formato prrafo. Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y sangras. 3. Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a maysculas, numeracin y vietas, bordes y sombreados, etc. Formato carcter. Fuentes Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto.
Alexander Siniscalchi Julio 2005 13

Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres que estn disponibles en la barra de formato: fuente, tamao y estilo de fuente.

Fuente. Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinar en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado de la fuente actual, con las fuentes disponibles. Observe que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El men desplegable tiene dos zonas separadas por una doble lnea horizontal, en la parte superior estn las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. esto har que se abra una ventana

Alexander Siniscalchi Julio 2005 14

Tamao. De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo para buscar el tamao que deseemos.

Estilo. Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado el texto y hacer clic en el botn correspondiente. . Basta seleccionar

Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se ve en un tono ms claro). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente. Formato prrafo Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Las caractersticas ms importantes de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas suelen estar disponibles en la barra de formato.

Alineacin. Estos son los botones de alineacin: izquierda Este prrafo tiene establecida alineacin izquierda. centrada Este prrafo tiene establecida la alineacin centrada. para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos derecha Este prrafo tiene establecida alineacin derecha. justificada Este prrafo tiene una alineacin justificada.

Alexander Siniscalchi Julio 2005 15

Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los mrgenes de la pgina.

Sangra. Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en de la barra de formato, segn queramos uno de estos botones desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. Relacin entre Saltos de pgina y prrafos. Word inserta automticamente los saltos de pgina cuando llega al final de la pgina. Tambin se pueden insertar saltos de pgina manualmente presionando la tecla Control y Enter. Al insertar un salto de pgina automticamente puede ocurrir que un prrafo quede dividido entre dos pginas, normalmente esto no supone ningn problema. Tabulaciones Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB. Para ir a la tabulacin anterior pulsar MAYS + TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles las tabulaciones. Word tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada tabulacin. Vamos a ver cmo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos: 1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar el alineacin de la tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal y lnea de separacin. 2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la tabulacin y hacer clic, veremos como se inserta el icono con la tabulacin seleccionada. Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.
Alexander Siniscalchi Julio 2005 16

Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones: Izquierda en la posicin 2,5 Centrada en la posicin 4,7 Derecha en la posicin 6,7 Lnea vertical de separacin en la posicin 8,2 Decimal en la posicin 9,2 Teniendo en cuenta que la escala vara un poco las proporciones quedara una tabla parecida a esta:

Observar la alineacin de cada tabulacin, la alineacin decimal coloca la coma decimal en la misma columna. Revisin ortogrfica Revisar mientras se escribe. Word efecta la revisin ortogrfica de modo permanente, subrayar la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, como vemos en la siguiente imagen. Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botn derecho del ratn, entonces aparecer una pequea ventana, como la que vemos en la imagen, que nos permitir tratar el.

Alexander Siniscalchi Julio 2005 17

Veamos las opciones de esta ventana: Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos ms que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituir la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen las sugerencias son: cientfico, cientfica. Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella y no la volver a mostrar subrayada. Observar que falta el botn Omitir, pero no es ningn problema ya que si queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opcin de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimir en ningn caso. Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volver a mostrar subrayada. Autocorreccin. Si hacemos clic en Autocorreccin se abrir la lista con las sugerencias para que elijamos cual de ellas aadimos a la lista de autocorreccin.
Alexander Siniscalchi Julio 2005 18

Idioma. Al hacer clic aparecer una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. Ortografa. Si hacemos clic aqu aparecer una ventana para corregir los errores. Revisin gramatical La revisin gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases. Para realizar esta correccin Word debe trasladar a un lenguaje lgico todas las reglas que rigen la gramtica castellana y adems debe ser capaz de realizar todas las combinaciones que el idioma permite. Esta es una tarea mucho ms compleja que comprobar si una palabra existe en el diccionario. Por lo tanto no es de extraar que la revisin gramatical realizada por Word no sea tan perfecta como la revisin ortogrfica.

Cuando Word encuentre un posible error subrayar el posible error con un subrayado ondulado en color verde, como vemos en la imagen. Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botn derecho del ratn, entonces aparecer una pequea ventana como la que vemos en la imagen que nos permitir tratar el error. Veamos las caractersticas de esta ventana: Error. En la primera lnea nos muestra el posible error. En este caso es un error de concordancia entre el sustantivo de gnero femenino y el adjetivo de gnero masculino. Sugerencias. A partir de la segunda lnea nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos ms que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituir la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En este caso la sugerencia es correcta: bonita.

Alexander Siniscalchi Julio 2005 19

Omitir oracin. Pasar por alto esta oracin sin realizar ninguna accin sobre ella. Gramtica. Al hacer clic aqu nos llevar a la misma ventana que acabamos de ver cuando revisamos la gramtica al finalizar. Configurar pgina Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes en los cuales no se puede escribir. Estos mrgenes se definen en el men Archivo, Configurar pgina... se nos muestra un cuadro de dilogo como este con tres fichas:

En el cuadro de dilogo de la ficha Mrgenes podemos fijar los mrgenes escribiendo los centmetros. deseados en cada campo. Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina
Alexander Siniscalchi Julio 2005 20

y la primera lnea del documento. Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde inferior de la pgina. Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el principio de las lneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de las lneas del documento. Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para encuadernar un libro. Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernacin. Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) u horizontal (tambin llamada apaisada). Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa le mostrar claramente en qu consisten. En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina. Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos. En la ficha Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una. En la ficha Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes. Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el autor, etc. Encabezado: indicaremos los cms. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera lnea del encabezado.
Alexander Siniscalchi Julio 2005 21

Pie de pgina: diremos los cms. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde inferior de la pgina. Nmeros de pgina Para insertar nmeros de pgina debemos ir al men Insertar, Nmeros de pgina... y aparecer un cuadro de dilogo como este.

Posicin. En este campo debemos elegir si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en la parte superior o inferior de la pgina. Haciendo clic en el botn del tringulo podemos seleccionar una de las dos alternativas.

Alineacin. En este campo elegiremos entre las cinco que se nos muestran cuando hacemos clic en el botn del tringulo, como vemos en esta imagen. En la zona de la derecha podemos ver en Vista previa cmo quedan alineados los nmeros de pgina en cada caso. El pequeo cuadrado representa la posicin del nmero de pgina. Nmero en la primera pgina. Si dejamos sin marcar esta casilla no se imprimir el nmero de pgina en la primera hoja. Esta opcin est pensada para cuando la primera pgina ser la portada del documento y no conviene que aparezca el nmero de la pgina. Formato. Este botn permite elegir el formato de los nmeros de pgina. Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista como la que vemos en esta imagen para
Alexander Siniscalchi Julio 2005 22

que seleccionemos el formato que ms nos guste. Creacin de tablas Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas. Esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos. Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos. Se puede crear una tabla activando el botn Insertar tabla de la barra estndar, seleccionar las filas y columnas y aceptar. Inmediatamente ser insertada la tabla en el documento.

En este ejemplo hemos seleccionado una tabla de 2 filas por 2 columnas. Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuacin. Desplazarse. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Para desplazarse Una celda a la izquierda Una celda a la derecha Una celda arriba Una celda abajo Al principio de la fila Presione las teclas MAY + TAB TAB flecha arriba flecha abajo Alt + Inicio

Alexander Siniscalchi Julio 2005 23

Al final de la fila Alt + Fin Al principio de la columna Alt + AvPg Al final de la columna Alt + RePg Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila. Seleccionar. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondr en negro (contraste). Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedar en contraste. Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar. Borrar. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso, si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. Todas las operaciones sobre las tablas se pueden ejecutar desde el men Tabla, no obstante, para trabajar ms cmodamente con las tablas, Word pone a nuestra disposicin una barra de herramientas llamada Tablas y bordes con las funciones ms habituales Barra de herramientas Tablas y bordes Para abrir esta barra de herramientas, ir al men Ver, Barras de herramientas y seleccionar tablas y bordes o en la barra estndar en el botn Tablas y bordes. Vamos a ver las funciones ms interesantes de esta barra.

Alexander Siniscalchi Julio 2005 24

Lpiz. Con este lpiz se pueden crear lneas de tablas dibujndolas con el ratn. Borrador. Es el complemento del lpiz en la creacin de tablas, ya que permite borrar las lneas de la tabla. Basta colocarse en la lnea a borrar y hacer clic. Estilo de lnea y grosor de lnea. Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las lneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las lneas que queramos. Color y bordes. Con este icono y los dos siguientes podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color. Insertar tabla. Al hacer clic sobre el pequeo tringulo de la derecha se abre esta ventana que nos permite realizar todas estas funciones de insercin. Tambin podemos ajustar el tamao de las columnas con las tres ltimas opciones. Combinar y dividir. El primer icono permite crear una nica celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de prrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuntas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada. Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineacin. Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las columnas y filas uniformemente, de forma que todas las columnas/filas tengan el mismo ancho. Autoformato. Este botn abrir un cuadro de dilogo en el que
Alexander Siniscalchi Julio 2005 25

podremos elegir entre varios formatos ya establecidos Cambiar direccin del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribir en la orientacin que marca el icono, en este caso se escribir hacia abajo. Haciendo clic en el botn, la orientacin va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo. Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente segn su contenido. Si las celdas contienen fechas o nmeros lo tendr en cuenta al ordenar. Autosuma. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pulsar en este icono, de forma automtica se realizar la suma de todas las celdas que estn por encima (en la misma columna) Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser nmeros. Si el contenido no son nmeros aparecer un mensaje de error ("Final de frmula inesperado") No obstante, esta funcin tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por ejemplo, si una columna contiene nmeros en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el ttulo de la columna) no se produce ningn error y la suma se realiza correctamente. Tambin, si colocamos varios nmeros dentro de una misma celda, separados por blancos, los considerar a todos al realizar las sumas. Impresin Se puede imprimir de dos formas: a) Desde el icono imprimir de la barra estndar. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin. b) Desde el men Archivo, Imprimir. Cuando queremos cambiar alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, el nmero de copias, imprimir slo alguna pgina del documento, etc... Desde el icono imprimir Se pulsa en el icono de la barra estndar y nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las pginas del
Alexander Siniscalchi Julio 2005 26

documento, con las opciones definidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el men Imprimir. Desde el men Imprimir Desde el men Archivo, seleccionar Imprimir, aparecer el cuadro de dilogo que ve a continuacin. Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botn Aceptar.

Descripcin de la ventana Imprimir Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una impresora conectada a la computadora, bien sea directamente o por red. Pulsando en el botn Propiedades podemos cambiar algunos parmetros como el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o blanco/negro, etc... Intervalo de pginas. En este recuadro indicamos las pginas que queremos imprimir, basta con pulsar en la opcin deseada: Todo. Imprime todo el documento. Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el cursor en
Alexander Siniscalchi Julio 2005 27

ese momento. Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pulsar en esta opcin para que nos imprima nicamente el texto seleccionado. Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si queremos pginas salteadas, poner los nmeros de pgina separados por coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimira las pginas 2, 8 y 10. Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guin, por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin pgina inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las paginas 1,2 y 3 (hasta la pgina 3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo:2,3,10- imprimira las pginas 2,3,10,11...hasta la ltima. Copias. En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas, tantas veces como indicamos en Nmero de copias. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones. Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos. Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo Carta. Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar al tamao del papel el men desplegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin escala. Este ltimo valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamao del papel que estemos usando. Vista preliminar Antes de imprimir un documento podemos ver cmo quedar en el papel, esto podemos hacerlo con Vista preliminar que permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, pero adems permite ver varias pginas a la vez, aumentar y reducir el tamao, y algunas cosas ms que vamos a ver ahora.
Alexander Siniscalchi Julio 2005 28

Para ir a la vista preliminar pulsar el icono de la barra estndar. Al ir a la vista preliminar veremos una pantalla similar a la que se muestra a la derecha. Esto nos permite hacernos una idea exacta de cmo va a quedar el documento impreso. La vista preliminar tiene su barra de herramientas para realizar unas funciones adicionales que vamos a ver a continuacin.

Imprimir. Manda a la impresora el documento. Aumentar/reducir. Al colocar el cursor en el documento toma la forma de una lupa con el signo ms o el signo menos y hace que el documento aumente o disminuya el tamao. Una pgina. Hace que en la pantalla se vea una sola pgina. Varias pginas. Al hacer clic en este icono se abrir un pequeo desplegable para que seleccionemos el nmero de pginas que queremos ver en una pantalla. Zoom. Permite fijar diferentes tamaos del documento. Reducir. Word intentar reducir en uno el nmero de pginas de un documento para evitar que unas pocas lneas ocupen la ltima pgina. Pantalla completa. Muestra la pantalla de vista preliminar sin reglas y con una sola lnea para la barra de herramientas. Ayuda. Para obtener ayuda de Word, hacer clic y volver a hacer clic en el elemento sobre el que queremos obtener ayuda.
Alexander Siniscalchi Julio 2005 29

Como hemos visto hay varias posibilidades de ver el documento, la vista preliminar es realmente til y puede ahorrarnos desperdiciar algunas hojas de papel. Por ejemplo, con la vista preliminar nos daremos cuenta si se va a imprimir una pgina con una sola lnea y as poder corregirlo, etc.

Referencia
Aula clic, cursos de informtica gratuitos [en lnea]. aulaClic S.L. Valencia (Espaa). Disponible en: http://www.aulaclic.org/ [2005, 17 de Julio].

Alexander Siniscalchi Julio 2005 30