Modelos de gestin de proyectos informticos

Informe SEIS 2005-2006

Xavier Pastor 25 de enero de 2007

Proyectos:
Definicin Caractersticas
Temporalidad: inicio y final Productos, servicios o resultados nicos Elaboracin gradual

Consideraciones sobre su origen

Necesidad organizativa Solicitud de un cliente Demanda de mercado Avance tecnolgico Requisito legal

Proyectos informticos en entornos sanitarios (1)

Segn la tipologa de la Institucin Tipologa de la asistencia Tamao Complejidad Titularidad Actividades asociadas Organizacin interna Pacientes Profesionales Relaciones Institucionales

Proyectos informticos en entornos sanitarios (2)

Segn tecnologa Capacidades de procesamiento Capacidad de comunicaciones Dotacin y polticas de elementos cliente Poltica de seguridad informtica

Proyectos informticos en entornos sanitarios (3)

Segn recursos humanos Recursos internos:
adecuacin a los servicios que se prestan adecuacin a las tecnologas y a su evolucin conocimiento de la Organizacin y del negocio perfiles funcionales a dedicacin completa

Recursos externos:
relaciones con empresas proveedoras alianzas tecnolgicas comparticin entre organizaciones, etc

Modelos de gestin de departamentos de Informtica

Concesin Desarrollo a medida Main-contractor Mxima diversificacin Modelo mixto

Procesos bsicos en la gestin de un proyecto

Procesos de inicio

Procesos de planificacin

Procesos de control

Procesos de ejecucin

Procesos de cierre

Elementos a considerar para la organizacin

La implicacin de la Direccin en la definicin de un modelo El plan de Sistemas en el marco de un plan estratgico El rol del promotor y de los usuarios El estudio de coste-beneficio o ROI La organizacin de los instrumentos de gestin: la PMO y el PRB

PMO: caractersticas
Recursos compartidos y coordinados. Identificacin y administracin de la metodologa de direccin de proyectos, de las mejores prcticas y de las normas. Oficina de informacin y administracin de polticas, procedimientos y plantillas de proyectos, y de otra documentacin compartida. Direccin de configuracin centralizada para todos los proyectos administrados por la PMO Repositorio y gestin centralizados para riesgos compartidos y nicos para todos los proyectos. Oficina central para la operacin y gestin de herramientas del proyecto, como el software para la direccin de proyectos de informtica en toda la empresa. Coordinacin central de la gestin de las comunicaciones entre proyectos. Una plataforma gua para Jefes de proyecto. Supervisin central de todos los cronogramas y presupuestos de proyectos de la PMO. Supervisin central de la asignacin de recursos a los proyectos de la PMO. Coordinacin de los estndares generales de calidad del proyecto.

PMO: roles
Director Gestor de la Cartera de Proyectos (Portfolio Manager) Secretara Tcnica (Data Administrator) Analista financiero (Controller Resource/Financial Analyst) Documentalista (Methodologist) Consultores (Mentors)

PRB: caractersticas
Composicin:
Alta Direccin Responsable de SI Jefe Cartera Proyectos

Resoluciones:
Aceptacin de proyecto Denegacin de proyecto Sugerencias de modificaciones en el proyecto

Funciones:
Validacin y resolucin de las propuestas pendientes de resolver, previo estudio de la informacin facilitada por la PMO. Comit de seguimiento de la cartera de proyectos

Responsabilidades del Jefe de Proyecto vs las de la PMO

Los JP y las PMO persiguen distintos objetivos y, por lo tanto, estn sujetos a distintos requisitos. Todos esos esfuerzos, sin embargo, estn alineados con las necesidades estratgicas de la organizacin. Un JP es responsable de cumplir con los objetivos especficos del proyecto dentro de las restricciones del proyecto, mientras que una PMO es una estructura de la organizacin con alineamientos especficos que pueden incluir una perspectiva para toda la empresa. El JP se centra en los objetivos especficos del proyecto, mientras que la PMO gestiona cambios significativos en el alcance del programa y puede considerarlos como posibles oportunidades para cumplir mejor con los objetivos de negocio. El JP controla los recursos del proyecto asignados, para cumplir mejor con los objetivos del proyecto, mientras que la PMO optimiza el uso de recursos compartidos de la organizacin en todos los proyectos. El JP gestiona el alcance, el cronograma, el coste y la calidad de los productos de los paquetes de trabajo, mientras que la PMO gestiona el riesgo general, la oportunidad general y las interdependencias entre proyectos. El JP informa acerca del avance del proyecto y sobre otros aspectos especficos del proyecto, como el control econmico, mientras que la PMO proporciona informacin consolidada y una visin empresarial de todos los proyectos que se desarrollan en su mbito. El JP, en colaboracin con la PMO, siempre es responsable de determinar qu procesos son apropiados y el grado de rigor para cada proceso, para cualquier proyecto dado. Por lo tanto, el conocimiento, las habilidades y los procesos definidos deben aplicarse de manera especfica segn sea el proyecto

Director de Proyecto
Persona encargada de decidir los aspectos clave y establecer las lneas para la direccin del proyecto y cuyas responsabilidades son: Conocer y aprobar el plan de proyecto. Tener capacidad para asignar total o parcialmente el equipo de proyecto. Compromiso con el proyecto y con el equipo. Asistir a las reuniones de seguimiento acordadas. Dar el soporte necesario al Jefe de Proyecto cuando haga falta

Herramientas
Estructura Organizacin Metodologa: manual Herramientas

Flujo de un proyecto
Organizacin Sanitria
Alta Direccin Promotor

Otras empresas, organizaciones, etc...

Departamento de SI
Produccin (Sistemas Informticos en uso)

Comit de Revisin de Proyectos (PRB Oficina de Gestin de Proyectos (PMO)

Jefes de Proyecto

Comits Consultivos (Mentores)

Jefe Proy. 1 Consultores Anal./progr. Usuarios clave

(clnicos, administrativos, etc.)

Jefe Proy. 2 Consultores Personal Anal./progr. de la Organizacin Usuarios clave

Jefe Proy. n Consultoers Anal./progr. Usuarios clave

Otras empresas, organizaciones, etc

Tipologa de proyecto

25.000 SIMPLE MEDIANO 25.000 << 250.000 SIMPLE MEDIANO COMPLEJO

Coste
250.000 MEDIANO COMPLEJO COMPLEJO 1.000 1.000 < H < 3.000 3.000

Esfuerzo Horas/persona

Esfuerzo = Horas totales (internas+externas) Coste = Coste externo

Aplicacin de la metodologa segn proyecto

MATRIZ DE DOCUMENTACIN

Tipo de Proyecto
Mediano

Simple Project Charter

Complejo Project Charter Kick-off Meeting

Inicio

Project Charter Kick-off Meeting

Plan de Proyecto Simple

o Plan de Plazos

Plan de Proyecto Mediano

o RAM o Plan de Comunicacin o Tabla de Administracin de Riesgos o Plan de Plazos

Plan de Proyecto
EDT OBS RAM Plan de Comunicacin Tabla de Administracin de Riesgos o Plan de Plazos o o o o o

Planificacin

Acta de Reunin

Acta de Reunin

Etapa

Ejecucin

Status Report Control de Cambios - PCR Control

Status Report Control de Cambios - PCR

Resumen del Proyecto Cierre

Acta de recepcin Lecciones Aprendidas Encuesta de Satisfaccin Resumen del Proyecto

Acta de recepcin Lecciones Aprendidas Encuesta de Satisfaccin Informe de cierre

Requerido Opcional

Conclusiones
Separacin entre Mantenimiento (productivo, correctivo y evolutivo) de Proyecto Implicacin de la Direccin Responsable nico por proyecto Seguimiento de la cartera de proyectos Documentacin