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ORGANIZACIN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE LA TESORERIA GENERAL DEL MUNICIPIO DE PASTO.

ALUMNO: Ismael Alfredo Burbano Burbano PRESENTADO A: Mara Mercedes Huertas

CETEM CENTRO DE ESTUDIOS EMSANAR PREOGRAMA, ALCALDIA Pasto Septiembre 2011

NOMBRE DEL PROYECTO: ORGANIZACIN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO DE PASTO. DE LA TESORERIA

PRESENTACION: La Tesorera General del Municipio de Pasto no cuenta con una organizacin documental en su archivo adecuada, acorde con la Ley 594 del ao 2000, existe eso si, un inventario documental parcial organizado alfabticamente y por secciones, como Correspondencia y Balances, Informes, y Actas, dificultando de esa forma, satisfacer las necesidades de informacin presentadas por los clientes internos y externos.

JUSTIFICACION: Con el desarrollo del presente proyecto permitir a la Administracin Municipal, concretamente, a la Tesorera General del Municipio de Pasto, la organizacin de los documentos que reposan y se producen en sta Secretaria, con la implementacin de la Ley 594 del ao 2000, el archivo se constituir en una herramienta indispensable en la Gestin Documental de la Dependencia, contribuyendo de manera eficaz y eficiente en el servicio al ciudadano, facilitando a los funcionarios de la Secretaria de Hacienda el acceso y verificacin de la informacin y la memoria histrica que reposa en ste archivo,

OBJETIVOS:

1. OBJETIVO GENERAL Organizar y conservar la informacin documental que reposa y se produce en la Tesorera General del Municipio de Pasto, conforme a las normas archivsticas.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Clasificar los documentos en carpetas, historias, procesos, etc., segn la estructura organiza de la Tesorera General del Municipio de Pasto. Levantar inventario del fondo acumulado por cada Dependencia de la Tesorera General del Municipio de Pasto. (Ingresos, Balances y actas y correspondencia Bancaria etc. ) Destinar y adecuar el espacio fsico para la custodia y organizacin de la informacin y documentos que reposan en la Secretaria Tesorera General del Municipio de Pasto.

Ordenar la informacin existente, teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada unidad de conservacin (carpetas, legajos, tomos, libros entre otros). Depurar el material existente en el archivo: retiro de copias duplicados, documentos que no pertenecen al archivo, as como el retiro de ganchos de cosedora, clips y el reemplazo de carpetas deterioradas. Colocar las unidades documentales en las estanteras que se determine.

Optimizar los procesos de gestin documental en la Tesorera General del Municipio de Pasto en los procesos de consulta y verificacin de la informacin a los clientes interno y externos.

PLAN DE ACTIVIDADES:

ACTIVIDAD Clasificar y levantar el inventario fsico de los documentos existentes en el archivo de la Tesorera General del Municipio de Pasto Adecuar el espacio fsico para la custodia y organizacin del archivo de la Tesorera General del Municipio de Pasto

Depurar y ordenar el material y la informacin existente en la Tesorera General del Municipio de Pasto, aplicando las normar de archivo y gestin documental

META TIEMPO Determinar en un 100% Entre 2 y 3 Meses la documentacin que reposa como archivo en Tesorera General del Municipio de Pasto, valorando su importancia. Definir, adecuar y 30 das mantener el espacio fsico y la estantera para la custodia y organizacin de la informacin y documentos que reposan en la Tesorera General del Municipio de Pasto Mantener y conservar 3 Meses en la Tesorera General del Municipio de Pasto una organizacin documental acorde con la Ley 594 de 2000

REQUIERIMIENTOS:

HUMANOS:

Para desarrollar el presente proyecto se requiere la contratacin de por lo menos tres (3) personas idneas que participen en las actividades de organizacin y sistematizacin de la informacin, que dominen ampliamente las normas de archivo y gestin documental que se practican en Colombia, tal como lo indica el Archivo General de la Repblica.

FISICOS: Se pretende que se adquieran muebles y enseres, al igual de equipos de oficina que permitan la organizacin adecuada para la conservacin de los acervos documentales que reposan en el archivo de la Tesorera General del Municipio de Pasto y adecuar en igual forma las instalaciones fsicas para el archivo de la Secretaria. Hay que considerar que actualmente existen en el mercado una estantera rodante que ofrece un adecuado nivel de conservacin de la documentacin, al igual que grande beneficios se seguridad.