Sistemas de Gestin Empresarial

Tema 2: Los Sistemas y Tecnologas de la informacin en la Empresa

Ing. Nilton Zambrano S.

ndice
Introduccin. Caractersticas de un sistema de informacin. Estructura del sistema de informacin. Proceso del sistema de informacin. Clasificacin de los sistemas de informacin.

Introduccin (I)
Los sistemas de informacin (SI) pueden condicionar el xito o fracaso de una empresa. Sistemas y las TIC: elemento esencial como motor de cambio y fuente de ventajas competitivas. Se considera la informacin como un nuevo factor productivo. SI como sistema nervioso de una organizacin: hace llegar a tiempo la informacin a los distintos departamentos para que puedan actuar de forma coordinada entre s.

Introduccin (II)
Paso del SI como simple herramienta para automatizar procesos al SI como pieza clave en la estrategia empresarial. Los SI permiten una gestin horizontal en la empresa (orientada a procesos y no a funciones): nfasis en la mejora de resultados y orientacin hacia el cliente. Veremos no slo el aspecto tcnico de los SI, sino tambin el humano y organizativo. El diseo de los SI en la empresa requiere una perspectiva multidisciplinar que tenga en cuenta los 3 aspectos anteriores.

Caractersticas de un SI (I)
Objetivo de un SI en una organizacin: entregar la informacin oportuna y precisa, con la presentacin y formato adecuados, a la persona que la necesite y en el momento que la necesite para tomar una decisin o realizar alguna operacin. Podemos considerar la informacin como uno de los ms valiosos recursos de una organizacin.

Caractersticas de un SI (II)
Conceptos sobre la informacin: Datos versus informacin: Datos: hechos recogidos en la organizacin que estn todava sin procesar (elementos simblicos que reflejan resultados de mediciones) Informacin: datos procesados y presentados de la manera adecuada, es decir datos con cierta relevancia y propsito.

Caractersticas de un SI (III)
Conceptos sobre la informacin (cont.): Caractersticas que debe cumplir la informacin: Exactitud: informacin precisa y libre de errores. Completitud: la informacin debe contener todos los aspectos y hechos que sean importantes. Economicidad: el coste de la informacin debe ser menor que el beneficio proporcionado por ella. Confianza: garantizar la calidad de los datos utilizados y la de las fuentes de informacin.

Caractersticas de un SI (IV)
Conceptos sobre la informacin (cont.): Caractersticas que debe cumplir la informacin (cont.): Relevancia: informacin til para la toma de decisiones. Evitar hechos superfluos. Nivel de detalle: informacin con el nivel de detalle adecuado a la decisin que se destina. Oportunidad: entregar la informacin a la persona que corresponde en el momento en que la necesita. Verificabilidad: posibilidad de contrastar la informacin.

Caractersticas de un SI (V)
Conceptos sobre la informacin (cont.): El exceso de informacin puede ser causa de problemas. Cada funcin y nivel organizativo en la empresa tiene diferentes necesidades de informacin: Alto nivel organizativo: poco nivel de detalle y nfasis en el medio/largo plazo. Bajo nivel organizativo (operativo): mayor nivel de detalle y nfasis en el corto plazo.

Estructura de un SI (I)
Para identificar los elementos de un SI vamos a ver que muchos autores coinciden: Ralph Stair afirma que un SI es un sistema compuesto por personas, procedimientos, equipamiento informtico, bases de datos y elementos de telecomunicaciones. Whitten, Bentley y Barlow proponen un modelo basado en cinco bloques elementales: personas, actividades, datos, redes y tecnologa.

Estructura de un SI (II)
Bloque personas. Propietarios del sistema: los que lo financian. Usuarios: directivos ejecutivos, directivos medios, jefes de equipos, personal administrativo, etc. Diseadores. Constructores. Bloque datos: Materia prima empleada para crear informacin.

Estructura de un SI (III)
Bloque actividades. Actividades o procesos que se llevan a cabo en la empresa. Actividades de proceso de datos y generacin de informacin que sirven de soporte a las anteriores. Bloque redes Descentralizacin de la empresa: distribucin de los bloques anteriores en los lugares ms tiles. Comunicacin y coordinacin entre esos lugares.

Estructura de un SI (IV)
Bloque tecnologa. Hardware y software de apoyo para el resto de bloques. Gran dependencia empresa SI: Cambios en la estrategia o los procesos de la empresa provocan cambios en el software, hardware o comunicaciones. Los SI tambin actan como limitacin para el cambio en las organizaciones.

Procesos de un SI (I)
Definicin de SI. Conjunto de elementos interrelacionados (medios tcnicos, personas y procedimientos) cuyo cometido es capturar datos, almacenarlos y transformarlos para obtener informacin. Propsitos de un SI: Apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de la empresa. Satisfacer las necesidades de informacin para la resolucin de problemas y la toma de decisiones.

Procesos de un SI (II)
Esquema de un SI.

Inputs: datos internos o externos a la empresa. Outputs: informacin obtenida a travs del procesamiento de los datos.

Procesos de un SI (III)
Esquema de un SI (cont.): Captura de datos: Manual o automatizada. Recoger cada dato en el momento en que se produce el hecho al que est asociado. Procesado de datos: Operaciones de clculo, agregacin, comparacin, filtrado, presentacin, etc. Normalmente se realizan con sistemas informticos.

Procesos de un SI (IV)
Esquema de un SI (cont.): Retroalimentacin o feedback: Ajustes en la informacin obtenida. Deteccin de errores en la captura de datos y/o en su transformacin Primera clasificacin de SI: Manuales: captura, procesamiento y presentacin de la informacin por humanos. Computarizados: usan soporte informtico (hardware, software, BBDD, etc.) para esas actividades.

Procesos de un SI (V)
Primera clasificacin de SI (cont.): Automatizar un SI no garantiza una mayor eficacia: Depende de la calidad de los datos con los que se trabaje. Depende del uso que haga la organizacin de l. Hay que tener en cuenta el punto de vista humano y organizativo (posible rechazo o mal uso del SI) El xito de una empresa frente a sus competidores no viene dado por la tecnologa sino por el uso que se hace de ella en dicha organizacin.

Clasificacin de los SI (I)

Si los agrupamos en base a su finalidad: Soporte a las actividades operativas: SI dedicados a actividades ms estructuradas (contabilidad, nminas, pedidos, etc.) SI que permiten el manejo de informacin menos estructurada (ofimtica, aplicaciones de ingeniera, etc.) Soporte a las decisiones y el control de gestin: Puede proporcionarse desde las aplicaciones de gestin empresarial. O a travs de aplicaciones especficas.

Clasificacin de los SI (II)

Sistemas de soporte a las actividades operativas: Los primeros SI surgieron para mecanizar actividades con un intenso manejo de datos (contabilidad y facturacin, nminas, compras, ventas, produccin, etc.) A estos primeros sistemas que permitan recoger datos de las operaciones empresariales se les denomin Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) Objetivos de estos sistemas: Reduccin de costes (reduccin de la mano de obra) Evitar errores. Acelerar procesos.

Clasificacin de los SI (III)

Sistemas de informacin para la toma de decisiones: Sistemas de informacin para la Gestin (Management Information Systems MIS). Se considera los primeros SI propiamente dichos. Utilizan datos almacenados en los sistemas informticos de la empresa para generar informes. Los informes permiten a los directivos mejorar el control de la gestin en las distintas reas funcionales de la empresa. Estos informes pueden generarse peridicamente, bajo demanda o cuando se produce alguna situacin excepcional. Permiten comparar los objetivos previstos con los resultados obtenidos en las operaciones realizadas en la empresa.

Clasificacin de los SI (IV)

Sistemas de informacin para la toma de decisiones (cont.):

Sistemas de Soporte a la Decisin (Decision Support Systems DSS). Ayudan a los directivos de una empresa a tomar decisiones (generacin de alternativas, anlisis de ellas, simulacin de resultados para cada una de ellas, etc.). Van un paso ms all que los sistemas MIS, ya que stos simplemente se basan en la generacin de listados e informes. Se desarrollan a partir de los aos 80 y suelen incorporar herramientas de trabajo en grupo.

Clasificacin de los SI (V)

Sistemas de informacin para la toma de decisiones (cont.): Sistemas Expertos Se pueden englobar dentro de los sistemas DSS. Permiten resolver problemas especficos de un rea concreta utilizando tcnicas de inteligencia artificial. Parte de una serie de conocimientos y un conjunto de reglas para manipularlos. Tres componentes: Base de datos de conocimiento: saber hacer Base de datos de reglas: relaciones entre conocimientos. Motor de inferencia: interacta con las 2 anteriores y es capaz de generar nuevos conocimientos y proponer soluciones a determinados problemas.

Clasificacin de los SI (V)

Sistemas de informacin para la toma de decisiones (cont.): Sistemas de Informacin para Ejecutivos (Executive Information Systems EIS) Surgen en los 90. Combinan caractersticas de los dos anteriores (DSS y Sistemas Expertos) Incorporan herramientas grficas que facilitan el anlisis de la informacin. No se basan slo en datos internos, sino tambin en datos externos a la empresa. En general, para cualquier SI para la direccin, es fundamental contar con herramientas de gestin de datos: Datawarehousing. Datamining.