El Proceso

Administrativo
El Proceso Administrativo
Planificacin
(Objetivos y metas)
Control
(Medicin resultados)
Organizacin
(Recursos disponibles)
Direccin
(Cumpliento de planes)
Evaluacin
Correccin
Obtencin
de resultados
Asignacin
de autoridad
EL problema administrativo
Es el logro de los objetivos mediante la
coordinacin de esfuerzos, donde los
objetivos, son:
La obtencin de un rendimiento
econmico,
La realizacin de los individuos,
Lograr un trabajo productivo, y
El encauzamiento de las influencias y
responsabilidades sociales de la entidad.
El Proceso de
Planificacin
Empresa
(Entidad)
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Situacin
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industria
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Situacin
Social
Factores externos que
influyen sobre la entidad
Empresa
(Entidad)
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Mano de Obra
Proceso de
Planificacin
y control
Empresa
(Entidad)
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Situacin
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Situacin
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Mano de Obra
Diagnstico
Proyectos
Alternativos
Objetivos
Evaluacin
Especificacin
del plan
Seleccin
del Proyecto
Proceso de
Planificacin
y control
Proceso de Fijacin de Objetivos
Objetivos
de la Entidad
Direccin
Superior
Objetivos
Subordinados
Objetivos
de las partes
Objetivos
Individuales
Direccin
Ejecutiva
Direccin Media
Individuos
Entidad
La Administracin por Objetivos
Establecimiento
de Objetivos
Establecimiento
de planes para
cada objetivo
Evaluacin de los
resultados de cada plan
(objetivos vs.planes)
Nuevos Planes
Nuevos Objetivos
Labores del
administrador y
cmo las resuelve
Consiste en hacer que la orquesta
toque bien a lo largo del tiempo.
"Hacer que la orquesta toque bien
tiene dos dimensiones:
- Hacer del conjunto de instrumentos, partituras,
sonidos y msicos, por un lado, y la
coordinacin, el esfuerzo y liderazgo del director
por otra, un todo armnico, cuyo resultado
(la meloda) es mayor que las sumas de las
partes.
- En la segunda dimensin, el director se
preocupa de la efectividad de los elementos
reales de sus recursos disponibles (msicos,
instrumentos, partituras, etc.), vigilando el
sonido de todos y cada uno de los instrumentos
de la orquesta.
En este sentido, sus labores, son:
Fija los objetivos (qu meloda tocar);
Planifica (qu parte tocar instrumento);
....sus labores, son (continuacin):
Organiza (la disposicin de los msicos, la
confeccin de partituras, etc.);
Motiva y comunica (obtiene el mximo de
rendimiento de cada msico);
Controla (que cada msico toque lo que le
corresponda en el momento preciso);
Desarrolla al conjunto (busca ms y
nuevas formas de obtener melodas, por
medio de ensayos)
"A lo largo del tiempo, significa que debe
preocuparse de que la orquesta toque bien
ahora, para que en el futuro tenga, en lo
posible, ms pblico que en la funcin de hoy.
De ste modo, estar contribuyendo a aumentar
el nivel de los msicos y contribuyendo a
aumentar la cultura del pblico para el cual
tocan.
DEBE conciliar el imperativo de resolver
los problemas actuales con el futuro;
debe pensar en las implicancias que las
decisiones presentes tienen para las
caractersticas que debiera tener la
entidad en el futuro.
TAREAS DE LA DIRECCIN SUPERIOR
Haremos otra metfora:
Analizaremos como lleva a cabo su misin
el cerebro.
El cerebro se sita en la parte ms alta del
cuerpo humano. Desde all enva sus rdenes
al resto de sus miembros que lo forman para
que acte de acuerdo a las circunstancias.
Observemos cmo estn estructurados los
rganos de los sentidos (cmo est organizado
el cuerpo o entidad):
Todos los sentidos estn dispuestos de tal
manera que lo informan permanentemente de lo
que ocurre a su alrededor (el entorno).
Para informarse de lo que sucede dentro del
organismo, se ha estructurado un sistema
nervioso de modo que le informe al instante si
ha ocurrido algn trastorno.
El cerebro "administra al cuerpo por
excepcin, es decir, slo cuando estos
hechos anormales rompen el equilibrio
interno o externo.
EL cerebro indica qu hacer ahora, tambin
nos indica qu deberamos hacer para
lograr tal o cual meta.
Coordina al resto de los rganos y logra el
esfuerzo cooperativo de stos para llegar a la
meta.
Establece cules son las acciones a seguir
de cada rgano, y stos se han dispuesto
("organizado) para tal fin.
Es ms, esta labor del cerebro no la
puede desarrollar ningn otro rgano
del cuerpo.
Dicho de otro modo, sin las funciones del
cerebro, el cuerpo no actuara en forma
coordinada.
Dentro de la entidad, el papel del cerebro
lo cumple la direccin superior.
Es sta quin dirige, establece normas y
polticas a seguir, y determina el rumbo que
tomar la entidad.
Es evidente por lo tanto, que debe tener una
organizacin y afrontar las tareas que le son
propias, y que no puede desarrollar ninguna
otra parte de la entidad.
Al igual que los rganos del cuerpo humano,
de la entidad sabe concretamente
cul es su contribucin especfica al todo. Se
puede especificar con detalle cules son sus
tareas.
Sin embargo, las tareas del cerebro (y las de
la direccin superior de la entidad) abarcan
varias esferas de influencias al mismo
tiempo, es decir, tienen una dimensin
mltiple.
Para llevar a cabo una accin, necesitan la
integracin de la labor y de la informacin
de varios rganos o partes, y a su vez, esta
accin puede afectar al organismo como un
todo.
Cules son estas tareas?
Cules son las tareas de la
Direccin Superior?
Determinar el carcter que tendr la entidad
maana, es decir, qu es, ser y debera
ser la actividad en el futuro para todos los
niveles de sta.
Conforme al punto anterior, determinar los
objetivos, desarrollar planes y tomar
decisiones actuales de acuerdo a los
resultados que se esperan en el futuro.
Estructurar la organizacin de la entidad
para cumplir con el punto anterior. Adems,
deber procurar, mantener y desarrollar a
los recursos humanos.
Mantener y desarrollar relaciones con
entidades e individuos que tienen influencia
sobre o son influenciados por la entidad.
Slo la direccin superior puede negociar
con clientes, proveedores, instituciones
financieras, industrias afines, gremiales,
gubernamentales, etc.).
Representar a la entidad en eventos
sociales (relaciones pblicas). Esto dado que
proyecta a la entidad en el entorno, y
tambin porque representa un medio para
captar nuevas oportunidades de negocios.
Asume el control en pocas de crisis
importantes, cuando las cosas se desvan
gravemente. Es legalmente responsable.
Prepara a la entidad para que en forma
planeada y sistemtica se adapte a los
cambios y exigencias del entorno.
Debe innovar y planear el crecimiento,
aprovechando las condiciones del entorno
para llevar a la entidad a los propsitos
estratgicos.
Las actividades de la Direccin Superior
son distintas a las del resto de la entidad,
y se caracterizan justamente por eso.
No es un trabajo de la Direccin
Superior si otra persona de la
entidad puede hacerlo.
El equipo de la Direccin Superior, por excelente
que sea, no funcionar adecuadamente si no
se le provee de la informacin que necesita
para llevar a cabo su misin.
Es imposible que el cerebro reaccione bien
frente a los estmulos del medio, si los rganos
sensoriales no cumplen con su funcin (proveer
informacin).
Esta es otra de las tareas de la Direccin
Superior. Debe incorporar dentro de su ya
compleja y difcil organizacin, las fuentes de
informacin que la nutrirn.
El Proceso de
Control
Resultado
Resultado
Control
Control
Plan
Plan
Objetivo
Objetivo
El Proceso
de Control
El Proceso
de Control
Medicin
Accin
Correctiva
Accin
Correctiva
Resultado
Resultado
Estndar
Estndar
Evaluacin
Evaluacin
Plan
Plan
Objetivo
Objetivo
El Proceso
de Control
El Proceso
de Control
Medicin
Decisin Decisin
Informacin
Informacin
Reportes y
Anlisis
Reportes y
Anlisis
Presupuesto
de Operaciones
Presupuesto
de Operaciones
Operacin y
Medicin de
Resultados
Operacin y
Medicin de
Resultados
Seleccin
de Proyectos
Plan de Accin
Seleccin
de Proyectos
Plan de Accin
Objetivo
Estrategias
Objetivo
Estrategias
El Proceso
de Control
El Proceso
de Control
Revisin del
Presupuesto
Decisin
Informacin
Informacin
Informacin
Informacin
Informacin
Informacin
Informacin
Informacin
El Control en la entidad
Direccin
Superior
Direccin
Ejecutiva
Direccin
Media
Individuos
El plan de un nivel superior
abarca al del nivel inferior,
siendo los primeros ms
generales
Cargo
Delegacin de
autoridad =>
Actividad de
control
El cargo que delega autoridad, controla las
actividades del cargo que las recibi
rea Decisoria
Plan Global de la Entidad
rea Ejecutoria
Nivel
Operativo
El Control significa la medicin de los
resultados de la accin vs los planes
Etapas del control
Establecimiento de estndares
Medicin de los resultados de la accin
Evaluacin de las acciones con los estndares
Correccin de las desviaciones
Depende del tipo de Estndar que se emplee:
Tipos de Control
Estndar
Cualitativo
Estndar
Cualitativo
Estndar
Cuantitativo
Estndar
Cuantitativo
Estndar
Estndar
Contabilidad
Estadstica
Auditora Financiera
Control de Calidad
etc.
Contabilidad
Estadstica
Auditora Financiera
Control de Calidad
etc.
Procedimientos
Auditora Operacional
Control Interno
Organizacin y Mtodos
Etc
Procedimientos
Auditora Operacional
Control Interno
Organizacin y Mtodos
Etc
Anlisis Econmico
Planeamiento Tributario
etc
Control
dentro
de la
entidad
Control
sobre la
entidad
El Concepto de control se aplica a cada
etapa del proceso administrativo
Es decir, es posible evaluar a la entidad en:
Los procedimientos de planificacin
En la estructura organizacional
En la capacidad para dirigir a los individuos
En los procesos de control
El mbito de control vara segn sea el
nivel de la entidad donde se aplica
Informacin para el
Proceso de Control
Informacin para el Control
La informacin se utiliza para:
Planificar: Informacin del entorno y del
"interior de la entidad.
Dirigir: Para reducir la incertidumbre en la toma
de decisiones para decidir Qu hacer, Cundo
hacer, y Cmo hacer con eficiencia y eficacia.
Evaluar: Para actuar "antes de (control
preventivo), y para actuar "despus de realizar
las actividades (control correctivo).
DIRECCIN SUPERIOR:
Influencias del entorno
sobre la gestin de sta
1. La administracin del trabajo como clave de
la productividad
2. La descentralizacin como principio
esencial de organizacin
3. La administracin del personal como
modo ordenado de adaptacin de las
personas a las estructuras de organizacin
Influencias del entorno sobre
la gestin de la Direccin Superior
La influencia del entorno en las formas de
administrar de la Direccin Superior, ha obligado
a centrar los esfuerzos de sta en los siguientes
conceptos:
4. El desarrollo de los gerentes, con el fin de
contemplar hoy las necesidades
administrativas del futuro
5. La contabilidad gerencial (es decir, el uso
del anlisis y la informacin como base de la
decisin gerencial)
6. La comercializacin
7. El planeamiento a largo plazo
Influencias del entorno sobre
la gestin de la Direccin Superior
Para hacer frente hacer frente a la
competencia y al entorno turbulento e
inestable, se necesitan nuevos conocimientos
respecto a:
La productividad,
El diseo y estructura de la
organizacin, y
La administracin de personas
Lo anterior nos indica que
la administracin est formada por
trabajo e individuos....
De administrar cosas, en el
tiempo se ha pasado a
administrar personas, y de
ah a administrar informacin.
Lo anterior significa que la actividad
administrativa se centra en la
decisin y la influencia.