Manual de Organizacin

MANUAL DE ORGANIZACIN

AGUASCALIENTES, AGS. OCTUBRE DE 2011

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MANUAL DE ORGANIZACIN

DE LA

EMPRESA

ASPC S.A DE C.V

Elabor (1)

Aprob (2)

Valid (3)

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PRESENTACIN
El presente manual es un documento normativo de gestin institucional que describe las funciones, estructuras y relaciones de coordinacin de los diferentes cargos asignados en la empresa ASPC S.A DE C.V.

Asimismo, describe las actividades permanentes que desarrolla cada uno de los cargos, permitiendo una racional y adecuada distribucin de funciones y tareas tendientes a aprovechar al mximo el potencial humano y los factores que generen mayor calidad para el cliente.

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NDICE

Antecedentes .................................................................................................. Alcance................................................................................ Marco jurdico ................................................................................................. Objetivos.......................................................................................................... Misin y Visin ............................................................................................... Estructura Orgnica ......................................................................................

Pg. 5 5 6 7 8 9

Organigrama ................................................................................................... 10 Determinacin de funciones de puestos en la empresa ............................ 11 Tabla de funciones bsicas en la empresa(por puestos) ............................ 33

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ANTECEDENTES
La empresa ASPC S.A DE C.V comienza con sus actividades en el ao 2011, ofreciendo al pblico asadores porttiles, brindando a los consumidores confort y creando entre los mismos las mayores expectativas sobre el producto debido a la calidad que se les estaba brindando.

La organizacin empezaba a crecer a pasos agigantados, y era necesario establecer un plan y una estructura objetiva y realista para la misma, teniendo como objetivo fundamental el cumplimiento a las normas establecidas y la ley y adems estar en constante cambio de mejora, para satisfacer a los consumidores.

Por estas razones se decidi elaborar un primer manual de organizacin que facilite la organizacin de las tareas que se realizan dentro de la empresa y estandarice las funciones de cada elemento de la organizacin, abarcando todos los niveles jerrquicos.

ALCANCE
Las normas contenidas en el presente Manual, rigen para todos los que laboran en la empresa ASPC S.A DE C.V, abarcando todo nivel jerrquico, indicando sus funciones y estructura.

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MARCO JURIDICO
NOM-001-STPS-1999: Edificios, locales, instalaciones y reas en los centros de trabajo-Condiciones de seguridad e higiene.

NOM-002-STPS-2000: Condiciones de seguridad, prevencin, proteccin y combate de incendios en los centros de trabajo.

NOM-004-STPS-1999: Sistemas de proteccin y dispositivos de seguridad en la maquinaria y equipo que se utilice en los centros de trabajo. (Con la entrada en vigor de la presente Norma se cancelan las siguientes Normas Oficiales Mexicanas: NOM-107-STPS-1994, NOM-108STPS-1994, NOM-109-STPS-1994, NOM-110-STPS-1994, NOM-111-STPS-1994, NOM-112-STPS-1994.

NOM-017-STPS-2001: Equipo de proteccin personal-Seleccin, uso y manejo en los centros de trabajo.

NOM-022-STPS-1999: Electricidad esttica en los centros de trabajo-Condiciones de seguridad e higiene.

NOM-027-STPS-2000: Soldadura y corte-Condiciones de seguridad e higiene.

NOM-113-STPS-1994: Calzado de proteccin.

NOM-116-STPS-1994: Seguridad-Respiradores purificadores de aire contra partculas nocivas. Artculo 153 de la constitucin Poltica de los estados Unidos Mexicanos: fraccin A a la X de la Ley Federal del Trabajo.

Artculo 123 de la constitucin Poltica de los estados Unidos Mexicanos.

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OBJETIVO
General:
El objetivo de este manual es la estructuracin orgnica de la organizacin ASPC S.A DE C.V con la finalidad de establecerlo para cada nivel de la misma uniformando y dando control a cada actividad laboral, evitando alguna alteracin o incumplimiento.

Especifico:
Simplificar las responsabilidades por fallas, as como facilitar la auditora, hacindola ms estructurada, y lograr que cada operario como su respectivo jefe conozca la labor mutuamente y en conjunto, estandarizando el proceso de las actividades y funciones a desarrollar, de esta manera cada trabajador, sea cual sea su cargo conocer sus funciones y las de sus compaeros de trabajo, de esta forma de agilizaran tareas y se tendr un control y estructura que beneficiaran en su totalidad a la empresa.

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MISIN
En la empresa ASPC S.A DE C.V trabajamos a diario y por medio de la mejora continua para brindar a nuestros clientes los asadores de mayor calidad, confort y al mejor precio del mercado, teniendo como punto clave las expectativas y necesidades de nuestros clientes.

Produciendo alta calidad, bajos costos, y productos fciles de usar y de transportar que incorporen alta tecnologa y innovacin para todas las familias.

VISIN
Ser la empresa lder en su rama, no solo en el pas, sino llegar a lugares lejanos, siendo empresa orgullosamente mexicana, fabricando productos de la ms alta calidad, manteniendo siempre un alto nivel tecnolgico y de innovacin, superando las expectativas de los clientes.

Formando a los trabajadores, y teniendo al recurso humano como el factor ms importante para alcanzar los objetivos comunes, siendo una empresa de gran estructuracin y crecimiento con bases y cimientos fuertes, uniendo lazos entre el consumidor, y la empresa en general.

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ESTRUCTURA ORGNICA
Director general Recepcionista Abogado por evento

Encargado de administracin y ventas Secretaria

Recursos humanos Encargado de produccin Secretaria

Operadores Encargado de mantenimiento Tecnico de mantenimiento (informtico) Servicio

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ORGANIGRAMA

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Determinacin de funciones de cada puesto de la organizacin
FUNCIONES DEL DIRECTOR
Ubicacin Organizacional: o Ocupa el primer nivel dentro del organigrama, es el puesto de mayor jerarqua dentro de la organizacin.

Coordinacin: o Este puesto tiene coordinacin con todos los dems puestos del organigrama.

Descripcin Genrica del Puesto: o Administra, coordina y supervisa todos los recursos de la organizacin (materiales, humanos y financieros), para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.

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Descripcin Especfica: Lleva a cabo una junta peridica para la elaboracin del "Plan General de Desarrollo Anual" de la empresa.

Participa en la elaboracin del presupuesto de ingresos y egresos, junto con el encargado del departamento de Administracin y Finanzas.

Participa en la elaboracin y modificacin de los planes de estudio en unin con los dems departamentos.

Aprueba la elaboracin de documentos.

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Recluta y selecciona el personal necesario para la organizacin (en caso de que as se requiera, o solo autoriza su contratacin.

Vigila la asistencia y el comportamiento del personal, as como de los trabajadores de la empresa.

Colabora en la realizacin de las campaas publicitarias de la empresa, junto con el departamento de Mercadotecnia.

Autoriza permisos y prestamos respectivos al personal, as como permisos a los trabajadores.

Tiene que desarrollar el papel de lder de toda la empresa, por medio de la motivacin y como se menciono el liderazgo en conjunto.

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FUNCIONES DEL PERSONAL DE RECEPCIN
La recepcionista deber atender todo lo relacionado a las relaciones pblicas, as como recibir a los clientes y proveedores, funciones bsicas:

Coordinar la agenda del Director. Controlar el archivo de la documentacin del Director. Elaboracin de oficios del Fideicomiso. Control y seguimiento de las llamadas telefnicas en general.

FUNCIONES DEL PERSONAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

Ubicacin Organizacional: o Se encuentra en el segundo nivel jerrquico de la organizacin, subordinado a la direccin de la misma.

Coordinacin: o Su principal coordinacin hacia dentro de la organizacin es con la Direccin y con el departamento de Mercadotecnia; con el Despacho Contable y proveedores hacia fuera de la misma.

Descripcin Genrica del Puesto: o Se encarga de tomar las decisiones administrativas y financieras necesarias para el buen desarrollo de las actividades de la empresa, mediante la emisin, anlisis e interpretacin oportuna de la informacin financiera que arroga la organizacin.

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Descripcin Especfica: Participa en la creacin del "Plan General de Desarrollo Anual", en coordinacin con la direccin.

Participa en la elaboracin del presupuesto de ingresos y egresos, junto con la direccin.

Se encarga de la sistematizacin de los procesos administrativos de la empresa.

Realiza y aprueba el pago de honorarios, impuestos, mantenimiento, renta y dems gastos relacionados con la actividad de la empresa.

Lleva la contabilidad financiera y se encarga de emitir la informacin correspondiente.

Mensualmente proporciona al despacho contable informacin necesaria para la elaboracin de la contabilidad fiscal.

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FUNCIONES DEL PERSONAL DE VENTAS MERCADOTECNIA
Se desprende y lleva en conjunto actividades con ADMINISTRACION, como se puede apreciar en el organigrama,

Ubicacin Organizacional: Se encuentra en el segundo nivel jerrquico de la organizacin, subordinado a la direccin de la misma.

Coordinacin: Su principal coordinacin hacia dentro de la organizacin es con la Direccin y con el departamento de Administracin y Finanzas; y con distintos medios publicitarios hacia fuera.

Descripcin Genrica del Puesto: Se encarga de proporcionar al pblico una buena imagen corporativa de la empresa.

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Descripcin Especfica:

Se encarga de disear distintas campaas publicitarias de acuerdo a las temporadas de inscripcin sealadas en el "Plan General de Desarrollo Anual" que es elaborado con su participacin.

Selecciona los mejores medios publicitarios para atraer a los clientes.

Sugiere ideas de atencin al cliente.

Se encarga de mejorar continuamente el servicio que se ofrece, de manera que se satisfagan las necesidades de aprendizaje del alumno.

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Debe realizar anualmente una investigacin de mercados en la cual se analice los ms actuales requerimientos del mercado.

Constantemente debe vigilar el desarrollo de otras organizaciones que representen competencia para la empresa.

Peridicamente debe aplicar cuestionarios de retroalimentacin a los consumidores de la empresa para escuchar su opinin acerca del servicio ofrecido.

Debe encargarse de las relaciones convenientes en la VENTA, ya que la empresa vende sus productos, para que estos sean vendidos, y no lo hace directamente.

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FUNCIONES DEL PERSONAL DE RECURSOS HUMANOS
Se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organizacin. Estas tareas las puede desempear una persona o departamento en concreto (los profesionales en Recursos Humanos) junto a los directivos de la organizacin.

Entre sus funciones esenciales podemos destacar las siguientes: Ayudar y prestar servicios a la organizacin, a sus dirigentes, gerentes y empleados.

Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.

Evaluar el desempeo del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo.

Reclutar al personal idneo para cada puesto.

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Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en funcin del mejoramiento de los conocimientos del personal.

Brindar ayuda psicolgica a sus empleados en funcin de mantener la armona entre stos, adems buscar solucin a los problemas que se desatan entre estos.

Llevar el control de beneficios de los empleados.

Distribuye polticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones, memorndums o contactos personales.

Supervisar la administracin de los programas de prueba.

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desarrollar un marco personal basado en competencias.

Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo, ya que permite a la empresa triunfar en los distintos mercados nacionales y globales.

El personal de recursos humanos deber planificar las plantillas, como el conjunto de medidas que, basadas en el estudio de antecedentes relacionados con el personal y en los programas y previsiones de la organizacin, tienden a determinar, desde el punto de vista individual y general, las necesidades humanas de una industria en un plazo determinado, cuantitativa y cualitativamente, as como su costo.

La planificacin personal tiene los siguientes fines: 1. Utilizar lo mejor posible los recursos 2. Colaborar con la empresa en la obtencin de beneficios. 3. Prever estrategias y tcticas para los casos de ampliacin o reduccin del negocio.

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Seleccin de Personal
Es la primera cuestin que en relacin con el personal se le plantea a la empresa; seleccin que ha de darse tanto para la entrada del personal en la empresa como para afectar el personal admitido a los distintos puestos de trabajo a cubrir.

El proceso de seleccin de personal es aquel en el que se decide si se contratar o no a los candidatos encontrados en la bsqueda realizada previamente. Esta seleccin tiene distintos pasos:

Determinar si el candidato cumple con las competencias mnimas predeterminadas para el puesto de trabajo. Evaluar las competencias relativas de los/as candidatos/as que pasaron la etapa anterior, por medio de evaluaciones tcnicas y/o psicolgicas. Asignar un puntaje a las evaluaciones efectuadas en el punto anterior. En funcin del puntaje, decidir a quin se le ofrecer el puesto.

Cuando se planifica este proceso se debe tener en cuenta la importancia de la confiabilidad en los instrumentos de medicin de las capacidades de los posibles candidatos, como los ttulos obtenidos, la trayectoria laboral, entrevistas, etc. As como tambin la validacin entre los resultados de las evaluaciones a las cuales se les asign un puntaje y la habilidad concreta para hacer el trabajo. Para realizar el proceso de seleccin de personal se deben disear distintas pruebas y test confiables donde el postulante demuestre si es capaz de realizar el trabajo.

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Reclutamiento y Seleccin
Como primer paso para el reclutamiento debe surgir una vacante. El departamento de Recursos Humanos debe decidir si es necesario contratar a una persona por temporada, por contrato, a tiempo parcial o completo. Luego de tomada la decisin, se da a conocer la vacante del puesto para atraer a individuos con las caractersticas necesarias para este.

Para escoger la persona ms capacitada para el puesto de trabajo, casi siempre, se le hace dos entrevistas en las que se conoce mejor al candidato y se decide si es el correcto para el puesto que solicita y se contrata o no.

Otra manera que existe para cubrir una vacante existente es reubicando a alguno o varios de los empleados de distintas maneras, como: 1. Transferidos 2. Transferidos con promocin 3. Ascendidos

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Poltica Salarial
La poltica salarial es el conjunto de orientaciones, basadas en estudios y valoraciones, encaminadas a distribuir equitativamente las cantidades presupuestadas para retribuir al personal en un perodo de tiempo determinado, de acuerdo con los mritos y eficacia de cada uno.

En general, la retribucin percibida vara con arreglo a la dificultad del puesto de trabajo, con la oferta y la demanda, con la habilidad, responsabilidad y educacin requerida para su ejercicio, etc. Estas generalizaciones son ciertas, pero no sirven para aplicarlas a casos concretos y obtener retribuciones especficas.

Para ello, se han creado varios sistemas de evaluacin: 1. Sistema de graduacin de puestos: supone que varias personas, por lo general en reuniones de comit, evalen las descripciones de los puestos de trabajo y los graden en orden de importancia para la empresa. Entonces, se fijan las retribuciones de algunos puestos dentro de la escala y se interpolan los restantes. 2. Sistema de comparacin de factores: Consiste en evaluar cinco factores para cada puesto: requisitos mentales, pericia, requisitos fsicos, responsabilidades y condicin de trabajo. Una vez determinadas las cantidades monetarias para cada factor, se puede determinar el sueldo sumando todas esas cantidades para obtener la retribucin total. 3. Sistema de puntos: es el mtodo ms comn. Se analizan los puestos evaluando la cantidad de pericia, esfuerzo, responsabilidad, condiciones del puesto etc., involucrados en cada uno de ellos. En vez de usar cantidades monetarias para determinar la valoracin de cada factor, como se hace en el sistema de comparacin de factores, se utilizan puntos para determinar esas ponderaciones.

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Compensacin
Es necesario que las compaas ofrezcan compensaciones adecuadas a sus empleados porque estos ofrecen su intelecto y su fuerza fsica a la empresa, hacindola ms exitosa. Esta compensacin no solo se refiere a un sueldo o salario. Tambin incluye otras recompensas como incentivos que motivan y garantizan la satisfaccin del empleado y esto, a su vez, aumenta la produccin. Algunos tipos de compensaciones son:

1. 2. 3. 4. 5.

Bonos Por cientos de ganancias por las ventas Descuentos en productos Beneficios no monetarios Entre otros, que se determine pro la empresa ASPC S.A DE C.V

Capacitacin
La capacitacin en el rea de trabajo es fundamental para la productividad. Este es el proceso de adquirir conocimientos tcnicos, tericos y prcticos que mejorarn el desempeo de los empleados en sus tareas laborales.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Desarrollar las habilidades de los empleados. Identificar problemas de desempeo. Corregir el desempeo pobre. Diagnosticar y mejorar problemas de comportamiento. Fomenta relaciones laborales. Brinda asesora. Mejora el desempeo y la actitud.

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Anlisis de Puesto
Cuando las compaas establecen nuevas plazas dentro de su empresa es necesario que establezcan cules son las caractersticas de este puesto para que as los empleados potenciales puedan conocer qu destrezas o habilidades necesitan para ser elegidos y si cumplen con todos los requisitos. Para esto es necesario disear el empleo, esto se hace estableciendo las tareas y responsabilidades que la persona que tenga este puesto debe realizar con su equipo de trabajo.

Luego de diseado el puesto se debe identificar las tareas, deberes y responsabilidades que se espera que realice en el trabajo. Tambin se establecen las habilidades que la persona deba poseer para cumplir correctamente con las tareas que se le solicite. Este proceso se conoce como anlisis de puesto de trabajo.

En el anlisis de puestos de trabajo se encuentran dos derivaciones: la descripcin de trabajo y las especificaciones.

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FUNCIONES DEL ENCARGADO DE PRODUCCIN
Planificacin de la Produccin: Se debe pronosticar la demanda futura de determinado artculo, para luego poder calcularla al nivel de los factores necesarios para la produccin. Al inicio de la Empresa, el empresario debe realizar las pruebas que sean necesarias del producto hasta llegar al que satisfaga a la Demanda. Adicionalmente, debe cuidarse de producir artculos que luego no tengan salida y solamente ocupen espacio.

Control de la Produccin Se debe programar el trabajo, dar las instrucciones necesarias a los distintos departamentos, supervisar el progreso de la produccin e introducir las acciones correctivas que son necesarias para cumplir con el programa original.

El control de la Produccin involucra los siguientes aspectos: 1. Anlisis de Mtodos: Consiste en examinar mtodos alternativos de produccin con el fin de determinar el ms eficaz y econmico.

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2. Anlisis de la Materia Prima Utilizada: Esta funcin consiste en medir la calidad y cantidad de Materia Prima utilizadaa fin de ser eficientes en su uso.

3. Traslado de Materiales y Disposicin de la Planta Industrial: La disposicin fsica de las distintas etapas de trabajo es uno de los factores que pueden contribuir a optimizar el tiempo de trabajo necesario para obtener el producto final. Tambin se debe tomar en consideracin las operaciones que se van a realizar, cules deben hacerse consecutivamente, cunto espacio se requiere para cada una y cmo conviene organizarlas.

4. Control de Inventario Este aspecto abarca la programacin de actividades de tal forma que los componentes y los productos ensamblados sean fabricados en lotes de dimensiones econmicas y que estn disponibles para satisfacer el pedido del cliente. Tambin abarca la obtencin de materia prima y repuesta de la forma ms econmica y en lotes del tamao ms conveniente para tenerlos disponible para los fines de la fabricacin. Es fundamental el anlisis de la rotacin de inventarios y de la acumulacin de los inventarios.

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FUNCIONES DE LOS OPERARIOS (PRODUCCIN)
Operar eficientemente las maquinas o herramientas vigilar y controlar el cumplimiento de las normas de calidad en la produccin. Cuidar y portar como es debido el uniforme y EPP (equipo de proteccin personal) Si se tiene alguna duda sobre como operar una maquina: detente, espera y avisar al jefe inmediato. Concentrarse en su labor y no distraer a los compaeros. No poner en riesgo su integridad al exponer alguna parte del cuerpo en una maquina. Tener una actitud positiva y externar sus opiniones de mejora en el proceso.

Funciones bsica: elaborar los productos que se van a comercializar en la empresa.

Funciones Adicionales, permanente o temporal: Apoyar las labores de mantenimiento preventivas de las maquinas

Responsabilidades: crear un producto con calidad, que sea del agrado de los clientes.

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MANTENIMIENTO

Ubicacin Organizacional: Ocupa el tercer nivel jerrquico de la organizacin, subordinado a la Direccin.

Coordinacin: Se coordina nicamente con la Direccin.

Descripcin Genrica del Puesto: Se encarga de conservar en condiciones ptimas de limpieza las instalaciones del plantel.

Descripcin Especfica: Aseo de oficinas y pasillos, reas. Mantener en buenas condiciones los equipos a su alcance. Cada seis meses se deben restaurar los equipos de oficina daados, o cuando se necesite. Debe de dar un mantenimiento constante al equipo y maquinaria, solo en caso de estar capacitado.

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Flujo grama del Ciclo de Compras Ciclo de Compras. Se realizarn todas las compras previa requisicin de las mismas. Se seleccionar al proveedor tomando en cuenta precio, lugar de venta y producto a comprar. Se realizarn funciones especficas de compra. Se efectuarn desembolsos de efectivo correspondientes. Se realizarn solicitudes de facturas de compra. Se registrarn en contabilidad, semanalmente, las salidas de efectivo segn las facturas, notas y tickets de compra.

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DIRECTOR Ubicacin Organizacional: La persona que ocupara el ms alto nivel tanto en la empresa como en el organigrama ser quien este mejor capacitada y tenga una personalidad de liderazgo eficaz.

Coordinacin: Es quien lleva el control y coordinacin de todos los dems puestos de la empresa y dentro del organigrama, ser una persona que tiene buena organizacin; Araceli Coral Romero Valencia.

Descripcin Genrica del Puesto: Es una persona que llevara la administracin en general de toda la empresa de los materiales, humanos y financieros; que todos en conjunto bien administrados llevaran al cumplimiento de los objetivos que se propusieron para y por la empresa

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Relacin de fusiones como punto clave de cada nivel jerrquico en la empresa, como funciones bsicas.

Cabe aclarar que la lista no es limitante ni exhaustiva, es solamente una referencia de uso.

Sin embargo, estos verbos, se pueden utilizar combinados, de acuerdo con la naturaleza del puesto y de la situacin que se presente por ejemplo. Organizar, evaluar y controlar Organizar y dirigir Integrar y supervisar Integrar y dirigir

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