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Auditoría - Control Interno (Inversiones, Cargos Diferidos y Otros Activos)

Auditoría - Control Interno (Inversiones, Cargos Diferidos y Otros Activos)

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DIRECCION Y CONTROL DE INVERSIONES El éxito futuro de una empresa depende en gran medida de las inversiones actuales.

De ahí que sea esencial realizar con efectividad la planificación, control y seguimiento de los proyectos de inversión. Inexplicablemente, así como la planificación es objeto de gran preocupación y el control se lleva a cabo con una gran preocupación y el control se lleva a cabo con una eficiencia razonable, al seguimiento no se le presta a veces demasiada importancia. En un sentido amplio, el seguimiento de los proyectos abarca desde el momento de su concepción hasta la auditoría posterior a su funcionamiento. La vida de un proyecto se puede dividir en varias fases, a las que se ha de referir el seguimiento: 1. Creación de ideas sobre proyectos de inversión. 2. Valoración del proyecto. 3. Aprobación del proyecto. 4. Incorporación al presupuesto de inversiones. 5. Implantación del proyecto. 6. Funcionamiento del activo objeto de la inversión. 7. Auditoría del proyecto. La figura 1 indica la interrelación existente entre estas fases y su dependencia respecto a una serie de funciones, como son, por ejemplo, el departamento financiero o el mercado de capitales. La planificación de los proyectos de inversión y su incorporación al presupuesto de inversiones forman parte del sistema de planificación a largo plazo, que suele abarcar un período de 3, 5 ó tal vez 10 años. Sobre todo en las industrias de uso intensivo de capital, es importante que la presupuestación abarque varios años, ya que la planificación y construcción de una refinería de petróleo o de un embalse hidráulico, por ejemplo, son proyectos a largo plazo. CONTROL INTERNO El Control Interno se define como: “Plan de organización y el conjunto coordinado de métodos y medidas adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su información contable, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas prescritas por la gerencia”. El sistema de control interno puede conceptualizarse como: “Conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización. Para tal eficiente gestión es conveniente tener en cuenta los siguientes controles atingentes al rubro inversiones de una compañía, sin embargo, luego de exponerlos en detalle, se enuncian los principales procedimientos de evaluación que se concluyó que eran los más esenciales. En lo que respecta a la evaluación de éstos controles el auditor puede hacer uso de entrevistas, organigrama, flujograma, indagaciones y sobre todo de cuestionarios de control interno del área. En el control interno existen siete objetivos básicos de control como son: que toda transacción sea registrada, que cada transacción registrada sea real, esté correctamente valorada, sea registrada oportunamente, esté correctamente clasificada, resumida y registrada, sin olvidar la segregación de funciones y salvaguardar de activos.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN CUANTO A SUS CONSIDERACIONES GENERALES a) Verificar que existan procedimientos de control respecto de las políticas de inversión de corto y/o largo plazo. b) Evaluar las políticas definidas en cuanto a la aplicabilidad dentro de la empresa y que su expresión sea por escrito. c) Que existan definidos procedimientos en cuanto a las guías de cómo tomar decisiones en cada caso en particular, evaluando las diversas alternativas presentadas. d) Asegurarse que se mantenga en conocimiento los elementos necesarios para tomar decisiones, de manera de asegurarse que no sean aprobadas con ligereza. Para ello debe mantenerse las normas vigentes de inversión, expectativas de inflación, cotizaciones, tasas de interés del mercado, entre otras cosas. e) Que toda decisión determinada y evaluada sea debidamente autorizada. f) Adecuada segregación de funciones. g) Control de registros y documentos contables. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN RELACION CON LOS PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES a) Asegurarse que existan y se mantengan registros de control sobre cada una de las inversiones. b) Efectuar conciliaciones periódicas de registros auxiliares con registros de cuentas del mayor. c) Asegurarse de la oportunidad de la información entregada para se registro. d) Que las operaciones efectuadas sean reales, que se omitan o dupliquen operaciones. e) Asegurarse que existan procedimientos de control adecuados para confiar en la clasificación y presentación en los estados financieros. En resumen, la determinación del alcance de los procedimientos de auditoría aplicables deben efectuarse después de haber estudiado en general los siguientes aspectos del control interno: a) La adecuada segregación de funciones con respecto a la adquisición y venta de inversiones, registro en libros de las inversiones y de sus correspondientes productos, custodia de títulos o documentos representativos de las inversiones, y cobro de los productos provenientes de las inversiones. b) Los procedimientos para la aprobación de la adquisición de los valores representativos de las inversiones, así como para la venta de ellas y para el registro de la utilidad o pérdida en la venta. c) Los procedimientos existentes para autorizar el gravamen de las inversiones en garantía de préstamo u otras transacciones. d) El estudio periódico de las inversiones para determinar la valuación correcta de ella y la posible necesidad de establecer provisiones para bajar de valor. e) Los procedimientos relativos a las inspecciones físicas periódicas de los títulos o documento que amparen las inversiones, por funcionarios o empleados que no sean los encargados de la custodia de los valores. f) La existencia de registros auxiliares en donde consten todos los datos necesarios para la identificación de los documentos representativos de las inversiones.

 El registro oportuno. siendo éste uno de los problemas de las entidades aseguradoras. los cuales deben contar con la firma de la persona autorizada para decidir sobre determinada inversión en función del tipo y monto de ésta.  Correcta aplicación de las fórmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar rutina de cálculos. formularios y comprobantes contables.GENERALIDADES Ciertas compañías tienen la obligación de respaldar sus reservas técnicas y de patrimonio de riesgo con inversiones. Lo anterior se debe a que en algunas compañías. pero para el control interno administrativo es la actividad decisoria que conlleva y para ello es necesario evaluarla en términos de gestión empresarial. tales como: actas de directorio. que las decisiones de inversión en la práctica son tomadas en función de las condiciones económicas y prácticas imperantes en un determinado momento. como las de seguro deben mantener un límite de inversión para cumplir con los requerimientos de riesgos retenidos a favor de terceros. lo que hace determinar dicho grado es el hecho de que se aplican procedimientos no rutinarios. entendiéndose como tal la posición de la entidad aseguradora para liquidar y pagar. CONTROL INTERNO DE LA APLICACIÓN INVERSION E INGRESO DE INVERSIONES Es importante destacar que la estandarización de procedimientos no significa necesariamente que la “aplicación” bajo estudio involucre un bajo riesgo. desde un punto de vista del control interno contable. . es deseable la existencia de políticas de inversión que definan aspectos tales como: riesgo. plazos. diversificación. Los procedimientos no rutinarios involucran la aplicación de diversos cálculos dependiendo de la inversión de que se trate.  Segregación de funciones en la valorización. mantener un límite de inversiones respecto al riesgo aceptado. control y custodia de las inversiones. en el rubro “Inversiones” (activo circulante para otras entidades). Para cerciorarse de que el sistema de autorizaciones esté funcionando como está establecido. rentabilidad. .SISTEMA CICLO DE INVERSIONES 1. esta consideración representa una justificación para evaluarla como área crítica. en cualquier momento los requerimientos eventuales de un siniestro o beneficio. montos por instrumentos. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Es necesario evaluar o verificar los siguientes aspectos del control interno de la compañía:  La autorización de invertir en determinados documentos. entre otros. memorándum.  Evaluar adecuada custodia de las inversiones. se debe efectuar un análisis de la documentación que respaldan las inversiones. DESARROLLO a) La autorización de intervenir en determinados documentos Si bien es cierto. Dichas inversiones aparecen representadas en los balances de las compañías de seguros. total y exacto de las inversiones ejecutadas en los registros contables.

totales de control. cuestionarios. entrevistas. correctamente los procedimientos contables. lo que podría afectar ya sea desde el punto de vista contable o desde un punto de vista de imagen. debiendo existir una subdivisión de labores entre los empleados encargados de las siguientes funciones: d.2) Controles de movimiento ingresados al sistema Después de la verificación del proceso. d) Segregación de funciones en la valorización.b) El registro oportuno. entrevistas observaciones oculares y análisis de la documentación. VºBº de confección y otros. A través de la aplicación de técnicas tale como: la observación. registros okay. Así como que el registro se efectúe oportunamente. considerando el total de las inversiones y con la veracidad que corresponda. hora. tales como fecha de envío. d. control y custodia de las inversiones Los procedimientos establecidos por la compañía para el ciclo de inversiones. (dependiendo del método utilizado). se debe examinar si los totales de cuadratura se llevan a cabo. . ya sea por totales de montos. Su no adecuado cumplimiento puede inducir a manipulación de datos. código. rechazados y/o cualquier total.1) Adquisición y Venta de Inversiones. Una vez determinado el procedimiento vigente se debe evaluar su aplicación mediante la observación ocular de él o los lugares físicos donde son custodiadas las inversiones.4) Cobro de los productos provenientes de las inversiones. total y exacto de las inversiones efectuadas en los registros contables Consistirá en verificar la existencia de manuales de procedimientos para el registro contable de las operaciones de inversión. debiendo dichos procedimientos estar conforme a lo establecido en los PCGA y Normas de la Superintendencia de Valores y Seguros. Estableciéndose los objetivos documentos de control de entrada y salida. flujogramas.3) Custodia de los títulos o documentos representativos de las inversiones. c) Evaluar adecuada custodia de las Inversiones Verificar la existencia de un procedimiento que establezca las acciones a seguir desde el ingreso del documento hasta que sale de la compañía. e) Correcta aplicación de las fórmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar rutina de cálculo.2) Registro en libros de las Inversiones y de sus correspondientes productos. Haciendo uso de técnicas tales como. las personas responsables de la custodia de los documentos y él o los lugares físicos donde serán guardados. se deben verificar que existan una adecuada segregación de funciones. e. debe tender al control mediante una separación de responsabilidades. evaluando conjuntamente las medidas de seguridad con que cuentan dichos recintos. se debe verificar que el personal conozca y aplique. Para tal efecto se debe examinar el funcionamiento y cumplimiento de los siguientes controles: e.1) Controles de entrada al sistema Orientados a verificar que la información enviada a proceso cumpla con todos los requisitos básicos. Verificar que el proceso o elaboración de la información de la compañía esté siendo procesada de acuerdo a los procedimientos y controles establecidos. d. cuestionarios de control interno. registros leídos. d. que la información digitada esté sujeta a determinar controles (validación).

4) Controles de cálculos Se trata de comprobar si los cálculos u operaciones aritméticas son efectuadas correctamente y cerciorarse si determinados parámetros han sido utilizados en las operaciones que corresponda. posteriormente cuando entren en explotación normal y deban ser auditados periódicamente. ahora bien. ya sea por venta de inversiones o adquisición de nuevas inversiones y que. El que exista un buen control dependerá también de que los futuros sistemas a implementar en la compañía sean eficientes y eficaces y confiables en cuanto a la información que procesa. Para ello el auditor debe contar con toda la información al respecto. importantes también porque en él se incluye los procedimientos de auditoria y control que se utilizarán.6) Controles de parámetros externos o tablas. los parámetros como tasa de impuesto. sean los correctos y actuales. es recomendable que su recuento se produzca al cierre del ejercicio. Sin embargo. Los auditores utilizan software computacional para validar saldos. Ahora.3) Controles de actualización Que la información procesada esté actualizada.arqueo de inversiones. a una fecha de cierre determinada de los estados financieros. Que los controles de alarma funcionen cuando se suscita una situación anormal en una operación de proceso o reproceso. Con ella podrá diseñar o adaptar su sistema y efectuar pruebas sobre los datos de los archivos magnéticos. observando que estén emitidos de conformidad con lo dispuesto por las disposiciones legales en vigencia. El arqueo de inversiones consiste en verificar físicamente el número de inversiones según un programa previamente establecido de la existencia de las inversiones. para tal efecto desarrollan programas específicos de auditoría.1) Examinar los títulos. esté limpia de errores. cuando las inversiones son muy importantes. lo que brinda mayor seguridad frente a la posibilidad de que operaciones efectuadas entre la fecha del arqueo y la del cierre pudieren ser omitidas en los registros contables (lo que puede ocurrir con mucha mayor facilidad que en los casos de efectivo y documentos a cobrar. e.5) Controles de salidas Conviene cerciorarse de que se cuenta con respaldos de información por la ocurrencia de un eventual siniestro que interrumpiría el proceso normal de la compañía. Que los parámetros utilizados o ingresados al sistema para la realización de determinados cálculos. Que los errores detectados sean corregidos y nuevamente verificados por los controles de revisión. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR  Inspección física de los títulos o documentos representativos de la inversión . incluya los cambios efectuados. sujetos a mayor cantidad de controles automáticos). e. largo de campos y otros.e. largo de los registros. rentabilidad y otros estén actualizados. descripción de datos. e. vale decir. . cabe agregar que dado el volumen de las operaciones de las compañías de seguros. Los pasos concretos a seguir durante el arqueo consisten en: a. N° de archivos que genera. dicho arqueo puede ser efectuado a una fecha anterior pero no muy alejada de dichos estados.

a.  Confirmación directa y por escrito de la propiedad y la no existencia de restricciones o gravámenes. de modo que en caso de no llegar a destino. tomar nota de los datos contenidos en los certificados de custodia.2) Tomar nota de los títulos examinados.a. valor nominal.1) Que un tercero independiente esté informado sobre el asunto que le interesa al auditor. importes de depósitos bancarios. Tales como los importes adeudados a la empresa bajo examen por los dichos clientes de la misma. vuelva a las manos del auditor y éste pueda investigar la causa de la devolución. etc. con el fin de asegurarse de que la respuesta le será enviada directamente a él y no estará por parte de la empresa o miembros de su personal. éstas deben ser entregadas al auditor para su aprobación final y despacho.3) Obtener el custodio que firme la planilla de arqueo en señal de conformidad por la devolución intacta de los valores. sin que exista la posibilidad de que la empresa bajo examen o cualquiera de sus empleados. Aplicada con propiedad es uno de los procedimientos más útiles de que dispone un auditor y brinda elementos de juicio de gran confiabilidad. .6) Evaluar la posterior evolución de la cotización de estos valores entre la fecha de cierre del ejercicio y la del dictamen. sin que el personal de la empresa pueda tener la oportunidad de interferirlas en cualquier forma. requisito indispensable si se desea que el elemento de juicio obtenido mediante esta técnica en particular tenga algún valor. importes adeudados por la empresa. a. la existencia de litigios u otros pasivos contingentes. Este debe examinarlas para asegurarse de que los nombres. una visita inmediata a la misma para completar los recuentos. en tal caso debe acordarse con los responsables de la llave de tal caja. Puede ocurrir que al momento del arqueo. haciendo constar los datos que permitan su identificación (nombre de la empresa. La confirmación consiste en obtener una afirmación escrita de alguien ajeno a la empresa. respecto a un hecho sobre el cual dicha persona está en condiciones de confirmarlo. influyan sobre la información o la modifiquen.) así como el número de los últimos cupones adheridos. El auditor debe asegurarse de que las respuestas a todos los pedidos de información sean enviadas directamente a él. número de los títulos. Puede emplearse para verificar hechos diversos.5) Para corroborar la información obtenida de acuerdo con el punto anterior. b. solicitar a los custodios ajenos a la empresa la confirmación directa de los valores en su poder. por cualquier causa que sea. a. Con el fin de determinar la eventual necesidad de que los estados contables contengan informaciones sobre posibles bajas en las cotizaciones o pérdidas por ventas de estos bienes. de tal modo de facilitar la realización de controles similares.2) Que la afirmación del informante sea obtenida directamente por el profesional. Exigencia de la confirmación b. 3) El sobre en que se despacha el pedido de confirmación debe llevar como remitente el del auditor. las direcciones y los importes concuerdan con los registros de cuentas por los pedidos y también ayuda a mantener el control sobre el procedimiento de confirmación. Esto plantea el tema de mantener el control sobre las confirmaciones. la existencia de bienes almacenados en depósitos públicos y de títulos de propiedad. número de las acciones. a. 4) Dentro del pedido de confirmación debe incluirse un sobre franqueado con la dirección del auditor. Esto último exige que el auditor tome las medidas de control detalladas y extremadamente importantes que a continuación se indican: 1) Una vez que la compañía ha preparado las cartas pidiendo las confirmaciones a los clientes. 2) El pedido de confirmación debe ser colocado en el sobre por el audito y él mismo debe despachar los sobres por correo.4) En el caso de títulos en custodia. los valores se encuentren en una caja de seguridad.

Además.  Verificación del registro exacto de las inversiones. bonos. se deben cotejar los resultados obtenidos con lo que arrojan los registros contables. alcanzar un valor menor o igual a 0.50 e. debentures y acciones. con el fin de determinar la eventual necesidad de que los estados contables contengan informaciones sobre posibles bajas en las cotizaciones o pérdidas por ventas de estos bienes.1) títulos emitidos o garantizados por el Estado. en todos esos casos debe investigarse la contabilización de las operaciones citadas. etc.2) Depósitos a plazo. los datos acerca de la numeración de los títulos y de los últimos cupones adheridos deben ser comparados con los del arqueo anterior o las constancias por las altas del período. sea éste costo corregido o valor de mercado el menor. La base para analizar este aspecto. investigándose las discrepancias observadas. verificando que estos contengan todas las anotaciones correspondientes a las operaciones efectuadas hasta el momento del arqueo.  Valorización de las inversiones.Las diversas etapas a ser seguidas cuando se aplica la técnica de la confirmación a diferentes aspectos o fases de verificación varia. ejercer el derecho de preferencia para suscribir nuevas acciones. de un mismo emisor o de un grupo empresarial. Se aplica la misma división señalada en la letra anterior.40 . Sumatoria de los títulos = Factor Reserva técnica y Patrimonio de Riesgos El factor resultante debe ser menor o igual a 0. A manera de ejemplo se señalan los siguientes casos: e. reservas o actualizaciones contables. valor presente o valor actual. Lo anterior está referido a la adecuada clasificación de las inversiones. pagarés. Evaluar la posterior evolución de la cotización de estos valores entre la fecha de cierre del ejercicio y la del dictamen. obteniéndose como resultado un factor que debe ser inferior o igual al límite máximo fijado. participación en resultados cuando el tipo de inversión lo requiera y proporción patrimonio entidad emisora. Implica básicamente verificar si las inversiones han sido valorizadas de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados y a normas dictadas por la Superintendencia de Valores y Seguros. A través de procedimientos de recálculo. esta dada por las normas establecidas en la ley n°18. que los mismos han sido empleados con algún fin (cobrar dividendos en efectivo o en acciones.  Verificación límite de inversiones. letras de crédito. valor patrimonial proporcional. La falta de coincidencia en la numeración de las acciones implicaría que se han realizado operaciones de compras y ventas y la falta de determinados cupones. ya sea por su tipo. recibir acciones por capitalizaciones de ganancias. debiendo cada valor dividirse por el monto en que se basa la limitación. Con posterioridad al arqueo. consiste en sumatorias de instrumentos representativos de inversiones. para utilizar el método correcto.660. considerando los títulos correspondientes y debiendo en este caso. el factor resultante. pero en general las exigencias de control son las mismas en todos los casos. Luego se deben efectuar recálculos respecto a la corrección monetaria.).

el cual. identificando la cuenta y/o ciclo afectado. A este grupo pertenecen las cuentas: -Inversiones en acción. se registran por su costo histórico. como por ejemplo. con el propósito de no quebrantar las normas contables básicas de "valuación o medición". específicamente en los títulos en que se presente la diferencia. IRREGULARIDADES MÁS COMUNES • Existencia de inversiones de alto riesgo. aquellos casos en que las cuentas de mayor difieren materialmente de su respaldo computacional u otros. cédulas. como asimismo cuando la compañía no confecciona análisis de cuentas que respalden los saldos de mayor. según su objetivo o plazo. que el examen se practica de acuerdo con procedimientos de auditoría de conocimiento general. reconociendo el efecto inflacionario de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.. pueden ser activos corrientes o no corrientes. en caso de presentarse diferencias entre este último y el costo histórico. etc. como bonos. -Inversiones en bonos u obligaciones. . Para el efecto. Sin embargo. Las demás inversiones. tales diferencias se controlarán a través de cuentas auxiliares complementarias de la inversión. se utilizarán los rubros Descuento por Amortizar o Prima por Amortizar.Dictamen El dictamen emitido por los auditores externos deberá explícitamente que los estados financieros han sido preparados de acuerdo con las normas de la Superintendencia de Valores y Seguros y con principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. pero esto no sierre es así. Las inversiones. se contabilizarán por su valor nominal. puesto que aquellas inversiones permanentes. -Inversiones en Inmuebles. PRESENTACION Y CLASIFICACION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS Inversiones: Debe ser presentada en el Estado de Situación. Deberá indicar además. para el caso de las inversiones representadas en acciones y cuotas o partes de interés social se ajustará mensual o anualmente. El dictamen deberá incluir en forma explícita una mención a cada uno de los alcances o salvedades de relevancia que se hayan detectado. se suelen calificar las inversiones como activo corriente. certificados. -Inversiones en compañías filiales. Por costumbre. son indiscutiblemente no corrientes. El costo histórico incluye las sumas en que se incurre para la compra de la inversión. METODO DE REGISTRO Y CÁLCULO Las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de interés social. -Inversiones en fondos de participación.

• Existencia de inversiones en empresas que se encuentran en cesación de pagos. los tipos de inversiones en los cuales se puede invertir? d. • No se concilian los saldos contables con las existencias físicas. la asignación de autoridad y responsabilidad por las inversiones? b. 6. los límites a invertir en cada uno de los tipos de inversión? e. las excepciones a las políticas. Verificar que todas las transacciones de inversiones sean debidamente autorizadas y documentadas. otras políticas reguladoras? requeridas por las agencias Procedimientos de Control Interno 2. ¿Tiene la cooperativa una política de inversiones por escrito que haya sido establecida por la Junta de Directores y cubra: a. ¿Los prospectos de inversiones y cambios en las políticas de inversión son aprobados por la Junta de Directores y la aprobación es incluida en las minutas? ¿La pignoración de las inversiones es aprobada por la Junta de Directores y la aprobación es incluida en las minutas? 10. 2. la clasificación y valoración de las inversiones. si alguna? f. clasificadas y amortizadas. • No se lleva un registro de vencimientos de inversiones. Verificar que el acceso a las inversiones y sus expedientes sea permitido sólo según autorizado por la gerencia. Verificar que las políticas de inversión cumplan con la regulación aplicable. • No existen medidas de custodia adecuadas. ¿Existen procedimientos para que la gerencia seleccione y monitoree las actividades de inversión que hace la casa de corretaje? ¿La cooperativa mantiene una lista de las firmas autorizadas y casas de corretaje. 3. Verificar que todas las transacciones de inversiones sean debidamente registradas. registras y custodian los títulos. • Inadecuada separación de funciones entre quienes aprueban. ¿Se imponen límites a los oficiales autorizados a invertir? 3. 5. Autorización 1. ¿La persona responsable de las inversiones prepara informes a la gerencia y a la Junta de Directores indicando las inversiones que posee la cooperativa. • Situación de economías en recesión que dificulten el cobro de la renta. • Falta de una valor de cotización conocido. ¿La Junta de Directores es quien tiene la última palabra en las inversiones a realizar por la cooperativa? 8. el establecimiento de provisiones para posibles pérdidas? g. su valor nominal. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Área de Inversiones Objetivos: 1. las políticas para la selección de las casas de corretaje? h. los objetivos de inversión? c. valor en los libros y valor en el mercado? Segregación de Tareas Incompatibles y Controles de . amortización y la recuperación del monto invertido. incluyendo el método que se va a utilizar? i. Verificar que todas las inversiones sean debidamente valoradas y clasificadas. y la misma es revisada periódicamente? ¿Se les prohíbe a las casas de corretaje y agentes que sirven a la cooperativa el ejercer discreción absoluta al tomar decisiones sobre las inversiones? ¿La documentación de las transacciones de inversión es verificada periódicamente para asegurarse de que están siendo debidamente autorizadas? 7. así como sugerencias? j. 4. los procedimientos para analizar las transacciones de inversiones e informes a la gerencia sobre detalles importantes en éstas. Verificar que las pérdidas y/o ganancias en la venta de inversiones sean debidamente contabilizadas.

* Las cuentas han sido adecuadamente resumidas. . ¿La pérdidas o ganancias no realizadas en las inversiones es debidamente documentada y determinada mediante la reconciliación del valor en libros con el valor en el mercado? 20. el monto aplicable al ejercicio y el año en que extinguirán tales cargos. * Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes. el método de amortización. ¿El cómputo de ingreso de intereses y dividendos. cuando sean de relativa importancia. ¿Existe una segregación de tareas adecuada entre el personal que aprueba. ¿Los ajustes a las cuentas de inversiones son revisados y aprobados por la gerencia? 22. El auditor debe poner mucha atención en este componente del activo. ya que en él se encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro. Deben mostrarse separadamente. registra y reconcilia las transacciones y cuentas de inversiones? 12. ¿Las inversiones son registradas a nombre de la cooperativa? 13. extravío.11. * Gastos de desarrollo. es documentado y verificado para asegurar su exactitud? CARGOS DIFERIDOS Están constituidos por cuentas representadas por gastos que generalmente no ocurren de manera repetida. ejecuta. cuando sean de importancia las siguientes partidas: * Gastos de organización. ¿A los empleados a cargo de las inversiones se les requiere que tomen vacaciones y se asigna a otros empleados a cubrir esas funciones mientras la persona esté ausente? Registro 17. por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos. ¿Las entradas contables de las transacciones de inversiones son revisadas por algún supervisor para determinar que la clasificación de las mismas es: a. que no corresponden a operaciones normales de la empresa y cuyos efectos sean atribuibles a los resultados de varios ejercicios futuros. ¿La clasificación de las inversiones (mercadeables. * Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables. * Gastos de investigación. consistente con las políticas de inversión de la cooperativa? 18. retenidas al vencimiento o disponibles para la venta) es revisada periódicamente? 21. * Gastos de explotación. Debe indicarse en notas la base de valuación. ¿Los expedientes de la inversiones se mantienen bajo un control dual? 14. hurto u otra pérdida? 15. incluyendo la amortización de primas y/o descuentos. clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta. * Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado. Las diversas partidas que integran esta agrupación deben mostrarse separadamente. * ESPECÍFICOS * Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. * Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables. ¿Los expedientes de las inversiones son reconciliados con el mayor general y los estados de cuenta por lo menos mensualmente? 19. * Y otras de naturaleza semejantes. OBJETIVOS DE AUDITORIA PARA GASTOS DIFERIDOS * GENERALES Obtener suficiente evidencia acerca de: * Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos. hecha y documentada al momento de la adquisición o transferencia? b. ¿Se encuentran las inversiones físicamente resguardadas para prevenir su uso no autorizado.

* Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año. * Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos. las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno. * 6 Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones. comprobar la exactitud de las distribuciones. para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones. * Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las facturas. que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones. * Investigar los saldos. La cuenta diferidos está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.* Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro. * Preparar cédula de diferidos. se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. qué y por cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA GASTOS DIFERIDOS * Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado. que estén de acuerdo al saldo registrado en libros * Buscar activos de esta categoría no registrados: * Examinando documentos no anotados. * Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas inusuales o significativas. . indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las cancelaciones. * Revisar las existencias de los suministros de oficina. igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa. para comprobar así la valuación de este componente. * PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO * Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los cargos diferidos. anotar quien. * Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos. * Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. * Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre. con respecto a los Gastos Diferidos. * Examinando documentos posteriores a la fecha del balance. * Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. * Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado. se debe fijar el siguiente programa de auditoría desarrollando los puntos que describimos a continuación: * PRUEBAS SUSTANTIVAS * Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación: * Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias. * Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes. anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos * Investigar la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo. comparar las partidas pendientes con el registro. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo. * Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos. PROGRAMA DE AUDITORIA Para validar la información que la empresa suministra.

PREPAGADOS Y CARGOS DIFERIDOS El Control Interno de las Gastos Pagados Por Anticipado y los Cargos Diferidos..Principios de Contabilidad: a) Del valor histórico original: Deben registrarse al valor realmente pagado por ellos. Dentro de este grupo. los más utilizados son:    Seguros pagados por anticipado Alquileres pagados por anticipado Intereses pagados por anticipado En cuanto a la ejecución de Controles Internos en los Cargos Diferidos. . se basan en la normativa que rige la empresa. Al momento de pagarse se entra en posesión de un derecho (Activo Circulante). para uso exclusivo de la empresa y que no serán utilizados en el proceso productivo. d) Criterio Prudencial: Puesto que los cargos diferidos. a medida que se va recibiendo el servicio o se va consumiendo el activo. tomamos en consideración: 1. está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. tenemos:     Gastos de Organización Gastos de desarrollo Campaña publicitaria Mejoras a propiedad arrendada. en estricto sentido son gastos. o sea erogaciones semejantes deben considerarse igualmente cargos diferidos. b) De la realización y del periodo contable: Los diferidos deben afectar los resultados del ejercicio a que correspondan. por lo que debe cargarse al tipo de gasto que le corresponda. debemos tener en cuenta que estos están constituidos por bienes o servicios que la empresa ha pagado por adelantado. observamos que estos gastos son por montos significativos que generalmente no ocurren de manera repetida. plasmada en los manuales de procedimientos. (especialmente los gastos por amortizar) es conveniente que se apliquen a resultados lo más rápidamente posible mediante tasas altas de amortización. se va transformando en gasto. que beneficiaran a la empresa durante varios ejercicios económicos. Por tal motivo. c) De la consistencia:  En el concepto. De ahí la necesidad de diferir su aplicación a los resultados. Los controles internos para ambas cuentas. cuando vamos a efectuar los manuales. y que aun no han sido recibidos. representan los pagos efectuados por servicios ya recibidos.  En la aplicación a resultados. es decir que el procedimiento y la base de aplicación a gastos debe ser semejante año con año. Dentro de los más conocidos. justamente para afectar correctamente los ejercicios que reciban el beneficio del gasto pagado anticipadamente. Cuando implementamos los Controles Internos para los Gastos Pagados Por Anticipado.

 Por concepto de útiles y papelería. en donde contemple la siguiente información: Empresa contratante Tipo de póliza Numero de póliza Fecha de inicio Fecha de culminación Monto total Forma de pago: Efectivo o cheque Periodo de amortización Monto de amortización Observaciones Anexar las copias de las pólizas de seguros contratadas.. etc. se amortizarán durante la vigencia fiscal prepagadas. respectivamente.Las funciones y limitaciones que tiene el personal encargado. local. en un período no mayor a cinco (5) y a tres (3) años.Gastos Pagados Por Anticipado o Prepagadas: a) Para los Seguros Pagados Por Anticipado: Preparar una carpeta con el nombre y código de esta cuenta. edificio. se amortizarán durante el período propagado pertinente. 3. se amortizarán en función directa con el consumo. Preparar un formato en Excel. en donde contemple la siguiente información: Derecho adquirido (terreno. Según lo antes expuesto. cuando su costo no es reembolsable. se amortizarán en el período menor entre la vigencia del respectivo contrato (sin tener en cuenta las prórrogas) y su vida útil probable.. se amortizarán durante el período estimado de recuperación de la erogación o de obtención de los beneficios esperados.2. Anexar las copias de los soportes de pago.  Por concepto de publicidad y propaganda se amortizarán durante un período de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable.  Por otros conceptos.. se podrían implementar los siguientes Controles Internos: 1.  Por concepto de contribuciones y afiliaciones.) Arrendador Arrendatario Periodo del contrato de arrendamiento Fecha de inicio Fecha de culminación Monto total Forma de pago Periodo de amortización Monto de amortización Condiciones relevantes del contrato Anexar las copias de los contratos de arrendamientos.  Por concepto de impuestos.                              . Preparar un formato en Excel. b) Para los Alquileres Pagados Por Anticipado: Preparar una carpeta con el nombre y código de esta cuenta.Las políticas de amortizaciones de los cargos diferidos se hará así:  Por concepto de organización y pre operativos y programas para computador (Software).  Por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. El registró o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente.

por lo tanto este tiene un periodo de amortización en varios años. mayormente en su nacimiento. Nota: Este tipo de Control es único. se considera un Activo. El registró o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente. junto con la tabla de amortización del mismo. Preparar un formato en Excel.  El registró o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente. Y la porción de amortización es la misma anualmente. .Cargos Diferidos:  Preparar una carpeta de Cargo Diferidos. debido a que se realiza una vez por la Organización. Nota: Estos controles pueden ser llevados de manera física o digital. Podríamos concluir:  Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos. 2. Lo importante es que al momento de solicitarlos estén disponibles de manera inmediata. debido a que estos se llevara de forma global.  Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables.  Anexar las copias de los contratos del crédito. por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos. en donde contemple la siguiente información: Nombre de la Institución Bancaria Monto original del préstamo Numero del préstamo Tiempo de duración del crédito Fecha de apertura del crédito Finalización del crédito Monto de los intereses pagados por anticipados Periodo de amortización (mensual. c) Para los Intereses Pagados Por Anticipado: Preparar una carpeta con el nombre y código de esta cuenta.  Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes.  Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado. por ser un gasto fuerte. trimestral. en donde contemple la siguiente información:  Tipo de Gasto Diferido  Sub-división del Gasto Diferido  Monto individual de los Gastos Diferidos  Monto total a amortizar  Periodo de amortización  Forma de pago  Fecha de inicio  Fecha de culminación  Anexar las copias de las facturas y de los soportes de pagos (estado de cuentas bancarias en donde se contempla los desembolsos realizados).  Preparar un formato en Excel..             Anexar las copias de los soportes de pago.  Anexar las copias de los soportes (estado de cuentas bancarias en donde se contempla la operación)  El registró o vacio de las amortizaciones debe realizarse constantemente.) Observaciones. etc.

En la media en que estos activos se vayan utilizando se van llevando al gasto (amortizando). pero en el fondo significan lo mismo. el registro contable se hará dándole apertura a la cuenta de gasto (activo diferido) y abonando a una cuenta de caja o banco. el gasto debe asociarse al ingreso al que ha contribuido a generar. seguros. Los gastos aun no utilizados por la empresa deben permanecer en el activo. estaríamos imputando unos gastos que no tienen ninguna relación con el ingreso. permanecen en calidad de activos. En otras palabras si se decide reflejar cualquiera de los gastos de apertura o expansión de un negocio como gasto amortizable. o lo que es lo mismo. Si los gastos pagados de forma anticipada se llevaran al gasto y no al activo. según el cual. y una vez ese activo diferido empiece a contribuir en la generación del ingreso. papelería. Algunos de los gastos que suelen ser pagados de forma anticipada son los arrendamientos. Se encuentran en el Balance general después de las inversiones permanentes. en aplicación de uno de nuestros principios de contabilidad (Principio de asociación). Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables. etc. -XGASTOS DE INSTALACION CAJAO BANCO P/R apertura o creación de los gastos de constitución. a cada ingreso se debe asociar su respectivo gastos. no son otra cosa que unos gastos ya pagados pero aún no utilizados. -XAmortización de Gasto de instalación Amortización acumulada de gasto de instalación. consumiendo con el transcurso del tiempo. y mientras esto sucede. deberá irse reconociendo como gasto. P/R la amortización acumulada del gasto de instalación 31/12/XX XXX XXX XXXX XXXX . III. ⎫ ⎫ Registro: Se registran solo como activos para poder amortizarlo. Nuestro plan único de cuentas. a pesar de estar clasificados como un activo. la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizará de forma inmediata. en el entendido que no puede haber un ingreso sin haber incurrido en un gasto. cuyo objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aun no se han utilizado esos gastos. Por diferentes circunstancias. puesto que un gasto no utilizado no podrá contribuir de forma alguna a la generación de ingresos. METODOS DE REGISTRO Y CALCULOS Los activos diferidos. sino que los irá utilizando. hace una distinción entre gastos pagados por anticipado y cargos diferidos. por ejemplo: Asiento de Registro. para que la contabilidad refleje la realidad de los hechos. dentro de los activos diferidos.

. en un período no mayor a cinco (5) y a tres (3) años. en la media en que se van gastando o consumiendo.Amortización acumulada de gasto de instalación Amortización de Gasto de instalación XXX XXX Métodos de Amortización Los activos diferidos deben ser amortizados en la medida en que se van utilizando. en cuanto a los cargos diferidos. la amortización de activos diferidos no está sujeta a la vida útil de x o y concepto. . se amortizarán en el momento mismo que se cumplan los requisitos de Ley y reglamentarios de que tratan las disposiciones fiscales. para estos efectos no será deducible la pérdida en enajenación de acciones o cuotas de interés social. . . la norma ha considerado algunas pautas a considerar a la hora de amortizar algunos conceptos: La amortización de los cargos diferidos se hará así: . según la naturaleza de la deducción pertinente o cuando desaparezcan las causas que la originaron para las derivadas de protección de inversiones. según la realidad de cada empresa y de cada costo o gasto. Fórmula c) Amortización degresiva con porcentaje constante Consiste en aplicar un porcentaje fijo sobre el valor contable del último Balance. se amortizarán en función directa con el consumo. . • tipo de amortización: es el porcentaje que se aplica sobre la base amortizable para calcular la amortización anual. se amortizarán en el período menor entre la vigencia del respectivo contrato (sin tener en cuenta las prórrogas) y su vida útil probable. luego. se amortizará según se vayan consumiendo o gastando los activos. respectivamente. • Base de amortización: es la diferencia entre el valor de adquisición del activo y su valor residual. se amortizarán durante el período prepagado pertinente. cuando su costo no es reembolsable.Por concepto de contribuciones y afiliaciones. No obstante. su amortización se hará directamente contra la provisión del impuesto de renta corriente en la vigencia fiscal correspondiente.Por concepto de mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. la amortización se podrá hacer un unos meses o en varios años.Por concepto de impuestos. .Por concepto del Impuesto de Renta Diferido “Débito” por Diferencias Temporales. Los cargos diferidos no monetarios deberán ajustarse por inflación de acuerdo con las normas legales vigentes. se amortizarán durante la vigencia fiscal prepagada. Diferente al caso de la depreciación de activos fijos. Hay dos formas de contabilizar la amortización: • El Método Directo: Se utiliza para la amortización de los gastos amortizables • El Método Indirecto: Se utiliza para la amortización de los inmovilizados Inmaterial y Material Para calcular la cuota de amortización para un periodo determinado existen diferentes métodos: a) Amortización según tablas b) Amortización constante.Por concepto de organización y preoperativos y programas para computador (Software). se amortizarán durante el período estimado de recuperación de la erogación o de obtención de los beneficios esperados.Por concepto de publicidad y propaganda se amortizarán durante un período de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. . . Al tratar los diferentes métodos amortizativos debemos hacer referencia de forma previa a algunos conceptos relativos a las formas de calcular la amortización • Vida útil: la vida útil de un activo es el número de años de duración del mismo. . lineal o de cuota fija Este método como su propio nombre indica las cuotas de amortizaciones son constantes.Por otros conceptos.Por concepto de descuento en colocación de Bonos Obligatoriamente Convertibles en Acciones (BOCEAS). durante el plazo para la redención o conversión de los títulos. A cada ejercicio económico se le asigna la n-esima parte del valor de amortización.Por concepto de útiles y papelería. bienes recibidos en pago o gastos estimados para atender contingencias. sino que por lo general.

• Podrá calcularse aplicando los tipos en progresión aritmética creciente. Base a amortizar Cuota por dígito = Suma de dígitos = 100. suponiendo que el primer año se le aplica un 30%.• Primero se calcula la cuota constante. * Si la vida útil es inferior a 5 años: x 1. g) Amortización variable Consiste en calcular la amortización sin aplicar criterios aritméticos. 10 + 9+8+7+6+5+4+3+2+1 = 55 •Se obtiene la cuota de amortización por dígito dividiendo la base Entre la suma de los dígitos.5 d) Amortización degresiva por suma de dígitos La forma de efectuar el cálculo es la siguiente: •Se forma una serie numérica decreciente asignando al primer Término de la serie un número igual al periodo de amortización. La diferencia será fiscal no contable. sino efectuando cada año un informe que hace un perito • Se corre el riesgo de seguir un criterio de conveniencia del empresario más que el de depreciación real.10r = 100 r = 50/10 = 5 f) Amortización progresiva Consiste en imputar a la explotación menos amortización en los primeros años que en los siguientes. t + (t-r) + (t-2r) + (t-3r) + (t-4r) = 100% 5 t . cuando se cambia de criterio una vez fijado o establecido uno. • Operaríamos de la misma forma que en el caso anterior sólo que la razón iría sumándose al porcentaje inicial.000 _________ 55 = 1818 •Se calcula la cuota de amortización multiplicando la cuota por Dígito por el valor numérico del dígito que corresponda en la Serie numérica. Por ejemplo 10 y se suman. y el 4º 1818 x 7. i) Amortización libre . • También puede considerarse amortización variable. En algunos casos. h) Amortización acelerada De un activo a un ritmo superior al normal.5 * Si es igual o superior a 5 años e inferior a 8 años: x 2 * Si es igual o superior a 8 años: x 2.000 y se le calcula un valor residual de $10. e) Amortización degresiva por progresión aritmética decreciente Veámoslo con un ejemplo: Hallar la amortización de una máquina cuyo precio de coste fue $ 100. Suponiendo que el periodo de amortización lineal según tablas es de 10 años haríamos: 100 Cuota Constante = _____ = 10% 10 • Segundo multiplicaríamos la cuota constante por uno de estos tres Coeficientes en función de la vida útil. la amortización puede ser fiscalmente deducible a pesar de hacerse en un plazo inferior al habitual Contablemente se opera de la misma manera. etc.000 y una vida útil de 5 años.10 r = 100 si sustituimos t por 30 nos quedaría 150 . Por ejemplo: el 1º año sería 10 x 1818.

para discutir los resultados del Informe. OBJETIVOS DE AUDITORIA PARA LOS ACTIVOS PREPAGADOS 1. 5. AUDITORIA DE OTROS ACTIVOS ACTIVOS PREPAGADO Son erogaciones de dinero hechas por adelantado. No evaluar correctamente los resultados expuestos. No participación de los directivos y funcionarios facultados. PRESENTACION Y CLASIFICACION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS Cargos diferidos: Cuyo servicio se estime se va recibir en los próximo doce meses. deberá ser presentado en el Estado De Situación dentro del grupo de activos no corriente. investigación. según legislación establecida. 7. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen razonabilidad para sustentar los hallazgos significativos por los resultados de las comprobaciones. 3. 4. cerciorarse que representen razonablemente el costo de los beneficios que serán reflejados en operaciones futuras. ira siendo registrada en la cuenta de amortización acumulada que corresponda al gasto diferido en cuestión. por gastos que se van a causar o por servicios a percibir en el futuro. No facilitar el seguimiento para determinar si se adoptan las medidas correctivas apropiadas.• reconoce la libertad de amortización para cierta clase de sociedades que desarrollan actividades de exploración. también para empresas encuadradas en sectores declarados de interés preferente. comprensibles y detallados. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son: • Seguros Pagados por Anticipado • Intereses Pagados por Anticipado • Impuestos Pagados por Anticipado • Alquileres Pagados por Anticipado • Entre otros. que afecten los resultados de operación conforme se utilicen. 2. periodo. 6. junto con las cuenta de gastos pre. En términos generales los gastos pagados por anticipado representan bienes o servicios. El contenido del Informe no es utilizado oportunamente por los responsabilizados e interesados 8. No definir las responsabilidades ante los incumplimientos que afecten la buena marcha de la organización. su alcance y metodología. No cumplimiento de los objetivos de la auditoria. 2. . Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen los resultados lo suficientemente claros. La porción del cargo diferido que valla siendo consumida en cada. cuya aplicación a los resultados de operación se hace conforme a estos sean utilizados o devengados. 3. investigación y explotación de hidrocarburos. producción forestal. explotación de yacimientos minerales y demás recursos geológicos. IRREGULARIDADES MÁS COMUNES El problema se generaría al amortizar los gastos pagados por anticipado ya que estos no se llevan a una sola cuenta y al no poder identificar los gastos pagados directamente al proveedor o producto de amortizaciones lo que haría necesario crear dentro de la cuenta una con mas dígitos en donde solo se registren las amortizaciones o en el mismo gastos colocar el nit del proveedor con un digito que identifique que proviene de una amortización. Determinar que son aplicables a periodos a futuros de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. El gasto consumido en el Estado de resultado al cierre. comprobar que se trate de servicios pagados por anticipados o recompras de artículos y útiles sujetos a consumo.pagados. Irregularidades más comunes encontradas durante la auditoria de prepagados y cargos diferidos 1. Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables básicos.

• Solicite los contratos de alquileres y prepare extractos de las principales cláusulas: • Verifique la corrección del cálculo por los alquileres pagados por adelantado y aprecie la razonabilidad del cargo a gastos del ejercicio examinado. como de recibo de alquiler. • Compruebe la exactitud aritmética de la porción diferida y la afectada a gastos del ejercicio (seguros. • Localice las deficiencias en el sistema de Control Interno. METODO DE REGISTRO Y CÁLCULO PARA ACTIVOS PREPAGADOS El nombre de la cuenta dice que se movilizará la misma para agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos. • Examine las pólizas y fianzas en vigencia y prepare una hoja de trabajo indicando: número de póliza. suele consistir en la solicitud de un cheque que debe estar justificado por algún documento de origen externo. 8. • Mantenimiento de Registros Contables suficientemente detallados que muestran la amortización o aplicación de las partidas registradas como pagos anticipados. efectivamente recibidos o consumados efectuados. cerciorarse que haya consistencia en la política de tratamiento de estos activos. 6. comprobar su correcta valuación. comprobar que las aplicaciones o resultados en el ejercicio. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA ACTIVOS PREPAGADOS • Analice las cuentas para determinar su contenido. por haber expirado. 7. • Comente sobre la suficiencia de las cantidades aseguradas en relación con el valor de los activos asegurados y con el grado de riesgo en el manejo de fondos activos. no debe devolverse a quien autorizó inicialmente el desembolso. • Inspeccione pólizas de seguro de vida de los empleados y asegúrese que estén al día. • Revise los procedimientos adoptados por el cliente para la aplicación de los gastos a los períodos beneficiados y determinar la racionalidad general del programa de amortización. teniendo en cuenta que algunas respuestas deben ser confirmadas. compañía aseguradora. evaluar el sistema de control interno. Estas cuentas son de origen deudor. correspondan a las porciones devengadas por servicios. El objetivo es salvaguardar los activos de la empresa mediante la prevención y detección de errores e irregularidades. sobre los desembolsos de este tipo. normas y procedentes. Ejemplo: . • Compruebe la exactitud aritmética de las primas diferidas. • Examine la evidencia comprobatoria tal como pólizas de seguros. pago de seguro. así como cada saldo con el mayor auxiliar. Por ejemplo las pólizas de seguros se suelen pagar por adelantado y no será justo que se carguen como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes. implementadas por la gerencia de la empresa. importe del seguro. • Calcula los saldos por amortizar que deberán mantenerse como activos y los importes que. comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros. • Compruebe la correcta contabilización. • Elabore una cédula donde se aprecie la composición de este saldo al cierre del ejercicio a examinar y compare esta cifra con su cuenta de control. y haga sugerencias para su conversión. 5. se debitan cuando se paga un gasto por anticipado. para determinar lo razonable de los costos cargados a las cuentas de activos. pero que corresponden a meses sucesivos. • La autorización para efectuar el desembolso. se acreditan cuando se va consumiendo el gasto pagado por anticipado. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PARA LOS ACTIVOS PREPAGADOS El Control Interno es el Plan de organización. deberán cargarse a cuentas de gastos. Una vez extendido debería firmarse por algún otro Ejecutivo y a continuación ser enviado por correo directamente al beneficiario.4. • Asegúrese que las pólizas están vigentes y compruebe que estén debidamente custodiadas. factura. Existen ciertos contratos o circunstancias que obligan a emplear esta cuenta. • Aplique el cuestionario de control interno a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo. activos asegurados. Para los Pagos Anticipados se elabora cuestionarios que es el siguiente: • La adecuada autorización de gastos. prima total pagada y prima diferida al final del año. riesgos cubiertos. las políticas. alquileres o intereses pagados por adelantado).

Son erogaciones liquidadas anticipadamente. CLASIFICACION Y PRESENTACION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS Estos deben ser presentados en el Estado de Situación y las cuentas q mas son utilizadas para controlar gastos pagados por anticipado y que deben ser también mostrados en el balance general en la sección de activos circulantes o Activos no Corrientes. 31/12/2011_______________2______________ Gasto de Seguro xxx Seguros pagados por anticipado xxx Para registrar el consumo del seguro pagado por anticipado De igual manera. es lógico que al terminar el ejercicio no se tenga la misma cantidad pagada por anticipado. En el caso de haber pagado al principio o durante el año determinado importe por varios meses de la renta por anticipado. por que nos dan el derecho de disfrutar de un servicio equivalente a la cantidad pagada anticipadamente.15/06/2011_______________1______________ Seguros pagados por anticipado xxx Banco xxx Para registrar el pago anticipado de seguros. la compra de papelería y útiles por determinado valor. La parte que no se ha utilizado al final del periodo contable se presenta como un activo en la hoja de balance. . Otro ejemplo. es natural que al terminar el ejercicio no se tenga la misma cantidad. ya que su valor ha ido disminuyendo conforme se ha utilizado o consumido dicha papelería y útiles. los gastos pagados por anticipado se consideran como un Activo. se refieren a los desembolsos que en forma anticipada realizan las empresas por servicios que serán recibidos en el futuro o que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo. adquirida al principio o durante el año. es decir. Los gastos pagados por anticipado tienen como característica que su valor va disminuyendo conforme se van consumiendo o conforme transcurre el tiempo. tales como arrendamiento y seguros. debido a que su valor ha ido disminuyendo conforme ha transcurrido el tiempo. El activo que se utiliza en la operación del negocio y que al consumirse se habrá de convertir en un gasto que va directo al estado de resultado en la sección de Gastos operacionales.

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