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EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS
(MAPROS)

Lic. LUIS MOLINA ALMANZA


DEFINICIÓN E IMPORTANCIA

• Llamado también Manuales de Operaciones.


Es un documento de gestión institucional, que
tiene por objeto orientar, agilizar y viabilizar un
trámite para la obtención de un producto o
servicio, solicitado por los usuarios, dentro de un
plazo prudencial, señalando las áreas
responsables de su cumplimiento.

• Es importante para la empresa, para el usuario y


para el gobierno, por cuanto permite una
adecuada ejecución del trabajo, con el menor
costo y en el menor tiempo posible.
VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS

4. Minimizar el esfuerzo, costo y tiempo de atención de las


acciones administrativas.
5. Facilitar un mayor control y seguridad en el
procesamiento de expedientes, eliminando trámites
innecesarios.
6. Coadyuvar a mejorar el servicio público y privado
facilitando el cumplimiento de sus obligaciones.
7. Orientar y capacitar al personal que ingresa o labora en
las diferentes dependencias a través de los manuales
de procedimientos.
8. Evaluar el funcionamiento de la entidad estatal y
privada a partir de la eficacia o no eficacia de los
procedimientos administrativos.
ETAPAS DE LA RACIONALIZACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS

El proceso de racionalización de procedimientos


comprende las siguientes etapas:
•Inventario de procedimientos
•Priorización de procedimientos
•Descripción de la situación actual
•Análisis y propuesta de racionalización de procedimientos
•Formulación del manual de procedimientos
•Aprobación e implantación
•Seguimiento y control de procedimientos
CONSECUENCIAS DEL ANÁLISIS DEL
PROCEDIMIENTO

3. Deben eliminarse acciones realizadas por dependencias


cuya participación no es significativa.
4. Podrán funcionarse los procedimientos de naturaleza
similar y que tienen el mismo tratamiento.
5. Previa evaluación deben eliminarse las acciones
duplicadas en la ejecución de un trámite.
6. Podrán suprimirse pasos innecesarios como resultado
del estudio de la carga de trabajo en la empresa.
7. En casos necesarios deberá descentralizarse o
desconcentrarse las decisiones centralizados en niveles
superiores.
8. Los requisitos exigidos para la admisión de un expediente
deben limitarse a los estrictamente necesarios.
9. En caso de existir disposiciones legales, que constituyan
“Cuellos de Botella” en el trámite de un expediente, debe
recomendarse su modificación.
EXPERIMENTACIÓN DEL NUEVO
PROCEDIMIENTO

• El nuevo procedimiento racionalizado antes de


ser aprobado oficialmente debe ser sometida a
experimentación. Será expuesto a los jefes y
demás personas de la oficina donde se
implementará el nuevo procedimiento,
debiéndose tomar nota de los comentarios y
sugerencias que se presentaron pudiéndose
reajustarse y perfeccionarse antes de la
implantación definitiva del nuevo procedimiento.
ESQUEMA DEL CONTENIDO DEL MAPRO

I. Nombre del procedimiento. Identifica la denominación


del procedimiento.
II. Presentación o introducción. Se menciona que es un
documento de carácter instructivo, informativo y
orientador, básico para el usuario de la empresa o
institución.
III. Objetivo. Establecer el propósito de normar y agilizar
la atención de gestiones y reclamos de carácter
administrativo, económico y productivo por parte de los
usuarios.
IV. Base Legal. Contiene las disposiciones legales que
amparan y den sustento al nacimiento y vigencia del
MAPRO.
V. Alcance. Comprende al ámbito de aplicación del
MAPRO.

– Aprobación, revisión y actualización. Señala la


norma o resolución de aprobación y fecha para
entrar en vigencia. Así como el período de
duración, revisión y actualización.

VII. Principios. Se hace referencia a la Ley N° 27444


Ley de Procedimiento Administrativo General.
Señalándose entre otros, los principios de
celeridad, de simplicidad, de responsabilidad, de
imparcialidad, de presunción de la veracidad, de
eliminación de exigencias y formalidades
costosas, etc.
VIII. Descripción narrativa del procedimiento.
8.1. Nombre específico del procedimiento:
Precisar y codificar
8.2. Requisitos: Diversos (de acuerdo a la
naturaleza del procedimiento)
8.3. Procedimiento: Etapas, oficinas
responsabilidad, acciones que deben
ejecutarse (inicio y término).
IX. Diagrama de flujo del procedimiento
(Flujograma). Representación gráfica del
recorrido funcional del procedimiento
administrativo pertinente.
X. Glosario de términos. Lista de conceptos de
carácter técnico relacionados con el
contenido y técnicas de elaboración de los manuales
de procedimientos que sirven de apoyo para su uso o
consulta.
LOS FLUJOGRAMAS

Diagrama del Flujo (fluxograma)


Son diagramas que expresan gráficamente las distintas
operaciones que forman parte de un procedimiento,
estableciendo secuencias cronológicas.
Puede contener información sobre el método de ejecución de
operaciones, el itinerario de las personas, el itinerario de
documentos, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.

TIPOS DE FLUXOGRAMA
Puede ser de formato vertical y horizontal

a) Formato Vertical
Cuando las secuencias de las operaciones va de arriba hacia
abajo, efectuadas para alcanzar un propósito.
DIAGRAMA DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN

IDENTIFICAR
NECESIDADES DE
CAPACITACION

OBJETIVO:
CAPACITACION
M
G
O
IN
C
R
A
P

RECOPILACION DE
INFORMACION

MATERIAL DE ELABORACION
INSTRUMENTO
INFORMACION PROGRAMA DE
FINANCIERO
CG
O
N
R
A
IZ

CAPACITACION

EJECUCION
PROGRAMA DE
CAPACITACION
IO
NU
JC
E

EVALUACION DEL EVALUACION


CAPACITADO PROGRAMA DE
CAPACITACION
IO
NC
U
A
V
E
L
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE
SELECCIÓN DE PERSONAL
RECEPCION DE
EXPEDIENTES

ANTECEDENTES
DESFAVORABLES EVALUACION DE
EXPEDIENTES

IMPRESION GENERAL
DESFAVORABLE ENTREVISTA
PRELIMINAR

PUNTUACION
DESFAVORABLE PRUEBA DE
EMPLEO

DECISION NEGATIVA
SELECCION
PRELIMINAR

INCAPACIDAD FISICA
ENTREVISTA
FINAL

ANTECEDENTES
DESFAVORABLES EXAMEN
MEDICO

ASIGNACION
RECHAZO DEL EMPLEO
b) Formato Horizontal
• Secuencia de las operaciones que van de izquierda a
derecha.
• Esquema del proceso de matricula en la Universidad
Nacional del Callao.

DIRECCIÓN DE CENTRO DE
ESCUELA BANCO COMPUTO FACULTAD

Entregar:
Recoger: • Boleta de pago
• Record de notas Pago de • Ficha de pre-matricula
• Boleta de pago Derecho de Recepcional:
• Ficha de pre-matricula Matricula • Reporte de matricula
firmado por el profesor
consejero
SIMBOLOGÍA BÁSICA UTILIZADOS EN UN TRÁMITE
ADMINISTRATIVO

ASME (La American Society Of Mechanical Engineers)


La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos
(Diagramación de Sistemas Administrativos).

• OPERACIÓN (cuando algo se cambia, se crea


o se agrega) – escribir un oficio.
Recepcionar bienes de ingreso al almacén.

• TRANSPORTE (cuando algo se mueve de un


sitio a otro) – trasladar un oficio de una oficina a
otra oficina en el curso de un trámite
administrativo.
Simbología estándar de
procedimientos administrativos
Documento control

Registro de documentos

Adjunto de documentos

Multi-documentos
Archivo transitorio

proceso
Archivo definitivo

decisión
Documento provisional
Terminal o inicio de
Simbología estándar de
procedimientos administrativos
Secuencia
Flujo de documentos

Conector
Flujo de información.

Demora

Transporte o
Documento Destruido desplazamiento

Comienzo del proceso


• ESTACIONAMIENTO PROVISIONAL (Espera
momentánea) – un oficio en espera del
conserje.

• ESTACIONAMIENTO DEFINITIVO
(almacenamiento o archivo definitivo)
archivar el documento decepcionado por el
usuario en la atención de la obtención del título
profesional de C.P.C.

• INSPECCIÓN (verificación y/o


comprobación) – verificar los requisitos de
obtención de Título profesional de C.P.C.

ANSI (American National Standard Institute)


El Instituto Nacional Americano de Normas
(Procesamiento Electrónico de datos)

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