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ELEMENTOS Y APLICACIONES DE JUSTO A TIEMPO

Julin David Londoo Cifuentes

RESUMEN Las empresas estn constantemente buscando la forma de maximizar sus utilidades mediante el uso de nuevas tcnicas que son exitosas en ciertas partes del mundo para lograr ser ms competitivas, este es el caso del justo a tiempo, una filosofa de produccin que naci de las ensambladoras de vehculos en Japn y se ha ido expandiendo en el mundo como una herramienta para lograr satisfacer las necesidades de los clientes al menor costo posible. La tendencia de las empresas en la actualidad es servir los consumidores en el momento y lugar que lo requieren, en el presente trabajo se analizan los cambios que se deben hacer al interior de las empresas para implementar JIT y lograr los beneficios que ofrece. ABSTRACT Businesses are constantly looking for ways to maximize their profits by using new techniques that are successful in some parts of the world to become more competitive, this is the case of just in time, a production philosophy born by auto assembly companies in Japan and has been expanding in the world as a tool for satisfying the needs of customers at the lowest possible cost. The trend for businesses today is to serve consumers at the time and place that require it, this paper examines the changes that must be made within JIT companies to implement and achieve the benefits it offers.

INTRODUCCION Actualmente las empresas se enfrentan a una competencia ms dura, la calidad del producto es un aspecto fundamental para permanecer en el mercado, los clientes demandan mayor variedad y flexibilidad en los productos, por estas razones las empresas deben estar a la vanguardia en aplicaciones y tecnologa que les permitan permanecer en el mercado y aumentar sus utilidades de manera que la competencia no les tomen ventaja. El presente paper describe la filosofa justo a tiempo, la cual se considera como la responsable de la competitividad de las empresas japonesas, se describen sus alcances, herramientas, y beneficios. Primero se describen los objetivos que se pretenden alcanzar al implementarla, posteriormente se analizan los tipos de justo a tiempo, de compras y de produccin y finalmente se analizan los beneficios que se pueden obtener al implementar JIT en las empresas.

Existen diversas definiciones del justo a tiempo (JIT, por sus siglas en ingls): Yan et al. (2001) lo definen como una filosofa donde toda la cadena de abastecimiento est sincronizada para responder a los requerimientos de los clientes. Para Fullerton et al. (2001) la produccin Justo a tiempo se refiere a un sistema de manufactura para alcanzar la excelencia a travs de mejoras continuas en productividad y eliminacin de desperdicio. De acuerdo a las definiciones descritas se puede decir que justo a tiempo es una estrategia de la empresa para responder rpidamente a los requerimientos del cliente al menor costo posible.

OBJETIVOS DE JUSTO A TIEMPO El justo a tiempo pretende que los clientes sean servidos justo en el momento preciso, en la cantidad requerida, con excelente calidad, mediante un proceso de produccin que utilice el mnimo de inventarios posible y sin despilfarros o costos innecesarios (Machuca et al, 1995). La implementacin exitosa de justo a tiempo debera lograr dos objetivos principales: Mejorar la calidad y mejorar los tiempos de entrega del producto al cliente (Fullerton et al, 2001). Para describir en mejor detalle el justo a tiempo se puede dividir en dos elementos principales: Compras JIT y produccin JIT (Inman et al, 2011), a continuacin se explica cada uno de ellos. COMPRAS JIT Se refiere a todas las actividades relacionadas con el abastecimiento de materias primas e insumos, se caracteriza por que la empresa usa un nmero reducido de proveedores con los cuales se mantienen relaciones de largo plazo, sin embargo, ciertas investigaciones sealan que las relaciones de largo plazo no tienen resultados superiores sobre las de corto plazo; mientras las relaciones de largo plazo reducen los costos de transacciones, las de corto plazo permiten mayor flexibilidad, por ejemplo con respecto a ajustes en precios (Dong et al, 2001). Adicionalmente, Chen et al. (2004) sugieren que tener vnculos estrechos con un nmero limitado de proveedores y el incremento de las inversiones en activos relacionados con estas relaciones fomenta mayor

confianza y cooperacin entre empresa y proveedores. Adems defiende que son mejores las relaciones de largo plazo en lugar de corto plazo ya que estas ltimas generan una relacin de adversidad y desconfianza entre las partes debido a que se basan en reducir costos e inhiben el desarrollo de la cadena de abastecimiento. Otra caracterstica de las compras JIT es que se tienen entregas frecuentes en pequeas cantidades, asegurando la calidad del proveedor y controlando el proceso de envo de mercancas (Kaynak et al. 2006). Las alianzas estratgicas entre la empresa y sus proveedores en las cuales se intercambia informacin relevante y precisa y se comparte informacin crtica son ms exitosas que aquellas en las cuales solo se hacen pedidos y se entregan productos (Chen et al, 2004). Algunas actividades asociadas con la integracin con el proveedor incluyen asociaciones, actividades de desarrollo, reuniones de planeacin conjuntas y sistemas de informacin compartidos (Swink et al, 2007). Para permitir este intercambio de informacin de manera eficiente entre la empresa y sus proveedores se hace uso de tecnologas de informacin, especialmente herramientas basadas en internet, lo que se denomina e-business (Caniato et al, 2009). Estas herramientas permiten contar con la informacin que se requiere de manera inmediata sin importar la ubicacin geogrfica de las empresas, tambin permiten agilizar los procesos de compras al eliminar el exceso de papeleo y al reducir la cantidad de actividades que se llevan a cabo para realizar un pedido. Para que se pueda implementar compras justo a tiempo de manera eficiente es necesario que se cumplan los siguientes requisitos (Kaynak et al, 2006): Compromiso de la administracin: La cultura organizacional debe ser congruente con los objetivos de JIT, es decir, los objetivos y estrategias deben apuntar hacia el desarrollo de los proveedores y al trabajo en equipo con estos; por ejemplo las empresas que nicamente enfatizan en reducir su base de proveedores sin un cambio en los comportamientos estratgicos y sin fomentar la comunicacin permanente entre las partes ni construir confianza y cooperacin pueden fallar en alcanzar ventajas competitivas duraderas (Chen et al, 2004). Relaciones con los empleados: Las prcticas relevantes para las compras JIT incluyen participacin en las decisiones, reconocimiento, trabajo en equipo y comunicacin de las metas de la empresa. Seleccin y evaluacin de proveedores (Dong et al, 2001). La evaluacin de posibles proveedores debe responder a las necesidades que se plantea la empresa en su estrategia. Se deben analizar aspectos como certificacin del proveedor, localizacin y costos. Entrenamiento: Las compras JIT requieren trabajar de cerca con los proveedores, por lo tanto se requiere que estos desarrollen nuevas habilidades, como por ejemplo herramientas de control y mejora de calidad.

Calidad del proveedor: Los materiales entregados en pequeos lotes deben cumplir con las especificaciones de calidad y entrega que especifique la empresa para evitar paros y actividades que no generen valor. Reduccin en tamao de lotes: En empresas que trabajan bajo JIT, los productos se elaboran en lotes pequeos y cuando se necesitan, as que las materias primas e insumos se entregan frecuentemente en pequeos lotes y deben ser entregados en cantidades exactas. Si por ejemplo se entregan cantidades menores a las necesarias, la escasez de materias primas interrumpe el flujo continuo de produccin lo que aumenta los costos por las personas y mquinas ociosas, tambin retrasa las entregas de los productos a los clientes. Si por el contrario se entregan cantidades mayores a las necesarias, se va en contra de uno de los objetivos del justo a tiempo el cual es reducir los costos de manejo de materiales. Transporte: La programacin de las entregas se basa en la programacin de la produccin del comprador y no en la programacin del proveedor, es decir, la empresa cliente es la que programa la produccin y despachos del proveedor de acuerdo a sus necesidades. Tambin se utilizan pocas empresas o una sola empresa transportadora previamente evaluada y seleccionada como la ms apropiada. Algunas dificultades que se han identificado para implementar compras JIT son la falta de apoyo por la administracin y su resistencia al cambio, fallas en los cambios en la estructura organizacional. Algunas implementaciones fallidas de compras JIT se deben a que se implementan solo algunas partes de esta, algunos estudios muestran que se obtienen los mayores beneficios cuando la implementacin es ms exhaustiva (Kaynak et al, 2006). La implementacin de justo a tiempo en las compras mejora la calidad de los productos, reduce el tiempo de respuesta al cliente y ahorra costos a travs de mejores diseos de productos y eficiencias de procesos cuando se comparte informacin relacionada con el abastecimiento de materiales y se proponen mejoras en diseo (Chen et al, 2004). Sin embargo, aunque las compras JIT reducen los costos en las empresas compradoras no ocurre lo mismo para los proveedores, pero puede llevar indirectamente a reducir costos logsticos para estos si implementan programas de justo a tiempo en produccin y en compras (Dong et al, 2001).

PRODUCCIN JIT La produccin JIT consiste en producir lo que se requiere por el cliente, en el momento que se necesita, consta de tcnicas como tamaos de lotes reducidos, disminucin en tiempos de ciclo y programas de mejora de calidad, requeridos para implementar procesos de fabricacin flexibles (Dong et al, 2001). Incluye prcticas como tecnologa de grupos, reduccin en tiempos de alistamiento, sistemas de control visual, mantenimiento productivo total y automatizacin (Kaynak et al, 2006), adicionalmente, Fullerton et al. (2001) y Fullerton et al. (2003) indican otras prcticas de JIT las cuales son fbricas enfocadas, empleados multifuncionales y control de calidad total. Mackelprang et al. (2010) incluye el sistema kanban y las clulas de manufactura a las prcticas mencionadas.

Comnmente se reconoce la produccin JIT como un subconjunto de la manufactura esbelta (lean manufacturing) (Inman et al, 2011) la cual enfatiza en la reduccin de desperdicios y la mejora en productividad (Fullerton et al, 2003). El trmino manufactura esbelta proviene del sistema de produccin Toyota (TPS), con los trabajos de Taiichi Ohno, Shigeo Shingo, y Yasuhiro Monden en los aos 1980 (Hallgren et al, 2009). La produccin JIT se identifica en la eliminacin de desperdicios, los cuales en una empresa pueden ser representados como sobreproduccin, exceso de inventarios, transportes, movimientos innecesarios, piezas defectuosas, procesos deficientes y esperas. A continuacin se describe cada uno de ellos: Sobreproduccin: Consume recursos que no sern utilizados en el corto plazo. Se fabrican productos que el cliente no desea, esconde ciertos problemas como mala calidad, programacin deficiente, problemas de maquinaria. Inventarios: inmoviliza dinero, utiliza ms del espacio necesario, requiere movimientos y personal innecesarios para su manejo. Transporte: Consume recursos y tiempo, genera inversiones en equipos. Movimientos innecesarios: Afecta la eficiencia de la mano de obra y genera problemas de seguridad. Piezas defectuosas: Consume recursos para corregir defectos (reprocesos) Procesos deficientes: Crea retrasos en la produccin, consume recursos de manera equivocada. Algunos ejemplos pueden ser errores en los procedimientos de produccin, falencias en el diseo de productos o de procesos. Esperas: Aumenta los inventarios en proceso, genera lenta respuesta al cliente

Como se mencion anteriormente, la produccin JIT hace parte de la manufactura esbelta, la cual se desarroll gracias al sistema de produccin Toyota, a continuacin se describen los principios de manufactura esbelta para eliminar los desperdicios dentro de las empresas (Taiichi no, 1988): Filosofa de largo plazo: Establecer estrategias, objetivos y planes de accin para eliminar los desperdicios Proceso: el proceso correcto producir los resultados correctos: Hacer las cosas bien desde el principio. Crear flujo continuo: Para disminuir inventarios en proceso. Utilizar sistemas de produccin de halar para evitar sobreproduccin: Producir nicamente lo que el cliente necesita Balancear la carga de trabajo: Para obtener la mayor eficiencia posible de personas, maquinaria y espacio fsico Crear una cultura orientada a conseguir calidad desde el origen: Requiere compromiso de la administracin y difusin de los objetivos de calidad a toda la empresa. Estandarizacin de procesos: Permite hacer mejoras maximizando las capacidades de las personas y los equipos.

Utilizar controles visuales: de esta manera los problemas no son escondidos Utilizar tecnologa probada y confiable para los procesos

Personas: El recurso humano es el centro de la manufactura esbelta: Desarrollar lderes que comprenden minuciosamente el trabajo y enseen a otros Desarrollar personas y equipos que sigan la filosofa de la empresa Desarrollar a clientes y proveedores hacindolos que sean cada vez mejores Solucin de problemas: Solucin permanente del origen de los problemas y en equipos multidisciplinarios para garantizar que se tienen en cuenta todas las variables. Comprobar uno mismo los problemas. Convertir los problemas en oportunidades de mejora. Tomar decisiones por consenso considerando todas las opciones. Hacer que la empresa aprenda mediante la mejora continua (kaizen). Algunas herramientas que se utilizan en manufactura lean son:

Anlisis de valor: impacta en la reduccin de los desperdicios identificando que procesos no aaden valor al producto, estos son, los que no son percibidos por el cliente. 5 Ss: Es un proceso de mejora continua para tener puestos de trabajo limpios y ordenados de manera que se mejore en seguridad, calidad y eficiencia. SMED: (single minute Exchange of die), Es una metodologa para reducir los tiempos de cambio de estilos en produccin con el fin de disminuir el desperdicio de tiempo en lneas de produccin y brindar flujo continuo. TPM: (Total productive maintenance), su objetivo es garantizar la confiabilidad y disponibilidad de la maquinaria de manera que no se incurran en tiempos perdidos por ajustes o fallas mecnicas. Kaizen: Mejoramiento continuo, se basa en grupos de trabajo al interior de la empresa los cuales se encargan de hacer proyectos de mejora. La manufactura esbelta no solo cambi las prcticas de produccin en la industria automotriz, aumentando significativamente la calidad y productividad, sino que tambin llev a replantearse una gran cantidad de operaciones de manufactura y servicios ms all del ambiente repetitivo y de altos volmenes de produccin (Holweg, 2007), es decir, la manufactura esbelta es aplicable a todas las operaciones de transformacin que involucren productos o servicios y permite eliminar los desperdicios que existen en las empresas mejorando la productividad y disminuyendo costos en todos los procesos. Varios autores distinguen entre manufactura esbelta y manufactura gil, para Hallgren et al. (2009) Estos dos conceptos se diferencian en los resultados obtenidos, la manufactura esbelta tiene impacto en los costos, mientras que la manufactura gil tiene impacto en la flexibilidad, un sistema de manufactura gil es capaz de operar de manera rentable en un ambiente de incertidumbre en los cambios de las necesidades de los clientes, pudiendo manejar una gran variedad de productos e introducir nuevos productos rpidamente; sin embargo este enfoque no permite ahorrar costos ya que para responder rpidamente a los cambios en el mercado se almacenan inventarios y se invierte en ms equipos. Inman et al. (2011) Proponen que los elementos de JIT, compras y produccin, se relacionan con la manufactura gil y que el grado de

turbulencia del mercado determina el grado de agilidad requerida, adems, cuando estos dos elementos se implementan en un ambiente de manufactura llevan a un mejor desempeo en las operaciones, lo que lleva a un mejor desempeo financiero y de mercadeo de la empresa. En conclusin, dependiendo de la estrategia que haya tomado la empresa (diferenciacin en costos o en flexibilidad) se selecciona el tipo de sistema bajo el cual se va a trabajar (Hallgren et al, 2009). Para implementar JIT en produccin son necesarias algunas modificaciones las cuales se analizarn a continuacin (Salaheldin, 2005): Un enfoque diferente por la administracin: Disear una organizacin que integre la estrategia con las personas para lograr eliminar desperdicios, crear equipos de proyectos, hacer a todas las personas responsables de la calidad y desarrollar compromiso en toda la organizacin hacia la mejora continua. Cambios en ingeniera: Cambiar la distribucin en planta, combinar operaciones para disminuir las distancias recorridas, agrupar mquinas en clulas y reducir el tiempo de alistamiento de los equipos. Inventarios: Modificar las polticas de inventarios de manera que se pida nicamente lo necesario, contrario a los enfoques tradicionales de inventarios como EOQ (Mabert, 2007). Programar la produccin en una base diaria, reducir los inventarios en proceso. Recursos humanos: Entrenamiento del personal para mejorar sus habilidades en temas tcnicos y solucin de problemas. Esta es una de las modificaciones ms importantes que se debe hacer para la implementacin de JIT, el xito de la filosofa JIT depende de la forma en que es implementada. Adems de las modificaciones mencionadas anteriormente, la implementacin de JIT requiere que la empresa se integre estratgicamente con los clientes mediante el contacto frecuente con estos, con encuestas de satisfaccin e interacciones directas entre los empleados y los clientes. Tambin se debe implementar integracin de la estrategia corporativa, la cual consiste en compartir los objetivos, planes y conocimiento de la empresa, para mejorar el alineamiento entre la estrategia y las decisiones en planta incluyendo el ajuste de los objetivos de desempeo y el despliegue de los recursos (Swink et al, 2007). En el caso colombiano, algunos obstculos que han afectado significativamente el desempeo de las organizaciones al intentar implementar manufactura esbelta son la acentuada resistencia al cambio por parte de la gente, las deficiencias para reconocer rpidamente las amenazas competitivas, la debilidad estructural de los sistemas de informacin, la escasez de recursos apropiados y la incertidumbre de cmo o por qu automatizar procesos (Silva, 2008).

BENEFICIOS DE JIT La implementacin de JIT lleva a mejorar el desempeo de la empresa y su competitividad a travs de un flujo de produccin ms uniforme de lotes pequeos integrando la calidad del producto, tiempos de alistamiento cortos, mantenimiento preventivo y distribucin en planta eficiente (Fullerton et al, 2003). El justo a tiempo no es una herramienta que busca eliminar inventarios, busca reducir los tiempos de ciclo eliminando procesos que no agregan valor

permitiendo elaborar ms productos por unidad de tiempo y reduciendo tiempos de preparacin y cambios, lo que permite que se puedan programar lotes ms pequeos, lo cual tiene como consecuencia la reduccin de inventarios (Fullerton et al, 2001). El desempeo de los inventarios (nivel y rotacin de inventarios) est directamente relacionado con las entregas justo a tiempo desde los proveedores, kanban y la integracin JIT con los clientes (Mackelprang, 2010). El desempeo de las entregas (confiabilidad y velocidad de las entregas) es otro beneficio que se obtiene al implementar todas las prcticas JIT. Aunque los lotes de tamao pequeo no tienen impacto directo en el tiempo de ciclo, los inventarios en proceso reducidos y un ambiente de trabajo ms organizado fomentados por tamaos de lote ms pequeos llevan a mejoras en los tiempos de ciclo (Mackelprang, 2010). Para muchas empresas, la produccin JIT ha proporcionado un impulso competitivo y les ha permitido alcanzar las demandas de la competencia global. La adopcin exhaustiva de las prcticas JIT puede ser muy costosa, sin embargo, estas inversiones generan retornos significativos a travs de los ahorros en costos a travs de los aos (Mackelprang, 2010). El retorno de las inversiones de JIT no se observan inmediatamente debido a la naturaleza de largo plazo del proceso de implementacin. En cuanto a los recursos humanos, Los costos de entrenamiento inicialmente reducen el margen de utilidad, pero mejoran la productividad en el largo plazo (Fullerton et al, 2003). Adems, la implementacin de JIT ha tenido un impacto muy positivo en los trabajadores. Las mejoras en las habilidades de estos para desempear ciertos trabajos y el incremento en el nivel de participacin en las decisiones de la empresa llevan a mayor motivacin, satisfaccin y bajas tasas de ausentismo (Salaheldin, 2005). Las prcticas JIT, excepto kanban y las entregas justo a tiempo desde los proveedores mejoran el desempeo de la calidad (Mackelprang, 2010) ya que las empresas obtienen menos desperdicios, reprocesos y comunicacin ms efectiva entre los departamentos y los empleados. Adicionalmente, las relaciones de largo plazo con pocos proveedores permiten hacer menos inspecciones (Fullerton et al, 2001). Finalmente, al implementar JIT se debe tener en cuenta que todos los elementos de JIT estn interrelacionados y para obtener todos los beneficios de este es importante que el enfoque de implementacin considere los efectos en el sistema en lugar de implementar ciertas prcticas de JIT como un programa de administracin especfico (Mackelprang, 2010). Si JIT no se implementa como parte de una transformacin sistemtica y exhaustiva de los procedimientos de produccin y operaciones, y solo se implementa por partes, no se pueden obtener todos los beneficios que aporta esta filosofa (Fullerton et al, 2003).

CONCLUSIONES Justo a tiempo (JIT) es una filosofa que permite reducir costos en las empresas mediante la eliminacin de desperdicios en toda la cadena de produccin y la integracin con los proveedores y clientes, logrando que se produzca nicamente lo que el cliente requiere y en el momento que lo necesita. Involucra a todas las personas de la empresa generando una cultura de mejora continua asegurando la calidad del producto y la reduccin de los costos de fabricacin.

La implementacin de justo a tiempo requiere de un anlisis previo de la posicin competitiva de la empresa y del establecimiento de una estrategia y unos objetivos de fabricacin de manera que se obtengan los mayores beneficios que esta filosofa aporta. Cuando la empresa decide implementar JIT debe entender que es un proceso de largo plazo, el cual implica llevar a cabo muchos cambios en la forma comn de hacer las cosas y unas inversiones importantes especialmente en recursos humanos, los cuales son la base del cambio que se requiere. Esta filosofa tiene impactos significativos en los tiempos de respuesta a los clientes, los costos de fabricacin y la calidad del producto, y se obtiene el mximo provecho cuando se implementan todas las herramientas descritas como conjunto y no unas aisladas de las otras.

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