ADMINISTRACION DEL TIEMPO

El tiempo es nuestro recurso ms valioso, si usted no comprende esto, seguir sin entender adonde va. Adems se le escurrir entre las manos. El problema del tiempo es que no se detiene, no lo podemos congelar o retroceder, para rehacer las cosas que no hicimos o hicimos mal. Simplemente pasa. En la rutina del trabajo diario, nos encontramos que tenemos una montaa de cosas por hacer, pero tenemos poco tiempo para hacerlo. A veces los jefes, para indicar la urgencia de tener un trabajo preparado dicen que lo quieren para ayer; significando que desde ayer debera haber estado listo. Conclusin: El tiempo disponible que tenemos debemos aprovecharlo ptimamente. El mal manejo de nuestro trabajo en el tiempo es la causa nmero uno de stress. El aprovechamiento del tiempo no se logra de la noche a la maana. Se deben aprender habilidades bsicas de trabajo para realizar ms tareas en las horas disponibles. Si se disponen de ocho horas diarias, es posible que nos diluyamos en una variedad de actividades y cuando nos enfrentamos a las tareas importantes, nos percatamos que necesitamos trabajar unas horas extras, para poder cumplir. Un concepto importante alrededor del tiempo es que su duracin es subjetiva para cada persona. Hay personas que lo perciben como que vuela, mientras que para otros, lo sienten que pasa demasiado lento. La vivencia del tiempo, entonces pareciera ser algo aprendido. Para poder sacarle todo su provecho. Eso hace que para algunas personas parecieran realizar su trabajo y todava pueden hacer otras cosas, en un tiempo limitado laboral, mientras que a otras, se les va volando.

GRUPO NO. 1

AHORRO DE TIEMPO.
Un ao tiene 525.600 minutos. Muchas personas malgastan un alto porcentaje de esos minutos. Las personas que gozan de una vida equilibrada que tienen xito en su vida personal, familiar, profesional, espiritual, fsica y econmica- son las que mejor utilizan el tiempo. Tanto las personas exitosas como las que no tienen xito cuentan exactamente con 1.440 minutos todos los das de su vida. Cada quien usa el tiempo de maneras muy diferentes y obtienen resultados totalmente diferentes. Una correcta administracin del tiempo es necesaria para cualquier persona que aspira tener xito. El tiempo es su bien ms preciado y estable, pues todos los das traen la misma cantidad. Cuando usted deja escapar esos minutos y esas horas, se van para siempre. LA PREGUNTA ES: como hacer un uso ms eficiente del tiempo. Para un mejor aprovechamiento del tiempo, estamos proponiendo el aprendizaje de algunas habilidades: HABILIDADES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO DE MANERA EFECTIVA. Habilidad 1. Aprenda a identificar su misin y objetivos de su trabajo. Toda persona tiene una misin o un objetivo fundamental para ocupar un puesto de trabajo en una organizacin o institucin. En ocasiones, las personas olvidan porque estn en un puesto de trabajo y hacen de todo, menos para lo que fueron contratados. En otras, la persona se identifica tanto con su trabajo que se pierde en l y pierde de vista las cosas importantes que debe hacer. Habilidad 2. Aprenda a identificar que es lo importante entre las tareas que se le han encomendado. Reconocer en medio de las exigencias de un trabajo, especialmente de oficina, que cosas hay que hacer primero, es difcil en ocasiones. Las llamadas telefnicas, las visitas programadas o no esperadas, un memo que llega de pronto de parte del jefe y ordena entregar un trabajo ya; todas son interrupciones de lo que podra ser una rutina normal de trabajo, cuando Ud llega muy temprano para escribir un informe o preparar una propuesta, o para organizar la informacin necesaria para formular un proyecto.

GRUPO No. 2

HABILIDADES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO DE MANERA EFECTIVA. Habilidad 3. Aprenda a priorizar, entre lo importante y lo urgente. El sndrome de lo urgente es un vicio de nuestras culturas institucionales, porque en toda la organizacin, se estn haciendo cosas hasta el ltimo momento. Un informe no se ha completado faltando media hora para la reunin donde ser presentado: la consecuencia es el CAOS. Todo mundo corriendo, levantando textos en las computadoras e imprimiendo (a veces sacrificando la calidad del producto, dejando pasar errores ortogrficos, fallas de estilo, etc.), pero despus todos suspiran y dicen: resolvimos!!. otro ejemplo, es el del estudiante que un da antes est estudiando para un examen, l siente que debe aprenderse un montn de material, hasta ltima hora y si los resultados no son buenos, le va a echar la culpa al tiempo. Toda persona que quiera administrar mejor su tiempo, debe saber hacer una PLANIFICACIN,o sea describir que cosas tiene que hacer y prepararlas con suficiente tiempo e identificar que cosas tiene que delegar. En caso contrario, el tiempo se lo comer. El aprender a dejar a un lado las tareas que no son importantes, teniendo presente la misin que tenemos, nos permitir concentrarnos mejor y cumplir con nuestros compromisos. Muchas veces entre tareas importantes y urgentes pueden haber confusiones, pero un breve anlisis del impacto de realizarla o no, dar la solucin, de cual es la que debe realizarse. Ej; Preparar un informe es ms importante que contestar llamadas que no tienen nada que ver con la tarea? Dejar de contestar las llamadas tendr un impacto en la preparacin del informe del cual puede depender mi trabajo? Dejar de hacer el informe para contestar la llamada, que es para ponerme de acuerdo con alguien para almorzar, tiene impacto en mi tarea principal? Habilidad 4. Aprenda a ponerse metas. Las metas son proyecciones de los resultados que queremos alcanzar en un determinado tiempo. Puede ser una semana, un mes, un ao o ms. Las metas de las empresas u organizaciones se formulan de esta manera. Mientras las instituciones de servicio, como las del gobierno, se plantean resultados en trminos de beneficio a la poblacin, las empresas se las fijan en trminos de rentabilidad o ganancia. Como personas tambin nos planteamos metas. Algunas de largo plazo, como puede ser tener una casa o un vehculo, a darle la mejor educacin a los hijos. En la vivencia del trabajo diario, la habilidad de fijarse metas es vital para el aprovechamiento del tiempo, en tanto le permite concentrar los esfuerzos en una sola direccin y un uso de los recursos a la disposicin muy eficiente. Una persona que no tiene

metas en su trabajo, andar como papalote sin cola, es decir, sin direccin. Ustedes podrn recordar en este momento a personas que parece que no tienen nada que hacer, verdad? cuando de cierto tienen un cmulo de tareas pendientes. Las metas deben ser claras y precisas. Deben tener una fecha de realizacin, un estndar de calidad esperado. Las metas en un ambiente de trabajo estn definidas en los planes anuales de las organizaciones, en lo que corresponde a los departamentos u oficinas.

GRUPO No. 3

HABILIDADES PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO DE MANERA EFECTIVA. Habilidad 5. Encontrar sentido de realizacin al trabajar organizadamente. El cumplir por cumplir con las tareas del trabajo diario pareciera ser no suficiente, en el contexto de la administracin efectiva del tiempo. Se le debe encontrar sentido. Es decir, un significado que le motive. Se le pregunt a dos albailes que hacan; el primero dijo: bueno, pongo mezcla en esta hilera de bloques y despus pongo los bloques de manera que queden parejos y se vean bien...con cierto grado de aburrimiento. El segundo, contest de manera diferente: bueno, yo estoy contribuyendo a la construccin de una gran catedral que ser admirada por siglos. Cual daba mayor significado al trabajo que haca? DOCE ACTIVIDADES O TAREAS EN LAS QUE SE MALGASTA EL TIEMPO. 1 Desorganizacin Personal. 2 Problemas de Delegacin. 3 Interrupciones. 4 Indecisin y Postergacin. 5 Actividades Sociales. 6 Correspondencia sin importancia. 7 Falta de Planificacin. 8 Televisin. 9 Reuniones. 10 Problemas y diligencias familiares. 11 Problemas con el automvil y viajes. 12 Fatiga. Aceptar o Complementar esta lista con actividades o tareas que se malgasta el tiempo en Casa Pellas o en la Vida personal de los integrantes del grupo. Hacer recomendaciones para mejorar cada aspecto.

GRUPO No. 4

COMENTARIOS ADICIONALES SOBRE EL CONTROL DEL TIEMPO. El planeamiento obliga a considerarlo. Es la tela de la que est hecha la vida, Es irreversible, se gasta, es irremplazable. Es elstico y subjetivo. Perecedero. No se almacena ni se vende; no se recupera. No retorna jams; no tiene sustituto. Todo se desarrolla en el tiempo y consume tiempo, pero ste es planificable. OPTIMICE SU EFECTIVIDAD INCREMENTE SU SATISFACCION

PERSONAL : Desarrolle Tcnicas grupales de Administracin del tiempo. Controle las interrupciones. Incremente la efectividad de sus reuniones de trabajo. Optimice el control del papeleo. Desarrolle estrategias efectivas de delegacin y planeacin. Programe sus actividades : CREZCA EN PERSONALIDAD. Desarrolle su actitud Si puedo Establezca metas claras. Jerarquice la atencin a sus asuntos. Analice el uso de su tiempo personal y profesional. Elimine el vicio de dejar todo para maana.

RECOMENDACIONES PARA ADMINISTRAR NUESTRO TIEMPO : 1. Arregla tu entorno de modo que concuerde con tus metas: Siempre habr cambios en la cantidad de tiempo que puedes invertir para hacer una actividad. Ej: Si tienes que lustrar zapatos, no lo hagas t, delega en tus hijos o paga por la actividad. Cambia horas por dinero. Pero las horas son ms Importantes, porque son tu vida. 2. Usa la regla del 80/20 : El 80% del resultado viene del 20% de los eventos. En la iglesia el 80% del trabajo se hace con el 20% de la gente. 80% de las ventas de una organizacin vienen del 20% de sus productos. 80% del resultado de un partido de futbol es la consecuencia del 20% del tiempo que paso en el campo del juego. Al usar nuestra tcnica del ABC, si tenemos diez cosas solo dos sern de categora A. 3. Aprovecha los retrasos : Pasamos una buena cantidad de tiempo esperando que las cosas sucedan. Si tienes que esperar, espera, no te impacientes. Aprovecha el tiempo. Saca tu lista de metas y revsalas. Lleva siempre contigo un libro o peridico que leer. Repasa tus prioridades. Mira el mundo que est a tu alrededor y encuentra alguna cosa nueva que no vistes antes. Comienza una conversacin positiva con la persona que espera tambin a tu lado. Lleva contigo una lista o coloca en la pared de tu casa una lista de cosas que puedes hacer en diez minutos. 4. Realiza tus compras con estrategia: El hecho de ir al supermercado o mercado consume una buena cantidad de tiempo. Combina la mayor cantidad de compras , para ahorra el tiempo de ir de un negocio a otro. Trata de escribir la lista de tus compras en el orden que te vas a mover en el mercado o supermercado. SI ADQUIERES ESTE HABITO EN POCO TIEMPO NO NECESITARAS LA LISTA. Realiza las compras cuando no este muy concurrido. 5. Limpia con estrategia : Barre primero para no echar polvo sobre los muebles que ya limpiaste. Coloca alfombras en las puertas para que los dems se limpien al entrar. Programa tu limpieza y arreglo de tu ropa para varios das. Solicita a cada miembro de la familia que recoja y guarde su ropa sucia. Pide a cada miembro de la familia que recoja y guarde su ropa lavada. El da que lavas, haz que cada uno te lleve su ropa y sbanas sucias tienda su cama con sbanas limpias.

6. Haz una cosa a la vez. Algunas personas parecen realizar mucho ms que otras. Cul es su secreto? A menudo su mtodo es hacer una cosa a la vez, de acuerdo a las prioridades. El hacer esto les ayuda a terminar ms tareas que si hubiesen estado haciendo varias al mismo tiempo. En otras palabras, se concentran, establecen prioridades y las respetan. Recuerdas, lo que cuent no es cunto hacemos, sino cuntas cosas logramos terminar. 7. Aprende a establecer posterioridades: Cuando establecemos prioridades individuales, simplemente decidimos qu es lo que queremos hacer y cundo lo queremos hacer. Pero tambin tenemos que establecer posterioridades decidir que cosas vamos a dejar de lado, y respetar esta decisin. A veces posponemos y generalmente lo abandonamos.

GRUPO No. 5

ADMINISTRA BIEN USTED SU TIEMPO :

Responde a las preguntas con un s o un no. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Accin Planea que va a realizar en el da y sus metas. Tiene ud. tanta tareas que no sabe por donde iniciar. Inicia con las tareas desagradables y las finaliza en seguida. Memoriza ud. sus tareas simplemente sin anotarlas. Recibe con gusto las nuevas responsabilidades y pero es cuidadoso (a) de no asumir demasiados compromisos. Se siente abrumado (a) por el trabajo Cuando se acerca al plazo de cumplimientote alguna tarea o actividad, Programa ud su trabajo para conseguir hacer un poco cada da. Se siente culpable si solicita ayuda para hacer una tarea que ud. es capaz de hacer. Cuando ud. delega asigna usted tareas interesantes y no slo el trabajo pesado. Al delegar ud. retiene ud. la autoridad por las tareas y toma su parte del crdito? Separa ud. bloques grandes de su tiempo para lograr las tareas importantes. Trabaja ud fuera de horas en la oficina. Trata ud de resolver los asuntos mediante llamadas telefnicas a menos que se requiera una comunicacin por escrito. Guarda ud. todo porque podra ser necesario Es ud. el o la que vuelve la atencin hacia el tema principal en las reuniones? Es ud. un (a) perfeccionista al que no le importa cunto tiempo toma tener el trabajo hecho con tal de que est bien hecho. Es usted de los que no se preocupa por los errores del pasado o los eventos futuros que no estn bajo su control? Analiza UD. cuidadosamente las decisiones ms inconsecuentes? Fija UD plazos para usted su personal? Lleva UD. siempre trabajo a su casa? Pasa UD. cada da un tiempo con cada uno de Si No

22 23 24 25 26 27 28 29 30

sus hijos. Desaparece su vida social cuando usted est ocupado en su trabajo. Pone ud. valor a su tiempo y paga a alguien para hacer algo que usted podra hacer? Posterga usted las cosas porque es mejor trabajar bajo presin. Ud. siempre tiene algo de trabajo independiente de donde se encuentre. Hace usted compras en varios lugares para ahorrarse su dinero Se ofrece usted como voluntario (a) para slo unas pocas causas sobre las que ud. se siente fuertemente inclinado (a) Cree ud. que los quehaceres domsticos son responsabilidad de la mujer y que los hombres tienen cosas ms importantes que hacer? Est segura (o) que duerme lo suficiente? Hara ud ejercicio si no estuviera tan ocupado (a)

EVAALUACION: Anotar 2 puntos por cada respuesta positiva a las preguntas impares y 2 puntos por cada respuesta negativa a las preguntas pares. ENCIMA DE 50 PUNTOS : FELICITACIONES UD. ES UNA PERSONA QUE ADMINISTRA BIEN SU TIEMPO. 40 -50 PUNTOS: Lo est haciendo bastante bien.pero an necesita trabajar en algunas rea. Menos de 40 puntos: Ud. necesita aprender tcnicas y usarlas para un mejor uso de su tiempo.