Cmo administrar el tiempo

Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende de cada quien aprovecharlas al mximo. Tanto en el trabajo, como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer uso del tiempo, el recurso ms preciado, en forma eficiente.

La administracin del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma ms adecuada de usarlo en forma efectiva.

Manejar su tiempo le obligar a ser explcito en cuanto al valor que le da a su vida personal y profesional, y le permitir dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le ayudar a mantener el equilibrio entre las mltiples presiones bajo las cuales est sometido, facilitndole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrs y el cansancio. Controle su tiempo

Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo (en esta seccin encontrar artculos, enlaces, y otros recursos). Pero la mayora de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos bsicos para controlar el tiempo:

Conozca cmo utiliza su tiempo: durante un par de das (mejor an, una semana), lleve una bitcora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categoras como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades. Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada da y semana. Desglose

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cada objetivo en tareas, asgneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades. Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirn comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo especfico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc. Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser: o Sobrecargar su horario: tratar de hacer ms de lo que resulta posible. o Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo o Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefnicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

Como hacer un cronograma prctico y til

Durante los inicios de la profesin, se ha identificado la gestin de proyectos con el cronograma. Esta herramienta ha sido, y quizs an sea, un icono de la gestin de proyectos.

A pesar de esto, no es frecuente utilizar una metodologa para generarlo, y el crono termina siendo a veces una obra de arte celosamente defendida por su creador pero de dudoso uso prctico.

Bien, pero... para que hacemos un cronograma?. Puede que lo hagamos para comunicar aspectos relacionados con los tiempos y plazos, o para planificar recursos, o puede que se vaya a utilizar como herramienta de seguimiento, o para que nos de soporte para calcular
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el flujo financiero del proyecto. Dependiendo del uso que le daremos, tendremos que decidir sobre como lo elaboraremos, pero de todos modos el cronograma base probablemente sea siempre el que usemos para gestionar los tiempos.

Los pasos bsicos para crear un cronograma til, validado por el team, y factible de re-uso son:

Determinar los principales entregables del proyecto (lo que generar el proyecto) y organizarlos jerrquicamente. Para no olvidar nada es necesario consultar al equipo de proyecto y mirar con lupa la declaracin de alcance. En este punto se debe tener un sano equilibrio entre no olvidar nada importante y tener un detalle abrumador que dificulte el uso de la informacin. Este equilibrio lo da la experiencia.

A partir de estos entregables determinar las actividades necesarias para realizarlos. Esto puede hacerse a alto nivel y luego ser perfeccionado. El listado puede hacerse directamente sobre la herramienta, la cual no necesita ser especfica de proyecto, por ejemplo podemos usar Excel para hacer un diagrama de barras. Luego agregar las tareas subsidiarias a las principales y marcar los hitos. La cantidad de actividades deber tener relacin con el nivel de control que necesitemos ejercer luego.

Establecer la secuencia de las actividades sin olvidar cuales son obligatorias y cuales son optativas, ya que al momento de tener que reducir plazos esta informacin ser vital. Nuevamente aqu necesitaremos la ayuda de los expertos. Las restricciones de recursos no aparecen an en esta etapa.

Estimar el esfuerzo de cada actividad (horas-hombre), definir los recursos a disponer para cada actividad, y con esto calcular la duracin de las tareas. Notar que en general un aumento o disminucin en la
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cantidad de los recursos no implica un cambio lineal en el tiempo de ejecucin, 20 pintores no terminan un cuarto 10 veces ms rpido que 2, pero 2 probablemente terminarn en menos de la mitad de tiempo que uno solo. No olvidar que quien mejor puede estimar el esfuerzo de una tarea es quien la har, o al menos quien antes la ha hecho. El tiempo estimado deber ser aquel que nos brinde una razonables probabilidades de terminar el proyecto a tiempo. Y cuanto es razonable?, bien para algunos ser el 80% de probabilidades, para otros el 95% y habr quienes se conformen con el 75%, depende del proyecto y su entorno. Para que el crono sea consistente, si varias personas intervienen en la estimacin de los plazos, ser necesario asegurarnos que todos estn tomando el mismo margen de seguridad y que este es conocido, es decir descubrir y homologar los colchones.

Finalmente hay que rever el cronograma a fin de: bajarlo a un calendario (teniendo en cuenta feriados, vacaciones, factores climticos, etctera.); nivelar recursos, es decir modificar las duraciones y comienzos de las tareas para que puedan ser ejecutadas por el team designado; optimizar el camino crtico, en otras palabras reducir el cronograma poniendo atencin a las tareas que determinan la duracin del proyecto; y por ltimo mitigar el riesgo en las actividades con probabilidad de atrasarse. El equipo de proyecto vuelve a ser protagonista en esta actividad.

Con el crono listo ya podemos comunicar cundo terminaremos el proyecto, pero atencin, es sano comunicar un rango de fechas mas que un punto en el tiempo (si se puede claro est).

Luego de cerrado el proyecto es valioso guardar el cronograma real y documentar las lecciones aprendidas en el proceso de gestin de tiempos.

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