¿Cómo crear un balance general básico?

A. (Figura 2) Es recomendable que al digitar un mes que corresponde a 1 sólo dígito. anteceda el cero (0) del código de mes. En la celda A1 digite el nombre de la conexión o compañía que BIABLE necesita para consultar la información empresarial. Cree los títulos para los datos a consultar 2. 4. (Figura 2) FIGURA 2. En una nueva hoja de cálculo en Excel escriba los títulos de las columnas de los datos que consultará posteriormente. En la celda A2 digite el año que corresponde a la consulta deseada.¿Cómo crear un balance general básico? 2 1. 3. (Figura 2) En la celda A3 digite el nombre del mes que quiere consultar: Ej: 04. de la siguiente forma: FIGURA 1. | Copyright©2008 . asi: 01 (Enero) 02 (Febrero) 03 (Marzo) 04 (Abril) 05 (Mayo) 06 (Junio) 07 (Julio) 08 (Agosto) Visión Tecnológica S. Ej: Vision. Ej: 2009.

digite el cero (0) y por último el número del mes. (Figura 3) Visión Tecnológica S. En la ventana “Formato de celdas”. Digite nuevamente el código del mes a consultar y Excel tomará esa celda con formato texto. ya que Excel no toma en cuenta los ceros antecedidos de un número. Existen varias formas de hacerlo: a) Digite una comilla simple (‘). Columna Cuenta: A partir de la celda A8 hacia abajo deberá digitar los códigos de las cuentas involucradas en el balance general. Termine con Enter.¿Cómo crear un balance general básico? 3 09 (Septiembre) Esto se hace con el fin de configurar el contenido de esa celda con formato texto. Ej: ’04. en la pestaña “Número” seleccione la categoría “Texto” y termine haciendo clic en “Aceptar”. | Copyright©2008 . b) En una celda digite el código de mes a consultar. FIGURA 2. 5.A.

En la sección “Seleccionar una función”. | Copyright©2008 . 6.Cuenta) PARÁMETROS Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de configuración de conexiones. seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría. SINTAXIS =NombreCuenta(Cia. Visión Tecnológica S. busque en la lista la función “NombreCuenta”.A. Ubíquese en la celda B8 e inserte la función “NombreCuenta” ubicada dentro del grupo de funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”: - En la nueva ventana. Cuenta: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Cuenta a analizar. Columna Nombre Cuenta: Función NOMBRECUENTA DEFINICIÓN Retorna el nombre de una cuenta de una compañía específica.¿Cómo crear un balance general básico? 4 FIGURA 3.

Para el ejemplo será B8. La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar la celda donde se encuentra la “Cia” (conexión o compañía) y la “Cuenta”. Puede fijar la celda con la tecla F4. - En el campo “Cia” diríjase a la celda donde ha digitado el nombre de la conexión y seleccione dicha celda. | Copyright©2008 . Para este caso.A. fije sólo la columna con F4 hasta que el signo $ anteceda la letra correspondiente a la columna. En el campo “Cuenta” diríjase a la celda donde ha digitado el código de la Cuenta y seleccione dicha celda.¿Cómo crear un balance general básico? 5 - Haga clic en el botón “Aceptar”. (De esta forma está fijando sólo la columna) - - Termine haciendo clic en el botón “Aceptar” Visión Tecnológica S. Para el ejemplo será A1.

A. | Copyright©2008 . BIABLE traerá el nombre de la cuenta que usted digitó en las demás celdas. Para el ejemplo serán las celdas B9 y B10. Como puede notar.¿Cómo crear un balance general básico? 6 - Copie y pegue la función que acaba de crear a las celdas siguientes. Visión Tecnológica S.

Tercero: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Tercero a analizar.CCostoIni. CuentaInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta a evaluar. MesInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período a analizar. Saldo Inicial y Saldo Final. Digite el formato en que desea ver los valores. Diligenciarlo es opcional.SucursalFin. El diligenciamiento es opcional. pero también tiene una función que reúne todas ellas: DatoContable Función DATOCONTABLE DEFINICIÓN Retorna el dato especificado en el parámetro operación para una compañía en el rango especificado. Este parámetro es opcional.¿Cómo crear un balance general básico? 7 7. Movimiento. Si la cuenta seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Créditos. se asume el periodo inicial como período de consulta. CCostoFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo límite a analizar.MesFinal.Mon) PARÁMETROS Operación: Digite. Este parámetro es obligatorio. | Copyright©2008 . Crédito. CCostoIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo a analizar. si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora. CuentaFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta límite a evaluar.CuentaInicial. SINTAXIS =DatoContable(Operación.CuentaFinal. MesFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período límite a analizar.A. dólares (TRM del día) o el cambio deseado. SucursalFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal límite a analizar.MesInicial. Saldo Inicial.S ucursalIni. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de meses. SucursalIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal a analizar. Este parámetro es opcional. se devolverá 0. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. si se deja vacío. Este parámetro es obligatorio. déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales. seleccione o referencia de una hoja de cálculo el dato que se quiere devolver en la función: Débito. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de cuentas. Visión Tecnológica S.CCostoFin. Saldo Final o sus análogos en el presupuesto (si aplica para su sistema de información). Este parámetro es opcional. Millones (1000000). Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de configuración de conexiones. déjelo vacío si su sistema contable no maneja centros de costos.Tercero. Si la cuenta seleccionada no maneja centro de costos. Este parámetro es opcional.Cia. Movimiento. Columna Saldo Inicial: BIABLE posee las funciones particulares para Débitos. Mon: Permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000). Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos.

A. La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar los parámetros de consulta mencionados en el recuadro para la función DatoContable - En el campo “Operación” referencie la celda donde se encuentra el nombre del dato a consultar (Débitos. seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría. busque en la lista la función “DatoContable”. - Haga clic en el botón “Aceptar”. | Copyright©2008 . Para nuestro Visión Tecnológica S.¿Cómo crear un balance general básico? 8 - Ubíquese en la celda C8 e inserte la función “DatoContable” ubicada dentro del grupo de funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”: - En la nueva ventana. Créditos. Saldo Final o Movimiento). Saldo Inicial. En la sección “Seleccionar una función”.

(De esta forma estará fijando sólo la fila) - En el campo “Cia” referencie la celda donde se encuentra el nombre de la conexión o compañía. será C7. será A1.¿Cómo crear un balance general básico? 9 ejemplo. Para nuestro ejemplo.A. Fije la fila con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda el número. será A8. | Copyright©2008 . Fije la celda con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda la letra de la celda. Para nuestro ejemplo. Visión Tecnológica S. Fije la celda con la tecla F4 - En el campo “CuentaInicial” referencie la celda donde se encuentra el código de la cuenta a consultar.

A. deberá incluir en el campo CuentaInicial la cuenta 1105 y en el campo CuentaFinal la cuenta 1110 y BIABLE automáticamente le sumará los valores de todas las cuentas que van desde la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110. En el campo “MesInicial” existen 2 formas de agregar este parámetro:  Referencie la celda donde se encuentre el año y concatene con el símbolo Ampersand (&) con la celda donde se encuentre el mes.¿Cómo crear un balance general básico? 10 - El campo CuentaFinal sirve para darle un límite de consulta a BIABLE con respecto a las cuentas: Por ejemplo: Si desea hallar el DatoContable de la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110. Por ejemplo: Si va a consultar el resultado de un dato en un lapso de tiempo: Desde 200904 hasta 200906. indique el periodo 200904 como MesInicial y el periodo 200906 como MesFinal. - En el campo “MesFinal” referencie el PERIODO límite a consultar. En el asistente de la función DatoContable referencia la celda que acaba de crear con el parámetro PERIODO. Este campo puede dejarlo en blanco. Visión Tecnológica S. por ejemplo: 200904.  Digite en una celda en blanco el periodo completo. | Copyright©2008 . 2009 corresponde al año y 04 corresponde al mes. - De esta forma convierte la consulta del campo Mes a PERIODO.

En el campo “SucursalIni” digite o referencie el código de una Sucursal a analizar. Este parámetro es opcional.¿Cómo crear un balance general básico? 11 Este parámetro es opcional. - En el campo “Tercero” referencie o digite el código del Tercero a consultar. En el campo “CCostoIni” Digite o referencie el código del Centro de Costo a analizar. El diligenciamiento es opcional. déjelo vacío si su sistema contable no maneja centros de costos. | Copyright©2008 . - - - - - Termine haciendo clic en “Aceptar” y verá el resultado del Saldo Inicial para la cuenta seleccionada de esa compañía. dólares (TRM del día) o el cambio deseado. Este parámetro es opcional. El campo “Mon” permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000).A. Si la cuenta seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Millones (1000000). Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. En el campo “CCostoFin” digite o referencie el código del Centro de Costo límite a analizar. si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora. Si la cuenta seleccionada no maneja centro de costos. Digite el formato en que desea ver los valores. Este parámetro es opcional. Copie y pegue esta función en las celdas de la columna “Saldo Inicial” para las demás cuentas Visión Tecnológica S. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. se devolverá 0. déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales. En el campo “SucursalFin” digite o referencie el código de una Sucursal límite a analizar.

Saldo Final Debido a que la función DatoContable es usada para consultar el saldo inicial. Creditos. por medio del botón “Formato numérico” en BIABLE.A. Para el ejemplo serán las celdas D8 hasta F10. Visión Tecnológica S. créditos y saldo final.¿Cómo crear un balance general básico? 12 8. Columnas Débitos. Para una mejor presentación del informe es recomendable darle el formato de número a los valores arrojados. | Copyright©2008 . puede copiar y pegar la función creada en la columna Saldo Inicial en las celdas destinadas para los débitos. créditos. El resultado será el esperado si ha fijado correctamente las celdas en la función creada previamente. el movimiento y el saldo final. los débitos.

A. Para el título de la fecha. puede usar la función “NombreConexion” del grupo de funciones que BIABLE le ofrece. | Copyright©2008 . es posible concatenar funciones entre sí: Visión Tecnológica S.¿Cómo crear un balance general básico? 13 Termine su informe agregando los títulos correspondientes y dándole un formato para la presentación: Para el nombre de la compañía.

el mes o las cuentas en el momento en que desee consultar otro tipo de información referente a estos parámetros. y automáticamente el valor habrá cambiado. Visión Tecnológica S. Digite la información a consultar.A. Concatenamos la función “NombreMes” que devuelve a “Abril” como resultado de la celda A3 2.¿Cómo crear un balance general básico? 14 BIABLE le ofrece la función “NombreMes” que devuelve el nombre de un mes a partir de una fecha. El signo Ampersand (&) une la palabra “ DE ” y el contenido de la celda A2. | Copyright©2008 . que en este caso es el año 2009. BIABLE le permitirá cambiar los parámetros de consulta como la conexión. el año. Para el ejemplo: 1.

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