¿Cómo crear un balance general básico?

En una nueva hoja de cálculo en Excel escriba los títulos de las columnas de los datos que consultará posteriormente. 4. asi: 01 (Enero) 02 (Febrero) 03 (Marzo) 04 (Abril) 05 (Mayo) 06 (Junio) 07 (Julio) 08 (Agosto) Visión Tecnológica S. En la celda A2 digite el año que corresponde a la consulta deseada. 3. (Figura 2) FIGURA 2. Cree los títulos para los datos a consultar 2.¿Cómo crear un balance general básico? 2 1. de la siguiente forma: FIGURA 1. (Figura 2) Es recomendable que al digitar un mes que corresponde a 1 sólo dígito. | Copyright©2008 . anteceda el cero (0) del código de mes.A. Ej: Vision. (Figura 2) En la celda A3 digite el nombre del mes que quiere consultar: Ej: 04. Ej: 2009. En la celda A1 digite el nombre de la conexión o compañía que BIABLE necesita para consultar la información empresarial.

Existen varias formas de hacerlo: a) Digite una comilla simple (‘). Columna Cuenta: A partir de la celda A8 hacia abajo deberá digitar los códigos de las cuentas involucradas en el balance general. digite el cero (0) y por último el número del mes. Digite nuevamente el código del mes a consultar y Excel tomará esa celda con formato texto.¿Cómo crear un balance general básico? 3 09 (Septiembre) Esto se hace con el fin de configurar el contenido de esa celda con formato texto. (Figura 3) Visión Tecnológica S. En la ventana “Formato de celdas”. Termine con Enter. en la pestaña “Número” seleccione la categoría “Texto” y termine haciendo clic en “Aceptar”. FIGURA 2. 5.A. Ej: ’04. ya que Excel no toma en cuenta los ceros antecedidos de un número. b) En una celda digite el código de mes a consultar. | Copyright©2008 .

busque en la lista la función “NombreCuenta”. En la sección “Seleccionar una función”.Cuenta) PARÁMETROS Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de configuración de conexiones. Ubíquese en la celda B8 e inserte la función “NombreCuenta” ubicada dentro del grupo de funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”: - En la nueva ventana. Columna Nombre Cuenta: Función NOMBRECUENTA DEFINICIÓN Retorna el nombre de una cuenta de una compañía específica.¿Cómo crear un balance general básico? 4 FIGURA 3. Cuenta: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Cuenta a analizar. | Copyright©2008 .A. 6. SINTAXIS =NombreCuenta(Cia. seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría. Visión Tecnológica S.

Para el ejemplo será A1. fije sólo la columna con F4 hasta que el signo $ anteceda la letra correspondiente a la columna. Para este caso.¿Cómo crear un balance general básico? 5 - Haga clic en el botón “Aceptar”.A. | Copyright©2008 . Puede fijar la celda con la tecla F4. - En el campo “Cia” diríjase a la celda donde ha digitado el nombre de la conexión y seleccione dicha celda. (De esta forma está fijando sólo la columna) - - Termine haciendo clic en el botón “Aceptar” Visión Tecnológica S. En el campo “Cuenta” diríjase a la celda donde ha digitado el código de la Cuenta y seleccione dicha celda. Para el ejemplo será B8. La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar la celda donde se encuentra la “Cia” (conexión o compañía) y la “Cuenta”.

| Copyright©2008 . Para el ejemplo serán las celdas B9 y B10.¿Cómo crear un balance general básico? 6 - Copie y pegue la función que acaba de crear a las celdas siguientes. BIABLE traerá el nombre de la cuenta que usted digitó en las demás celdas. Visión Tecnológica S. Como puede notar.A.

Tercero: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Tercero a analizar. se asume el periodo inicial como período de consulta. Mon: Permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000). Créditos. déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales. Saldo Inicial. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. Saldo Inicial y Saldo Final. Digite el formato en que desea ver los valores. CCostoFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo límite a analizar. | Copyright©2008 . Crédito. MesInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período a analizar.CCostoIni. Visión Tecnológica S. CuentaFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta límite a evaluar. Este parámetro es obligatorio. MesFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período límite a analizar. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. Este parámetro es opcional. Si la cuenta seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0.S ucursalIni. déjelo vacío si su sistema contable no maneja centros de costos. si se deja vacío. si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora.Tercero. Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de configuración de conexiones. dólares (TRM del día) o el cambio deseado.MesFinal. Este parámetro es opcional. se devolverá 0. Columna Saldo Inicial: BIABLE posee las funciones particulares para Débitos.CuentaInicial. SucursalIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal a analizar. Diligenciarlo es opcional. Si la cuenta seleccionada no maneja centro de costos. SucursalFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal límite a analizar. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de meses. El diligenciamiento es opcional. Movimiento. CCostoIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo a analizar. Este parámetro es opcional.SucursalFin. SINTAXIS =DatoContable(Operación. Este parámetro es opcional. CuentaInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta a evaluar.¿Cómo crear un balance general básico? 7 7.Mon) PARÁMETROS Operación: Digite.A.Cia. Movimiento.CCostoFin.CuentaFinal. Saldo Final o sus análogos en el presupuesto (si aplica para su sistema de información). Este parámetro es obligatorio.MesInicial. Millones (1000000). Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de cuentas. seleccione o referencia de una hoja de cálculo el dato que se quiere devolver en la función: Débito. pero también tiene una función que reúne todas ellas: DatoContable Función DATOCONTABLE DEFINICIÓN Retorna el dato especificado en el parámetro operación para una compañía en el rango especificado.

La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar los parámetros de consulta mencionados en el recuadro para la función DatoContable - En el campo “Operación” referencie la celda donde se encuentra el nombre del dato a consultar (Débitos.¿Cómo crear un balance general básico? 8 - Ubíquese en la celda C8 e inserte la función “DatoContable” ubicada dentro del grupo de funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”: - En la nueva ventana. busque en la lista la función “DatoContable”. Créditos. | Copyright©2008 . Saldo Final o Movimiento). - Haga clic en el botón “Aceptar”. seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría. En la sección “Seleccionar una función”. Saldo Inicial. Para nuestro Visión Tecnológica S.A.

(De esta forma estará fijando sólo la fila) - En el campo “Cia” referencie la celda donde se encuentra el nombre de la conexión o compañía. Fije la celda con la tecla F4 - En el campo “CuentaInicial” referencie la celda donde se encuentra el código de la cuenta a consultar. Para nuestro ejemplo.A. será A8.¿Cómo crear un balance general básico? 9 ejemplo. Para nuestro ejemplo. Fije la fila con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda el número. Fije la celda con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda la letra de la celda. será C7. | Copyright©2008 . será A1. Visión Tecnológica S.

Visión Tecnológica S. Este campo puede dejarlo en blanco. - De esta forma convierte la consulta del campo Mes a PERIODO.¿Cómo crear un balance general básico? 10 - El campo CuentaFinal sirve para darle un límite de consulta a BIABLE con respecto a las cuentas: Por ejemplo: Si desea hallar el DatoContable de la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110. deberá incluir en el campo CuentaInicial la cuenta 1105 y en el campo CuentaFinal la cuenta 1110 y BIABLE automáticamente le sumará los valores de todas las cuentas que van desde la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110. 2009 corresponde al año y 04 corresponde al mes. En el asistente de la función DatoContable referencia la celda que acaba de crear con el parámetro PERIODO. Por ejemplo: Si va a consultar el resultado de un dato en un lapso de tiempo: Desde 200904 hasta 200906. indique el periodo 200904 como MesInicial y el periodo 200906 como MesFinal.A. En el campo “MesInicial” existen 2 formas de agregar este parámetro:  Referencie la celda donde se encuentre el año y concatene con el símbolo Ampersand (&) con la celda donde se encuentre el mes. - En el campo “MesFinal” referencie el PERIODO límite a consultar.  Digite en una celda en blanco el periodo completo. | Copyright©2008 . por ejemplo: 200904.

En el campo “SucursalIni” digite o referencie el código de una Sucursal a analizar. Este parámetro es opcional. El diligenciamiento es opcional. Si la cuenta seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0.A. Digite el formato en que desea ver los valores.¿Cómo crear un balance general básico? 11 Este parámetro es opcional. Este parámetro es opcional. En el campo “SucursalFin” digite o referencie el código de una Sucursal límite a analizar. | Copyright©2008 . En el campo “CCostoIni” Digite o referencie el código del Centro de Costo a analizar. - En el campo “Tercero” referencie o digite el código del Tercero a consultar. dólares (TRM del día) o el cambio deseado. se devolverá 0. En el campo “CCostoFin” digite o referencie el código del Centro de Costo límite a analizar. El campo “Mon” permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000). Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. Millones (1000000). déjelo vacío si su sistema contable no maneja centros de costos. Este parámetro es opcional. si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora. déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. Si la cuenta seleccionada no maneja centro de costos. - - - - - Termine haciendo clic en “Aceptar” y verá el resultado del Saldo Inicial para la cuenta seleccionada de esa compañía. Copie y pegue esta función en las celdas de la columna “Saldo Inicial” para las demás cuentas Visión Tecnológica S.

por medio del botón “Formato numérico” en BIABLE. Columnas Débitos. El resultado será el esperado si ha fijado correctamente las celdas en la función creada previamente. Saldo Final Debido a que la función DatoContable es usada para consultar el saldo inicial.¿Cómo crear un balance general básico? 12 8. | Copyright©2008 . los débitos.A. créditos. Para el ejemplo serán las celdas D8 hasta F10. Creditos. Visión Tecnológica S. puede copiar y pegar la función creada en la columna Saldo Inicial en las celdas destinadas para los débitos. el movimiento y el saldo final. créditos y saldo final. Para una mejor presentación del informe es recomendable darle el formato de número a los valores arrojados.

puede usar la función “NombreConexion” del grupo de funciones que BIABLE le ofrece.A.¿Cómo crear un balance general básico? 13 Termine su informe agregando los títulos correspondientes y dándole un formato para la presentación: Para el nombre de la compañía. | Copyright©2008 . Para el título de la fecha. es posible concatenar funciones entre sí: Visión Tecnológica S.

que en este caso es el año 2009. | Copyright©2008 . y automáticamente el valor habrá cambiado. BIABLE le permitirá cambiar los parámetros de consulta como la conexión.¿Cómo crear un balance general básico? 14 BIABLE le ofrece la función “NombreMes” que devuelve el nombre de un mes a partir de una fecha. El signo Ampersand (&) une la palabra “ DE ” y el contenido de la celda A2. Digite la información a consultar. Para el ejemplo: 1. Concatenamos la función “NombreMes” que devuelve a “Abril” como resultado de la celda A3 2. el año. el mes o las cuentas en el momento en que desee consultar otro tipo de información referente a estos parámetros.A. Visión Tecnológica S.