¿Cómo crear un balance general básico?

(Figura 2) FIGURA 2. de la siguiente forma: FIGURA 1. Cree los títulos para los datos a consultar 2. (Figura 2) En la celda A3 digite el nombre del mes que quiere consultar: Ej: 04. En la celda A2 digite el año que corresponde a la consulta deseada. En una nueva hoja de cálculo en Excel escriba los títulos de las columnas de los datos que consultará posteriormente. 3. | Copyright©2008 . anteceda el cero (0) del código de mes.A. Ej: Vision. 4.¿Cómo crear un balance general básico? 2 1. asi: 01 (Enero) 02 (Febrero) 03 (Marzo) 04 (Abril) 05 (Mayo) 06 (Junio) 07 (Julio) 08 (Agosto) Visión Tecnológica S. (Figura 2) Es recomendable que al digitar un mes que corresponde a 1 sólo dígito. En la celda A1 digite el nombre de la conexión o compañía que BIABLE necesita para consultar la información empresarial. Ej: 2009.

(Figura 3) Visión Tecnológica S. FIGURA 2.A. Columna Cuenta: A partir de la celda A8 hacia abajo deberá digitar los códigos de las cuentas involucradas en el balance general. Digite nuevamente el código del mes a consultar y Excel tomará esa celda con formato texto. 5. | Copyright©2008 . Ej: ’04. b) En una celda digite el código de mes a consultar. En la ventana “Formato de celdas”. Termine con Enter. en la pestaña “Número” seleccione la categoría “Texto” y termine haciendo clic en “Aceptar”. digite el cero (0) y por último el número del mes. Existen varias formas de hacerlo: a) Digite una comilla simple (‘).¿Cómo crear un balance general básico? 3 09 (Septiembre) Esto se hace con el fin de configurar el contenido de esa celda con formato texto. ya que Excel no toma en cuenta los ceros antecedidos de un número.

Cuenta) PARÁMETROS Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de configuración de conexiones. busque en la lista la función “NombreCuenta”. Cuenta: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Cuenta a analizar. Columna Nombre Cuenta: Función NOMBRECUENTA DEFINICIÓN Retorna el nombre de una cuenta de una compañía específica. En la sección “Seleccionar una función”. seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría.A. | Copyright©2008 .¿Cómo crear un balance general básico? 4 FIGURA 3. SINTAXIS =NombreCuenta(Cia. Ubíquese en la celda B8 e inserte la función “NombreCuenta” ubicada dentro del grupo de funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”: - En la nueva ventana. 6. Visión Tecnológica S.

Puede fijar la celda con la tecla F4. fije sólo la columna con F4 hasta que el signo $ anteceda la letra correspondiente a la columna. Para el ejemplo será B8. Para el ejemplo será A1.¿Cómo crear un balance general básico? 5 - Haga clic en el botón “Aceptar”. (De esta forma está fijando sólo la columna) - - Termine haciendo clic en el botón “Aceptar” Visión Tecnológica S. - En el campo “Cia” diríjase a la celda donde ha digitado el nombre de la conexión y seleccione dicha celda. | Copyright©2008 . En el campo “Cuenta” diríjase a la celda donde ha digitado el código de la Cuenta y seleccione dicha celda. Para este caso.A. La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar la celda donde se encuentra la “Cia” (conexión o compañía) y la “Cuenta”.

A. BIABLE traerá el nombre de la cuenta que usted digitó en las demás celdas. Para el ejemplo serán las celdas B9 y B10. Como puede notar.¿Cómo crear un balance general básico? 6 - Copie y pegue la función que acaba de crear a las celdas siguientes. | Copyright©2008 . Visión Tecnológica S.

Este parámetro es opcional. Si la cuenta seleccionada no maneja centro de costos.CCostoFin.Tercero. pero también tiene una función que reúne todas ellas: DatoContable Función DATOCONTABLE DEFINICIÓN Retorna el dato especificado en el parámetro operación para una compañía en el rango especificado. Tercero: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Tercero a analizar. Este parámetro es obligatorio.MesFinal. Visión Tecnológica S. Saldo Final o sus análogos en el presupuesto (si aplica para su sistema de información). Este parámetro es opcional. Este parámetro es opcional.CuentaFinal. Cia: Digite o referencie de una hoja de cálculo el Código de la Conexión creada en la ventana de configuración de conexiones.S ucursalIni. se devolverá 0. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de cuentas. Millones (1000000).CCostoIni. Diligenciarlo es opcional.MesInicial. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. SucursalIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal a analizar.CuentaInicial. Saldo Inicial y Saldo Final. Mon: Permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000). Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de meses. El diligenciamiento es opcional. Créditos. déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales. CCostoFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo límite a analizar. MesFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período límite a analizar. | Copyright©2008 . Saldo Inicial. SucursalFin: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de una Sucursal límite a analizar.A. Columna Saldo Inicial: BIABLE posee las funciones particulares para Débitos. SINTAXIS =DatoContable(Operación. CuentaInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta a evaluar. dólares (TRM del día) o el cambio deseado. Digite el formato en que desea ver los valores.SucursalFin.¿Cómo crear un balance general básico? 7 7. Este parámetro es opcional.Cia. Si la cuenta seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. si se deja vacío. si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora. CuentaFinal: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código de la cuenta límite a evaluar. Movimiento.Mon) PARÁMETROS Operación: Digite. Crédito. Este parámetro es obligatorio. se asume el periodo inicial como período de consulta. Movimiento. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. déjelo vacío si su sistema contable no maneja centros de costos. CCostoIni: Digite o referencie de una hoja de cálculo el código del Centro de Costo a analizar. seleccione o referencia de una hoja de cálculo el dato que se quiere devolver en la función: Débito. MesInicial: Digite o referencie de una hoja de cálculo el período a analizar.

| Copyright©2008 . En la sección “Seleccionar una función”.A. Saldo Final o Movimiento). Para nuestro Visión Tecnológica S. seleccione la opción “Todas” para seleccionar una categoría. - Haga clic en el botón “Aceptar”. Créditos. La nueva ventana le solicitará digitar o referenciar los parámetros de consulta mencionados en el recuadro para la función DatoContable - En el campo “Operación” referencie la celda donde se encuentra el nombre del dato a consultar (Débitos. Saldo Inicial. busque en la lista la función “DatoContable”.¿Cómo crear un balance general básico? 8 - Ubíquese en la celda C8 e inserte la función “DatoContable” ubicada dentro del grupo de funciones de Excel haciendo clic en el botón “Insertar función”: - En la nueva ventana.

Para nuestro ejemplo. (De esta forma estará fijando sólo la fila) - En el campo “Cia” referencie la celda donde se encuentra el nombre de la conexión o compañía. Fije la celda con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda la letra de la celda. será C7.¿Cómo crear un balance general básico? 9 ejemplo. Visión Tecnológica S.A. Para nuestro ejemplo. será A1. | Copyright©2008 . será A8. Fije la fila con la tecla F4 hasta que el signo pesos ($) anteceda el número. Fije la celda con la tecla F4 - En el campo “CuentaInicial” referencie la celda donde se encuentra el código de la cuenta a consultar.

- En el campo “MesFinal” referencie el PERIODO límite a consultar. por ejemplo: 200904. Por ejemplo: Si va a consultar el resultado de un dato en un lapso de tiempo: Desde 200904 hasta 200906.  Digite en una celda en blanco el periodo completo. 2009 corresponde al año y 04 corresponde al mes.¿Cómo crear un balance general básico? 10 - El campo CuentaFinal sirve para darle un límite de consulta a BIABLE con respecto a las cuentas: Por ejemplo: Si desea hallar el DatoContable de la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110. deberá incluir en el campo CuentaInicial la cuenta 1105 y en el campo CuentaFinal la cuenta 1110 y BIABLE automáticamente le sumará los valores de todas las cuentas que van desde la cuenta 1105 hasta la cuenta 1110.A. En el campo “MesInicial” existen 2 formas de agregar este parámetro:  Referencie la celda donde se encuentre el año y concatene con el símbolo Ampersand (&) con la celda donde se encuentre el mes. indique el periodo 200904 como MesInicial y el periodo 200906 como MesFinal. En el asistente de la función DatoContable referencia la celda que acaba de crear con el parámetro PERIODO. Este campo puede dejarlo en blanco. Visión Tecnológica S. - De esta forma convierte la consulta del campo Mes a PERIODO. | Copyright©2008 .

déjelo vacío si su sistema contable no maneja sucursales. Copie y pegue esta función en las celdas de la columna “Saldo Inicial” para las demás cuentas Visión Tecnológica S. Este parámetro es opcional. se devolverá 0. El diligenciamiento es opcional. déjelo vacío si su sistema contable no maneja centros de costos. Este parámetro es opcional. Si la cuenta seleccionada no maneja tercero se devolverá siempre 0. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Centros de Costos. - - - - - Termine haciendo clic en “Aceptar” y verá el resultado del Saldo Inicial para la cuenta seleccionada de esa compañía.¿Cómo crear un balance general básico? 11 Este parámetro es opcional. En el campo “SucursalFin” digite o referencie el código de una Sucursal límite a analizar. El campo “Mon” permite ver los valores reales en Pesos (0) Miles (1000). En el campo “SucursalIni” digite o referencie el código de una Sucursal a analizar. dólares (TRM del día) o el cambio deseado. Este parámetro es usado si desea consultar entre rangos de Sucursales. Millones (1000000). Si la cuenta seleccionada no maneja centro de costos. En el campo “CCostoFin” digite o referencie el código del Centro de Costo límite a analizar. Digite el formato en que desea ver los valores. si se deja en blanco se asume la inicial como la agrupadora.A. - En el campo “Tercero” referencie o digite el código del Tercero a consultar. En el campo “CCostoIni” Digite o referencie el código del Centro de Costo a analizar. | Copyright©2008 . Este parámetro es opcional.

A. créditos y saldo final. por medio del botón “Formato numérico” en BIABLE. Creditos. créditos. El resultado será el esperado si ha fijado correctamente las celdas en la función creada previamente. Para una mejor presentación del informe es recomendable darle el formato de número a los valores arrojados. puede copiar y pegar la función creada en la columna Saldo Inicial en las celdas destinadas para los débitos. Columnas Débitos. Visión Tecnológica S. | Copyright©2008 . Para el ejemplo serán las celdas D8 hasta F10. los débitos.¿Cómo crear un balance general básico? 12 8. Saldo Final Debido a que la función DatoContable es usada para consultar el saldo inicial. el movimiento y el saldo final.

A.¿Cómo crear un balance general básico? 13 Termine su informe agregando los títulos correspondientes y dándole un formato para la presentación: Para el nombre de la compañía. Para el título de la fecha. puede usar la función “NombreConexion” del grupo de funciones que BIABLE le ofrece. | Copyright©2008 . es posible concatenar funciones entre sí: Visión Tecnológica S.

El signo Ampersand (&) une la palabra “ DE ” y el contenido de la celda A2. el año. Para el ejemplo: 1. BIABLE le permitirá cambiar los parámetros de consulta como la conexión. y automáticamente el valor habrá cambiado. Digite la información a consultar.A. Visión Tecnológica S. el mes o las cuentas en el momento en que desee consultar otro tipo de información referente a estos parámetros. | Copyright©2008 .¿Cómo crear un balance general básico? 14 BIABLE le ofrece la función “NombreMes” que devuelve el nombre de un mes a partir de una fecha. que en este caso es el año 2009. Concatenamos la función “NombreMes” que devuelve a “Abril” como resultado de la celda A3 2.

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