GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Instructivo para elaborar el Request for information (RFI).

Cdigo: IT-AIG-RFI

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Instructivo para elaborar el Request for Information (RFI).

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev.N

0

Fecha
22/04/10

Descripcin Emisin

Elaborado por:
Jack Beran Ing. de Oficina Tcnica

Revisado por:
Elmer Chvez Jefe del rea de Oficina Tcnica

Aprobado por:
Csar Coloma Gerente de Gestin de Operaciones

Firmas de la revisin vigente

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I. I. 1. 2. 3. 4. 5.

Tabla de contenido.

Tabla de contenido. ............................................................................................................................ 2 Propsito. ............................................................................................................................................ 3 Alcance. .............................................................................................................................................. 3 Documentos de referencia.................................................................................................................. 3 Definiciones. ....................................................................................................................................... 3 Desarrollo. .......................................................................................................................................... 4 5.1 Validacin del documento a emplearse por el proyecto: ............................................................... 4 5.1.1 Revisin del escenario contractual e identificar el orden de prelacin de los documentos contractuales. ............................................................................................................................................ 4 5.1.2 Compatibilizar y/o conciliar el escenario contractual, el marco legal ante la duplicidad y/o vacos de informacin. .............................................................................................................................. 4 5.2 Procedimiento para generar el RFI: ............................................................................................... 4 5.2.1 Inicio: .......................................................................................................................................... 4 5.2.2 Redactar la consulta: .................................................................................................................. 4 5.2.3 Envo de la consulta: .................................................................................................................. 4 5.2.4 Registro de recepcin del RFI en el log de archivos:................................................................. 4 5.2.5 Revisin y validacin del contenido de la respuesta al RFI: ...................................................... 4 5.2.6 Distribucin de la respuesta al RFI a los interesados: ............................................................... 5 5.2.7 Formulacin de nueva consulta: ................................................................................................ 5 5.3 Procedimiento para generar el RFI ante un subcontrato: .............................................................. 5 5.3.1 Registro de recepcin del RFI en el log de archivos:................................................................. 5 5.3.2 Revisin de la consulta indicada en el RFI: ............................................................................... 5 5.3.3 Revisin y validacin del contenido de la respuesta al RFI: ...................................................... 5 5.3.4 Distribucin de la respuesta al RFI a los interesados: ............................................................... 6 5.3.5 Formulacin de nueva consulta: ................................................................................................ 6 6. Modo de aceptacin: .......................................................................................................................... 6 7. Responsabilidades Generales: ........................................................................................................... 6 8. Anexo. ................................................................................................................................................. 6 8.1. Diagrama de flujo del instructivo. ................................................................................................... 6 8.2. Formatos. ....................................................................................................................................... 6 8.2.1. Formato aplicable para contratista. ............................................................................................ 6 8.2.2. Formato aplicable para subcontratista. ...................................................................................... 6 8.2.3. Formato aplicable para ingeniera/gerencia de proyectos. ........................................................ 6

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1. Propsito. Establecer la gua para la elaboracin del Requerimiento de Informacin (RFI-Request for Information) en un proyecto. 2. Alcance. Este instructivo es aplicable en todas las oficinas tcnicas de los proyectos de Cosapi S.A. para el desarrollo y seguimiento del requerimiento de informacin. 3. Documentos de referencia. PG-CAL-02 PG-AIG-CDR 4. Definiciones. RFI-Request for information (RDI-Requerimiento de informacin): Es un documento de gestin, que es usado para realizar consultas y aclarar trminos, especificaciones, esquemas; que pueden generar o no cambios al alcance o en un aspecto tcnico del un proyecto. EDP: Equipo de Direccin del Proyecto, integrado por los siguientes profesionales de un Proyecto: Gerente del Proyecto, Ingeniero Residente, Jefe de Obra, Jefe de frente, Administrador de Contratos, Jefe de Oficina Tcnica, Jefe de Control de Proyectos, Jefe de Calidad, Jefe de SSOMA, Administrador de Obra y Jefe de Equipos. EP: Equipo del Proyecto, integrado por cada uno de los integrantes que conforma el Proyecto. GP: Gerente de Proyecto. JAC: Jefe Administrador de Contratos. JOT: Jefe de Oficina Tcnica. JAOT: Jefe del rea de Oficina Tcnica. JC: Jefe de Calidad. AD: Administrador de documentos. Log: Listado de documentos para su seguimiento y control. Procedimiento para la Elaboracin de Documentos del Sistema de Gestin de Calidad Procedimiento para Codificacin de Documentos y Registros.

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5. Desarrollo. Para elaborar el documento se deber considerar los siguientes aspectos: 5.1 Validacin del documento a emplearse por el proyecto: Para cumplir con el propsito de este instructivo, el formato ser personalizado a las condiciones del proyecto por el JOT con el asesoramiento del JC y JAC, y ser aprobado por el GP. la personalizacin ser de acuerdo a los requerimientos de los documentos del contrato. La revisin de los siguientes aspectos debe ser definidos entre Cosapi S.A. y el Cliente antes del inicio del proyecto: 5.1.1 5.1.2 Revisin del escenario contractual e identificar el orden de prelacin de los documentos contractuales. Compatibilizar y/o conciliar el escenario contractual, el marco legal ante la duplicidad y/o falta de informacin.

En base a lo anterior, definir la aplicabilidad del documento RFI en el proyecto. 5.2 Procedimiento para generar el RFI: Descripcin 5.2.1 Inicio: Las consultas sern elaboradas de acuerdo a los escenarios definidos en el tem 5.1. El JOT verificar la coherencia del requerimiento con las necesidades del proyecto. Con el fin de elaborar el requerimiento de informacin (RFI) en forma clara, el solicitante debe preparar el conjunto de sustentos (si los hubiese) que hagan factible una respuesta aceptable para el requerimiento. 5.2.2 Redactar la consulta: El ingeniero de oficina tcnica redactar el texto de la consulta verificando la coherencia de la misma: Revisar la ortografa y gramtica. Para un mejor entendimiento del requerimiento se utilizaran diagramas, diseos, planos, fotos, tabla de contenido, entre otros. 5.2.3 Envo de la consulta: El documento ser enviado a La Entidad mediante transmittal dirigido a su representante segn contrato. 5.2.4 Registro de recepcin del RFI en el log de archivos: La respuesta al RFI estar enmarcada dentro de los plazos y metodologas establecidos en el contrato, en la reunin de apertura del proyecto (kick off meeting), acuerdo mediante acta de reunin o asiento en el cuaderno de obra, segn sea el caso. 5.2.5 Revisin y validacin del contenido de la respuesta al RFI: Responsable

JOT

JOT

AD

AD

JOT

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Descripcin La respuesta al RFI ser revisada y analizada en primera instancia por el JOT, quien verificar que la respuesta sea satisfactoria. Si la respuesta al RFI satisface la consulta, se dar la conformidad y ser distribuida a los interesados del proyecto. Si la respuesta al RFI deriva en un cambio al alcance del proyecto, el JOT comunicar al GP y JAC para evaluar el impacto para su posterior gestin de cambio. 5.2.6 Distribucin de la respuesta al RFI a los interesados: El documento validado ser distribuido a los interesados mediante una copia controlada por el AD. 5.2.7 Reformulacin de consulta: Si la respuesta al RFI no es satisfactoria, el JOT formular otro RFI haciendo referencia al RFI no satisfactorio, la consulta se reformular lo mas explcito posible.

Responsable

AD

JOT

5.3 Procedimiento para generar el RFI ante un subcontrato: Dentro de la gestin de un proyecto, existe la posibilidad de contemplar subcontratos especficos en miras a cumplir con el objetivo del proyecto. El siguiente proceso es una gua para el tratamiento del RFI realizado por el Subcontratista.

Descripcin 5.3.1 Registro de recepcin del RFI en el log de archivos: La recepcin del RFI ser registrada y archivada por el AD, la recepcin ser comunicada inmediatamente al JOT. 5.3.2 Revisin de la consulta indicada en el RFI: La consulta ser revisada por el JOT, evaluar si corresponde o esta relacionado a lo establecido en el Subcontrato de Obra o la Orden de Compra. Si la revisin de la consulta determina que es responsabilidad del cliente absolver la consulta, el JOT redactar o trasladar el RFI segn lo establecido en el tem 5.2. Si la revisin de la consulta no consigna un cambio al alcance del subcontrato se notificar al JAC para evaluar si tiene otros impactos. 5.3.3 Revisin y validacin del contenido de la respuesta al RFI: Si la respuesta al RFI deriva en un cambio al alcance del proyecto, el JOT comunicar al GP y JAC para evaluar el impacto para una posterior gestin de cambio, en este caso se coordinar con el subcontrato el aplazamiento de la respuesta a su RFI hasta validar la solicitud de cambio mediante una Notificacin de Cambio al Contrato. Si la respuesta al RFI por parte del cliente no consigna un cambio al alcance del proyecto se notificar al JAC y al subcontratista para evaluar si tiene otros impactos.

Responsable

AD

JOT

JOT

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Descripcin 5.3.4 Distribucin de la respuesta al RFI a los interesados: El documento validado ser distribuido a los interesados mediante una copia controlada por el AD. 5.3.5 Reformulacin de consulta: Si la respuesta al RFI no es satisfactoria, el JOT formular otro RFI haciendo referencia al RFI no satisfactorio, la consulta se reformular lo mas explcito posible.

Responsable

AD

JOT

6. Modo de aceptacin: La ejecucin de las actividades del presente instructivo deber ajustarse a las necesidades del Proyecto. Se tomar el presente instructivo y sus correspondientes diagramas y formatos como documentos gua para el correcto desarrollo de los Proyectos. 7. Responsabilidades Generales: Actividad 1.- Aplicar el presente instructivo en su Proyecto y asignar los recursos necesarios para cumplir con su propsito. 2.- Gestionar los recursos humanos, equipos y materiales necesarios para una adecuada gestin del RFI. 3.- Realizar seguimiento y control del estado de los RFI 4.- Actualizar el presente instructivo y sus correspondientes formatos. 5.- Difundir y capacitar en la implementacin del presente instructivo Responsable GP JOT JOT JAOT JAOT

8. Anexo. 8.1. Diagrama de flujo del instructivo. 8.2. Formatos. 8.2.1. 8.2.2. 8.2.3. Formato aplicable para contratista. Formato aplicable para subcontratista. Formato aplicable para ingeniera/gerencia de proyectos.

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DIAGRAMA DE FLUJO: REQUERIMIENTO DE INFORMACIN (RFI) EN PROYECTOS CLIENTE-CONTRATISTA

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO
JEFE DE CONTROL DE PROYECTOS CONTROL DOCUMENTARIO (JCP) (JC) (JS) (AO) (JE) JEFE DE CALIDAD JEFE DE SEGURIDAD ADMINISTRADOR DE OBRA JEFE DE EQUIPOS MIEMBRO DEL EQUIPO DEL PROYECTO

ETAPA DEL DOCUMENTO

CLIENTE

GERENTE DEL PROYECTO

JEFE DE OBRA

SUBCONTRATO

(GP)

(JO)

JEFE DE ADMINISTRACIN DE CONTRATOS (ACP)

JEFE DE OFICINA TECNICA (JOT)

INICIO

REALIZAR CONSULTA ASIGNAR FORMATO Y N DE REGISTRO ENVIAR CONSULTA

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RFI

8.1. Diagrama de flujo del instructivo.

INFORMAR RECEPCIN DE RFI

ELABORAR RESPUESTA

REGISTRAR EN EL LOG

ENVIAR RESPUESTA DE RFI ESCANEAR Y ARCHIVAR EN SERVIDOR

REVISA EL CONTENIDO DEL RFI

ARCHIVAR RFI ORIGINAL

PROCESO DE REQUERIMIENTO DE INFORMACIN

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Cdigo: IT-AIG-RFI

No

LA RESPUESTA SATISFACE LA CONSULTA?

S

DISTRIBUIR RFI A LOS INTERESADOS

COMUNICAR AL: GP. JO, JAC.

Repetir proceso

FORMULAR NUEVA CONSULTA

FIN

LEYENDA: DOCUMENTO DE SALIDA (ENTREGABLE) DOCUMENTO DE ENTRADA

ACTIVIDAD

CONDICIONAL

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Nota: Lo indicado en el flujograma es una gua, se actualizar de acuerdo a los requerimientos propios del proyecto. En ausencia del GP y JO, ellos designarn a la persona que los reemplazar, entre ella puede considerarse al JOT, JAC o JCP

IT-AIG-RFI-F1 IT-AIG-RFI-F3

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DIAGRAMA DE FLUJO: REQUERIMIENTO DE INFORMACIN (RFI) EN PROYECTOS CONTRATISTA-SUBCONTRATISTA

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO ETAPA DEL DOCUMENTO
MIEMBRO DEL EQUIPO DEL PROYECTO JEFE DE SEGURIDAD (JS) ADMINISTRADOR DE OBRA (AO) JEFE DE EQUIPOS (JE)

CLIENTE

GERENTE DEL PROYECTO (GP)

JEFE DE OBRA (JO)

JEFE DE ADMINISTRACIN DE CONTRATOS (ACP)

JEFE DE OFICINA TECNICA (JOT)

JEFE DE CONTROL DE PROYECTOS (JCP)

JEFE DE CALIDAD (JC)

SUBCONTRATO
CONTROL DOCUMENTARIO

INICIO

REALIZAR CONSULTA

ENVIA CONSULTA

RFI (1)

REGISTRAR EN LOG

ENVIAR RFI A LOS INETRESADOS

ANLISIS DE LA CONSULTA

Si

LA RESPUESTA ES RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE?

No

RESPONDE EL RFI

NOTIFICAR AL: JAC

VALIDA LA NOTIFICACIN

REGISTRO DE VALIDACIN

ENVIAR VALIDACIN A LOS INETRESADOS

PROCESO DE REQUERIMIENTO DE INFORMACIN

REALIZAR CONSULTA AL CLIENTE

FIN (1)

ASIGNAR FORMATO Y N DE REGISTRO

RFI (2)

ENVIAR CONSULTA

ELABORAR RESPUESTA

INFORMAR RECEPCIN DE RFI REGISTRAR EN LOG

ENVIAR RESPUESTA DE RFI ESCANEAR Y ARCHIVAR EN SERVIDOR REVISA EL CONTENIDO DEL RFI

ARCHIVAR RFI ORIGINAL

VERIFICAN SI LA RESPUESTA TIENE IMPACTO EN EL ALCANCE DEL PROYECTO

No

LA RESPUESTA GENERA UN IMPACTO EN EL ALCANCE?

GENERAR SOLICITUD DE CAMBIO AL CONTRATO INTERUMPE LA RESPUESTA AL RFI DEL SUBCONTRATO HASTA LA RESOLUCION DE LA SOLICITUD DE CAMBIO AL CONTRATO

NOTIFICAR AL SUBCONTRATO SOBRE LA SOLICITUD

FIN (1)

No

LA RESPUESTA SATISFACE LA CONSULTA?

DISTRIBUIR RFI A LOS INTERESADOS

COMUNICAR AL: GP. JO, JAC.

FORMULAR NUEVA CONSULTA

LEYENDA: ACTIVIDAD CONDICIONAL

Repetir proceso

FIN (2)

DOCUMENTO DE SALIDA (ENTREGABLE)

DOCUMENTO DE ENTRADA

Nota: Lo indicado en el flujograma es una gua, se actualizar de acuerdo a los requerimientos propios del proyecto. En ausencia del GP y JO, ellos designarn a la persona que los reemplazar, entre ella puede considerarse al JOT, JAC o JCP IT-AIG-RFI-F2

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8.2. Formatos. 8.2.1. Formato aplicable para contratista (IT-AIG-RFI-F1).

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8.2. Formatos. 8.2.2. Formato aplicable para subcontratista (IT-AIG-RFI-F2).

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8.2. Formatos. 8.2.3. Formato aplicable para ingeniera / gerencia de proyectos (IT-AIG-RFI-F3).

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