Está en la página 1de 182

Microsoft Office Access 2007

VICENTA MEGIA MOLERO


APLICACIONES INFORMTICAS 1 AFI CURSO 2010-2011

Microsoft Office Access 2007

INDICE
INTRODUCCIN ................................................................................................................................................ 5 QU ES UNA BASE DE DATOS? ................................................................................................................................... 5 COMPONENTES BSICOS DE UNA BASE DE DATOS ............................................................................................................ 5 CLASIFICACIN ........................................................................................................................................................ 5 EL PROGRAMA: MICROSOFT ACCESS 2007. ....................................................................................................... 5 NOVEDADES DE MICROSOFT ACCESS 2007. .................................................................................................................. 7 OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS 2007......................................................................................................... 9 EJECUTAR MS ACCESS 2007. .................................................................................................................................. 11 CREACIN DE UNA BASE DE DATOS............................................................................................................................ 14 ABRIR UNA BASE DE DATOS. .................................................................................................................................... 16 DESCRIPCIN DE LA NUEVA VENTANA DE TRABAJO DE MS ACCESS 2007. ......................................................................... 17 BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESOS RPIDOS ......................................................................................................... 19 BOTN DE OFFICE. ................................................................................................................................................. 22 CINTA DE OPCIONES ................................................................................................................................................ 24 Fichas ............................................................................................................................................................ 25 Grupos........................................................................................................................................................... 26 Comandos. .................................................................................................................................................... 26 ACCEDER MEDIANTE EL TECLADO. .............................................................................................................................. 28 BARRA DE ESTADO. ................................................................................................................................................ 28 EL PANEL DE EXPLORACIN DE OBJETOS DE ACCESS 2007. ............................................................................................ 29 AGRUPAR OBJETOS DE ACCESS POR FECHAS. ................................................................................................................ 31 AGRUPAR OBJETOS DE ACCESS POR TABLAS Y ELEMENTOS RELACIONADOS. ........................................................................ 31 VISTAS PERSONALIZADAS. ........................................................................................................................................ 32 OBJETOS DE LA BASE DE DATOS EN ACCESS 2007. ........................................................................................................ 36 NAVEGACIN POR OBJETOS EN ACCESS 2007. ............................................................................................................. 38 CERRAR UNA BASE DE DATOS. ................................................................................................................................... 38 SALIR DEL PROGRAMA. ............................................................................................................................................ 39 ESTABLECER LAS CLAVES E NDICES. ............................................................................................................................ 39 EVITAR EL APRENDER CDIGOS.................................................................................................................................. 42 RELACIONES. CREACIN DE TABLAS. ESTABLECER RELACIONES......................................................................................... 47 Introduccin .................................................................................................................................................. 47 Por qu de las relaciones (supuesto)............................................................................................................. 48 RELACIONAR TABLAS ............................................................................................................................................... 54 Tipos de relaciones........................................................................................................................................ 54 El Panel de Relaciones................................................................................................................................... 55 Establecer una relacin entre dos tablas. ..................................................................................................... 56 Modificar y eliminar relaciones..................................................................................................................... 58 Integridad referencial ................................................................................................................................... 58 Establecer integridad referencial .................................................................................................................. 58 Importar y vincular tablas (R). ...................................................................................................................... 60 Qu diferencias existen entre importar y vincular? .................................................................................... 60 Cundo importar y cundo vincular? .......................................................................................................... 61 Importar o Vincular datos. ............................................................................................................................ 61 MEJORAS EN LA INTRODUCCIN DE DATOS. ................................................................................................................. 68 Propiedades de los datos: solapa Bsqueda (R). .......................................................................................... 68 Cuadro de texto. ........................................................................................................................................... 68 Cuadro de verificacin. ................................................................................................................................. 68 Cuadro de lista y cuadro combinado. ........................................................................................................... 68 Campos de Bsqueda Multivalor. ................................................................................................................. 69 Cuadros combinados de realimentacin....................................................................................................... 69 ESQUEMA BASE DE DATOS ............................................................................................................................. 72 BASES DE DATOS .................................................................................................................................................... 72

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS .............................................................................................................................. 72 REQUISITOS A CUMPLIR EN EL DISEO DE UNA BASE DE DATOS......................................................................................... 72 TIPOS DE DATOS DE LOS CAMPOS............................................................................................................................... 72 MODOS DE TRABAJAR CON LAS TABLAS ....................................................................................................................... 73 CLAVE PRINCIPAL.................................................................................................................................................... 73 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS (DEPENDEN DEL TIPO DE DATOS) ...................................................................................... 73 RELACIONES ENTRE LAS TABLAS ................................................................................................................................. 73 FILTROS................................................................................................................................................................ 73 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ......................................................................................................................... 73 Tamao del campo ....................................................................................................................................... 73 Formato ........................................................................................................................................................ 73 Lugares decimales......................................................................................................................................... 73 Mscara de entrada...................................................................................................................................... 74 Ttulo ............................................................................................................................................................. 74 Valor ............................................................................................................................................................. 74 Regla de validacin ....................................................................................................................................... 74 Texto de validacin ....................................................................................................................................... 74 Requerido ...................................................................................................................................................... 74 Permitir longitud cero ................................................................................................................................... 74 Indexado ....................................................................................................................................................... 74 Compresin ................................................................................................................................................... 74 DGITOS UTILIZADOS EN LAS MSCARAS DE ENTRADA ..................................................................................... 75 TIPOS DE DATOS ................................................................................................................................................ 75 RELACIONES ENTRE LAS TABLAS........................................................................................................................ 76 TIPOS DE CONSULTAS .............................................................................................................................................. 77 FORMULARIOS ....................................................................................................................................................... 77 INFORMES ............................................................................................................................................................ 77 ETIQUETAS............................................................................................................................................................ 77 EL LENGUAJE SQL .................................................................................................................................................. 77 TIPOS DE CONSULTAS ........................................................................................................................................ 78 EXPRESANDO CRITERIOS ................................................................................................................................... 78 CUADRCULA DE DISEO DE UN FORMULARIO ................................................................................................. 79 CONTROLES DE FORMULARIO ........................................................................................................................... 79 LA ZONA DETALLE DE UN FORMULARIO ............................................................................................................ 79 BASE DE DATOS CONTACTOS .......................................................................................................................... 80 RECOPILAR DATOS EN ACCESS 2007 A TRAVS DEL CORREO ELECTRNICO ......................................................................... 80 BASE DE DATOS MI BIBLIOTECA ...................................................................................................................... 90 TABLAS LIBROS, MATERIAS Y EDITORIALES ....................................................................................................... 90 RELACIONES ENTRE LAS TABLAS...................................................................................................................... 105 CONSULTAS DE SELECCIN ............................................................................................................................. 107 1. Consulta Ttulos, Editoriales y Materias ............................................................................................. 108 2. Consulta de libros prestados .............................................................................................................. 108 3. Consulta Libros regalados. ................................................................................................................. 109 4. Consulta Listado de editoriales .......................................................................................................... 110 5. Consulta Materias biblioteca ............................................................................................................. 110 6. Consulta Sinopsis de los libros y valoracin. ...................................................................................... 111 7. Consulta TEJUELO. ............................................................................................................................. 111 8. Consulta Ttulos y Precios ................................................................................................................... 112 9. Consulta Ttulos, autores y editoriales. .............................................................................................. 113 CONSULTAS DE PARMETROS ................................................................................................................................. 114 1. Consulta de autores, dando el ttulo. ................................................................................................. 114 2. Consulta de ttulos dando autores. .................................................................................................... 114 3. Consulta Gasto por materias ............................................................................................................. 115 CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS ................................................................................................................... 116 1. Consulta Ttulos por materias. ........................................................................................................... 116

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


2. CONSULTA COMPRA DE MATERIAS POR MESES ................................................................................ 119 3. Consulta GASTOS TRIMESTRALES POR MATERIA. .............................................................................. 121 4. Consulta PROMEDIO DE MATERIAS. .................................................................................................. 125 FORMULARIOS ................................................................................................................................................ 128 FORMULARIO INTRODUCIR EDITORIALES EN VISTA DISEO ...................................................................... 128 FORMULARIO SINOPSIS DE LOS LIBROS Y VALORACIN CON EL ASISTENTE .............................................. 130 FORMULARIO CON GRFICO ........................................................................................................................... 137 FORMULARIO INTRODUCIR LIBROS..................................................................................................................... 140 INFORMES ....................................................................................................................................................... 145 Etiquetas TEJUELO ...................................................................................................................................... 145 Listado de Libros AUTOINFORME ............................................................................................................... 149 Listado de Libros por materias y autores .................................................................................................... 150 EL CONTROL DE CALENDARIO ......................................................................................................................... 157 ANALIZADOR DE TABLAS ................................................................................................................................. 163 FORMULARIOS DIVIDIDOS PARA EXAMINAR DATOS RPIDAMENTE .............................................................. 169 CONVERTIR UN FORMULARIO EXISTENTE EN UN FORMULARIO DIVIDIDO ..................................................... 170 FORMULARIOS TABLA DINMICA ................................................................................................................... 173 MACROS .......................................................................................................................................................... 177 CONSULTAS ..................................................................................................................................................... 177 PANEL DE CONTROL PRINCIPAL ................................................................................................................................ 181

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

INTRODUCCIN
Las bases de datos son recursos que recopilan todo tipo de informacin, para atender las necesidades de un amplio grupo de usuarios. Su tipologa es variada y se caracterizan por una alta estructuracin y estandarizacin de la informacin.

Qu es una base de datos?


Es el conjunto de informaciones almacenadas en un soporte legible por ordenador y organizadas internamente por registros (formado por todos los campos referidos a una entidad u objeto almacenado) y campos (cada uno de los elementos que componen un registro). Permite recuperar cualquier clase de informacin: referencias, documentos textuales, imgenes, datos estadsticos, etc.

Componentes bsicos de una base de datos


o

Documentos, constituyen la entidad fsico/cognitiva compleja que alberga la estructura formal, basada en los datos fsicos necesarios para su identificacin (ttulo, autor, lugar de publicacin, fecha, edicin,...) y la estructura lgico-cognitiva, centrada en el contenido y en las propiedades semnticas. Representacin de documentos, tanto de sus propiedades fsicas como semnticas se hace mediante palabras clave, frases, etc. que servirn de puntos de acceso cuando interroguemos al sistema. Necesidades de informacin de los usuarios, manifestadas en la solicitud de informacin. Representacin de las necesidades de informacin, expresadas tambin con palabras clave o frases. Comparacin de la representacin de informacin con la representacin de los documentos. Las bases de datos, basadas en la funcin semejanza compara, a travs de un ndice, ambas representaciones para seleccionar los documentos relevantes.

o o

Clasificacin
Segn la naturaleza de la informacin contenida en las bases de datos, se distinguen dos grandes grupos: Bases de datos referenciales: La informacin que contiene es muy estructurada principalmente a travs de tablas. Con stas se pueden establecer relaciones que pueden dar lugar a nuevas tablas o bases de datos. Ejemplo de este tipo de base de datos es el programa Access, Oracle, etc. Bases de datos documentales: Los registros que componen la base de datos se relaciona con los documentos almacenados. Su organizacin se estructura de la siguiente manera: un registro se relacionan con un nmero de identificacin del documento original, y se puede acceder a ste mediante los distintos campos.

EL PROGRAMA: MICROSOFT ACCESS 2007.


Microsoft Access es un potente programa gestor de Bases de datos que normalmente junto al procesador de textos Word, y a la hoja de clculo Excel forma parte del paquete integrado de aplicaciones de oficina denominado Microsoft Office Profesional 2007. Se caracteriza por los siguientes aspectos:

Facilidad de uso, ofreciendo mtodos visuales que permiten acceder y presentar los datos de forma directa.

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Capacidad para almacenar grandes volmenes de informacin y consultar en cualquier momento la que interese. Numerosas herramientas visuales de diseo que permiten realizar de forma sencilla Formularios para visualizar y editar datos en pantalla. El generador de Informes permite obtener los datos impresos con gran calidad. El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales. Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas ms habituales. Proporcionando adems ayuda en todo momento. Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, como pueden ser dBase o Paradox. Gracias a la tecnologa OLE se pueden incorporar grficos y otros tipos de informacin (sonidos, animaciones...) a una base de datos de Access. Permite importar (traer) de forma sencilla informacin con estructura de tabla de datos proveniente de Excel o Word, as como exportar (llevar) informacin hacia cualquiera de stos dos programas de su "misma familia".

Si se ha estudiado un programa procesador de textos como por ejemplo Microsoft Word, sabremos que con dicho programa, la informacin que se gestiona (textos fundamentalmente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensin .DOC, es decir que si creamos una carta, la informacin introducida, tecleada, con los folios necesarios de extensin quedar almacenada en un archivo como por ejemplo "carta.doc". Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, los archivos generados con el procesador de textos Word, tienen la extensin .docx aunque la aplicacin para evitar problemas de compatibilidad entre archivos permite guardar documentos de Word con la extensin .doc Si se ha estudiado un programa hoja de clculo como por ejemplo Microsoft Excel, sabremos que con dicho programa, la informacin que se gestiona (datos numricos y formulas bsicamente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensin .XLS, es decir que si creamos un libro Excel para confeccionar presupuestos, la informacin introducida, los datos, las frmulas, las funciones quedar almacenada en un archivo como por ejemplo "presu.xls". Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, los archivos generados con la hoja de clculo Excel, tienen la extensin .xlsx aunque la aplicacin para evitar problemas de compatibilidad entre archivos permite guardar archivos generados con la nueva versin de Excel con la extensin .xls De igual manera, hasta la aparicin de la nueva versin de Microsoft Access (Access 2007) toda la informacin referida a un mismo mbito de la gestin de una empresa (agenda, video club, academia...) que con un programa Gestor de Base de datos como por ejemplo Microsoft Access se introduca, se almacenaba en un archivo al que el propio programa adjudicaba la extensin .MDB (Microsoft Data Base), quedando los archivos de base de datos almacenados por ejemplo en el disco duro del ordenador con los nombres "agenda.mdb" o bien "video club.mdb", o bien "academia.mdb".

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, las bases de datos que generemos con Access 2007, van a recibir la extensin .accdb aunque la aplicacin para evitar problemas de compatibilidad entre archivos de bases de datos permite guardar Bases de datos con la extensin .mdb Pero, el cambio de extensin me va a impedir trabajar con las bases de datos que tena generadas con las versiones anteriores de Access? Evidentemente no, puesto que la nueva aplicacin va a permitirnos sin problemas abrir aquellos archivos de base de datos que hubiramos creado con las versiones anteriores, tal y como veremos ms adelante. Dentro de los archivos .accdb (para Access 2007), todos los datos de un tema concreto se almacenan en una tabla. En el ejemplo anterior, se podran almacenar los datos referentes a los clientes en una tabla, los referentes a los proveedores en otra, y as sucesivamente ya que hemos comentado que una base de datos puede albergar varias tablas. La informacin contenida en cada tabla est dispuesta en filas y columnas. A cada fila de una tabla se le denomina Registro, y a cada columna Campo. Siguiendo con el ejemplo, cada fila o registro contiene todos los datos referentes a cada uno de los clientes de la empresa, y cada columna o campo, cada dato concreto de cada uno de los clientes. Por tanto, cada registro est constituido por diversos campos, (que alberga cada uno de los datos de un cliente), y cada campo, contiene el mismo tipo de informacin en cada uno de los registros, solo que los dados albergados en cada campo son distintos para cada cliente. Si se compara una base de datos con una agenda tpica, cada ficha de la agenda correspondera con cada fila de la tabla, es decir con un registro. En todas las fichas de la agenda se albergarn las mismas informaciones, correspondiendo cada una de ellas a un campo. El conjunto de fichas de la agenda constituiran una tabla de una base de datos (ver imagen anterior).

Novedades de Microsoft Access 2007.


Llegados a este punto en el que hemos afianzado los conceptos fundamentales de un programa Gestor de Bases de Datos como es Access, mencin especial merece dedicar unos prrafos a las novedades ms interesantes y llamativas que presenta esta nueva versin de Access lanzada por Microsoft. Entre las novedades ms significativas a comentar citaremos las siguientes:

Nuevas formas de creacin de bases de datos.- Microsoft Access 2007 incluye mltiples plantillas con las que poder crear fcilmente bases de datos, tablas y campos. Adems, hay nuevas vistas y herramientas de diseo que nos van a ayudar a crear nuevos objetos de base de datos y trabajar con los datos introducidos de manera ms rpida y sencilla. Nueva interfaz de usuario.- Otro de los aspectos que llama ms la atencin al comenzar a trabajar con la nueva versin de Office es precisamente el cambio radical que se le ha dado a la interfaz grfica, de tal forma que la clsica distribucin en mens de los comandos se ha suprimido totalmente para dar lugar a una sencilla interfaz de opciones denominada Cinta de Opciones. Las barras de herramientas desaparecen para organizar de manera ms coherente y sencilla los comandos en grupos de opciones relacionadas.

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Panel de exploracin de objetos de la base de datos ms funcional y rpido de utilizar para navegar por los diferentes objetos que tengamos creados en la base de datos.

Objetos de Access en fichas.- Con el fin de hacer el trabajo ms sencillo y eficaz, en la misma ventana de trabajo de Access 2007 podremos trabajar con varios objetos abiertos simultneamente y organizados en fichas o solapas, de manera que desplazarnos de un objeto a otro nos va a resultar ms sencillo.

Herramientas de creacin de objetos ms eficaces.- en Access 2007 se han incluido nuevas mejoras en el diseo de tablas, formularios e informes con el fin de agilizar el procedimiento de creacin de estos objetos. Nuevos tipos de datos en el diseo de la tabla.- Access 2007 incorpora nuevos tipos de datos como los campos multivalor para almacenar datos complejos en un nico campo, los campos de datos adjuntos para archivos, mejoras en los campos memo y fecha.

Ejemplo de mejora en los campos de tipo Fecha.

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Ejemplo aplicacin de campos de bsqueda multivalor.

Nuevo panel de lista de campos en el diseo de informes y formularios.- El nuevo panel Lista de campos va ms all del selector de campos de las versiones anteriores de Access ya que incluye los campos de otras tablas.

Nuevo formato de archivos.- Como se ha comentado ms arriba, Access 2007 emplea un nuevo formato de archivo que admite las diferentes mejoras en la aplicacin. Cuando se crea una nueva base de datos con Access 2007, el programa utiliza el nuevo formato de archivo de forma predeterminada y recibe la extensin de archivo .accdb

Objetos de una base de datos de Access 2007.


Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar informacin. Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero .accdb, pueden existir elementos llamados objetos de tipos o naturalezas diferentes: Tablas: Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuracin de las tablas es imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de informacin, es decir las tablas, que se puede hacer?

Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, precisamente para confirmar la gran importancia que tienen las tablas en la estructura de la base de datos, al crear un nuevo archivo base de datos, tras definir el nombre y ubicacin del nuevo archivo, directamente nos traslada el programa a la creacin de una tabla en la vista hoja de datos para que de manera ms rpida y eficaz comencemos a disear cada tabla que formar parte de nuestra base de datos. Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las tablas, adems permiten realizar clculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar nicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de stas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.

Formularios: Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: aadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas vindolos a travs de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.

Informes: Crean resmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseo, formato y distribucin.

Macros: Son pequeos programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola accin, sin necesidad de conocimientos de programacin (no es preciso conocer un lenguaje de programacin como por ejemplo Visual Basic u otro). Se integran en aplicaciones Access.

10

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Mdulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programacin, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para disear mdulos s es necesario saber programar.

Ejecutar MS Access 2007.


Una vez que hemos instalado en el ordenador el software de Microsoft Office 2007, para iniciar una sesin de trabajo con Microsoft Access 2007, seguiremos los siguientes pasos: Hacer clic sobre el botn "Inicio" de la barra de tareas de Windows y seleccionar la opcin Todos los Programas. Localizamos el grupo de programas "Microsoft Office" y dentro del mismo seleccionamos la opcin Microsoft Office Access 2007.

Si hemos utilizado el programa recientemente, nos aparecer un acceso al mismo de manera directa al hacer clic sobre el men de Inicio, siempre y cuando el nmero de programas ejecutados no exceda del lmite de accesos rpidos a programas que pueden almacenarse en esa lista.

11

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Para mayor comodidad, lo mejor es tener el acceso directo a Microsoft Access en el Escritorio de Windows con el fin de tenerlo "ms a mano".

De no tenerlo, es posible crear un acceso directo, siguiendo los pasos que mostramos: 1. Abrir el Explorador de Windows (ejecutarlo). 2. Abrir la carpeta Microsoft Office que se encuentra dentro de la carpeta Archivos de programa del disco C:. 3. Posicionarse en una subcarpeta de la carpeta Microsoft Office llamada Office12. 4. Localizar el archivo Msaccess.exe (que es un programa ejecutable, en este caso Access) y hacer clic sobre l con el botn derecho del ratn para mostrar el men contextual.

12

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


5. Del men contextual que se presenta seleccionar la opcin Enviar a - Escritorio (Crear acceso directo).

Interesante: Para ejecutar el Explorador de Windows, lo podremos hacer de forma rpida pulsando simultneamente la tecla (con el logotipo de Windows) que se encuentra en la parte inferior del teclado entre las teclas <Ctrl> y <Alt> y la tecla E (de Explorador). De igual modo, para minimizar "de un golpe" todas las ventanas abiertas en una sesin de trabajo con Windows lo haremos pulsando la tecla M mientras mantenemos pulsada la tecla . Para recuperar de nuevo la situacin de ventanas previa, pulsaremos simultneamente las teclas y <Maysculas> y la letra M. Una vez ejecutado o iniciado el programa, se presenta la siguiente pantalla en Access 2007:

13

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Desde esta pantalla de Introduccin a MS Access 2007 tendremos acceso de manera ms rpida y eficaz a aquellas tareas ms frecuentes al iniciar una sesin de trabajo con la base de datos:

Abrir un archivo de base de datos reciente.- En este lateral de la pantalla nos aparecern los accesos rpidos a las ltimas bases de datos con las que haya estado trabajando el usuario, pudiendo abrir de manera rpida aquella que nos interese. Como veremos ms adelante si deseamos abrir otra base de datos que no aparezca reflejada en el panel de bases de datos recientes, podemos hacer clic en para localizar el archivo de base de datos que deseamos abrir. Crear una nueva base de datos en blanco.- Si deseamos crear una nueva base de datos en blanco seleccionaremos la opcin "Base de datos en blanco" del panel central de la pantalla de bienvenida:

Utilizar una plantilla de base de datos.- Tenemos tambin la posibilidad de utilizar y acomodar a nuestras necesidades algn modelo de base de datos (plantillas) de los disponibles tanto en la instalacin local del programa (plantillas locales) como on-line, a travs de la pgina oficial de Microsoft Office. Se trata de modelos de bases de datos con tablas tipo que pueden servirnos como modelos de partida para comenzar a crear una base de datos. Obtener ayuda.- Desde la parte inferior de la pantalla de inicio de Access 2007 (Microsoft Office Online) podemos tambin empaparnos de todas las novedades de Access 2007.

Creacin de una Base de Datos.


Para crear una base de datos al iniciar una sesin de Access 2007, los pasos a seguir son: 1. Hacer clic en Base de datos en blanco, de la pantalla de bienvenida o de introduccin de MS Access 2007.

2. En el panel lateral derecho de la pantalla de introduccin a Access, al hacer clic en Base de datos en blanco, aparecer el cuadro destinado a crear la base de datos en blanco.

14

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


3. El panel de opciones presentado permite establecer la ubicacin exacta del archivo que se va a crear y el nombre que va a recibir, si bien Access 2007 por defecto otorga al archivo el nombre Base de datos1.accdb y lo ubica en la carpeta Mis documentos. 4. Pulsar el botn para acceder al cuadro de dilogo que nos permitir seleccionar una ubicacin distinta y asignar un nombre a la nueva base de datos.

5. Localizar la carpeta a travs de la lista desplegable Guardar en y establecer el nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo (no es preciso establecer la extensin ya que Access 2007 la asigna automticamente ".accdb"). 6. Una vez establecidos ambos datos hacer clic en el botn Aceptar. 7. Por ltimo, una vez establecida la ubicacin y la denominacin de la nueva base de datos, hacer clic en Crear.

8. Cuando creamos una nueva base de datos, al hacer clic en "Crear", Access 2007 nos posicionar en el objeto tablas y, en concreto, nos aparecer una primera tabla en la vista hoja de datos, para que comencemos a disear el objeto fundamental de Access: las tablas.

15

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Si se quiere crear una base de datos nueva mientras se est ejecutando el programa, hay que seleccionar la opcin Nuevo del denominado Botn Office Introduccin de Access 2007 y hacemos clic en Base de datos en blanco. , se abre la pantalla de

Hay que tener presente en este caso que no es posible tener abiertos dos bases de datos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo cual al crear la nueva base de datos la anterior se cerrar. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habra que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos (dos sesiones Access iniciadas).

Abrir una Base de Datos.


1. Para abrir una base de datos al iniciar una sesin de Access, en la pantalla de introduccin de Access 2007, aparece en el panel lateral derecho el grupo Abrir base de datos reciente.

2. En este panel aparecen los nombres de las ltimas bases abiertas, si queremos abrir una de estas bases de datos recientes basta hacer clic en su nombre. 3. En caso de querer abrir otra base de datos que no aparezca en dicho panel hacemos clic en el botn 4. Si hacemos clic en aparecer el cuadro de dilogo Abrir, localizar la carpeta en la cual se encuentra el archivo, a travs de la lista desplegable Buscar en, seleccionar el archivo y hacer clic en el botn Abrir.

16

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Si se quiere abrir una base de datos mientras se est ejecutando el programa, hay que seleccionar la opcin Abrir del Botn Office.

Recordar que no es posible tener abiertos dos archivos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo que al abrir otra base de datos la anterior se cerrar. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habra que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos como ya hemos comentado anteriormente. Informacin: Siempre que una base de datos .accdb se encuentre abierta, en la misma carpeta de la base de datos, se crea como archivo temporal de trabajo otro archivo con el mismo nombre que la base de datos pero con extensin .laccdb. Este archivo es eliminado de forma automtica al ser cerrada la base de datos. Existe mientras una base de datos est en uso.

Descripcin de la nueva ventana de trabajo de MS Access 2007.


Quizs una de las novedades que ms llama la atencin a la hora de trabajar con las aplicaciones de Microsoft Office 2007 es la mejora sustancial de la interfaz o entorno de trabajo de la aplicacin. Desaparecen los clsicos mens y las barras de herramientas de siempre para ser sustituidas por una denominada Cinta de Opciones, en la que se agrupan los diferentes comandos por tareas ms frecuentes a realizar en el programa.

17

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


En este apartado vamos a hacer un recorrido por esta interfaz tan novedosa en Microsoft Access 2007, donde probablemente el cambio ha sido ms drstico. La filosofa de Microsoft para llevar este cambio en su interfaz ha sido el tener "ms a mano" aquellas tareas u opciones que ms comnmente se utilizan con la aplicacin. Y, por esto mismo, el clsico panel de objetos de base de datos de las anteriores versiones de Access desaparece por completo para ser sustituido por el Panel de Exploracin de Objetos. La ventana de trabajo que se presenta al abrir una base de datos en Access 2007 muestra la siguiente apariencia:

A diferencia de las versiones anteriores del programa, aqu no aparecern dos ventanas, una exterior del programa de Access, y la interior con la base de datos actual. Podremos tener abiertas de manera simultnea varias bases de datos diferentes, pero cada una de ellas han de abrirse en sesiones independientes del programa, como hemos reiterado en varios apartados. Para cerrar una base de datos sin cerrar el programa deberemos hacerlo mediante la opcin Cerrar Base de Datos del botn Office.

18

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Describiremos a continuacin cada uno de los elementos de la pantalla de trabajo de MS Access 2007. Mens de control, ttulo y botones de maximizar, minimizar y cerrar.

En primer lugar, a la izquierda nos encontramos el Botn Office que contiene las opciones referentes a la gestin de archivos (nuevo, abrir, publicar...).

A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de iconos que constituyen la barra de herramientas de accesos rpidos. sta es una nueva opcin en la ltima versin del programa.

En el ttulo de la ventana de Access aparece el nombre de la base de datos actual, en el caso de la imagen anterior "Gestin de Pedidos Mi Empresa".

Tambin en esta barra nos aparecern los controles correspondientes a maximizar, minimizar y cerrar la ventana.

Barra de Herramientas de Accesos Rpidos


Esta barra de herramientas de Accesos Rpidos se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicacin:

Con esta barra, el programa nos permite colocar a la vista y ms a mano aquellas herramientas que vamos a utilizar de manera habitual en nuestra labor diaria. Nosotros mismos decidiremos que iconos deseamos que aparezcan visibles, para ello hacemos clic sobre el smbolo que aparece ms a la derecha de la barra y a travs del cual se nos despliega un nuevo men que nos permite elegir que accesos rpidos queremos colocar en nuestra barra de herramientas. Los elegidos mediante un clic, quedan sealados en la lista mediante un tic de confirmacin sobre fondo naranja.

19

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Este men tambin nos permitir aadir ms comandos de los que aparecen en la lista inicial. Mediante la opcin "Ms comandos...", se nos da acceso a todos los que puede utilizar el programa, desde los ms habituales y de uso ms comn, hasta los mas especficos. De esta forma se permite que cada uno de los usuarios del programa pueda personalizar esta barra, adaptndola a sus necesidades y facilitndole de este modo el trabajo. Desde este men tambin podemos elegir la posicin en la que deseamos que aparezca la barra de herramientas de acceso rpido, sobre la cinta de opciones o bajo la misma. Siempre aparecer la opcin contraria a la activa en ese momento, para permitir el cambio. Tambin se nos permite minimizar la cinta de opciones, de esta manera lo nico que podremos ver en la ventana inicial sern los ttulos de cada uno de los elementos de la cinta de opciones, que no se desplegarn hasta que no se lo indiquemos haciendo clic sobre cada uno de ellos.

Al seleccionar la opcin "Ms comandos...", se nos abre de manera automtica la ventana correspondiente a "Opciones de Access", pero preseleccionando la casilla correspondiente a "Personalizar".

20

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


El men Personalizar da paso a una ventana en la que se observan dos columnas, en la de la derecha se colocarn los comandos disponibles en la aplicacin, clasificados por diversos criterios. Para cada una de clasificaciones disponibles aparecer un listado de los comandos correspondientes. Para elegir que comandos queremos que aparezcan en nuestra barra de accesos rpidos, slo debemos seleccionar el comando deseado en la lista de la izquierda y presionar sobre el botn "Agregar" que aparece entre ambas columnas. De esta manera vamos completando la columna de la derecha con aquellos accesos directos que deseamos que aparezcan en nuestra barra.

Sobre la lista de las opciones elegidas para personalizar nuestra barra de herramientas de acceso rpido, nos encontramos con un men desplegable que nos permite determinar si deseamos que los comandos seleccionados aparezcan en todos los documentos de Access de manera predeterminada, o solamente en la base de datos actual.

Del mismo modo tambin tenemos la opcin de quitar aquellos comandos ya seleccionados e incluidos en el listado de la izquierda. Para ello lo nico que debemos hacer es tener dicho comando seleccionado y pulsar el botn "Quitar" que aparece entre ambas columnas. Otra de las opciones que permite esta ventana es la de "Restablecer" los valores predeterminados, de manera que los nicos accesos que aparecen en la barra son guardar, deshacer y rehacer:

21

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Botn de Office.

Este botn situado en la barra de ttulo de la ventana de la aplicacin, nos da acceso a un men mediante el cual podemos realizar, entre otras, las siguientes operaciones: Nuevo: Al hacer clic sobre la opcin "Nuevo", aparecer la pantalla de introduccin a Access 2007, en la que tenemos varias opciones a elegir ya comentadas en apartados anteriores de esta unidad didctica: Nueva base de datos en blanco.- Nos permite crear una base de datos en blanco.

Crear una nueva base de datos partiendo de una Plantilla.- Desde el lateral izquierdo (Categoras de Plantillas) Access 2007 nos permitir crear una nueva base de datos basada en una plantilla de las disponibles con la instalacin del programa. Las plantillas son Bases de datos modelo con unas determinadas tablas diseadas para poder acomodarlas a nuestros intereses sin tener que crear una base de datos desde cero. Haciendo clic en la categora "Plantillas Locales", se nos mostrarn en la parte central de la pantalla varias bases de datos modelo relacionadas con diferentes temticas para que seleccionemos aquella que ms se pueda acomodar a la base de datos que queremos crear.

22

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Informacin: Las Plantillas Locales son aquellas que se instalan en nuestro ordenador cuando instalamos la aplicacin de Microsoft Office 2007. Las tendremos siempre disponibles con la instalacin del programa. Sin embargo, tambin a travs de la opcin Microsoft Office Online podemos acceder a mltiples plantillas disponibles en la web oficial de Microsoft Office y descargrnoslas en nuestro ordenador, siempre que hayamos adquirido la aplicacin de forma legal.

Utilidad: La utilizacin de plantillas para desarrollar bases de datos puede resultar muy interesante en determinados casos ya que supone un ahorro de tiempo considerable en el diseo de la estructura de las tablas. Por ejemplo, si queremos gestionar el alumnado que acude a nuestro centro de formacin a travs de una base de datos, la plantilla "Alumnos" puede resultarnos ser de gran ayuda en el proceso de creacin de la base de datos y las tablas necesarias. As no tendremos que partir de cero en el diseo. Abrir.- Abre una base de datos ya existente. Guardar y Guardar como.- A travs de estas opciones podremos guardar la base de datos sobre la que hemos estado trabajando. Cerrar base de datos.- Se cierra la base de datos actual pero sin salir de la ejecucin del programa.

23

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Adems de estos mens, en la ventana que se abre en el botn de office, aparece en su columna de la izquierda un listado de las ltimas bases de datos abiertas desde esta aplicacin. De esta forma podemos disponer de un acceso rpido a esas bases de datos haciendo clic directamente sobre el nombre de las mismas. Este botn de office tambin nos permite acceder a las opciones de Access 2007 (que analizaremos posteriormente), y cerrar el programa, mediante los botones que aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana.

Cinta de opciones
La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versin del programa, sustituyendo a los antiguos mens del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Access.

En esta cinta aparecen una serie de opciones a modo de pestaas (o de fichas), de manera original aparecer el nombre de todas ellas, y slo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar. Tambin existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma slo aparecern los nombres de cada una de las pestaas, y para ver su contenido ser necesario hacer clic sobre su nombre.

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos: 1. Mediante la opcin que aparece en el men desplegable de la barra de accesos rpidos.

24

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

2. Colocndonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botn derecho del ratn nos aparecer un men, en el podemos marcar o desmarcar la opcin correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecer marcada o no, en funcin de su estado actual.

3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa. Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:

Fichas
Existen cuatro fichas clasificadas por sus diferentes contenidos: Inicio, Crear, Datos Externos y Herramientas de Base de datos. Aparecern nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecer una ficha correspondiente a tablas cuando estemos trabajando con ellas, donde se recogern todos los comandos que necesitemos en el diseo de la tabla, y desaparecer cuando ya no estemos trabajando con ellas, mantenindose siempre las cuatro fichas fijas que hemos comentado.

25

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Grupos.
Dentro de cada una de las fichas existen una serie de elementos con determinadas caractersticas homogneas que aparecen, por ello, agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectngulos.

Por ejemplo, en la ficha Crear tenemos todos los comandos necesarios para crear los diferentes objetos de la base de datos. Estos comando se encuentran agrupados en funcin del objeto que queremos crear: Tablas, Formularios, Informes, Otros (Macros...)

Comandos.
Cada una de las diferentes opciones de actuacin dentro del programa. La sintaxis de los diferentes Grupos de la cinta de opciones de Access 2007 es la siguiente: 1. Iniciador de cuadros de dilogo: As se denomina la pequea flecha que aparece en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que aparecan visibles en la versin anterior de Access y ahora aparecen ocultas.

26

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


2. Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia abajo: Al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar otro men de Access.

3. Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar otro men de Access. (Existen submens)

4. Opciones de botn: En este caso las opciones que estn disponibles en cada momento se iluminarn con un color anaranjado en el fondo, al pasar el puntero del ratn sobre ellas, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botn izquierdo del ratn.

5. Opciones con una ventana (casilla de verificacin) izquierda sensible: En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opcin y activarla, una opcin activada tiene un smbolo de verificado.

27

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


6. Mens contextuales: Los mens contextuales o rpidos aparecen al pulsar el botn derecho del ratn, dependiendo de la posicin del puntero del ratn el men contendr unas opciones u otras. Se podra decir que el men contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

Acceder mediante el teclado.


El mtodo ms rpido para acceder a las opciones de Access es hacer un clic con el ratn sobre ellas. En el caso de que deseemos acceder a las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecern en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra que se corresponde con el acceso a las mismas a travs del teclado.

Una vez que conocemos las teclas que corresponde a cada una de estas opciones, para acceder a cada una de ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la tecla que nos indica en este momento la ventana. En el caso de los mens desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastar pulsar la tecla ALT junto con la tecla que aparece subrayada en cada uno de los casos. Otro mtodo para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de funcin F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (tambin del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opcin. La aplicacin nos permite incluir los comandos que necesitemos de la cinta de opciones en la barra de accesos rpidos, de una manera muy cmoda, colocndonos sobre los iconos de dichos comandos y haciendo clic con el botn derecho del ratn, de esta manera obtendremos un men contextual en el cual podremos elegir la opcin de agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

Adems cada vez que coloquemos el puntero del ratn sobre cualquiera de los elementos de la ventana, aparecer a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.

Barra de Estado.
En la zona inferior de la ventana de Access aparece la barra de estado.

28

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Esta barra nos ofrecer en todo momento informacin importante acerca del estado en el que se encuentra la aplicacin, o informacin sobre un comando que estemos utilizando en un momento dado.

El Panel de Exploracin de Objetos de Access 2007.


Merece dedicar un epgrafe completo a esta importante novedad operada en el nuevo Access 2007, ya que el antiguo panel de objetos de las versiones anteriores se sustituye ahora por el Panel de Exploracin que vamos a estudiar con detenimiento.

A travs del Panel de Exploracin podremos visualizar y acceder a los objetos que hayamos creado en la base de datos actual en la que estemos trabajando. Para ver cada una de las categoras de objetos de la base de datos, seguiremos los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botn que aparece en el "ttulo" del panel de exploracin.

2. Del men de opciones que se despliega, seleccionaremos aquella categora de objetos que deseamos visualizar (Tablas, consultas, formularios e informes)

3. Al hacer clic en alguna de las categoras o grupos de objetos de Access, aparecer en el panel de exploracin el contenido de dicho grupo, mostrndose los objetos de esa clase que se hayan creado en la Base de datos actual.

En este ejemplo, tenemos una base de datos donde se han creado 5 tablas, tal y como podemos apreciar en el panel de exploracin al seleccionar el grupo "Tablas".

29

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Si deseamos ver de una sola vez en el panel de exploracin, todos los grupos de objetos que se hayan creado en una base de datos: 1. Hacer clic en el botn que aparece en el "ttulo" del panel de exploracin.

2. Seleccionar la opcin "Todos los objetos de Access".

3. Aparecern organizados en los diferentes grupos de Access, todos los objetos que de cada grupo se hayan creado en la base de datos con la que estamos trabajando.

4. Podremos ocultar o mostrar cada grupo o categora de objetos haciendo clic en el botn que acompaa al encabezado de cada grupo de objetos.

En este ejemplo, hemos ocultado el contenido de los tres grupos de objetos de la base de datos con la que se est trabajando; para volver a mostrar cada grupo slo tendremos que hacer clic en el botn sealado en la imagen.

30

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Agrupar objetos de Access por fechas.


A travs del panel de exploracin, podemos elegir tambin como forma de visualizacin de los objetos de la base de datos la agrupacin de objetos por Fechas. En concreto se pueden agrupar los diferentes objetos que hayamos creado en la base de datos por Fecha de creacin o bien por Fecha de modificacin. Para realizar esta agrupacin seleccionaremos la opcin oportuna del panel de exploracin:

En el ejemplo de arriba, hemos agrupado los objetos por Fecha de modificacin. Se agrupan los objetos segn la fecha de la ltima modificacin llevada a cabo sobre los mismos. Informacin: Esta forma de agrupar objetos recuerda mucho a la forma de organizar los correos electrnicos de muchos programas clientes de correo electrnico como, por ejemplo, Microsoft Outlook, donde existe la posibilidad de mostrar los correos electrnicos enviados y recibidos por la fecha de envo o recepcin. Tambin, esta forma de agrupacin de objetos equivale a ordenar por fecha de modificacin los archivos y carpetas que tenemos en nuestro ordenador utilizando el Explorador de Windows.

Agrupar objetos de Access por Tablas y elementos relacionados.


Existe otra interesante forma de visualizar en el panel de exploracin los objetos contenidos en una base de datos: "Tablas y vistas relacionadas". A travs de esta forma de organizacin de los elementos de una base de datos, visualizaremos en el panel de exploracin de Access todas las tablas contenidas en nuestra base de datos y, adems, los objetos que estn relacionados con cada una de las tablas. Como veremos ms adelante, las tablas son el elemento fundamental de una base de datos, la unidad de informacin en Access. Todos los dems objetos que creemos en la base de datos (consultas, formularios e informes) van a basarse en los datos contenidos en las tablas. Tomarn los datos de los almacenados en las tablas. Pues bien, esta forma de agrupacin o visualizacin de "Tablas y vistas relacionadas" mostrar en el panel de exploracin de objetos de Access, las tablas que hayamos creado y el resto de objetos que est relacionado con cada tabla (por ejemplo, las consultas que hayamos diseado para cada tabla, los formularios basados en cada una de las tablas...) Para establecer esta vista: 1. Hacer clic en el botn que aparece en el "ttulo" del panel de exploracin.

31

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


2. Seleccionar la opcin "Tablas y vistas relacionadas".

3. ste es el aspecto que mostrar en nuestro ejemplo el panel de objetos de Access:

Se muestra cada tabla y, justo debajo de la misma, los objetos diseados relacionados con cada tabla, o en los que intervienen los campos de la tabla correspondiente.

Vistas personalizadas.
Por ltimo, la versatilidad del nuevo panel de exploracin de objetos de Access va ms all permitindonos crear grupos personalizados que aglutinen los diferentes objetos contenidos en una base de datos. Para ello seguiremos el siguiente procedimiento: 1. Hacer clic en el botn que aparece en el "ttulo" del panel de exploracin.

2. Seleccionar la opcin "Personalizado".

32

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

3. El aspecto que muestra la ventana de Exploracin de objetos ser similar al que muestra la siguiente imagen:

Un primer grupo personalizado ("Grupo personalizado 1") y los objetos de la base de datos disponibles para irlos colocando en ese grupo personalizado y otros posibles que creemos ("Objetos no asignados"). Para crear un nuevo grupo:

Seleccionar cualquiera de los objetos no asignados de nuestra base de datos y hacer clic con el botn derecho. Del men contextual que se despliega seleccionar la opcin "Agregar al Grupo" - "Nuevo Grupo".

33

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Aparecer un segundo grupo personalizado. Escribiremos el nombre que deseamos darle y pulsamos Intro.

Nota: El objeto sobre el que hayamos hecho clic con el botn derecho quedar asignado al nuevo grupo creado. Aunque es posible cambiar la asignacin a otra categora o grupo en todo momento, como veremos ms adelante. Para cambiar el nombre a un grupo:

Hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el nombre genrico del grupo personalizado. Seleccionamos del men contextual la opcin Cambiar nombre.

Escribimos el nuevo nombre y pulsamos Intro.

Asignar Objetos a cada grupo personalizado: Para asignar cada objeto que tengamos creado en nuestra base de datos seguiremos los siguientes pasos:

Hacemos clic con el botn derecho sobre el objeto correspondiente. Seleccionamos la opcin Agregar al grupo... Del desplegable que aparece seleccionaremos aquel grupo donde deseemos asignar el objeto elegido.

34

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

En la base de datos del ejemplo con el que estamos trabajando, una forma de personalizar la visualizacin del panel de exploracin sera la siguiente:

Hemos creado cuatro grupos personalizados, y cada objeto creado en la base de datos lo hemos asignado o agregado a uno de esos grupos determinados. Office 2007: Respecto al panel de exploracin de objetos es posible ocultarlo de manera provisional. Para ello, basta con hacer clic en el botn que aparece en la parte superior del panel. De esa forma se ocultar el panel de exploracin momentneamente. Para volver a activarlo, hacer clic en la barra lateral izquierda que aparece con el nombre de "Panel de Exploracin". Volver a estar activo dicho panel.

35

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Objetos de la base de datos en Access 2007.


En posteriores captulos se van a desarrollar con detalle todos los aspectos relacionados con cada uno de los objetos que puede contener una base de datos y que aparecen en el panel principal de Access. Cada uno de ellos tiene aspectos distintos, si bien tambin poseen algunos elementos comunes que son los que se pasan a detallar a continuacin: Para crear un nuevo objeto bastar con seleccionar la Ficha Crear de la cinta de opciones. Seleccionaremos el comando del grupo correspondiente al tipo de objeto que se desea crear:
Tabla.- Para crear una nueva tabla. Formulario en blanco.- Para crear un nuevo formulario vaco. Informe en blanco.- Para crear un informe vaco en blanco.

Diseo de consulta.- Crear una consulta desde cero.

Office 2007: Con el fin de simplificar las tareas y hacerlas ms accesibles a los usuarios, Access 2007 agrupa todas las tareas relativas a la creacin de objetos en la base de datos, en una Ficha propia en la Cinta de Opciones: la Ficha Crear. A travs, de esta Ficha vas a encontrar todos los comandos necesarios para la creacin de los diferentes objetos de una base de datos: tablas, formularios, informes, consultas y macros. Todas las opciones estn enmarcadas en diferentes grupos que toman, precisamente, el nombre de cada objeto posible en Access.

36

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Para modificar las caractersticas de un objeto, se selecciona el mismo en el Panel de Exploracin de Objetos de Access y a continuacin hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el objeto en cuestin y seleccionamos la opcin Vista diseo. De esta forma tan sencilla accederemos al diseo del objeto seleccionado para modificarlo.

Para visualizar los datos de una tabla, consulta, formulario o informe, hacemos doble clic sobre el objeto en cuestin. Tambin podemos hacer clic con el botn derecho sobre el elemento que deseamos abrir y seleccionamos la opcin "Abrir" del men contextual.

Cuando se "Abre" un objeto, se visualiza el mismo en su modo de visualizacin habitual (segn se apreciar en posteriores captulos). Se pueden conmutar en cualquier momento la visualizacin que se precise, la Visualizacin Normal del objeto o la Vista Diseo. Se puede acceder a ambas opciones a travs del botn Ver en el grupo Vistas de la ficha Inicio, cuando el objeto est abierto:

Vista Diseo: para visualizar y modificar el diseo del objeto seleccionado. Vista hoja de datos: visualizacin normal de tablas o consultas Vista formulario: visualizacin normal de los formularios. Vista preliminar: visualizacin normal de los informes.

Cuando se trabaja con varios objetos a la vez, cada uno de ellos se presentar en una ventana de documento y se podrn gestionar del mismo modo que cualquier ventana de Windows (mover, minimizar, cambiar el tamao, etc.). La opcin "Cambiar ventanas" del grupo ventana de la ficha de Inicio contiene en todo momento informacin de los objetos abiertos actualmente en la base de datos.

37

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Navegacin por objetos en Access 2007.


Otra de las novedades que comentamos en los primeros apartados de la unidad didctica, es la inclusin de mejoras considerables en la navegacin o exploracin de objetos abiertos. De tal forma que si estamos trabajando con varios objetos de la base de datos abiertos simultneamente, stos se organizan en solapas o fichas de navegacin en la parte superior del rea de trabajo. Para visualizar cada elemento u objeto abierto slo tendremos que hacer clic con el ratn en su solapa correspondiente.

En la imagen anterior tenemos tres tablas abiertas y nos encontramos situados en la tabla denominada "CURSOS". Para acceder a otra tabla abierta slo tendremos que hacer clic en su solapa correspondiente. Si deseamos cerrar uno de los elementos abiertos haremos clic en la "X" que aparece en la barra de navegacin de los objetos abiertos.

Office 2007 - Importante: Esta novedosa forma de navegar y visualizar los diferentes objetos abiertos de una base de datos, es importante recalcar que slo est disponible en las bases de datos creadas con el nuevo formato de Access 2007, es decir, las bases de datos que lleven la extensin .accdb y cuyo contenido haya sido creado con el nuevo formato de base de datos. Si tenemos una base de datos creada con las versiones anteriores de Access y trabajamos con ella en Access 2007, esas nuevas funcionalidades no estarn operativas.

Cerrar una base de datos.


Para cerrar una base de datos basta con cerrar la Ventana de la base de datos, haciendo clic sobre el botn Cerrar, situado en su barra de ttulos o seleccionando a la opcin "Cerrar base de datos" del botn Office.

38

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Todas las operaciones que se van realizando en la base de datos se van almacenando en el archivo en el cual se ubic la misma (la base de datos) al ser creada (recordar lo visto en el apartado Crear una base de datos). Por tanto, al cerrar una base de datos se almacenan todos los objetos contenidos en la misma (tablas, consultas, formularios, etc.) en dicho archivo, sin necesidad de acceder a la opcin Guardar.

Salir del programa.


Para salir de Access basta con cerrar la Ventana del programa, haciendo clic sobre el botn Cerrar de la barra de ttulos o accediendo a la opcin "Salir de Access" del botn Office.

Si en ese momento hay una base de datos abierta, los objetos contenidos en la misma sern almacenados en el archivo correspondiente como se ha explicado en el apartado anterior.

Establecer las claves e ndices.


Para definir las relaciones es preciso haber establecido correctamente la clave principal en cada tabla. En el caso de la tabla de detalles de pedidos la clave est formada por dos campos, y se establece de la siguiente forma: 1. Abrimos la tabla en modo diseo.

39

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

2. Mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL seleccionamos los dos campos que formarn la clave principal (Idproducto e Idpedido) pulsando en los selectores de fila de la izquierda.

3. En la ficha de Diseo dentro de las Herramientas de Tabla, pulsamos sobre el botn Clave Principal para establecer la clave quedando marcada la clave en ambos campos.

Recordamos que una clave principal poda estar formada por un solo campo de la tabla, o por una combinacin de varios. No obstante se recomienda la creacin de campos clave artificiales, siendo recomendables los de tipo autonumrico. ndices mltiples. Aunque nos salimos del tema central de este captulo, vamos a ver a continuacin como podemos crear ndices mltiples.

40

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Un ndice simple es una tabla oculta que genera Access en la cual establece el valor del campo que est siendo indexado y la posicin que ocupa en la tabla. De esta forma cuando ordenamos por un campo indexado, se ejecuta esta operacin de forma muy rpida ya que esa tarea se haba realizado con anterioridad. Adems si establecemos que el ndice es (sin duplicados), Access evitar que introduzcamos valores repetidos en ese campo. En la tabla de clientes, si aadiramos el campo CIF, dicho campo podramos indexarlo sin duplicados, y de esta forma no podramos duplicar a un cliente cuyo CIF ya existe en nuestra tabla de clientes. Un ndice mltiple est formado por varios campos, y puede ser definido con duplicados o sin ellos. La nica diferencia es que el orden se establece por la combinacin de varios campos, en lugar de uno solo. En la tabla de vendedores, para evitar introducir duplicados, podramos crear un ndice mltiple sin duplicados formado por (apellidos, nombre, telfono, domicilio). Una vez creado el ndice, Access evitar que metamos a un vendedor cuya combinacin de esos tres campos coincida con los de un dato ya existente. Lo vemos por pasos: 1. Abrimos la tabla Empleados en la vista Diseo. 2. Accedemos al botn ndices, dentro de la ficha diseo en las Herramientas de Tabla.

3. Aparecer el cuadro de ndices.

4. En una nueva lnea escribimos el nombre del ndice Ej:"triple", y a continuacin seleccionamos los campos que formarn ese ndice.

41

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

5. Pulsamos de nuevo sobre el nombre del ndice y cambiamos a la parte inferior del cuadro donde establecemos las caractersticas del ndice.

6. Seleccionaremos que no va a ser la clave principal en la primera opcin. Seleccionamos que S debe ser un ndice nico (sin duplicados), e indicamos que s puede haber valores nulos en el ndice en previsin de que falte algn dato en alguno de estos campos. 7. Guardamos los cambios en el diseo de la tabla, y para probarlo podemos intentar aadir un nuevo cliente con el mismo nombre apellidos y telfono que otro que exista.

Evitar el aprender cdigos.


Si introducimos un pedido directamente desde la tabla vemos que para introducir el Idcliente al que pertenece un pedido, debemos escribir el cdigo que tiene asignado ese cliente en la tabla de clientes. Esto es un gran inconveniente que puede ser evitado usando de la siguiente forma los cuadros combinados. 1. Abrimos la tabla de pedidos en vista diseo. 2. Activamos el campo Idcliente y vamos a la ficha bsqueda. 3. En la ficha de bsqueda cambiamos a cuadro combinado. 4. En el cuadro Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta.

42

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

5. Situamos el cursor en el cuadro Origen de la fila y hacemos clic sobre el botn Generar que se muestra a la derecha del mismo. Entonces se abre el generador de consultas donde crearemos una consulta que seleccione de la tabla de Clientes el Idcliente y el Nombrecompaia. 6. Si se quieren ver ordenados los datos en el cuadro combinado, ordenamos por Nombrecompaia. El aspecto final de la consulta es el que muestra la siguiente imagen:

7. Cerramos la consulta. En el cuadro de dilogo que se presenta hacer clic en el botn S, y volvemos al diseo de la tabla.

43

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

8. En la columna dependiente establecemos 1, es decir ser la primera columna de la consulta (Idcliente) la que se almacene en la tabla al seleccionar una opcin de este cuadro. (Si por el contrario escribisemos 2, sera el nombre de la compaa el que se almacenase dentro de este campo).

9. En nmero de columnas, indicamos que son 2 las columnas que deseamos mostrar en el cuadro combinado.

10. En Ancho de columnas establecemos la anchura en cm. para cada una de las columnas que se muestran en el cuadro combinado. Por ejemplo 2cm para el Idcliente y 4cm para el nombre de la compaa.

44

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

11. En la opcin Filas en lista indicamos la altura (en numero de filas) que queremos se presenten al desplegar el cuadro combinado. 12. El Ancho de la lista se establecer a la suma de las anchuras de cada columna 2+4=6cm.

13. Finalmente en la opcin Limitar a la lista, seleccionamos la opcin Si, de este modo no podremos escribir el cdigo de un cliente que previamente no ha sido introducido en la tabla de clientes. El aspecto final de este cuadro ser el de la siguiente figura:

Probamos el resultado, y observamos que el cuadro slo me permite elegir uno de entre todos los clientes que ya tengo introducidos en la tabla de clientes. Aunque para realizar la bsqueda por iniciales debo escribir los cdigos. Es muy importante conocer que aunque el cuadro combinado me muestra dos cosas el dato que se almacena en el campo es nicamente el IDcliente.

45

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Podemos ir un poco ms lejos y olvidarnos completamente de los cdigos realizando en el cuadro combinado los siguientes cambios: 1. En Ancho de columnas establecemos la anchura en cm. para cada una de las columnas que se muestran en el cuadro combinado. Ahora pondremos 0cm para el Idcliente y 4cm para el nombre de la compaa. De este modo el Idcliente estar, pero ser invisible.

2. En el Ancho de lista cambiamos a 4cm. El resultado es un cuadro combinado donde solamente se ve el nombre del cliente, y lo mas interesante, es que la bsqueda por iniciales se realiza por el nombre en lugar del cdigo, aunque internamente el valor que se almacena en la tabla es el Idcliente.

46

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Relaciones. Creacin de tablas. Establecer relaciones


Introduccin
Access es un programa gestor de base de datos, pero como ya se ha comentado, adems es relacional, es decir, se basa en el trabajo, no con tablas individuales como hasta ahora hemos manejado en este curso, sino en el trabajo entre varias tablas relacionadas entre si. De ste modo (con tablas relacionadas), la informacin se gestiona mucho ms eficazmente y ms rpidamente que si en vez de estar separada en varias tablas relacionadas estuviera en una sola tabla grande y pesada de mover y gestionar. Para poder visualizar y trabajar con datos procedentes de varias tablas, es necesario establecer relaciones entre ellas. Estas relaciones hacen que todas las tablas se comporten como un solo grupo, pudiendo utilizar datos de varias tablas en una consulta, formulario o informe. Existen otros gestores de bases de datos en el mercado informtico que se fundamentan en otros sistemas de trabajo: Bases de datos documentales, distribuidas pero Access es RELACIONAL. Manteniendo la informacin en tablas relacionadas ganaremos tiempo (ya que conseguiremos mayor velocidad en el trabajo), as como mayor espacio libre en disco (ms megabytes disponibles para trabajar). As pues, algunas de las muchas ventajas que presenta la relacin entre las distintas tablas de una base de datos son las siguientes:
Almacenar en cada una de las tablas distintos datos, no teniendo que repetir un mismo dato

en varias tablas (a excepcin del campo comn a todas ellas).


El proceso de introduccin de informacin es ms rpido, al no tener que introducir datos

repetitivos.
El espacio requerido para almacenar la base de datos es menor, ya que no se almacenan

datos repetidos.
Al actualizar los datos solo habr que modificarlos en una sola tabla, disminuyendo la

probabilidad de cometer un error y haciendo el proceso ms rpido y seguro.

47

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Posibilidad de activar opciones de 'integridad referencial' (mecanismo de Access para las

relaciones). Esta caracterstica garantiza en mayor grado la seguridad en el trabajo con los datos.

Por qu de las relaciones (supuesto)


Veamos con un ejemplo en qu consiste relacionar tablas. El por qu de su necesidad. Las ventajas que ello aporta a la base de datos. Para ello, partiremos de un supuesto prctico. Supuesto: Se dispone de una tabla de empleados de una gran empresa con una plantilla de 500 trabajadores. Cada trabajador, adems de contar con sus datos personales, dispone de unos datos bancarios en donde tiene domiciliada la nmina, as como unos datos que definen totalmente su puesto de trabajo, sueldo, pluses, etc Por cada trabajador, deberemos tener tantos datos individuales como sean necesarios para identificarlo a l inequvocamente (como empleado de la empresa) frente a los dems empleados. Al menos, los campos para cada trabajador, seran los siguientes: Datos de carcter personal. CODIGO NOMBRE APELLIDOS NIF FECHANACIM (fecha nacimiento) - DIR POB CPOS (cdigo postal) PROV TELEF MOVIL (telfono mvil) ECIVIL (estado civil) HIJOS (nmero de hijos) - en cuanto a datos personales. Adems existirn tambin los concernientes a sus datos bancarios. Por lo menos los siguientes: NROCUENTA ENTIDAD SUCURSAL DIRBANCO (direccin del banco) POBBANCO CPOSBANCO NOMDIRECTOR (nombre del director) TEFELBANCO - Y adems los que lo definen como trabajador de sta empresa. Al menos los siguientes: PUESTO SUELDO NIVELRESPONSABILI (nivel de responsabilidad en la empresa) FECHAALTA (fecha de alta en la empresa) PLUSCONVENIO (si el trabajador tiene plus convenio o no lo tiene)-

Datos Bancarios.

Datos Relacin Laboral.

Esto significa, que por cada trabajador, por cada registro de la gran tabla EMPLEADOS, deberamos tener toda su informacin alojada en todos estos campos, por lo que por cada registro de la tabla (por cada empleado, y recordemos que en nuestro ejemplo son 500), se necesitaran tantos bytes (caracteres de ocupacin en disco) como sumatorio de bytes tuvieran todos los campos de cada registro. Cada campo, dependiendo de su tipo y/o longitud, tiene en Access -como sabemos- un tamao expresado en bytes.

48

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Por lo tanto, por cada empleado de nuestra plantilla (500 empleados) se ocuparn 407 bytes en disco. O sea 407 (bytes por empleado) por 500 (empleados) = 203.500 bytes, unos 199 kbytes (203.500 / 1.024) ocupara nuestra tabla de empleados (a grandes rasgos). Pero vamos a reflexionar un poco ms. Si de los 500 trabajadores tenemos 300 peones, todos ellos tendrn la misma categora, sueldo, nivel de responsabilidad y plus convenio, luego los datos de Pen, 1.000 euros, baja, y plus convenio=no (respectivamente) sern valores que se repiten 300 (en este caso) veces en nuestra tabla de empleados. Por otro lado, todos los empleados que tengan su cuenta bancaria en la misma entidad y sucursal tendran los mismos datos para los campos ENTIDAD SUCURSAL DIRBANCO POBBANCO CPOSBANCO NOMDIRECTOR TEFELBANCO con lo cual se tendra esa informacin dupli, tripli, cuadruplicada dentro de nuestra "gran" tabla. Se estara mal utilizando el espacio del disco conteniendo informaciones repetidas que, adems de tener que teclear muchas veces, multiplica la probabilidad de cometer errores por parte del usuario. El sistema ptimo va a ser mantener no una tabla grande con toda esa informacin, sino varias tablas relacionadas. Para resolver el problema de en cuntas tablas mantener la informacin, que datos en cada tabla, etc., aunque existan tcnicas cientficas y sofisticadas para resolverlo, hagamos las siguientes reflexiones: La informacin de qu campos es la que, ms o menos masivamente se va a repetir a lo largo de nuestra tabla de empleados (en ste ejemplo). Basta con imaginarse las fichas de 20 trabajadores, pensando en todas las situaciones que se puedan dar (que varios tengan las mismas condiciones de sueldo, puesto, etc., por parte de la empresa. De que varios compartan la misma entidad bancaria, por lo tanto los mismos datos bancarios a excepcin de nmero de cuenta que evidentemente cada empleado tiene la suya

49

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Coloquemos en una tabla de dos columnas, de todos los campos necesarios, los que no van a repetir sus contenidos masivamente (puede darse que existan cuatro empleados llamados Mara pero esto se considera casualidad, no repeticin masiva ya que pudiera no haber cuatro Mara), y los que s van a repetir sus valores de forma considerable y reiterada.

Todos los empleados que operen con el mismo banco y sucursal, tendrn los mismos valores para los campos ENTIDAD SUCURSAL DIRBANCO POBBANCO CPOSBANCO NOMDIRECTOR TELEFBANCO - Si stos datos de las entidades bancarias, los introducimos en una tabla aparte, de bancos, tendremos por cada sucursal bancaria, un registro con sus datos una sola vez en la tabla BANCOS. De modo contrario, en el caso de tener diez empleados con su cuenta bancaria en la misma sucursal, deberamos tener los datos bancarios en el propio registro de datos de cada empleado en la tabla empleados, por lo que la informacin de banco estara repetida, en este caso, diez veces innecesariamente. Tambin, y de igual manera, todos los empleados que operen con el mismo puesto de trabajo dentro de la empresa, tendrn los mismos valores para los campos PUESTO SUELDO NIVELRESPONSABILI PLUSCONVENIO. En caso de tener 20 administrativos, esos datos se ubicaran para cada empleado en la tabla empleados, con lo que tendramos 20 veces repetida en la tabla empleados esa informacin. Sin embargo, si creamos una tabla separada llamada CATEGORAS, cada categora profesional, con todos los datos que la definen estara en dicha tabla una sola vez sin repeticiones. De esta primera consideracin, deduciremos la necesidad de tener la informacin, en tres grandes bloques, en tres tablas (segn ste ejemplo). Una contendr los datos de los EMPLEADOS, otra los datos de los BANCOS, y otra los datos de las CATEGORAS profesionales de sta empresa. As, en la tabla de bancos por cada entidad y sucursal, tendremos un solo registro con todos los datos que definen a dicha sucursal, exactamente igual para las categoras. Pero cmo saber cules son los datos bancarios que corresponden a un determinado trabajador? Cmo saber el sueldo, categora, etc. de un determinado trabajador si dichos datos ya no se van a encontrar en la tabla empleados? Cmo poder asignar a cada empleado su banco y su categora profesional con todas sus informaciones?

50

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Para organizar correctamente los elementos de una lista (artculos, empleados, socios, pelculas, pedidos) se recurre con frecuencia a una tcnica que consiste en asignar a cada elemento un cdigo, que no es ni ms ni menos que un nmero (generalmente) que identifica inequvocamente a cada elemento de ese conjunto frente al resto. Tambin y desde el inicio, a cada empleado ya le habamos asignado un cdigo de empleado nico para cada trabajador dentro de la empresa de nuestro ejemplo. Si de la anterior diseccin o separacin de datos respecto al gran bloque o, tabla inicial, llegamos a la conclusin de que si asignamos a cada entidad un cdigo numrico (a cada una uno distinto) y a cada categora profesional uno distinto, solo nos quedara incluir entre los datos de dada empleado el cdigo de banco que le corresponde as como el cdigo de categora que tiene.

Y por lo tanto de esta situacin pasaramos a sta otra:

51

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Cada empleado tendr ahora en su registro, el cdigo que le corresponde dentro de la tabla de bancos, decir que si tiene su cuenta bancaria y por lo tanto su nmina domiciliada en la oficina urbana nmero 100 del Banco Santander y en la tabla de entidades esa oficina tiene asignado el cdigo 12, en el registro del empleado Pedro Gonzlez en campo codigoenti tendr el valor 12. Mediante ese cdigo de entidad 12, se busca en la tabla de entidades la que tiene nmero 12 y en ese registro se encontrarn todos los datos que definen a esa sucursal bancaria. De la misma manera en el campo codigocat de Pedro Gonzlez se almacenar el cdigo de categora que le corresponde segn la tabla categoras, en donde se definen todas las informaciones relativas a la categora de este empleado por parte de la empresa. En la tabla de empleados, pueden existir por lo tanto 100 peones con el mismo codigocat = 7 que es Pen segn la tabla de categoras. Esta relacin indica que varios empleados se relacionan con un solo registro en la tabla de categoras. Se trata como comentaremos ms adelante, de una relacin uno a varios. As pues: El cdigo de entidad de la tabla de empleados deber coincidir (estar relacionado) con un cdigo de entidad de la tabla de entidades y el cdigo de categora de la tabla de empleados deber coincidir (estar relacionado) con el cdigo de categora de la tabla de categoras. Trabajar con varias tablas ms reducidas de tamao, es ms eficiente que trabajar con tablas grandes y pesadas de mover. En cuanto al ahorro de espacio en disco, analicemos los nmeros que salen: Tabla de EMPLEADOS:

Como vemos, en la tabla empleados, hemos introducido el campo que va a permitir relacionar dicha tabla con la tabla de entidades bancarias. Como en la tabla de empleados, podemos encontrar varios que enlacen con el registro de la misma entidad en la tabla de empleados, ser un campo numrico entero largo, indexado s pero con duplicados, ya que como comentamos se puede duplicar el cdigo de entidad en la tabla de empleados. Sin embargo en la tabla relacionada de Entidades, el campo codenti ser autonumrico, entero largo, indexado si sin duplicados, ya que en la tabla entidades no podemos tener ms de una con el mismo cdigo. El mismo razonamiento sirve para el campo codigocat y codcatego. En la tabla de empleados ser indexado si con duplicados y en la tabla categoras el campo ser indexado si sin duplicados ya que en la tabla y en la empresa no existen dos categoras iguales y codificadas con el mismo numero (cdigo de categora).

52

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Tabla de ENTIDADES:

Tabla de CATEGORAS:

Tenemos por lo tanto, 3 tablas en vez de una. Mediante los campos relacionados, desde el registro de un empleado, tendremos acceso a los datos de su banco y a los datos de su puesto de trabajo con todas las informaciones pertinentes. Si tenemos por lo tanto 500 empleados como se plante al principio en este ejemplo, de tener solo una tabla, el tamao ocupado sera de 407 bytes X 500 registros = 203.500 bytes o lo que es lo mismo 198,7 kbytes. Si esos 500 empleados trabajan con 20 entidades bancarias distintas y en la empresa existen 10 categoras profesionales diferentes (por ejemplo), el tamao de los datos en nuestra base de datos sera como sigue:
Tabla de empleados: 500 X 244 = 122.000 bytes. Tabla de entidades: 20 X 143 = 2.860 bytes. Tabla de categoras: 10 X 36 = 360 bytes.

Luego el total de nuestra informacin ocupa: 122.000 + 2.860 + 360 = 125.220 bytes. La comparativa es de 125.220 bytes (en tres tablas relacionadas) frente a 203.500 bytes (con la informacin en una sola tabla).Tenemos un ahorro, por lo tanto de 78.280 bytes, lo cual supone un ahorro en disco de 76,4 kbytes. Alrededor de un 40% de ahorro. Podemos, por tanto, establecer las siguientes grandes ventajas, aparte de la detallada anteriormente:
Un aspecto no cuantificable numricamente de forma tan sencilla es el de la velocidad que

se optimiza manejando tres tablas ligeras frente a una sola tabla pesada.
Las veces que el usuario se ahorra por no tener que teclear repetidamente mucha

informacin idntica.
La disminucin, en consecuencia, del nmero de errores de tecleo.

53

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


De variar el sueldo de una categora, por ejemplo, bastara con modificar el campo sueldo en

el registro de esa categora en la tabla de categoras, y no en los 100 trabajadores que existen en plantilla con esa categora.
Por tener las tablas relacionadas (esto no se ha visto an) se pueden activar unos

mecanismos de seguridad que por ejemplo, impidan eliminar una categora profesional de la tabla categoras mientras existan trabajadores de esa categora en la tabla empleados. A esto se le llama integridad referencial. Por lo tanto, y en Access, la relacin entre las tres tablas quedar como sigue (a continuacin se ver como establecer dichas relaciones en Access):

Importante: Como ya se ha anticipado, todo el curso se desarrolla a travs de la base de datos que ahora se va a crear desde el principio. La base de datos se llamar Gestin de pedidos.accdb. En la segunda parte de este captulo veremos cmo crear las tablas de nuestra aplicacin de pedidos as como aprender a establecer las relaciones que existen entre ellas.

Relacionar tablas
Tipos de relaciones
De lo comentado, se deduce que la relacin entre dos tablas es nica y se establece siempre a travs de un campo comn a ambas. No es necesario que el campo tenga el mismo nombre pero si es aconsejable acostumbrarse a nombrar los campos comunes del mismo modo, para evitar posibles equivocaciones a la hora de crear las relaciones. Cuando se establece una relacin entre tablas, una de ellas actuar como tabla principal y la otra como tabla relacionada. Si entre dos tablas existe una relacin y se crea otra, sta sustituir a la anterior, ya que no puede existir ms de una relacin entre dos tablas. Sin embargo, una tabla s puede tener relaciones con ms de una tabla, siempre y cuando sea con tablas distintas. Access permite establecer tres tipos diferentes de relaciones entre dos tablas, y cada una de ellas tiene unas caractersticas que condicionarn el comportamiento final de la base de datos. Por ello, debe seleccionarse correctamente el tipo de relacin entre las tablas para obtener el resultado esperado. Los tres tipos de relaciones que existen son:

54

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Relacin uno a uno: Relaciona un nico registro de la tabla principal con uno slo de la tabla

relacionada. Este tipo de relacin produce el mismo resultado que si se unieran los campos de ambas tablas en una sola tabla.
Relacin uno a varios: Es el tipo de relacin mas frecuente. Un nico registro de la tabla

principal se puede relacionar con varios de la tabla relacionada. Este tipo de relacin es la que utilizaremos la mayora de las veces.
Relacin varios a varios: Un registro de la tabla principal se relaciona con varios de la tabla

relacionada y, adems, un registro de la tabla relacionada se relaciona con varios de la tabla principal. Este tipo de relaciones se puede transformar en dos relaciones de tipo uno a varios, creando una tabla intermedia de unin.

El Panel de Relaciones.
Las relaciones se establecen y modifican desde el panel de relaciones, al cual se accede seleccionando la opcin Relaciones de la Ficha Herramientas de Base de Datos - Grupo Mostrar u Ocultar.

Cuando se accede por primera vez a la ventana de relaciones, sta aparece vaca:

Sobre la misma aparecer el cuadro de dilogo que muestra la siguiente figura, desde el cual se pueden agregar las tablas que se van a relacionar entre s. Los pasos a seguir son:

55

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


1. En la ficha Tablas, seleccionar las tablas a relacionar (manteniendo la tecla Ctrl pulsada hacer clic sobre ellas) y a continuacin hacer clic sobre el botn Agregar. 2. Una vez seleccionadas las tablas, hacer clic en el botn Cerrar para abandonar el cuadro de dilogo. En la ventana de relaciones aparecern las tablas que se han agregado. Es posible aadir nuevas tablas con las que crear nuevas relaciones en cualquier momento. El procedimiento a seguir en este caso es el que se expone a continuacin: 1. Acceder a la ventana de relaciones seleccionando la opcin Relaciones de la Ficha Herramientas de Base de Datos - Grupo Mostrar u Ocultar. 2. Seleccionar la opcin Mostrar tabla dentro de la Ficha Diseo en la cinta de Herramientas de relaciones. El cuadro de dilogo que se presenta es Mostrar tabla (el mismo visto anteriormente).

3. En la ficha Tablas seleccionar y agregar aquellas que se precisen. 4. Hacer clic sobre el botn Cerrar, para abandonar el cuadro de dilogo. Para eliminar tablas de la ventana de relaciones, basta con pulsar sobre la tabla que se quiere eliminar y pulsar la tecla Supr. Al cerrar la ventana de relaciones, si en ella se ha realizado alguna modificacin, se visualizar un mensaje de advertencia como el que muestra la figura siguiente, permitiendo guardar los cambios realizados o, por el contrario, salir sin guardar los mismos.

Establecer una relacin entre dos tablas.


Las relaciones entre tablas se establecen en el panel de relaciones, siendo el procedimiento el siguiente: 1. Situar el puntero del ratn sobre el campo comn a ambas de la tabla principal.

56

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


2. Pulsar el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, arrastrar el campo hasta el campo comn de la tabla relacionada.

3. Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo que muestra la figura siguiente:

4. Hacer clic sobre el botn Crear para establecer la relacin. En la ventana de relaciones aparecern ambas tablas unidas a travs de un lnea, cuyos extremos se sitan frente a los campos de unin y en ellos se muestra el tipo de relacin que hay entre las tablas.

De este modo hemos establecido una relacin entre la tabla de clientes y la de pedidos, al realizar la relacin de esta manera no establecemos ninguna seguridad, es decir, siguiendo con el ejemplo, tal y como hemos hecho esta relacin, podramos tener un pedido realizado por un cliente que no tuviramos registrado en la tabla de clientes, es decir, un cliente cuyo nombre, compaa....no lo conociramos. Para evitar estos errores existe la integridad referencial, la cual estudiaremos a continuacin.

57

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007 Modificar y eliminar relaciones


Una vez establecidas las relaciones entre las distintas tablas, es posible modificar las mismas o incluso eliminarlas. Ambas operaciones se realizan desde el Panel de Relaciones, como ya se ha comentado anteriormente. Para modificar una relacin los pasos a seguir son: 1. Hacer clic sobre la lnea de la relacin que se quiere modificar y sta se visualizar con un trazo ms grueso, indicando que est seleccionada. 2. Seleccionar la opcin Modificar relaciones de la Ficha Diseo - Grupo Herramientas.

3. Se muestra el mismo cuadro de dilogo que apareca al crear la relacin. 4. Realizar las modificaciones necesarias. 5. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Para eliminar una relacin, basta con seleccionar la relacin que se quiere eliminar y pulsar a continuacin la tecla Supr (o seleccionar la opcin Eliminar de la Ficha Inicio - Grupo Registros).

Integridad referencial
La integridad referencial es un conjunto de reglas de Access que garantizan que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados que satisfacen dicha relacin. Sirve para aumentar la seguridad en el tratamiento de los datos que coexisten entre dos tablas relacionadas. Se puede establecer integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
El campo que relaciona ambas tablas tiene que ser en la tabla principal un campo clave

(indexado si y sin duplicados) y en la otra tabla, tambin indexado (con o sin duplicados segn proceda).
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos, a excepcin de que la relacin se

establezca entre un campo de tipo Autonumrico y un campo de tipo Numrico, siempre y cuando este ltimo sea un Entero largo (por lo tanto los dos campos con la misma longitud: entero largo). No se pueden relacionar un campo de texto con uno de fecha, uno numrico con uno de texto...
Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access (estar dentro del mismo

archivo .accdb).

Establecer integridad referencial


Cuando se establece la integridad referencial (marcando la casilla pertinente en el panel de modificar relaciones) se van a cumplir obligatoriamente, las siguientes reglas:
No podemos introducir un valor para ese campo en la tabla relacionada si antes no ha sido

introducido en la tabla principal, es decir, no podemos tener en la tabla de pedidos un pedido realizado por un cdigo de cliente que no exista. Otro ejemplo: no podemos tener o anotar en la tabla de participantes un participante con un nmero de socio que no exista en la tabla relacionada de socios (habra que dar de alta al participante

58

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


previamente en la tabla socios. Una buena opcin sera colocar en el formulario de inscripciones un botn de comando que nos "lleve" y abra el formulario de socios para poderle dar de alta. Al cerrar el formulario de socios una vez dado de alta, regresaramos al formulario de inscripciones y como ese nuevo socio ya existe en la tabla de socios, nos permitira su entrada). No podremos introducir tampoco a un empleado un cdigo de entidad bancaria si no se ha introducido esa entidad previamente en la tabla entidades. No se puede asignar a un trabajador un cdigo de categora si esa categora no est dada de alta en la tabla categoras. No se puede aadir un pedido en una tabla de pedidos de un artculo si el artculo no existe previamente en la tabla de artculos...
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en

la tabla relacionada, no podemos eliminar un cliente que est en la tabla de pedidos, es decir est realizando un pedido. Otro ejemplo: No podemos eliminar un socio que est en la tabla de participaciones. No podremos eliminar una entidad bancaria mientras existe un empleado que domicilie su nmina por ella, no podremos eliminar una categora profesional de la empresa mientras algn empleado la tenga asignada. No se podra borrar un artculo mientras existen pedidos de ese artculo en la tabla de pedidos. no se podra dar de baja un vehculo (de una base de datos de un ayuntamiento) mientras en la tabla relacionada multas existan multas sobre ese vehculo...
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si el registro tiene

registros relacionados, siguiendo el ejemplo, no podramos cambiar el nmero de cliente en la tabla de clientes si este cliente en este momento esta realizando un pedido, es decir est en la tabla pedidos. Otro ejemplo: No podramos cambiar el nmero de socio en la tabla de socios si este socio en este momento esta participando en un torneo, es decir est en la tabla participaciones. Para el resto de ejemplos propuestos, exactamente igual. Si se quiere exigir el cumplimiento de estas reglas, hay que seleccionar la casilla de verificacin Exigir integridad referencial al crear la relacin (paso 3).

Al hacerlo se activarn las dos opciones (con casilla de opcin) que aparecen debajo:
Actualizar en cascada los campos relacionados: si se activa esta opcin, al modificar el valor

del campo comn a ambas tablas en un registro de la tabla principal, se actualizar dicho valor en todos los registros relacionados en la tabla relacionada. (Si cambiamos el nmero de cliente en la tabla clientes, de forma automtica se cambia en todos los registros de la tabla pedidos).
Eliminar en cascada los registros relacionados: si se activa esta opcin, al borrar un registro

de la tabla principal, se borrarn todos los registros dependientes en la tabla relacionada. (Si se elimina un cliente en la tabla clientes se eliminan de forma automtica todos los registros que tengan que ver con ese cliente en la tabla pedidos). Esta opcin es muy peligrosa ya que en Access una vez que se elimina un registro ya no se puede volver a recuperar.

59

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Muy importante: Esta opcin es muy arriesgada ya que en Access una vez que se elimina un registro ya no se puede volver a recuperar. Es fundamental llevar una buena poltica de copias de seguridad. Al establecer la integridad referencial en la figura siguiente se observa que la relacin es uno (1) a varios ( ), un cliente (cuyos datos se encuentran en la tabla Clientes) puede haber realizado varios pedidos (los datos de stos se encuentran en la tabla Pedidos).

Importar y vincular tablas (R).


Una operacin muy interesante para quienes antes de trabajar con Access tienen la informacin introducida y organizada en forma de tabla pero en otros entornos de trabajo como Excel, Word, Dbase, ... es la de poder importar convirtiendo de formato a formato Access dicha informacin. Microsoft Access permite importar o vincular una tabla de datos contenida en otra base de datos de Access (de la versin que se est empleando o de versiones anteriores), e incluso datos de otros programas y formatos de archivo, como pueden ser los de Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox.

Qu diferencias existen entre importar y vincular?


Si se importan los datos se crea una copia de la informacin en una tabla nueva de la base

de datos. En este caso la tabla o archivo de origen no se modificar. Tras realizar esta operacin de importar, la tabla creada en Access no depende en absoluto de la original, no existe nexo de unin entre ambas.
Si se vinculan los datos se establece una conexin a los datos de otra aplicacin de modo

que los datos se puedan ver y modificar tanto en la aplicacin original como en Microsoft Access. Es por ello que el formato del origen de datos externo no se modifica, pero se pueden agregar, eliminar o editar sus datos utilizando Microsoft Access. La vinculacin o conexin entre el archivo de datos de la otra aplicacin y la tabla vinculada de Access es bidireccional, es decir, si modificamos los datos en Access, quedan modificados en el archivo original, y si se modifican en el archivo original, tambin repercute dicha modificacin en Access. Microsoft Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas que estn guardadas en la base de datos actual y las tablas vinculadas, siendo el de estas ltimas distinto en funcin del tipo de archivo vinculado.

60

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla vinculada se elimina el vnculo con la tabla pero no la tabla externa, mantenindose el archivo original intacto. Se rompe "el cordn umbilical" que existe entre ambas fuentes de datos.

Cundo importar y cundo vincular?


Se importarn los datos cuando stos slo se vayan a utilizar desde Microsoft Access, de este modo se agiliza el trabajo con el programa ya que sus propias tablas las gestiona ms rpidamente. Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos. Si utiliza esta opcin, puede conservar los mtodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estn utilizando en el programa original.

Importar o Vincular datos.


En la nueva versin de Access 2007, todas las opciones de Importacin se han agrupado en un mismo grupo dentro de la misma ficha en la cinta de opciones: La Ficha Datos Externos. Esto nos va a facilitar muchsimo la labor de importacin de datos externos, haciendo ms sencilla la bsqueda de las opciones correspondientes.

Podemos importar datos procedentes de las siguientes aplicaciones: Botn Utilidad Importar tablas de MS Access. Importar tablas de MS Excel. Importar datos de un archivo de texto. Importar datos de un archivo XML.

61

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Importar datos de otros formatos de archivos: Dbase, Paradox, Carpeta de Outlook...

Los pasos a seguir para importar o vincular datos son los que se detallan a continuacin: 1. Dependiendo del formato de archivo origen del que deseamos importar los datos en una tabla de Access, seleccionaremos el botn correspondiente del grupo Importar de la Ficha Datos Externos. En nuestro ejemplo, vamos a realizar la importacin de datos procedentes de una hoja de clculo de MS Excel. Haremos clic, por tanto, en el botn

2. Se inicia el novedoso Asistente de obtencin de datos externos que incluye Access 2007. En esta primera pantalla deberemos indicar el origen de datos, es decir, el archivo de Excel (en nuestro ejemplo) que contiene los datos que queremos importar. Tambin indicaremos el tipo de importacin: en una nueva tabla (sin vinculacin) o vincular los datos en una nueva tabla.

62

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

3. Para especificar el origen de datos hacemos clic en Examinar.

4. Indicaremos la ubicacin de la carpeta que contiene el archivo de Excel cuya importacin de datos queremos realizar. Lo seleccionamos el archivo en concreto y hacemos clic en Abrir.

63

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


5. Especificaremos el tipo de importacin: en una nueva tabla de la base de datos actual.

6. Hacemos clic en

7. Se iniciar el Asistente de importacin de hojas de clculo. En el primer paso, se deber indicar la hoja del libro de Excel que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera). Hacemos clic en Siguiente.

8. Tras seleccionar la hoja y pulsar el botn Siguiente, en el cuadro de dilogo que se muestra indicar si la primera fila de la tabla corresponde a los ttulos de la misma o no (generalmente la primera fila de una tabla de datos suele contener los rtulos o nombres de campos, no siendo por lo tanto datos).

64

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

9. Tras hacer clic en Siguiente, seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas caractersticas para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener cada campo, si van a ser indexados o no...Pensar que una vez importada, la tabla va a poder ver modificado su diseo de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseo como para cualquier tabla existente en la base de datos actual).

65

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


10. El siguiente paso nos indicar la posibilidad de agregar una clave principal a la nueva tabla, o elegir un campo de los ya existentes como clave principal o bien, prescindir de la misma.

11. Siguiendo con nuestro ejemplo, vamos a establecer como campo Clave principal el campo DNI. Para ello activamos la opcin "Elegir la clave principal" y seleccionamos del desplegable el campo DNI.

12. Tras hacer clic en Siguiente, en el ltimo cuadro de dilogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y para finalizar, hacer clic sobre el botn "Finalizar".

66

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

13. Como ltimo paso novedoso en esta nueva versin de Access 2007, la aplicacin nos permite guardar todos los pasos dados durante el proceso de importacin para que, en caso de tener que realizar una misma importacin, no tengamos que repetirlos nuevamente.

14. Al cerrar el cuadro final, vemos como aparece en el panel de exploracin de objetos de Access la nueva tabla con los datos de Excel importados.

67

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Mejoras en la introduccin de datos.


Propiedades de los datos: solapa Bsqueda (R).
A lo largo de las diferentes lecciones del curso, existirn algunos apartados referenciados con una (R); son captulos de repaso de conceptos que el alumno ha de conocer y manejar en Access. No obstante, no vendr nada mal echarles un vistazo con el fin de afianzar los contenidos de cada apartado en cada tema. Para facilitar la introduccin de datos hay dos mtodos que vamos a ver a continuacin basados en el uso de cuadros combinados. Bajo la solapa Bsqueda, las opciones de esta ficha slo se activan cuando el dato del campo es de tipo Texto, Nmero o S/No, en el resto de los casos no se pueden establecer este tipo de opciones. La nica propiedad que aparece por defecto en esta ficha es Mostrar control, en la cual se establecen tres opciones para cada tipo de dato: Cuadro de texto, Cuadro de lista y Cuadro combinado para campos de tipo Texto o Numrico y Cuadro de texto, Casilla de verificacin y Cuadro combinado para campos de tipo S/No. Las opciones que se establecen van a permitir la introduccin de datos en el campo de distintas formas, pudiendo hacer ms rpida la introduccin de los mismos en la tabla, tal y como se expone en los apartados siguientes.

Cuadro de texto.
Si se establece esta opcin, la que posee el campo por defecto, la introduccin del dato se tiene que realizar teclendolo directamente en el campo.

Cuadro de verificacin.
Como ya se ha indicado esta opcin slo se encuentra en los campos de tipo S/No. Si se activa en el campo correspondiente aparecer un cuadro de verificacin, como el que muestra la figura, el cual se puede activar o desactivar de forma rpida, sin ms que hacer clic sobre el mismo o pulsar la barra espaciadora estando el cursor situado en el campo en cuestin.

Cuadro de lista y cuadro combinado.


Ambos cuadros son prcticamente iguales, conteniendo el cuadro combinado alguna opcin ms. Con ambas opciones se puede establecer en el campo un cuadro con una lista de datos, de la cual se puede seleccionar uno como dato que va a ser introducido. De esta forma se puede establecer el dato que se quiere introducir sin necesidad de teclearlo, sin ms que seleccionndolo de la lista que se despliega al hacer clic sobre el botn de flecha (triangulito) que aparece a la derecha del campo correspondiente. Gracias a ste sistema cuando la entrada de valores en un campo, se va a mover entre un grupo reducido y fijo de valores, por ejemplo el nombre del vendedor en una tabla de pedidos, suponiendo que nos movamos entre 3 vendedores, Andrs, Pedro y Juan estaremos evitando, por un lado tener que teclear el nombre del vendedor para cada pedido y por otro evitaremos el posible error derivado de un mal tecleo o falta de uniformidad en valores que se repiten: unas veces teclear Andrs (con acento) otras Andrs (sin acento) otras Carlos Andrs (que es como se llama el comercial):

68

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Seleccionando esta opcin se activan nuevas propiedades para poder establecer los valores que van a aparecer en la lista. Algunos de estos valores son:
Tipo de origen de la lista: permite establecer el origen de los datos que van a aparecer en la

lista, por ejemplo tomarlos de una tabla o consulta o establecer una lista personalizada.
Origen de la fila: en este apartado se pueden establecer los valores que van a ser incluidos

en la lista sin ms que teclearlos uno detrs de otro separndolos por el signo ;. El tipo de origen de la lista tiene que ser lista de valores.
Limitar a la lista: slo aparece en la opcin Cuadro combinado, estableciendo el valor S en

esta opcin, el dato que se introduce tiene que coincidir obligatoriamente con uno de los valores de la lista.

Campos de Bsqueda Multivalor.


Cuando para un campo establecemos las propiedades de la solapa Bsqueda indicando que ese campo va a ser un cuadro de lista o un cuadro combinado, es posible establecer una propiedad nueva: "Permitir varios valores". Esta nueva propiedad implica que va a ser posible almacenar para ese campo en el mismo registro varios valores que hayamos seleccionado. El usuario de la base de datos podr seleccionar en un cuadro desplegable no solo una opcin sino varias. Esto implica que en este nuevo tipo de campos se permite almacenar varios valores o datos complejos. Para ello, slo tendremos que establecer el valor S en la propiedad "Permitir varios valores".

Cuadros combinados de realimentacin.


En nuestra tabla de clientes tenemos el campo Ciudad. Para facilitar la introduccin de datos dentro de ese campo cambiamos a cuadro combinado siguiendo los siguientes pasos: 1. Abrimos la vista de diseo de la tabla clientes. 2. En la ficha de bsqueda cambiamos a cuadro combinado.

69

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

3. En el cuadro Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta.

4. Situamos el cursor en el cuadro Origen de la fila y hacemos clic sobre el botn Generar que se muestra a la derecha del mismo. Entonces se abre el generador de consultas donde crearemos una consulta que seleccione de la tabla de Clientes la Ciudad. 5. Pulsamos sobre el botn Totales en la ficha de Diseo, dentro de las herramientas de Consulta, para que solo salga una sola vez cada ciudad. De este modo se consigue que los datos no se muestren repetidos en el cuadro combinado.

6. Si se quieren ver ordenados los datos en el cuadro combinado, seleccionar la opcin Ascendente en la fila Orden. El aspecto final de la consulta es el que muestra la siguiente imagen:

70

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

7. Cerramos la consulta. En el cuadro de dilogo que se presenta hacer clic en el botn S, y volvemos al diseo de la tabla.

8. En la opcin Filas en lista indicamos la altura (en nmero de filas) que queremos se presenten al desplegar el cuadro combinado. 9. Finalmente en la opcin Limitar a la lista, seleccionar la opcin No, de este modo se podr introducir un dato en el campo aunque este no se presente en la lista de nombres que contiene el cuadro combinado. Para probar el resultado abrimos la tabla de clientes y cambiamos la Ciudad de un cliente. Como se ve el cuadro muestra todas las ciudades que hasta el momento han sido introducidas en la tabla.

71

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Si la ciudad, ya ha sido introducida con anterioridad, solamente tendremos que comenzar a escribir y se completar. Por el contrario, si es una nueva ciudad (Turruncn) que no aparece en el cuadro combinado, la escribiremos normalmente ya que no hemos limitado a la lista. La prxima vez que introduzcamos un cliente de Turruncn ya no tendremos que escribirlo, sino que lo tomar del cuadro. Este es el motivo por el que se realimenta cada cuadro con sus propios datos. Si se hace la comprobacin, se observa que despus de introducir por primera vez una ciudad (Turruncn), esta no aparece en el cuadro combinado hasta que se abra de nuevo la tabla o bien hasta que pulsemos sobre la opcin Actualizar del grupo de opciones Registros, en la ficha Inicio.

Fuente: adformacin

ESQUEMA BASE DE DATOS


Bases de datos
Documentales Relacionales

Objetos de una base de datos


Tablas Formularios Informes Consultas Macros Mdulos

Requisitos a cumplir en el diseo de una base de datos


Evitar informacin duplicada Procurar que la informacin sea correcta y completa

Tipos de datos de los campos


Autonumrico Texto Memo Nmero Fecha/hora Moneda Si/No Objeto OLE Hipervnculo Asistente para Bsquedas Datos adjuntos

72

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Modos de trabajar con las tablas


Vista Diseo Vista Hoja de datos

Clave principal
Que no se repita en ninguno de los registros Que no adquiera valor nulo

Propiedades de los campos (dependen del tipo de datos)


Tamao Formato Lugares decimales Mscara de entrada Ttulo Valor predeterminado Regla de validacin Texto de validacin Requerido Indexado Permitir longitud cero

Relaciones entre las tablas


De uno a uno De uno a varios De varios a varios

Filtros
Por seleccin Por formulario

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS


Tamao del campo
Indica el nmero mximo de caracteres del campo. Se puede introducir un valor entre 0 y 255. El valor predeterminado es de 50. Esta propiedad slo la podemos emplear en los campos de tipo Texto y Nmero. Para valores numricos existe una lista desplegable.

Formato
Permite determinar el formato del campo, es decir, el tipo de fuente, tamao, color, formato de nmero, decimales, etc.; con ello, se decide el modo en que aparecen los datos en la pantalla o al imprimirlos. Lugares decimales Permite elegir el nmero de decimales cuando los datos son Nmero, Moneda o Autonumrico.

73

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007 Mscara de entrada


Las mscaras de entrada controlan la forma de introducir la informacin. La ventaja es que obliga a introducir los datos en un formato estndar, reduciendo de esta forma los errores.

Ttulo
Es una etiqueta que aparecer en formularios e informes. Hay que distinguir entre el nombre que se asigna a un campo cuando se crea y el ttulo que queremos que despus aparezca a la hora de presentar la tabla. Por ejemplo, al crear el campo DNI, no podemos escribirlo con los puntos que lo caracterizan; este problema se arregla escribiendo DNI en el nombre del campo y D.N.I. en la propiedad Ttulo.

Valor
Es el valor que toma el campo de manera predeterminada. Access escribir el valor asignado automticamente en dicho campo en el momento de rellenar los registros de la tabla.

Regla de validacin
Expresin que limita los valores para el campo. En otras palabras, podemos indicar cules son los valores vlidos para el campo y cules no. La Regla de validacin es una propiedad importante ya que sirve para censurar los registros porque no cumplen los requisitos de entrada.

Texto de validacin
Es el mensaje que aparece cuando introducimos un valor no vlido, es decir, que no cumple la regla de validacin.

Requerido
Al seleccionar S, Access exigir que se introduzca obligatoriamente algn dato en ese campo, que nunca queda vaco.

Permitir longitud cero


Permite guardar en el campo cadenas de longitud cero.

Indexado
Acelera la bsqueda y ordenacin de datos, as como las consultas que se hagan en ese campo, pero requiere ms espacio para almacenar la informacin.

Compresin
Unicode es un estndar mundial para las comunicaciones entre ordenadores. Si se activa la opcin S, los datos se almacenan comprimidos.

74

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

DGITOS UTILIZADOS EN LAS MSCARAS DE ENTRADA


Dgito

0 9 L ? A a & C < > !

Descripcin Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra o dgito (entrada obligatoria). Letra o dgito (entrada opcional). Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas. Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).

TIPOS DE DATOS
Tipos de datos Definicin Valor numrico nico que se inserta automticamente al crear un nuevo registro. Por defecto, aumenta secuencialmente de uno en uno. Se utiliza en campos que sern clave principal. Puede recibir datos alfanumricos con cualquier combinacin de caracteres; es decir, no solo letras, sino tambin nmeros con los que no se realizarn clculos. Algunos campos a pesar de estar compuestos slo por nmeros, sern de tipo Texto. Este tipo permite almacenar 255 caracteres. Permite almacenar datos de tipo Texto, pero difiere de ste en que su capacidad de almacenamiento es mucho mayor. Memo admite hasta 65.535 caracteres en cada campo. Novedad: puede almacenar texto enriquecido. Permite almacenar cualquier cifra con la que se puedan llevar a cabo operaciones matemticas. Se recomienda utilizar siempre esta clase de datos para almacenar nmeros, pues ocupan menos espacio en el disco que si utilizamos el tipo Texto.
Se utiliza para introducir fechas y horas en los registros.

Ejemplos Nmero de cliente, Nmero de factura, Nmero de registro. Nombre, Domicilio, Cdigo Postal. El campo Cdigo postal, debe ser de tipo texto ya que algunos cdigos postales comienzan por cero, y Access eliminar este nmero cero si el tipo de campo fuese numrico.
Observaciones, Historial mdico, etc.

Autonumrico

Texto

Memo

Numrico

Estatura, Precio, Descuento, Beneficio, etc.


Fecha de nacimiento, Fecha de ingreso, etc.

Fecha/hora Moneda

Si/No

Objeto OLE

Este tipo de dato se asigna a los valores monetarios. Tiene las mismas caractersticas que el tipo Nmero, pero incorpora el detalle de aadir el smbolo de la moneda a cualquier cifra que contenga el campo en cuestin. Se utiliza para valores afirmativos o negativos, verdaderos o falsos, etc. Es un objeto vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access. Este campo puede contener informacin que provenga de otras aplicaciones. Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Se trata de una clasificacin especializada en contener vnculos de Internet. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores, mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l. Permite almacenar todos los tipos de documentos de la base de datos sin necesidad de aumentar el tamao de la misma. Office Access 2007 comprime de forma automtica los datos adjuntos, cuando resulta posible, a fin de minimizar el uso de espacio.

Salario, IVA, Importe, Beneficio Bruto, Total factura, Salario Neto, etc.

Casado, Pagado, Trabaja, etc. Tabla de Excel Documento de Word Imagen de Word www.google.es mario@hotmail.com

Hipervnculo

Asistente para bsquedas

Color, Da de la semana, Trimestre, etc.

Datos adjuntos

Facturacin.pdf (dato adjunto) Cuadrante.jpg (dato adjunto)

75

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

RELACIONES ENTRE LAS TABLAS

Relacin uno a uno: Cuando un elemento de la Tabla n 1 est relacionado con un solo elemento de la Tabla n 2 y viceversa. Ejemplo: Tabla n 1: Nombre de las personas. - Tabla n 2: DNI de las personas. Es decir, a cada persona le -

Uno a varios: Si cada elemento de la Tabla n 1 se relaciona con varios elementos de la Tabla n 2; pero cada elemento de la Tabla n 2 slo lo est con un elemento de la Tabla n 1. Ejemplo: Tabla n 1: Equipos de ftbol. - Tabla n 2: Jugadores de ftbol. Cada equipo tiene varios Relacin varios a varios: En este caso, cada elemento de la Tabla 1 se encuentra relacionado con varios de la Tabla n 2 y viceversa. Ejemplo: Tabla n 1: Ttulos de pelculas. - Tabla n 2: Nombre de actores. Cada pelcula est protagonizada por varios actores, si bien cada actor interpreta ms de una pelcula. -

76

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Tipos de consultas
De seleccin De bsqueda de duplicados De bsqueda de no coincidentes De accin De unin De tablas de referencias cruzadas De parmetros De eliminacin De actualizacin De datos anexados De creacin de tablas

Formularios
Creados en una sola tabla Creados en Vista Diseo Creados con el Asistente para formularios Formularios sencillos Formularios divididos Formularios con varios elementos

Informes
Autoinformes Informes creados en Vista Diseo Informes con clculos

Etiquetas
Asistente para etiquetas

El lenguaje SQL
Consultas simples o Sentencias SELECT o Sentencias ORDER BY, ASC y DESC o Clusulas DISTINC y ALL o Clusulas TOP y WHERE Consulta de totales o Clusula GROUP BY o Clusula HAVING o Funciones de columna

77

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

TIPOS DE CONSULTAS
De seleccin Permiten mostrar los datos, analizarlos e incluso editarlos. Adems, se pueden combinar, de forma automtica, campos de dos o ms tablas o consultas y utilizando los criterios que se especifiquen. Los resultados se muestran en el orden que se desee. Son las ms habituales. Organizan la informacin segn valores de agrupamiento distintos. Calculan la suma, la media u otro tipo de totales agrupando unos datos en la parte izquierda y otros en la parte superior. Se utilizan para realizar cambios a un determinado grupo de registros seleccionados mediante los parmetros especificados. Las consultas de esta clase pueden ser de eliminacin, de actualizacin, de creacin de tablas y de datos anexados (con las que se aaden a una tabla registros existentes en otra). Combinan campos de una o varias tablas en uno solo. Determinan si existen registros duplicados en una tabla o cules comparten el mismo valor. Ayudan a localizar registros en una tabla que no tengan registros relacionados en otra. Ofrecen la posibilidad de que el usuario especifique los criterios de bsqueda en el momento de ejecutarlas. Se basan en el uso de funciones de agregado (suma, cuenta, max, etc.).

De tablas de referencias cruzadas

De accin

De unin De bsqueda de duplicados De bsqueda de no coincidentes De parmetros De totales

EXPRESANDO CRITERIOS
Campo Cliente Cliente Fecha envo Fecha Envo Pas Envo Pas Envo Clientes Nombre Compaa Fecha Pedido Regin Envo Regin Envo Clientes Clientes Expresin Jan Madrid O Sevilla Entre #9-Ene-2011# Y #15-Ene-2011# #2/12/11# En("Espaa", "Francia") Negado "EE.UU." Como "S*" >="N" Ao([FechaPedido])=2011 Es Nulo No es Nulo Como "[A-D]*" Como "Sanz Lpez" Descripcin Muestra los clientes de Jan. Muestra los clientes de Madrid o Sevilla. Presenta los envos realizados no antes del 9-01-2011 ni despus del 15-01-2011. Aparecen los envos realizados el 2-12-11. Muestra los envos a Espaa o a Francia. Visualiza los envos a pases distintos de EE.UU. Muestra los clientes cuyo nombre empieza por S. Aparecen las compaas cuyo nombre comienza por las letras N a Z. Se abren los pedidos con fechas de entrega en 2011. Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo Regin Envo est vaco. Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo Regin Envo contiene un valor. Aparecen los clientes cuyos nombres empiezan por las letras comprendidas entre la A y la D. Clientes con "Sanz" como primera parte del nombre y un segundo nombre de cinco letras, de las cuales las cuatro primeras son "Lope" y la ltima se desconoce.

78

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

CUADRCULA DE DISEO DE UN FORMULARIO

La seccin detalles es la ms importante, ya que contiene los registros del contenido del formulario.

El pie de pgina est situado en el rea inferior de cada pgina y sirve, entre otras cuestiones, para mostrar el nmero de pgina.

Las cuadrculas son lneas de divisin que facilitan la alineacin con columnas.

El pie del formulario se halla en la zona inferior de la ltima pgina. Muestra informacin de cada uno de los registros que se incluyen en el formulario.

CONTROLES DE FORMULARIO
Cuadro combinado Ttulo Lnea Botn de alternar Insertar grfico
Utilizar asistentes para controles

Grosor de lnea

Seleccionar

Fecha y hora

Botn

Botn de opcin Imagen

Datos adjuntos

Insertar control ActiveX

Marco de objeto dependiente

Seleccionar todo

LA ZONA DETALLE DE UN FORMULARIO

Etiquetas Cuadros de texto

79

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

BASE DE DATOS CONTACTOS


Recopilar datos en Access 2007 a travs del correo electrnico
Vamos a crear una base de datos de Contactos. Como se ven en la tabla de Contactos ya tenemos los nombres y direcciones de los contactos pero deseamos ms informacin de cada persona.

Campos de la tabla Contactos son los siguientes:

Aparte de estos campos en primer lugar tenemos el campo Id cuyo tipo de datos es Autonumrico. Con Access 2007 podemos crear un formulario que podremos enviar como mensaje de correo electrnico a cada uno de nuestros contactos. Con Outlook 2007 podemos configurarlo de modo que cuando respondan nuestros contactos Access agregar automticamente su informacin de contactos a nuestra base de datos. En la ficha Datos externos grupo Recopilar datos, clic en Crear correo electrnico.

80

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Podemos acceder tambin con el men contextual de la tabla Contactos, Recopilar y actualizar datos a travs de correo electrnico.

La primera pgina del Asistente Recopilar datos por correo electrnico, ofrece un resumen del proceso. Clic en Siguiente.

Podemos elegir el tipo de formulario que deseemos utilizar.

81

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Seleccionaremos la opcin Formulario HTML porque no todos los destinatarios tienen instalado Microsoft Office InfoPath. La tabla ya tiene los nombres y las direcciones de nuestros contactos, elegimos Actualizar informacin existente. Clic en Siguiente.

Ahora especificaremos los datos que queremos que nos enven los destinatarios. La lista de la izquierda muestra los campos de la tabla Contactos de los que podemos recopilar datos. Deseamos recopilar datos del Cargo de cada destinatario, Telfono del trabajo y Nmero de Fax.

82

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Antes de seleccionar los campos para recopilar datos, vamos a agregar la informacin que tenemos en nuestra base de datos para que los destinatarios vean los datos que ya estn almacenados. Clic en Nombre, botn flecha para agregarlo al mensaje, como no queremos que el destinatario edite el campo, clic en Slo lectura. Haremos el mismo proceso para el campo Apellidos y Direccin de correo electrnico.

Agregamos los campos para los datos que deseamos que nos faciliten los destinatarios. Hacemos doble clic en cada campo para agregarlo al mensaje. Lo hacemos con los tres campos. No activamos la casilla de Slo lectura porque esto impedira que los destinatarios escribieran sus datos. Clic en Siguiente.

83

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Deseamos que Outlook y Access procesen las respuestas automticamente y agreguen los datos a nuestra tabla de Contactos, seleccionaremos esta opcin. Como no deseamos que los destinatarios intenten escribir nuevos contactos mediante este mensaje activamos la casilla Permitir slo actualizaciones de los datos existentes. Dejamos la configuracin predeterminada. Clic en Siguiente.

Especificamos el campo de nuestra tabla que contiene las direcciones de los destinatarios.

84

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Access ha imaginado el campo que es por lo que no tenemos que realizar cambios. Clic en Siguiente.

Especificamos la lnea Asunto y la Introduccin del mensaje y cmo deseamos que se enve el mensaje de correo electrnico. La configuracin predeterminada es la correcta. Clic en Siguiente.

85

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Access muestra las ltimas instrucciones acerca de cmo administrar nuestras respuestas y las advertencias que pueden corresponder a estos mensajes. Clic en Siguiente.

Podemos adaptar la lista de destinatarios activando o desactivando la casilla que hay al lado de cada nombre. Dejamos la seleccin de todos los contactos. Clic en Enviar

Outlook crea y enva nuestro mensaje. Al abrir un destinatario el mensaje ver los campos de slo lectura y los tres campos que deseamos que rellenen.

86

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


En la bandeja de salida y en los elementos enviados de Outlook podemos ver los correos.

Al abrir un destinatario un mensaje ver los campos de slo lectura y los tres campos que deseamos que rellenen.

Las instrucciones indican el tipo de datos que se puede especificar para rellenar el formulario.

87

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Para rellenar el formulario, clic en Responder.

Rellenamos la informacin solicitada: Cargo, Telfono del trabajo y Nmero de Fax. Clic en Enviar.

Los datos se transfieren exportando datos a Access. Abrir Access para ver si han llegado datos nuevos. Abrir tabla Contactos y vemos si han respondido. Outlook y Access agregan datos a nuestra tabla.

Access permite administrar las respuestas. Ficha Datos externos/Administrar respuestas.

Por cada mensaje de recopilacin que enviamos podemos cambiar las Opciones de mensajes, Volver a enviar este mensaje de correo electrnico y Eliminar este mensaje de correo electrnico. La parte inferior del formulario tiene informacin acerca del mensaje y los datos solicitados.

88

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

89

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

BASE DE DATOS MI BIBLIOTECA


Vamos a crear una base de datos para el control de nuestra biblioteca. Antes de comenzar a disearla, tenemos que responder a preguntas como: Cuntos libros tengo? Cmo los ordeno? Cunto me he gastado en libros este ao, mes, semana, etc.?A quin le he prestado un libro? Me lo ha devuelto?,etc.

TABLAS LIBROS, MATERIAS Y EDITORIALES


Una para el control de libros: Tabla LIBROS Dos para hacer cuadros de lista: o Tabla MATERIAS o Tabla EDITORIALES

Primero abriremos el programa Access 2007 y seleccionaremos Base de datos en blanco, le asignaremos el nombre Mi biblioteca y pulsaremos sobre Crear:

Iremos a Herramientas de tabla/Hoja de datos/Ver/Vista diseo. Nos pedir el nombre de la primera tabla que vamos a crear que en este caso ser la tabla LIBROS y pulsaremos en Aceptar:

Ahora vamos a crear las otras dos tablas que necesitamos del mismo modo que creamos la tabla LIBROS pulsando en la pestaa Crear/Tabla y pulsando en Ver/Vista diseo donde nos aparecer el cuadro de dilogo Guardar como y crearemos las tablas MATERIAS y EDITORIALES.

90

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Si queremos ver las tablas que hemos creado juntas seleccionaremos en Todos los objetos de Access la opcin Tipo de objeto:

De este modo las tablas aparecern de la siguiente manera:

Ahora vamos a insertar los siguientes campos en la tabla MATERIAS (nombre de los campos, tipos de datos y propiedades):

91

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Pondremos como clave principal Id Materias. Campos de la tabla EDITORIALES (Nombres de los campos, tipos de datos y propiedades)

92

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Pondremos como clave principal Id Editorial. Campos de la tabla LIBROS (Nombre de los campos, tipos de datos y propiedades) Una vez hayamos insertado todos los campos que necesitamos les aplicaremos las propiedades necesarias para cada uno de los campos: Propiedades Id Libros

Propiedades Signatura

93

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Propiedades Ttulo

Propiedades Apellidos Autor

94

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Propiedades Nombre Autor

Propiedades Id Editorial

95

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


El campo Id Editorial ser Tipo de datos Nmero pero lo crearemos como un campo combinado a travs del Asistente para bsquedas siguiendo los siguientes pasos:

96

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

97

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Propiedades campo Precio

Propiedades campo Coleccin

Propiedades campo Materia Este campo tambin lo haremos como un campo combinado igual que el campo Id Editorial siguiendo los mismos pasos pero con la tabla Materias:

98

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Propiedades campo Resumen:

99

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Propiedades campo Valoracin

Propiedades campo Ao Edicin

100

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Propiedades campo Fecha Compra

Propiedades campo Prestado

101

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Propiedades campo Fecha Prstamo

Propiedades campo Fecha Devolucin

102

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Propiedades campo Nombre prestatario

Propiedades campo Regalados

103

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Propiedades campo Quin me los regal?

Pues ya tenemos todos los campos creados con sus propiedades correspondientes para cada una de las tablas y ahora procederemos a insertar los registros en cada una de ellas. TABLA EDITORIALES

TABLA MATERIAS

104

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


TABLA LIBROS

RESMENES DE LOS LIBROS: Ya tenemos creadas las tablas con sus campos y registros correspondientes y ahora vamos a crear las relaciones entre ellas.

RELACIONES ENTRE LAS TABLAS


Para ello iremos a Herramientas de base de datos/Relaciones:

Seleccionaremos todas las tablas y pulsaremos en Agregar:

105

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Pulsaremos en Modificar relaciones y crearemos las siguientes activando Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados:

106

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Ahora iremos a Analizar rendimiento en la pestaa Herramientas de base de datos:

CONSULTAS DE SELECCIN
Ahora vamos a crear unas consultas de seleccin, en vista diseo.

107

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007 1. Consulta Ttulos, Editoriales y Materias

Consulta ejecutada:

2. Consulta de libros prestados


Realizar la consulta para llevar el control de libros prestados con los campos que aparecen en la imagen. El campo Prestado al ser un campo lgico, SI/NO, queremos que aparezcan los libros prestados. Como criterio hay que poner Activado.

108

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Consulta ejecutada:

3. Consulta Libros regalados.

109

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007 4. Consulta Listado de editoriales

5. Consulta Materias biblioteca

110

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007 6. Consulta Sinopsis de los libros y valoracin.

7. Consulta TEJUELO.
El Tejuelo es la etiqueta que ponen los bibliotecarios en el lomo del libro y donde se refleja la Signatura. Queremos que aparezca el campo Autor en donde su contenido aparezca unido el nombre y apellidos del autor de cada libro. Autor:[Apellidos Autor]&,&[Nombre Autor]

111

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

8. Consulta Ttulos y Precios

112

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

9. Consulta Ttulos, autores y editoriales.

113

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Consultas de parmetros
1. Consulta de autores, dando el ttulo.
Consulta que dando el ttulo del libro te ofrezca el nombre y apellidos del autor. En criterios deberemos indicar una pregunta o frase que deberemos hacer cuando ejecutemos la consulta.

Cuando pulsemos en ejecutar nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Aqu insertaremos el ttulo que deseemos y nos ejecutar la consulta:

2. Consulta de ttulos dando autores.


Esta consulta ser igual que la anterior pero al insertar el autor, nos dar el ttulo.

114

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

3. Consulta Gasto por materias


Consulta de Totales Para crear una consulta de totales deberemos ir a Herramientas de consultas/Diseo/Mostrar u ocultar/Totales:

Nos aparecer Total y seleccionaremos Agrupar por en el campo Materias y Suma en el campo que hemos creado con el nombre Gasto por materia: Precio.

115

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Consultas de referencias cruzadas


1. Consulta Ttulos por materias.
Seguiremos los pasos con el asistente (basada en la tabla Libros):

116

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

117

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Vista Diseo de la consulta:

118

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Vista hoja de datos de la consulta:

2. CONSULTA COMPRA DE MATERIAS POR MESES


Seguir los mismos pasos con el asistente que la anterior consulta pero eligiendo como campo de encabezado de columna el campo Fecha Compra (basada en la tabla Libros):

119

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

120

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Vista diseo de la consulta:

Vista Hoja de datos

3. Consulta GASTOS TRIMESTRALES POR MATERIA.


Realizaremos primero la consulta de seleccin Comprados en 2011(basada en la consulta Comprados en 2011).

121

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Ahora accederemos al asistente de consulta de referencia cruzada:

122

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

123

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

124

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Vista diseo y vista hoja de datos de la consulta:

4. Consulta PROMEDIO DE MATERIAS.


Realizar primero la consulta de seleccin Consulta para promedios (basada en la consulta Consulta para promedios). CONSULTA PARA PROMEDIOS. Vista diseo y vista hoja de datos

125

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Seguiremos ahora con el asistente de consulta de referencias cruzadas, seleccionando la consulta para promedios:

126

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

127

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Vista diseo y vista hoja de datos

FORMULARIOS
Con los formularios podemos representar los registros de las tablas en pantallas siendo ms fcil la introduccin de datos. Se pueden realizar en vista diseo o a travs del asistente. Realizaremos dos formularios, uno de cada forma, en nuestra base de datos.

FORMULARIO INTRODUCIR EDITORIALES EN VISTA DISEO


VISTA DISEO (empezar desde cero). Crear un formulario para introducir las editoriales, origen del mismo es la tabla Editoriales. Tenemos que utilizar el control Etiqueta (nombre del campo) y control Cuadro de texto, para el contenido del campo.

Se puede hacer de forma manual dibujando la etiqueta y el cuadro de texto, o con Agregar campos existentes, seleccionando la tabla aparecen los campos de esa tabla.

128

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Para colocar las etiquetas y los cuadros de texto bastar con hacer doble clic sobre el campo y se coloca en el diseo del formulario.

Guardar en vista diseo o en vista formulario:

Ahora cambiaremos el formato del formulario. Si queremos mover los campos o las etiquetas nos situaremos en el cuadrado que aparece a la izquierda de las mismas y si queremos que se muevan a la vez nos situaremos en cualquier parte del campo o etiqueta a mover.

129

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

FORMULARIO SINOPSIS DE LOS LIBROS Y VALORACIN CON EL ASISTENTE


Origen: Consulta del mismo nombre.

Seleccionar tabla, en este caso consulta, base del formulario.

Seleccionamos los campos de nuestro formulario que se encuentran disponibles en la tabla consulta.

130

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Elegimos el formato de nuestro formulario:

Elegimos el estilo de nuestro formulario:

131

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Introducimos el nombre de nuestro formulario o aceptamos el que Access nos proporciona.

Vamos a cambiar el diseo del formulario creado por el asistente y lo haremos en Vista diseo.

Para desactivar los campos Botn derecho del ratn/Diseo/Quitar y as podremos mover las etiquetas y cuadros de texto como queramos.

132

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Distribuiremos las etiquetas y cuadros de texto como se ven en la Vista diseo de la imagen.

Ahora crearemos dos macros de botn que nos ayuden a buscar y a cerrar el formulario y las crearemos en vista diseo en el pie de formulario. Para ello haremos clic derecho sobre el formulario y seleccionaremos Encabezado o pie de formulario.

133

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


MACRO BOTN BUSCAR:

Seleccionaremos el botn

y lo dibujaremos en el pie de formulario.

Nos aparecer un asistente para botones de comando y seleccionaremos Exploracin de registros/Buscar registros:

Podremos seleccionar el texto o imagen que queremos que aparezca en el botn y en este caso dejaremos la imagen Prismticos que nos aparece por defecto.

En cuanto al nombre del botn dejaremos tambin el que aparece por defecto y pulsaremos en Finalizar y se nos habr creado el botn Buscar.

134

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Ahora del mismo modo crearemos el botn Cerrar formulario:

En este caso vamos a dejar al botn un texto en vez de una imagen que dir Cerrar formulario.

135

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


El nombre del botn ser el que nos aparecer por defecto y pulsaremos en Finalizar. Ya se nos habr creado nuestro botn para Cerrar formulario.

Si vamos a Vista Formulario veremos como ha quedado y podremos probar que funcionan los botones.

Si pulsamos en el botn Buscar:

Si pulsamos en el botn Cerrar formulario, se cerrar el mismo.

136

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

FORMULARIO CON GRFICO


Primero realizaremos la Consulta para grfico dinmico para que cuando la ejecutemos nos pregunte el Id Materia.

Ahora crearemos el grfico dinmico basado en la consulta anterior. Se trata de que al igual que la consulta, cuando ejecutemos el formulario nos pedir el parmetro relativo a Id Materia, se mostrar con un grfico dinmico correspondiente al Id Materia introducido.

137

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Si no aparece la Lista de campos de grfico iremos a Herramientas del grfico dinmico/Diseo/Lista de campo.

138

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Para Id Materias 1 Ir a Formulario para grfico dinmico e insertar el nmero Id.

139

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

FORMULARIO Introducir LIBROS


Realizaremos este formulario en Vista Diseo (Asistente para formularios) cuyo origen ser la Tabla Libros, para poder seguir introduciendo datos desde l. En el encabezado pondremos el ttulo y una imagen representativa. En el detalle, los controles y en el pie, los dos botones de comando y la direccin de la pgina web: http;//www.casadellibro.com Opcin Crear/Ms formularios/Asistente para formularios

Seleccionaremos la Tabla Libros y todos sus campos.

140

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Elegimos la distribucin de nuestro formulario, al que podremos posteriormente cambiarle el diseo.

Elegimos el estilo de nuestro formulario.

Asignamos el nombre al formulario.

141

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Vemos el formulario en vista diseo.

Cambiaremos nuestro encabezado, introduciendo el ttulo MI BIBLIOTECA e insertaremos una imagen representativa. Tipo de letra Ravie, tamao 36. Ampliaremos el rea de edicin del formulario (sin soltar el ratn, arrastrar). Insertaremos tambin la imagen. Clic en Logotipo, buscar la imagen y seleccionarla.

142

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Ahora cambiaremos de posicin los campos para hacerlo ms atractivo. El tamao de letra de los campos es el 14, tipo de letra calibri, formato de letra negrita y color azul. Recordar que para poder cambiar de posicin los campos deberemos hacer un clic derecho/Diseo/Quitar. Utilizaremos el botn Rectngulo para enmarcar los campos y podremos alinear los mismos seleccionndolos y haciendo clic derecho. En el pie de formulario insertaremos dos botones, uno para buscar registros y otro para cerrar el formulario, siguiendo estos pasos para los dos casos:

143

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Podremos acceder a Vista formulario y comprobar si funcionan nuestros botones:

Introduciremos el enlace http://www.casadellibro.com

144

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

VISTA FORMULARIO FINAL

INFORMES
Etiquetas TEJUELO
Vamos a realizar un informe que nos recoja las etiquetas que pegaremos en el canto de los libros. Nombre del informe: TEJUELOS (origen: consulta Tejuelo). El Informe lo realizaremos con el asistente para etiquetas que proporciona Access 2007. Seleccionamos la tabla o consulta de cuyos datos realizaremos el informe. En nuestro caso seleccionaremos la Consulta Tejuelo.

145

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Clic en Crear/Etiquetas

Accedemos al asistente de etiquetas. Seleccionamos el tamao de la etiqueta que nos interesa y dejamos el resto de las opciones conforme estn. Clic en Siguiente.

Aparece la ventana para elegir la fuente y el color. Clic en Siguiente

Accedemos a la ventana de diseo de etiqueta para seleccionar todos los campos incluidos en la consulta. Clic en el botn de seleccin para pasar a la etiqueta prototipo.

146

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Clic en Siguiente. En esta ventana podemos ordenar los campos de nuestra etiqueta. Mantenemos el orden en el que aparecen en el asistente. Clic en Siguiente.

Access nos pide el nombre de nuestro informe. Introducimos el nombre de nuestro informe Etiquetas TEJUELO. Clic en Finalizar.

Aparece el informe con las etiquetas correspondientes a los registros de nuestra consulta.

147

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Cambiamos el diseo de la etiqueta para centrar los campos en la etiqueta. Accedemos a Vista Diseo del informe para realizar los cambios.

Vemos el diseo del Cuadro de texto del informe.

Seleccionamos los cuadros de texto y centramos los campos:

Clic en Vista Informes

148

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Listado de Libros AUTOINFORME


Crearemos la consulta Listado de libros:

Con esta consulta crearemos el siguiente autoinforme en columnas.

Crea el informe de forma automtica.

149

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Deberemos ir a Vista Diseo y cambiar el encabezado del informe.

Crea automticamente las partes del informe por lo que el encabezado y pie del informe aparecern al principio y final del mismo. En el pie del informe vemos la funcin = Cuenta, que lo que har ser contar el n de libros. En este caso coincide que el pie de pgina y el pie de formulario se encuentra en una misma hoja y vemos tanto el pie de pgina, que aparecer en todas las pginas de informe que hubiere, al igual que sucede con el encabezado de pgina. En Vista Informe

ENCABEZADO DEL INFORME ENCABEZADO DE PGINA

PIE DE PGINA
PIE DEL INFORME

Guardar con el nombre Listado de Libros AUTOINFORME.

Listado de Libros por materias y autores


3.- Haz el siguiente informe, en vista diseo (basado en la consulta Listado de libros): Guardar con el nombre Listado de libros por materias y autores

150

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Nos aparecer un Informe en blanco con las siguientes secciones:

Si queremos que aparezca el Encabezado del informe y el Pie del informe, clic botn derecho ratn sobre encabezado de pgina (o en Detalle o en Pie de pgina) y activamos la seccin.

Se crearn las dos secciones: Encabezado del informe y el Pie del informe.

151

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Vamos a indicar al informe que los datos se van a extraer de la Consulta Listado de libros. Nos posicionamos en la consulta y con doble clic en las PROPIEDADES abre la hoja de propiedades del informe. (Formato, Datos, Eventos, Otros).

Clic en Datos y escogemos el Origen del registro para seleccionar la consulta. De esta forma indicamos al sistema de dnde sacamos los datos.

Una vez seleccionada la consulta, en Diseo clic Agregar campos existentes, si mostrar las tablas de la base de datos, se debe hacer clic en Mostrar solamente los campos del origen de registros actual para mostrar los campos de la consulta.

152

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Nos muestra los campos de la consulta.

Vamos a crear el encabezado de grupo por el que vamos a agrupar los datos por ese campo. Clic en Diseo / Agrupar y ordenar

Nos muestra las siguientes opciones:

153

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Vamos a agregar un grupo, clic en esa opcin Podemos ver los campos.

Elegimos el campo por el que vamos a agrupar. Materias y por Autor.

Al pulsar en Expresin nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde elegiremos de la tabla Materias, el campo Materias.

Para agregar el grupo Autor deberemos volver a la Hoja de propiedades y seleccionar la consulta Tejuelo y Agregar campos existentes, entonces volveremos a Agregar grupo y ya podremos seleccionar Autor:

154

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Arrastramos los campos a la posicin deseada y vamos diseando nuestro informe. El encabezado del informe, el encabezado de pgina, el pie del informe (para pasar de una lnea a otra pulsaremos CONTROL + INTRO) y los campos de Encabezado Autor los crearemos con etiquetas.

La fuente del encabezado del informe es Ravie, 36. El dibujo lo insertaremos a travs de Logotipo. La fuente del encabezado de pgina es Forte, 18. Para insertar Materias y Autor en los encabezados correspondientes iremos a Propiedades/Consulta Tejuelo

Pulsaremos en Agregar campos existentes, seleccionar y arrastrar los campos a donde corresponda y eliminaremos las etiquetas correspondientes para que slo nos aparezcan los campos.

155

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

En la parte Detalle iremos a Propiedades/Consulta Listado de libros y arrastraremos los campos que necesitamos eliminando tambin las etiquetas:

Seguimos diseando nuestro informe e introducimos en el Pie de informe las siguientes frases dentro de una etiqueta. Una vez hayamos escrito la primera, para escribir la segunda pulsaremos CONTROL+INTRO:

156

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Nos quedara una vez finalizado el diseo:

En vista formulario:

EL CONTROL DE CALENDARIO
Vamos a insertar y configurar el control de Calendario.

157

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Vamos a acceder a un formulario donde insertaremos el control calendario. Por ejemplo, el formulario de la base de datos Mi biblioteca, Introducir libros. Haremos una copia del formulario para realizar esta prctica y le asignamos el nombre Introducir LIBROS control Calendario.

Seleccionamos la opcin Vista Diseo para modificar el formulario.

Ahora insertamos un control de Calendario. Seleccionamos en la seccin de Controles la opcin ActiveX.

158

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Seleccionamos la opcin Control de Calendario. Clic en Aceptar.

Aparece un calendario.

Realizamos el ajuste del tamao y la posicin del control dentro de nuestro formulario. Vamos a configurarlo. Posicionamos el calendario dentro de nuestro formulario. Hacemos clic botn derecho del ratn sobre l para ver su men contextual. Seleccionamos Objeto de calendario/Propiedades.

159

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Se abre el cuadro de dilogo de Propiedades de Calendario. En esta ventana podremos configurar las opciones del control.

En este panel seleccionaremos los objetos que queremos que se muestren.

Mediante los desplegables configuramos otras opciones sobre cmo deben mostrarse las fechas en el calendario.

160

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Podemos establecer el valor por defecto de la fecha modificndolo aqu.

Desactivamos Ttulo de mes o ao

Si seleccionamos la opcin Sistema haremos que el nombre del mes se muestre completo y no abreviado. Clic en Aceptar. Ya tenemos el control Calendario insertado y configurado. Este control es igual al resto de los controles. Accedemos a sus Propiedades.

Sus opciones son casi las mismas que para el resto de los controles.

Vamos a asignar un Origen de control para el calendario. El control calendario sirve para visualizar fechas, vamos a asignarle un campo que sea del tipo fecha.

161

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Visualizamos el formulario en Vista formulario para ver la forma en la que quedara. Poner la etiqueta de la fecha que corresponde al calendario.

Vamos a aadir otro Control de calendario y la vamos a asociar al campo Fecha devolucin.

En los controles de calendario se muestran las fechas que estn almacenadas en la tabla Libros. Si pasamos los registros los datos cambiarn.

162

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Podemos modificar el valor de la fecha utilizando el control de calendario. Incluso, podemos introducir fechas en los campos asociados desde el calendario.

ANALIZADOR DE TABLAS
Esta herramienta puede ser muy til para optimizar la estructura de las tablas. Nuestra base de datos Mi Biblioteca tiene tres tablas: LIBROS, EDITORIALES y MATERIALES. Vamos a analizar la tabla LIBROS. Tenemos dos campos que hacen referencia al Autor, Nombre y Apellidos del Autor. Nos puede interesar tener una tabla llamada AUTORES. Con la tabla AUTORES evitamos repetir el autor. Podemos observar que hay varios registros que tienen el mismo valor.

163

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Podra ser til que guardsemos los Autores en una tabla diferente y aqu simplemente apuntsemos al valor del Autor en la otra tabla. Tambin se evitaran errores frecuentes como escribir un mismo valor de diferentes formas ya que en la tabla Autor slo estaran introducidos una vez. Cerrar la tabla si estuviera abierta. Clic en la pestaa Herramientas de base de datos/Analizar tabla.

Se abre el Asistente para analizar tablas.

Clic en Siguiente.

164

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Clic en Siguiente. En esta pantalla debemos seleccionar la tabla que queremos optimizar. Seleccionamos LIBROS.

Clic en Siguiente. En esta pantalla seleccionamos la opcin No, quiero decidir yo para separar la tabla como nosotros queramos.

Clic en Siguiente. En esta ventana debemos decidir cmo queremos que se divida la tabla original. Para ello, slo tendremos que seleccionar los campos que queremos separar y arrastrar hacia fuera de la tabla.

165

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Arrastramos el campo Apellidos Autor y Nombre Autor. Al hacerlo, se crea una nueva tabla que contendr todos los registros de Apellidos Autor y Nombre Autor que estaban guardados en LIBROS.

Nos pide que le demos un nombre a la tabla. Escribimos AUTORES. Clic en Aceptar. Arrastramos a la tabla en otro campo, Nombre Autor. Es conveniente que cambiemos el nombre de la otra tabla. Ahora es diferente a la original.

166

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Hacemos doble clic sobre su nombre Tabla1. Escribimos su nombre y pulsamos Aceptar.

Nos da el mensaje de concordancia, seguimos.

167

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

En esta ventana seleccionamos (Recomendado) si quieres que la tabla original se inhabilite y se cree una consulta para sustituirla. Esto no afectar al resto de la base de datos que seguir funcionando normalmente. Nosotros seleccionaremos No, no crear la consulta. Puesto que el ejemplo que he realizado no es el ms adecuado pero como tenamos las tablas MATERIAS y EDITORIALES realizadas, y AUTORES estara bien si tuviramos slo un campo y no dos como es nuestro caso. Dejamos la tabla original como est. Para terminar, clic en Finalizar.

Si hubiramos elegido S, crear la consulta. Creara una consulta con los mismos campos y datos que la tabla original. La otra opcin vemos las dos tablas que hemos generado: AUTORES y LISTADO LIBROS.

168

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Se pueden ver en el apartado Tablas las diferentes tablas que se han creado.

LIBROS_ANTERIOR

Con la opcin de crear consulta, la tabla LIBROS se hubiera aadido el sufijo ANTERIOR. Aparecera LIBROS_ANTERIOR, en el listado de tablas. En la tabla creada AUTORES, cambiamos la posicin del campo ID que ha creado el analizador de tablas de posicin.

FORMULARIOS DIVIDIDOS PARA EXAMINAR DATOS RPIDAMENTE


Deberemos realizar un formulario dividido en la base de datos Mi biblioteca para crear un formulario que combine una vista de Hoja de datos y una vista Formulario. Las dos vistas estn conectadas al mismo origen de datos y estn en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes. Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario Dividido. 1. En el panel de exploracin, clic en la tabla LIBROS o abrir la tabla en la vista Hoja de datos. 2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, clic en Formulario dividido.

169

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En esta vista, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto si no caben los datos. Guardar con el nombre Formulario Dividido LIBROS

CONVERTIR UN FORMULARIO EXISTENTE EN UN FORMULARIO DIVIDIDO


Se puede convertir un formulario existente en un formulario dividido, estableciendo algunas de las propiedades del formulario. 1. Abra el formulario Sinopsis de los libros y valoracin en la vista Diseo haciendo clic con el botn secundario del ratn en el formulario, en el panel de exploracin y, a continuacin, haciendo clic en vista Diseo. 2. Si no se muestra an la hoja de propiedades, presionar F4 para que aparezca. 3. Seleccione Formulario en la lista desplegable situada en la parte superior de la hoja de propiedades. 4. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, en la lista desplegable Vista predeterminada, selecciones Formulario dividido. Guardar como 5. Compruebe el formulario en la vista Formulario. Para cambiar a la vista Formulario, haga doble clic en el nombre del formulario en el panel de exploracin.

170

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Cambiar el modo en el que se presenta el formulario dividido. Para cambiar la orientacin de los formularios hay que estar en Vista Diseo, en la hoja de Propiedades, Hoja de datos abajo, en el valor de propiedad Orientacin del formulario dividido. Podemos elegir que la Hoja de datos se muestre a la izquierda o a la derecha del formulario. De nuevo accedemos a Vista Formulario para ver los cambios.

171

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Para ajustar la altura de vista de formulario y hoja de datos, en Vista Diseo, escribimos la altura que deseemos en pulgadas, en el cuadro de propiedad Tamao del formulario dividido.

172

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Otra forma de cambiar el tamao del formulario dividido y la hoja de datos, es establecer la propiedad Barra divisoria del formulario dividido en S.

En Vista formulario arrastramos la barra divisoria para ajustar el espacio segn el espacio de hoja de datos o de formulario que deseemos ver.

Con el formulario en Vista Diseo, nos aseguramos que Guardar posicin de la barra divisoria se ha establecido en S. Si la propiedad est establecida en No, no se podr cambiar el tamao del formulario y de la hoja de datos porque la barra divisoria est oculta.

Si agregamos un campo en el formulario, se agregar igualmente en la hoja de datos. Si eliminamos un campo, actuar de la misma forma, se eliminar en el formulario y en la hoja de datos.

FORMULARIOS TABLA DINMICA


Modificar la consulta Para grfico dinmico.

173

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Realizar un formulario Tabla dinmica de la consulta Para grfico dinmico. Seleccionamos la consulta, Crear/Ms formularios/Tabla dinmica.

Distribuimos los campos de nuestra tabla dinmica.

174

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Queremos mostrar los elementos en Materias, Cocina y Psicologa. Hemos guardado el informe con el nombre Para grfico dinmico 1 para no eliminar el que habamos creado anteriormente.

Quedara de la siguiente manera:

Acceder a las distintas vistas.

Crear la macro Ir a la ventana Base de Datos

175

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Al ejecutar la macro ir a la ventana principal de Access en el Objeto Consultas.

176

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007


Crear un formulario de la consulta modificada Para grfico dinmico. Guardar con el nombre Grfico dinmico. En las columnas, aplicar en Borde o relleno, Puesta de sol.

MACROS
Crear la macro Grfico dinmico.

Ejecutar la macro. Abrir el formulario Para grfico dinmico.

CONSULTAS
1. Realizar la consulta Los 10 mejores segn la valoracin de los libros de nuestra biblioteca.

177

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

2.

Realizar la consulta de parmetro que al teclear el nombre y apellido del autor nos facilite los ttulos de sus libros. Como tenemos campo APELLIDOS y campo NOMBRE, hay que concatenar para que aparezcan en un solo campo. Guardar con el nombre Ttulos, dando autor (concatenado).

3.

Realiza la consulta de referencia cruzada para que cuente los libros por autor. Guardar con el nombre Cuenta libros por autor_Tabla de referencias cruzadas.

178

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

4.

Realiza la consulta de referencia cruzada para que refleje el gasto mensual realizado por materias. La fecha debe mostrar nicamente el mes. Guardar con el nombre Gastos mensuales por materias_Tabla de referencias cruzadas. Haremos la consulta a travs del asistente.

5.

Realiza la consulta de referencia cruzada para que refleje el gasto por meses realizado por materias indicando el ttulo del libro. La fecha debe mostrar nicamente el mes. Guardar con el nombre Gastos mensuales por materias_Tabla de referencias cruzadas.

179

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

6.

Realizar la consulta de parmetro que al teclear el ao de edicin nos proporcione el ttulo del libro. Guardar con el nombre Editados por aos.

7.

Crea una consulta que nos ndice por materias el gasto mnimo, mximo, promedio y que cuente.Guardar con el nombre Gasto MINIMO, MXIMO Y PROMEDIO por materia.

180

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

Panel de control principal

El formulario que hemos diseado como Panel de control principal, queremos que se ejecute cada vez que accedamos a nuestra base de datos Mi biblioteca. Para ello, debemos configurarlo. Para acceder a la configuracin de la base de datos, clic Botn Office / Opciones de Access Seleccionamos la categora Base de datos actual / Opciones de aplicacin En Mostrar formulario seleccionamos Panel de control principal. De esta forma tendremos siempre visible el formulario para acceder a cualquiera de las opciones que hemos configurado en l. Igualmente podramos crear una macro con esta funcin.

MACRO CERRAR Vamos a crear la macro que, sin salir de la base de datos al ejecutarla, cierre el formulario Panel de control principal.

181

VICENTA MEGIA MOLERO

Microsoft Office Access 2007

182

VICENTA MEGIA MOLERO

También podría gustarte