BI al alcance de todos y los 10 errores a evitar en la nueva dcada.

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Introduccin

La Inteligencia de Negocio o Business Intelligence surgi hace veinte aos como herramienta de apoyo a la toma de decisiones. En un principio se vio como algo exclusivo de analistas y ejecutivos de alto nivel, pero posteriormente ha ido evolucionando poco a poco hasta convertirse en un medio ms democrtico, a medida que las organizaciones se han dado cuenta de que los encargados de la toma de decisiones en todo tipo de reas departamentales y niveles necesitan acceso a una informacin importante y actualizada. Hoy en da se observa una fuerte tendencia hacia un consumo masivo y generalizado de BI. Los usuarios demandan la misma velocidad y facilidad de uso del software que manejan en su puesto de trabajo, con el estilo con que por ejemplo las herramientas omnipresentes como Google han impactado en su vida personal. En breve, una nueva generacin de herramientas BI dejar atrs a una tecnologa compleja y pesada en favor de una experiencia de usuario lo ms intuitiva y satisfactoria posible. Esta ltima hornada de herramientas BI el BI 2.0 sirve a una generacin de usuarios conocedora de tecnologas y hambrienta de informacin. Caracterizadas por la inclusin de una funcionalidad completamente pionera, como el anlisis asociativo en memoria, las potentes herramientas BI 2.0 estn dando un enfoque ms prctico, ms de auto-servicio, al anlisis y los informes. Con ellas, los usuarios de perfil no tcnico pueden combinar informacin previamente no relacionada en modo alguno para lograr una visin completa y un anlisis rpido, sobre la marcha, sin ayuda del departamento TI. As pues, el software BI tiene todas las respuestas. Pero, puesto que muchas empresas an perseveran en tecnologas BI 1.0 desfasadas y obsoletas, slo un 13% de empresas del reino Unido, encuestadas en 2009 por NCC, afirmaron estar completamente satisfechas con sus proyectos BI. De hecho, a pesar de haber invertido ms de 7 billones en ellos en un ao (IDC), las empresas estn globalmente en peor estado que nunca. Segn IDC, los desafos que presentan las implementaciones BI implican que muchas organizaciones habrn de luchar por desplegar herramientas BI de forma completa. De hecho, como se detalla ms adelante, hay 10 errores comunes asociados al BI 1.0 que impiden que las organizaciones saquen pleno partido de sus inversiones en BI.

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Empezar sin un objetivo claro y definido es una mala base para un proyecto BI. As que pregntese a s mismo: A dnde quiere ir? Es su objetivo el objetivo correcto? Alcanzarlo qu implicar para su negocio? Es claro y comprobar usted personalmente el avance? Los objetivos han de ser especficos y alineados con sus objetivos corporativos, pero no tienen por qu ser enormes. Con la reciente investigacin de IDC, que indica que la economa voltil ha hecho que las organizaciones se centren en proyectos ms de tipo tctico, con menor gasto por adelantado y unos beneficios empresariales ms tangibles, le sera de ayuda si pudiera empezar por algunos objetivos rpidos y cercanos, fciles de alcanzar, pero que aseguren beneficios y aprobacin por parte de todos los actores implicados en las soluciones propuestas desde una fase temprana. No obstante, el mejor BI 2.0, con herramientas como QlikView, de QlikTech, hacen posible la implementacin de proyectos a nivel global dentro de la empresa en mucho menos tiempo que los sistemas tradicionales OLAP, as podra escalar con rapidez y lograr resultados significativos. IDC confirm esto en su estudio sobre BI en 2009: Muchas organizaciones [que entrevistamos] pudieron utilizar QlikView para desarrollar la versin inicial de sus soluciones BI en horas o das, As, los desarrolladores pudieron demostrar con rapidez los beneficios corporativos iniciales. La mayora de organizaciones continuaron luego sus esfuerzos de desarrollo de una forma interactiva, mientras trabajaban bajo la direccin de una estrategia BI global. El valor de las implementaciones en BI puede medirse de forma muy simple en trminos de Retorno de la Inversin, pero si comienza con objetivos vagos, intangibles, su proyecto perder el impulso.

Error 1

No identificar claramente el objetivo empresarial

Caso real:
ING Lease UK recientemente demostr el valor de definir su objetivo claramente cuando implementaron QlikView. Nos centramos en la cuestin empresarial ms bsica: de dnde vienen los ingresos de la compaa? dice su Director Ejecutivo, Chris Stamper. Ahora disfrutamos de una transparencia total al entender a fondo los indicadores de prdidas y beneficios, y comprendemos la rentabilidad en ms de 100 dimensiones, entre las que se incluyen cliente, canal, tamao de deal y perfil de riesgo. Fundamentalmente, lo que ha hecho es fomentar lo que percibamos como lo ms importante para el negocio, liberar a los trabajadores del conocimiento para que se concentren en realizar el anlisis correcto y tomar las decisiones correctas, en lugar de simplemente compilar y marear los datos.

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No reconocer que el BI tambin requiere gestin del cambio

Error 2

El xito de un proyecto BI depende enormemente de cmo sea la implicacin de los usuarios corporativos en el proceso. Si los ignora estar asumiendo un riesgo: una fuerza de trabajo que no est debidamente informada e implicada en los planes de cambio es probable que se resista a lo desconocido. Adems, el BI trata fundamentalmente de cambiar el comportamiento, igual que los procesos. Uno de los objetivos de muchos proyectos BI es crear una cultura de mejora continua, pero si no explica a sus empleados los beneficios, ello podra llevarles a un mal entendimiento. La gestin del rendimiento no es una vara para azotar a sus empleados; como su propio nombre indica, se trata de gestionar el rendimiento, ms que medirlo. Utilizada correctamente, puede ser muy motivadora, implica que todo el mundo pueda ver la contribucin que est haciendo y que las personas puedan ser premiadas por sus xitos. As que tenga a su gente al tanto e implquelos cuanto antes. Esos rpidos logros darn la impresin de un rpido avance y les mantendrn motivados para implementar los cambios. No se atasque en los detalles tcnicos del proyecto, sino cntrese ms bien en formar a la gente que lo utilizar. Las tecnologas BI 2.0 estn en una mejor posicin para atraer el cambio porque se prestan a un rpido despliegue y son de manejo intuitivo. Los recursos de su empresa estarn ms libres para dedicarse a un programa eficaz de gestin del cambio, en lugar de ponerse varias semanas a construir una aplicacin, y ver una rpida revalorizacin en el tiempo.

No implicar a las personas que necesita en el cambio

Error 3

El BI sola ser propiedad exclusiva de los departamentos TI y financiero, pero en la nueva dcada todo el mundo, desde los miembros del equipo directivo hasta los operarios de planta, deberan poder acceder libremente a la informacin que necesitan. Este enfoque o modelo de auto-servicio est superando al modelo anterior tradicional del BI 1.0, el cual se centraba en la provisin de informes estticos predefinidos por el equipo TI y los cuales se quedaban anticuados tan pronto como se remitan y tan slo satisfacan las necesidades de una escasa lite de usuarios expertos. La facilidad de uso tambin est conduciendo a una nueva era del Business Intelligence colaborativo, donde las organizaciones estn ampliando el alcance de sus estrategias BI para pasar a incluir el intercambio de informacin entre partes externas e internas. Anthony Deighton, de QlikView, dice: El Business Intelligence colaborativo puede mejorar cualquier sector industrial. Hemos visto la informacin en manos de los usuarios impactar todo, desde la eficacia de la cadena de suministros hasta acelerar la acogida de los pacientes en una sala de emergencias.

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Caso real:
The Henderson Group, propietarios de la cadena minorista SPAR y otras franquicias, implementaron QlikView con la intencin de hacer la informacin accesible a todo el mundo, desde el primer hasta el ltimo puesto. Tras haber identificado algunos objetivos fciles desarrollaron 60 aplicaciones para emplearlas en todas las reas de la compaa, incluyendo los supermercados de su propiedad y otros de terceros. Andrew Logan, el director de servicios de informacin de la empresa indic que la gente se mataba por conseguir la herramienta porque les facilitaba su trabajo enormemente.

... Y, antes que eso, obstaculizar y no permitir cualquier tipo de transparencia. Dicho de una manera muy simple, si no sabe en dnde est cmo puede mejorar? Una falta de visibilidad conduce a excusas de postergacin, prdida de oportunidades y una cultura en la que nadie es responsable y nadie est preparado para hacer frente y tomar medidas. La transparencia debera por tanto ser a nivel individual y no departamental. Como seala IDC: Muchas iniciativas BI fracasan porque la organizacin an no est preparada para la transparencia de su informacin, puesto que muchas de sus estructuras de poder se relacionan con personas que poseen la informacin que han producido ellos mismos y que atesoran en sus sistemas. Aunque ste no es un tema tecnolgico, la buena tecnologa puede activar la transparencia si la organizacin reconoce su necesidad de la misma. Mostrar a la gente los efectos de su rendimiento les motiva para lograr ms y un sencillo cuadro de mando proporciona una representacin grfica de fcil lectura de las mtricas que ms les interesan. Atrs quedaron los das en que slo se medan las mtricas financieras: las nuevas tecnologas BI permiten aplicar los mismos niveles de anlisis a una amplia variedad de reas para una visin verdaderamente holstica de su negocio. La capacidad de rastrear mtricas financieras como prdidas y beneficios, flujo de caja e informacin general de libros mayores es algo que se presupone. Otras mtricas operacionales fundamentales, como asignacin de recursos y planificacin de la produccin se estn volviendo cada vez ms comunes. Pero lo mejor de las nuevas tecnologas BI es que estn posibilitando reas completamente nuevas de anlisis mtricas medioambientales, por ejemplo, que evalan las condiciones de mercado o factores externos como responsabilidades de importacin/exportacin. En la nueva dcada incluso las mtricas sociales sern mensurables: su BI registrar y clasificar menciones en Twitter o rastrear la percepcin pblica de su marca.

Error 4

No permitir una transparencia en tiempo real

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Error 4 continuacin

Es ste un campo completamente nuevo para la Inteligencia de Negocio, la cual en el pasado se vea limitada por el tiempo y los recursos implicados en la medicin de las mtricas financieras ms elementales. Rastrear mtricas sociales y medioambientales crear toda una nueva dimensin de profundizacin analtica, a medida que las empresas buscan diferenciarse a s mismos de formas nuevas e innovadoras.

No tomar medidas

Error 5

La visibilidad sin accin es intil. Pero cuando los proyectos tardan mucho en implementarse, el buen momento se pierde y puede ser muy fcil dejar de actuar sobre la valiosa informacin que se est produciendo. Es responsabilidad del director y los ejecutivos financieros, de marketing, TI, etc. demostrar su compromiso con la accin inteligente. Establecer reuniones formales y revisar las estructuras en curso crea un fuerte bucle de feedback el BI debera emplearse no slo para comprender dnde estamos sino tambin para medir el xito de las acciones resultantes. Slo tomando medidas, pasando a la accin, registrando su actividad y midiendo el progreso se conseguir mantener a los dems motivados e implicados. No tiene mucho sentido disponer de estas nuevas capacidades si no las utilizamos para mejorar y si no podemos demostrar su valor. As que acte mientras pueda y ver y apreciar los beneficios.

Perder control

Error 6

En efecto, el BI es una herramienta tan potente que las organizaciones a menudo se ven simplemente desbordadas por su potencial. Igual que un nio en una tienda de dulces, la tentacin es a veces picar de todo lo que se ve a mano. Trate de concentrarse en lo que es relevante y til, ms que simplemente en medir, registrar y divulgar datos por el mero hecho de hacerlo, y recuerde no perder nunca de vista sus objetivos: la intencin es convertir sus datos en crudo en informacin til, procesable, no crear an ms datos. As pues, mantenga las cosas simples y dedique tiempo a elegir los indicadores de rendimiento o KPIs correctos para su negocio, ms que rastrear simplemente todas las mtricas interesantes. En un informe de 2009 sobre BI y gestin del rendimiento realizado por analistas de The Aberdeen Group, los autores sealaban que los negocios prosperan o fracasan segn la eficacia de sus KPIs. Los ejecutivos sienten cada vez ms la presin por establecer las mtricas correctas en todas las reas de su negocio y las empresas de mejor rendimiento son dos veces ms proclives a incorporar revisiones de su actual estrategia de KPIs.

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Se requiere un alto nivel de input o informacin de entrada para que los proyectos se mantengan en curso y todos los participantes motivados. Las estrategias BI ms progresivas se encuentran en un estado de constante desarrollo: ms que avanzar hacia la construccin de un big bang estn inmersas en una cultura de mejora continua. En este enfoque de pasos constructivos, la comunicacin resulta esencial, independientemente de cuan buenas o malas sean las noticias. Los factores fundamentales de xito deberan medirse y rastrearse de continuo y los recursos a nivel directivo para esto deben asignarse desde el primer da. Una supervisin consistente y dedicada por parte de los superiores demuestra la importancia del proyecto y ayuda a establecerlo en la cultura de empresa y en los valores de la compaa.

Error 7

Falta de supervisin continuada por parte de los directivos

Como resulta evidente de lo anteriormente expuesto, aportar valor en escasas semanas o das significa dar a las personas la motivacin para cambiar su comportamiento. La tecnologa escogida deber por tanto reflejar esta metodologa. La tecnologa que es compleja, pesada, torpe o que depende fuertemente de la funcin TI hace difcil demostrar el valor con rapidez, as como mantener el buen momento y el entusiasmo. Y an as, no obstante, muchos directores TI y ejecutivos gastan millones en activos txicos para su empresa, que consumen un exceso de recursos, tales como OLAP y data warehouses que requieren extensos equipos para el desarrollo de informes pre-definidos. La tecnologa cara y obsoleta como sta es la razn por la que ms del 50% de los proyectos de Business Intelligence no logran proporcionar los beneficios esperados (Gartner). Tal como afirma un informe de 2009 de IDC sobre el xito y vala del BI: Lo que las organizaciones necesitan es una forma rpida de crear un prototipo y construir unas aplicaciones BI que sean simples y fciles de manejar, pero lo suficientemente potentes al mismo tiempo como para suministrar una informacin detallada y procesable. Las herramientas BI 2.0 ponen el mpetu del cambio en manos del usuario. Encabezada por QlikView descrito por Gartner como la herramienta BI ms rentable del mercado esta nueva generacin de tecnologa de autoservicio es ms capaz de realizar un despliegue centrado en las personas porque es sencilla de utilizar y sus beneficios son visibles de inmediato. Y no es slo en las etapas de despliegue e implementacin donde QlikView muestra un enfoque de el usuario primero: Al incorporar la nica y exclusiva Lgica Asociativa de Consulta (Associative Query Logic), protegida mediante patente QlikView permite a los usuarios explorar sus datos, desplazndose por las ideas y asociaciones de una forma creativa, productiva, no lineal. El experto en psicologa Dr. Peter Hughes explica: AQL se desarroll para reflejar mejor la forma de funcionamiento de la mente humana. Este enfoque nico permite un anlisis flexible de los datos, en lugar de definir sus parmetros de forma rgida as que a menudo otorga respuestas a preguntas que los usuarios ni siquiera haban pensado.

Error 8

Desplegar la tecnologa inadecuada

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No utilizar un marco de implementacin prctico y simple

Error 9

Seleccionar con cuidado la tecnologa ms adecuada ayudar a evitar muchos problemas potenciales. Pero an as, no obstante, resulta esencial implementarla de forma simple y pragmtica. Los proyectos pequeos, giles, centrados, es menos probable que consuman excesivos recursos y buena voluntad, as que cntrese en objetivos sencillos y asegrese de que cuentan con los recursos apropiados. Los usuarios necesitarn formacin, por supuesto, pero si esa formacin les lleva ms de tres das ya sabe que esa no es la tecnologa ms adecuada. Recuerde: usted busca alcanzar rpidamente sus objetivos, no una implementacin tcnica. El ROI habr de ser su mxima prioridad, as que el tiempo de amortizacin habr de medirse en das.

Caso real:
WH Smith, uno de los grupos minoristas lderes en el Reino Unido, inicialmente despleg QlikView a 15 usuarios y tena su primera aplicacin lista y funcionando en 4 semanas. El sistema fue adoptado con rapidez por toda la empresa, y ahora QlikView se emplea para analticas demogrficas de clientes, ventas, mejores productos, precios, tasas de entrega conforme a lo acordado/prometido y promociones de marketing. La implementacin no requiri ningn tipo de formacin formal. En la primera semana de implementacin, comenta Stuart Rivett, Director de Operaciones Directas, estbamos consultando reas de estadsticas de negocio que no habamos interrogado nunca antes.

Tomar el camino de la mnima resistencia

Error 10

Las estrategias eficaces de BI implican abrazar el cambio. Implican afrontar los problemas y las preguntas que necesitan respuesta, pero que no se atreve a preguntar. A veces le obligan a tomar decisiones duras o requieren que se supere la resistencia de personas y departamentos que son protectores con sus datos, lo cual significa que el camino para la adopcin puede ser engaoso y difcil de negociar en determinadas partes. Pero puede confiar en el BI. Le da una vista nica y definitiva de la verdad, as que por fin podr tomar decisiones basndose en hechos, ms que en intuiciones. A veces lo que revela sorprende a todo el mundo: durante una presentacin para un importante proveedor de telefona mvil, por ejemplo, QlikView descubri 3 millones de libras en gastos que no se deberan haber abonado. La clave est en tomar decisiones y pasar a la accin cuando su BI le muestre la necesidad de hacerlo.

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La Inteligencia de Negocio es una prioridad indiscutible para la mayora de organizaciones, dice Rita Sallam, directora de investigacin de Gartner; un hecho que se explica por el crecimiento anual del 17% que se espera en el sector BI, segn un reciente informe de mercado. Pero mientras los beneficios y el potencial se hacen patentes, hay riesgos asociados a elegir tecnologa muy compleja y no aplicar un programa eficaz de gestin del cambio durante la implementacin. Los errores aqu descritos surgen en gran parte como resultado de concentrarse demasiado en el aspecto tecnolgico de un proyecto BI y descuidar la gestin del cambio en el comportamiento y la cultura corporativa que conlleva. Se deduce por tanto que dichos errores son ms fciles de evitar si elegimos una tecnologa intuitiva, que sea rpida de implementar y de fcil manejo; una de las nuevas herramientas BI de nueva generacin que enfatiza el auto-servicio en la exploracin de los datos y la colaboracin, en lugar de cargarse con una fuerte dependencia del departamento TI. Estos nuevos conceptos, que se encuentran presentes en herramientas progresivas, de consumo masivo, como QlikView, estn muy lejos de las tradicionales tecnologas basadas en OLAP, que costaban millones a las empresas pero fallaban en suministrar los niveles de anlisis prometidos. Dichas tecnologas se estn viendo rpidamente como un software costoso, intil y atrasado y fuera de sintona con las necesidades de las organizaciones modernas y dinmicas. Tambin es importante comprender con claridad que es lo que se espera exactamente de la nueva tecnologa, los problemas que debera resolver y los objetivos que contribuir a alcanzar. Slo entonces se podr medir su xito con eficacia. Y con los objetivos correctos, ese xito se har evidente cuando ms lo necesite. Con un personal ms capacitado, analtico, motivado y entusiasta. Con unos procesos y una asignacin de recursos ms eficaces. Continuamente mejorando el rendimiento y la profundidad de anlisis de nuevas oportunidades. As pues cules son sus objetivos? Qu significaran para su negocio? Empiece a pensarlo hoy mismo, porque sea lo que sea que desee alcanzar, el Business Intelligence 2.0 le ayudar a llegar ah.

Conclusin

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