Access 2003 Curso

Indice Curso de Introduccin al ACCESS2000.
AulaClic. Curso de Access2002. ndice

Cmo utilizar este curso. 1. Elementos bsicos de Access2002 2. Crear, abrir, cerrar una base de datos 3. Crear tablas de datos 4. Modificar tablas de datos 5. Propiedades de los campos 6. Las relaciones 7. Las consultas 8. Las consultas resumen 9. Consultas referencias cruzadas 10. Consultas de accin 11. Los formularios 12. Los informes
Existe un curso de pago ms completo, con ms ejercicios, evaluaciones y animaciones. Haz clic aqu para ver su ndice y demostraciones gratis.
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detallado
Unidad 7. Las consultas Tipos de consultas Crear una consulta La vista diseo Aadir campos Definir campos calculados Formar expresiones Encabezados de columna Cambiar el orden de los campos Guardar la consulta Ejecutar la consulta Modificar el diseo de una consulta Ordenar las filas Seleccionar filas Operadores de condicin Las consultas multitabla Combinar tablas
Unidad 1. Elementos bsicos de Access2002 Arrancar y cerrar Access2002 La pantalla inicial Las barras Compaginar dos sesiones Mens inteligentes
Unidad 2. Crear, abrir, cerrar una base de datos Conceptos bsicos de Access Crear una base de datos Cerrar la base de datos Abrir una base de datos Ms opciones al abrir una base de datos
http://www.aulaclic.es/access2002/f_access2002.htm (1 of 3) [01/12/2005 20:42:40]
Unidad 3. Crear tablas de datos Crear una tabla de datos El generador de campos Tipos de datos El asistente para bsquedas La clave principal Guardar una tabla Cerrar una tabla
La composicin externa
Unidad 8. Las consultas resumen Definicin Las funciones de agregado Agrupar registros Incluir expresiones Incluir criterios de bsqueda
Unidad 4. Modificar tablas de datos Modificar el diseo de una tabla Introducir y modificar datos en una tabla Desplazarse dentro de una tabla Buscar y reemplazar datos
Unidad 9. Consultas referencias cruzadas Introduccin El asistente para cons. ref. cruz. La vista diseo
Unidad 5. Propiedades de los campos Introduccin Tamao del campo Formato del campo Personalizar formatos Lugares decimales Mscara de entrada Personalizar mscaras de entrada Titulo Valor predeterminado Regla y texto de validacin Requerido/longitud cero Indexado Los ndices
Unidad 10. Consultas de accion Consultas de creacin de tabla Consultas de actualizacin Consultas de datos anexados Consultas de eliminacin Eliminar mensajes
Unidad 11. Los formularios Introduccin El asistente para formularios Editar datos de un formulario La vista Diseo de formulario La barra Diseo de formulario Propiedades del formulario El cuadro Herramientas Trabajar con controles
Unidad 6. Las relaciones
Unidad 12. Los informes
Conceptos bsicos sobre relaciones Crear la primera relacin Integridad referencial Aadir tablas a la ventana relaciones Quitar tablas de la ventana relaciones Modificar relaciones Eliminar relaciones Limpiar la ventana relaciones Mostrar relaciones directas Visualizar todas las relaciones
Introduccin El asistente para informes La vista Diseo de informe La barra Diseo de informe El cuadro Herramientas Imprimir un informe La ventana Vista previa Agrupar y ordenar
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Aviso legal: este curso es gratuito siempre que se visualice desde la pgina web de aulaClic. No est permitido descargar el curso ni utilizarlo en academias o centros privados sin estar conectado a Internet. aulaClic. Todos los derechos reservados. Prohibida la reproduccin por cualquier medio. Octubre-2002. aulaClic.com
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Cmo utilizar este curso

Este curso pretende que todas las personas puedan aprender a manejar Access2002.
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Navegacin.
Para moverte por el curso dispones de la barra de navegacin que ves en la parte superior de la pgina. Con el icono avanzar vas a la pgina siguiente, con el icono retroceder vas a la pgina anterior, es como si pasaras
ordenadamente las pginas de un libro. Con el icono Con el icono inicio vas a la pgina principal de aulaClic ( tambin con el icono de aulaClic que hay en la parte izquierda). ayuda vienes a esta pgina.
Para ir a una pgina concreta puedes utilizar uno estos dos mtodos: 1.- Ir a la pgina del ndice detallado y hacer clic en el apartado o punto que quieres consultar. 2.- Utilizar el indice desplegable de la barra de navegacin superior, que funciona de esta manera: Al colocar el cursor sobre "Curso de Access2002" se despliega el men con los temas, al colocarte sobre un tema se despliegan los puntos de ese tema, al hacer clic en uno de ellos irs a la pgina correspondiente. Al final de cada pgina tambin tienes unas flechas para retroceder ir al ndice o avanzar . Cuando estamos en una
pgina de ejercicios o de pruebas evaluativas, estas flechas avanzan (o retroceden) al siguiente ejercicio o prueba evaluativa siguiente (o anterior), mientras que las flechas avanzar y retroceder de la barra de navegacin te llevan al tema terico correspondiente.
NOTA: Tanto el ndice desplegable como las flechas
, no funcionarn hasta que no acabe de cargarse la pgina.
F11. Si utilizas el Explorer es muy recomendable utilizar la tecla F11 para ganar espacio en la pantalla. Puedes probarlo ahora, para volver a la pantalla normal vuelve a pulsar F11.
http://www.aulaclic.es/access2002/presen_access2002.htm (1 of 3) [01/12/2005 20:42:46]
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Estructura del curso.

Al seguir manuales de informtica cada lector va saltndose los prrafos que no le interesan porque es informacin muy compleja para su nivel o porque son cosas demasiado bsicas para su nivel. Este curso trata de aliviar este problema organizando los contenidos por niveles. Hemos establecido tres niveles: bsico, medio y avanzado. Cmo se navega por estos niveles? El curso tiene una estructura troncal que es el nivel medio, pero en los puntos que se ha considerado oportuno se han incluido unos iconos para acceder a los otros dos niveles. Para volver al nivel del que se parti puedes pulsar la flecha avanzar de la barra de navegacin o la flecha del final de la pgina. Es decir, una vez leda la explicacin en el nivel medio te puedes encontrar en algunos casos con este icono para ir al nivel bsico para ir al donde te explicarn conceptos ms sencillos relacionados con el tema. En otras ocasiones puedes encontrar este icono nivel avanzado, donde te explicarn las opciones ms avanzadas, otras formas ms rpidas de hacer lo mismo, etc. En el ndice desplegable delante del nombre de los temas bsicos hay una (b) y delante de los avanzados una (a). Si es la primera vez que sigues el curso puede ser conveniente que dejes los niveles avanzados para una segunda lectura. Los niveles se identifican por estos colores de los rtulos:
Nivel bsico.
Nivel medio.
Nivel avanzado.
As sabrs en todo momento en qu nivel te encuentras.
Nomenclatura.
En color verde se han escrito los nombres de teclas, los nombres de las opciones y valores predeterminados de Access que el usuario puede seleccionar, en letra marrn los nombres de las ventanas, cuadros de dilogo y secciones, en negrita cursiva los nombres de objetos creados por el usuario y valores que tiene que escribir (por ejemplo nombres de tablas, campos, el texto que tiene que teclear etc...) y en color azul hemos destacado lo esencial del tema.
Secuencias animadas.
Haciendo sobre este icono podrs acceder a las secuencias animadas, viewlets, en las que vers claramente las explicaciones. Para
verlas slo necesitas el plug-in de Flash, la mayora de los navegadores ya lo llevan incorporado. Si no puedes ver las secuencias descrgatelo ahora aqu.
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Preguntas.
Si tienes alguna duda o pregunta sobre el contenido de este curso y no has contratado los servicios del profesor, puedes plantearlas en el Foro de aulaClic, entre todos intentaremos resolverlas. Para participar en el foro slo tienes que darte de alta como usuario registrado. Tambin podrs aprender con las preguntas y respuestas de los dems participantes. Para darte de alta slo te pedimos tu direccin de correo. Adems como usuario registrado tendrs acceso a la zona de descarga. En esta pgina tienes ms informacin.
Por otro lado os agradeceremos que nos ayudis a mejorar este curso con vuestras crticas y comentarios; por favor, escribidnos a esta direccin: webmaster@aulaclic.com
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Tema 01 Access2002
Unidad 1. Elementos bsicos de ACCESS2002.
Bsqueda
Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access2002, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.
Arrancar y cerrar Access2002.

Veamos las dos formas bsicas de arrancar Access2002. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se arrancar el programa. Desde el icono de Access2002 del escritorio .
Puedes arrancar Access2002 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aqu. Para cerrar Access2002, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.
La pantalla inicial.
http://www.aulaclic.es/access2002/t_1_1.htm (1 of 5) [01/12/2005 20:42:56]
Tema 01 Access2002
Al arrancar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
Tema 01 Access2002
Las barras.
La barra de ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de mens
La barra de mens contiene las operaciones de Access, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente desde los iconos de las barras de herramientas que veremos en el siguiente punto. Cada opcin tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente a la opcin pulsando simultaneamente la tecla alt y la letra subrayada, por ejemplo si pulsamos alt+a se abre la opcin Archivo. En Access2002 la barra de mens tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Si deseas ms informacin sobre los mens desplegables, haz clic aqu . Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos:
Tema 01 Access2002
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men ? (ayuda), F1 para entrar en la ayuda de Microsoft Access. Opcin con otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men ?, Bases de datos de ejemplo. Opcin con cuadro de dilogo. Al hacer clic en la opcin aparece un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba con puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men ?, Detectar y reparar...
Las barras de herramientas
Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como , Abrir , Imprimir , etc. Guardar Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. La barra que te hemos mostrado es la de base de datos, existen ms barras de herramientas como por ejemplo la del panel de tareas (es la que ocupa la mitad derecha de la pantalla), stas son accesibles segn la pantalla en la que estemos y las iremos viendo a lo largo del curso hasta incluso nos podemos definir nuestras propias barras.
Tema 01 Access2002
La barra de estado La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.
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Tema 02 Access
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos (I)

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Conceptos bsicos de Access.

Si quieres aprender o repasar conceptos bsicos de bases de datos o quieres conocer los objetos que maneja Access2002, consltalo . aqu
Crear una base de datos.

Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opcin Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.
Si este panel no est visible podemos utilizar en el men Archivo de la barra de mens la opcin Nuevo...
Tema 02 Access
O bien hacer clic sobre el icono Nuevo seleccionar Base de datos en blanco.
de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecer el panel de tareas y podremos
A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en, te los explicamos aqu
Tema 02 Access
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Crear.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .MDB, y aparecer la ventana Base de datos : Si observas la ventana Base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes tipos de objetos que podemos tener en la base de datos (tablas, consultas, formularios, ...) y en la parte de la derecha, dependiendo del tipo de objeto seleccionado a la izquierda, Access nos muestra los objetos que hay creados de este tipo y nos permite crear nuevos de distintas formas. En nuestro caso el tipo de objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. En este momento no hay tablas creadas, cuando las haya stas aparecern en la parte derecha de la ventana debajo de las opciones Crear ... Estas opciones las estudiaremos en la unidad siguiente.
Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...
Pg. 2.1
Crear tablas
Unidad 3. Crear tablas de datos.

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Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder en las unidades didcticas siguientes introducir datos en la base de datos y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access2002.
Crear una tabla de datos.

Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear seleccionado, si hacemos clic en el icono una tabla: Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas. Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos. Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos. Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves etc... Otra forma ms rpida de llegar a la vista diseo es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear una tabla en vista Diseo.
Crear tablas
Aparecer la ventana Diseo de tabla:
En la barra de ttulo tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. Para seguir pasa a la pgina siguiente...
Pg. 3.1
Tema 04 Access
Unidad 4. Modificar tablas de datos (I)

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Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella.
Modificar el diseo de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Seleccionar la tabla que queremos modificar, haciendo clic sobre sta para que su nombre aparezca remarcado. Hacer clic sobre el botn Diseo de la ventana de la base de datos.
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para aadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, o bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el icono o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern. de la barra Diseo de tabla, de la barra Diseo de tabla, en este ltimo caso
Por ltimo, guardar la tabla.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de modificar diseo de tablas.
Introducir y modificar datos en una tabla.
Tema 04 Access
Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre: Desde la ventana Base de Datos seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre sta para que su nombre aparezca remarcado. Hacer clic sobre el botn de la ventana Base de datos.
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos. Si estamos en la ventana Diseo de tabla, hacer clic sobre el icono Hoja de datos En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos: de la barra Diseo de tabla.
Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenar, no haciendo necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Hoja de datos para terminar con dicha tabla.
Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedar seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o el icono de la barra Hoja de datos.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el icono de la barra Hoja de datos.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de introduccin de datos.
Desplazarse dentro de una tabla.
Tema 04 Access
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 4 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es cuatro. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO.
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de desplazamiento en una tabla.
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Propiedades de los campos
Unidad 5. Propiedades de los campos

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Introduccin
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la ficha Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima ficha est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda. Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.
Tamao del campo
Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .mdb) Los campos Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.
Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el
control predeterminado en la ficha Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos personalizados. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de formatos haz clic aqu
Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numrico o Moneda.
Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. clic sobre el botn Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada haz clic aqu .
Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.
Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.
Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.
Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.
Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.
Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados. Si quieres saber ms sobre los ndices haz clic aqu Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso sobre propiedades de los campos.
Ejercicios propuestos del Tema 5.
Prueba evaluativa del Tema 5.
Pg. 5.1
Tema 6 Las relaciones
Unidad 6. Las Relaciones (I).
Bsqueda
En esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos. Si no sabes lo que es una relacin en bases de datos, aqu te introducimos algunos conceptos bsicos para entender las relaciones.
Crear la primera relacin.

Para crear relaciones en Access2002 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones, podemos optar por: estando en la ventana Base de datos, ir al men Herramientas, y elegir la opcin Relaciones... O bien Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.
Para crear la relacin: Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso aulaclic_codigo). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo codigo de la tabla secundaria (Tabla1). Soltar el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (clientes de aulaClic y tabla1) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (aulaclic_codigo y codigo). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Si quieres saber ms sobre integridad referencial y operaciones en cascada haz clic aqu Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
Para practicar las operaciones descritas realiza el Ejercicio paso a paso de crear relaciones.
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Tema 07 Access
Unidad 7. Las Consultas (I).

Web www.aulaclic.es
Bsqueda
En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin de registros de tablas creadas con Access2002.
Tipos de consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Consultas especficas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Crear una consulta.
Tema 07 Access
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral izquierdo de la ventana Base de datos. Esta es la pantalla que nos aparece:
Luego tenemos tres alternativas: Hacer doble clic sobre la opcin Crear una consulta utilizando el asistente. En este caso se abre la ventana del asistente en la que nos pide elegir la tabla de la que va a sacar los datos, los campos que queremos visualizar y el ttulo de la consulta, a continuacin genera automticamente la consulta correspondiente. Hacer doble clic sobre la opcin Crear una consulta en vista diseo. En este caso se abre la ventana Diseo de consulta que detallaremos ms adelante y en la que podremos definir con ms detalle nuestra consulta. Hacer clic sobre el botn de la ventana Base de datos.
Tema 07 Access
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
El Asistente para consultas sencillas es lo mismo que la opcin Crear una consulta utilizando el asistente comentada ms arriba. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante. La opcin Vista Diseo tiene el mismo efecto que la opcin Crear una consulta en vista diseo. Esta es la opcin que explicaremos a continuacin. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
Tema 07 Access
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.
Para seguir pasa a la pgina siguiente...
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Tema 8 Access
Unidad 8. Las Consultas de resumen (I)

Definicin
Bsqueda
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como consultas sumarias. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen. En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por region, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.
Una consulta de resumen se define activando la opcin Totales del men Ver
o bien haciendo clic sobre el icono
de la barra de herramientas.
En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total:
Tema 8 Access
Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derecha:
Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin. A continuacin describiremos esas opciones. La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor. La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor del resultado. La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos. Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior. Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas opciones.
La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.
Tema 8 Access
Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as:
Para seguir con el tema pasa a la pgina siguiente...
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Tema 9 Access
Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas(I)

Introduccin
Bsqueda
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla. Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.
La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato ms compacto como el siguiente:
Tema 9 Access
Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas. Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupacin (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma de importes). Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente. Para seguir con el tema pasa a la pgina siguiente...
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Tema 10 Access
Unidad 10. Las consultas de accin (I)
Bsqueda
Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogo para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes, si quieres saber cmo haz clic aqu A continuacin te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de accin.
Consultas de creacin de tabla.

Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas. Para crear una consulta de Creacin de tabla: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla. Desplegamos el men Consulta y elegimos la opcin Consulta de creacin de tabla...
o bien desplegamos el botn tabla...
de la barra de herramientas y elegimos la opcin Consulta de creacin de
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:
Tema 10 Access
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta:
La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se crear:
Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la barra de o bien desplegar el men Ver y elegir la opcin Vista hoja de datos. Esta opcin nos permite visualizar herramientes los datos sin que se cree la nueva tabla. La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para ejecutar la o bien desplegar el men Consulta y elegir la opcin Ejecutar. consulta hacer clic sobre el icono Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, ndices, etc...
Tema 10 Access
Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de creacin de tablas
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Tema 11 Los formularios en Access2002
Unidad 11. Los formularios (I)
Bsqueda
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar su diseo .
Introduccin.
Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear seleccionado, si hacemos clic en el botn un formulario: Vista Diseo abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Autoformulario consiste en crear automaticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen. Segn el tipo de formulario que elijamos (en columnas, en tabla,...) el formulario presentar los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin. Por ejemplo Autoformulario: en columnas presenta cada registro en una pantalla mientras que Autoformulario: en tabla presenta varios registros en una misma pantalla y cada registro en una fila. Para poder utilizar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del formulario. Este ser el nico dato a introducir, una vez introducido, seleccionamos el tipo de autoformulario y pulsamos el botn Aceptar, Access se encarga del resto. Asistente para grficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del grfico. Asistente para tablas dinmicos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin de la tabla dinmica. Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.
El asistente para formularios.

Para arrancar el asistente para formularios podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma ms rpida es desde la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear un formulario utilizando el asistente.
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. o deseleccionar todos los campos a la
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn vez haciendo clic sobre el botn .
A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente
pantalla: En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
o bien Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:
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Tema 12 Los informes en Access2002
Unidad 12. Los informes (I)
Bsqueda
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms facilmente la informacin y sacar totales por grupos. En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez creado.
Introduccin.
Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botn se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un informe: Vista Diseo abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Autoinforme consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen. Segn el tipo de autoinforme que elijamos, el informe presentar los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin. Por ejemplo Autoinforme: en columnas presenta cada registro en una pgina mientras que Autoinforme: en tablas presenta varios registros en una misma pgina y cada registro en una fila. Para poder utilizar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del informe. Este ser el nico dato a introducir, una vez introducido seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsamos el botn Aceptar, Access se encarga del resto. Asistente para grficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del grfico. Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin etiquetas. Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.
El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma ms rpida es desde la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear un informe utilizando el asistente.
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn o
y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. o deseleccionar todos los campos a la
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn . vez haciendo clic sobre el botn
A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo. Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo). En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel. Con el botn siguiente cuadro de dilogo:
, la flecha hacia arriba sube el
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn aparecer el
En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente pgina...
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Indice Completo Curso de Introduccin al ACCESS2000.
AulaClic. Curso de Access2002. ndice completo

Este es el ndice completo del curso de Access2002 que puedes comprar en CD y en ZIP, como ejemplo, puedes ver las animaciones y ejercicios donde aparece . Clic aqu para comprar este curso completo (con ejercicios, evaluaciones y animaciones) en CD o en ZIP con un mes de profesor desde slo 11 euros. 1. Elementos bsicos de Access2002 2. Crear, abrir, cerrar una base de datos 3. Crear tablas de datos 4. Modificar tablas de datos 5. Propiedades de los campos 6. Las relaciones 7. Las consultas 8. Las consultas resumen 9. Consultas referencias cruzadas 10. Consultas de accin 11. Los formularios 12. Los informes
Bsqueda Web www.aulaclic.es
ndice
detallado
Unidad 7. Las consultas Tipos de consultas Crear una consulta La vista diseo Aadir campos Definir campos calculados Formar expresiones Encabezados de columna Cambiar el orden de los campos Guardar la consulta Ejecutar la consulta Modificar el diseo de una consulta Ordenar las filas Seleccionar filas Operadores de condicin Las consultas multitabla Combinar tablas La composicin externa
Unidad 1. Elementos bsicos de Access2002 Arrancar y cerrar Access2002 La pantalla inicial Las barras Compaginar dos sesiones Mens inteligentes
Unidad 2. Crear, abrir, cerrar una base de datos Conceptos bsicos de Access Crear una base de datos Cerrar la base de datos Abrir una base de datos Ms opciones al abrir una base de datos
Unidad 3. Crear tablas de datos
Unidad 8. Las consultas resumen
http://www.aulaclic.es/access2002/index_completo.htm (1 of 3) [01/12/2005 20:44:27]
Crear una tabla de datos El generador de campos Tipos de datos El asistente para bsquedas La clave principal Guardar una tabla Cerrar una tabla
Definicin Las funciones de agregado Agrupar registros Incluir expresiones Incluir criterios de bsqueda
Unidad 9. Consultas referencias cruzadas Unidad 4. Modificar tablas de datos Modificar el diseo de una tabla Introducir y modificar datos en una tabla Desplazarse dentro de una tabla Buscar y reemplazar datos Introduccin El asistente para cons. ref. cruz. La vista diseo
Unidad 10. Consultas de accion Consultas de creacin de tabla Consultas de actualizacin Consultas de datos anexados Consultas de eliminacin Eliminar mensajes
Unidad 5. Propiedades de los campos Introduccin Tamao del campo Formato del campo Personalizar formatos Lugares decimales Mscara de entrada Personalizar mscaras de entrada Titulo Valor predeterminado Regla y texto de validacin Requerido/longitud cero Indexado Los ndices
Unidad 11. Los formularios Introduccin El asistente para formularios Editar datos de un formulario La vista Diseo de formulario La barra Diseo de formulario Propiedades del formulario El cuadro Herramientas Trabajar con controles
Unidad 6. Las relaciones Conceptos bsicos sobre relaciones Crear la primera relacin Integridad referencial Aadir tablas a la ventana relaciones Quitar tablas de la ventana relaciones Modificar relaciones Eliminar relaciones Limpiar la ventana relaciones Mostrar relaciones directas Visualizar todas las relaciones
Unidad 12. Los informes Introduccin El asistente para informes La vista Diseo de informe La barra Diseo de informe El cuadro Herramientas Imprimir un informe La ventana Vista previa Agrupar y ordenar
Ejercicios paso a paso

Crear, abrir y cerrar una base de datos Crear una tabla Modificar diseo de tabla Introduccin de datos Desplazarse en una tabla Buscar datos en una tabla Propiedades de los campos Crear relaciones Modificar relaciones
La ventana Relaciones Crear consultas simples I Crear consultas simples II Consultas multitabla Consultas resumen Consultas de referencias cruzadas Consulta creacin de tabla Consulta de actualizacin Consulta de datos anexados
Consulta de eliminacin Crear formulario con asistente Cambiar diseo de formulario Crear subformularios Alinear controles Crear informes con asistente Imprimir informes Informes con grupos
Secuencias animadas (Viewlets)

2. Crear una base de datos 3. Crear una tabla 4. La vista Hoja de Datos 5. Cambiar formato y mscara de entrada 5. El generador de expresiones y los ndices 6. Las relaciones 7. Crear una consulta 7. Crear una consulta multitabla 8. Crear una consulta resumen 10. Crear una consulta de actualizacin 10. Crear una consulta de datos anexados 11. Manejar controles en Diseo de formulario 12. Agrupar y ordenar en Diseo de informe
Ejercicios propuestos
Crear, abrir y cerrar una base de datos Crear tablas de datos Modificar tablas de datos Propiedades de los campos Las relaciones Las consultas Las consultas resumen Las consultas de referencias cruzadas Las consultas de accin Los formularios Los informes
Pruebas evaluativas
Crear, abrir y cerrar una base de datos Crear tablas de datos Modificar tablas de datos Propiedades de los campos Las relaciones Las consultas Las consultas resumen Las consultas de referencias cruzadas Las consultas de accin Los formularios Los informes
Compaginar sesiones Access
Compaginar dos sesiones.
Bsqueda
Aqu te explicaremos cmo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con el Access2002. 1 Se supone que la sesin con el curso est abierta. 2 Abrir la sesin de Access2002. 3 Pulsar con el botn derecho sobre cualquier parte vaca de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla. 4 Elegir la opcin Mosaico vertical. Observa como la pantalla ha quedado dividida en dos partes, como en la figura:
http://www.aulaclic.es/access2002/b_1_1_1.htm (1 of 3) [01/12/2005 20:44:41]
5 Una vez tenemos las dos sesiones con el tamao adecuado, basta hacer clic con el ratn para pasar de la una a la otra. Para volver a dejar las ventanas con su tamao normal, hacer clic en el botn Maximizar .
Esto va bien con monitores grandes ( de 17" o ms), con monitores pequeos quizs prefieras dejar las ventanas con su tamao normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt + tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador) o pulsando el botn correspondiente a la sesin en la barra de tareas en la ltima lnea de la pantalla.
Menus inteligentes Access
Mens inteligentes.
Bsqueda
Los mens tienen un comportamiento "inteligente" ya que se adaptan al uso de cada usuario. Cmo funcionan? Inicialmente, cuando abrimos Access2002 los mens contienen slo los comandos ms utilizados, en lugar de contener todos los comandos. De esta forma los mens son ms simples. Para acceder al resto de los comandos hay que situarse sobre el ltimo botn y obtendremos el men completo, pero aquellos comandos que no aparecan antes estn en un color ms claro. Si realizamos esta operacin sobre el men Ver, ste se ampliar; si elegimos la opcin Iconos pequeos, la siguiente vez que abramos el men Ver aparecer el comando Iconos pequeos incorporado. Es decir, al utilizar un comando que no est en el men inicial, este comando se incorpora a partir de ese momento al men. Este comportamiento pretende facilitar el uso de los mens desplegables, ya que slo aparecen los comandos de uso general ms frecuentes y los comandos que va utilizando cada usuario, en lugar de una larga lista con muchos comandos que no utilizamos casi nunca. No obstante, si decidimos que nos resulta ms cmodo que los mens incluyan todas sus opciones, no tenemos ms que ir al men Herramientas, Personalizar, pestaa Opciones y deberemos activar la casilla Mostrar siempre los mens completos. En esta misma pantalla, si optamos por el comportamiento "inteligente" de los mens tambin podemos activar la casilla Mostrar mens completos transcurridos unos segundos para que se despliegue el men completo sin tener que pulsar el ltimo botn.
http://www.aulaclic.es/access2002/a_1_1_1.htm (1 of 2) [01/12/2005 20:44:47]
Menus inteligentes Access
Conceptos Access
Conceptos bsicos de Access2002.

Base de datos.
Bsqueda
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access2002 tienen la extensin .MDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.
Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:
Campos Cdigo Nombre Apellidos Direccin C.P.
Conceptos Access
Registro 1 Registro 2 Registro 3 Registro 4
1 2 3 4
Luis Marta Francisco Mara
Grande Lilos Fran Dardeno Juan Lpez Huesca Buevo
C/ Germanas, 23 C/ Mayor, 34 C/ Valle, 56 C/ Franciscano, 67
46723 46625 46625 46521
Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.
Formularios.
Un formulario es el objeto de Access2002 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de fichas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes.
Un informe es el objeto de Access2002 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Pginas.
Conceptos Access
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso ms avanzado.
Macros.
Una macro es el objeto de Access2002 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un formulario.
Mdulos.
Un mdulo es el objeto de Access2002 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programacin con Access.
Tema 02_2 Access
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos (II)

Cerrar la base de datos.
Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Ir al men Archivo y elegir la opcin Cerrar. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos.
Bsqueda
Si queremos adems cerrar la sesin de Access elegimos la opcin salir o hacemos clic en el botn cerrar
de la ventana de Access.
Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos: Desde la barra de mens: Ir al men Archivo. Elegir la opcin Abrir...
Desde la barra de herramientas: de la barra de herramientas. Hacer clic sobre el icono Abrir
Tema 02_2 Access
Desde el panel de tareas: Tenemos un apartado Abrir un archivo donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron y la opcin Ms archivos... Elegir la opcin Ms archivos...
En cualquiera de los tres casos anteriores aparecer el cuadro de dilogo Abrir:
Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.
Tema 02_2 Access
Otra forma de abrir una base de datos, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente. Al final del men desplegable de la opcin Archivo de la barra de mens aparece una lista con los ltimos documentos abiertos. Tambin aparece esta lista en el panel de tareas como hemos comentado anteriormente. Para abrir la base de datos basta hacer doble clic sobre su nombre en la lista. El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. Esta forma de abrir la base de datos suele ser la ms utilizada ya que normalmente trabajamos siempre con la misma base de datos.
Para practicar los conceptos de esta unidad didctica realiza el Ejercicio de creacin de base de datos.
Ejercicios del Tema 2.
Pg. 2.2
Opciones abrir Access
Ms opciones al abrir bases de datos.

Botones del cuadro de dilogo Nuevo y Abrir.
Bsqueda
Cuando se abre el cuadro de dilogo Nueva base de datos o el cuadro Abrir base de datos aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te los explicamos: Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs, es decir, a la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior dentro del rbol de carpetas. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como esta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a este. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin habr que especificar un nombre para esa carpeta. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre: Iconos grandes: se visualizan los archivos como iconos grandes Icono pequeos: se visualizan los archivos como iconos pequeos Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin. Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado. Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.
Opciones abrir Access
Tema 07 Access
Unidad 7. Las Consultas (II)

La vista Diseo.
Bsqueda
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin: Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.
Tema 07 Access
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin. Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada. Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vaca de la cuadrcula. Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
Tema 07 Access
Definir campos calculados

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una funcin. Si quieres saber ms sobre cmo formar expresiones, haz clic aqu
Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta. Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados. En la consulta que aparece ms arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, esta tendr en el encabezado mes_nacimiento y en la columna se visualizar el mes de la fecha de nacimiento (tenemos un campo calculado que utiliza la funcin mes( ), funcin que obtiene el mes de una fecha).
Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando. Para mover una columna arrastrndola: Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha seleccionada). Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha deseada. Para mover una columna cortndola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha Hacer clic sobre el icono hacer clic). hacer clic, la columna aparecer resaltada (est
. Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posicin
(o eligir la opcin Cortar del men Edicin, o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la columna.
Tema 07 Access
A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opcin Columnas del men Insertar. Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono ( o eligir la opcin Pegar del men Edicin, o bien teclear Ctrl+V).
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla May pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.
Pg. 7.2
Formar expresiones
Formar expresiones.
Bsqueda
Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin. Una expresin se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La mayora de las veces un operando ser un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo. Operadores. operador +, se utiliza para sumar dos nmeros. operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros. operador *, se utiliza para multiplicar dos nmeros. operador ^, se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente ( nmero ^ exponente ) operador / , se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante. operador \, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero. operador Mod, divide dos nmeros y devuelve slo el resto. El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto. Tambin se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenacin y as evitar errores o confusiones.
Un operando puede ser un nombre de columna, una expresin, un valor concreto o una funcin predefinida. Valores concretos Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas: Los valores numricos se indican poniendo el nmero sin ms. Se tiene que utilizar para separar la parte entera de los decimales el smbolo definido en nuestra configuracin de Windows; adems los valores numricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresin correcta no puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas +1000000)
Formar expresiones
Ejemplo: 2 Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ". Ejemplo: ', ' ",", 'VALENCIA' Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no estamos utilizando la versin norteamericana del motor de base de datos Microsoft Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en Espaa y Latinoamrica, y 5/10/96 en Estados Unidos de Amrica. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos sea espaola, latinoamericana o de EE.UU., debemos escribirla #5/10/96#; con el formato #mes/dia/ao# Tambin se puede utilizar la funcin DateValue, que reconoce las configuraciones internacionales establecidas por Microsoft Windows. Por ejemplo, DateValue('10/5/96') es equivalente a #05/10/96# si nuestra configuracin de Windows define las fechas con el formato dia/mes/ao.
Funciones predefinidas. Access2002 tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y explicarlas sera demasiado largo. Lo mejor es saber que tenemos a nuestra disposicin muchas funciones y cuando queramos obtener algo diferente consultar la ayuda de access para ver si existe ya una funcin para lo que queremos hacer. A ttulo de ejemplo tenemos unas que se utilizan ms a menudo:
DATE() o fecha() devuelve el da en que estamos NOW() o Hoy() devuelve el da y la hora actual YEAR(fecha) o Ao() devuelve el ao de la fecha MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.
Nombres de campos. los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo est formado por una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre corchetes [ ]. por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion], pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribir [Fecha de nacimiento ]
Formar expresiones
Uso del parntesis. Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los parntesis para delimitar cada expresin. Siempre se tiene que utilizar un parntesis de apertura ( y uno de cierre ). Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1) El uso del parntesis sirve para que la expresin quede ms clara sobre todo cuando combinamos muchas expresiones, y para que los operadores actuen en el orden que nosotros queramos para as olvidarnos de la prioridad de los operadores.
Tema 07 Access
Unidad 7. Las Consultas (III)

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Bsqueda
Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta haciendo clic sobre el botn o bien, seleccionando la opcin Guardar del men Archivo. Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn . de la barra de herramientas,
Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde la ventana Base de datos. Desde la ventana Base de datos: Primero seleccionar la consulta a ejecutar haciendo clic sobre ella. A continuacin hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.
Desde la vista diseo de la consulta: Haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas. (Vista
Cuando la consulta es de seleccin para visualizar el resultado tambin podemos hacer clic sobre el botn Hoja de Datos)
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas.
Modificar el diseo de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta: Situarse en la ventana Base de datos, en el objeto Consultas, Seleccionar la tabla a modificar haciendo clic sobre ella. Hacer clic sobre el botn .
Tema 07 Access
Pg. 7.3
Tema 07 Access
Unidad 7. Las Consultas (IV)

Ordenar las filas
Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Bsqueda
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin. Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso. Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y as sucesivamente. El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus la columna localidad. El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna.
Seleccionar filas
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta. Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia". Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =. Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas. Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condicin precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste.
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones. Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.
Tema 07 Access
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes). Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila. Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros. Si quieres saber ms sobre los operadores de condicin que puedes utilizar, haz clic aqu
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas.
Pg. 7.4
Las condiciones
Las condiciones
Bsqueda
A continuacin te detallamos los distintos operadores que podemos utilizar en una condicin.
Los operadores de comparacin

Estos operadores comparan el valor de una expresin con el valor de otra. Independientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparacin ser nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparacin que podemos utilizar son:
Operador = <> < <= > >=
Significado igual que distinto de menor que menor o igual mayor que mayor o igual
Las condiciones
El operador Entre
Tiene la siguiente sintaxis: Expresin Entre valor1 Y valor2 Examina si el valor de la expresin est comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2. Normalmente la expresin ser un nombre de campo. Ejemplo: [fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y #04/06/62#, en la cuadrcula QBE se pondra:
El operador In
Tiene la siguiente sintaxis: Expresin In (valor1, valor2, ...) Examina si el valor de la expresin es uno de los valores incluidos en la lista de valores escritos entre parntesis. Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podramos poner la condicin Poblacin In (Alicante, Elche, Elda, Onda)
El operador Es nulo
Las condiciones
Cuando una columna que interviene en una condicin contiene el valor nulo, el resultado de la condicin no es verdadero ni falso, sino nulo, sea cual sea el test que se haya utilizado. Por eso si queremos listar las filas que no tienen valor en una determinada columna, no podemos utilizar la condicin columna = nulo debemos utilizar un operador especial, el operador Es nulo. Tiene la siguiente sintaxis: Expresin Es nulo, donde expresin normalmente ser un nombre de columna. Por ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen poblacin, la condicin sera poblacin Es Nulo
El operador Como
Se utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el que comparar. Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso hay que utilizar el comodn * y utilizar el operador Como para que Access reconozca el * como un comodn y no como el caracter asterisco. La condicin sera nombre como '*o'. El valor que contiene los comodines se conoce como patrn y tiene que ir encerrado entre comillas (simples o dobles). La sintaxis es la siguiente: Expresin Como 'patrn' En la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un patrn y su significado. Caracteres en patrn ? * # Significado Un carcter cualquiera Cero o ms caracteres Un dgito cualquiera (0-9)
Las condiciones
[listacaracteres] [!listacaracteres]
Un carcter cualquiera de listacaracteres Un carcter cualquiera no incluido en listacaracteres
Listacaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier carcter, incluyendo dgitos, los caracteres se escriben uno detrs de otro sin espacios en blanco ni comas. Por ejemplo para sacar los nombres que empiezan por a,g,r o v el patrn sera: '[agrv]*' Los caracteres especiales corchete de apertura [, interrogacin ?, almohadilla # y asterisco * dejan de ser considerados comodines cuando van entre corchetes. Por ejemplo para buscar los nombres que contienen un asterisco, el patrn sera : '*[*]*' en este caso el segundo * dentro del patrn no acta como comodn sino como un carcter cualquiera porque va dentro de los corchetes. Si no se encierra entre corchetes, la exclamacin ! representa el carcter exclamacin. El corchete de cierre ] se puede utilizar fuera de una listacaracteres como carcter independiente pero no se puede utilizar en una listacaracteres. Por ejemplo, el patrn 'a]*' permite encontrar nombres que empiecen por una a seguida de un corchete de cierre. La secuencia de caracteres [] se considera una cadena de caracteres de longitud cero (""). Se puede especificar un intervalo de caracteres en listacaracteres colocando un guin - para separar los lmites inferior y superior del intervalo. Por ejemplo, la secuencia [A-Z ] en patrn representa cualquier carcter comprendido en el intervalo de la A a la Z. Cuando se especifica un intervalo de caracteres, stos deben aparecer en orden ascendente (de menor a mayor).[A-Z] es un intervalo vlido, pero [Z-A] no lo es. Se pueden incluir mltiples intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores. El guin - define un intervalo unicamente cuando aparece dentro de los corchetes entre dos caracteres, en cualquier otro caso representa el carcter guin. Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (son los que tienen un cdigo postal que empieza por 46 seguido de tres dgitos cualesquiera, la condicin podra ser [cdigo postal] como '46###'
Las condiciones
Tema 07 Access
Unidad 7. Las Consultas (V)

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Bsqueda
Las consultas multitabla

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas podemos (una vez en la ventana Diseo de consulta): desplegar el men Consulta y elegir la opcin Mostar tabla o bien, hacer clic sobre el icono de la barra de Herramientas.
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas. Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas.
Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta. Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definidad entre ellas. Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente. Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente manera:
Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan. Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo:
Tema 07 Access
En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso asignado. Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.
La composicin externa
La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera: Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta. Combinar las dos tablas por los campos de unin: Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin
Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos obtener. Si seleccionamos la opcin 2,
, la combinacin aparecer de la siguiente forma:
Tema 07 Access
Si seleccionamos la opcin 3
, la combinacin aparecer de la siguiente forma:
El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas multitabla.
Pg. 7.5
Generador de campos
El generador de campos.
Bsqueda
El generador de campos de Access2002 es una utilidad que nos permite crear campos sin necesidad de definirlos eligindolos de una serie de tablas de ejemplo. El generador de campos se activa estando en la vista diseo de una tabla y pulsando el icono .
A continuacin el Generador nos pide que elijamos el campo de una serie de campos ayudado por la siguiente ventana:
Primero debemos elegir el tipo de tabla seleccionando Negocios o Personal. Al seleccionar una de las dos opciones aparece arriba la lista de todas las tablas ejemplo que Access tiene predefinidas del tipo seleccionado. De la lista Tablas de ejemplo seleccionar la que nos parezca pueda contener un campo como el que queremos crear. Al seleccionar una tabla vemos como la lista de Campos de ejemplo va variando. Seleccionar el campo que queremos crear y finalmente pulsar el botn Aceptar. El generador de campos nos habr creado un campo como el que le hemos indicado con el tipo de dato y las propiedades que tena el campo en la tabla de ejemplo.
Generador de campos
Tipos de datos
Tipos de datos.
Bsqueda
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access2002 son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales. Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. En Access2002 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access slo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo. Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco. Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.
Tipos de datos
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas. Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l.
Asistente para bsquedas
El asistente para bsquedas (I)

Objetivo.
Bsqueda
Profundizar en la opcin Asistente para bsquedas y describir la pestaa Bsqueda de las propiedades de los campos de una tabla.
El asistente para bsquedas

En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino que est extraido de una lista de valores vlidos para ese campo. Por ejemplo un campo Sexo con los valores H o M, un campo Provincia con los valores (Alava, Albacete, Alicante, etc...). Esta lista de valores puede ser una lista de valores fijos que definamos nosotros (sera el caso del campo sexo) o tambin puede ser una lista de valores extraidos de una tabla existente en nuestra base de datos (podra ser el caso del campo Provincia si tenemos una tabla de provincias). En Access podemos definir esta lista de valores vlidos de una forma cmoda y rpida utilizando el Asistente para bsquedas. Para arrancar este asistente hay que posicionarse en la ventana de diseo de tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener los datos extraidos de la lista y seleccionar el tipo Asistente para bsquedas...
http://www.aulaclic.es/access2002/a_3_2_1_1.htm (1 of 5) [01/12/2005 20:46:15]
A continuacin aparece la primera pantalla del asistente donde nos pide si queremos obtener los valores de una tabla o consulta o si queremos escribir los valores.
Columna de bsqueda basada en una lista de valores

Si contestamos la segunda opcin (Escribir los valores que desee) aparece la siguiente pantalla donde indicaremos los valores rellenando la columna:
Una vez introducidos todos los valores pulsar en el botn Siguiente> para pasar a la ltima pantalla donde nos permite cambiar el nombre de la columna.
Slo queda hacer clic en el botn Finalizar.
La ficha Bsqueda - Lista de valores

Con el asistente hemos definido el campo con una lista de bsqueda basada en una lista de valores, esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la ficha Bsqueda de la siguiente manera:
Las propiedades que aparecen nos indican lo siguiente: Mostrar control: Cuadro combinado, esto indica que a la hora de introducir datos en el campo, este aparecer como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que permita desplegar la lista de valores. Tipo de origen de la fila: En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos introducido. Origen de la fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un punto y coma Columna dependiente: podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna. Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor S coger la primera fila de valores como fila de encabezados. Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma. Filas en lista: indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista. Limitar a lista: Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si indicamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.
Seguir con el avanzado...

Crear tablas
Unidad 3. Crear tablas de datos.

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:
Bsqueda
Podemos definir un campo utilizando el generador de campos que permite definir campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono de la barra de herramientas. Para ms informacin sobre el generador de campos haz clic aqu . O bien podemos definir nosotros mismos los campos directamente como explicaremos a continuacin.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Para ms informacin sobre los diferentes tipos de datos haz clic aqu Si deseas informacin sobre el asistente para bsquedas haz clic aqu . .
Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente. A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.
La clave principal
Crear tablas
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono . Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
Guardar una tabla.

Para guardar una tabla, podemos: Ir al men Archivo y elegir la opcin Guardar. O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.
Cerrar una tabla.

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos: Ir al men Archivo y elegir la opcin Cerrar. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la tabla de datos.
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de creacin de tablas.
Crear tablas
Pg. 3.2
Tema 04 Access
Unidad 4. Modificar tablas de datos (II)

Buscar y reemplazar datos.
Bsqueda
Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access2002. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente podemos desplegar el men Edicin y seleccionar la opcin Buscar... O bien hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:
Tema 04 Access
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con l. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Despus podemos indicarle Buscar: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo. Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre maysculas y minsculas (si buscamos Maria no encontrar maria). Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. Despus cerrar el cuadro de dilogo.
Tema 04 Access
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente desplegar el men Edicin y seleccionar la opcin Reemplazar... O bien hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas y seleccionar la ficha Reemplazar.
Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:
La ficha Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin. Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo. Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de buscar datos en una tabla.
Pg. 4.2
Tema 04 Access
Personalizar formatos
Personalizar formatos de los campos.

Objetivo.
Profundizar en la asignacin de formatos a los campos de las tablas.
Bsqueda
Formatos.
Cuando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a Access cmo deber presentar los datos almacenados en el campo. Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, por ejemplo para los campos numricos est el formato nmero estndar, moneda, etc..., para el tipo fecha tenemos los formatos fecha corta, fecha larga, hora,etc... Pero podemos definir nuestros propios formatos. En la personalizacin de los formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de forma genrica cualquiera de esos smbolos: Smbolo (espacio) "ABC"
!
Significado Muestra espacios como caracteres literales. Muestra todo el contenido de las comillas tipogrficas como caracteres literales. Realiza la alineacin a la izquierda en lugar de la alineacin a la derecha. Rellena el espacio disponible con el siguiente carcter. Muestra el siguiente carcter como un carcter literal. Tambin puede mostrar caracteres literales incluyndolos entre comillas tipogrficas.
[color]
Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.
A parte de estos smbolos tenemos otros propios de cada tipo de dato que veremos a continuacin. No se puede mezclar los smbolos de formato personalizados para los tipos de datos Numrico y Moneda con los smbolos de formato de los campos Fecha/Hora, S/No, o Texto y Memo.
Ahora vamos a detallar los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato.
Para los campos de tipo Nmero y Moneda. Los formatos numricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada seccin contiene la especificacin de formato para un tipo de nmero diferente. Seccin Primera Segunda Tercera Cuarta Descripcin El formato para los nmeros positivos. El formato para los nmeros negativos. El formato para los valores cero. El formato para los valores nulos.
Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato Moneda personalizado: #,##[Verde];(0,00 )[Rojo];"Cero";"Nulo" Este formato numrico contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1seccin) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se
muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis con el detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por la palabra nulo. Si utilizas varias secciones pero no especificas un formato para cada seccin, las entradas para las que no hay ningn formato no mostrarn nada o tomarn como valor predeterminado el formato de la primera seccin. Puedes crear formatos numricos personalizados mediante los smbolos siguientes: Smbolo , (coma) . (punto) 0 # $ Descripcin Separador decimal Separador de miles Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito 0. Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito o nada. Muestra el carcter literal "$" Muestra el carcter literal " " % Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje. Notacin cientfica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00. Notacin cientfica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo ms (+) junto a los exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.
E- o e-
E+ o e+
Para los campos de tipo Fecha/Hora. Puedes crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los smbolos siguientes. Smbolo : (dos puntos) / c d dd ddd dddd ddddd dddddd se ee m Descripcin Separador de horas Separador de fechas Igual que el formato predefinido Fecha general. Da del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31). Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31). Tres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom) Nombre completo del da de la semana (Lunes a Domingo). Igual que el formato predefinido Hora corta. Igual que el formato predefinido Fecha larga. Da de la semana (1 a 7). Semana del ao (1 a 53). Mes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12).
mm mmm mmmm t a aa aaaa h hh n nn s ss ttttt
Mes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12). Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). Fecha mostrada como trimestre del ao (1 a 4). Nmero de da del ao (1 a 366). Dos ltimos dgitos del ao (01 a 99). Ao completo (0100 a 9999). Hora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23). Hora en dos dgitos (00 a 23). Minuto en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59). Minuto en dos dgitos (00 a 59). Segundo en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59). Segundo en dos dgitos (00 a 59). Igual que el formato predefinido Hora larga.
AM/PM am/pm A/P a/p AMPM
Reloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con la letra mayscula "A" o "P", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con la letra minscula "a" o "p", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con el designador de maana/tarde apropiado.
Para los campos de tipo S/No. El tipo de datos S/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres secciones. Seccin Descripcin Esta seccin no tiene ningn efecto en el tipo de datos S/No. No obstante, se requiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posicin. El texto para mostrar en lugar de los valores S, Verdadero o Activado. El texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.
Primera
Segunda
Tercera
Para los campos de tipo Texto y Memo. Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes smbolos.
Smbolo @ & < >
Descripcin Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio). No se necesita un carcter de texto. Convertir todos los caracteres a minsculas. Convertir todos los caracteres a maysculas.
Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de un campo. Seccin Primera Descripcin Formato para los campos con texto. Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos.
Segunda
Personalizar mscaras de entrada
Personalizar mscaras de entrada de los campos

Objetivo.
Profundizar en la asignacin de mscaras de entrada a los campos de una tabla.
Bsqueda
Mscaras de entrada.
Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin de valores en el campo. Al igual que con el formato se pueden generar mscaras de entrada de forma automtica mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias mscaras de entrada. La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;). Seccin Descripcin Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la mscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuacin. Especifica si Access2002 almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control.
Primera
Segunda
Tercera
Especifica el carcter que Access2002 muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puedes utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (" ").
Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter que debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada. Puedes definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres Carcter 0 9 Definicin Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra o dgito (entrada opcional).
L ? A a
& C .,:;-/ < >
Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha. Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas. Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada. Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).
Los ndices
Los ndices.
Definicin
Bsqueda
Un ndice en informtica es como el ndice de un libro donde tenemos los captulos del libro y la pgina donde empieza cada captulo. No vamos a entrar ahora en cmo se implementan los ndices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero s daremos unas breves nociones de cmo se definen, para qu sirven y cundo hay que utilizarlos y cuando no. Un ndice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma ms rpida adems de proporcionar una ordenacin distinta a la natural de la tabla. Un ndice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarn segn los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un ndice sobre la columna poblacion de una tabla de clientes, el ndice permitir recuperar los clientes ordenados por orden alfabtico de poblacin. Si el ndice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarn por la primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarn por la segunda columna, y as sucesivamente. Por ejemplo si definimos un ndice sobre las columnas provincia y poblacion se ordenarn los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin, apareceran los de ALICANTE Denia, los de ALICANTE Xixona, VALENCIA Benetsser, y finalmente los de VALENCIA Oliva. El orden de las columnas dentro de un ndice es importante, si retomamos el ejemplo anterior y definimos el ndice sobre poblacion y provincia, apareceran los de VALENCIA Benetusser, seguidos de los ALICANTE Denia, VALENCIA Oliva, y finalmente los de ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado por poblacin y los clientes de la misma poblacin se ordenan por el campo provincia.
Ventajas e inconvenientes.
Ventajas: Si una tabla tiene definido un ndice sobre una columna Access puede localizar mucho ms rpidamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna. Recuperar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestin tambin ser mucho ms rpido.
Los ndices
Inconvenientes: Al ser el ndice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco ms de espacio en disco. Cuando se aaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar los ndices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor. Por estas razones no es aconsejable definir ndices de forma indiscriminada. Los inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas si la columna sobre la cual se define el ndice es una columna que se va a utilizar a menudo para buscar u ordenar las filas de la tabla. Por eso una regla bastante acertada es definir ndices sobre columnas que se vayan a utilizar a menudo para recuperar u ordenar las filas de una tabla. El Access de hecho crea automticamente ndices sobre las columnas claves principales y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utilizan a menudo para recuperar filas concretas.
Cmo definir un ndice.

Los ndices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la ventana Diseo de tabla. Si el ndice se basa en un slo campo. Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado. Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones:
No: no tiene ndice. S (Con duplicados) : se define un ndice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna. S (Sin duplicados): se define un ndice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna. Si el ndice se basa en varios campos.
Los ndices
Tenemos que abrir la ventana ndices con el icono
, al hacer clic sobre el aparecer una ventana como esta:
En la primera columna se pone el nombre del ndice, en la segunda columna el nombre del campo sobre el que se basa el ndice, y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente). Si el ndice se basa en varias columnas se pone el nombre del ndice en una primera lnea con el primer campo que contiene y en las lneas siguientes se indican los dems campos que forman el ndice. En nuestro ejemplo tenemos dos ndices definidos sobre la tabla, el ndice PrimaryKey lo ha creado Access cuando hemos definido el campo codigo como clave principal, y nosotros hemos definido otro que hemos llamado prov_local sobre los campos provincia y localidad. Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los campos. De esta forma el ndice se podr utilizar para recuperar los datos por orden alfabtico de provincia y dentro de cada provincia por localidad empezando por la letra z. Para definir el ndice basta realizar la misma operacin que para crear campos, posicionarse en una fila de la columna Nombre de ndice, escribir el nombre del ndice, pasar a la siguiente columna y escribir el nombre del campo o haciendo clic a la derecha del campo aparece la flecha que despliega la lista de campos que tiene la tabla para que seleccionemos el deseado, lo mismo para la columna Orden (esta columna, como solo tiene dos valores posibles, haciendo doble clic se pasa de Ascendente a Descendente y viceversa.) En la parte inferior tenemos las propiedades del ndice: Principal: indica si el ndice es el de la clave principal o no. nica: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. nica = S significa que no admite valores duplicados. Ignorar Nulos: si ponemos que s las filas que tengan el valor nulo en el campo sern excluidas del ndice. Para modificar ndices ya definidos o borrar ndices o crear nuevos ndices utilizar la misma mecnica que para crear, borrar y modificar campos de una tabla.
Los ndices
Tema 8 Access
Unidad 8. Las Consultas de resumen (II)

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Bsqueda
Agrupar registros
Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una nica fila resultado. La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara as:
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin. Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin. Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un nico grupo.
Incluir expresiones
La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de columna. Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor. En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)-Mn(nhoras) pero no Max(suma(nhoras)).
Incluir criterios de bsqueda
Tema 8 Access
La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la siguiente forma:
Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta. Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin. Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de resumen.
Pg. 8.2
Tema 9 Access
Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas (II)

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Bsqueda
El asistente para consultas de referencias cruzadas

Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que estar en la ventana Base de datos en el objeto Consultas Hacer clic sobre el botn de la ventana Base de datos.
Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparecer:
Tema 9 Access
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde coger los datos. En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las Consultas o Ambas. Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas. Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botn Siguiente> para pasar a la ventana siguiente:
Tema 9 Access
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de las columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas. Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botn . Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cmo quedar la consulta; hemos seleccionado el campo nhoras y vemos que en la consulta aparecer una fila por cada valor distinto del campo nhoras. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos hayan en el origen de la consulta. A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...
Tema 9 Access
Pg. 9.2
Tema 9 Access
Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas (IV)

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Bsqueda
En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre tambin ser su ttulo. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo:
Tema 9 Access
o bien Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de consulta donde podremos modificar la definicin de la consulta.
La vista Diseo
La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta resumen con una fila aadida, la fila Tab ref cruz. Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente. Normalmente nosostros no tendremos que cambiar el diseo, si acaso el ttulo de las columnas que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.
Tema 9 Access
Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de referencias cruzadas .
Pg. 9.4
Tema 10 Access
Unidad 10. Las consultas de accin (II)

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Bsqueda
Consultas de actualizacin.
Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin. Para crear una consulta de actualizacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla que queremos actualizar. Desplegamos el men Consulta y elegimos la opcin Consulta de actualizacin
o bien desplegamos el botn
de la barra de herramientas y elegimos la opcin Consulta de actualizacin
Tema 10 Access
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo. La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en campos del origen, tambin podra ser un parmetro. Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada. La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est actualizando.
Tema 10 Access
Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificacin, lo mismo para la condicin de bsqueda. Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta no incluye criterio de bsqueda se actualizarn todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de bsqueda [Cdigo curso] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [cdigo curso] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizar el campo cdigo curso al valor nulo en los registros donde cdigo curso sea igual a cero. Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se podr actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6) Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la o bien desplegar el men Ver y elegir la opcin Vista hoja de datos. barra de herramientes Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono consulta se realizar la actualizacin de la tabla. o bien desplegar el men Consulta y elegir la opcin Ejecutar. Al ejecutar la
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos aadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en l la provincia del alumno y como la mayora de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia. En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Poblacin. Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que tambin actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizar, para calcular la expresin, los valores antes de la actualizacin. por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artculos, la expresin a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sera [precio] * 1,1 (esta expresin es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)). Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin. Por ejemplo supongamos que hemos aadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el nmero de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podramos crear una consulta para actualizar ese campo con el nhoras del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo
Tema 10 Access
nhoras del curso en el que est matriculado el alumno, por eso habra que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedara as:
Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de actualizacin
Pg. 10.2
Tema 10 Access
Unidad 10. Las consultas de accin (III)

Consulta de datos anexados.
Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla. Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.
Bsqueda
La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde coger los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a grabar y lo que vara es que ahora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada valor. Para crear una consulta de datos anexados: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar. Desplegamos el men Consulta y elegimos la opcin Consulta de datos anexados...
o bien desplegamos el botn anexados...
de la barra de herramientas y elegimos la opcin Consulta de datos
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos registros. Normalmente la tabla estar en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el
Tema 10 Access
botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos que queremos. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta.
La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a:. de la barra de herramientas veremos en la Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el icono propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos donde se encuentra la tabla destino.
En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino queremos dejar el valor definido en esa columna. En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valor puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresin vlida. Podemos incluir un criterio de bsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarn en el destino. Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarn a nulo (su valor predeterminado). Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque segn el contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:. Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no aade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Cdigo Curso el valor de la expresin [Cdigo Curso] + 1000 para que no se generen cdigos duplicados que ocasionaran errores (suponiendo que los cdigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000). Si tenemos definido un ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la tabla tambin devuelve el mismo error. Si la tabla destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de integridad referencial.
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Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de datos anexados
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Tema 10 Access
Unidad 10. Las consultas de accin (IV)

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Consulta de eliminacin
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de bsqueda especificado. Para crear una consulta de actualizacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros. Desplegamos el men Consulta y elegimos la opcin Consulta de eliminacin
o bien desplegamos el botn
de la barra de herramientas y elegimos la opcin Consulta de eliminacin
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. Se utiliza una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de bsqueda.
Tema 10 Access
En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos eliminar los registros. En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de bsqueda, y la opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Por ejemplo:
Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia (Dnde Poblacin = "Valencia"). Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria. Si NO se indica un criterio de bsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.
Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de o bien desplegar el men Ver y elegir la opcin Vista hoja de datos. datos de la barra de herramientes Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono o bien desplegar el men Consulta y elegir la opcin Ejecutar. Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminacin. Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar. Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido eliminar tantas filas por infrigir esas reglas.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de eliminacin
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Eliminar confirmaciones
Eliminar mensajes de confirmacin
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Como ya hemos visto, cuando se ejecuta una consulta de accin Access nos avisa de los cambios por si queremos cancelar la operacin. En ocasiones estos mensajes pueden no ser necesarios y podemos preferir que se ejecute la consulta sin pedirnos confirmacin. Esto lo podemos conseguir cambiando las opciones de Access. Para ello desplegar el men Herramientas y seleccionar Opciones...
Aparecer la ventana Opciones, hacer clic sobre la ficha Modificar/Buscar
En la seccin Confirmar podemos: Activar o desactivar los mensajes de Cambios en los registros, son los mensajes que aparecen cuando va a
eliminar registros
modificar registros
insertar registros
insertar en tabla nueva
Activar o desactivar los mensajes de Eliminaciones de documento, mensajes que aparecen cuando se eliminan objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios,...) por ejemplo
Activar o desactivar los mensajes de Consultas de accin, mensajes que aparecen cuando abrimos una consulta de accin desde la
ventana Base de datos, por ejemplo
Tema 11 Fornularios en Access2002
Unidad 11. Los Formularios (II).

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Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en la ventana o simplemente hacer doble clic Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, y hacer clic en el botn sobre el nombre del formulario en la ventana Base de datos. Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuvieramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla. registros
Para practicar lo visto hasta ahota puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear formularios.
La vista diseo de formulario

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el Formulario seleccionado y . a continuacin hacemos clic en el botn Nos aparece la ventana Diseo de formulario:
El rea de diseo consta de tres secciones:
La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos eliminar el encabezado o el pie con el men Ver la opcin encabezado o pie de formulario. La marca a la izquierda de la opcin nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas, si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.
Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en el men Ver las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.
La barra Diseo de formulario
Si has entrado en Diseo de formulario y no aparece esta barra la puedes hacer aparecer desde el men Ver, Barras de Herramientas, opcin Diseo de formularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. El primero permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo y la Vista Hoja de Datos que ya conocemos, las otras dos vistas no entran en el curso.
El botn Guardar El botn Buscar
nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el diseo sin salir del formulario. permite buscar archivos. y Vista preliminar (para ver cmo quedar la impresin antes de mandar
Despus tenemos los botones Imprimir el formulario a impresora).
Luego tenemos los botones Cortar , Copiar , Pegar , y Copiar formato para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro formulario. Para que Cortar, Copiar y Copiar formato estn activados deberemos previamente seleccionar el/los control/es sobre los que queremos aplicar la accin. Por ejemplo, seleccionar el control a copiar, hacer clic en el botn Copiar, posicionar el cursor en la seccin donde queremos dejar la copia y hacer clic sobre el botn Pegar. Los botones Deshacer y Rehacer rehacerlas despus de deshacer. para deshacer las ltimas acciones realizadas por si nos hemos equivocado o .
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn
El siguiente botn hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
El botn hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Con el botn Autoformato podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro formulario asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios. Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn . hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Si quieres saber ms Con el botn sobre las propiedades del formulario haz clic aqu El botn arranca el generador de expresiones, de macros o de cdigo. .
Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botn
Para crear una nueva tabla, consulta, formulario, informe, macro, etc... sin salir de nuestro formulario podemos utilizar el botn , al desplegarlo indicaremos qu tipo de objeto queremos crear en la base de datos. Por ltimo podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn .
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propiedades de un foirmulario
Propiedades de un formulario
Visualizar las propiedades
Bsqueda
Para visualizar las propiedades de cualquier objeto debemos situarnos en ese objeto y abrir la ventana Propiedades, en concreto para acceder a las propiedades del formulario hacer clic sobre la esquina superior izquierda del formulario (la que tiene un cuadrito negro) y hacer clic en el botn de la barra de herramientas, se abrir la ventana Propiedades que iremos viendo a continuacin. Las propiedades estn organizadas en esta ventana en varias fichas, la ficha Todas recopila todas las propiedades, la ficha Eventos permite asociar macros, procedimientos o cdigo VBA a ejecutar cuando se produzca algn evento asociado al formulario, esto no entra en el marco de este curso. De las dems fichas destacaremos las propiedades que ms se utilizan.
La ficha Formato
El ttulo es el que aparece en la barra de ttulo. Vista predeterminada permite especificar la presentacin inicial del formulario, es la vista con la que se visualizan los datos al abrir el formulario. En esta propiedad podemos elegir entre los siguientes valores: Un nico formulario: muestra un slo registro por pantalla. Formularios continuos: muestra varios registros (tantos como quepan en la ventana actual), se genera una copia de la seccin detalle del formulario por cada registro que quepa en la ventana.
Hoja de datos: muestra los campos del formulario organizados en filas y columnas como la vista hoja de datos que ya conocemos. Las propiedades Permitir... indican a qu tipo de vista se puede pasar una vez abierto el formulario, las que tengan la propiedad a S sern las vistas mostradas en la lista del botn y en el men Ver. Barras de desplazamiento: permite definir qu barras de desplazamiento queremos que se vean en el formulario para cuando el formulario es ms grande que la pantalla de nuestro ordenador, puede ser la vertical, horizontal, ambas o ninguna. Selectores de registros: para especificar si deben aparecer o no los selectores de registros (el selector de registros es el pequeo cuadrado o barra colocado a la izquierda de un registro en el que se puede hacer clic para seleccionar todo el registro en las vistas Hoja de datos y Formulario y que aparece con un lpiz cuando estamos modificando el registro). Botones de desplazamiento: si la propiedad est establecida a S aparece en la vista formulario la barra de desplazamiento por los registros del origen del formulario Separadores de registros: si la propiedad est establecida a S aparece en la vista formulario una lnea de separacin entre cada registro. Esta propiedad se suele utilizar cuando la vista predeterminada es la de Formularios continuos. Ajuste de tamao automtico, indica si una ventana Formulario se abre automticamente con el tamao adecuado para mostrar registros completos. La ventana Formulario slo cambia de tamao si se abre en vista Formulario. Si abres el formulario primero en la vista Diseo o la vista Hoja de datos y a continuacin, pasas a la vista Formulario, la ventana Formulario no cambiar de tamao. Centrado automtico: indica si el formulario ser centrado automticamente en la ventana de la aplicacin cuando se abra. Dependiendo del tamao y la colocacin de la ventana de la aplicacin, los formularios pueden aparecer por fuera de uno de los lados de la ventana de la aplicacin, ocultando parte del mismo. Al centrar el formulario automticamente cuando se abre hace que sea ms fcil de ver y de usar. Si en la vista Diseo introduces algn cambio en un formulario cuya propiedad AjusteDeTamaoAutomtico est establecida en No y cuya propiedad CentradoAutomtico est establecida en S, cambia a la vista Formulario antes de guardar el formulario. Si no lo haces, Microsoft Access recorta el formulario por los bordes derecho e inferior la siguiente vez que abre el formulario. Si la propiedad CentradoAutomtico est establecida en No, se abre una ventana Formulario con su esquina superior izquierda en la misma posicin que cuando se cerr. Las propiedades referentes a botones sirven para que estos botones aparezcan o no en la ventana Formulario. Las propiedades referentes a imagen se refieren a una imagen de fondo del formulario, en ocasiones definir una imagen de fondo puede requerir una gran cantidad de memoria.
La ficha Datos
Origen del registro: permite indicar de qu tabla o consulta se sacarn los datos a visualizar en el formulario. Al posicionar el cursor sobre esta propiedad en la parte derecha aparece una flecha para desplegar la lista de todas las tablas y consultas definidas en la base de datos y poder elegir una de ellas, tambin aparece el botn que permite entrar en una ventana Diseo de consulta y definir una nueva consulta que no se almacenar como tal sino que la propiedad se rellenar con el cdigo SQL correspondiente a la consulta que hayamos definido. Tambin las personas que sepan SQL pueden escribir la sentencia SQL directamente en la propiedad. Filtro: permite poner una condicin para filtrar los registros del origen que queremos aparezcan en el formulario. El filtro entrar en funcionamiento cuando pulsemos el botn aplicar filtro de la barra de herramientas o la opcn Aplicar filtro u ordenar del men Registros. Ordenar por: permite indicar el campo por el cual queremos que salgan los registros ordenados. Si queremos poner varios campos de ordenacin tenemos que separarlos por punto y coma. Permitir filtros: si esta propiedad est establecida a No quedarn desactivados los botones de la barra de herramientas y las opciones del men Registros referentes a filtros. Permitir ediciones: si esta propiedad est establecida a No no se podrn realizar cambios en los datos que aparezcan en el formulario, nicamente se podrn visualizar. Permitir eliminacin: si esta propiedad est establecida a No no se podrn borrar registros. Permitir agregar: si esta propiedad est establecida a No no se podrn aadir nuevos registros. Entrada de datos: si esta propiedad est establecida a S cuando se abre el formulario no se visualizan los registros que ya existen en el origen sino que se nos abre un registro en blanco para empezar a aadir nuevos registros. Se puede utilizar por ejemplo cuando queremos
que alguien introduzca nuevos datos en una tabla pero sin que tenga acceso a los datos que estaban ya grabados.
La ficha Otras
Emergente: un formulario emergente es un formulario que permanece encima de otras ventanas. Un formulario emergente puede ser modal o no modal. Modal: cuando un formulario se abre como un formulario modal, el usuario debe cerrar el formulario para poder hacer clic fuera del formulario. Los cuadros de dilogo y los mensajes suelen ser modales. Ciclo: permite especificar qu sucede cuando se presiona la tecla TAB y el enfoque se encuentra en el ltimo campo de un formulario dependiente. Si elegimos el valor Todos los registros, pasaremos al siguiente registro. Si elegimos el valor Registro activo, nos quedaremos en el registro y volveremos al primer campo del registro. Si elegimos el valor Pgina activa, regresamos al primer campo de la pgina.
Tema 11 Formularios en Access2002
Unidad 11. Los Formularios (III).

El cuadro Herramientas
Bsqueda
Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles. En el cuadro Herramientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario. Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn . El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta Ttulo. sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad
Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. Botn de alternar , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Botn de opcin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Casilla de verificacin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto , sino, este otro .
Cuadro combinado . En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utilizar un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Botn de comando . Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas distintas. Control imagen para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar de registro.
Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente Salto de pgina imprimir. para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro.
, el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en la vista preliminar y a la hora de
Control ficha , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sla pantalla y queremos organizarlos en varias fichas. Tambin podemos agregar un subformulario . Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo). Lnea para aadir una lnea en el formulario. para aadir un rectngulo al formulario. .
Rectngulo
Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn
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Unidad 11. Los Formularios (II).

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Trabajar con controles

Seleccionar controles. Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen:
Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla May y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar. Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado). Aadir controles Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, lo ms rpido y cmodo es abrir el cuadro Campos (si no est de la barra de herramientas. En este cuadro aparecen todos los campos del origen abierto) haciendo clic en el botn del formulario. A continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn arrastar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo. Si queremos aadir otro tipo de control como por ejemplo una imagen, abrir el cuadro Herramientas, hacer clic sobre el tipo de control que queremos aadir, soltar el botn del ratn, vemos que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado. Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar el control hasta su posicin definitiva. Cuando seleccionamos un control tambin se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como su etiqueta. Para mover unicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo ndice arrastrar la etiqueta. Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern todos. Cambiar el tamao de los controles. Para cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao, a continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao deseado. Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno de ellos, se cambiarn todos. Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso cambiar diseo de formularios.
Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso crear subformularios.
Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula pero tenemos una opcin del men Formato que nos permite realizarlo de forma ms cmoda. Seleccionamos los controles a alinear, desplegamos el men Formato, el men Alinear y elegimos la opcin deseada segn queramos alinear los controles a la izquierda, derecha, arriba, abajo, a la cuadrcula. Para ver el efecto de cada opcin tenemos un dibujo en la parte izquierda de la opcin.
Ajustar el tamao de los controles. Si queremos que varios controles tengan el mismo tamao para dejar nuestro formulario ms homogneo y agradable a la vista tenemos una herramienta muy til, la opcin Tamao del men Formato. Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos ajustar, desplegamos el men Formato, el men Tamao y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer. Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido. A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula. Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto. Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto. Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho. Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.
Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin.
Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles, adems de moverlos libremente por el rea de diseo, podemos utilizar unas opciones del men formato. Seleccionamos los controles que queremos ajustar, desplegamos el men Formato, el men Espacio horizontal y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer, dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).
Tambin podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, seleccionamos los controles que queremos ajustar, desplegamos el men Formato, el men Espacio vertical y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).
En caso de tener alguna duda sobre las operaciones estudiadas, sera aconsejable realizar el Ejercicio paso a paso de ajustar y alinear controles
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Tema 05 Access
Conceptos bsicos sobre relaciones.

Bases de datos relacionales.
Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla .
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Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas. Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseo de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).
Tipos de relaciones.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin. Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin.
Tema 05 Access
Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos.
Tema 06 Access
Integridad referencial.
Bsqueda
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access2002 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access2002 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un campo Poblacion que me indica en qu poblacin vive el habitante, las dos tablas deberan estar relacionadas por el campo Poblacion, en esta relacin de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una poblacin tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejar asignar a un habitante una poblacin que no exista en la tabla Poblaciones.
La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar registros en cascada: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Onteniente se cambiarn a Ontinyent. Eliminar registros en cascada: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos la poblacin Onteniente en la tabla Poblaciones, automticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarn de la tabla de Habitantes. Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene habitantes asignados.
Tema 06 Access
Unidad 6. Las Relaciones (II).

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Aadir tablas a la ventana Relaciones.

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono Para aadir la tabla podemos elegir entre: hacer clic sobre el icono Mostrar tabla o bien, del men Relaciones elegir la opcin Mostrar tabla de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. Aadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dilogo.
Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono Despus podemos elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del men contextual que aparecer, de la barra de herramientas.
hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y del men Relaciones elegir la opcin Ocultar tabla
desaparecer de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella.
Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas: hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin Modificar relacin... del men contextual que aparecer, o bien,
hacer clic sobre la relacin a modificar y elegir del men Relaciones la opcin Modificar relacin...
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Eliminar relaciones.
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos: hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar del men contextual,
o bien, hacer clic sobre la relacin a modificar y elegir del men Edicin la opcin Eliminar
hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a continuacin pulsar la tecla Del. La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de modificar relaciones.
Pg. 6.2
Unidad 6. Las Relaciones (III).

Limpiar la ventana relaciones
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Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella unicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuacin. Para limpiar la ventana Relaciones : Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas: elegir del men Edicin la opcin Borrar diseo
o bien, hacer clic en el icono de la barra de herramientas.
Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, unicamente hemos limpiado la ventana. A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcin Mostrar directas que explicaremos a continuacin.
Mostrar relaciones directas
Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del men contextual que aparecer,
hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del men Relaciones la opcin Mostrar directas
hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el icono Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.
Visualizar todas las relaciones

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar todo del men contextual que aparecer,
elegir del men Relaciones la opcin Mostrar todo
hacer clic en el icono Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de ventana relaciones.
Pg. 6.3
Tema 12 Informes en Access2002
Unidad 12. Los informes (III).

La vista diseo de informe
Bsqueda
La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario. Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a . continuacin hacemos clic en el botn Nos aparece la ventana diseo:
El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina. La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe. Podemos eliminar los encabezados y pies con el men Ver las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe. La marca a la izquierda de la opcin nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas, si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.
Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en el men Ver las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.
La barra Diseo de informe
Si has entrado en diseo de informe y no aparece esta barra la puedes hacer aparecer desde el men Ver, Barras de Herramientas, opcin Diseo de informe. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. El primero permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista preliminar que nos presenta los datos del origen del informe tal como se imprimirn y la Vista previa del diseo que permite examinar rpidamente el diseo, ya que incluye nicamente una muestra de los datos del informe. Si el informe est basado en una consulta que pide parmetros, no es necesario escribir ningn valor, tan slo hacer clic en Aceptar. El botn Guardar El botn Buscar nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el diseo sin salir del informe. permite buscar archivos. para ver cmo
Despus tenemos los botones Imprimir para enviar el informe a la impresora y Vista preliminar quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora.
Luego tenemos los botones Cortar , Copiar , Pegar , y Copiar formato para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro informe. Para que Cortar, Copiar y Copiar formato estn activados deberemos previamente seleccionar el/los control/es sobre los que queremos aplicar la accin. Por ejemplo, seleccionar el control a copiar, hacer clic en el botn Copiar, posicionar el cursor en la seccin donde queremos dejar la copia y hacer clic sobre el botn Pegar. Los botones Deshacer y Rehacer rehacerlas despus de deshacer. para deshacer las ltimas acciones realizadas por si nos hemos equivocado o .
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn
El siguiente botn hace aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. El botn hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.
podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro informe asignndole un diseo de los Con el botn Autoformato que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el generador de informes. Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn . hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del Con el botn informe son parecidas a las de un formulario. El botn arranca el generador de expresiones, de macros o de cdigo. .
Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botn
Para crear una nueva tabla, consulta, informe, informe, macro, etc... sin salir de nuestro informe podemos utilizar el botn , al desplegarlo indicaremos qu tipo de objeto queremos crear en la base de datos.
Por ltimo podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...
Pg. 12.3
Unidad 12. Los informes (IV).

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El cuadro Herramientas
Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando. En el cuadro Herramientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al informe. Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn . El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta Ttulo. sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad
Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios. Botn de alternar , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Botn de opcin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la Casilla de verificacin casilla tendr este aspecto , sino, este otro . , Cuadro de lista , Grupo de opciones , Botn de comando Cuadro combinado suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios. Control imagen y Control ficha . Se
para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al cambiar de registro.
Marco de objeto independiente para insertar controles como un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente Salto de pgina para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro.
, el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se haya llegado al final de la pgina.
Tambin podemos agregar un subinforme . Un subinforme es un informe que se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del informe se denomina subinforme. Una combinacin informe/subinforme se llama a menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario.
Lnea
para aadir una lnea en el informe. para aadir un rectngulo al informe. .
Rectngulo
Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn
Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior.
Pg. 12.4
Unidad 12. Los informes (V).

Imprimir un informe.
Bsqueda
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access. Imprimir directamente Si nos encontramos en la ventana Base de datos: Seleccionar la ficha del objeto Informes. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. de la barra de herramientas, el informe ser enviado directamente a la impresora. En este Hacemos clic sobre el botn caso se imprimen todas las pginas del documento, con las opciones definidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir. Abrir el cuadro de dilogo Imprimir Si nos encontramos en la ventana Base de datos: Seleccionar la ficha del objeto Informes. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. Si desplegamos el men Archivo y elegimos la opcin Imprimir... se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin:
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresin. En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien slo algunas pginas. Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final. Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la opcin Registros seleccionados para imprimir unicamente esos registros. En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no est activada,
imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora. Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc... Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias columnas, etc... Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada.
Abrir el informe en vista previa Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva. Para abrir la vista previa desde la ventana Base de datos tenemos que seguir los siguientes pasos: Con el objeto Informes seleccionado, hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir, para seleccionarlo. A continuacin hacemos clic sobre el botn se abrir la vista previa del informe.
La ventana Vista previa
En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora. Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina
siguiente o a la ltima pgina. En la parte superior tenemos una barra de herramientas (la barra Vista preliminar) con iconos que ya nos son familiares: para pasar a la vista diseo, para crear un nuevo objeto y Adems tenemos nuevos botones: la lupa permite acercarnos o alejarnos del informe, permite visualizar una pgina entera en pantalla, reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sla pantalla, permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla, ajustar ajusta el tamao para que se vea una pgina entera en pantalla, si desplegamos el cuadro podremos elegir un porcentaje de zoom para ver la pgina de ms o menos cerca, hace la misma funcin que la lupa pero permite ms tamaos. abre la ventana Configurar pgina donde podemos cambiar los mrgenes, la orientacin del papel, etc... envia el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir tambin enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo. cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora. para enviar el informe a la impresora, para acceder a la ayuda. para pasar a la ventana Base de datos,
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso impresin de informes.
Pg. 12.5
Unidad 12. Los informes (VI).

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Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de totales, tambin podemos definir una determinada ordenacin para los registros que aparecern en el informe. Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en vista Diseo y hacemos clic sobre el botn de la barra de herramientas. Se abrir el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar que te mostramos a continuacin:
En la columna Campo/Expresin se escriben las columnas por las que queremos ordenar o agrupar, las columnas que sirven para definir grupos aparecen con el smbolo a su izquierda. Normalmente se pone un nombre de columna pero en ocasiones podemos escribir una expresin por ejemplo si queremos agrupar los registros por el mes de un campo fecha que se encuentra en el origen del informe, pondremos la expresin =mes(fecha). La expresin debe ir siempre precedida del signo =. El orden en que ponemos los diferentes campos es importante. En el ejemplo anterior, primero hemos escrito Nombre Curso, despus nhoras y al final Cdigo Curso, esto har que primero se agrupen los registros por Nombre Curso, dentro de un mismo nombre de curso se ordenarn los cursos por nhoras, y dentro del mismo nmero de horas se ordenarn por cdigo de curso. Podemos crear hasta diez niveles de agrupamiento, estos niveles estarn anidados (uno dentro de otro) en el mismo orden que aparecen en el cuadro Ordenar y agrupar:
En la columna Orden definiremos el tipo de ordenacin que queremos para cada campo, puede ser Ascendente (en orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de menor a mayor si el campo es numrico y ms antiguo a ms reciente si el campo es de tipo fecha) o Descendente, en orden inverso. En la parte inferior tenemos las propiedades de cada columna de agrupacin u ordenacin. La propiedad Encabezado del grupo nos indica si queremos incluir un encabezado del grupo, contendr todos los datos que queremos imprimir slo cuando empiece el grupo. Si cambias la propiedad a S vers que aparece una nueva seccin en la ventana Diseo de informe para el encabezado del grupo.
La propiedad Pie del grupo nos indica si queremos incluir un pie de grupo, contendr todos los datos que queremos imprimir slo cuando termine el grupo, es el que normalmente se utiliza para imprimir los totales del grupo. Si cambias la propiedad a S vers que aparece una nueva seccin en la ventana diseo de informe para el pie del grupo. En la propiedad Agrupar en podemos elegir entre . Si elegimos Cada valor, ordenar los registros del
informe por el campo y cada vez que el campo cambie de valor, terminar el grupo y empezar un nuevo grupo de valores. Si elegimos Primeros caracteres, en la propiedad Intervalo del grupo pondremos un nmero n de caracteres, y agrupar por los n primeros caracteres del campo. La propiedad Intervalo de grupo sirve para indicar un nmero de caracteres si tenemos la propiedad Agrupar en con el valor Primeros caracteres. Tambin sirve para formar grupos de un nmero fijo de registros, por ejemplo queremos agrupar los registros de cinco en cinco, queremos formar grupos de cinco registros, pondremos Cada valor en la propiedad Agrupar en y pondremos 5 en Intervalo de grupo. Por ltimo en la propiedad Mantener juntos podemos elegir entre .
Si elegimos Grupo completo intentar escribir el encabezado de grupo, la seccin de detalle y el pie de grupo en la misma pgina, es decir, si despus de imprimir los registros del primer grupo le queda media pgina vaca pero el siguiente grupo no cabe entero en ese espacio, pues saltar de pgina y empezar el nuevo grupo en una pgina nueva. Si elegimos Con detalle inicial imprime el encabezado de grupo en una pgina slo si puede imprimir tambin el primer registro de detalle. Si elegimos No imprime el grupo sin mantener en la misma pgina el encabezado de grupo, la seccin de detalle y el pie de pgina del grupo. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso crear informes con grupos. Ejercicios del Tema 12. Prueba evaluativa del Tema 12.
Pg. 12.6

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Indice Curso de Introduccin al ACCESS2000.

AulaClic. Curso de Access2002. ndice

http://www.aulaclic.es/access2002/f_access2002.htm (1 of 3) [01/12/2005 20:42:40]

Indice Curso de Introduccin al ACCESS2000.

Unidad 6. Las relaciones

Unidad 12. Los informes

http://www.aulaclic.es/access2002/f_access2002.htm (2 of 3) [01/12/2005 20:42:40]

Indice Curso de Introduccin al ACCESS2000.

http://www.aulaclic.es/access2002/f_access2002.htm (3 of 3) [01/12/2005 20:42:40]

Cmo utilizar este curso

NOTA: Tanto el ndice desplegable como las flechas

, no funcionarn hasta que no acabe de cargarse la pgina.

Estructura del curso.

As sabrs en todo momento en qu nivel te encuentras.

http://www.aulaclic.es/access2002/presen_access2002.htm (3 of 3) [01/12/2005 20:42:46]

Unidad 1. Elementos bsicos de ACCESS2002.

Arrancar y cerrar Access2002.

http://www.aulaclic.es/access2002/t_1_1.htm (2 of 5) [01/12/2005 20:42:56]

http://www.aulaclic.es/access2002/t_1_1.htm (3 of 5) [01/12/2005 20:42:56]

Las barras de herramientas

http://www.aulaclic.es/access2002/t_1_1.htm (4 of 5) [01/12/2005 20:42:56]

http://www.aulaclic.es/access2002/t_1_1.htm (5 of 5) [01/12/2005 20:42:56]

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos (I)

Conceptos bsicos de Access.

Crear una base de datos.

http://www.aulaclic.es/access2002/t_2_1.htm (1 of 3) [01/12/2005 20:43:03]

de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecer el panel de tareas y podremos

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...

Unidad 3. Crear tablas de datos.

Crear una tabla de datos.

http://www.aulaclic.es/access2002/t_3_1.htm (1 of 2) [01/12/2005 20:43:09]

Aparecer la ventana Diseo de tabla:

http://www.aulaclic.es/access2002/t_3_1.htm (2 of 2) [01/12/2005 20:43:09]

Unidad 4. Modificar tablas de datos (I)

Modificar el diseo de una tabla.

Por ltimo, guardar la tabla.

Introducir y modificar datos en una tabla.

http://www.aulaclic.es/access2002/t_4_1.htm (1 of 3) [01/12/2005 20:43:16]

Desplazarse dentro de una tabla.

http://www.aulaclic.es/access2002/t_4_1.htm (2 of 3) [01/12/2005 20:43:16]

http://www.aulaclic.es/access2002/t_4_1.htm (3 of 3) [01/12/2005 20:43:16]

Propiedades de los campos

Unidad 5. Propiedades de los campos

Tamao del campo

http://www.aulaclic.es/access2002/t_5_1.htm (1 of 7) [01/12/2005 20:43:23]

Propiedades de los campos

Formato del campo

http://www.aulaclic.es/access2002/t_5_1.htm (2 of 7) [01/12/2005 20:43:23]

Propiedades de los campos

Propiedades de los campos

http://www.aulaclic.es/access2002/t_5_1.htm (4 of 7) [01/12/2005 20:43:23]

Propiedades de los campos

Propiedades de los campos

Permitir longitud cero

Ejercicios propuestos del Tema 5.

Prueba evaluativa del Tema 5.

http://www.aulaclic.es/access2002/t_5_1.htm (6 of 7) [01/12/2005 20:43:23]

Propiedades de los campos

http://www.aulaclic.es/access2002/t_5_1.htm (7 of 7) [01/12/2005 20:43:23]

Tema 6 Las relaciones

Unidad 6. Las Relaciones (I).

Crear la primera relacin.

http://www.aulaclic.es/access2002/t_6_1.htm (1 of 4) [01/12/2005 20:43:28]

Tema 6 Las relaciones