Office  2007  
Guía  de  nuevas  características      
                               

  GARCÍA    -­‐  2009   JOSÉ  ENRIQUE  MARTÍNEZ  

 

2  
 

 

Tabla  de  Contenido  
ACERCA  DE  ESTE  MANUAL ............................................................................................................7   Objetivo.....................................................................................................................................7   Contenido..................................................................................................................................7   EL  NUEVO  OFFICE..........................................................................................................................8   Introducción ..............................................................................................................................8   Primera  toma  de  contacto ........................................................................................................8   La  cinta  de  opciones..............................................................................................................8   Herramientas  adicionales....................................................................................................10   Iniciador  de  cuadros  de  diálogos.........................................................................................11   Vista  previa  activa ...............................................................................................................11   Agregar  y  quitar  comandos  de  la  barra  de  herramientas  de  acceso  rápido .......................11   La  cinta  de  opciones  cambia  y  se  adapta  según  la  resolución  de  la  pantalla......................12   Respuesta  a  las  primeras  preguntas .......................................................................................14   ¿Qué  ha  pasado  con  el  menú  Archivo?...............................................................................14   ¿Dónde  se  inicia  un  documento  en  blanco? .......................................................................14   ¿Dónde  están  los  métodos  abreviados  de  teclado? ...........................................................14   ¿Y  si  no  encuentra  el  comando  que  se  está  buscando?......................................................15   ¿Cómo  son  los  nuevos  formatos  de  archivo?......................................................................15   ¿Cómo  se  trabaja  con  personas  que  no  tienen  Office  2007?..............................................16   WORD  2007  NUEVAS  CARACTERÍSTICAS.....................................................................................17   Introducción ............................................................................................................................17   Minibarra  de  herramientas .................................................................................................17   Ocultar  temporalmente  la  cinta  de  opciones......................................................................18   Buscar  los  comandos  habituales .............................................................................................19   Botón  Office ........................................................................................................................19   Formato  de  párrafo,  numeración  y  viñetas.........................................................................20   Estilos ..................................................................................................................................21   Copiar  formato ....................................................................................................................22   Ficha  Insertar.......................................................................................................................22   Zoom ...................................................................................................................................22   Ortografía  y  Gramática........................................................................................................23  

3  
 

Diseño  de  página.................................................................................................................23   Imprimir ..............................................................................................................................23   Opciones  de  Word...............................................................................................................24   Un  nuevo  formato  de  archivos:  XML.......................................................................................25   Razones ...............................................................................................................................25   Nuevas  herramientas ..........................................................................................................25   Formatos  de  archivos  en  Word ...........................................................................................26   Guía  de  referencia  de  comandos  de  Word  2003  a  Word  2007...............................................27   EXCEL  2007  NUEVAS  CARACTERÍSTICAS......................................................................................28   Descripción  general.................................................................................................................28   Más  comandos  pero  sólo  cuando  se  necesitan...................................................................28   Una  nueva  Vista ..................................................................................................................29   El  nuevo  formato  de  archivo  (XML).........................................................................................30   Ventajas...............................................................................................................................31   Tipos  de  formatos  de  archivo..............................................................................................31   Nuevos  Libros..........................................................................................................................33   Funciones  mejoradas ..............................................................................................................33   Barra  de  fórmulas  redimensionable....................................................................................33   Función  Autocompletar.......................................................................................................33   Entidad  Tabla ..........................................................................................................................33   Estilos  de  Tabla....................................................................................................................34   Opciones  de  estilo  de  tabla .................................................................................................34   Fila  de  encabezado  de  Tabla ...............................................................................................34   Columnas  calculadas ...........................................................................................................34   Columnas  adyacentes .........................................................................................................34   Autofiltrado  automático .....................................................................................................35   Nombre  de  la  tabla..............................................................................................................35   Formato  condicional  enriquecido ...........................................................................................35   Valores  superiores  e  inferiores ...........................................................................................36   Barras  de  datos ...................................................................................................................37   Escalas  de  color ...................................................................................................................37   Conjunto  de  iconos .............................................................................................................37   Filtro  y  orden  mejorado ..........................................................................................................38   Formato  de  celda  más  accesible .............................................................................................38  

4  
 

Estilos  y  Temas ........................................................................................................................39   Tablas  dinámicas  cómodas  de  crear .......................................................................................40   Barra  de  estado  personalizable...............................................................................................41   Gráficos  mejorados .................................................................................................................41   Gráficos  compartidos ..........................................................................................................43   Herramientas  SmartArt ...........................................................................................................44   Descripción  general  de  la  creación  de  gráficos  SmartArt....................................................44   Consideraciones  a  la  hora  de  crear  un  gráfico  SmartArt.....................................................45   Crear  un  gráfico  SmartArt ...................................................................................................47   Complemento  para  guardar  como  PDF...................................................................................47   Sobre  los  formatos  de  archivo  PDF .....................................................................................47   Instalar  y  utilizar  Publish  como  complemento  de  PDF  desde  Microsoft.............................48   Guía  de  referencia  de  comandos  de  Excel  2003  a  Excel  2007 ................................................48  

Tabla  de  Ilustraciones  
Ilustración  1:  Cinta  de  opciones ....................................................................................................8   Ilustración  2:  Fichas,  grupos  y  comandos......................................................................................9   Ilustración  3:  Herramientas  de  imagen.......................................................................................10   Ilustración  4:  Iniciador  de  cuadros  de  diálogos...........................................................................11   Ilustración  5:  La  cinta  de  opciones  se  adapta .............................................................................13   Ilustración  6:  Minibarra  de  herramientas ...................................................................................18   Ilustración  7:  Ocultar  cinta  de  opciones......................................................................................19   Ilustración  8:  Botón  Office ..........................................................................................................20   Ilustración  9:  Grupo  párrafo........................................................................................................21   Ilustración  10:  Estilos ..................................................................................................................22   Ilustración  11:  Imprimir...............................................................................................................24   Ilustración  12:  Opciones  de  Word...............................................................................................24   Ilustración  13:  Gráficos  SmartArt ................................................................................................25   Ilustración  14:  Herramientas  para  Gráficos ................................................................................29   Ilustración  15:  Vista  diseño  de  Página.........................................................................................29   Ilustración  16:  Herramientas  de  Tabla  en  Excel ..........................................................................34   Ilustración  17:  Columna  de  fórmulas ..........................................................................................35   Ilustración  18:  Formato  condicional............................................................................................36   Ilustración  19:  Valores  superiores  e  inferiores ...........................................................................36   Ilustración  20:  Barra    de  datos ....................................................................................................37   Ilustración  21:  Escalas  de  color ...................................................................................................37   Ilustración  22:  Conjunto  de  iconos..............................................................................................37   Ilustración  23:  Ordenación  y  filtro ..............................................................................................38   Ilustración  24:  Ficha  Inicio...........................................................................................................39   Ilustración  25:  Temas  en  Excel ....................................................................................................39  

5  
 

Ilustración  26:  Panel  de  Tablas  dinámicas...................................................................................40   Ilustración  27:  Herramientas  de  Tablas  dinámicas .....................................................................41   Ilustración  28:  Grafico  de  Excel  2007 ..........................................................................................42   Ilustración  29:  Herramientas  de  gráficos:  Diseño .......................................................................42   Ilustración  30:  Herramientas  de  gráficos:  Presentación .............................................................42   Ilustración  31:  Herramientas  de  gráficos:  Formato ....................................................................43   Ilustración  32:  Gráficos  SmartArt ................................................................................................44  

6  
 

 

ACERCA  DE  ESTE  MANUAL  
Objetivo  
Este  manual  se  ha  desarrollado  con  la  intención  de  que  cualquier  usuario  de  Office  2000,  XP  o   2003  pueda  aprovechar  las  ventajas  del  nuevo  Office  2007.  En  este  sentido  usted  se  puede   ayudar  de  esta  guía  para  entender  cómo  trabajar  con  las  nuevas  características  de  Office  2007   así  como  las  novedades  que  aporta.  Lo  que  se  pretende  es  que  pueda  seguir  realizando  su   trabajo  diario  pero  de  una  manera  más  cómoda  y  sencilla,  beneficiándose  de  la  “nueva   interface”  que  incorpora  la  última  versión  de  Office.   En  ningún  caso  este  manual  pretende  ser  un  curso  de  aprendizaje  de  las  herramientas  de   Office  sino  más  bien  una  adaptación  al  nuevo  entorno.  

Contenido  
Gran  parte  del  contenido  de  este  manual  está  basado  en  la  web  oficial  de  Microsoft  Office   (http://office.microsoft.com/es).  Así  mismo  puede  acudir  a  dicha  web  para  aclarar  o  ampliar   cualquier  tema  de  su  interés.  Desde  este  sitio  además  puede  descargar  plantillas  y   complementos  que  le  puedan  ser  útiles  para  su  trabajo  diario.  

Descarga  y  acceso  a  más  recursos  
Puedes  descargar  este  manual  libremente  desde  la  web  del  autor:  www.josenrique.es   Allí  también  encontrarás  gran  cantidad  de  recursos  accesibles  sin  coste  alguno  así  como  la   posibilidad  de  plantear  y  encontrar  respuesta  a  tus  dudas

7  
 

  EL  NUEVO  OFFICE  
Introducción  
Cuando  abre  Microsoft  Office  Word  2007,  Office  Excel  2007,  Office  PowerPoint  2007,  Office   Access  2007,  o  crea  un  mensaje  nuevo  en  Office  Outlook  2007  verá  algo  nuevo  en  la  parte   superior  de  la  pantalla.   El  antiguo  diseño  de  menús  y  barras  de  herramientas  se  ha  sustituido  por  la  cinta  de  opciones,   situada  en  la  parte  superior  de  la  ventana.  La  cinta  de  opciones  contiene  fichas  en  las  que  hace   clic  para  llegar  a  los  comandos  cuyo  uso  ya  conoce.   Con  un  poco  de  tiempo  y  de  práctica,  verá  que  la  cinta  de  opciones  trabaja  a  su  favor,  no  en  su   contra.  De  hecho,  esta  cinta  se  desarrolló  como  respuesta  a  lo  que  los  usuarios  de  Office,  entre   los  que  posiblemente  se  encuentre  usted,  han  pedido:  programas  de  uso  más  sencillo,  con   comandos  que  se  encuentren  más  fácilmente.  

Primera  toma  de  contacto  
La  cinta  de  opciones   Sí,  es  mucho  lo  que  ha  cambiado  en  los  conocidos  programas  de  Microsoft  Office.  Pero  lo   bueno  es  que  los  comandos  y  las  herramientas  que  necesita  están  más  a  la  vista  y  más  a  mano.   En  lugar  de  tener  cerca  de  30  barras  de  herramientas  ocultas  y  comandos  escondidos  en  los   menús  o  en  los  cuadros  de  diálogo,  ahora  dispone  de  un  centro  de  control  que  agrupa  todos   los  elementos  esenciales  y  los  presenta  en  primer  plano.   Y  una  vez  que  sepa  cómo  se  usa  la  cinta  de  opciones  en  un  programa,  le  resultará  muy  fácil  

Ilustración  1:  Cinta  de  opciones  

utilizarla  en  los  demás.   La  cinta  de  opciones  consta  de  tres  componentes  básicos.  (Ilustración  2)  

8  
 

 Las  fichas,  que  están  en  la  parte  superior  de  la  cinta  y  cada  una  de  ella  representa  las  tareas   principales  que  se  llevan  a  cabo  en  un  programa  determinado.    Los  grupos,  que  son  conjuntos  de  comandos  relacionados  que  se  muestran  en  las  fichas.   Agrupan  todos  los  comandos  más  necesarios  para  un  tipo  de  tarea  y  permanecen  expuestos  y   disponibles,  lo  que  constituye  una  rica  ayuda  visual.    Los  comandos,  que  están  organizados  en  grupos.  Un  comando  puede  ser  un  botón,  un   menú  o  un  cuadro  en  el  que  se  especifica  información.   ¿Por  dónde  se  empieza?  Por  la  primera  ficha.   Por  ejemplo,  la  primera  ficha  de  Word  2007  es  la  ficha  Inicio.  La  tarea  principal  en  Word   consiste  en  escribir,  por  tanto,  los  comandos  de  la  ficha  Inicio  son  los  que  más  se  utilizan  para   escribir  documentos:  comandos  de  formato  de  fuente  (en  el  grupo  Fuente),  opciones  de   párrafo  (en  el  grupo  Párrafo)  y  estilos  de  texto  (en  el  grupo  Estilo).   Encontrará  la  misma  organización  en  todos  los  programas  de  Microsoft  Office  2007,  con  los   comandos  para  las  tareas  más  habituales  en  la  primera  ficha.  La  ficha  principal  de  Excel,   PowerPoint  y  Access  también  se  denomina  Inicio.  En  Outlook,  para  crear  un  mensaje,  se  usa  la  

Ilustración  2:  Fichas,  grupos  y  comandos  

ficha  Mensaje.   Los  comandos  se  organizan  en  función  de  cómo  se  utilizan.  Los  comandos  que  más  se  usan  son   ahora  más  visibles.   Un  ejemplo  es  el  comando  Pegar.  Al  ser  uno  de  los  comandos  más  utilizados,  ¿por  qué  no   darle  la  máxima  visibilidad  en  la  ventana,  junto  con  sus  comandos  relacionados  Cortar  y   Copiar?     Los  comandos  que  se  utilizan  con  más  frecuencia  ya  no  comparten  espacio  con  una  serie  de   comandos  raramente  usados,  en  una  barra  de  herramientas  o  en  un  menú.  Son  los  que  más  se   usan  y  por  eso  son  los  que  están  más  a  mano.  

9  
 

Los  comandos  que  se  usan  menos  no  están  tan  visibles  en  la  cinta  de  opciones.  Por  ejemplo,  la   mayoría  de  las  personas  usan  el  comando  Pegado  especial  menos  que  el  comando  Pegar.  Por   ello,  para  tener  acceso  a  Pegado  especial  primero  se  hace  clic  en  la  flecha  de  Pegar.     Herramientas  adicionales   Por  otro  lado  hay  algunos  comandos  que    aparecen  sólo  cuando  puede  necesitarlos,  en   respuesta  a  alguna  de  las  acciones  que  lleva  a  cabo.  Por  eso  le  puede  dar  la  impresión  a  priori   de  que  faltan  muchas  funciones.   Por  ejemplo,  si  no  tiene  ninguna  imagen  en  un  documento  de  Word,  no  necesitará  los   comandos  que  permiten  trabajar  con  imágenes.   Pero  una  vez  que  inserte  una  imagen  en  Word,  aparecerán  las  Herramientas  de  imagen  junto   con  la  ficha  Formato,  (Ilustración  3)  que  contiene  los  comandos  que  necesita  para  trabajar  con   la  imagen.  Cuando  deje  de  trabajar  con  la  imagen,  las  herramientas  desparecerán.   Cuando  desee  trabajar  en  la  imagen  de  nuevo,  haga  clic  en  ella  y  la  ficha  volverá  a  aparecer,   con  todos  sus  comandos.  El  programa  sabe  lo  que  usted  está  haciendo  y  le  ofrece  las   herramientas  que  necesita.  La  cinta  de  opciones  responde  a  sus  acciones.   Así  que  no  se  preocupe  si  no  ve  todos  los  comandos  todo  el  tiempo.  Dé  los  primeros  pasos  y  

Ilustración  3:  Herramientas  de  imagen  

los  comandos  necesarios  estarán  a  mano.    

10  
 

Iniciador  de  cuadros  de  diálogos   Cuando  vea  una  pequeña  flecha   en  la  esquina  inferior  derecha  de  un  grupo,  eso  significa  que   hay  más  opciones  disponibles  en  el  grupo.  Haga  clic  en  la  flecha   (denominada  Iniciador  de   cuadros  de  diálogo)  y  verá  un  cuadro  de  diálogo  o  un  panel  de  tareas  con  más  comandos.   Por  ejemplo,  en  PowerPoint,  en  la  ficha  Inicio,  el  grupo  Fuente  contiene  todos  los  comandos   que  más  se  utilizan  para  hacer  cambios  en  las  fuentes:  comandos  para  cambiar  el  tamaño  y  la   fuente,  o  aplicar  formato  de  negrita,  cursiva  o  subrayado.   Pero  si  desea  una  opción  menos  utilizada,  como  un  superíndice,  tiene  que  hacer  clic  en  la   flecha   del  grupo  Fuente  para  abrir  el  cuadro  de  diálogo  Fuente,  que  contiene  la  opción  de   superíndice  y  otras  relacionadas  con  las  fuentes.  (Ilustración  4)  

 
Ilustración  4:  Iniciador  de  cuadros  de  diálogos  

Vista  previa  activa   Ahora  puede  ver  una  vista  previa  activa  de  lo  que  elige  antes  de  seleccionarlo.  Consigue   mejores  resultados  en  menos  tiempo  porque  elige  lo  que  desea  la  primera  vez  que  lo  intenta,   sin  necesidad  de  deshacer  los  cambios  y  probar  de  nuevo.   Para  usar  la  vista  previa  activa,  sitúe  el  puntero  del  ratón  sobre  una  opción.  El  documento   cambia  para  mostrar  la  opción  antes  de  que  se  seleccione  realmente.  Una  vez  visto  lo  que   desea,  sólo  tiene  que  hacer  clic  en  la  opción  para  seleccionarla.   Agregar  y  quitar  comandos  de  la  barra  de  herramientas  de  acceso  rápido   Si  utiliza  con  frecuencia  comandos  que  no  están  tan  a  mano  como  desearía,  puede  agregarlos   de  una  manera  muy  sencilla  a  la  barra  de  herramientas  de  acceso  rápido,  que  se  encuentra   sobre  la  cinta  de  opciones  cuando  inicia  un  programa  de  Microsoft  Office.  En  dicha  barra,  los   comandos  se  mantienen  siempre  visibles  y  a  mano.  

11  
 

Por  ejemplo,  si  utiliza  la  vista  preliminar  en  Word  o  Excel  todos  los  días  evitar  hacer  clic  en  el   botón  de  Office  y  en  Imprimir  para  tener  acceso  al  comando,  puede  agregar  la  vista   preliminar  a  la  barra  de  herramientas  de  acceso  rápido.   Para  ello,  haga  clic  con  el  botón  derecho  del  ratón  en  vista  preliminar    y  después  haga  clic  en   Agregar  a  la  barra  de  herramientas  de  acceso  rápido.  Para  eliminar  un  botón,  haga  clic  con  el   botón  secundario  del  mouse  en  él  y  después  haga  clic  en  Eliminar  de  la  barra  de  herramientas   de  acceso  rápido.   La  cinta  de  opciones  cambia  y  se  adapta  según  la  resolución  de  la  pantalla   Todo  lo  que  hemos  descrito  hasta  ahora  es  así  cuando  la  pantalla  está  configurada  con  una   resolución  alta  y  la  ventana  del  programa  está  maximizada.  Si  no  es  así,  las  cosas  se  ven   diferentes.  (Ilustración  5)   Resolución  baja        Si  la  pantalla  está  configurada  con  baja  resolución,  por  ejemplo,  800  por  600   píxeles,  algunos  grupos  de  la  cinta  de  opciones  sólo  mostrarán  el  nombre  del  grupo,  en  lugar   de  los  comandos  del  grupo.  Tiene  que  hacer  clic  en  la  flecha  del  botón  del  grupo  para  ver  sus   comandos.   Por  ejemplo,  en  Word,  con  una  resolución  mayor,  verá  todos  los  comandos  del  grupo  Mostrar   u  ocultar  en  la  ficha  Vista.  Pero  con  una  resolución  de  800  por  600,  sólo  verá  el  botón  Mostrar   u  ocultar,  no  los  comandos  del  grupo.   En  ese  caso,  haga  clic  en  la  flecha  del  botón  Mostrar  u  ocultar  para  mostrarlos.   Por  lo  general,  los  grupos  que  sólo  muestran  el  nombre  del  grupo  con  una  resolución  más  baja   son  los  que  contienen  comandos  que  se  utilizan  pocas  veces.   Minimizada        Con  cualquier  resolución,  si  reduce  el  tamaño  de  la  ventana,  se  llega  a  un   tamaño  en  el  que  algunos  grupos  sólo  mostrarán  el  nombre  de  grupo  y  tendrá  que  hacer  clic   en  la  flecha  del  botón  del  grupo  para  mostrar  los  comandos.   Tablet  PC        Si  trabaja  en  un  Tablet  PC  con  una  pantalla  pequeña,  comprobará  que  la  cinta  de   opciones  se  ajusta  y  muestra  versiones  más  reducidas  de  las  fichas  y  los  grupos.  Si  tiene  un   monitor  mayor,  la  cinta  se  ajusta  y  muestra  versiones  más  grandes.  

12  
 

 
Ilustración  5:  La  cinta  de  opciones  se  adapta  

 

13  
 

 

Respuesta  a  las  primeras  preguntas  
¿Qué  ha  pasado  con  el  menú  Archivo?   El  botón  de  Microsoft  Office   aparece  en  la  esquina  superior  izquierda  de  la  ventana  en   varios  programas  de  Microsoft  Office  y  ofrece  los  mismos  comandos  básicos  que  aparecían   antes  en  el  menú  Archivo  para  abrir,  guardar  e  imprimir  documentos.   Pero  el  botón  contiene  más  comandos  que  el  menú  Archivo.  Por  ejemplo,  permite  comprobar   si  los  archivos  de  Word,  Excel  y  PowerPoint  contienen  comentarios  o  información  privada.     El  botón  de  Microsoft  Office  también  le  lleva  a  la  configuración  del  programa  que  controla   aspectos  como  son  las  preferencias  de  la  revisión  ortográfica.   Haga  clic  en  Opciones  de  Excel,  Opciones  de  Word,  etcétera,  en  la  parte  inferior  del  menú  y   después  haga  clic  en  alguna  de  las  categorías  de  la  lista  de  la  izquierda.  Por  ejemplo,  en  Excel,   haga  clic  en  Fórmulas  para  activar  o  desactivar  el  estilo  de  referencia  de  celdas  F1C1.  En  Word,   haga  clic  en  Revisión  para  habilitar  o  deshabilitar  la  característica  de  revisión  ortográfica   mientras  escribe.   En  versiones  anteriores  de  Office,  era  posible  configurar  opciones  en  el  cuadro  de  diálogo   Opciones,  al  que  se  tenía  acceso  a  través  del  menú  Herramientas.  Muchas  de  estas  opciones   están  disponibles  ahora  haciendo  clic  en  el  botón  de  Microsoft  Office,  donde  están  más   visibles  y  cercanas  cuando  se  comienza  a  trabajar  en  archivos  viejos  o  nuevos.   ¿Dónde  se  inicia  un  documento  en  blanco?   Para  comenzar,  haga  clic  en  el  botón  de  Microsoft  Office   situado  en  la  esquina  superior   izquierda  de  la  ventana.  A  continuación,  haga  clic  en  Nuevo  para  abrir  ventana  Nuevo   documento  en  Word,  la  ventana  Nuevo  libro  en  Excel,  la  ventana  Nueva  presentación  en   PowerPoint  o  la  ventana  Introducción  a  Microsoft  Office  Access  en  Access.   Cuando  cree  un  documento,  presentación  o  base  de  datos,  se  abrirá  una  pantalla  completa  a   todo  color  desde  la  que  comenzar.  Comience  por  un  archivo  en  blanco  o  existente,  tal  y  como   hace  habitualmente.  O  bien,  en  el  margen  izquierdo,  bajo  Microsoft  Office  Online,  haga  clic  en   Destacado  y  elija  alguna  de  las  opciones  del  catálogo  de  vínculos  a  plantillas  en  línea  y  cursos   de  formación  para  ponerse  a  trabajar  de  inmediato.     ¿Dónde  están  los  métodos  abreviados  de  teclado?   El  diseño  de  la  cinta  de  opciones  trae  consigo  nuevos  métodos  abreviados.  ¿Por  qué?  Porque   supone  dos  grandes  ventajas  con  respecto  a  versiones  anteriores:     • • Métodos  abreviados  para  cada  botón  de  la  cinta  de  opciones.     Métodos  abreviados  que  requieren  menor  combinación  de  teclas.    

Uso  de  nuevos  métodos  abreviados  

14  
 

Los  nuevos  métodos  abreviados  también  tienen  nombre:  Sugerencias  de  teclas,  que  aparecen   al  presionar  ALT.   Todas  las  fichas  de  la  cinta  de  opciones,  los  comandos  de  las  fichas,  la  barra  de  herramientas   de  acceso  rápido  y  el  botón  de  Microsoft  Office  tienen  sugerencias  de  teclas.     Presione  la  tecla  de  la  ficha  que  desea  mostrar.  Aparecerán  todos  los  identificadores  de   sugerencias  de  teclas  para  los  botones  de  la  ficha.  A  continuación,  utilice  la  tecla   correspondiente  al  botón  que  desea.   ¿Dónde  están  los  antiguos  métodos  abreviados?        Los  antiguos  métodos  de  teclado  que   comienzan  con  CTRL  se  mantienen  intactos  y  los  puede  seguir  utilizando  como  antes.  Por   ejemplo,  la  combinación  CTRL+C  aún  copia  algo  en  el  Portapapeles  y  la  combinación  CTRL+V   pega  algo  del  Portapapeles.     ¿Y  si  no  encuentra  el  comando  que  se  está  buscando?   En  Word  2007,  Excel  2007  y  PowerPoint  2007,  hay  una  guía  de  referencia  visual  e  interactiva   para  saber  dónde  están  las  cosas.  Para  ello  localice  dentro  de  la  web  oficial  de  office   (http://office.microsoft.com/es)  Interactivo:  guía  de  referencia  de  comandos  de  Word  2003  a   Word  2007   Para  usar  esta  guía  interactiva,  se  elige  un  comando  en  un  programa  de  Office  2003  para  ver   dónde  se  encuentra  en  el  nuevo  programa.  Por  ejemplo,  para  buscar  el  comando  Insertar   tabla  en  Word,  en  la  guía  tendría  que  colocar  el  puntero  sobre  el  comando  Insertar  de  Word   2003.  Después,  al  hacer  clic,  se  ve  una  animación  que  muestra  la  ubicación  del  comando  en   Word  2007.  (Está  en  la  ficha  Insertar  en  el  grupo  Tablas).   ¿Cómo  son  los  nuevos  formatos  de  archivo?   Word  2007,  Excel  2007  y  PowerPoint  2007  presentan  nuevos  formatos  de  archivo.  ¿Por  qué?   Por  muchas  razones,  por  ejemplo,  para  aumentar  la  seguridad  de  los  archivos,  reducir  la   posibilidad  de  que  se  dañen,  reducir  su  tamaño  y  otra  serie  de  características  nuevas.   Si  los  detalles  técnicos  son  de  su  interés,  los  nuevos  formatos  de  archivo  se  basan  en  XML   (Lenguaje  de  marcado  extensible)  y  abarcan  los  formatos  XML  abiertos  de  Office.   Algunos  datos  más  sobre  el  nuevo  formato  de  Word,  Excel  y  PowerPoint   • El  formato  de  archivo  predeterminado  de  los  documentos,  libros  de  trabajo  y   presentaciones  incluye  una  "x"  al  final  que  representa  el  formato  XML.  Por   ejemplo,  en  Word,  un  documento  se  guarda  de  manera  predeterminada  con  la   extensión  .docx,  en  lugar  de  .doc.     Si  guarda  un  archivo  como  una  plantilla,  sucede  lo  mismo:  la  extensión  de  la   plantilla  tiene  la  antigua  extensión  con  una  "x"  al  final:  por  ejemplo,  .dotx  en   Word.     Si  el  archivo  contiene  código  o  macros,  tiene  que  guardarla  usando  el  nuevo   formato  de  archivo  habilitado  para  macros.  En  un  documento  de  Word,  ese   formato  es  .docm;  en  una  plantilla  de  Word,  es  .dotm.    

15  
 

  ¿Cómo  se  trabaja  con  personas  que  no  tienen  Office  2007?   Puede  abrir  un  archivo  creado  en  Office  desde  la  versión  95  hasta  la  2003.  Abra  el  archivo   normalmente.  Después  de  trabajar  en  él  en  la  versión  2007,  tal  vez  desee  guardarlo.  De   manera  predeterminada,  el  cuadro  de  diálogo  Guardar  como  guarda  un  archivo  creado  en  una   versión  anterior  con  el  formato  de  esa  misma  versión.  Cuando  lo  guarde,  un  comprobador  de   compatibilidad  le  informará  sobre  qué  características  de  la  versión  2007  estarán  deshabilitadas   o  coincidirán  plenamente.   Nota        Si  abre  una  presentación  creada  en  PowerPoint  95,  PowerPoint  ofrecerá  guardar  de   manera  predeterminada  con  el  formato  de  2007,  pero  puede  elegir  guardar  el  archivo  con  el   formato  de  97-­‐2003.   Si  desea  guardar  el  archivo  con  el  formato  de  2007,  seleccione  Documento  de  Word,  Libro  de   Excel  o  Presentación  de  PowerPoint  en  el  cuadro  Guardar  como  tipo.   Los  compañeros  que  dispongan  de  las  versiones  de  Word,  Excel  o  PowerPoint  de  2000  a  2003   (y  las  últimas  revisiones  y  Service  Packs)  pueden  abrir  archivos  de  2007.  Cuando  hagan  clic  en   su  documento,  se  les  preguntará  si  desean  descargar  un  convertidor  que  les  permita  abrir  el   documento.    

16  
 

WORD  2007  NUEVAS  CARACTERÍSTICAS  
Introducción  
Word  2007  así  como  el  resto  de  las  herramientas  de  Office  han  sido  rediseñadas  de  forma  que   es  posible  que  no  le  resulte  del  todo  familiar,  sin  embargo  este  nuevo  diseño  tiene  la  clara   intención  de  que  resulte  más  productivo  que  versiones  anteriores.   Al  usuario  le  resultará  más  cómodo  e  intuitivo  descubrir  dónde  y  cómo  realizar  cualquier  tarea   incluso  si  éste  parte  de  cero.   Minibarra  de  herramientas   Además  de  todo  lo  visto  anteriormente  sobre  el  nuevo  office,  en  Word  2007  tiene  especial   interés  la  Minibarra  de  herramientas.   Algunos  comandos  de  formato  son  tan  útiles  que  deberían  estar  disponibles  siempre,   independientemente  de  lo  que  esté  haciendo.   Supongamos  que  desea  dar  formato  a  un  texto  rápidamente,  pero  está  trabajando  en  la  ficha   Diseño  de  página.  Puede  hacer  clic  en  la  ficha  Inicio  para  ver  las  opciones  de  formato,  pero   hay  un  método  más  rápido:  (Ilustración  6)    Seleccione  el  texto  arrastrándolo  con  el  mouse  (ratón)  y  señale  la  selección.      La  minibarra  de  herramientas  aparecerá  atenuada.  Si  señala  a  la  minibarra  de  herramientas,   se  vuelve  activa  y  puede  hacer  clic  en  una  opción  de  formato  de  ella.   La  minibarra  de  herramientas  es  estupenda  para  opciones  de  formato,  pero  ¿y  si  desea  que   otros  tipos  de  comandos  estén  siempre  disponibles?  Use  la  barra  de  herramientas  de  acceso   rápido.  

 

17  

 
Ilustración  6:  Minibarra  de  herramientas  

Ocultar  temporalmente  la  cinta  de  opciones   La  cinta  de  opciones  centraliza  y  facilita  satisfactoriamente  la  búsqueda  de  todos  los   elementos  de  Word  2007.  Hay  ocasiones,  sin  embargo,  en  que  no  necesita  buscar  nada.  Sólo   desea  trabajar  en  el  documento  y  le  gustaría  tener  más  espacio  para  hacerlo.  Por  ello,  la  cinta   de  opciones  resulta  tan  fácil  de  ocultar  temporalmente  como  de  usar.     Esto  se  hace  del  modo  siguiente:  haga  doble  clic  en  la  ficha  activa.  Los  grupos  desaparecen,  por   lo  que  tiene  más  espacio.   Siempre  que  desee  ver  todos  los  comandos  de  nuevo,  haga  doble  clic  en  la  ficha  activa  para   mostrar  de  nuevo  los  grupos.  

 

18  

 
Ilustración  7:  Ocultar  cinta  de  opciones  

Buscar  los  comandos  habituales  
Al  encontrarse  de  pronto  con  un  diseño  nuevo  en  Word  2007  le  surgirán  preguntas  del  tipo:   ¿Dónde  se  crea  un  documento?  ¿Dónde  están  las  viñetas,  los  estilos  y  cómo  puede  comprobar   la  ortografía?  ¿Qué  pasa  con  la  impresión?   Botón  Office   El  lugar  donde  iniciar  un  documento  de  Word  es  el  botón  de  Microsoft  Office.  (Ilustración  8)   Tras  presionar  el  botón,  aparece  un  menú.  Quizá  note  que  este  menú,  que  se  muestra  aquí,  se   parece  un  poco  a  los  menús  Archivo  de  las  versiones  anteriores  de  Word.  A  la  izquierda  del   menú,  ve  todos  los  comandos  para  trabajar  con  un  archivo.  Aquí  es  donde  se  crea  un  nuevo   documento  o  se  abre  uno  existente.  También  están  aquí  los  comandos  Guardar  y  Guardar   como.     En  el  lado  derecho  del  menú  se  enumeran  los  documentos  abiertos  recientemente.  Éstos   suelen  estar  siempre  visibles  de  modo  que  no  tiene  que  buscar  en  el  equipo  un  documento  en   el  que  trabaje  con  frecuencia.    

 

19  

 
Ilustración  8:  Botón  Office  

Formato  de  párrafo,  numeración  y  viñetas   Una  vez  que  abra  un  documento  y  escriba  el  texto,  sin  duda  deseará  dar  formato  al  texto.   Muchos  de  los  comandos  de  formato  conocidos  están  visibles  en  la  ficha  Inicio,  en  el  grupo   Fuente:  Negrita,  Cursiva,  Tamaño  de  fuente,  etc.  También  hay  aquí  otros  comandos  que  le   resultarán  útiles.     En  el  grupo  Párrafo  (Ilustración  9)  tiene  las  tan  populares  listas  con  viñetas,  listas  numeradas  y   listas  con  varios  niveles.  Encontrará  igualmente  los  comandos  de  sangría  y  de  alineación.   Recuerde  que  tiene  que  hacer  clic  en  la  pequeña  flecha  diagonal   que  se  encuentra  en  la   esquina  inferior  derecha  del  grupo,  el  iniciador  de  cuadros  de  diálogo,  si  no  ve  opciones  que   está  acostumbrado  a  utilizar  en  Word.  Por  ejemplo,  al  hacer  clic  en  la  flecha  del  grupo  Párrafo,   se  abre  un  cuadro  de  diálogo  conocido  en  el  que  puede  trabajar  con  sangría,  control  de  líneas   viudas  y  huérfanas,  etc.  

 

20  

 
Ilustración  9:  Grupo  párrafo  

Estilos   Para  plantear  un  método  más  eficaz  a  la  hora  de  dar  formato  que  usar  simplemente  los   comandos  negrita  y  cursiva,  debe  usar  los  estilos  de  Word  2007   Puede  trabajar  con  los  estilos  desde  la  ficha  Inicio,  en  el  grupo  Estilos:  (Ilustración  10)    Los  estilos  rápidos  son  estilos  profesionales  listos  para  usar,  rápidos  y  fáciles  de  aplicar;   tienen  una  nueva  apariencia  en  esta  versión  de  Word.  Los  estilos  rápidos  más  utilizados   aparecen  directamente  en  la  cinta  de  opciones.    Haga  clic  en  este  botón  para  ver  más  estilos  rápidos  listos  para  usar.    Haga  clic  en  el  iniciador  de  cuadros  de  diálogo  para  abrir  el  panel  Estilos.  Este  panel   conserva  los  estilos  personalizados  que  haya  podido  crear  en  una  versión  anterior  de  Word  y   aquí  es  donde  va  a  crear  estilos  nuevos  o  corregir  estilos  existentes.   Los  estilos  rápidos  son  algo  más  que  unas  funciones  cómodas  y  bonitas  para  el  documento.  El   uso  de  estos  estilos  en  todo  el  documento  proporciona  una  gran  ventaja:  realizar  correcciones   con  una  sola  tecla.    

 

21  

 
Ilustración  10:  Estilos  

Copiar  formato   Otro  comando  de  formato  extremadamente  rápido  es  Copiar  formato.  Se  encuentra  en  la   parte  más  a  la  izquierda  de  la  ficha  Inicio,  en  el  grupo  Portapapeles.  En  caso  de  que  no  esté   familiarizado  con  Copiar  formato,  es  una  forma  rápida  de  duplicar  el  formato  de  una  sección   de  texto  a  otra.   Para  usar  Copiar  formato,  coloque  el  cursor  en  el  texto  cuyo  formato  desea  copiar  y  haga  clic   en  el  botón  Copiar  formato.  Si  tiene  más  de  un  lugar  en  el  que  copiar  el  formato,  asegúrese  de   hacer  doble  clic  en  Copiar  formato  para  que  se  mantenga.  A  continuación,  seleccione  el  texto   en  el  que  desea  copiar  el  nuevo  formato.     Para  desactivarlo,  haga  clic  en  el  botón  de  nuevo  o  presione  ESC.   Ficha  Insertar   La  ficha  Insertar  permite  incluir  en  un  documento  abundante  información  adicional.   Desde  esta  ficha  tiene  acceso  a  agregar  imágenes,  imágenes  prediseñadas,  gráficos  o  formas  al   documento.  Éstos  no  son  los  únicos  comandos  de  esta  ficha.  Aquí  tiene  también  Tablas  e   Hipervínculos.  Y  esto  no  es  todo:  listos  para  que  los  pueda  utilizar  están  los  números  de   página,  cuadros  de  texto  y  WordArt.   Zoom   Tras  realizar  una  inserción,  quizá  desee  ver  los  detalles  más  de  cerca.  Para  ello  usará  el  zoom   Mire  en  la  esquina  inferior  derecha.  Arrastre  el  control  deslizante  hacia  la  derecha  para   acercarse  y  hacia  la  izquierda  para  alejarse.   Sugerencias          

 

22  

Al  hacer  clic  en  el  número  de  porcentaje  que  está  a  la  izquierda  del  control  deslizante,   se  abre  el  cuadro  de  diálogo  Zoom,  donde  puede  especificar  un  porcentaje  de  zoom.     Si  el  ratón  tiene  una  rueda,  puede  mantener  presionada  la  tecla  CTRL  y  girar  la  rueda   hacia  delante  para  acercarse  y  hacia  atrás  para  alejarse.     También  puede  encontrar  los  comandos  Zoom  en  la  ficha  Ver.     Ortografía  y  Gramática   El  comando  Ortografía  y  gramática  ahora  se  encuentra  en  la  ficha  Revisar  porque  forma  parte   de  la  revisión  del  trabajo.  Busque  en  la  parte  extrema  izquierda,  en  el  grupo  Revisión.   Diseño  de  página   Antes  de  imprimir,  es  mejor  comprobar  qué  diseño  tienen  las  páginas  para  la  impresora.  Todo   lo  que  necesita  está  en  la  ficha  Diseño  de  página.  El  grupo  Configurar  página  contiene  Tamaño   (21,59  x  27,94,  A4,  etc.),  Orientación  (horizontal  y  vertical)  y  Márgenes.   Hay  un  acceso  fácil  a  la  configuración  de  márgenes  en  el  mismo  nivel  que  otros  comandos  de   este  grupo.  ¿Recuerda  que  en  las  versiones  anteriores  debía  ejecutar  varios  pasos  hasta  llegar   al  menú  Archivo,  Configurar  página,  etc.?     Imprimir   Cuando  esté  realmente  listo  para  imprimir,  vuelva  al  botón  de  Microsoft  Office.  Ahora  tiene   varias  opciones:  (Ilustración  11)    Si  hace  clic  en  el  comando  Imprimir,  aparecerá  el  cuadro  de  diálogo  Imprimir.  No  obstante,   si  se  sitúa  sobre  la  flecha  que  hay  a  la  derecha  del  comando  Imprimir,  verá  tres  comandos:    Imprimir,  que  abre  el  ya  familiar  cuadro  de  diálogo  Imprimir.    Impresión  rápida,  que  envía  el  documento  a  la  impresora  de  inmediato.      Vista  preliminar,  que  muestra  el  aspecto  que  tendrá  el  documento  impreso.  Si  utiliza  a   menudo  este  comando,  es  posible  que  desee  agregarlo  a  la  barra  de  herramientas  de  acceso   rápido.  

 

23  

 
Ilustración  11:  Imprimir  

Opciones  de  Word   Todas  las  funciones  que  está  acostumbrado  a  usar  a  diario  en  Word  están  en  la  cinta  de   opciones  y  son  mucho  más  fáciles  de  encontrar  que  nunca.  ¿Pero  dónde  están  las  opciones   que  no  sirven  para  la  producción  de  documentos  sino  que  controlan  el  funcionamiento  de   Word?  ¿Opciones  como  seguridad  e  información  del  usuario,  diccionarios  de  ortografía  y   autocorrección?  En  las  versiones  anteriores  de  Word,  se  hacía  clic  en  Opciones  en  el  menú   Herramientas.  Ahora,  todas  estas  opciones  forman  parte  de  Opciones  de  Word  que  se  abre   haciendo  clic  en  el  botón  Opciones  de  Word  en  el  menú  que  se  abre  a  su  vez  al  hacer  clic  en  el   botón  de  Microsoft  Office.  (Ilustración  12)

 
Ilustración  12:  Opciones  de  Word  

 

 

24  

Un  nuevo  formato  de  archivos:  XML  
Otro  gran  cambio  en  la  nueva  versión  de  Word:  un  formato  de  archivos  mejorado.     El  nuevo  formato  de  archivos  ayuda  a  tener  tamaños  de  archivos  más  pequeños  y  archivos  más   seguros.  Presenta  también  otras  ventajas.     En  esta  lección  sabrá  también  lo  que  sucede  cuando  abre  archivos  que  no  tienen  el  nuevo   formato.   Razones   El  cambio  se  debe  a  tres  motivos  principales:   • Ayuda  a  crear  documentos  más  seguros  separando  archivos  que  contienen   secuencias  de  comandos  o  macros,  y  facilitando  la  identificación  y  el  bloqueo  de   código  o  macros  no  deseados.     Ayuda  a  crear  tamaños  de  archivos  de  documentos  más  pequeños.     Ayuda  a  crear  documentos  menos  sensibles  a  los  daños.    

• •

Nuevas  herramientas   El  nuevo  formato  de  archivos  le  da  igualmente  la  capacidad  de  utilizar  funciones  que  sólo   están  disponibles  en  Word  2007.  Un  ejemplo  de  este  tipo  de  función  es  la  de  los  gráficos   SmartArt.  (Ilustración  13)   Esta  ilustración  muestra  cómo  se  inicia  un  gráfico  de  este  tipo  en  Word.  Observe  cuántos   diseños  de  gráficos  SmartArt  están  disponibles  para  su  elección.   El  nuevo  formato  de  archivos  admite  muchas  otras  funciones  nuevas,  como  ecuaciones   matemáticas,  temas  y  controles  de  contenido.  

 
Ilustración  13:  Gráficos  SmartArt  

 

25  

Cuando  se  crea  un  nuevo  documento  en  Word  2007,  y  se  guarda  luego,  se  elige  el  nuevo   formato  de  archivo  automáticamente.   Puede  comprobarlo  examinando  atentamente  el  cuadro  de  diálogo  Guardar  como.  Observe   que  el  cuadro  Guardar  como  tipo  indica  Documento  de  Word  (.docx).  Esto  significa  que  se   está  utilizando  el  nuevo  formato  de  archivo.   Formatos  de  archivos  en  Word   Extensión  de  archivo   .docx   .dotx   .docm   .dotm     La  única  diferencia  que  posiblemente  vea  en  relación  con  los  nuevos  formatos  de  archivo  de   Word  es  si  utiliza  macros  o  código.  Anteriormente,  sólo  había  dos  tipos  de  archivos  de  Word:   documentos  y  plantillas  (.doc  y  .dot).  Con  Word  2007  hay  cuatro  tipos  de  archivos:  .docx,   .dotx,  .docm  y  .dotm  (la  "x"  representa  XML  y  la  "m",  macro).   Los  documentos  y  plantillas  básicos  (.docx  y  .dotx)  ya  no  pueden  contener  macros  ni  código,   por  lo  que  son  más  seguros  para  el  uso  diario:  nadie  puede  insertar  código  oculto  en  un   documento.  No  obstante,  como  las  macros  son  elementos  útiles,  existen  dos  tipos  de  archivos   adicionales  que  admiten  documentos  y  plantillas  que  contienen  código:  .docm  y  .dotm.   Word  2007  puede  abrir  archivos  creados  en  todas  las  versiones  anteriores  de  Word,  de  1.0  a   2003.  Word  abrirá  los  documentos  antiguos  en  el  modo  de  compatibilidad.  Lo  sabe  porque  en   la  parte  superior  del  documento  aparece  "(Modo  de  compatibilidad)"  junto  al  nombre  del   archivo.   ¿Qué  es  el  modo  de  compatibilidad?  Básicamente  indica  que  el  documento  utiliza  un  antiguo   formato  de  archivo.  Como  el  formato  de  este  archivo  no  incluye  algunas  de  las  nuevas   funciones  de  la  nueva  versión  de  Word,  estas  funciones  se  desactivan  o  se  modifican  para   aproximarse  a  una  versión  antigua  de  Word.   Por  ejemplo  si  abre  documento  antiguo  de  Word  2003  en  la  nueva  versión  de  Word  observará   que  la  barra  de  título  incluye  (Modo  de  compatibilidad).  Si  intenta  crear  un  gráfico  SmartArt   verá  que  el  cuadro  de  diálogo  Elegir  un  gráfico  SmartArt  no  aparece  en  absoluto,  en  su  lugar   se  muestra  Galería  de  diagramas.  De  hecho,  esta  Galería  de  diagramas  es  como  la  de  Word   2003  y  tiene  la  misma  serie  de  funciones.   Para  qué  se  utiliza   Documento  de  Word  estándar  sin  macros  ni  código   Plantilla  de  Word  sin  macros  ni  código   Documento  de  Word  que  puede  contener  macros  o  código   Plantilla  de  Word  que  puede  contener  macros  o  código  

 

26  

Es  buena  idea  trabajar  en  el  modo  de  compatibilidad  si  sabe  que  va  a  compartir  documentos   con  mucha  gente  que  utiliza  versiones  antiguas  de  Word.  De  este  modo,  lo  que  ve  es  lo  que   ven.  Así  podrá  prever  lo  que  pueden  y  no  pueden  hacer  en  su  versión  de  Word.   Para  convertir  el  formato  de  un  documento  antiguo  en  el  nuevo  formato  de  archivos  sólo  tiene   que  hacer  clic  en  el  botón  de  Microsoft  Office  y,  a  continuación,  en  el  comando  Convertir  del   menú.   Esta  conversión  le  proporciona  las  ventajas  del  nuevo  formato  (archivos  más  pequeños,  más   seguros,  etc.)  y  también  las  nuevas  funciones  en  su  modo  completo  y  no  abreviado.  Por   ejemplo,  tendrá  todas  las  opciones  mostradas  en  el  cuadro  Elegir  un  gráfico  SmartArt  y  no  la   serie  más  reducida.   Nota      Si  tiene  Windows  configurado  para  mostrar  las  extensiones  de  archivo,  el  nombre  de   archivo  cambia  de  Mi  documento.doc  a  Mi  documento.docx.  La  "x"  representa  XML.   Si  tiene  un  documento  creado  en  la  nueva  versión  de  Word  puede  guardarlo  en  un  formato  de   archivo  antiguo  para  que  otros  usuarios  que  no  tengan  Office  2007  puedan  trabajar  con  el   archivo   Esto  se  hace  del  modo  siguiente:    Haga  clic  en  el  botón  de  Microsoft  Office  y,  en  el  menú,  señale  la  flecha  al  final  del   comando  Guardar  como.    En  la  lista  de  opciones,  haga  clic  en  Documento  de  Word  97-­‐2003.   Es  posible  que  aparezca  una  advertencia  que  indica  que  guardar  en  el  antiguo  formato  de   archivo  provoca  la  pérdida  o  modificación  de  algunas  características.  Por  ejemplo,  si  el   documento  contiene  un  nuevo  diagrama,  Word  le  notificará  que  el  diagrama  se  combinará  en   un  objeto  único  no  editable.  De  este  modo,  el  usuario  puede  al  menos  ver  el  diagrama,  pero   no  podrá  editarlo  porque  su  versión  de  Word  no  sabe  cómo  trabajar  con  esta  nueva   característica.  

Guía  de  referencia  de  comandos  de  Word  2003  a  Word  2007    
En  la  web  oficial  de  Office  (http://office.microsoft.com/es)  puede  encontrar  una  guía   interactiva  donde  averiguar  cómo  hacer  en  Word  2007  cualquier  tarea  que  ya  sabía  realizar  en   Word  2003.   Para  ello  entre  en  http://office.microsoft.com/es  y  teclee  en  el  buscador:  “guía  de  referencia   de  comandos  de  Word  2003  a  Word  2007”.  

 

27  

EXCEL  2007  NUEVAS  CARACTERÍSTICAS  
Descripción  general  
Excel,  al  igual  que  el  resto  de  las  herramientas  del  nuevo  office  2007  presenta  un  nuevo   aspecto.  Esta  nueva  apariencia  y  sus  motivos  está  recogidos  en  la  primera  parte  de  este   manual  cuando  se  da  una  introducción  al  Nuevo  Office.   Ahí  podrá  comprobar  el  funcionamiento  de  la  nueva  cinta  de  opciones  y  las  herramientas   adicionales  que  incorpora   Más  comandos  pero  sólo  cuando  se  necesitan   Los  comandos  de  la  cinta  de  opciones  son  los  que  más  se  utilizan.  En  lugar  de  mostrar  todos   los  comandos  todo  el  tiempo,  Excel  2007  muestra  algunos  comandos  en  respuesta  a  las   acciones  que  se  realizan.   Por  ejemplo,  si  no  hay  un  gráfico  en  una  hoja  de  cálculo,  los  comandos  que  se  usan  para   trabajar  con  gráficos  no  son  necesarios.   Pero  una  vez  creado,  aparecen  las  Herramientas  de  gráficos  con  tres  fichas:  Diseño,   Presentación  y  Formato.  En  dichas  fichas  están  los  comandos  que  se  precisan  para  trabajar   con  un  gráfico.  La  cinta  de  opciones  responde  a  la  acción  del  usuario.  (ilustración  14)   Use  la  ficha  Diseño  para  cambiar  el  tipo  de  gráfico  o  moverlo  a  otra  ubicación;  la  ficha   Presentación  para  cambiar  los  títulos  y  otros  elementos  del  gráfico  y  la  ficha  Formato  para   agregar  relleno  de  color  y  cambiar  el  estilo  de  las  líneas.  Cuando  termine  el  gráfico,  haga  clic   fuera  del  área  del  gráfico.  Desaparecerán  las  Herramientas  de  gráficos.  Para  volver  a  verlas,   haga  clic  dentro  del  gráfico  y  se  mostrarán.     Así  que  no  se  preocupe  si  no  ve  todos  los  comandos  todo  el  tiempo.  Dé  los  primeros  pasos  y   los  comandos  necesarios  estarán  a  mano.  

 

28  

 
Ilustración  14:  Herramientas  para  Gráficos  

Una  nueva  Vista   La  nueva  vista  Diseño  de  página  de  Excel.    

 
Ilustración  15:  Vista  diseño  de  Página  

 Encabezados  de  columna.    Encabezados  de  fila.    Reglas  de  margen.     Para  llegar  a  la  nueva  vista,  haga  clic  en  Vista  Diseño  de  página,  en  la  barra  de  herramientas   Ver   en  la  parte  inferior  derecha  de  la  pantalla.  O  haga  clic  en  la  ficha  Vista  de  la  cinta   de  opciones  y  después  en  Vista  Diseño  de  página,  en  el  grupo  Vistas  de  libro.    

29  

En  la  vista  Diseño  de  página  hay  márgenes  de  página  en  la  parte  superior,  lateral  e  inferior  de   la  hoja  de  cálculo,  además  de  un  espacio  azul  entre  las  hojas.  La  regla  lateral  y  superior  ayudan   a  ajustar  los  márgenes.  Es  posible  mostrar  y  ocultar  las  reglas  según  convenga  (haga  clic  en   Regla,  en  el  grupo  Mostrar  u  ocultar  de  la  ficha  Vista).   Con  esta  nueva  vista,  no  hace  falta  la  vista  preliminar  para  hacer  ajustes  en  la  hoja  de  cálculo   antes  de  imprimirla.   Es  fácil  agregar  encabezados  y  pies  de  página  en  la  vista  Diseño  de  página.  A  medida  que   escribe  en  la  nueva  área  de  encabezados  y  pies  de  página  en  la  parte  superior  o  inferior  de  la   página,  se  abre  la  ficha  Diseño  con  todos  los  comandos  que  necesita  para  crear  los   encabezados  y  pies  de  página.     Es  posible  ver  cada  hoja  de  un  libro  en  la  vista  que  mejor  se  ajusta  a  las  peculiaridades  de  la   hoja.  Simplemente  seleccione  una  vista  en  la  barra  de  herramientas  Ver  o  en  el  grupo  Vistas   de  libro  en  la  ficha  Vista  de  cada  hoja  de  cálculo.  La  vista  Normal  y  la  vista  previa  de  salto  de   página  se  encuentran  ahí.  

El  nuevo  formato  de  archivo  (XML)  
Excel  2007  tiene  un  nuevo  formato  de  archivo.  ¿Para  qué?  Para  proporcionar  mayor  seguridad,   reducir  el  riesgo  de  que  se  dañen;  reducir  el  tamaño  y  otra  serie  de  características  nuevas.   Los  archivos  viejos  continúan  siéndolo  a  menos  que  usted  decida  lo  contrario.  Si  abre  un   archivo  creado  en  una  versión  anterior,  cuando  guarde  el  archivo  y  el  trabajo  que  haya  hecho   en  él,  la  configuración  automática  del  cuadro  de  diálogo  Guardar  como  es  guardarlo   manteniendo  su  formato  original.  Si  lo  inició  en  Excel  2003,  Excel  2007  lo  guardará  con   formato  2003  salvo  que  se  especifique  otra  opción.   Las  nuevas  características  advertirán  si  se  guarda  el  archivo  como  antiguo.        Cuando  guarda   un  archivo  con  el  formato  de  una  versión  anterior,  un  comprobador  de  compatibilidad  le   indicará  si  alguna  de  las  características  de  la  versión  2007  no  son  compatibles  con  la  versión   anterior.   Por  ejemplo,  si  aplica  un  color  a  un  encabezado  en  Excel  2007  y  después  guarda  el  archivo  con   formato  de  Excel  97-­‐2003,  el  comprobador  de  compatibilidad  le  indicará  que  las  versiones   anteriores  de  Excel  no  tienen  la  opción  de  color  para  encabezados  y  pies  de  página,  y  que  el   encabezado  aparecerá  como  texto  sin  formato.   Importante        Si  una  característica  nueva  no  va  a  estar  disponible  cuando  se  guarda  un  archivo   en  un  formato  anterior  y  se  vuelve  a  abrir  en  Excel  2007,  el  comprobador  de  compatibilidad  se   lo  notificará.   Siempre  puede  copiar  primero  los  archivos  más  recientes  con  el  nuevo  formato.      Es  sencillo   mantener  una  copia  de  un  libro  con  formato  2007.  Use  Guardar  como  y  especifique  Libro  de   Excel  (*.xlsx).  Dicha  copia  del  archivo  contendrá  todas  las  características  de  Excel  2007.   Comparta  documentos  entre  versiones  utilizando  un  convertidor.        Si  crea  un  archivo  en   2007  y  lo  guarda  con  el  formato  de  2007,  los  compañeros  que  tengan  las  versiones  de  Excel  de  

 

30  

2000  a  2003  (y  las  últimas  revisiones  y  Service  Packs)  podrán  trabajar  en  sus  archivos  de  2007.   Cuando  hagan  clic  en  su  documento,  se  les  preguntará  si  desean  descargar  un  convertidor  que   les  permita  abrir  el  documento.   Si  los  detalles  técnicos  son  de  su  interés,  el  formato  de  archivo  de  Excel  2007  se  basa  en  XML   (Lenguaje  de  marcado  extensible)  y  comprende  los  formatos  XML  abiertos  de  Office.  También   es  el  nuevo  formato  de  archivo  de  Microsoft  Office  Word  2007  y  PowerPoint  2007.   Ventajas   El  nuevo  formato  de  archivo  trae  consigo  mejoras  en  Excel.  Las  ventajas  principales  son:   Nuevas  características        Además  de  las  características  vistas  en  las  lecciones  anteriores,  el   número  de  filas  ha  crecido  de  65.536  a  1.048.576  y  el  número  de  columnas  ha  aumentado  de   256  a  16.384.  Puede  escribir  fórmulas  más  largas  en  la  nueva  barra  de  fórmulas  de  tamaño   variable.  Y  si  hace  clic  en  grandes  fragmentos  de  texto  en  una  celda,  la  barra  de  fórmulas  ya  no   ocupa  parte  de  la  cuadrícula  de  la  hoja  de  cálculo.   Archivos  más  seguros        Los  libros  que  contienen  macros  o  código  no  deseado  se  identifican  y   bloquean  más  fácilmente.   Menor  riesgo  de  que  los  archivos  se  dañen        Excel  ha  mejorado  la  capacidad  de  abrir  archivos   dañados  y  recuperar  una  parte  del  trabajo  que,  de  otro  modo,  se  perdería.   Menor  tamaño  de  archivo        Los  libros  están  comprimidos;  el  tamaño  de  archivo  es  entre  50  y   75  por  ciento  más  pequeño  que  en  versiones  anteriores  de  Excel.  Los  archivos  comprimidos  se   abren  y  se  guardan  del  mismo  modo  que  abría  y  guardaba  cualquier  archivo  de  Excel.   Datos  más  útiles        Se  puede  hacer  más  con  los  datos  porque  la  base  de  XML  facilita  la  tarea  de   integrarlos  con  conjuntos  de  datos  de  otros  programas  y  equipos.  Por  ejemplo,  almacenar  los   datos  presupuestarios  en  un  programa  especializado,  seleccionar  la  información  que  necesita  e   importarla  a  un  documento  de  Word,  a  una  hoja  de  Excel  y  a  una  base  de  datos  de  Access.   Tipos  de  formatos  de  archivo   Puede  elegir  entre  varios  tipos  de  archivos  para  guardar  en  Excel  2007.   Libro  de  Excel  (*.xlsx)          Guarde  libros  que  no  contengan  macros  ni  código  de  Microsoft  Visual   Basic  para  Aplicaciones  (VBA)  como  libros  de  Excel.  Si  intenta  guardar  como  Libro  de  Excel  un   libro  que  contiene  comandos  de  macros  o  proyectos  de  VBA,  Excel  le  notificará  que  se   eliminará  la  macro  o  el  código  VBA.   Libro  de  Excel  habilitado  para  macros  (*.xlsm)        Guarde  un  libro  con  este  formato  de  archivo   cuando  contenga  macros  o  código  VBA.  Si  intenta  guardar  un  libro  que  contiene  macros  o  VBA   como  Libro  de  Excel,  Excel  le  advertirá  para  que  no  elija  esta  opción.   Plantilla  de  Excel  (*.xltx)        Guarde  el  libro  como  este  tipo  cuando  necesite  una  plantilla.   Plantilla  de  Excel  habilitada  para  macros  (*.xltm)        Guarde  un  libro  como  este  tipo  de  archivo   cuando  necesite  una  plantilla  y  el  libro  contenga  macros  o  código  de  VBA.  

 

31  

Libro  binario  de  Excel  (*.xlsb)        Guarde  el  libro  como  este  tipo  de  archivo  cuando  tenga  un   libro  especialmente  grande;  este  tipo  de  archivo  se  abrirá  antes  que  un  libro  de  Excel  grande.   Este  formato  mantiene  las  nuevas  características  de  Excel  salvo  XML.   Libro  de  Excel  97-­‐2003  (*.xls)        Utilice  este  formato  cuando  tenga  que  compartir  el  archivo  con   alguien  que  trabaja  con  versiones  anteriores  del  programa  y  no  cuenta  con  el  Paquete  de   compatibilidad  de  Microsoft  para  Office  2007.   Libro  de  Microsoft  Excel  5.0/95  (*.xls)        Utilice  este  formato  cuando  tenga  que  compartir  el   archivo  con  alguien  que  utiliza  Microsoft  Excel  5.0.  La  mayor  parte  de  las  características  de   Excel  2007  no  estarán  disponibles.  

 

32  

 

Nuevos  Libros  
Para  comenzar,  haga  clic  en  el  botón  de  Microsoft  Office   situado  en  la  esquina  superior   izquierda  de  la  ventana.  A  continuación,  haga  clic  en  Nuevo  para  abrir  Nuevo  libro  en  Excel.    Comience  por  un  archivo  en  blanco  o  existente,  tal  y  como  hace  habitualmente.  O  bien,  en  el   margen  izquierdo,  bajo  Microsoft  Office  Online,  haga  clic  en  Destacado  y  elija  alguna  de  las   opciones  del  catálogo  de  vínculos  a  plantillas  en  línea  y  cursos  de  formación  para  ponerse  a   trabajar  de  inmediato.     Puede  comenzar  con  un  libro  totalmente  vacío  o  partir  de  una  de  las  plantillas  que  Excel  2007   ofrece.  Además  bajo  el  título  de  Office  Online  encontrará  plantillas  que  Microsoft  pone  a   disposición  de  los  usuarios,  algunas  de  ellas  realizadas  por  otros  usuarios.  

Funciones  mejoradas  
Las  siguientes  mejoras  facilitan  en  gran  medida  la  escritura  de  fórmulas  en  Office  Excel  2007.   Barra  de  fórmulas  redimensionable         La  barra  de  fórmulas  cambia  de  tamaño  automáticamente  para  acomodar  fórmulas  largas  y   complejas,  lo  que  evita  que  las  fórmulas  cubran  otros  datos  del  libro.  También  puede  escribir   fórmulas  más  largas  con  más  niveles  de  anidamiento  con  respecto  a  versiones  anteriores  de   Excel.   Función  Autocompletar         Con  la  función  Autocompletar  puede  escribir  rápidamente  la  sintaxis  correcta  de  las  fórmulas.   Desde  la  detección  fácil  de  las  funciones  que  desea  utilizar  hasta  obtener  ayuda  para   completar  los  argumentos  de  la  fórmula,  podrá  obtener  las  fórmulas  correctas  tanto  la  primera   vez  como  las  demás  veces.  

Entidad  Tabla  
En  Office  Excel  2007,  puede  utilizar  la  nueva  interfaz  de  usuario  para  crear,  aplicar  formato  y   expandir  rápidamente  una  tabla  de  Excel  (que  en  Excel  2003  se  denominaba  lista  de  Excel)  con   el  fin  de  organizar  los  datos  de  la  hoja  de  cálculo  para  que  sea  más  fácil  trabajar  en  ella.  La   funcionalidad  nueva  o  mejorada  de  las  tablas  incluye  las  siguientes  funciones.   Cuando  trabajamos  con  un  rango  de  datos  tipo  lista  lo  primero  en  office  2007  es  darle  una   entidad  de  tabla.  Para  ello  seleccionamos  la  lista  y  en  la  ficha  Insertar  elegimos  la  opción  de   Tabla.   A  partir  de  este  momento  se  muestran  multitud  de  opciones  relacionadas  con  las  tablas  bajo  la   ficha  adicional  Herramientas  de  Tabla.  (Ilustración  16)  

 

33  

 
Ilustración  16:  Herramientas  de  Tabla  en  Excel  

Estilos  de  Tabla   Ahora  es  mucho  más  sencillo  dar  una  apariencia  profesional  a  las  tablas  usando  el  grupo  de   comandos  Estilos  de  tabla,  bajo  la  Ficha  Diseño.   Opciones  de  estilo  de  tabla   Dentro  del  grupo  Opciones  de  estilo  de  tabla  encontramos  la  posibilidad  de  destacar  ciertas   partes  típicas  a  la  hora  de  trabajar  con  una  tabla  como  son  los  encabezados  de  columnas,  las   filas  de  totales  o  incluso  alternar  el  tono  de  color  entre  filas  o  columnas  para  facilitar  la  lectura.   Puede  aplicar  un  estilo  de  tabla  para  agregar  rápidamente  a  las  tablas  un  formato  profesional  y   con  la  calidad  de  un  diseñador.  Si  se  habilita  un  estilo  de  filas  alternas  en  una  tabla,  Excel   mantendrá  la  regla  de  alternar  estilos  mediante  acciones  que  habrían  interrumpido  este   diseño  tradicionalmente,  por  ejemplo,  filtrar,  ocultar  filas  o  reorganizar  manualmente  filas  y   columnas.   Fila  de  encabezado  de  Tabla   Además  cuando  se  muestran  los  encabezados  de  la  tabla,  éstos  permanecen  visibles  con  los   datos  de  las  columnas  de  la  tabla  y  reemplazan  a  los  encabezados  de  la  hoja  de  cálculo  al   desplazarse  por  una  tabla  larga.   Columnas  calculadas   Este  tipo  de  columnas  utiliza  una  sola  fórmula  ajustada  a  cada  fila.  La  columna  se  amplía   automáticamente  para  incluir  filas  adicionales  para  que  la  fórmula  se  extienda   inmediatamente  a  dichas  filas.  Lo  único  que  se  debe  hacer  es  especificar  una  fórmula  una  vez:   no  es  necesario  utilizar  los  comandos  Rellenar  ni  Copiar.      (Ilustración  17)   Columnas  adyacentes   Así  mismo  cualquier  columna  adicional  que  quiera  añadir  a  su  tabla  adoptará  la  misma   apariencia  que  el  resto,  de  esta  forma  le  resultará  mucho  más  cómodo  ampliar  su  lista  sin   necesidad  de  volver  a  formatear  el  aspecto.  

 

34  

Autofiltrado  automático         Si  observa  la  Ilustración  17  notará  que  el  Autofiltro  está  activado  de  manera  predeterminada   en  una  tabla  para  habilitar  la  ordenación  y  el  filtrado  eficaces  de  los  datos  de  la  tabla.    

Enter

 
Ilustración  17:  Columna  de  fórmulas  

Nombre  de  la  tabla   Ahora  y  de  manera  mucho  más  cómoda  puede  nombrar  la  tabla  para  poder  hacer  referencia  a   ella  en  cualquier  momento  o  incluso  desde  otra  aplicación,  como  por  ejemplo  para  importar   una  tabla  a  Access.  Para  nombrar  la  tabla  basta  con  haberle  dado  entidad  de  tabla  y  en  la  ficha   Diseño  encontramos  el  grupo  de  más  a  la  izquierda  llamado  Propiedades  

Formato  condicional  enriquecido  
En  versión  de  Excel  2007,  puede  utilizar  el  formato  condicional  para  comentar  visualmente  los   datos  con  fines  analíticos  y  de  presentación.  Para  encontrar  fácilmente  excepciones  y   reconocer  tendencias  importantes  en  los  datos,  puede  implementar  y  administrar  varias  reglas   de  formato  condicional  que  apliquen  un  formato  visual  enriquecido  en  forma  de  degradados   de  color,  barras  de  datos  y  conjuntos  de  iconos  a  los  datos  que  cumplan  dichas  reglas.  Los  

 

35  

formatos  condicionales  son  asimismo  fáciles  de  aplicar;  basta  con  hacer  varias  veces  clic  para   ver  las  relaciones  de  los  datos  que  puede  utilizar  para  fines  de  análisis.   Para  ello  debe  usar  el  comando  de  Formato  condicional  del  grupo  Estilos  ubicado  en  la  ficha   Inicio.  

 
Ilustración  18:  Formato  condicional  

  Valores  superiores  e  inferiores  

 

 
Ilustración  19:  Valores  superiores  e  inferiores  

 

 

36  

Barras  de  datos  

 

 
Ilustración  20:  Barra    de  datos  

 
Escalas  de  color  

 

 
Ilustración  21:  Escalas  de  color  

Conjunto  de  iconos  

 

 
Ilustración  22:  Conjunto  de  iconos  

 

37  

Filtro  y  orden  mejorado  
En  Office  Excel  2007,  puede  organizar  rápidamente  los  datos  de  la  hoja  de  cálculo  para  buscar   las  respuestas  que  necesita  utilizando  las  mejoras  en  el  filtrado  y  la  ordenación.  Por  ejemplo,   ahora  puede  ordenar  los  datos  por  color  y  por  más  de  3  niveles  (hasta  un  máximo  de  64).   También  puede  filtrar  los  datos  por  color  o  por  fechas,  mostrar  más  de  1000  elementos  en  la   lista  desplegable  Autofiltro,  seleccionar  varios  elementos  para  filtrarlos  y  filtrar  datos  en  tablas   dinámicas.   Ahora  no  solo  puede  usar  herramientas  de  filtrado  y  ordenación  desde  la  Ficha  Datos  sino  que   además  usando  los  desplegables  que  aparecen  en  los  nombres  de  campo  de  la  tabla  tiene   acceso  a  una  amplia  gama  de  filtrados  y  distintas  formas  de  ordenar.  

 
Ilustración  23:  Ordenación  y  filtro  

Las  principales  novedades  son:   • • • • Filtro  por  colores  e  iconos   Filtro  por  más  de  un  elemento   Ordenación  por  colores  e  iconos   Ordenación  por  más  de  3  niveles  (hasta  64)  

Formato  de  celda  más  accesible  
A  la  hora  de  dar  formato  hasta  ahora  había  que  usar  uno  de  los  menús  más  frecuentes  en   Excel,  Formato,  Celdas.  Ahora  con  el  nuevo  Excel  2007  tiene  todos  los  comandos  necesarios  a   un  clic  de  ratón  en  la  Ficha  Inicio.  

 

38  

 
Ilustración  24:  Ficha  Inicio  

Incluso  un  grupo  para  dar  Estilos  con  un  aspecto  profesional  en  el  que  podrá  elegir  de  una  gran   variedad  de  formatos  predefinidos.   No  se  debe  olvidar  la  posibilidad  de  elegir  un  Tema  desde  la  ficha  Diseño  de  página.  Al  igual   que  en  Word  2007  y  PowerPoint  2007  podrá  realizar  trabajos  que  tengan  la  misma  apariencia   global  escogiendo  un  tema  en  las  3  aplicaciones.  

Estilos  y  Temas  
En  Office  Excel  2007,  puede  dar  formato  rápidamente  a  los  datos  de  la  hoja  de  cálculo   aplicando  un  tema  y  utilizando  un  estilo  concreto.  Los  temas  se  pueden  compartir  con  otros   programas  de  versión  Office  2007,  como  Microsoft  Office  Word  y  Microsoft  Office  PowerPoint,   mientras  los  estilos  están  diseñados  para  cambiar  el  formato  de  elementos  específicos  de   Excel,  como  tablas,  gráficos,  tablas   dinámicas,  formas  o  diagramas  de  Excel.     Aplicar  un  tema      (Ilustración  25).  Un  tema   es  un  conjunto  de  colores,  fuentes,  líneas  y   efectos  de  rellenos  predefinidos  que  se   pueden  aplicar  a  todo  el  libro  o  a  elementos   concretos,  por  ejemplo,  gráficos  o  tablas.   Los  temas  ayudan  a  crear  documentos  con   un  aspecto  profesional.  Puede  ser  que  su   compañía  le  proporcione  un  tema  que   pueda  utilizar,  o  puede  elegir  entre  los   temas  predefinidos  que  hay  disponibles  en   Excel.  También  resulta  fácil  crear  un  tema   propio  con  un  aspecto  uniforme  y   profesional  que  pueda  aplicarse  a  los  libros   de  Excel  y  a  otros  documentos  de  versión   Office  2007.  Al  crear  un  tema,  podrá   cambiar  de  manera  individual  el  color,  la   fuente  y  los  efectos  de  relleno,  con  el  fin  de   poder  realizar  cambios  en  alguna  de  estas   opciones  o  en  todas.  

Ilustración  25:  Temas  en  Excel  

 

39  

  Utilizar  estilos      Un  estilo  es  un  formato  basado  en  un  tema  predefinido  que  se  puede  aplicar   para  cambiar  el  aspecto  de  tablas,  gráficos,  tablas  dinámicas,  formas  o  diagramas  de  Excel.   Puede  personalizar  un  estilo  si  los  estilos  predefinidos  integrados  no  satisfacen  sus   necesidades.  Para  los  gráficos  puede  elegir  entre  muchos  estilos  predefinidos,  pero  no  puede   crear  estilos  de  gráficos  propios.     Como  en  Excel  2003,  los  estilos  de  celda  se  utilizan  para  dar  formato  a  celdas  seleccionadas,   pero  ahora  puede  aplicar  rápidamente  un  estilo  de  celda  predefinido.  La  mayoría  de  los  estilos   de  celda  no  se  basan  en  el  tema  que  se  aplica  al  libro  y  puede  crear  fácilmente  uno  propio.    

Tablas  dinámicas  cómodas  de  crear  
En  Office  Excel  2007,  utilizar  tablas  dinámicas  es  mucho  más  fácil  que  en  versiones  anteriores   de  Excel.  Con  la  nueva  interfaz  de  usuario  de  tabla  dinámica,  la  información  que  desea  ver   sobre  sus  datos  está  a  su  disposición  con  sólo  hacer  clic  unas  cuantas  veces;  ya  no  tiene  que   arrastrar  datos  hasta  zonas  de  colocación  que  no  son  siempre  un  destino  fácil.  En  vez  de  eso,   simplemente  puede  seleccionar  los  campos  que  desea  ver  en  una  nueva  lista  de  campos  de  la   tabla  dinámica.   Desde  la  ficha  Insertar  se  elige  en  el  grupo  Tablas   el  comando  Tabla  Dinámica.  A  partir  de  ahí  solo   tiene  que  trabajar  con  el  panel  que  aparece  a  la   derecha  de  la  pantalla  para  conformar  las   cabeceras  de  filas  y  columnas  de  su  tabla  dinámica   usando  la  Lista  de  campos.  (Ilustración  26)   Y  después  de  crear  una  tabla  dinámica,  puede   aprovechar  muchas  otras  funciones  nuevas  o   mejoradas  para  resumir,  analizar  y  dar  formato  a   los  datos  de  la  tabla  dinámica.  Gracias  a  las  nuevas   fichas  adicionales  (Opciones  y  Diseño)  que   aparecen  al  crear  la  tabla  dinámica  usted  tiene  al   alcance  de  la  vista  multitud  de  herramientas  útiles   para  trabajar  con  la  tabla  dinámica.  (Ilustración  27)   Utilizar  Deshacer  en  tablas  dinámicas      Ahora   puede  deshacer  la  mayoría  de  las  acciones  que   utiliza  para  crear  o  reorganizar  una  tabla  dinámica.   Indicadores  de  más  o  menos  detalles      Estos   indicadores  se  utilizan  para  indicar  si  se  pueden   expandir  o  contraer  partes  de  la  tabla  dinámica   para  ver  más  o  menos  información.  

Ilustración  26:  Panel  de  Tablas  dinámicas  

 

40  

 
Ilustración  27:  Herramientas  de  Tablas  dinámicas  

Ordenar  y  filtrar      Ordenar  es  ahora  tan  fácil  como  seleccionar  un  elemento  en  la  columna  que   desea  ordenar  y  utilizar  los  botones  de  ordenación.  Puede  filtrar  los  datos  utilizando  filtros  de   tabla  dinámica  como  Mayor  que,  Igual  a  o  Contiene.   Formato  condicional      Puede  aplicar  formato  condicional  a  una  tabla  dinámica  de  Office  Excel   2007  por  celdas  o  por  intersección  de  celdas.   Estilo  y  diseño  de  tablas  dinámicas      Del  mismo  modo  que  se  hace  con  las  tablas  y  los  gráficos   de  Excel,  puede  aplicar  rápidamente  un  estilo  predefinido  o  personalizado  a  una  tabla   dinámica.  Además,  cambiar  el  diseño  de  una  tabla  dinámica  resulta  también  mucho  más   sencillo  con  la  nueva  interfaz  de  usuario.   Gráficos  dinámicos      Igual  que  las  tablas  dinámicas,  los  gráficos  dinámicos  son  más  fáciles  de   crear  en  la  nueva  interfaz  de  usuario.  Todas  las  mejoras  de  filtrado  también  están  disponibles   para  los  gráficos  dinámicos.  Cuando  cree  un  gráfico  dinámico,  tendrá  a  su  disposición   herramientas  y  menús  contextuales  específicos  para  que  pueda  analizar  los  datos  del  gráfico.   También  puede  cambiar  el  diseño,  el  estilo  y  el  formato  del  gráfico  o  sus  elementos  de  la   misma  manera  que  lo  haría  en  un  gráfico  normal.  En  Office  Excel  2007,  el  formato  de  gráfico   que  aplique  se  conserva  cuando  se  realizan  cambios  en  el  gráfico  dinámico,  lo  que  supone  una   mejora  sobre  la  forma  en  que  funcionaba  en  versiones  anteriores  de  Excel.  

Barra  de  estado  personalizable  
La  barra  de  estado  de  cualquier  aplicación  de  Office  ofrece  al  instante  información  adicional   del  trabajo  que  se  está  realizando  en  ese  momento.  Al  igual  que  en  el  resto  de  las   herramientas  de  Office  (Word,  PowerPoint...)  en  la  versión  2007  el  usuario  decide  que   información  quiere  mostrar  en  la  barra  de  estado.  Tiene  especial  interés  la  información  al   instante  de  la  suma,  promedio,  cuenta  y  muchas  funciones  más  que  aparecen  con  solo   seleccionar  un  rango  de  celdas.   Para  decidir  la  información  que  quiere  que  Excel  2007  muestre  en  la  barra  de  estado  solo  tiene   que  hacer  clic  en  la  misma  con  el  botón  derecho  y  elegir  de  la  lista.  

Gráficos  mejorados  
En  Office  Excel  2007,  puede  utilizar  las  nuevas  herramientas  gráficas  para  crear  fácilmente   gráficos  de  aspecto  profesional  que  comuniquen  información  eficazmente.  En  función  del   tema  que  aplique  al  libro,  el  nuevo  y  actualizado  aspecto  de  los  gráficos  incluye  efectos   especiales  como  3D,  transparencia  y  sombras  suaves.  (Ilustración  28).  

 

41  

MW  

NE  

O  

SE  

 
Ilustración  28:  Grafico  de  Excel  2007  

A  través  de  la  ficha  Insertar  y  el  comando  Gráfico  usted  entra  en  la  nueva  interfaz  de  usuario   que  facilita  la  exploración  de  los  tipos  de  gráfico  disponibles  de  manera  que  pueda  crear  el   gráfico  adecuado  para  los  datos.  Se  proporcionan  numerosos  estilos  y  diseños  de  gráficos   predefinidos  para  que  pueda  aplicar  rápidamente  un  formato  atractivo  e  incluir  los  detalles   que  desea  en  el  gráfico.  (Ilustración  29,  30  y  31)  

Ilustración  29:  Herramientas  de  gráficos:  Diseño  

 

Ilustración  30:  Herramientas  de  gráficos:  Presentación  

 

 

42  

Ilustración  31:  Herramientas  de  gráficos:  Formato  

 

Selectores  de  elementos  de  gráfico  visual      Además  de  los  diseños  y  los  formatos  rápidos,   ahora  puede  usar  la  nueva  interfaz  de  usuario  para  cambiar  todos  y  cada  uno  de  los  elementos   del  gráfico  para  presentar  los  gráficos  de  la  mejor  manera.  Con  sólo  hacer  clic  algunas  veces,   puede  agregar  o  quitar  títulos,  leyendas,  líneas  de  tendencia  y  otros  elementos  del  gráfico.   Un  aspecto  moderno  con  OfficeArt      Debido  a  que  los  gráficos  de  Office  Excel  2007  están   dibujados  con  OfficeArt,  casi  cualquier  cosa  que  pueda  hacer  a  una  forma  de  OfficeArt  podrá   hacérsela  al  gráfico  y  a  sus  elementos.  Por  ejemplo,  puede  agregar  una  sombra  suave  o  un   efecto  biselado  para  resaltar  los  elementos  o  utilizar  transparencias  para  hacer  que  los   elementos  que  están  parcialmente  tapados  en  el  diseño  del  gráfico  estén  visibles.  También   puede  utilizar  efectos  3D  realistas.   Líneas  y  fuentes  claras      Las  líneas  de  los  gráficos  aparecen  menos  dentadas  y  se  utilizan  las   fuentes  ClearType  para  mejorar  la  legibilidad  del  texto.   Más  colores  que  nunca      Puede  elegir  fácilmente  entre  los  colores  del  tema  predefinidos  y   variar  la  intensidad  de  su  color.  Para  obtener  más  control,  también  puede  agregar  sus  propios   colores  eligiendo  entre  16  millones  de  colores  en  el  cuadro  de  diálogo  Colores.   Plantillas  de  gráfico      Guardar  sus  gráficos  favoritos  como  plantilla  de  gráfico  es  todavía  más   fácil  gracias  a  la  nueva  interfaz  de  usuario.   Gráficos  compartidos   Utilizar  gráficos  de  Excel  en  otros  programas      En  versión  Office  2007,  los  gráficos  se   comparten  entre  Excel,  Word  y  PowerPoint.  En  vez  de  utilizar  las  funciones  de  gráficos  que   proporciona  Microsoft  Graph,  Word  y  PowerPoint  incorporan  ahora  las  eficaces  funciones  de   gráficos  de  Excel.  Debido  a  que  una  hoja  de  cálculo  de  Excel  se  utiliza  como  la  hoja  de  datos  del   gráfico  para  gráficos  de  Word  y  de  PowerPoint,  los  gráficos  compartidos  ofrecen  la  riqueza  de   funcionalidad  de  Excel,  incluidos  el  uso  de  fórmulas,  el  filtrado,  la  ordenación  y  la  capacidad  de   vincular  un  gráfico  a  orígenes  de  datos  externos,  como  Microsoft  SQL  Server  y  Analysis   Services  (OLAP),  para  mantener  la  información  actualizada  en  el  gráfico.  La  hoja  de  cálculo  de   Excel  que  contiene  los  datos  de  su  gráfico  se  puede  almacenar  en  un  documento  de  Word  o  en   una  presentación  de  PowerPoint,  o  en  un  archivo  independiente  para  reducir  el  tamaño  de  los   documentos.   Copiar  gráficos  en  otros  programas      Los  gráficos  se  pueden  copiar  y  pegar  fácilmente  entre   documentos  o  de  un  programa  a  otro.  Cuando  se  copia  un  gráfico  desde  Excel  a  Word  o   PowerPoint,  éste  cambia  automáticamente  para  coincidir  con  el  documento  de  Word  o  la   presentación  de  PowerPoint,  aunque  también  se  puede  conservar  el  formato  de  gráfico  de   Excel.  Los  datos  de  la  hoja  de  cálculo  de  Excel  se  pueden  incrustar  en  el  documento  de  Word  o    

43  

en  la  presentación  de  PowerPoint,  aunque  también  los  puede  dejar  en  el  archivo  de  origen  de   Excel.   Animar  gráficos  en  PowerPoint      En  PowerPoint,  puede  utilizar  la  animación  para  destacar  los   datos  de  un  gráfico  basado  en  Excel.  Puede  animar  todo  el  gráfico  o  la  entrada  de  leyenda  y  los   rótulos  del  eje.  En  un  gráfico  de  columnas,  puede  incluso  animar  columnas  individuales  para   ilustrar  mejor  un  punto  específico.  Las  características  de  animación  son  más  fáciles  de   encontrar  y  ofrecen  muchas  más  posibilidades  de  control.  Por  ejemplo,  puede  efectuar   cambios  en  pasos  específicos  de  animación  y  utilizar  más  efectos  de  animación.  

Herramientas  SmartArt  
Un  gráfico  SmartArt  es  una  representación  visual  de  la  información  que  se  puede  crear  de   forma  rápida  y  fácil,  eligiendo  entre  los  diferentes  diseños,  con  el  objeto  de  comunicar   mensajes  o  ideas  eficazmente.   Para  ello,  en  el  grupo  Ilustraciones  de  la  Ficha  Insertar,  debe  elegir  SmartArt.  A  continuación   dispondrá  de  una  galería  de  tipos  de  gráficos  donde  en  función  de  la  idea  que  quiera  transmitir   podrá  escoger  de  un  tipo  u  otro.  (Ver  Ilustración  32)  

 
Ilustración  32:  Gráficos  SmartArt  

Descripción  general  de  la  creación  de  gráficos  SmartArt   Gran  parte  del  contenido  que  se  crea  utilizando  programas  de  Office  2007  es  textual,  aunque   el  uso  de  ilustraciones  mejora  la  forma  de  entender  y  recordar  un  texto,  además  de  animar  a   realizar  alguna  acción.  Crear  ilustraciones  con  la  calidad  de  un  diseñador  puede  ser  un  reto,   especialmente  si  el  usuario  no  es  un  profesional  del  diseño  o  no  se  puede  permitir  contratar   uno.  Si  ha  utilizado  versiones  anteriores  de  Microsoft  Office,  puede  perder  gran  cantidad  de    

44  

tiempo  en  conseguir  que  las  formas  tengan  el  mismo  tamaño  y  estén  correctamente  alineadas.   También  necesitará  tiempo  para  conseguir  que  el  texto  tenga  el  aspecto  adecuado  y  en  aplicar   formato  manualmente  a  las  formas  para  que  se  adapten  al  estilo  general  del  documento,  en   vez  de  centrarse  en  el  contenido.  Con  la  nueva  característica  denominada  gráfico  SmartArt  de   versión  Office  2007  y  con  otras  características  nuevas,  como  los  temas  podrá  crear   ilustraciones  con  la  calidad  de  un  diseñador  con  sólo  hacer  clic  unas  cuantas  veces.   Puede  crear  un  gráfico  SmartArt  en  Excel  2007,  PowerPoint  2007,  Word  2007  o  en  un  mensaje   de  correo  electrónico  en  Outlook  2007.  Aunque  los  gráficos  SmartArt  no  se  pueden  crear  en   otros  programas  de  versión  Office  2007,  puede  copiarlos  y  pegarlos  como  imágenes  en  dichos   programas.   Al  crear  un  gráfico  SmartArt,  se  le  pide  al  usuario  que  elija  un  tipo,  que  puede  ser:  Proceso,   Jerarquía,  Ciclo  o  Relación.  Un  tipo  es  similar  a  una  categoría  de  gráfico  SmartArt  y  cada  tipo   contiene  varios  diseños  diferentes.  Una  vez  elegido  el  diseño  resulta  fácil  cambiar  el  diseño  del   gráfico  SmartArt.  Gran  parte  del  texto,  así  como  otro  contenido,  los  colores,  los  estilos,  los   efectos  y  el  formato  de  texto  se  transfieren  automáticamente  al  nuevo  diseño.   Una  vez  seleccionado  un  diseño  aparece  un  texto  de  marcador  de  posición  (por  ejemplo,   [Texto])  para  que  pueda  ver  el  aspecto  del  gráfico  SmartArt.  El  texto  de  marcador  de  posición   no  está  impreso  ni  se  muestra  durante  una  presentación  con  diapositivas.  Sin  embargo,  las   formas  siempre  se  muestran  y  se  imprimen  a  menos  que  las  elimine.  Puede  sustituir  el  texto   de  marcador  de  posición  por  su  propio  contenido.   A  medida  que  agrega  y  modifica  el  contenido  en  el  panel  de  texto,  el  gráfico  SmartArt  se   actualiza  automáticamente,  es  decir,  las  formas  se  agregan  o  se  quitan  según  sea  necesario.   También  puede  agregar  y  quitar  formas  en  el  gráfico  SmartArt  para  ajustar  la  estructura  del   diseño.  Por  ejemplo,  aunque  el  diseño  Proceso  básico  aparezca  con  tres  formas,  puede  ser  que   su  proceso  sólo  necesite  dos  formas  o  que  necesite  cinco.  A  medida  que  agrega  o  quita  formas,   y  modifica  el  texto,  la  disposición  de  las  formas  y  la  cantidad  de  texto  que  contienen  se   actualiza  automáticamente  y  se  mantiene  el  diseño  y  el  borde  originales  del  diseño  de  gráfico   SmartArt.   Para  dar  al  gráfico  SmartArt  una  calidad  profesional  y  perfeccionar  la  presentación   rápidamente,  aplique  un  Estilo  SmartArt.   Consideraciones  a  la  hora  de  crear  un  gráfico  SmartArt   Antes  de  crear  el  gráfico  SmartArt,  visualice  el  tipo  y  el  diseño  más  adecuados  para  mostrar  sus   datos.  ¿Qué  desea  trasmitir  con  el  gráfico  SmartArt?  ¿Desea  un  diseño  concreto?  Puesto  que   puede  cambiar  diseños  de  forma  rápida  y  fácil,  pruebe  con  los  diferentes  tipos  de  diseños   hasta  que  encuentre  el  que  mejor  ilustre  su  mensaje.  El  gráfico  debe  ser  claro  y  fácil  de   entender.  Experimente  con  los  diferentes  tipos  de  gráficos  SmartArt  utilizando  la  siguiente   tabla  como  punto  de  partida.  La  finalidad  de  esta  tabla  es  ayudarle  a  ponerse  manos  a  la  obra,   no  es  una  lista  completa.    

 

45  

  Tipo  de   gráfico   Lista     Proceso     Ciclo     Jerarquía     Jerarquía   Relación   Matriz   Pirámide  

Propósito  del  gráfico   Mostrar  información  no  secuencial   Mostrar  los  pasos  de  un  proceso  o  escala  de  tiempo   Mostrar  un  proceso  continuo   Mostrar  un  árbol  de  decisión   Crear  un  organigrama   Ilustrar  conexiones   Mostrar  cómo  las  partes  se  relacionan  con  un  todo.   Mostrar  relaciones  proporcionales  con  el  mayor  componente  en  la  parte   superior  o  inferior.    

Asimismo,  tenga  en  cuenta  la  cantidad  de  texto  que  tiene  porque  ésta  suele  determinar  el   diseño  que  se  ha  de  utilizar  y  las  formas  que  se  necesitan.  En  general,  los  gráficos  SmartArt  son   más  eficaces  cuando  el  número  de  formas  y  la  cantidad  de  texto  se  limitan  a  puntos  clave.  Los   textos  largos  pueden  distraer  la  atención  de  la  apariencia  visual  del  gráfico  SmartArt  y   dificultar  la  transmisión  visual  del  mensaje.  No  obstante,  algunos  diseños,  como  Lista  de   trapezoides  en  el  tipo  Lista,  funcionan  mejor  con  textos  más  largos.   Algunos  diseños  de  gráficos  SmartArt  contienen  un  número  fijo  de  formas.  Por  ejemplo,  el   diseño  Flechas  de  contrapeso  del  tipo  Relación  está  diseñado  para  mostrar  dos  ideas  o   conceptos  opuestos.  Sólo  pueden  contener  texto  dos  formas  y  el  diseño  no  se  puede  cambiar   para  mostrar  más  ideas  o  conceptos.  

  Si  necesita  transmitir  más  de  dos  ideas,  cambie  a  otro  diseño  que  disponga  de  más  de  dos   formas  para  texto,  por  ejemplo,  el  diseño  Pirámide  básica  del  tipo  Pirámide.  Tenga  en  cuenta   que  cambiar  los  diseños  o  los  tipos  de  gráficos  SmartArt  puede  alterar  el  significado  de  la   información.  Por  ejemplo,  un  diseño  de  gráfico  SmartArt  con  flechas  hacia  la  derecha,  como   Proceso  básico  en  el  tipo  Proceso,  no  significa  lo  mismo  que  un  gráfico  SmartArt  con  las   flechas  en  círculo,  por  ejemplo,  Ciclo  continuo  en  el  tipo  Ciclo.  

 

46  

Crear  un  gráfico  SmartArt   1. En  la  ficha  Insertar,  en  el  grupo  Ilustraciones,  haga  clic  en  SmartArt.    

  2. En  el  cuadro  de  diálogo  Elegir  un  gráfico  SmartArt,  haga  clic  en  el  tipo  y  en  el  diseño   que  desea.     3. Escriba  el  texto  mediante  uno  de  estos  procedimientos:    
  

Haga  clic  en  una  forma  del  gráfico  SmartArt  y,  a  continuación,  escriba  el  texto.     Haga  clic  en  [Texto]  en  el  panel  de  texto  y  escriba  o  pegue  el  texto.     Copie  texto  desde  otro  programa,  haga  clic  en  [Texto]  y  péguelo  en  el  panel  de   texto.    

4. Haga  clic  en  el  gráfico  SmartArt.     5. En  Herramientas  de  SmartArt,  en  la  ficha  Diseño,  en  el  grupo  Crear  gráfico,  haga  clic   en  Panel  de  texto.    

Complemento  para  guardar  como  PDF  
Hay  muchas  situaciones  donde  es  útil  guardar  el  archivo  con  un  formato  de  diseño  fijo  que  sea   fácil  de  compartir  e  imprimir  pero  difícil  de  modificar.  Excel  2007  y  cualquier  programa  de   Office  2007  ofrece  un  complemento  gratuito  para  guardar  o  exportar  este  tipo  de  archivo,   pero  debe  antes  instalar  el  complemento  para  poder  utilizarlo.  También  hay  productos  de   otros  fabricantes  disponibles  para  exportar  un  archivo  de  Microsoft  Office  en  un  documento   con  diseño  fijo.   Sobre  los  formatos  de  archivo  PDF   Si  utiliza  un  complemento,  puede  guardar  o  exportar  un  archivo  desde  un  programa  de   Microsoft  Office  con  los  siguientes  formatos:   Formato  de  documento  portátil  (PDF)  es  un  archivo  electrónico  con  diseño  fijo  que  conserva  el   formato  del  documento  y  que  permite  compartir  archivos.  El  formato  PDF  garantiza  que,   cuando  el  archivo  se  ve  en  línea  o  se  imprime,  conserva  exactamente  el  formato  deseado  y   que  los  datos  del  archivo  no  se  pueden  cambiar  fácilmente.  El  formato  PDF  también  es  útil   para  documentos  que  se  reproducirán  utilizando  métodos  comerciales  de  impresión.     Para  ver  un  archivo  PDF,  debe  tener  instalado  un  lector  de  archivos  PDF  en  el  equipo.  Por   ejemplo,  Adobe  Reader  es  un  lector  y  está  disponible  en  el  sitio  de  Adobe  Systems.   Después  de  guardar  un  archivo  como  PDF,  no  podrá  usar  el  programa  de  la  versión  Office  2007   para  efectuar  cambios  directamente  el  archivo  PDF.  Debe  hacer  los  cambios  en  el  archivo  de  la   versión  Office  2007  en  el  que  lo  creó  y  volver  a  guardar  el  archivo  como  PDF.  

 

47  

Instalar  y  utilizar  Publish  como  complemento  de  PDF  desde  Microsoft   Para  guardar  o  exportar  un  archivo  como  PDF,  debe  antes  instalar  Publish  como  complemento   de  PDF.   1. Vaya  a  Complemento  Guardar  como  PDF  o  XPS  de  Microsoft  para  programas  de   Microsoft  Office  2007  y  siga  las  instrucciones  de  esa  página.     2. Tras  instalar  Publish  como  complemento  de  PDF  o  XPS,  puede  exportar  el  archivo   como  PDF  o  XPS.  Para  ello:   1. Haga  clic  en  el  botón  de  Microsoft  Office ,  señale  la  flecha  situada  junto  a  Guardar   como  y,  a  continuación,  haga  clic  en  PDF  o  XPS.     2. En  la  lista  Nombre  de  archivo,  escriba  o  seleccione  un  nombre  para  el  libro.     3. En  la  lista  Guardar  como  tipo,  haga  clic  en  PDF.     4. Si  desea  abrir  el  documento  inmediatamente  después  de  guardarlo,  active  la  casilla  de   verificación  Abrir  archivo  después  de  publicar.     5. Junto  a  Optimizar  para,  realice  una  de  las  acciones  siguientes  según  lo  que  estime  más   importante,  el  tamaño  de  archivo  o  la  calidad  de  impresión:     6. Si  el  libro  requiere  una  calidad  de  impresión  alta,  haga  clic  en  Estándar  (publicación  en   línea  e  impresión).     7. Si  la  calidad  de  impresión  es  menos  importante  que  el  tamaño  del  archivo,  haga  clic  en   Tamaño  mínimo  (publicación  en  línea).     8. Con  el  fin  de  especificar  varias  opciones  para  el  archivo,  haga  clic  en  Opciones.  Haga   clic  en  Aceptar.     9. Haga  clic  en  Publicar.    

Guía  de  referencia  de  comandos  de  Excel  2003  a  Excel  2007    
En  la  web  oficial  de  Office  (http://office.microsoft.com/es)  puede  encontrar  una  guía   interactiva  donde  averiguar  cómo  hacer  en  Excel  2007  cualquier  tarea  que  ya  sabía  realizar  en   Excel  2003.   Para  ello  entre  en  http://office.microsoft.com/es  y  teclee  en  el  buscador:  “guía  de  referencia   de  comandos  de  Excel  2003  a  Excel  2007”.  

Descarga  y  acceso  a  más  recursos  
Si  te  ha  gustado  este  manual  puedes  descargarlo  libremente  desde  la  web  del  autor:   www.josenrique.es   Allí  también  encontrarás  gran  cantidad  de  recursos  accesibles  sin  coste  alguno  así  como  la   posibilidad  de  plantear  y  encontrar  respuesta  a  tus  dudas  

 

48  

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful