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Microsoft Oficce Excel

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08/25/2011

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MICROSOFT OFICCE EXCEL

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo u hoja electrónica. ¿Para qué sirve una hoja de cálculo? Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Además permite modelizar o simular situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas. Una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas y financieras, proporcionando además un interfaz más adecuado para el tratamiento de problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que proporcionan la mayoría de las calculadoras. Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 256, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2... Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16.384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.las columnas inician con la letra A y terminan con la combinación de las letras XFD.
Para las columnas usará de la A a la Z para las 26 primeras, luego se valdrá de la AA hasta la AZ para las 26 columnas siguientes, después de la BA a la BZ, de la CA a la CZ y así hasta la ZZ; en este momento comenzará con AAA, AAB,....hasta llegar a la XFD que será la última columna. ‡ En cuanto a las filas, estarán numeradas del 1 hasta el 1.048.576 lógicamente.‡ Se deduce por tanto que para designar las celdas de una Hoja --teniendo en cuenta lo anterior--, se usará desde el A1 (primera celda de una Hoja) hasta XFD1048576 (sería la última celda de la Hoja).En versiones anteriores el número de columnas y filas cambia ejemplo en el 2003 FILAS 65536 COLUMNAS 256.

La intersección de una columna y una fila se denominaCelda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Como ya sabrás, el lugar de intersección de una fila con una columna, recibe el nombre de celda, y por tanto en una Hoja podremos disponer nada menos que de 17.179.869.184 celdas (¡¡ más de diecisiete mil millones de celdas !!). Esto hará que sea prácticamente imposible que puedas llenar una Hoja, pero siempre será bueno disponer de espacio suficiente...Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones, normalmente tiene un alto de 15,00 (20 pixeles) y un ancho de 10,71 (80 pixeles). Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos 1. Datos numéricos: una vez seleccionada la celda se pueden introducir los datos numéricos. Las fechas, horas y porcentajes se consideran como datos numéricos por lo que se los trata como a estos. 2. Texto: Para introducir un texto se selecciona una celda y luego se introduce el texto. Un dato

3. la cantidad máxima de caracteres es de 16. Para introducir una fórmulas o función hay que anteponer cualquiera de los signos: "=". otras sobre valores numéricos. pues de lo contrario Excel interpreta que se esta introduciendo texto. letras. Hay funciones que actúan sobre textos. Se trata de picar en el botón de Office e ir abajo a Opciones de Excel.tipo texto es de naturaleza alfanumérica. Las funciones son expresiones que devuelven un resultado y se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos. que puede tener como caracteres. otras sobre fechas y como estas se pueden anidar . o sea. en este nuevo formato pasaría a ser F4C3. COLUMNAS Y CELDAS. mediante el cual representa las filas con la "F" y las columnas con la "C" seguidas ambas por un número. así como las celdas de cualquier Hoja por defecto.000. Sin embargo. OTRO SISTEMA DE REFERENCIA PARA FILAS. "+" o "-". también una función puede ser el argumento de otra. Fórmulas y funciones: las fórmulas y funciones es uno de los aspectos donde Excel demuestra su potencia. tendríamos que elegir en la parte izquierda el apartado Fórmulas y a la derecha .Hemos visto por tanto la forma en que Excel 2007 trata las filas y columnas. para entenderlo mejor te diré que la celda que normalmente llamaríamos C4. números y símbolos. también se podrá hacer que Excel trabaje con el sistema F1C1. que nos llevaría a esta pantalla: - Aquí.

de forma que podríamos decir se trata de un atajo para trabajar con partes de Excel. En este lugar podremos colocar botones por ejemplo que nos permitan "Guardar". así por ejemplo la ficha "Inicio" contiene unas herramientas agrupadas en las categorías de "Portapapeles". etc. así de sencillo. aparecerá el nombre que le dimos... finalmente tendríamos que picar sobre el botón Aceptar para que pasase a dicho sistema de Excel 2007:- A partir de este momento. pero en el momento en que lo hayamos guardado.También podremos desde él acceder a las "Opciones de Excel".. de forma que con solo leer el enunciado nos haremos una idea de su contenido.. contienen una serie de botones que nos permitirán realizar tareas concretas. lo veremos. Excel le dará el de "Libro1... PRESENTACION DE LA HOJA DE CALCULO Botón de Office: Es una novedad en las versiones 2007 de Office. Barra de herramientas de acceso rápido: También es una novedad en versiones 2007. por cuanto nos permitirá acceder de forma rápida a partes tan interesantes como "Nuevo". Aprenderás a lo largo del curso cómo se pueden agregar botones (y/o eliminarlos) así como hacer que la barra aparezca debajo de la cinta de opciones.). Libro2. "Fuente". si no lo hemos guardado con un nombre.etc. La forma de trabajar con las fichas.activaríamos la casilla Estilo de referencia F1C1. "Abrir". y además útil... y nos permitirá colocar ahí varios botones de las tareas que más usemos. no tendrías más que seguir los pasos explicados y en esta ocasión deseleccionar la casilla: Estilo de referencia F1C1. "Guardar y Guardar como. Si quieres volver al anterior. Barra de Título: Nos mostrará siempre el título del Libro que tengamos activo. además de "Imprimir". "Alineación". Tanto las fichas como las categorías son sumamente intuitivas. Fichas: Son unas pestañas que contienen todas las herramientas de Excel agrupadas por categorías. "Cerrar" y otros.Cada una de esas categorías a su vez...". en principio. es sencilla ya que se trata de hacer clic sobre ella para que nos muestre las categorías con la . Excel pasaría a designar las celdas mediante este nuevo sistema. lo que nos ahorrará tiempo al no tener que buscar estas herramientas en las fichas de Excel 2007.. o "Imprimir" y otras muchas acciones.

- Barra de fórmulas: En esta ventana podremos escribir directamente fórmulas y otros datos -como veremos en el curso--. Con un clic sobre este botón. nos está indicando la celda B6. rea de referencia: Es el espacio situado a la izquierda de la barra de fórmulas. pudiendo ser una celda o un conjunto de ellas. Por ejemplo en la imagen de arriba. Aquí podremos realizar consulta sobre un tema del que tengamos dudas. Son fundamentales en Excel 2007. ya que nos permiten identificar cualquier lugar dentro de una hoja. . así como la tarea que lleva a cabo cada una. la cual nos podrá sacar de más de un apuro. y tendremos la respuesta de inmediato. que es conde convergen ambos encabezados. Cada ficha contiene una serie de categorías que a su vez engloban un conjunto de útiles representados por botones.tarea concreta que necesitamos realizar. En la imagen de arriba puedes ver un ejemplo. nos aparece la excelente ayuda de la aplicación. y tiene importancia ya que nos permite conocer en todo momento la celda en la que nos encontramos. el resultado de la multiplicación aparece en la celda B6. Botón de ayuda: Nos permitirá en cualquier momento tener acceso a la "Ayuda de Microsoft Excel 2007". Encabezados de fila y columna: Son las letras y números que se encuentran en la parte superior y en la izquierda respectivamente. y que identificarán en todo momento una posición (la celda activa). y me dará el resultado en la celda activa en ese momento. Cinta de opciones: Es el grupo de botones que aparece siempre siempre debajo de las Fichas. Puedes ver en la imagen de arriba que efectivamente. A este grupo de categorías y botones es a lo que llamamos "cinta de opciones" que es de suma importancia conocer. siempre con el signo "=" delante. donde le ingreso una fórmula (una multiplicación).

Hoja2. Veremos en otro Tema la forma de trabajar con dichas vistas. que en ocasiones pueden resultar escasas. el cual podremos mover hacia el "+" (aumentar tamaño) o hacia el "-" (disminuír). tienes que ir abajo: - Simplemente picando sobre el icono que te indico en la imagen verás como aparece una nueva Hoja en tu Libro. Hoja3). RENOMBRARLAS. de ocurrir así sería necesario crear nuevas Hojas. ELIMINARLAS EN EXCEL 2007 Por defecto. Barras de desplazamiento: Conocidas por todos ya que aparecen en cualquier aplicación. En la parte izquierda nos muestra siempre el tamaño de zoom en porcentaje (100% normalmente). lo que es muy sencillo. lo que hará que te aparezca el siguiente desplegable: No tienes más que picar sobre Hoja de cálculo en el cuadro de diálogo que aparece. nos permitirán el desplazamiento por la hoja. lógicamente son muy útiles para movernos sin dificultad por dichas hojas. para que una nueva Hoja se creeen tu Libro Excel: - . Botones para vistas: Fácilmente se deduce que mediante estos botones podremos cambiar fácilmente de vista en nuestra hoja de cálculo. Excel 2007 trae incluídas 3 Hojas de cálculo.Hojas de las que consta un Libro: También llamado "Fichas de Hojas" por ser el lugar en que efectivamente se encuentran las fichas que contienen las hojas de un Libro. Otra forma de crear una nueva Hoja es picando con botón derecho sobre una de ellas. bien hacia derecha/izquierda o bien hacia arriba/abajo. HERRAMIENTAS COMO AGREGAR NUEVAS HOJAS. En principio aparecen tres (nombradas por defecto como "Hoja1. Para crear una nueva Hoja en Excel. Zoom para vista: Que nos permite ampliar o disminuir el tamaño de nustra hoja mediante el deslizador situado en el centro. pero ya veremos como se pueden ampliar con tantas hojas como necesitemos de una forma muy sencilla y como se pueden renombrar por el título que nos interese.

podrás cambiar el nombre de una Hoja. tan sencillo como hacer un clic con botón derecho sobre esa Hoja y en el desplegable elijo Eliminar: - Con lo que la llamada Nueva. habrá desaparecido... etc. "Hoja2".CAMBIAR NOMBRE A UNA HOJA EXISTENTE De forma igual de sencilla.. Para ello no tienes más que hacer clic con botón derecho sobre la Hoja que deseas cambiar: Ahora solo tienes que teclear el nuevo nombre (yo en el ejemplo. de modo que el consabido "Hoja1". tenga el nombre que desees o te interese. a la Hoja5 la cambio por Nueva): - ELIMINAR UNA HOJA QUE YA EXISTE Si lo que queremos es que una Hoja existente desaparezca de tu Libro. - .

COMO MOVER U OCULTAR HOJAS EN LIBRO DE EXCEL 2007 Seguimos aprendiendo más cosas sobre las Hojas... Para ello. . no tienes más que ir a: - Elijes color en el selector y este quedará aplicado a la pestaña. además puedes eliminarlas o cambiarles el nombre con tan solo unos pocos clics de ratón. DAR COLOR A UNA ETIQUETA DE HOJA Si te interesa.Habrás podido comprobar de qué forma tan sencilla podrás agregar cuantas Hojas necesites en tu Libro de Excel 2007. es tan sencillo como "arrastrar": - Tendremos que "soltar" en el lugar exacto donde queramos (que nos indica la flechita negra que puedes ver arriba): Has visto por tanto como la llamada Hoja4 ha sido movida hasta colocarla justo después de la llamada Hoja1. en esta ocasión vamos a ver como podemos mover una Hoja de ubicación. puedes hacer que la pestaña de etiqueta de una Hoja aparezca con un color (por ejemplo si queres hacer que destaque porque sea más importante para tí).

OCULTAR UNA HOJA También podrás hacer que una Hoja de tu Libro Excel quede oculta (que no eliminada). si una Hoja que tienes ocultada deseas que vuelva a mostrarse: - - . Para ello haces clic con botón derecho y elijes Ocultar: - HACER QUE VUELVA A MOSTRARSE UNA HOJA OCULTA Y la operación contraria.

una de estas son las opciones de autorelleno.Opciones de Autorelleno Microsoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas para realizar varias tareas con los datos ingresados en las hojas. basta con escribir el primer mes enero. es entonces que debemos mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el cursor. basta acercar el cursor a la parte inferior derecha de la celda donde se encuentre el mes de enero y observemos que las cruz del cursor toma una forma más delgada. por ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del año. como lo podemos observar en la siguiente imagen: . luego para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses.

esto siempre va a suceder con este tipo de datos.. MAS OPCIONES DE "AUTORELLENO": LISTAS PERSONALIZADAS EN EXCEL 2007 Hasta ahora.. Efectivamente. No sería lógico que cada vez tuvieses que teclear dichos nombres.. si se continúa con este desplazamiento vamos a observar que aparece otra vez el día lunes. pero ¿sabes que puedes tú preparar tu propia lista?. ahora en la parte .. ** Imagínate que sueles crear Hojas donde aparecen con frecuencia listas de empleados de tu empresa (para realizar facturas. es más lógico crearte una lista propia y usar autorelleno. una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el día domingo. listado de empleados. nos iremos a las Opciones de Excel (ver imagen de arriba).). aparecerá entonces: - Si no te aparece activado Más frecuentes en la parte izquierda.De igual forma se puede hacer una prueba con los días de la semana empezando el lunes.. Veamos: - Para crear una lista personalizada de autorelleno. pica en esa opción. no tienes por qué limitarte a usar las listas de Excel 2007 sino que puedes prepararte listas personalizadas para usar en determinadas ocasiones. etc. en las dos lecciones anteriores hemos aprendido las distintas formas de usar la opción de autorelleno.

. en la zona central ( Entradas de lista ) debes teclear todos los nombres de los empleados (uno cada vez y <Enter>) de uno en uno hasta tenerlos todos. Isabel.. con lo cual ya tendremos nuestra lista personalizada guardada. Una vez escritos todos.derecha pica sobre el botón Modificar listas personalizadas. y dinalmente Begoña. Julio.: - Y ahora viene lo importante. Pedro Luis. picamos sobre el botón Agregar: - Aceptamos ahora todos los cambios. Ahora vamos a nuestra Hoja y donde queramos nos colocamos y tecleamos el nombre del primero ( Antonio ): - . En el ejemplo tecleo: Antonio.

. sin duda sabrás sacarle partido en muchas ocasiones al manejo de las listas personalizadas de autorelleno en Excel 2007NOTA: La eliminación de una lista es muy sencilla: sigue los pasos explicados. pica en la parte izquierda (Listas personalizadas:) en la lista que deseas eliminar y ahora tan solo tienes que picar en la parte derecha en el botón Eliminar. y podrás comprobar que tu nueva lista personalizada funciona perfectamente. Verás como vá colocando en cada celda los nombres de los empleados de tu empresa (puede ser en horizontal o en vertical): - Sencillo y muy útil a la vez.Sólo nos falta ahora proceder a "arrastrar" como ya hemos aprendido.

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