METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

ORGANIZACIÓN Y METODOS Oscar León

ETAPAS
‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ VISION DEL ESTUDIO PLANEACION DEL ESTUDIO RECOPILACION DE DATOS ANALISIS DE DATOS FORMULACION DE RECOMENDACIONES IMPLANTACION EVALUACION
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VISION DEL ESTUDIO
‡ Etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales p/dimensionar su naturaleza y propósito, esto es, para ver su razón de ser y el alcance de las acciones

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VISION DEL ESTUDIO EVOLUCION DE LA IDEA:
‡ PERCEPCION DE LA IDEA:
1. Concepción 2. Examen preliminar 3. Formulación de preguntas

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DEPURACION DE LA IDEA:
1. Organización 2. Extrapolación 3. Retroalimentación

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CONSOLIDACION DE LA IDEA
1. Estructuración 2. Registro 3. Exposición

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ideas secundarias y efectos esperados en la implantación del estudio ‡ EVOLUCION DE UNA IDEA: El desarrollo conceptual y visual del pensamiento permite captar. 25/08/2011 5 . depurar y fortalecer las ideas.VISION DEL ESTUDIO ‡ APROXIMACION A CONCEPTOS: Proceso a través del cual evoluciona el pensamiento con el propósito de ordenar los conceptos para precisar ideas básicas.

es decir establecer los ³términos de referencia´ para orientar su ejecución.PLANEACION DEL ESTUDIO ‡ Consiste en precisar su naturaleza. alcance y requerimientos técnicos . 25/08/2011 6 .

PLANEACION DEL ESTUDIO ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ DETERMINACION DEL FACTOR DE ESTUDIO DEFINICION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO INVESTIGACION PRELIMINAR PREPARACION DEL PROYECTO DE ESTUDIO AUTORIZACION PARA REALIZAR EL ESTUDIO INTEGRACION DEL GRUPO CAPACITACION DEL GRUPO 25/08/2011 7 .

Comités. ‡ Recursos de información ‡ FUENTES EXTERNAS ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Normativas Competidores Proveedores Clientes o usuarios Organizaciones lideres en el campo de trabajo ‡ Organizaciones de otros campos de trabajo 25/08/2011 8 .FUENTES DE ESTUDIO ‡ FUENTES INTERNAS ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Órganos de gobierno Nivel directivo Nivel medio Área afectada Unidades de mejoramiento admtvo ‡ Otras unidades ‡ Comisiones.

el cual debe ser muy especifico en cuanto a los resultados esperados.DEFINICION DEL ESTUDIO OBJETIVOS ‡ Objetivos: lo que se pretende lograr o alcanzar con la investigación ‡ Una vez detectados los factores que requieren atención. 25/08/2011 9 . es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio.

analizar. ir ) Ejemplos: conocer.OBJETIVOS ‡ Los verbos deben redactarse en infinitivo ( ar. etc. determinar. evaluar. ‡ Los objetivos pueden ser: ‡ Generales ‡ Específicos 25/08/2011 10 . describir. identificar. er.

servir de base para conformar el equipo de trabajo que conducirá el estudio 25/08/2011 11 . el cual puede posteriormente.INVESTIGACION PRELIMINAR ‡ Implica revisar: ‡ Génesis de la organización ‡ Literatura técnica legal ‡ Establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar ‡ La responsabilidad de reunir esta información puede recaer en un equipo piloto.

LINEAMIENTOS PARA ORIENTAR UNA INVESTIGACION PRELIMINAR ‡ Determinar las necesidades que existen en el área de estudio e identificar los factores que requieren atención. ‡ Jerarquización de prioridades ‡ Descripción de la ubicación. naturaleza y extensión del estudio ‡ Interrelación de las unidades admtvas y su vinculo c/el entorno ‡ Conocimientos técnicos y/o habilidades requeridas ‡ Estimación de tiempo y recursos necesarios 25/08/2011 12 .

estadísticas. tratados. manuales. ‡ Información s/el campo de trabajo: organigramas. formularios. etc. volumen de trabajo. reglamentos. acuerdos. etc. ‡ Información de otras organizaciones 25/08/2011 13 .CONTENIDO DE LA INVESTIGACION PRELIMINAR La investigación preliminar exige que se investigue al menos lo siguiente: ‡ Información referente a leyes. circulares. condiciones de trabajo. decretos. estudios anteriores.

PREPARACION DEL PROYECTO DE ESTUDIO Luego de realizada la investigación preliminar para realizar el estudio. hay que preparar el documento de partida: ‡ PROPUESTA TECNICA ‡ PROGRAMA DE TRABAJO 25/08/2011 14 .

PROPUESTA TECNICA La propuesta técnica debe incluir: ‡ Naturaleza ‡ Alcance ‡ Justificación ‡ Antecedentes ‡ Objetivos ‡ Estrategia ‡ Acciones ‡ Recursos ‡ Costo ‡ Resultados ‡ Información complementaria 25/08/2011 15 .

PROGRAMA DE TRABAJO Que debe considerar: ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Identificación Responsable (s) Área (s) Clave Actividades Fases Calendario Representación grafica Formato Reportes de avance Periodicidad 16 25/08/2011 .

AUTORIZACION PARA REALIZAR EL ESTUDIO ‡ AUTORIZACION ‡ DIVULGACION 25/08/2011 17 .

INTEGRACION DEL GRUPO ‡ FORMAR EQUIPO DE TRABAJO ‡ NOMBRAR COORDINADOR 25/08/2011 18 .

CAPACITACION DEL GRUPO ‡ ‡ ‡ ‡ Medios de investigación que se emplearan Objetivo de la investigación Unidades involucradas Calendario de actividades 25/08/2011 19 .

que debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente ocurre en la organización.RECOPILACION DE DATOS ‡ Luego de terminar con la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos. evitando así caer en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento inoperantes 25/08/2011 20 .

RECOPILACION DE DATOS Requisitos básicos que deben reunir los datos ‡ Específicos ‡ Completos ‡ Correctos ‡ Pertinentes ‡ Congruentes ‡ Susceptibles de validarse 25/08/2011 21 .

lógico.Términos utilizados ‡ Especifico: Que es propio de algo y lo caracteriza y distingue de otras cosas ‡ Completo: Lleno. . hacerlo válido. perfecto. ‡ Pertinentes: Perteneciente o correspondiente a algo ‡ Congruente: Conveniente. coherente. ‡ Validar: Dar fuerza o firmeza a algo. acabado. cabal.

RECOPILACION DE DATOS Actitud del equipo responsable ‡ Sin prejuicios ni actitudes preconcebidas ‡ Conducta amable y discreta ‡ Evitar falsas expectativas 25/08/2011 23 .

RECOPILACION DE DATOS Técnicas de recopilación de datos ‡ Investigación documental ‡ Observación directa ‡ Consulta a sistemas de información ‡ Entrevistas ‡ Cuestionario ‡ Cedulas 25/08/2011 24 .

RECOPILACION DE DATOS Integración de datos ‡ Resguardo ‡ Clasificación Para facilitar su análisis. la información puede dividirse en dos grandes grupos ‡ Antecedentes ‡ Situación actual 25/08/2011 25 .

RECOPILACION DE DATOS ‡ Antecedentes ‡ Leyes y reglamentos ‡ Evolución o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores 25/08/2011 26 .

RECOPILACION DE DATOS Situación actual ‡ Objetivos ‡ Estructura orgánica ‡ Recursos presupuestarios asignados ‡ Normas y políticas administrativas ‡ Funciones ‡ Procedimientos 25/08/2011 27 .

Continuación situación actual ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Procesos Instrumentos jurídico administrativo Infraestructura tecnológica Equipo Condiciones de trabajo Ambiente laboral Relaciones con el entorno 28 25/08/2011 .

ANALISIS DE DATOS Una vez recopilados los datos. deben someterse a un proceso de análisis o examen critico que permita precisar las causas del estudio y valorar las diferentes opciones de actuación .

Naturaleza del análisis El análisis consiste en separar los componentes de una situación o estudio hasta conocer la naturaleza. las características y el origen de su comportamiento El propósito del análisis es establecer los fundamentos para desarrollar alternativas de solución al factor que se estudia. a fin de introducir las medidas de mejoramiento administrativo de la mejor manera posible .

Procedimiento de análisis Pasos: ‡Conocer el hecho o situación que se analiza ‡Describirlo ‡Descomponerlo en sus partes ‡Examinarlo críticamente ‡Ordenar cada elemento según criterio establecido ‡Definir las relaciones que se dan entre esos elementos ‡Identificar y explicar su comportamiento .

Preguntas fundamentales: ‡Que trabajo se hace ‡Para que se hace ‡Quien lo hace ‡Como se hace ‡Con que se hace ‡Cuando se hace 25/08/2011 32 .

Técnicas de análisis administrativo Administración por objetivos Análisis de sistemas Análisis costo-beneficio Análisis FODA Autoevaluación Auditoria administrativa benchmarking .

Continuación técnicas « Control total de calidad Desarrollo organizacional Diagrama de pareto Empowerment Estudio de factibilidad Inteligencia emocional Reingenieria etc .

se lograra determinar mas fácilmente los cursos de acción para darles solución FORMULACION DEL DIAGNOSTICO .En su preparación debe considerarse la relación que existe entre el origen del estudio y sus consecuencias. ya que si se identifica claramente la relación causa efecto.

Información base: ‡Marco global de análisis ‡Antecedentes ‡Normas ‡Procesos fundamentales ‡Objetivos. funciones y procedimientos ‡Estructura orgánica ‡Sistemas de apoyo administrativo ‡Etc. .Formulación del diagnostico cont.

es posible elaborar propuestas de acción concretas.FORMULACION DE RECOMENDACIONES Como resultado del análisis de los datos y de la formulación del diagnostico. evaluar sus ventajas y desventajas y presentarlas como propuestas o recomendaciones Se inicia así una fase constructiva del estudio la cual presupone un proceso inverso al analisis es decir la SINTESIS .

Consideraciones previas oNo perder de vista el objetivo del estudio oTomar en cuenta las disposiciones jurídicas y administrativas oLa experiencia de trabajos anteriores oExplorar los diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral oDar preferencia a las recomendaciones practicas o viables oAprovechar toda la ayuda disponible .

materiales. basta jerarquizarlas considerando su viabilidad ‡Cada recomendación debe acompañarse de una estimación de los requerimientos humanos.Preparación de recomendaciones ‡No es necesario presentar todas las recomendaciones cuando son muy numerosas. financieros y tecnológicos .

Tipos de recomendaciones ‡De mantenimiento ‡De eliminación ‡De adición ‡De combinación ‡De fusión ‡De modificación ‡De simplificación ‡De intercambio .

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