Contabilidad Gubernamental

La Contabilidad Gubernamental del Ecuador
Gabriel Freire Romo
LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL DEL ECUADOR CAPITULO I LA ADMINISTRACIN FINANCIERA GUBERNAMENTAL1 El conocimiento de los aspectos bsicos de la administracin financiera gubernamental en el Ecuador, es el punto de partida para analizar en detalle cada uno de sus componentes y concluir con el entendimiento del sistema de contabilidad gubernamental. 1.1 REGULACIONES LEGALES
En el sector pblico las leyes determinan lo que puede hacerse, los procesos y las personas autorizadas para hacerlo, a diferencia del sector privado que puede realizar cualquier actividad siempre que no contravenga las disposiciones legales en vigor. El Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas (COPLAFIP) publicado en el Segundo Suplemento al Registro Oficial No. 306 del 22 de octubre del 2010, en sus primeros 8 artculos expone los lineamientos, objetivos y principios comunes a estos dos temas. En los artculos 70 en adelante contiene las disposiciones sobre el Sistema Nacional de Finanzas Pblicas (SINFIP) y sus componentes. 1.2 COMPONENTES
El SINFIP est sustentado en la teora de sistemas, segn el artculo 83 del Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas que obliga a una actuacin coordinada y articulada de los componentes de este sistema, para asegurar su funcionamiento integrado. Los componentes principales del SINFIP son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Poltica y planificacin fiscal Ingresos Presupuesto Endeudamiento pblico Contabilidad gubernamental Tesorera
La rectora del SINFIP le corresponde al Presidente de la Repblica, a travs del Ministerio de Finanzas que ser el ente rector, entre cuyas atribuciones y deberes estn: a. Proponer los lineamientos de la poltica fiscal referente a ingresos, gastos y financiamiento;
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Este captulo se fundamenta en los artculos 70 al 83 del Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, publicado en el segundo suplemento al Registro Oficial No. 306 del 22 de octubre del 2010; y en la Normativa del Sistema de Administracin Financiera (hoy Sistema Nacional de Finanzas Pblicas) publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 259 de 24 de enero del 2008 y sus reformas, cuya vigencia fue convalidada con el Acuerdo Ministerial No. 283 de 22 de octubre del 2010, publicado en el Registro Oficial No. 372 del 27 de enero del 2011 .
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b. Ejecutar la poltica fiscal; c. Dictar las normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadores, catlogos, glosarios y otros instrumentos de cumplimiento obligatorio; d. Organizar el SINFIP y la gestin financiera de los organismos, entidades y dependencias del sector pblico; e. Formular y actualizar la programacin fiscal anual y plurianual; f. Formular la proforma del Presupuesto General del Estado; g. Asesorar a las entidades y organismos del sector pblico, en materias relacionadas con el SINFIP; h. Normar los procesos de negociacin y contratacin de operaciones de endeudamiento pblico; i. Realizar negociaciones y contratacin de operaciones de endeudamiento pblico del Presupuesto General del Estado; j. Elaborar y mantener actualizados los registros de los entes financieros pblicos y registro de los responsables de la gestin financiera; k. Armonizar, homogeneizar y consolidar la contabilidad en el sector pblico; l. Elaborar los estados financieros consolidados de las entidades y organismos que forman parte del sector pblico no financiero; m. Elaborar y proporcionar la informacin fiscal necesaria para la formulacin de las cuentas nacionales y las cuentas fiscales; n. Realizar las transferencias y pagos de las obligaciones solicitadas por los organismos y entidades del sector pblico, contradas sobre la base de la programacin y la disponibilidad de caja. 1.3 SISTEMA NACIONAL DE FINANZAS PUBLICAS (SINFIP)
Comprende el conjunto de normas, polticas, instrumentos, procesos, actividades,
registros y operaciones que las entidades y organismos del sector pblico deben realizar con el objeto de gestionar en forma programada los ingresos, gastos y financiamiento pblicos, con sujecin al Plan Nacional de Desarrollo y a las polticas pblicas. Todas las entidades y organismos del sector pblico se sujetarn al SINFIP, sin perjuicio de la gestin autnoma de orden administrativo, econmico, presupuestario y organizativo que tienen determinadas entidades Principios Generales2 Para el funcionamiento del SINFIP se han definido principios generales que se aplican a todos los subsistemas que lo componen. Estos principios son: Legalidad, universalidad, unidad, plurianualidad, integralidad, oportunidad, efectividad, sostenibilidad, centralizacin normativa, desconcentracin y descentralizacin operativas, participacin, flexibilidad y transparencia. Los principios expuestos en la normativa del SINFIP, son: 1. Entes financieros
Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas artculo 7. Normativa del Sistema de Administracin Financiera (Sistema Nacional de Finanzas Pblicas), del 1.1.1 al 1.1.8
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Constituyen entes financieros los organismos, entidades, fondos o proyectos creados por ley, decreto u ordenanza, con existencia propia e independiente, que administracin recursos y obligaciones del Estado, bajo cuya responsabilidad estar el funcionamiento del SINFIP. Si las circunstancias lo justifican, el sistema se desconcentrar bajo la exclusiva responsabilidad del ente financiero institucional. Los entes financieros se presumirn de existencia permanente, a menos que las disposiciones que los crearon definan una existencia determinada u otra norma legal establezca su disolucin o fusin. El conjunto de recursos y obligaciones administrados por los entes financieros, reflejados en el SINFIP institucional, constituirn la base del sistema en los niveles sectorial y global del sector pblico no financiero. Los organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el Gobierno Central se constituirn en un solo ente financiero, con presupuesto, contabilidad y tesorera nicos. Con este propsito se desarroll el denominado eSIGEF -Sistema de Gestin Financiera-3 que es un software de propiedad del Ministerio de Finanzas, de aplicacin obligatoria y progresiva en las instituciones que conforman el Gobierno Central y tambin en las entidades descentralizadas y autnomas. Este software contiene los tres componentes mencionados (contabilidad, presupuesto y tesorera) ms el pago de nmina y el control de la deuda pblica.4 El eSIGEF est esencialmente enfocado en el presupuesto y en tesorera, por lo que la contabilidad no contiene los medios informticos para llevar el control detallado de los recursos pblicos que no causan movimiento presupuestario o que no se originan en transacciones con dinero, pero permite su registro a travs de las operaciones no presupuestarias. Los controles no contenidos en este sistema son principalmente de los bienes que conforman los inventarios y los activos fijos. Por esta limitacin, cada entidad debe mantener un sistema separado donde se controle cada uno de tales bienes. Para implantar esta herramienta informtica, se deben reorganizar y racionalizar los procesos de administracin financiera relativos a la ejecucin presupuestaria, tesorera, contabilidad, nmina, inventarios y convenios, de conformidad con la filosofa y lgica tcnica del eSIGEF. El eSIGEF se denomina de esta manera porque mantiene un enlace en lnea de todas las entidades del Gobierno Central y las entidades descentralizadas y autnomas con el Ministerio de Finanzas. Con este mecanismo informtico, se centralizan los pagos en el Ministerio de Finanzas, pues todos ellos deben necesariamente informarse a dicha institucin, previamente a su envo al Banco Central para la transferencia de los fondos a favor de los beneficiarios de los egresos. Este sistema informtico nico tambin centraliza automticamente en el Ministerio de Finanzas toda la informacin registrada en la contabilidad de las instituciones, permitiendo el control inmediato de la ejecucin presupuestaria y de sus saldos no utilizados, as como de las disponibilidades de dinero, argumentos fundamentales en que se sustenta esta concepcin de la administracin financiera.
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Las instrucciones para la operacin del eSIGEF y del eSIPREN se pueden consultar en Ayuda de la pgina web esigef.mef.gov.ec Acuerdo del Ministro de Finanzas No. 444 del 27 de diciembre del 2007, en vigencia desde el 1 de enero del 2008
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El Ministerio de Finanzas como ente rector del SINFIP tiene la facultad exclusiva para proporcionar la asesora tcnica sobre la utilizacin y aplicacin de esta herramienta informtica, a travs de directrices, seminarios o cursos de capacitacin. 2. Modelo de gestin financiera Los organismos, entidades, fondos y proyectos que conforman el Gobierno Central y las entidades descentralizadas y autnomas operan a travs de la centralizacin contable y de la caja fiscal y la descentralizacin de la ejecucin presupuestaria. Para este propsito se constituyen los siguientes niveles estructurales: Unidad de Administracin Financiera (UDAF) que es la mxima instancia institucional en materia financiera y presupuestaria, pero no tiene competencias de carcter operativo. Unidad Coordinadora (UC) que es una dependencia de la UDAF que cumple las atribuciones que le sean delegadas para facilitar la coordinacin entre la UDAF y las UE, particularmente sobre el ciclo presupuestario. Unidad Ejecutora (UE) que es una unidad desconcentrada dentro de la institucin y cumple funciones administrativas y financieras. Los presupuestos se asignan a nivel de UE, por tanto, son las instancias operativas responsables del ciclo presupuestario, incluidos los registros. 3. Perodos de gestin El SINFIP opera con perodos mensuales para medir los resultados de gestin y la situacin financiera, contable y presupuestaria. Esto no impide que se produzca informacin con otra periodicidad, forma y contenido, segn requieran los usuarios. En un perodo con cierre activado no se podrn modificar los datos. Las regulaciones o ajustes deben efectuarse en el mes vigente del eSIGEF. El ejercicio fiscal es igual al ao calendario, es decir est comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada ao. 4. Consistencia El SINFIP estar estructurado como un sistema integral, nico y uniforme. El Ministerio de Finanzas tiene la atribucin exclusiva para autorizar, en casos excepcionales, la aplicacin de criterios tcnicos diferentes a los establecidos en los principios y normas tcnicas. Los efectos financieros de estos criterios distintos, se divulgarn en notas explicativas de los informes. 5. Exposicin de informacin La informacin contable debe revelar con razonabilidad los hechos financieros, econmicos y sociales de las instituciones y organismos del sector pblico no financiero, de manera que permita conocer si los recursos pblicos se emplean en forma transparente y en beneficio colectivo. 4
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Los reportes obtenidos incluirn toda la informacin para una adecuada interpretacin de la situacin econmica de los entes financieros y de los niveles sectorial y global. Esta informacin debe reflejar razonable y equitativamente los legtimos derechos y obligaciones de los distintos sectores involucrados. Para obtener informacin contable y presupuestaria agregada de varios entes financieros, se aplicarn procedimientos de consolidacin cuyos resultados expresen la situacin ms cercana al nivel de gestin de la administracin respectiva. En notas explicativas a los reportes se revelarn los hechos o situaciones cualitativas o cuantitativas que puedan influir en el anlisis y decisiones de los usuarios de la informacin. 6. Importancia relativa Para la aplicacin de los principios, normas y procedimientos tcnicos que regulan la operacin del sistema de administracin financiera se definirn criterios con sentido prctico, siempre y cuando no se distorsione la informacin contable y presupuestaria institucional, sectorial o global. Los criterios aplicados deben sustentarse en la relevancia que tienen los recursos por valores relativamente pequeos, involucrados en una operacin o conjunto de operaciones, frente a la totalidad de los recursos que representan los movimientos y saldos de una cuenta, as como en el contexto de la situacin financiera y los resultados de las operaciones del ente financiero. 7. Observancia del ordenamiento legal El funcionamiento del SINFIP debe cumplir con el ordenamiento jurdico vigente. Las disposiciones legales prevalecen sobre los principios y normas tcnicas que se establezcan en materia contable, presupuestaria y de tesorera. En el caso de imprecisin en la disposicin legal, el Ministerio de Finanzas definir los criterios tcnicos de aplicacin, en tanto no exista una interpretacin jurdica. 8. Obligatoriedad del SINFIP5 La aplicacin del SINFIP es obligatoria para los organismos, entidades, fondos y proyectos del sector pblico no financiero. La inobservancia de sus normas estar sujeta a las sanciones previstas en la ley. El Ministerio de Finanzas informar peridicamente a la Contralora General del Estado sobre las entidades que incumplan con la remisin de la informacin financiera, a fin de que realice las verificaciones y establezca las responsabilidades y sanciones a que hubiera lugar.
Acuerdo del Ministro de Finanzas No. 444 del 27 de diciembre del 2007, vigente desde el 1 de enero del 2008.
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Estn excluidos del uso del eSIGEF, los institutos de seguridad social, las empresas pblicas, las entidades financieras pblicas y las del rgimen descentralizado autnomo y regmenes especializados. Por tanto, estos entes financieros deben disear y aplicar sus propios sistemas informticos que cumplan con los lineamientos anotados. 1.4 AMBITO DE APLICACIN
Con el propsito exclusivo de identificar el mbito que cubren los componentes del SINFIP, a continuacin se presenta una clasificacin resumida del sector pblico6. Sector pblico no financiero Comprende las siguientes entidades: Gobierno nacional (central): Funcin ejecutiva (Presidencia de la Repblica, Vicepresidencia de la Repblica, ministerios, entidades adscritas), funcin legislativa (Asamblea Nacional), funcin jurisdiccional (Consejo de la Judicatura, Corte Constitucional, Corte Nacional de Justicia, cortes provinciales de justicia, tribunales y juzgados, notaras, martilladores y depositarios judiciales, Fiscala General del Estado y Defensora Pblica General), funcin electoral (Tribunal Contencioso Electoral, Consejo Nacional Electoral y organismos electorales desconcentrados) y funcin de transparencia y control social (Consejo de Participacin Ciudadana y Control Social, Defensora del Pueblo, Contralora General del Estado y superintendencias). Rgimen autnomo descentralizado y regmenes especializados: Consejos regionales, consejos provinciales, concejos cantonales, concejos metropolitanos, juntas parroquiales y Consejo de Gobierno de Galpagos. Instituciones autnomas: Tienen jurisdiccin nacional, regional o local. En este segmento estn, entre otras, la Procuradura General del Estado, las universidades y escuelas politcnicas estatales, la Casa de la Cultura Ecuatoriana, los institutos de seguridad social. Empresas pblicas (gubernamentales): Estas empresas son de propiedad del gobierno central o de los organismos del rgimen autnomo descentralizado y estn sujetas a la Ley de Empresas Pblicas y al artculo 315 de la Constitucin. Sector pblico financiero Est constituido por los bancos e instituciones financieras de propiedad gubernamental. Obligacin de aplicar el SINFIP Estn sujetas a las disposiciones del SINFIP las entidades del sector pblico no financiero, incluidas las empresas pblicas, sin perjuicio de su autonoma financiera econmica, administrativa y de gestin.
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Constitucin de la Repblica en vigencia desde el 20 de octubre del 2008, Registro Oficial 449, artculos 225, 297 y 315. El catastro de las entidades y organismos del sector pblico se puede consultar en la pgina web de la SENPLADES.
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RELACION DEL SINFIP CON LOS SISTEMAS DE PLANIFICACION E INVERSION PUBLICA
El punto de partida de la gestin gubernamental en general es la planificacin a largo plazo -planificacin estratgica- y la planificacin a corto plazo -plan operativo anual-7. La planificacin estratgica define la visin a largo plazo, junto con las acciones de corto y mediano plazo (estrategias) y los proyectos principales a ejecutar para conseguir la visin predefinida. Debe contarse con un plan estratgico general para el pas y para los diferentes niveles de gobierno, que sirva de sustento para que cada entidad elabore su propio plan estratgico. A este plan la Constitucin le denomina Plan Nacional de Desarrollo y se debe elaborar para un perodo de 4 aos, segn el artculo 37 del COPLAFIP. Con fundamento en el Plan Nacional de Desarrollo aprobado por el Consejo Nacional de Planificacin, el Gobierno Central y cada una de las instituciones del sector pblico deben elaborar su plan operativo para cada ao (POA), donde se definan con detalle las actividades y proyectos a ejecutar, que deben ser los previstos en el plan estratgico, constituyndose de esta manera en el instrumento para viabilizar la ejecucin, ao tras ao, de la visin a largo plazo. El POA es el punto de partida para la gestin financiera gubernamental que se encargar de prever, obtener y asignar los recursos para que sea posible la ejecucin de las actividades y proyectos programados para el ao. Las inversiones en obras y en programas de servicios tienen que constar en el banco de proyectos previsto en el artculo 61 del COPLAFIP, a fin de que sean elegibles para recibir financiamiento en el presupuesto correspondiente. 1.6 EL SINFIP Y LA EVALUACION DE LA GESTION PUBLICA
La evaluacin de la gestin de una entidad pblica debe constituir una actividad permanente que mida el avance en la ejecucin de los objetivos, proyectos y actividades mediante parmetros previamente establecidos y, de ser el caso, oriente en la toma de decisiones y de acciones correctivas y de mejoramiento8. Los indicadores de gestin son los instrumentos de medicin de las variables asociadas a los objetivos y metas. Estos pueden ser cuantitativos o cualitativos y se refieren a la forma en que los servicios o productos son generados por las instituciones. La evaluacin mediante indicadores de gestin tiene como objetivo conocer la productividad de los recursos y la calidad de los bienes elaborados o de los servicios prestados por cada unidad administrativa del sector pblico9.
Constitucin de la Repblica en vigencia desde el 20 de octubre del 2.008, artculos 279 y 280; Norma Tcnica de Presupuesto 2.2.4.1. 8 Normas Tcnicas de Presupuesto 2.1.5.2.7 y 2.5 9 Conceptos tomados de la Norma de Control Interno 110-04 Indicadores de Gestin, emitida por la Contralora General del Estado mediante Acuerdo 020-CG del 5 de septiembre del 2002.
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Los indicadores se disean para medir tanto los procesos ejecutados como los resultados finales. Los indicadores que midan los procesos deben orientarse a los puntos clave de la operacin de produccin de bienes o servicios y deben ser utilizados por los responsables de dicha produccin. Los indicadores de resultados miden el producto final obtenido y deben ser utilizados por los niveles jerrquicos superiores a aquellos en donde se producen los bienes o servicios. Para definir los indicadores de gestin es importante tener presente los siguientes criterios: Deben ser independientes y responder a las acciones desarrolladas por la entidad. Se debe evitar el uso de indicadores condicionados en sus resultados por factores externos, como la situacin general del pas o la actividad de terceros. Deben ser conocidos y accesibles a todos los niveles de la organizacin y en general a todos los usuarios de los bienes y servicios. Deben cubrir los aspectos ms importantes de la gestin. Su nmero deber limitarse segn la capacidad de anlisis de sus usuarios directos. Deben ser objetivos, es decir basarse en datos incontrovertibles y que se recopilan sistemticamente.
La evaluacin de la gestin pblica en los aspectos financieros se realiza con indicadores que se extraen de la informacin generada por el sistema de contabilidad.
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CAPITULO II POLITICA Y PROGRAMACION FISCAL10 Comprende el anlisis, seguimiento y evaluacin de la poltica fiscal, las variables fiscales y la programacin fiscal anual y plurianual, con el fin de alertar oportunamente sobre los impactos fiscales, sustentar las decisiones econmicas y administrativas y fortalecer la sostenibilidad de las finanzas pblicas. 2.1. POLITICA FISCAL Es dictada por el Presidente de la Repblica y comprende a los ingresos, gastos, financiamiento, activos, pasivos y patrimonio del sector pblico no financiero, y est orientada al cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo y los objetivos del SINFIP. Los lineamientos de la poltica fiscal sern recomendados por el Ministerio de Finanzas, en coordinacin con las entidades involucradas. 2.2. PROGRAMACION FISCAL La programacin fiscal ser anual y plurianual y servir como marco obligatorio para la formulacin y ejecucin del Presupuesto General del Estado y la Programacin Presupuestaria Cuatrianual. Para los otros presupuestos del sector pblico, esta programacin ser referencial. El Ministerio de Finanzas participar en la elaboracin y consolidacin de la programacin macroeconmica, en lo referente al campo de las finanzas pblicas. La programacin fiscal tendr las siguientes fases: a. b. c. d. e. f. Determinacin del escenario fiscal base Articulacin con el Plan Nacional de Desarrollo Formulacin de lineamientos para la programacin fiscal Determinacin del escenario fiscal final Aprobacin Seguimiento, evaluacin y actualizacin
El Ministerio de Finanzas elaborar los estudios correspondientes para la toma de decisiones, el seguimiento permanente de la situacin fiscal, la evaluacin del impacto de las propuestas de poltica y de los proyectos de reforma legal que puedan afectar al desempeo fiscal y de la economa. Los planes operativos constituirn el nexo para vincular los objetivos y metas de los planes plurianuales con las metas y resultados de los programas presupuestarios. Los proyectos, objetivos y metas de los planes plurianuales se expresarn en proyectos, objetivos y metas operativos de los planes anuales que contendrn la especificacin detallada de los requerimientos de recursos para su consecucin. Los requerimientos de recursos contenidos en el plan operativo anual se convertirn en categoras
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Este captulo se fundamenta en el Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, artculos 84 al 89.
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programticas y partidas presupuestarias, proceso en el que se respetarn los techos presupuestarios asignados. Un programa presupuestario constituye el producto o grupo de productos con caracterstica de resultado final o terminal que se obtendr una vez ejecutados los gastos presupuestarios. Es la categora presupuestaria de mayor nivel y se conforma por la agregacin de las categoras programticas de menor nivel que contribuyen al proceso de produccin y provisin de productos (bienes o servicios). El programa debe estar ligado a una unidad administrativa de la institucin que ser la responsable de su ejecucin. Un programa puede ser: Una obra fsica Una actividad general, por ejemplo la actividad central de la institucin (sus funciones administrativas y financieras) Una actividad comn, por ejemplo la ejecucin de labores de capacitacin
Proyecto es la categora programtica de nivel intermedio constituida para la creacin, ampliacin o mejora de un bien de capital (inversin real) o la formacin, mejora o incremento del capital humano (inversin social). Su producto es terminal o intermedio, segn su ubicacin en la red programtica. Cada una de las etapas, tramos o cualquier otra forma de divisin de un proyecto, para cuya ejecucin se conforme una unidad productiva, se considerar como un proyecto separado. La terminacin de un proyecto cuyo resultado sea un bien material o inmaterial que producir bienes y servicios, originar la fase de operacin, la que se considerar en la categora de actividad dentro del programa pertinente. Actividad es la categora programtica de menor nivel cuya produccin puede ser terminal o intermedia. La asignacin de recursos le corresponder a este nivel porque es donde se ejecutan las operaciones para cumplir lo programado. La actividad debe estar ligada a una unidad derivada de la unidad administrativa responsable del programa o proyecto. Se integrarn a las actividades, las compras de bienes de capital que incrementan los activos fijos o los activos intangibles y no formen parte de un proyecto. La estructura programtica debe ser diseada por cada entidad, cuya propuesta se presentar a la Subsecretara de Presupuestos del Ministerio de Finanzas, para su aprobacin.
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CAPITULO III INGRESOS11 Comprende la proyeccin y anlisis para la recomendacin de polticas referidas a los ingresos pblicos y a la creacin de mecanismos idneos con el fin de racionalizar y optimizar la determinacin y recaudacin. Los recursos provenientes de actividades empresariales pblicas nacionales ingresarn al Presupuesto General del Estado una vez descontados los costos inherentes a cada actividad y las inversiones y reinversiones necesarias para el cumplimiento de la finalidad de cada empresa. Los plazos y procedimientos para la liquidacin y entrega de estos recursos sern determinados por el Ministerio de Finanzas en coordinacin con la empresa correspondiente. Los recursos provenientes de actividades empresariales pblicas de los gobiernos autnomos descentralizados ingresarn y los presupuestos de cada gobierno autnomo descentralizado. La determinacin y cobro de los ingresos pblicos est sujeta a la poltica fiscal. La determinacin y cobro de los ingresos del sector pblico no financiero, con excepcin de los gobiernos autnomos descentralizados, se ejecutarn de manera delegada bajo la responsabilidad de las entidades y organismos facultados por ley (Servicio de Rentas Internas SRI-, Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador -SENAE-, Secretara Nacional de Hidrocarburos). Las entidades y organismos del sector pblico recaudarn los ingresos a travs de las entidades financieras u otros mecanismos o medios que se establezcan en la ley o en la normativa expedida por el Ministerio de Finanzas. Se entiende por gasto tributario a los recursos que el Estado, en todos los niveles de gobierno, deja de percibir como tributos directos e indirectos debido a la deduccin, exencin u otros mecanismos previstos en la ley. Para el gasto tributario de los ingresos nacionales, la administracin tributaria nacional estimar y entregar al Ministerio de Finanzas la cuantificacin del mismo, la que constituir un anexo de la proforma del Presupuesto General del Estado. Para el gasto tributario de los ingresos de los gobiernos autnomos descentralizados, la unidad encargada de la administracin tributaria de cada gobierno autnomo, lo cuantificar y anexar a su proforma presupuestaria.
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Este captulo se fundamenta en el Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, artculos 90 al 94
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La Contabilidad Gubernamental del Ecuador CAPITULO IV PRESUPUESTO12
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Comprende las normas, tcnicas, mtodos y procedimientos vinculados a la previsin e ingresos, gastos y financiamiento para la provisin de bienes y servicios pblicos, a fin de cumplir con las metas del Plan Nacional de Desarrollo y las polticas pblicas. El presupuesto es uno de los principales instrumentos para la ejecucin del POA, porque hace posible que cada entidad asigne los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de los objetivos y metas definidos por el gobierno o por los organismos directivos institucionales. El presupuesto, en consecuencia, es el elemento fundamental de la gestin pblica que le permite a la direccin superior del gobierno o de una institucin pblica, dirigir los recursos a los fines seleccionados y realizar un seguimiento permanente de su ejecucin. 4.1 PRINCIPIOS13 Las proformas incluirn todos los ingresos y egresos previstos para el ejercicio fiscal en el que se vayan a ejecutar. Ninguna entidad del sector pblico podr excluir recursos para cubrir egresos por fuera del presupuesto. Los principios presupuestarios mencionados expresamente en la Norma de Presupuesto No. 2.1.4, son: Universalidad, unidad, programacin, equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificacin. Estos principios establecen: Universalidad: El presupuesto contendr la totalidad de los ingresos y gastos de la institucin o del conjunto de instituciones para las que se elabora este instrumento financiero. No se deben compensar ingresos con gastos, de manera previa a su inclusin en el presupuesto. No se debe excluir del presupuesto ninguna clase de recursos que por su naturaleza deba constar en este instrumento financiero. Unidad: El conjunto de ingresos y gastos debe contemplarse en un solo presupuesto y bajo un esquema estandarizado. No podrn abrirse presupuestos especiales ni extraordinarios. Todas las instituciones deben aplicar criterios uniformes en todas las fases presupuestarias y se debe elaborar un solo presupuesto para cada entidad o conjunto de entidades contenidas en el documento. Programacin: Las asignaciones que consten en el presupuesto deben responder a los requerimientos de recursos para ejecutar los proyectos planificados y conseguir los objetivos y metas en el horizonte anual y plurianual. Es decir, el presupuesto debe ser la herramienta para la ejecucin de las actividades y acciones de corto plazo, dentro de las estrategias, polticas, objetivos y lineamientos de mediano y largo plazo.
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Este captulo se fundamenta en el Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas , artculos 95 al 122 y en las Normas Tcnicas de Presupuesto publicadas en el Suplemento al Registro Oficial No, 259 del 24 de enero del 2008 Norma Tcnica de Presupuesto 2.1.4
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Equilibrio y estabilidad: El presupuesto ser consistente con las metas anuales de dficit/supervit fiscal, bajo un contexto de estabilidad en el mediano plazo. El equilibrio fiscal en el mediano plazo se consigue si el dficit de un perodo se cubre con el supervit de otro u otros aos, de forma que en un perodo plurianual el resultado sea de equilibrio y estabilidad financiera. Los ingresos y gastos del presupuesto anual deben sumar iguales. Plurianualidad: El presupuesto anual se elaborar en el marco de un escenario plurianual coherente con las metas fiscales de equilibrio y estabilidad fiscal en el mediano plazo. Eficiencia: La asignacin y la utilizacin de los recursos del presupuesto propiciar la produccin al menor costo posible, de bienes y servicios pblicos con una determinada caracterstica y calidad. Eficacia: El presupuesto contribuir a la consecucin de las metas y resultados definidos en sus programas. Transparencia: El presupuesto expondr la informacin con claridad, de forma que sea entendible a todo nivel de la organizacin del Estado y de la sociedad. Sobre los resultados de su ejecucin se presentarn informes pblicos en forma permanente. Flexibilidad: El presupuesto ser susceptible de modificaciones que propicien la ms adecuada utilizacin de los recursos en la consecucin de los objetivos y metas programados. El presupuesto es un instrumento de informacin, control, seguimiento y evaluacin de las acciones ejecutadas, por tanto, los resultados obtenidos se deben confrontar con las previsiones del presupuesto como antecedente para definir los ajustes necesarios en las estimaciones presupuestarias o en las acciones que se deben ejecutar en lo futuro para mejorar la ejecucin de lo programado o superar las causas de los problemas identificados. Especificacin: El presupuesto establecer claramente las fuentes de los ingresos y la finalidad especfica de los gastos a financiarse con estos recursos; en consecuencia, no estar permitido gastar ms all del techo asignado ni en propsitos distintos de los contemplados en el presupuesto. 4.2. CONTENIDO
Est prohbido a las entidades y organismos del sector pblico realizar donaciones o asignaciones no reembolsables, por cualquier concepto, a personas naturales, organismos o personas jurdicas de derecho privado, con excepcin de aquellas que correspondan a los casos regulados por el Presidente de la Repblica, establecidos en el Reglamento del COPLAFIP, siempre que exista la partida presupuestaria. Los recursos correspondientes a las nuevas competencias que se transfieran a los gobiernos autnomos descentralizados se incluirn en los presupuestos de estos, para lo cual se realizar la respectiva reduccin en los presupuestos de las entidades que efectan la transferencia. El presupuesto define y clasifica los ingresos y gastos a ejecutar en un ejercicio fiscal. 13
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Ingresos presupuestarios son las recaudaciones de fondos propios (entradas de dinero). Dentro de los ingresos se incluyen los prstamos de dinero (deuda pblica) a recibir para financiar el dficit y los saldos de fondos del ao anterior, de los cuales se puede disponer para financiar los gastos del perodo actual. Gastos (egresos) presupuestarios son los egresos de fondos propios (salidas de dinero). Los gastos se dividen en los diferentes programas a ejecutar en el ejercicio presupuestario. La suma de los ingresos debe ser igual a los gastos, para cumplir con el principio de equilibrio. El ejercicio presupuestario o ao fiscal se inicia el 1 de enero y concluye el 31 de diciembre de cada ao. Las recaudaciones y pagos de fondos ajenos (de terceros), como las retenciones de impuestos, el cobro del IVA en ventas o las recaudaciones de dinero que no son a favor de la institucin, no se deben considerar dentro del presupuesto, es decir, constituyen movimientos no presupuestarios. Generalmente no se incluyen en el presupuesto las recuperaciones de cuentas por cobrar de aos anteriores ni de anticipos de sueldos, operaciones que en este supuesto tambin constituyen movimientos no presupuestarios14. Cuando se dispone de fondos sobrantes del ao anterior, estos se destinan en primer lugar al pago de la deuda flotante (gastos acumulados por pagar al cierre del ejercicio), caso en el que estos movimientos igualmente estarn fuera del presupuesto. De quedar algn excedente, una vez restada la deuda flotante, este valor se considerar como un ingreso presupuestario.15 PRESUPUESTO GENERAL DEL ESTADO (PGE)16 Es el instrumento para la determinacin y gestin de los ingresos y egresos de todas las entidades que constituyen las diferentes funciones del Estado. No son parte del Presupuesto General del Estado los ingresos y egresos correspondientes a la seguridad social, la banca pblica, las empresas pblicas y los gobiernos autnomos descentralizados. Los ingresos preasignados por la Constitucin, los de autogestin, los provenientes de donaciones, financiamiento y cooperacin no reembolsable no son parte de los ingresos del Estado Central pero s del Presupuesto General del Estado Los recursos que por cualquier concepto obtengan, recauden o reciban las entidades y organismos que conforman el PGE, son recursos pblicos. Por consiguiente, su uso no
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Normas Tcnicas de Tesorera 4.3.4, 4.4.5 y 4.6.1; Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental 3.2.17.4 y 3.2.17.5. Ver tambin el Catlogo General de Cuentas, subgrupo 113. Norma Tcnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.17.5 Constitucin, artculo 286 y Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, artculos 77 al 81.
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podr ser decidido por las instituciones recaudadoras, con excepcin de los recursos de autogestin que tendrn una reglamentacin especial. En cumplimiento de la Constitucin de la Repblica, solamente las preasignaciones de dicha norma podrn recibir asignacin de recursos. Se prohbe crear otras preasignaciones presupuestarias. Las preasignaciones constitucionales debern constar cada ao de manera obligatoria como asignaciones de gasto en el PGE. El Estado garantizar la entrega oportuna de las asignaciones especficas de ingresos permanentes y no permanentes para los gobiernos autnomos descentralizados. El Ministerio de Finanzas, en casos de fuerza mayor, podr anticipar las transferencias a los gobiernos autnomos descentralizados, dentro del mismo ejercicio fiscal. Clasificacin de los Ingresos Los ingresos fiscales se clasifican en permanentes y no permanentes. Ingresos permanentes, son los que recibe el Estado de manera continua, peridica y previsible, a travs de sus entidades, instituciones y organismos. Los ingresos permanentes no generan disminucin de la riqueza nacional. En estos ingresos no se consideran a los que provienen de la venta de activos o del endeudamiento pblico. Ingresos no permanentes, son los que recibe el Estado de manera temporal, por una situacin especfica, excepcional o extraordinaria, a travs de sus entidades, instituciones y organismos. Los ingresos no permanentes pueden ocasionar la disminucin de la riqueza nacional. Estos ingresos pueden provenir, entre otros, de la venta de activos o del endeudamiento pblico. Clasificacin de los Egresos Los egresos fiscales se clasifican en permanentes y no permanentes. Egresos permanentes Son los que efecta el Estado, a travs de sus entidades, instituciones y organismos, con carcter operativo, permanente y repetitivo para la provisin de bienes y servicios pblicos a la sociedad. Estos egresos no generan directamente la acumulacin de capital o activos. Egresos no permanentes Son los que efecta el Estado, a travs de sus entidades, instituciones y organismos, con carcter temporal, por una situacin especfica, excepcional o extraordinaria que no se repite de manera permanente. Estos egresos pueden generar directamente la acumulacin de capital o activos o la disminucin de pasivos. Estos egresos no incluyen los gastos de mantenimiento para reponer el desgaste del capital.
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Los ingresos permanentes se utilizarn para financiar tanto los egresos permanentes como los no permanentes. Los ingresos no permanentes financiarn exclusivamente egresos no permanentes, con excepcin de los egresos permanentes para educacin, salud y justicia que sern prioritarios y podrn ser financiados con ingresos no permanentes, previa calificacin de su situacin excepcional por el Presidente de la Repblica. CARACTERISTICAS DE LAS INSTITUCIONES QUE CONFORMAN EL PRESUPUESTO GENERAL DEL ESTADO El funcionamiento del conjunto de instituciones que conforman el Presupuesto General del Estado, tiene las siguientes caractersticas particulares que se reflejan en dicho presupuesto: 1. La recaudacin de los tributos del Estado est centralizada en el Servicio de Rentas Internas (SRI) y en el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (SENAE), sea directamente o a travs del sistema bancario. Tambin estn centralizados los ingresos petroleros provenientes de las exportaciones.17 Las operaciones de manejo del dinero estn centralizadas en el Ministerio de Finanzas, para lo que dispone de la Cuenta Corriente nica (CCU) abierta en el Banco Central. Las entidades que recaudan fondos del Estado o fondos propios (recursos de autogestin) deben depositarlos en esta cuenta corriente bancaria, donde se concentran todos los recursos. Las diferentes fases de la deuda pblica (programacin, contratacin, registro y pago) estn centralizadas en el Ministerio de Finanzas, el que debe reconocerla como pasivo del Estado, al que representa, por tanto no son pasivos particulares de las entidades.18 La realizacin de los gastos est descentralizada en cada entidad. Los gastos que podr realizar sern los que consten en su presupuesto. El conjunto de estos presupuestos conforman los gastos del PGE. La propiedad sobre los activos, pasivos, patrimonio y resultados de gestin, est descentralizada en cada entidad. Estas operaciones deben registrar y controlar mediante su contabilidad. De esta manera se convierte cada institucin en un ente financiero. Para financiar sus gastos, las entidades generalmente no cuentan con recursos propios, excepto los de autogestin que generalmente son por montos relativamente pequeos. Su financiamiento proviene casi exclusivamente de transferencias de dinero (aportes fiscales) desde la CCU, a base de su presupuesto. Por esta caracterstica, a tales entidades se les conoce como gastadoras.19
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Normas Tcnicas de Tesorera 4.4.2 y 4.5.2.1 Norma Tcnica de Tesorera 4.4.2.7 y 4.5.2.3; Norma Tcnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.14 19 Normas Tcnicas de Tesorera 4.5.2 y 4.6.1
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La Contabilidad Gubernamental del Ecuador 7.
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Estas entidades no tienen una cuenta bancaria propia. Todas estn sujetas al mecanismo de la CCU.
Por las caractersticas anotadas, el PGE est conformado con una primera seccin elaborada por el Ministerio de Finanzas, donde detalla los ingresos sobre la base de la informacin del SRI, el Servicio Nacional de Aduana, la Secretara de Hidrocarburos y el Banco Central; y una segunda donde se presentan en forma ordenada y clasificada los presupuestos de gastos de cada una de las entidades que constituyen este presupuesto. El valor que consta en cada partida presupuestaria de gastos, le da derecho a la entidad correspondiente, a la transferencia por parte del Ministerio de Finanzas, de los montos financiados con aporte fiscal, en el curso del ao, conforme a la programacin de la ejecucin de sus gastos.20 El Ministerio de Finanzas, por lo expuesto, es una institucin en la que convergen dos responsabilidades que administra separadamente. Por una parte est encargado de manejar el dinero y la deuda de las instituciones que conforman el Presupuesto General del Estado, lo cual debe registrar y controlar independientemente, para responder por estas operaciones que son de inters de todo el gobierno; funciones de las que se encargan las subsecretaras respectivas. A tales operaciones se acostumbra denominarles, del Tesoro Nacional. A la vez es una entidad gastadora porque debe ejecutar sus operaciones como cualquier ministerio, para cuyo registro y control tambin debe contar con dependencias encargadas exclusivamente de tales funciones; responsabilidad que recae en la Direccin Financiera del ministerio. 4.5. CICLO PRESUPUESTARIO El ciclo presupuestario es de cumplimiento obligatorio por todas las entidades y organismos del sector pblico. Las etapas del ciclo presupuestario son: Programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin y seguimiento, clausura y liquidacin21. Con la finalidad de asegurar una adecuada coordinacin de procesos interinstitucionales en todas las fases del ciclo presupuestario, el Ministerio de Finanzas emitir lineamientos a todas las entidades del sector pblico, excepto gobiernos autnomos descentralizados. Para estos ltimos, los lineamientos sern referenciales. 1. Programacin En base a los objetivos determinados por la planificacin y segn las disponibilidades presupuestarias, coherentes con el escenario fiscal esperado, se definirn los programas, proyectos y actividades a incorporar en el presupuesto, con la identificacin de las metas, los recursos necesarios, los impactos o resultados esperados y los plazos para su ejecucin. El Ministerio de Finanzas establecer, sobre la base de la planificacin cuatrianual, los lmites mximos de recursos a certificar y comprometer para las entidades y organismos
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Norma Tcnica de Presupuesto 2.4.2.3.4 Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas Art. 96
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que conforman el Presupuesto General del Estado. Si los programas y proyectos superan el plazo de 4 aos, el Ministerio de Finanzas definir los lmites mximos, previamente a la inclusin del proyecto en el Programa de Inversiones, para lo cual coordinar con la SENPLADES. Las entidades que conforman el Presupuesto General del Estado, en base a estos lmites, podrn otorgar certificacin y establecer compromisos financieros plurianuales. Para las entidades que estn fuera del Presupuesto General del Estado, los lmites plurianuales se establecern con base en los supuestos de transferencias, asignaciones y otros que se establezcan en el PGE y en la reglamentacin del COPLAFIP. Las entidades efectuarn la programacin de sus presupuestos y elaborarn sus proformas presupuestarias, en concordancia con lo previsto en el Plan Nacional de Desarrollo, la programacin fiscal, las directrices presupuestarias y la planificacin institucional. Las Directrices Presupuestarias Anuales contendrn la poltica macroeconmica, la poltica fiscal, la poltica de programacin presupuestaria, los aspectos metodolgicos para la elaboracin y presentacin de las proformas y los techos presupuestarios institucionales. Programacin de la asignacin de recursos22 La programacin de los gastos del personal se sustentar en la base normativa del eSIPREN expedido por el Ministerio de Finanzas- y en la poltica que conste en la Directrices Presupuestarias Anuales. Los proyectos de inversin sern determinados por la SENPLADES y se incorporarn obligatoriamente en los planes operativos anuales y en las proformas presupuestarias de las instituciones responsables de su ejecucin. La programacin del servicio de la deuda pblica (amortizacin del capital ms el pago de intereses y otros gastos) ser realizada por la Subsecretara de Crdito Pblico del Ministerio de Finanzas y se incorporar al PGC en coordinacin con la Subsecretara de Presupuestos. La Subsecretara de Presupuestos programar la obtencin de los ingresos previstos en el presupuesto y las transferencias a realizar para el financiamiento de los gastos presupuestarios, incluidas las transferencias corrientes y de inversin a las instituciones pblicas que no forman parte del gobierno central. Estas operaciones se conocen como los ingresos y transferencias del Tesoro Nacional. La Subsecretara de Presupuestos tambin programar los ingresos y gastos preasignados y los correspondientes a fondos especiales establecidos por ley, los que sern parte del PGE. 2. Formulacin23
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Norma Tcnica de Presupuesto 2.2.4.3 Norma Tcnica de Presupuesto 2.3
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La formulacin es el resultado de la programacin presupuestaria y se concreta en la proforma presupuestaria elaborada bajo una presentacin estandarizada segn los catlogos y clasificadores que permiten su fcil comprensin y posibilitan su agregacin y consolidacin24. En la proforma del PGE debern constar como anexos, entre otros: a. b. c. d. e. f. Los justificativos de ingresos y gastos Las estimaciones del gasto tributario Las estimaciones de subsidios Las estimaciones de preasignaciones Las estimaciones de pasivos contingentes Las estimaciones de gasto para el cierre de brechas de equidad.
Cada entidad y organismo sujeto al PGE formular la proforma del presupuesto institucional, en el que incluir todos los egresos necesarios para su gestin. En las proformas se incluirn nicamente los proyectos y programas que se hayan incorporado en el Plan Anual de Inversin (PAI) o que hubieren obtenido la prioridad de la Secretara Tcnica del Sistema Nacional Descentralizado de Planificacin Participativa durante la ejecucin presupuestaria Las proformas presupuestarias de las empresas pblicas, gobiernos autnomos descentralizados, banca pblica y seguridad social incorporarn los programas, proyectos y actividades que hayan sido calificados y definidos de conformidad con los procedimientos y disposiciones previstos en las leyes. Las proformas presupuestarias institucionales que conforman el PGE se presentarn al Ministerio de Finanzas, en el plazo que seale en las directrices presupuestarias. En la formulacin de las proformas presupuestarias del sector pblico, incluidas las de las empresas pblicas, gobiernos autnomos descentralizados, banca pblica y seguridad social, se observarn obligatoriamente las normas tcnicas, directrices, clasificadores y catlogos emitidos por el Ministerio de Finanzas. Clasificaciones presupuestarias25 Los instrumentos que permiten organizar y presentar la informacin de las operaciones contenidas en el presupuesto se denominan clasificaciones presupuestarias. Estas clasificaciones son: Clasificacin sectorial, define los sectores que conforman el sector pblico no financiero. Se aplica a ingresos y gastos. Esta clasificacin define el tipo de presupuesto mediante un dgito. Clasificacin institucional y de unidades ejecutoras, define las instituciones y organismos, as como sus unidades ejecutoras, que son parte del Presupuesto General
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Norma Tcnica de Presupuesto 2.3.1 Norma Tcnica de Presupuesto 2.3.3
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del Estado, de las empresas pblicas y del rgimen seccional autnomo. Esta clasificacin es aplicable a ingresos y gastos. Clasificacin por sectores de gasto, est implcita en la definicin de los sectores, por la ndole de la misin que corresponde a cada institucin, la que se expresa en la naturaleza de los bienes y servicios que entrega a la sociedad. Clasificacin programtica de los gastos, corresponde a la asignacin de recursos segn las categoras programticas (programa, proyecto y actividad) de los gastos. Clasificacin geogrfica, permite establecer la ubicacin geogrfica (provincia y cantn) del gasto o de la unidad ejecutora responsable de la produccin de los bienes y servicios. Esta clasificacin es aplicable solo a los gastos. Clasificacin por fuente de financiamiento, asocia los gastos segn las fuentes de los ingresos que los financian. Con esta clasificacin es posible determinar presupuestos parciales por fuente de financiamiento. Esta clasificacin es aplicable solo a los gastos Clasificacin por concepto de ingresos y por objeto del gasto, es el instrumento principal para la identificacin de los ingresos y gastos contenidos en el presupuesto. El uso de este clasificador, expedido por el Ministerio de Finanzas, es obligatorio para el sector pblico no financiero.26 Clasificacin econmica de los ingresos y gastos, identifica los ingresos y gastos segn su naturaleza, en corriente, de capital o financiera. Esta clasificacin est contenida en el clasificador presupuestario de ingresos y gastos indicado en la clasificacin precedente. Clasificacin funcional del gasto, identifica la naturaleza de las funciones a las que corresponde el gasto que se realiza y los bienes y servicios terminales que producen, es decir, presenta el gasto pblico segn la naturaleza de los bienes y servicios que se suministran a la comunidad. Clasificacin por orientacin del gasto, vincula los programas contenidos en los presupuestos institucionales con los objetivos y metas estratgicos de la planificacin global o determinadas polticas pblicas, para realizar su seguimiento durante la ejecucin presupuestaria. Las clasificaciones mencionadas son las herramientas bsicas para estandarizar el contenido y la presentacin de los presupuestos. Las clasificaciones presupuestarias se expresarn en los correspondientes catlogos y clasificadores que sern definidos y actualizados por la Subsecretara de Presupuestos del Ministerio de Finanzas, con excepcin del Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos (por concepto de ingresos y por objeto del gasto) que es expedido por el Ministro de Finanzas, incluidas sus reformas y actualizaciones. Cada catlogo o clasificador establecer los elementos componentes y su codificacin, los que sern de aplicacin obligatoria sin ninguna modificacin en sus textos ni cdigos.
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Norma Tcnica de Presupuesto 2.3.4
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La suma de estos catlogos y clasificadores conformarn la denominada clave presupuestaria de ingresos y gastos que ser definida para cada ejercicio fiscal por la Subsecretara de Presupuestos, como parte de la metodologa para la elaboracin de los presupuestos que forma parte de las Directrices Presupuestarias.27 Por ser el ncleo de la clave presupuestaria y por tener una relativa permanencia en el tiempo, en los casos prcticos solo se considera el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos del Sector Pblico para identificar las partidas presupuestarias. Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos del Sector Pblico28 El Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos se utilizar para fines presupuestarios y contables. El resumen del clasificador consta en documento adjunto. El clasificador es obligatorio en su codificacin y en su nomenclatura. Constituye el elemento principal de ordenamiento y de organizacin de las asignaciones presupuestarias. Distingue el origen y fuente de los ingresos y la naturaleza y uso de los gastos. La codificacin de las partidas presupuestarias de ingresos y de gastos contenidas en este clasificador, tiene 6 dgitos cuyo significado es: 1 11 11.11 11.11.11 TITULO (clasificacin econmica) GRUPO (origen del ingreso o destino del gasto, es decir, su naturaleza) SUBGRUPO (concepto general del ingreso o gasto) ITEM o RUBRO (concepto especfico del ingreso o gasto)
Para el primer dgito se utilizan los siguientes nmeros: 1. 2. 3. 5. 6. 7. 8. 9. Ingresos Corrientes Ingresos de Capital Ingresos de Financiamiento. Gastos Corrientes Gastos de Produccin Gastos de Inversin Gastos de Capital Aplicacin del Financiamiento
Ejemplos de esta codificacin completa y su significado, son: 1 11 11.1 11.01.01 11.1.2

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INGRESOS CORRIENTES IMPUESTOS Sobre la Renta, Utilidades y Ganancias de Capital A la Renta Global A la Utilidad por la Venta de Predios Urbanos
Norma Tcnica de Presupuesto 2.3.5 Publicado en el Suplemento al Registro Oficial No. 273 del 7 de septiembre del 2010
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GASTOS CORRIENTES GASTOS EN PERSONAL
51.01 Remuneraciones Bsicas 51.1.1 Sueldos 51.1.2 Salarios 51.1.3 Jornales 51.1.5 Remuneraciones Unificadas 51.01.06 Salarios Unificados Lo importante para el manejo expedito de este clasificador es conocer el contenido de cada uno de los ttulos presupuestarios que se representan con el primer dgito, pero no es til aprenderse la codificacin completa y su nomenclatura. A continuacin se explica el significado del primer dgito de este cdigo: Ingresos Corrientes, provienen del poder impositivo del Estado, de la venta de sus bienes y servicios, de la renta de su patrimonio y de ingresos sin contraprestacin. En este grupo estn los impuestos, las tasas y contribuciones, los aportes que recibe la seguridad social, las ventas de mercaderas o de servicios, las rentas que producen las inversiones, los cobros de multas, la recepcin de transferencias, la recepcin de donaciones y otros ingresos menores de este tipo. El devengo de estos ingresos incide contablemente en los resultados del ejercicio. 2. Ingresos de capital, provienen de la venta de bienes de larga duracin, de la venta de intangibles, de las exportaciones de petrleo crudo, de la recuperacin de inversiones y de la recepcin de transferencias y donaciones destinadas a la inversin en bienes de capital. Su devengo incide contablemente en los activos y pasivos, excepto en el caso de las exportaciones de petrleo, las transferencias y donaciones, los cuales tienen incidencia en los resultados del ejercicio. 3. Ingresos de financiamiento, son fondos obtenidos por el Estado a travs de la captacin del ahorro interno y externo, para financiar prioritariamente proyectos de inversin. Estn constituidos principalmente por colocaciones de ttulos y valores, contratacin de deuda pblica y saldos sobrantes de ejercicios anteriores que se recuperarn y utilizarn en el ejercicio que se presupuesta. El devengo de estos ingresos incide contablemente en los activos y pasivos, excepto los saldos de dinero sobrantes de ejercicios anteriores que no tienen ninguna incidencia contable. 5. Gastos corrientes, estn destinados a la compra de bienes o servicios para el desarrollo de las actividades operacionales de administracin y para transferir recursos sin contraprestacin. Estn conformados por gastos en el personal, prestaciones otorgadas por la seguridad social, compras de bienes y servicios de consumo, gastos financieros, entrega de transferencias y donaciones corrientes y otros gastos menores de este tipo. El devengo de estos gastos incide contablemente en los resultados del ejercicio. 6. Gastos de produccin, son los costos incurridos en la produccin de bienes y servicios destinados a la venta, sea por empresas o por otros entes pblicos que realizan actividades productivas. Su devengo incide contablemente en los activos y pasivos. 7. Gastos de inversin, estn destinados a programas sociales, proyectos de obras pblicas (bienes de uso pblico) o proyectos de obras para uso institucional, sea que
1.
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se vayan a ejecutar mediante administracin directa o mediante contratacin. Tambin se incluyen las transferencias y donaciones que se entregan a otras instituciones pblicas para programas y proyectos de esta ndole, as como el mantenimiento de este tipo de obras. Su devengo incide contablemente en los resultados del ejercicio, excepto en los casos de obras de uso institucional, las que tienen incidencia directa en los activos y pasivos. Los proyectos de obras pblicas inciden en los resultados del ejercicio, pero tambin se controla su costo en el activo, hasta su conclusin. 8. Gastos de capital, estn destinados a la adquisicin de bienes de larga duracin, las compras de inversiones y las transferencias y donaciones entregadas para este tipo de operaciones. Su devengo incide contablemente en los activos y pasivos, excepto en el caso de transferencias y donaciones, las que tienen incidencia en los resultados del ejercicio. 9. Aplicacin del financiamiento, son los pagos de la deuda pblica as como el rescate de ttulos y valores, en lo que corresponde al pago del capital (amortizacin de la deuda). Los pagos de intereses y otros gastos estarn dentro de los gastos corrientes. Tambin incluyen los gastos de ejercicios anteriores, pendientes de pago. Su devengo incide contablemente en los activos y pasivos. Proforma del Presupuesto General del Estado29 Segn las directrices presupuestarias y la disponibilidad real de recursos, el Ministerio de Finanzas revisar, reformar, recomendar y consolidar las proformas institucionales. Estas proformas sern la base para la elaboracin de la Proforma del PGE. En lo referente a inversin pblica, se coordinar con el ente rector de la planificacin nacional. En caso que una entidad u organismos que forma parte del PGE no presente oportunamente su proforma institucional, el Ministerio de Finanzas elaborar la proforma, sin perjuicio de las responsabilidades a que haya lugar. El Ministerio de Finanzas elaborar tambin la Programacin Presupuestaria Cuatrianual, coordinando la inversin pblica con el ente rector de la planificacin nacional. La Proforma del PGE y la Programacin Presupuestaria Cuatrianual sern remitidas al Presidente de la Repblica, junto con una exposicin general sobre su justificacin, contenido y lmite de endeudamiento, para su consideracin y presentacin a la Asamblea Nacional. Se adjuntar, de ser el caso, una propuesta de Disposiciones Presupuestarias Generales relacionadas directa y exclusivamente con la ejecucin presupuestaria. 3. Aprobacin30 La aprobacin del PGE se realizar en la forma y trminos establecidos en la Constitucin de la Repblica.
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Norma Tcnica de Presupuesto 2.3.6 Norma Tcnica de Presupuesto 2.3.9
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En caso de reeleccin presidencial, el Presidente reelecto enviar la proforma 30 das despus de proclamados los resultados de la segunda vuelta En los gobiernos autnomos descentralizados, los plazos de aprobacin del presupuesto del ao en que se posesiona su mxima autoridad sern los mismos que establecen la Constitucin y el COPLAFIP para el PGE. Una vez aprobado el Presupuesto General del Estado por la Asamblea Nacional, la Subsecretara de Presupuestos incorporar los ajustes realizados a la proforma enviada y remitir el documento para su promulgacin en el Registro Oficial. Cada entidad y organismos que no forma parte del PGE deber aprobar su presupuesto hasta el ltimo da del ao previo al cual se aplica. Hasta que se apruebe el PGE del ao en que se posesiona el Presidente de la Repblica, regir el presupuesto inicial del ao anterior. En el resto de presupuestos del sector pblico tambin se aplicar esta norma. Todo flujo de recurso pblico deber estar contemplado obligatoriamente en el PGE o en los presupuestos de los gobiernos autnomos descentralizados, empresas pblicas, banca pblica y seguridad social. La aprobacin le convierte al presupuesto en un instrumento legal de estricto cumplimiento. Las entidades y organismos que no pertenecen al PGE no podrn aprobar presupuestos que impliquen: Transferencias de recursos desde el PGE que no hayan estado previamente consideradas en dicho presupuesto. b. Supuestos diferentes de los que se utilizan para la formulacin del PGE. c. Costos e inversiones incompatibles con el PGE, en los casos pertinentes
a.
Las proformas presupuestarias de las entidades y organismos que no conforman el PGE, sern aprobadas segn la legislacin aplicable. Dentro de los 30 das posteriores a su aprobacin, los presupuestos de estas instituciones sern enviados con fines informativos al Ministerio de Finanzas, Las empresas pblicas nacionales y la banca pblica tendrn, adems, la misma obligacin respecto a la Asamblea Nacional. 4. Ejecucin Los presupuestos de las entidades y organismos del sector pblico entrarn en vigencia y sern obligatorios a partir del 1 de enero de cada ao, excepto en el ao que se posesiona el Presidente de la Repblica. La ejecucin se concreta en el conjunto de acciones destinadas a la utilizacin del talento humano y los recursos materiales y financieros asignados en el presupuesto, con el propsito de obtener los bienes, servicios y obras en la cantidad, calidad y oportunidad previstos en el presupuesto. 24
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Las disposiciones sobre la programacin de la ejecucin, modificaciones, establecimiento de compromisos, devengos y pago de obligaciones sern dictadas por el Ministerio de Finanzas y sern obligatorias para las entidades y organismos del sector pblico no financiero. Esta fase conlleva la programacin de la ejecucin presupuestaria, contraer compromisos y obligaciones, realizar pagos, recaudar y controlar los ingresos, controlar los crditos presupuestarios (asignaciones presupuestarias para cada gasto) y efectuar reformas presupuestarias. Ninguna entidad u organismo pblico podr contraer compromisos, celebrar contratos ni autorizar o contraer obligaciones, sin la emisin de la respectiva certificacin presupuestaria. Programacin de la ejecucin presupuestaria31 La programacin de la ejecucin presupuestaria consiste en proyectar para el ao, dividido en perodos ms cortos, la ejecucin de los proyectos y programas y sus requerimientos financieros. La primera parte ejecucin de proyectos y programasconlleva la programacin fsica. La segunda parte los requerimientos de recursos- se realiza mediante la programacin financiera. La programacin fsica y la financiera le corresponde realizar a cada institucin responsable de la ejecucin de los programas y proyectos. Con base en la programacin fsica se elaborar la programacin financiera que establecer el ritmo de los requerimientos de financieros para pagar por los recursos humanos, materiales y fsicos necesarios para la ejecucin de lo presupuestado. La programacin financiera del gasto debe considerar las etapas del compromiso y obligacin. Se concretar en la Programacin Cuatrimestral de Compromisos PCC) y la Programacin Mensual del Devengado (PMD). Una vez aprobado el PGE por la Asamblea Nacional, las instituciones que lo integran, sobre la base de los lineamientos que le enve el Ministerio de Finanzas, elaborarn la programacin financiera anual de la ejecucin, la que se denominar Programacin Indicativa Anual de la Ejecucin Presupuestaria (PIA). El incumplimiento de las instituciones del gobierno central con el envo de la PIA significar que no puedan ejecutar operacin financiera alguna con cargo al presupuesto vigente, mientras no cumplan con esta obligacin. La PIA se confrontar con las proyecciones de disponibilidades de fondos determinadas por la Subsecretara de Tesorera de la Nacin, en la programacin anual de caja. Sobre esta base, la Subsecretara de Presupuestos analizar y ajustar las PIA provenientes de las instituciones. Estas PIA sern aprobadas por el Ministerio de Finanzas hasta el 31 de diciembre del ao previo al que corresponde su ejecucin, excepto en los aos de cambio de gobierno, en los que este plazo ser el 31 de marzo.
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Norma Tcnica de Presupuesto 2.4.2
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Con la PIA aprobada, cada institucin por medio de la UDAF, distribuir esta programacin entre las UE que la conforman. Etapas de ejecucin de los gastos32 Los gastos previstos en el presupuesto constituyen un lmite (techo) mximo para el ao, por cada concepto. Su ejecucin se puede iniciar siempre que el gasto conste en el presupuesto y tenga un saldo disponible suficiente. La ejecucin de un gasto pasa por tres etapas (momentos): Compromiso, los crditos presupuestarios se comprometen, siempre que exista la respectiva certificacin presupuestaria, cuando la autoridad competente, mediante acto administrativo expreso (por escrito), decide ejecutar el gasto, sea mediante la construccin de una obra, compra de bienes o servicios, entrega de transferencias o subvenciones. El compromiso subsiste hasta que las obras se realicen, los bienes se entreguen o los servicios se presten. En tanto no sea exigible la obligacin, se podr anular total o parcialmente el compromiso.
1.
El compromiso se divide en dos subetapas, la de reserva del compromiso y la de materializacin (reconocimiento) del compromiso. Reserva de compromiso ocurre cuando se dispone la realizacin de un gasto con cargo a la asignacin del presupuesto. La unidad responsable de la ejecucin presupuestaria efectuar una reserva de compromiso por el monto del gasto a comprometer y emitir el certificado correspondiente. Es un proceso institucional interno que se sustenta en documentos que no salen a conocimiento del proveedor, como las autorizaciones de compra, las aprobaciones de requerimientos, la orden para ejecutar un gasto, la autorizacin del inicio de un concurso para una adquisicin o construccin. Reconocimiento del compromiso es la formalizacin del compromiso mediante un documento suscrito por la autoridad competente, con el que solicita la provisin del bien o servicio, contrata la construccin de la obra en que se materializa el gasto o nace la obligacin de entregar una transferencia o subvencin. Se exceptan de estas dos subetapas, los casos en que el compromiso y la obligacin se reconocen simultneamente o cuando la primera subetapa se ejecuta junto con la segunda. 2. Obligacin (devengo), es el pasivo que resulta de la recepcin de bienes, servicios u obras, o del cumplimiento de condiciones o plazos. Puede aparecer una obligacin sin necesidad de un compromiso previo, en cuyo caso se registrarn las dos etapas en este momento. La obligacin se genera y produce afectacin presupuestaria definitiva en los siguientes casos: a. Cuando ineludiblemente por excepcin deban realizarse pagos sin contraprestacin, de acuerdo con lo que dispongan las normas tcnicas de presupuesto.
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Norma Tcnica de Presupuesto 2.4.2.3
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b. Cuando se reciban de terceros obras, bienes o servicios adquiridos por autoridad competente, mediante acto administrativo vlido, haya habido o no compromiso previo. En el primer caso, la obligacin deber ser justificada. En el segundo caso, la obligacin debe ser justificada y comprobada con los documentos autnticos correspondientes. Se entender por documentos justificativos los que determinan un compromiso presupuestario. Se entender por documentos comprobatorios los que demuestran la entrega de las obras, bienes o servicios contratados. 3. Pago, con el que se cubre la obligacin adquirida por el gasto y concluye este proceso Estas etapas no siempre se dan en la secuencia anotada, porque se pueden realizar por ejemplo, pagos anticipados, caso en el que ocurre el desembolso antes de la obligacin; o acontece en otras operaciones que se dan varias o todas estas etapas al mismo tiempo, como en el pago oportuno de los sueldos, momento en que se reconocen como cumplidas las tres etapas. Modificaciones presupuestarias El Ministerio de Finanzas podr aumentar o rebajar los ingresos y gastos del PGE, hasta por un total del 15% respecto de las cifras aprobadas por la Asamblea Nacional. En ningn caso estas modificaciones afectarn los recursos que la Constitucin de la Repblica y la ley asignen a los gobiernos autnomos descentralizados. Estas modificaciones sern puestas en conocimiento de la Comisin del Rgimen Econmico y Tributario, Regulacin y Control de la Asamblea Nacional, en el plazo de 90 das de terminado cada semestre. En todos los casos y sin excepcin, todo incremento de los presupuestos aprobados deber contar con el respectivo financiamiento. Los aumentos y rebajas de ingresos y gastos no podrn modificar endeudamiento aprobado por la Asamblea Nacional. el lmite de
Cuando se presenten situaciones extraordinarias e imprevistas que reduzcan los flujos de ingresos y de financiamiento de los presupuestos, el Presidente de la Repblica, a propuesta del Ministerio de Finanzas, ordenar disminuciones en los presupuestos de las entidades que estn fuera del PGE, excepto los gobiernos autnomos descentralizados y la seguridad social. Estas disminuciones no podrn financiar nuevos egresos. Durante la ejecucin del PAI del PGE, slo se podrn incorporar programas y proyectos de inversin priorizados por la SENPLADES nicamente en caso de modificaciones en el PGE que impliquen incrementos en los presupuestos de inversin totales de una entidad ejecutora o la inclusin de nuevos programas o proyectos de inversin, se requerir dictamen favorable de la SENPLADES. En los dems casos, las modificaciones sern realizadas directamente por cada unidad ejecutora.
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Las entidades y organismos que no son parte del PGE no podrn aprobar presupuesto o modificaciones que impliquen transferencias de recursos desde el PGE y que no hayan sido consideradas previamente en dicho presupuesto. Slo el Ministerio de Finanzas podr establecer limitaciones a la gestin de fuentes de financiamiento durante la ejecucin presupuestaria. Los ingresos y egresos permanentes y no permanentes y el cumplimiento de la correlacin entre ellos, se comprobar anualmente, segn las proformas, los presupuestos aprobados y los presupuestos liquidados. Programacin Cuatrimestral de Compromisos (PCC)33 Es el instrumento con el cual las instituciones y sus unidades ejecutoras guiarn la generacin de sus compromisos con afectacin al presupuesto vigente. Los montos fijados en la PCC constituirn los techos mximos para contraer compromisos en el cuatrimestre. Las instituciones presentarn la PCC a la Subsecretara de Presupuestos hasta diez das antes del inicio del cuatrimestre y ser aprobada hasta el ltimo da laborable que preceda al mes en que se inicia el cuatrimestre. Para las instituciones del gobierno central, la PCC para el primer cuatrimestre ser la programacin de los cuatro primeros meses contenida en la PIA, pero elaborarn la PCC del primer cuatrimestre y solicitarn su aprobacin a la Subsecretara de Presupuestos dentro de los quince das subsiguientes a la aprobacin de la PIA. Las instituciones del gobierno central cumplirn obligatoriamente con la PCC y no podrn modificarla por su cuenta, luego de aprobada. Programacin Mensual del Devengado (PMD)34 Paralelamente con la PCC se establecer para cada mes del cuatrimestre, la proyeccin del devengo que constituir el techo mximo que considerar la Subsecretara de Tesorera de la Nacin del Ministerio de Finanzas para aprobar las solicitudes de pago que emitan las UE. Su elaboracin, solicitud y aprobacin ser simultnea con la PCC. El PMD solo incorporar la parte del compromiso del gasto que se materializar en obligacin en el mes correspondiente. Por consiguiente, la PCC ser mayor o a lo sumo igual a la sumatoria de las PMD de los cuatro meses. La PMD es de cumplimiento obligatorio por las instituciones del gobierno central y no podr ser modificada por la propia institucin, luego de aprobada. Reprogramacin financiera del gasto35
33 34
Norma Tcnica de Presupuesto 2.4.2.3.3 Norma Tcnica de Presupuesto 2.4.2.3.4 35 Norma Tcnica de Presupuesto 2.4.2.5
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Cuando una institucin del gobierno central requiera aumentar o disminuir los techos de las PCC y PMD aprobadas, solicitar al Ministerio de Finanzas su aprobacin. La modificacin que fuere aprobada comunicar el Ministerio de Finanzas a la institucin y sta, a las UE. Las modificaciones que signifiquen cambios en los techos de las UE pero no cambien el techo institucional por grupos y fuente de financiamiento, sern resueltas por la propia institucin, a travs de la UDAF. Las entidades y organismos que no son parte del gobierno central podrn efectuar por su cuenta, las modificaciones en la programacin financiera, excepto en los ingresos y gastos financiados con aporte fiscal. Responsables de la ejecucin El Jefe Financiero de cada entidad es responsable de la ejecucin del presupuesto y de asegurar un control interno previo que evite incurrir en compromisos u obligaciones que excedan los montos aprobados en el presupuesto. Los ordenadores de los gastos y de los pagos sern definidos mediante normas internas de cada entidad. Cada entidad debe llevar registros para controlar sus ingresos y gastos presupuestarios. Ninguna entidad u organismo pblico podr contraer compromisos, celebrar contratos ni autorizar o contrae obligaciones, sin que conste la respectiva certificacin presupuestaria. Los funcionarios que hubieren contrado compromisos, celebrado contratos o autorizado o contrado obligaciones sin que conste la respectiva certificacin presupuestaria, sern destituidos del puesto y sern responsables personal y pecuniariamente.36 La mxima autoridad de cada entidad y organismo pblico y los funcionarios y servidores encargados del manejo presupuestario, sern responsables por la gestin y cumplimiento de los objetivos y metas, as como de observar estrictamente las asignaciones aprobadas, aplicando las disposiciones legales y las normas tcnicas.37 5. Evaluacin y seguimiento Mide los resultados fsicos y financieros obtenidos y los efectos producidos, analiza las variaciones observadas, determina sus causas y recomienda medidas correctivas o de mejoramiento. La evaluacin presupuestaria es responsabilidad del titular de cada entidad u organismo y la realizar en forma peridica. Los informes de evaluacin sern remitidos al Ministerio de Finanzas, en coordinacin con la SENPLADES, y difundidos a la ciudadana.
36 37
Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, artculo 178. Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, artculo 179.
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El Ministro de Finanzas efectuar la evaluacin financiera global semestral del PGE y la pondr en conocimiento del Presidente de la Repblica y de la Asamblea Nacional, en el plazo de 90 das de terminado cada semestre. Para los gobiernos autnomos descentralizados se aplicar una regla anloga respecto a sus unidades financieras y de planificacin. Cada ejecutivo de los gobiernos autnomos descentralizados presentar semestralmente un informe sobre la ejecucin presupuestaria a sus respectivos rganos legislativos. Las disposiciones sobre el seguimiento y evaluacin financiera de la ejecucin presupuestaria sern dictadas por el Ministerio de Finanzas y sern obligatorias para todas las entidades y organismos del sector pblico. La evaluacin mide en el curso del ejercicio presupuestario los resultados fsicos y financieros de mayor relevancia, con criterio crtico, a base de la informacin sobre la ejecucin presupuestaria, para analizar los desvos con respecto a la programacin, definir las acciones correctivas necesarias y retroalimentar el ciclo presupuestario. Esta evaluacin tambin se realiza al finalizar el perodo. Para la comparacin de lo ejecutado con lo programado se tomarn la programacin fsica y la financiera elaboradas para la ejecucin de los presupuestos correspondientes. La evaluacin financiera se sustentar en la PIA, las PCC y las PMD. La evaluacin puede realizarse objetivamente si se definen anticipadamente los indicadores que se utilizarn para medir los resultados y los procesos. Los principales indicadores se referirn a eficiencia y eficacia. 6. Clausura y liquidacin38 En esta etapa se tienen dos partes, la clausura y la liquidacin. Clausura Los presupuestos se clausuran el 31 de diciembre de cada ao. Despus de esta fecha, no se pueden afectar por ingresos ni gastos posteriores, ni realizar acciones u operaciones de ninguna naturaleza que afecten al presupuesto clausurado. Los compromisos que no se hayan transformado total o parcialmente en obligaciones, se tendrn por anulados en los valores no devengados. Los compromisos plurianuales de ejercicios fiscales no clausurados no se anulan, pero podrn ser susceptibles de reprogramacin. En el caso del PGE, le corresponde al Ministerio de Finanzas la convalidacin de los compromisos de ejercicios fiscales anteriores, para el nuevo ejercicio fiscal. Una vez clausurado el presupuesto, se proceder al cierre contable y liquidacin presupuestaria.
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Norma Tcnica de Presupuesto 2.6
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Los derechos y obligaciones pendientes de cobro y pago al 31 de diciembre, como consecuencia de la aplicacin del principio del devengado, sern objeto del tratamiento previsto en la normas tcnicas de contabilidad gubernamental y de tesorera. Las obligaciones pendientes de pago al cierre del ao (deuda flotante), si se tuvieran fondos sobrantes del ao, se pagarn posteriormente, sin aplicacin presupuestaria y se registrarn exclusivamente con afectacin contable39. Liquidacin Corresponde a la elaboracin y exposicin a nivel consolidado, de la ejecucin presupuestaria registrada a la clausura del ejercicio fiscal. Las instituciones remitirn esta informacin hasta el 31 de enero del ao siguiente, en la forma establecida en las normas tcnicas de contabilidad gubernamental y en los medios tecnolgicos que habilite el Ministerio de Finanzas con este propsito. La Subsecretara de Presupuestos agregar y consolidar la informacin obtenida de las instituciones. La liquidacin presupuestaria se aprobar y expedir mediante acuerdo ministerial hasta el 31 de marzo del ao siguiente. El mismo plazo se aplicar para el resto del sector pblico. 4.6. RELACIONES E INTEGRACION GUBERNAMENTAL CON LA CONTABILIDAD
La contabilidad gubernamental debe integrar las operaciones patrimoniales, presupuestarias y de costos.40 Para comprender este tema, se analiza la relacin e integracin entre presupuesto y contabilidad. Operaciones presupuestarias son los ingresos y gastos previstos en el presupuesto. Operaciones patrimoniales son aquellas que afectan a los activos, pasivos, patrimonio y resultados. Las operaciones de costos permiten la acumulacin de los valores que representan los insumos (mano de obra, materiales directos y gastos indirectos) utilizados para producir un bien o servicio. Estas operaciones son de tipo patrimonial y sirven para controlar los inventarios de sus materiales, de sus productos en proceso de fabricacin y de sus productos terminados. Por ser los costos parte de las operaciones patrimoniales, de aqu en adelante no los mencionar separadamente. A continuacin se ilustran estos criterios con algunas operaciones y su incidencia patrimonial y presupuestaria:
INCIDENCIA
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INCIDENCIA
Norma Tcnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.17.5 Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, artculo 148
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TIPO DE TRANSACCION PRESUPUESTARIA
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PATRIMONIAL
Compra de un activo fijo a crdito Venta de un activo fijo al contado Recepcin de un prstamo de dinero
en gastos en ingresos en ingresos
en activos y pasivos en activos y resultados en activos y pasivos en activos y pasivos en activos y resultados en activos y resultados en activos, pasivos y resultados en activos y pasivos en activos y pasivos en activos y resultados
Pago del capital de un prstamo de dinero en gastos Pago de intereses por un prstamo Cobro de impuestos Pago de sueldos Cobro de fondos de terceros (ajenos) Entrega de fondos ajenos a sus dueos Depreciacin de activos fijos en gastos en ingresos en gastos ninguna ninguna ninguna
Los casos expuestos demuestran lo siguiente: a. Existen operaciones que tienen incidencia presupuestaria y patrimonial. Como ejemplo, el pago de sueldos al mismo tiempo afecta al gasto presupuestario y tambin al gasto patrimonial (resultados), al saldo en la cuenta bancaria y a los pasivos. Existen operaciones que tienen efecto exclusivamente patrimonial, es decir no afectan al presupuesto. En este caso estn la recaudacin de fondos de terceros y la depreciacin de los activos fijos. No existen operaciones con incidencia exclusivamente presupuestaria. Por tanto, todas las operaciones tendrn incidencia patrimonial y solo algunas afectarn, complementariamente, al presupuesto.
b.
c.
Concepcin y criterios para integracin aplicados en el pas Entre presupuesto y contabilidad existe una relacin muy estrecha que nace de la asignacin a contabilidad de la responsabilidad por el registro e informe de todas las operaciones patrimoniales y presupuestarias. Todos los aspectos del presupuesto inciden en la contabilidad, incluso su aprobacin oportuna.
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Para integrar la incidencia patrimonial y presupuestaria de las operaciones financieras del sector pblico se han desarrollado diferentes tcnicas, segn se ha entendido el significado de la palabra integracin. Los conceptos asumidos en nuestro pas son los siguientes: 1. La integracin entendida como la fusin de estos dos componentes. Esta fue la concepcin inicial en la contabilidad gubernamental del Ecuador que estuvo vigente entre 1.983 y 1.994 y ocasion varios problemas de procesamiento e informacin. Al mezclarse en el proceso contable los datos de estos dos componentes, los reportes que se extraan tambin tenan esta caracterstica, por lo que no satisfacan adecuadamente las demandas de informacin patrimonial ni presupuestaria. Como ilustracin se presenta la manera en que se jornalizaba la compra al contado de un vehculo en USD 500: CUENTAS Gasto en Compra de Activos Fijos Vehculos Bancos Patrimonio Restringido DEBE 500 500 500 500 HABER
2. Una segunda definicin es la integracin entendida como el procesamiento conjunto de los dos componentes, sin fusionarlos. Esta forma de concebir fue tomada para desarrollar el sistema de contabilidad gubernamental que oper en el Ecuador desde 1995 hasta el 2000. Ofreca todas las posibilidades de informacin, sea solo presupuestaria, solo patrimonial o una combinacin de las dos. Como ilustracin se muestra la manera de jornalizar la operacin propuesta en el punto anterior: CUENTAS Vehculos41 Bancos DEBE 500 500 HABER
3. Un tercer concepto consider el proceso simultneo de los dos componentes, manteniendo al un componente dentro del otro, sin fusionarlos. Este modo de concebir tiene el sistema de contabilidad gubernamental de Chile que consiste en crear cuentas especficas y exclusivas dentro del activo y del pasivo para manejar los ingresos y gastos presupuestarios. Esta concepcin fue adoptada para desarrollar la contabilidad gubernamental del Ecuador que se encuentra en vigencia desde el 2001.42 Ofrece las mismas posibilidades de informacin sealadas en la segunda opcin. La ventaja que ofrece esta concepcin es una fcil elaboracin del Estado de Flujos del Efectivo. Como ilustracin se presenta la forma de jornalizar la operacin propuesta para los puntos anteriores:
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42
Adicionalmente, frente a esta cuenta, se registraba la partida presupuestaria de gastos con los valores que correspondan al compromiso, obligacin y pago, por lo que se agregaba esta seccin en el lado derecho del formato del diario general. Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental 3.2.1.2, 3.2.1.3 y 3.2.1.7
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La Contabilidad Gubernamental del Ecuador CUENTAS
Gabriel Freire Romo DEBE HABER
-1Vehculos43 500 Cuentas por Pagar Inversiones B. Larga Duracin -2Cuentas por Pagar Inversiones en Bienes Larga Duracin 500 Bancos
500
500
La ley no determina ninguna modalidad de integracin, lo que ha permitido la aplicacin en nuestro pas de diferentes concepciones, sin necesidad de modificar las disposiciones legales. Criterios para definir si existe integracin patrimonial presupuestaria El criterio bsico es integrar los dos componentes (patrimonial y presupuestario) en todas las etapas que sigue el proceso contable, esto es, desde el catlogo de cuentas hasta los informes. En cualquier caso, los siguientes criterios especficos deben fundamentar la integracin para que se logren los propsitos positivos que se esperan de ella: a. Asignacin exclusiva a la unidad de contabilidad de cada ente contable, de la responsabilidad por el registro de todas las operaciones patrimoniales y presupuestarias. Esta exigencia se cumple en nuestro pas. b. El ejercicio financiero debe ser el mismo tanto para el presupuesto como para la contabilidad, requerimiento que se cumple en el Ecuador, porque el presupuesto se elabora para un ao calendario y el ejercicio contable tambin cubre el ao calendario. c. Los clasificadores presupuestarios de ingresos y gastos deben utilizarse para fines presupuestarios y contables, porque si los datos se proyectan en el presupuesto con una clasificacin, al registrar su cumplimiento mediante la contabilidad deben guardarse iguales criterios de clasificacin para que los datos sean comparables. Por tal razn, en nuestro pas, las clasificaciones presupuestarias de ingresos y gastos son parte del catlogo de cuentas de la contabilidad. d. Los datos presupuestarios de la asignacin original y sus reformas, se deben comparar sistemticamente con la ejecucin, diferenciando en los ingresos y gastos, cada una de las etapas de ejecucin, para que sea posible proveer la informacin presupuestaria que demanden sus usuarios. El
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Adicionalmente, frente a esta cuenta, se registra la partida presupuestaria de gastos con el valor exclusivamente de la obligacin (devengo), por lo que se agrega esta seccin en el lado derecho del formato del diario general.
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sistema de contabilidad en vigencia, solo compara las asignaciones con la ejecucin en su etapa de devengo. e. Las operaciones deben jornalizarse mediante asientos que registren al mismo tiempo la incidencia en los componentes presupuestario y patrimonial, para que se entienda su relacin y se puedan conciliar sus datos. base de datos independiente. El sistema vigente obliga a que los ingresos y gastos presupuestarios, sin importar cmo se ejecuten, siempre se registren primero como Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, como se ejemplific en lneas anteriores. f. Los informes financieros, sea que se refieran al componente presupuestario o al patrimonial, siempre deben provenir de los registros contables. Los estados financieros deben resumir y conciliar las operaciones patrimoniales y presupuestarias. La contabilidad debe estar concebida para atender las necesidades de todos los usuarios de estos datos. Los estados financieros previstos en la normativa vigente para nuestro pas, contienen los aspectos patrimoniales y presupuestarios, en forma integral y conciliados entre s.
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La Contabilidad Gubernamental del Ecuador CAPITULO V ENDEUDAMIENTO PBLICO44
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Un componente del SINFIP es la deuda pblica, cuya incidencia es importante en la economa del pas y en los presupuestos del sector pblico. Este tipo de operaciones estn sujetas a las regulaciones y procesos que se describen en el presente captulo. Este componente se concentra en normar, programar, establecer mecanismos de financiamiento, presupuestar, negociar, contratar, registrar, controlar, contabilizar y coordinar la aprobacin de operaciones de endeudamiento pblico, de administracin de la deuda pblica y de las operaciones conexas para una gestin eficiente de la deuda. Comprende la deuda pblica de todas las entidades, instituciones y organismos del sector pblico, proveniente de contratos de mutuo; colocaciones de bonos y otros valores, incluidas las titularizaciones y las cuotas de participacin; los convenios de novacin o consolidacin de obligaciones; y, las deudas en donde exista sustitucin de deudor. Adems comprende las obligaciones no pagadas y registradas de los presupuestos clausurados. Se excluye cualquier ttulo valor menor a 360 das. Para el caso de las empresas pblicas se excluyen todos los contratos de mutuo del tipo crdito con proveedores que no requieren garanta soberana. Para el caso de la banca y las entidades de intermediacin financiera pblicas, se excluyen todas las operaciones que realicen para solventar sus necesidades de liquidez y aquellas destinadas a la intermediacin financiera que no provengan de deuda externa multilateral, de proveedores, de gobiernos ni de la banca que requiera garanta soberana del Estado. Los pasivos contingentes tienen su origen en hechos especficos que pueden ocurrir o no. La obligacin se hace efectiva con la ocurrencia de una o ms condiciones previstas en el instrumento legal que lo gener. Los pasivos contingentes no forman parte de la deuda pblica. Un pasivo contingente solo se constituir en deuda pblica en el monto correspondiente a la parte de la obligacin que fuera exigible. La deuda contingente podr originarse: a. Cuando el Estado, a nombre de la Repblica del Ecuador, otorga la garanta soberana a favor de entidades y organismos del sector pblico que contraen deuda pblica b. Por la emisin de bonos y ms ttulos valores cuyo objeto sea garantizar a los contribuyentes el retorno de sus aportaciones c. Por la suscripcin de contratos de garanta para asegurar el uso de las contribuciones no reembolsables d. Por contingentes asumidos por el Estado ecuatoriano, de conformidad con la ley, u otras obligaciones asumidas en el marco de convenios con organismos internacionales de crdito
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Este captulo se fundamenta en el Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, artculos 123 al 147.
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La contratacin de la deuda contingente debe seguir el proceso de endeudamiento pblico, en lo pertinente. Todo contrato o convenio de deuda pblica, celebrado por extranjeros domiciliados o no en el pas, sean personas naturales o jurdicas, con la Repblica del Ecuador o con las dems entidades del sector pblico, lleva implcita la condicin de renuncia a toda reclamacin por va diplomtica, aunque se suscriba fuera del territorio ecuatoriano. Los ttulos de deuda pblica deben registrarse en el Ministerio de Finanzas, sean estos contratos, convenios u otros instrumentos representativos de la operacin de endeudamiento pblico. Las entidades y organismos del sector pblico tienen la obligacin de reportar al Ministerio de Finanzas la tenencia de ttulos valores representativos de deuda pblica interna o externa, para su registro. El trmite para modificaciones sustanciales de los trminos y condiciones financieras establecidas en los instrumentos jurdicos con lo que se concretaron las operaciones de endeudamiento pblico, o del programa o proyecto de inversin financiado con recursos del endeudamiento, ser el vigente a la fecha en que se concrete la modificacin, en lo que fuere pertinente. Si para la negociacin, instrumentacin, perfeccionamiento de operaciones de endeudamiento pblico, colocacin o recompra de ttulos emitidos por el Estado, o la novacin de la deuda, se requiere en forma previa o concurrente de la celebracin de contratos que sin ser de deuda pblica fueren indispensables para coadyuvar a los sealados propsitos, tales contrataciones estarn exceptuadas del trmite previsto por la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica; no obstante, el Ministerio de Finanzas deber expedir los procedimientos que normen estas contrataciones, entre ellos, la seleccin, calificacin y adjudicacin. Cuando a criterio del Ministerio de Finanzas, la divulgacin de la informacin contenida en actos administrativos, contratos, convenios o documentacin vinculada con operaciones de novacin de operaciones de endeudamiento pblico, emisin, colocacin o recompra de ttulos del Estado, pudiera generar prdidas o condiciones desfavorables a los intereses del Estado, los respectivos actos, contratos, convenios o documentacin sern declarados secretos y reservados por el Ministerio de Finanzas hasta que se proporcione la informacin previa a la subasta o transaccin respectiva, en el mercado de valores en el caso de colocacin o recompra, o hasta que culmine la operacin respectiva. Inmediatamente despus toda la informacin ser publicada. Toda persona que utilice o se beneficie de la informacin o documentacin relacionada con los actos, contratos o convenios referidos en el prrafo anterior, ser reprimida segn los previstos en la ley. Se podr vincular un convenio de prstamo con otros convenios o contratos comerciales, de exportacin, de importacin, de ejecucin de obras, prestacin de servicios o financieros, incluyendo los de manejo de cuentas bancarias.
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5.1. EL SISTEMA DE GESTION Y ANALISIS DE LA DEUDA (SIGADE) Para el control y registro del endeudamiento pblico, el sector pblico dispone de la herramienta informtica denominada Sistema de Gestin y Anlisis de la Deuda (SIGADE), donde se dispone de datos bsicos como los acuerdos de prstamos o donaciones, los acuerdos generales, las tasas de inters variable, los tipos de cambio diarios, las enmiendas a los contratos de prstamos; permite el clculo y la generacin automtica de las tablas de amortizacin; muestra para cada tramo de los prstamos la informacin relativa a los vencimientos, reembolsos, pagos, atrasos e intereses en mora; controla la canasta de divisas y elabora ajustes de vencimientos, debido a las variaciones de los tipos de cambio. El SIGADE proporciona informacin sobre prstamos, sea por acreedor, pas, tipo de deuda, tipo de moneda u organismo deudor. Tambin permite realizar proyecciones del servicio de la deuda o consultar sobre el vencimiento de ttulos emitidos y colocados, segn el tipo de deuda, el tipo de tasa, proyecciones del rescate y otros datos ms. 5.2 LIMITES DE ENDEUDAMIENTO
El saldo total de la deuda pblica del conjunto de entidades y organismos del sector pblico, en ningn caso sobrepasar el 40% del PIB. En casos excepcionales, cuando se requiera endeudamiento para programas y proyectos de inversin pblica de inters nacional, y dicho endeudamiento supere el lmite sealado, se requerir la aprobacin de la Asamblea Nacional con la mayora absoluta de sus miembros. Cuando se alcance el lmite de endeudamiento se implementar un plan de fortalecimiento y sostenibilidad fiscal. El Ministerio de Finanzas con base en la programacin de endeudamiento cuatrianual, regular los lmites especficos para las entidades del sector pblico. Con base en la programacin cuatrianual, el Ministerio de Finanzas podr suscribir operaciones de endeudamiento pblico previo al comienzo de los siguientes ejercicios fiscales. No existir destino especfico para el endeudamiento, ms all de lo establecido en la Constitucin y en el Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas. El Ministerio de Finanzas durante la ejecucin presupuestaria asignar estos recursos a los programas y proyectos que cuenten con los requisitos establecidos, de manera que el financiamiento puede ser reasignado en forma gil en proyectos y programas, en funcin de la ejecucin de los mismos. En la proforma del PGE se incluir el lmite anual de endeudamiento neto, para consideracin y aprobacin de la Asamblea Nacional. Para la aprobacin y ejecucin de sus presupuestos, cada gobierno autnomo descentralizado observar los siguientes lmites de endeudamiento:
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a. La relacin porcentual calculada en cada ao entre el saldo total de su deuda pblica y sus ingresos totales anuales, sin incluir endeudamiento, no ser superior al 200% b. El monto total del servicio anual de la deuda, incluida su amortizacin e intereses, no superar el 25% de los ingresos totales anuales, sin incluir endeudamiento. Se prohbe a las instituciones pblicas y privadas conceder crditos a los gobiernos autnomos descentralizados que sobrepasen estos lmites, debiendo estos ltimos someterse a un plan de fortalecimiento y sostenibilidad fiscal aprobado por el Ministerio de Finanzas. 5.3. DESTINO DEL ENDEUDAMIENTO Y PROHIBICIONES Las entidades del sector pblico que requieran ejecutar operaciones de endeudamiento, lo harn exclusivamente para financiar: a. Programas b. Proyectos de inversin para infraestructura y en los que se tenga capacidad de pago c. Refinanciamiento de la deuda pblica externa en condiciones ms beneficiosas para el pas. La entidad u organismo pblico contratante del endeudamiento ser responsable de la ejecucin de los proyectos o programas que se financien con dichos recursos. En el caso de endeudamiento del PGE, la entidad pblica responsable de la ejecucin ser la establecida en la resolucin que dicte el Ministerio de Finanzas. En caso de empresas pblicas y entidades financieras pblicas que tengan programas y proyectos de inversin en infraestructura o con capacidad de pago, calificados como prioritarios por la SENPLADES, el Ministerio de Finanzas podr realizar operaciones de crdito para inyectar recursos a la empresa o entidad financiera pblica ejecutora del programa o proyecto. El Ministerio de Finanzas establecer, de ser el caso, la factibilidad, mecanismos y trminos para la restitucin por parte de la empresa o entidad financiera, de los valores inherentes al financiamiento respectivo, de lo que se dejar constancia en la resolucin con la que se autorice el endeudamiento. En los contratos de financiamiento podrn establecerse estipulaciones inherentes a la participacin de las empresas del pas del prestamista, en la ejecucin de los proyectos, en tanto el financiamiento se confiera en trminos rentables, ventajosos o concesionales para el prestatario. En tal caso, para la seleccin y adjudicacin se observar el procedimiento que establezca la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, las dems leyes y sus reglamentos. Se prohbe el endeudamiento:
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a. Para gastos permanentes, con excepcin de los que prev la Constitucin para salud, educacin y justicia, previa calificacin de la situacin excepcional realizada por el Presidente de la Repblica. b. Con excepcin de la banca pblica y las entidades financieras crediticias, la realizacin de operaciones de crdito a favor de personas naturales o jurdicas de derecho privado, salvo anticipos, La banca pblica podr hacerlo nicamente a favor de las empresas pblicas en que el Estado tenga participacin mayoritaria, Cualquier excepcin, solo se podr autorizar por el Comit de Deuda y Financiamiento y del Presidente de la Repblica por decreto ejecutivo. c. Ningn contrato u operacin de endeudamiento pblico comprometer rentas, activos o bienes de carcter especfico del sector pblico. Exceptense de esta prohibicin, los proyectos que tienen capacidad financiera de pago, los que podrn comprometer los flujos y activos futuros que generen dichos proyectos. d. En ningn caso las entidades del sector pblico entregarn certificados, bonos u otros ttulos de deuda pblica en pago de obligaciones por remuneracin al trabajo, que no provengan de dictmenes judiciales o las establecidas por ley. Para otras obligaciones, adems del pago en efectivo, se podrn otorgar en dacin de pago, activos y ttulos valores del Estado con base a justo precio y por acuerdo de las partes. 5.4. DEL COMIT DE DEUDA Y FINANCIAMIENTO El Comit de Deuda y Financiamiento est integrado por el Presidente de la Repblica o su delegado, quien lo presidir; el Ministro de Finanzas o su delegado; y el Secretario de la SENPLADES o su delegado. El Subsecretario a cargo del endeudamiento pblico actuar como secretario del comit y cuando fuere requerido proporcionar asesora tcnica. Este comit se reunir previa convocatoria del Ministro de Finanzas. Este comit, con observancia de la Constitucin y la legislacin, previo el anlisis de los trminos financieros y las estipulaciones contenidas en los instrumentos respectivos, autorizar mediante resolucin la contratacin o novacin de operaciones de endeudamiento en el PGE, cualquiera sea la fuente de endeudamiento, con la garanta del Estado, cuando fuere pertinente. Adems autorizar las colocaciones o las recompras de ttulos emitidos por el Estado. Este comit regular los procedimientos de endeudamiento de las entidades que estn fuera del PGE, pudiendo delegar algunas funciones a otras entidades pblicas. Cada entidad del sector pblico que tenga la calidad de persona jurdica de derecho pblico, con la autorizacin previa del comit, podr resolver en forma definitiva sobre el endeudamiento correspondiente y asumir la responsabilidad de que el respectivo endeudamiento y las estipulaciones de contratos o convenios inherentes, no afecten a la soberana del Ecuador. Este comit ser corresponsable de las condiciones financieras de los procesos de endeudamiento que apruebe.
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La Contabilidad Gubernamental del Ecuador Son deberes de este comit:
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a. Dictar directrices para la gestin de la deuda pblica b. Normar, analizar y aprobar los trminos y condiciones financieras de las operaciones de endeudamiento pblico. Se excluyen los contratos de mutuo de los gobiernos autnomos descentralizados y la deuda flotante45 c. Aprobar los trminos y condiciones financieras para las colocaciones de ttulos del Estado o la recompra de deuda pblica, a cargo del Ministerio de Finanzas d. Regular la contratacin de deuda pblica e. Determinar modificaciones sustanciales en las operaciones de endeudamiento pblico f. Establecer el monto mximo de contratacin de deuda pblica, por tipo, que no requiere autorizacin del comit, en casos no contemplados en el Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas. Todo trmite de operaciones de endeudamiento pblico de las entidades del sector pblico deber observar las disposiciones del COPLAFIP y estar a cargo del Ministerio de Finanzas, el que en forma previa a la autorizacin del comit verificar: a. Que la operacin no exceda el lmite de endeudamiento previsto en dicho cdigo ni el fijado por la Asamblea Nacional, para el respectivo ejercicio fiscal b. Que el endeudamiento pblico sea sostenible y conveniente al Estado en trminos del perfil de vencimiento de la deuda y de la tasa de inters y las condicionalidades aplicables al endeudamiento. Las entidades, organismos e instituciones del Estado beneficiarias de los recursos de endeudamiento pblico, previo a la utilizacin de los mismos, verificarn que el proyecto o programa haya sido declarado prioritario por la SENPLADES. En el caso de endeudamiento para empresas pblicas nacionales, entidades financieras pblicas y gobiernos autnomos descentralizados o sus empresas, la prioridad ser emitida por el directorio o por el gobierno autnomo descentralizado, segn el caso. 5.5. DEUDA PBLICA INTERNA MEDIANTE EMISIN DE BONOS U OTROS PAPELES FIDUCIARIOS La emisin de papeles fiduciarios es una forma de obtener financiamiento, mediante acceso directo a quienes disponen de recursos que requieren invertirlos. Los bonos del Estado tienen dos partes, el cuerpo del bono y los cupones. En el cuerpo del bono se fijan las condiciones del prstamo y el valor nominal del papel (valor facial). Los cupones son desprendibles y sirven para el cobro de los intereses que generan los bonos. Para cobrar los intereses que usualmente son pagados por semestres, se debe desprender el cupn correspondiente y acercarse a cobrarlo en el Banco Central. Tambin existen bonos con cupones cero, es decir no tienen cupones, sino que la rentabilidad se obtiene por el descuento que se concede al momento de la negociacin del bono
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En contratos de mutuo suscritos con organismos multilaterales, gobiernos, crditos comerciales y contratos de prstamo de proveedor, cuyo monto no supere el 0,15% del PGE y no requiera garanta soberana, no deber contar con el anlisis y recomendacin del comit previo al proceso de negociacin formal con el prestamista.
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Los bonos tienen una cotizacin en la bolsa de valores, la que cambia continuamente en el tiempo. A esta cotizacin se le conoce como el precio de mercado. Los bonos tienen tambin un precio de negociacin (compra venta) que es el valor que acuerdan el comprador y el vendedor al momento de la transaccin. Este precio usualmente es menor al nominal (bajo la par) y toma como referencia el precio de mercado, pero no necesariamente es igual a este ltimo. El capital invertido en los bonos no se paga a su vencimiento, sino mediante sorteos generalmente semestrales, en partes iguales, de forma que al final del plazo de los bonos, todos se hayan pagado. A estos pagos se conocen como redencin o rescate de los bonos. Los resultados de los sorteos son publicados en boletines del Banco Central Los sorteos de los bonos para su redencin, realiza la comisin de sorteo y servicio de la deuda. El acta de cada sesin es legalizada por un notario y sirve de base para el pago46. Los cupones para cobro de intereses de los bonos sorteados que corresponden a los semestres futuros, se anulan al momento del pago del capital del bono porque ya no tienen ningn valor. La redencin de los bonos se produce a su valor nominal, sin importar el precio de negociacin, es decir, quien invierte en bonos del Estado, si conserva el bono hasta su sorteo, a ms de cobrar intereses obtiene una ganancia por la diferencia entre el precio de negociacin y el valor nominal. En consideracin de las necesidades de financiamiento y los requerimientos del mercado, el Ministerio de Finanzas aprobar, para consideracin y autorizacin cuando sea del caso del Comit de Deuda y Financiamiento, la emisin de ttulos de mediano o largo plazo y el tipo de ttulos del Estado a emitirse, as como sus trminos y condiciones financieras de colocacin. Las emisiones de ttulos valores, incluidas las titularizaciones de otras entidades pblicas, financieras y no financieras, requerirn la aprobacin del Ministerio de Finanzas. En caso de emisiones de ttulos valores de la banca pblica cuyo monto anual supere el 0,15% del PGE, deber contar con el anlisis y recomendacin del Ministerio de Finanzas. Autorizada legalmente la emisin de bonos o de otros ttulos, se instrumentar la respectiva escritura pblica, en la que intervendr el Ministro de Finanzas tratndose de emisiones del Estado ecuatoriano, o los representantes legales de la entidad del sector pblico que efecte la emisin. Los requisitos que reunirn la escritura y los bonos o valores que se emitan, sern establecidos en las normas tcnicas que expida el Ministerio de Finanzas.
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Ibidem Art. 142
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Concluido el trmite de emisin de los bonos u otros ttulos valores, previstos en el PGE, sern negociados por el Ministerio de Finanzas. Los ttulos valores emitidos por entidades que estn fuera del PGE sern negociados por ellas mismas, previa autorizacin del Ministerio de Finanzas, autorizacin que no implica otorgamiento de garanta por parte del Estado. Toda emisin de bonos en moneda de curso legal o extranjera se negociar de forma universal a travs de las bolsas de valores, con excepcin de las negociaciones directas entre entidades y organismos del sector pblico. El pago de capital e intereses de los ttulos de la deuda interna y externa se har por medio del Banco Central del Ecuador. Esta disposicin no es aplicable a las obligaciones de emisiones propias de la banca pblica. 5.6. GARANTIAS SOBERANAS
El Estado central a nombre del Ecuador podr otorgar garanta soberana a favor de las entidades y organismos del sector pblico que contraigan deuda pblica para el financiamiento de proyectos y programas de inversin en infraestructura, o para proyectos y programas de inversin que generen la rentabilidad necesaria para el pago del servicio de la deuda. La garanta del Estado nicamente podr autorizarse cuando la entidad u organismo del sector pblico, inclusive las empresas del Estado, sus subsidiarias o filiales, evidencien que cuentan con capacidad de pago de la deuda. No se podrn otorgar garantas soberanas a las otras entidades, organismos e instituciones del sector pblico (que no sean del Estado central) para operaciones de endeudamiento con plazo menor a 360 das. Para el otorgamiento de garanta soberana se debern establecer e instrumentar los mecanismos necesarios para la restitucin de los valores que el Estado pudiere llegar a pagar en su calidad de garante, en caso de incumplimiento del deudor. En ningn caso se otorgarn garantas por parte del Estado o de sus entidades a favor de personas naturales o jurdicas de derecho privado, inclusive las que no tengan finalidad de lucro, con excepcin de la banca pblica y aquellas empresas de derecho privado con al menos un 70% de acciones del Estado. Las garantas otorgadas se registrarn como deuda contingente y solo constituirn deuda del garante cuando la obligacin fuere exigible al mismo. Las obligaciones originadas en operaciones de endeudamiento pblico, garantizadas por el Estado ecuatoriano que no fueren pagadas por la entidad del sector pblico garantizada, sern canceladas por el Ministerio de Finanzas. El Ministerio de Finanzas tomar de la cuenta que la entidad deudora mantiene en instituciones financieras pblicas, los recursos correspondientes en pago de los valores que hubiere cancelado, con los costos financieros que se hubiere pactado en el respectivo convenio de restitucin de valores.
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De ser pertinente, el Ministerio de Finanzas adoptar las medidas y acciones inmediatas para la recuperacin de los valores subrogados como garante, inclusive a travs de la jurisdiccin coactiva, de la queda investido, en los trminos establecidos en el Cdigo de Procedimiento Civil.
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La Contabilidad Gubernamental del Ecuador CAPITULO VI TESORERIA47
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La administracin financiera gubernamental gira alrededor del manejo del dinero, por lo que es esencial un conocimiento de los mecanismos de cobro y de pago, as como de las disposiciones que deben observarse para la administracin de los fondos. Comprende el conjunto de normas, principios y procedimientos utilizados en la obtencin, depsito y colocacin de los recursos financieros; en la administracin y custodia de dineros y valores que se generen para el pago oportuno de las obligaciones legalmente exigibles; y en la utilizacin de tales recursos de acuerdo a los presupuestos correspondientes, en funcin de la liquidez de la caja fiscal, a travs de la Cuenta nica del Tesoro Nacional (CCU). Este componente establecer una administracin eficiente, efectiva y transparente de los recursos financieros pblicos de la CCU, para responder a las necesidades de pago que demande el PGE. La Programacin de Caja determinar las operaciones de ingresos y gastos pblicos que afecten al saldo de caja del tesoro nacional y a los movimientos de la deuda pblica para cubrir las obligaciones y la liquidez necesaria. 6.1. SISTEMA NICO DE CUENTAS
El sistema nico de cuentas est conformado por: a. b. c. d. e. La Cuenta nica del Tesoro Nacional (CCU) Las subcuentas de los gobiernos autnomos descentralizados Las cuentas de la seguridad social Las cuentas de las empresas pblicas Las cuentas de la banca pblica.
Las cuentas de la seguridad social, en todos los aspectos contables, operativos y de gestin se mantendrn de manera autnoma de la CCU, por lo que estos recursos sern propios y distintos de los del fisco. Conforme dispone la Constitucin, ninguna institucin del Estado podr intervenir o disponer de los fondos y reservas de la seguridad social. 6.2. CUENTA UNICA DEL TESORO NACIONAL (CCU)
Los ingresos de cualquier fuente se depositarn en la CCU. La disposicin de estos fondos ser ordenada por el Ministro de Finanzas. Con el propsito de identificar la fuente de los recursos, la CCU se dividir en las siguientes cuentas auxiliares: CCU-Fiscales, CCU-Gestin, CCU-Preasignados, CCUFondos Especiales, CCU-Fondos de Terceros, CCU-Cuentas de Transferencia Gobiernos Seccionales, provisin para el pago de la deuda pblica.
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Este captulo se sustenta en el Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, artculos 160 al 173 y en las Normas Tcnicas de Tesorera expedidas en el Suplemento al Registro Oficial No. 259 del 24 de enero del 2008
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Auxiliar CCU-Recursos Fiscales, a esta cuenta ingresarn directamente todos los recursos de las recaudaciones tributarias y no tributarias, los ingresos de la actividad petrolera, las operaciones de financiamiento de corto plazo, como son la colocacin de Certificados de Tesorera y los dbitos a las cuentas de transferencias de las instituciones pblicas. Auxiliar CCU-Recursos de Autogestin, a esta cuenta ingresarn todos los recursos que se originen en la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, rentas de inversin, multas, reintegros y otros generados por las actividades propias de las entidades y organismos que estn dentro de la CCU. Auxiliar CCU-Preasignados, a esta cuenta ingresarn todos los recursos que pertenezcan a las instituciones pblicas que tienen participacin en los ingresos tributarios y no tributarios nacionales. Estos ingresos se transferirn de la CCURecursos Fiscales luego de realizada la distribucin entre los partcipes. Desde esta cuenta se transferirn los valores que correspondan a los beneficiarios, por tanto, el Banco Central solo podr realizar acreditaciones ordenadas por la Subsecretara de Tesorera de la Nacin. Auxiliar CCU-Fondos Especiales, a esta cuenta ingresarn todos los recursos de prstamos internos, colocacin de bonos y fondos especiales creados por ley. En este auxiliar se incluirn las cuentas que se crearen para la administracin de fideicomisos institucionales. Por tanto, ningn fideicomiso pblico deber mantener recursos por fuera de la CCU y sus inversiones se sujetarn a las regulaciones que sobre la materia emita el Directorio del Banco Central. Los fondos especiales tendrn cuentas auxiliares individuales. Auxiliar CCU-Fondos de Terceros, en esta cuenta se acreditarn los recursos que las instituciones como Ministerio de Relaciones Laborales, CONSEP y Corte Nacional de Justicia mantienen temporalmente, condicionados a disposiciones o sentencias legales que determinen las correspondientes salidas. En el caso de fondos de terceros que por sentencia se determinare que no procede su devolucin, se transferir a la CCUAutogestin, a favor de las instituciones beneficiarias o a la CCU-Recursos Fiscales, si estos recursos no estn considerados en el presupuesto institucional. Auxiliar CCU-Cuentas de Transferencia a Gobiernos Autnomos Descentralizados, en este auxiliar se encontrarn las cuentas pertenecientes a las instituciones que conforman el rgimen seccional. Cuentas para la provisin del pago de la deuda pblica, son cuentas especiales que se mantendrn para la provisin de fondos destinados a los pagos por la amortizacin e intereses de la deuda pblica. A ellas ingresarn los recursos que se transfieran desde la CCU-Recursos Fiscales.
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La Contabilidad Gubernamental del Ecuador 6.3. PROGRAMACION DE CAJA48
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La programacin de caja es la previsin calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su utilizacin conforme la programacin de la ejecucin presupuestaria. A la Subsecretaria de Tesorera de la Nacin le corresponde elaborar la programacin de caja del PGE. La periodicidad de la programacin responder a las necesidades de esta subsecretara, pudiendo ser diaria, semanal, quincenal, mensual cuatrimestral y anual. La estimacin del flujo de ingresos se fundamentar en la informacin suministrada por el SRI, SENAE, Secretara Nacional de Hidrocarburos, Banco Central, instituciones que tienen ingresos de autogestin y la subsecretara responsable de la deuda pblica. La base para la estimacin del flujo de los egresos ser la programacin del devengo de los gastos y la programacin de la deuda pblica. Una vez que se disponga de la programacin anual de caja, se definirn las cuotas cuatrimestrales de compromiso y las cuotas mensuales de devengo que constituirn el techo del gasto para el mes respectivo. A estos movimientos de fondos se agregarn los movimientos no presupuestarios que afecten las disponibilidades de caja. De no contar con las disponibilidades suficientes, la Subsecretara de Tesorera de la Nacin utilizar los mecanismos de financiamiento que le permite la ley para garantizar el cumplimiento total de las obligaciones. De generarse excedentes temporales de caja, la subsecretara mencionada podr invertirlos a corto plazo, asegurando el mejor rendimiento. Mensualmente se evaluar la ejecucin de caja. La programacin de caja podr ser modificada en funcin de los ingresos realmente recaudados, de manera que se garantice el cumplimiento de las cuotas aprobadas. 6.4. GESTIN DE LOS FONDOS PUBLICOS
Los recursos pblicos se manejarn a travs de la banca pblica, considerando en lo pertinente, las normas tcnicas y las capacidades de gestin de las entidades que conforman la banca pblica. El cobro, pago o transferencia de dichos recursos se podr realizar a travs de otras entidades financieras. El PGE se gestionar a travs de la CCU abierta en el depositario oficial que es el Banco Central de Ecuador, con las subcuentas que el Ministerio de Finanzas considere necesarias.
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Norma Tcnica de Tesorera 4.3
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Para el manejo de los depsitos y crditos de las empresas pblicas, gobiernos autnomos descentralizados y las dems que correspondan, se crearn cuentas especiales en el Banco Central del Ecuador. Todo organismo, entidad y dependencia del sector pblico no financiero, con goce o no de autonoma econmica, presupuestaria y financiera, deber acreditar a sus cuentas abiertas en el Banco Central del Ecuador la totalidad de los recursos financieros pblicos que obtenga, recaude o reciba de cualquier forma. La salida de recursos de la CCU se realizar sobre la base de las disposiciones de los autorizadores de pago de las entidades y organismos y del Ministerio de Finanzas. Dichas salidas de recursos se efectuarn cuando existan obligaciones de pago legalmente exigibles, debidamente determinadas por las entidades responsables y previa afectacin presupuestaria o registro contable. Cualquiera sea el origen de los recursos, las entidades y organismos del sector pblico no podrn crear cuentas, fondos u otros mecanismos de manejo de ingresos y egresos que no estn autorizados por el Ministerio de Finanzas.49 Se faculta a las entidades y organismos del sector pblico a gestionar anticipos a travs de varios desembolsos, a gestionar proyectos a travs de fondos a rendir cuentas, entre otros mecanismos; para lo cual el Ministerio de Finanzas emitir la normativa correspondiente. No se aplicar el sigilo bancario a los recursos de las entidades del sector pblico, con excepcin de los crditos otorgados por la banca pblica a favor de personas jurdicas de derecho privado. La Tesorera de la Nacin ordenar el reintegro inmediato a la CCU de los recursos de las entidades pblicas que violen el artculo 299 inciso tercero de la Constitucin, sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar.50 La Repblica del Ecuador, previa autorizacin del Ministerio de Finanzas, podr abrir y mantener en el exterior, cuentas de depsito fijo o a la vista, para gestionar, conceder o realizar pagos, endeudamiento, inversin e inters de seguridad. Cualquier inversin de recursos financieros pblicos en el extranjero solo podr realizarse previa autorizacin del Ministerio de Finanzas. Los rendimientos que generen las inversiones de la CCU se restituirn en su totalidad a dicha cuenta, salvo las comisiones que autorice el Ministerio de Finanzas dentro de estas operaciones financieras. Estos recursos no formarn parte de los ingresos del Banco Central del Ecuador.
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Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, Primera Disposicin General. El artculo 299 inciso tercero de la Constitucin dice: Los recursos pblicos se manejarn en la banca pblica, de acuerdo con la ley. La ley establecer los mecanismos de acreditacin y pagos, as como de inversin de recursos financieros. Se prohbe a las entidades del sector pblico invertir sus recursos en el exterior sin autorizacin legal.
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Por su naturaleza, las transacciones que se generen de la CCU estn exentas de todo tipo de retencin, incluidas las tributarias. El Ministerio de Finanzas manejar y administrar los excedentes de liquidez de la CCU de conformidad con las normas tcnicas que emita. Todos los excedentes de caja de los presupuestos de las entidades que son parte del PGE, al finalizar el ao fiscal se constituirn en ingresos de caja del PGE del siguiente ejercicio fiscal. Los excedentes de caja de los gobiernos autnomos descentralizados que se mantengan al finalizar el ao fiscal, se constituirn en ingresos de caja del siguiente ejercicio fiscal. Las entidades y organismos del sector pblico debern dar cumplimiento inmediato a las sentencias ejecutoriadas y pasadas en autoridad de cosa juzgada. Si implican egreso de recursos fiscales, dichas obligaciones se financiarn con cargo a las asignaciones presupuestarias de la respectiva entidad u organismo, para lo cual, si fuere necesario, se realizarn las reformas presupuestarias en el gasto no permanente. Los recursos de la CCU son inembargables y no pueden ser objeto de ningn tipo de apremio, medida cautelar ni preventiva, En el evento de presentarse deficiencias temporales o para la optimizacin de la liquidez en la economa, el Ministerio de Finanzas podr emitir Certificados de Tesorera (CTs) para financiar egresos permanentes o no permanentes. Los Certificados de Tesorera por su naturaleza, no obstante constituir obligaciones de pago, no estarn sujetos para su emisin al trmite y requisitos previstos para operaciones de endeudamiento pblico, excepto la escritura pblica de emisin cuyo contenido ser establecido en las normas tcnicas. En ningn caso, el plazo para el pago efectivo de los certificados podr superar los 360 das. Para el manejo integrado de la liquidez del sector pblico, el Banco Central del Ecuador en coordinacin con el Ministerio de Finanzas podr gestionar la liquidez de las cuentas creadas en dicha entidad. No se afectar la disponibilidad de recursos de todas las entidades y organismos del sector pblico y su exigibilidad inmediata. 6.5. CUENTAS ROTATIVAS DE INGRESOS
El Banco Central podr designar bancos corresponsales de entre los que conforman la red bancaria privada, a los que se sumar en casos necesarios, el Banco Nacional de Fomento. Las instituciones pblicas mantendrn cuentas en los bancos corresponsales para depositar sus recaudaciones, las que se denominarn Cuentas Rotativas de Ingresos. La apertura de estas cuentas se realizar una vez suscrito un convenio entre la entidad y el banco corresponsal, donde se especificarn las condiciones, plazos, compromisos y obligaciones de las partes.
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Las instituciones pblicas no podrn utilizar las cuentas rotativas de ingresos para propsitos diferentes del establecido. Los dbitos a estas cuentas correspondern exclusivamente a transferencias del dinero a la cuenta auxiliar CCU-Autogestin o cuentas de transferencia de gobiernos seccionales. Los intereses que generen los saldos de estas cuentas de las entidades del gobierno central y de las instituciones descentralizadas y autnomas, se trasladarn mensualmente a la cuentas auxiliar CCU-Recursos Fiscales o CCU-Autogestin. En el caso de cuentas de gobiernos seccionales, los intereses se transferirn a las cuentas de transferencia de las instituciones que los generaron. Las instituciones pblicas son responsables, de manera exclusiva, de vigilar el correcto y oportuno cumplimiento de las clusulas del convenio de apertura de estas cuentas. Las instituciones pblicas que mantienen este tipo de cuentas en los bancos corresponsales no podrn mantener cuentas adicionales para ese propsito en el mismo banco. Las instituciones pblicas que recaudan valores que les pertenecen, debern utilizar obligatoriamente una cuenta rotativa de ingresos abierta en un banco corresponsal. Las cajas recaudadoras estarn vigentes en las instituciones que por su situacin geogrfica no tengan acceso a la red bancaria privada o al Banco Nacional de Fomento o para recaudar ingresos por montos pequeos que no justifican realizar depsitos directos e individualizados en el banco corresponsal. En consecuencia, las instituciones recaudarn sus ingresos a travs de depsitos en su cuenta rotativa de ingresos, salvo los casos mencionados. Los valores recibidos en las cajas recaudadoras sern depositados en el banco corresponsal, el da hbil inmediato posterior, en forma completa e intacta, segn la normativa de control interno vigente. 6.6. PERCEPCION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
La determinacin y recaudacin de los recursos para el financiamiento del PGE y de los presupuestos de las entidades ser responsabilidad de las instituciones y de sus funcionarios encargados de la administracin de los fondos. Los ingresos del Tesoro Nacional corresponden a los impuestos, tasas, contribuciones y otros que segn la ley le corresponde recibir al gobierno central y que sern acreditados en el auxiliar CCU-Recursos Fiscales. La Subsecretara de Tesorera de la Nacin determinar los valores que corresponden a preasignaciones y los transferir al auxiliar CCU-Preasignados. Los recursos que las entidades obtengan por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarn a travs de las cuentas rotativas de ingresos. La entidad registrar estos
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ingresos en el sistema autorizado para su administracin, proceso que permitir su utilizacin posterior. Los recursos provenientes de prstamos o donaciones en moneda de circulacin nacional ingresarn a la cuenta matriz abierta en el Banco Central. Las entidades que manejan recursos provenientes de crditos externos, cooperacin tcnica no reembolsable y otros de similar naturaleza, mantendrn en el Banco Central una cuenta corriente en la moneda sealada en el contrato o convenio de crdito. Su utilizacin ser posible mediante su conversin en moneda de circulacin nacional, valores que se acreditarn en otra cuenta abierta en el mismo Banco Central. Cuando las instituciones deban realizar reintegros de recursos a la CCU por cualquier motivo, utilizarn su cuenta rotativa de ingresos y utilizarn los cdigos establecidos en la norma relativa a conceptos de afectacin. El tesorero institucional instruir a la persona que va a hacer el depsito, sobre la entidad bancaria, la cuenta y el cdigo del motivo del depsito Un mecanismo similar de recaudacin ser adoptado por las instituciones que estn fuera del sistema de la CCU. 6.7. PAGOS DE OBLIGACIONES
La Subsecretara de Tesorera de la Nacin mantendr una base de beneficiarios con sus respectivas cuentas bancarias, donde se acreditarn los pagos solicitados por las instituciones y las UE. El registro de los titulares de cuentas de proveedores y contratistas que se mantiene en la base de datos mencionada, deber coincidir con la informacin que conste en el SRI. Los datos de los nuevos beneficiarios calificados deber notificarse a la Subsecretara de Tesorera de la Nacin para su registro y activacin en su base de datos. Dentro de los beneficiarios de pagos se incluyen a los proveedores, contratistas, funcionarios pblicos, empleados, trabajadores y terceros. La Subsecretara de Tesorera de la Nacin es la encargada de ordenar al Banco Central, el pago de las obligaciones registradas por las instituciones y solicitadas de acuerdo al PMD aprobado. Dentro de estos pagos se incluye el servicio de la deuda pblica. Los pagos que realice esta subsecretara con cargo a la CCU respondern a la programacin de caja diaria. Los pagos con cargo a recursos de autogestin y preasignaciones se realizarn si la institucin que solicita cuenta con la disponibilidad suficiente en el auxiliar contable. Los pagos con cargo a partidas cuya fuente de financiamiento corresponda un prstamo o donacin se realizarn si la institucin ha recibido el desembolso correspondiente y cuenta con la disponibilidad suficiente en el auxiliar contable.
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Los pagos del servicio de la deuda se realizarn segn las instrucciones dadas por la unidad responsable de estas operaciones. La Subsecretara de Tesorera de la Nacin ordenar el dbito de la cuenta de provisin y la transferencia de los recursos a las cuentas que consten en las instrucciones de pago. Los pagos de anticipos de sueldos, anticipos a contratistas, constitucin de fondos rotativos, cajas chicas y subrogaciones de deuda se realizarn si existe el registro contable y la solicitud de pago que luego permita regular presupuestariamente los anticipos otorgados o recuperar los valores subrogados. Las instituciones que no son parte de la CCU operarn con mecanismos de pago similares a los mencionados que debern acordar con el Banco central. Modalidades de pago La Subsecretara de Tesorera de la Nacin, para realizar el pago debitar a la cuenta correspondiente de la institucin solicitante y acreditar en las cuentas de los beneficiarios finales proveedores, contratistas, funcionarios pblicos, empleados, trabajadores o terceros- utilizando los mecanismos implementados por el Banco central, siendo esta la nica modalidad de pago en el sector pblico. Este mecanismo de pago es totalmente electrnico y se denomina Sistema de Pagos Interbancario (SPI) El Banco Central comunicar a la Subsecretara de Tesorera de la Nacin las inconsistencias registradas diariamente., las que sern procesadas por esta subsecretara y comunicadas por los medios informticos a la institucin que solicit el pago que las correcciones pertinentes a efectos de generar nuevamente el pago. Se pagarn en efectivo nicamente los gastos con el fondo fijo de caja chica. Las entidades y organismos del sector pblico pueden establecer fondos de reposicin para la atencin de pagos urgentes y para gestionar proyectos, de acuerdo a las normas tcnicas que emita el Ministerio de Finanzas. La liquidacin de estos fondos se efectuar dentro del ejercicio fiscal correspondiente. 6.8. LIQUIDACIN Y EXTINCIN DE OBLIGACIONES ENTRE ENTIDADES PBLICAS
Cuando el Ministerio de Finanzas establezca que entre dos o ms entidades del Estado o entre el Estado y otras entidades pueden extinguirse obligaciones existentes entre ellas, ya sea por haberse efectuado el pago, operado la compensacin o por condonacin de la deuda, les conminar para que en un plazo determinado suscriban obligatoriamente un convenio de extincin de obligaciones. Para los efectos anotados, las entidades del Estado observarn obligatoriamente las normas que expida el Ministerio de Finanzas.
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ESPECIES FISCALES
Se denomina especie fiscal al documento que representa un valor y se entrega al beneficiario por el pago realizado para recibir un servicio prestado por una institucin del sector pblico. Este documento es el mecanismo de control de las recaudaciones de estos recursos. El Ministerio de Finanzas es el nico que autoriza la emisin y fija el precio de los pasaportes y ms especies valoradas de los organismos, entidades y dependencias del sector pblico no financiero, con excepcin de aquellas emitidas por los gobiernos autnomos descentralizados, las entidades de seguridad social y las empresas pblicas. Los costos por emisin y los ingresos por la venta de las especies valoradas debern constar obligatoriamente en los presupuestos. Ninguna entidad, organismo o dependencia del sector pblico no financiero sujeta al mbito de aplicacin del COPLAFIP podr cobrar tarifa alguna por la venta de bienes y servicios sin que medie la comercializacin de especies fiscales, la factura, nota de venta u otros instrumentos autorizados para el efecto. Las instituciones pblicas que manejen especies fiscales valoradas llevarn los registros de la emisin, venta y baja de estos documentos. El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para imprimir especies fiscales valoradas.
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CAPITULO VII CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL51 La contabilidad gubernamental constituye el proceso de registro sistemtico, cronolgico y secuencial de las operaciones patrimoniales y presupuestarias de las entidades y organismos del sector pblico no financiero, expresadas en trminos financieros, desde la entrada original a los registros contables hasta la presentacin de los estados financieros; la centralizacin, consolidacin e interpretacin de la informacin; comprende adems los principios, normas, mtodos y procedimientos correspondientes a la materia. Su finalidad es establecer, poner en funcionamiento y mantener en cada entidad del sector pblico no financiero un sistema nico de contabilidad que integre las operaciones patrimoniales, presupuestarias y de costos, para asegurar la produccin de informacin financiera completa, confiable y oportuna que permita la rendicin de cuentas, la toma de decisiones, el control, la adopcin de medidas correctivas y la elaboracin de estadsticas. Las empresas pblicas podrn tener sus propios sistemas de contabilidad. Para fines de consolidacin de la contabilidad y dems informacin fiscal del sector pblico no financiero, estarn obligadas a presentar y enviar reportes contables en los plazos y formatos que defina el Ministerio de Finanzas. La contabilidad incluir el registro de todos los recursos financieros y materiales administrados por los entes pblicos, an cuando pertenezcan a terceros, de forma que ningn recurso quede excluido del proceso de registro e informes financieros. En cada entidad se establecer la unidad encargada de la ejecucin de su contabilidad. Los hechos econmicos se contabilizarn en la fecha que ocurran, dentro de cada perodo mensual; no se anticiparn ni postergarn los registros de estos hechos. Los entes financieros y unidades ejecutoras responsables de la administracin de sus presupuestos, dispondrn de datos e informacin contable y presupuestaria individualizada, con los detalles que disponga el Ministerio de Finanzas. Las mximas autoridades de cada entidad u organismo pblico sern las responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. El titular de la unidad financiera de la entidad legalizar con su firma o su clave, la informacin financiera y los estados financieros de su entidad. Las mximas autoridades de las entidades y organismos del sector pblico enviarn la informacin financiera y presupuestaria, dentro de los plazos previstos en la ley y en las normas tcnicas. En caso de incumplimiento, el Ministerio de Finanzas suspender la
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Este captulo se sustenta en el Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, artculos 148 al 159 y en la Normativa de Contabilidad Gubernamental expedida en el Suplemento al Registro Oficial No. 259 del 24 de enero del 2008 y sus reformas.
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asignacin de recursos o transferencias desde el PGE, luego de 60 das de finalizado el mes del cual no se ha enviado la informacin. La informacin contable contenida en las operaciones financieras, reflejar tanto la ejecucin presupuestaria como las transacciones de caja. Para efectos contables, en la ejecucin presupuestaria que se genere en cada ejercicio se considerarn ingresos todos los derechos de cobro y gastos las obligaciones derivadas de la recepcin de bienes y servicios adquiridos por la autoridad competente. El registro contable de los ingresos y gastos presupuestarios se efectuar de conformidad con el principio contable del devengado. En trminos de caja, constituirn ingresos las recaudaciones tributarias y no tributarias que se perciban en el transcurso del ejercicio, cualquiera sea la fecha en que se hubiera generado el derecho al cobro; y constituirn egresos de caja los pagos que se realicen durante el ejercicio, cualquiera sea la fecha en que hubiere nacido la obligacin, incluyendo las salidas de dinero en calidad de anticipos. Las unidades de contabilidad conservarn durante 7 aos los registros financieros junto con los documentos de sustento correspondientes, en medios digitales con firma electrnica de responsabilidad y, de ser el caso, los soportes fsicos. El Ministerio de Finanzas recibir, validar, analizar, clasificar y procesar los datos contenidos en la informacin financiera elaborada por cada ente financiero del sector pblico no financiero, con la finalidad de obtener estados financieros agregados y consolidados, relativos a agrupaciones predefinidas y segn requerimientos de la administracin del Estado. El Ministerio de Finanzas publicar semestralmente la informacin consolidada del sector pblico no financiero, a travs de su pgina web u otros medios. Las polticas, normas tcnicas y manuales establecen la naturaleza de la informacin financiera, su clasificacin y forma de presentacin. El Ministerio de Finanzas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas tcnicas, manuales, procedimientos, instructivos y ms disposiciones contables, las que sern de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del sector pblico no financiero. Las entidad a cargo de la Administracin Pblica en coordinacin con el Ministerio de Finanzas, podrn dictar polticas, normas y reglas de la gestin, administracin y uso de los bienes pblicos de la Administracin Central e institucional, incluidas sus empresas pblicas y la banca pblica, sin perjuicio de las facultades que tengan otras entidades.52
7.1. ELEMENTOS DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

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Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, Disposicin General Dcima Sexta.
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De lo expuesto, a continuacin se analizan los elementos relevantes de la contabilidad gubernamental: Integrar las operaciones patrimoniales, presupuestarias y de costos El proceso de contabilidad para registrar la incidencia patrimonial, presupuestaria y de costos de las operaciones debe ser integral, nico y uniforme. A esta forma de concebir la contabilidad se le conoce tcnicamente como integracin, aspecto que se encuentra analizado con detalle en el numeral 4.6 del Captulo IV y en el numeral 7.25 de este captulo. Para lograr consistencia entre las partes patrimonial y presupuestaria de la informacin financiera producida por las entidades del sector pblico no financiero, se establece la asociacin de los conceptos del Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos con los del Catlogo General de Cuentas, lo que posibilita la armona, integracin e interrelacin entre estos dos componentes de la administracin financiera. Esta asociacin debe especificarse en el catlogo de cuentas de cada institucin. La lgica de integracin, en el catlogo de cuentas es: 1. 2. Los grupos del clasificador presupuestario se asocian con las cuentas del nivel 1 de Cuentas por Cobrar (113) o de Cuentas por Pagar (213) del Catlogo General de Cuentas, destinadas al control de la ejecucin presupuestaria. Los rubros o item del clasificador presupuestario se asocian con las cuentas del nivel 1 o 2 del Catlogo General de Cuentas.
Las cuentas de nivel 1 de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar (por ejemplo 113.11 Cuentas por Cobrar Impuestos) se conforman aumentando a la denominacin del Subgrupo del Catlogo General de Cuentas (113 Cuentas por Cobrar), el nombre del Grupo del Clasificador Presupuestario (11 Impuestos). Estas cuentas son especialmente importantes en la metodologa contable, porque mediante ellas se registran los derechos y las obligaciones por las operaciones presupuestarias, como se muestra ms adelante. Las Cuentas por Pagar que controlan los grupos de gastos presupuestarios, se desagregarn segn los destinatarios de los pagos. Por excepcin, las entidades del rgimen seccional autnomo podrn desglosar las Cuentas por Cobrar segn su naturaleza, hasta los niveles de cuentas que les permitan la clara identificacin del devengo y la recaudacin por rubro especfico. Las Cuentas por Cobrar que controlan los ingresos presupuestarios y las Cuentas por Pagar que controlan los gastos presupuestarios, contienen exclusivamente los datos que corresponden al ao en curso, porque sus saldos se cierran cada ao, transfirindolos a Cuentas por Cobrar de Aos Anteriores y a Cuentas por Pagar de Aos Anteriores. El IVA cobrado en ventas como agente de percepcin- y el IVA pagado en compas, las retenciones de IVA y la devolucin del IVA en compras por parte del SRI, son operaciones que no tienen incidencia presupuestaria y se contabilizan en cuentas especficas para cada concepto. 56
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Sistema nico de contabilidad El conjunto de activos y pasivos administrados por los entes financieros, constituirn la base del sistema en los niveles sectorial y global del sector pblico no financiero. Cada institucin gubernamental es responsable de mantener un sistema propio de contabilidad que registre e informe sobre todas sus operaciones financieras. En consecuencia, no puede existir ms de un sistema de contabilidad dentro de un ente contable. Desde luego, esto no implica que no se puedan desconcentrar estas funciones, sino que cuando la informacin de las operaciones se ingrese en varios lugares -por ejemplo un ministerio puede ingresar sus datos en cada provincia o regin- el sistema debe ser uno solo (un mismo catlogo de cuentas, un mismo proceso, las mismas polticas contables y formatos iguales de los estados financieros) y debe preverse un mecanismo para centralizar toda la informacin y producir un nico juego de estados financieros de toda la institucin, labor que se simplifica y facilita si se maneja a travs de sistemas automatizados interconectados. Mantener un sistema nico tambin implica que todas las entidades deben llevar su contabilidad con base en iguales criterios. Con este propsito, el Ministerio de Finanzas tiene la facultad de emitir los principios, polticas, normas tcnicas, manuales e instructivos sobre esta materia, los que son de cumplimiento de obligatorio por las entidades correspondientes. Conformidad con principios, polticas, normas, manuales e instructivos Los principios, polticas, normas, manuales e instructivos que expida el Ministerio de Economa y Finanzas, para el registro sistemtico de los hechos econmicos, son obligatorios de cumplirse por todas las entidades del sector pblico no financiero. El propsito de estas disposiciones es conseguir un grado de uniformidad mnimo en los procesos y en los criterios tcnicos aplicados en la contabilidad de las instituciones del sector pblico no financiero, para que sea posible y vlida la comparacin o consolidacin de sus estados financieros o de otros reportes. Producir informacin financiera La informacin es un recurso estratgico que permite una administracin ordenada y eficiente, si se dispone de l y si se utiliza apropiadamente. La contabilidad es el sistema oficial de informacin financiera de una institucin. Por este motivo, para que la informacin provista sea til debe reunir las caractersticas bsicas de completa, confiable y oportuna. La informacin que produce la contabilidad es el soporte para la toma de decisiones operativas, gerenciales y de terceros relacionados. La presentacin de informacin es una forma de rendicin de cuentas a que estn obligadas por mandato constitucional todas las personas que asumen funciones pblicas.
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La principal forma de establecer responsabilidades por acciones u omisiones en el desempeo de funciones pblicas, es a travs de las auditoras y exmenes especiales practicados por la Contralora General del Estado o por la auditora interna, que parten de la informacin financiera producida por la contabilidad institucional. Una contabilidad que no proporciona informacin oportuna, pierde su utilidad y se convierte ms en un sistema de datos estadsticos, antes que en un sistema de informacin para toma de decisiones o para control. Los contadores deben tener presente que la calidad de su servicio se mide principalmente por este factor, a ms de las caractersticas tcnicas del proceso para la elaboracin de los reportes. Con los sistemas contables operados en lnea en sistemas computarizados, esta exigencia es an mayor, porque el registro debe ser inmediato para que los reportes que se generen contengan toda la informacin actualizada. Este elemento de la contabilidad gubernamental es el que marca la mayor parte de las definiciones de diseo de los sistemas informticos que procesan la informacin financiera, porque los reportes en su generalidad deben extraerse por parte de los usuarios sin intervencin del contador, quien elaborar informes solo en casos excepcionales, en que no sea posible la generacin automtica de informes en el detalle o con los datos que demandan los usuarios. La contabilidad debe estar en capacidad de proporcionar la informacin sea de los aspectos presupuestarios o patrimoniales, separadamente o de una combinacin de ellos, segn los requerimientos de los usuarios. 7.2. ACCESO A LA INFORMACION53 El Estado garantiza a la ciudadana el libre acceso a la informacin presupuestaria y financiera que generen las entidades pblicas, con excepcin de los planes de negocio, las estrategias de negocios y los documentos relacionados, de las empresas pblicas y la banca pblica. El Ministerio de Finanzas establecer un sistema oficial de informacin y amplia difusin que servir de base para el control de la Funcin Legislativa y de la ciudadana, Este sistema incluir la informacin relativa al cumplimiento de la legislacin vigente. Tambin se informar en detalle sobre los trminos y condiciones financieras de toda operacin de endeudamiento pblico, la novacin de endeudamientos existentes y la recompra de deuda pblica, segn dispone el artculo 289 de la Constitucin. Los gobiernos autnomos descentralizados, las entidades de seguridad social, las empresas pblicas y la banca pblica establecern sus propios mecanismos de informacin para control ciudadano y remisin con fines de consolidacin al Ministerio de Finanzas. Las empresas pblicas y en general los organismos productores o comercializadores de bienes y servicios, debern publicar sus estados financieros auditados. Los organismos de control correspondientes emitirn las normas tcnicas al respecto.
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Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, artculos 174 al 177 y 181.
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Las entidades y organismos del sector pblico divulgarn a la ciudadana la informacin financiera, presupuestaria y de gestin, sin perjuicio de presentar esta informacin a los respectivos rganos de fiscalizacin y control. Si los funcionarios o servidores pblicos no enviaren la informacin sealada en la ley o en las normas tcnicas, dentro de los plazos previstos, se aplicar la sancin de hasta 3 remuneraciones que perciba el funcionario o servidor responsable del envo. 7.3. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES54 Los principios de contabilidad que se aplican en el sector pblico, emitidos por el Ministerio de Finanzas, son una adaptacin de los principios de general aceptacin y constituyen las pautas bsicas que guan el proceso contable. Estos principios son: Medicin econmica, en la contabilidad gubernamental se registran los recursos materiales e inmateriales, las obligaciones, el patrimonio y sus variaciones. Las mediciones deben considerar las caractersticas y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones y operaciones, siempre que posean valor econmico a ser expresado en trminos monetarios. Los hechos econmicos se registrarn en la moneda de curso legal del pas. Igualdad contable, los hechos econmicos sern registrados sobre la base de la igualdad entre los recursos disponibles (activos) y sus fuentes de financiamiento (pasivos y patrimonio), aplicando el mtodo de la partida doble. Costo histrico, los hechos econmicos sern registrados al precio de adquisicin, ms los costos o gastos incurridos por la institucin hasta la formacin y colocacin de los bienes en condiciones de utilizacin o enajenacin, incluyendo las adiciones y mejoras que se capitalicen. Los hechos econmicos sern registrados al valor monetario pactado, sea este el de adquisicin, produccin, construccin o intercambio de los recursos y obligaciones. Los bienes recibidos en donacin que no tengan un valor establecido, sern valorados y registrados a su precio estimado o de mercado. Devengado, los hechos econmicos sern registrados en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero, como consecuencia del reconocimiento de derechos u obligaciones ciertas, vencimiento de plazos, condiciones contractuales, cumplimiento de disposiciones legales o prcticas comerciales de general aceptacin. Realizacin, las variaciones del patrimonio sern reconocidas cuando los hechos econmicos que las originan, cumplan con los requisitos legales o estn de acuerdo con la prctica comercial de general aceptacin. En las operaciones que presentes opciones alternativas para su valuacin, se optar por aquella en que exista menos probabilidad de sobrevalorar o subvalorar las variaciones en el patrimonio. Reexpresin contable, El costo reexpresado est constituido por el costo histrico actualizado a valor corriente, mediante el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por la exposicin a fenmenos econmicos exgenos. Se utilizarn mtodos sustentados en regulaciones legales, criterios tcnicos, peritajes profesionales u otros procedimientos de general aceptacin en la materia, que permitan expresar los
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Normativa de Contabilidad Gubernamental 3.1.1 a 3.1.7
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activos, los pasivos, el patrimonio y sus variaciones, lo ms cercano al valor actual a la fecha de la reexpresin. Cuando se contraigan obligaciones o se adquieran bienes o servicios en moneda extranjera, deben reexpresarse en moneda de curso legal. La norma sobre correccin monetaria se emitir solo para los perodos en los cuales su aplicacin se estime necesaria.55 Consolidacin, la contabilidad gubernamental permitir obtener informacin financiera consolidada a diversos niveles de agregacin de datos, segn las necesidades de la administracin o en funcin de requerimientos especficos. Esta informacin se preparar a nivel institucional, sectorial y global; presentar los valores agregados netos de las cuentas patrimoniales, de los resultados de gestin y de las cuentas de orden, as como de los informes presupuestarios. La estructura y contenido de estos informes consolidados sern fijados por el Ministerio de Finanzas y se preparar en base a la informacin financiera que le proporcionarn las instituciones del sector pblico no financiero. Con este propsito, el Ministerio de Finanzas pondr a disposicin de los responsables de generar estos informes, la normativa de aplicacin y los instrumentos tcnicos e informticos que aseguren su entrega oportuna.
7.4. RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONOMICOS56
Los derechos a percibir recursos monetarios, se reconocern en la instancia del devengado, mediante el dbito a Cuentas por Cobrar y el crdito al ingreso de gestin o la disminucin del activo (si es venta de bienes) o el aumento del pasivo (si se obtiene un prstamo) que corresponda; complementariamente y en el mismo asiento se registrar la afectacin presupuestaria en la partida de ingresos pertinente, segn la asociacin constante en el catlogo de cuentas. El cobro de estos derechos se registrar con dbito a Disponibilidades y crdito a Cuentas por Cobrar. En los derechos monetarios que se generen simultneamente las instancias del devengo y del cobro, ser obligatorio registrar ambas instancias. En estas Cuentas por Cobrar se controla la ejecucin de los ingresos presupuestarios, por consiguiente, los ingresos presupuestarios devengados constan en el debe de las Cuentas por Cobrar y sus cobros se obtienen del haber de las Cuentas por Cobrar. Si se quiere conocer la ejecucin a nivel de partida presupuestaria se debern consultar los auxiliares presupuestarios, porque las Cuentas por Cobrar no llegan a este nivel de detalle. Las obligaciones de entregar recursos monetarios se reconocern en la instancia del devengo, mediante un crdito a Cuentas por Pagar y un dbito a gastos de gestin, el costo de produccin o de inversin, el incremento del activo (si es compra de un bien) o la disminucin del pasivo (si es pago de un prstamo); complementariamente y en el
mismo asiento se registrar la afectacin presupuestaria en la partida de gastos pertinente, segn la asociacin constante en el catlogo de cuentas.
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Norma Tcnica de Contabilidad Gubernamental 3.11 Lo que se expone desde este numeral se sustenta en las Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental Nos. 32.1 a 3.2.31.
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El pago de las obligaciones se registrar con dbito a las Cuentas por Pagar y con crdito a las Disponibilidades. En las obligaciones monetarias en las que se generen simultneamente las instancias del devengo y del pago, ser obligatorio registrar ambas instancias. En estas Cuentas por Pagar se controla la ejecucin de los gastos presupuestarios, por tanto, los gastos presupuestarios devengados constan en el haber de las Cuentas por Pagar y sus pagos se obtienen del debe de las Cuentas por Pagar. Si se quiere conocer la ejecucin a nivel de partida presupuestaria se debern consultar los auxiliares presupuestarios, porque las Cuentas por Pagar no llegan a este nivel de detalle. Los traspasos monetarios entre cuentas de Disponibilidades, Anticipos de Fondos y Depsitos de Terceros que no representen derechos u obligaciones monetarias, no requerirn el reconocimiento de la instancia del devengo y tampoco tendrn incidencia presupuestaria. Los ajustes por depreciaciones, correccin monetaria, consumo de existencias, acumulacin de costos u otros de igual naturaleza que impliquen regulaciones, traspasos o actualizaciones de cuentas de activo, pasivo o patrimonio, se registrarn directamente en las cuentas que corresponda, sin afectacin presupuestaria, siempre que no tengan incidencia en las cuentas de Activos Operacionales ni en la Deuda Flotante. La recepcin de donaciones en bienes se registrarn con cargo a las cuentas del activo que corresponda y con crdito a la cuenta de patrimonio 611.99 Donaciones Recibidas en Bienes Muebles e Inmuebles. Las donaciones recibidas en dinero constituyen ingresos corrientes o de capital y como tales sern registrados en Cuentas por Cobrar junto con la especificacin de la partida presupuestaria. Las entregas de donaciones en bienes se registrarn por su valor en libros, con crdito a las cuentas de activo que corresponda y con dbito a la depreciacin acumulada si son activos de larga duracin- y a la cuenta del patrimonio 611.88 Donaciones Entregadas en Bienes Muebles e Inmuebles. Las donaciones entregadas en dinero constituyen gastos corrientes, de inversin o de capital y como tales sern registrados en Cuentas por Pagar junto con la especificacin de la partida presupuestaria. En la contabilidad no se registran las estimaciones presupuestarias, sin embargo, contendr mecanismos tcnicos de integracin que permitan su confrontacin con los movimientos de su ejecucin que se producen al momento del devengo, con el propsito principal de no incurrir en un gasto mayor al presupuestado. Los hechos econmicos se deben registrar en la fecha que ocurran, dentro de cada perodo mensual, de acuerdo con las disposiciones legales y las prcticas comerciales de general aceptacin. No se anticiparn ni postergarn las anotaciones, ni se contabilizarn en cuentas diferentes de las establecidas en el Catlogo General. 61
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En el perodo mensual que se encuentre cerrado en el sistema informtico, no se podrn alterar o modificar los datos. Las regulaciones por errores u otras causas se efectuarn en el mes siguiente que se halle abierto. Las transacciones cuya documentacin de respaldo se reciba con posterioridad al trmino de un perodo mensual o al cierre del ejercicio fiscal, se registrar en el mes o ao siguiente, en la fecha de recepcin de los documentos. Todo movimiento contable y presupuestario que deba efectuarse con aplicacin a un ejercicio fiscal, se realizar exclusivamente hasta el 31 de diciembre de cada ao, fecha en que se clausurarn los presupuestos y deber operar el cierre contable. 7.5. AGRUPACION DE LOS HECHOS ECONOMICOS
Los movimientos econmicos, en el proceso de contabilizacin, sern identificados con una de las siguientes siglas: Apertura Financiero Ajuste Cierre Cuentas de Orden A F J C O
El movimiento de apertura identifica el registro de los saldos al inicio del ejercicio fiscal, de los activos, pasivos, patrimonio y cuentas de orden. El movimiento financiero identifica el registro del hecho econmico con impacto inmediato o futuro en las disponibilidades monetarias, con la concurrencia de las cuentas de Activos Operacionales o de Deuda Flotante. El movimiento de ajustes identifica el registro de transacciones por ajustes econmicos. En las cuentas de Activos Operacionales y Deuda Flotante no se registrarn ajustes sino exclusivamente correcciones de errores. El movimiento de cierre identifica el registro al fin del ejercicio fiscal, de la eliminacin de las cuentas de resultados de gestin, Anticipos de Fondos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Depsitos y Fondos de Terceros y cuentas de inversiones en proyectos y programas en ejecucin, para habilitar los saldos a pasarse al siguiente ejercicio. Movimiento de cuentas de orden, identifica operaciones en las cuales intervienen cuentas de este tipo, es decir movimientos que no afectan el estado de situacin financiera ni el estado de resultados pero que se controlan para conocer eventuales derechos u obligaciones. Correccin de errores es la reversin del asiento original, total o parcialmente. Se identifica con igual tipo de movimiento que el asiento original y registra valores precedidos con el signo menos.
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Las afectaciones presupuestarias se registrarn exclusivamente en los asientos de tipo financiero originados en la instancia del devengo. Los movimientos de ajuste, cierre y cuentas de orden, as como los asientos de tipo financiero que no correspondan a la instancia del devengo, nunca tendrn afectacin presupuestaria. 7.6. INVERSIONES FINANCIERAS Las transacciones originadas en excedentes de caja constituirn simples traspasos de fondos entre las cuentas de disponibilidades, tanto al momento de su inversin como al de su recuperacin. Las rentas financieras derivadas de estas operaciones sern registradas en la fecha del devengo, como derechos monetarios, es decir mediante un dbito a Cuentas por Cobrar y un crdito a la cuenta de ingresos de gestin, junto con la especificacin de la partida del ingreso presupuestario. A la fecha de vencimiento de los documentos de inversin a largo plazo o de adoptar la decisin de su recuperacin, el monto respectivo se trasladar a 113.27 Cuentas por Cobrar Recuperacin de Inversiones y se eliminar la cuenta de inversiones que corresponda. A la fecha de vencimiento de los prstamos otorgados, su monto se trasladar a la cuenta 113.27 Cuentas por Cobrar Recuperacin de Inversiones y se eliminar de la cuenta que corresponda. Los recursos sealados en los dos prrafos precedentes se mantendrn como Inversiones en Ttulos y Valores o en Inversiones en Prstamos y Anticipos, si con anticipacin se prorrogan las condiciones del plazo para la restitucin o existen fundadas expectativas de la escasa o nula posibilidad de recuperacin. Si la modificacin del plazo ocurre en una fecha posterior al traslado a Cuentas por Cobrar y la recuperacin exceder del ejercicio fiscal vigente, la regulacin se registrar como una correccin de errores. Las rentas generadas por las inversiones financieras, sea por intereses, comisiones, reajustes u otras causas, sern registradas en la fecha de su vencimiento como derechos monetarios, con dbito a la cuenta 113.17 Cuentas por Cobrar Rentas de Inversiones y Multas y con crdito a la cuenta de ingresos de gestin que corresponda, junto con la especificacin de la partida del ingreso presupuestario.
7.7. EXISTENCIAS Las adquisiciones de existencias (inventarios) se valorarn al precio de compra, incluyendo los pagos por aranceles de importacin, seguros, fletes, impuestos no reembolsables y otros gastos incurridos hasta que el bien se encuentre en condiciones de consumo, transformacin, venta o utilizacin. Los descuentos o rebajas se deducirn del costo de adquisicin. 63
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Las disminuciones de las existencias se registrarn valorndolas mediante el mtodo del Precio Promedio Ponderado. Las compras se debitarn en la cuentas de existencias que corresponda y se acreditar a Cuentas por Pagar. Las disminuciones de las existencias por consumo, utilizacin o venta se registrarn mediante asientos de ajuste, con dbito a gastos de gestin, acumulacin de costos de produccin, costo de ventas o acumulacin de costos de inversiones, segn corresponda y con crdito a la cuenta de existencias. Las adquisiciones y las disminuciones de existencias se controlarn por el mtodo de inventario permanente o perpetuo, con la emisin y legalizacin de documentos de ingresos y egresos de bodega, en cantidades. La valoracin se realizar en la unidad de contabilidad. Los insumos que por sus caractersticas o por alguna eventualidad no ingresen a bodega y sean destinados directamente a su utilizacin o venta, se aplicarn directamente al costo o gasto. En estos casos existir un servidor responsable de certificar la recepcin y entrega de los bienes para los fines establecidos. Las compras a travs de caja chica no requerirn el ingreso y egreso de bodega. Se efectuarn tomas fsicas del inventario, por lo menos una vez al ao. 7.8. BIENES DE LARGA DURACIN Para valorar los bienes de larga duracin se tendrn en cuenta los siguientes conceptos: Costo de adquisicin, comprende el precio de compra ms los gastos inherentes a la misma. Valor de donacin recibida, es el asignado para su registro, incluidos los gastos realizados para ponerlo en condiciones de operacin. Valor contable, es el costo de adquisicin o de donacin, ms los aumentos y menos las disminuciones registrados durante la vida til del bien. Valor en libros, corresponde al valor contable menos su depreciacin acumulada. Los bienes muebles e inmuebles sern registrados como Bienes de Larga duracin siempre que cumplan los siguientes requisitos: a. Sean de propiedad privativa de la institucin b. Estn destinados a actividades administrativas o productivas c. Generen beneficios econmicos futuros d. Tengan una vida til mayor a un ao e. Su costo de adquisicin sea igual o mayor a USD. 100.
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Los bienes de larga duracin adquiridos se contabilizarn al precio de compra ms los derechos arancelarios a la importacin, fletes, seguros, impuestos no reembolsables, costos de instalacin y otros gastos necesarios hasta ponerlo en condiciones de operacin y de cumplimiento con del objetivo para el cual fue adquirido. Los descuentos y rebajas se deducirn del costo del bien. Sern parte del costo del bien los gastos de financiamiento devengados durante el perodo previo a su entrada en funcionamiento. Los gastos financieros posteriores constituirn gastos de gestin. Las adquisiciones de bienes de larga duracin se contabilizarn con dbito a la cuenta de activo que corresponda y con crdito a 213.84 Cuentas por Pagar Inversiones en Bienes de Larga Duracin. Las cuentas del subgrupo 142 sern utilizadas exclusivamente por las instituciones que realicen procesos productivos. Estas instituciones registrarn la depreciacin de estos activos fijos como parte de los costos en la cuenta 133.91 Depreciacin Bienes de Produccin. Las cuentas de los subgrupos151 o 152 sern utilizadas cuando los costos de los bienes adquiridos pasen a formar parte del costo final de los proyectos o programas en ejecucin, caso contrario se utilizarn las cuentas de los subgrupos 144 o 145. Las adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias destinadas a aumentar la vida til estimada, la capacidad productiva o el valor de los bienes de larga duracin, se registrarn como erogaciones capitalizables que aumentan el valor contable del bien. Los costos asignados a las partes o piezas que se remplacen, se disminuirn del valor contable del bien, junto con su depreciacin acumulada. Los gastos en reparaciones ordinarias o peridicas, destinadas al mantenimiento y conservacin de la capacidad de uso del bien, se registrarn como gastos de gestin. La venta, permuta o entrega como parte de pago u otra forma de traspaso de dominio, a ttulo oneroso, de los bienes de larga duracin, se contabilizar mediante la eliminacin del valor contable del bien y de su depreciacin acumulada, y la diferencia constituir el costo del bien valor en libros- que se contabilizar en la cuenta respectiva del subgrupo 638 Costo de Ventas y Otros. El derecho monetario a percibir por el traspaso de dominio de los bienes de larga duracin se registrar con dbito a 113.24 Cuentas por Cobrar Venta de Activos no Financieros y con crdito a la cuenta que corresponda del subgrupo 624 Venta de Bienes y Servicios, junto con la partida de ingresos presupuestarios. La utilidad o prdida en la venta se obtendr de comparar entre el valor de la venta menos su costo de ventas. La baja de bienes de larga duracin por obsolescencia o por ser inservibles se registrar mediante la eliminacin del valor contable del bien y de su depreciacin acumulada, y el registro de la diferencia en la cuenta de Patrimonio Pblico que corresponda.57
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Norma Tcnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.5.6
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Los bienes de larga duracin entregados en comodato no requerirn de ningn registro, debiendo registrar su depreciacin en la fecha que corresponda. Los bienes de larga duracin recibidos en comodato se contabilizarn en las cuentas de orden 911.13 y 921.13. En el catlogo de cuentas institucional ser obligatoria la apertura de los conceptos contables hasta el nivel que permita el control, identificacin y conocimiento de la ubicacin de cada uno de los bienes de larga duracin. El valor contable, la depreciacin peridica, la depreciacin acumulada y el valor en libros de los bienes de larga duracin, sern controlados en registros auxiliares bajo alguna de las siguientes opciones: Cada bien en forma individual, cada componente del bien en la medida que cada parte o pieza tenga diferente vida til, el conjunto de bienes adquiridos en una misma fecha y cuyas partes conformen un todo o el grupo de bienes similares, adquiridos en una misma fecha, de igual valor unitario y destinados a una sola rea fsica y a una misma actividad. Las adquisiciones de bienes de larga duracin que no formen parte de un todo y su costo, individualmente considerado, no alcance los USD. 100, sern registradas en las cuentas de costos o gastos que corresponda y simultneamente se registrarn en las cuentas de orden 911.17 y 921.17. 7.9. DEPRECIACION DE BIENES DE LARGA DURACIN Los bienes de larga duracin se depreciarn utilizando la siguiente tabla de su vida til: TIPO DE BIEN Edificaciones Hormign armado y ladrillo Ladrillo o bloque Mixto (ladrillo o bloque y adobe o madera) Adobe Madera Maquinaria y Equipos Muebles y Enseres Instalaciones Equipos de Computacin Vehculos VIDA UTIL ESTIMADA EN AOS Administracin, Pro- Produccin yectos y Programas 50 40 35 25 20 10 10 10 5 5 40 35 30 20 15 UTPE58 10 UTPE 5 UTPE
La vida til de maquinarias, equipos, vehculos e instalaciones especializadas, ser la establecida en los catlogos o especificaciones tcnicas del fabricante.
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Unidades de Tiempo o de Produccin Estimadas
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En los bienes destinados a las actividades productivas que no sea posible emplear el mtodo UTPE, se aplicar el mtodo de lnea recta. La vida til del software se establecer en funcin de criterios tcnicos. Las reparaciones, ampliaciones o adecuaciones que impliquen erogaciones capitalizables, obligarn al reclculo de la depreciacin en trminos de reestimacin de la vida til del bien. Para todos los bienes de larga duracin se considerar un valor residual equivalente al 10% de su valor contable. La depreciacin determinada bajo el mtodo de lnea recta preferentemente se registrar al trmino de cada ejercicio contable. La depreciacin calculada mediante el mtodo UTPE se contabilizar en funcin del proceso productivo. La depreciacin se contabilizar desde la fecha que los bienes se encuentren en condiciones de operacin y cumplan el objetivo para el cual fueron adquiridos. La contabilizacin de la depreciacin se realizar mediante el mtodo indirecto, manteniendo sin afectacin el valor contable de los activos y registrando su depreciacin acumulada en cuentas complementarias. 7.10. AMORTIZACION DE INVERSIONES DIFERIDAS Los costos acumulados en investigacin, desarrollo, derechos u otras inversiones de igual naturaleza, se amortizarn en un tiempo que no exceder de 10 aos. Se excluirn del clculo de la amortizacin, las inversiones diferidas que se integrarn en proyectos o programas en ejecucin. Los costos acumulados de software de base o de aplicacin y versiones de actualizacin desarrolladas por la institucin y registrados como inversiones diferidas, se distribuirn durante su vida til estimada. Las amortizaciones se contabilizarn mediante el mtodo indirecto, manteniendo el valor contable en las cuentas de inversiones diferidas y la amortizacin acumulada en cuentas complementarias. Al trmino del tiempo de amortizacin, se liquidarn las cuentas de inversiones diferidas y de su amortizacin acumulada. Los gastos prepagados se regularizarn mensualmente conforme se devenguen, con un dbito directo al gasto o costo y un crdito a la cuenta de gastos prepagados. En las entidades sujetas a contabilidad centralizada, estos pagos anticipados se registrarn directamente como gasto. 7.11. INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS 67
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Cada uno de los proyectos y programas se identificarn con un cdigo y denominacin independiente, mediante auxiliares o desglose de las cuentas de nivel 1 y 2 de los subgrupos 151 y 152. Esta identificacin se tendr especialmente cuando sean proyectos o programas financiados con prstamos reembolsables o no reembolsables de organismos multilaterales, as como en las entidades del gobierno autnomo descentralizado que desarrollan varios proyectos y programas. En los proyectos y programas se acumularn todos los costos atribuibles a su ejecucin hasta la puesta en funcionamiento y cumplimiento del objetivo o fecha de liquidacin. Los gastos de financiamiento devengados en el perodo de ejecucin sern parte del costo del bien o producto final. Los gastos financieros posteriores sern cargados a los gastos de gestin. Los costos que demande la ejecucin de los proyectos y programas sern contabilizados con dbito a la cuenta que corresponda de los subgrupos 151 o 152 y con crdito a la Cuenta por Pagar asociada a la naturaleza del gasto de inversin incurrido, eligiendo entre la 213.56, 213.71, 213.73, 213.75, 213.77, 213.78 y 213.84. Las adquisiciones de bienes de larga duracin destinados a proyectos o programas se registrarn con dbito a las cuentas de los subgrupos 144 o 145 y para su depreciacin se emplear el mtodo indirecto. El monto de la depreciacin del perodo incrementar los costos de los proyectos o programas, con cargo a las cuentas 151.91 o 152.91 y con crdito a las cuentas 144.99 o 145.99. Los bienes de larga duracin adquiridos como parte del desarrollo del proyecto o programa se contabilizarn directamente en las cuentas de los subgrupos 151 o 152 como costo de la inversin. Los bienes de larga duracin utilizados en el desarrollo del proyecto o programa y que quedan como parte del producto final se reclasificarn para que se integren al costo del proyecto o programa, con dbito a las cuentas de los subgrupos 151 o 152 por el valor neto en libros. Los bienes de larga duracin que se retiren al concluir el proyecto o programa, se reclasificarn en el subgrupo 141. La depreciacin de estos bienes, se cargar a los costos del proyecto o programa mientras se encuentre en ejecucin. Los bienes de larga duracin que una vez concluido el proyecto o programa se destinen a terceros, su valor ser considerado como parte de los costos de las inversiones en el proyecto o programa, para lo cual debern reclasificarse en los subgrupos 151 o 152. Cuando en la ejecucin de los proyectos o programas se utilicen bienes del subgrupo 141, su depreciacin se sumar a los costos del proyecto o programa. Los hechos econmicos que correspondan a costos en proyectos o programas destinados a la construccin de bienes de uso pblico o productos intangibles se acumularn en las 68
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cuentas de los subgrupos 151 o 152, con crdito a las Cuentas por Pagar correspondientes; y, simultneamente se cargar la cuenta del subgrupo 631 Inversiones Pblicas y se acreditar la cuenta 151.98 o 152.98. En los proyectos de obras que sern parte de los recursos privativos de la institucin (activos), no se realizar el segundo asiento contable que se menciona en el prrafo que antecede. Los saldos de las cuentas destinadas a registrar los costos imputables a los proyectos o programas, al momento de su liquidacin o al trmino del ejercicio contable, lo que ocurra primero, se trasladarn a las cuentas 151.92 Acumulacin de Costos en Inversiones en Obras en Proceso o 152.92 Acumulacin de Costos en Inversiones en Programas en Ejecucin. Este registro ser un asiento de ajuste si la terminacin ocurre dentro del ejercicio contable o si se trata de un programa social permanente que contina ao a ao. Este registro ser un asiento de cierre, cuando los proyectos o programas sociales no sean permanentes, es decir tengan definida una fecha de finalizacin y al trmino del ejercicio contable an no concluyan y, en consecuencia, continuarn en el ejercicio siguiente. Al finalizar la ejecucin de los proyectos o programas se registrar su liquidacin. Si el producto de los proyectos o programas queda en propiedad de la institucin se trasladar a los activos institucionales terminados. Si el producto ni queda en propiedad de la institucin, se eliminarn con dbito a la cuenta 151.98 o 152.98 y con crdito a la cuenta donde se encuentren registrados los costos acumulados del proyecto o programa. Los proyectos o programas que no se concluya su ejecucin y que no se proyecte reiniciarlos, debern liquidarse en la contabilidad. La liquidacin de los proyectos realizados o contratados con terceros ocurrir con la documentacin de la recepcin definitiva de la obra. Las planillas de avance de obra por las inversiones realizadas hasta el ltimo da hbil del ejercicio fiscal debern requerirse y presentarse obligatoriamente para su contabilizacin y aplicacin presupuestaria en dicho ejercicio. De los compromisos que al cierre del ejercicio no se hubieren convertido en obligaciones, deber tramitarse su convalidacin en las asignaciones presupuestarias del siguiente ejercicio, con cargo a los anticipos entregados.
7.12. ADQUISICION DE SOFTWARE59
Las adquisiciones de software de base o de aplicacin y versiones de actualizacin, se reconocern como bienes de larga duracin siempre que cumplan los siguientes requisitos:
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Paquetes informticos
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La Contabilidad Gubernamental del Ecuador a. b. c. d. Sean propiedad privativa de la institucin Sean susceptibles de separarse del medio de instalacin Tengan una vida til mayor a un ao Su costo de adquisicin sea igual o mayor a USD. 100.
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Las adquisiciones de software sern valoradas al precio de compra ms los derechos arancelarios de importacin, seguros, instalacin, impuestos no reembolsables, capacitacin y cualquier otro valor necesario para ponerlo en condiciones de operacin y para cumplir el objetivo de la compra. Los descuentos y rebajas se disminuirn del costo de adquisicin. Estas compras se contabilizarn con dbito al activo correspondiente y con crdito a 213.84 Cuentas por Pagar Inversiones en Bienes de Larga Duracin. 7.13. DIFERENCIAL CAMBIARIO El tipo de cambio ser el fijado oficialmente. Los saldos de las cuentas de activos operacionales y deuda flotante, expresados en monedas de origen diferentes a la de curso legal, estarn sujetos al clculo del diferencial cambiario al momento de la liquidacin, al trmino del ejercicio fiscal o cuando las circunstancias lo ameriten. Las recaudaciones, pagos, otorgamientos de anticipos y sus rendiciones de cuentas, as como las recepciones y devoluciones de depsitos de terceros, efectuados en monedas diferentes a la de curso legal, se registrarn contablemente en la moneda de curso legal al tipo de cambio vigente a la fecha de la transaccin. Al momento de la liquidacin de estas operaciones se calcular el diferencial cambiario y se generar un derecho o una obligacin monetaria, segn corresponda. El diferencial cambiario calculado se registrar segn el efecto producido. Si es a favor de la institucin se reconocer un derecho monetario en la cuenta 113.17 Cuentas por Cobrar Rentas de Inversiones y Multas y se acreditar a la cuenta 625.01.05 Diferencial Cambiario. Si es en contra de la institucin se reconocer una obligacin monetaria mediante un dbito a la cuenta 635.04.05 Diferencial Cambiario y un crdito a la cuenta 213.57 Cuentas por Pagar Otros Gastos. Complementariamente se registrar el cobro del derecho o el pago de la obligacin. 7.14. CUENTAS DE DUDOSA RECUPERACIN Las inversiones financieras en ttulos, valores o prstamos que a la fecha de vencimiento denoten fundadas expectativas de la escasa o nula posibilidad de recuperacin,, transcurridos seis meses de la determinacin de dicha condicin, se trasladarn mediante un ajuste a la cuenta respectiva del subgrupo 126 Inversiones no Recuperables. Igual tratamiento se observar para las Cuentas por Cobrar de Aos Anteriores del subgrupo 124 Deudores Financieros. De las Inversiones Financieras no Recuperables, al trmino de cada ejercicio y previo anlisis de las expectativas reales de cobro, se crear una provisin equivalente al 10% de los saldos pendientes de dudosa recuperacin. En casos especiales, como los de
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origen tributario, la provisin a calcularse ser en el porcentaje proporcional que corresponda a su vigencia. Las autoridades competentes, en uso de sus facultades legales, podrn autorizar la prescripcin, la condonacin o la baja de cuentas no recuperables, lo cual se aplicar a la provisin acumulada. La recuperacin de inversiones financieras castigadas o dadas de baja se registrar como ingresos de gestin en el ejercicio en que ocurra su recaudacin. 7.15. CONVENIOS Los recursos de financiamiento otorgados por organismos multilaterales de crdito, gobiernos u organismos gubernamentales, fundaciones u otros entes de igual naturaleza, cuyo acuerdo establezca la obligacin de informar acerca de la utilizacin de los fondos entregados y los de contraparte local, bajo agrupaciones o formatos diferentes a los establecidos en la normativa del SINFIP, al momento de registrar los hechos econmicos se identificarn con el nmero y denominacin del convenio o contrato. Los hechos econmicos relacionados con la ejecucin de estos convenios se registrarn segn lo sealado para inversiones en proyectos y programas. En registros auxiliares complementarios se asentar simultneamente el movimiento financiero segn las clasificaciones y monedas establecidas en los convenios, incluidos los aportes de contraparte local. 7.16. CONTRATACION DE CREDITOS Los crditos que se reciben tienen diferentes condiciones y modalidades. Crditos con destino al contratante Los recursos provenientes del endeudamiento pblico, mediante contratos o convenios de financiamiento o negociacin de ttulo y valores, sujetos a restitucin por el ente contratante o emisor, se registrarn con dbito a la cuenta 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Pblico y con crdito a la cuenta correspondiente del Subgrupo 222 Ttulos y Valores Permanentes o 223 Emprstitos. A la fecha de vencimiento de las cuotas de amortizacin del capital, el monto de dicho movimiento se trasladar a la cuenta 213.96 Cuentas por Pagar Amortizacin de la Deuda Pblica. No se realizar este asiento si con antelacin se posterga el plazo para la restitucin. En el caso de que se modifiquen las condiciones del plazo en fecha posterior al traslado a la cuenta 213.96 y se renegocien los compromisos de amortizacin, trasladndolos a ejercicios futuros, sern regularizadas estos registros como correccin de errores. En el gobierno central, la unidad responsable de la administracin de la deuda pblica ser la nica autorizada para el registro contable. Crditos sin destino al contratante ni restitucin del beneficiario 71
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Estos crditos estn dirigidos a entidades que no son parte del gobierno central, en los cuales el Ministerio de Finanzas en representacin del Estado ecuatoriano contrata el financiamiento de proyectos o programas especficos, donde recibirn directamente los fondos, pero la amortizacin es asumida por el contratante. El contratante registrar los recursos provenientes de este endeudamiento, como derechos monetarios, con dbito a Cuentas por Cobrar y crdito a la cuenta de pasivo por la deuda contrada. El desembolso de los fondos registrar con dbito a la cuenta del subgrupo 636 Transferencias Entregadas y con crdito a obligaciones monetarias. Estos derechos y obligaciones monetarias se eliminarn recprocamente mediante compensacin de saldos. A la fecha de vencimiento de las cuotas de amortizacin, el contratante trasladar su monto a la cuenta 213.96, excepto en el caso de que se conozca con anticipacin que se ha postergado el plazo para este pago. El ente beneficiario del crdito, sin obligacin de restituir los fondos recibidos, registrar al recibir los desembolsos un dbito a los derechos monetarios y crdito a la cuenta de ingresos de gestin del subgrupo 626 Transferencias Recibidas. El uso de los fondos recibidos en los proyectos o programas, se har de acuerdo al presupuesto y segn la normativa correspondiente. Crditos sin destino al contratante y con restitucin del beneficiario Estos crditos son de una modalidad excepcional. El Estado obtiene el financiamiento destinado a un fin especfico en una entidad beneficiaria de los fondos y que a la vez ser la que pague la amortizacin de la deuda, pero a travs del contratante quien es tambin el deudor. Este endeudamiento puede originarse en contratos, convenios o negociacin de ttulos y valores. La contabilizacin de estas operaciones en el Tesoro Nacional por los desembolsos a recibir, ser como derechos monetarios con dbito a 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Pblico y con crdito a la cuenta correspondiente del subgrupo 223. Emprstitos. Al momento de la recepcin de los desembolsos directamente por parte de la entidad beneficiaria, registrar el dbito a la cuenta respectiva del subgrupo 123. Inversiones en Prstamos y Anticipos y el crdito a Cuentas por Pagar como obligacin monetaria. Los derechos y las obligaciones mencionados se eliminarn recprocamente mediante una compensacin de adeudos. Las instituciones beneficiarias, por su parte, registrarn los desembolsos a recibir mediante un dbito a 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Pblico y crdito a la cuenta correspondiente del subgrupo 223 Emprstitos. En la fecha de vencimiento de las cuotas de los crditos internos, sus montos se trasladarn a la cuenta 213.96 Cuentas por Pagar Amortizacin de la Deuda Pblica desde las cuentas correspondientes del subgrupo 223, excepto en el caso de conocer con anticipacin que el vencimiento ha sido prorrogado.
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En el caso de que se modifique el plazo para los pagos en una fecha posterior al traspaso sealado en el prrafo anterior y estos pagos se realizarn en ejercicios futuros, el registro original ser anulado como correccin de errores. 7.17. COMPENSACION DE SALDOS Estas compensaciones son de dos tipos. Compensacin individual Los saldos pendientes de una misma persona natural o jurdica podrn ser compensados si estn registrados en cuentas de los grupos 11. Activos Operacionales y 21. Deuda Flotante, hasta el monto que mantenga la igualdad contable. Para compensar los saldos de cuentas de Inversiones Financieras y de Deuda Pblica, es requisito previo reconocer los derechos y las obligaciones monetarias en las Cuentas por Cobrar y en las Cuentas por Pagar correspondientes. Compensacin mltiple Los saldos pendientes de diferentes personas naturales o jurdicas, reconocidos contablemente como deudores y acreedores de un mismo ente financiero, podrn ser compensados si estn registrados en las cuentas de Activos Operacionales y de Deuda flotante, hasta el monto que mantenga invariable el principio de la igualdad contable. 7.18. PERDIDA DE RECURSOS PUBLICOS La sustraccin o prdida de fondos y bienes se registrar en una de las cuentas del subgrupo 619. Disminucin Patrimonial. Se mantendrn cuentas auxiliares para identificar a cada uno de los presuntos responsables encargados de la administracin, uso o custodia de los fondos o bienes desaparecidos, quienes sern los deudores primarios del Estado mientras se establezcan las responsabilidades en cada caso. El registro contable se sustentar en la denuncia de la sustraccin presentada ante la autoridad competente. La prdida de fondos que se presume causados por servidores pblicos, terceros ajenos al ente financiero o resultante de caso fortuito o fuerza mayor, se registrar con dbito a la cuenta 619.91 y con crdito a la cuenta del activo desaparecido, hasta que la autoridad competente emita su dictamen o resolucin. Si el dictamen concede el sobreseimiento en la presuncin de responsabilidades, la prdida de fondos se registrar como gastos de gestin, con dbito a la cuenta 635.04.99 Otros Gastos Financieros y crdito a Cuentas por Pagar. Esta ltima cuenta se liquidar con la cuenta 619.91. Si el dictamen determina responsables sancionados con el reintegro de los fondos, se registrar el otorgamiento de un prstamo, con dbito a la cuenta 123.01.07 o 123.01.11, segn corresponda, y con crdito a Cuentas por Pagar. Esta ltima cuenta se liquidar con la cuenta 619.91. 73
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Para la recuperacin del crdito registrado, se registrar un dbito a la cuenta 113.27 Cuentas por Cobrar Recuperacin de Inversiones y crdito a la cuenta 123.01.07 o 123.01.11. La prdida de documentos de inversiones financieras o bienes corporales que se presume fue ocasionada por servidores pblicos, terceros ajenos al ente financiero o resultante de caso fortuito o fuerza mayor, se registrar mediante asiento de ajuste, con dbito a la cuenta que corresponda del subgrupo 619 y con crdito a la cuenta del activo desaparecido, hasta que la autoridad competente emita su dictamen o resolucin. Si los bienes desaparecidos son activos de larga duracin, los dbitos sern a la cuenta 619.94 por su valor en libros y a la cuenta donde conste su depreciacin acumulada por el valor depreciado del bien, y se acreditar por su valor en libros a la cuenta donde conste el activo desaparecido. Si el dictamen es de sobreseimiento, el monto de la prdida se registrar mediante asiento de ajuste, con cargo a la cuenta 638.91, 638.92 o 638.93 y con crdito a la cuenta 619.92, 619.93 o 619.94, segn el caso. Si el dictamen determina responsables, sancionados con el reintegro del bien o de su valor al costo de reposicin, se registrar mediante un asiento de ajuste el otorgamiento de un prstamo, con dbito a la cuenta 123.01.07 o 123.01.11 y con crdito directamente a la cuenta 619.92, 619.93 o 619.94. Si el valor a restituir fuera mayor al registrado en la contabilidad, la diferencia se acreditar a la cuenta 629.51 Actualizacin de Activos. Si el reintegro se hace en efectivo, se debitar a la cuenta 113. 27 Cuentas por Cobrar Recuperacin de Inversiones y se acreditar a la cuenta 123.01.07 o 123.01.11. Si el responsable entrega un bien de similares caractersticas al desaparecido, se registrar un asiento de ajuste con dbito al activo por el mismo valor en libros que tena el bien desaparecido y se acreditar a la cuenta 123.01.07 o 123.01.11. Si el responsable entrega un bien nuevo, se registrar al valor de mercado, con dbito al activo restituido y con crdito a la cuenta 123.01.07 o 123.01.11 y por la diferencia a la cuenta 629.51. Cuando los recursos sustrados hubieran estado protegidos con plizas de seguros, el valor deducible que se entregar a la compaa aseguradora y lo que se requiera para cubrir el costo de reposicin del activo desaparecido, se cargarn al custodio responsable del bien, hasta que la autoridad competente emita su dictamen. Si el dictamen declara el hecho como robo pblico, dicho monto ser eliminado de la cuenta a cargo del custodio. En ningn caso la entidad obtendr doble reposicin, por parte de la compaa aseguradora y del custodio. En cualquier caso, se preferir la indemnizacin de la aseguradora. 7.19. CIERRRE DE CUENTAS 74
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Los asientos de cierre se deben registrar al trmino del ejercicio contable, luego de emitidos los reportes y estados financieros anuales. Sus propsitos son determinar el resultado del ejercicio que se traslada al patrimonio y habilitar los saldos de las cuentas a transferirse al siguiente ejercicio. Cierre de ingresos y gastos de gestin60 Las cuentas de los grupos 62 y 63 de Ingresos y Gastos de Gestin se cerrarn el 31 de diciembre de cada ao, teniendo como contrapartida en el asiento contable a la cuenta 618.03 Resultados del Ejercicio Vigente. Al inicio del siguiente ejercicio, el resultado que se anot en la cuenta 618.03 se har constar en la cuenta 618.01 Resultados de Ejercicios Anteriores, sin necesidad de asiento contable.61 En las entidades del sector pblico no financiero, excepto en las empresas, luego del asiento de apertura del ejercicio siguiente, el saldo de la cuenta 618.01 se transferir al Patrimonio Pblico, mediante asiento de ajuste. En las empresas pblicas se mantendr el resultado en la cuenta 618.01 hasta que se amorticen las prdidas o se apliquen las utilidades. Cierre de anticipos de fondos Para cerrar las cuentas del subgrupo 112. Anticipos de Fondos se utilizar la cuenta 124.82 o 124.97.02, en funcin del tratamiento presupuestario o no que haya adoptado la institucin. Igual criterio se aplicar en el siguiente ejercicio para reclasificar estos valores previamente a su recuperacin o amortizacin, para lo que utilizar las cuentas 113.82 o 113.97. De los saldos del subgrupo 112 al cierre del ejercicio, aquellos sobre los que se tengan fundadas expectativas de incobrabilidad y que se hayan mantenido como tales al menos seis meses, y los originados por dbitos dispuestos por el Tesoro Nacional, se trasladarn a la cuenta 126.07 Deudores Financieros no Recuperables. Si se recuperara algn valor reclasificado en esta ltima cuenta, previamente a su recaudacin y mediante un movimiento de tipo financiero, se trasladar a la cuenta 113.82 Cuentas por Cobrar Anticipos de Fondos de Aos Anteriores. Para dar de baja la cartera reclasificada en la cuenta 126.07, se utilizar la provisin acumulada para las cuentas de dudosa recuperacin, excepto en el caso en que el Tesoro Nacional haya dispuesto dbitos a las disponibilidades de las entidades, operaciones que se darn de baja directamente con una disminucin del Patrimonio Pblico. Los anticipos a contratistas que hasta el cierre del ejercicio no se hubieren amortizado, sern trasladados a la cuenta 124.97.02. El siguiente ao se considerar este saldo como
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Cuentas del Estado de Resultados. Norma Tcnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.17.3
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ingresos presupuestarios, en la partida 38.01.02 De Anticipos de Fondos que formar parte del financiamiento que respaldar las modificaciones presupuestarias que se requieran para continuar con el devengo de los contratos. Los fondos sujetos a reposicin (11213 que comprende fondos rotativos y cajas chicas) y los fondos a rendir cuentas (11215 que comprende bsicamente anticipos de viticos) se liquidarn a ms tardar el 28 de diciembre. Los saldos no utilizados se depositarn al da siguiente en la cuenta rotativa de ingresos y se volvern a crear el 2 de enero del ao siguiente. El objetivo de esta liquidacin de los fondos es que se apliquen al presupuesto del ejercicio fiscal todos los gastos incurridos y no demorar por esta falta de informacin, la presentacin de los informes financieros anuales. Cierre de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, depsitos y fondos de terceros Los saldos al 31 de diciembre que se tengan en las cuentas del subgrupo 113. Cuentas por Cobrar se trasladarn a las cuentas 124.83 o 124. 98.01, segn el tratamiento presupuestario o no que haya adoptado la institucin para el cobro en el siguiente ejercicio de estos valores pendientes. En el ao siguiente, antes de la recaudacin de estos saldos y solo por los montos a recaudar efectivamente, se trasladarn estos valores, mediante asientos de tipo financiero, a las cuentas 113.83 o 113.98, segn el caso. Los saldos al cierre del ejercicio que se tengan en el subgrupo 213. Cuentas por Pagar se trasladarn a las cuentas 224.85 o 224. 98.01, segn el tratamiento presupuestario o no que haya adoptado la institucin para el pago en el siguiente ejercicio de estos valores pendientes. En el ao siguiente, antes del pago de estos adeudos y solo por los montos a pagar efectivamente, se trasladarn estos valores, mediante asientos de tipo financiero, a las cuentas 213.85 o 213.98, segn el caso.62 Igual criterio se aplicar a las cuentas del subgrupo 212. Depsitos y Fondos de Terceros que se estime conveniente cerrarlas, cuyos saldos se trasladarn a las cuentas 224.82 o 224.97.02. En el ao siguiente, previamente a su pago o liquidacin, se trasladarn a las cuentas 213.82 o 213.97, segn corresponda. Los saldos de las cuentas 224.85 que se mantengan pendientes al 31 de diciembre del siguiente ejercicio, sern trasladados mediante asiento de cierre, a las cuentas 224.83. Al momento del pago, los valores a pagar se trasladarn de estas cuentas a las cuentas 213.83. Cierre de cuentas de inversiones en proyectos y programas Las cuentas del grupo 15. Inversiones en Proyectos y Programas que no sean permanentes o continuos, donde se registren los costos incurridos en el ao, se cerrarn al trmino de cada ao trasladando su saldo a las cuentas 151.92 o 152.92, segn corresponda. Las cuentas para el registro de los costos incurridos en el ao y para el registro de la acumulacin de costos totales deben desagregarse de manera que se identifique cada uno de los proyectos o programas en forma individual.
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Acuerdo del Ministro de Finanzas No. 106 publicado en el Registro Oficial No. 203 del 31 de mayo del 2010
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La Contabilidad Gubernamental del Ecuador Cierre de donaciones entregadas y recibidas en bienes
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Los saldos que al trmino del ejercicio consten en las cuentas 611.88 y 611.99, se trasladarn a la cuenta principal del Patrimonio Pblico. 7.20. DEBITOS DE DISPONIBILIDADES DISPUESTOS POR EL TESORO NACIONAL Las disminuciones de disponibilidades mediante dbitos realizados por el Banco Central a las cuentas de las instituciones, por disposicin del Ministerio de Finanzas, a travs de la Tesorera de la Nacin, registrarn las instituciones dueas de las cuentas con cargo a la cuenta 112.17 Dbitos de Tesorera. Por su parte, el Tesoro Nacional registrar los crditos producidos por este motivo en la CCU, utilizando la cuenta 212.17 Crditos Provisionales por Reintegros. Las devoluciones totales o parciales de estos fondos por parte del Tesoro Nacional, se registrarn utilizando las mismas cuentas sealadas. Si el Tesoro Nacional no restituye estos valores hasta el cierre del ejercicio, las instituciones afectadas trasladarn estos saldos a la cuenta 124.82. En el ao siguiente se darn de baja estos saldos, mediante un asiento de ajuste, con dbito directo al Patrimonio Pblico. El Tesoro Nacional por su parte, los valores no restituidos registrar en el ao siguiente, mediante un ajuste, con dbito a la cuenta 124.83 Cuentas por Cobrar de Aos Anteriores y crdito a la cuenta 629.52 Ajustes de Ejercicios Anteriores; a la vez reclasificar la cuenta 124.83, mediante dbito a la cuenta 113.83. Finalmente, liquidar la cuenta 113.83 con la cuenta 212.17. 7.21. COLOCACION Y DESCUENTOS EN TITULOS Y VALORES DEL ESTADO Para el reconocimiento contable de la colocacin de los CETES, valores en circulacin u otros ttulos y valores correspondientes al financiamiento a corto plazo del Tesoro Nacional para cubrir las deficiencias temporales de la caja fiscal, se proceder as: Las comisiones de bolsa y los descuentos reconocidos en las negociaciones se registrarn con dbito a la cuenta 635.07.06 Comisiones y Otros Cargos en Ttulos y Valores junto con la ejecucin de la partida presupuestaria y con crdito a la cuenta 213.56 Cuentas por Pagar Gastos Financieros. Por el derecho originado en la negociacin se debitar la Cuenta 113.40 Cuentas por Cobrar Ttulos y Valores Temporales del Tesoro Nacional y se acreditar a las cuentas que correspondan del subgrupo 221 Ttulos y Valores Temporales. La recaudacin se registrar luego de la contabilizacin de las comisiones, mediante dbito a la cuenta 111.02.01 Recursos Fiscales por el valor depositado en la cuenta del Tesoro Nacional, dbito a la cuenta 213.56 Cuentas por Pagar Gastos Financieros por el valor de las comisiones y descuentos que se compensan y crdito a la cuenta 113.40.
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En la fecha de vencimiento de los ttulos y valores temporales, se registrar un dbito a la cuenta del subgrupo 221 que corresponda y un crdito a la cuenta 213.40 Cuentas por Pagar Ttulos y Valores Temporales del Tesoro Nacional. El momento del pago se debitar a la cuenta 213.40 y se acreditar a la cuenta 111.02.01. El reconocimiento contable de la colocacin de bonos del Estado se har por su valor neto, mediante dbito a la cuenta 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Pblico y crdito a la cuenta 222.01.02 junto con su ejecucin presupuestaria. Las comisiones de bolsa se contabilizarn con dbito a la cuenta 635.07.06 junto con la ejecucin de la partida presupuestaria y con crdito a la cuenta 213.56. La recaudacin se registrar con dbito a la cuenta 111.02.01 por el valor neto de la negociacin que ingresa efectivamente al Estado, dbito a la cuenta 213.56 por el valor de las comisiones y descuentos que se compensan y crdito a la cuenta 113.36. Los descuentos en bonos del Estado que se produzcan en las negociaciones se registrarn con dbito en la cuenta 222.04.01 (-) Descuento en Bonos del Estado y crdito a la cuenta 222.01.02 Bonos del Estado. El costo financiero diferido que representa el descuento, se distribuir en forma proporcional en los ejercicios fiscales que intervienen en el plazo de vigencia de los bonos. La amortizacin de este valor se registrar en cada ejercicio fiscal mediante dbito a la cuenta 635.07.06 Descuentos, Comisiones y Otros Cargos en Ttulos y Valores junto con su ejecucin presupuestaria en la partida 56.01.06 y crdito a la cuenta 213.56. Simultneamente se registrar un dbito a la cuenta 113.36 y un crdito a la cuenta 222.04.01 junto con la ejecucin presupuestaria en la partida 36.04.02. Complementariamente registrar un dbito a la cuenta 213.56 y un crdito a la cuenta 113.36 para compensar los valores registrados por esta operacin en cada una de ellas. Los costos incurridos en la emisin de los papeles fiduciarios que realiza el Banco Central, en funcin de lo solicitado por el Tesoro Nacional, se registrar con dbito a la cuenta 653.04.03 Comisiones Bancarias y crdito a la cuenta 213.57 Cuentas por Pagar Otros Gastos. 7.22. CUENTAS DE ORDEN El propsito de las cuentas de orden es servir como recordatorio, como medio de control o para conocer derechos y obligaciones contingentes, de operaciones que no afectan la situacin financiera institucional. Estas cuentas no representan derechos ni obligaciones reales, sino solo recursos u obligaciones probables o eventos administrativos sujetos a contingencias o eventualidades que pueden producir efectos futuros en la situacin financiera y en los resultados de la entidad. Estas cuentas deben constar en los reportes financieros pertinentes. 78
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Las cuentas de orden se abren en dos grupos correlativos. Cada cuenta del un grupo mantiene correlatividad solo con una cuenta del otro grupo, en consecuencia, sus saldos sern iguales. Estas cuentas podrn tener auxiliares en la medida que se requiera para disponer de informacin detallada que identifique las caractersticas y especificaciones particulares de cada tipo de operacin registrada en ellas. Estos auxiliares se abrirn solo en una de cada par de cuentas. Los interesados en la informacin financiera institucional deben tambin conocer lo registrado en las cuentas de orden, por constituir elementos para la toma de decisiones. El registro debe realizarse, por igual valor y siempre las cuentas que intervengan sern solo las cuentas correlativas. En estas cuentas se registrarn mediante cargo a las cuentas de orden deudoras y abono a las cuentas de orden acreedoras, las mercaderas recibidas para la venta que no son de propiedad de la institucin, bienes en custodia o en comodato, garantas que no sean en dinero, los papeles fiduciarios y especies fiscales valoradas que se emitan, los bienes de larga duracin que no renen las condiciones para su registro como activos, contingencias por juicios en curso y probables flujos de entrada de beneficios o potenciales servicios. Si estos bienes, derechos y obligaciones contingentes sufren una disminucin, se registrar en estas cuentas de orden en forma inversa al registro original. Estas cuentas se presentarn en secuencia segn su codificacin, en el Estado de Situacin Financiera, a continuacin del total del pasivo y patrimonio, bajo el ttulo de Cuentas de Orden y con totales independientes para las cuentas deudoras y para las cuentas acreedoras. Para efectos de consolidacin, las cuentas de orden solo se utilizarn con fines de agregacin y no de eliminacin. 7.23. DOCUMENTACION, FORMULARIOS Y REGISTROS CONTABLES Los formularios y registros contables estarn comprendidos y explicados dentro del manual especfico de contabilidad de cada ente financiero, sern diseados segn sus necesidades especficas, asegurarn informacin completa, guardarn sencillez y claridad y prevern solo el nmero indispensable de copias. Todo formulario, resumen, registro, libro o cualquier instrumento contentivo de cifras que expresen cantidades en la moneda de curso legal en el pas, que denoten recursos u obligaciones financieras originadas en transacciones comprendidas o efectuadas, constituye parte del sistema contable de la entidad. Tambin existirn formularios y registros contentivos de cifras que no representen recursos u obligaciones para el ente, que servirn para el seguimiento y validacin de procesos administrativos. 79
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Las unidades de contabilidad de las instituciones, fondos o proyectos del sector pblico efectuarn el registro de las operaciones financieras, inmediatamente despus de recibir la documentacin de respaldo correspondiente. Los documentos contentivos de cifras, formularios y registros del sistema de contabilidad de una institucin pblica se mantendrn y conservarn durante al menos 10 aos, debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que permitan su clara e inmediata ubicacin e identificacin. Los documentos relativos a una misma transaccin se archivarn juntos o debidamente referenciados. Los archivos de la documentacin contable son de propiedad de cada institucin y no sern removidos de sus oficinas sino de acuerdo a disposiciones legales o en por orden legtima de la autoridad competente. La documentacin fuente, registros y archivos del sistema de contabilidad estarn disponibles en todo momento para fines de auditora. Los registros contables donde se jornalizan y mayorizan las operaciones financieras son 63 : Diario General Integrado Mayor General Auxiliares patrimoniales (existencias, patrimoniales) Auxiliares Presupuestarios de Ingresos Auxiliares Presupuestarios de Gastos
activos
fijos
dems
cuentas
Los modelos de estos registros, excepto los auxiliares patrimoniales, se pueden ver en documento adjunto. Para los auxiliares patrimoniales se utilizarn los formatos de general aceptacin en la profesin contable. Estos formatos tienen principalmente fines didcticos, porque los registros contables se deben elaborar siempre en sistema computarizados, en los que se puede disear la forma de ingresar los datos y de presentar cada uno de los campos de informacin segn convenga a los requerimientos institucionales o segn los formatos predefinidos en el eSIGEF. El uso de estos formatos en ejercicios manuales tiene el propsito de demostrar el uso cada campo de informacin y la relacin recproca entre cada uno de ellos. En los sistemas computadorizados estos procesos son en su mayor parte automticos.
7.24. CATALOGO DE CUENTAS64
El catlogo de cuentas est estructurado para conformar una base de datos ordenada de acuerdo a la naturaleza de los activos, pasivos y patrimonio. La estructura del catlogo reconoce una relacin jerrquica de lo general a lo particular, con los siguientes rangos de agrupacin:
63
Tomado del Manual General de Contabilidad Gubernamental promulgado en el Suplemento al Registro Oficial No. 605 del 26 de junio del 2002 64 Se fundamenta en la Normativa de Contabilidad Gubernamental 3.3
80
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Ttulo Grupo Subgrupo Cuentas nivel 1 Cuentas nivel 2 Cuentas nivel 3 Cuentas nivel 4
1 11 111 111.11 111.11.11 111.11.11.11 111.11.11.11.11
A ms de los niveles de desagregacin expuestos, existirn auxiliares que permitan la identificacin individualizada de las carteras de deudores, acreedores y rubros componentes de las cuentas, los cuales dependern del ltimo nivel de cuenta abierto por la institucin. El catlogo institucional se estructurar sobre la base de las cuentas nivel 1 y 2 que constan en el Catlogo General de Cuentas vigente. Por ninguna circunstancia podrn crearse cuentas adicionales sin la autorizacin previa del Ministerio de Finanzas. La facultad de las instituciones se circunscribe a desglosar los niveles inferiores de las cuentas existentes en el catlogo general. Las cuentas de los niveles inferiores que conformen los catlogos institucionales estarn determinadas por los requerimientos de informacin interna y de control. En la desagregacin se mantendr el ordenamiento jerrquico segn la naturaleza de los activos, pasivos y patrimonio. En estos catlogos se incluirn exclusivamente los conceptos propios de la gestin institucional. Para elaborar el catlogo institucional se deben seguir bsicamente los siguientes pasos: 1. Identificar los activos, pasivos y patrimonio de la institucin, a la fecha. 2. Identificar las operaciones que ejecuta la institucin. Una ayuda importante para obtener esta informacin es el presupuesto. 3. Elaborar el catlogo de las cuentas y auxiliares que va a utilizar la institucin, tomando como sustento la informacin recopilada en los dos puntos anteriores. 4. Actualizar el catlogo de cuentas institucional conforme ocurran operaciones no previstas originalmente o cambios en el catlogo general de cuentas. Todas las entidades pblicas que aplican la contabilidad gubernamental deben sujetarse al Catlogo General de Cuentas, cuyo resumen consta en documento adjunto 65. El cdigo del catlogo est conformado hasta por 7 dgitos, cuyo significado se explic en lneas anteriores. El significado del primer dgito es: 1. 2. 6. 9. Activos Pasivos Patrimonio Cuentas de Orden
Dentro del Patrimonio se encuentran los grupos 61. Patrimonio Acumulado, 62. Ingresos de Gestin y 63. Gastos de Gestin.
65
Publicado en el Suplemento al Registro Oficial No. 273 del 7 de septiembre del 2010 y las reformas posteriores
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7.25. ASOCIACION CONTABLE PRESUPUESTARIA El Catlogo General de Cuentas est asociado al Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos. Los flujos de dbitos y crditos de las cuentas estarn asociados con un solo concepto del clasificador presupuestario. Dichos conceptos sern comparados con las estimaciones presupuestarias para determinar su ejecucin. Solo por excepcin se producir la asociacin con ms de un concepto. Los flujos de dbitos y crditos de las cuentas de nivel 1 del subgrupo Cuentas por Cobrar, en los casos que corresponda, estarn asociados a los grupos del clasificador presupuestario de ingresos, a efectos de comparar sus dbitos con el presupuesto y sus crditos con el programa de caja (cobros). Los flujos de los crditos de las cuentas de nivel 2 que hacen la partida doble con las Cuentas por Cobrar (contracuentas) estarn ligados a los item del clasificador presupuestario de ingresos. Las contracuentas de niveles 3 y 4 estarn asociadas a conceptos presupuestarios desagregados de los item o de otras clasificaciones internas. Los flujos de dbitos y crditos de las cuentas de nivel 1 del subgrupo Cuentas por Pagar, en los casos que corresponda, estarn asociados a los grupos del clasificador presupuestario de gastos, a efectos de comparar sus dbitos con el programa de caja (pagos) y sus crditos con el presupuesto. Los flujos de los dbitos de las contracuentas de Cuentas por Pagar estarn ligados a los item del clasificador presupuestario de gastos. Las contracuentas de niveles 3 y 4 estarn asociadas a conceptos presupuestarios desagregados de los item o de otras clasificaciones internas.
7.26. INFORMES FINANCIEROS66
La preparacin de informes financieros de uso interno o externo se sujetar a la periodicidad, forma y condiciones determinadas por los usuarios. La informacin comparativa se presentar solo en los estados financieros anuales y se referir a las cifras del ejercicio anterior. Las siglas SG (subgrupo) y los cdigos de cuentas indicados al margen derecho de los formatos de algunos estados financieros constituyen guas para tomar los datos del subgrupo o cuentas de nivel 1 o 2 que corresponden a las cuentas que debern detallarse en la primera columna de los respectivos informes, al ltimo nivel de desagregacin con el que consten en el Catlogo General de Cuentas. Es obligatorio preparar y presentar al Ministerio de Finanzas los siguientes reportes financieros:
66
Normativa de Contabilidad Gubernamental 3.4.
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a. Mensualmente, en la aplicacin informtica que el ministerio ponga a disposicin de las instituciones: Asiento de apertura Balance de Comprobacin de Sumas, acumulado al mes del reporte Cdulas presupuestarias de ingresos y gastos, acumuladas al mes del reporte Detalle de transferencias recibidas y entregadas
b. En enero de cada ao, con corte al 31 de diciembre, la siguiente informacin financiera y presupuestaria, por los medios informticos sealados y tambin en forma impresa, debidamente legalizada y con sus notas aclaratorias: Balance de Comprobacin Acumulado, en 8 columnas Estado de Resultados Estado de Situacin Financiera Estado de Flujo del Efectivo Estado de Ejecucin Presupuestaria y sus cdulas presupuestarias de ingresos y gastos
En cada ente financiero deber producirse mensualmente, para su uso, la informacin financiera precisada en el inciso anterior y obligatoriamente, en la fecha que se produzcan cambios en la administracin, informacin que servir para se realicen las actas de entrega recepcin entre los servidores, funcionario o dignatarios pblicos entrantes y salientes. La informacin financiera para uso interno se producir al ltimo nivel de cuentas al que se hayan desagregado las cuentas nivel 1 y 2. Balance de comprobacin El balance de comprobacin presentar la informacin desde el 1 de enero hasta la fecha de corte y ser preparado en el formato de ocho columnas que consta en documento adjunto. El balance contendr para cada una de las cuentas, al nivel de mayor desagregacin que tenga la contabilidad, las siguientes columnas separadas para dbitos y crditos: 1. El saldo del asiento de apertura 2. El balance de flujos, es decir de los movimientos ocurridos en el perodo, en dbitos y crditos, sin compensarlos entre s 3. El balance de sumas que corresponder a la agregacin de los saldos iniciales con los movimientos del perodo, separadamente para los dbitos y los crditos; y 4. El balance de saldos que corresponder al valor neto entre el total de dbitos y el total de crditos. Las instituciones que disponen del eSigef presentarn este balance en el formato del sistema. Estado de resultados
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El estado de resultados ser preparado con los saldos de las cuentas de ingresos y gastos de gestin, a los niveles1 o 2, segn consten en el Catlogo General de Cuentas, y determinar resultados parciales correspondientes a explotacin (ventas menos costo de ventas), operacin (ingresos de operacin menos gastos de operacin), transferencias (ingresos por transferencias menos gastos por transferencias), financieros (ingresos financieros menos costos financieros) y otros ingresos y gastos (ingresos no operacionales menos gastos no operacionales), de cuya suma se obtendr el resultado del ejercicio. El formato del estado financiero mencionado se muestra en documento adjunto. Estado de situacin financiera El estado de situacin financiera ser preparado con los saldos de las cuentas a los niveles 1 o 2, segn consten en el Catlogo General de Cuentas. Su formato se puede ver en documento adjunto. Si hubiere ms de una opcin de agrupamiento para una misma cuenta, respecto al corto y largo plazo, su saldo se desglosar en aquellas que correspondan a su naturaleza y caractersticas. En los activos y pasivos corrientes se informar la porcin de corto plazo de las Inversiones Financieras y Deuda Pblica, de acuerdo con los plazos de vencimiento de sus carteras, considerando que el corto plazo es de un ao desde la fecha de corte y que el largo plazo es cuando excede de este tiempo. Estos ltimos se informarn en los activos y pasivos de largo plazo. Estado de flujo del efectivo El estado de flujo del efectivo se obtendr aplicando el mtodo directo, a partir de las fuentes y usos de fondos registrados en los crditos de las Cuentas por Cobrar (cobros) y en los dbitos de las Cuentas por Pagar (pagos), calculando separadamente el supervit o dficit corriente y de capital, de cuya suma se obtendr el dficit o supervit total. La aplicacin del supervit o el financiamiento del dficit, segn corresponda, se determinar sumando: El supervit o dficit de financiamiento ms El valor neto de las variaciones entre los movimientos acreedores de las cuentas 113 y los deudores de las cuentas 213 que no tienen asociacin presupuestaria y ms Las variaciones no presupuestarias registradas en las dems cuentas, es decir, en disponibilidades, anticipos de fondos, depsitos y fondos de terceros y disminucin de disponibilidades. Esta ltima cuenta, solo en caso de prdidas de este tipo de recursos.
Su formato se puede ver en documento adjunto.
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La Contabilidad Gubernamental del Ecuador Estado de ejecucin presupuestaria
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El estado de ejecucin presupuestaria ser preparado con los datos a nivel de grupo presupuestario, con los datos obtenidos de las cdulas presupuestarias de ingresos y gastos, los cuales se relacionarn con las asignaciones codificadas. Sus totales debern ser conciliados con los movimientos acumulados en el debe y en el haber de las Cuentas por Cobrar y las Cuentas por Pagar que tienen asociacin presupuestaria. La diferencia determinada en la ejecucin presupuestaria, resultado de comparar los ingresos con los gastos, determinar el dficit o supervit presupuestario. Su formato se puede ver en documento adjunto. Cdulas presupuestarias Las cdulas presupuestarias de ingresos y gastos constituyen los anexos del estado de ejecucin presupuestaria y sern preparadas al nivel que se hubiere aprobado el presupuesto, con sumatorias parciales en los diversos niveles de agregacin del Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, as como tambin en los diversos niveles funcionales y programticos institucionales. Su formato se puede ver en documento adjunto. Notas a los estados financieros En los estados financieros ser indispensable incorporar las notas explicativas de las situaciones cuantitativas o cualitativas que puedan tener efecto futuro en la posicin financiera o en sus resultados. Detalle de transferencias, recibidas y entregadas Mensualmente se preparar el detalle de las transferencias entregadas y de las transferencias recibidas, con la especificacin de la fecha, nmero de asiento y valor de los aportes fiscales y de las transferencias de fondos corrientes y de capital, realizadas entre instituciones del sector pblico no financiero. Esta informacin se extraer de los auxiliares de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Para remitir esta informacin al Ministerio de Finanzas se utilizarn las aplicaciones informticas que el ministerio ponga a disposicin de las instituciones, Los informes impresos remitirn por la va que asegure su pronta entrega al destinatario.
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Este captulo se fundamenta en el Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, artculos 90 al 94

La Contabilidad Gubernamental del Ecuador CAPITULO IV PRESUPUESTO12

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La Contabilidad Gubernamental del Ecuador 7.

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Ejemplos de esta codificacin completa y su significado, son: 1 11 11.1 11.01.01 11.1.2

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