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Plan Manejo de Riesgos

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  • 1 OBJETIVOS
  • 1.1 OBJETIVO GENERAL
  • 1.1.1 Objetivos específicos
  • 1.2 ALCANCE DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS
  • 1.3 ESTRATEGIAS
  • 2 MARCO LEGAL
  • 2.1 NORMATIVIDAD NACIONAL
  • 2.2 NORMAS TÉCNICAS Y ESTÁNDARES INTERNACIONALES
  • 3 FILOSOFIA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
  • 5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
  • 6.1 MACRO PROCESO ESTRATÉGICO
  • Tabla 2 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO ESTRATÉGICO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD
  • 6.2 MACRO PROCESO MISIONAL PREVENTIVO
  • Tabla 3 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD
  • 6.3 MACROPROCESO DISCIPLINARIO
  • Tabla 4 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD
  • 6.4 MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN
  • 6.5 MACRO PROCESO DE APOYO
  • Tabla 7 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE APOYO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD
  • 7.1 OPCIONES PARA EVITAR LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS
  • 7.1.1 Implementación de controles
  • 7.1.2 Modelo de gestión ética
  • 7.1.3 Procesos de capacitación y formación
  • 7.1.4 Programa de Modernización institucional
  • 7.1.5 Formulación de planes operativos anuales (POAS)
  • 7.1.6 Programas de desarrollo y bienestar para el personal
  • 7.1.7 Programas de mantenimiento preventivo para equipos
  • 7.1.8 Políticas para el uso de equipos y manejo de la información
  • 7.2 OPCIONES PARA REDUCIR EL RIESGO
  • 7.2.1 Optimización de los procedimientos
  • 7.2.2 Fortalecimiento del ejercicio del autocontrol
  • 7.2.3 Fortalecimiento del ejercicio de la autoevaluación de la gestión
  • 7.2.4 Evaluación independiente del Sistema de Control Interno
  • 7.2.5 Proceso de Auditoria interna
  • 7.3 OPCIONES PARA DISPERSAR O ATOMIZAR EL RIESGO
  • 7.4 OPCIONES PARA COMPARTIR O TRANSFERIR EL RIESGO
  • 7.4.1 Pólizas
  • 8 OPCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS RESIDUALES
  • 8.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES
  • Tabla 8 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO
  • Tabla 9 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO
  • Tabla 10 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN
  • Tabla 11 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE APOYO
  • 8.4 ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES
  • 11 RECURSOS
  • 12 CONCEPTOS BÁSICOS

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES

Edgardo José Maya Villazón Procurador General de la Nación

Carlos Arturo Gómez Pavajeau Viceprocurador General de la Nación
Presidente del Comité de Control Interno

Gonzalo Enrique Sierra Vasco Jefe Oficina de Control Interno
Coordinador

OFICINA DE CONTROL INTERNO BOGOTA, D.C. AGOSTO 2006

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES

Gonzalo Enrique Sierra Vasco Jefe Oficina de Control Interno
Coordinador

Martha Esneda Heredia
Elaboración y compilación

Participantes
Angelica Maria Alaix Martinez Damaris Blanco Barragan Omar Vivas Cortés

OFICINA DE CONTROL INTERNO BOGOTA, D.C. AGOSTO 2006

Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx. 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co

TABLA DE CONTENIDO

1

OBJETIVOS

1 1 1 2 2 3 3 3 4

1.1 OBJETIVO GENERAL 1.1.1 Objetivos específicos 1.2 1.3 2 2.1 2.2 3 ALCANCE DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS ESTRATEGIAS MARCO LEGAL NORMATIVIDAD NACIONAL NORMAS TÉCNICAS Y ESTÁNDARES INTERNACIONALES FILOSOFIA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

4 ELEMENTOS DE CONTROL DEL COMPONENTE ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO 5 5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 8

6 RIESGOS INSTITUCIONALES IDENTIFICADOS Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 7 MACRO PROCESO ESTRATÈGICO MACRO PROCESO MISIONAL PREVENTIVO MACROPROCESO DISCIPLINARIO MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN MACRO PROCESO DE APOYO

13 13 14 15 16 17

POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES 19

7.1 OPCIONES PARA EVITAR LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS 19 7.1.1 Implementación de controles 19 7.1.2 Modelo de gestión ética 21
Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx. 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co

7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.1.6 7.1.7 7.1.8

Procesos de capacitación y formación Programa de Modernización institucional Formulación de planes operativos anuales (POAS) Programas de desarrollo y bienestar para el personal Programas de mantenimiento preventivo para equipos Políticas para el uso de equipos y manejo de la información

21 21 24 25 26 26 27 27 28 28 28 29

7.2 OPCIONES PARA REDUCIR EL RIESGO 7.2.1 Optimización de los procedimientos 7.2.2 Fortalecimiento del ejercicio del autocontrol 7.2.3 Fortalecimiento del ejercicio de la autoevaluación de la gestión 7.2.4 Evaluación independiente del Sistema de Control Interno 7.2.5 Proceso de Auditoria interna

7.3 OPCIONES PARA DISPERSAR O ATOMIZAR EL RIESGO 30 7.3.1 Procedimientos de seguridad para el resguardo de la información institucional 30 7.3.2 Procedimientos de Seguridad para protección del personal y bienes de la Entidad. 30 7.4 OPCIONES PARA COMPARTIR O TRANSFERIR EL RIESGO 7.4.1 Pólizas 8 31 31

OPCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS RESIDUALES 34 34 35 36 36

8.1 CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES 8.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES

8.3 PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL 8.4 9 ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES

MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS 38

10 MANTENIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. 11 12 RECURSOS CONCEPTOS BÁSICOS

39 40 41

Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx. 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co

INDICE DE TABLAS

TABLA 1 - OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 9 TABLA 2 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO ESTRATÉGICO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 13 TABLA 3 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 14 TABLA 4 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 15 TABLA 5 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÒN Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 16 TABLA 6 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO CONEXO MISIONAL Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 17 TABLA 7 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE APOYO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 18 TABLA 8 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO 35 TABLA 9 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO 35 TABLA 10 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN 35 TABLA 11 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE APOYO 36

Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx. 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co

delimitado en el Modelo Estándar de Control Interno –MECI. siendo este el objetivo del presente plan. así como de preservar sus recursos y activos. trasmitir la posición de la alta dirección sobre la manera de abordar la administración de los riesgos institucionales.gov. el Componente de Administración de Riesgos.INTRODUCCIÓN Para la Procuraduría General de la Nación. las estrategias. a través del análisis y estructuración de los siguientes elementos de control: Contexto estratégico Identificación de los riesgos Análisis de los riesgos Valoración de los riesgos Políticas de administración de riesgos La implementación de los cuatro primeros elementos se materializó con el Mapa de riesgos Institucional adoptado mediante Resolución No. Oficina de Control Interno Ext. la administración de riesgos es fundamental en aras de asegurar el logro de su misión constitucional.gov. con el cual se pretende en primera instancia. se definen los objetivos del plan de manejo. así como los elementos que comprenden la administración del riesgo y que se 1 Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 adoptado mediante Decreto 1599 de 2005.15-80 piso 9 Pbx. difundir las políticas formuladas que permitan la sostenibilidad del sistema de administración del riesgo. dando paso al mejoramiento continuo que debe acompañar todo proceso de desarrollo. se hace necesario definir criterios orientadores respecto al tratamiento de los riesgos identificados a fin de mitigar sus efectos en la entidad. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. sus alcances. de sus funciones y objetivos. Dado que los riesgos son posibilidades de ocurrencia de toda situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones. el marco legal. y mediante este Plan en particular.co . socializar en todos los servidores un lenguaje común sobre el tema y por último. y con el Plan de Manejo de los Riesgos se consolidan las políticas para el control de los factores y agentes que pueden originar situaciones de afectación. 3360011-3520066 www.procuraduria. El documento se divide en dos partes: La primera contiene un resumen ejecutivo donde se describe la filosofía institucional respecto al tema.adoptado mediante el Decreto 1537 del 20011. Para dar continuidad al proceso de administración de riesgos. que impiden el logro de los objetivos estratégicos y el cumplimiento de la misión institucional.co Carrera 5 No. 429 de Noviembre 30 de 2005. la entidad está fortaleciendo su Subsistema de Control Estratégico. por tanto con la adopción de este Plan se concluye la fase de implantación del componente de Administración de Riesgos.

procuraduria.gov.co Carrera 5 No. La segunda parte.encuentran actualmente en curso.15-80 piso 9 Pbx. lo que sin duda permitirá encausar el accionar de la entidad hacia el uso eficiente de los recursos y la continuidad en la prestación de los servicios con calidad.gov. proporciona las políticas y /o acciones institucionales a emprender. Oficina de Control Interno Ext. 3360011-3520066 www. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.co .

Enfocar las opciones de respuesta a los riesgos a los cuales está expuesta la Procuraduría General según los siguientes tipos posibles: Evitarlos. lo cual permitirá cumplir eficazmente con la misión institucional.gov.1 OBJETIVO GENERAL Formular y dotar a la Procuraduría General de la Nación de las políticas requeridas para responder a los riesgos seleccionados de acuerdo con los criterios establecidos. 3360011-3520066 www. a fin de asegurar que los responsables de los procesos las lleven a cabo.ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES 1 OBJETIVOS 1.1.gov. reducirlos.co . compartirlos o aceptarlos. Oficina de Control Interno Ext.co Carrera 5 No. 1.procuraduria.1 Objetivos específicos Fortalecer un ambiente interno institucional que responde a la filosofía de la administración del riesgo.15-80 piso 9 Pbx. Establecer las actividades de control necesarias para asegurar que las respuestas a los riesgos institucionales. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Desarrollar actividades de monitoreo permanente sobre la efectividad de los componentes de la administración del riesgo. Reconocer las técnicas que permitan reducir los riesgos hasta situarlos dentro de las tolerancias al riesgo. se lleven a cabo adecuada y oportunamente.

Oficina de Control Interno Ext. lo cual supone que las políticas.gov.co . transferir o asumir los riesgos identificados. Complementario a ello.3 ESTRATEGIAS La principal estrategia de la alta dirección para la administración del riesgo. En este sentido. destacándose la aplicación del modelo de gestión ética. La segunda estrategia implementada. permitirán fomentar en mayor grado la cultura del autocontrol y autoevaluación. En consideración a lo anterior. lineamientos y acciones.co Carrera 5 No.procuraduria.15-80 piso 9 Pbx. como herramientas de gestión para lograr buenas prácticas.gov. donde los servidores se comprometen en la aplicación de prácticas y formas concretas de actuación en el cumplimiento de sus funciones. las acciones y decisiones que las materialicen deben ser de carácter obligatorio por parte de los servidores que ejecutan los procesos. ha sido la formulación y adopción de controles traducidos en políticas. 1. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.2 ALCANCE DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS La necesidad de diseñar e implementar un Plan de manejo de los riesgos institucionales. fundamentado en la adopción de una carta de valores y principios éticos. la entidad funda su gestión mediante la utilización de mecanismos y acciones que orientan su quehacer institucional con integridad. 3360011-3520066 www. así como de las oficinas responsables de la gestión. ha sido el desarrollo de procesos de formación y capacitación que posibiliten el conocimiento suficiente a los servidores para la ejecución eficiente de sus tareas. este plan se convierte en una guía institucional de respuesta ante los riesgos a los cuales está expuesta la entidad. los procesos de asimilación y sensibilización de los servidores en el tema de administración de riesgos.Plan de Manejo de Riesgos Página 2 1. transparencia y eficiencia. que logren resolver con calidad y equidad las necesidades de los ciudadanos. está asociada con el impacto o consecuencias que éstos puedan generar en el normal desarrollo de los procesos y por ende en el cumplimiento de la misión institucional. con la finalidad de evitar. compartir. reducir.

buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan.2 NORMAS TÉCNICAS Y ESTÁNDARES INTERNACIONALES AS/NZ 4360. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno en las Entidades y Organismos del Estado. “Por medio del cual se adopta el modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano” MECI 1000:2005. Artículo 2 literal f). 2.” Decreto 1599 de 2005. Proteger los recursos de la organización.gov. detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos. artículo 2 literal a). 3360011-3520066 www. ”Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones.1 NORMATIVIDAD NACIONAL Ley 87 de 1993. Estándares para Australia y Nueva Zelanda sobre el manejo de riesgos.procuraduria. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. ICONTEC: NTC-5254. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”. Modificado parcialmente por el Decreto 2593 de 2000”.15-80 piso 9 Pbx. Oficina de Control Interno Ext.gov. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos.Plan de Manejo de Riesgos Página 3 2 MARCO LEGAL 2. Decreto 1537 de 2001.co . Norma Técnica Colombiana de Gestión del Riesgo. Decreto 2145 de 1999.co Carrera 5 No.

gov. así como al buen desarrollo y aplicación de los componentes y elementos del sistema de control interno. Realizando un adecuado análisis del contexto estratégico. la pronta identificación de las amenazas y fuentes. así como la debida selección de métodos para su tratamiento y monitoreo.15-80 piso 9 Pbx.co Carrera 5 No.gov. espera obtener un mayor grado de integración. participación y efectividad de los servidores hacia el proceso de administración de los riesgos.procuraduria. impediremos la materialización de eventos generadores que puedan afectar o entorpecer el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales”. para cumplir con la misión y objetivos institucionales.co . así como con la salvaguarda y bienestar de sus funcionarios. 3360011-3520066 www. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. para que entre todos creemos.Plan de Manejo de Riesgos Página 4 3 FILOSOFIA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO La filosofía de la administración del riesgo en la Procuraduría General está asociada con el nivel de compromiso de sus servidores respecto de la práctica de los valores y principios éticos. garantizando el mejor manejo de los recursos. el acertado estudio y valoración de los riesgos. mediante el establecimiento e implementación de un Sistema de Administración del Riesgo que permita la prestación normal de la función constitucional y minimice eventuales costos causados por eventos de pérdida. administremos y monitoreemos las actividades: “Nos comprometemos a preservar la eficacia operativa de la Procuraduría General de la Nación. Con la siguiente premisa la alta dirección. Oficina de Control Interno Ext.

gov. incluye dentro del Subsistema de Control Estratégico el componente de Administración del Riesgo. habilita a la entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de todos aquellos eventos que puedan afectar negativamente el logro de sus objetivos institucionales. Oficina de Control Interno Ext. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO SUBSISTEMA COMPONENTES ELEMENTOS Acuerdos. impulsada por la alta dirección y abordada por todos sus servidores. al ser un componente del Subsistema de Control estratégico.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx.Plan de Manejo de Riesgos Página 5 4 ELEMENTOS DE CONTROL ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO DEL COMPONENTE El Sistema de Control Interno definido en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. 3360011-3520066 www. precisamente el anticiparse a la ocurrencia del riesgo.procuraduria. convirtiéndose así en una herramienta eficaz de gestión. Compromisos o protocolos éticos AMBIENTE DE CONTROL Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección Subsistema de Control Estratégico Planes y Programas DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Modelo de Operación Estructura Organizacional ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Contexto Estratégico Identificación de Eventos Análisis de Riesgos Valoración del Riesgo Políticas de Administración de Fuente: MECI 1000:20052 La administración del riesgo. Anexo Técnico MECI 1000:2005.co . 2 Decreto 1599 de 2005. dejando como eje central del control. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.

En este sentido. como sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo y que están La metodología conocida como PHVA (Planificar.Plan de Manejo de Riesgos Página 6 La premisa implícita en la administración del riesgo institucional. analizados e implementados a nivel institucional.15-80 piso 9 Pbx. como producto de la observación. tiene que estar suficientemente preparada para anticipar y enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar y que le pueda generar consecuencias e impactos negativos.3. se sugiere revisar el numeral 1. contenida en la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:20044. Identificación de riesgos: Como resultado del análisis del contexto estratégico y con fundamento en la ejecución de los procesos y actividades realizados para cumplir con los objetivos y en la información suministrada por las dependencias. 3360011-3520066 www.de los procesos. La implementación de los elementos de la administración del riesgo a nivel institucional. Oficina de Control Interno Ext.1 Generalidades. para ampliar esta información. al garantizar el cumplimiento de la Ley y el desarrollo de una gestión eficaz. Actuar) está prevista en la familia de las normas ISO 9000 y es recogida para el sector público en la NTCGP 1000:2004.gov. Verificar. las políticas institucionales así como la ejecución e interiorización de la cultura del autocontrol y autoevaluación juegan un papel preponderante en la administración del riesgo.gov. partiendo de la base de su razón de ser y su compromiso con la sociedad. las causas o factores de riesgo y los posibles agentes generadores.5. 5 Al respecto se puede ampliar la información sobre los elementos en el MECI 1000:2005 numerales 1.procuraduria.3. misión y objetivos institucionales. son los siguientes5: Contexto estratégico: Es la base que facilitó identificar los riesgos bajo el escenario o entorno institucional. De igual manera. Hacer. se establecieron en primera instancia. es que la Procuraduría General de la Nación debe lograr de manera eficiente el cumplimiento de sus objetivos.co 3 . definidos éstos. en donde se reconocieron posibles eventos potenciales de orden interno o externo que de ocurrir afectarían el logro exitoso de su función. culminando con la elaboración del Mapa de Riesgos. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. pertenecen a la primera fase de la estructura del ciclo PHVA – PLANEAR3 . 4 El Decreto 4110 de 2004 reglamenta la Ley 872 de 2003 y adoptada la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.1 a 1. Estas acciones se encuentran enmarcadas dentro del subsistema de control estratégico. y para ello. Es así.co Carrera 5 No. se inicio con un primer ejercicio donde se desarrollaron las actividades de identificación y evaluación de los riesgos. los elementos de control del componente Administración del Riesgo. las diferentes dependencias de la entidad definieron circunstancias que puedan generar una serie de eventos que afecten el normal desarrollo de sus funciones. En el marco de los elementos definidos en el MECI 1000:2005.

3360011-3520066 www. referidas a pérdidas de información.15-80 piso 9 Pbx.gov. la infraestructura. lo cual se hizo mediante el aplicativo utilizando los parámetros de la escala para medir el nivel de exposición o severidad del riesgo. Al respecto ver el Apéndice E de la Norma Técnica Colombiana NTC 5254. los procesos. aplicada en el software Proaudit que maneja la Oficina de Control Interno de la Procuraduría. Evaluación y valoración del riesgo: Luego de calificar el riesgo sin controles se procedió a identificar y calificar de acuerdo con su grado de eficacia. Es una adaptación de los previstos en lal Norma Técnica Colombiana NTC 5254. cuyos rangos son: EXTREMO – ALTO – MODERADO y BAJO. los controles de tipo preventivo y correctivo formulados por la entidad y aplicados por los servidores en la ejecución de los procesos. la herramienta utilizada. 7 6 Oficina de Control Interno Ext. interrupción del servicio y a un aspecto intangible de gran importancia para la entidad.Plan de Manejo de Riesgos Página 7 bajo el control de la entidad. representada por el número de veces que el riesgo pueda presentarse en un determinado periodo y el impacto de sus consecuencias a causa de la materialización del mismo. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. dando como resultado los riesgos residuales que afectan los propósitos institucionales y para los cuales es necesario desarrollar una serie de acciones a fin de alinearlos con los niveles de aceptación y tolerancia7. el personal. lo cual permitió la evaluación de los riesgos descritos6. de bienes.co Carrera 5 No. los recursos etc. como consecuencia de la percepción ciudadana y de los medios de comunicación en general.co . los siguientes rangos: CASI CIERTA – MUY PROBABLE – MODERADA – IMPROBABLE y RARA. como es la pérdida o deterioro de su imagen y credibilidad.gov. las calificó de acuerdo con las escalas definidas por las normas técnicas internacionales. esto es para calificar la consecuencia.procuraduria. fueron definidas de tal suerte que se presentase incidencias importantes en bienes materiales e inmateriales. cinco valores: CATASTRÓFICO – MAYOR – MODERADO – MENOR e INSIGNIFICANTE y para calificar la probabilidad de que ocurra el riesgo. Las consecuencias de la ocurrencia de los riesgos sobre los objetivos institucionales. Análisis de riesgos: Este elemento de control permitió establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos negativos. a fin de hacer una valoración nueva del riesgo. Entre ellos. Para adelantar el análisis se consideraron los siguientes aspectos: Calificación del riesgo: Para asignar peso a las variables consecuencia y probabilidad. la tecnología. como son el estándar AS/NZ y la norma técnica Colombiana NTC-5254 que proponen para la primera mencionada.

definición. 3360011-3520066 www. lo que permitió identificar. medición) creada por el Doctor Jesús Arapé. El desarrollo de una gestión por procesos hace imprescindible la formalización. estos en su mayoría se estaban cumpliendo. Oficina de Control Interno Ext. documentación e impulso de procedimientos y actividades tendientes a cumplir con los objetivos estratégicos. los objetivos formulados se encuentran vinculados e integrados con otros objetivos. sin embargo. y con base en las funciones legalmente encomendadas a la entidad y teniendo como referente el anterior plan de desarrollo. Como se señaló anteriormente. el que debe establecerse de acuerdo con lo señalado en la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. es la herramienta de gestión mediante la cual se articulan las políticas institucionales con los objetivos estratégicos y estos a su vez en los proyectos. el cual se irá perfeccionando en la medida que surja la implementación de otros elementos de control que lo complementen. los objetivos estratégicos institucionales no se encontraban bajo la estructura metodológica que desarrolla la planeación estratégica actual.gov.co 8 . para los cuales se definieron criterios de logro descritos en la metodología CDM8.gov. los cuales pueden verse enfrentados a una gama de riesgos procedentes de fuentes externas e internas. analizar y calificar con base en la información disponible. Es importante mencionar que al momento de implementarse los elementos de control que conforman el componente de administración del riesgo. procesos y actividades. siendo necesario prever una serie de acciones pretendiendo alinearlos con el riesgo aceptado y a su vez con niveles de tolerancia formalmente establecidos. En consecuencia. Todo ello se materializa a través del desarrollo de la gestión.procuraduria. describir.Plan de Manejo de Riesgos Página 8 5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS El Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación. como es el Balanced Scorecard. todos aquellos eventos que podrían afectar el logro de los procesos. como es el caso del modelo de operación por procesos. como el conjunto de factores o condiciones que deben estar presentes o cumplirse para poder saber si se ha o no logrado el objetivo en cuestión. lo cual a su vez repercute en Elementos constitutivos de la metodología CDM (conceptualización. para el periodo 2005-2008 adoptado mediante Resolución No. a través de la ejecución de procesos y acciones por parte de las dependencias de acuerdo con sus competencias. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.co Carrera 5 No. escenario donde se pueden generar toda clase de riesgos. en este primer ejercicio se consolidaron los riesgos institucionales dentro del contexto estratégico.15-80 piso 9 Pbx. 384 de Octubre 18 de 2005. Así el mapa de riesgos institucional construido bajo un enfoque por procesos se constituye en la fase inicial de desarrollo de este componente del sistema de control interno.

co .gov. 3360011-3520066 www. Que la información relevante sobre la gestión de la entidad. presupuesto público.co Carrera 5 No. Que las actuaciones disciplinarias adelantadas por la PGN se realicen con la mayor celeridad posible. el presente plan de manejo de los riesgos.procuraduria. La siguiente tabla describe los objetivos señalados en el Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación: Tabla 1 . Que los espacios de atención a la ciudadanía sean adecuados y amigables.gov. con el fin de ahorrar recursos. Que a través del proceso de seguimiento y control de los recursos públicos (ejemplo: Contratación. Que se propicien acuerdos conciliatorios ante demandas al estado. razón por la cual.OBJETIVOS ESTRATÉGICOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS CRITERIOS DE LOGRO Que los requerimientos de protección de derechos humanos (individuales y colectivos) sean atendidos o impulsados por la PGN. Que los funcionarios del sector público con mayor riesgo de vulneración de la ley. administrativas) que contribuyan a una mayor intervención de la PGN en defensa del patrimonio público. Que las entidades públicas sujetas a vigilancia de la PGN. regalías) se disminuya el riesgo de vulnerabilidad de la ley. por desconocimiento de la misma. Que se impulsen todas las iniciativas (legislativas.Plan de Manejo de Riesgos Página 9 la consecución de los objetivos estratégicos formulados. propone su vinculación directa para que se puedan alinear con las actuales políticas institucionales a fin de adoptar medidas de respuesta. transferencias. Que las instituciones del sector público adopten mejores prácticas (por ejemplo la carta de valores y los pactos éticos) por impulso de la PGN. Que se incremente el conocimiento de la Garantizar todos los esfuerzos para la protección de los derechos humanos Prevenir y sancionar la corrupción Procurar la defensa del patrimonio público Involucrar al ciudadano (Sociedad) en la labor de la PGN Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. se suministre en forma oportuna y regular. tendientes a modificar su probabilidad e impacto. Que se intervenga en todos los procesos judiciales y administrativos en los cuales sea importante y relevante la actuación de la PGN.15-80 piso 9 Pbx. reciban la capacitación pertinente dada por la PGN. en defensa del ordenamiento jurídico. sean efectivamente vigiladas. los derechos fundamentales y el patrimonio público.

técnico y de información necesaria. Que a todas las quejas o solicitudes realizadas a la Entidad se les garantice un trámite oportuno. de manera que éstos se revisen y se puedan tomar acciones frente a ellos.procuraduria. Que los procesos y procedimientos de apoyo se encuentren documentados. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Que las dependencias que ejerzan la función disciplinaria.15-80 piso 9 Pbx. Que las áreas de apoyo presten sus servicios de manera oportuna y eficaz. 3360011-3520066 www. Que todas las dependencias o funcionarios que ejerzan funciones preventivas conozcan dicho concepto rector y lo apliquen. Optimizar la función de intervención Optimizar la función disciplinaria Articular las funciones misionales Fortalecer la gestión administrativa y de las áreas de apoyo Desarrollar un sistema de gestión gerencial Oficina de Control Interno Ext.gov. Que se dispongan los canales que permitan compartir y transferir la información.Plan de Manejo de Riesgos Página 10 labor de la PGN por parte de la ciudadanía. Que se disminuyan los niveles de prescripción y nulidades en los procesos disciplinarios. Que las dependencias tengan acceso al sistema de gestión gerencial. Que los procesos disciplinarios se resuelvan en el tiempo establecido por los responsables del proceso. Que el sistema contribuya a la toma de decisiones. Que las dependencias que ejerzan las funciones misionales lleven a cabo acciones en conjunto. Que existan espacios de atención al público en todas las regiones. Que las dependencias que ejerzan funciones preventivas lleven a cabo acciones en conjunto. Que la información solicitada por la ciudadanía se suministre de forma oportuna. Que la función preventiva cuente con políticas claras que guíen su labor y sean conocidas por todos.co Carrera 5 No. Que todas las áreas efectúen periódicamente informes estándar de gestión. lleven a cabo acciones en conjunto.co .gov. Que no se presenten contradicciones entre actuaciones disciplinarias adelantadas por hechos similares. Que todas las dependencias o funcionarios que ejerzan funciones preventivas las adelanten de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para tal fin. Que cada dependencia administrativa y de apoyo cuente con una planeación sistemática que permita atender los requerimientos de soporte operativo.

Optimizar la gestión del talento humano Oficina de Control Interno Ext. y los que sean integrables funcionalmente también lo estén.15-80 piso 9 Pbx. Que todas las dependencias de la PGN formulen e implanten sus planes operativos anuales basados en el PEI. Que disminuyan las investigaciones y sanciones disciplinarias a servidores por violaciones éticas. Que se le dé seguimiento y control continuo al desarrollo de cada uno de los objetivos. Que todos los sistemas de información permanezcan el mayor tiempo posible. para no tener riesgo de obsolescencia tecnológica. haga uso de las mismas. iniciativas y acciones de la planeación estratégica. 3360011-3520066 www. Que las dependencias realicen actividades periódicas que fortalezcan la planeación estratégica. Que cada herramienta de TI que se tenga sea aprovechada al máximo en sus capacidades funcionales. metodologías y herramientas válidas. Que existan procesos y procedimientos de gerencia humana normalizados y soportados en manuales. Que los sistemas de información por outsourcing cuenten con garantía de actualización e innovación.procuraduria. Que toda unidad organizacional o área funcional donde sea posible el uso intensivo de herramientas TI disponibles en el inventario.gov. Que todos los requerimientos de soporte técnico de los funcionarios sean satisfechos en un tiempo razonable. Tener una reglamentación que regule el uso de las herramientas tecnológicas en la institución. Que todas las herramientas de TI que sean integrables físicamente (interfases) se encuentren integradas. Que los funcionarios hagan de los principios y valores de la PGN parte de su actuar diario. Que todas las herramientas de TI estén actualizadas. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Que se cuente con funcionarios capacitados en la formulación e implantación de planes.Plan de Manejo de Riesgos Página 11 Que todos los funcionarios de la entidad conozcan la planeación estratégica institucional.co Carrera 5 No. Que todo requerimiento en materia de disponibilidad de herramientas TI sea satisfecho.gov. Institucionalizar la planeación estratégica Motivar la interiorización de los valores éticos en el personal de la PGN Construir y optimizar la plataforma tecnológica de la institución.co .

co . Que se mantengan actualizados los manuales de funciones. entre otros. cultural. Fuente: Plan de Desarrollo Estratégico 2005-2008 Como lo señala el Departamento Administrativo de la Función Pública “Este Contexto Estratégico es la base para la identificación de los riesgos en los procesos y actividades.procuraduria. Que se mantenga actualizado el banco de pruebas para la selección por mérito. funciones de la Institución Que toda la apropiación aprobada se comprometa o ejecute. las funciones institucionales y sus objetivos. encargos. político. acorde con los perfiles del cargo definido. se alimenta también del análisis de la situación actual de la entidad…”9.co Carrera 5 No. económico. legal y/o cambios tecnológicos. es así que el enfoque en la identificación y análisis de los riesgos se da a la luz de la misión institucional. Oficina de Control Interno Ext.15-80 piso 9 Pbx. Que existan procedimientos estandarizados para realizar los traslados. Que el plan de compras se ejecute en su totalidad. Que el presupuesto asignado sea utilizado con criterios técnicos (centros de costos). Que el presupuesto aprobado se ajuste a los Procurar y optimizar un presupuesto que requerimientos hechos en el anteproyecto de garantice el cabal cumplimiento de las presupuesto. 3360011-3520066 www.gov. que responda a las expectativas de calidad y logro de resultados. tanto de carácter social. Que se tenga un sistema de evaluación de desempeño estructurado con parámetros objetivos. página 15. 9 DAFP.gov. de orden público. Que se definan los perfiles de cada uno de los cargos de la PGN. etc. el análisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la entidad. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Guía de Administración del Riesgo.Plan de Manejo de Riesgos Página 12 Que los cargos de carrera administrativa sean provistos por medio de concurso.

3360011-3520066 www.co . decisiones y trámites errados.Plan de Manejo de Riesgos Página 13 6 RIESGOS INSTITUCIONALES IDENTIFICADOS Y SU NIVEL DE SEVERIDAD Los riesgos se identificaron y valoraron con base en la información suministrada por las dependencias. El ejercicio se realizó aplicando la siguiente estructura de procesos: 6.co Carrera 5 No.procuraduria. trámites y toma de decisiones erróneas Pérdida de imagen y credibilidad institucional por un inadecuado diseño del PEI Pérdida de imagen y credibilidad institucional por imposición de sanciones no económicas Pérdida de imagen y credibilidad por el inadecuado manejo de la información institucional Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la extemporaneidad en la presentación de los informes de las auditorias Pérdida de imagen y credibilidad por inoportunidad en la presentación y socialización del informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno Pérdida de imagen y credibilidad institucional por incumplimiento de los objetivos y metas estratégicas Pérdida de imagen y credibilidad por desconocimiento de los medios informativos institucionales Pérdida de imagen y credibilidad institucional por realización de acciones. tendientes a lograr los objetivos estratégicos. luego se consolidaron bajo la metodología señalada en las normas técnicas. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. teniendo en cuenta factores como el impacto sobre la imagen y credibilidad institucional.gov.RIESGOS DEL MACRO PROCESO ESTRATÉGICO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Incremento en los costos operacionales por desgaste administrativo.1 MACRO PROCESO ESTRATÉGICO Su objetivo es asesorar a la Dirección en la formulación de las políticas y la implementación de planes. así como la administración de los recursos. programas y lineamientos técnicos. debido a la realización de acciones.15-80 piso 9 Pbx. el logro de los objetivos estratégicos. Alto Moderado NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 5 6 6 4 3 4 3 3 4 Oficina de Control Interno Ext. PROCESOS Gestión estratégica Comunicación e información Control de gestión Tabla 2 .gov. a la difusión de la imagen institucional. así como al desarrollo de la divulgación de sus actividades.

debido al inadecuado trámite y/o demora en la resolución de casos de Derechos Humanos Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia del proceso preventivo. es adelantar las actividades que debe realizar la Procuraduría General de la Nación para cumplir con la función preventiva que le fijan la Constitución y la Ley. debido a la ausencia institucional en la vigilancia a los procesos contractuales del Estado Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia de la acción preventiva. debido a la no realización de visitas a las cárceles Perdida de imagen y credibilidad institucional debido a la inoportunidad en la toma de decisiones relacionadas con la vigilancia y el control del patrimonio público. CIVIGEP Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la función preventiva. que conduzcan a satisfacer los requerimientos de la sociedad y/o grupos de interés.RIESGOS DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción preventiva. debido a la inadecuada adjudicación y evaluación de registros. quejas. solicitudes. PROCESOS Control de gestión administrativa a las entidades estatales Control preventivo de la contratación estatal Protección de los derechos humanos y el DIH Control y vigilancia de los bienes y recursos de la nación Intervención administrativa Gestión Secretarial preventiva Tabla 3 .co . debido al incumplimiento de las funciones del Convenio Interinstitucional para la Vigilancia de la Gestión Pública.gov. 3360011-3520066 www. etc. Alto Moderado NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 9 4 6 3 3 4 3 6 Oficina de Control Interno Ext. Incremento en los costos de operación por ineficacia de la acción preventiva.15-80 piso 9 Pbx.co Carrera 5 No.gov. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.2 MACRO PROCESO MISIONAL PREVENTIVO El objetivo del macro proceso disciplinario.Plan de Manejo de Riesgos Página 14 6. debido a demoras en la resolución de conflictos Pérdida de imagen y credibilidad por ineficacia de la acción preventiva.procuraduria. debido a la pérdida de documentos y registros Incremento en los costos de operación por ineficacia de la acción preventiva.

gov. es adelantar las actividades que debe realizar la Procuraduría General de la Nación para cumplir con la función disciplinaria que le fijan la Constitución y la Ley.procuraduria. debido al retraso en la gestión secretarial Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria.co . debido a la evaluación inadecuada o demora en el trámite de la queja Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia de la acción disciplinaria. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.co Carrera 5 No. PROCESOS Proceso disciplinario ( procedimientos ordinario – especial y subprocesos o etapas) Vigilancia superior Gestión secretarial disciplinaria Tabla 4 . debido a que se presente el fenómeno de la prescripción Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria.gov. 3360011-3520066 www. debido a violación de la reserva procesal Incremento de los gastos de funcionamiento por desgaste administrativo. debido a la mora en la actuación Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria.3 MACROPROCESO DISCIPLINARIO El objetivo del macro proceso disciplinario. que conduzcan a satisfacer los requerimientos de la sociedad y/o grupos de interés. debido a la pérdida del expediente o de piezas procesales de este Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria.Plan de Manejo de Riesgos Página 15 6. debido al trámite de investigaciones por un mismo hecho Incremento de los gastos de funcionamiento por desgaste administrativo debido a la reconstrucción de expedientes o piezas procesales Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria.RIESGOS DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Incremento de gastos de funcionamiento por desgaste administrativo. debido a un inadecuado trámite del procedimiento verbal Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria.15-80 piso 9 Pbx. debido al trámite inadecuado del proceso disciplinario NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 6 6 7 3 3 3 4 4 3 22 Alto Moderado Bajo Oficina de Control Interno Ext.

Conciliación según jurisdicción Tabla 5 . Tiene varios subprocesos que operativizan el proceso en una secuencia definida por el proceso penal y/o administrativo en el cual se interviene como Ministerio Público. penal. debido a la inoportunidad de los trámites dentro de los procesos en que se debe intervenir como Agente del Ministerio Público Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ausencia de los Agentes del Ministerio Público en las actuaciones procesales penales y administrativas en las que deba intervenir Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción de intervención debido a un inadecuado trámite NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 3 8 6 Alto Moderado 6.RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÒN Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción de intervención.5.4 MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN El objetivo del macro proceso de intervención es adelantar las actividades que se deben realizar como Ministerio Público.Plan de Manejo de Riesgos Página 16 6. 3360011-3520066 www. civil y penal con fuero constitucional. desarrollar las acciones tendientes a representar a la entidad en los procesos en que esta sea demandada o deba actuar como demandante. doctrinal y jurisprudencial que resulte necesaria para el cumplimiento de las funciones constitucionales y resolver los derechos y peticiones de los ciudadanos consagrados en la Constitución y la ley. PROCESOS Intervención según jurisdicción. Oficina de Control Interno Ext.gov.15-80 piso 9 Pbx. contencioso administrativa.procuraduria. MACRO PROCESO CONEXO MISIONAL Su objetivo es realizar las actividades necesarias para suministrar a los usuarios y ciudadanía en general la información y servicios procedentes de los macro procesos misionales. las cuales le han sido fijadas por la Constitución y la Ley. con el fin de satisfacer los requerimientos o necesidades básicas de la comunidad y/o grupos de interés. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.co Carrera 5 No.co . Intervención administrativa. agraria y ambiental. brindar información normativa. para cumplir con la función de intervención en cada una de las jurisdicciones. de familia.

estratégicos y conexo misional.co .15-80 piso 9 Pbx.Plan de Manejo de Riesgos Página 17 PROCESOS Atención al usuario Registro de sanciones e inhabilidades SIRI Trámite de acciones jurídicas Relatoría Tabla 6 .procuraduria.gov. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. 3360011-3520066 www.5 MACRO PROCESO DE APOYO Su objetivo es realizar las actividades necesarias para brindar apoyo y soporte al desarrollo y ejecución de los procesos misionales.RIESGOS DEL MACRO PROCESO CONEXO MISIONAL Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por morosidad en el impulso de los procesos coactivos Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuada atención al usuario Pérdida de imagen y credibilidad institucional por errores e inconsistencias en el registro de sanciones e inhabilidades Pérdida de imagen y credibilidad institucional por decisiones jurídicas en contra de la Entidad Pérdida de imagen y credibilidad institucional por información jurisprudencial desactualizada NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 6 3 3 3 3 Moderado 6.co Carrera 5 No. PROCESOS Gestión del talento humano Gestión contractual Gestión financiera Gestión documental Servicios informáticos y tecnológicos Administración y suministro de bienes Convenios internacionales Seguridad Oficina de Control Interno Ext.gov.

debido a la realización de conciliaciones bancarias extemporáneas Pérdida de imagen y credibilidad institucional por falta de seguimiento y monitoreo a los proyectos financiados por la Comunidad Internacional. Incremento en costos operativos por desgaste administrativo. debido a la violación sobre la reserva de la información Pérdida de imagen y credibilidad institucional por vinculación de funcionarios no competentes. daño de equipos y fallas en los sistemas de información Incremento en costos operativos por pérdida de activos por extravío y hurto de elementos devolutivos. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE APOYO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado servicio a los usuarios externos y paralización o retraso en el funcionamiento de la Entidad Afectación del recurso humano por vulnerabilidad de su integridad debido a la falta de programas de bienestar social Incremento en costos operativos.procuraduria.co Carrera 5 No. entre ellos el material bibliográfico. 3360011-3520066 www. debido a las inconsistencias en los registros contables e inventarios Incremento en costos operativos por desgaste administrativo. debido a desactualización de convenios bancarios Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia en las funciones administrativas. trámites y toma de decisiones inadecuadas Incremento en costos operativos por desgaste administrativo. Afectación del recurso humano por vulnerabilidad de su integridad.co .Plan de Manejo de Riesgos Página 18 Tabla 7 . debido a la realización y evaluación errónea de estudios de seguridad. debido a la realización de acciones.gov.15-80 piso 9 Pbx. debido a la realización de actividades y trámites errados en el proceso contractual Extremo Alto Moderado Bajo NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 12 9 8 6 4 4 6 3 6 3 3 4 4 3 Oficina de Control Interno Ext.gov. debido al incumplimiento de políticas y términos en el desarrollo de acciones y toma de decisiones Incremento en costos operativos por desgaste administrativo. por desgaste administrativo. debido pérdida de información. Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la función administrativa. debido a un inadecuado proceso de selección Incremento en costos operativos por desgaste administrativo.

publicado por Price Waterhouse Coopers. mientras que los Para ampliar la aproximación técnica a las respuestas al riesgo por favor remitirse al título 6 Respuesta a los Riesgos del libro de Administración de los Riesgos Corporativos – Marco Integrador. con base en el Decreto 1599 de 2005 y en la directrices emanadas del Departamento Administrativo de la Función Pública.15-80 piso 9 Pbx.1. estrategias y acciones tendientes a evitar los efectos adversos que se puedan presentar en el desarrollo de la gestión institucional.Plan de Manejo de Riesgos Página 19 7 POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN INSTITUCIONALES DE LOS RIESGOS La Procuraduría General está implementando los elementos de control pertenecientes al componente de Administración del Riesgo del Modelo Estándar de Control Interno.co Carrera 5 No. Las opciones que a continuación se definen son las categorías de respuesta a los riesgos10. Este conjunto de actividades corresponden al segundo Subsistema de Control denominado Control de Gestión. La filosofía general aplicable es prevenir.co 10 . los controles de tipo preventivo expresados en políticas.para lo cual se tienen contempladas las siguientes acciones: 7.1 Implementación de controles Es la principal opción considerada. Actualmente se tienen implementados una serie de controles traducidos en políticas.1 OPCIONES PARA EVITAR LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS Entendidas como todas aquellas medidas encaminadas a prevenir la materialización del riesgo. razón por la cual el presente Plan estructura criterios y lineamientos técnicos orientadores para la gestión. 3360011-3520066 www. para ello las acciones y controles deben orientarse a reducir la probabilidad de ocurrencia del riesgo o a mitigar el impacto negativo del evento de pérdida. dirigidos y orientados al cumplimiento de la gestión institucional.. los primeros.HACER. Oficina de Control Interno Ext. es decir la toma de decisiones y el desarrollo de actividades que consideren el tratamiento de los riesgos identificados. así como también a la segunda fase el ciclo PHVA . Algunos de ellos son: 7.gov. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.procuraduria. estrategias y lineamientos han sido clasificados en generales y específicos para los efectos alusivos a la administración del riesgo.

por medio de las cuales se adopta el manual de identidad visual para la Procuraduría General de la Nación. 452 de 2002.procuraduria. Resolución No. como el cumplimiento de las funciones a cargo de sus servidores. mediante las cuales se establece el esquema general de ejecución y administración del Programa de Apoyo al fortalecimiento de la Procuraduría General de la Nación.gov. 176 de 2000. mediante la cual se establecen las funciones y requisitos específicos para los cargos. respecto a los de origen externo. se dictan normas para su funcionamiento. 323 de 2001 y 254 de 2003. con la cual se adopta el Manual de Indicadores. Resolución No. 3360011-3520066 www. Resoluciones Nos. así como al desarrollo eficaz de los procesos.co Carrera 5 No. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Bajo los siguientes lineamientos de tipo general la Alta Dirección de la Procuraduría General de la Nación busca una gestión de resultados orientada hacia las personas y su dimensión ética. por medio de la cual se subrogan las resoluciones 068 y 0336 de 2003. por el cual se modifican la estructura y la organización de la Procuraduría General de la Nación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público. mediante las cuales se adopta el manual de procedimientos. es exigible su cumplimiento. 450 de 2000. se modifica el régimen de carrera. 041 de 2001 y 197 de 2003. la cual adopta la carta de valores y principios éticos para encaminar de manera permanente tanto el desarrollo de las misiones institucionales asignadas a la Entidad.co . el de inhabilidades e incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones administrativas a las que se encuentren sujetos. Decreto No. 119 de 2004. Resolución No. 212 de 2003. Resolución No. el régimen de competencias interno.15-80 piso 9 Pbx. se adopta el manual de funciones para la ejecución y administración del mismo Programa y se dictan otras disposiciones. Resoluciones Nos. 262 de 2000. son lineamientos concretos para la ejecución de los procesos. por medio de la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Procuraduría General de la Nación. 107 de 2005. por medio de la cual se establecen las directrices y mecanismos para el mejoramiento continuo de los procedimientos. Resolución No. Resolución No. Oficina de Control Interno Ext.Plan de Manejo de Riesgos Página 20 segundos.gov.

En relación con los componentes del programa. utilizando un sistema de medición para conocer la percepción de los ciudadanos. usuarios y funcionarios públicos respecto de la calidad en la prestación de los servicios. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.1. 7. orientados al fortalecimiento de sus competencias. los servidores deben contar con actualización permanente. Oficina de Control Interno Ext.co Carrera 5 No.Plan de Manejo de Riesgos Página 21 Resolución No. ha sido una de las principales estrategias abordadas a fin de que los servidores se comprometan en la aplicación de prácticas y formas concretas de actuación que permitan minimizar toda clase de riesgos en el desarrollo de sus funciones. planes y programas eficaces que coadyuven a la ejecución de la gestión.1. así como a avanzar en el desarrollo tecnológico institucional. 7.2 Modelo de gestión ética El fortalecimiento de una cultura de gestión ética fundamentada en una carta de valores y principios éticos adoptada.1.gov. desarrolló y aplicó una encuesta de opinión teniendo como referente las funciones asignadas.co . es por ello que en la entidad se tiene claramente definidos procesos de capacitación y formación. los subcomités impulsan los procesos de reflexión.3 Procesos de capacitación y formación Para garantizar una gestión institucional eficaz. 7. así como con recursos importantes destinados dentro del programa de modernización a desarrollar un completo proceso de capacitación en aspectos técnicos y en herramientas ofimáticas. ha permitido poner en práctica consultorías que apoyan la visibilización de los problemas y la viabilidad del cambio organizacional en el aspecto misional.gov. financiado con los recursos del contrato de empréstito celebrado entre el Gobierno de Colombia y el Banco Interamericano de Desarrollo. se diseñó. 429 de 2005 por medio de la cual se adopta el Mapa de Riesgos de la Procuraduría General de la Nación.15-80 piso 9 Pbx. Se tiene conformado un Comité de ética encargado de proponer la adopción de medidas para el efectivo cumplimiento.procuraduria. 3360011-3520066 www. gestión y evaluación de los asuntos éticos en la entidad. sus resultados logran también fortalecer la imagen institucional.4 Programa de Modernización institucional El Programa de Apoyo al Fortalecimiento Institucional. para ello cuenta con el soporte del Instituto de Estudios del Ministerio Público. es así como en busca del mejoramiento del servicio al ciudadano y a la comunidad estatal.

co Carrera 5 No.Plan de Manejo de Riesgos Página 22 La encuesta logró medir el grado de reputación que tiene la entidad frente a la sociedad. 48% confía en la Procuraduría General.procuraduria. El estudio fue desarrollado bajo la siguiente estructura: Aspectos generales de la función disciplinaria. 3360011-3520066 www. 59% considera que la entidad es la más importante o una de las más importantes en la defensa de los Derechos Humanos. lo que ha permitido: 1. naturaleza.co . evaluar la calidad del servicio desde el punto de vista de los usuarios y el tiempo de efectividad de la respuesta.15-80 piso 9 Pbx. Análisis de la función disciplinaria. que permitan mantener y fortalecer la imagen institucional. Sus resultados se reflejan en los siguientes indicadores: 17% de los ciudadanos está familiarizado con lo que hace la entidad. con especial énfasis en las dependencias que investigan a la Fuerza Pública y a los funcionarios que cumplen funciones de policía judicial. 73% califica positivamente el nivel ético de la entidad y 17% lo califica como excelente o muy bueno. la competencia concurrente de la Procuraduría General de la Nación y de Oficina de Control Interno Ext. se han realizado las siguientes investigaciones a través de consultorías. 46% tiene una imagen favorable de la Procuraduría General. principios que la rigen y la incidencia del derecho internacional sobre la concepción del derecho disciplinario en Colombia. 30% se siente representado por la Procuraduría General. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. 41% sabía que la Procuraduría General tiene la misión de representarlo ante el Estado. así como identificar las necesidades de información de los ciudadanos y de otras entidades. 62% considera a la Procuraduría General. además de analizar la vaguedad que en ocasiones presentan los criterios de distinción de las faltas.gov. Respecto a las áreas misionales. la entidad más importante o una de las más importantes en la lucha contra la corrupción.gov. La conceptualización de la función disciplinaria. que aborda el problema de la clasificación de las faltas y en especial la aparente falta de sintonía entre el régimen internacional de clasificación de las violaciones de derechos humanos y el derecho interno colombiano. Los anteriores resultados llevarán a desarrollar planes de acción y ejecutar procesos efectivos para corregir las falencias y definir prioridades de mejoramiento. El problema de la distribución de competencias en Colombia. es decir.

15-80 piso 9 Pbx. ante las autoridades jurisdiccionales y administrativas. 3360011-3520066 www. La noción de acto de servicio como criterio de asignación de competencias disciplinarias y las violaciones graves de derechos humanos como objeto de intervención obligatoria por parte de la Procuraduría General de la Nación.co . alcances y contenidos de la función de intervención. que obedece a la coexistencia del régimen general del Código Único Disciplinario (Ley 734 de 20000). lo cual coadyuva a prevenir riesgos que se puedan presentar en la ejecución de los procesos. presentar un conjunto de documentos que apoyan la noción integral de prevención. Hay que destacar el avance sustancial en la renovación de la plataforma tecnológica de sistemas. Edición 35 agosto de 2005. en cada una de las siguientes áreas: laboral. 3. es así que mediante este programa se han adquirido: 11 Revista Institucional de la PGN Procurando. función pública. Oficina de Control Interno Ext. 2.gov.co Carrera 5 No. descentralización de las entidades territoriales. con el propósito de mostrar la aplicación del manual de procedimientos de prevención. junto con los regímenes disciplinarios especiales. El objeto del estudio fue ofrecer a los encargados de realizar la función preventiva.Plan de Manejo de Riesgos Página 23 los órganos de las Fuerzas Armadas y de la Policía Judicial en la sanción de los disciplinados. tal como lo señala el artículo de Procurando en su publicación de Agosto de 2005. menor y familia. El desarrollo de estos estudios ha permitido establecer líneas de acción para el cumplimiento eficaz de las funciones misionales. como los tipos de protocolos correspondientes a cada una de las Delegadas con funciones preventivas. La investigación permitió analizar las normas vigentes.procuraduria. medio ambiente. Con relación al componente tecnológico se diseñó un plan de trabajo para ejecutar en varios frentes de manera simultánea. corresponde al fortalecimiento de la infraestructura computacional. el cual se encuentra en pleno desarrollo. para dotar a los servidores de computadores e impresoras y del software de oficina necesario para el cumplimiento de sus funciones. así como de la actividad conciliatoria. Conceptualización de la función preventiva.gov. una serie de herramientas conceptuales y metodológicas útiles para el desarrollo de su labor. titulado “Tecnología al servicio de una mejor gestión”11. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Construcción sistemática de las bases conceptuales y procedimentales que permitan determinar los límites. derechos humanos y asuntos étnicos. en el cual se describen así: “El primer frente. civil.

El segundo frente.gov. página 275.co Carrera 5 No. con el fin de asegurar la conectividad de la entidad y ofrecer servicios de correo electrónico. acceso a páginas indebidas y de los ataques provenientes de delincuentes informáticos o hackers. diseño e implementación de las redes lógicas y eléctricas a nivel territorial. Un tercer frente. Oficina de Control Interno Ext. que permitió definir los macro procesos. los indicadores a evaluar en cada uno de los sistemas de información existentes. así como los equipos de alto desempeño y sus sistemas de copias de seguridad.gov. 700 licencias de uso molp volume de office Standard y 700 licencias molp volume de Windows Server cal. En este y con la finalidad de tener una visión total e integrada de los sistemas de información necesarios para sostener las estrategias. 7. las aplicaciones y los sistemas de información. pretende la dotación de un centro de cómputo dividido en dos áreas. consistente en la modernización de la red lógica (voz y datos) y eléctrica (regulada y no regulada) de la sede central. se realizó un estudio mediante una consultoría.” .15-80 piso 9 Pbx. es el componente fundamental para asegurar la real y efectiva ejecución de la estrategia institucional. y definir requerimientos de alto nivel para los sistemas de información que apoyarán las áreas misionales. 700 licencias molp volume de Exchange Server cal. así como a la compra de un mecanismo que permita la automatización 12 de las copias de respaldo de la información. a fin 12 Revista Institucional de la PGN Procurando. El cuarto frente dirigido a la adquisición de equipos de última tecnología para el almacenamiento de la información institucional. el plan operativo anual (POA).Plan de Manejo de Riesgos Página 24 684 computadores de escritorio 72 impresoras láser blanco y negro a nivel nacional y 2 servidores montados en rack.co . operación y estructura de las áreas misionales.1. Internet y el acceso al nuevo sistema de información misional y a los sistemas de apoyo. Por último. Edición 35 agosto de 2005.5 Formulación de planes operativos anuales (POAS) Definido en el Plan de Desarrollo Estratégico de la PGN. una para gestionar y monitorear los servicios informáticos y otra en donde se instalen adecuadamente todos los servidores.procuraduria. procesos y los flujos de información internos y externos de cada área misional. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Mediante éste se busca un proceso participativo. mediante la adquisición de dispositivos que protejan a la entidad de virus. la implementación de un plan de seguridad informático. 3360011-3520066 www. desarrollar un diagnóstico de los actuales sistemas de información.

mediante programas de medicina del trabajo se obtienen diagnósticos de la salud del personal. modificado por los Decretos 2150 de 1995.Plan de Manejo de Riesgos Página 25 de determinar las acciones a realizar para la consecución de los objetivos estratégicos. extinción de incendios.procuraduria.1. Dicho comité se ocupa de la promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. 225 de Junio 24 de 2005 para un periodo de dos años y los restantes cuatro con sus respectivos suplentes elegidos por los servidores. que puedan causar alteraciones irreversibles o permanentes en la salud de los servidores. para mantener un alto grado de bienestar bio-psico-social de los servidores. administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales”. para asegurar y controlar que dichos objetivos serán alcanzados en todos los niveles de la Institución. a fin de que apoyen aspectos relacionados con primeros auxilios. 055 de 2005. así como de medicina preventiva a través de la realización de exámenes periódicos.gov. evaluar y controlar mediante estudios ambientales periódicos. para lo cual se convocó a elecciones mediante Resolución No. 3360011-3520066 www. 1222 de 1999. La Ley 100 de 1993 creó el sistema general de riesgos profesionales y facultó al gobierno nacional para dictar las normas necesarias tendientes a organizar su administración. los recursos necesarios y los responsables. 326 de 1996.gov. los agentes y factores de riesgo presentes en el medio de trabajo. para lo cual se tienen conformadas unas brigadas de emergencia en todas las sedes. lo cual se estableció mediante el Decreto 1295/94. 266 de 2000.co . y finalmente por la Ley 776 de 2002. La Procuraduría General por contar con más de mil trabajadores tiene un Comité paritario de salud ocupacional – COPASO – conformado por cuatro miembros designados mediante la Resolución No. también se realizan para reingreso. “Por medio de la cual se dictan normas sobre la organización.6 Programas de desarrollo y bienestar para el personal Para prevenir cualquier afectación por vulnerabilidad en la integridad del personal. También se cuenta con un plan de emergencia cuyas actividades están diseñadas para mitigar las consecuencias de una situación súbita que pueda poner en peligro la estabilidad institucional. al igual que para garantizar los medios correspondientes. la entidad cumple con programas de salud ocupacional. Oficina de Control Interno Ext. rescates y salvamentos. etc. de reubicación del personal en puestos de trabajo que favorezcan la conservación de su salud.co Carrera 5 No. dando estricta observancia a la legislación y disposiciones reglamentarias existentes sobre la materia. es así como se ejecutan programas de higiene y seguridad industrial con la finalidad de identificar. Así mismo. 7.15-80 piso 9 Pbx. como para retiro del servicio.

Oficina de Control Interno Ext. a fin de sugerir correctivos e iniciar acciones periódicas de mejoramiento. 7. cuando se justifique. respecto a la administración del riesgo institucional. 7. la entidad para controlar cualquier vulneración que afecte la integridad de sus servidores cuenta con una ARP para la atención de los servicios en cuanto a riesgos profesionales. aires acondicionados.7 Programas de mantenimiento preventivo para equipos Otra de las políticas aplicadas para prevenir o evitar la materialización de los riesgos. al realizar la evaluación de los procesos. De igual manera. etc. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. que cada uno de los controles asociados a él.gov.15-80 piso 9 Pbx. plantas eléctricas. la Oficina de Control Interno establecerá si se están aplicando los controles así como su efectividad en el manejo de los riesgos identificados en éstos. como también para el manejo. son los programas de mantenimiento preventivo y correctivo para equipos y bienes como son.co . De igual manera.8 Políticas para el uso de equipos y manejo de la información Igualmente. 3360011-3520066 www. verificando eso sí. equipos de cómputo. en el desempeño de sus funciones. de acuerdo con la clasificación determinada de actividades económicas y con base en las funciones desarrolladas se viene cotizando y cancelando a la ARP seleccionada. existen políticas para el uso de los equipos de cómputo y los servicios institucionales de correo electrónico e Internet. mediante autoevaluaciones periódicas.gov. las opciones concretas dependerán de cada responsable del proceso y serán más precisas en la medida que la severidad y categoría del riesgo lo amerite. Con base en ello. proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan. el parque automotor.Plan de Manejo de Riesgos Página 26 Dichas normas definieron el sistema general de riegos profesionales como el conjunto de entidades públicas o privadas. cubra por lo menos una de sus causas. sin embargo y como quiera que no existe un método único que se pueda considerar un estándar.co Carrera 5 No.1.procuraduria. normas y procedimientos. Las medidas antes señaladas son algunas de las opciones aplicadas a fin de prevenir o mitigar la materialización de los riesgos. los riesgos mínimos clasificados en clase I que comprende el grueso de los empleados y aquellos ubicados en clase V para aquellos de mayor riesgo. destinados a prevenir. para evaluar el control y su efectividad. instalación y desinstalación de software y la conservación y cuidado de la información.1. para lo cual será necesario realizar pruebas de cumplimiento. sistemas de información.

aquellos factores externos y los riesgos de mayor ocurrencia que puedan llegar a incidir de manera negativa en los resultados de la gestión.gov. Identificar y priorizar los procesos misionales o estratégicos y evaluar su funcionamiento. 7. La implementación del modelo de operación institucional se inició con la reingeniería de los procesos administrativos. han sido y continuaran siendo efectivas.Plan de Manejo de Riesgos Página 27 Con base en lo anterior. problemas e inconformidades relacionados con la prestación de los servicios y el cumplimiento de las funciones asignadas. así como el perfil de los proveedores potenciales de los insumos. 107 de 2005.15-80 piso 9 Pbx. Oficina de Control Interno Ext. se asume que las medidas antes señaladas que actualmente son aplicadas por los funcionarios. Determinar los criterios y métodos necesarios para la medición de los resultados de la gestión a cargo de las dependencias y áreas misionales.procuraduria. por tanto se puede concluir que un gran porcentaje de los eventos identificados serán a nivel institucional razonablemente controlados aplicándolas de manera eficaz. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. en otros: Tipificar el perfil de los usuarios o destinatarios de los servicios que presta la entidad. Identificar y evaluar. Institucionalmente se tienen implementadas las siguientes acciones: 7.co Carrera 5 No. destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas. Obtener información de los usuarios. con la activa participación de sus servidores públicos. 3360011-3520066 www.co .gov. en su implementación se logre.2. o la formulación de nuevos. bienes y servicios requeridos para el funcionamiento institucional. La entidad viene desarrollando acciones que le permitan aplicar el sistema de gestión de calidad mediante un enfoque basado en los procesos que se desarrollan y en las expectativas de los usuarios. para lo cual se espera que de acuerdo con lo señalado en la Resolución No.2 OPCIONES PARA REDUCIR EL RIESGO Esta clase de controles busca disminuir tanto la probabilidad de ocurrencia del riesgo. destinatarios y beneficiarios de sus funciones.1 Optimización de los procedimientos Propuestas de mejoras o cambios a los procesos y procedimientos existentes. como el impacto que éste puede generar.

Una vez recopilada la información proveniente de las dependencias.gov. 3360011-3520066 www. de acuerdo con cada uno de los componentes establecidos. Oficina de Control Interno Ext.procuraduria. se está fortaleciendo y aplicando este principio del Sistema de Control Interno en la entidad.2. a fin de tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales. independientemente de su nivel jerárquico tenga la capacidad de evaluar su trabajo. la cual fue diseñada por la Oficina de Control Interno con temas específicos determinados por la Ley.3 Fortalecimiento del ejercicio de la autoevaluación de la gestión Al medir cada área la efectividad y los resultados de su gestión en tiempo real. dando como resultado el informe ejecutivo anual que se debe remitir a la Contraloría General de la República y al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno. se consolida y analiza de acuerdo a los parámetros señalados por el Departamento Administrativo de la Función Pública.2 Fortalecimiento del ejercicio del autocontrol A fin de que cada servidor. actividades y tareas bajo su responsabilidad. con el propósito de tomar decisiones relacionadas con el mejoramiento de su desempeño. en cumplimiento a la ley 87 de 1993. de tal suerte que la ejecución de los procesos. se evalúa su Sistema de control interno institucional. efectuar correctivos. promueve su práctica. así como de las Procuradurías Judiciales.co . detectar desviaciones.4 Evaluación independiente del Sistema de Control Interno Año tras año. garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. 7. Provinciales. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.co Carrera 5 No.2.gov.15-80 piso 9 Pbx. con el fin de detectar sus debilidades y de esta manera proponer los correctivos que permitan la optimización de los procesos.Plan de Manejo de Riesgos Página 28 7. la Oficina de Control Interno de la entidad. mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario. La evaluación del SCI consiste en el diligenciamiento de una metodología denominada MEJORANDO. Regionales. 7. es así como periódicamente se desarrollan reuniones de reflexión y evaluación de la gestión de las diferentes Delegadas. verificar su capacidad para cumplir con las metas.2.

Versión 1 Casals & Associates Inc. que contiene los aplicativos Planning Cobit y Proaudit Advisor. Para ello se cuenta con un Manual que incluye las directrices utilizadas para el cumplimiento de las funciones legales. 3360011-3520066 www. objetivo e independiente de los procesos. 2004 Oficina de Control Interno Ext. eficiencia.co Carrera 5 No.13 Para tal efecto. comunicación. estableciendo el nivel de riesgo en que se encuentren y la necesidad de su verificación. para revelar los aspectos más importantes de la gestión y los resultados obtenidos. actividades. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. para efectos de priorizar y programar auditorias y revisiones a los procesos.Plan de Manejo de Riesgos Página 29 Como última fase se realiza el seguimiento periódico de las acciones contempladas en el programa de mejoramiento establecido en cada dependencia. 7. a fin de determinar si los recursos se han utilizado con la debida consideración por su economía.15-80 piso 9 Pbx. Procedimiento de auditorias. De igual manera.5 Proceso de Auditoria interna Se constituye en el mecanismo que permite llevar a cabo un examen sistemático. 13 Modelo de Control Interno para entidades del Estado. eficacia y transparencia. Procedimiento Plan Anual de Auditoria (incluye elaboración.procuraduria. así como de la gestión a nivel institucional y de cada una de sus dependencias.gov. operaciones y resultados de la entidad. seguimiento al cronograma y evaluación). el cual atiende al modelo estándar de control interno MECI: 1000:2005 y a los requisitos de documentación del sistema de gestión de calidad de la Procuraduría General de la Nación. áreas y objetos de control.co . para ello cuenta con un software denominado Methodware. la Oficina de Control Interno utiliza un componente tecnológico moderno que permite realizar auditorias integrales y auditorias basadas en la administración del riesgo. la Oficina de Control Interno estableció unos parámetros para la realización de sus actividades que le garanticen una valoración objetiva del sistema de control interno. Se tiene un inventario de procesos y procedimientos que se ejecutan para el cumplimiento de sus funciones y es el siguiente: PRO-OCI-00O PRO-OCI-000 PRO-OCI-000 Procedimiento para la evaluación del sistema de control interno.gov.2. si se han observado las normas internas y externas que le sean aplicables y si los mecanismos de comunicación pública son confiables. para el desarrollo de las auditorias.

se puede concluir que con su aplicación se logrará reducir la probabilidad de ocurrencia del riesgo como el impacto que éste pueda generar en la gestión institucional. se usa el aplicativo COBIT que es un estándar generalmente aplicable y aceptado por las buenas prácticas de control y seguridad en tecnología de información. 7.co .2 Procedimientos de Seguridad para protección del personal y bienes de la Entidad. La entidad tiene contratada una firma especializada. el cual se fundamenta en el estándar internacional conocido como informe COSO 1994.3. 3360011-3520066 www. ubicado en otra sede de la entidad. como de sus instalaciones y bienes. específicamente diseñado para administrar los riesgos relacionados con procesos de implementación de nuevas tecnologías de información. encargada de garantizar la protección y seguridad de los servidores.Plan de Manejo de Riesgos Página 30 Con relación al Proaudit. para cada una de las dependencias y archivo documental de los procesos misionales a nivel nacional. la entidad cuenta con un proceso de respaldo que permite efectuar copias de seguridad (backups).3 OPCIONES PARA DISPERSAR O ATOMIZAR EL RIESGO Estas medidas logran distribuir o localizar el riesgo en diversos lugares. Oficina de Control Interno Ext.co Carrera 5 No. Teniendo en cuenta el alto porcentaje de cobertura individual de cada uno de los controles antes señalados sobre los riesgos identificados. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov. de auditoria basada en riesgos.procuraduria.1 Procedimientos de seguridad para el resguardo de la información institucional Para evitar la posible pérdida de información.3. Actualmente la Oficina de Sistema tiene dispuesto guardar la información más relevante fuera de la red en un centro de información seguro. 7. es así como actualmente la entidad tiene implementadas las siguientes acciones: 7. De igual manera. calificándolos con un elevado grado de efectividad sobre el total de los procesos que se desarrollan.gov. es un aplicativo para realizar auditorias a procesos. Excel. áreas u objetos siguiendo el esquemas tradicional de pasos de programa o el moderno. PowerPoint. tanto a los archivos de trabajo (Word. otros) como a los archivos de bases de datos y resultados de las aplicaciones específicas en producción.15-80 piso 9 Pbx. que permite la aplicación de las mejores practicas de control en organizaciones públicas y privadas.

muebles y enseres. 3360011-3520066 www. maquinas y equipos de oficina. como en los bienes de su propiedad. equipo electrónico. Es así que para reducir los efectos que puedan generar la materialización de estos riesgos. Sin embargo y teniendo en cuenta que hay una serie de eventos que indirectamente influyen en el desarrollo de la gestión. personas. 1001616 todo riesgo sustracción Oficina de Control Interno Ext. cubriéndolos mediante el uso adecuado de pólizas y garantías. en razón a que se consideraron únicamente aquellos que afectaran específicamente la ejecución de los procesos. incluido terrorismo y asonada. Póliza No. etc. ante cualquier clase de afectación que se presente en los servidores. Gastos adicionales. conmoción civil o popular y huelga. dineros y títulos valores. patrimonio.15-80 piso 9 Pbx.A. y como mínimo mantendrá las siguientes: Póliza No. su tratamiento parte del establecimiento apropiado de una estrategia que saque del escenario institucional estos riesgos asegurables. Corriente débil (equipos móviles y portátiles) Cubrimiento: Ampara daños por actos mal intencionados.procuraduria. cobertura para equipos móviles y portátiles.Plan de Manejo de Riesgos Página 31 7. entre otros.co Carrera 5 No. terremoto 100%. rotura de maquinaria. teniendo actualmente suscritas con la Previsora S. 1001331 todo riesgo a daños materiales Cubrimiento: Ampara las pérdidas y/o daños materiales que sufran los bienes por cualquier riesgo o causa (incluye. activos. gastos para la extinción del siniestro.4.gov. Cierta clase de riesgos identificados por las dependencias no aparecen en el mapa de riesgos institucional. las siguientes pólizas: 7.1 Pólizas La entidad tendrá las pólizas para amparar de riesgos sus bienes. la entidad ha dispuesto traspasar posibles pérdidas a entidades privadas.. remoción de escombros.co .gov. Bienes asegurables: Edificios. mejoras locativas. equipos electrónicos y eléctricos. o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad. motín. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. sustracción con y sin violencia). así como de manejo que sea necesario. equipos y maquinaria en general.4 OPCIONES PARA COMPARTIR O TRANSFERIR EL RIESGO Esta clase de acciones permiten reducir el efecto del riesgo a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones.

Bienes asegurables: 110 vehículos que conforman el parque automotor de la entidad. Bienes asegurables: Total 3. Póliza No. mercancías contenidas en el almacén. lo mismo que los actos de sus funcionarios. toda la maquinaria.Plan de Manejo de Riesgos Página 32 Cubrimiento: Ampara por hurto calificado para todos los bienes. gastos funerarios. daño y hurto de vehículos en predios del asegurado. en el desarrollo de sus actividades y en lo relacionado con ella. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Bienes asegurables: Todas las personas que resulten afectadas a consecuencia de un accidente de tránsito incluyendo el conductor y los ocupantes.15-80 piso 9 Pbx. 1003291 manejo global Cubrimiento: Delitos contra la administración pública. como consecuencia de la responsabilidad civil extra-contractual originada dentro o fuera de sus instalaciones. incapacidad permanente. contratistas y subcontratistas independientes. Póliza No. quirúrgicos. alcances fiscales. gastos de rendición de cuentas. pérdida total o parcial por hurto o hurto calificado.co . explosión.gov. Póliza para cubrimiento del seguro obligatorio Cubrimiento: Gastos médicos. herramientas. pérdida total por daños. armas de fuego.co Carrera 5 No. gastos de transporte de víctimas. vehículos propios y no propios. parqueaderos. incluyendo incendio. Hurto simple (para máquinas.procuraduria. muestra de vendedores en oficinas y demás que no estén cubiertos por otras pólizas). 1003714 automóviles Cubrimiento: Ampara responsabilidad civil extra-contractual. Bienes asegurables: muebles y enseres. muerte. Bienes asegurables: Perjuicios patrimoniales. Póliza No. equipos fotográficos. 1003409 responsabilidad civil extra-contractual Cubrimiento: Ampara predios. gastos de transporte por daños y hurto o hurto calificado. Todo riesgo por sustracción de armas de fuego.007 empleados.gov. gastos de reconstrucción de cuentas. etc. equipos de oficina no electrónicos. daños y pérdida al vehículo por terremoto o erupción volcánica. Oficina de Control Interno Ext. farmacéuticos y hospitalarios. 3360011-3520066 www. equipos accesorios y herramientas susceptibles de sustracción con o sin violencia.067 empleados Clase A: 60 empleados Clase B: 3. labores y operaciones.

Incapacidad total y permanente. 1001269 Vida Grupo Ley 16/88 Cubrimiento: Vida (muerte violenta).Plan de Manejo de Riesgos Página 33 Póliza No.co . Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.procuraduria.gov.gov.co Carrera 5 No. y que igualmente. incapacidad total parcial. se puede concluir que es una medida excelente teniendo en cuenta que la Compañía de seguros contratada responderá por los siniestros en caso de presentarse. 3360011-3520066 www. gastos funerarios. su cobertura es alta por cuanto cubre un alto porcentaje de la consecuencia que estos pudieran ocasionar. al hacer un balance de beneficio/costo. en los términos establecidos en la Ley 16/88. gran invalidez.15-80 piso 9 Pbx. Aplicando los criterios de evaluación de la efectividad y cobertura del control. Bienes asegurables: Todos los funcionarios y empleados de la entidad.

Con base en el ejercicio precedente y para terminar la implementación del componente de administración del riesgo. lo que conllevará a garantizar el cumplimiento eficaz de los objetivos estratégicos y la misión institucional. queda por definir las políticas institucionales que tienen como objetivo tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos y medidas de respuesta ante los riesgos residuales.gov. Programas de sensibilización del mapa de riesgos institucional. descritos. así como racionalidad en los recursos.co Carrera 5 No.1 CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES De acuerdo con los resultados de la valoración de los riesgos identificados y teniendo en cuenta que algunos de ellos se ubican en la matriz con un alto nivel de severidad.15-80 piso 9 Pbx. 8. dirigido a todos los servidores. que exigen valores y principios éticos. 3360011-3520066 www. decisiones oportunas y eficaces. identificados por las dependencias. DAFP. se contemplan las siguientes acciones que deben ser adoptadas en el corto y mediano plazo: Estructuración de criterios orientadores. 14 Guía de Administración del Riesgo. 2006 Oficina de Control Interno Ext. una vez determinado el impacto que los controles ejercen sobre ellos. para lo cual es necesario seleccionar acciones convenientes para su tratamiento. es decir cuando las técnicas de la administración del riesgo han sido aplicadas.procuraduria. así como medidas específicas para actuar únicamente frente a aquellos riesgos residuales no asegurables.gov. analizados y calificados en el mapa de riesgos. Construcción de un Plan Logístico que señale las políticas institucionales. Para tal fin. significa que requieren acción inmediata. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Definición de términos. a fin de reducir su probabilidad e impacto. calidad en la información generada y compartida. respecto al tratamiento de los riesgos residuales y sus efectos en la gestión institucional.co . como del plan del manejo de los riesgos. Convocar a los servidores a aplicar los lineamientos establecidos para la administración del riesgo y a su participación activa para la aprehensión de las nuevas prácticas propuestas.Plan de Manejo de Riesgos Página 34 8 OPCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS RESIDUALES Se define el riesgo residual 14 como aquel que queda después de los controles.

Plan de Manejo de Riesgos Página 35 El análisis realizado con relación al resultado obtenido en cuanto al nivel de severidad. lo cual no obsta para diseñar un tratamiento contingente que induzca a cumplir con los objetivos del proceso y por ende.procuraduria. Para los calificados por encima de este rango. debido a la pérdida del expediente o de piezas procesales de este Alto NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 7 Tabla 10 . después de los controles.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO RIESGO Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción preventiva.co . Al calificar nuevamente el riesgo. o quizás éstos no sean efectivos. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. demuestra que probablemente el evento puede producirse al no ser aplicados los controles establecidos por parte de los responsables de la ejecución de los procesos.co Carrera 5 No.gov.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO RIESGO Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. en cualquier jurisdicción y administrativas en las que deba intervenir Alto NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 8 Oficina de Control Interno Ext.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN RIESGO Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ausencia de los Agentes del Ministerio Público en las actuaciones procesales penales.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES Los riesgos residuales identificados por macro proceso son los siguientes: Tabla 8 .gov. debido a demoras en la resolución de conflictos Alto NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 9 Tabla 9 . con los objetivos estratégicos. se tendrán que determinar acciones contingentes que permitan reducir en gran proporción sus efectos. 8. uno se ubicó en el rango extremo. 3360011-3520066 www.15-80 piso 9 Pbx. mientras otros se ubicaron en el rango alto con una calificación que oscila entre 1-5 para los cuales se deben continuar aplicando eficazmente los controles establecidos.

gov. factibles y efectivas. identificación de las áreas o dependencias responsables de llevar a cabo las acciones. el Mapa de Riesgos Institucional y el presente plan de manejo de los riesgos.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE APOYO RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado servicio a los usuarios externos y paralización o retraso en el funcionamiento de la Entidad Afectación del recurso humano por vulnerabilidad de su integridad debido a la falta de programas de bienestar social Incremento en costos operativos.procuraduria. la Oficina de Planeación estará encargada de diseñar e implementar el plan de contingencias en el cual se formularán lineamientos. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. financiera y económica del balance entre el costo de la implementación de la acción propuesta.4 ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES Como quiera que el fin último de la administración del riesgo es propender por el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales. debido a desactualización de convenios bancarios Extremo Alto NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 12 9 8 8. se encuentra en la página Web de la Entidad. para ser ejecutadas. a fin de colocar estos riesgos dentro de los niveles aceptables de tolerancia. para asegurar que Oficina de Control Interno Ext. el plan considera la viabilidad jurídica.Plan de Manejo de Riesgos Página 36 Tabla 11 . Es importante señalar que el responsable del proceso así como del área.co Carrera 5 No. Link infoinstitucional Oficina de Control Interno. definición de cronogramas e indicadores a fin de verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario. debe hacer seguimiento y evaluación a las acciones implementadas. por desgaste administrativo. 3360011-3520066 www. las políticas para el manejo y administración de los riesgos residuales deben ir articuladas con la planeación institucional. contra el beneficio de la misma.3 PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL Para conocimiento de los servidores y ciudadanía en general. institucional.gov. acciones y decisiones prácticas. establecerá procedimientos contingentes para el manejo y tratamiento del riesgo. De igual manera. En tal sentido y de acuerdo con sus funciones. con la participación de las áreas involucradas. técnica.15-80 piso 9 Pbx. Así mismo. 8.co .

gov.15-80 piso 9 Pbx.gov. evaluar su eficiencia.co Carrera 5 No. así como para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones.procuraduria.co . 3360011-3520066 www. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.Plan de Manejo de Riesgos Página 37 se estén llevando a cabo. sin perjuicio de que la Oficina de Control Interno realice también su respectivo control. Oficina de Control Interno Ext.

Control Estratégico y Control de Gestión.Plan de Manejo de Riesgos Página 38 9 MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS Las actividades asociadas a Monitoreo y Evaluación del plan. es responsabilidad de los ejecutores de los procesos. el monitoreo de los riesgos así como de los controles. 3360011-3520066 www. calificar. quienes deberán: Administrar los Riesgos Identificar. definir tratamientos y aplicarlos Realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo.co .15-80 piso 9 Pbx.gov. hacen parte del ciclo PHVA. así mismo.procuraduria. En consecuencia.co Carrera 5 No. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. y Monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz. fase VERIFICAR. La Oficina de Control Interno debe realizar: Seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo. analizar. y Establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos. corresponden al tercer subsistema denominado Control de evaluación y tiene como punto de partida los riesgos identificados y los controles definidos en los dos primeros subsistemas. Oficina de Control Interno Ext.gov.

aplicado al proceso de administración del riesgo. La definición de procedimientos y acciones correctivas y preventivas.co .15-80 piso 9 Pbx. Oficina de Control Interno Ext.gov.procuraduria. basados en los resultados de evaluación y monitoreo.gov. lo cual llevará a tomar decisiones necesarias para la corrección de las desviaciones que se presenten frente a los objetivos y metas planteadas. la Oficina de Control Interno comunicará y presentará los resultados y propuestas de mejoramiento y tratamiento de las situaciones detectadas con respecto a los riesgos institucionales.co Carrera 5 No.ACTUAR. 3360011-3520066 www. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. permitirán lograr el mejoramiento continuo y la sostenibilidad del proceso de administración del riesgo a nivel institucional.Plan de Manejo de Riesgos Página 39 10 MANTENIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. De igual manera. Estas actividades corresponden igualmente al subsistema Control de evaluación y a la última fase del ciclo PHVA: .

para lo cual se dispone de los recursos físicos.gov.15-80 piso 9 Pbx. en concordancia con el acatamiento del ordenamiento legal. Se espera entonces la apropiación de herramientas e instrumentos contenidos en este documento. así como del talento humano con que cuenta la Procuraduría General.gov.Plan de Manejo de Riesgos Página 40 11 RECURSOS La implementación del presente plan de manejo del riesgo institucional cuenta con el compromiso de la Alta Dirección.procuraduria. para que se divulgue. Esto debe ser correspondiente entre la alta dirección institucional y los demás funcionarios. económicos. Oficina de Control Interno Ext.co Carrera 5 No. evaluación y seguimiento serán activas a fin de cumplir los objetivos y propósitos del presente plan. dependencia o funcionario responsable. 3360011-3520066 www. tecnológicos. Para que se obtengan resultados efectivos. Igualmente. las instancias de control. eficiente y eficaces se requiere de la permanente participación de los todos los funcionarios.co . 10901-10902 controlinterno@procuraduria. apropie y se ponga en práctica procesos y procedimientos. que permitan darle oportuna solución a cualquier evento que propicie la ocurrencia de los riesgos relacionados. para que sean eficientemente realizadas las acciones descritas y con ello poder atender debidamente los posibles eventos que activen algún riesgo institucional. por proceso.

Macro proceso: Conjunto de acciones encadenadas. definiéndolos. Identificación del riesgo: Proceso que determina QUÈ puede suceder. daño. perjuicio. dependiendo de la información disponible pueden emplearse desde modelos de simulación. análisis y determinación del nivel. evaluadas y aceptadas por la alta dirección. Consta de dos etapas: I) El diagnóstico o valoración mediante identificación. acciones. protegerla de los efectos ocasionados por su ocurrencia. prácticas que actúan para eliminar o minimizar los riesgos adversos o mejorar oportunidades positivas.co Carrera 5 No. hasta técnicas colaborativas. Evaluación del riesgo: Proceso utilizado para determinar prioridades en la administración del riesgo por la comparación de niveles de riesgo frente a estándares determinados. Consecuencia: Es el resultado de un evento (causa) expresado cualitativa o cuantitativamente. su misión y visión. Control: Son las políticas. Enfoque basado en procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.co .procuraduria. Mapas de riesgos: Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente. procesos.gov.gov. Exposición al riesgo: Nivel de vulnerabilidad que tiene el riesgo después de los controles. ejecuta y hace seguimiento al plan de manejo que contiene las técnicas de administración propuestas por el grupo de trabajo. PORQUÉ Y CÓMO. desventaja o ganancia. Proveen una seguridad razonable relativa al logro de los objetivos. que la entidad debe realizar a fin de cumplir con su función constitucional y legal. Análisis del riesgo: Determina el impacto y la probabilidad del riesgo. en que se elabora.Plan de Manejo de Riesgos Página 41 12 CONCEPTOS BÁSICOS Administración del riesgo: Es la capacidad que tiene la entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales. y II) El manejo o la administración propiamente dicha. 3360011-3520066 www. Oficina de Control Interno Ext. haciendo la descripción de cada uno de estos y las posibles consecuencias.15-80 piso 9 Pbx. que genera pérdida.

excepto los controles inherentes. con el fin de dar continuidad a los objetivos de la Entidad. 3360011-3520066 www.procuraduria. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. dispersar. Técnicas para manejar el riesgo: Evitar o prevenir. Riesgo absoluto: Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que están vigentes.co Carrera 5 No. Valoración del riesgo: Primera fase en la administración de riesgos. reducir. Riesgo residual: Es el riesgo que queda cuando las técnicas de la administración del riesgo han sido aplicadas.co . análisis y determinación del nivel de riesgo. diagnóstico que consta de la identificación.gov. tales como el comportamiento racional por parte de los funcionarios. Oficina de Control Interno Ext.15-80 piso 9 Pbx. cuya evaluación beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia. Riesgo: Es toda posibilidad de ocurrencia de una situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la Entidad y le impida el logro de sus objetivos. Plan de Manejo de Riesgos: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo. transferir y asumir el riesgo.Plan de Manejo de Riesgos Página 42 Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de los riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materialización del riesgo.gov.

” DEPARTAMENTO ADMNISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. control y auditoria de tecnología de información”. Corredores de Seguros S. Procuraduría General de la Nación.gov. Versión 1. 3360011-3520066 www. Teléfono 2884062.procuraduria. Procuraduría General de la Nación. Unidad Coordinadora BID-PGN. Oficina Valencia & Iragorri. Artículo “Introducción al modelo de control interno: Un estándar de gobierno. Sistema de información methoware. Primera Edición 2001 y Tercera Edición Abril de 2006. Guía de Administración del riesgo. Edición No. Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación. 2004. Artículo “Implementación de “Mejores prácticas” de administración de riesgos como parte de los modelos “MECI” y NTC-GP1000. USAID-CASALLS & ASOCIATES Inc. Procuraduría General de la Nación.co Carrera 5 No.co . Boletín AUDIDEAS. diciembre de 2005. Administración del riesgo. Año 2005. Años 2004-2005. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.A. Resumen de Seguros. Informes Proyecto de Modernización. Norma estándar AS/NZ 4360.gov. Encuesta realizada por la firma Datexco. Boletín AUDIDEAS. Plan de Desarrollo Estratégico periodo 20052008. Oficina de Control Interno Ext. GIT. Mapa de Riesgos Institucional 2005. Modelo de Control Interno para entidades del Estado. Price Waterhouse Coopers. Administración de Riesgos Corporativos – marco Integrado. SOLUCIONES INTEGRALES.BIBLIOGRAFIA Boletín Informativo Procurando. Procuraduría General de la Nación. Consultores.35 Agosto de 2005.15-80 piso 9 Pbx.

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