Ayudantia de MS Project Gestin de proyectos con MS Project

Gestin de Proyectos: consiste en el Estudio y Planificacin de un Proyecto en funcin de su alcance, as como en el Control y Seguimiento del Proyecto durante su realizacin. Estas gestiones van encaminadas a evitar desviaciones sobre los objetivos planteados en dicho proyecto. A esto, a esta gestin de Proyectos nos ayuda Microsoft Project. Un proyecto utiliza un conjunto de recursos de diferentes naturalezas que son utilizados para la consecucin de una serie de tareas debidamente enlazadas, concatenadas y/o quizs solapadas en el tiempo. Al final, se obtienen los objetivos, fruto del proyecto. El objetivo final de todo proyecto es un producto terminado, nico y de calidad. Recurso: Conjunto de personas, equipamiento y materiales empleados en la realizacin de las tareas. Tarea: Actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalizacin del proyecto. Todo proyecto esta compuesto por tareas. A lo largo del proyecto se pueden establecer unos hitos. Hito: Tarea de duracin cero que sirve para evaluar objetivos parciales dentro del proyecto antes de que ste concluya. Son como puntos de control o marcadores situados estratgicamente en momentos importantes del proyecto. En MS Project, la duracin de las tareas se puede fijar en meses, semanas, das, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms(mo), s, d, h, m). La duracin de las tareas es el periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalizacin. Como podemos establecer la duracin de una tarea? Existe alguna tcnica que nos ayude a definirla? La duracin de las tareas queda marcada o establecida aplicando alguno de estos factores:

La Historia: Consiste en establecer una consultora sobre similares proyectos realizados con anterioridad y recoger datos histricos. Como se hicieron, cuanto duraron sus tareas... La Participacin: Consiste en contar con personas que tengan experiencia en proyectos idnticos (el mismo) aunque sean bajo otras circunstancias. La Intuicin.: Contar con personas que hayan realizado un proyecto con similares caractersticas. La Indeterminacin: Hacer una estimacin, a veces no basada en nada concreto.

Preparado por Omar A. Snchez R.

Ayudantia de MS Project Definir la fecha de comienzo o bien la fecha de finalizacin: Desde el Men de Proyecto - Informacin del proyecto.

Establecer el calendario de trabajo: Especificar los das laborables (L a V) y horario laboral (de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso para el almuerzo) para cada uno de los participantes. Se pueden marcar periodos no laborables como fiestas, periodos vacacionales... Esto se hace desde Diagrama de Gantt, Herramientas - Cambiar calendario laboral.

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Tareas.
Introducir las tareas y sus duraciones: Desde Diagrama de Gantt. En la tabla izquierda, introducir las tareas en secuencia y hacia abajo. En principio la duracin de cada tarea es de un da. MS Project lo representa con un 1? Para las duraciones, escribir la cantidad de tiempo que llevar cada tarea expresndola en meses, semanas, das, horas o minutos, sin contar los perodos no laborables. Podemos utilizar las abreviaturas siguientes: meses = ms(mo), semanas = s, das = d, horas = h, minutos = m. Si la duracin es estimada (no definitiva) se acompaa del signo de interrogacin (? -el derecho, el que se utiliza en ingls). Por ejemplo 3d? representa una duracin estimada de 3 das. Crear los hitos: Se tratan de tareas estratgicas que suponen unas marcas importantes en las fases y evolucin del proyecto. Son tareas que tienen una duracin cero, es decir 0d (cero das). Tambin es posible que una tarea de duracin determinada la podamos, desde sus propiedades, y la solapa de avanzado, marcar como hito (Marcar la tarea como hito). Los hitos se representan mediante rombos negros en la vista del diagrama de Gantt. Posteriormente va a ser posible visualizar todas las tareas o bien simplemente los hitos realizando filtros que solo nos permiten ver del proyecto ciertos elementos que en un momento merecen un estudio separadas del resto.

Crear tareas repetitivas: Una tarea repetitiva es aquella que acontece con cierta periodicidad en el proyecto, que se repite cronolgicamente (en el tiempo). Por ejemplo, todos los lunes, reunin en la sala de juntas para evaluar la marcha del proyecto. Se especifica el da para dicha tarea y, o bien cuantas veces se repite o bien hasta cuando dura. Situndonos en nombre de tarea (por ejemplo en vista diagrama de Gantt) Men de Insertar - Tarea repetitiva (Recurring Task) encontramos las siguientes opciones Duracin, Patrn de repeticin (Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente), Terminar (despus de cuantas veces o bien en una fecha dada). Las tareas repetitivas se pueden desplegar pinchando el signo + que aparece en el nombre de la tarea.

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Ayudantia de MS Project Estructuracin de tareas:

Consiste en tabular unas tareas respecto a otras para definir una estructura de tareas y subtareas. Vindolas en jerarqua, se comprende mejor el proyecto Desde la barra de herramientas de Formato, esta estructuracin de tareas y subtareas la podemos disear mediante los botones de .

Programacin de tareas.
- Programacin de tareas. Dependencias. Vnculos entre tareas: Cuando se tiene la lista de tareas ya debidamente estructurada, es preciso especificar los vnculos entre ellas, es decir sus dependencias entre tareas: Cundo comienza una tarea respecto a su predecesora. Cundo se vinculan tareas. Si la duracin de una de ellas cambia, se debern reprogramar las fechas de las dems tareas que la sucedan (tareas sucesoras). - Establecer relaciones entre tareas: Por defecto MS Project define entre tareas el vnculo o relacin de fin a comienzo FC (que es la ms habitual). En vista diagrama de Gantt - Seleccionar las dos tareas a relacionar Vincular tareas. La operacin de vincular tareas se realiza mediante el botn de la barra de herramientas estndar .

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En la lnea negra con flecha que vincula las tareas se puede hacer doble clic para modificar el tipo de relacin. Estas relaciones son llamadas de PRECEDENCIAS y se resumen en el siguiente recuadro:

Lo mismo que para establecer vnculos existe un botn, existe otro botn que permite desvincular tareas: Desvincular tareas .

Dividir tareas. En ocasiones una tarea es preciso interrumpirla para acometer otra tareas con lo cual, queda en la primera una especie de laguna o interrupcin. Queda dividida para ser continuada ms tarde. Generalmente estas divisiones de deben a causas imprevistas como por ejemplo la enfermedad de un trabajador para el que no se dispone de sustituto.

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Ayudantia de MS Project Si mediante arrastres reducimos la divisin hasta "cerrarla", habremos eliminado esa divisin. Por lo tanto y como resumen, quedmonos con estos tres botones: Asignacin de recursos

Diagrama Gantt

Hoja de recursos

Uso de recursos

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Para asignar los recursos a las tareas, estando en la vista de diagrama de Gantt, se selecciona una tarea y se le asignan los recursos correspondientes teniendo en cuenta que a una tarea se la puede asignar ms de un recurso. En este caso, se seleccionaran varios mediante los mtodos de seleccin que conocemos (los propios de Windows utilizando las teclas del teclado Control y Mays). Para asignar recursos tenemos el botn: Asignar recursos .

A los recursos se les asigna un trabajo que realizan y ese trabajo, se expresa en unidades porcentuales. Un 100% significa que ese recurso se involucra a jornada completa en el proyecto y en esa tarea concreta. Comprobacin y modificacin de las asignaciones de los recursos. Desde el Men Ver - Uso de recursos o accediendo al icono mostrado en la pagina anterior podremos ver las asignaciones de recursos a tareas as como comprobar la sobre asignacin de recursos. Si el nombre del recurso aparece en rojo es que se encuentra sobre asignado. Duracin de las tareas. Una tarea tiene una duracin establecida inicialmente en la tabla de tareas. Si a una tarea se le asocian ms recursos para su ejecucin, MS Project, automticamente le reduce la duracin. MS Project para cada tarea, en sus propiedades, tiene marcada una casilla de verificacin denominada Programacin condicionada por el esfuerzo (effort driven). Si se desmarca esa casilla, la duracin de la tarea del ejemplo seguira siendo de 2 das pese a tener el doble de recursos para efectuarse. Esta opcin se encuentra en Informacin de la tarea, pestaa Avanzado

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Nota: Si se desea que para todas las nuevas tareas que se definan en el proyecto a partir de un determinado momento se desea tener esa opcin desactivada, desde Men Herramientas - Opciones, acudiremos a la pestaa Programacin (Schedule) y desactivaremos esta casilla, as, las nuevas tareas no estarn condicionadas por el esfuerzo (inicialmente est activada).

Costos.
Si se desea hacer un seguimiento econmico para saber si el proyecto se ajusta a un presupuesto fijado para su ejecucin, deberemos asociar costos mediante unas tasas a cada uno de los recursos implicados (a su trabajo). De esta forma, las tareas se cuantifican econmicamente y en consecuencia se puede saber cuanto cuesta cada tarea y en definitiva todo el proyecto, se podrn calcular desviaciones respecto al presupuesto inicial. Desde luego, es posible no asociar costos en un proyecto, pero en ese caso no podr hacerse, como es lgico, un seguimiento econmico del mismo.

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MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de trabajo como materiales. Las tasas pueden ser de tipo estndar, de horas extras o tasas por uso. La tasa de horas extra no est disponible para los recursos materiales. Para los recursos de trabajo, los tres tipos de tasa estn disponibles. Desde el Men de Ver - Hoja de recursos - (para introducir un nuevo recurso, ubicarse en la columna Nombre del recurso en la fila correspondiente al nuevo recurso y escribir el nombre para ese recurso. Luego, asociar el tipo de recurso: Trabajo o material)

Si se desea que para todos los nuevos recursos de tipo general o de horas extra las tasas sean unas predeterminadas, desde Men Herramientas - Opciones, acudiremos a la solapa General y desde ese lugar especificaremos las tasas (la estndar predeterminada y la predeterminada para horas extras). Para concluir las predeterminaremos desde el botn correspondiente de Predeterminar.

Para los recursos de tipo material, se deber especificar una etiqueta (siglas que identifican ese material), una unidad de medida (Tonelada, docena, metro ...) as como la tasa correspondiente.

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Ayudantia de MS Project Resumen de costos Cuando estamos viendo los recursos en forma de tabla es decir Men Ver - Hoja de recursos. Se debe seleccionar el men Ver - Tabla - Acumular. Estudio de costos. En el Men de Proyecto - Informacin del proyecto Estadsticas

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Ruta crtica: Es la serie de tareas que no admiten mrgenes de demora porque su modificacin en fechas repercutira a la fecha final del proyecto. A stas tareas se les llama tareas crticas. Identificar la ruta crtica. Desde Diagrama de Gantt Los filtros de establecen desde el Men de Proyecto - Filtro para - Tareas crticas. Vista de ventana MS Project

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